Цахим баримт бичгийн менежмент. Гадаад практик. ОХУ-д менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх орчин үеийн асуудлуудын талаар Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх гадаадын туршлага


Лекц 1. Орчин үеийн технологи, албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалт. Одоогийн байдлын үнэлгээ баримт бичгийн дэмжлэгудирдлага (DOU).

"Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт, технологи" хичээл нь "Орос дахь албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын түүх", "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх орчин үеийн зохион байгуулалт, технологи" гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

Хичээлийн зорилго нь оюутнуудад түүхийн янз бүрийн үеүдэд үндэсний албан хэрэг хөтлөлтийн тогтолцоо үүсч хөгжих онцлогийн талаархи ойлголтыг өгч, шинжлэх ухааны үндэслэлтэй зарчимд суурилсан орчин үеийн баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах онол, практиктай танилцах явдал юм. түүнийг сайжруулах аргууд.

Хичээлийн зорилго:

    удирдлагын үйл явц дахь менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийн байр суурийг тодруулах;

    төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн тогтолцоо үүсч хөгжсөн түүхийг танилцуулах;

    Оюутнуудын дунд байгууллагын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах асуудлыг шийдвэрлэх оновчтой хандлагыг бий болгох;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын орчин үеийн стандарт бүтэцтэй оюутнуудыг танилцуулах;

Баримт бичгийн дэмжлэг нь удирдлагын технологийн үндэс юм

Оффисын ажил-баримтжуулах, албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үйл ажиллагааны салбар..

Эхэндээ энэ нэр томъёо нь аман ярианд (17-р зуунд байх магадлалтай) гарч ирсэн бөгөөд хэргийг шийдвэрлэх (үйлдвэрлэх) үйл явцыг илэрхийлдэг: "хэрэг гаргах" - асуудлыг шийдвэрлэх. Шийдвэр гаргах явцад үр дүнг нэгтгэх, тухайлбал тохиролцоонд хүрэх шаардлага гарсан. Эрт дээр үеэс ярианы үг нь богино настай, мартагдах, дамжуулах явцад гуйвуулах, буруу ойлгогдох зэрэг шинж чанартай байдаг тул ийм зорилгоор баримт бичгийг бий болгосон. 16-р зуунд аль хэдийн. гэдэг үгийг хэрэглэж байна хэрэгзарим асуудал, асуудалтай холбоотой баримт бичгийн цуглуулга. Энэхүү үзэл баримтлалд анх удаа "үйлдэл" гэдэг үгийг 1584 онд баримт бичигт тэмдэглэжээ.

Орчин үеийн оффисын ажилд дараахь зүйлс орно.

    баримт бичгийг (баримт бичгийг) цаг тухайд нь, зөв ​​бүрдүүлэх;

    баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах (хүлээн авах, шилжүүлэх, боловсруулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, хяналт, хадгалалт, системчлэлийн, архивт бэлтгэх, устгах).

"Оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой зэрэгцэн энэ нэр томъёо сүүлийн хэдэн арван жилд хэрэглэгдэж байна удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг(DOW). Түүний гадаад төрх байдал нь компьютерийн системийг удирдлага, зохион байгуулалт, програм хангамжид нэвтрүүлэхтэй холбоотой юм мэдээллийн дэмжлэгашигласан нэр томъёонд ойртох компьютерийн програмуудболон уран зохиол. Одоогийн байдлаар "бичиг цаасны ажил" болон "баримт бичгийн менежмент" гэсэн нэр томъёо нь ижил утгатай бөгөөд ижил үйл ажиллагааг илэрхийлэхэд хэрэглэгддэг.

Баримт бичгийн удирдлагын дэмжлэг (BMS) нь байгууллагын төлөв байдлын талаарх мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах, хадгалах, төлөв байдлыг өөрчлөх арга хэмжээг хянах зэрэг байгууллагын удирдлагын дэмжлэгийн нэг төрөл юм. DOW нь дараахь үндсэн процессуудыг агуулдаг.

    албан ёсны мэдээллийн хэрэгслээр байгууллагын үйл ажиллагааны төлөв байдлын талаархи хяналтын арга хэмжээ эсвэл мэдээллийг бүртгэх, жишээлбэл. " баримт бичиг"эсвэл "баримт бичиг боловсруулах";

    албан ёсны мэдээллээр цаг тухайд нь хангах, i.e. бичиг баримт шилжүүлэх эсвэл " баримт бичгийн урсгал";

    баримт бичгийг шуурхай, удаан хугацаагаар хадгалах, i.e. "архивын хадгалалт".

Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг гэдэг нь удирдлагын үндэслэлтэй шийдвэр гаргах, хэрэгжилтэд нь хяналт тавих үндсэн зорилго нь байгууллагын үйл ажиллагааны төлөв байдлын талаарх мэдээллийг удирдлагад хүргэх үйл ажиллагааны салбар юм.

Баримт бичиг баримт бичгийг үүсгэх, боловсруулах үйл явц юм. Төрийн стандартад баримт бичгийг "тогтсон дүрмийн дагуу янз бүрийн мэдээллийн хэрэгслээр мэдээлэл бичих" гэж тодорхойлсон.

Өнөөдөр сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагууд нь төрийн байгууллагууд болон улс орны хүн ам, иргэний нийгмийн бүтэц, бизнесийн хоорондын харилцааг үр дүнтэй удирдах хэрэгсэл, харилцааны хамгийн чухал хэрэгсэл болж байна.Бидний бодлоор үндэсний хэмжээнд шинэчлэлийн явцад сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ, технологийг нэгтгэх, стандартчилах, түүнчлэн төрийн байгууллагуудын харилцан үйлчлэлийг сайжруулахад баримтжуулах нэгдсэн зарчмуудыг бий болгох шаардлагатай байна. Баримт бичгийн дэмжлэгийн чиглэлээрх төрийн зохицуулалт нь цахим баримт бичиг, цахим харилцааны хэрэгслийг ашиглахтай холбоотой онцгой ач холбогдолтой юм. Төрийн байгууллагуудын мэдээлэл, баримт бичгийн хэмжээ нэмэгдэж байгаа нь эдгээр үйл явцыг төрөөс тогтмол хянах, удирдах шаардлагатай байгааг харуулж байна.

Дотоодын уламжлал, дэлхийн туршлага, Олон Улсын Архивын Зөвлөлийн зөвлөмжүүд нь баримт бичгийн менежментийг төрийн зохицуулалт хийх шаардлагатайг тодорхой харуулж байгаа бөгөөд тус улсын баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг үндэслэлтэй бууруулж байна.

Төрийн архивын алба нь Орос улсад удирдлагын баримт бичгийг зохион байгуулах ажилд оролцдог уламжлалтай.

Жишээлбэл, 1998 оны 12-р сарын 28-ны өдрийн 1562-р ОХУ-ын Холбооны архивын албаны тухай хамгийн сүүлийн дүрэмд дараахь үүрэг даалгавар багтсан болно: "Холбооны засгийн газрын байгууллагууд болон субъектуудын төрийн байгууллагуудтай хамтран хөгжүүлэх, сайжруулах. Оросын Холбооны Улсархив, албан хэрэг хөтлөлт, түүний дотор улсын албан хэрэг хөтлөлтийн систем, баримт бичгийн нэгдсэн систем.

Удирдлагын шинэ байгууллага - Холбооны архивын агентлаг (ОХУ-ын Засгийн газрын 2004 оны 6-р сарын 17-ны өдрийн 290 тоот тогтоолыг үзнэ үү) захиргааны шинэчлэлийн тухай шийдвэрийн дагуу баримт бичгийн менежментийн чиг үүргийг гүйцэтгээгүй. Энэ нь зөвхөн хэргийн ойролцоо нэр томъёо, холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны заавар, түүнчлэн холбооны засгийн газрын байгууллага, тэдгээрийн харьяа байгууллагуудын үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримт бичгийн жагсаалтыг хадгалах хугацааг зааж өгөх чиг үүргийг гүйцэтгэдэг. Бидний харж байгаагаар албан тасалгааны ажлыг "хөгжүүлэх" гэсэн хийсвэр даалгавар хүртэл журмаас хасагдсан. Энэ нөхцөл байдал нь улсын хэмжээнд сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудыг цаашид сайжруулах хэтийн төлөв тодорхойгүй байдлыг бий болгож байна. Үүний зэрэгцээ, бүх өндөр хөгжилтэй орнуудад баримт бичгийн менежментийн чиг үүргийг холбогдох төрийн байгууллагуудад хуваарилдаг бөгөөд энэ практик нь өөрийгөө зөвтгөдөг.

Орос улс туршлагадаа анхаарах ёстой гадаад орнууд. Үнэхээр ч өнөөдөр засаг захиргааны шинэчлэлийг хэрэгжүүлсний дараа сүүлийн гурван зуунд анх удаа төрийн баримт бичгийн удирдлагын чиг үүрэг (DOM) төрийн хараа хяналтаас гарчээ. Архивын байгууллага нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааг зохицуулах, хянах, хянах чиг үүргийг гүйцэтгэх боломжгүй. Энэ ажлыг өөр төрийн байгууллагад даатгаж байгаагүй. Мэдээжийн хэрэг, энэ нөхцөл байдал нь тус улсын сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын байдалд сөргөөр нөлөөлнө.

Одоогийн нөхцөлд сүүлийн жилүүдэд боловсруулагдсан "Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах тухай" холбооны хуулийн төслийн чухал ажил саад болж байна. Засгийн газрын бүтцийн шинэчлэл нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын хуримтлуулсан зохицуулалт, хууль эрх зүй, арга зүйн баазыг өргөн хүрээнд дахин боловсруулах шаардлагатай байна.

Ялангуяа "Цахим Орос (2002-2010)" холбооны зорилтот хөтөлбөрийн хүрээнд хийгдэж буй ажлыг харгалзан муж, муж, салбар хоорондын удирдлагын түвшинд мөрдөгдөж буй баримт бичгийн дэмжлэгийн стандартыг шинэчлэх шаардлагатай байна. мэдээлэл солилцох чиглэлээр олон улсын гэрээ, стандарт. Үүний зэрэгцээ баримт бичгийн урсгалын хэмжээ хяналтгүй өсөлтийг зогсоох шаардлагатай байна.

Төрийн байгууллагуудын үйл ажиллагаанд бий болсон баримт бичгийн хэмжээ жилд ойролцоогоор 250 тэрбум хуудас баримт бичиг байдаг. Үүний зэрэгцээ, төхөөрөмжийн санамсаргүй шалгалт засгийн газрын хяналтанд байдагЖил бүр баримт бичгийн хэмжээ 8-15% -иар нэмэгдэж байгаа нь тогтоогдсон.

Төрийн байгууллагуудын компьютержуулалтын түвшин нэмэгдсэн нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын төлөв байдалд нөлөөлж буй нэмэлт хүчин зүйл юм.

Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах шууд зардлын үнэлгээ нь төрийн байгууллагуудын нутаг дэвсгэр, түвшнээс хамааран үнийн дүнгийн мэдэгдэхүйц хэлбэлзлийг харуулж байна.

Баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах зардал нь нэг баримт бичигт дунджаар 50 рубль байдаг. Үүнтэй холбогдуулан баримт бичгийн төрлийг нэгтгэх, стандартчилах замаар 10% -иар бууруулах нь баримт бичиг боловсруулах, боловсруулах зардлыг бууруулснаар эдийн засгийн шууд үр дүнд хүрнэ гэж найдаж байна. Хадгаламж нь ойролцоогоор 12.5 тэрбум рубль юм.

Төрийн байгууллагуудын чиг үүрэг, тэдгээрийн баримт бичгийг бүрдүүлэх журмыг зохицуулах нь баримт бичгийг боловсруулах, боловсруулахад зарцуулсан цагийг (дунджаар 15-20 минутаас 3-4 минут хүртэл) бууруулж, 40-50% хэмнэх боломжийг олгодог. баримт бичгийн үйл явцад зарцуулсан нийт хугацаа. Энэ нь эргээд дор хаяж 2.5-3.0 тэрбум рублийн эдийн засгийн шууд үр нөлөөг авах боломжтой болно.

Одоогийн байдлаар Оросын эдийн засаг түүхий эдийн эдийн засгаас шинжлэх ухаан, техникийн дээд амжилт, улс орны оюуны чадавхийг ашигладаг өндөр технологи, мэдлэг шаардсан бүтээгдэхүүний үйлдвэрлэлийг өргөжүүлэх чиглэлд шилжиж байна. ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн дэргэдэх Аюулгүйн Зөвлөлийн өмнө нь гаргасан шийдвэрийн дагуу дотоодын бүтээгдэхүүн, ялангуяа гадаад зах зээлд өрсөлдөх чадварыг хангахад гол анхаарлаа хандуулах ёстой. Энэ нь 2002 оны 12-р сарын 27-ны өдрийн 184-ФЗ-ийн "Техникийн зохицуулалтын тухай" Холбооны хуульд заасан олон улсын стандартад нийцсэн амьдралын мөчлөгийн бүх үе шатанд бүтээгдэхүүний баримт бичиг, мэдээллийн дэмжлэгийг шаарддаг.

Комисс дээр мэдээллийн нууцлал 2003 оны 3-р сард ОХУ-ын Аюулгүй байдлын зөвлөл цахим баримт бичгийн менежментийн асуудалд анхаарлаа хандуулж, энэ чиглэлээр хууль эрх зүйн актуудыг бий болгох шаардлагатай гэж шийдвэрлэсэн.

    нэгдсэн нэгдсэн дүрэм журам тогтоох ба сургуулийн өмнөх боловсролын аргахаръяа газрын харьяаллаас үл хамааран төрийн байгууллагад;

    хэлтэс хоорондын баримт бичгийн эргэлтийн дүрэм, журам, баримт бичиг бүрдүүлэх үйл явц, баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг дагаж мөрдөхөд хяналт, хяналт;

    баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх чиглэлээр шинжлэх ухаан, арга зүйн ажил, удирдлагын байгууллагуудад баримт бичигтэй ажиллах хамгийн оновчтой аргыг нэвтрүүлэх. төрийн байгууллагууд;

    төрийн байгууллагын удирдлагын асуудлыг шийдвэрлэх жишиг журмыг төвлөрсөн боловсруулах;

    төрийн байгууллагад баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах, баримт бичгийн санг бүрдүүлэх мэдээллийн нөөцБайгууллага, баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоох, түүнчлэн удирдлагын байгууллага, байгууллагын баримт бичигтэй танилцах тухай хуулиар тогтоосон заалтуудыг дагаж мөрдөх;

    эрх бүхий байгууллага, төрийн байгууллагын цахим баримт бичгийн харилцаанд ашигладаг программ хангамж, мэдээллийн бусад хэрэгслийг шалгах;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтэн бэлтгэх, мэргэжил дээшлүүлэх.

Баримт бичгийн менежментийн үндэс болсон эдгээр зорилтуудыг хэрэгжүүлэх нь ОХУ-ын нийгэм, эдийн засгийн салбарын чанар, мэргэжлийн түвшинг дээшлүүлж, удирдлагын аппаратын үйл ажиллагааг сайжруулснаар нийт 13.75-ын эдийн засгийн шууд үр нөлөөг авах болно. 14.25 тэрбум рубль. Мөн шууд нөлөөнөөс хамаагүй илүү үр нөлөө нь үндэсний нийт бүтээгдэхүүний өсөлт, Оросын үйлдвэрлэгчдийн өрсөлдөх чадварт тусгагдсан шууд бус эдийн засгийн үр нөлөө юм.

Мэдээж дээрх асуудлуудыг шийдвэрлэхийн тулд төрийн тусгай байгууллага төвшинд хэрэгтэй холбооны үйлчилгээ. Эдгээр зорилгод зохих эрх мэдэл бүхий архивын удирдлагын байгууллага хамгийн тохиромжтой.

Өнөөдөр албан тасалгааны ажил гэдэг нь баримт бичгийг бүрдүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах зохион байгуулалтыг хангах "үйл ажиллагааны салбар" гэж стандартаар тодорхойлогддог "2, өөрөөр хэлбэл баримт бичгийг үүсгэхээс эхлээд устгах, архивт хадгалах хүртэлх бүх үйл явц".

Энэ нэр томъёо нь аман ярианд анх гарч ирдэг (17-р зууны үед байж магадгүй) бөгөөд өөрөө шийдвэр гаргах үйл явц (хэргийг хянан шийдвэрлэх - "асуудал гаргах" (асуудлыг шийдвэрлэх) гэсэн утгатай. Аливаа асуудлыг шийдвэрлэх явцад баримт бичгүүдийг нэгтгэх зорилгоор үүссэн. хүрсэн тохиролцоо, гаргасан шийдвэр (Ярьсан үг нь богино настай, мартагдах, дамжуулах явцад гуйвуулах, эсвэл аль хэдийн 16-р зуунд буруу ойлгогдох боломжтой тул. 1584 он.

"Оффисын ажил" гэсэн нэр томьёотой зэрэгцэн сүүлийн хэдэн арван жилд "удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэг" гэсэн нэр томъёог ашиглах болсон. Энэ нэр томъёоны харагдах байдал нь компьютерийн системийг нэвтрүүлэхтэй холбоотой юм Вудирдлага, тэдгээрийн зохион байгуулалт, хөтөлбөр, мэдээлэл заалт.Компьютерийн программууд болон оффисын ажлын чиглэлээр уран зохиолд хэрэглэгддэг нэр томъёонд ойртохын тулд "баримт бичгийн дэмжлэгийн удирдлага" гэсэн нэр томъёог ижил төстэй байдлаар ашиглаж эхэлсэн бөгөөд энэ нь үндсэндээ "оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой ижил утгатай юм. Жишээлбэл, стандарт баримт бичгийн гарчигт "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх төрийн тогтолцоо", "ОХУ-ын яам, агентлагийн албан тасалгааны ажлын стандарт заавар".

Удирдлагын мэдээлэл, баримтжуулалтын дэмжлэг болох өнөөгийн өргөн хүрээний нэр томъёо нь баримт бичиг, мэдээллийн үйлчилгээтэй уламжлалт ажил хийхээс гадна мэдээллийн сан үүсгэх, засвар үйлчилгээ хийх, ажиллахыг агуулдаг.

Баримт бичгийг бий болгох үйл явц, тэдэнтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нь тусгай хууль тогтоомж, зохицуулалтын болон норматив арга зүйн актуудаар үргэлж зохицуулагддаг. Хувьсгалын өмнөх үед оффисын ажлын зохион байгуулалтыг тодорхойлсон хамгийн том хууль тогтоомж бол 1720 оны 2-р сарын 28-нд Петр I-ийн баталсан "Ерөнхий журам" 4, 1775 онд II Екатерина "Аймгийн захиргааны байгууллага". 1811 онд "Яамдын ерөнхий байгуулалт". Эдгээр актууд нь өнөөдөр хүчин төгөлдөр байгаа баримт бичигтэй ажиллах үндсэн зарчмуудыг (жишээлбэл, баримт бичгийг заавал бүртгэх, бүртгэх, хянах, файл бүрдүүлэх, байгууллагын архив үүсгэх гэх мэт) тогтоосон болно.

Албан тасалгааны ажлын зохицуулалт, арга зүйн актууд:

Төрийн баримт бичгийн дэмжлэгийн системийг удирддагбас би.Үндсэн заалтууд. Баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнд тавигдах ерөнхий шаардлага. - М.,1991.

Одоогийн байдлаар холбооны зорилтот хөтөлбөрийн дагуу Улсын төсвийн боловсролын байгууллагын шинэ хэвлэл - байгууллагад баримт бичигтэй ажиллах үндсэн дүрмийг тодорхойлсон заалтуудын тогтолцоог боловсруулах ажил дуусч байна. Энэхүү систем нь арилжааны бүтцэд ч чиглэгддэг. Энэ нь норматив, арга зүйн гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Норматив хэсэгт, өнөөдөр байгаа баримт бичгийн нэгэн адил үндсэн үүрэг, чиг үүрэг, байгууллага дахь баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний үйл ажиллагааны эрх зүйн зохицуулалт, түүний ойролцоо бүтцийг тодорхойлсон; баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах журам; тэдэнтэй ажиллах бүх үе шатууд: хүргэх, дамжуулах, боловсруулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, гүйцэтгэлийн хяналт, мэдээлэл, лавлагааны ажил, баримт бичгийг шуурхай хадгалах, баримт бичиг, мэдээлэл хайх; мэдээлэл хайх системийг хамгаалах; архивт баримт бичгийг бэлтгэх; баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалт хийх журам; баримт бичиг хадгалах зохион байгуулалт.

Гол ялгаа шинэ системЭнэ нь орчин үеийн текст засварлагч, автоматжуулсан баримт бичгийн урсгал (үүнд имэйл), мэдээллийн сан болон баримт бичгийн автоматжуулсан хадгалалт, ашиглалт (хэргийн автомат нэршил, хэргийн тооллого гэх мэт) 9.

ОХУ-ын холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны ажлын загвар заавар. - М., .2005.

Зааврын шинэ хэвлэл. Үүнд баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах ерөнхий журам, түүнчлэн тодорхой төрлийн баримт бичгийг бэлтгэх онцлог: тушаал, заавар, заавар, протокол зэрэг орно. Энэ нь баримт бичгийг бүртгэх, лавлагааны ажилд зориулсан хайлтын системийг бий болгох, баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих, файлын нэр томъёо бүрдүүлэх, ажиллах журам, файл бүрдүүлэх, баримт бичгийн үнэ цэнийн шинжилгээ хийх, файл бүртгэх, бараа материал бүрдүүлэх, файлуудыг шуурхай хадгалах, архивын санд шилжүүлэх. Хавсралтад хэргийн нэр томъёоны маягт, устгах баримт бичгийг хуваарилах тухай акт, бараа материал гэх мэтийг оруулсан болно. Зааврын агуулгын товч жагсаалтаас харахад албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах бараг бүх асуудлыг тусгасан болно. Хэдийгээр энэ нь үндсэндээ яам, газруудад зориулагдсан боловч өмчийн аль ч хэлбэрийн байгууллагын оффисын менежментийн үйлчилгээнүүд үүнийг ашиглаж, өөрсдөдөө хэрэгтэй олон зүйлийг олж авах боломжтой. Үүнийг тодорхой байгууллагын оффисын менежментийн зааварчилгааг боловсруулахад үндэс болгон ашиглаж болно.

Хэлтсийн архивын ажлын үндсэн дүрэм. - М., 1988.

Дүрмүүдийг ойролцоогоор хоёр хэсэгт хувааж болно. Эхний (2-4-р хэсэг) нь бичиг хэргийн асуудлыг нарийвчлан авч үздэг.

    хэргийн жагсаалтад тавигдах шаардлага, тэдгээрийн төрөл, тэдгээрийг бэлтгэх, бөглөх, засварлах журам;

    оффисын ажилд хэрэг үүсгэх журам;

    оффисын ажилд баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах зохион байгуулалт, журам;

    устгах баримт бичгийг сонгох журам; 4 файлыг архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх: файлыг бүртгэх (дугаарлах, бөглөх, хавтасны нэмэлт загвар гэх мэт), бараа материал бүрдүүлэх, архивт шилжүүлэх.

Дүрэм журмын өөр нэг хэсэг (5-14-р хэсэг) архивт байгаа баримт бичигтэй ажиллах талаар нарийвчлан тусгасан болно.

Баримт бичгийг улсын хадгалалтад өгдөггүй, харин гэртээ хадгалдаг арилжааны байгууллагуудын хувьд дүрэм журам нь архиваа зохион байгуулахад зайлшгүй туслах болно.

Хадгалах хугацааг харуулсан баримт бичгийн жагсаалт (Ердийн><ми ведомственный) 10 .

    Төрийн байгууллагад иргэдийн санал, өргөдөл, гомдлын бүртгэл хөтлөх үлгэрчилсэн журам, муэссисэлэр, муэссисэлэр вэ тэшкилатлар.

Энэхүү акт нь энэ ангиллын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үндсэн заалтуудыг тодорхойлсон: бүртгэлийн онцлог, гүйцэтгэх хугацаа, лавлагааны файл хөтлөх, файл үүсгэх, файлыг хадгалах хугацаа, хүсэлтийн аналитик мэдээллийг хадгалах. Журамд заасан аргачлалыг хувь хүний ​​аливаа баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахад ашиглаж болно.

Лекц 2. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохион байгуулалт. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний үүрэг, чиг үүрэг.

    Баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалтын хэлбэрүүд (бичиг хэргийн ажил).

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ: байгууллагын бүтэц дэх зорилго, байр суурь

    Удирдлагын янз бүрийн түвшний байгууллагуудад сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээний ердийн бүтэц.

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын чиг үүрэг

    Ажилчдын хөдөлмөрийн норм

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын албан ёсны болон тоон бүрэлдэхүүн.

    Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйл ажиллагааны зохицуулалт.

1. Баримт бичгийн дэмжлэг нь удирдлагын чиг үүргийн хувьд зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэр, үйл ажиллагааны мөн чанар, агуулга, ур чадвар болон бусад хүчин зүйлээс үл хамааран аливаа байгууллагад байдаг. ГОСТ R 51141-98-д заасан тодорхойлолтын дагуу менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг нь албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах баримтжуулалт, зохион байгуулалтыг баталгаажуулдаг үйл ажиллагааны салбар юм.

Баримт бичиг нь удирдлагын тогтолцоонд удирдлага болон бусад мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах гол арга зам бөгөөд гаргасан шийдвэрийн чанар, улмаар байгууллагын үйл ажиллагааны үр нөлөө нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хэр үр дүнтэй зохион байгуулахаас ихээхэн хамаардаг. Тийм ч учраас аливаа байгууллагад оффисын удирдлагын үйлчилгээний үйл ажиллагааг зохион байгуулахад онцгой анхаарал хандуулж, баримт бичигтэй ажиллах хамгийн оновчтой зохицуулалтад хүрэх нь нэн чухал юм.

Үүний тулд юуны өмнө байгууллагын түвшинд дараах асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байна.

    Оффисын ажлын оновчтой зохион байгуулалтын хэлбэрийг сонгох;

    Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний зохион байгуулалт, чиг үүргийн бүтцийг боловсруулах, түүний тодорхой нэрийг сонгох;

    Тамгын газрын удирдлагын албаны бие даасан бүтцийн нэгж, ажилтны хооронд чиг үүрэг, үүрэг, эрх, хариуцлагыг хязгаарлаж, холбогдох зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичигт нэгтгэх;

    Оффисын ажилчдын хөдөлмөрийн стандарт;

    Тамгын газрын удирдлагын үйлчилгээний тоо, албан ёсны бүрэлдэхүүнийг тогтоох;

    Баримт бичигтэй ажиллах оновчтой технологийг сонгож, оффисын ажлын зааварт нэгтгэх;

    Ажлын байрыг оновчтой зохион байгуулах, ажиллах таатай нөхцлийг бүрдүүлэх;

    Ажилчдын мэргэшил, бичиг баримттай ажиллах соёлыг дээшлүүлэх.

Эхний асуулт - оффисын ажлын зохион байгуулалтын оновчтой хэлбэрийг сонгох нь оффисын ажлын үйлчилгээг зохион байгуулах эхний шатанд шийдэгддэг. Энэ асуудлыг авч үзэхдээ төвлөрсөн, төвлөрсөн бус, холимог гэсэн оффисын ажлын зохион байгуулалтын гурван үндсэн хэлбэр байсаар ирсэнээс үзэх хэрэгтэй.

Төвлөрсөн хэлбэр нь баримт бичиг боловсруулах бүх үйл ажиллагааг (баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэхээс эхлээд баримт илгээх, файл үүсгэх, хадгалах хүртэл) нэг нэгж болох оффисын удирдлагын үйлчилгээнд багтаадаг.

Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах төвлөрсөн бус хэлбэр нь бүтцийн нэгж бүрт бие даасан оффисын ажлын үйлчилгээг бий болгох явдал бөгөөд одоогоор маш ховор хэрэглэгддэг. Албан тасалгааны ажлын төвлөрсөн бус хэлбэрийг зөвхөн газарзүйн хувьд тархай бутархай байгууллагууд, түүнчлэн тодорхой баримт бичигтэй ажилладаг бие даасан хэлтэсүүдэд ашигладаг.

нээлттэй бүртгэлээс тусгаарлах шаардлагатай хандалтын хязгаарлагдмал баримт бичигтэй.

Албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын холимог хэлбэр нь оффисын ажлын зарим үйл ажиллагааг оффисын ажлын үйлчилгээнд, бусад нь хэлтэст гүйцэтгэхийг хамардаг. Дүрмээр бол оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх, бүртгэх, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, баримт бичгийг бүрдүүлэх, гүйцэтгэх, системчлэх, файл бүрдүүлэх, хадгалах ажлыг хариуцдаг. бүтцийн хэлтэст явагддаг. Нэмж дурдахад, оффисын ажлын холимог хэлбэрийн хувьд ижил технологийн үйл ажиллагааг (жишээлбэл, ирж буй болон гарч буй баримт бичгийг бүртгэх) баримт бичгийн ангиллаас хамааран оффисын ажлын үйлчилгээ болон бүтцийн хэлтэст хийж болно. Удирдлагад хандсан баримт бичгийг оффисын удирдлагын үйлчилгээнд бүртгэж, холбогдох хэлтэс дэх бүтцийн нэгжид ханддаг.

Ихэнх байгууллагууд оффисын зохион байгуулалтын холимог хэлбэрийг ашигладаг бөгөөд төвлөрсөн хэлбэр нь бага байдаг ч мэдээжийн хэрэг сүүлийнх нь хэд хэдэн давуу талтай байдаг. Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах төвлөрсөн хэлбэр нь баримт бичиг боловсруулах бүх техникийн үйл ажиллагааг нэг хэлтэст төвлөрүүлж, баримт бичигтэй бүтээлч ажлыг бусад бүтцийн нэгжид үлдээх боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь байгууллагад хүлээн авсан, үүсгэсэн бүх баримт бичгийн нэгдсэн мэдээллийн санг бүрдүүлэх боломжийг олгодог. , ингэснээр илүү найдвартай хайлтын баримт бичиг, үүний дагуу баримт бичгийн лавлагааны ажлыг хангах. Төвлөрсөн хэлбэр нь бүтцийн нэгжүүдийг гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файл болгон боловсруулах, хадгалах хэрэгцээ шаардлагаас чөлөөлдөг, учир нь энэ ажлыг оффисын удирдлагын үйлчилгээ гүйцэтгэдэг. Түүнчлэн, төвлөрсөн хэлбэр нь албан тасалгааны үйл ажиллагаатай холбоотой баримт бичиг боловсруулах үйл ажиллагааг гүйцэтгэхэд оффисын тоног төхөөрөмж, компьютерийн төхөөрөмжийг илүү үр ашигтай, иж бүрэн ашиглах боломжийг олгодог.

Мэдээжийн хэрэг, төвлөрсөн хэлбэрийн хувьд оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь холимог хэлбэрээс хамаагүй их хэмжээний ажил гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь мэдээжийн хэрэг илүү олон ажилчдыг шаарддаг бөгөөд бүх хэргийг оффисын удирдлагад боловсруулж, эмхэтгэж, хадгалдаг. үйлчилгээ, үүний дагуу байгууллагын одоогийн архивыг баримт бичиг боловсруулах, бүрдүүлэх, хадгалах зориулалттай оффисын олон тооны тусгай байрууд. Үүний зэрэгцээ орчин үеийн компьютер, ялангуяа сүлжээ, баримт бичиг боловсруулах технологийг нэвтрүүлэх нь байгууллагын баримт бичгийн нэгдсэн мэдээллийн сан, холимог хэлбэрээр албан тасалгааны ажлыг бий болгох боломжийг олгодог гэдгийг санах нь зүйтэй.

Албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын сонгосон хэлбэр нь оффисын ажлын зааварт тусгагдсан баримт бичигтэй ажиллах технологийг ихээхэн тодорхойлдог.

2. Олон байгууллагуудын удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах нь компьютерийн технологид суурилсан орчин үеийн нөхцөлд оффисын удирдлагын үйлчилгээний чиг үүрэг нь зөвхөн байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, баримт бичгийг бүртгэх, тэдгээрийн гүйцэтгэлд хяналт тавих зэргээр хязгаарлагдахгүй гэдгийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй. болон баримт бичгийг хадгалах. Бүртгэлийн менежментийн үйлчилгээ нь баримт бичигтэй ажиллах автоматжуулсан мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх, мэдээлэлд нэвтрэх, мэдээллийг хамгаалах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулахад үүрэг даалгавар өгөхөд шууд оролцдог.

Албан тасалгааны ажил үйлчилгээ - бизнесийн удирдлага, оффис, ерөнхий хэлтэс, нарийн бичгийн дарга нарын газар, албан тасалгааны алба нь удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах чиг үүргийг гүйцэтгэдэг байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн (цаашид байгууллага гэх) бие даасан бүтцийн нэгж юм. DOU) болон байгууллагын даргад шууд захирагдана. Оффисын удирдлагын үйлчилгээний тодорхой нэрийг байгууллагын төрөл, түүний зохион байгуулалтын бүтэц, удирдлагын шатлал дахь байр суурь, үйл ажиллагааны хэмжээ болон бусад онцлогоос хамааран сонгоно. Жижиг байгууллагуудад оффисын удирдлагын үйлчилгээний чиг үүргийг ихэвчлэн нэг нарийн бичгийн дарга гүйцэтгэдэг.

3. Оффисын удирдлагын үйлчилгээний тодорхой нэрийг сонгох нь тухайн үйлчилгээний зохион байгуулалт, чиг үүргийн бүтцийг хөгжүүлэхтэй зэрэгцэн явагддаг. Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн улсын систем (GSDMOU) нь үйлчилгээний хамгийн тохиромжтой нэр, түүний бүтцийг сонгох боломжийг олгодог зөвлөмжийг агуулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ нь байгууллагын статус, зорилго, зорилт, бүтцийн нэгж, албан тушаалтны тоо зэргээс шалтгаалан зохион байгуулалтын хэлбэр, бүтэц, албан ёсны бүрэлдэхүүний өөр өөр нэртэй байдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын хувьд байгууллагууд дараахь зүйлийг бий болгодог.

    бизнесийн удирдлага;

    оффис;

    Нийтлэг хэлтэс;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эсвэл сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын хэлтэс.

Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудад (яам, хэлтэс) ​​энэ нь дүрмээр бол нарийн төвөгтэй бүтэцтэй бизнесийн менежмент юм. Үүнд: Ажлын алба, сайдын дэргэдэх мэргэжлийн хяналтын газар, Удирдах зөвлөлийн ажлын алба, ажлын алба.

Нарийн бичгийн дарга нарын газар сайдын хүлээн авах газар, сайдын хэрэг эрхлэх газар, хүлээн авах газар, дэд сайдын ажлын албадаас бүрдэнэ. Ажлын алба нь тайлангийн баримт бичгийг бэлтгэж, удирдлагын хүлээн авсан баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулдаг.

Сайдын дэргэдэх мэргэжлийн хяналтын газар төрийн баримт бичиг, төрийн байгууллагын захиргааны баримт бичиг, сайдын тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавьдаг.

Нарийн бичгийн дарга нарын газар Удирдах зөвлөл нь ТУЗ-ийн хуралдааны техникийн болон бичиг баримтын дэмжлэгийг хариуцдаг.

Оффис бүтцийн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

Үүнд: экспедиц, засгийн газрын захидал харилцааны товчоо, баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн товчоо, хяналтын бүлэг, бичгийн товчоо эсвэл компьютерийн баримт боловсруулах төв, хуулбарлах товчоо, телетайп, төв архив.

Төрөл бүрийн аж ахуйн нэгжүүдэд - төрийн, төрийн бус, эрдэм шинжилгээ, зураг төсөл, инженерчлэл, дээд боловсролын байгууллагуудад баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх хэлтэс эсвэл оффис байгуулагдсан. Тэд бүтцийн хэлтэстэй (салбар, бүлэг) байж болно, эсвэл тодорхой ажлын чиглэлийн удирдлагыг тодорхой гүйцэтгэгчид (гүйцэтгэгчид) даатгаж болно.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын оффис, хэлтэст баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, хяналт, сайжруулалт, баримт бичигтэй ажиллах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх, иргэдийн өргөдөл хүсэлтийг хянан шийдвэрлэх чиглэлээр хэлтэсүүд байгуулагдсан. Үүнд нарийн бичгийн дарга нарын газар, экспедиц, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив багтаж болно.

Гүйцэтгэх засаглал, нутгийн өөрөө удирдах байгууллагад ерөнхий хэлтэс байгуулагддаг. Ерөнхий газрын бүтцэд Тамгын газрын нэгэн адил хэлтсүүд орно. Гэсэн хэдий ч түүний бүтэц нь протоколын хэлтэс, захидлын бүлэг, хүлээн авах хэсэг гэх мэт нэгжүүдийг агуулсан байх ёстой. Протоколын хэлтэс нь удирдлагын нэрийн өмнөөс баримт бичгийн төслийг боловсруулж, бүтцийн хэлтэст бэлтгэсэн баримт бичигт дүн шинжилгээ хийж, ажилтнууд нь удирдах байгууллагын хурлыг бэлтгэдэг. Бүлэг (товчоо, хэлтэс) ​​нь иргэдийн санал хүсэлттэй ажилладаг. Хүлээн авах газар санал, мэдэгдэл, хувийн гомдол гаргасан иргэдийг хүлээн авдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээний бүтцэд баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг сайжруулах чиглэлээр ажилладаг нэгжийг оруулсан нь эерэг баримт гэж үзэх ёстой. Энэ хэлтсийг баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх хэлтэс эсвэл баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах бүлэг (салбар, товчоо) гэж нэрлэж болно.

Ажлын алба нь оффис болон ерөнхий хэлтэст (сургуулийн өмнөх боловсролын газар), түүнчлэн байгууллагын удирдагчдын бүх нарийн бичгийн дарга нарыг багтаасан бие даасан хэлтэс байгуулж болно.

Нэрнээс үл хамааран энэхүү үйлчилгээг бий болгох үндсэн нөхцөл нь дараахь зүйлийг хатуу дагаж мөрдөх ёстой: "Байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг бие даасан бүтцийн нэгж хэлбэрээр ажилладаг тусгай алба гүйцэтгэдэг. , байгууллагын даргад шууд захирагдана."

яамд, газруудад - бизнесийн удирдлага.Хэрэг эрхлэх газар нь дүрмээр: ажлын алба (хүлээн авах газар, сайдын ажлын алба, дэд сайд нарын хэрэг эрхлэх газар, зөвлөлийн ажлын алба, протоколын товчоо), сайдын дэргэдэх хяналт (хэлтсийн дарга), ажлын алба (товчоо) орно. засгийн газрын захидал харилцаа, нягтлан бодох бүртгэлийн товчоо, экспедиц, бичгийн товчоо Хувилах товчоо, телетайп гэх мэт), захидал (гомдлын хэлтэс), баримт бичигтэй ажиллах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх хэлтэс, төв архив);

Аж ахуйн нэгж (холбоо), эрдэм шинжилгээ, зураг төсөл, инженерийн байгууллага, компьютерийн төвүүд, дээд боловсролын байгууллагууд болон бусад байгууллагуудад - баримт бичгийн дэмжлэгийн удирдлага эсвэл оффисын асуудал.Тэдний дотор нэгдэл,Дүрмээр бол эдгээрт: баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн хэлтэс, гүйцэтгэлд хяналт тавих, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, техникийн хэрэгслийг нэвтрүүлэх, иргэдийн өргөдөл, хүсэлтийг хэлэлцэх, нарийн бичгийн дарга нарын газар, экспедиц, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив;

Гүйцэтгэх засаглал (захиргаа, хотын захирагчийн алба, муж гэх мэт) болон төрийн байгууллагын удирдлагын аппаратад - Нийтлэг хэлтэс.Ерөнхий хэлтэст: Ажлын алба, ажлын алба, хяналтын хэсэг, протоколын бүлэг, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах бүлэг, захидал (гомдол) бүлэг, бичгийн товчоо, хуулбарлах товчоо, архив;

Бүтэцэндээ оффисын удирдлагын үйлчилгээ байхгүй байгууллагуудад чиг үүргийг нь se менежерийн нарийн бичгийн дарга,бүтцийн хэлтэст - хэлтсийн нарийн бичгийн даргаэсвэл тусгайлан томилогдсон бусад этгээд.

4. Оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь хоёр үндсэн багц ажлыг шийддэг.

Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нэгдсэн журмыг хангах;

Баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг сайжруулах.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээний өмнө тулгарч буй үүрэг даалгавар нь түүний чиг үүргийг тодорхойлдог. Удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах нэгдсэн журмыг хангахын тулд дараахь чиг үүргийг гүйцэтгэнэ.

    компанийн хэлбэрийг боловсруулах, дизайн хийх, тэдгээрийн үйлдвэрлэлийг хангах;

    баримт бичгийг бүрдүүлэх, хуулбарлах, хуулбарлах ажлыг хангах;

    баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх чанар, баримт бичгийг батлах, баталгаажуулах тогтоосон журмыг дагаж мөрдөх байдалд хяналт тавих.

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах ажлыг дараахь чиг үүргийг гүйцэтгэх замаар шийдвэрлэнэ.

    баримт бичгийг дамжуулах нэгдсэн журмыг тогтоох (байгууллагын баримт бичгийн урсгал);

    Ирж буй болон гарч буй баримт бичгийн боловсруулалтыг дамжуулах;

    байгууллагын орох, гарах, дотоод баримт бичгийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэл;

    баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавих;

    баримт бичгийг системчлэх, тэдгээрийг хадгалах, дараа нь менежментийн үйл ажиллагаанд ашиглах;

    иргэдийн өргөдөлтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах;

    баримт бичгийн мэдээллийн хамгаалалтыг хангах.

Баримт бичигтэй ажиллах хэлбэр, аргыг боловсронгуй болгох ажилд дараахь зүйлс орно.

    албан тасалгааны ажлын талаархи норматив, заавар, арга зүйн баримт бичгийг боловсруулах, шинэчлэх (албан хэрэг хөтлөлтийн заавар, хэргийн нэршил гэх мэт);

    байгууллагын бүтцийн хэлтэст баримт бичигтэй ажиллах тогтоосон дүрмийг дагаж мөрдөх арга зүйн удирдлага, хяналт;

    байгууллагын ажилчдын мэргэшлийг дээшлүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах асуудлаар зөвлөгөө өгөх;

    Байгууллагын баримт бичгийг боловсронгуй болгох, баримт бичгийг нэгтгэх ажлыг хийх, байгууллагын үйл ажиллагаанд ашигласан баримт бичгийн маягтын цагийн хуудас, цомог боловсруулах;

    Баримт бичигтэй ажиллах шинэ хэлбэр, аргыг боловсруулж, хэрэгжүүлэх, байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг сайжруулах, баримт бичигтэй ажиллахдаа гүйцэтгэлийн сахилга батыг нэмэгдүүлэх;

    баримт бичигтэй ажиллахад ашигладаг автоматжуулсан мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх, сайжруулах зорилтуудыг тодорхойлох.

5. Хөдөлмөрийн стандартыг судалгааны үндсэн дээр боловсруулсан бөгөөд хөдөлмөрийн тодорхой зардлыг тодорхойлохдоо дахин ашиглах зориулалттай.

Тэдний зорилгын дагуу ажилчдын ажлыг стандартчилахад ашигладаг материалыг дараахь байдлаар хуваана.

    цаг хугацааны стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд стандартчилсан төрлийн ажлын нэгж эсвэл түүний элементийг гүйцэтгэхэд зарцуулсан зохицуулалттай цаг хугацаа;

    боловсон хүчний стандарт- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд тодорхой чиг үүргийг өндөр чанартай гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэргэжлийн мэргэшсэн ажилчдын зохицуулалттай тоо;

    ажлын төвлөрлийн стандартууд- удирдлагын аппаратын ажилчдын тоог тухайн аж ахуйн нэгжийн удирдлагын чиг үүргийн дагуу буюу бүхэлд нь аж ахуйн нэгжийн нийт ажилчдын тоонд харьцуулсан зохицуулалттай харьцаа;

    хяналт тавих стандартууд- харьяа (эсвэл үйлчилдэг) ажилчдын тооны стандарт;

үйлчилгээний стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд нэг ажилтан удирдах (эсвэл үйлчлэх) ёстой удирддаг (эсвэл үйлчилдэг) ажилчдын (хэлтсийн) зохицуулалттай тоо;

янз бүрийн ангиллын ажилчдын тооны харьцааны стандартууд- тодорхой зохион байгуулалт, техникийн нөхцөлд тэдний мэргэшлийн түвшинд нийцүүлэн стандартчилагдсан ажилчдыг хамгийн сайн ашиглахыг баталгаажуулсан зохицуулалттай үнэ цэнэ;

стандартчилсан даалгавар- хөдөлмөрийн үр дүнгийн чанарын тогтоосон шаардлагын дагуу гүйцэтгэгчид хуанлийн тодорхой хугацаанд гүйцэтгэх ёстой цагийн стандартыг үндэслэн тогтоосон ажлын хэмжээ.

Хэрэглэх хүрээний дагуу хөдөлмөрийн стандартыг салбар дундын, салбарын болон орон нутгийн (тусдаа аж ахуйн нэгжид хэрэглэнэ) гэж хуваадаг. Салбар хоорондын стандартууд нь өөр өөр аж ахуйн нэгжүүдэд ижил төстэй технологийн процессыг гүйцэтгэдэг ижил төстэй мэргэжил, мэргэжлийн ажилчдын хөдөлмөрийг стандартчилахад зориулагдсан болно. Эдгээр стандартуудыг ажлын стандарт нөхцөл бүхий ижил төрлийн ажилд зориулсан хамгийн ердийн технологийн процессуудад зориулж боловсруулсан тул нэгдмэл байдаг.

Жишээлбэл, бичиг хэргийн ажилтнуудын ажлыг стандартчилахын тулд менежментийн баримт бичгийг бүрдүүлэх ажилд зориулсан салбар хоорондын нэгдсэн цагийн стандартыг боловсруулж хэрэглэж байна (М., 1995).

Цагийн нэгдсэн стандартуудтехнологийн болон зохион байгуулалтын хувьд харилцан уялдаатай хөдөлмөрийн техник (үйл ажиллагаа)-ийн цогцыг гүйцэтгэхэд зориулагдсан.

Хувь хүний ​​үйл ажиллагааг гүйцэтгэх нэгдсэн стандартыг дараахь томъёогоор тооцоолно.

Стандартууд нь ажлын цагийн зардлын хэмжээ, бүтцийг тодорхойлдог хөдөлмөрийн стандартад үндэслэсэн бөгөөд бодит цаг хугацааны зардлыг оновчтой байдлыг тогтоохын тулд харьцуулсан стандарт юм. Хөдөлмөрийг тооцохдоо дараахь зүйлийг ашигладаг.

    цаг хугацааны стандарт;

    үйлдвэрлэлийн стандарт;

    үйлчилгээний стандарт;

    хүн амын хэм хэмжээ;

    хяналт тавих стандарт;

    стандартчилсан даалгавар.

Хэрэв цагийн стандарт нь үндсэндээ нэгж ажлыг гүйцэтгэх цагийн стандартыг тодорхойлох зорилготой бол үйлчилгээний болон дугаарын стандарт нь тухайн жилийн хугацаанд тодорхой хэмжээний ажил гүйцэтгэсэн ажилчдын үйлчилгээний стандарт болон нийт ажилчдын тоог тус тус тооцоход зориулагдсан болно.

Цагийн стандартыг боловсруулахдаа эхлээд бие даасан давтагдах үйлдлүүдийн (ажил) цагийн стандартыг тооцоолж, дараа нь бүх ажлын хөдөлмөрийн эрчмийг - бие даасан ажлыг гүйцэтгэх хөдөлмөрийн эрчмийн бүтээгдэхүүний нийлбэрээр тэдгээрийн тоогоор тодорхойлно. Үүний дараа ажилчдын тоог тогтооно.

Лекц 3. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний ажилтнуудын албан ёсны болон техникийн бүрэлдэхүүн. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын ажилтнуудын чиг үүрэг. Байгууллагын үйл ажиллагаанд мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт, технологийг зохицуулдаг зохицуулалтын тогтолцоо.

Менежментийн баримт бичгийг дэмжих зохицуулалт, арга зүйн үндэс нь байгууллагын одоогийн үйл ажиллагаанд баримт бичгийг бий болгох, боловсруулах, хадгалах, ашиглах технологийг зохицуулдаг хууль тогтоомж, дүрэм журам, арга зүйн баримт бичиг, улсын стандартууд юм. Бүртгэлийн удирдлагын үйлчилгээний үйл ажиллагаа: түүний бүтэц, чиг үүрэг, боловсон хүчин, техникийн дэмжлэг болон бусад асуудлууд.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн баримт бичгүүдийг янз бүрийн төр, захиргааны байгууллагууд өөрсдийн чадамжийн дагуу боловсруулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зохицуулалт, арга зүйн үндэс нь дараахь зүйлийг агуулна.

төрийн эрх, захиргааны дээд байгууллагаас гаргасан эрх зүйн акт;

Холбооны гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагаас гаргасан хууль эрх зүйн актууд: яам, хороод, салбарын болон хэлтсийн шинж чанартай хэлтэс;

оХУ-ын бүрэлдэхүүн хэсгүүд, тэдгээрийн нутаг дэвсгэрийн байгууллагуудын хууль тогтоох, гүйцэтгэх эрх бүхий байгууллагаас гаргасан оффисын ажлыг зохицуулах эрх зүйн актууд;

Аж ахуйн нэгж, байгууллагын удирдлагаас гаргасан зохицуулалтын болон зааварчилгааны шинж чанартай хууль эрх зүйн актууд, түүнчлэн менежментийн баримт бичгийг дэмжих арга зүйн баримт бичиг.

Албаны удирдлагын үйлчилгээний нэр, бүтэц, зохион байгуулалтаас үл хамааран түүний үйл ажиллагааны хууль эрх зүйн үндэс нь тухайн албаны тухай журам, түүний бүтцийн хэсгүүдийн журам, түүнчлэн албан тушаалтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтыг байгууллага бүрт заавал дагаж мөрдөх журам юм. Эдгээр баримт бичиг нь оффисын удирдлагын үйлчилгээний бие даасан бүтцийн нэгжүүд болон ажилчдын хооронд чиг үүрэг, үүрэг, эрх, хариуцлагын хуваарилалтыг тогтоодог.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний журам- байгууллагын бүтэц дэх нэгжийн зохион байгуулалт, эрх зүйн байр суурь, түүний үүрэг, чиг үүрэг, эрх, үүрэг, түүнчлэн бусад нэгж, байгууллагатай харилцах харилцааг тодорхойлсон эрх зүйн акт.

Ажлын байрны тодорхойлолт-байгууллага, хэлтсийн бүтцэд ажилтны зохион байгуулалт, эрх зүйн байр суурийг тодорхойлсон эрх зүйн акт. түүний чиг үүрэг, эрх, үүрэг, бусад ажилтан, хэлтэстэй харилцах харилцаа.

Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний журам, түүний бүтцийн хэсгүүдийн тухай журам, хэрэв байгаа бол түүний дарга нь тухайн нэгж болон байгууллагын ажлыг сайн мэддэг мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийг оролцуулан боловсруулж, батална. толгой.

Оффисын ажлын үйлчилгээний нэг үүрэг бол баримт бичигтэй ажиллах оновчтой технологийг сонгож, оффисын ажлын зааварт нэгтгэх явдал юм. Оффисын ажилд зориулсан заавар- баримт бичгийг бүрдүүлэх, хүлээн авах, тэдгээрийг боловсруулах, хадгалах, байгууллагын үйл ажиллагаанд ашиглах технологийг тогтоосон эрх зүйн акт. Оффисын удирдлагын заавар нь үйл ажиллагааг баримтжуулах, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэл, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах, хадгалах нэгдсэн дүрмийг тогтоодог. Зааврыг байгууллагын дарга баталж, бүх ажилчдад заавал дагаж мөрдөх ёстой.

Зааврын зорилго нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг сайжруулах, баримт бичгийн бэлтгэлийн тоог цөөрүүлэх, чанарыг сайжруулах, баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, удирдлагын ажлыг оновчтой болгох явдал юм.

Албан тасалгааны ажлын зааврыг Төрийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоо, баримт бичгийн улсын стандартын заалтыг үндэслэн боловсруулдаг. Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын албан тасалгааны ажлын стандарт зааврыг үндэслэн яам, агентлагууд албан тасалгааны ажлын зааварчилгааг боловсруулж байна. заавар нь баримт бичгийг үүсгэх, хүлээн авахаас эхлээд гүйцэтгэх, илгээх, архивт хүргэх хүртэлх бүх үе шатыг тууштай тусгасан болно.

Заавар нь дараах хэсгүүдийг агуулсан байх ёстой: ерөнхий заалтууд; үйл ажиллагааны баримт бичиг (маягтад тавигдах шаардлага, баримт бичгийн дэлгэрэнгүйг гүйцэтгэх, тодорхой төрлийн баримт бичгийг гүйцэтгэх); баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах (орж, гарах баримт бичгийг боловсруулах, баримт бичгийг бүртгэх, баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах); баримт бичгийн хадгалалтын зохион байгуулалт (файлуудын жагсаалтыг гаргах, файл бүрдүүлэх, боловсруулах, архивын хадгалалт руу шилжүүлэх). Нэмж дурдахад компьютерийн технологийг ашиглан баримт бичиг үйлдвэрлэхтэй холбоотой зааврын хэсгүүдийг оруулахыг зөвлөж байна; маягт, тамга, тэмдэг хадгалах, нягтлан бодох бүртгэл, ашиглалт: факс төхөөрөмж, цахим шуудан ашиглах; баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах болон бусад. Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлог, түүний бүтэц, баримт бичгийг шилжүүлэх журам, тусдаа ажлын талбай байгаа эсэх, ашигласан техникийн хэрэгсэл болон бусад хүчин зүйлээс хамаарна. Албан тасалгааны ажлын зааврыг бусад хэсгүүдээр нэмж болно, жишээлбэл: коллегийн байгууллагын ажлыг баримтжуулах (коллеги, удирдах зөвлөл, эрдэм шинжилгээний зөвлөл гэх мэт); гадаадад илгээсэн захидлын бүртгэл гэх мэт.

Зааврын зохицуулалтын заалтуудыг хавсралтаар (хэвлэмэл хуудасны дээж) нэмж оруулсан болно ; баримт бичгийн үндсэн төрлүүд; ангилагч, бүртгэлийн маягт гэх мэт).

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг зохицуулах зохицуулалт, арга зүйн баримт бичигт дараахь зүйлс орно.

Хадгалах хугацаатай баримт бичгийн жагсаалт (стандарт ба хэлтэс).

Архивын байгууллагуудын боловсруулсан стандарт жагсаалт нь ихэнх байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдэд байдаг баримт бичгийг хадгалах хугацааг тогтоодог. Стандарт жагсаалтын үндсэн дээр тэдгээрийн системийн байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдийн баримт бичгийн хамгийн бүрэн гүйцэд, системчилсэн жагсаалтыг багтаасан хэлтсийн жагсаалтыг боловсруулдаг.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний журамХамгийн их функцийг агуулсан стандарт үндсэн дээр боловсруулагдсан. Бие даасан заалтуудыг боловсруулахдаа түүний үйл ажиллагааны бодит нөхцлөөс хамааран үйлчилгээний үүрэг, чиг үүргийн бүрэлдэхүүнийг тодорхойлдог. Жишээлбэл, стандарт технологийн чиг үүрэг, баримт бичгийн дэмжлэгийн хөгжлийг урьдчилан таамаглах, баримт бичгийг нэгтгэх, бүтцийн хэлтэс дэх албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах арга зүйн удирдамж гэх мэтийг нэмж болно, мөн эсрэгээр, тодорхой нөхцөл байдалд үүнийг нэмж болно. Тухайн байгууллагын сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ гүйцэтгэдэггүй эсвэл бусад бүтцийн хэлтсийн ард томилогдсоныг стандарт чиг үүргээс хасах боломжтой.

Зохицуулалтын маягт, текстийн бүтцийг USORD-д нэгтгэсэн.

Тус хэлтэс нь салбар, хэлтэс, бүлэг, товчоо гэх мэт дотоод бүтэцгүй бол уг заалтад “Бүтэц” гэсэн хэсгийг тусгаагүй болно. Хэрэв хэлтэс нь дотоод бүтэцтэй бол бүтцийн нэгж бүрт бие даасан зохицуулалтыг боловсруулдаг.

"Ерөнхий заалт" гэсэн эхний хэсэгт сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний яг нэр, байгууллагын зохион байгуулалтын бүтцэд эзлэх байр суурь, үйлчилгээний бие даасан байдлын зэргийг тогтооно. Энэ цэгийн хоёр томъёоллыг авч үзье.

    Тус алба нь хувьцаат компанийн бие даасан бүтцийн нэгж бөгөөд ерөнхий захиралд шууд харьяалагддаг.

    Тус алба нь хувьцаат компанийн ерөнхий газрын нэг хэсэг бөгөөд даргадаа тайлагнадаг.

Эхний тохиолдолд оффисын бие даасан байдлыг баталгаажуулдаг, хоёрдугаарт - түүний туслах ач холбогдол.

Цаашилбал, журамд үйлчилгээний даргын албан тушаалын нэрийг зааж өгсөн - дарга, гэрээслэгч, менежер; томилох, чөлөөлөх журам, түүний мэргэшил, практик ажлын туршлагад тавигдах шаардлага.

Дараагийн догол мөрөнд сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээг үйл ажиллагаандаа чиглүүлдэг хууль эрх зүй, бодлого, норматив, зааварчилгааны үндсэн баримт бичгийн жагсаалтыг оруулсан болно. Нэгдүгээрт, хууль тогтоомжийн болон үндэсний, норматив-арга зүйн болон норматив-техникийн баримт бичгүүдийг, дараа нь дотоод зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгүүдийг жагсаав.

Хэрэв оффис өөрийн тамгатай бол түүний тодорхойлолт, хадгалах, ашиглах нөхцөлийг журамд тусгасан болно.

"Үндсэн зорилт" хэсэг нь тухайн нэгжийн өмнө тулгамдаж буй зорилго, өөрөөр хэлбэл тухайн нэгжийн шийдвэрлэх ёстой асуудлуудыг томъёолох зорилготой.

“Чиг үүрэг” хэсэгт тус хэлтсийн өмнө тулгамдаж буй ажлуудад тулгуурлан гүйцэтгэж буй ажил, үйл ажиллагааны төрлийг жагсаав.

Өөрт оногдсон чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь тодорхой эрх мэдэлтэй бөгөөд үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд чиг үүрэг нь журамд заасан хариуцлага хүлээнэ.

"Эрх" хэсэгт даргаар төлөөлүүлсэн нэгж өөрт өгөгдсөн чиг үүргийг гүйцэтгэхийн тулд хийх ёстой үйлдлүүдийг жагсаав. Энэ хэсгийг эмхэтгэхдээ ажлын байрны тодорхойлолтын харгалзах хэсгийг (доороос үзнэ үү) эмхэтгэхтэй адил дүрмийг баримтлах ёстой, гэхдээ хэлтэстэй холбоотой.

“Хариуцлага” хэсэгт тухайн нэгж чиг үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд тухайн нэгжийн дарга хүлээх хариуцлагын төрлийг тогтоосон. Оффисын удирдлагын алба нь тухайн байгууллагад баримт бичигтэй ажиллах тогтоосон журмыг зөрчсөн, баримт бичиг үрэгдсэн, гэмтсэн, баримт бичигтэй ажиллахдаа нууц, нууцлалын горимыг дагаж мөрдөөгүй, заавар, зааврыг биелүүлээгүй тохиолдолд хариуцлага хүлээнэ. удирдлагаас.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээнд өгөгдсөн чиг үүргийг гүйцэтгэх явцад тухайн байгууллагын удирдлага, бүх чиг үүргийн хэлтэс, туслах үйлчилгээ, бие даасан ажилчид, дээд байгууллагын оффисын удирдлагын алба, архивын байгууллага, эрдэм шинжилгээний болон бусад байгууллагуудтай харилцдаг. баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах, сайжруулах асуудал. “Харилцаа” хэсэг нь тус газрын мэдээлэл, баримт бичгийн холболтыг зохицуулдаг; түүний үүсгэсэн буюу хүлээн авсан үндсэн баримт бичиг; Аль хэлтэс, байгууллагатай харилцан үйлчлэлцэж байгаа, хэлтэс нь ямар мэдээлэл хүлээн авч, танилцуулах, ирүүлэх давтамж, хугацаа, хэлтсийн ажилд гарсан санал зөрөлдөөнийг ямар дарааллаар, хэн авч үзэхийг зааж өгсөн болно.

тухай заалтууд албан хэрэг хөтлөлтийн албаны бүтцийн хэлтэс: ажлын албаны тухай журам, протоколын товчооны журам, архивын тухай журам гэх мэт.

Албан тасалгааны удирдлагын үйлчилгээний журам, түүний хувь хүний ​​тухай заалтуудын хамт Бүтцийн хэсгүүдэд оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилтан бүрийн ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулсан болно. Ажлын байрны тодорхойлолт нь ажилтны зохион байгуулалт, эрх зүйн байдлыг зохицуулж, үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлдэг. Эдгээр нь ажилчдын үйл ажиллагааг бодитой үнэлэх боломжийг олгодог бөгөөд ажилтнуудад захиргааны арга хэмжээ авах норматив үндэс болдог. Ажлын байрны тодорхойлолт нь хөдөлмөрийн оновчтой зохион байгуулалтын үндсэн зарчим болох хөдөлмөрийн хуваагдал, хамтын ажиллагааны зарчмыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог.

Өндөр чанартай ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргахын тулд тодорхой албан тушаал эрхэлж буй ажилтны гүйцэтгэсэн ажлын төрлийг сайтар, гүнзгий дүн шинжилгээ хийх, өөрөөр хэлбэл албан тушаал, ажлын байрны тодорхойлолтыг гаргах шаардлагатай. Гүйцэтгэсэн ажлын нарийвчилсан тайлбар нь тодорхой албан тушаал, ажлын байранд тавигдах шаардлагууд, ажилтанд байх ёстой мэдлэг, түүний ур чадвар, туршлага гэх мэт шаардлагыг боловсруулах боломжийг олгодог.

Оффисын ажилтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулахдаа "Төрийн албан хаагчдын албан тушаалын тариф, мэргэшлийн шинж чанар" (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яамны 1996 оны 6-р сарын 6-ны өдрийн №32 тогтоолоор батлагдсан дараагийн нэмэлт, өөрчлөлтөөр), түүнчлэн "Холбооны төрийн албан хаагчдын гүйцэтгэх засаглалын албан тушаалын ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулах зөвлөмж" (ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яамны 1996 оны 3-р сарын 13-ны өдрийн 482-БК тоот захидал), хэрэв оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилчид дараахь ангилалд багтдаг бол. төрийн албан хаагчид. Тариф, мэргэшлийн шинж чанаруудыг бараг жил бүр менежер, мэргэжилтэн, бусад ажилчдын албан тушаалын мэргэшлийн лавлах хэлбэрээр хэвлэдэг (М.: ОХУ-ын Хөдөлмөрийн яам, 2001).

Тариф, мэргэшлийн шинж чанар нь удирдлагын ажилтнуудын үндсэн ангиллыг хамардаг - менежер, мэргэжилтэн, техникийн гүйцэтгэгч, ажлын үүргийн хүрээ, мэргэшил, боловсролд тавигдах шаардлага, тусгай мэдлэг, ур чадвар байгаа эсэхийг тогтооно.

Оффисын удирдлагын үйлчилгээний ажилтнуудын ажлын байрны тодорхойлолтын текстийн ойролцоо бүтцийг Улсын төсвийн боловсролын байгууллагад өгсөн болно: ерөнхий заалт, ажилтны чиг үүрэг; ажлын хариуцлага; ажилтны эрх; харилцаа холбоо (албан тушаалын холболт); ажилтны хариуцлага, гүйцэтгэлийн үнэлгээ.

Хэрэв оффисын удирдлагын алба нь тухайн байгууллагын даргад харьяалагддаг бол түүний ажилчдын ажлын байрны тодорхойлолтыг тухайн байгууллагын дарга эсвэл боловсон хүчний орлогч дарга батална. Хэрэв оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь орлогч нарын аль нэгэнд тайлагнадаг бол

Лекц 4. Баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах ерөнхий зарчим, арга зүйн үндэс.Мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг нь удирдлагын хамгийн чухал үйлчилгээний чиг үүрэг болохоос болгоомжтой, анхааралтай зохион байгуулалтыг шаарддаг.

Шийдэл боловсруулахад шаардлагатай мэдээллийг олж авах хурд нь баримт бичгийн боловсруулалт, хөдөлгөөний тодорхой, үр дүнтэй байдлаас хамаарна. Баримт бичгийг, тэр дундаа санхүүгийн баримтыг хожуу боловсруулах нь эдийн засгийн сөрөг үр дагаварт хүргэдэг. Тиймээс баримт бичгийн урсгалыг оновчтой зохион байгуулах, баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэхэд шилжүүлэх хурд, ойлгомжтой байдалд үргэлж ихээхэн анхаарал хандуулдаг.

"Байгууллага дахь баримт бичгийг үүсгэсэн, хүлээн авснаас хойш гүйцэтгэх, илгээж дуустал хөдөлгөөнийг" 1 баримт бичгийн урсгал гэж нэрлэдэг.

Байгууллагын бүх баримт бичгийг гурван баримт бичгийн урсгалд хуваадаг

    ирж буй (орж буй) баримт бичиг;

    гарах (илгээсэн) баримт бичиг;

    дотоод баримт бичиг.

Баримт бичгийн урсгал бүр нь тоо хэмжээ, боловсруулалт, хөдөлгөөний хувьд өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг.

Жилийн бүх урсгалын баримт бичгийн тоо нь тухайн байгууллагын баримт бичгийн урсгалын хэмжээ байх болно. Баримт бичгийн урсгалын хэмжээ нь шаардлагатай тооны оффисын ажилтнуудыг тооцоолох, механикжуулалт, оффисын автоматжуулалтын хэрэгслийг ашиглах үр ашгийг тооцоолоход шаардлагатай. Ерөнхийдөө удирдлагын бүх аппаратын ажлын ачааллыг харуулдаг, учир нь түүний бүх ажилчид бичиг баримттай ажиллах ёстой.

Баримт бичгийг боловсруулах, шилжүүлэх технологийн гинжин хэлхээнд дараахь үе шатуудыг ялгаж болно.

    баримт бичгийг хүлээн авах, анхан шатны боловсруулалт хийх;

    баримт бичгийг урьдчилан хянах, тараах;

    бүртгэл;

    гүйцэтгэлд хяналт тавих;

    мэдээлэл, лавлагааны ажил;

    баримт бичгийг гүйцэтгэх, илгээх.

4-р хэсэг
ЕРӨНХИЙЛӨГЧИЙН БАЙГУУЛЛАГЫН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН АСУУЛТ *
БА АРХИВЛАХ

М.В.Ларин

ОРОС УЛС ДАХЬ АЛБАН АЖИЛЛАГААНЫ ТӨРИЙН ЗОХИЦУУЛАЛТЫН ТҮҮХИЙН ТУРШЛАГА, ӨНӨӨГИЙН БАЙДАЛ 1

Оросын оффисын ажлын хөгжлийн түүхэн туршлагыг судлах нь түүний онцлог шинж чанар болох одоогийн удирдлагын тогтолцооноос хамааралтай болохыг харуулж байна. Манай улсад өрнөж буй улс төр, нийгэм, эдийн засгийн томоохон шинэчлэлүүд нь төрийн удирдлага, төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн салбарын өөрчлөлтүүдтэй нягт холбоотой бөгөөд удирдлагын тогтолцоог тусгаж, нэгтгэж, түүнийг дагаад улам боловсронгуй болж байна.

Баримт бичиг захиалах

© M. V. Larin, 2002

Оросын төвлөрсөн улс байгуулагдах үед захиалгын бичиг баримт гарч ирэв. Захиалгад оффисын ажил нь үйл ажиллагааны тусгай талбар болж, тэдгээрт үйлчилгээний ажилчдын давхарга гарч ирсэн - албан тушаалтнууд, тэдний хувьд баримт бичиг нь мэргэжлийн үйл ажиллагааны сэдэв болсон. Ийнхүү төрийн захиргааны аппарат бүрэлдэхтэй зэрэгцэн албан тасалгааны ажил систем болон үүссэн. Түүний нэгэн бүтээлд С.О. Шмидт баримт бичиг боловсруулахад тусгайлан зориулсан байгууллага нь "нийгэм хэвийн амьдарч чадахгүй, эсвэл бүр тодорхой хэлбэл, амьдралынхаа өдөр тутмын үйл ажиллагааг бүртгэхгүйгээр ажиллаж чадахгүй үед гарч ирдэг" гэж тэмдэглэжээ. Энэ нь ихэвчлэн төвлөрсөн улс үүсэх үед тохиолддог” 2.

Захиалгын бичиг баримт нь төвлөрсөн төрийн оршин тогтнох эхний үе шатанд удирдлагын хэлбэр, арга барил, удирдах байгууллагуудыг бий болгох тогтолцоо, тэдгээрийн бүтцийг тусгасан болно. Захиргааны албаны ажлын онцлог нь үйлчлэгч хүмүүсийн үеэс үед уламжлагдан ирсэн зан заншил, ёс заншил, зан заншлын хэм хэмжээнд тулгуурласан байдаг. Үүний зэрэгцээ тушаалуудад тодорхой дараалал тогтоож, эрх бүхий байгууллагаар дамжуулан баримт бичгийг дамжуулах технологи, баримт бичиг боловсруулах стандартыг боловсруулж, баримт бичгийн төрлүүд гарч ирэв 3 . Бичгийн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагааны зарим баримт бичгийн асуудлыг эрх зүйн хэм хэмжээгээр зохицуулсан. Төр улс байгуулагдаж, хүчирхэгжих үед захиалгын бичиг баримт чухал үүрэг гүйцэтгэсэн бол төрийн хөгжлийн дараагийн шатанд ихээхэн өөрчлөгдсөн.

Коллежийн баримт бичгийн менежмент

18-р зууны эхэн үед. Орос улсад үнэмлэхүй хаант засаглал бий болж байгаа нь хууль тогтоох болон гүйцэтгэх эрх мэдлийг хааны гарт төвлөрүүлж байгааг илтгэнэ. 1720 онд Петр I-ийн санаачилгаар коллегийн үүрэг, чиг үүрэг, бүтэц, журам, коллежийн оффисын ажлыг зохион байгуулах ерөнхий дүрмийг боловсруулсан. Энэ нь үнэн хэрэгтээ ОХУ-ын төрийн төв байгууллагуудад баримт бичигтэй ажиллах асуудлыг зохицуулсан анхны хууль тогтоомжийн акт болсон юм. Ерөнхий журмаар удирдах зөвлөлийн ажлыг баримтжуулах журам, лац хэрэглэх журмыг тогтоож, төрийн нууцыг хадгалах элементүүдийг нэвтрүүлсэн. Баримт бичгийн төрөл, төрөл нь ихээхэн өргөжиж, баримт бичгийг файл болгон бүлэглэх зарчим бий болсон. Архивын тухай ойлголтыг анх нэвтрүүлж, дууссан хэргүүдийг тэдэнд хүлээлгэн өгөх журмыг тогтоосон. Ийнхүү Ерөнхий журам нь баримт бичгийг үүсгэснээс хойш архивын хадгалалт хүртэл ажиллах журмыг хуульчлан тогтоосон.

Коллежийн оффисын ажил нь бараг хоёр зууны туршид Оросын оффисын ажлыг барьж байгуулах тулгын чулуу болжээ. Ерөнхий дүрмийн заалтуудыг хэрэгжүүлснээр Оросын эзэнт гүрний байгууллагуудын оффисын менежментийн орчин үеийн асуудлыг шийдвэрлэх төдийгүй тухайн үеийн архивын баримт бичгийг хойч үедээ хадгалах боломжтой болсон. Ерөнхийдөө 18-р зууны эхний улиралд төрийн аппаратын шинэчлэл. Орос улсад хүнд суртлын төвлөрөл дээр суурилсан төрийн байгууллагуудын зохион байгуулалтын бүтэц, албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцоог бий болгосон.

Орон нутгийн засаг захиргааны аппаратыг өөрчлөн зохион байгуулахад чиглэсэн Кэтрин II-ийн мужийн шинэчлэл нь одоо байгаа бичиг баримтын дэг журмыг бараг өөрчлөөгүй. 1775 оны "Бүх Оросын эзэнт гүрний мужуудын удирдлагын байгууллагууд" хууль нь зөвхөн байгууллагуудын одоо байгаа шатлалыг төдийгүй тэдгээрийн баримт бичгийг хуульчилсан.

1811 оны сайдын шинэчлэл ба түүний хөгжилд үзүүлэх нөлөө
Оффисын ажил

Оросын төрийн албаны ажлын өөрчлөлтийн дараагийн үе шат 19-р зууны эхээр Александр I-ийн үед эхэлсэн. Төв захиргааны шинэчлэл нь тус улсад бий болсон эдийн засаг, нийгмийн шинэ үзэгдэлд төрийн аппаратыг дасан зохицох зорилготой байв. Энэ нь оффисын ажлыг хөгжүүлэх үйл явцыг эрчимжүүлэхэд хүргэдэг.

1811 оны 6-р сарын 25-нд яамдын чиг үүрэг, бүтэц, үйл ажиллагааны чиглэлийг тогтоосон “Яамдыг ерөнхийд нь байгуулах тухай” хуулийг баталжээ. Төрийн аппаратыг өөрчилснөөр удирдлагын тогтолцоог боловсронгуй болгох үйл явцад ихээхэн ач холбогдол өгсөн албан тасалгааны ажлыг өөрчлөн зохион байгуулж байна. Бүх "бичих" төвлөрсөн байгууллагуудын бүтцийн хэсгүүд болох яамдуудад албан тасалгааны ажил, албан тасалгааны нэгдсэн тогтолцоо бий болсон 5 .

Хожим нь яамдын зохион байгуулалт, бүтэц, үйл ажиллагааны зарчим, албаны ажилд өөрчлөлт орсон ч ЗХУ-ын үе хүртэл яамдын үйл ажиллагааны дараалал, албан хэрэг эрхлэх тогтолцоог тодорхойлсон хууль тогтоомжийн үндсэн акт нь "Яамдын нэгдсэн байгуулалт" байсаар ирсэн. үндэсний түүх.

19-р зууны хоёрдугаар хагас нь бүтээмжийн хүч, Оросын эдийн засгийн хөгжилд томоохон өөрчлөлтүүдээр тодорхойлогддог. 1861 оны тариачны шинэчлэлийн дараа капиталист хөгжлийн үе эхэлсэн. Санхүү, боловсролын салбарт шинэчлэл хийж, цэргийн шинэчлэл хийж, цагдаагийн аппаратыг бэхжүүлэв. Төрийн төв байгууллагын үндсэн нэгж болох яамдын бүтцэд бага зэрэг өөрчлөлт орсон. Гэсэн хэдий ч төрийн аппаратыг өөрчлөн зохион байгуулах нь бичиг баримтын үйл ажиллагааг албажуулсан хууль тогтоомжийн ерөнхий хэм хэмжээнд нөлөөлсөнгүй.

Нөхцөл байдал өөрчлөгдөж байгаа нь оффисын ажлын үр ашгийг нэмэгдүүлэх шаардлагатай байв. Ийм нөхцөлд бие даасан байгууллага, байгууллагууд 19-р зууны эхэн үеэс эхлэн албан тасалгааны ажлыг бие даан оновчтой болгох арга руу шилжсэн. Албан тасалгааны ажлын хэлбэр, арга нь шинжлэх ухаан, технологийн дэвшил, нийгмийн өөрчлөлтийн нөхцөлд менежментийн салбарт хурдацтай өөрчлөгдөж буй нөхцөл байдалтай зөрчилдөж байв. Улсын хөгжлийн түвшин нь албан хэрэг хөтлөлтийн зохих тогтолцоог шаарддаг. Гэсэн хэдий ч дайны өмнөх үеийн түүхэн нөхцөл байдлын улмаас оффисын менежментийг шинэчлэх олон оролдлого хэрэгжээгүй.

Ийнхүү 1917 оны хувьсгалаас өмнөх үеийн албан тасалгааны ажил нь төрийн анхны байгууллагуудын үйл ажиллагааг баримтжуулах хамгийн энгийн хэлбэрүүд болох уламжлал, ёс заншилд суурилсан тушаалууд бий болсноос эхлээд төрийн нарийн зохицуулалт хүртэл хүнд хэцүү замыг туулсан. Оросын эзэнт гүрний хууль тогтоомжид суурилсан албан тасалгааны ажил аажмаар техникийн элементээс төрийн удирдлагын чухал салшгүй хэсэг болж хувирав.

Зөвлөлтийн албаны ажлын гарал үүсэл

1917 оны 10-р сарын дараа Оросын эзэнт гүрний төрийн машиныг устгахын зэрэгцээ өмнөх оффисын ажил албан ёсоор татан буугджээ. Төрийн удирдлага, албан хэрэг хөтлөлтийн үр дүнтэй механизмыг бий болгох зорилт тавигдав. Юуны өмнө төрийн аппаратыг зохион байгуулах технологи, арга барилыг тодорхойлох шаардлагатай байв. Ажилчин тариачны хяналтын (ХХХ) байгууллагуудад төрийн аппаратын ажлыг хянах, түүнийг сайжруулах чиг үүргийг өгсөн. Ийнхүү удирдлагын аппаратыг сайжруулах ажлын эхэнд маш том эрх мэдэл бүхий тусгай байгууллага буюу бусад Ардын комиссаруудын үйл ажиллагааг сайжруулах Ардын комиссариат гарч ирэв.

1920-иод оны үйл ажиллагааны үр дүнд. Удирдлагын шинжлэх ухааны зохион байгуулалт, түүний дотор албан тасалгааны ажлыг шинжлэх ухааны үндэслэлтэй, бие даасан, хэлтэс, олон нийтийн байгууллагуудын тогтолцоо бий болсон. Энэ нь ямар хууль эрх зүйн үндэслэлээр болсныг харцгаая.

Зөвлөлт засгийн газар өмнөх хууль тогтоомжоо орхиж, төрийн үйл ажиллагааны шинэ эрх зүйн үндсийг бүрдүүлж эхэлсэн нь мэдэгдэж байна. Зөвлөлт засгийн газрын тогтоол, тогтоолын зарим заалтууд албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичигтэй холбоотой. Гэвч Октябрийн хувьсгалаас хойш тус улсад албан хэрэг эрхлэх асуудлын талаар нэгдсэн хууль тогтоомжийн тогтолцоо бүрдээгүй байна. Хяналтын төв комисс-RKI байгуулагдсанаар оффисын ажлыг зохицуулах асуудал хэлтсийн түвшинд шилжсэн.

20-иод оны эрдэмтэд, мэргэжилтнүүдийн хүчин чармайлтын эерэг үр дүн. Тэднийг РСФСР-ын төрийн, мэргэжлийн, хоршоодын байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдэд архивын ажлын архивын ажлыг зохион байгуулах дүрэм (1928), Баримт бичиг, баримт бичгийн эргэлтийн ерөнхий дүрмийн төслийг (1931) боловсруулсан гэж үзэж болно. Хамгийн сүүлийн дүрмүүд нь бүх байгууллагад оффисын нэгдсэн удирдлагын тогтолцоог нэвтрүүлэхээр тусгасан. Ерөнхий дүрмүүд нь баримт бичигтэй ажиллах чиглэлээр үндэсний стандартыг боловсруулах ноцтой оролдлого байсан боловч Удирдлагын технологийн дээд сургууль хаагдсанаас гадна ЗХУ-ын NK RKI-г татан буулгасны улмаас хэрэгжээгүй хэвээр байв.

Албан тасалгааны ажлыг архивын байгууллагад шилжүүлэх

1930-аад оны эхэн үеэс. Албан хэрэг эрхлэх чиглэлээр архивын удирдлагын байгууллагууд өөрсдийгөө илүү идэвхтэй харуулж эхлэв. Оффисын ажлын асуудлын хамаарлыг мэргэжилтнүүд, эрдэмтэд, төрийн албан хаагчид хурцаар мэдэрсэн. Аугаа эх орны дайны өмнөхөн буюу 1941 онд албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн талаархи салбар дундын анхны хурал болж, удирдлагын ажлыг механикжуулах асуудлыг авч үзэхдээ оффисын ажлын талаархи түгшүүртэй байдлыг онцлон тэмдэглэв. Уулзалтаар нөхцөл байдлыг сайжруулах, гүн гүнзгий, төвөгтэй байдлаараа өвөрмөц хөтөлбөрийг тодорхойлсон боловч харамсалтай нь хэрэгжээгүй 6 . Гэсэн хэдий ч архивын албаныхан албан хэрэг хөтлөлтөд үзүүлэх нөлөөгөө тасралтгүй бэхжүүлсээр байв.

Дайны жилүүдэд албан тасалгааны ажлыг зохицуулах нэгдсэн норматив баримт бичгийг бий болгох оролдлого хийсэн. Төслийг 1943 онд К.Г. Митяевыг ЗХУ-ын ардын комиссариатууд болон бусад байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжүүдэд баримтат хэсгийг зохион байгуулах, баримтат материалыг хамгаалах заавар гэж нэрлэжээ. Дайны үед төслийг хүлээж аваагүй.

50-иад онд Албан хэрэг хөтлөлтийг боловсронгуй болгоход архивын байгууллагын гүйцэтгэх үүрэг нэмэгдэв. Үүнийг 1958 оны ЗХУ-ын Төрийн архивын сангийн тухай журам "хянах" чиг үүргийн оронд архивын эрх баригчдад одоогийн албан хэрэг хөтлөлтийн баримт бичгийн хэсгийг хянах эрхийг олгосон 8 . Энэ мөчөөс эхлэн архивын удирдлагууд оффисын ажлыг оновчтой болгоход идэвхтэй оролцож байна. Гэвч архивын байгууллагын эрх мэдлийн хүрээг тодорхой зааж өгөөгүй. Архивчдын дунд архивын байгууллагуудын хяналт нь баримт бичиг гарч ирэхээс эхлээд архивт хадгалах хүртэл бүх оффисын үйл ажиллагаанд хамрах ёстой гэсэн үзэл бодол байдаг. Гэсэн хэдий ч 1950-1960-аад оны зааг дээр. архивын байгууллагууд ийм том асуудлыг шийдвэрлэхэд хараахан бэлэн биш байсан 9 .

Албан тасалгааны төрийн нэгдсэн тогтолцоо

Энэ хугацаанд улсын хэмжээнд удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохицуулсан нэгдсэн стандарт бий болгох асуудлыг хэлэлцэхээр төлөвлөж байна. 1963 онд ЗХУ-ын Ерөнхий архив нь албан тасалгааны ажлын талаархи бүх холбооны анхны норматив баримт бичгийг бий болгосон - ЗХУ-ын байгууллага, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн архивын ажлын баримт бичгийн хэсгийг зохион байгуулах үндсэн дүрэм, мөн. Дараа нь оффисын ажлын улсын нэгдсэн системийг (USSD) боловсруулж эхэлсэн 10.

1973 оны 9-р сард Улсын нэгдсэн мэдээллийн хуудасны үндсэн заалтуудыг ЗХУ-ын Сайд нарын Зөвлөлийн Шинжлэх ухаан, технологийн улсын хорооноос баталж, яам, газруудад ажлын практикт ашиглахыг санал болгов 11 . Улсын нэгдсэн мэдээллийн хуудас нь баримт бичгийг хүлээн авах, үүсгэхээс эхлээд архивт шилжүүлэх хүртэлх албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх шинжлэх ухааны үндэслэлтэй дүрэм, журам, зөвлөмжийн багц байв. Улсын нэгдсэн статистикийн алба нь байгууллагуудад оффисын удирдлагын үйлчилгээг зохион байгуулахад тавигдах шаардлага, тэдгээрийн ажиллах журмыг мөн тогтоосон. Улсын нэгдсэн мэдээллийн сангийн заалтуудыг Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (USORD)-аар нэмж, холбогдох ГОСТ-оор дэмжсэн.

1980 онд ЗХУ-ын Сайд нарын Зөвлөлийн дэргэдэх Архивын ерөнхий газрын тухай шинэ журам 12 батлагдсан бөгөөд энэ нь архивын байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр эрх мэдлийг ихээхэн өргөжүүлж, дараахь үүрэг даалгаврыг өгчээ. албан хэрэг хөтлөлтийн баримт бичгийн зохион байгуулалт; Албан хэрэг хөтлөлтийн улсын нэгдсэн тогтолцоо, УСБХБ-ыг хэрэгжүүлэх, хөгжүүлэх, боловсронгуй болгох, тэдгээрийн хэрэглээний шинжлэх ухаан, арга зүйн удирдлага; албан тасалгааны ажилд баримт бичгийг зохион байгуулахтай холбоотой бүх байгууллагад заавал дагаж мөрдөх дүрмийг боловсруулж, батлах. Үүний үр дүнд төрийн архивын алба байгууллагуудад бий болсон баримт бичгийн чанарыг жинхэнэ утгаар нь удирдаж чадсан.

Тиймээс 70-80-аад оны үед гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. XX зуун оффисын ажил нь арга зүй, зохион байгуулалт, технологийн нэгдмэл зарчмын үндсэн дээр хүнд суртлын хэлбэрийн удирдлагын тогтолцооны шаардлагад зохих ёсоор хариулсан. Төрийн удирдлагын тогтолцоонд баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах нэгдсэн үндэс суурийг бий болгосон бөгөөд энэ нь шийдвэр бэлтгэх, батлах, хэрэгжүүлэх баримт бичгийг үндэсний хэмжээнд хангах, түүнчлэн баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг тэдгээрийн практик, шинжлэх ухааны үндэслэлээс хамааран зохицуулах боломжийг олгосон. -түүхэн ач холбогдол 13 .

Албан тасалгааны ажлын эрх зүйн зохицуулалт
ОХУ-д

ЗХУ задран унаснаас хойш арван жил өнгөрчээ. Нийгмийн чиг баримжаатай зах зээлийн эдийн засагтай ардчилсан хуульт төрийг бий болгоход чиглэсэн Оросын шинэ төрт улсыг байгуулах нь түүний үйл ажиллагааны баримт бичгийг бүрдүүлэх, үйл ажиллагааны баримт бичгийг хадгалах, урт хугацаанд хадгалах зэрэг төрийн зорилтуудын нэг юм. .

Өмнөх түүхэн туршлагыг судлахад эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх үр нөлөө нь иргэдийн нийтийн болон хувийн амьдралын бүхий л хүрээний амьдралын үйл ажиллагаа, тэдгээрийн боломжит бүх хэлбэрийг тодорхойлдог "баримтжуулсан мэдээлэл" системийн ангилал нь хууль эрх зүйн хувьд хэр зохицуулалттай байхаас хамаардаг болохыг харуулсан. холбоод 14 .

ОХУ-д баримт бичигтэй ажиллах зохицуулалтын тогтолцоонд дүн шинжилгээ хийхдээ Зөвлөлт Холбоот Улсын дараахь Орос улс албан тасалгааны чиглэлээр Зөвлөлтийн актуудын хүчин төгөлдөр байдлыг хадгалж, улмаар түүхэн тасралтгүй байдлыг хангаж, цаашдын дүрэм журмын үндэс суурийг хадгалсан гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. - хийх.

Орчин үеийн төрийн бодлого, ОХУ-ын иргэдийн мэдээлэл, баримт бичиг солилцох эрхийг тодорхойлсон гол эрх зүйн акт бол ОХУ-ын Үндсэн хууль юм. Үүнд: “Хүн бүр хууль ёсны ямар ч хэлбэрээр мэдээллийг чөлөөтэй хайх, хүлээн авах, дамжуулах, үйлдвэрлэх, түгээх эрхтэй...” (Дөрөвдүгээр хэсэг, 29 дүгээр зүйл).

Үндсэн хуулийн хэм хэмжээг боловсруулахдаа мэдээлэл, баримт бичгийн талаархи төрийн бодлогын үндсийг хууль тогтоомжийн түвшинд тусгасан байдаг. Энэ чиглэлээр систем бүрдүүлэгч акт нь "Мэдээлэл, мэдээлэлжүүлэлт, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" Холбооны хууль юм.

Энэхүү хууль нь менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх хэд хэдэн чухал үндсэн заалтуудыг агуулсан: нэр томъёоны тогтолцоо, мэдээллийг баримтжуулах, мэдээллийн нөөцөд хөрвүүлэх журмыг тодорхойлж, эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх төрийн болон түүний байгууллагуудын хариуцлагыг тогтоож, Байгууллага-хуулийн этгээдийн заавал хөтлөх ёстой баримтжуулсан мэдээллийн жагсаалтыг нэрлэв. 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн "Төрийн нууцын тухай" ОХУ-ын хууль нь мэдээллийн хууль тогтоомжийн тогтолцоонд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг.16.

Дэлхий даяар мэдээллийн орон зай байгааг харгалзан ОХУ-аас гадуур мэдээлэл дамжуулах, гаднаас хүлээн авах харилцааг эрх зүйн зохицуулалт хийх шаардлагатай байна. Энэхүү үйл явц нь "Олон улсын мэдээллийн солилцоонд оролцох тухай" Холбооны хуулийн 17-р үндсэн дээр явагддаг.

Энэхүү эрх зүйн акт нь баримтжуулсан мэдээлэл солилцоход чухал ач холбогдолтой хэд хэдэн заалтыг агуулж байна. Хууль нь ийм мэдээллийг импортлох, экспортлох журмыг тодорхойлж, төрийн нууц болон бусад нууц мэдээлэлд хамаарах баримтжуулсан мэдээллийг ОХУ-ын хилээр нэвтрүүлэхийг бүх Оросын үндэсний өмчид хязгаарлах; архивын санд; ОХУ-ын хууль тогтоомжоор экспортлохыг хязгаарлаж болох бусад ангиллын баримтжуулсан мэдээлэлд. Ийнхүү баримтжуулсан мэдээлэлтэй холбоотой мэдээллийн тухай хууль нь олон улсын солилцооны зохицуулалтаар нэмэгджээ.

Цахим тоон гарын үсгийг ашиглах харилцааны эрх зүйн зохицуулалтыг "Цахим тоон гарын үсгийн тухай" Холбооны хууль, ОХУ-ын Иргэний хууль, Холбооны бусад хууль тогтоомж, ОХУ-ын бусад зохицуулалтын эрх зүйн актуудын дагуу явуулдаг. тэдгээрийн дагуу, мөн талуудын тохиролцоогоор 18.

Хуульд зааснаар цахим тоон гарын үсэг нь цахим тоон гарын үсгийн хувийн түлхүүрийг ашиглан мэдээллийг криптограф хэлбэрээр хувиргасны үр дүнд олж авсан энэхүү цахим баримт бичгийг хуурамчаар үйлдэхээс хамгаалах зорилготой цахим баримт бичгийн зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд эзэмшигчийг таних боломжийг олгодог. гарын үсгийн түлхүүрийн гэрчилгээ, түүнчлэн цахим баримт бичигт мэдээллийн гажуудал байхгүй эсэхийг тогтоох. Тодорхой нөхцөлд цахим баримт бичигт цахим тоон гарын үсэг нь цаасан дээрх гараар бичсэн гарын үсэгтэй тэнцэнэ.

Архивын харилцаа нь ОХУ-ын Архивын сан, архивын тухай хууль тогтоомжийн үндэс суурь бөгөөд архив, архивын санг бүрдүүлэх, хадгалах, нягтлан бодох бүртгэл хийх, ашиглах, тэдгээрийн аюулгүй байдлыг хангах зорилгоор тэдгээрийн менежментийг зохицуулдаг. архивын баримт бичиг, түүнийг иргэн, нийгэм, улсын ашиг сонирхолд бүрэн ашиглах . Гэсэн хэдий ч энэхүү хууль тогтоомжид бичиг цаасны асуудлыг огт тусгаагүй болно.

ОХУ-ын мэдээллийн хууль тогтоомж нь мэдээллийг баримтжуулах чиглэлээр үүссэн харилцааны зөвхөн нэг хэсгийг зохицуулдаг бөгөөд архивын хууль тогтоомж нь зөвхөн баримт бичгийн архивын хадгалалтын асуудлыг авч үздэг гэж хэлж болно. Тодорхой хэмжээгээр хууль тогтоомжийн субьектүүдийн хоорондын харилцааг баримтжуулах, баримтжуулах асуудлыг тус тусад нь хамаарах хууль тогтоомжид, тухайлбал нотариат, нягтлан бодох бүртгэл, татвар гэх мэт хууль тогтоомжид, түүнчлэн хууль тогтоомжид (Иргэний хууль) тусгасан болно. ОХУ-ын Эрүүгийн байцаан шийтгэх хууль, ОХУ-ын Эрүүгийн байцаан шийтгэх хууль болон бусад). Сүүлийн үед хэдийнэ цөөхөн мөрдөгдөж байсан стандартуудыг цөөлөх хандлага ажиглагдаж байна.

Төрийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоо (1991) нь хэлтсийн акт юм. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлагыг тогтоосон стандартыг хүчингүй болгов. Зөвхөн Холбооны Гүйцэтгэх Байгууллагууд дахь албан тасалгааны ажлын стандарт заавар (2001) бүрэн хүчинтэй байна.

Ийм нөхцөлд байгалийн асуулт гарч ирдэг: Оросын нөхцөлд менежментийн баримт бичигтэй ажиллах хууль эрх зүйн зохицуулалт хэрэгтэй юу?

Гадаадын туршлага

АНУ-д 1950 оноос хойш холбооны албан хэрэг хөтлөлтийн хууль хүчин төгөлдөр болсон. 1980 онд Захиргааны үйл ажиллагааны энэ чиглэлийн хууль эрх зүйн нэгдсэн зохицуулалтыг бий болгоход чиглэсэн Бичиг цаасыг багасгах тухай хууль батлагдсан. АНУ-ын Үндэсний архивын систем нь баримт бичгийн менежментийн асуудлыг хариуцдаг тусгай албатай.

ХБНГУ-д 2000 оны 7-р сарын 26-нд засгийн газар Холбооны яамдын ажлын шинэ дүрмийг баталж, цаасан баримт бичгийг боловсруулах зохион байгуулалт, технологийн журам, цахим баримт бичигтэй ажиллах үндсэн удирдамжийг нарийвчлан тусгасан болно. Эдгээр дүрмийг “Орчин үеийн төр-Орчин үеийн менежмент” 19 улсын хөтөлбөрийн хүрээнд бий болгосон.

Үүнтэй төстэй жишээг Австрали, Финлянд, Англи, Чех гэх мэт бусад мужуудын практикт дурдаж болно. ТУХН-ийн бүгд найрамдах улсуудын дунд Казахстан, Беларусь, Киргиз улсын хууль тогтоомж нь энэ талаар хамгийн их анхаарал хандуулах ёстой.

Сүүлийн 10 жилийн хугацаанд гадаадад баримт бичиг боловсруулах, цахим баримт бичгийн менежмент, төрийн байгууллага, иргэдийн хоорондын харилцааны чиглэлээр мэдээллийн технологийг нэвтрүүлэхэд хууль тогтоомжоор дэмжлэг үзүүлэх ажил ялангуяа идэвхтэй явагдаж байна. АНУ-д 2000 онд “Улс хоорондын болон гадаад худалдаанд цахим баримт бичиг, гарын үсгийг ашиглахыг дэмжих тухай” хуулийг баталсан. Иргэдийг цахим хэлбэрээр баримт бичгийн стандарт маягтаар хангадаг Их Британийн туршлага, 1999 онд төрийн байгууллагууд худалдан авалтынхаа 95 хувийг цаасгүй гүйлгээгээр хийдэг байсан Шведийн туршлага, мөн Австралийн туршлага сонирхож байна. Тусгай систем нь нийтийн үйлчилгээний төлбөрийг цахим технологиор хангах боломжийг олгодог. , иргэний байдлын актыг бүртгэх, лиценз, бусад зөвшөөрөл авах гэх мэт.

Энэ нь бүрэн жишээнүүдийн жагсаалтаас хол байгаа нь муж улсад баримт бичигтэй ажиллахад хууль эрх зүйн дэмжлэг үзүүлэх нь шийдвэрлэх боломжтой ажил гэдгийг харуулж байна. ОХУ-ын төрийн амьдралын эрх зүйн дэмжлэгийг бэхжүүлэх ерөнхий чиг хандлага нь баримт бичгийн менежментийн асуудлыг зохицуулах салбар дахь хууль тогтоомжийн цоорхойг арилгах асуудлыг хөндөж байна. "Удирдлагын баримт бичгийг дэмжих тухай" холбооны хуулийг боловсруулах шаардлагатай байна.

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын тухай холбооны хуулийн төсөл

Хуулийн төслийн үзэл баримтлалыг боловсруулахдаа "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн удирдлагын тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичиг, албан хэрэг хөтлөлтийн зохион байгуулалт, баримт бичгийн хадгалалтын тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн ажлын зохион байгуулалт, баримт бичгийн хадгалалтын тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн хөдөлгөөний тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн ажлын зохион байгуулалт, баримт бичгийн хадгалалтын тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн ажлын зохион байгуулалт, баримт бичгийн хадгалалтын тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн сангийн тухай", "Баримт бичгийн тухай", "Баримт бичгийн тухай" зэрэг хуулийн төслийн үзэл баримтлалыг боловсруулахдаа хуулийн төслийн үзэл баримтлалыг боловсруулахдаа "Баримт бичгийн тухай" хуулийн төслийг боловсруулсан байна. "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийн тухай" болон бусад. Хэлэлцүүлгийн үр дүнд хөгжүүлэгчид энэ чиглэлийн хууль эрх зүйн зохицуулалтын зорилгод хамгийн сайн нийцсэн сүүлчийн хувилбар дээр тогтлоо. Доод удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг(DOU) нь удирдлагын аппарат нь чиг үүргээ хэрэгжүүлэх явцад ашиглахын тулд янз бүрийн мэдээллийн хэрэгслээр баримтжуулсан мэдээллийн баазыг бий болгохыг хэлнэ. Албан хэрэг хөтлөлтийг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг барих зохион байгуулалт, хууль эрх зүй, технологийн хэрэгсэл гэж үздэг.

Өргөн хэрэглэгддэг "бичиг цаас" гэсэн нэр томъёоноос ялгаатай нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллага үүнийг аливаа мэдээллийн хэрэгслээр удирдах баримт бичгийн бүх системд хэрэглэх нь чухал юм; холбогдох дүрэм журмыг боловсруулах, хэрэгжүүлэх, дагаж мөрдөхөд хяналт тавих чиг үүрэг бүхий бие даасан бүтцийн нэгж байгаа эсэх; түүнчлэн хууль тогтоомж, холбогдох журмын шаардлагыг зөрчсөн удирдах ажилтнуудын хариуцлагыг тогтоох.

Хуулийн өөр нэр нь бидний бодлоор удирдлагын баримт бичиг, баримт бичиг, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, баримт бичгийн тогтолцоог бүрдүүлэх гэх мэт эрх зүйн харилцааг зохицуулах хууль тогтоомжийн актад тавигдах шаардлагыг бүхэлд нь агуулж болохгүй.

Хуулийн бүтэц, агуулгын талаархи үндсэн саналыг бид “Дэлопроизводство” сэтгүүлийн 2001 оны хоёрдугаар дугаарт 20 . Одоогоор хөгжүүлэгчид хуулийн төслийн хоёр дахь хэвлэлийг бэлтгэж дуусчээ. Анхны хэвлэлтэй харьцуулахад хуулийн төслийн эх бичвэрт ихээхэн өөрчлөлт орсон байна. Тиймээс, "Ерөнхий заалтууд"-ын I бүлэгт зорилгыг дахин тодорхойлсон: "Энэ Холбооны хуулийн зорилго нь төрийн эрх баригчид, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагуудын үйл ажиллагааг хангах зорилгоор баримт бичгийг бүрдүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах, хадгалах эрх зүйн нөхцлийг хангахад оршино. иргэд.”

Хуулийн сэдэв, хамрах хүрээг тодруулбал: “Энэ хуулийн зохицуулалтын зүйл нь төрийн эрх бүхий байгууллага, нутгийн захиргааны байгууллага, хуулийн этгээд, иргэний эрх, үүргээ хэрэгжүүлэх үйл ажиллагааг баримтжуулахад үүсэх харилцаа юм. эрх зүйн байдлынхаа дагуу. Энэ хууль нь ОХУ-ын нутаг дэвсгэр даяар хүчинтэй бөгөөд аливаа баримт бичиг, түүний дотор цахим баримт бичигтэй үйл ажиллагаанд хамаарна."

Төрийн зохицуулалтын зарчим, чиглэл
сургуулийн өмнөх боловсролын асуудал

Хуулийн төсөл нь менежментийн баримт бичгийг дэмжих үндсэн зарчмуудыг тусгасан болно.

    төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, хуулийн этгээд, иргэдийн хууль ёсны ашиг сонирхол, эрх, үүргийн хүрээнд явуулж буй үйл ажиллагааг баримт бичигт хамгийн бүрэн, найдвартай тусгах;

    өмчийн хэлбэр, зохион байгуулалтын хэлбэрээс үл хамааран төрийн эрх мэдэл, орон нутгийн засаг захиргаа, байгууллагын удирдлагын бүтцэд стандарт, баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцоог боловсруулах, хэрэгжүүлэх, ашиглах хяналтыг хангах;

    мэдээллийн нөөцийн эрх зүйн горимын шаардлагын дагуу баримт бичигтэй ажиллах, мэдээллийн аюулгүй байдлын нөхцлийг хангах;

    хөгжиж буй мэдээллийн технологийг ашиглах үндсэн дээр менежментийг баримтжуулах чиглэлээр шинжлэх ухаан, техникийн нэгдсэн бодлогыг бүрдүүлэх, хэрэгжүүлэх;

    цахим баримт бичгийг ашиглах нөхцөлийг бүрдүүлэх;

    төрийн болон төрийн захиргааны үйл явц, иргэд, тэдгээрийн холбоодын амьдралыг баримтжуулах, баримтжуулах ажлыг зохицуулах зохицуулалт, эрх зүй, арга зүйн үндсийг боловсронгуй болгох.

Удирдлагын баримт бичгийг дэмжих чиглэлээр төрийн зохицуулалтын үндсэн чиглэлүүд нь:

    удирдлагын баримт бичгийг дэмжих чиглэлээр төрийн бодлого боловсруулах, төрийн тогтолцоо, менежментийг сайжруулах урьдчилсан нөхцөлийн нэг болох мэдээллийн технологийг хөгжүүлэх зорилтуудыг төрийн хөтөлбөрт тусгах;

    төрийн баримт бичгийн системд ашигладаг аюулгүй мэдээллийн технологийг бий болгоход дэмжлэг үзүүлэх;

    Төрийн захиргааны үндсэн чиг үүрэг, хуулийн этгээдийн төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргаа болон өөр хоорондоо харилцах харилцааг тусгасан баримт бичгийн тогтолцоог нэгтгэх, стандартчилах, олон улсын стандартыг харгалзан нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн баримт бичгийн систем (бүртгэл, бүртгэл, ангилагч). оХУ-ын тодорхой нөхцөл;

    бүх төрлийн үйл ажиллагааны иргэн, төр, аж ахуйн нэгж, хувийн байгууллагын ашиг сонирхолд нийцүүлэн мэдээллийн системийн нөөцийг бүрдүүлэх, ашиглах нэгдмэл зарчим, журмыг хангах;

    төрийн мэдээллийн нөөцийн системд баримт бичгийг боловсруулах, нэгтгэх, дамжуулах сүлжээний системийг бий болгоход оролцдог бүтцэд мэргэжилтэн бэлтгэх, давтан сургах ажлыг зохион байгуулах;

    ОХУ-ын Архивын санд багтсан баримт бичгийн сангийн аюулгүй байдалд хяналт тавих
    тэдгээрийг иргэн, нийгэм, улсын ашиг сонирхолд нийцүүлэн ашиглахыг хангах;

    мэдээллийн технологийн хамгийн сүүлийн үеийн хэрэглээг харгалзан менежментийг баримтжуулах чиглэлээр шинжлэх ухаан, техникийн нэгдсэн бодлогыг бүрдүүлэх, хэрэгжүүлэх;

    сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын чиглэлээр хууль тогтоомж, зохицуулалт, арга зүйн орчныг хөгжүүлэх.

Хуулийн төслийн үлдсэн хэсгүүдэд мөн ихээхэн өөрчлөлт орсон (хуулийн төслийг бүрэн эхээр нь VNIIDAD вэб сайтаас үзнэ үү: [Цахим нөөц]).

Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын захиргааны шинэчлэлд эзлэх байр суурь

Мэдээлэлжүүлэлтийн салбарын аливаа үйл явдал баримтжуулалт, баримт бичгийн урсгалын салбарт идэвхтэй нэвтэрдэг. Үүнтэй холбогдуулан 2002-2010 оны "Цахим Орос" Холбооны зорилтот хөтөлбөрийн (FTP) төсөл, засаг захиргааны болон шүүхийн шинэчлэлийн төслүүд хамгийн чухал юм. Эдгээр төслүүд нь мэдээллийн баримт бичгийн системд цахим баримт бичгийг оруулахтай холбоотой төдийгүй зарчмын хувьд баримтжуулалт, удирдлагын үйл явцыг сайжруулах талаар олон асуултыг бий болгодог. Баримт бичгийн урсгалын чиглэлээр аливаа зүйлийг баримтжуулах, эмх цэгцтэй болгох асуудлыг Мэдээллийн аюулгүй байдлын сургаалд тусгасан болно. Эдгээр нь ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 2001 онд ОХУ-ын Холбооны Хуралд илгээсэн илгээлтэд тусгагдсан болно. Зөвхөн Холбооны зорилтот хөтөлбөрийн "Цахим Орос" төсөл нь баримт бичиг, албан тасалгааны салбарт ихээхэн нөлөөлдөг хэд хэдэн чиглэлийг тусгасан болно. ажил, баримт бичиг хадгалах.

ОХУ-ын бодит нөхцөл байдлыг харгалзан (мэдээллийн технологийг өргөнөөр ашиглахад идэвхтэй шилжих, эдийн засаг, засаг захиргаа, шүүхийн шинэчлэлийн зорилтуудыг хэрэгжүүлэх нарийн төвөгтэй байдал) баримт бичгийг боловсронгуй болгох, сургуулийн өмнөх боловсролын бүх үе шатыг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1) төрийн бодлогын хамгийн чухал чиглэлүүдийн нэг;

2) мэдээллийн аюулгүй байдлын эмзэг бүс;

3) баримт бичгийг бүрдүүлэх, солилцох цаасан болон цахим аргуудыг уялдуулан хослуулах боломжийг олгодог технологийн хэрэглээний цар хүрээ, албан ёсны болон бизнесийн мэдээллийн дийлэнх хэсгийг танилцуулах дижитал аргад жигд шилжих боломж.

Түүнчлэн төрийн нийгэм, эдийн засаг, нийгмийн амьдралд оролцдог бүх байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах, ажил олгогчоос тэдний хөдөлмөрийн үйл ажиллагааг заавал баримтжуулах замаар иргэдийн нийгмийн хамгааллын асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байна.

Сургуулийн өмнөх боловсролын тухай хуулийг идэвхтэй хэрэгжүүлэх хамгийн чухал нөхцөл бол түүнийг хэрэгжүүлэх үүрэг хариуцлагыг холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудын нэг болох ОХУ-ын Холбооны архивын алба (Росархив) -д шилжүүлэх явдал юм. Үүнтэй холбогдуулан хамгийн чухал асуудал бол менежментийн баримт бичгийн төлөв байдал, аюулгүй байдал, шинжлэх ухаан, практик хэрэглээг хангах, түүнчлэн холбогдох холбооны бусад эрх бүхий байгууллагуудын үйл ажиллагааг хариуцдаг байгууллага болох Росархив ба түүний бүтцийг зохицуулах үүргийг бэхжүүлэх явдал юм. өөрсдийн баримт бичгийг оновчтой болгох; одоогийн дүрэм журмыг дагаж мөрдөх; Байнгын хадгалалтын баримт бичгийг төрийн архивт цаг тухайд нь шилжүүлэх, тэдгээрийн тогтолцооны байгууллагуудад стандартын дагуу баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх.

* Удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэг

Бүгд Найрамдах Беларусь улсын сан. 4. Асуултуудбайгууллагуудархивын үйл ажиллагаа байгууллагууд ... өмнөнутаг дэвсгэрийн байгууллагуудулсын бүртгэлийн дагуу. 27. Баримт бичгийн хуулбарыг авах хүсэлт хийгдэж байна... P хуудасны дугаар: Хэсэг 1. Газрын дугаар...

  • 2-р хэсэг УРАЛЫН ТҮҮХИЙН ХУУДАС

    Баримт бичиг

    аль нь тавьсан асуултуудшүүхийн тогтолцоо, хууль эрх зүйн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа, цэргийн... тэнгисийн цэргийн зэвсэглэл, байгууллагуударми. Гарчиг дотор: " Үйл явдал, өмнөулс төрийн Росискагогийн түүх... ., зориулав. Түүхийн 30 жилийн ой архив USU-ийн мэргэжил. Екатеринбург, ...

    • М.М. Ларин

    Төслийн менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг (дотоодын болон гадаадын туршлага)

    Түлхүүр үгс: төсөл, менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг, төслийн менежмент, баримт бичгийн нэгдсэн систем.

    Дэлхийн санхүү, эдийн засгийн хямралын дэлхий нийтийг хамарсан сорилтыг даван туулахын тулд манай улс эхлүүлсэн хөгжлийн шинэчлэлийн зам нь дэвшилтэт технологи, орчин үеийн технологи, менежментийн арга барилыг нийгэм, төрийн амьдралын бүхий л салбарт түргэн шуурхай нэвтрүүлэхийг шаардаж байна. Хөгжингүй орнуудын өдөр тутмын практик болсон нийгэм, эдийн засгийн тогтолцоог удирдах хөтөлбөрийн зорилтот аргуудыг Орос улсад аль хэдийн ашиглаж байна: үндэсний томоохон төслүүд, холбооны зорилтот хөтөлбөрүүд, зорилтот төлөвлөлт, төсөвт шилжихэд эцсийн үр дүнд чиглэсэн. Холбооны хэд хэдэн зорилтот хөтөлбөрийг улсын санхүүжүүлэх тусгай зүйлүүдийг багтаасан гэдэгт итгэлтэй байхын тулд улсын төсвийг харахад хангалттай. Үндсэндээ эдгээр нь нэрлэсэн аргуудыг ашиглан зохицуулалттай удирддаг төслүүдийн бүлгүүд юм. Ирээдүйд төслийн менежмент нь шинэчлэлд тэргүүлэх үүрэг гүйцэтгэх бөгөөд үүнийг техник, технологийг цаашид хөгжүүлэх, сайжруулах, дэлхийн зах зээлийн орчинд өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлэх, томоохон, том, жижиг төслүүдийн цогц хэлбэрээр төлөөлж болно. болон амьдралын чанарыг сайжруулах.

    Гадаадын эрдэмтэд "төсөл" гэсэн ойлголтыг хэд хэдэн нийтлэг шинж чанаруудаар нэгтгэсэн олон төрлийн үйл ажиллагааны багц гэж тайлбарладаг. Тиймээс тэдгээрийн аль нэг нь тодорхой зорилго, тодорхой үр дүнд хүрэхэд чиглэгддэг; харилцан уялдаатай олон тооны үйлдлүүдийг уялдуулан гүйцэтгэх замаар тодорхойлогддог; цаг хугацааны хувьд хязгаарлагдмал, өөрөөр хэлбэл эхлэл төгсгөлтэй. Үйлдвэрлэлийн системээс ялгаатай нь төсөл нь эцсийн үр дүнд хүрэх хүртэл нэг удаагийн үйл ажиллагааг хамардаг бөгөөд энэ нь байгууллагын үйл ажиллагааны үндсэн хэлбэр болж байна. Өөрөөр хэлбэл, төсөл гэдэг нь тодорхой хугацаа, төсөвт багтаан давтагдашгүй, урьдчилан тодорхойлсон үр дүнд хүрэхийн тулд хийгдэх ёстой ажил юм1.

    Төслийн амьдралын мөчлөг (эхлэх ба дуусгах хүртэлх хугацаа) нь түүний санхүүжилтийн эхлэлийн цэг бөгөөд энэ нь эргээд хөрөнгө оруулалтын өмнөх, хөрөнгө оруулалт, ашиглалтын үе шат (үе шат) гэж ажлыг хуваах үндэс суурь болдог. Бодит байдал дээр энэ үйл явц нь илүү төвөгтэй, олон үе шаттай байдаг. Үүний эхний үе шат (үзэл баримтлал) нь зорилгоо тодорхойлох, хөрөнгө оруулалтын боломжуудын дүн шинжилгээ, ТЭЗҮ-ийн үндэслэл (ТЭЗҮ) болон төслийн төлөвлөлт; хоёр дахь үе шат нь төсөл боловсруулах бөгөөд энэ үеэр ажлын бүтэц, гүйцэтгэгчдийг тодорхойлж, ажлын хуваарийг гаргаж, төслийн төсөв, зураг төслийн тооцоог боловсруулж, гэрээлэгч, ханган нийлүүлэгчтэй хэлэлцээр хийж, гэрээ байгуулдаг; Гурав дахь үе шат бол төслийн хэрэгжилт, түүнийг хэрэгжүүлэх ажил (барилга, маркетинг, боловсон хүчний сургалт гэх мэт); дөрөв дэх үе шат (төслийг дуусгах) нь ихэвчлэн төслийг хүлээн авах туршилт, туршилтын ажиллагаа, ашиглалтад оруулахаас бүрдэнэ; тав дахь үе шат (ашиглалтын) нь хүлээн авах, эхлүүлэх, тоног төхөөрөмжийг солих, өргөтгөх, шинэчлэх, инноваци хийх зэрэг орно.

    Нэмж дурдахад төслийн менежментийн үе шат бүр нь үйл ажиллагаанд хууль эрх зүй, зохион байгуулалт, санхүү, нийгэм, боловсон хүчин, бусад мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх тодорхой баримт бичгийн багцад нийцдэг. Гэсэн хэдий ч Орос болон гадаадад төрийн болон бизнесийн орчинд янз бүрийн ажлуудыг гүйцэтгэх төслийн аргыг нэлээд өргөн ашиглаж байгаа хэдий ч түүний баримт бичгийн дэмжлэгийн тогтолцоо хараахан боловсруулагдаагүй байна; шаардлагатай, хангалттай баримт бичгийн бүрдэл. Төслийн хүрээнд бие даасан удирдлагын чиг үүргийг оновчтой гүйцэтгэлийг хангах чадвартай.

    Энэ асуудлыг яаралтай шийдвэрлэх шаардлагатай байгааг ойлгож, энэ нийтлэлд бид төслийн менежментийн холбогдох үе шатанд баримт бичгийн төрлийг танилцуулж, төслийн үйл ажиллагааны явцад баримт бичгийн менежментийг сайжруулах хэтийн төлөвийг тодорхойлохыг хичээх болно. Энэ зорилгод хүрэхийн тулд ОХУ-ын одоогийн зохицуулалтын эрх зүйн актууд (холбооны хууль тогтоомж, засгийн газрын зохицуулалт2, стандарт, дүрэм3), дотоод4, гадаадын5 ном зохиол, гол төлөв янз бүрийн төслийн менежментийн байгууллагуудын Америк, Англи мэргэжилтнүүдээс авсан, түүнчлэн төслийн практик Бүх Оросын Шинжлэх ухаан, судалгааны хүрээлэнгийн удирдлагад дүн шинжилгээ хийсэн.Баримт бичгийн менежмент, архивын судалгааны хүрээлэн нь холбооны зорилтот хөтөлбөрийн зорилтуудыг хэрэгжүүлэх явцад.

    Төсөл бүрдүүлэх эхний үе шатанд бий болгосон, ашигласан баримт бичгийн бүрэлдэхүүнийг зөвхөн холбооны зорилтот хөтөлбөрүүдэд зориулж тогтоодог. Энэ бол ОХУ-ын Холбооны хуулиар "Бараа нийлүүлэх, ажил гүйцэтгэх, үйлчилгээ үзүүлэх тухай" Холбооны хуулиар тогтоосон уралдаант тэмцээний үеэр төслийн саналын үзэл баримтлалын мөн чанарыг тодорхойлсон шаардлагатай бөгөөд хангалттай баримт бичгийн багц юм. хотын хэрэгцээ."

    Нөхцөл байдал шинэлэг (санаачлага) төслүүдийн хувьд өөр бөгөөд менежментийн энэ үе шатанд баримт бичгийн дэмжлэгийг мэргэжилтнүүд хэлэлцсээр байна. Зарим нь төслийн даалгавар (гарчиг, зорилго, зорилт, зохион байгуулалт, үндсэн оролцогчдын гарын үсэг бүхий төслийг батлах), зорилго, зорилт, хүлээгдэж буй үр дүнгийн тухай тохиролцоо6 зэрэг баримт бичгүүдийг онцлон тэмдэглэдэг бол зарим нь илүү олон баримт бичиг бүрдүүлэх, нэрлэх шаардлагатайг зөвтгөдөг. тэдгээрийн дотор төлөвлөгөө, хуваарь төсөл, бүтээгдэхүүний тодорхойлолт. Тиймээс К.Хелдман (АНУ) төслийн дүрмийг боловсруулахад ихээхэн ач холбогдол өгч, үүнийг ажлыг төлөвлөх, гүйцэтгэх, хянах үндэс суурь гэж үздэг. Түүний бодлоор энэ нь төсөл, түүний зорилго, үр дүнгийн талаар ерөнхий ойлголт өгөх, нэмэлт баримт бичгийн багц, нөөц, зардлын тооцоо, шаардлагатай бол боломжийн судалгааг агуулсан байх ёстой. Мөн дүрэмд менежер, ажилтан, төслийн ивээн тэтгэгч, гүйцэтгэх менежерүүдийн үүрэг, хариуцлагыг тусгасан байх ёстой. Үүний зэрэгцээ К.Хелдман хэрэв төслийг гэрээгээр хэрэгжүүлбэл дүрмийн үүрэг гүйцэтгэх боломжтой гэдгийг хүлээн зөвшөөрсөн. Мэдээжийн хэрэг, Хелдман төслийн төсөвтэй холбоотой баримт бичгүүдийг боловсруулахын ач холбогдлыг байнга онцолдог7.

    Энэ нь А.Д.-ийн хэлснээр үзэл баримтлалын үе шатанд байна. Орр (Их Британи) бизнес төлөвлөгөөгөөр төлөөлүүлж болох аливаа нарийн төвөгтэй төслийг хэрэгжүүлэх эхний шатны гол бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэг болох эдийн засгийн загварыг бий болгох шаардлагатай8. Дотоодын мэргэжилтнүүд стратегийн хөрөнгө оруулалт, бизнес төлөвлөгөө, техник эдийн засгийн үндэслэл, зураг төслийн даалгавар зэрэг баримт бичгүүдийг энэ үе шатанд дурддаг.

    Төслийг боловсруулахтай холбоотой хоёр дахь шатны баримт бичгийн бүрдэл нь түүнийг хэрэгжүүлэх нөхцлөөс яг адилхан хатуу заасан байдаг. Ийнхүү төрийн төсөлд оролцогчдын эрх зүйн харилцаа, санхүүгийн үүрэг хэд хэдэн зүйлд тусгагдсан байдаг

    зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичиг. Захиалагч болон тэргүүлэх гүйцэтгэгч хоёрын хоорондын харилцааг засгийн газрын гэрээгээр зохицуулдаг бөгөөд түүнд ажлын даалгавар (техникийн шаардлага), ажлын хөтөлбөр, хуанлийн төлөвлөгөөг хавсаргасан болно. Хариуд нь ахлах гүйцэтгэгч, хамтран гүйцэтгэгч нарын харилцааг талуудын тохиролцоогоор зохицуулдаг; нэмэлт гэрээ, түүний дотор хуанлийн төлөвлөгөө, техникийн үзүүлэлтүүд; зардлын тооцоо. Гэрээ нь эрх зүйн үндсэн баримт бичгийн хувьд түүний сэдвийг тодорхойлсон; ажлын өртөг (тохиролцох үнэ) болон талуудын хоорондын төлбөр тооцооны журам; ажил гүйцэтгэх хугацаа, дараалал; талуудын эрх, үүрэг, хариуцлага; хөдөлмөрийн үр дүнд оюуны өмчийн эрх; ажил хүлээн авах журам; онцгой нөхцөл, давагдашгүй хүчин зүйл; нууцлалын нөхцөл; зохион байгуулалтын асуудал; хууль ёсны хаяг; Банкны дэлгэрэнгүй мэдээлэл; талуудын гарын үсэг. Гэрээнд зардлын тооцоо, техникийн нөхцөл дагалддаг.

    Техникийн тодорхойлолт (TOR) нь хэрэглээний хамгийн нарийн төвөгтэй зүйл бөгөөд ерөнхий мэдээлэл (захиалагч ба гүйцэтгэгч байгууллагуудын нэр, ажил гүйцэтгэх шалтгаан, ажил эхлэх, дуусах хугацаа, техникийн үзүүлэлтэд өөрчлөлт оруулах журам) зэрэг хэсгүүдийг агуулдаг. тодорхойлолт); ажлын зорилго, үндсэн зорилтууд; түүний хэрэгжилт, агуулгад тавигдах шаардлага; анхны өгөгдөл, журам, үе шатууд; үр дүнг танилцуулахад тавигдах шаардлага; тэдгээрийг хүлээн авах журам. Гэрээнд дизайны материалыг захиалагчид ирүүлэх хуваарийг хавсаргаж болно.

    Харамсалтай нь санаачилгатай төслүүдийн хувьд ийм баталгаа байхгүй бөгөөд тэдгээрийг хэрэгжүүлэх явцад бий болсон баримт бичгийн багцыг тодорхойлох янз бүрийн хандлага давамгайлж байна.

    Жишээлбэл, Д.Дипрозе (АНУ) энэ баримт бичгийн цогцолборыг төслийн төлөвлөгөө, үүнд төлөвлөсөн ажлын үр дүн, тодорхой даалгавар, гүйцэтгэгчдийн хооронд хуваарилах, хуваарь, тооцоолол; харилцааны төлөвлөгөө (багийн гишүүн бүрийн даалгавар гүйцэтгэсэн тайлан, төслийн оролцогчдод мэдээлэл олж авах, хангах арга) болон төсөв (төслийн тооцоо, өртөг тооцох)10, А.Д. Орр тэдний агуулгыг нарийвчлан тодорхойлсон. Тиймээс түүний бодлоор ерөнхий төлөвлөгөө нь төслийн үйл ажиллагааны бүрэн дүр зургийг гаргаж, ажлын дарааллыг тогтоож, эдийн засгийн загварыг бүрдүүлэхийн тулд мэдээлэл цуглуулж, төслийн гол зорилго, түүний зорилтууд, гол талуудыг (хугацаа, хэмжээ, хэмжээ) илчилдэг. , чанар) болон эрсдэл. А.Д.Орр төслийн төсвийг боловсруулах нь ерөнхий төлөвлөгөө боловсруулсны дараа хийх дараагийн арга хэмжээ гэж үзэж, төслийн хэрэгжилтийн бүх үйл ажиллагаанд үндэслэсэн ажлын хуваарилалтын төлөвлөгөө гэх мэт баримт бичгийг энд онцлон тэмдэглэв. Одоо байгаа төлөвлөгөөг Гант график ашиглан удирдаж болох хэсэг, ажлын багц, ажлын бүлгүүдэд хуваадаг11. Үүний дараа төслийн хуваарь (бүтцийн диаграмм, ажлын дараалал, харилцан хамаарал, эрсдлийг бууруулах), батлагдсаны дараа төслийн ерөнхий шинж чанар, хяналтын схем, удирдлагын механизм, төслийн зохион байгуулалт, бүтцийг агуулсан төлөвлөгөө боловсруулна. түүний хүлээгдэж буй амьдралын мөчлөг, үндсэн

    М.В. Ларин проф, тарих елмлэри доктору

      АНУ-ын Холбооны бүртгэлийн менежмент

      Албан хэрэг хөтлөлт дэх Германы Холбооны архивын үүрэг

      Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем, цахим засаглалыг бий болгох англи хэлний туршлагатай

      Бусад улс оронд цахим баримт бичиг удирдаж байсан туршлагатай

    Дотоодын уламжлал, дэлхийн туршлага, Олон улсын архивын зөвлөлийн зөвлөмжүүд нь баримт бичгийн менежментийн асуудлыг төрийн зохицуулалтын ач холбогдлыг тодорхой харуулж байна. Энэхүү үйл ажиллагааны чиглэлийг Холбооны архивын агентлагаас боловсруулсан 2020 он хүртэл архивыг хөгжүүлэх үзэл баримтлалын төсөлд тусгасан нь санамсаргүй хэрэг биш юм. Ийм нөхцөлд гадаадын дэвшилтэт туршлагыг ашиглах нь зөв байх.

    Бүх өндөр хөгжилтэй орнуудад төр нь баримт бичгийн менежментийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ практик нь өөрийгөө зөвтгөдөг. Баримт бичгийн менежментийн үйл явцыг зохицуулахад төрийн түвшинд оролцохоос татгалзах нь эцэстээ архивын сангийн чанарт сөргөөр нөлөөлнө. Энэхүү заалт нь цахим баримт бичгийн менежментэд шилжих дэлхийн чиг хандлагатай холбогдуулан онцгой ач холбогдолтой юм.

    Баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр зохицуулалтын шаардлага, арга зүйн удирдлага, хяналтыг бий болгох нь гадаад дахь үндэсний архивын байгууллагын хамгийн чухал үйл ажиллагаа юм. 2012 онд Австралид болсон Олон улсын архивын конгрессын хэд хэдэн үндсэн илтгэл дээр энэ санааг тодорхой тусгасан.

    Энэ тоймыг эхлүүлье Америкийн Нэгдсэн УлсаасХолбооны баримт бичгийн менежментийг Үндэсний Архив, Бүртгэлийн Газар (NARA) - холбооны агентлаг, үндэсний архив, албан хэрэг хөтлөлтийн алба (цаашид "АНУ-ын Үндэсний архив" гэх) хариуцдаг. АНУ-ын Үндэсний архивын үндсэн чиг үүрэг нь холбооны агентлагуудын үйл ажиллагааг зохих ёсоор баримтжуулах, баримт бичгийг хадгалах, устгахад шилжүүлэхэд заавар, туслалцаа үзүүлэх явдал юм.

    АНУ-ын Үндэсний архив дараахь зүйлийг хийх шаардлагатай.

    Баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр стандарт, журам, дүрмийг түгээх, баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр сургалт явуулах,

    Албан хэрэг хөтлөлтийн практик, хөтөлбөрийг сайжруулах судалгаа хийх ;

    Албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр сургалтын хөтөлбөр, технологийн дэвшил болон бусад үйл ажиллагааны талаарх мэдээллийг цуглуулж, түгээх;

    Холбооны байгууллагуудын дунд албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр мэдээлэл солилцоход шаардлагатай салбар хоорондын хороо, зөвлөлүүдийг байгуулах;

    Холбооны агентлагууд болон АНУ-ын Конгрессын анхааралд байнга бичиг баримтын менежментийн бодлогыг хөтлөх хэрэгцээг хангах;

    Албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр сургалт явуулж, холбооны агентлагуудыг баримт бичгийн менежментийн систем, технологийг ашиглах сургалт явуулахад урамшуулах;

    Холбооны агентлагуудын баримт бичиг, хөтөлбөр, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг шалгах (судалгаа хийх);

    АНУ-ын Конгрессын холбогдох хороод болон АНУ-ын Удирдлага, төсвийн албаны даргад тайлагнана. Жил бүрийн 1-р сард (шаардлагатай бол бусад үед) дээрх үйл ажиллагааны үр дүнд үндэслэн, баримт бичгийг шалгах (судалгаа) болон баримт бичгийн менежментийн үр дүнд үндэслэн боловсруулсан зөвлөмжийг холбооны агентлагууд дагаж мөрддөг. .

    АНУ-ын Холбооны дүрэм журам нь АНУ-ын Үндэсний архиваас гаргасан дүрэм журмыг агуулдаг.

    36-р хэсэг (12-р бүлэг) нь баримт бичгийн менежментэд шууд зориулагдсан болно.

    1220-р хэсэг "Холбооны баримт бичиг. Ерөнхий заалтууд",

    1222-р хэсэг "Холбооны баримт бичгийг бүрдүүлэх, хадгалах",

    1228-р хэсэг "Холбооны баримт бичгийг шилжүүлэх",

    хэсэг 1230 "Бичил хальсан баримт бичгийн менежмент",

    1232-р хэсэг "Дуу дүрсний баримт бичгийн менежмент",

    хэсэг 1234 "Цахим баримт бичгийн менежмент",

    1236-р хэсэг "Онцгой чухал баримт бичгийн менежмент",

    1238-р хэсэг, Байгууллагын баримт бичгийн менежментийн хөтөлбөрүүдэд туслах.

    Үндэсний архивын тэргүүлэх үйл ажиллагааны нэг бол цахим засаглалын хүрээнд цахим баримт бичиг боловсруулах зохицуулалтын тогтолцоог бүрдүүлэхэд оролцох явдал юм. Архивын газар нь “Цахим Засгийн газрын цахим баримт бичгийн менежмент” санаачилгыг хариуцан хэрэгжүүлэгч юм.

    Холбооны бүх агентлагууд болон тэдгээрийн хэлтэсүүд Үндэсний архивын дүрмийн дагуу бүртгэл хөтлөх шаардлагатай бөгөөд холбооны агентлагуудын компьютерийн хэрэглүүрийн удирдлагын систем нь Үндэсний архиваас тогтоосон шаардлагад нийцсэн байх ёстой. Эдгээр зорилгын үүднээс “Цахим Засгийн газрын хүрээнд баримт бичгийн менежмент” (Цахим Засгийн газрын цахим албан хэрэг хөтлөлтийн санаачлага) хөтөлбөрийг бэлтгэсэн. .

    Энэхүү хөтөлбөр нь олон төрлийн мэдээллийн төрөл, форматыг ашиглан цахим хэрэг хөтлөх, цахим бүртгэлийг Үндэсний архивын байнгын хадгалалтад шилжүүлэхэд төрийн байгууллага, агентлагууд ашиглах удирдамжийг боловсруулдаг. . NARA нь АНУ-ын Батлан ​​хамгаалах яамны цахим бүртгэлийг удирдахад ашигладаг програм хангамжийн бүтээгдэхүүнд тавигдах шаардлагыг баталсан - DOD 5015.2-STD хувилбар 2 .

    Энэхүү стандарт нь баримт бичгийн менежментэд ашигладаг програм хангамжийн зайлшгүй шаардлага, функцийг тогтоодог. Үндэсний архиваас DOD 5015.2 болон түүний баталгаажсан бүтээгдэхүүнийг холбооны засгийн газрын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох үндэс болгон ашиглахыг зөвлөж байна.

    Мөн Үндэсний архивын газраас Цахим албан хэрэг хөтлөлтийн хэрэглүүрийг боловсруулжээ. практик ажилчдад зориулсан арга зүйн гарын авлага болгон.

    2008 онд NARA цахим баримт бичгийн архив хөтөлбөрийг эхлүүлсэн , баримт бичгийн менежментэд холбооны агентлагуудад туслах ёстой. Цахим баримт бичгийн архив нь компьютерийн техник хангамж, програм хангамжийн шинж чанараас үл хамааран бүх төрлийн цахим баримт бичгийг боловсруулах, хадгалах, удирдах, тогтвортой хандах боломжийг олгодог.

    Архивын ерөнхий газраас 2011 оны 2-р сард “Засгийн газрын баримт бичгийг үүлэн дотор удирдах тухай” баримт бичгийг бэлтгэсэн. , үүлэн тооцооллын үйлчилгээний гэрээтэй холбоотой асуудлуудыг багтаасан үүлэн дэх баримт бичгийн менежментийн талаар нарийвчилсан заалт, зааварчилгааг өгдөг. Холбооны засгийн газрын агентлагууд баримт бичиг хаана хадгалагдаж байгаагаас үл хамааран баримт бичгийн менежментийн дүрмийг дагаж мөрдөх бүрэн хариуцлагыг хүлээнэ гэдгийг энэхүү баримт бичигт онцлон тэмдэглэв.

    АНУ-ын Ерөнхийлөгч Барак Обама “Засгийн газрын баримт бичгийн менежмент” тусгай санамж бичиг гаргах үед баримт бичгийн удирдлага, төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн асуудлыг засгийн газрын дээд түвшинд хөндөж байсан. 2011 оны арваннэгдүгээр сарын 28. Энэхүү санамж бичиг нь холбооны засгийн газрын дарга нарт зориулагдсан бөгөөд төрийн баримт бичгийн удирдлагын чанарын асуудлыг нухацтай авч үздэг.

    Энэхүү санамж бичиг нь байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн удирдлага, шийдвэр гаргалтыг сайжруулах замаар албан хэрэг хөтлөлтийн бодлогыг шинэчлэх, үйл ажиллагааг сайжруулах, нээлттэй, хариуцлагатай байдлыг дэмжих эхлэлийг тавьсан; хойч үедээ мөнхөд үнэ цэнэтэй түүхийн баримт бичгүүдийг цаашид илрүүлж, АНУ-ын Үндэсний архивт (NARA) шилжүүлэх; зардлыг бууруулах, бүртгэлийн менежментийн үйл ажиллагааг илүү үр дүнтэй болгоход гүйцэтгэх хэлтэс, агентлагуудыг ("агентлагууд" гэж нэрлэдэг) туслах.

    Санамж бичигт холбооны засгийн газрын байгууллагууд (агентлагууд) ажилдаа хоёр үндсэн зорилгыг биелүүлэхийг хичээх ёстой гэж тэмдэглэжээ.

    Нэгдүгээр зорилго: Төрийн байгууллагын үйл ажиллагааны ил тод, шуурхай, хариуцлагатай байдлыг хангах үүднээс цахим албан хэрэг хөтлөлтийг нэвтрүүлнэ. Үүнд хүрэхийн тулд холбооны бүх агентлагуудад 2019 он гэхэд цахим баримт бичгийн менежментэд, тэр дундаа байнгын хадгалалтын хугацаатай цахим баримт бичигт аль болох их хэмжээгээр шилжих зорилт тавьсан.

    2017 он гэхэд холбооны агентлагууд имэйлийн бүх баримт бичгийг цахим хэлбэрээр (бүрэн цаасгүй) удирдах ёстой.

    Санамж бичиг гаргах хоёр дахь зорилго: Баримт бичгийн удирдлагын зохион байгуулалтыг сайжруулах. Үүний тулд алба, хэлтэс бүрт хариуцлагатай албан тушаалтныг томилох механизмыг нэвтрүүлэх, баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр боловсон хүчнийг тасралтгүй сургалтад хамруулах, баримт бичгийн жагсаалт гарган НАМҮГ-т хүргүүлэх зэрэг асуудлыг Санамж бичигт тусгажээ.

    NARA нь Санамж бичгийн заалтуудыг гол гүйцэтгэгчийн хувьд АНУ-ын Ерөнхийлөгчийн зааврыг хэрэгжүүлэх зохицуулалт, арга зүйн багц баримт бичгийг бэлтгэх ёстой. Үүний тулд 2012 оны 8 дугаар сарын 24-ний өдөр АНУ-ын Ерөнхийлөгчийн Гүйцэтгэх тамгын газрын Удирдлага, төсвийн алба болон АНУ-ын Үндэсний архивын газар (NARA) хамтран захиргааны алба, агентлагийн дарга нарт Санамж бичиг байгууллаа. засгийн газрын баримт бичгийн менежментэд зориулагдсан. Баримт бичигт АНУ-ын Удирдлага, төсвийн газрын даргын үүргийг түр орлон гүйцэтгэгч Жеффри Д.Зинтс, АНУ-ын Үндэсний архивын газрын дарга, АНУ-ын архивч Дэвид С.Ферреро нар гарын үсэг зурав. Энэхүү баримт бичиг нь Ерөнхийлөгчийн санамж бичгийг хэрэгжүүлэх үндсэн үйл ажиллагааг тодорхойлж, түүний заалтуудыг хэрэгжүүлэх хариуцлагыг NARA болон холбооны засгийн газрын байгууллагуудын хооронд хуваарилж, хяналтын арга хэмжээ, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх хугацааг тодорхойлсон.

    Бүртгэлийн менежментийн салбарт АНУ-ын жишээ нь ижил төстэй асуудлыг шийдэж буй бусад мужуудад гарын авлага болох нь дамжиггүй бөгөөд цаашдын судалгаа, байнгын хяналт шаарддаг.

    Бас сонирхолтой туршлага Холбооны Бүгд Найрамдах Герман Улс,цахим засаглалын технологийн үйл ажиллагааны хүрээнд баримт бичгийн урсгалын асуудал чухал байр суурийг эзэлдэг.

    ХБНГУ-ын архивын ажлыг зохион байгуулах холбооны дээд байгууллага бол Холбооны архив (Бундесархив) юм. Түүний үйл ажиллагааг 1988 оны Холбооны архивын тухай хууль буюу товчхондоо Холбооны архивын тухай хуулиар (Bundesarchivgesetz – B ArchG) зохицуулдаг.

    ХБНГУ-ын Холбооны архив нь баримт бичгийн менежментийн асуудлаар холбооны эрх бүхий байгууллагад зөвлөх байгууллагын үүргийг гүйцэтгэдэг. Холбооны архив нь энэ чиглэлээр зөвлөмж, арга зүйн материалыг хэвлэдэг боловч бодит байдал дээр тэдгээр нь холбооны яамдад баримт бичигтэй ажиллах удирдамжийн үндэс болдог.

    Яамдын үйл ажиллагааг цогцоор нь зохицуулдаг гол зохицуулалтын баримт бичиг болох "ХБНГУ-ын Холбооны яамдын ажлын ерөнхий журам" (ГГБ) нь албан хэрэг эрхлэх журмыг тодорхойлсоноос гадна холбооны яамдууд албан тушаалын үйл ажиллагааны урьдчилсан нөхцөлийг бүрдүүлдэг болохыг онцлон тэмдэглэсэн байдаг. цахим хэлбэрээр мэдээлэлтэй ажиллах. Холбооны яамдын хооронд мэдээлэл солилцохын тулд цахим харилцаа холбооны мэдээллийн нэгдсэн сүлжээ байдаг.

    Цахим баримт бичгийн хэрэглээг харгалзан баримт бичгийн урсгал, баримт бичгийн менежментийн үйл явцын онцлогийг холбооны яамдад баримт бичгийг боловсруулах, удирдах тухай зааварт нарийвчлан тодорхойлсон болно. Bundesministerien дахь Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut-ийн бүртгэл - RegR), 2001 оны 7-р сарын 11-нд Германы Холбооны Засгийн газраас баталсан.

    Европ дахь хамгийн томд тооцогддог "цахим засгийн газар" улсын хөтөлбөрийг хэрэгжүүлэхэд Германы мэргэжилтнүүдийн хандлага сонирхолтой байна. Хөтөлбөрийг DOMEA үзэл баримтлалд үндэслэн хэрэгжүүлдэг.

    "DOMEA" ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang– Мэдээллийн технологийн систем дэх баримт бичгийн удирдлага, цахим архив) нь төрийн байгууллагуудыг цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжүүлэх үндсэн зарчим, цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системд тавигдах шаардлагыг агуулсан ажлын ойлголт юм.

    ХБНГУ-д програм хангамжийн бүтээгдэхүүн нь төрийн захиргааны байгууллагад ашиглахын тулд энэхүү баримт бичигт заасан програм хангамжийн функциональ шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулсан. "Шаардлага" нь хэлтсийн техникийн тодорхойлолт, програм хангамжийг худалдан авах шийдвэр гаргах шалгуурыг боловсруулах үндэс суурь болдог.

    Баталгаажуулалтын явцад системийг тусгайлан боловсруулсан аргачлалын дагуу шаардлагад нийцсэн байдал, ашиглахад хялбар байдлыг үнэлдэг. Шинжилгээний хариуг Дотоод хэргийн яам нийтэлдэг. Мэргэшсэн програм хангамж нь холбооны засгийн газрын програм хангамжийн зах зээлд сурталчлахад туслах албан ёсны гэрчилгээ авдаг. Бидэнд байгаа мэдээллээр 10 гаруй программ хангамжийн бүтээгдэхүүн DOMEA сертификатад тэнцсэн байна.

    Гэсэн хэдий ч гэрчилгээжүүлэх систем байгаа хэдий ч Холбооны архивын мэргэжилтнүүд бие даасан цахим баримт бичгийн удирдлагын системүүдийн хоорондын мэдээллийн харилцан үйлчлэлийг зохион байгуулахад бэрхшээлтэй байгааг тэмдэглэв.

    Бундесархивт цахим баримт хадгалах ажлыг зохион байгуулах нь харьцангуй шинэ ажил юм. Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд Холбооны архивын дэргэд тусгай нэгж байгуулсан. Бундесархив дахь цахим баримт бичгийг хүлээн авах программ хангамж, техник хангамжийн цогцолборын зохион байгуулалт, ажлын технологи, бүрэлдэхүүнийг програм хангамж бүтээх чиглэлээр мэргэшсэн хөндлөнгийн байгууллага хоёр жилийн хугацаанд архивт боловсруулжээ. бүтээгдэхүүн. Цахим баримт бичгийг хадгалах тусгай серверийн багтаамжийг хуваарилсан. 2009 онд хадгалагдсан мэдээллийн хэмжээ ойролцоогоор 100 Гб байв.

    Архив нь цахим баримт бичгийг архивт хадгалах форматыг бий болгосон - PDF-A. Энэ бол Олон улсын архивын зөвлөлөөс санал болгож, 2007 онд нэмэлт өөрчлөлт оруулсан ISO 19005-1 2005 стандартаар дэмжигдсэн формат юм.

    Цахим баримт бичгийг Бундесархивт хадгалах гэрээгээр шилжүүлдэг байгууллагууд бүх ирүүлсэн баримт бичгийг PDF-A формат руу бие даан хөрвүүлэх ёстой. Баримт бичгийн график дүрсийг XML дэх баримт бичгийн мета өгөгдлөөр нэмж оруулсан болно. Энэхүү хөрвүүлэлт, шилжилт хөдөлгөөнийг өөрсдөө хийж чадахгүй байгаа байгууллагуудын хувьд Бундесархив өөрийн програм хангамжийн багцыг ашиглан үүнийг хийхийг санал болгож байна. Үүний зэрэгцээ Бундесархив архивт шилжүүлсэн баримтаас цахим гарын үсгийг хасахыг шаарддаг. Түүнчлэн, баримт бичгийн үнэн зөвийг хадгалах үүрэг нь архивт баримт бичгийг ирүүлсэн байгууллагуудад хамаарна.

    Цаашид харилцаа холбооны сувгаар цахим баримт бүхий файлуудыг байгууллагаас архивт шилжүүлэхээр төлөвлөж байна. Гэсэн хэдий ч одоо ийм шилжүүлгийг тусдаа хадгалах хэрэгсэл (диск) ашиглан хийж байна.

    Эхний гурван жилд туршилтын шатанд байгууллагууд цахим баримт бичгийг Холбооны архивт шууд шилжүүлсэн. Цаашид Цахим баримтын завсрын архивыг бий болгохоор төлөвлөж байна. Өөрөөр хэлбэл, цахим баримт бичгийг архивын хадгалалтад шилжүүлэх технологи нь цаасан баримттай адил байх болно. Холбооны архивын мэргэжилтнүүд цаасан дээр суурилсан баримт бичигт хамаарах цахим баримт бичигт (файл бүрдүүлэх, бүртгэх гэх мэт) ижил дүрмийг баримтлахыг хичээж байгааг тэмдэглэхийг хүсч байна.

    Цахим баримт бичгийн файлууд нь соронзон хальснууд (ажлын хуулбар хэлбэрээр) болон бусад төрлийн мэдээллийн хэрэгсэлд мэдээллийг хуулбарлах (нөөцлөх) зорилгоор хадгалагддаг.

    Өгөгдлийн сангийн хадгалалтын тухай. Германы архивчид мэдээллийн баазыг бүх агуулга, программ хангамжтай нь улсын архивт хадгалах тухай сөрөг хандлагатай байна. Өнөөдөр архивчид өгөгдлийн сангийн мэдээллийн үе үе (агуулгын хэвлэмэл эсвэл цахим хувилбар) хадгалахыг зөвлөж байна. Вэб сайтын мэдээллийн хувьд Үндэсний номын сангийн Мэдээллийн төвд хадгалагдаж байгаа бөгөөд журмын дагуу уг мэдээллийг хадгалах үүрэгтэй.

    Тиймээс холбооны түвшинд Германы мэргэжилтнүүд цахим баримт бичгийг хадгалах асуудалд одоо байгаа чадавхид тулгуурлан, сайтар бодож боловсруулсан прагматик шийдэлд тулгуурлан ханддаг гэж бид дүгнэж болно.

    Их Британийн үндэсний архив баримт бичгийн менежментийн асуудалд ихээхэн ач холбогдол өгч, баримт бичгийг удирдаж буй төрийн төв байгууллагуудын үйл ажиллагааг арга зүйн удирдлагаар хангадаг.

    Английн Кью дахь Үндэсний архив нь сүүлийн 10 жилийн дундуур архивт шинэ удирдлага ирснээс хойш орчин үеийн мэдээллийн технологийг ажлын практикт нэвтрүүлэх чиглэлээр идэвхтэй ажиллаж байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй. “Цахим өв” гэгдэх өвийг хадгалах, улмаар өнөөгийн хөгжилд хариу үйлдэл үзүүлэх төсөл.Төрийн удирдлагын салбарт “цахим засгийн газар”-ын хүрээнд ажлын арга барилд эрс өөрчлөлт оруулах. Энэ зорилгоор архивын цахим баримт хадгалах зориулалттай архивын цахим хэсгийг бүрдүүлэх төсөл хэрэгжүүлж байна; бүтцийн өөрчлөлт хийсэн.

    Архивын удирдлага технологи, мэдээллийн бодлого хариуцсан захирлуудын албан тушаалыг танилцууллаа.

    Архив дахь цахим баримт бичгийн хадгалалт, тэр дундаа техникийн үйлчилгээг хангадаг нэгжүүд Технологийн захиралд харьяалагддаг. Мэдээллийн бодлогын газрын дарга нь архивыг цахим баримтаар бүрдүүлдэг хэлтэсүүдийн ажлыг хариуцдаг: баримт бичгийн архивын хадгалалтын асуудалд төрийн байгууллагуудад хяналт тавих, баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах, хадгалах газрыг сонгох, устгахад туслах. баримтжуулах, хадгалахаар сонгосон цахим баримт бичгийг архивт шилжүүлэх гэх мэт, хэрэглэгчдэд архивын баримт бичгийг онлайнаар үзэх боломжийг олгох.

    2008-2009 оны шинэ стратегийн улмаас. Архивт 112 сая гаруй дижитал хуулбар баримт хуримтлагдсан бөгөөд архивын вэб сайтад 11 сая судлаач (хэрэглэгч) янз бүрийн зорилгоор зочилсон байна. .

    Архивын үндсэн ажил нь төрийн байгууллагуудын цахим баримт бичгийг сонгон авч архивлах явдал юм. Энэ зорилгоор архив нь 3.5 сая фунт стерлингийн үнэ бүхий автоматжуулсан мэдээллийн системийг (Нээлттэй архив. Мэдээллийн систем - АНУ-ын НАСА-аас боловсруулсан) бүтээжээ. Архив нь төрийн байгууллагуудаас цахим баримт бичгийг эх хувиар нь найдвартай холбооны сувгаар хүлээн авахаар төлөвлөж байна. Тэдгээр. Үндэсний архивын газар архивын баримтыг төрийн байгууллагуудын үүсгэсэн хэлбэрээр хадгалах зорилготой. 2009 онд архивт 60 орчим ГБ багтаамж нэмж оруулахаар төлөвлөж байсан. (4 сая орчим баримт бичиг). Сонгосон үзэл баримтлалын дагуу цахим баримт бичгийг архивт тусдаа мэдээллийн массив болгон зохион байгуулдаг. Ер нь төрийн байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн явцад бүрдүүлсэн цахим баримт бичгийн нийт эзлэхүүний 2 хувийг хадгалалтад хүлээн авна.

    Үндэсний архивт цахим баримт шилжүүлэх технологийг одоо боловсруулж байна. Үүнд дараах үе шатууд багтана: архивт шилжүүлэх ED-ийг сонгох - тусгай программ хангамжид суурилсан ED-ийг шилжүүлэхэд бэлтгэх - холбооны сувгаар дамжуулах (салангид (зөөврийн) зөөвөрлөгчөөр) - хорио цээрийн дэглэм, чанарын хяналт - архивт оруулах. мэдээллийн массив - мэдээллийн массивын нөөц хуулбарыг үүсгэх - хайлт, хандалтыг хангах.

    Гол бэрхшээлүүдийн нэг нь одоо мөрдөгдөж буй хэм хэмжээг өөрчлөх шаардлагатай байна: 30 жилийн хугацаанд баримт бичгийг төрийн байгууллагуудын архивт олон нийтэд хандахгүйгээр хадгалах ёстой. Архивын цахим баримт бичгийн хувьд ED нь албан тасалгааны ажил дууссанаас хойш 3 жилийн дараа Үндэсний архивын мэдээллийн санд шилжүүлэх төлөвтэй байна. Архивт хадгалагдаж буй цахим нөөцийн чухал хэсэг нь төрийн байгууллагуудын цахим хуудасны мэдээлэл юм.

    Одоогийн байдлаар тус архив нь төрийн байгууллагуудын 1500 орчим цахим хуудасны мэдээллийг жилд 3 удаа давтамжтайгаар хүлээн авч хадгалдаг. Энэ ажлыг дөрвөн орон тооны ажилтантай архивын нэгж гүйцэтгэдэг бөгөөд жилийн төсөв нь 500,000 фунт стерлинг юм.

    Үндэсний архивын ажлын өөр нэг бүрэлдэхүүн хэсэг бол архивын бүх тоон мэдээллийг нэгтгэсэн цахим каталог (мэдээллийн сан) байгуулах явдал юм. Үүнтэй холбогдуулан 40 орчим заавал байх ёстой талбар, тодорхойлогч толь бичгийг багтаасан тайлбарын форматыг боловсруулах нь чухал байр суурийг эзэлдэг.

    Их Британийн Засгийн газрын стратегийн зорилго бол цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжих явдал юм. Одоогийн байдлаар шинжээчдийн үзэж байгаагаар төрийн байгууллагуудын нийт баримт бичгийн 95 орчим хувийг цахим хэлбэрээр бүрдүүлж байна. Гэсэн хэдий ч хамгийн чухал баримт бичгүүдийг цаасан дээр янз бүрийн зэрэглэлийн менежерүүд үүсгэж, гарын үсэг зурдаг.

    Засгийн газрын харилцаа холбооны аюулгүй сүлжээг бий болгож, үүгээр дамжуулан төрийн янз бүрийн байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичгийн урсгалыг явуулдаг. Төрийн байгууллагуудад албан тасалгааны автоматжуулалтын стандарт шийдэл байдаггүй.

    Мөн оффисын үйлчилгээ, архив, мэдээллийн хэлтсүүдийн төрийн удирдлагын мэдээлэлжүүлэлтийн арга барилд нийцэхгүй байгааг английн мэргэжилтнүүд онцолж байна. Төрийн байгууллагуудын мэдээллийн дэмжлэгт гаднын байгууллагыг татан оролцуулж аутсорсингийн зарчмаар ажилладаг жишиг бий.

    Тиймээс Их Британийн төрийн байгууллагуудад цахим баримт бичгийг өргөнөөр ашиглах хандлага үнэхээр явагдаж байна гэж бид дүгнэж болно. Нийт баримт бичгийн эргэлтийн цахим баримт бичгийн 95 хувь нь ихээхэн үзүүлэлт юм. Тэдгээрийг хаалттай мэдээллийн сүлжээнд тулгуурлан аюулгүй холбооны сувгаар дамжуулан байгууллагууд хооронд солилцдог. Үүний зэрэгцээ цахим баримт бичгийг үүсгэснээс хойш архивын хадгалалт, устгахад шилжүүлэх хүртэлх амьдралын мөчлөгийг зохицуулах уялдаа холбоотой, тодорхой тогтолцоо дөнгөж бүрдэж байна. Ямартай ч цахим баримт бичгийн удирдлагын систем, цахим засаглалыг бий болгох практикт ашиглахад англи хэлний туршлага чухал.

    Үндэсний архив Австрали Австралийн Хамтын Нөхөрлөлийн орнуудын төрийн байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд тэргүүлэх үүрэг гүйцэтгэдэг бөгөөд бизнесийн баримт бичгийн менежментийн зохицуулалтын чухал боловсруулалтуудыг гаргадаг; Үндэсний архив нь DIRKS (Баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хөгжил) стандартыг гаргасан юм.

    Австралийн Үндэсний Архиваас мөн төрийн байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн мета өгөгдлийн стандартыг нийтэлсэн байна. . Австралийн засгийн газрын албан хэрэг хөтлөлтийн стандарт - AS 4390 баримт бичгийн менежмент , 1996 онд гарсан - Олон улсын стандарт ISO 15489-2001 Мэдээлэл, баримт бичиг - Бүртгэлийн менежментийн үндэс суурь болсон. .

    ISO 23081 баримт бичгийн менежментийн мета өгөгдлийн олон улсын стандарт, эхний хэсэг нь 2004 оны тавдугаар сард гарсан. , мөн Австралийн архивчдын идэвхтэй оролцоотойгоор боловсруулсан.

    IN Австрицахим баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн туршид зөв менежментийг хангахын тулд цахим баримт бичгийн удирдлага, архивыг нэгтгэсэн төсөл боловсруулж эхлэв.

    Үүнд ELAK ("Цахим баримт бичиг") системээр дамжуулан холбооны хэлтэс дэх баримт бичгийн менежмент, EDIAKT хэмээх цахим баримт бичгийг шилжүүлэх хэлтэс хоорондын форматаар мэргэжилтнүүдийн боловсруулсан тодорхойлолт багтсан болно. Үндсэндээ архивын системд оруулах боломжтой SIP багцын (хүргэх мэдээллийн багц) форматыг тодорхойлсон. Австрийн төрийн архив 2011 онд энэ системийг анх удаа ашигласан.

    Цахим баримт бичгийг хэрэгжүүлэхээр идэвхтэй ажиллаж байгаа мужуудын жагсаалтыг үргэлжлүүлж болно. Европын хэд хэдэн орны туршлага, тухайлбал Польш, Чех, Франц, Скандинав, Балтийн орнууд Европын холбооны удирдамжийг хэрэгжүүлэх хүрээнд цахим засаглалын үзэл баримтлалыг идэвхтэй сурталчилж, үүний дагуу цахим баримт бичгийн менежмент.

    “Цахим засгийн газар” үзэл баримтлалыг боловсруулж хэрэгжүүлэх явцад гадаадад баримт бичгийн менежментийн асуудал онцгой анхаарал хандуулсан. Их Британи, АНУ, Австри, Канад болон бусад орны засгийн газрын архивын байгууллагууд цахим засаглалын нэг хэсэг болгон цахим баримт бичгийн менежментийн үзэл баримтлалыг боловсруулахад оролцдог ба Австралийн Үндэсний архив нь засгийн газрын хэрэглээг удирдан чиглүүлж, сурталчилдаг. мета өгөгдлийн стандарт AGLS нь Австралийн засгийн газрын агентлагуудын интерактив функцүүдийн тезаурыг (AGIFT) боловсруулсан. Үндэсний архивын үйлчилгээ нь байгууллагуудад цахим баримт бичигтэй ажиллах програм хангамжийн сонголтыг зохицуулах, улмаар баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системийн ойролцоо үзүүлэлтүүдийг (функциональ шаардлага) турших, боловсруулахыг эрмэлздэг. Архивын байгууллагууд мэдээллийн сан, вэб баримт, цахим шуудангийн баримт бичгийн менежментийг тусад нь судалж, зохицуулдаг.

    ТУХН-ийн гишүүн орнуудад Беларусь, Казахстан, Украйн улсууд энэ асуудлыг шийдвэрлэхээр идэвхтэй ажиллаж байна.

    Эдгээр гурван улс удирдлагад баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх чиглэлээр ажлыг зохион байгуулахдаа хэд хэдэн нийтлэг заалттай байдаг.

    Нэгдүгээрт, албан ёсны баримт бичгийн удирдлага нь холбогдох хууль тогтоомжийн үндсэн дээр эдгээр улсын эдийн засгийн төрийн болон арилжааны салбарын аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын үйл ажиллагааны бүх салбарт төрийн зохицуулалтад хамаарна.

    Хоёрдугаарт, хууль эрх зүйн хэлбэр, өмчийн хэлбэрээс үл хамааран бүх байгууллагад албан ёсны баримт бичгийн менежментийн төрийн зохицуулалтыг архивын асуудал эрхэлсэн тусгай эрх бүхий байгууллага гүйцэтгэдэг. .

    Тиймээс гадаадын туршлагад дүн шинжилгээ хийсний үндсэн дээр хэд хэдэн дүгнэлт хийж болно.

      Практикт цахим баримт бичгийг түгээх чиг хандлага

    төрийн удирдлага дэлхий нийтийн .

      Цахим баримт бичгийн хэрэгжилтийн амжилт, цахим

    Баримт бичгийн урсгал нь төрийн бодлого, түүний хууль тогтоомжийн дэмжлэгээр хангагдана.

    3. Туршлагын дүн шинжилгээ нь цахим баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн хяналтыг хангахад шууд сонирхолтой архивын үйлчилгээний цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх үйл явцад оролцох хэрэгцээг онцолж байна.

    4. Цахим баримт бичгийн менежментийг өндөр түвшинд зохион байгуулахын тулд мэргэжилтнүүдэд мэдээллийн технологийг ашиглах мэргэжлийн хандлагыг төлөвшүүлэхэд суурилсан урт хугацааны, системтэй ажил шаардлагатай байгаа нь ойлгомжтой.

    5. Орчин үеийн нөхцөлд цаасан баримтаас бүрмөсөн татгалзаж байгааг гадаадын туршлага ч тодорхой харуулж байна

    боломжгүй. Ойрын хугацаанд цаасан баримт бичиг болон цахим баримт бичиг зэрэгцэн орших бөгөөд асар өргөн цар хүрээтэй байх болно. Зарим баримт бичгийг зөвхөн цаасан дээр үүсгэж, хадгалсаар байх болно гэдгийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй бөгөөд энэ нь мэдээллийг хэдэн зууны турш хадгалах баталгаа болно.

    Холбооны агентлаг бүр албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөх, агентлагийн үйл ажиллагааны явцад бүртгэл хөтлөх, хадгалахад үр дүнтэй хяналт тавих, АНУ-ын Үндэсний архиваас тогтоосон стандарт, журам, технологийг хэрэгжүүлэх, дагаж мөрдөхийг баталгаажуулдаг албан хэрэг хөтлөлтийн хөтөлбөртэй байх ёстой. албан хэрэг хөтлөлт, хадгалалт, баримт бичгийн аюулгүй байдал, түр зуурын үнэ цэнэтэй баримт бичгийг цуглуулах, хадгалах, устгах ажлыг сайжруулах (44 U.S.C. 3102).

    "Цахим засгийн газрын хүрээнд баримт бичгийн менежмент" хөтөлбөр (Цахим засгийн газрын цахим албан хэрэг хөтлөлтийн санамж бичиг)Гүйцэтгэх хэлтэс, агентлагийн дарга нарт зориулсан – Засгийн газрын бүртгэл хөтлөх, 2011 оны 11 сарын 28) – [Цахим нөөц]. – http://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -санамж бичиг - удирдах -засгийн газар -бүртгэл .

    Гүйцэтгэх газар, агентлаг, бие даасан агентлагуудын дарга нарын санамж бичиг // Ерөнхийлөгчийн Тамгын газар, Удирдлага төсвийн газар, Үндэсний архив, албан хэрэг хөтлөлтийн газар. - Вашингтон ДС. 20408. - 2012 оны 8-р сарын 24. – 7 х.

    Казахстан - Бүгд Найрамдах Казахстан Улсын Харилцаа холбоо, мэдээллийн яамны Мэдээлэл, архивын хороо.

    Украин - Украины Төрийн архивын алба

    Түлхүүр үг: Оффисын удирдлага, Боловсон хүчний удирдлага, Төрийн болон хотын захиргаа, Баталгаажуулалт, стандартчиллын үндэс.

    Судалгааны объект нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" -ын нөхцөл байдалд дүн шинжилгээ хийх явдал юм. Судалгааны сэдэв нь энэхүү судалгааны зорилго болгон тодорхойлсон бие даасан асуудлыг авч үзэх явдал юм.

    Судалгааны зорилго нь “Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага” сэдвийг ижил төстэй асуудлаар хийгдсэн сүүлийн үеийн дотоод, гадаадын судалгааны үүднээс судлахад оршино.

    Ажлын явцад "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдэвт онол, арга зүйн дүн шинжилгээ хийж, "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" үзэгдлийг судлах онолын талыг судлах, судлах. "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийн мөн чанар.

    Дараа нь сүүлийн жилүүдийн статистикийн мэдээлэл, шинжлэх ухааны нийтлэлийг ашиглан орчин үеийн нөхцөлд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" -ын хамаарлын талаар судалгаа хийсэн.

    Судалгааны үр дүнд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" асуудлыг шийдвэрлэх тодорхой арга замуудыг тодорхойлж, тоон хувьд үндэслэлтэй болгосон бөгөөд үүнд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" асуудлыг шийдвэрлэх зарим боломжуудыг тодорхойлох, чиг хандлагыг тодорхойлох зэрэг болно. "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийг боловсруулахад.

    Хэрэгжилтийн зэрэг - санал, тодорхой үйл ажиллагааг боловсролын практикт үндэслэсэн байгууллагын үйл ажиллагаанд туршиж үзсэн.

    Санал болгож буй үйл ажиллагааг тодорхой онцлогтойгоор Оросын аж ахуйн нэгжүүдийн боловсон хүчний үйлчилгээний ажилд ашиглаж болно.

    Санал болгож буй арга хэмжээг хэрэгжүүлэх нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" -ын мөн чанар, өнөөгийн асуудлын талаар илүү нарийвчлалтай ойлголт өгөх боломжийг бидэнд олгодог.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвээр эх сурвалжийн тойм.

    Энэхүү бүтээлийг бэлтгэхэд ашигласан лавлагааны жагсаалтад 36 ном зүйн эх сурвалжийг оруулсан болно. Тэдгээрийн заримыг нь тодруулъя:

    М.Ю.Рогожин 2009 онд хэвлэгдсэн 384 хуудас бүхий “Удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага” гэсэн тодорхойлсон асуудлыг авч үзсэн болно. Номын тайлбараас бид дүгнэж болно.

    Мөн "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвээр орчин үеийн асуудлыг зохицуулах асуудлыг М.Ю.Рогожин "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" монографидаа тусгасан болно. Энэхүү ном нь 2009 онд Проспект хэвлэлийн газраас хэвлэгдсэн бөгөөд 0 хуудастай.

    Бүх нийтийн боловсролын болон практик гарын авлага нь аж ахуйн нэгжийн (байгууллага, байгууллагын) үйл ажиллагааны менежментийн баримт бичгийн дэмжлэгийг (DOU) үр дүнтэй зохион байгуулах бүх гол асуултын хариултыг өгдөг. Уг гарын авлагад байгаа материалыг сургуулийн өмнөх боловсролын асуудлаарх хууль тогтоомж, дүрэм журамд үндэслэн иж бүрэн танилцуулсан болно. Гарын авлагын гол байр нь сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ, боловсон хүчний үйлчилгээ, аж ахуйн нэгжийн нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс зэрэг баримт бичгийн менежмент (баримт бичгийн менежмент) болон баримтжуулах үйл ажиллагааны асуудлыг авч үзэх явдал юм. Аж ахуйн нэгжийн дарга нар, тэдгээрийн удирдлагын орлогч, сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээ, боловсон хүчний үйлчилгээ, нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсийн ажилтнууд, түүнчлэн 350800 "Удирдлагын баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэг" мэргэжлээр суралцаж буй оюутнуудад.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" номонд хэд хэдэн тулгамдсан асуудлыг хөндсөн. R. E. Bulat 2012 онд Business Press хэвлэлийн газраас хэвлүүлсэн судалгаандаа энэ сэдвийн хамаарал, шинэлэг байдлыг тодорхойлсон. Номын тайлбарыг дараах байдлаар уншина.

    Сургалтын хэрэгслийн агуулга нь 080505.65 "Хүний нөөцийн менежмент" мэргэжлийн тусгай хичээлүүдийн блокт багтсан "Боловсон хүчний албанд оффисын ажил" хичээлийн хөтөлбөр, мөн "Хүний нөөцийн менежмент" хичээлийн сургалтын хөтөлбөртэй тохирч байна. ОХУ-ын их дээд сургуулиудын боловсролын байгууллагаас боловсруулсан "Хүний нөөцийн менежмент" - 080400 сургалтын чиглэлээр дээд мэргэжлийн боловсролын ойролцоо суурь боловсролын хөтөлбөрийн мэргэжлийн мөчлөгийн үндсэн хэсэгт багтсан боловсон хүчний менежментийн баримт бичгийн дэмжлэг". Менежментийн боловсрол. Нийтлэлд тавигдсан зохицуулалтын шаардлага (2012 онд хүчин төгөлдөр болсон) болон менежментийн үйл ажиллагааг баримтжуулах, орчин үеийн байгууллагын менежментийг баримтжуулах системчилсэн хандлагыг нэвтрүүлэх арга зүйн зөвлөмжүүд нь оюутнууд, аспирантууд, багш нарт ашигтай байх болно. , мөн удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах чиглэлээр ажилладаг мэргэжилтнүүдэд зориулсан.

    Нэмж дурдахад "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийг судлахдаа дараахь тогтмол эх сурвалжийг ашигласан.

    1. Төрийн үйлчилгээний эрх зүйн зохицуулалтын гадаад туршлага. А.Ф. Васильева, "Оросын хуулийн сэтгүүл", 2007 оны 12 дугаар сарын 12.
    2. Арилжааны маргааныг өөр хувилбараар шийдвэрлэх. Гадаадын туршлага. Д.Столетова, "Хүний нөөцийн ажилтан. Боловсон хүчний менежмент", No10, 2007 оны 10-р сар.
    3. Байгууллагын боловсон хүчний менежментийн өрсөлдөх чадварын асуудал. В.Шаповалов, "Боловсон хүчний менежмент", No18, 2007 оны 9-р сар.
    4. 1C: Enterprise 8 - шилжилтийг зохион байгуулах туршлага. "BUKH.1S", No9, 2007 оны 9-р сар.
    5. Цуглуулгын бизнес хүч чадал, туршлага хуримтлуулсаар байна. I.E. Смирнов, "Зээлийн байгууллагын удирдлага" №5, 2007 оны 9-10-р сар.

    Танилцуулгын жишээ

    Танилцуулсан ажил нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдэвт зориулагдсан болно.

    Энэхүү судалгааны асуудал нь орчин үеийн ертөнцөд чухал ач холбогдолтой юм. Энэ нь тавьсан асуудлыг байнга шалгаж байгаа нь нотлогдож байна.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийг харилцан уялдаатай хэд хэдэн салбаруудын уулзвар дээр судалж байна. Шинжлэх ухааны өнөөгийн байдал нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвээр асуудлыг дэлхийн хэмжээнд авч үзэх шилжилтээр тодорхойлогддог.

    Судалгааны асуудалд олон бүтээл зориулагдсан. Үндсэндээ боловсролын уран зохиолд танилцуулсан материал нь ерөнхий шинж чанартай бөгөөд энэ сэдвээр олон тооны монографи нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" -ын асуудлыг илүү нарийвчилсан асуудлыг авч үздэг. Гэсэн хэдий ч заасан сэдвийн асуудлыг судлахдаа орчин үеийн нөхцөл байдлыг харгалзан үзэх шаардлагатай.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" гэсэн асуудлын өндөр ач холбогдол, практик боловсруулалт хангалтгүй байгаа нь энэхүү судалгааны эргэлзээгүй шинэлэг талыг тодорхойлж байна.

    Энэхүү судалгааны сэдвийн өнөөгийн тодорхой асуудлуудыг илүү гүнзгий, бодитой шийдвэрлэхийн тулд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" -ын асуудалд цаашид анхаарал хандуулах шаардлагатай байна.

    Энэхүү ажлын ач холбогдол нь нэг талаас орчин үеийн шинжлэх ухаанд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" сэдвийг ихээхэн сонирхож байгаа, нөгөө талаас түүний хөгжил хангалтгүй байгаатай холбоотой юм. Энэ сэдэвтэй холбоотой асуудлыг авч үзэх нь онолын болон практикийн ач холбогдолтой юм.

    Үр дүнг “Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага”-д дүн шинжилгээ хийх арга зүйг боловсруулахад ашиглаж болно.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" асуудлыг судлахын онолын ач холбогдол нь авч үзэхээр сонгосон асуудлууд нь шинжлэх ухааны хэд хэдэн салбаруудын уулзварт оршдогт оршино.

    Энэхүү судалгааны объект нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" -ын нөхцөл байдалд дүн шинжилгээ хийх явдал юм.

    Энэ тохиолдолд судалгааны сэдэв нь энэхүү судалгааны зорилго болгон тодорхойлсон бие даасан асуудлыг авч үзэх явдал юм.

    Судалгааны зорилго нь “Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага” сэдвийг ижил төстэй асуудлаар хийгдсэн сүүлийн үеийн дотоод, гадаадын судалгааны үүднээс судлахад оршино.

    1. Онолын талыг судалж, "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага"-ын мөн чанарыг тодорхойлох.
    2. Орчин үеийн нөхцөлд "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" асуудлын талаар ярилцах.
    3. "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийг шийдвэрлэх боломжуудыг тоймло.
    4. "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвийг хөгжүүлэх чиг хандлагыг тодорхойлох.

    Уг бүтээл нь уламжлалт бүтэцтэй бөгөөд удиртгал, 3 бүлэг, дүгнэлт, ном зүйн хэсгээс бүрдсэн үндсэн хэсэгтэй.

    Танилцуулга нь сэдвийн сонголтын хамаарлыг баталж, судалгааны зорилго, зорилтыг тодорхойлж, судалгааны арга, мэдээллийн эх сурвалжийг тодорхойлдог.

    Нэгдүгээр бүлэгт ерөнхий асуудлуудыг тодруулж, "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" асуудлын түүхэн талыг харуулсан болно. Үндсэн ойлголтуудыг тодорхойлж, "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" асуудлын хамаарлыг тодорхойлсон.

    Хоёрдугаар бүлэгт "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага" -ын агуулга, орчин үеийн асуудлыг илүү нарийвчлан авч үзсэн болно.

    Гуравдугаар бүлэг нь практик шинж чанартай бөгөөд хувь хүний ​​​​өгөгдлийн үндсэн дээр өнөөгийн байдлын дүн шинжилгээ, түүнчлэн "Баримт бичгийн менежментийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" -ын хэтийн төлөв, хөгжлийн чиг хандлагын дүн шинжилгээг хийсэн болно.

    Судалгааны үр дүнд үндэслэн хэлэлцэж буй сэдэвтэй холбоотой хэд хэдэн асуудлыг илрүүлж, асуудлын төлөв байдлыг цаашид судлах/сайжруулах шаардлагатай байгаа талаар дүгнэлт хийсэн.

    Тиймээс энэ асуудлын хамаарал нь "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" ажлын сэдвийг сонгох, асуудлын хүрээ, түүнийг барих логик схемийг тодорхойлсон.

    Судалгааны онол, арга зүйн үндэс нь ажлын сэдэвтэй холбоотой хууль тогтоомж, зохицуулалтын баримт бичиг байв.

    "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаад туршлага" сэдвээр бүтээл бичих мэдээллийн эх сурвалж нь боловсролын суурь ном зохиол, тухайн салбарын томоохон сэтгэгчдийн үндсэн онолын бүтээлүүд, дотоод, гадаадын нэрт зохиолчдын практик судалгааны үр дүн байв. , "Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэгийг зохион байгуулах гадаадын туршлага", лавлагаа ном, бусад холбогдох мэдээллийн эх сурвалжид зориулагдсан тусгай болон тогтмол хэвлэлд гарсан нийтлэл, тойм.