Matrica odgovornosti rca pretpostavlja identifikaciju dionika. Dionici i odnosi moći u strateškom upravljanju. Interakcija s dionicima

Kao rezultat svladavanja gradiva u 5. poglavlju, student mora:

znati

o principi za identificiranje organizacijskih dionika;
o interesi tipičnih skupina dionika;
o metode utjecaja dionika na strateški proces i njihove posljedice za organizaciju;

biti u mogućnosti

o identificirati i organizirati organizacijske dionike;
o izgraditi hijerarhiju od njihove važnosti za postizanje strateških ciljeva organizacije;
o planiraju koristiti metode upravljanja odnosima sa dionicima;

vlastiti

o metode korištenja moći u donošenju strateških odluka.

Dionici ili skupine utjecaja

Postoje mnoge definicije dionika (utjecajnih skupina), ili, kako ih ponekad nazivaju, "članovi koalicije", ali za svoje potrebe definiramo ih kao bilo koju skupinu ili pojedinca koji mogu utjecati na aktivnosti organizacije ili biti pod utjecajem organizacije.

Teorija dionika tvrdi da ciljevi organizacija moraju uzeti u obzir raznolike interese različitih stranaka, koje će predstavljati neku vrstu neformalne koalicije. Relativna snaga različitih utjecajnih skupina ključna je u procjeni njihove važnosti, a organizacije ih često rangiraju u odnosu jedna na drugu, stvarajući hijerarhiju od relativne važnosti. Također mogu postojati određeni odnosi između dionika, koji nisu uvijek suradničke prirode, ali mogu biti konkurentni. Međutim, svi se dionici mogu promatrati kao jedna kontradiktorna cjelina, čiji će rezultujući interesi odrediti putanju evolucije organizacije. Takva se cjelina naziva "koalicija utjecaja" ili "koalicija poslovnih sudionika" organizacije.

Analiza dionika uključuje identifikaciju i sistematizaciju ključnih dionika, procjenu njihovih ciljeva, prikupljanje podataka o njima, upotrebu ovog znanja u procesu strateškog upravljanja i primjenu usvojene strategije. Upravljanje dionicima uključuje komunikaciju, pregovaranje, kontakte i odnose sa dionicima, motivirajući njihovo ponašanje kako bi se utvrdile najveće koristi za organizaciju. Za razliku od analize dionika, koja se provodi s ciljem bolje prilagodbe organizacijskom okruženju, njihovo je upravljanje izravna interakcija s dionicima. U stvarnosti se ta dva procesa sijeku. O važnosti učinkovite analize dionika i strateškog upravljanja odnosima s njima detaljnije će se raspravljati u nastavku.

Dionici se mogu podijeliti u četiri glavne kategorije:

o utjecati na skupine koje financiraju poduzeće (na primjer, dioničari, investitori);
o menadžeri koji ga vode;
o zaposlenici koji rade u poduzeću (barem onaj dio koji je zainteresiran za postizanje ciljeva organizacije);
o ekonomski partneri.

Potonja kategorija, po definiciji, uključuje kupce i dobavljače te ostale gospodarske subjekte. Svaka od ovih skupina ima različite parametre za mjerenje izvedbe, što će utjecati na vrste zadataka koje postave.

Ponašanje utjecajnih skupina ili članova koalicije određeno je njihovim interesima. Ti su interesi s vremenom relativno stabilni i različite su skupine spremne uložiti različite napore kako bi izvršile pritisak na organizaciju kako bi prilagodile organizacijsko ponašanje u skladu s tim interesima. Razmotrimo tipične interese glavnih skupina utjecaja (tablica 5.1).

Tablica 5.1

Dionici organizacije i njihovi interesi

Ime

sudionici

Tipični interesi

Dioničari

Veličina godišnje dividende.

Povećavanje vrijednosti njihovih dionica.

Rast vrijednosti poduzeća i njegove dobiti.

Kolebanje cijena dionica

Institucionalni investitori

Veličina rizičnog ulaganja.

Očekivanje visoke dobiti.

Balansiranje njihovog investicijskog portfelja

Viši menadžeri

Veličina njihovih plaća i bonusa.

Vrste mogućih dodatnih prihoda.

Društveni status povezan s radom u tvrtki.

Razine odgovornosti.

Broj i ozbiljnost problema s uslugom

Radnici

Jamstva za zapošljavanje.

Razina stvarnih plaća.

Uvjeti zaposlenja.

Promotivne mogućnosti.

Stopa zadovoljstva poslom

Potrošači

Željeni i kvalitetni proizvodi.

Prihvatljive cijene.

Sigurnost proizvoda.

Novi proizvodi na vrijeme.

Raznolikost izbora

Distributeri

Usluga nakon prodaje.

Pravovremenost i pouzdanost zaliha.

Kvaliteta isporučenog proizvoda (usluge)

Dobavljači

Stabilnost narudžbi.

Plaćanje na vrijeme i prema uvjetima ugovora.

Stvorite odnose ovisnosti opskrbe

Financijeri

korporacije

Sposobnost otplate kredita.

Pravovremena isplata kamata.

Dobro upravljanje novčanim tokovima

Predstavnici državnih i općinskih vlasti

Pružanje zaposlenja.

Plaćanje poreza.

Usklađenost sa zakonskim zahtjevima.

Doprinos gospodarskom rastu regije.

Doprinos lokalnom proračunu

Društvene i društvene skupine

Briga za okoliš.

Podrška aktivnostima lokalne zajednice.

Akcije društvene odgovornosti.

Zahtjev za slušanjem utjecajnih skupina

Sa stola. 5.1 pokazuje da svaka skupina dionika ima specifične interese, međutim, postoje neka područja u kojima se ti interesi preklapaju.

Pogledajmo sada bliže kako teorija dionika odražava stavove nekih od najvažnijih takvih skupina.

Vlasnici. Racionalni pristup koji stoji iza ekonomske teorije uključuje niz važnih pretpostavki o vlasnicima. Posebno:

- tvrtka postoji u korist svojih vlasnika;
- jedini zadatak vlasnika je maksimizirati njegovu financijsku dobrobit;
- vlasnici su zainteresirani za maksimiziranje dobiti;
- vlasnici vrše potpunu kontrolu i donose sve važne odluke;
- Odluke vlasnika temelje se na savršenom znanju, neograničenom iskustvu i sposobnostima.

Top menadžment. Suvremeni pogledi sugeriraju da nisu vlasnici, već najviše rukovodstvo koje ima najveću težinu u strateškom upravljanju organizacijom. Vlasništvo i upravljanje ne idu ruku pod ruku. Često se dogodi da vlasnici ne prisustvuju godišnjim skupštinama, a viši menadžment ima slobodu slijediti svoje interese. Top menadžeri mogu samostalno provoditi sljedeće važne radnje: primati veliku plaću, isplate u obliku raznih bonusa i mijenjati strukturu organizacije u skladu sa svojim vlastitim interesima; pokretanje projekata koje su oni odobrili; imati koristi od raznih aktivnosti.

Pretpostavlja se da top menadžeri mogu svoje ciljeve slijediti kroz cilj organizacije da maksimizira prihod od prodaje. Argument je da povećana prodaja znači veći prestiž, veće plaće, bolji položaj u poslovima s financijskim institucijama i osoblje lakše za upravljanje.

Zaposlenici. Tvrtka postavlja ciljeve i djeluje kao odgovor na utjecaj osoblja i njihovih postupaka. Pododjeljenja (poput financija, proizvodnje itd.) Usmjerena su na privlačenje dijela resursa koje distribuira tvrtka.

G. Mintzberg definira vodstvo organizacije i njezine zaposlenike kao "unutarnju koaliciju" i identificira šest takvih skupina iz njih.

Top menadžment. Oni koji su ključni stratezi organizacije.

Operateri. Oni koji proizvode proizvode (usluge).

Linearni menadžeri. Oni koji koordiniraju proizvodnim aktivnostima.

Analitičari. Oni koji razvijaju sustave planiranja i kontrole.

Pomoćno osoblje. Pruža neizravnu podršku proizvodnji i ostatku organizacije.

Sve te skupine, prema Mintzbergu, ujedinjuje ideologija koja postoji kao da postoji sama od sebe i sastavljena je od skupa uvjerenja koja dijele ljudi unutar organizacije.

Kupci. Kupci očekuju da organizacija za svoj novac pruži proizvode ili usluge koji predstavljaju kupnju robe. Zainteresirani su za kupljene proizvode (usluge) kako bi podigli svoj životni standard proporcionalno plaćenoj cijeni.

Dobavljači. Problem odnosa organizacija i dobavljač nije teoretski dobro razvijen. Međutim, M. Porter ističe da su dobavljači zabrinuti zbog svojih ovlasti nad organizacijom. Oni uzimaju u obzir razinu zamjenjivosti proizvoda različitih dobavljača, njihovu koncentraciju, postojanje troškova zamjene dobavljača i stvaranje odnosa ovisnosti (troškovi povezani s prelaskom s jednog dobavljača na drugog).

Čim se na svijetu rodi novi projekt, odmah ima prijatelje i neprijatelje. Objašnjenje je vrlo jednostavno: bilo koji projekt podrazumijeva promjene. Pa, ljudi na promjene reagiraju na različite načine - netko je spreman za njih i toplo ih pozdravlja, dok netko ne voli promjene i boji se, jer ih doživljavaju kao prijetnju svom statusu, načinu života, stabilnosti ili, još gore, pojava dodatnog rada. I prvi i drugi mogu biti među ljudima koji mogu utjecati na tijek i rezultat projekta.

Ljudi i organizacije koji utječu na projekt nazivaju se dionicima. Izraz "dionik", koji se ukorijenio među domaćim voditeljima projekata (s engleskog dionica, doslovno "vlasnik udjela"), u službenoj je literaturi različito preveden. PMBOK nudi opciju "zainteresirana strana", naš GOST 51897-2002 je "uključena strana" (možda je točniji prijevod gosta).

Dionici mogu biti:
* Oni koji su aktivno uključeni u projekt i rade u njemu (projektni tim, sponzor, upravni odbor, uključene treće tvrtke i drugi izvršitelji, itd.)
* Oni na čije interese projekt može utjecati i koji će koristiti njegove rezultate (kupci, voditelji funkcionalnih odjela i njihovi zaposlenici, poslovni partneri, klijenti, kupci itd.)
* Oni koji nisu uključeni u projekt, ali koji na osnovu svog položaja ili profesionalne aktivnosti mogu utjecati na njega (top menadžeri tvrtke, vlasnici i investitori, dioničari, vjerovnici, vanjski i unutarnji partneri, regulatorna državna tijela itd.) .)

Voditelj projekta mora imati posla sa svim vrstama dionika. Njegova je zadaća identificirati ključne dionike projekta i upravljati njihovim utjecajem na način da smanji negativne posljedice tog utjecaja i poveća pozitivne. Drugim riječima, voditelj projekta mora upravljati dionicima kako bi projekt bio uspješan. Lako je reći, ali nevjerojatno je teško to učiniti - menadžer se suočava s oprečnim stajalištima i interesima ljudi koji često zauzimaju puno viši položaj u tvrtki od njega, korporativnim političkim spletkama, tajnim borbama. Nije slučajno da gurui za upravljanje projektom savjetuju zaštitu tima od vanjskih utjecaja, sve do dodjele odvojene prostorije izvan ureda. Upravo je to u svoje vrijeme radio mladi Steve Jobs, koji je stvorio Macintosh. Inače, ovime je ubio još jednog zeca - naglasio je elitizam članova tima i njihovu pripadnost nekolicini odabranih, a istovremeno povećao prestiž projekta.

Ali, vratimo se našoj stvarnosti - nitko nam neće dati zaseban ured i prebaciti ga na nenaseljeni otok za vrijeme trajanja projekta. Stoga nam jedino preostaje korištenje metodologije za rad s dionicima čija je suština sljedeća.

U prvom koraku moramo identificirati sve dionike. Sjednemo za stol, uzmemo olovku i komad papira (oh, žao mi je, naravno, iPad) i počinjemo zapisivati \u200b\u200bsve ljude i organizacije koji mogu utjecati na projekt. Rezultat je popis dionika. Na ovom je koraku dobro povezati projektni tim i sponzora - možda jednostavno niste svjesni svih uključenih strana, posebno na početku projekta.

U drugom koraku klasificiramo dionike prema njihovom utjecaju na projekt i interesu za njega. Istodobno je prikladno koristiti ovaj grafički prikaz, koji se naziva matrica potpore i utjecaja:

Horizontalna os pokazuje utjecaj dionika na projekt, od jakog do slabog, a vertikalna os pokazuje odnos prema projektu, od podrške do oporbe. Osi dijele ravninu na četiri kvadranta.

U kvadrantu 1 nalaze se oni koji u naš život unose radost i spokoj. :-) Prije svega, to je sponzor. Ako sponzor nije u prvom kvadrantu, vaš će projekt imati kratak i mračan život. Projektni tim trebao bi biti u istom kvadrantu. Mogu biti i kupci i druge zainteresirane strane, na primjer, top menadžer tvrtke, u čijem će radu projekt donijeti pozitivne promjene. Voditelj projekta trebao bi prije svega raditi s ovim kvadrantom - uostalom, u njemu je koncentrirana pokretačka snaga projekta, njime treba aktivno upravljati. Nemoguće je dopustiti prelazak dionika iz ovog kvadranta u druge - od toga će projekt uvijek izgubiti. Strategija za rad s ovim kvadrantom je "aktivno upravljajte i ne propustite!"

U kvadrantu 2, oni koji su sretni zbog vašeg projekta, ali nemaju mali utjecaj na njega. Možda ni oni nisu vrlo utjecajni u tvrtki. Redovito informiranje ovih ljudi o napretku projekta održat će ih zainteresiranima i zadržati općenito pozitivan stav. I tko zna hoće li se u budućnosti preseliti u kvadrant 1, na primjer stvaranjem karijere? Glavna strategija za rad s ovim kvadrantom je "budite informirani i u dobroj formi!".

U kvadrantu 3 su slabi protivnici projekta. Njihovo je protivljenje jako, ali utjecaj je zanemariv. Moramo ih držati na vidiku, ili što ako postanu jaki? Pa, dobra strategija je odvući ih na barem kvadrant 2. Možda oni jednostavno ne razumiju njihove koristi od projekta, pomažu im da ih vide. Osnovno pravilo za rad s ovim kvadrantom je „ne zanemarujte!“.

U četvrtom kvadrantu vrebaju opasni neprijatelji projekta. Moguće je da se s njima ne možete nositi sami. U takvim je slučajevima potrebno privući sponzora i ostale stanovnike prvog kvadranta kako bi se preko njih utjecalo na protivnike. Strategija za rad s kvadrantom 4 glasi "budite spremni na opasnost i krenite!"

Obratite pažnju na gospodina Flyugerova. On je prilično utjecajna ličnost u našoj zemlji, ali u odnosu na projekt gotovo je neutralan. Postoje slučajevi kada su dionici locirani na osi ili blizu njih. Takva nestabilna situacija predstavlja potencijalna rizična područja za vaš projekt, s tim dionicima trebate dodatno surađivati. Inače, prema svim zakonima podlosti, neutralni dionici postat će neprijatelji projekta.

U trećem koraku razvijamo akcijski plan - kako možemo utjecati na svakog dionika, ovisno o tome u kojem se kvadrantu nalaze i uzimajući u obzir unutarnje uvjete projekta. Za svakog dionika, voditelj projekta trebao bi imati spremne odgovore na pitanja:
* Što ga zanima? Koji su njegovi ciljevi u projektu?
* Kako će se njegov život promijeniti ako projekt bude uspješan? A ako neuspješno?
* Zašto je on u ovom kvadrantu? Mogu li ga povući drugima?
* Kako može pomoći i naštetiti projektu?
* Kako spriječiti štetu i, ako se to dogodilo, kako neutralizirati posljedice?
* Kako povećati njegov pozitivan utjecaj?
Kad je akcijski plan spreman, možete surađivati \u200b\u200bsa svim dionicima i redovito ažurirati našu matricu, jer život ne stoji mirno - pojavljuju se novi dionici, stari prelaze u druge kvadrante. I vrlo je dobro ako je to rezultat vašeg utjecaja, a ne makinacija zlikovaca i nitkova.

I posljednja stvar. Kada govorim o utjecaju dionika na projekt, onda, naravno, govorimo o utjecaju na vrijeme, opseg projekta, proračun i kvalitetu. Ovo je vrlo važno, ali ne i glavno. Najvažniji je utjecaj na voditelja projekta, o kojem svi ovi parametri uvelike ovise. Nisu apstraktne ekonomsko-vremenske funkcije, ali vi ste predmet utjecaja dionika. Sponzor će vam (i treba) pomoći, protivnici projekta, i jaki i slabi, pritisnut će na vas.
Odnos dionika prema projektu odredit će ne toliko odnos prema nekim ekonomskim pokazateljima koliko subjektivni odnos prema vama osobno.

Općenito, kao i uvijek, sve u projektu ovisi o njegovom voditelju. Pa, što ste mislili? :-)

Pod dionicima projekta podrazumijevaju se sve organizacije i svi pojedinci na koje projekt, na ovaj ili onaj način (u pozitivnom ili negativnom smislu), utječu i koji mogu biti zainteresirani kako za uspjeh projekta, tako i za to da se uopće ne dogodi. Primjerice, u Njemačkoj je gradnja jedne od autocesta morala biti dugo obustavljena jer se jedan od poljoprivrednika usprotivio njenom prolasku kroz njegovu zemljišnu parcelu na kojoj su živjele i pokopane mnoge generacije njegovih predaka.

Sastav dionika projekta, njihovi ciljevi, uloge, raspodjela funkcija i odgovornosti ovise o vrsti, vrsti, opsegu i složenosti projekta, kao i o fazama životnog ciklusa projekta. Očito je da za bilo koji projekt temeljni sastav funkcija ostaje nepromijenjen.

Međutim, u najjednostavnijem slučaju (na primjer, staklenik u ljetnoj kolibi), sve glavne funkcije projekta može provoditi jedna osoba. U drugom ekstremnom slučaju (na primjer, izgradnja tvornice automobila) imat ćemo cjelovit skup dionika s detaljnim razdvajanjem funkcija.

Razmotrimo raspodjelu uloga i kako su glavni dionici projekta za izdavanje novih proizvoda povezani s projektom i međusobno

Kupac- glavna strana zainteresirana za provedbu projekta i njegov uspjeh. Budući je vlasnik i korisnik rezultata projekta. Kupac određuje glavne zahtjeve i opseg projekta, osigurava financiranje projekta na račun vlastitih sredstava ili sredstava privučenih investitora, sklapa ugovore s glavnim izvršiteljima projekta, odgovoran je za te ugovore, upravlja procesom interakcije između svih sudionika projekta. Odgovoran je za projekt u cjelini pred društvom i zakonom.

Pokretač- dionik projekta koji je autor glavne ideje projekta, njegove preliminarne opravdanosti i prijedloga za provedbu projekta. Često, iako ne uvijek, inicijativa dolazi od kupca. Ali u svakom slučaju, za uspjeh projekta važno je da je kupac stvarno zainteresiran za provedbu projekta.

Investitor (s) - dionici na projektu koji ulažu u projekt, na primjer, zajmovima. Cilj investitora je maksimalizirati povrat ulaganja od projekta. Ako investitor i kupac nisu ista osoba, tada su ulagači obično banke, investicijski fondovi i druge organizacije. Ulagači ulaze u ugovorne odnose s kupcima, nadziru izvršavanje ugovora i namiruju se s drugim stranama kako projekt odmiče. Investitori su punopravni partneri na projektu i vlasnici sve imovine koja se stekne njihovim ulaganjem sve dok im ne budu isplaćena sva sredstva prema ugovoru s kupcem ili prema ugovoru o zajmu.

Voditelj projekta - osoba na koju kupac i investitor delegiraju ovlaštenje za upravljanje radom na provedbi projekta (planiranje, kontrola i koordinacija rada svih sudionika projekta). Opseg funkcija i ovlasti voditelja projekta određuje se ugovorom s kupcem. Tipično je da voditelj projekta i njegov tim imaju zadatak osigurati sveobuhvatno vodstvo i koordinaciju tijekom životnog ciklusa projekta kako bi se postigli ciljevi i ishodi projekta, a istovremeno poštuju rokovi, proračuni i kvaliteta.

projektni tim - specifična organizacijska struktura na čelu s voditeljem projekta koja je stvorena za vrijeme trajanja projekta. Zadatak projektnog tima je provoditi funkcije upravljanja projektom sve dok se ciljevi projekta učinkovito ne postignu. Sastav i funkcije projektnog tima ovise o veličini, složenosti i ostalim karakteristikama projekta, međutim, u svim slučajevima sastav tima mora osigurati visoku profesionalnu razinu svih dodijeljenih odgovornosti.

Izvođač (glavni izvođač) - sudionik projekta koji stupa u odnos s kupcem i preuzima odgovornost za izvođenje radova prema ugovoru. To može biti cijeli projekt ili njegov dio. Funkcije generalnog izvođača uključuju sklapanje ugovora s kupcem (investitorom), odabir i sklapanje ugovora s kooperantima, osiguravanje koordinacije njihovog rada, prihvaćanje i plaćanje suizvođača. Izvođač može biti voditelj projekta ili drugi aktivni sudionici projekta.

Kooperant Je li osoba (uključujući pravnu osobu) koja ulazi u ugovorni odnos s dobavljačem ili podizvođačem više razine. Odgovoran je za izvođenje radova i usluga u skladu s ugovorom.

Dizajner - pravna osoba koja izvodi projektne i geodetske radove prema ugovoru u okviru projekta. Ulazi u ugovorni odnos s glavnim izvođačem projekta ili izravno s kupcem.

Glavni izvođač - pravna osoba koja je odabrana za provedbu projekta. Odgovoran je za izvođenje radova u skladu s ugovorom, odabire kooperante za izvođenje pojedinih radova i usluga i s njima sklapa ugovore. U građevinskim projektima ulogu generalnog izvođača obično obavljaju građevinske ili projektne i građevinske tvrtke i organizacije.

Dobavljači- kooperanti koji na ugovornoj osnovi obavljaju razne vrste isporuka (materijali, oprema, vozila itd.).

Davatelj licence- organizacije koje izdaju licence za pravo posjedovanja zemljišne čestice, provode dražbe, obavljaju određene vrste poslova i usluga itd.

Vlada- stranka koja zadovoljava svoje interese primanjem poreza od sudionika projekta, iznošenjem i podržavanjem okolišnih, socijalnih i drugih javnih i državnih zahtjeva povezanih s provedbom projekta.

Vlasnik zemljišta - pravna ili fizička osoba koja je vlasnik zemljišne čestice koja je uključena u projekt. Stupa u odnos s kupcem i na ugovornoj osnovi prenosi pravo korištenja ili posjedovanja ove parcele.

Proizvođač konačnog proizvoda - iskorištava utvrđena osnovna sredstva i proizvodi gotove proizvode. Njegov je glavni cilj ostvarivanje dobiti od prodaje gotovih proizvoda potrošačima. Sudjeluje u svim fazama projekta i komunicira s glavnim sudionicima projekta. Njegova uloga i funkcije ovise o udjelu vlasništva u konačnim rezultatima projekta. U mnogim slučajevima on je kupac i investitor projekta.

Potrošači krajnjeg proizvoda - pravne i fizičke osobe koje su kupci i korisnici konačnog proizvoda, utvrđujući zahtjeve za njim i pružene usluge, kao i opseg tržišne potražnje. Na štetu potrošača nadoknađuju se troškovi projekta i formira dobit svih sudionika u projektu.

Ostali sudionici projekta... Na provedbu projekta utječu i druge strane iz okruženja projekta, što se u biti također može pripisati dionicima projekta:

Natjecatelji glavnih dionika projekta;

Javne skupine i stanovništvo na čije ekonomske i neekonomske interese utječe provedba projekta;

Pokrovitelji projekta;

Razne konzultantske, inženjerske, pravne organizacije uključene u proces provedbe projekta itd.

Pored subjekata - pojedinaca, grupa, organizacija - u broju dionika (u ovom slučaju izraz "sudionici projekta" uopće nije prikladan), preporučuje se uključiti kako slijedi naziva se "tihim" dionicima, naime:

Buduće generacije (još ih nema, ali moraju se uzeti u obzir njihovi interesi kako ne bi stvarali probleme našim miješanjem u današnju stvarnost, kao što su to činile prethodne generacije nama - dugovi, iscrpljivanje čak i obnovljivih izvora, problem atomskog i industrijskog otpada, kisele kiše itd.) P.);

Prošle generacije (njih više nema, ali njihove interese zastupa kultura koju su ostavili iza sebe. Ne smijemo naštetiti materijalnoj ili duhovnoj kulturi);

Okoliš (ne smijemo naštetiti svom staništu, živoj i neživoj prirodi).

Da bi se utvrdio puni sastav dionika projekta, izgradile njegove funkcionalne i organizacijske strukture za svaki projekt u fazi razvoja koncepta projekta, trebalo bi utvrditi sljedeće:

1. Predmetno područje - ciljevi, zadaci, rad i glavni rezultati, tj. „Što treba učiniti za provedbu projekta?“, Kao i njegov opseg, složenost i prihvatljivi vremenski okvir.

Standard AA1000 nudi i opisuje kriterije za identificiranje dionika (tablica 3.1)

Kriteriji za identificiranje dionika projekta

Kriterij	Razlog interesa za projekt
Odgovornost	Provedba projekta nameće ili može u budućnosti nametnuti organizaciji pravne, financijske i proizvodne obveze prema dionicima, utvrđene propisima, ugovorima, programima i pravilima rada
Utjecaj	Dionici imaju utjecaj na organizaciju i / ili projekt ili su ovlašteni donositi odluke
Blizina	Dionici su stranke s kojima organizacija ima dugoročne odnose, kao i strane o kojima ovise trenutne aktivnosti organizacije
Ovisnost	Interesi dionika izravno ili neizravno ovise o rezultatima ili procesu provedbe projekta
Zastupanje	Iz razloga važećih propisa, povijesnih ili kulturnih tradicija, neki dionici mogu zakonski tražiti svoja prava i zastupati interese drugih dionika projekta
Političke i strateške namjere	Organizacija se izravno ili neizravno obraća dionicima o različitim projektnim pitanjima, kao i u slučajevima kada mogu unaprijed upozoriti na nove probleme i rizike projektnih aktivnosti

Obveza osiguravanja otvorenosti projekta za sve provodi se na temelju tri načela standarda AA1000:

materijalnost - važno je da organizacija poznaje dionike projekta, kao i značajnost svojih interesa i interesa dionika;
cjelovitost - Za organizaciju je važno razumjeti zabrinutost dionika (njihove poglede, potrebe, očekivane rezultate rada, mišljenja o pitanjima koja su im važna);
odgovor - organizacija mora dosljedno odgovarati na značajna pitanja koja se postavljaju pred njezinim dionicima i samom sobom.

Odjeljak 4 "Procesi upravljanja projektom" GOST R ISO 21500-2014 identificira predmetnu skupinu 4.2.2.3 "Dionici", koja uključuje tri procesa za identificiranje i uključivanje inicijatora projekta, kupca i ostalih dionika kako bi se razumjele njihove potrebe i zahtjevi, upravljati svojim očekivanjima i odgovoriti na njihove probleme čim se pojave.

Početna faza uspješnog upravljanja je postupak 4.3.9 „Određivanje dionika“, čija je svrha identificirati ljude, timove ili organizacije koji utječu ili utječu na projekt; u dokumentiranju podataka koji se odnose na njihovo sudjelovanje i koji utječu na njihove interese. Ulazni podaci ovog postupka su povelja ili putovnica projekta te organizacijska struktura projekta i organizacija - dizajner. Izlazni podaci (rezultat postupka) je registar dionika (tablica 3.2).

Tablica 3.2

Predložak registra dionica RMVoC 5

Metode dobivanja podataka za formiranje registra su: ankete, upitnici, mozganje projektnog tima. Dionici mogu biti aktivno uključeni u projekt, mogu biti unutar ili izvan projekta, mogu biti na različitim razinama vlasti.

U analizi dionika potrebno je identificirati sve dionike koji mogu utjecati na projekt, kao i potencijalne poteškoće koje ga mogu prekinuti ili smanjiti uspjeh; procijeniti sredstva, pravila i principe komunikacije tijekom cijelog projekta i planirati akcije za smanjenje negativnog utjecaja dionika na projekt. Ključni čimbenik uspjeha menadžmenta je razumijevanje stvarnih očekivanja dionika, koji često skrivaju svoje istinske interese iz jednog ili drugog razloga.

Najčešći alat za kategorizaciju dionika je matrica "moć - interes", koja procjenjuje razine mogućeg utjecaja svih dionika na projekt (moć) i njihov interes za projekt i (ili) njegove rezultate. Standard RMVoK 5 predlaže procjenu tih razina u rasponu od 0 do 100 bodova. Ako su interesi dionika i projekta suprotni, tada u svrhu upravljanja može biti korisna metoda negativne vrijednosti procjene kamate ili metoda dihotomne procjene razine "visoka - niska" (tablica 3.3).

Tablica 3.3

Matrica za rangiranje i odabir strategije odnosa s dionicima

Rezultat ove analize su specifični prioriteti dionika koji se temelje na specifičnim ili složenim kriterijima, što omogućuje dizajneru da se usredotoči na relativno malu skupinu utjecajnih osoba s kojima je upravljanje odnosima presudno za uspjeh projekta. Primjer određivanja prioriteta na temelju nekoliko kriterija prikazan je u tablici. 3.4. Prioritet dionika prema odabranim kriterijima procjenjuje se na skali od pet stupnjeva. Za prioritete se težinski koeficijenti određuju metodom stručne procjene (u primjeru su njihove vrijednosti redoslijedom prioriteta kriterija jednake: 0,3; 0,2; 0,4; 0,1). Indeks prioriteta izračunava se kao ponderirani prosjek svih kriterija uzimajući u obzir njihov značaj.

Opcija "pogrešno informiranje" koja se nalazi u izvorima se ne preporučuje, jer se smatra neetičnom.

Davanje prioriteta dionicima prema nekoliko kriterija

Adaptirao N.V. Morgunova u kategoriju dionika projekta.

Svaka tvrtka definira vlastite dionike, njihova očekivanja i želje.

Analizasudionicije postupak pomoću kojeg možete prepoznati i procijeniti važnost ključnih skupina ljudi ili organizacija koje mogu utjecati na uspjeh tvrtke.

Glavni zadacianaliza dionika:

identificirati skupine ljudi i organizacije koje utječu na aktivnosti organizacije;

razumjeti gledište ovih skupina;

pomoći svakoj skupini da razumije stavove drugih skupina dionika;

odrediti zajedničku viziju rezultata aktivnosti organizacije koja će zadovoljiti što je više želja dionika;

razviti strategije za stjecanje operativne podrške i uklanjanje prepreka za uspješnu provedbu politika tvrtke.

Kako bi se olakšala i poboljšala kvaliteta postupka analize dionika, značajan broj tvrtki koristi „matricu dionika“ (tablica 3.3)

Tablica 3.3.

Matrica dionika

Da bi popunila tablicu, organizacija mora proći kroz 5 faza:

Faza 1: Potrebno je identificirati ljude, skupine, organizacije na koje će utjecati aktivnosti tvrtke općenito ili posebno provedba određenog projekta - stupac "Skupina dionika".

Faza 2: Jednom kada se sastavi popis dionika, trebaju se utvrditi posebni interesi koje svaka skupina dionika može imati. Posebno vrijedi razmotriti takva pitanja: koristi za dionike, promjene koje dionik mora poduzeti u vezi s aktivnostima tvrtke ili provedbom određenog projekta, pitanja koja mogu naštetiti dionicima ili izazvati sukob s tvrtkom. Sva ta pitanja trebaju se evidentirati u stupcu "Interesi dionika".

Faza 3: Potrebno je utvrditi koliko su interesi dionika važni za uspješno poslovanje tvrtke i koliko je jak njihov utjecaj. Morate uzeti u obzir:

uloga koju ključni dionici moraju igrati da bi organizacija bila uspješna i vjerojatnost da će dionici moći igrati tu ulogu;

utjecaj negativnog stava dionika prema aktivnostima tvrtke.

Faza 4: Sljedeći je korak utvrđivanje rizika i predviđanje dionika. Djelomično uspjeh poslovanja tvrtke ili provedbe projekta ovisi o predviđanjima u vezi s različitim skupinama dionika i mogućim rizicima. Neki od ovih rizika nastaju sukobom interesa. Stoga je potrebno odrediti glavne prognoze za svakog od „ključnih“ dionika koji će igrati važnu ulogu u aktivnostima tvrtke.

Korak 5: Posljednji korak je definiranje aktivnosti tvrtke u smislu dobivanja podrške i smanjenja otpora dionika: kako će tvrtka pronaći pristup svakoj skupini dionika. Koje im informacije trebaju pružiti? Koliko je važno uključivanje dionika u procese donošenja odluka? Postoje li određeni ljudi ili skupine koji mogu utjecati na dionike da podrže vaše inicijative? Posljednji stupac matrice.