Kotibning ish tavsifi. Turli toifadagi kotiblar uchun kasbiy talablar Turli toifadagi kotiblarga qo'yiladigan kasbiy talablar

Biz kotib yoki ijrochi yordamchisining odatiy vazifalarini aniqlash juda qiyinligini bir necha bor eslatib o'tgan edik. Ko'p narsa kompaniyaning faoliyat doirasiga, uning hajmiga, menejerning tasavvuriga bog'liq va deyarli hech narsa bilan tartibga solinmaydi. Bundan tashqari, kasbning o'zida bo'linish mavjud bo'lib, amaliyot shuni ko'rsatadiki, xodimlar va ish beruvchilar tomonidan boshqacha tushuniladi.

Kotiblarning o'zlari farqni, ba'zan intuitiv ravishda sezishadi, shuning uchun forumlarda kim "muhimroq", kasbda qanday ierarxiya mavjud va ma'muriy xodimning martabadagi eng yuqori darajasi haqida munozaralar davom etmoqda. Mening hamkasblarim o'rtasida bu masalada hali ham bir fikr yo'q.

Shunga qaramay, agar bu ko'p nomlar mavjud bo'lsa, ular tasvirlangan hodisalar ham mavjud bo'lishi kerak.

Keling, ma'muriy lavozimlarni tasniflashning barcha nozik tomonlarini tushunaylik.

Tushunchalarni tushunish

Keling, asosiy ma'muriy lavozimlarni sanab o'tamiz: "kotib", "yordamchi", "kotib-yordamchi", "menejer yordamchisi", "qabulxona kotibi", "ofis menejeri". Ularni batafsil ko'rib chiqishdan oldin, keling, ushbu pozitsiyalarning har biri nimani anglatishini tushunib olaylik.

Vikipediya "kotib" lavozimini belgilamaydi. Unda faqat quyidagi ta'rifni o'z ichiga olgan "Referent kotib" maqolasi mavjud: kotib yordamchisi- telefon qo'ng'iroqlariga javob berishdan (resepsiyonist) menejer yordamchisiga (shaxsiy kotib) qadar keng mas'uliyatli ofis xodimi.

Bu erda kotib yordamchisi bajaradigan vazifalar ro'yxati:

• menejer tomonidan qabul qilingan telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• hujjatlar bilan ishlash: ahamiyatini aniqlash, tayyorlash, hisobga olish, tarqatish, qabul qilish, saqlash, tizimlashtirish;
• tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni rejalashtirish va tayyorlash;
• xo'jayinning ish jadvalini rejalashtirishda yordam berish, ba'zan mehmonxonalar va aviachiptalarni bron qilish;
• biznes muzokaralarini tayyorlashda ishtirok etish;
• ofisning ishlashi uchun zarur bo'lgan ish yuritish va boshqa narsalarni buyurtma qilish, ba'zan menejerni oziq-ovqat bilan ta'minlash.

Ushbu maqolani o'qib chiqqandan keyin aniq bir aniqlik yo'q edi. Biz hammamiz bilamizki, mas'uliyat doirasi keng va yuqoridagi ishlarni ham kotib, ham menejer yordamchisi bajarishi mumkin. Bundan tashqari, bu bizning kasbimizning odatiy vakillari bajarishi kerak bo'lgan vazifalarning yarmidan uzoqdir. Yoki bu butun kasblar guruhining umumiy nomidir? Aksariyat odamlar hali ham "kotiba" ni hech qanday prefikssiz eshitishlari dargumon.

Ma'lumki, "kotiba" so'zi lotin tilidan olingan. sir("sir, sir"). Qadimgi Rimda esa ishonchli kishilar kotiblar deb atalgan. Xulosa: kotib jamoatchilikka oshkor etilishi mumkin bo'lmagan ma'lum ma'lumotlarga kirish huquqiga ega va o'z vazifalarini bajarish uchun u menejerning ishonchini qozonishi kerak.

"Referent" so'zining kelib chiqishiga kelsak, bu nom ham lotincha - "ko'paytirish, hisobot berish". Shuning uchun, bu odam ma'lumot bilan ishlaydi. Umuman olganda, so'zlarning kelib chiqishi shubhasiz zamonaviy kasb bilan bog'liq, ammo ma'lum bir xodim tashkilotda nima qilishini to'liq tushuntirmaydi.

Xulosa qilaylik: ko'pchiligimiz, axir, kotib-yordamchilarmiz. Biroq, bu shtat jadvali va ish kitobida juda kamdan-kam hollarda aks etadi: ko'plab hamkasblarim boshqacha "chaqiriladi".

Chalkashmaslik uchun

da kotibqabul qilish- ommaviy ongda qo'ng'iroqlar va yozishmalarni qabul qilish va tarqatish bilan bog'liq bo'lgan pozitsiya. Ba'zan bunday xodimlar tashrif buyuruvchilarni dastlabki qabul qilishni ham amalga oshirishi mumkin. Kotiblik lavozimlari orasida bu yagona lavozim bo'lib, uning ismi sizga nima qilish kerakligini darhol aniqlab beradi. Garchi, albatta, istisnolar mavjud.
Offis menedjeri- bu ingliz tilidan olingan iz qog'ozi. idora menejer, ya'ni. offis menedjeri. Uning asosiy vazifalari shaxsiy ofis va uning xodimlarining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun ma'muriy, moliyaviy va boshqa resurslarni boshqarishdir. Ofis menejeri kichik boshqaruv lavozimlaridan biridir.
Bunday xodim haydovchilarga, farroshlarga va ko'pincha kotiblarga bo'ysunishi mumkin. Ofis menejeri ofis va uning xodimlarining hayotiy ta'minoti uchun javobgar bo'lganligi sababli, ko'pchilik bu lavozimni vasiylik lavozimiga o'xshash deb hisoblaydi. Ularning o'xshash vazifalari juda ko'p, lekin Xudo sizni adashtirib, ofis menejerini ta'minot menejeri deb atashdan saqlasin! Ikkinchisida hech qanday yomon narsa yo'q, lekin ofis menejerining mas'uliyat darajasi ancha yuqori va yuqori malaka talab qiladi.
Boshqaruvchi yordamchisi- ko'pchilik ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori daraja deb hisoblaydigan lavozim. G'arb kompaniyalarida bu lavozim ko'pincha "shaxsiy yordamchi" (ingliz tilidan so'zma-so'z tarjimasi) kabi eshitiladi. shaxsiy yordamchi). Menga an'anaviy versiya ko'proq yoqadi, chunki lavozim nomi uning butun mohiyatini o'z ichiga oladi. Yordamchi - "yordam" so'zidan. Menejer yordamchisi o'z boshlig'iga o'z vazifalarini bajarishda yordam beradi. Yordamchining funktsiyalariga aniq nima kiritilishi ko'p omillarga bog'liq.

Shunday qilib, rasmiy ravishda bir xil lavozimni egallagan ikki mutaxassisning mas'uliyati tubdan farq qilishi mumkin: ulardan biri hujjatlar bilan ishlaydi, telefon qo'ng'iroqlarini tarqatadi va tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi, ikkinchisi esa boshqaruv yig'ilishlarida qatnashadi va muhim qarorlar qabul qilish huquqiga ega. Aytgancha, bu ikkalasi ham yirtilgan tugmachalarni tikishlarini va o'z rahbarlarining bolalari uchun enaga izlashlarini istisno qilmaydi. Shunga qaramay, buyurtma yo'q: bu holda ism faqat sizning maqsadingizni aniqlaydi va siz uni qanday aniq bajarishingiz noma'lum.

Biz normativ hujjatlarni o'rganamiz

Mamlakatimizda taqdim etilgan barcha pozitsiyalarni tavsiflovchi hujjat mavjud - "Ishchi kasblari, xodimlarning lavozimlari va tarif darajalarining Butunrossiya tasniflagichi"(OKPDTR, OK 016-94). Agar kompaniyada biron bir lavozimni aniqlashda qiyinchiliklarga duch kelsangiz, ushbu hujjatga murojaat qilishingiz va eng mosini tanlashingiz mumkin.

Ushbu tasniflagichni http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ saytlarida topish mumkin. Ikkinchisi, OK 016-94 ga qo'shimcha ravishda, "Yagona tarif va malaka ma'lumotnomasi" (UTKS) va "Umumrossiya kasblar tasniflagichi" (OKZ 010-93, OKZ) mavjud. Bu OK 016-94 ning ikkita bo'limi. Birinchisi ishchilarning kasblarini, ikkinchisi - xodimlarning lavozimlarini o'z ichiga oladi.

Ishchilarning kasblari (va klassifikatorda ulardan 5491 tasi bor) bu holatda bizni qiziqtirmaydi, keling, xodimlarning lavozimlariga murojaat qilaylik. Ulardan 2598 tasi bor va siz bu yerda bizga kerak bo'lgan hamma narsani topishingiz mumkin.

Keling, kotib lavozimidan boshlaylik. Alifbo tartibida qidirish natijasida biz quyidagi jadvalni olamiz (1-jadvalga qarang).

1-jadval

OK 016-94 "kotiba" nomini o'z ichiga olgan lavozimlar

			Lavozim		OKZ kodi
			Kotib (diplomatik)
			Qo‘mita (jamoat tashkiloti) kotibi
			Ko‘zi ojiz mutaxassis kotibi
			Plenum kotibi
			Kengash kotibi
			Prezidium kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Prezidentining qabulxonasi kotibi
			Bosh kotib
			Kengash kotibi (ilmiy-texnikaviy, ilmiy, badiiy-texnikaviy)
			Rossiya Federatsiyasi Xavfsizlik Kengashi kotibi
			Sud kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Oliy sudi apparatida sud kotibi
			Sud majlisining kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Oliy sudi apparatida sud majlisining kotibi
			Ijodiy uyushma kotibi
			O'quv bo'limi kotibi (dispetcher)
			Federal komissiya kotibi
			Federatsiya kotibi (sport bo'yicha)
			Rossiya Federatsiyasi Markaziy saylov komissiyasining kotibi
			Kotib - mashinist
			Kotib-stenograf

Har bir pozitsiyaning o'ziga xos pozitsiyasi bor kod. Bundan tashqari, turli lavozimlar bittaga ega OKZ kodi, bu ularning bir guruhga birlashtirilganligini anglatadi. "Menejerning kotibi" nomi 4115-guruhga ("Kotiblar" guruhi) tegishli. Ushbu guruh quyidagi lavozimlardan iborat:

• kotib;
• ko'zi ojizlar mutaxassisi kotibi;
• bosh kotib;
• sud kotibi;
• o'quv bo'limi kotibi;
• mashinist kotibi;
• kotib-stenograf.

Yuqoridagi guruhdagi kotiblar haqida nima deyiladi: Kotiblar kompyuter, orgtexnika va boshqa texnik vositalardan foydalangan holda tashkilot yoki korxona rahbarining ishini qo'llab-quvvatlash va xizmat ko'rsatish uchun texnik funktsiyalarni bajaradilar.

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

Ushbu saytda lavozimlarni guruhlarga bo'lish qulay bo'lib, shundan ko'rinib turibdiki, 4115 guruh 411 "Kotiblar, hisoblash mashinalari operatorlari va tegishli kasblar" katta guruhiga kiritilgan. Ikkinchisiga, kotiblardan tashqari, kompyuter operatorlari, stenograflar, mashinistlar va boshqalar kiradi.

Umuman olganda, yuqoridagi mas'uliyat haqiqatga zid emas, faqat teletayp va yozuv mashinkasi haqida gap ketganda, kimdir tabassum qiladi (kimdir titraydi). Biroq, har qanday, hatto yangi boshlovchi ham, taklif qilingan majburiyatlar ro'yxatiga qarab, so'raydi: "Qanday qilib? Va bu hammasi? Viza qo‘llab-quvvatlash, xizmat safarlarini tashkil etish, uchrashuvlarni yozib olish qani?». Biz kotiba - bu sizning ish vaqtingizning kamida yarmini menejer va xodimlarga hujjatsiz xizmat ko'rsatishga bag'ishlashni talab qiladigan kasb ekanligini bir necha bor aytdik. "Tashrifchilarni qabul qilish" qatori kotib bajarishi kerak bo'lgan turli xil vazifalarni bildirmaydi. Qolgan mas'uliyatlar faqat texnikdir va hujjatlar bilan ishlashga tegishli. Mavjud tavsifga qarab, kotib alohida xonada o'tiradi va faqat kompyuterda yozadi va ro'yxatga olish jurnalida biror narsa yozadi deb o'ylashingiz mumkin. Ammo biz bilamizki, bu ishdan uzoqdir. Shuning uchun bunday ta'rif mutaxassislarni qondirishi dargumon.

Keling, tasniflagichga qaytaylik: "ofis menejeri", shuningdek, "ofis menejeri" va "menejer yordamchisi" pozitsiyasi unga kiritilmagan. Ammo 3431 - "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari" guruhiga kiritilgan "referent" pozitsiyasi mavjud (kod 26088).

Ushbu guruh ma'mur va rahbarlarning turli unvonlaridan tashqari, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha inspektor, asosiy faoliyat bo'yicha yordamchi va yordamchi lavozimlarini o'z ichiga oladi.

Qiziqarli mahalla, shunday emasmi? Referent bilan bir guruhda buyruqlar bajarilishini nazorat qiluvchi inspektor mavjud. Ko'pgina kotiblar bu nazorat haqida birinchi qo'ldan bilishadi, chunki ular buni o'zlari amalga oshiradilar.

Bu haqda http://www.etks.info/ saytida aytilgan ma'muriy-boshqaruv va turdosh kasblar xodimlari tashkilotlar va ularning tarkibiy bo'linmalari faoliyatidagi ma'muriy va muvofiqlashtirish masalalarini hal qiladilar, hujjatlashtirish va axborot ta'minotini yuritadilar..

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• ish yozishmalar, protokollar va boshqa ma'muriy hujjatlarni yuritish;
• uchrashuvlar, ish uchrashuvlari va sayohatlarni rejalashtirish va tashkil etish;
• turli tadbirlarni o'tkazish vaqtini muvofiqlashtirish, ularning bajarilishini nazorat qilish;
• boshqaruv va tashkiliy masalalarni hal qilishda rahbarlar va xodimlarga yordam berish;
• shartnomalar, bitimlar, muzokaralar loyihalarini tayyorlash, tashrif buyuruvchilar va xodimlarni qabul qilishni tashkil etish;
• tegishli vazifalarni bajarish;
• boshqa xodimlarni boshqarish.

Ushbu ro'yxatdagi qancha vazifalarni bajarasiz? Sizning lavozimingizning nomi nima? "Kotiba"? "Offis menedjeri"? "Boshqaruvchi yordamchisi"?

Agar biz an'anaviy ravishda kotibning ishi hujjatli va hujjatsiz xizmatlarga bo'linganligini eslasak va ko'pchiligimiz ko'rib chiqilgan ikkala guruh uchun ("Kotiblar" va "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari") ro'yxatdagi vazifalarni bajaramiz, shundan xulosa qilishimiz mumkin. bajarilgan vazifalarga asoslanib, ko'pchiligimiz yordamchi kotiblarmiz.

Bu nima degani? Nima uchun "menejer yordamchisi" yoki "ofis menejeri" kabi lavozimlar tasniflagichda aks ettirilmagan? Nima uchun amalda pozitsiyalar mavjud, ammo tasniflagichda emas? Ehtimol, u eskirgan yoki kompilyatorlar zamonaviy mehnat bozoridagi vaziyatni tushunishga qiynalmagandir?

Albatta, bu tasniflagich biroz konservativdir. Ammo imlo lug'atlari ham konservativdir. Odamlar boshqacha gapiradi va yozadi, lekin ma'lum qoidalar, mutaxassislar tomonidan qabul qilingan me'yor bor va savodli odamlar unga amal qiladi. Mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan barcha ko'rsatmalar, tasniflagichlar va boshqa rasmiy hujjatlar kotib hujjatlar bilan shug'ullanadigan, ularning bajarilishi inspektorlar tomonidan nazorat qilinadigan ideal tashkilot mavjudligini nazarda tutadi va viza ta'minoti va delegatsiyalar bilan ishlash protokol xizmatining mas'uliyati hisoblanadi.

Bu sodir bo'lmaydi deb o'ylamang. Ko'pgina yirik davlat idoralari va korporatsiyalar, ma'muriyat va zavodlarning ishi aynan shunday tuzilgan. Birinchidan, ular o'nlab yillar davomida mavjud bo'lganligi va o'z faoliyatida SSSRda "o'rmonga kim boradi, o'tinni kim oladi" holatini tasavvur qilish qiyin bo'lgan paytda ishlab chiqilgan lavozim tavsiflari va qoidalariga amal qilganligi sababli. Ikkinchidan, mas'uliyatning bu taqsimoti maxfiylik bilan bog'liq. Masalan, harbiy buyruqlarni bajaruvchi zavodlarda mas’ul kotiblar internetga kirish imkoniga ega emas, uyali telefonlarini kiraverishdagi seyfda qoldirishadi. Bunday vaziyatda ma'lumot qidirish yoki chiptalarga buyurtma berish qiyin. Bu Internetga kirish imkoniga ega bo'lgan individual mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

Bundan tashqari, agar yuz kishi ishlaydigan kompaniyada kotib "shveytsariyalik, o'roqchi va trubkachi" bo'lsa, bu boshqa, kompaniyada bir necha ming kishi ishlayotgan bo'lsa, bu boshqa narsa. Bunday holda, aksariyat ish jarayonlari qat'iy tartibga solinadi va markazlashtiriladi. Bitta mutaxassis ular uchun javobgar bo'lishi mumkin emas, butun bo'limlar mavjud.

Aytmoqchi

Bir qarashda eskirgan sarlavhalarning mavjudligiga kelsak (masalan, "kotib-mashinist"), mamlakatimizda hozirgi kunga qadar ba'zi hujjatlar faqat yozuv mashinkasida (maxfiylik tufayli) chop etiladigan tashkilotlar mavjud. Bundan tashqari, ushbu ta'rifda "matbaachi" so'zining mavjudligi ko'pincha hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq bo'lgan katta hajmdagi ishlarni ko'rsatadi. Sovet davrida bu ishni mashinistlar bajargan va markazlashtirilgan ofis ishi bo'lgan yirik kompaniyalarda bu bugungi kungacha saqlanib qolgan.
Ushbu pozitsiyani, masalan, "Kompyuter operatori" deb atash mumkinmi? Albatta, ko'plab kompaniyalar buni qilishadi. Ammo nega, agar ommaviy ongda bu kontseptsiyaga ma'lum bir mas'uliyat ro'yxati berilgan bo'lsa? Til hech qanday sun'iy yangiliklarni yoqtirmaydi. Bu atama o'z ahamiyatini yo'qotsa, u yo'qoladi.

Nega amalda yordamchilar, hujjatlarning bajarilishini nazorat qiluvchi inspektorlar va hatto tarjimonlar vazifalarini bajaradigan kotiblar bor? Chunki nazariya har doim amaliyotdan farq qiladi. Kompaniyalar, ayniqsa kichik kompaniyalar, birinchi navbatda, bir xodimga juda ko'p turli xil mas'uliyat yuklash orqali pulni tejashga intilishadi. Mening hamkasblarimdan biri kotib lavozimiga quyidagi ta'rifni berdi: "boshqa xodimlar qilishni xohlamagan ishni qiladigan odam". Xo'sh, shunday bo'ladi. Bundan tashqari, yuqorida aytib o'tganimizdek, mas'uliyatning nomuvofiqligi ko'pincha ma'lum bir bo'linmani shtat jadvaliga kiritishning mumkin emasligi, shuningdek, ish beruvchilar tomonidan kasbda mavjud bo'lgan darajalarni tushunmasligi bilan bog'liq.

Mas'uliyatni taqqoslash

Keling, ish beruvchining u yoki bu nom bilan nimani anglatishini ko'rib chiqaylik. Buning uchun keling, ish qidirish saytlariga murojaat qilaylik. Keling, "kotiba", "kotib yordamchisi", "menejer yordamchisi", "ofis menejeri" nomli bir nechta reklamalarni tanlaymiz, har bir guruh uchun uchtasini tanlang va bajarilgan vazifalar ro'yxatini solishtiramiz (biz har xil holatlarda takrorlanadigan vazifalarni takrorlamaymiz. bo'sh ish o'rinlari).

Offis menedjeri

1. Rahbarning ko'rsatmalarini bajarish.
2. Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
3. Rahbarning ish vaqtini rejalashtirishda yordam berish.
4. Xat yozish va ichki hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish.
5. Rahbarning mehmonlari va mehmonlarini qabul qilish, uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
6. Ofisda mijozlar bilan muloqot qilish, ular uchun do'stona, qulay muhit yaratish. Muallifning eslatmasi: Ushbu ish beruvchi mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeriga pul tejashga qaror qildi.
7. Reklama liniyasiga kelib tushgan qo'ng'iroqlarni qabul qilish va ularni kerakli bo'limga o'tkazish.
8. Ofisdagi tartib va ​​tozalikni nazorat qilish.
9. Hujjatlar va ma'lumotlarni tizimlashtirish va tasniflash, ularni bevosita ijrochilarga etkazish. Muallifning eslatmasi: Bu ofis ishi kabi ko'rinadi? Ammo yo'q, bu vakansiyada u alohida satrda ko'rsatilgan.
10. Mijozlardan olingan ma'lumotlarni menejerlar e'tiboriga etkazish.
11. Ofis xodimlaridan kerakli ko'rsatmalar va ma'lumotlarni to'ldirish va ularga etkazish bo'yicha ko'rsatmalarni bajarish.
12. Yangi xodimlarni ishga qabul qilishda hujjatlarning belgilangan talablarga muvofiq rasmiylashtirilganligini tekshirish. Eslatma: Men buni bilardim, kompaniyada kadrlar bo'yicha xodim yo'q!
13. Nusxa ko'chirish va ko'paytirish ishlarini bajaring.
14. Ishonchnomalar berish.
15. Vaqt jadvallarini saqlash. Muallifning eslatmasi: Albatta, kadrlar bo'yicha ofitser yo'q!
16. Tadbirkorlik ehtiyojlari uchun mablag'larning sarflanishi bo'yicha hujjatlarni tayyorlash va hisobotlarni tayyorlash.

Kotib

1. Hujjatlar aylanishini tashkil etish, ish yozishmalarini olib borish.
2. Rahbarning ko'rsatmalarini bajarish.
3. Kerakli hujjatlar va hisobotlarni tayyorlash.
4. Uchrashuvlar, muzokaralar, konferentsiyalar tashkil etish va muvofiqlashtirish.
5. Ish safarlarini tashkil etish (avia va temir yo'l chiptalariga buyurtma berish, transferlar, mehmonxonalarni bron qilish va boshqalar).
6. Hamkorlarning kelishini tashkil qilish (mehmonxonani bron qilish, transferlar va boshqalar).
7. Kiruvchi qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
8. Ofisning ishlashini ta'minlash.
9. Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish (ma'lumot qidirish, hisobotlarni tuzish, xom ashyo etkazib beruvchilar bilan muloqot qilish, ko'pincha ingliz tilida).
10. Pochta va kurerlik xizmatlarini ko'rsatish.
11. Ichki korporativ hujjatlar aylanishini ta'minlash.
12. Pochta.
13. Menejer uchun ma'muriy yordam.
14. Boshqaruv ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish.
15. Ofis jihozlari bilan ishlash.
16. Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini tayyorlash.

Kotib yordamchisi

1. Ofis faoliyatini tashkil etish.
2. Qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
3. Mehmonlarni qabul qilish.
4. Uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
5. Ish safarlarini tashkil etish (chiptalarga buyurtma berish va bron qilish, mehmonxonalar, taksilar, vizalarni qo'llab-quvvatlash).
6. Biznes yozishmalar.
7. Pochta jo'natish va qabul qilish, ishonchnomalarni berish.
8. Ofis ishi.
9. Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish.
10. Kuryer xizmati bilan ishlash.
11. Kompaniya bo'limlari bilan o'zaro aloqa.
12. Ofisda tartib va ​​do'stona muhitni saqlash.
13. Direktorning kunlik jadvaliga ma'muriy yordam ko'rsatish.
14. Ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish va direktor tomonidan boshlangan hujjatlarni tasdiqlash.
15. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash.

Boshqaruvchi yordamchisi

1. Kirish/chiqish qo'ng'iroqlarini qabul qilish.
2. Pochta / yozishmalar, biznes yozishmalari bilan ishlash.
3. Axborotni tahlil qilish, ma'lumotlarni yig'ish, hisobot berish.
4. Bo'lim boshliqlari bilan aloqa.
5. Rahbarning ko'rsatmalarini belgilangan muddatlarda bajarish.
6. Buyurtmalar / ish topshiriqlarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.
7. Ish safarlarini qo'llab-quvvatlash (vizani rasmiylashtirish, temir yo'l va aviachiptalarni bron qilish, transferlar, mehmonxonalar, tadbirlar, ekskursiyalar).
8. Korxona rahbariyati tomonidan delegatsiyalar va tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va qo‘llab-quvvatlash, uchrashuvlar, muzokaralar, taqdimotlar tashkil etish.
9. Kantselyariya tovarlari iste'molini nazorat qilish, kerak bo'lganda buyurtma berish.
10. Asl ma'lumotlar va tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni ro'yxatga olish va saqlash.
11. Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
12. Ofis ishi, hujjat aylanishi.
13. Kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish.
14. Menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam berish.

Ko'rib turganingizdek, ushbu lavozimlarda ishlaydigan mutaxassislar juda ko'p o'xshash vazifalarni bajaradilar. Ularning barchasi ofis hayotini ta'minlashda, qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatishda, hujjat aylanishini tashkil etishda va menejerning ko'rsatmalarini bajarishda ishtirok etadilar (yoki ishtirok etadilar).

Kotib, kotib yordamchisi va ijrochi yordamchining vazifalari ro'yxatiga qarang. Ular deyarli bir xil. Ehtimol, kompaniyalardan birida yordamchi tahliliy ish bilan shug'ullanishi kerak. Ofis menejeri lavozimi biroz g'ayrioddiy bo'lib, ish beruvchilar undan kadrlar inspektori vazifalarini bajarishni va ishlashni kutishadi. Va, ehtimol, u menejerga yordam berishlari kutilmaydigan yagona odamdir (yoki bu shunchaki reklamada ko'rsatilmaganmi?). Ishonch bilan aytishimiz mumkinki, menejer yordamchisi menejerga yordam berishi kerak, bu uni ofisni "hayotni qo'llab-quvvatlash" zaruratidan xalos qilmaydi.

Xulosa chiqarishdan oldin yana bir parametrga murojaat qilaylik: ish beruvchilar ushbu lavozimdagi mutaxassislarga qanday talablar qo'yadilar (2-jadval).

jadval 2

Ish beruvchi tomonidan ofis menejeri, kotib, kotib yordamchisi, menejer yordamchisiga qo'yiladigan talablar

Offis menedjeri	Kotib	Kotib yordamchisi	Boshqaruvchi yordamchisi
Texnologiya bilan ishlash qobiliyati. Aniqlik, ehtiyotkorlik. Do'stlik. Kotib/administrator/ofis menejeri sifatida ikki yillik tajriba. Ko'p vazifani bajarish qobiliyati. 1C bo'yicha asosiy bilimlarga ega bo'lish maqsadga muvofiqdir	Oliy ma'lumot. Shaxsiy kompyuterlar, orgtexnika, hujjat aylanishi qoidalarini bilish. Samaradorlik, aniqlik, yoqimli ko'rinish. Kotib/ofis menejeri sifatida ikki yillik tajriba. Ko'p vazifani bajarish qobiliyati	Oliy ma'lumot. Ingliz tilini mukammal bilish. Ish tajribasi kamida bir yil. Shaxsiy kompyuterlar va ofis jihozlarining ishonchli foydalanuvchisi. To'g'ri og'zaki va yozma til. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini bilish. Mas'uliyat, mehnatsevarlik, faollik, muloqot qobiliyatlari	Katta kompaniyalarda shaxsiy yordamchi sifatida ishlagan bir yillik tajriba. Ishonchli shaxsiy kompyuter foydalanuvchisi, faol Internet foydalanuvchisi. Stressga chidamlilik, ehtiyotkorlik, savodxonlik, muloqotda moslashuvchanlik, diplomatiya. Taqdim etilgan ko'rinish. Ingliz tili asosiy hisoblanadi. Oliy ma'lumot. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha bilim. Aniq va aniq nutq. Jamoada ishlash qobiliyati

Xo'sh, bizning tasodifiy tanlangan ish beruvchilarimiz ofis menejeridan chiroyli ko'rinish va oliy ma'lumotni talab qilmaydi. Bizningcha, ular kotib bilan ofis menejeri o‘rtasida unchalik katta farqni ko‘rmaydilar. Qolgan uchta lavozimga qo'yiladigan talablar, shuningdek, bajariladigan majburiyatlar deyarli bir xil. Faqat menejer yordamchisidan ular shaxsiy yordamchi sifatida ishlash tajribasini xohlashadi, shu bilan birga jamoada ishlash qobiliyatini unutmaydilar (sirr emaski, ko'plab yordamchilar jamoadan ajralib ketishga moyil - ishning o'ziga xos xususiyatlari buni talab qiladi).

Albatta, intervyuda ular mas'uliyatning yarmini yozishni shunchaki "unutib qo'yishgan" va qayerdandir nomzodga yana yigirmalab talablar paydo bo'ladi. Ammo umuman olganda, tendentsiya aniq: ish beruvchi ofis menejerini ofisga, barcha xodimlarga va hatto mijozlarga g'amxo'rlik qiladigan shaxs sifatida ko'radi. Ammo kotib, kotib yordamchisi va menejer yordamchisi o'rtasida unchalik farq yo'q.

Ya'ni, nazariya va bu safar amaliyotdan ajralib chiqdi. Bizga tushunarliki, kotib, aytaylik, texnik funktsiyalarni (hujjatlar bilan ishlash va hokazo) bajarishi kerak, menejer yordamchisi yoki yordamchisi esa murakkabroq funktsiyalarni bajarishi kerak (ish xatlarini yozish, tahliliy sharhlar tuzish va boshqalar). Men mas'uliyat shu tarzda taqsimlangan faqat bitta kompaniyani bilaman. Ammo u ideallar toifasidan. Amalda, bunday bo'linish qoidadan ko'ra ko'proq istisno hisoblanadi.

Menimcha, aksariyat hollarda ish beruvchilar bir nechta funktsiyalarni birlashtirgan mutaxassisni yollash orqali pulni tejashni xohlashadi. Bundan tashqari, shtat jadvaliga qo'shimcha birliklarni kiritish qiyinchilik tug'diradi.

Nima uchun ma'muriy lavozimlarning ushbu guruhining eng keng tarqalgan nomi "kotib"? Birinchidan, chunki u uzoq vaqtdan beri hammaning lablarida bo'lgan. Ikkinchidan, nazariy jihatdan, menejer yordamchisi bo'lim xodimlariga yordam berishdan bosh tortishi mumkin va kotibning boradigan joyi yo'q. Uchinchidan, bu sirli "referent" kimligini hamma ham bilmaydi, shuning uchun terminologiya bilan keraksiz asoratlarni yaratmaslik yaxshiroqdir.

Rahbar yordamchilarini kotib yoki yordamchilardan yuqori qo‘yadigan norasmiy qabul qilingan bo‘linma, aslida, rasmiyatchilik ekani ko‘rinib turibdi. Shubhasiz, "direktor yordamchisi" "direktor kotibi" dan ko'ra hurmatliroq ko'rinadi. Bu, ehtimol, butun farq. Ish beruvchini mehnat daftarchasidagi narsadan ko'ra shaxsiy fazilatlaringiz va ish tajribangiz qiziqtiradi. Albatta, biz lavozimlardagi chalkashliklar bilan tugamaganmiz. Biroq, ular bajaradigan vazifalarning xilma-xilligiga qaramay, ularning lavozimi "kotiba" deb nomlanishidan xavotirda bo'lganlar uchun biz sizga barcha komplekslardan voz kechishingizni maslahat beramiz va kim uchun ishlayotganingizni so'rashganda, g'urur bilan javob bering: "Kotiba. ”

Kotib xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb ataladi va yaxshi sabablarga ko'ra, chunki menejer kotibining vazifalari samarali boshqaruv va ma'muriy faoliyatni ta'minlashni o'z ichiga oladi. Menejerning kotibi ish hujjatlari va hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bilan shug'ullanadi, xo'jayinga biznesda yordam beradi va ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib-yordamchi lavozimini ham vakillik lavozimi deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlarni kutib oladi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin esa direktorlar yoki top-menejerlardan biri bo'lishi mumkin.

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisi bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasb tarixi

Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari sezilarli darajada kengaydi va bugungi kunda ular turli xil funktsiyalarni bajarishlari mumkin. Shunday qilib, tor mutaxassislikka ega bo'lgan mutaxassislarga ehtiyoj paydo bo'ldi, buning natijasida kotib yordamchisi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasblari paydo bo'ldi.

Kotibning majburiyatlari

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• ish yuritish;
• menejerning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlar tashkil etish;
• xizmat safari paytida menejer va boshqa xodimlar uchun chiptalar va mehmonxonalarni bron qilish;
• ofis uchun kantselyariya buyumlariga buyurtma berish;
• menejerning talablarini bajarish.

Ba'zida menejer kotibining funktsiyalari ingliz tilida yozishmalarni o'z ichiga oladi.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:

• o'rta yoki oliy ma'lumot;
• shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
• ish yuritish asoslarini bilish;
• ingliz tilini bilish (ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni talab qiladi:

• aniqlik;
• yaxshi ko'rinish qobiliyati (taqdim etish mumkin);
• tashkilot.

Kotib rezyume namunasi

Rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin? Bu sekretarlik kurslarini tugatgan yoki bevosita ish joyida ta'lim olgan har qanday oliy ma'lumot egasi bo'lishi mumkin. Qoidaga ko'ra, ish beruvchilar talabnoma beruvchining olgan mutaxassisligiga alohida talablar qo'ymaydi, balki talabnoma beruvchining zarur shaxsiy fazilatlariga ega bo'lishini va o'z vazifalarini kerakli darajada bajara olishini ta'minlashga e'tibor beradi.

Kotib ish haqi

Kotibning ish haqi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning vazifalariga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rublni tashkil qiladi.

Menejer mas'uliyatiga qaytish

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:

— Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

- Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq tarkibiy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun yuboradi.

— Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.

— Telefon qo‘ng‘iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma’lumotlarni yozib oladi va uzatadi, rahbar bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.

— Rahbar nomidan xatlar, so‘rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.

— Rahbar tomonidan oʻtkaziladigan yigʻilishlar va yigʻilishlarni tayyorlash (zaruriy materiallarni toʻplash, yigʻilish oʻtkaziladigan vaqt va joy, kun tartibi, ularni roʻyxatdan oʻtkazish toʻgʻrisida ishtirokchilarni xabardor qilish), yigʻilish va yigʻilishlar bayonnomalarini yuritish va rasmiylashtirish boʻyicha ishlarni amalga oshiradi.

— Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruq va ko‘rsatmalarning bajarilishini, shuningdek, rahbarning ko‘rsatmalari va ko‘rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazoratga oladi.

— Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.

— Mehmonlarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.

— Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

— Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poyezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.

— bevosita rahbarining shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

— Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish.

— Rahbariyatga o‘z ishini va korxona faoliyatini yaxshilash bo‘yicha takliflar kiritish.

- shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.

- rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qilish.

- O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

Kotib javobgardir:

- o'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.

— tijorat siri va maxfiy maʼlumotlarni saqlash boʻyicha amaldagi koʻrsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaganligi uchun.

— ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Direktorning majburiyatlari
Sobiq direktor
Tashqi nazorat
Operatsion boshqaruv
Nazorat tizimi

Orqaga | | Yuqoriga

©2009-2018 Moliyaviy boshqaruv markazi. Barcha huquqlar himoyalangan. Materiallarni nashr etish
saytga havolani majburiy ko'rsatish bilan ruxsat etiladi.

Kotib nimani bilishi va qila olishi malaka tavsifida ko'rsatilgan.

Malakaviy xususiyatlar- bu ma'lum bir xodim o'z ishida nima qilishi kerakligi, buning uchun u nimani bilishi va qila olishi va uning tayyorgarlik darajasi qanday bo'lishi kerakligini belgilaydigan normativ hujjatdir.

Ish majburiyatlari (kotiba qila olishi kerak) Korxona (yoki bo'linma) rahbarining ishini qo'llab-quvvatlash va qo'llab-quvvatlash uchun texnik funktsiyalarni bajarish, menejerning ish kunini rejalashtirishga yordam berish. Bo'limlardan yoki ijrochilardan menejer uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oling, uning ko'rsatmasi bo'yicha xodimlarni chaqiring. Rahbarning telefon suhbatlarini tashkil qilish, telefon xabarlarini qabul qilish va uzatish, u yo'qligida olingan xabarlarni yozib olish va ularning mazmunini menejer e'tiboriga etkazish. Menejer uchun sayohatlar va xizmat safarlarini tashkil qiling. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rish (kerakli materiallarni to'plash, yig'ilish yoki yig'ilishning vaqti, joyi va kun tartibi to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), bayonnomalarni yuritish va rasmiylashtirish. Rahbarning ish joyini ofis jihozlari, tashkiliy jihozlar bilan ta'minlash va uning samarali ishlashi uchun qulay shart-sharoitlarni yaratish. Domofonlar orqali ma'lumotlarni uzatish va qabul qilish, menejer ko'rsatmasi bo'yicha turli materiallarni tezda chop etish. Hujjatlashtirish ishlarini olib borish, rahbar nomiga kelgan yozishmalarni qabul qilish, ularni korxonada qabul qilingan tartibda tizimlashtirish va ko'rib chiqqandan so'ng ularni ish jarayonida foydalanish yoki javob tayyorlash uchun bo'lim boshliqlariga yoki aniq ijrochilarga topshirish. . Rahbar va xodimlarga axborot xizmatlarini ko'rsatish (og'zaki, hujjatli, matbuot sharhlarini tuzish, qiziqarli maqolalarning nusxalarini taqdim etish). Fuqarolarning shaxsiy arizalari bo'yicha menejerning ko'rsatmalarini bajarish muddatlarini kuzatib boring. tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, ularga xushmuomalalik va e’tibor ko‘rsatish, xodimlarning murojaat va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashish, ishlarning tasdiqlangan nomenklaturasiga muvofiq hujjatlarni shakllantirish, ularning saqlanishini ta’minlash va belgilangan muddatlarda arxivga topshirish. . Ma'lumotlar bazalarini yaratish va ulardan foydalanish (shu jumladan Internet ma'lumotlari).

Kotib bilishi kerak: kompaniyaning faoliyati va xodimlarning mehnat majburiyatlari va vakolatlari; hujjatlar bilan ta'minlash bo'yicha qoidalar va ko'rsatmalar; yozuv yozuvi; shaxsiy kompyuterda ishlash, zamonaviy kompyuter muharrirlari (Word, Excel va boshqalar); imlo va tinish belgilari; turli hujjatlarni chop etishda materiallarni joylashtirish tartibi; orgtexnika vositalarini (fakslar, mini-avtomat telefon stansiyalari, nusxa ko'chirish, ovoz yozish, magnitafon) ishlatish qoidalari; interkomlardan foydalanish qoidalari; tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari; ichki mehnat qoidalari; kotibiyat ishini ilmiy tashkil etish asoslari; inson psixologiyasi va samarali muloqot qonuniyatlari; ofis odobi; mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalari va qoidalari; mijozlar va hamkorlarning chet tili; Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.

Korxonalarda (firmalarda) malaka tavsiflarini ishlab chiqish va aniqlashtirish uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi.

Lavozim tavsifi kotibning faoliyatini tartibga soluvchi, uning huquqlarini, tashkilotdagi mavqeini va ishining mohiyatini belgilaydigan asosiy tashkiliy-huquqiy hujjatdir. Kotib xodimlar bilan munosabatlarida ushbu hujjatga tayanadi. Ish tavsifida nima yozilgan, keyin savol tug'iladi, unda qanday huquqlar berilgan, bular kotibga tegishli.

Kotibning ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Kichik tashkilotda (yoki kompaniyada) faqat bitta kotib (referent kotib) bo'ladi. Kattaroq tashkilotlarda menejer va uning o'rinbosarlari har bir tarkibiy bo'linmada kotiblarga ega bo'lishi mumkin. Kengash kotiblari, ilmiy kengashlarning ilmiy kotiblari va boshqalar bor. Har bir kotib har doim tashkilot faoliyatining hajmi va oʻziga xosligidan, rahbarning talablaridan va kotibga boʻlgan ishonchidan kelib chiqib, oʻziga xos masʼuliyat va huquqlar doirasini ishlab chiqadi. , ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalari. Shu bilan birga, barcha kotiblar tomonidan amalga oshiriladigan hujjat va hujjatsiz xizmatlar uchun boshqaruv operatsiyalarining standart to'plami mavjud. Bundan tashqari, kotibning ish tavsifini tuzishning o'ziga xosligi va murakkabligi uning faoliyatining ko'p qirraliligi bilan bog'liq. Shuning uchun kotibning (referent kotib) ish tavsifi uchun biron bir yagona standart haqida gapirish mumkin emas.

Biroq, har qanday ish tavsifi kabi, unga umumiy talablar mavjud. Birinchidan, u allaqachon o'rnatilgan matnning yagona tuzilishiga ega, ya'ni bo'limlar:

1. Umumiy qoidalar;

2) funksiyalar;

3) lavozim majburiyatlari;

5) javobgarlik;

6) munosabatlar;

7) pozitsiya bo'yicha ulanishlar.

"Mehnatni baholash" bo'limi qo'shilishi mumkin va so'nggi yillarda "Mehnatni tashkil etish (kundalik tartib)" bo'limi tobora ko'proq paydo bo'ldi.

"Umumiy qoidalar" bo'limida shtat jadvaliga muvofiq lavozimning aniq nomi, boshqaruv tizimidagi o'rni, ya'ni tarkibiy bo'linma va bo'ysunish nomi, lavozimga tayinlash va ishdan bo'shatish tartibi va almashtirish tartibi ko'rsatilgan. Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga ega bo'lgan yirik tashkilotlarda kotib ikki tomonlama bo'ysunadi - bevosita o'z rahbariga va maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbariga. Kotiblar rahbarning buyrug'i bilan (katta tashkilotda - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbarining taklifiga binoan) tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.

Ushbu bo'lim shuningdek, kasbiy tayyorgarlik va ish tajribasiga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Bugun kotibga munosabat, unga qo‘yiladigan talablar tubdan o‘zgardi. Firmalarga oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotli, chet tilini biladigan, kompyuterda yaxshi so'zlasha oladigan kotiba ishga taklif qilinadi. Kotibdan xorijdagi kabi bir emas, ikki yoki undan ortiq chet tilini bilish talabi tobora ortib bormoqda, chunki kompaniyalar xorijiy hamkorlar bilan ko'p aloqada bo'lib, kotib ular bilan muloqot qiladi. Shuningdek, kotibni o'z ishida boshqaradigan asosiy qonunchilik, normativ, uslubiy, tashkiliy va boshqaruv hujjatlari bo'yicha ko'rsatmalar mavjud.

"Funktsiyalar" bo'limida kotib (kotib-yordamchi) faoliyatining asosiy yo'nalishlari ko'rsatilgan, masalan: menejerni axborot va hujjatlashtirish, menejer ishini tashkiliy ta'minlash, ko'rgazmalar va taqdimotlarni tayyorlashda ishtirok etish va boshqalar.

"Ishning majburiyatlari" bo'limida barcha turdagi ishlar, operatsiyalar va ularni amalga oshirishda foydalaniladigan texnologiyalar ro'yxati keltirilgan. Unda kotib tomonidan bajariladigan ishlar mantiqiy ketma-ketlikda keltirilgan. Barcha turdagi ishlar bajarilish texnologiyasini ko'rsatadigan operatsiyalarga bo'linadi. Masalan, "axborot va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash" funktsiyasi ikki qismga bo'linadi: hujjatlar va hujjatlar bilan ishlash. Hujjatlar, o'z navbatida, loyiha rahbarining ko'rsatmasi bo'yicha xatlar (taklif xatlari, eslatma xatlari va boshqalar), telegrammalar va boshqalarni rasmiylashtirishni o'z ichiga oladi; kompyuterda menejer hujjatlarini terish; rahbarga imzolash uchun taqdim etilganda hujjatlarning to'g'riligini tekshirish (vizalar, standart talablariga muvofiq rekvizitlarning mavjudligi va to'g'riligi va boshqalar); hujjatlar nusxalarini tayyorlash va tasdiqlash va h.k. Hujjatlar bilan ishlash kiruvchi hujjatlarni qabul qilishni (soat ko'rsatilgan, masalan: soat 09 va 16 da), faks va elektron pochta xabarlarini qabul qilishni (kun davomida) o'z ichiga oladi; qabul qilingan hujjatlarni ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar talablariga muvofiq dastlabki ishlov berish; hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish (agar kotibga topshirilgan bo'lsa); tashkilotda belgilangan qoidalarga muvofiq hujjatlarni rasmiylashtirish; menejerga hujjatlar to'g'risida hisobot berish va boshqalar.

"Huquqlar" bo'limi, ehtimol, eng muhimi. U kotibning boshqaruv tizimidagi o'rnini, uning ahamiyatini va tashkilotdagi mavqeini ta'kidlaydi. Aynan huquqlar orqali menejer tomonidan kotibga berilgan vakolatlar va uning mustaqillik darajasi ko'rinadi. Ushbu bo'lim kotibga asosiy strategik va taktik vazifalarni hal qilish uchun menejerning vaqtini bo'shatish imkonini beradi.

Ish tavsifining ushbu bo'limi kotibga (kotib-referent) katta yoki kichik vakolatlarni beradi va uning imkoniyatlari darajasini belgilaydi.

"Mas'uliyat" bo'limi qat'iy qonun hujjatlariga muvofiq tuzilgan.

"Munosabatlar (lavozim bo'yicha bog'lanishlar)" bo'limi ham boshqaruv apparatining har qanday xodimining ishini tashkil etish uchun juda muhimdir va bu birinchi navbatda avtomatlashtirilgan tizimlarning faol joriy etilishi bilan bog'liq bo'lib, ular qanday ma'lumotlarni, qanday shaklda, batafsil ko'rsatishni talab qiladi. kimga uzatiladi va kimdan olinadi.

So'nggi yillarda ish tavsiflarida "Ish baholash" bo'limi tez-tez paydo bo'ldi. Odatda ishning o'z vaqtida bajarilishi va uning sifati mezonlarini belgilaydi, masalan: shikoyatlar, da'volar va tanqidlarning yo'qligi; hujjatlarda xatolik yo'q; boshqaruv ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilish va boshqalar.

Qoida tariqasida, ish tavsifi uni qayta ko'rib chiqish tartibini ko'rsatish bilan tugaydi. Ish ta'rifini qayta ko'rib chiqish shartlari tashkilot tuzilmasidagi o'zgarishlar bo'lishi mumkin, bu esa xodimlarning majburiyatlarini qayta taqsimlash, kotib tomonidan bajariladigan ish turlarini o'zgartirish yoki kompyuter texnologiyalarini joriy etish bo'lishi mumkin. Ammo ko'pincha ular ko'rsatmalarni majburiy qayta ko'rib chiqish yoki qayta tasdiqlash muddatini (3 yil yoki 5 yil) ko'rsatadi.

Majburiy bo'lmagan bo'lim "Mehnat tashkiloti" dir, ammo yaqinda u juda mashhur bo'lib, keng tarqalgan. U kotibning taxminan kun tartibini taqdim etadi. Bu shunday ko'rinishi mumkin.

ISH KUNINI BIRINCHI YARIMI:

1) ish joyining holatini (sizniki va menejerniki) tekshirish uchun menejerdan 10 daqiqa oldin ishga keling, o'zingizni tartibga soling, kelgusi kun uchun reja tuzing yoki aniqlang;

2) rejaga muvofiq zarur hujjatlar va fayllarni tanlash;

3) yozishmalarni qabul qilish, mazmuni bilan tanishish, rahbarning ustuvor qarorini talab qiladigan hujjatlarni chetga surish;

4) telegrammalar, shoshilinch fakslar va telefon xabarlarini darhol menejerga o'tkazish;

5) qolgan hujjatlar bo'yicha mumkin bo'lgan javoblar yoki qarorlar variantlarini tayyorlaydi, ularni ijrochilar o'rtasida taqsimlaydi;

6) qabul qilingan sharhlar, hisobotlar, taklifnomalar va boshqalarni ko'rish.

d.; taqvim kundaligingizga barcha voqealar sanalari va vaqtlarini yozib qo'ying;

7) joriy axborot-ma'lumotnoma ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlarni saqlash;

8) qabul qilingan yozishmalar to'g'risida menejerga xabar berish;

9) menejer bilan birgalikda joriy kun uchun rejalashtirilgan tadbirlar mazmunini aniqlashtirish;

10) rahbarning ko'rsatmalarini tegishli ijrochilarga telefon orqali va shaxsan etkazish va hujjatlarni bajarish muddatlari o'tganligini eslatish.

KUNNING IKKINCHI YARIMI:

1) rasmiylashtirilgan hujjatlarni yig'ish va imzolash uchun tayyorlash;

2) rahbarga bajarilgan hujjatlar to'g'risida hisobot beradi, u tomonidan rasmiylashtirilgan hujjatlarni rahbardan oladi;

3) chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash va jo‘natish;

4) keyingi kun uchun tadbirlarni rejalashtirish.

Ish kuni davomida quyidagilar amalga oshiriladi:

a) tashrif buyuruvchilar bilan ishlash, telefon suhbatlari;

b) bajarilgan hujjatlarni fayllarga topshirish;

v) kompyuterda ishlarni bajarish;

d) rahbarning ko'rsatmalariga muvofiq hujjatlardan nusxa ko'chirishni tashkil etish.

ISH KUNINI OXIRISHI:

1) kundalikingizni ko'rib chiqing va tegishli bo'limlarga muayyan tadbirlarga tayyorgarlik ko'rish zarurligi haqida xabar bering;

2) agar menejer ish kuni tugaganidan keyin ishda qolsa, unga barcha zarur ma'lumotlar va materiallarni taqdim etish kerak;

3) ish joyingizni tartibga soling, hujjatlarni olib tashlang, seyfni va barcha fayl kabinetlarini qulflang, elektron va texnik jihozlarni tarmoqdan o'chiring.

Ish ta'rifi boshqaruv apparati ishini tashkil etish uchun zarur bo'lgan barcha hujjatlar to'plamining ajralmas qismidir.

MASLAHAT. Ish kuningizni shunday tashkil qilingki, siz hamma narsani uddalaysiz va hamma uchun foydali bo'lasiz. O'zingizni ishingizga bag'ishlang, lekin sizning vakolatingizdan tashqarida bo'lgan muammolar borligini unutmang. Shuning uchun faqat o'zingiz qilishingiz kerak bo'lgan narsani qiling.

Xulosa qilish uchun: Yana bir bor ta'kidlash kerakki, kotibning ish tavsifi individual hujjatdir, chunki kotib lavozimi ko'plab darajalarga ega. Har bir kotib tashkilot faoliyatining hajmi va o'ziga xos xususiyatlaridan, menejerning talablaridan va uning kotibga bo'lgan ishonchidan kelib chiqib, o'ziga xos mas'uliyat va huquqlar doirasini, ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlarining turli kombinatsiyalarini ishlab chiqadi.

Korxonaning bosh muhandisi odatda direktorning o'ng qo'li, tijorat bo'yicha o'rinbosari esa chap qo'li hisoblanadi, lekin kotib yo'q bo'lganda direktorning qo'llari umuman yo'q.

Kotib tushunchasi va navlari
"Kotib" tushunchasi ancha keng. Lotin tilidan tarjima qilingan "secretarius" so'zi "ishonch" degan ma'noni anglatadi.

Odatda kotib va ​​menejer o'rtasidagi munosabatlar juda ishonchli va shunday bo'lishi kerak, chunki rasmiy vakolatlar bilan majburiydir.

Bugungi kunda kotib tushunchasi juda murakkab va ko'p darajalarga ega, men ulardan ba'zilariga misol keltiraman:
Texnik kotib– orgtexnika (faks, ko‘p funksiyali qurilma, shaxsiy kompyuter) bilan ishlaydi, internet tarmog‘idan foydalanadi, rahbar va xodimlarning ko‘rsatmalarini bajaradi, rahbar nomidan kompaniya va muassasalarga qo‘ng‘iroq qiladi, aloqa orqali xabarlarni qabul qiladi va jo‘natadi.
Qabul kotibi- kiruvchi xat va fakslarni, elektron pochta xabarlarini qabul qiladi, telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, ularni bo'limlarga yoki aniq xodimlarga yo'naltiradi va tashrif buyuruvchilarni kutib oladi.
Ofis kotibi– yozishmalarni qabul qiladi va tahlil qiladi, rahbar va uning o‘rinbosarlarining ko‘rsatmalarini bajaradi, hujjatlarni yozadi, hujjatlarni yuritadi.
Kotib yordamchisi- nafaqat kotib, balki kompaniya faoliyati bilan yaxshi tanish bo'lgan, ba'zi hollarda ba'zi mustaqil qarorlar qabul qila oladigan mutaxassis. Kotib yordamchisi rahbarning hisobotlarini tayyorlaydi, rahbar uchun zarur hujjatlarni qidiradi, rahbarning ish kunini rejalashtiradi va o'z vakolatlari doirasida ma'muriy masalalarni hal qiladi.
Offis menedjeri- butun ofisning ishlashini ta'minlaydi: taqdimotlar uchun materiallarni tayyorlaydi, uzluksiz transport xizmatlarini, aniq aloqalarni ta'minlaydi, ofis texnikasining ishlashini va ish yuritish materiallari mavjudligini ta'minlaydi. Ofis menejeri ofisning tashqi ko'rinishi uchun javobgardir, kichik muassasada u bir vaqtning o'zida kadrlar bo'limi xodimi funktsiyalarini bajarishi mumkin.
Kichik tijorat tashkilotlarida kotiblar, ular qanday nom bilan atalsalar ham, ular universal ishlarni bajarishlari kerakligi bilan ajralib turadi.
Kotiblik kasbi, ehtimol, aktyorlik kasbiga eng yaqindir. Kotib ishining o'ziga xosligi va murakkabligi uning doimo ko'z oldida, rahbariyat, hamkasblar va mijozlar bilan muloqot markazida bo'lishi bilan bog'liq. Tabassum, yoqimli ovoz, chiroyli ko'rinish, ishonchli imo-ishoralar va xayrixohlik, kayfiyatdan qat'i nazar, ofisda o'zgacha muhit yaratadi.

Kotibning ish tavsifi

MASLAHAT ETDIM
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi bosh direktori / rahbariga hisobot beradi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilot buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Quyidagi talablarga javob beradigan shaxs kotib lavozimiga tayinlanadi: ma’lumoti – oliy, to‘liq bo‘lmagan oliy yoki o‘rta maxsus, shu kabi ishlarda kamida olti oy ish tajribasi, orgtexnika (faks, nusxa ko‘chirish, skaner, printer), Microsoft Ofis dasturlari (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:
- Rossiya Federatsiyasining qonun hujjatlari;
- kompaniyaning ustavi, ichki mehnat qoidalari va jamiyatning boshqa me'yoriy hujjatlari;
— rahbariyatning buyruq va ko‘rsatmalari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilgan qarorga muvofiq ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochiga yuboradi.
2.3. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni yozib oladi va uzatadi, menejer bilan telefon suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Rahbar nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
2.8. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
2.11. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poezd chiptalariga buyurtma beradi, mehmonxonalarni kitoblaydi.
2.12.

O'zining bevosita rahbari tomonidan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib quyidagi huquqlarga ega:
3.1. Belgilangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni oling.
3.2. Ishingizni va kompaniyangizni yaxshilash bo'yicha rahbariyatga takliflar yuboring.
3.3. Shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish va kompaniya faoliyati natijasida hosil bo'lgan barcha hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratishni talab qiling.
3.5. O'z vakolatlaringiz doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib javobgardir:
4.1. O'z xizmat vazifalarini bajarmaganlik va (yoki) o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarmaganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va qoidalarga rioya qilmaslik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalarini, mehnat intizomini, xavfsizlik va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Agar ushbu maqolani o'qib chiqqandan so'ng siz aniq javob olmasangiz, tez yordam so'rang.

Kotib - telefon qo'ng'iroqlariga javob berishdan (resepsiyonist) menejer yordamchisiga (shaxsiy kotib) qadar keng mas'uliyatli ofis xodimi.

Zamonaviy kotibdan odatda shaxsiy kompyuter bilan ishlash ko'nikmalari, chet tillarini bilish, muloqot qilish qobiliyati, muloqot madaniyati, punktuallik va aniqlik talab qilinadi.

Kotib bo'lib ishlash uchun maxsus bilim yoki ko'nikmaga ega bo'lish shart emas, har kim kotib bo'lib ishlashi mumkin. Albatta, bunday emas. Kotib sifatida ishlash uchun universitetni tamomlash shart emas, ixtisoslashtirilgan kurslarni tamomlash kifoya. Kotibiyat kurslari juda ko'p narsalarni o'z ichiga oladi: ishbilarmonlik aloqasi, etika, tezkor o'qish, amaliy psixologiya, ofis boshqaruvi, matn terish kurslari, stenogramma, orgtexnika, mini-PBX bilan ishlash qobiliyatiga ega bo'lish, 1C da ishlash ko'nikmalarini o'rganish. Bundan tashqari, psixologlar bunday fazilatlarning muhimligini ta'kidlaydilar: insonning boshqalarni nozik his qilish va boshqalarning xatti-harakatlariga munosib javob berish qobiliyati va stressga qarshilik. Psixologlar ushbu fazilatlar to'plamini "hissiy intellekt" deb atashadi. Buni hamma ham qila olmaydi; ular buni kollejda o'rgatmaydilar; bu insonning aqliy aqliga bog'liq emas.

Kotiba baland bo'yli, uzun oyoqli go'zal bo'lishi kerak. Uning vazifasi ofisni bezashdir. Albatta, bunday emas. Yoqimli ko'rinish etarli. Chunki kotib kompaniyaning ishbilarmon shaxsidir. Shuning uchun siz uslub va yaxshi ta'mga ega bo'lishingiz kerak. Bu chiroyli kiyinish, malakali gapirish va jamiyatda ishbilarmonlik odob-axloqining asosiy qoidalariga muvofiq o'zini tutish qobiliyati mijozlarda kompaniya haqida birinchi taassurotni shakllantiradi. Ishbilarmon hamkorlar, birinchi navbatda, kotib bilan muloqotda bo'lib, ular ushbu kompaniya bilan biznes qilish yoki qilmaslikni intuitiv darajada hal qilishadi. Birinchi navbatda o‘z kompaniyasining obro‘-e’tiborini o‘ylaydigan biznes tuzilmasi rahbari hech qachon go‘zal, lekin layoqatsiz qizni qabulxonaga joylashtirmaydi. Kotibning ko'p mas'uliyatidan biri - boshliq va ofis ishini tashkil qilish tavsiya etiladi.

Kotib sifatida ishlash oson. Siz shunchaki qo'ng'iroqlarga javob berishingiz, qahva tayyorlashingiz, imzo uchun hujjatlarni topshirishingiz kerak. Yoq bu unday emas. Ushbu kasb vakillari ko'pincha qo'shimcha ish vaqtiga va boshliqning jadvaliga muvofiq o'z jadvallarini doimiy ravishda qayta tashkil etishga duch kelishadi. Kotib sifatida ishlash ko'pincha hissiy jihatdan charchatadi. Juda kamdan-kam hollarda qiladigan ish bo'lmasa, ular ko'pincha qo'shimcha ishlar bilan yuklanadi, masalan, ofis menejerining funktsiyalari va boshqalar. Va agar xo'jayinning kayfiyati yomon bo'lsa, issiq qo'l ostida birinchi bo'lib kotiba tushadi. Bundan tashqari, yaxshi kotib kompaniyaning tinchlikparvari bo'lib, u mumkin bo'lgan "bo'ron" ning oldini olishga qodir. Bu, albatta, xizmat ko'rsatmalarida yo'q. Ammo kotib va ​​menejer o'rtasidagi munosabatlar darajasi "zarba olish" qobiliyatiga bog'liq. Bundan tashqari, kotib jamoa bilan umumiy til topa olishi, hech kimni alohida ajratmasdan, barcha xodimlar bilan silliq, ishbilarmon munosabatlarni saqlab turishi kerak. Ushbu mohir psixologik ish bilan bir qatorda, kotibning vazifalariga ish yozishmalarini olib borish, xo'jayinning ish kunini rejalashtirish, barcha turdagi qo'ng'iroqlarga javob berish, biznes sheriklarini qabul qilish, qabulxona va ba'zan butun ofis ishini kuzatish kiradi.

Kotib kompaniyaning "istaklarini" bajarish uchun "topshiriqchi qiz", kompaniyadagi kotibning figurasi hal qiluvchi ahamiyatga ega emas. Albatta, bunday emas. Jamoa va xo'jayindan obro' qozonishga muvaffaq bo'lgan kotib o'ziga xos "kulrang obro'ga" aylanadi, ko'rinmas, ammo umuman kompaniya ishiga sezilarli darajada ta'sir qilishi mumkin. Ko'pincha menejer maslahat uchun kotibga murojaat qiladi va xo'jayinning yakuniy qarorini yordamchi qabul qiladi. U ko'pincha korxona ishlaridan boshliq va uning o'rinbosarlariga qaraganda yaxshiroq xabardor bo'lib, o'z vaqtida, to'g'ri, muvozanatli maslahatlar bera oladi. Kotib har bir ish kunining ohangini belgilaydi va bilvosita menejerga ta'sir qiladi. Misol uchun, yaxshi tashkil etilgan ish joyi va kerakli ma'lumotlarni o'z vaqtida etkazib berish xo'jayinning ishini osonlashtiradi.

Kotibda martaba ko'tarilish imkoniyati yo'q. Kasb ko'tarilish degani emas. Qisman shunday. Rahbar yaxshi kotibni o'ziga yaqin tutadi. Rahbar o‘z xodimiga ishonchi komil bo‘lsa va har qanday sharoitda ham unga ishonish mumkinligini bilsa, rahbarning lavozimni oshirish haqidagi iltimoslarini e’tiborsiz qoldirish uchun qo‘lidan kelganini qiladi. Shunday qilib, professionallik va fidoyilik xodimga shafqatsiz hazil o'ynashi mumkin. Boshqa tomondan, bu fazilatlar martaba o'sishi uchun asos bo'lishi mumkin. Navbatchi kotib kompaniyadagi barcha jarayonlarda ishtirok etishi kerak va bu juda muhim olingan hayotiy tajriba va kelajakda ajoyib boshlanishdir. Kotib bo‘lib ishlagandan so‘ng tadbirkor, yuqori lavozimli amaldor, top-menejer bo‘lib qolganiga ko‘plab misollar keltirish mumkin. Bundan tashqari, bizning davrimizda malakali kotib katta top-menejer darajasida juda yaxshi pul topishi mumkin.

Kotiba ayol kasbidir. Erkaklar bunday lavozimlarda ishlamaydi. Kotib sifatida asosan ayollar ishlaydi. Bu ayollarning hissiy jihatdan moslashuvchanligi, ular uchun xo'jayinning kayfiyatiga, odatlariga, fe'l-atvoriga moslashish, nizolarni hal qilish va hokazolar osonroq ekanligi bilan izohlanadi. Biroq, erkaklar ham kotibning vazifalarini bajarishga qodir. Ko'pgina yirik kompaniyalar kuchli jins vakillariga ustunlik berib, lavozimni "kotiba" dan "menejer yordamchisi" ga o'zgartiradilar.

Kotib kasbi mehnat bozorida eng ko'p talab qilinadigan kasblardan biridir. Ha bu shunday. Har qanday kompaniyaga barcha hujjatlarni kuzatib boradigan, mijozlar bilan uchrashadigan, qahva ichadigan va xo'jayinning ofisini istalmagan mehmonlardan himoya qiladigan odam juda zarur. Bundan tashqari, u kompaniyaning "qo'ng'iroq kartasi" edi.

Har qanday kotib o'zi ishlaydigan menejerning bekasi hisoblanadi. Bu o'rnatilgan afsona. Uning atrofidagi hamma unga ishonadi, xo'jayin va kotibdan tashqari. Professionalni ajratib turadigan narsa shundaki, agar u eslatib o'tilgan munosabatlar turini xohlamasa, unda bu sodir bo'lmaydi. Garchi ofis romantikasi unchalik kam bo'lmasa-da. Shunday bo'ladiki, xo'jayin va kotib ishda ko'p vaqtini birga o'tkazadi, biznesning barcha qiyinchiliklarini boshdan kechiradi, shuning uchun ular o'rtasida norasmiy munosabatlar ko'pincha paydo bo'ladi. Ammo kompaniya manfaati uchun boshliq va kotib o'rtasidagi mavjud masofani qisqartirmaslik yaxshiroqdir.

Kotib doimo tabassum qilishi kerak. Ha bu shunday. Axir, hech kim g'amgin, tajovuzkor yoki uyatchan xodimni ko'rishni xohlamaydi. Kotib lavozimi sizni xo'jayinning ostonasida paydo bo'lgan har bir kishi bilan muomala qilishga, barchaga mehribonlik, tabassum bilan munosabatda bo'lishga va xo'jayin istamagan mehmonlarni xushmuomalalik bilan jo'natishga majbur qiladi. Hatto kerak bo'lganda tabassum qilishga o'rgatadigan maxsus treninglar ham mavjud.

O'rtacha sotuvchi o'z e'tiborini unga eng ko'p pul keltiradigan faoliyatdan tashqari har bir faoliyatga qaratadi. Treninglarda mendan kamdan-kam so'rashadi: “Suhbatni boshlashning eng yaxshi usuli nima? Qanday so'zlarni aytishim kerak? - lekin har safar sovuq qo'ng'iroq haqida gap ketganda, men eshitaman: "Agar bizga "yo'q" deyishsa nima qilishimiz kerak?" Suhbatni malakali boshlash va aloqa o'rnatish qobiliyati natijalarning 80% ni, rad etishga javob berish qobiliyati esa atigi 20% ni keltiradi. Asosiy kuchingiz va e'tiboringizni muvaffaqiyatsizliklar bilan ishlashga yo'naltirish, suzish o'rniga, "Meni qutqaring!" Shuning uchun, biz kotibdan qanday o'tishni batafsil tahlil qilamiz.

Kotibdan o'tishning barcha usullarini uch turga bo'lish mumkin.

1. Halol nayranglar Bizning ishonchimiz va munosabatimiz, biznes jarayonlarini bilish va kotibning o'zi va umuman kompaniyaning boshqa xususiyatlariga asoslanadi.

2. Aldash yoki manipulyatsiya elementlari bo'lgan texnikalar kotibning ma'lum bir noto'g'ri talqini asosida. Men bu usullarning muxlisi emasman, lekin ular mavjud va ular ishlaydi, shuning uchun ular haqida gapirishga arziydi.

3. Intriga elementlari va naqshni buzish texnikasi- bizning so'zlarimiz kotibning fikrlash modeliga to'g'ri kelmaydigan usullar, uning "dasturi" muvaffaqiyatsizlikka uchraydi va u bizga imkon beradi.

Kotibdan o'tishning birinchi halol yo'li - qaror qabul qiluvchining ismini oldindan bilishdir. Bu shunchalik oddiyki, ko'pchilik buni qilmaydi! Ismni bilish qaror qabul qiluvchi bilan bog'lanishning asosiy kalitlaridan biridir!

Ismni bilishning bir necha oddiy usullari mavjud.

Usul raqami 1. Tayyorgarlik. Qo'ng'iroqqa tayyorgarlik ko'rayotganda, qaror qabul qiluvchining ismini kompaniyaning veb-saytida, uning yangiliklarida yoki ommaviy axborot vositalarida bilib olishingiz mumkin.

2-usul raqami. Hamkasbga qo'ng'iroq qilish yoki ikkita qo'ng'iroq qilish usuli. Sizning hamkasbingiz birinchi navbatda kontaktingizga qo'ng'iroq qiladi, qaror qabul qiluvchining ismini bilib oladi, uni sizga uzatadi va siz qaror qabul qiluvchining ismidan foydalanib qo'ng'iroq qilasiz. Aytgancha, sizning hamkasbingiz qo'ng'iroqni iloji boricha samarali bajarishi va agar u kutilmaganda qaror qabul qiluvchi bilan bog'langan bo'lsa, uni yakunlashga tayyor bo'lishi kerak ☺. Hamkasbdan qo'ng'iroq standart ko'rinadi:

– Hayrli kun! Igor Stalevarov, Unistream kompaniyasi. Iltimos, direktor bilan bog'laning.

- Va qaysi masalada?

– Hamkorlik masalasida. Biz sizni mahsulotlarimiz bilan ta'minlamoqchimiz.

- Ma'lumotni elektron pochta orqali yuboring.

– Ha, mayli, men yozib olishga tayyorman!(Elektron pochtani yozadi.)

– Direktorning ismi nima? Men ma'lumot uning uchun ekanligini eslatib qo'yaman. (Yoki “Kimning nomiga xat yuborishim kerak?”)

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Ismni yozadi).

– Katta raxmat! Natijalar bilan qachon sizga qo'ng'iroq qilishim kerak?

- Juma kuni ikkidan keyin qo'ng'iroq qiling.

– Ha OK! Omad tilayman!

Shunday qilib, sizning hamkasbingiz direktorning ismini bilib oldi, endi bir necha soatdan keyin siz qo'ng'iroq qilishingiz mumkin. Albatta, qo'ng'iroq qilganingizda kotibda shubha bo'lmasligi uchun hamkasbingiz kompaniyaning boshqa nomini o'ylab topishi tavsiya etiladi. Ba'zida tajribali yordamchi savolga javob beradi: "Rejissorning ismi nima? Xatni kimga yuborishim kerak?” javob beradi: “Kompaniya nomiga yozing. U hali ham mening oldimga keladi." Bunday holda, sizning urinishingiz muvaffaqiyatsiz tugadi.

3-usul raqami. Mahalliy politsiya xodimi qo'ng'iroq qiladi. Bunday holda, bu, albatta, manipulyatsiya. Siz veb-saytdagi kompaniyaning yuridik manziliga qaraysiz, ushbu tuman bo'yicha tuman militsiyasi xodimi nomidan qo'ng'iroq qilasiz va qaror qabul qiluvchining ismini bilib olasiz. Shunday bo‘ladiki, mamlakatimizda ko‘pchilik huquq-tartibot idoralariga qandaydir qo‘rquv bilan munosabatda bo‘ladi va avvalo ularning savollariga javob beradi, shundan keyingina nima sababdan o‘ylaydi. Kotib ko'pincha bundan mustasno emas. Asosiysi, siz qaror qabul qiluvchining pozitsiyasini bilishingiz va direktorning har qanday ismi va familiyasini oldindan o'ylab topishingiz kerak. Qo'ng'iroq qisqa, mutlaqo jiddiy, ammo befarq ohangda, keraksiz so'zlar, his-tuyg'ular va oddiy odamlar ishlatadigan hurmatli so'zlarsiz:

– Falon tumanning tuman militsiyasi xodimi Gordeev! Iltimos, ko'rsating, direktoringizning ismi va familiyasi (pauza), Sergey Leshchinskiy? (Pauza.)

- Yo'q. Ipatov Andrey Ivanovich. (Ogoh bo'ling.)

– Ha, Ipatov Andrey Ivanovich. rahmat. (Go'shakni qo'yadi.)

Ko'pgina hollarda, kotib ikkilanmasdan, qaror qabul qiluvchining ismini aytib beradi. Bundan tashqari, siz ham xuddi shu tarzda to'g'ridan-to'g'ri raqamni so'rashingiz mumkin, chunki siz mahalliy politsiya xodimidan yordam so'ragansiz.

4-usul raqami. Soliq inspektori qo'ng'iroq qiladi. Texnika avvalgisini to'liq takrorlaydi, lekin soliq inspektori nomidan amalga oshiriladi.

– Gordeev falon tuman soliq inspektori raqami. Bu Unistream MChJ, shunday emasmi?

- Ha nima edi?..

– Tafsilotlarni tekshirish: siz Unistream MChJ, yuridik manzili Stolbovaya ko'chasi, 5, 7 va hozirda kompaniya direktori Sergey Ivanovich Leshchinskiymisiz?(Biz har qanday familiya va ismni chaqiramiz.)

Yo'q, yo'q. (Yoki u darhol to'g'ri ism va familiyani aytadi.)

– Demak, tuzatishimiz kerak... Kim?

- Ipatov Andrey Ivanovich. (Ogoh bo'ling.)

– Shunday qilib, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Uning telefon raqami hali ham bir xilmi?

– Diktatsiya qiling, tekshiraman.

– Yetti yuz yigirma uch... (Kotiba raqamni aytib beradi).

– Ha. Hammasi to'g'ri. Rahmat!

Usul raqami 5. Sizning kotibingiz qo'ng'iroq qilmoqda. Ushbu texnikani sherikning yordami bilan qilish qulayroqdir. Sizning hamkasbingiz shaxsiy kotibingiz nomidan sizni qiziqtirgan kompaniyaga qo'ng'iroq qilishi kerak. Shunday qilib, sizning maqomingiz uning xo'jayini bilan bir xil darajada bo'ladi va "sizning kotibingiz" hamkasbi bilan kelishib olishi ancha oson bo'ladi. U qaror qabul qiluvchining ismini bilib, uchrashuvingizni tashkil qilishi yoki kerak bo'lsa, xo'jayinga qo'ng'iroq qilish vaqtini bilishi mumkin, keyin aloqa kutiladi va sovuq bo'lmaydi!

U qanday ko'rinishi mumkin:

– Xayrli kun, Unistream kompaniyasi, direktor yordamchisi Svetlana Ivanova. Men direktorim va sizniki o'rtasida uchrashuv (aloqa) tashkil qilmoqchiman. Buni qachon qilish qulay?

– Assalomu alaykum!.. Kimligingiz va qaysi masalada ekanligingizni aniqlab bera olasizmi?

– Men “Unistream” kompaniyasi direktori Sergey Vladimirovich Nikiforovning yordamchisiman, biz siz bilan birgalikda muayyan loyihalarni rejalashtirmoqdamiz, direktorim esa direktoringiz bilan uchrashuv tashkil etishni buyurgan edi, buni qachon qilish qulay bo‘ladi? Sergey Vladimirovichning, masalan, ertaga tushdan keyin vaqti bor. Senda nima bor?

- Bu to'g'ri. Keling, bir ko'rib chiqaman. Xo'sh, soat 16:00 da mumkin. Sizni qanday ro'yxatdan o'tkazish kerak?

– Unistream, Sergey Nikiforov. Aytgancha, direktoringizning ismi nima?

- Ipatov Andrey Ivanovich.

- Ha, Ipatov Andrey Ivanovich. Yaxshi. Bu ertaga Sergey siz bilan soat 16:00 da bo'lishini anglatadi. Omad tilayman.

Albatta, siz mutlaq ishonch bilan gapirishingiz kerak, go'yo siz (yoki sizning hamkasbingiz) aslida yordamchi bo'lgansiz va hech qanday aloqa muammolari haqida "xavotir olmadi".

"Biz siz bilan muayyan loyihalarni rejalashtirmoqdamiz" iborasi qanday ishlashini ta'kidlash kerak. Biz haqiqatni aytmasak, aynan shunday bo'ladi, lekin kotib o'zi uchun qaror qiladi biz allaqachon hamkorlik qilmoqdamiz. Hech bo'lmaganda, u shunday qaror qabul qilishi mumkin, chunki bu ibora hozirgi zamonda aytiladi - "rejalashtirish" va noaniq - "ma'lum loyihalar". Shu bilan birga, u juda ta'sirli ko'rinadi.

Usul raqami 6. To'g'ridan-to'g'ri uchinchi tomonga qo'ng'iroq qiling. Ushbu usul "tayyorlash" ga asoslangan. Potentsial mijozning veb-saytini o'rganganingizda, ba'zida unda ba'zi xodimlarning ismlari, familiyalari va telefon raqamlarini topasiz. Siz ulardan biriga qo'ng'iroq qilishingiz, suhbatlashishingiz va direktorning ismini, "uchinchi tomon" tavsiyasini olishingiz yoki darhol qaror qabul qiluvchiga murojaat qilishingiz mumkin:

- Sergey Ivanovich?

– Sergey Ivanovich, xayrli kun, mening ismim Sergey Nikiforov, Unistream kompaniyasi. Men sizdan xarid qiladigan odamni qidiryapman, men sizning veb-saytingizdagi ma'lumotlarni ko'rib chiqdim va bu siz ekanligingizga qaror qildim (pauza).

- Yo'q, yo'q. Ehtimol, qandaydir xato ...

– Sergey Ivanovich, iltimos, menga yordam bering, xaridlaringizga kim javob beradi? Biz siz bilan ishlashni rejalashtirmoqdamiz va hozir men uchun ba'zi savollarga aniqlik kiritish muhim.

Shuni eslatib o'tamanki, uchinchi tomon mas'uliyat yukini yuklamaydi va agar biz ma'qul bo'lsak, ma'lumot olishimizga hech narsa to'sqinlik qilmaydi.

- Bu Andrey Nikolaevich, tijorat direktori, u qaror qabul qiladi, keyin menejerlar texnik masalalar bilan shug'ullanadilar.

- Xarlamov.

- Xar-la-mov. Qanday qilib u bilan osonroq bog'lanishim mumkin?

- Demak. Endi men sizga aytaman ... 975 31 10, siz Andrey Nikolaevichning kotibiga borasiz.

- Tushundim, rahmat, Sergey Ivanovich! U bilan bog'lanishimni tavsiya qilganingizni ayta olamanmi?

- Xudo uchun.

- Aytgancha, kotibaning ismi nima?

- Albina.

- Katta rahmat, Sergey Ivanovich!

Shunday qilib, biz qaror qabul qiluvchining ismini, kotibning ismini bilib oldik, shuningdek, Albina bilan muloqot qilishda yordam beradigan soxta tavsiyalarni oldik. Ba'zan uchinchi tomonning o'zi qaror qabul qiluvchi bilan bevosita bog'lanishi mumkin. Keyin bitta iborani boshqacha aytish mantiqan to'g'ri keladi:

- Bu aniq: Andrey Nikolaevich. Uning familiyasi nima?

- Xarlamov.

- Xar-la-mov. Sergey Ivanovich, meni Andrey Nikolaevich bilan bog'lay olasizmi?

Albatta, uchinchi tomon ulanishi mumkinligiga hech qachon 100% kafolat yo'q, lekin siz sovuq qo'ng'iroqlar bilan, faol sotuvlar kabi, Faqat barcha imkoniyatlardan foydalanish muhim! Statistikaning qoidasini hech kim bekor qilmagan!

xulosalar

1. Kotibdan o'tishning barcha usullarini uch turga bo'lish mumkin.

- Halol.

- Aldash yoki manipulyatsiya elementlari bilan.

– Intriga elementlari va qolipni buzish bilan.

2. Birinchi qadam - qaror qabul qiluvchiga qo'ng'iroq qilish - ismni oldindan bilib oling. Endi bizda ismni bilishning kamida oltita usuli bor.

Ofis xo'jayinsiz ishlashi mumkin, lekin kotibsiz emas.

Jeyn Fonda

Kotiblik kasbi bugungi kunda eng ko'p talab qilinadigan kasblardan biridir. Bir necha yil oldin, kompaniya odatda faqat bitta kotibga muhtoj edi. Bir kishi hamma narsani qildi, shu jumladan qo'ng'iroqlarni qabul qilish, ishlarni taqsimlash, masalan, butun bir mashina parki, hujjatlarni chop etish, tashrif buyuruvchilar uchun choy va qahva va xo'jayinning ish kunini tashkil qilish.

Bugungi kunda yirik va hatto o'rta kompaniyalarda juda ko'p mas'uliyat bilan yolg'iz qolishning iloji yo'q. Ko'pgina kompaniyalar borki, ularda bitta xodim barcha kotiblik vazifalarini bajaradi, boshqa tashkilotlarda esa kotibiyat boshlig'i tomonidan boshqariladigan kotiblarning butun bo'limi mavjud bo'lib, barchasi kompaniyaning hajmiga, shuningdek, o'ziga xos xususiyatlarga bog'liq. faoliyati haqida.

Biz bajarilgan funktsiyalarga va tashkilot tuzilmasidagi xodimning o'rniga qarab barcha mavjud kotiblik lavozimlarini ajratib ko'rsatishga va tasniflashga harakat qildik.

Agar kompaniyada kotiblarning maksimal soni ishlaydi deb hisoblasak, kotibiyat bo'limining ishi shunday ko'rinishi mumkin.

Telefon operatorlari xodimlari tovarlar yoki xizmatlarni taklif qiladigan potentsial mijozlarga qo'ng'iroq qiladi. Shu bilan birga, mijozlardan qo'ng'iroqlar oqimi mavjud, chunki kompaniya ommaviy axborot vositalarida reklama qiladi. Ushbu qo'ng'iroqlar telefon kotibi tomonidan qabul qilinadi va qo'ng'iroq qiluvchilar uchun uchrashuv belgilanadi. Mehmonlar ofisga kelganlarida, ularni qabulxona xodimi kutib oladi va mijozlarni maxsus xonaga kuzatib boradi. U erda diqqatli ofis ma'muri mehmonni qabul qilishni kutayotgan paytda unga choy yoki qahva taklif qiladi. Va agar bir nuqtada mijozlar oqimi to'xtasa, administrator tashrif buyuruvchilar uchun xonani tozalaydi, jurnallarni qo'yadi va gullarni sug'oradi. Shu bilan birga, biznes ofis menejeri mavjud, u kurerlar va haydovchilarni jo'natadi, ofis materiallari mavjudligini nazorat qiladi va ofisning ishlashini nazorat qiladi. Har bir menejerning shaxsiy kotibi, yuqori darajali menejerlarda esa yordamchi kotiblar va shaxsiy yordamchilar mavjud. Rasmni to'ldirish uchun siz ma'lumotlar bazalarini to'ldiradigan, barcha hujjatlarni, narxlar ro'yxatini, broshyuralarni, doimiy yangilanadigan ma'lumotlarga ega bukletlarni chop etadigan shaxsiy kompyuter operatorlarini, shuningdek, hujjatlarni yuritish, buxgalteriya hisobi va arxivni yuritish bilan shug'ullanadigan kotiblarni va kotiblarni qo'shishingiz mumkin. Barcha kotibiyat xizmatlarini kotibiyat bo'limi boshlig'i boshqaradi.

Va bu kotiblik lavozimlarining to'liq ro'yxati emas, shuning uchun keling, eng yaqin mutaxassisliklarni amalda eng ko'p uchraydigan asosiy guruhlarga birlashtirishga harakat qilaylik, xususan:

telefon operatori;
qabulxona kotibi/ma’muri/qabul kotibi;
bo'lim kotibi;
kotib yordamchisi;
ofis menejeri/kotibiyat rahbari;
shaxsiy yordamchi / shaxsiy yordamchi.

Telefon operatori

Bu, ehtimol, eng kam haq to'lanadigan, ammo barcha ofis xizmatlarining eng ko'p talab qilinadigan pozitsiyasidir. Ushbu lavozim uchun boshqa ko'plab nomlar mavjud, masalan, xodim, ko'pincha xodim, telefonda ishlash uchun, muzokaralar uchun menejer, telefonda dispetcher va boshqalar.

Bunday xodimning asosiy mas'uliyati kiruvchi yoki chiquvchi qo'ng'iroqlar bilan ishlashdir. Qoida tariqasida, ish bevosita mijozlarga xizmat ko'rsatish yoki boshqaruv topshiriqlarini o'z ichiga olmaydi.

, telefon suhbati davomida g'alaba qozonish qobiliyati
telefon savdosi qobiliyatlari

Oddiy xususiyatlar:

Tashkilotning mijozlari va mijozlaridan qo'ng'iroqlar;
- keyingi yo'naltirish bilan tashkilot xodimlariga qo'ng'iroqlar;
- ishlab chiqarish tsikllarida ishtirok etadigan tashkilot xodimlarining qo'ng'iroqlari.

2. Telefon orqali chiquvchi qo'ng'iroqlar yoki mijozlardan kiruvchi qo'ng'iroqlar bilan savdoni amalga oshirish.

3. Ma'lumotnoma ma'lumotlarini telefon orqali uzatish.

4. Telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish natijalarini tashkil qilish uchun maxsus dasturlarda ko'rsatish:

Mijoz ma'lumotlarini yozib olish;
- sotish natijalari;
- qo'ng'iroqlarning reklama manbalari;
- va hokazo.

Shunga o'xshash pozitsiya odatda yirik kompaniyalarda yoki mijozlarning katta oqimiga yo'naltirilgan kompaniyalarda (xizmat, yordam stoli va boshqa xizmatlar) mavjud. Ushbu xodimga qo'yiladigan talablar ro'yxati kichik va odatda yoqimli ovoz va ishlash istagi bilan chegaralanadi.

Qabul kotibi / ma'muri / qabulxona kotibi

Bu nom ma'muriy qabulxona nomidan kelib chiqqan bo'lib, uning orqasida kotibning ish joyi joylashgan. Shuning uchun imlo va talaffuzning xilma-xilligi: resepsiyonist, resepsiyonist, shuningdek, kasbning o'zi, resepsiyonist. Dastlab, bunday lavozimlar, xuddi qabulxonalar kabi, faqat mehmonxonalar va go'zallik salonlarida mavjud edi. Endi tashrif buyuruvchilar bilan faol ishlaydigan ko'plab idoralarda bunday odam kerak. Dispetcher, navbatchi kotib, telefon bo'limi kotibi va boshqalar ham xuddi shunday vazifalarga ega.

Qabul qilish bo'yicha kotibning bo'sh o'rni ofislari ko'p sonli telefon qo'ng'iroqlari va ko'plab tashrif buyuruvchilarni qabul qiladigan kompaniyalar tomonidan ochiladi. Shuning uchun, odatda, yaxshi ko'rinishga ega qizlarni qabul qilish kotibi lavozimiga taklif qilishadi.

Asosiy talablar:

Kompyuter va ofis jihozlaridan ishonchli foydalanish
chet tillarini bilish ixtiyoriydir
yaxshi muloqot qobiliyatlari

Oddiy xususiyatlar:

1. Rus va/yoki chet tillarida qo‘ng‘iroqlarni qabul qilish:

Tashkilotning mijozlari va mijozlaridan
- keyingi yo'naltirish bilan tashkilot xodimlariga qo'ng'iroqlar

2. Qabulxonada tashrif buyuruvchilarni kutib olish va ro‘yxatga olish

3. Xatlar, fakslar, elektron hujjatlarni qabul qilish
4. Boshqaruv tomonidan boshqa kichik topshiriqlarni bajaradi. Ba'zi hollarda u statistik ma'lumotlarni yuritadi, naqd pulni qabul qiladi, hujjat shakllarini to'ldiradi, xatlarni chop etadi (ularni o'zi tuzmasdan).
Ko'pincha, bu lavozim xorijiy mijozlarga qaratilgan xorijiy kompaniyalar va rus firmalarida topiladi. Qoidaga ko'ra, ushbu vakansiyaga nomzodlarga qo'yiladigan asosiy talablardan biri chet tilini kamida yaxshi suhbat darajasida bilishdir.

Departament kotibi

Kompaniyaning tarkibiy bo'linmasi (bo'lim, bo'lim, sektor va boshqalar) tarkibida ishlaydigan kotib, ko'pincha tegishli tarkibiy bo'linma ishining o'ziga xos xususiyatlari bo'yicha maxsus bilimlarga ega.

Asosiy talablar:

Kompyuter va ofis jihozlaridan ishonchli foydalanish

oliy ma'lumot - tegishli tarkibiy bo'linma ishining o'ziga xos xususiyatlariga oid ma'lum yoki maxsus bilim
xorijiy kompaniyalar uchun xorijiy tillarni bilish
yaxshi muloqot qobiliyatlari

Oddiy xususiyatlar:

1. Ushbu tarkibiy bo'linmaning ishi doirasida qo'ng'iroqlarni qabul qilish, standart so'rovlarga javob berish, qo'ng'iroqlarni aniq xodimlarga yo'naltirish.
2. Tashrif buyuruvchilar bilan uchrashish.
3. Ofis jihozlarini sotib olish.
4. Strukturaviy bo'linmaning ish yuritishini olib borish.
5. Pochtani ko'rish, kerakli yozishmalarni tanlash va tuzish.

Bu lavozim faqat tarkibiy bo'linmalari yoki ko'plab bo'limlari bo'lgan yirik kompaniyalarda mavjud.

Kotib yordamchisi

Kotib yordamchisi ko'proq kompaniyadan tashqarida ishlashga e'tibor qaratadi, ya'ni u boshlig'ining mijozlar va hamkorlar bilan muloqot qilish bo'yicha buyruqlarini bajaradi, shuning uchun undan chet tillarini bilish talab qilinadi. Menejer kotibining vakolatiga kompaniyada sodir bo'ladigan jarayonlar bilan bog'liq masalalar kiradi, ya'ni u kompaniyaning o'zi va uning xodimlari bilan bog'liq vazifalarni bajaradi.
Bu kotib, shaxsiy yordamchi kabi, bir kishi bilan ishlaydi, lekin bu ko'pincha kompaniyaning ikkinchi shaxslari (direktor o'rinbosarlari, vitse-prezidentlar, bo'limlar va bo'limlar boshliqlari va boshqalar). Shuningdek, kotib yordamchisi birinchi shaxs bilan vakillik va shaxsiy yordamchining boshqa funktsiyalarini bajarmasdan ishlashi mumkin.

Asosiy talablar:

Oliy ma'lumot
Shunga o'xshash lavozimda bir yillik tajriba
mehnatsevarlik, mas'uliyat, o'rganish qobiliyati
Kompyuter va ofis jihozlaridan ishonchli foydalanish

Oddiy xususiyatlar:

1. Xatlarni mustaqil yozish.
2. Tarkibiy bo'linma(lar)ning bevosita rahbariga bo'ysunuvchi hujjatlar va topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilish.
3. Menejerning ish tartibini tuzish.
4. Menejer uchun ma'lumotlarni ko'rib chiqish va tayyorlash.
5. Boss uchun tahliliy eslatmalar va sertifikatlar tuzish.
6. Muzokaralarni tayyorlash va qo'llab-quvvatlash.

Ofis menejeri/kotibiyat boshlig'i

Ofis menejeri - bu ofis ma'murining bir turi. Odatiy kotiblik vazifalariga qo'shimcha ravishda, unga kompaniyaning bir qator xizmatlari (masalan, avtomobilsozlik) faoliyatini muvofiqlashtirish va rahbar va oddiy xodimlarning ko'rsatmalarini bajarish yuklanishi mumkin. Bu lavozim oddiy kotib yoki resepsiyonist lavozimidan ko'ra ko'proq mustaqillikni talab qiladi. Ofis menejeri o'z vakolatlari doirasida muayyan loyihalarni amalga oshirish huquqiga ega (yangi mahsulot va xizmatlarni o'rganish, kompaniyaning ish tizimini takomillashtirish). Bundan tashqari, ko'pincha bu kotibga korporativ tadbirlarni, konferentsiyalarni tashkil etish, ofisga tushlik etkazib berish va hokazolar uchun mas'uliyat yuklanadi.

Asosiy talablar:
Oliy ma'lumot
Kompyuter va ofis jihozlaridan ishonchli foydalanish
mas'uliyat, energiya

Oddiy xususiyatlar:

1. Ofis faoliyatini ta’minlash (kanselyariya buyumlarini xarid qilishni, suv yetkazib berishni tashkil etish, printerlarda, nusxa ko‘chirish mashinalarida va boshqalarda qog‘oz mavjudligini nazorat qilish).

2. Ma'muriy masalalarni hal qilish (bino ijarasi, farroshlar, haydovchilar, kotiblar va boshqalar).
3. Mehnatni tashkil etishning yangi shakllarini joriy etish.
4. Vakillik vakolatlari (davlat organlarida va boshqalar).
5. Bo'ysunuvchi kadrlarni tanlash, boshqarish va o'qitish.
Lavozim katta ofis joylari bo'lgan kompaniyalar uchun ko'proq xosdir.
Kotibiyat rahbari faqat ofisida kamida 58 kotibi bo'lgan yirik kompaniyalarda topiladi.

Shaxsiy yordamchi / shaxsiy yordamchi

Aerobatika va professionallikni talab qiladigan eng mas'uliyatli kotib lavozimlaridan biri. Yaxshi yordamchi o'zining kasbiy bilim va ko'nikmalaridan tashqari, juda rivojlangan analitik qobiliyatga ega bo'lishi, qaror qabul qilishda mustaqil bo'lishi va eng muhimi, juda yaxshi psixolog bo'lishi va o'z boshlig'ining xarakterli odatlarini uning yaqin qarindoshlaridan kam bo'lmasligi kerak. . Yordamchi orqali o'tadigan va menejer stoliga boradigan barcha hujjatlar benuqson bo'lishi kerak. Ushbu lavozimda ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini bilish juda talab qilinadi. Shaxsiy yordamchining biznes uchrashuvlarida o'zini tutishi ushbu yig'ilish ishtirokchilari menejerni qanday qabul qilishini aniqlaydi.
Boshqacha aytganda, u o'z menejerining barcha ish masalalari va muammolaridan xabardor bo'lgan ajralmas yordamchidir. Bu kotib faqat birinchi shaxs bilan ishlaydi deb taxmin qilinadi. Bunday mutaxassisning asosiy vazifasi xo'jayinining "o'ng qo'li" bo'lish, uning juda qimmat ish vaqtini tejash, uni professional, malakali kotib osongina hal qila oladigan muntazam muammolar va muammolardan iloji boricha xalos qilishdir.

Asosiy talablar:

rahbar bilan psixologik muvofiqlik
Oliy ma'lumot
Shunga o'xshash lavozimda ikki yillik tajriba
mehnatsevarlik, mas'uliyat, o'rganish qobiliyati, ajoyib xushmuomalalik
Kompyuter va ofis jihozlaridan ishonchli foydalanish

Oddiy xususiyatlar:

1. Rahbarning harakatlarini muvofiqlashtiradi.
2. Hujjatlarni mustaqil tuzadi.
3. Uchrashuvlar va muzokaralar uchun materiallar tayyorlaydi.
4. Analitik eslatmalar va sertifikatlar tayyorlaydi.
5. Yig‘ilishlar, muzokaralar, aksiyadorlar va direktorlar kengashi yig‘ilishlari bayonnomalarini yuritadi.
6. Zaruratga qarab chet tilidan tarjima qiladi.
7. Menejer uchun xizmat safarlarini tayyorlaydi (mehmonxonalarni tanlash, bron qilish, transport chiptalari, taksilar va boshqalar).
8. Faqat bevosita rahbariga bo'ysunadi. Kamdan kam hollarda uning ishi ofis menejeri tomonidan muvofiqlashtirilishi mumkin.

Kotiblarning ish haqi darajasi kotibga qo'yiladigan bilim, tajriba, ko'nikma va malakaga qo'yiladigan talablarga bog'liq. Shuningdek, ma'lum bir kompaniyaning moliyaviy holatini va uning xodimlarining ish haqi bo'yicha olib borayotgan siyosatini hisobga olmaslik mumkin emas.
Kotiblarning ish haqi darajasi odatda quyidagi omillarga ta'sir qiladi:

• bir yoki bir nechta xorijiy tillarni bilish;
• shunga o'xshash lavozimda ish tajribasi;
• oliy ma'lumotning mavjudligi;
• muayyan lavozim uchun zarur bo'lgan maxsus ko'nikmalar, shuningdek, maxsus kompyuter dasturlarini bilish;
• nomzodlarning tashqi ko'rinishiga qo'yiladigan talablar.

Quyida Moskvadagi kotiblar uchun o'rtacha ish haqi, lavozimga va ish haqi darajasiga ta'sir qiluvchi yuqoridagi omillarga bog'liq.