На підставі яких документів формується штатний розпис. Штатний розклад: творимо самостійно. Порядок скорочення посад
Штатний розклад – це обов'язковий кадровий документ, який має мати кожна організація. Зазвичай використовується форма Т-3, але можна розробити і свій власний бланк з урахуванням особливостей діяльності організації.
Штатний розклад для ІП.Трудовий Кодекс РФ дає зрозуміти, що роботодавець (неважливо: ІП або ТОВ), який уклав трудовий договір з працівником, повинен мати штатний розпис. Проте однозначної вказівки на ІП немає на відміну організації.
Тому частина бухгалтерів рекомендують у будь-якому випадку мати штатний розклад, а інша частина – складати його за кількості працівників понад 3-4 особи. Хоча на практиці чимало індивідуальних підприємців ігнорують цей документ.
Форма Т-3 включає відомості про підрозділи організації, найменування та кількість штатних одиниць відповідно до класифікатора професій та посад (ОКПДТР), тарифні ставки оплати праці (оклад, надбавки). Також з усіх посад вважаються сумарні місячні витрати на заробітну плату.
Штатний розклад складається з початку року або з початку діяльності організації та затверджується наказом керівника. Термін дії документа може бути будь-яким – наприклад, один рік або кілька років, залежно від рішення керівника.
Якщо у процесі діяльності організації виникають якісь серйозні штатні зміни (кількість штатних одиниць, найменування посад, тарифні ставки), то раціонально буде наказом керівника змінити чинний штатний розклад, а не затверджувати новий.
Однак за масового скорочення працівників, звичайно, краще скласти новий розклад. Форма Т-3 заповнюється кадровиками чи працівниками бухгалтерії.
Штатний розпис, або «штатка», — необхідний нормативний документ, який визначає склад працівників організації із зазначенням їх посад та окладів. Перед тим як його складати, необхідно мати чітке уявлення про послідовність виробничих процесів та кількість підрозділів організації. Для цього попередньо розробляється структура організації, яка дає уявлення про склад та співвідношення внутрішніх ланок підприємства: цехів, ділянок, відділів, бюро, лабораторій та інших підрозділів, що становлять єдиний господарюючий об'єкт. У структурі кількість штатних одиниць та розмір зарплати не вказуються, для цього існує «штатка».
Зразок штатного розкладу на 2020 рік оформляємо за всіма правилами
Штатний розпис заповнює уповноважена посадова особа організації (економіст з праці, бухгалтер, спеціаліст з кадрів). Заповнення провадиться з опорою на пакет документів:
- статут організації;
- структура підприємства (якщо вона складалася);
- ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
- розрахунки місячних посадових окладів;
- інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.
Для чого потрібен штатний розпис в організації 2020 р., до нього не вносяться прізвища конкретних працівників? Суть цього документа – контроль структури підприємства, чисельності працівників та розміру зарплатного фонду. Щоб знати, які посади зайняті конкретними співробітниками (із зазначенням П.І.Б.), ведеться штатна розстановка, яка формується на локальну філію або всю структуру підприємства.
Штатний розклад має містити:
- перелік структурних підрозділів у порядку їх підпорядкованості;
- найменування посад з урахуванням підпорядкованості всередині відділу, цеху тощо (наприклад, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера, провідний бухгалтер, бухгалтер);
- відомості про кваліфікацію (наприклад, інженер-метролог 2 категорії, фрезерувальник 5 розряду тощо);
- відомості про кількість ставок;
- штатний оклад, годинна тарифна ставка відповідно до чинної системи оплати праці;
- види та розміри доплат та надбавок.
Для оформлення штатного розкладу можна використовувати уніфіковану форму № Т-3, затверджену .
Якщо АТ та ТОВ мають у системі оплати праці інші складові, вони можуть розробити бланк самостійно, передбачати всі особливості та доповнювати форму Т-3 графами. Осередки без даних можна залишати порожніми.
Як розробити штатний розклад
Крок 1. Заповнюємо шапку
Необхідно вказати повне та скорочене найменування організації, як це значиться в установчих документах. Вписуємо код організації з ОКПО, номер та дату складання списку, а також кількість внесених ставок. Вказуємо реквізити наказу про затвердження штатного розкладу, період та початок його дії.
Крок 2. Заповнюємо графи штатного розкладу
Усі дані вказуються без скорочень, відповідно до найменувань у структурі підприємства. Якщо окремо структури немає, то стовпці заповнюються в алфавітному порядку або в порядку зменшення кількості співробітників у підрозділах. Коди структурних підрозділів також мають відповідати структурі організації. За її відсутності коди присвоюються відповідно до порядку розташування підрозділів у таблиці.
Якщо виконання робіт пов'язане з наданням компенсацій, пільг або наявністю протипоказань, то найменування посад, спеціальностей, професій та вимог до кваліфікації працівників повинні строго співпадати з найменуваннями та вимогами, що містяться у кваліфікаційних довідниках, або положеннями профстандартів (ч. 2 ст. 57). ). Це важливо дотримуватися, складаючи новий штатний розпис МНС на 2020 рік та організацій схожого штибу.
Кількість ставок
Під час заповнення штатного розкладу вказують кількість ставок — штатних одиниць, у тому числі неповних. Складаючи штатний розклад на 2020 рік, оформляємо за всіма правилами 0,5 ставки. У трудовому договорі зі співробітником, прийнятим на 0,5 ставки, та у наказі про прийом вказується повний оклад, прописуються умови про неповний робочий час та умови оплати пропорційно до відпрацьованого часу.
Можна заздалегідь передбачити ставки, які комплектуються не відразу, але будуть потрібні до кінця звітного періоду при розширенні штату. Цей варіант підходить, наприклад, при плануванні, як розрахувати кількість ставок у штатному розкладі ДОП, коли майбутня наповнюваність дитячих груп ще не відома. У цьому випадку роботодавець зобов'язаний надавати відомості до центру зайнятості населення щодо наявності вакансій на підставі (пункт 3 статті 25 закону).
Штатний та позаштатний працівник
Трудове законодавство не містить поняття "позаштатний співробітник". Відносини з позаштатними працівниками регулюються в характері, в яких позначений конкретний вид роботи, що доручається їм, а не посада. Тоді як штатний розпис містить найменування професій та посад, але не вид робіт. Якщо у роботодавця виникає необхідність тимчасово прийняти людину на посаду, не передбачену в штаті, наприклад, для передачі досвіду співробітника, що йде, можна оформлювати договір на виконання конкретної роботи, послуги або оформляти його в штат на яку-небудь вільну посаду.
Штатний розклад – це локальний корпоративний документ, що визначає і оформляє штатну структуру організації, який часто не береться до уваги підприємцями-початківцями, тому що Російське законодавство нібито лояльно відноситься до цього документа і до питання про його складання.
Проте це лише міф. У цій статті ми розглянемо всі законодавчі питання, пов'язані зі штатним розкладом у РФ, розглянемо види та підвиди цього типу документів, приклади заповнення, а також дізнаємося найголовніше: як правильно скласти штатний розклад?
Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:
Підвиди штатного розкладу
Для чого потрібний штатний розклад читайте в нашій.
Для ТОВ
Штатний розклад для організацій заповнюється за уніфікованій формі №Т-3незалежно від виробничого підприємства, проектної організації або магазину:
Графа 1: "структурні підрозділи".До таких належать відділення, філії тощо.
Зазвичай цей розділ заповнюється з підрозділів, що виконують єдине управління, потім, можливо, йде бухгалтерія, відділ зв'язку з громадськістю, фінансовий відділ і т.д. потім виробництво і т.д.
Іноді назва відділення здатна вплинути на забезпечення працівнику встановлених пільг(Наприклад, при можливості брудних отруєнь при виробництві) - тоді його необхідно взяти з конкретних галузевих груп.
Графа 2 «код підрозділу»необхідна для класифікації підрозділів у групу, з використанням якої можна встановлювати їх місце розташування у структурі організації. У маленьких компаніях такий код не потрібний.
Графа 3 «посада (професія, спеціальність), Ряд, вид (група) кваліфікації співробітника». Щоб правильно назвати посаду у штатному розкладі, необхідно використовувати Класифікаційний довідник професій.
Якщо якось виду праць, посад, чи професій є якісь лімітування, чи враховані якісь привілеї чи компенсації, їх назва має точно відповідати вищевказаним класифікаторам.
Назву посади необхідно вписувати цілком, скорочення на кшталт дір. або заст. не допускаються.
Графа 4 «У штатних одиниць».Вказується кількість одиниць, встановлених у компанії з належної посади.
Під час заповнення форми можуть виникнути проблеми щодо четвертої графи, де необхідно вказати кількість штатних одиниць.
Тоді, якщо у підприємстві утримуються неповні ставки,у відповідній графі у конкретних одиниць мають бути зазначено в частках через кому, наприклад 0,5 (засновано на конкретних Приписах щодо використання та заповнення форм первинних облікових документів, схвалені Розпорядженням Держкомстату РФ від П'ятого Січня 2004 року №1). 
Графа 5 «Тарифна ставка та ін.».Наповнення цієї графи залежить від концепції оплати праці, що у компанії. Передається прийнятий обсяг зарплати чи тарифної ставки.
Графи 6-8 "Надбавки".Надбавки, доплати та інші спонукальні нарахування формуються функціонуючим законодавством (наприклад: за трудову діяльність у надзвичайно низьких температурних умовах на крайній півночі), або особисто наймачем з будь-якої причини.
Обсяги надбавок можуть визначатися у варіанті єдиної суми, або як відсотковий додаток до власної заробітної плати.
Графа 9 "Разом"- Розділ повинен бути заповнений в результаті додавання 5 і 8 розділів, проте тільки у випадку якщо всі відомості в них занесені в рублях. У разі коли зарплата визначена в руб., а надбавка в проц., в дев'ятій графі встановлюється пропуск.
Приклад штатного розкладу для виробничого підприємства.
(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)
Для бюджетної організації
Бюджетні організації здатні реалізовувати свою діяльність, вдаючись до кількох фінансових джерел, наприклад, державне субсидування та кошти від роботи за контрактами.
Таким чином, плата за трудову діяльність працівників за окремими спеціальностями може проводитися фактично з обох фінансових джерел або ж тільки з одного. У практичному застосуванні широке використання набуло формування двох, а в окремих випадках і трьох штатних розкладів.
Бюджетні організації належать до категорії державних установ. Концепція оплати роботи таких установ формується з урахуванням розпоряджень, встановлених Федеральною комісією, що регулює суспільні та трудові взаємини профспілкових організацій та роботодавців 
(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)
Таким чином, у п. 19 “рекомендацій” описано, що штатний розпис ратифікується управлінням організації та містить у собі всі посади та спеціальності співробітників цієї організації. Подібні умови прописані у п.10 положення, схваленого розпорядженням Федерального уряду від П'ятого серпня 2008 N583.
Оскільки чинним законодавством не враховується розподіл розкладу частки залежно від варіантів джерел оплати праці, організації слід формувати єдине розклад всім співробітників.
Для індивідуального підприємця
У ТК РФ є точні вказівки те, що роботодавець (не має значення: це індивідуальний підприємець, приватна організація, або бюджетна), який підписав договір з працівником, повинен оформити штатний розпис. І конкретних розпоряджень на це для індивідуальних підприємців немає, На відміну від бюджетних установ та ТОВ.
Тому багато бухгалтерів радять все одно оформляти цей документ у будь-якому випадку, а інші - оформляти його тільки при кількості співробітників 3-4+. 
(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)
Деякі спеціалісти у законодавчій сфері вважають, що використання безпосередньо даної форми має бути обов'язковим для роботодавців, тоді як спроби оформити розклад у довільній формі призведуть до проблем з урахуванням як усередині організації, так і з зовнішніми органами контролю.
Зразок штатного розкладу магазину за формою Т-3. 
(Картинка клікабельна, натисніть , щоб збільшити)
Питання про безальтернативність формі №Т-3 "Штатний розклад" з'явився на світ в основі статті дев'ятої Федерального законувід 21 листопада 1996 року №129-ФЗ. Відповідно до цієї статті основна облікова документація враховується лише у разі, якщо вона оформляється відповідно до конфігурації уніфікованих форм.
Лише окремі варіанти та розділи документації, які передбачені в цьому розділі, можуть оформлятися у вільній формі, проте обов'язково повинні включати всі без винятку реквізити, зазначені у статті 9 Закону "Про бухоблік".
Федеральною постановою від Восьмого липня 1997 року №835, створення та підтвердження альбомів уніфікованих форм основних облікових документів накладалося на Держкомстат Російської Федерації(зараз – Фед. Служба держ. статистики).
Звідси можна зробити висновок, що якщо даний комітет прийняв ту чи іншу форму або конфігурацію, то вона стає стандартною Обов'язково.
Однак тут упускається важлива інформація – адже Держкомстату було передано повноваження. формувати уніфіковані форми первинної документації.Але що ж така документація?
Первинним документом розцінюється лише такий документ, з якого оформляється та чи інша господарська процедура підприємства, яка перебуває відгук у бухгалтерському обліку.
Проте штатний розпис не є документом, який оформляє якісь подібні дії. Штатний розклад не використовується як інструмент бухгалтерських операцій. Тобто роботодавець має право оформляти штатний розпис у довільній формі, а обов'язкову уніфіковану форму використовувати лише як рекомендований зразок.
При заповненні бланка у довільній формі особа не порушує жодних законів і не піддається штрафам чи санкціям.
Хто складає штатний розклад?
Вже після ухвалення організацією рішення про потребу формування документа (у разі, якщо він раніше не був складений), з'являється нова проблема – на кого саме накладається обов'язок у створенні цього акта професійного обліку?
У законодавстві немає якихось прямих установок, проте відповідно до кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців, підтверджених Розпорядженням Мінпраці Російської федерації від 21 серпня 1998 № 37, оформлення цієї категорії документів вважається частиною обов'язків економіста з праці.
Також керівництвом може бути складений, що перекладає зобов'язання щодо оформлення на якогось певного працівника організації, або дане зобов'язання може бути зафіксованим у робочій угоді або службових вказівках співробітникам. Іншими словами, це залежить від політики самої компанії.
У невеликих організаціях складанням розкладу зайняті переважно працівники кадрової чи бухгалтерської сфери, найчастіше – працівники юридичних сфер. У великих організаціях цим зайняті планово-фінансові відділення, чи відділення організації праці та зарплати.
Якщо ж це не організація, а індивідуальний підприємець, то в такому разі таку роботу на себе може взяти кадровий фахівець, бухгалтер або безпосередньо сам підприємець.
Структура штатного розкладу та термін дії
У поточному федеральному законодавстві немає прямих вказівок на той рахунок, як часто потрібно складати і коли затверджується штатний розпис на наступний рік. Однак з урахуванням того, що штатний розпис є плановим документом, слід вважати, що його потрібно складати щорічно, при завершенні звітного періоду разом з іншою обліковою документацією.
Проте штатний розклад також може бути оформлений один раз і залишатися дійсним документом надалі.
Штатний розпис оформляється на певну дату, ратифікується зазвичай через щороку на 1 січня та включається до робочого процесу указом вищого керівництва компанії; надалі документ може редагуватися та правити.
Переоформляти і заново затверджувати документ на наступний рік не потрібно, якщо він був відредагований надто несуттєво (у даній ситуації слід лише оформити список змін), або цього року жодних змін у розкладі не проводилося.
Даний документ включає список структурних підрозділів організації, дані про особовий штатний склад підприємства, про загальну чисельність штатних одиниць, а також дані про фінансовий облік, про оклади і додатки до зарплати співробітників організації.
З чого розпочати – порядок оформлення
Для складання та затвердження штатного розкладу буде наступним:
Правила та інструкція заповнення
Для цього застосовується стандартна форма №Т-3 альбому уніфікованих форм первинних облікових документів у трудовій сфері, схвалених Розпорядженням Держкомстату Російської Федерації від П'ятого Січня 2004 №1.
Необхідно мати на увазі, що подібні стандартні форми неможливо скоротити (усі без винятку конфігурації зберігаються у первісному вигляді), проте їх можна в певному сенсі редагувати, доповнюючи їх.
У випадку, якщо той чи інший пункт форми для вас або для вашої компанії не є цінним, то якась конкретна графа або стовпець у формі можуть бути проігноровані при заповненні.
Послідовність розподілу та подальшого становища внутрішніх підрозділів та посад обумовлюється рішенням керівництва компанії. У будь-який підрозділ повинні бути включені штатні посади відповідно до їх статусу: від старшого до молодшого.
Дані про кількість штатних одиниць, включені до розкладу, зобов'язані відповідати показникам розрахунку чисельності за фондом заробітної плати, встановленої у підсумковому кошторисі,яку попередньо потрібно розрахувати.
Назви локальних підрозділів та посад записуються у називному відмінку, після ретельних перевірок списків посад службовців та робочих спеціальностей, прописаних у спеціальних довідково-інформаційних матеріалах.
Особливий інтерес при заповненні становлять найменування співробітників, які займаються серйозною трудовою діяльністю, що працюють на виробництвах зі шкідливими, небезпечними для життята іншими специфічними та важкими критеріями умов для роботи.
Тобто йдеться про пільгову пенсійну групу, тому при заповненні цих посад для них варто підходити особливо ретельно.
Штатний розклад обов'язково має бути прошито, промарковано, закріплено печаткою компанії та підписано вищим керівництвом. Його має підписати головбух та голови внутрішніх підрозділів організації.
Якщо особовий склад організацій занадто великий і документ захоплює безліч аркушів, то бухгалтер на власний розсуд має право підписати кожен окремий листок або розписатися лише раз, на останньому аркуші документа.
Вже після всіх цих процедур документ підписується вищим керівництвом підприємства або особою, яка має відповідні повноваження, і вже набирає чинності.
Нюанси складання штатного розкладу дізнайтесь у ролику:
Штатний розклад- це документ організації, що застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації ( , розділ 1 вказівок, затверджених постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1). Штатний розклад – документ знеособлений. У ньому вказують не конкретних співробітників, а кількість посад в організації та оклади з них. Співробітників призначають на посади наказами керівника вже після затвердження розкладу.
Відповідно до розділу 1 вказівок, затверджених постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 розклад підписує головний бухгалтер та керівник кадрової служби (або співробітник, відповідальний за кадровий облік). Якщо штат великий і розклад займає кілька аркушів, то головний бухгалтер на власний розсуд може підписатися як раз (наприкінці документа), і кожному його аркуші. Після цього штатний розпис має затвердити керівник організації наказом.
Технічно, штатний розпис може становити будь-яка служба, яку керівником покладено цей обов'язок. Як правило, це робить кадрова служба. Якщо організація невелика, то кадровик чи головний бухгалтер.
Термін дії
Якогось терміну дії штатного розкладу не встановлено. Після того, як штатний розклад затверджено, до нього при необхідності вносять зміни. Щороку затверджувати (переглядати) штатний розпис організація не зобов'язана, проте має право це робити на власний розсуд.
Помилки при складанні штатного розкладу
- У штатному розкладі не потрібно вказувати уральський коефіцієнт та інші надбавки
Щоб заповнити штатний розпис правильно, необхідно окремо вказати суму окладу та окремо суму (відсоток) надбавок. Оклад відображається у графі 5 форми Т-3, а різні надбавки (у тому числі уральський коефіцієнт) – у графах 6–8. Якщо неможливо визначити точну суму в рублях, у зазначених графах допустимо прописати відсоток чи коефіцієнт (Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1). - Щороку потрібно затверджувати новий штатний розпис
Законодавство не зобов'язує роботодавця оновлювати штатний розпис щороку. Цей документ у принципі не має терміну дії та періодичності затвердження. - Усі посади у штатному розкладі повинні відповідати затвердженому класифікатору професій
Якщо посади в штатному розкладі не відповідають посадам, наведеним у Класифікаторі, в більшості випадків це не є порушенням. - У штатному розкладі потрібно вказувати ПІБ працівників
У штатному розкладі не потрібно вказувати ПІБ працівників. Інакше за кожного звільнення доведеться міняти документ. Крім того, в уніфікованій формі штатного розкладу немає граф для внесення персональних даних. - У штатному розкладі можна вказувати «плаваючі» оклади
Іноді роботодавець для рівнозначних посад встановлює різні оклади або у штатному розкладі у графі 5 вказує так звану «вилку» окладів (наприклад, 20 000–30 000 рублів).
Такий підхід суперечить трудовому законодавству. Забороняється будь-яка дискримінація працівників під час встановлення умов оплати праці (ст. 132ТК РФ). Роботодавець зобов'язаний забезпечувати працівникам рівну оплату за працю рівної цінності (ст. 22 ТК РФ, лист Роструда від 27.04.2011 № 1111-6-1).
Трудові відносини- це відносини, засновані на угоді між працівником та роботодавцем про особисте виконання працівником за плату трудової функції ( роботи з посади відповідно до штатним розкладом, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретного виду доручається працівникові роботи), підпорядкуванні працівника правилам внутрішнього трудового розпорядку при забезпеченні роботодавцем умов праці, передбачених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором.
У трудовому договорі зазначаються:
...............................
Обов'язковими для включення до трудового договорує такі умови:
............................
трудова функція(робота з посади відповідно до штатним розкладом, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові).
.............................
Бачимо, що про штатний розпис лише дві статті. На перший погляд, законодавець начебто і не зобов'язує мати штатний розклад, але не просто так розроблена і затверджена уніфікована форма Т-3 «Штатний розклад».
Отже, нижче розглянемо навіщо потрібно штатний розклад, як заповнюється, як вводиться у дію.
до меню
Складаємо Штатний Розклад, Розстановка, ЗРАЗОК скачати
Штатна розстановка
Штатне розміщення (штатний список, штатне заміщення)відображає, які одиниці у штатному розкладі зайняті, із зазначенням П. І. О. конкретних співробітників, їх табельних номерів та умов оплати праці. При необхідності до цього документа включаються й інші дані, наприклад, відомості про стаж роботи або інші характеристики співробітників: інвалід, пенсіонер, неповнолітній, сумісник і т.д.
Штатне заміщення не відноситься до документів, обов'язкових для ведення у кадровій службі організації, але її широко застосовують на практиці. Цей документ дозволяє швидко зорієнтуватися та відновити конкретні умови роботи працівників в організації.
Уніфікованої форми штатного розстановки у законодавстві немає, тому її складають у довільній формі. За основу зазвичай беруть штатний розпис за уніфікованою формою № Т-3 та доповнюють необхідними графами та стовпцями.
Що розуміється під «штатом» та «штатним розкладом»?
Штат - це склад працівників організації, який визначається керівництвом на певний період.
Різні джерела дають різні визначення поняття «штатний розклад», але, в принципі, суть їх зводиться до наступного: штатний розпис - це організаційно-розпорядчий документ, в якому відображається структура організації, міститься перелік посад із зазначенням їхньої кількості та розмірів посадових окладів. Також у штатному розкладі відображається розмір надбавок та доплат, що існують у цій організації, стосовно конкретних посад.
Щоб убезпечити себе від претензій перевіряльників, не встановлюйте у штатному розкладі різну зарплату для посад з однаковими складними трудовими функціями.
Однакове найменування посад передбачає і однакові посадові обов'язки. У цьому необхідно дотриматися принцип рівної оплати за працю рівної цінності (ст. 22 і ч. 2 ст. 132 ТК РФ). У трудових договорах та посадових інструкціях співробітників можна закріпити різний рівень робіт, різні права та обов'язки, різний рівень відповідальності. Проте краще по-різному назвіть посади, використовуючи слова «старший», «молодший», «провідний» тощо.
до меню
Хто має складати Штатний Розклад та вносити до нього зміни?
У цьому питанні ясності немає й досі. У різних організаціях функції зі складання штатного розкладу виконуються різними структурними підрозділами. Покладаючи на працівників будь-якого структурного підрозділу відповідальність формування штатного розкладу, керівництво нерідко відштовхується від обсягу організації. На сьогоднішній день у Росії існують як великі організації з чисельністю персоналу понад 500 осіб, так і малі підприємства, чисельність яких не перевищує 50 співробітників. Є також підприємці без створення юридичної особи, у яких працюють наймані працівники. Оскільки у більшості малих підприємств та в індивідуальних підприємців немає ні відділів кадрів, ні відділів організації та оплати праці, то складанням штатного розкладу займаються співробітники бухгалтерії, керівники чи самі підприємці. У середніх підприємствах (від 100 осіб), як правило, присутній відділ кадрів або служба персоналу і, відповідно, функції складання та внесення змін до штатного розкладу передаються ним (але нерідкі випадки, коли складанням та зміною штатного розкладу знову ж таки займаються співробітники бухгалтерії).
У великих компаніях, які мають у своєму складі як відділи кадрів або служби персоналу, так і відділи організації та оплати праці, розробкою штатного розкладу займаються названі підрозділи.
Слід зазначити, що формування штатного розкладу досить складний процес, що з кількох етапів і потребує залучення як фахівців служби персоналу, а й економістів.
до меню
З ЧОГО починається складання Штатного Розкладу?
Перш ніж приступити до складання штатного розкладунеобхідно визначитися з організаційною структурою підприємства. Організаційна структура – це схематичне відображення структурних підрозділів. У цьому вся документі відбиваються всі підрозділи організації, схематично промальовується порядок їх підпорядкованості. p align="justify"> В організаційній структурі також можна відобразити як вертикальні, так і горизонтальні зв'язки між підрозділами.
Однозначно позначити, де лежить межа відповідальності за складання штатного розкладу проблематично, але розмежувати деякі етапи складання ШР, а заразом заповнити уніфіковану форму № Т-3 - спробуємо.
Заповнення уніфікованої форми Т-3 «Штатний розклад»слід починати з найменування організації - воно має вказуватися в точній відповідності до того найменуванням, яке значиться в установчих документах. Якщо організація має і повне, і скорочене найменування, допускається вживання будь-якого найменування. Для того, щоб не виникало питань та спірних ситуацій, бажано закріпити правила заповнення реквізитів у локальному нормативному акті про документацію та документообіг (положення, інструкції).
Далі проставляється номер документа. Для організацій, де штатний розклад часто змінюється, доцільно ввести окрему нумерацію для штатного розкладу з літерним позначенням (наприклад - «шр»).
Дата документа проставляється у спеціально відведеній графі у вигляді «дд.мм.гггг.» Дата штатного розкладу який завжди збігається з часом початку його дії, у уніфікованої формі передбачено графа «Штатний розклад на «____»_______ 20 року, тобто. на певну дату, з якою штатний розклад набирає чинності.
Постановою Держкомстату Росії, якою запроваджено уніфікована форма № Т-3, передбачено затвердження штатного розпису наказом керівника організації. Для цього в окремій графі проставляються дата та номер наказу, кількість штатних одиниць та місячний фонд заробітної плати.
до меню
Як назвати структурний підрозділ?
Перша колонка уніфікованої форми називається «Найменування структурного підрозділу». Якщо йдеться про комерційну організацію то, зазвичай, у найменуваннях структурних підрозділів немає жодних обмежень, крім вимог до термінології та загальноприйнятим поняттям і визначенням (небажано називати структурні підрозділи мало зрозумілими іноземними словами). Однак існують організації, в яких від найменування структурного підрозділу, вказаного у штатному розкладі, залежить низка пільг, які надаються працівникам по виходу на пенсію (наприклад, медичні та освітні установи, підприємства, до складу яких входять провадження зі шкідливими умовами праці). Тому завдання правильного відображення у штатному розкладі найменувань структурних підрозділів лягає на відділ кадрів чи відділ організації та оплати праці.
Для полегшення роботи в даному напрямку існують галузеві класифікатори шкідливих виробництв або номенклатури найменувань структурних підрозділів, а також тарифно-кваліфікаційні довідники, загальноросійські класифікатори, Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад та показників на підземних роботах, на роботах з особливо важкими умовами праці, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах та Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад та показників зі шкідливими та важкими умовами праці, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком ( за старістю) на пільгових умовах.
Найменування підрозділів зазначаються за групами:
- керівництво чи адміністративна частина (до таких підрозділів належать дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів, ін.);
- виробничі підрозділи;
- допоміжні чи обслуговуючі підрозділи.
Як правило, розташування найменувань структурних підрозділів у більшості організацій відповідає цьому порядку. Виняток становлять підприємства, основним бізнесом яких є торгівля. У таких фірмах немає виробничих підрозділів, а існують відділи продажу або комерційні відділи, які тісно пов'язані з логістичними підрозділами (останні у цьому випадку є обслуговуючими).
До допоміжних підрозділів зазвичай відносять відділ постачання, ремонтні служби тощо.
до меню
Що таке "код структурного підрозділу"?
Код структурного підрозділу зазвичай позначає місце структурного підрозділу в ієрархічній структурі організації. Він також надається для зручності ведення документообігу (особливо це стосується великих підприємств). За допомогою кодування позначається місце дрібніших підрозділів у структурі великих. Наприклад, у складі департаментів є управління, у складі управлінь – відділи, у складі відділів – групи. Якщо департамент позначається цифровим кодом 01, управління у складі департаменту, відповідно, матиме нумерацію 01.01. Так само позначаються відділи та групи.
Як заповнювати графу "Професія (посада)"?
Дана графа заповнюється у суворій відповідності з тарифно-кваліфікаційними довідниками та Загальноросійським класифікатором посад службовців та професій робітників. Послідовність заповнення цієї графи за кожним структурним підрозділом є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Як правило, спочатку розташовуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, далі – провідних та головних фахівців, потім посади виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як інженерно-технічний персонал, і робітники, необхідно виділити спочатку ІТП, потім - робочих.
до меню
Що таке "штатна одиниця"?
Штатна одиниця - це посадова чи робоча одиниця, передбачена штатним розкладом підприємства. Як правило, кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з федерального чи регіонального бюджету, визначається вищими організаціями. Кількість штатних одиниць комерційного підприємства визначається його потребами у тих чи інших видах робіт, ступенем терміновості їх виконання та економічною доцільністю.
Як встановити оклад (тарифну ставку)?
Під окладом (тарифною ставкою)Відповідно до розуміється фіксований розмір оплати праці працівника за виконання норми праці (трудових обов'язків) певної складності (кваліфікації) за одиницю часу.
Тарифні ставки - інструмент тарифікації оплати праці працівника в організаціях, що фінансуються з федерального бюджету відповідно до Єдиної тарифної сітки. Комерційні організації встановлюють розмір окладів, з своїх фінансових можливостей.
Тут необхідно зазначити, що розмір окладу або тарифної ставки відповідно до Трудового кодексу РФ не може бути нижчим за законодавчо встановлений мінімальний розмір оплати праці. Також слід враховувати, що до розміру мінімального розміру оплати праці не включаються доплати та надбавки, премії та інші заохочувальні виплати, виплати за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, за роботу в особливих кліматичних умовах та на територіях, що зазнали радіоактивного забруднення, інші компенсаційні та соціальні виплати.
При встановленні посадових окладів чи тарифних ставок пам'ятаймо, що у штатному розкладі можна відобразити лише розмір окладу чи тарифної ставки, тому врахувати фонд оплати праці цілком неможливо. Це зумовлено тим, що на підприємствах зі змінним графіком роботи оплата праці працівників, які отримують посадовий оклад, збільшується на розмір доплат за роботу в нічний час, а праця працівників, заробітна плата яких обчислюється з розміру тарифної ставки, оплачується залежно від кількості опрацьованих годин у конкретному місяці буває різним. У більшості організацій розмір місячного фонду оплати праці для відображення у штатному розкладі розраховується із середньої кількості робочих годин та приймається умовно рівним 166 годин на місяць.
Для робітників, працю яких оплачується за відрядною системою, у ШР, як правило, встановлюється тарифна ставка або оклад, які, залежно від специфіки організації, розраховуються за певними методиками.
При встановленні окладу слід керуватися вимогами, що містяться в актах трудового законодавства, а також локальними нормативними актами - Положення про оплату праці в організації, Положення про преміювання та інші.
до меню
Що таке «надбавки та доплати»?
В уніфікованій формі № Т-3є кілька граф, об'єднаних загальною назвою "Надбавка". У чинному сьогодні Трудовому кодексі РФ не містяться чіткі визначення понять «надбавки» та «доплати».
Керуючись загальноприйнятими установками, можна позначити доплати як виплати, які працівники нараховують до окладів (тарифних ставок) за особливі умови праці або режим роботи. Доплати здійснюються працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими та (або) небезпечними та іншими особливими умовами праці. Конкретний розмір доплати встановлюється роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників чи колективним договором чи обумовлюється трудовому договорі. Нині у багатьох бюджетних організаціях діють галузеві нормативні правові документи, які регулюють розміри підвищення зарплати працівників галузі.
Надбавки до заробітної плати- це стимулюючі виплати понад встановлений посадовий оклад, які стимулюють працівників до досягнення вищих виробничих показників, підвищення професійної майстерності та продуктивності праці. Як правило, надбавки встановлюються за наслідками атестації працівників рішенням кваліфікаційної чи атестаційної комісії.
До моменту введення на законодавчому рівні визначень поняттям «надбавка» та «доплата» розмежувати чи систематизувати цей вид виплат важко. Основне, що необхідно враховувати для формування штатного розкладу, - це дві основні форми виплати надбавок і доплат.
Перша форма - процентна - встановлюється у відсотках посадового окладу, й у разі перегляду розміру окладу (ставки) автоматично змінюється розмір надбавки (доплати).
Друга форма виплат – це надбавка чи доплата, встановлена у вигляді фіксованої суми. Така виплата може залишатися постійною навіть за зміни розміру окладу (ставки), якщо інше не передбачено колективним договором, трудовим договором чи локальним нормативним актом. При встановленні в штатному розкладі доплат або надбавок у відповідній колонці робиться позначка про те, в якому розмірі та за що встановлено дану надбавку (доплату).
Одне з питань, що найбільш часто ставляться - як зробити так, щоб працівники, які займають однакові посади, отримували б зарплату, що відповідає рівню їх кваліфікації, і при цьому дотримувалися б принципів рівності, закладені в Трудовому кодексі РФ? Це завдання рішення може бути різними - все залежить від професіоналізму керівного складу. Під час пошуку власного рішення необхідно оцінити існуючу систему оплати праці для підприємства. Але, в основному, ця проблема вирішується шляхом встановлення «стандартного» окладу для всіх співробітників, які працюють за цією посадою чи професією, а оплата праці більш кваліфікованих працівників здійснюється шляхом встановлення персональних надбавок на певний період. У разі підтвердження працівником своєї кваліфікації наказом керівника підприємства надбавка встановлюється на наступний період.
Що таке "місячний фонд заробітної плати"?
Місячний фонд заробітної плати- це сумарні кошти, які передбачені штатним розкладом та системою оплати, що діють на підприємстві, для виплати працівникам.
до меню
Коли до Штатного Розкладу вносяться зміни?
Зміни в штатний розкладвносяться при скороченні чисельності чи штату працівників. При скороченні чисельності виключаються окремі одиниці, а скорочення штату - окремі підрозділи. При цьому працівники, що заміщають посади, що скорочуються, або працюють за професійами, що скорочуються, підлягають звільненню за відповідними статтями Трудового кодексу РФ.
Чи можна вносити зміни до уніфікованої форми № Т-3?
Зміни до штатного розкладу вносяться також наказом (розпорядженням) керівника "Про внесення змін до штатного розкладу". Зміни можуть бути такими:
- перейменування посади, спеціальності, професії;
- перейменування структурного підрозділу;
- зміна тарифної ставки (окладу);
- зміна кількості штатних одиниць (збільшення, зменшення).
до меню
Внести зміни до штатного розкладу можна двома способами:
1. Змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис із наступним реєстраційним номером затверджується наказом керівника.
2. Якщо зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити наказом (розпорядженням) "Про внесення змін до штатного розкладу". Як підстави у наказі можуть бути зазначені такі причини:
- реорганізація організації;
- розширення чи скорочення виробничої основи організації;
- проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;
- зміна законодавства;
- збільшення чисельності робітників та навантаження на адміністративно-управлінський персонал тощо.
Як сказано в постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації», уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація за потреби може вносити додаткові реквізити. У цьому всі реквізити затверджених форм залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа); видалення окремих реквізитів із уніфікованих форм не допускається.
Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом компанії.
Формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими та можуть змінюватися.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення та звуження граф та рядків з урахуванням значущості показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) та вкладних листів для зручності розміщення та обробки необхідної інформації.
Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців
(Затв. Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 р. N 37)
до меню
Наказ на введення в дію Штатного Розкладу
ТОВ "Держпром"
ІПН 4301123456, КПП 430101001, ОКПО 98756423
Повне найменування організації
НАКАЗ № 90
про затвердження штатного розкладу
м. Москва 8.10.2015
Відповідно до розділу 1 вказівок, затверджених постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1,
НАКАЗУЮ:
Затвердити штатний розпис від 8.10.2015 № 15 з чисельним складом у кількості 18 штатних одиниць із місячним фондом оплати праці 317 000 руб.
Додаток: штатний розпис на двох аркушах.
Директор ____________ О.В. Іванов
Узгоджено:
Головний бухгалтер А.С. Петрова
Начальник відділу кадрів _________ Є.Е. Громова
Із наказом ознайомлені:
Помічник бухгалтера ___________ В.Н.Зайцева
8.10.2015
Секретар ____________ Є.В. Іванова
8.10.2015
І т.д. всі співробітники знайомляться під розпис із наказом.
Керівник може уповноважити будь-яку іншу особу на підписання наказів за штатним розписом.
Головний бухгалтер та кадровий працівник в обов'язковому порядку підписують лише сам штатний розклад. У наказі їхні візи не є обов'язковими. Вони знайомляться з наказом так само, як інші співробітники.
до меню
ПИТАННЯ-ВІДПОВІДІ
У рамках зустрічної перевірки зажадав штатний розпис навчального закладу.
- Чи правомірно під час перевірки контрагента вимагати цей документ?
- Чи загрожує якась відповідальність, якщо його не направити?
Інспектори мають право вимагати штатний розпис самої освітньої організації.
Воно може їм знадобитися, наприклад, щоб встановити наявність відносин взаємозалежності чи підконтрольності організації з іншими платниками податків (можливо, з контрагентами самої освітньої організації).
