1.1 Опис і функції фінансово-економічного відділу, взаємодія з іншими підрозділами

В організаційній структурі ЗАТ "регетон" виділяють фінансовий відділ як самостійний структурний підрозділ підприємства, як і інші структурні підрозділи фінансових відділ створюється і ліквідується наказом керівника підприємства.

Фінансовий відділ знаходиться в підпорядкуванні комерційного директора підприємства.

Штат і склад фінансового відділу призначається і затверджується директором ЗАТ "регетон" і складається з керівника, якого призначає на посаду внутрішнім наказом по підприємству з подачі комерційного директора і трьох фахівців.

Функції фінансово-економічного відділу

1. Здійснення єдиної політики підприємства в області фінансів. Розробка фінансової стратегії підприємства і бази для його фінансової стійкості.

2. Складання проектів перспективних і поточних фінансових планів, яке супроводжується всіма необхідними розрахунків.

3. Організація фінансової діяльності підприємства з метою найбільш ефективного використання всіх видів ресурсів в процесі виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг) і отримання максимального прибутку.

4. Контроль і управління використаних оборотних коштів підприємства, кредитів. Участь в плануванні собівартості продукції і рентабельності виробництва.

5. Аналіз фінансово-економічного стану підприємства.

6. Розробка прогнозних балансів і бюджетів грошових коштів.

7. Ведення оперативного обліку фінансових, розрахункових і кредитних операцій, що виконуються підприємством по рахунках в банках і кредитних установах.

8. Розробка облікової і податкової політики Організація роботи по перерахуванню платежів і внесків з податків і зборів до бюджетів усіх рівнів.

9. Вироблення кредитної політики підприємства.

10. Забезпечення своєчасності податкових платежів, розрахунків з кредиторами і постачальниками. Ведення обліку руху фінансових коштів і складання звітності про результати фінансової діяльності відповідно до стандартів фінансового обліку та звітності.

11. Створення умов для ефективного використання основних фондів, трудових і фінансових ресурсів підприємства Забезпечення своєчасності і повноти виплати заробітної плати робітникам і службовцям підприємства.

Взаємовідносини фінансово-економічного відділу з іншими підрозділами.

Для виконання функцій і реалізації прав фінансовий відділ взаємодіє:

1. З бухгалтерією;

бухгалтерської інформації про діяльність підприємства;

балансу й оперативних зведених звітів про доходи і витрати коштів, про використання бюджету;

звітних калькуляцій собівартості продукції (робіт, послуг);

планів проведення інвентаризацій основних засобів, товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів;

розрахунків заробітної плати; - фінансових, кредитних і касових планів;

звітів по погашенню позик, сплати відсотків по кредитах;

2. З планово-економічним відділом середньострокових і довгострокових планів виробничої діяльності підприємства;

копій планових економічних завдань підрозділів підприємства;

планових техніко-економічних нормативів матеріальних і трудових витрат;

проектів оптових і роздрібних цін на продукцію підприємства, тарифів на роботи та послуги;

результатів економічного аналізу усіх видів діяльності підприємства; фінансових і кредитних планів;

звітів про виконання фінансових планів;

результатів фінансового аналізу;

методичних і інструктивних матеріалів з питань фінансової діяльності підприємства

3. З відділом матеріально-технічного постачання проектів перспективних і поточних планів матеріально-технічного забезпечення виробничої діяльності підприємства;

звітних даних про рух матеріально-технічних ресурсів, про їх залишки на кінець звітного періоду;

копій претензій, заявлених контрагентами;

проектів претензій до контрагентів при порушенні ними договірних зобов'язань;

звітів про виконання планів матеріально-технічного постачання; узгоджених проектів претензій;

пропозицій щодо усунення причин, що стали підставою для пред'явлення претензій і санкцій до підприємства;

затверджених розрахунків нормативів оборотних коштів

4. З юридичним відділом рішень щодо висунутих підприємству претензій, позовів;

узагальнених результатів розгляду претензій, судових і арбітражних справ;

роз'яснень діючого законодавства і порядку його застосування;

правову допомогу в роботі з претензіями;

узгоджених матеріалів про стан дебіторської та кредиторської заборгованості, пропозицій по примусовому стягненню боргів;

аналізу змін і доповнень фінансового, податкового, цивільного законодавства проектів фінансових угод для правової експертизи;

матеріалів для пред'явлення претензій, позовів до судів;

висновків по претензіях і позовах, пред'явлених підприємству;

документів про перерахування грошових коштів з оплати держмита для задоволення претензій і позовів, пред'явлених підприємству;

заявок на роз'яснення чинного законодавства.

Аналіз діяльності Тюменського автомобільного холдингу

До функцій співробітників клієнтського відділу відносять, в першу чергу, контроль якості роботи співробітників БЕ: 1. виявлення ступеня задоволеності клієнтів Холдингу; 2 ...

Посада економіста відділу відноситься до розряду фахівців. Професія економіста дуже важлива на підприємстві і від його роботи залежить майбутня прибутковість підприємства. На підприємстві економіст, на підставі вартості сировини ...

Аналіз організаційної структури та фінансової стійкості ЗАТ "регетон"

Фінансово-економічний облік як інформаційна система чинного підприємства в змозі безперервно "поповнюватися" і продуктивно функціонувати завдяки документування всього ...

Методи економічного аналізу

Економічний аналіз глибоко переплетений з багатьма науками як громадськими, економічними, так і з природними. Ці зв'язки з відокремленням аналізу не тільки не втрачають значення, але і, навпаки, ростуть в числі ...

Організація системи постачання на фірмі

Основною метою МТО є доведення матеріальних ресурсів до конкретних виробничих підприємств в заздалегідь визначене договором місце споживання. Функції МТО класифікуються на основні і допоміжні ...

Організація ефективної роботи планово-економічного відділу підприємства. Формування критеріїв ефективності

Планово-економічний відділ є самостійним структурним підрозділом підприємства. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства ...

Організація, планування і управління виробництвом на прикладі ТОВ Виробнича компанія "Кузнецький цементний завод"

Основні положення фінансово-аналітичного відділу Положення про Фінансовому відділі є внутрішнім документом Компанії, що визначає правовий статус, завдання та функції, структуру та порядок формування ...

Планування і організація роботи і заробітної плати на прикладі ЗАТ "Укрросметал"

Основними завданнями ВЕО є: Організація і систематичне вдосконалення планово-економічної роботи підприємства, виявлення і мобілізація наявних резервів з метою неухильного підвищення продуктивності праці ...

Показники діяльності ВАТ "ХЗКВ"

1. Контроль за якістю і економічністю виготовлених заводом деталей, за відповідністю їх кресленнями та технічними умовами. 2. Пред'явлення прийнятої продукції представником замовника. 3. Контроль за комплектуванням ...

Робота планово-економічного відділу МУП "Комбінат шкільного питна"

У МУП «Комбінат шкільного харчування» організація планування належить планово-економічному відділу. На підприємстві виділяються наступні види стратегії планування: * стратегія зростання в часі (наприклад, обсягів продажів ...

Російська венчурна компанія в інноваційному розвитку Російської Федерації

Підсумки взаємодії РВК в 2012 році з іншими інститутами розвитку в різних напрямках діяльності: 1. За підтримки російських інститутів розвитку було організовано низку міжнародних заходів, як в Росії, так і за кордоном ...

Ринок засобів виробництва Пермського краю

Соціально-економічний розвиток Кузбасу

Основні показники СОЦІАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ Кемеровській області ЗА 2001 - 2004 РОКИ темпи зростання дані в порівнянних цінах Од. вим ...

Структура і функції планово-фінансового відділу НОУ ВПО "МАЕП"

Основними завданнями ПФО є: - Організація фінансової діяльності підприємства, спрямованої на забезпечення фінансовими ресурсами завдань плану, збереження і ефективного використання основних фондів і оборотних коштів ...

Економічний аналіз: зміст, предмет і об'єкт

Фінансова робота на підприємствах організується і виконується фінансовими службами. На великих вітчизняних підприємствах для цього створюються спеціальні фінансові управління або відділи. На середніх підприємствах можуть створюватися фінансові відділи або фінансові групи в складі інших підрозділів (бухгалтерії, відділів, служб з аналізу та прогнозування, з праці і заробітної плати, ціноутворення).

На малих підприємствах фінансова робота покладається на головного бухгалтера.

Фінансовим службам дано право отримувати необхідну інформацію від усіх інших служб підприємств (це бухгалтерські баланси, звіти, плани, зведені розрахунки витрат і ін.)

Начальник фінансового управління (відділу), як правило, підпорядковується керівнику підприємства або його заступнику з економіки і разом з ними несе відповідальність за фінансовий стан підприємства, збереження власних оборотних коштів, за виконання плану реалізації, забезпечення коштами фінансування передбачених планами витрат.

Основними завданнями фінансової служби є:

1. забезпечення коштами поточних витрат та інвестицій;

2. виконання зобов'язань перед бюджетом, банками, іншими суб'єктами господарювання та зайнятими працівниками.

Фінансова служба підприємства визначає способи і методи фінансування витрат. Ними може бути самофінансування, залучення банківських і комерційних (товарних) кредитів, залучення акціонерного капіталу, отримання бюджетних коштів, лізинг.

Для своєчасного виконання грошових зобов'язань фінансові служби створюють оперативні грошові фонди, формують резерви, використовують фінансові інструменти залучення готівки в оборот підприємства.

Завданнями фінансової служби також є:

1. сприяння найбільш ефективному використанню основних виробничих фондів, інвестицій, товарно-матеріальних цінностей;

2. здійснення заходів щодо прискорення оборотності оборотних коштів, забезпечення їх збереження, доведення розмірів власних оборотних коштів до економіки обгрунтованих нормативів;

3. контроль за правильністю організації фінансових відносин.

Функції фінансової служби обумовлені самим змістом фінансової роботи на підприємствах. це:

1. планування;

2. фінансування;

3. інвестування;

4. організація розрахунків з постачальниками та підрядниками, замовниками і покупцями;

5. організація матеріального стимулювання, розробка систем преміювання;

6. виконання зобов'язань перед бюджетом, оптимізація оподаткування;

7. страхування.

Функції фінансового відділу (служби) і бухгалтерії тісно переплітаються і можуть збігатися. Проте, між ними є істотні відмінності. Бухгалтерія фіксує і відображає вже доконаний факт, а фінансова служба аналізує інформацію, займається плануванням і прогнозуванням фінансової діяльності, представляє керівництву підприємства укладення, обґрунтування, розрахунки для прийняття управлінських рішень, розробляє і реалізує фінансову політику.

На фінансовий відділ покладаються такі функції:

Розробка фінансової стратегії організації.

Розробка проектів перспективних і поточних фінансових планів, прогнозних балансів і бюджетів грошових коштів.

Підготовка проектів планів реалізації продукції (робіт, послуг), капітальних вкладень, наукових досліджень і розробок, планування собівартості продукції і рентабельності виробництва - бере участь у підготовці.

Розрахунок прибутку і податку на прибуток.

Визначення джерел фінансування виробничо-господарської діяльності організації, залучення позикових і використання власних коштів, проведення досліджень і аналіз фінансових ринків, оцінка можливого фінансового ризику стосовно кожного джерела коштів і розробка пропозицій по його зменшенню.

Здійснення інвестиційної політики і управління активами організації, визначення оптимальної їх структури, підготовка пропозицій щодо заміни, ліквідації активів, проведення аналізу та оцінки ефективності фінансових вкладень.

Розробка нормативів оборотних коштів і заходів щодо прискорення їх оборотності.

Забезпечення своєчасного надходження доходів, оформлення у встановлені терміни фінансово-розрахункових і банківських операцій, оплата рахунків постачальників і підрядників, погашення позик, виплата відсотків, заробітної плати робітникам і службовцям, перерахування податків і зборів до республіканського і місцевого бюджетів, у державні позабюджетні соціальні фонди, платежів до банківських установ.

Аналіз фінансово-господарську діяльність організації.

Контроль за виконанням фінансового плану, плану реалізації продукції, плану по прибутку і іншими фінансовими показниками, за припиненням виробництва продукції, що не має збуту, правильним витрачанням коштів і цільовим використанням власних і позикових оборотних коштів.

Ведення обліку руху фінансових коштів і складання звітності про результати фінансової діяльності відповідно до стандартів фінансового обліку та звітності, достовірність фінансової інформації, контроль правильності складання і оформлення звітної документації, своєчасності її надання зовнішнім і внутрішнім користувачам.

Принципові відмінності між фінансовою службою і бухгалтерією полягає не тільки в підходах до визначення фондів, але і в сфері прийняття рішень. Бухгалтерія працює над збором і поданням даних. Фінансовий відділ (управління), знайомлячись з бухгалтерськими даними та аналізуючи всіх цих матеріалів, приймаються конкретні рішення, що стосуються діяльності підприємства.

Система управління підприємством являє собою складно влаштований механізм, і фінансовий відділ є однією з найістотніших його складових. Суть і організаційні завдання фінансового відділу - найважливіші інформаційні блоки, де зосереджені всі дані про діяльність підприємства.

Ви дізнаєтеся:

• Для чого потрібен фінансовий відділ
• Що входить в структуру фінансового відділу
• Хто працює в фінансовому відділі
• Чим займається фінансовий відділ
• Що закріплює Положення про фінансовий відділ

Фінансовий відділ підприємства займається збором і аналізом інформації про діяльність і операції, які здійснює підприємством, включаючи результати бухобліку, дані про конкурентів і споживачів, зовнішньоекономічні звіти.

Для чого потрібен фінансовий відділ на підприємстві

Фінансово-економічний відділ - це структурне утворення, яке виконує конкретні управлінські функції на підприємстві. Організаційно-правова форма організації підприємства, характер здійснюваної діяльності, виробничий обсяг і загальна чисельність штабу співробітників визначають структуру і чисельність фінансового відділу.

Від характеру здійснюваної діяльності та виробничого обсягу залежать величина фінансового обороту, число платіжних документів за розрахунком з партнерськими підприємствами (як постачальниками, так і з замовниками), а також з приватними банками, кредиторами та безпосередньо з бюджетом. Масштаб касових операцій і розрахунок з працівниками визначає склад і число штабу співробітників фінансового відділу.

Основні напрямки фінансової роботи,здійснювані на підприємстві, - бюджетне планування, оперативна і контрольно-аналітична діяльність.

В області плануванняфінансовий відділ здійснює такі функції:

• займається плануванням фінансів і кредитів з урахуванням усіх необхідних витрат;
• аналізує власні оборотні потреби;
• виявляє можливості фінансування діяльності підприємства;
• розробляє проекти вкладень капіталів з урахуванням всіх особливостей;
• бере участь у складанні бізнес-планів;
• проектує касові плани;
• бере участь у плануванні реалізації виробничої продукції, аналізує рентабельність і пов'язані з цим витрати.

Оперативна роботафінвідділу несе відповідальність за виконання завдань різного роду, основними з яких є:

• забезпечення надходжень платежів до бюджету в строго встановлений час, виплата відсотків за коротко- і довгострокових банківських позиках, своєчасна видача заробітної плати всім працівникам і службовцям підприємства, здійснення всіх касових операцій;
• оплата послуг постачальників за надані товари і роботу;
• покриття витрат на планові витрати;
• оформлення кредитних угод згідно з договорами;
• щоденний моніторинг реалізації продукції, що надходить від неї прибутку та інших джерел доходу підприємства;
• контроль за реалізацією вимог фінансового плану і загальної фінансовою ситуацією на підприємстві.

Контрольно-аналітична робота

Фінансовий відділ організації зобов'язується здійснювати постійний моніторинг фінансових надходжень, касових операцій та кредитного плану, розрахунок прибутку і рентабельних показників, а також контролювати доцільність використання як власного бюджету, так і коштів з позикового капіталу і банківських кредитів.

Практика показує, що раніше обов'язки фінансового відділу виконувала група бухгалтерів, що працюють на підприємстві.

В даний час завдання фінансового відділу значно розширилися, що і зажадало створити окремий підрозділ на підприємстві, що займається питаннями фінансування. Розширення завдань пов'язано з появою підприємств різної організаційно-правової форми, а також становленням недержавних комерційних організацій. Передача в приватні руки об'єктів муніципальної та державної власності, зростання суб'єктної самостійності в різних сферах, в тому числі і в області зовнішньої торгівлі, також зіграли ключову роль в даному процесі.

На дрібних приватних корпораціях і товариствах діяльність фінансового відділу можуть здійснювати бухгалтери через низький торгового обороту і невеликого штабу співробітників. Зовсім іншу ситуацію можна спостерігати в великих організаціях, акціонерних товариствах закритого і відкритого типів, де життєво необхідна наявність такого структурного підрозділу, як фінансовий відділ.

• Як підготувати дитину до управління бізнесом: ростимо спадкоємця

Ринкові відносини в господарській діяльності сприяють збільшенню числа функцій, які виконуються фінансовим відділом, який крім контролю за надходженнями до бюджету, здійснення партнерської діяльності з банками, кредиторами та постачальниками, своєчасного надання заробітної плати співробітникам, планування розрахунків, моніторингу за доцільне витрачанням власних бюджетних коштів, зобов'язаний також займатися фінансовим менеджментом, який створює новий спектр завдань.

Фінансовий менеджмент - це процес управління всіма фінансовими надходженнями і витратами, метою якого є пошук найбільш ефективних шляхів використання власних бюджетних коштів і залученого капіталу для збільшення прибутку виробництва. Аналізуючи звіти по фінансам по ряду показників, в тому числі з огляду на систему, що залежить від активів і пасивів підприємства, фінансовий менеджмент ставить перед собою завдання розробити найбільш вигідну стратегію і тактику вирішення фінансових питань, тим самим кардинально змінюючи роль і місце фінансової служби в системі управління підприємством.

Діяльність фінансового відділу присвячена головної мети - забезпечити стабільність і економічне зростання, підвищити прибуток підприємства.

Основний зміст фінансової роботивключає в себе наступне:

• фінансування господарської діяльності;
• ведення партнерських відносин з фінансово-кредитними та іншими господарюючими суб'єктами;
• доцільне використання і планування коштів власного і позикового капіталу;
• забезпечення своєчасних надходжень до бюджету, банківських відрахувань і виплат працівникам і постачальникам. Таким чином, відділ фінансового управління займається здійсненням фінансового кругообігу з урахуванням суворо планування коштів, а також веденням партнерських відносин з метою збільшення комерційного прибутку підприємства.

Як контролювати фінансовий стан без фінансового відділу

Якщо на підприємстві управлінський облік налагоджений погано, директор отримує від бухгалтерії інформацію про прибутки і збитки через місяць після закриття періоду. Це означає, що вплинути на ситуацію неможливо. Уникнути фінансових проблем дозволить щотижневе планування: ви зможете, не чекаючи звітів від бухгалтерії, контролювати витрати, не допускати зайвих витрат, а головне, створите інструмент для планування майбутнього.

Встановіть планові показники діяльності і потім стежте за їх відхиленнями - такий контроль вимагає не більше 15 хвилин на тиждень. Як налагодити подібну систему, розповіла редакція журналу «Комерційний директор».

Як виглядає структура фінансового відділу

Структура фінансового відділу визначається обсягом виробництва, масштабами підприємства, його цілями і напрямком здійснюваної діяльності.

приблизно структура фінансової службивеликої організації виглядає наступним чином:

1. на фінансову бухгалтеріюпокладаються завдання щодо здійснення бухобліку, по складанню і ведення звітності в системі бухгалтерського балансу, а також звіт фінансового відділу по прибутку і витрат, складання публічної звітності відповідно до загальноприйнятих стандартів рахівництва і розробка політики обліку.
2. аналітичний відділвиконує функції, пов'язані з аналізом фінансових даних і загальним станом підприємства. Займається підготовкою річного фінансового звіту і грає ключову роль в підготовці звітної доповіді на загальному акціонерних зборах. Аналізує фінансові показники підприємства і стежить за грамотним проектуванням інвестиційного фонду.
3. Відділ фінансового плануванняздійснює розробку коротко- і довгострокових фінансових проектів, а також управляє загальним бюджетом підприємства.
4. Відділ податкового планування має своїм завданням розробити коректну податкову політику, скласти звіти зі сплати податків і податковими деклараціями, надати їх до відповідних органів, забезпечити своєчасну сплату податків в повному розмірі, звірити розрахунки з основним бюджетом та позабюджетними джерелами фінансування.
5. оперативний відділ здійснює діяльність по роботі з кредиторами і дебіторами, веде повідомлення з банками та іншими фінансово-кредитними організаціями. Контролює дотримання всіма подотделами платіжної, податкової та розрахункової дисципліни.
6. Відділ цінних паперів і валютного контролюформує пакет цінних паперів, управляє їх рухом. Стежить за здійсненням всіх фінансових операцій відповідно до чинного законодавства. Іншими словами, виконує ключову контрольну і казначейську функцію в структурі фінансової служби.

Необхідно відзначити, що позиції директорів фінансових служб різних компаній на питання про те, від чого залежить структура фінансового відділу, значно різняться.

Деякі з них вважають ідеальною класичну модель, що складається з державної скарбниці, бухгалтерії, бюджетного (планового) відділу.

Інші наголошують на важливості стратегічних цілей компанії, що впливають на склад фінансової служби. Наприклад, якщо діяльність підприємства орієнтована головним чином на роботу з цінними паперами, то тоді в структурі відділу повинен бути спеціальний орган, який здійснює ці функції.

думка експерта

Структура фінансового відділу залежить від потреб компанії

Елла Гімельберг,

генеральний директор, керуючий партнер компанії S & G Partners, Москва

Структура фінансового відділу повинна носити розділений характер в тому випадку, якщо цього вимагає діяльність підприємства (великі обороти, участь в програмах по інвестуванню та запозичення, наявність обліку по МСФО, управлінська система обліку і т. Д.). Фінансового директора можна назвати топ-менеджером, до повноважень якого не входять примітивні управлінські та фінансові питання. Відділи фінансового відділу - казначейство, управління бюджетуванням, управлінським обліком, інвестиційною діяльністю - повинні входити в структуру фінансової служби. Подібна структура департаменту має на увазі наявність чотирьох лінійних топ-менеджерів (3 менеджера управління і 1 казначейства), відповідальних за належне виконання всіма відділами їх основних функцій. Фінансовий директор відділу повинен здійснювати моніторинг за їх діяльністю і розробляти нові стратегії удосконалення системи.

Співробітники фінансового відділу та їх функції

Для того щоб розібратися в схемі управління фінансами, необхідно чітко уявляти собі функції кожної людини, що працює в фінансовому відділі. Отже, співробітники фінансового відділу мають такі повноваження і обов'язки:

контролер

Спеціаліст в цій сфері здійснює внутрішній контроль в фінансовому відділі. Він розробляє різні стратегії з обліку витрат і витрат з метою знайти більш рентабельні шляхи виробництва. Отримані відомості контролер передає вище стоять структурам: віце-президенту компанії, головному керуючому і, на фінальному рівні, раді директорів.

Основна відповідальність контролера зосереджена на розробці фінансових кошторисів. Він аналізує грошову ситуацію підприємства, його фінансовий стан, дає свій прогноз, оцінку і пропозиції щодо змін, що сприяє підвищенню рентабельності підприємства.

• Бухгалтерія і відділ продажів: як налагодити ефективну співпрацю

Якщо підприємство працює в режимі корпорації, то тоді призначення на посаду контролера проводиться радою директорів, а його посадові обов'язки закріплюються в організаційному статуті. Як правило, комплектація посади «контролер» проводиться за підтримки президента компанії і фінансових комітетів.

скарбник

Основні обов'язки скарбника - це робота з цінними паперами і готівкою компанії. Скарбник проводить всі необхідні грошові операції: інкасацію, передачу, інвестування, позику та виплату фінансів. Аналогічно з попередньою ситуацією, скарбник знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні у віце-президента (у виняткових випадках - у президента компанії).

В спектр його обов'язків входить ведення партнерської діяльності з банками, контроль за всіма операціями підприємства: касовими і кредитними. Для здійснення прогнозування майбутнього руху фінансових коштів скарбник працює в кооперації з директором зі складання кошторисів фінансів, а також з контролером, забезпечуючи при цьому рух грошових коштів відповідно до запланованих короткостроковими банківськими позиками, збільшенням притоку готівкових надходжень або зниженням сум касових депозитів і ліквідацією нетривалих інвестицій .

Унікальні повноваження скарбника складаються в його обов'язки підтверджувати своїм підписом всі чекові документи компанії як на великі, так і на невеликі суми. Ці суми і каси знаходяться під його керуванням або ж під керівництвом одного з його підлеглих. У багатьох організаціях скарбник також суміщає посаду секретаря, в обов'язки якого входить підписання всіх контрактів, закладених і накладних, сертифікатів та інших фінансових документів компанії. Скарбник, або інакше віце-президент компанії, грає ключову роль в системі управління підприємством.

Головний бухгалтер

Фінансовий відділ бухгалтерії включає ряд фахівців, проте максимальна відповідальність лежить на головного бухгалтера. Даний фахівець знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні у контролера, має суміжні функції, однак на більш низькому рівні і в значно меншому масштабі.

Головний бухгалтер відповідальний за планування, а також, працюючи в кооперації з контролером, здійснює розробку та практичне застосування стратегій з обліку витрат і витрат, вироблених підприємством, а також методів ефективної ревізії. Однак це другорядні функції, а основні повноваження полягають в проведенні бухгалтерського обліку, ведення фінансової звітності.

Головний бухгалтер займається підготовкою фінансових і статистичних зведень, які потім передаються контролеру, скарбника або керуючому. Іншими словами, завдання бухгалтера - це підготовка основних документів по звітності, які потім передаються головним акціонерам, федеральним і штабним організаціям. Однак в деяких установах функції бухгалтера і контролера можуть бути суміщені і виконуватися одним фахівцем.

Головний бухгалтер часто займається контролем за системою обробки даних підприємства. Таким чином, саме цей фахівець проводить спостереження за даною системою, а контролер обслуговує вимоги обліку (рахунки дебіторів, контроль ресурсів, виплата заробітної плати і т. Д.).

• Як стати генеральним директором і організувати свій бізнес

Деякі фірми забезпечені установками для обробки даних в сфері обліку, проте з плином часу ці установки набувають і нові функції. У підсумку головний бухгалтер займається наглядом і контролем за даними установками, а контролер перемикається на роботу з іншими відділами, які здійснюють інші операції.

Директор з питань фінансових кошторисів

До складу фінансового відділу великих компаній крім головного бухгалтера і контролера входить також і директор, який займається питаннями фінансових кошторисів і системної звітністю.

Фахівець даного профілю знаходиться в підпорядкуванні контролера і розглядає питання прогнозування збуту, проводить аналіз існуючого економічного клімату і оцінює можливості і перспективи робочої сили і сировинних матеріалів. На основі отриманих даних фахівець формує чіткі проекти на базі виробничих і адміністративних фінансових кошторисів для подання вищестоящим структурам.

Директор з питань фінансових кошторисів проводить підготовку остаточних варіантів кошторисів і надає ці копії начальникам і керуючим всіх відділів. Працюючи в тандемі з скарбником, директор з фінансових кошторисів ручається за фінансове забезпечення зазначених у кошторисі коштів в разі потреби їх використання.

Даний фахівець робить аналіз фінансових кошторисів і в разі будь-яких змін пропонує можливі варіанти вдосконалення як самих кошторисів, так і виробничих планів.

Ревізор

У штабі співробітників фінансового відділу посаду ревізора не є обов'язковою. Основні завдання ревізора полягають в перевірці правильності ведення звітів.

Крім ревізора в даному підрозділі працюють помічники ревізора, ревізори-представники підприємств і відділів, а також весь канцелярський персонал. Планування внутрішніх ревізій та ведення всіх операцій, пов'язаних з ревізією, - основні завдання даної посадової особи. Ревізор може перебувати в підпорядкуванні у різних фахівців, наприклад, у контролера або головного бухгалтера, але також можливі випадки, коли ревізор знаходиться в підпорядкуванні у президента підприємства, ради директорів або фінансового комітету.

Якщо чільним ланкою є контролер, то тоді саме він здійснює контроль планів і результатів ревізій. У разі якщо ревізор бачить більш ефективні шляхи внутрішнього контролю та спрощення ревізійних та бухгалтерських функцій, він має право запропонувати свої ідеї щодо бухгалтерських змін вищестоящому особі.

Як правило, саме ревізор здійснює роботу з бухгалтерами, що займаються ревізією книг підприємства в незалежному порядку. У деяких фірмах існує єдина посада ревізора і директора з фінансових кошторисів, що знаходиться в підпорядкуванні контролера.

Керуючий або адміністратор з питань податків

Керуючий з питань податків перебуває в підпорядкуванні скарбника, але незважаючи на це, фахівець даного профілю часто отримує завдання і від контролера, так як для вирішення питань, пов'язаних з податковими зобов'язаннями, йому необхідно співпрацювати з обома відділами: відділом ревізій і загального обліку.

Адміністратор з питань податків входить в штаб співробітників фінансового відділу, функції якого полягають також в здійсненні страхових операцій. У великих компаніях податкові операції різного профілю (акцизні збори, місцеві, штатні і федеральні податки) виконують різні сектори податкового відділу. В даному випадку керуючий по податках підпорядковується не контролеру, а безпосередньо президенту підприємства або фінансовому комітету.

Як правило, на цю посаду запрошують юриста або «суспільного» бухгалтера, який обізнаний про існування певних правил, вимог і постанов.

Директор з питань планування

Відділ фінансового аналізу, який займається як аналізом, так і перспективним плануванням податків, представлений директором з питань планування. Навіть в разі якщо дана посада не передбачена в системі компанії, ці функції все одно обов'язково виконуються будь-яким іншим фахівцем.

Директор з питань планування - це висока посада, і фахівець, що займає її, здійснює діяльність на високому рівні в кооперації з головним фінансовим керуючим. Як правило, на цю посаду по кар'єрних сходах можуть просунутися або головний бухгалтер, або директор з фінансових кошторисів.

• Директор з планування(Найчастіше виступає в якості фінансового аналітика)

Підготовкою фінального звіту для подальшого надання його начальству займається саме ця посадова особа. Остаточний висновок будується на основі всіх фінансових кошторисів, ревізій і даних обліку. Спеціаліст цього профілю розробляє коротко- і довгострокові фінансові плани, а також визначає основні цільові направлення в сферах збуту, прибутку і капітальних витрат.

При прийнятті рішень про ліквідацію, злиття або купівлі нових філій підприємства думку директора з планування є дуже вагомим. Директор з планування і фінансового аналізу дає оцінку стану ринку і загальної економічної ситуації підприємства.

Функції цього фахівця схожі з обов'язками начальника фінансового відділу, хоча в деяких ситуаціях він виконує ту ж роботу, що і контролер, і директор з питань фінансових кошторисів. Три перерахованих вище посадові особи можуть здійснювати діяльність директора з планування та фінансового аналізу, якщо дана посада не передбачена в штабі співробітників компанії. У даній ситуації основна відповідальність лежить на плечах вищого керуючого фінансового відділу.

• Фінансовий директор: обов'язки і функції головного "рахівника"

Посада директораз планування з'являється в структурі компанії в разі великих виробництв, коли питання фінансового аналізу та перспективного планування грають важливу роль. У подібних випадках основний обов'язок директора з планування полягає у виконанні частини посадових обов'язків фінуправляющего і координації інформаційного потоку, що надходить від контролера, директора з фінансових кошторисів, скарбника до вищих структур.

Фінансовий комітет

Фінансовий комітет в даний час набуває функції відділу фінансового моніторингу, вирішального найважливіші стратегічні завдання. Будь-яке серйозне рішення, яке стосується фінансів, є результатом діяльності фінансового комітету.

Як правило, рада директорів приймає рішення про створення фінансового комітету, який є не тільки консультативним органом, який відповідає за питання розробки політики підприємства, але також і функціональною ланкою компанії.

Зборів фінансових комітетів досить рідко відбуваються на щоденній основі, зазвичай зустрічі організовуються щомісячно чи щоквартально для обговорення будь-яких важливих питань, заздалегідь поставлених на порядок денний президентом компанії або радою директорів.

Посадові обов'язки голови фінансового комітету виконуються президентом компанії, фінансовим керуючим або головою ради директорів. До складу фінансового комітету зазвичай входить президент корпорації, представники ради директорів, головні фахівці всіх фінансових груп. У компаніях з невеликим обсягом виробництва фінансовий комітет складається з усіх відповідальних посадових осіб.

У разі якщо рада директорів ухвалила рішення про створення даного органу, тоді фінансовий комітет має право вирішувати всі фінансові питання від імені ради директорів в період між засіданнями. Займаючись роз'ясненням питань фінансової політики на зустрічах і зборах, фахівці фінансового комітету визначають загальні рамки, якими повинні керуватися всі працівники компанії в здійсненні своєї діяльності. Після цього обговорені питання піддаються голосуванню, хоча це не обов'язкова умова засідань.

Фінансова політика фірми не єдина сфера діяльності фінансового комітету. Крім цього, цей орган, що діє на постійній основі, аналізує фінансові кошториси переглядає підсумки ревізії, дає оцінку планам витрат капіталу і розробляє цінову політику.

У невеликих підприємствах даний фінансовий орган дає згоду на великі кредитні запити, оцінює діяльність персоналу і призначає заробітну плату відповідно до виконуваних обов'язків, а також виносить рішення про додаткове заохочення співробітників.

У великих організаціях питаннями розробки фінансових кошторисів, інвестиційних планів і планування займаються окремі структури. Однак в переважній більшості у всіх фірмах діє тільки один орган - фінансовий комітет, який займається всіма вище перерахованими питаннями.

Основні напрямки роботи фінансової служби

Фінансовий директор застосовує різні методи управління підприємством:

• кредитування;
• оподаткування;
• планування;
• самофінансування;
• систему безготівкових розрахунків;
• самострахування (освіта резервів);
• трастові, заставні, лізингові, факторингові та інші операції;
• страхування.

При використанні даних методів можливе проведення різних фінансових операцій, пов'язаних з кредитом, позикою, процентними ставками, дисконтом, котируванням курсу цінних паперів і валют, дивідендами і т. Д.

фінансова робота у відділі проводиться за трьома напрямками:

1. планування фінансових коштів (витрати, доходи, капітал);
2. управління фінансовим оборотом в поточній ситуації;
3. робота в фінансовому відділі по контролю і аналізу всіх грошових операцій.

• Фінансове планування (бюджетування доходів, витрат і капіталу)

Фінансово-плановий відділ виробляє багатогранне планування фінансових планів і забезпечує контроль за їх виконанням в кожному із структурних відділів та компанії в цілому.

Якщо штаб співробітників структурних підрозділів (центрів відповідальності) остаточно визначено, то можливості планування і прогнозування результатів значно розширюються.

Багато великих компаній становлять окремі бюджетно-грошові пропозиції для центрів прибутку і витрат, центрів обліку фінансів і профіт-центрів.

Центр фінансового обліку - орган фінансової структури компанії, що здійснює управлінську незалежну діяльність з обліку.

Центри фінансового обліку складаються з об'єктів трьох типів:

• що впливають на прибутковість компанії (бюджетні доходи і витрати);
• що визначають здатність об'єкта здійснювати виплати (стаття руху бюджетних коштів);
• впливають на перспективне удосконалення фірми (стаття капітального бюджету).

Для розробки бюджетівзастосовуються такі дані:

• інформація і прогнози про прибутковість продажів (робіт, представлених послуг);
• інформація по змінним виробничим витратам по кожній групі товарів;
• дані по постійним і загальним витратам, що піддаються аналізу по кожному окремому виду товару з метою з'ясувати рентабельність продукту;
• прогнозування змін активів підприємства, інвестиційних джерел, оборотних показників і прибутковості активів обороту.
• дані про податкову платоспроможності підприємства, відрахування коштів до позабюджетних організації, взяття кредитів в фінансово-кредитних установах і швидкому їх погашенні;
• прогнозування прибутковості бартерної діяльності і складання спільних звітів з аналізу її прибутковості;
• дані про загальний стан справ на підприємстві (склад окремих засобів, знос обладнання, відсоток оновлення засобів виробництва і їх рентабельності).

першочергові діїдля здійснення управління бюджетом:

• аналіз виробничого потенціалу фірми;
• використання методів звітності та обліку;
• облік структури персоналу;
• розробка системи управління фінансами;
• підготовка бюджетних коштів до використання і необхідної звітності по контролю за ними.

Для здійснення управління бюджетом проводиться спершу призначення співробітника на посаду директора по бюджету. Як правило, цю функцію виконує керівник фінансового відділу. Виконуючи роль експерта, фінансовий директор займається координацією діяльності, здійснюваної подструктурами і службами підприємства.

Директор по бюджету очолює бюджетний комітет, до складу якого входять головні спеціалісти усіх управлінських систем підприємства. Комітет з бюджетування - це орган, що діє на постійній основі, здійснює контроль за стратегічним і фінансовим плануванням компанії, що дає рекомендації і припиняє суперечки з різних питань, що виникають в процесі роботи над бюджетом. На заході даний орган має іншу назву, а саме: «група стратегічного планування» або «група фінансового аналізу і планування».

• Оперативна (поточна) діяльність з управління грошовим обігом

Оперативна фінансова роботаскладається у веденні партнерських відносин з іншими господарюючими суб'єктами та контрагентами підприємства:

• з постачальниками цінностей і послуг матеріального характеру;
• зі споживачами готових продуктів або послуг;
• з системою державного бюджету;
• з арбітражним судом при вирішенні спірних питань.

Відділ фінансового забезпечення, здійснює оперативну фінансову роботу, вдається до використання різних методів ефективного фінансування підприємства:

• фінансування за рахунок особистих коштів підприємства;
• політика помірного планування фінансів;
• застосування агресивної фінансової політики, що має на увазі взяття короткострокових кредитів у банку;
• фінансування за зобов'язаннями за рахунок отримання відстрочки зворотних виплат.

Однак підприємство не може виробляти відстрочку виплат на безстроковій основі, а тільки в рамках, встановлених чинним законодавством.

При використанні коштів, отриманих за допомогою кредитного фінансування, фахівці фінансового відділу користуються різними методами для забезпечення отриманих коштів:

• збільшенням відсотка ліквідних активів (фінансів і короткострокових цінних паперів);
• збільшенням термінів банківських кредитів.

Слід мати на увазі, що ці методи призводять до зниження прибутковості ссудополучателя:

• через інвестування в погано рентабельні активи - в першому випадку;
• через неухильної виплати кредитів і позик при наявності особистих заощаджень - у другому.

При здійсненні оперативної роботи з фінансами працівники фінансового відділу аналізують показники заборгованостей по дебіту і кредиту (на основі квартальних звітів і головних бухгалтерських книг, а також журналів з розрахунку з кредитними позичальниками і дебіторами) з урахуванням всіх значень даних показників.

Фінансовий відділ компанії розглядає вексельні заборгованості, беручи до уваги дисконти, необхідні як для отримання, так і для сплати. Ці функції частково виконує бухгалтерія.

Рішення взяти зовнішню позику приймається фінансовим відділом, план якого розробляється фахівцями фінансової служби і включає питання про те, яким чином, коли і під яким відсотком дані кошти будуть повертатися. Навіть незважаючи на відсутність дивідендів, інвестори можуть оцінити акції компанії досить високо, якщо вони будуть впевнені в перспективності підприємства, в його рентабельності і в достовірності наданої інформації про виплати і невиплати дивідендів в разі реінвестування чистих доходів. Частка виплат дивідендів, на думку західних економістів, повинна становити не більше 40%, якщо мова йде про стабільно функціонує підприємстві.

Контрольно-аналітична діяльність передбачає проведення постійного моніторингу за місцевим і спільним бюджетом, за структурою грошового капіталу, витратами основних і резервних фінансів, ліквідністю балансу і платоспроможністю. Організацією даної роботи на підприємствах різної організаційної форми займається головний або фінансовий директор.

• Фінансовий контроль як метод управління фінансами підприємства

Відділ фінансового контролю управляє фінансами на останній фінальної стадії, коли контроль за все капіталу підприємства є такою необхідною. Крім цього, контроль над індивідуальним кругообігом фондів відбувається на кожній його стадії, починаючи з вкладення коштів в запасники виробництва і закінчуючи продажем вже готового продукту і отримання прибутку від його реалізації.

Фінансовий контроль є одним з основних методів, що використовуються в управлінні грошовими коштами підприємств.

Контроль і аналіз доходів зведеного бюджету забезпечує постійність і стабільність фінансування поточної та операційної роботи компанії. Цим займається фінансова служба. Контроль і аналіз витрат консолідованого бюджету є каменем спотикання в будь-якій компанії, і від того, наскільки успішно цей контроль буде проведений, залежить рентабельність фірми.

Говорячи про фінансовий відділ, чим займається цей орган і як функціонує, необхідно перерахувати його основні обов'язки: оперативна поточна робота, планування фінансів і їх контроль, а також контрольно-аналітична робота.

Для вибору грамотної стратегії і шляхів розвитку підприємства в сфері інвестицій, фінансів та інновацій необхідно проводити систематичний контроль, аналіз і планування фінансів. Стабільність доходів компанії залежить від прийнятих підприємством рішень, розрахованих на коротко- і довгострокову перспективу.

думка експерта

Які дані від фінансового відділу потрібно контролювати постійно?

Дмитро Єремєєв,

генеральний директор компанії Richemont Luxury Goods (RLG), Москва

Саме фінансовий директор повинен нести повну відповідальність за всю надану фінансову інформацію в обов'язковій присутності директорів з логістики та продажу. Необхідно враховувати три можливих стадії фінансового контролю за загальним фінансовим станом підприємства:

• Стадія оперативного контролю - щоденний, щотижневий і щомісячний доповідь про фінансовий стан фірми. На цьому етапі неможливе планування і прогнозування!
• Стадія короткострокового контролю - щоквартальний доповідь про стан фінансів фірми, що вимагає обговорення, коригування показників на період до закінчення річний період.
• Стадія середньо- і довгострокового контролю - здійснення планування показників на наступний рік і прогнозування на наступні два роки. Рекомендація: планувати менше, ніж на рік, непрактично.

У разі раптового виникнення криз та інших неприємних сюрпризів необхідна надзвичайно екстрена реакція з термінової припинення кризи, розробці плану дій, після чого необхідно негайно виявити причини кризової ситуації і вдатися до їх усунення. Виняток можна зробити тільки в разі швидко зростаючого бізнесу. У цьому випадку коригування повинні вноситися на щомісячній основі.

Положення про фінансовий відділ підприємства

Положення про фінансовий відділ - це найважливіший документ, який визначає базові аспекти управління персоналом і вибудовування документів, розроблений фінансовим директором.

Отже, його складові:

1. Організаційно-функціональна структура фінансового відділу.

Блок-схема найбільш наочно представляє структуру фінансової служби з усіма її відділами та підрозділами резервної категорії.

1. Чисельність структур і штатів фінансової служби.

Найбільш традиційний вид уявлення структурної чисельності - це таблиця, яка містить назви всіх відділів, посадових осіб і кількість службовців в тому чи іншому підрозділі.

1. Основні завдання та цільові направлення фінансового відділу

Залежно від стратегії розвитку фірми визначаються основні цілі компанії і завдання кожного відділу і посадової особи, рішення яких є обов'язковим для підвищення ефективності підприємства.

1. Матриця функцій.

Це таблиця, яка містить назви різних функцій по вертикалі, а в горизонталі вписані імена керуючих і співробітників організаційних ланок, що відповідають за виконання цих функцій. На перетині двох ліній відзначається, хто і чим займається. Наочний варіант для спостереження за завантаженістю підрозділів і розподілу функцій між відділами.

1. Порядок взаємодії працівників фінансового відділу.

Як правило, встановлюється внутрішній порядок взаємодії між працівниками одного підрозділу або між подотделами фінансової служби і зовнішній - з приватними особами (клієнтами) і державними (приватними) організаціями. За основу беруться структурні особливості компанії, завдання та цілі відділів і встановлені компанією традиції.

1. Процедура вирішення спорів і конфліктів.

У разі конфліктних ситуацій необхідно подавати апеляцію по ланцюжку «генеральний директор - фінансовий директор - керівник відділу - рядовий співробітник». Якщо ж співробітники задають питання фінансовому відділу щодо завдань, компенсацій, заохочень, прийняття рішень або висловлюють інноваційні пропозиції щодо розвитку, діє та ж схема звернення.

• Конфлікти в компанії: як приміряти ворогуючі відділи

1. Встановлення показників для оцінки роботи фінансового відділу.

Даний розділ описує показники, дотримання яких оцінює роботу фінансового відділу, як успішну. Дані показники повинні бути обов'язково вимірними і конкретними.

1. Фінальні положення.

У цьому пункті зосереджені основні вимоги щодо складання Положення про фінансовий відділ, про терміни його прийняття працівниками відділів, про правила його зберігання. Свою згоду з Положенням про фінансово-економічній службі повинні дати кадрові працівники і генеральний директор підприємства.

Для успішного формування фінансового блоку фінансовий директор повинен визначити, які функції буде виконувати ФЕС і які підрозділи увійдуть до її складу. Потім необхідно розробити і затвердити документи, що регламентують діяльність ФЕС і її підрозділів, а також посадові інструкції для кожного з працівників: в ході узгодження і затвердження цих документів знімаються багато питань, пов'язаних з чисельністю співробітників, вимогами до їх кваліфікації, фондом оплати праці.

Універсального рецепта формування фінансового блоку не існує. У кожній конкретній ситуації структура ФЕС і функції її співробітників будуть залежати від цілого ряду чинників: специфіки бізнесу, вимог власників і законодавства. Щоб структура ФЕС була оптимальною, рекомендується обговорити з керівництвом компанії завдання фінансової служби, що випливають із стратегічних цілей, можливість делегування повноважень, необхідних для реалізації цих завдань, коло обов'язків співробітників, а також систему оцінки діяльності фінансового блоку і його керівника.

Створюючи фінансовий блок, доведеться враховувати специфіку бізнесу, традиції, що склалися в компанії, - наприклад, виконання суміжних функцій співробітниками, особливості організаційної структури. Безумовно, це трохи ускладнює процес адаптації початківця фінансового директора, але, наприклад, не знаючи специфіки бізнесу компанії, ви не зможете ефективно впоратися навіть з простими завданнями, що стоять перед ФЕС.

Функції та підрозділи ФЕС компанії

Розглянемо завдання, які доведеться вирішувати фінансовому директору. Саме з цього слід виходити, визначаючи функції фінансової служби компанії і включає до складу ФЕС ту чи іншу підрозділ.

Фінансовий контролінг. Контролінг можна охарактеризувати як систему визначення цілей, прогнозування і планування, встановлення механізмів та інструментів досягнення поставлених завдань, а також перевірки того, наскільки успішно вони виконані. Цю роботу, як правило, виконує відділ фінансового контролінгу, або планово-економічний відділ. При визначенні функцій співробітників цього підрозділу слід пам'ятати, що система контролінгу тримається на «Чотирьох китах»: облік, аналіз, планування і організації бізнес-процесів, що відносяться до компетенції фінансового директора.

Казначейська функція. До компетенції казначейства компанії зазвичай відноситься поточне управління грошовими потоками, визначення черговості платежів, порядку взаєморозрахунків, валютообмінні операції, а також контроль платежів і залишків на рахунках компаній всередині периметра групи, якщо мова йде про холдинг. Найчастіше казначейство виділяється в окремий підрозділ у великих і середніх компаніях, в невеликих фірмах відповідні функції виконують один або кілька співробітників (наприклад, менеджер по роботі з банками).

Залучення фінансування. Для залучення фінансування і вибору найбільш вигідного способу розміщення тимчасово вільних коштів в рамках ФЕС може створюватися відділ фінансування (кредитний відділ). Однак у багатьох компаніях функція залучення і розміщення грошових коштів нерідко також знаходиться у сфері відповідальності казначейства. При цьому діяльність даних підрозділів не обмежується тільки лише вибором надійного банку і отриманням кредитів на прийнятних для компанії умовах. Вони нерідко проводять роботу по амещенію кредитних ліній на банківські гарантії з відстрочкою платежу, випуску цінних паперів (векселів та облігаційних позик), впровадження факторингу, а також підготовчі роботи з виведення компаній на IPO.

Нормування. Нормування так чи інакше зачіпає різні сфери діяльності компанії. Це може бути нормування витрат, показників, що характеризують стан оборотних активів, тощо. І якщо керівник компанії грає роль такого собі прискорювача бізнесу, то фінансовий директор - власник процесу «нормування» - виступає як обмежувач, оскільки його завдання - не дозволити компанії зробити крок за межі своїх можливостей. У процесі нормування функції підрозділів ФЕС можуть бути розподілені по-різному. Наприклад, за нормування витрат може відповідати як бухгалтерія, так і відділ управлінського обліку (нерідко спільно з виробничими підрозділами); за нормування оборотних активів - той же відділ контролінгу.

Експертиза інвестиційних проектів. Хотілося б підкреслити, що розробкою інвестиційного проекту повинен займатися виключно менеджер проекту, інвестиційний блок (наприклад, відділ капітального будівництва) або блок розвитку компанії, а в компетенції фінансового директора знаходиться оцінка того, наскільки проект ризикований і який прибуток він може принести компанії в найближчому або віддаленому майбутньому. В цьому випадку в особі фінансового директора генеральний отримує консультанта і водночас контролера інвестиційної політики компанії.

У процесі узгодження і затвердження регламентів для ФЕС знімаються багато питань, пов'язаних з чисельністю співробітників, вимогами до їх кваліфікації, фондом оплати праці

Організація і ведення бухгалтерського і податкового обліку. Ця функція не вимагає особливих пояснень. Відзначимо тільки, що відповідальність за подання податкової, фінансової та статистичної звітності до контролюючих органів лежить на головного бухгалтера. Його дії зосереджені на тому, як правильно розрахувати податки в рамках діючої системи податкового обліку. Фінансовий директор відповідає за формування облікової і податкової політики, які тісно пов'язані з податковим плануванням. При цьому робота фінансового директора порівнянна по складності з роботою сапера на мінному полі. Якщо він привів своє підприємство до успіху і не «вибухнув», значить, врахував всі юридичні і фінансові тонкощі при формуванні фінансово-правової схеми діяльності компанії (див. Нижче).

Одне з питань, який не можна вважати однозначно вирішеним, - визначення рівня підпорядкованості головного бухгалтера. Головний бухгалтер, дотримуючись закону про бухгалтерський облік, повинен підкорятися генеральному директору. Якщо ж виходити з логіки управління, то його безпосереднім керівником є \u200b\u200bфінансовий директор. Ще більш ускладнюється ситуація, коли бізнес-структура складається з декількох юридичних осіб, оскільки це має на увазі наявність декількох головних бухгалтерів.

Можу запропонувати досить просте рішення. Ніщо не завадить вам поставити на чолі відділу бухгалтерського обліку та звітності не головного бухгалтера, а керівника відділу бухгалтерського обліку та звітності. І тоді питання про те, хто кому підпорядковується, просто не виникне.

Чи слід крім відділу бухгалтерського обліку та звітності створювати спеціальний відділ податкового планування або ж відповідні функції будуть виконуватися співробітниками бухгалтерії, - не так принципово. Все залежить від того, наскільки велика сама компанія, суми податкових платежів, який обсяг договірної роботи.

Розробка і впровадження фінансово-правової схеми діяльності компанії. За реалізацію цієї функції відповідає як фінансовий блок компанії, так і юридичний. Іноді компанії формують договір-но-комерційний відділ, але так чи інакше фінансова служба бере активну участь в договірній роботі.

«Суміжні» функції. Є ще дві спірні функції, за ведення яких може відповідати фінансовий директор, - впровадження інформаційних технологій і внутрішній контроль (аудит).

Багато компаній включають до складу фінансового блоку службу інформаційних технологій. Це викликано тим, що фінансовий директор нерідко є основним ініціатором автоматизації бухгалтерського, податкового, фінансового та управлінського обліку. На мій погляд, інформаційні технології відіграють настільки важливу роль у формуванні бізнес-процесів компанії, причому не тільки фінансових, що більш ефективно виділити IT-підрозділ в окремий блок, підлеглий безпосередньо генеральному директору. Що стосується внутрішнього контролю, то в багатьох компаніях відповідна служба відповідає за аналіз підприємницьких ризиків і контролює процедури управління з усіх аспектів діяльності компанії. Тому, для того щоб залишатися неупередженим, цей підрозділ повинен підпорядковуватися безпосередньо генеральному директору. Однак в компаніях, де кредит довіри фінансовому директору високий, функція внутрішнього контролю делегується ФЕС. Таким чином, відділ внутрішнього контролю (або контрольно-ревізійне управління) стає складовою частиною ФЕС.

Дещо по-іншому йдуть справи з внутрішнім аудитом. Тенденція така, що внутрішній аудит зачіпає в тому числі і діяльність будь-якого топ-менеджера компанії, і ні фінансовий директор, ні генеральний не є тут винятком. Тому відповідний підрозділ зазвичай безпосередньо підпорядковується раді директорів або власнику компанії.

Структура ФЕС, розроблена з урахуванням всього вищесказаного, представлена \u200b\u200bна рис. 1.

Малюнок 1. «Класична» структура ФЕС

Регламенти для фінансового блоку

Визначившись з функціями і структурою ФЕС і погодивши їх з керівництвом, слід зафіксувати отриманий результат в документах, що регламентують діяльність фінансової служби, її підрозділів і співробітників. Пам'ятайте: що зроблено, але не задокументовано, не зроблено зовсім.

Про які саме документи йдеться? Це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно бюджетної, облікової, кредитною політикою, порядком проведення платежів, складання фінансової звітності) , так і пов'язані безпосередньо з управлінням персоналом ФЕС. Останні часто називають HR-процесами. У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних з кількістю співробітників фінансового блоку, з вимогами до їх кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональних обов'язків співробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять звести до мінімуму потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.

Кілька важливих правил формування ФЕС

Порада від Олени Корнєєвої
1. Не слід дробити фінансовий блок на безліч невеликих відділів, краще виділити кілька великих підрозділів. В такому випадку управляти ФЕС буде набагато простіше. Надмірне дроблення важливих процесів, таких як облік, управління витратами, планування та ін., Збільшує ризик дублювання функцій підрозділів.
2. Фінансовий блок з чітким виділенням функціональних підрозділів (облік, управління фінансами, управління витратами) дає можливість краще координувати дії персоналу і не вимагає високих адміністративних витрат, однак не завжди дозволяє ефективно вирішувати завдання, що лежать за рамками цих функцій.
3. Структура ФЕС з виділенням блоку, в якому зосереджені функції управлінського обліку, стратегічного фінансового управління, і блоку, де здійснюється оперативне фінансове управління, включаючи платежі і поточні фінансові операції, оптимальна, але вимагає наявності високопрофесійних керівників відділів однакового рангу.
4. Проблема комунікацій між відділами всередині фінансового блоку, тобто відсутність налагодженої взаємодії підрозділів ФЕС, вирішується за допомогою регулярних планерок.
5. Структура, що дозволяє розвантажити фінансового директора від оперативної роботи і вирішення поточних питань, дає йому можливість зосередитися на завданнях стратегічного управління компанією. Мінус структури - високі адміністративні витрати (необхідність оплачувати висококваліфікованих, здатних оперативно приймати рішення керівників блоків ФЕС).

До набору документів, що регламентують HR-процеси, відносяться:

• Положення про фінансовий блоці (департаменті, управлінні, службі і т.д.);
• Положення про відділи, що входять до складу фінансового блоку;
• посадові інструкції, Положення про мотивацію співробітників фінансового блоку і т.д.

Можна вважати, що вам пощастило, якщо кадрова служба компанії працює як має: розробляє корпоративні регламенти та посадові інструкції, проводить планомірне навчання персоналу, справно виплачує компенсації тощо. У цьому випадку фінансовий директор просто використовує вже впроваджені стандарти. А що якщо в компанії система управління персоналом відсутня або носить формальний характер? Питання риторичне. Зупинимося докладніше на тому, які документи потрібно підготувати фінансовому директору.

Що впливає на структуру ФЕС

Думки фінансових директорів російських компаній про те, що впливає на майбутню структуру ФЕС, розрізняються. Одні схиляються до класичної схеми: казначейство, бухгалтерія, бюджетний (плановий) відділ. Інші звертають увагу на залежність структури від фінансової стратегії компанії (наприклад, якщо остання залучає значні обсяги позикових коштів або веде операції на ринку цінних паперів, потрібно окремий підрозділ, відповідальне за фінансові операції).

Ігор Пономарьов,фінансовий директор компанії Genser (Москва)
На зміну структури ФЕС впливає специфіка російського ринку, в тому числі ринку праці. Недостатній рівень фінансових знань, нерідко властивий лінійному, операційного, та й вищого менеджменту, призводить до зростання ролі ФЕС в компанії і до появи в її складі далеко не класичних відділів. Наприклад, зростаючий інтерес до маркетингу, логістики та затребуваність співробітників названих спеціальностей стали причиною того, що у відповідних відділах нерідко працюють люди, що не володіють фінансовими навичками. В результаті ні провести бенчмар-кінг (який включає в тому числі аналіз фінансових показників), ні створити для компанії оптимальний продуктовий портфель, ні спланувати витрати на перевезення тих чи інших маршрутом профільні підрозділи не можуть. І фінансовому директору доводиться їх «курирувати». Нерозуміння основ управлінського обліку менеджерами призводить до необхідності постійного контролю того, на підставі яких даних приймалися управлінські рішення. Високі ризики, властиві російському ринку, взагалі ніким не враховуються і не приймаються в розрахунок (взаємини з постачальниками і покупцями, контроль над комерційними кредитами, прострочення платежів, коливання цін на ринках та ін.). І той же фінансовий директор створює в ФЕС підрозділ, завданням якого, по суті, є ризик-менеджмент (в тій чи іншій формі). Тому все частіше і частіше зустрічається структура ФЕС, представлена \u200b\u200bна рис. 2.

Олександр Семенов,фінансовий директор компанії «Медтронік» (Москва)
Структура фінансової служби обумовлюється в першу чергу конкретними завданнями розвитку компанії, для вирішення яких повинна бути розроблена фінансова стратегія. Це визначальні чинники для формування в складі ФЕС тих чи інших підрозділів, оптимізації її структури.

У фінансово-економічної служби будь-якої компанії є якісь базові функції (бюджетування, управлінський облік, внутрішній контроль, складання фінансової звітності) і є додаткові. Останні можуть відрізнятися в залежності від пріоритетів поточного етапу розвитку компанії. Якщо вона активно розвивається, то пріоритетом стане залучення фінансування і можуть знадобитися кредитний відділ, з'явитися функція аналізу і контролю реалізації інвестиційних проектів; якщо планується IPO, то необхідно зосередитися на підготовці консолідованої звітності по МСФО або US GAAP (в залежності від того, на якій біржі буде здійснюватися первинне публічне розміщення). Якщо є значний вільний грошовий потік, а великих інвестиційних проектів немає, то підвищиться роль казначейства (або його потрібно створити), оскільки тимчасово вільні грошові кошти потрібно розмістити з максимальною вигодою для компанії.

малюнок 2 Структура ФЕС в російських умовах

Положення про фінансовий блоці

При вибудовуванні системи документів, що регламентують базові процеси управління персоналом фінансового блоку, фінансовий директор починає з розробки положення «верхнього рівня», тобто Положення про фінансовий блоці. Розглянемо його складові.

1. Організаційно-функціональна структура фінансового блоку. Досить зручно представити організаційну структуру у вигляді блок-схеми (див. Рис. 1 на с. 72) з обов'язковим зазначенням назв відділів, кількості діючих штатних одиниць, категорії «Резервна».

2. Структурна і штатна чисельність фінансового блоку. Зазвичай представляється у вигляді таблиці з обов'язковим зазначенням назв відділів, посад, кількості діючих штатних одиниць, категорії «Резервна» (див. Таблицю).

3. Основні цілі і завдання фінансового блоку. В даному розділі регламенту зазвичай дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, і завдань, які необхідно вирішити фінансовому блоку для їх досягнення. Завдання визначаються для кожного відділу.

4. Матриця функцій. Це таблиця, в якій по вертикалі розташовані функції фінансового блоку, а по горизонталі - організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів ФЕС. На перетині рядків і граф робиться відмітка (хто за що відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливу завантаженні відділів і дозволяє оптимально згрупувати функції по підрозділах.

5. Порядок взаємодії співробітників фінансового блоку. Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії - між окремими працівниками та (або) структурними підрозділами компанії і зовнішній - з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структури компанії в цілому, функцій і завдань інших її підрозділів, сформованих принципів і традицій.

6. Порядок вирішення конфліктних ситуацій. В даному розділі детально прописується процедура подачі апеляції або висловлення незгоди з ланцюжка «генеральний директор - фінансовий директор - керівник відділу - рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань і пропозицій (отримане завдання, яке приймається рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), в тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і у його безпосереднього керівника.

7. Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора і фінансового блоку. Цей розділ включає переліки і опис показників, при виконанні яких робота фінансового директора і його підлеглих визнається успішною. Показники повинні бути конкретними і вимірюваними.

8. Заключні положення. У цій частині закріплені порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення співробітників з Положенням та процедура його зберігання.

Положення про фінансовий блоці в обов'язковому порядку cогласовивается з кадровою службою компанії і затверджується генеральним директором.

Таблиця. Структура і штат ФЕС

Найменування структурних підрозділів та посад	структурна чисельність
	діюча	резервна
Фінансовий директор	1	0
Відділ фінансового контролінгу	5	0
Керівник відділу - фахівець з управлінського обліку	1	0
Фінансовий менеджер з бюджетування і планування	1	0
	1	0
Фінансовий фахівець 2-ї категорії	1	0
Фінансовий аналітик	1	0
казначейство	4	1
Керівник відділу - скарбник	1	0
Кредитний офіцер	1	1
Фінансовий фахівець 1-ї категорії	1	0
Касир	1	0
Контрольно-ревізійний відділ	5	0
Керівник відділу - головний аудитор	1	0
аудитор	2	0
Ревізор	2	0
Відділ бухгалтерського обліку та звітності	5	1
Начальник відділу (головний бухгалтер)	1	0
Заступник начальника	1	0
Бухгалтер	2	1
Бухгалтер-касир	1	0
Служба IT-супроводу	3	0
Керівник відділу	1	0
програміст	2	0
Фінансовий блок	23	2

Положення про відділ ФЕС

До розробки положень про відділи, що входять до складу ФЕС, фінансовий директор залучає керівників відділів і делегує їм частину своїх повноважень. Регламент діяльності кожного з підрозділів ФЕС формується окремо і зазвичай складається з наступних частин:

1. Загальні положення. Тут вказується, що даний відділ є структурним підрозділом фінансового блоку компанії, прямо підлеглим фінансовому директору; прописується порядок створення і ліквідації відділу; закріплюється безпосереднє підпорядкування співробітників керівнику відділу. Тут же дається посилання на регламентують діяльність відділу документи (регламенти основних бізнес-процесів).

2. Структура відділу. У першому пункті цього розділу зазвичай міститься інформація про те, що структура і штатна чисельність відділу, а також зміни, що вносяться до організаційно-функціональну структуру та штатну чисельність, затверджуються наказом генерального директора виходячи з умов і особливостей діяльності компанії за пропозицією керівника даного відділу і погодженням з фінансовим директором. У другому пункті представлена \u200b\u200bблок-схема відділу з обов'язковим зазначенням назв і кількості посад, включаючи категорію «Резервна».

3. Основні функціональні обов'язки співробітників відділу. Відповідно до Положення про ФЕС і завданнями підрозділу вказуються основні обов'язки його співробітників, спрямовані на реалізацію поставлених перед відділом цілей.

4. Права і відповідальність співробітників. У цьому розділі докладно викладені права, а також закріплена відповідальність кожного зі штатних співробітників відділу за виконання покладених на нього посадових обов'язків.

5. Контроль і перевірка діяльності відділу. Ця частина регламентує порядок проведення ревізії діяльності відділу, тут же наведена система контролю і дані критерії оцінки.

6. Заключні положення. Аналогічно Положення про фінансовий блоці.

Потрібно врахувати, що в ході узгодження положень про ФЕС і її відділах первісна структура фінансового блоку, його завдання та функції можуть зазнати змін. Буває, що деякі функціональні обов'язки одного співробітника або відділу дисонують із загальними функціями і вимагають «переміщення» в інші відділи або створення нового підрозділу. Це нормально, оскільки вся робота по створенню регламентів проводиться ще й з метою оптимізації структури фінансового блоку.

Що слід врахувати, створюючи регламентуючі документи

Порада від Олени Корнєєвої
1. Всі положення регламентуючих документів повинні бути сформульовані максимально конкретно. Якщо ви дозволяєте собі формулювання типу «повинен сприяти розвитку» або «докладати всіх зусиль для" ?, то готуйтеся до свідомо невиконання такого завдання. Справді, як виміряти і проконтролювати, чи сприяють працівники фінансового блоку розвитку чи ні? Чи всі зусилля докладали або частина?
2. Пункти регламентуючих документів повинні бути докладними. Якщо, наприклад, в посадовій інструкції керівника контрольно-ревізійного відділу написано: «розробляє тактичні заходи по контролю товарообігу компанії», - то це все одно що не написано нічого. Деталізуйте. Чи проводить ревізії складських залишків? Їздить чи для цього у відрядження на регіональні склади? Складає плани інвентаризацій? Кому і в якому вигляді подає звіт про виконану роботу? І так далі.
3. Все викладене в регламентуючих документах повинно бути правдою, і тільки правдою. Немає ніякого сенсу створювати документ, в якому бажане буде видаватися за дійсне. Такі документи «не працюють».
4. Пункти в регламентуючих документах не повинні суперечити один одному, вони повинні один одного доповнювати.

Посадові інструкції

Посадові інструкції співробітників компанії - важлива, але вельми болюча тема. З одного боку, все підкреслюють їх значущість і корисність, з іншого - посадові інструкції досить часто «не працюють». Навіщо ж потрібні посадові інструкції і як змусити їх «працювати»? Наведемо кілька аргументів.

Посадові інструкції дозволяють фінансовому директору мінімізувати конфлікти, пов'язані з тим, що керівник «розходиться» з підлеглим у визначенні обов'язків останніх. Основний сенс посадових інструкцій - в доданні більшій прозорості трудового процесу. Тобто інструкції повинні описувати прямі обов'язки фахівця, сферу його компетенції, критерії оцінки ефективності роботи, відповідальність. І якщо в них все це відображено і, більш того, відповідає дійсності, то керівник отримує відмінний інструмент управління персоналом, що значно полегшує вирішення таких найважливіших проблем, як, наприклад, адаптація та мотивація персоналу, зменшення або збільшення заробітної плати.

Недотримання або ігнорування посадових інструкцій неминуче призводить до дискредитації в очах підлеглих

Крім іншого посадові інструкції вимагають їх дотримання не тільки працівником, але в тій же мірі і роботодавцем. Все, що керівник запитує з підлеглого понад написаного в інструкції, має оплачуватися додатково. Якщо передбачені будь-які права співробітника, їх доведеться забезпечити. Посадові інструкції дисциплінують керівника: їх недотримання або ігнорування неминуче призводить до дискредитації його в очах підлеглих. А оскільки фінансовий директор грає одночасно дві ролі: керівника - з одного боку, і найманого працівника - з іншого, то посадові інструкції здатні захистити і його власні інтереси.

Детальна посадова інструкція включає, як правило, такі пункти:
1. загальні положення - опис документа, посаду, ким призначається співробітник на дану позицію і ін.
2. Вимоги до кваліфікації. Дається опис рівня освіти, а також знань, умінь і навичок, що відповідають названої посади. Цей пункт має сенс тільки при чіткому дотриманні заданого стандарту: якщо кваліфікаційні вимоги не принципові, його краще опустити.
3. Посадові обов'язки. Детальний і покроковий опис всього, що фахівець повинен робити.
4. Критерії успішності виконання трудових обов'язків. Заздалегідь обумовлюються критерії, за якими буде оцінюватися успішність виконання посадових обов'язків. Чи не в кожному випадку такий опис можна написати, але його наявність бажано, оскільки в подальшому це спростить процес прийняття рішення про мотивацію працівника.
5. Права фахівця. Це може бути, наприклад, своєчасне отримання зарплати, використання ресурсів компанії для виконання посадових обов'язків, отримання зворотного зв'язку від керівника тощо.
6. Права і обов'язки керівника. Цей пункт доповнює попередній, в ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника фахівця.
7. Відповідальність фахівця. Опис, за що саме відповідає працівник і що буде, якщо не виконані посадові обов'язки або допущені будь-які порушення.

У підсумку виходить досить довгий і детальний документ, проте подробиці дозволять в подальшому будувати взаємини зі співробітниками на якісно іншому рівні.

Посадова інструкція повинна бути узгоджена з безпосереднім і прямим керівниками (тобто з керівником відділу ФЕС і фінансовим директором), кадровою службою і затверджена генеральним директором. Після того як працівник ознайомиться з нею, підтвердивши цей факт своїм підписом, один екземпляр інструкції обов'язково вручається йому, а не здається «в архів». Тільки в цьому випадку можна очікувати будь-якого ефекту від даного документа.

Про важливість мотивації

Найбільш актуальним завданням при розробці системи мотивації співробітників ФЕС є створення прозорої і чіткої системи управління винагородами і негрошовими компенсаціями.

Безумовно, за реалізацію цього завдання відповідає, перш за все, кадрова служба, але фінансовий директор не усувається від цієї роботи. Його роль зводиться до виконання наступних дій:
- забезпечення взаємозв'язку між схемою виплати винагород і компенсацій, позицією, яку займає співробітниками, і довгостроковим бюджетом компанії;
- визначення і узгодження з кадровою службою порядку встановлення і зміни посадових окладів, надбавок для працівників фінансового блоку;
- оцінка відповідності порядку навчання співробітників за рахунок компанії можливостям її бюджету;
- вироблення спільно з юридичним блоком рекомендацій кадровій службі з питань формування соціального пакета: оплати відпустки, лікарняного листа (як з отриманням останнього, так і без), страховки і т.д. Ув'язка фонду оплати соціального пакету з довгостроковим бюджетом компанії;
- вирішення питань з надання відгулів в якості компенсації переробок для співробітників свого блоку;
- виявлення і реалізація спільно з кадровою службою мотивуючих чинників негрошового характеру для кожного із співробітників. Тільки на перший погляд такі фактори здаються несуттєвими, насправді вони мотивують фінансистів не гірше, ніж гроші. Наприклад: зручне крісло для співробітника з хворою спиною, окремий кабінет (нехай маленький) для скарбника, можливість пересуватися зручним видом транспорту для співробітників, перегляд режиму роботи для співробітниць з маленькими дітьми і т.д .;
- розробка переліку умов, необхідних для просування по кар'єрних сходах в фінансовому блоці.

Після завершення цих робіт фінансовий директор має право вимагати від кадрової служби положення про систему мотивації для свого персоналу.

Перераховані вище положення - далеко не повний перелік всіх можливих документів, що регламентують процеси з управління персоналом в фінансовому блоці. Але це той необхідний мінімум, який створює основу системи управління. Надалі розроблені документи будуть переглядатися, модифікуватися в ході розвитку компанії, постановки нових завдань і цілей.

Однак належним чином розроблена і впроваджена в життя система регламентів допоможе фінансовому директору «підняти» себе над поточними операціями, не дасть загрузнути в вирі безкінечних цифр, дозволить впливати на прийняття управлінських рішень в компанії і підготує фінансову службу до виконання стратегічних завдань бізнесу. А вміння поєднувати стратегічне мислення і тактичне керівництво - головна якість сучасного фінансового директора.

к.е.н.,
зав. кафедрою фінансів і кредиту економічного факультету ВДУ

Плетньов Ю.М.,
здобувач кафедри фінансів і кредиту економічного факультету ВДУ,
начальник відділу ЗАТ «Воронежстальмост»

У сучасних умовах все більш значущими за своїми наслідками для діяльності підприємств стають рішення, що приймаються фінансовими менеджерами і аналітиками. Цінова і дивідендна політика, управління капіталом мають принципове значення для підсумків його діяльності. перехід російської економіки до ринкових відносин поставив велику кількість питань і пред'явив нові вимоги до управління фінансами підприємств. Вивчення законів ринку і організація фінансових відносин відбувалися «по ходу справи», а автоматичне перенесення концепцій Заходу на вітчизняний грунт приводив до відторгненню російськими практиками цілком заможних ідей. Вищеназвані причини частково вплинули на економічний стан російських підприємств. У зв'язку з цим представляється необхідним обговорити проблеми організації і функціонування фінансово-економічної служби підприємства. Безумовно, ця служба повинна відповідати його інтересам в залежності від поставлених перед ним цілей і завдань. Пропонуємо обговорити ці проблеми на прикладі ЗАТ «Воронежстальмост», інших підприємств АТ «Мостостройіндустрія» і деяких промислових підприємств міста Воронежа, що мають одиничний, несерійний характер виробництва. У статті розглянуті і проаналізовані організаційні структури фінансово-економічних служб підприємств, Вироблені рекомендації щодо складу їх функцій.

Своєрідним предметом праці фінансово-економічної служби є гроші і грошові потоки, що виникають всередині самого підприємства і за його межами, що зв'язують його з іншими підприємствами, кредитно-банківською системою, господарюючими суб'єктами, що знаходяться в об'єднанні. Для управління фінансами підприємств використовується фінансовий механізм - система управління фінансовими ресурсами з метою ефективного впливу на кінцеві результати виробництва. Фінансовий механізм покликаний забезпечувати реалізацію функцій фінансів, пов'язаних з:

• забезпеченням підприємства грошовими коштами;
• розподілом і контролем використання коштів.

Перша функція має на увазі оптимальну забезпеченість підприємства грошовими коштами. Оптимізація грошових потоків - одна з головних задач фінансової служби.

Розподільна функція пов'язана з відшкодуванням витрат на виробництво і формуванням доходу. Цей дохід, в свою чергу, розподіляється між підприємством і зовнішніми організаціями, з якими воно пов'язане зобов'язаннями, а також між підприємством і державою. Контрольна функція передбачає застосування різного роду показників і встановлення економічних стимулів або санкцій.

Головна мета фінансової служби - найбільш повна реалізація функцій фінансів шляхом зміцнення фінансового становища підприємства за рахунок підвищення його рентабельності, прибутку, зростання продуктивності праці, зниження витрат, підвищення якості продукції та впровадження нових передових технологій і досягнень науки.

До числа найбільш важливих завдань, покладених на фінансово-економічну службу, на нашу думку, слід віднести:

• мобілізацію фінансових ресурсів для забезпечення простого і розширеного відтворення з метою отримання прибутку;
• виконання фінансових зобов'язань і організацію розрахунків по заробітній платі з постачальниками, банками, бюджетом;
• сприяння ефективному використанню виробничих фондів і інвестицій;
• розробку і реалізацію фінансового плану, бюджету підприємства;
• забезпечення оптимальної структури капіталу;
• контроль за раціональним використанням фінансових ресурсів, дотриманням фінансово-економічних показників виробничої діяльності.

Організаційна структура фінансової служби відображає склад численних функціональних підрозділів підприємства і визначає координацію їх спільної діяльності на шляху досягнення поставлених перед підприємством цілей. Саме ця координація виступає основою організаційної структури, яка зазвичай визначається як сукупність стійких зв'язків в організації. Зв'язки тут розглядаються як вираз відносин, а не як якесь конкретне дію. Через структурні зв'язки реалізуються відносини координації між підрозділами підприємства, здійснюється взаємодія функціональних служб, в якому розрізняють дві важливі складові: права структурної одиниці і її інформаційне забезпечення. На жаль, в економічній літературі, і в тому числі в літературі по фінансовому управлінню, не приділяється достатньої уваги складу, взаємодії окремих функціональних підрозділів фінансово-економічної служби підприємства.

Фінансово-економічне управління є частиною процесу загального управління підприємством, тому менеджмент в цій сфері може будуватися за управлінськими схемами, традиційно що відносяться до підприємства в цілому. Це можуть бути лінійно-функціональні схеми управління, добре себе зарекомендували в умовах стабільності, або гнучкі і адаптивні схеми, орієнтовані на мінливі ринкові умови, або матричні, продуктові схеми управління. Головна умова вибору схеми управління - вона повинна відповідати умовам виробництва і типу організації.

Розглянемо як приклад організаційну структуру фінансово-економічної служби на підприємствах АТ «Мостостройіндустрія». На рис. 1 зображена організаційна структура економічної служби ЗАТ «Улан-Удестальмост». Підприємства в Кургані і Улан-Уде будувалися за зразком воронезького заводу, повторюючи його організаційну структуру. З плином часу вона стала змінюватися на всіх підприємствах

Мал. 1. Організаційна структура фінансово-економічної служби ЗАТ «Улан-Удестальмост»

Організаційна структура фінансово-економічної служби Улан-Уденського заводу на сьогоднішній момент зазнала найменші зміни. Цю схему управління можна вважати вихідною, яка збереглася з часів планової економіки. Вона включає традиційні групи, що входять до бухгалтерського та економічний відділи.

На рис. 2, 3 представлені схеми фінансово-економічних служб підприємств «Воронежстальмост» і «Курганстальмост».

Мал. 2. Організаційна структура фінансово-економічної служби ЗАТ «Воронежстальмост»

Мал. 3. Організаційна структура фінансово-економічної служби ЗАТ «Курганстальмост»

В організаційних структурах фінансово-економічних служб цих підприємств є багато схожого. Вищий управлінський рівень - генеральний директор. Другий рівень - заступник генерального директора (у Курганського підприємства традиційно - «по економіці і фінансам», у воронезького заводу - «з перспективного розвитку»). При цьому головний бухгалтер і його відділ відповідно до схем організаційної структури підпорядковуються безпосередньо директору. Більшою мірою це доречно для воронезького підприємства, оскільки основна діяльність заступника директора пов'язана з перспективним плануванням, роботою з замовниками та обґрунтуванням цін на продукцію. Такі ж функції характерні і для заступника директора з економіки та фінансів заводу в Кургані. Саме в його підпорядкуванні знаходяться відділ зовнішньоекономічних зв'язків, робота якого в першу чергу спрямована на забезпечення виробництва замовленнями. Підпорядкованість головного бухгалтера і його відділу безпосередньо генеральному директору пояснюється відповідністю організаційної структури сутності планової економіки, а також правом головного бухгалтера розпоряджатися грошовими коштами на розрахунковому рахунку виходячи з вимоги другого підпису на платіжних документах. Зберігається і персональна відповідальність головного бухгалтера за використання грошових коштів. На сьогоднішній день підпорядкування головного бухгалтера безпосередньо генеральному директору закріплено в статутних і посадових документах підприємств.

Один з елементів організаційної структури Курганського заводу заслуговує на особливу увагу - підпорядкування юридичного відділу заступнику директора з економіки. Робота цієї служби багато в чому пов'язана з підготовкою договорів із зовнішніми організаціями, з оцінкою правоправності рішень, прийнятих економічними службами, з виконанням зобов'язань підприємства перед державою і контрагентами. Тому такий стан юридичної служби в організаційній структурі, на нашу думку, закономірно. Також, на наш погляд, абсолютно виправдано безпосереднє підпорядкування відділу зовнішньоекономічних зв'язків (ОВЕС) заступнику директора з економіки Курганського заводу або заступнику директора з перспективного розвитку воронезького заводу. Основна діяльність ОВЕС спрямована на забезпечення виробництва замовленнями, що тісно пов'язано з економічним аналізом потенційного замовлення. Мати групу економістів і в плановому відділі, і в ОВЕС недоцільно і дорого. Об'єднання цих служб під керівництвом заступника директора цілком виправдано. Доказом, що підтверджує доцільність положення ОВЕС і планово-економічної служби, є зміни організаційної структури воронезького заводу протягом декількох останніх років.

Після створення на заводі служби зовнішньоекономічних зв'язків бюро цін, що відповідає за калькуляцію продукції і знаходиться в підпорядкуванні у головного економіста, передали в структуру відділу зовнішніх зв'язків. Пізніше його знову повернули в безпосереднє підпорядкування головному економісту. В даний час організаційна структура виглядає більш закінченою: як економісти, так і фахівці з маркетингу об'єднані під єдиним керівництвом (на воронезькому заводі - заступника директора з перспективного планування, в Кургані - заступника з економіки та фінансів). Бюро цін залишається в віданні головного економіста, працює в структурі фінансово-економічної служби і підпорядковується в кінцевому рахунку заступнику директора з економічних питань.

У складі економічних служб заводів знаходиться відділ праці і заробітної плати (ОТиЗ), що є традиційним для структури фінансово-економічної служби.

Особливість структури економічної служби Курганського заводу - виділення в її складі самостійного фінансового відділу. Його положення і підпорядкування безпосередньо заступнику директора з економіки та фінансів відповідає сучасним вимогам. На воронезькому заводі немає самостійного фінансового відділу. Його функції виконує фінансова група в складі бухгалтерії. Не викликає сумнівів той факт, що роль фінансової служби зросла і посилюється з розвитком ринкових відносин в Росії. В даний час необхідні фінансові відділи, в обов'язок яких ставляться завдання формування раціональної структури капіталу, оцінки забезпеченості підприємства обіговими коштами, управління грошовими потоками, проведення фінансового аналізу, пошуку джерел фінансування, бюджетування та ін. В зв'язку з цим досвід Курганського заводу з розділення функцій бухгалтерії і фінансового відділу представляється таким, що відповідає вимогам часу. На воронезькому заводі фінансова група входить до складу бухгалтерії. У зв'язку з цим до основних функціональних обов'язків бухгалтерії відносяться: управління фінансами, облік матеріалів та іншого майна, нарахування амортизаційних відрахувань, фінансова звітність та податки. При цьому в складі бухгалтерії немає аналітичної служби, яка проводила б оцінку поточного фінансово-економічного стану підприємства, джерел фінансування, інвестиційних потоків. Така служба відсутня і в структурі планово-економічного відділу. Розрахунок вартості нових замовлень, порівняння планових і фактичних показників проводяться економічною службою, фінансова діяльність контролюється бухгалтерією, яка констатує хід руху фінансових ресурсів, управляє ними і підводить підсумок. Таким чином, прогнозування фінансово-економічного стану підприємства, операційний аналіз його виробничої діяльності відсутні. Оцінка економічного стану проводиться за фактичними даними, коли вплинути на них вже не можна. Для поліпшення організації роботи та координації діяльності фінансово-економічної служби кожне з аналізованих підприємств може і повинно оптимізувати організаційну структуру цієї служби. Не випадково на воронезькому заводі за останні роки значно виріс чисельний склад бухгалтерії. Збільшення числа функціональних обов'язків в рамках одного відділу негативно позначається на результатах і ефективності його роботи. Для зміни ситуації потрібно упорядкувати і чітко розмежувати функціональні завдання фінансово-економічної служби і відобразити це в організаційній її структурі. На сьогоднішній день важливо, на наш погляд, передбачити в складі фінансово-економічної служби посади фахівців з фінансового планування, проведення поточного операційного аналізу, оцінці привабливості інвестиційних проектів, складання бюджету підприємства, оцінці різних джерел фінансування, тобто посади фінансистів або фінансових менеджерів.

Поряд з підприємствами АТ «Мостостройіндустрія» аналізувалися організаційні структури інших підприємств Воронежа: ВАТ «Рудгормаш» і Воронезького вагоноремонтного заводу імені Тельмана (ВВРЗ). Схеми організаційних структур економічних служб цих підприємств наводяться нижче на рис. 4 і 5.

Мал. 4. Організаційна структура фінансово-економічної служби ВАТ «Рудгормаш»

Слід зазначити, що якщо перші три підприємства співмірні за обсягами виробництва, то завод «Рудгормаш» і ВВРЗ майже в два рази більше як за виробничою потужністю, так і за кількістю працюючих. Структура фінансово-економічної служби підприємства «Рудгормаш» орієнтована на сучасні вимоги управління фінансами комерційної організації і, на наш погляд, досить складна. Вся служба очолюється заступником директора з економіки та поділяється на управління: планово-економічне та обліку і аналізу (куди входять бухгалтерія та фінансовий відділ). До складу служби також включений відділ оподаткування.

У планово-економічне управління входять традиційні підрозділи: економічне, організації праці і заробітної плати. Структура управління бухгалтерії і фінансів включає в себе служби, що відповідають сучасним вимогам. Тут крім традиційних секторів у складі бухгалтерії виділені окремі служби: управлінського обліку і аналізу, бюджетування, взаєморозрахунків і роботи з банками. Однак підпорядкування фінансового відділу головного бухгалтера представляється невиправданим. Прямого виходу на керівника економічної служби у начальника фінансового відділу немає. Доцільніше, на наш погляд, залишити за кожною із служб тільки властиві їм функції і вивести на пряме підпорядкування заступнику директора з економіки кожну з них: бухгалтерію, планово-економічну та фінансовий відділ. Податковий відділ виведений зі складу бухгалтерії, хоча він будує свою діяльність на основі бухгалтерських даних і, отже, повинен перебувати в складі бухгалтерії.

Організаційна структура економічної служби ВВРЗ імені Тельмана, навпаки, не ускладнена сучасним поділом функцій і подібна до організаційної структури ЗАТ «Улан-Удестальмост». Відмінність фінансово-економічної служби заводу імені Тельмана в тому, що на чолі її стоїть заступник директора з економіки. Сама служба підрозділяється на економічний відділ і бухгалтерію. У кожне з підрозділів входять традиційні функціональні групи і бюро. Варто звернути увагу на той факт, що в складі економічного відділу цього підприємства є сектор обліку і аналізу. Зазвичай такий сектор присутній в структурі бухгалтерії (в її фінансовій частині).

Мал. 5.

З бесід з керівниками економічних служб складається думка, що економісти-практики бачать аналітичну групу або в фінансовому, або в економічному відділах, найменше пов'язуючи її діяльність з чисто обліковими підрозділами бухгалтерії. Такої ж думки про становище даної групи в організаційній структурі дотримуються автори роботи.

На момент обстеження діяльності фінансово-економічної служби ВВРЗ до складу бухгалтерії вводився додатково фахівець з оподаткування. На нашу думку, в сучасній ситуації наявність подібних фахівців в складі економічної служби підприємства стало необхідністю.

З аналізу розглянутих організаційних структур фінансово-економічних служб, виявлених закономірностей їх зміни і вимог до них можна зробити висновки про те, яким умовам повинна відповідати схема управління фінансами на підприємстві з характером виробництва, подібним з виробництвом на підприємствах АТ «Мостостройіндустрія»:

• керівництво фінансово-економічною службою підприємства повинен очолювати заступник генерального директора з економіки та фінансів - особа, яка несе повну відповідальність за управління грошовими потоками підприємства;
• виділення зі структури бухгалтерської служби в самостійний підрозділ фінансового відділу, функціями якого є: управління грошовими потоками; проведення аналізу та оцінки стану підприємства; фінансове планування і прогнозування; оцінка інвестиційних проектів;
• організація в рамках фінансового або планово-економічного відділів аналітичної служби для проведення періодичного зіставного аналізу фінансово-економічного стану підприємства, зіставлення запланованих показників з фактичними;
• включення до складу економічної служби ОВЕС, оскільки планування перспективної діяльності та забезпечення виробництва замовленнями вимагають економічного обгрунтування;
• оскільки діяльність економічної служби підприємства покликана як відповідати внутрішнім потребам виробництва, так і забезпечувати досить широке коло зовнішніх зв'язків, цілком виправдано включення в цю структуру юридичної служби.

Основна роль в процесі управління фінансами підприємства відводиться заступнику директора з економіки та фінансів (інакше: директору з економіки, віце-президенту компанії з фінансів), який безпосередньо підпорядковується генеральному директору. Це ключова фігура, яка відповідає за розробку стратегії і тактики фінансового менеджменту, їх реалізацію для досягнення цілей, що стоять перед підприємством. До посадових обов'язків заступника директора з економіки та фінансів належить вирішення завдань, що визначають фінансову політику і реалізують економічні цілі підприємства. Назвемо деякі з них: вибір схем управління службою, шляхів і способів їх вдосконалення, організація ефективної роботи економічної служби, підбір і розстановка кадрів, управління структурними підрозділами служби, надання зацікавленим особам фінансово-економічних показників діяльності підприємства, робота з банківською системою і партнерами по бізнесу , формування і розвиток відносин з власниками.

Наступний рівень управління фінансово-економічною службою - головні фахівці та начальники відділів, які очолюють функціональні служби, що знаходяться під безпосереднім керівництвом заступника директора з економіки та фінансів. Це бухгалтерія на чолі з головним бухгалтером; фінансовий відділ на чолі з начальником відділу; планово-економічний відділ, відділ праці і зарплати і бюро цін під єдиним керівництвом головного економіста. Організаційна структура управління фінансами, що дозволяє оптимізувати фінансові потоки, що виникають в результаті виробничо-фінансової діяльності підприємства, може виглядати у вигляді схеми, представленої на рис. 6.

У запропонованій структурі бухгалтерія відповідає головним чином за вибір облікової політики та організацію облікової діяльності. Вона також відповідальна за достовірне відображення в обліку господарських операцій, надання даних обліку внутрішнім і зовнішнім користувачам, правильність ведення податкового обліку. Крім традиційних функціональних підрозділів в її структуру можуть бути включені сектори внутрішнього аудиту, управлінського і податкового обліку. Податкова служба входить до складу бухгалтерії з наступних причин: по-перше, через те, що всі форми фінансової звітності - баланс, звіт про прибутки і збитки, звіт про рух грошових коштів та ін. - формуються в бухгалтерії. По-друге, за характером своєї діяльності податкова служба - облікова підрозділ. По-третє, необхідні раціональні обмеження кількості окремих підрозділів у складі економічної служби. Бухгалтерією збираються також відомості про витрати і проводиться їх рознесення по видам для подальшого подання у форматі «постійні - змінні витрати» в рамках управлінського обліку. Диференціація витрат важлива для проведення операційного аналізу, розрахунку «точки беззбитковості». Слід зазначити місце проведення подібного аналізу. Традиційно його відносять до управлінського обліку, який видається частиною бухгалтерської діяльності. На практиці проведення операційного аналізу частіше відносять до функцій економістів-аналітиків, пов'язуючи його з діяльністю фінансового або планово-економічного відділу. Можна відзначити, що аналіз «витрати - обсяг - прибуток» є складовою невід'ємною частиною фінансового менеджменту, тому в представленій організаційній структурі облік витрат слід виділити як функцію бухгалтерії, а проведення аналізу закріпити за аналітиками економічної служби. На нашу думку, цей підхід до розмежування функцій видається більш правильним, оскільки планування показників виробничої діяльності, зіставлення їх планових і фактичних значень повинні здійснюватися однією службою.

Мал. 6.

У рекомендованої організаційній структурі фінансова служба, очолювана начальником відділу, виділена в окрему структурну одиницю. Фінансовий відділ знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні у заступника директора з економіки та фінансів. Такий стан відділу продиктовано вимогами, які пред'являються до цієї служби сучасним характером економічних відносин. У ринковій економіці завдання, які вирішуються фінансовим відділом, мають високу значимість для підприємства. До компетенції відділу входять: пошук джерел фінансування виробництва, управління структурою капіталу підприємства, оцінка наявності і достатності обігових коштів, відстеження надходження виручки, управління дебіторською та кредиторською заборгованістю, проведення аналізу відповідності наявних у підприємства коштів його фінансовими зобов'язаннями, фінансове планування і прогнозування, залучення та управління коротко-
терміновими кредитами і фінансовими вкладеннями, участь в складанні бюджету підприємства, здійснення фінансового аналізу, оцінка економічної ефективності інвестиційних проектів. Перераховані завдання складні за змістом, а тому вимагають високої кваліфікації персоналу фінансового відділу. Наприклад, оцінка інвестиційних проектів вимагає високого рівня знань фінансового менеджменту, бухгалтерського обліку, планування виробництва, обгрунтування витрат, володіння методиками аналізу і розрахунку грошових потоків. Саме тому так важливо мати окрему спеціалізується на управлінні фінансами службу. Щось схоже на такий служби в складі бухгалтерії, як це має місце на більшості підприємств, в даний час вже неприпустимо.

Економічна служба, очолювана головним економістом, включає в себе планово-економічний відділ і відділ організації праці та заробітної плати. Діяльність планового відділу пов'язана з вирішенням наступних завдань: планування виробничої діяльності та пов'язаних з нею витрат, аналіз фактичних даних за обсягом і витратам виробництва, виявлення та аналіз причин відхилень від планових показників і нормативів. Ця служба розробляє шляхи і методи зниження витрат, готує рішення по ціноутворенню на різні види продукції, спільно з іншими структурними підрозділами є розробником бізнес-планів підприємства, збирає і веде звітні документи про його виробничої діяльності, визначає і відстежує прибуток, отриманий від виробництва і реалізації продукції. Планована і фактичний прибуток служить об'єктом пильної уваги планового відділу. Звідси випливає доцільність проведення аналізу поточного економічного стану підприємства саме в цьому відділі. Служба, в якій розроблялися плани і відстежувалися фактичні результати виробничої діяльності, повинна бути місцем проведення операційного аналізу, аналітичної роботи з оцінки підсумкових показників в порівнянні з плановими.

У безпосередньому зв'язку з плановим відділом знаходиться відділ організації праці та заробітної плати. Його функціональне призначення - організація, нормування і облік витрат праці на підприємстві. Відділ проводить обґрунтування розцінок на виробничі операції, враховує і аналізує трудові витрати.

Безумовно, економічна служба не в змозі відокремлено проводити планування виробництва або готувати звітність. У цій роботі важлива зв'язок з виробничими відділами, маркетингової та технічної службами підприємства. У процесі підготовки звітності та проведення аналізу економістам необхідна взаємодія з бухгалтерією і фінансовим відділом, відділом збуту.

Як зазначалося під час аналізу організаційних структур підприємств, що входять в АТ «Мостостройіндустрія», до складу їх економічних служб доцільно ввести відділ зовнішніх економічних зв'язків і юридичну службу. Ця пропозиція знайшла своє відображення в організаційній структурі, яка рекомендується для впровадження в ЗАТ «Воронежстальмост» (рис. 7).

Діяльність ОВЕС пов'язана з економічним обґрунтуванням проектів, передбачуваних до запуску у виробництво. На нашу думку, мати групу економічного аналізу в ОВЕС недозволено дорого для подібних підприємств. Включення ОВЕС в структуру економічної служби, як це зроблено в Кургані, є, на наш погляд, вдалим рішенням. Подібна ситуація складається і з юридичною службою. Її діяльність тісно пов'язана з роботою економічних структур. Об'єднання ОВЕС, юридичної служби та економічних структур під керуванням заступника директора з економіки та фінансів представляється раціональним з точки зору координації їх спільної діяльності.

Рекомендована організаційна структура фінансово-економічної служби, на наш погляд, найбільш повно відображає вимоги до цієї служби. Разом з тим вона є орієнтовною. Залежно від конкретного підприємства можлива її коригування. При приватному ситуативному підході до побудови організаційної структури важливо зберегти функціональність, тобто можливість ефективного управління фінансово-економічною діяльністю. На підприємствах великого масштабу служба може містити велику кількість груп, бюро, відділів. Підприємство малого масштабу може мати службу, де функції і обов'язки секторів або груп можуть поєднуватися і здійснюватися меншим числом
працівників, але тим не менше і в цьому випадку необхідно підтримувати функціональність даної служби. Вона покликана забезпечувати оперативність і ефективність управління підприємством, реалізацію управлінських рішень на будь-якому рівні. Іншою вимогою до організаційної структури економічної служби, на нашу думку, є її адаптивність до постійно змінюється внутрішньому та зовнішньому середовищі. Структура повинна своєчасно модифікуватися в систему, яка відображатиме нові тенденції розвитку підприємства. Успіх його діяльності в перспективі багато в чому пов'язаний з відповідністю організаційної структури стоять перед ним цілям і задачам.

література

1. Виханский О.С., Наумов А.І.Менеджмент. - М .: «Фірма Гардарика», 1996. - 416 с.
2. Зайцев Н.Л.Економіка промислового підприємства. - М .: ИНФРА-М, 1998. - 336 с.
3. Самсонов Н.Ф., Баранникова Н.П., Володін А.А.Фінансовий менеджмент. - М .: ЮНИТИ, 1999. - 495 с.
4. Економіка підприємства. / Под ред. проф. Волкова О. І .: Підручник. - 2-е изд., Пераб. і доп. - М .: ИНФРА-М, 2001. - 520 с.
5. Дворецька А.Є.Організація управління фінансами на підприємстві. // Менеджмент в Росії і за кордоном. - 2002. - № 4. - С. 96.

Також з цієї теми.