Посадова інструкція секретаря. Професійні вимоги до різних категорій секретарів Професійні вимоги до різних категорій секретарів

Ми вже неодноразово згадували, що дуже складно визначити типові обов'язки секретаря чи помічника керівника. Багато залежить від сфери діяльності компанії, її розміру, фантазії керівника та практично нічим не регламентується. Крім того, існує розподіл усередині самої професії, який, як показує практика, по-різному розуміється працівниками та роботодавцями.

Самі секретарі відчувають різницю, інтуїтивно, тому на форумах не вщухають суперечки про те, хто «головніше», яка ієрархія існує всередині професії, що є найвищим ступенем у кар'єрі адміністративного працівника. Єдиної думки щодо цього серед моїх колег поки немає.

Тим не менш, якщо ці численні назви існують, то повинні існувати і явища, які вони описують.

Давайте розбиратися в усіх тонкощах класифікації адміністративних посад.

Розбираємось із поняттями

Перерахуємо основні адміністративні посади: секретар, референт, секретар-референт, помічник керівника, секретар на reception, офіс-менеджер. Перш ніж ми розглянемо їх докладніше, розберемося, що розуміється під кожною з цих посад.

Вікіпедія не дає визначення посади "секретар". У ній є лише стаття «Секретар-референт», в якій міститься таке визначення: секретар-референт- Офісний працівник з широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар).

Тут же вказано список обов'язків, які виконує секретар-референт:

• прийом телефонних дзвінків, які надходять до керівника;
• робота з документами: визначення важливості, підготовка, оформлення, розсилання, одержання, зберігання, систематизація;
• планування та підготовка прийому відвідувачів;
• допомога у плануванні робочого графіка начальника, іноді - замовлення готелів та авіаквитків;
• участь у підготовці ділових переговорів;
• замовлення канцтоварів та інших речей, необхідні життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами.

Особливої ​​ясності після прочитання цієї статті не виникло. Те, що коло обов'язків широке, ми всі й так знаємо, а перелічені вище може виконувати і секретар, і помічник керівника. До того ж, це далеко не половина обов'язків, які доводиться виконувати типовим представникам нашої професії. Чи, може, це загальна назва для всієї групи професій? Навряд, у більшості людей на слуху таки саме «секретар», без жодних приставок.

Слово «секретар», як відомо, походить від латів. secret(«Секрет, таємниця»). А в Стародавньому Римі секретарями називалися довірені особи. Висновок: секретар має доступ до певних відомостей, які не підлягають публічному розголошенню, і для виконання своїх обов'язків він повинен заслужити довіру керівника.

Що стосується походження слова "референт", то назва також латинська - "відтворює, повідомляє". Отже, ця людина працює з інформацією. Загалом, походження слів, безсумнівно, має відношення до сучасної професії, але не пояснює повністю, чим цей співробітник займається в організації.

Підсумуємо: більшість із нас є таки саме секретарями-референтами. Однак у штатному розкладі та трудовій книжці це відображається вкрай рідко: багато моїх колег «називаються» інакше.

Щоб не було плутанини

Секретар наreception- посада, яка у масовій свідомості пов'язана з прийомом та розподілом дзвінків та кореспонденції. Іноді такі співробітники можуть здійснювати первинний прийом відвідувачів. Серед секретарських посад ця єдина, з назви якої зрозуміло, що доведеться виконувати. Хоча, звісно, ​​бувають і винятки.
Офіс менеджер- це калька з англ. office manager, тобто. керуючий офісом. Його основні обов'язки полягають в управлінні адміністративними, фінансовими та іншими ресурсами для забезпечення безперебійного функціонування окремого офісу та його співробітників. Офіс-менеджер – одна з молодших керівних посад.
У підпорядкуванні такого працівника можуть бути водії, прибиральниці, а то й секретарі. Через те, що офіс-менеджер відповідальний за життєзабезпечення офісу та його співробітників, багато хто думає, що ця посада схожа на посади завгоспу. У них досить багато подібних обов'язків, проте боронь вас бог переплутати і назвати офіс-менеджера завгоспом! В останній немає нічого соромного, але ступінь відповідальності офіс-менеджера набагато вищий і передбачає вищу кваліфікацію.
Помічник керівника- посада, яку багато хто вважає найвищим ступенем у кар'єрі адміністративного працівника. У західних компаніях посада часто звучить як «особистий помічник» (дослівний переклад з анг. personal assistant). Мені більше подобається традиційний варіант, тому що в назві посади закладено її суть. Помічник – від слова «допомагати». Помічник керівника допомагає своєму начальнику виконувати його обов'язки. Що саме входитиме до функцій помічника, залежить від багатьох факторів.

Таким чином, обов'язки двох фахівців, які формально обіймають ту саму посаду, можуть кардинально відрізнятися: один з них працює з документацією, розподіляє телефонні дзвінки та здійснює прийом відвідувачів, а інший бере участь у нарадах керівництва та наділений повноваженнями приймати важливі рішення. Це, до речі, зовсім не виключає факту, що і той, і другий пришиває відірвані ґудзики та шукає няню для дітей свого керівника. Знов-таки, ніякого порядку: назва в даному випадку прояснює лише ваше призначення, а як саме ви його виконуватимете - невідомо.

Вивчаємо нормативні документи

Існує документ, який описує всі посади, представлені на території нашої країни, - «Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів»(ОКПДТР, ОК 016-94). Якщо виникли труднощі з визначенням будь-якої посади в компанії, то можна звернутися до цього документа і вибрати найкраще.

Цей класифікатор можна знайти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На останньому, крім ОК 016-94, є Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник (ЕТКС) і Загальноросійський класифікатор занять (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Це два розділи ОК 016-94. Перший включає професії робітників, другий – посади службовців.

Професії робітників (а їх у класифікаторі 5491) нас у даному випадку не цікавлять, звернемося до посад службовців. Їх 2598, і, напевно, тут можна знайти все, що нам необхідно.

Почнемо, мабуть, із посади секретаря. В результаті алфавітного пошуку отримуємо таку таблицю (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Посади до ОК 016-94, що містять найменування «секретар»

			Назва посади		Код ОКЗ
			Секретар (дипломатичний)
			Секретар комітету (громадської організації)
			Секретар незрячого фахівця
			Секретар пленуму
			Секретар правління
			Секретар президії
			Секретар приймальні Президента Російської Федерації
			Секретар керівника
			Секретар ради (науково-технічної, вченої, художньо-технічної)
			Секретар Ради Безпеки Російської Федерації
			Секретар суду
			Секретар суду в апараті Верховного Суду Російської Федерації
			Секретар судового засідання
			Секретар судового засідання в апараті Верховного Суду Російської Федерації
			Секретар творчої спілки
			Секретар навчальної частини (диспетчер)
			Секретар федеральної комісії
			Секретар федерації (за видами спорту)
			Секретар Центральної виборчої комісії Російської Федерації
			Секретар-машиністка
			Секретар-стенографістка

Кожна посада має свій код. Крім того, різні посади мають один код за ОКЗа це означає, що вони об'єднані в одну групу. Назва "секретар керівника" відноситься до групи 4115 (група "Секретарі"). Цю групу становлять такі посади:

• діловод;
• секретар незрячого спеціаліста;
• секретар керівника;
• секретар суду;
• секретар навчальної частини;
• секретар-машиністка;
• секретар-стенографістка.

Ось що сказано про секретарів у згаданій групі: Секретарі виконують технічні функції забезпечення та обслуговування роботи керівника установи організації або підприємства, використовуючи комп'ютер, засоби оргтехніки та інші технічні засоби.

Їхні обов'язки включають:

На даному сайті є зручний поділ посад за групами, з якого видно, що група 4115 входить до старшої групи 411 «Секретарі, оператори рахункових (обчислювальних) машин та родинні професії». До останньої, крім секретарів, належать оператори ЕОМ, стенографістки, друкарки та ін.

Загалом, вищенаведені обов'язки не йдуть у розріз з реальністю, хіба що згадка телетайпа та друкарки когось змусить усміхнутися (а когось і здригнутися). Проте будь-який – навіть початківець – секретар, подивившись на запропонований список обов'язків, запитає: «Як? І це все? А де візова підтримка, організація відряджень, протоколювання нарад? Адже ми не раз говорили, що секретар - це професія, яка припускає, що як мінімум половину свого робочого часу ви присвячуєте бездокументному обслуговуванню керівника та співробітників. Рядок «прийом відвідувачів» не передає всього різноманіття обов'язків, які доводиться виконувати секретареві. Інші обов'язки суто технічні і належать до роботи з документами. Дивлячись на опис, можна подумати, що секретар сидить в окремій кімнаті і тільки друкує на комп'ютері та пише щось в журналі реєстрації. Але ж ми знаємо, що це далеко не так. Тому таке визначення навряд чи може зробити фахівців.

Повернемося до класифікатора: посада «офіс-менеджер», як і «керуючий офісом» і «помічник керівника», у ньому відсутня. Натомість є посада «референт» (код 26088), що входить до групи 3431 – «Адміністративно-управлінський персонал».

Цю групу, крім різних найменувань адміністраторів, розпорядників, становлять посади інспектора з контролю над виконанням доручень, референта, референта з основний діяльності.

Кумедне сусідство, чи не так? В одній групі з референтом знаходиться інспектор контролю за виконанням доручень. Про цей контроль багато секретарів знають не з чуток, оскільки самі його здійснюють.

На сайті http://www.etks.info/ сказано, що адміністративно-управлінський персонал та персонал родинних професій здійснює вирішення адміністративно-координаційних питань у діяльності організацій та їх структурних підрозділів, ведення документації та інформаційне забезпечення.

Їхні обов'язки включають:

• ведення ділового листування, протоколів та іншої адміністративної документації;
• планування та організацію проведення засідань нарад, ділових зустрічей та поїздок;
• узгодження термінів проведення різноманітних заходів, контроль за їх дотриманням;
• допомогу керівникам та співробітникам у вирішенні питань адміністративно-організаційного характеру;
• підготовку проектів контрактів, договорів, ведення переговорів, організацію прийому відвідувачів та працівників;
• виконання родинних за змістом обов'язків;
• керівництво іншими працівниками.

Скільки обов'язків із цього списку ви виконуєте? Як при цьому називається ваша посада? "Секретар"? "Офіс менеджер"? "Помічник керівника"?

Якщо згадати про те, що традиційно робота секретаря ділиться на документне та бездокументне обслуговування і більшість із нас виконує обов'язки зі списків для обох розглянутих груп («Секретарі» та «Адміністративно-управлінський персонал»), то можна зробити висновок про те, що виходячи з виконуваних обов'язків більшість з нас є секретарями-референтами.

Що це означає? Чому в класифікаторі не відображено таких посад, як «помічник керівника» чи «офіс-менеджер»? Чому на практиці посади є, а у класифікаторі їх немає? Може, він застарів чи укладачі не постаралися розібратися у ситуації на сучасному ринку праці?

Звичайно, цей класифікатор дещо консервативний. Але ж орфографічні словники також консервативні. Люди по-різному говорять і пишуть, але є певні правила, прийнята фахівцями норма, і грамотні люди орієнтуються на неї. Усі інструкції, класифікатори та інші офіційні документи, розроблені фахівцями, мають на увазі існування ідеальної організації, де секретар займається роботою з документами, контроль їх виконання здійснюють інспектори, а візова підтримка та робота з делегаціями входить до зони відповідальності служби протоколу.

Не думайте, що так не буває. Саме так побудовано роботу багатьох великих державних установ та корпорацій, адміністрацій, заводів. По-перше, тому що вони існують не один десяток років і у своїй діяльності орієнтуються на посадові інструкції та регламенти, розроблені ще в СРСР, коли ситуацію «хто в ліс, хто по дрова» було важко уявити. По-друге, подібний поділ обов'язків багато в чому пов'язаний із секретністю. Наприклад, на заводах, які виконують військові замовлення, секретарі керівників не мають доступу до Інтернету, а мобільні телефони вони залишають у сейфі на прохідній. У такій ситуації складно здійснювати пошук інформації чи замовлення квитків. Цим займаються окремі спеціалісти, які мають доступ до Мережі.

Крім того, одна річ, якщо секретар у компанії, де працює сто осіб, «і швець, і жнець, і на дуді ігрок», і зовсім інша, коли у компанії працює кілька тисяч. І тут більшість робочих процесів суворо регламентовано і централізовано. За них не може відповідати один фахівець, є цілі відділи.

До речі

Щодо наявності застарілих на перший погляд назв (наприклад, «секретар-машиністка»), то в нашій країні й досі існують організації, в яких деякі документи друкують лише на друкарській машинці (через секретність). Крім того, наявність слова «машиністка» у цьому визначенні найчастіше вказує на великий обсяг роботи, пов'язаний саме з підготовкою документів. У радянські часи якраз друкарки і виконували цю роботу, а у великих компаніях з централізованим діловодством це збереглося і донині.
Чи можна назвати цю посаду, скажімо, оператор ПК? Звісно, ​​у багатьох компаніях так і роблять. Але навіщо, якщо у масовій свідомості за цим поняттям вже закріпився певний перелік обов'язків? Мова не любить жодних штучних нововведень. Коли цей термін втратить актуальність, він зникне.

Чому ж на практиці існують секретарі, які виконують обов'язки і референтів, і інспекторів контролю за виконанням документів, і навіть перекладачів? Тому що теорія завжди відрізняється від практики. Компанії, особливо невеликі, прагнуть насамперед заощадити, повісивши на одного співробітника безліч різноманітних обов'язків. Одна моя колега дала таке визначення посади секретаря: «людина, яка робить те, що інші працівники робити не хочуть». Що ж, буває таке. Крім того, як ми вже говорили, розбіжність в обов'язках часто пов'язана з неможливістю введення певної одиниці у штатний розпис, а також нерозумінням роботодавців градацій, що існують усередині професії.

Порівнюємо обов'язки

Давайте подивимося, що роботодавець має на увазі під тією чи іншою назвою. Для цього звернемося до сайтів для пошуку роботи. Виберемо кілька оголошень з назвами: «секретар», «секретар-референт», «помічник керівника», «офіс-менеджер», відберемо по три для кожної групи і порівняємо списки виконуваних обов'язків (обов'язки, що повторюються в різних вакансіях, дублювати не будемо).

Офіс менеджер

1. Виконання доручень керівника.
2. Життєзабезпечення офісу.
3. Допомога у плануванні робочого часу керівника.
4. Підготовка та оформлення кореспонденції та внутрішньої документації.
5. Прийом гостей та відвідувачів керівника, організація зустрічей та переговорів.
6. Спілкування із клієнтами в офісі, створення для них дружньої затишної атмосфери. Примітка автора: на менеджері з роботи з клієнтами даний роботодавець вирішив заощадити.
7. Прийом дзвінків, що надійшли на рекламну лінію, та переведення їх у потрібний відділ.
8. Контроль порядку та чистоти в офісі.
9. Систематизація та класифікація документів та інформації, доведення їх до безпосередніх виконавців. Примітка автора: начебто це і є діловодство? Але ні, в цій вакансії воно вказано окремим рядком.
10. Доведення до уваги менеджерів інформації, що надходить від клієнтів.
11. Виконання доручень співробітників офісу щодо оформлення та передачі їм необхідних доручень та інформації.
12. Перевіряє правильність оформлення документів відповідно до встановлених вимог при прийомі на роботу нових співробітників. Примітка: Так і знала, кадровика у компанії немає!
13. Виконання копіювально-розмножувальних робіт.
14. Виписка довіреностей.
15. Веде табель обліку робочого часу. Примітка автора: Точно немає кадровика!
16. Оформлення документів та складання звітів щодо витрачання коштів на господарські потреби.

Секретар

1. Організація документообігу, ведення ділового листування.
2. Виконання доручень керівника.
3. Підготовка необхідної документації та звітності.
4. Організація та координація зустрічей, переговорів, нарад.
5. Організація службових відряджень (замовлення авіа- та залізничних квитків, трансфери, бронювання готелів тощо).
6. Організація приїзду партнерів (бронювання готелів, трансфери тощо).
7. Прийом та розподіл вхідних дзвінків.
8. Забезпечення життєдіяльності офісу.
9. Виконує доручення керівництва (пошук інформації, складання звітів, спілкування з постачальниками сировини, часто англійською мовою).
10. Забезпечення поштового та кур'єрського відправлення.
11. Забезпечення внутрішньокорпоративного документообігу.
12. Пошта.
13. Адміністративна підтримка керівника.
14. Контроль за виконанням доручень керівництва.
15. Робота з оргтехнікою.
16. Підготовка організаційно-розпорядчих документів.

Секретар-референт

1. Організація життєдіяльності офісу.
2. Прийом та розподіл дзвінків.
3. Прийом відвідувачів.
4. Організація зустрічей та переговорів.
5. Організація відряджень (замовлення та бронювання квитків, готелів, таксі, візова підтримка).
6. Ведення ділового листування.
7. Надсилання та отримання пошти, видача довіреностей.
8. Діловодство.
9. Виконання доручень керівництва.
10. Робота з кур'єрською службою.
11. Взаємодія із підрозділами компанії.
12. Підтримка в офісі, доброзичливій атмосфері.
13. Забезпечення адміністративної підтримки графіка директора.
14. Контролює виконання доручень та погодження документації, ініційованої директором.
15. Підготовка організаційно-розпорядчої документації.

Помічник керівника

1. Прийом вхідних/вихідних дзвінків.
2. Робота з поштою/кореспонденцією, ділове листування.
3. Аналіз інформації, збирання даних, звітність.
4. Комунікація із керівниками підрозділів.
5. Виконання доручень керівника у визначені терміни.
6. Моніторинг своєчасного виконання розпоряджень/службових завдань.
7. Супровід відряджень (оформлення віз, бронювання залізничних та авіаквитків, трансфери, готелі, заходи, екскурсії).
8. Організація та супровід прийому керівництвом підприємства делегацій, відвідувачів, організація зустрічей, переговорів, презентацій.
9. Контролює витрати канцтоварів, при необхідності замовлення.
10. Оформлення, зберігання оригіналів інформаційних та організаційно-розпорядчих документів.
11. Життєзабезпечення офісу.
12. Діловодство, документообіг.
13. Реєстрація вхідної, вихідної внутрішньої документації.
14. Допомога у плануванні робочого дня керівника.

Як бачите, у фахівців, які працюють на цих посадах, дуже багато подібних обов'язків. Усі вони займаються (або беруть участь) життєзабезпеченням офісу, прийомом та розподілом дзвінків, організацією документообігу та виконують доручення керівника.

Подивіться на списки обов'язків секретаря, секретаря-референта та помічника керівника. Вони практично ідентичні. Хіба що в одній із компаній від помічника чекають ще й аналітичні роботи. Дещо вибивається з ряду позиція офіс-менеджера, від якого роботодавці чекають виконання функцій інспектора з кадрів та роботи. І, мабуть, він єдиний, від кого не чекають на допомогу керівнику (чи це просто не вказано в оголошенні?). З упевненістю можна сказати, що помічнику керівника доведеться допомагати керівнику, що не позбавляє його необхідності «життєзабезпечення» офісу.

Перш ніж робити висновки, звернімося до одного параметра: які вимоги пред'являють роботодавці до фахівців зазначених посад (Таблиця 2).

Таблиця 2

Вимоги, які пред'являються роботодавцем до офіс-менеджера, секретаря, секретаря-референта, помічника керівника

Офіс менеджер	Секретар	Секретар-референт	Помічник керівника
Вміння працювати з технікою. Акуратність, уважність. Привітність. Досвід роботи від двох років секретарем/адміністратором/офіс-менеджером. Здатність працювати у режимі багатозадачності. Бажано базові знання 1С	Вища освіта. Знання ПК, оргтехніки, правил документообігу. Виконавчість, пунктуальність, приємний вигляд. Досвід роботи від двох років секретарем/офіс-менеджером. Здатність працювати у режимі багатозадачності	Вища освіта. Чудове знання англійської мови. Досвід роботи не менше року. Впевнений користувач ПК та оргтехніки. Грамотна усна та письмова мова. Знання ділового етикету. Відповідальність, старанність, активність, комунікабельність	Досвід роботи особистим помічником у великих компаніях від року. Впевнений користувач ПК, активний Інтернет. Стресостійкість, уважність, грамотність, гнучкість у спілкуванні, дипломатичність. Презентабельний зовнішній вигляд. Англійська базова. Вища освіта. Знання документообігу. Чітка та ясна мова. Вміння працювати в колективі

Що ж, приємної зовнішності та вищої освіти від офіс-менеджера випадково вибрані нами роботодавці не вимагають. На наш погляд, вони не бачать особливих відмінностей між секретарем та офіс-менеджером. Вимоги до інших трьох позицій, як і обов'язки, що виконуються, практично ідентичні. Тільки від помічника керівника хочуть досвіду роботи особистим помічником, при цьому не забуваючи про вміння працювати в колективі (ні для кого не секрет, що багато помічників мають тенденцію відриватися від колективу – специфіка роботи цього вимагає).

Звісно, ​​на співбесіді виявиться, що половину обов'язків просто «забули» написати, і звідкись з'являться ще два десятки вимог до кандидата. Але загалом тенденція зрозуміла: роботодавець бачить офіс-менеджером людини, яка опікуватиметься офісом, усіма співробітниками та ще й клієнтами. А от між секретарем, секретарем-референтом та помічником керівника особливої ​​різниці не спостерігається.

Тобто теорія і цього разу розійшлася із практикою. Нам зрозуміло, що секретар повинен здійснювати, скажімо так, технічний функціонал (робота з документами тощо), а помічник керівника чи референт – виконувати складніші функції (писати ділові листи, складати аналітичні огляди тощо). Мені відома лише одна компанія, в якій обов'язки розподілені таким чином. Але вона з ідеального розряду. Насправді такий розподіл швидше виняток, ніж правило.

Підозрюю, що здебільшого роботодавці просто бажають заощадити, взявши на роботу фахівця, який поєднує кілька функцій. Крім того, вводити додаткові одиниці в штатний розклад - та ще й морока.

Чому ж найпоширеніша назва цієї групи адміністративних позицій саме «секретар»? По-перше, тому що воно давно у всіх на слуху. По-друге, теоретично помічник керівника може відмовити у допомозі співробітникам відділу, а секретареві подітися нікуди. По-третє, далеко не всі знають, хто цей загадковий «референт», тож краще не створювати зайвих складнощів із термінологією.

Очевидно, що негласний розподіл, який ставить помічників керівника вище, ніж секретарів або секретарів-референтів, є, по суті, формальністю. Без сумніву, «помічник директора» звучить солідніше, ніж «секретар директора». У цьому мабуть і вся різниця. Роботодавця більше цікавлять ваші особисті якості та досвід роботи, ніж те, який запис стоїть у вашій трудовій книжці. Звичайно, з плутаниною на посадах ми так і не закінчили. Однак тим, хто переживає з приводу того, що при всьому різноманітті виконуваних обов'язків його посада називається «секретарем», радимо відкинути всі комплекси і на запитання, ким працюєте, гордо відповідати: «Секретарем».

Секретаря називають вірним помічником та правою рукою начальника і не дарма, адже до обов'язків секретаря керівника входить забезпечення ефективної управлінської та адміністративної діяльності. Секретар керівника займається складанням та оформленням ділових паперів та документів, допомагає начальнику у справах, вирішує багато організаційних питань.

Посаду секретаря-референта також можна вважати представницькою, оскільки він є особою компанії – зустрічає гостей, відповідає на дзвінки та листи. Подібна робота потребує великої зібраності, комунікабельності та організованості. З цієї причини професія секретаря може обіцяти великі перспективи — у майбутньому фахівець може стати офіс-менеджером, а згодом і одним із директорів чи топ-менеджерів.

Посада секретаря керівника необхідна практично в кожній компанії, яка має офіс для клієнтів та відвідувачів. Це може бути як великі підприємства, і організації малого бізнесу.

Історія професії

Згодом повноваження секретаря суттєво розширилися і сьогодні вони можуть виконувати найрізноманітніші функції. Так, виникла потреба у фахівцях вузької спеціалізації, внаслідок чого і з'явилася професія секретаря-референта, діловода, секретаря-перекладача та офіс-менеджера.

Обов'язки секретаря

До посадових обов'язків секретаря-референта входить:

• прийом відвідувачів;
• прийом телефонних дзвінків;
• ведення діловодства;
• планування робочого дня керівника;
• організація нарад;
• замовлення квитків та бронювання готелів для керівника та інших співробітників під час відрядження;
• замовлення канцтоварів для офісу;
• виконання прохань керівника.

Іноді функції секретаря керівника включають листування англійською мовою.

Вимоги до секретаря

Вимоги до секретаря-референта включають:

• середня чи вища освіта;
• володіння ПК;
• знання основ діловодства;
• знання англійської мови (іноді).

Також посада секретаря передбачає наявність таких навичок:

• пунктуальність;
• вміння добре виглядати (презентабельність);
• організованість.

Приклад резюме секретаря

Приклад резюме

Як стати секретарем

Як стати секретарем? Це може володар будь-якої вищої освіти, який пройшов курси секретарів-референтів або отримав навчання безпосередньо на робочому місці. Як правило, роботодавці не пред'являють особливих вимог до отриманої спеціальності претендента, а акцентують увагу на тому, щоб претендент мав необхідні особисті якості та зміг виконувати обов'язки на належному рівні.

Зарплата секретаря

Заробітна плата секретаря може бути різною – від 15 до 45 тисяч рублів. Дохід залежить від кола обов'язків співробітника та регіону, в якому він працює. Середня зарплата секретаря-референта складає 30 тисяч карбованців.

Повернутись назад на Обов'язки керівника

Секретар виконує такі посадові обов'язки:

— Здійснює роботу щодо організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника.

— Приймає кореспонденцію, що надходить на розгляд керівника, передає її відповідно до прийнятого рішення до структурних підрозділів або конкретного виконавця для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

— Приймає документи та особисті заяви на підпис керівника.

— Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує та передає службову інформацію керівнику, організовує проведення телефонних переговорів керівника.

— За дорученням керівника складає листи, запити та інші документи.

— Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, які проводять керівник (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.

— Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання вказівок та доручень керівника, взятих на контроль.

— Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють ефективній роботі керівника.

— Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників.

— Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву.

— Організує відрядження керівника: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.

— Виконує окремі службові доручення безпосереднього керівника.

Секретар має право:

— Отримувати інформацію, в тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.

— Подавати керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.

— Запитувати особисто чи за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

- Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків та збереження всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності компанії.

— Приймати рішення у межах своєї компетенції.

Секретар несе відповідальність:

— За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.

— За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.

— За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Обов'язки директора
Колишній директор
Зовнішнє управління
Оперативне керування
Система управління

Назад | | Вгору

©2009-2018 Центр управління фінансами. Всі права захищені. Публікація матеріалів
дозволяється з обов'язковою вказівкою посилання на сайт.

Те, що має знати та вміти секретар, викладається у кваліфікаційній характеристиці.

Кваліфікаційна характеристика- це нормативний документ, який встановлює, що повинен робити той чи інший працівник на своїй роботі, що він повинен знати та вміти для цього і яким має бути рівень його підготовки.

Посадові обов'язки (секретар має вміти)Виконувати технічні функції щодо забезпечення та обслуговування роботи керівника підприємства (або підрозділу), допомагати планувати робочий день керівника. Отримувати необхідні керівнику відомості від підрозділів чи виконавців, викликати на його доручення працівників. Організовувати телефонні переговори керівника, приймати і передавати телефонограми, записувати за його відсутності прийняті повідомлення та доводити до відома керівника їх зміст. Організовувати поїздки та відрядження керівника. Здійснювати роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце та порядок денний засідання або наради, їх реєстрація), вести та оформлювати протоколи. Забезпечувати робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі. Передавати та приймати інформацію щодо приймально-переговорних пристроїв, швидко друкувати за вказівкою керівника різні матеріали. Вести документаційну роботу, приймати кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснювати її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку та передавати після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання у процесі їх роботи або для підготовки відповіді. Вести інформаційне обслуговування керівника та співробітників (усне, документне, складати огляди друку, надавати копії цікавих статей). Слідкувати за термінами виконання доручень керівника з особистих заяв громадян. Організувати прийом відвідувачів, проявляючи при цьому тактовність та увагу до них, сприяти оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників, формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечувати їх збереження та у встановлені терміни здавати до архіву. Створювати та користуватися базами даних (у тому числі інформацією Інтернету).

Секретар повинен знати:діяльність фірми та посадові обов'язки та компетенції співробітників; положення та інструкції щодо документаційного забезпечення; машинопис; роботу на персональному комп'ютері, сучасні комп'ютерні редактори (Word, Excel та ін.); правила орфографії та пунктуації; порядок розташування матеріалу під час друкування різних документів; правила експлуатації офісної оргтехніки (факсів, міні-АТС, ксероксів, диктофонів, магнітофонів); правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; правила внутрішнього трудового порядку; основи наукової організації секретарської праці; психологію людей та закони ефективної комунікації; службовий етикет; правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту; іноземна мова клієнтів та партнерів; Трудовий кодекс РФ.

Для розвитку та конкретизації кваліфікаційної характеристики на підприємствах (фірмах) розробляються посадові інструкції.

Посадова інструкція – головний організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність секретаря, визначальний його права, становище у створенні, характер роботи. Секретар спирається на цей документ у своїх стосунках із співробітниками. Що в посадовій інструкції записано, те й запитає, які права в ній надано, ті секретар і має.

Посадова інструкція на секретаря – це документ індивідуальний, оскільки посада секретаря має багато градацій. У невеликій організації (або фірмі) секретар (секретар-референт) буде один. У великих організаціях секретарі може бути в керівника та її заступників, у кожному структурному підрозділі. Є секретарі колегії, вчені секретарі наукових рад тощо. У кожного секретаря завжди виходячи з обсягів та специфіки діяльності організації, вимог керівника та його довіри до секретаря складаються своє коло обов'язків та прав, різні поєднання творчих, логічних та технічних видів робіт. У той же час існує типовий набір управлінських операцій з документного та бездокументного обслуговування, які виконують усі секретарі. Крім того, особливість та складність складання посадової інструкції секретаря обумовлені багатогранністю його діяльності. Тому неможливо говорити про якийсь єдиний зразок посадової інструкції секретаря (секретаря-референта).

Однак, як і до будь-якої посадової інструкції, до неї висуваються загальні вимоги. Насамперед вона має усталену уніфіковану структуру тексту, а саме розділи:

1. Загальні положення;

2) функції;

3) посадові обов'язки;

5) відповідальність;

6) взаємини;

7) зв'язки з посади.

Може бути доданий розділ «Оцінка роботи», а останніми роками дедалі частіше з'являється розділ «Організація роботи (розпорядок дня)».

Розділ «Загальні положення» містить точне найменування посади відповідно до штатного розкладу, місце в системі управління, тобто назва структурного підрозділу та підпорядкованість, порядок призначення та звільнення та порядок заміщення. У великих організаціях, які мають службу ДОП, секретар має подвійну підпорядкованість – безпосередньо своєму керівнику та начальнику служби ДОП. Призначаються та звільняються з посади секретарі наказом керівника (у великій організації – за поданням начальника служби ДНЗ).

У цьому розділі вказуються вимоги до професійної підготовки та досвіду роботи. Сьогодні ставлення до секретаря та вимоги до нього різко змінилися. Фірми шукають секретаря з вищою або середньою спеціальною освітою, який знає іноземну мову, яка вільно працює на комп'ютері. Все частіше від секретаря, як і за кордоном, потрібне знання не однієї, а двох або більше іноземних мов, оскільки фірми мають численні контакти із зарубіжними партнерами, і секретар здійснює зв'язок із ними. Тут містяться вказівки основних законодавчо-нормативних, нормативно-методичних, організаційних, розпорядчих документів, якими секретар керується у своїй роботі.

У розділі «Функції» перераховуються основні напрямки діяльності секретаря (секретаря-референта), наприклад: інформаційно-документаційне забезпечення керівника, організаційне забезпечення роботи керівника, участь у підготовці виставок та презентацій тощо.

У розділі «Посадові обов'язки» перераховуються всі види робіт, операції та технології, які застосовуються під час їх виконання. У ньому у логічній послідовності перераховуються роботи, виконувані секретарем. Усі види робіт розбиті на операції із зазначенням технології виконання. Наприклад, функція «інформаційно-документаційне забезпечення» розбивається на дві частини: документування та роботу з документами. Документування у свою чергу включає складання за завданням керівника проектів листів (листів-запрошень, листів-нагадувань та ін.), телеграм тощо; друкування на комп'ютері документів керівника; перевірку правильності оформлення документів при поданні на підпис керівнику (візи, наявність та правильність оформлення реквізитів відповідно до вимог стандарту тощо); зняття та завірення копій з документів і т. д. Робота з документами включає отримання вхідних документів (зазначається годинник, наприклад: о 09 та о 16 год), прийом факсів та електронної пошти (протягом дня); первинну обробку отриманих документів відповідно до вимог інструкції з діловодства; попередній перегляд документів (якщо це довірено секретареві); реєстрацію документів за встановленими в організації правилами; доповідь документів керівнику тощо.

Розділ «Права», мабуть, найголовніший. Він підкреслює місце секретаря у системі управління, його значимість, становище у створенні. Саме через права видно повноваження, делеговані керівником секретареві, та ступінь його самостійності. Цей розділ дає можливість секретареві звільнити час керівника на вирішення основних стратегічних і тактичних завдань.

Саме цей розділ посадової інструкції наділяє секретаря (секретаря-референта) більшими чи меншими повноваженнями та визначає ступінь його можливостей.

Розділ «Відповідальність» складається у суворій відповідності до законодавства.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки за посадою)» також дуже важливий для організації роботи будь-якого співробітника управлінського апарату, і в першу чергу це пов'язано з активним впровадженням автоматизованих систем, які потребують детальної вказівки, яка інформація, в якому вигляді, кому передається та від кого надходить .

В останні роки у посадовій інструкції часто з'являється розділ «Оцінка роботи». У ньому зазвичай вказуються критерії своєчасності роботи та її якість, наприклад: відсутність скарг, претензій та нарікань; відсутність помилок у документах; дотримання термінів виконання доручень керівництва тощо.

Як правило, посадова інструкція закінчується вказівкою на порядок її перегляду. Умовами перегляду посадової інструкції може бути зміни у структурі організації, що спричинили перерозподіл обов'язків працівників, зміна видів робіт, виконуваних секретарем, використання комп'ютерних технологій. Але значно частіше вказують термін обов'язкового перегляду чи перествердження інструкції (3 роки чи 5 років).

Необов'язковим розділом є «Організація роботи», але останнім часом він дуже популярний і частіше зустрічається. У ньому наводиться приблизний розпорядок роботи секретаря. Це може виглядати так.

ПЕРША ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ:

1) прийти на роботу за 10 хвилин до керівника, щоб перевірити стан робочих місць (свого та керівника), привести себе в порядок, скласти або уточнити план на наступний день;

2) підібрати відповідно до плану необхідні документи та справи;

3) отримати кореспонденцію, ознайомитись із змістом, відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

4) телеграми, термінові факси та телефонограми негайно передати керівнику;

5) за рештою документів підготувати варіанти можливих відповідей чи резолюцій, розподілити за виконавцями;

6) переглянути огляди, звіти, запрошення тощо.

буд.; дати та час проведення всіх заходів записати у своєму щоденнику-календарі;

7) залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи;

8) доповісти керівнику про отриману кореспонденцію;

9) уточнити разом із керівником зміст намічених заходів на поточний день;

10) передати по телефону та особисто вказівки керівника відповідним виконавцям та нагадати про строки виконання документів, що закінчуються.

ДРУГА ПОЛОВИНА ДНЯ:

1) збирання та підготовка для підпису виконаних документів;

2) доповісти керівнику про виконані документи, взяти у керівника опрацьовані ним документи;

3) обробити та надіслати вихідні документи;

4) намітити заходи наступного дня.

Протягом усього робочого дня ведуться:

а) робота із відвідувачами, телефонні переговори;

б) підшивка виконаних документів у справи;

в) виконання робіт на комп'ютері;

г) організація копіювання документів відповідно до вказівки керівника.

КІНЕЦЬ РОБОЧОГО ДНЯ:

1) переглянути свій щоденник та поінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів;

2) якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, потрібно забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами;

3) упорядкувати своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф і всі шафи з документами, вимкнути з мережі електронне та технічне обладнання.

Посадова інструкція є складовою всього пакету документів, необхідні організації роботи управлінського апарату.

ПОРАДА.Організуйте свій робочий день так, щоб все встигнути і бути корисним для всіх. Віддавайтесь своїй роботі, але не забувайте, що є питання, які не у вашій компетенції. Тому робіть лише те, що ви маєте робити.

Підбиваючи підсумки:Слід зазначити, що посадова інструкція на секретаря – документ індивідуальний, оскільки посада секретаря має багато градацій. У кожного секретаря виходячи з обсягів та специфіки діяльності організації, вимог керівника та його довіри до секретаря складаються своє коло обов'язків та прав, різні поєднання творчих, логічних та технічних видів робіт.

Головний інженер підприємства зазвичай вважається правою рукою директора, а заступник за комерцією – лівою, але коли відсутня секретар – директор зовсім без рук.

Поняття секретар та різновиди
Поняття «секретар»досить широке. У перекладі з латині слово «secretarius» означає «довірену особу».

Зазвичай відносини між секретарем і керівником бувають досить довірчими, і має бути, т.к. зобов'язують посадові повноваження.

Поняття секретар сьогодні є досить складним і має багато градацій, наведу приклад деяких з них:
Технічний секретар– працює з оргтехнікою (факсом, багатофункціональним пристроєм, персональним комп'ютером), користується Інтернетом, виконує доручення керівників та співробітників, обдзвонює фірми та установи за дорученням керівника, приймає та відправляє повідомлення засобами зв'язку.
Секретар приймальні– приймає вхідні листи та факси, повідомлення електронною поштою, відповідає на телефонні дзвінки, переадресовує їх до відділів або конкретних співробітників, зустрічає відвідувачів.
Секретар офісу– приймає та аналізує кореспонденцію, виконує доручення керівника та його заступників, набирає тексти документів, веде документацію.
Секретар-референт— не лише секретар, а й фахівець, добре знайомий із діяльністю фірми, що може в деяких випадках приймати деякі самостійні рішення. Секретар-референт готує доповіді керівника, шукає необхідну документацію для керівника, планує робочий день керівника, вирішує адміністративні питання в межах своєї компетенції.
Офіс менеджер- Забезпечує функціонування всього офісу: готує матеріали до презентацій, забезпечує безперебійне транспортне обслуговування, чіткий зв'язок, забезпечення роботи офісної оргтехніки та наявність канцтоварів. Офіс-менеджер відповідає за зовнішній вигляд офісу, в невеликій установі може виконувати одночасно функції кадровика.
У невеликих комерційних організаціях секретарі, хоч би як вони називалися, відрізняються тим, що їм доводиться виконувати універсальну роботу.
Професія секретаря, мабуть, найближча до професії актора. Специфіка та складність роботи секретаря пов'язана з тим, що він завжди на увазі, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Посмішка, приємний голос, охайний зовнішній вигляд, впевнені жести та доброзичливість незалежно від настрою створюють особливу атмосферу в офісі.

Посадова інструкція секретаря

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Секретар належить до категорії технічних виконавців.
1.2. Секретар призначається посаду і звільняється з неї наказом генерального директора предприятия.
1.3. Секретар підпорядковується безпосередньо генеральному директору/керівнику структурного підрозділу компанії.
1.4. На час відсутності секретаря його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.5. На посаду секретаря призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретар керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- Статутом компанії, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- Наказами та розпорядженнями керівництва;
- Справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки секретаря

Секретар виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Здійснює роботу з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника.
2.2. Приймає кореспонденцію, що надходить на розгляд керівника, передає її відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцем для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
2.3. Приймає документи та особисті заяви на підпис керівника.
2.4. Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує та передає службову інформацію керівнику, організовує проведення телефонних переговорів керівника.
2.5. За дорученням керівника складає листи, запити та інші документи.
2.6. Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.
2.7. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням строків виконання вказівок та доручень керівника, взятих на контроль.
2.8. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють ефективній роботі керівника.
2.9. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників.
2.10. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву.
2.11. Організовує відрядження керівника: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.
2.12.

Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права секретаря

Секретар має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто чи за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.

4. Відповідальність секретаря

Секретар несе відповідальність:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Якщо після прочитання цієї статті Ви не отримали однозначної відповіді, зверніться до швидкої допомоги.

Секретар - офісний працівник із широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар).

Від сучасного секретаря зазвичай потрібна навичка роботи з персональним комп'ютером, знання іноземних мов, комунікабельність, культура спілкування, пунктуальність та акуратність.

Для роботи секретарем не потрібно мати особливі знання, здібності, ним може працювати будь-яка людина.Не зовсім так. Для роботи секретарем не потрібно закінчувати виш, достатньо закінчити спеціалізовані курси. Курси секретарів охоплюють не так вже й мало: вивчення ділового спілкування, етики, скорочитання, практичної психології, діловодства, курси машинопису, стенографії, набуття уміння поводитися з оргтехнікою, міні-АТС, навичок роботи в 1С. Крім того, психологи вказують на важливість таких якостей, таких як: уміння людини тонко відчувати інших та адекватно реагувати на поведінку оточуючих, стійкість до стресів. Психологи називають цю сукупність якостей "емоційним інтелектом". Вдається це далеко не кожному, цьому не навчають у ВНЗ, це не залежить від розумового інтелекту людини.

Секретар має бути високою, довгоногою красунею.Її завдання – прикрашати офіс. Не зовсім так. Досить приємної зовнішності. Тому що секретар – ділова особа фірми. Тому повинен обов'язково мати почуття стилю, наявність добре смаку. Саме вміння красиво одягатися, грамотно говорити, поводитися в суспільстві відповідно до елементарних правил ділового етикету формує перше враження у клієнтів про компанію. Ділові партнери, спочатку спілкуючись із секретарем, інтуїтивно вирішують, чи будуть вони з цією фірмою мати справу чи ні. Глава бізнес-структури, якою дбає, перш за все, про престиж своєї компанії, ніколи не посадить у приймальню гарну, але некомпетентну дівчину. Доцільно організувати роботу шефа та офісу – один із численних обов'язків секретаря.

Працювати секретарем легко.Потрібно лише відповідати на дзвінки, варити каву, подавати документи на підпис. Ні це не так. Представники цієї професії часто стикаються з переробками, постійною реорганізацією свого графіка відповідно до розкладу шефа. Робота секретарем часто емоційно вимотує. Коли справ буває небагато, що трапляється вкрай рідко, часто підвантажують додатковою роботою, наприклад, функціями офіс-менеджера тощо. А якщо у боса поганий настрій, перший хтось потрапляє під гарячу руку, це секретар. До того ж добрий секретар є миротворцем компанії, вона здатна запобігти можливому "шторму". Цього, звичайно ж, немає у службовій інструкції. Але від уміння "тримати удар" залежить рівень взаємозв'язку секретаря з керівником. Крім того, секретар повинен вміти знаходити спільну мову з колективом, підтримувати з усіма співробітниками рівні ділові відносини, нікого не виділяючи. Крім цієї майстерної психологічної роботи, в обов'язки секретаря входить ведення ділового листування, планування робочого дня шефа, відповіді на всілякі дзвінки, прийом ділових партнерів, контроль роботи приймальні, а іноді й всього офісу.

Секретар "дівчинка на побігеньках" для виконання "бажань" фірми, вирішального значення фігура секретаря в компанії не має.Не зовсім так. Секретар, який встиг завоювати авторитет у колективу і шефа, ставати якимось "сірим кардиналом", незримо, але може впливати на роботу фірми загалом. Часто керівник звертається за порадою до секретаря, і саме від референта залежить ухвалення остаточного рішення шефа. Він часто краще обізнаний про справи фірми, ніж шеф та його заступники, і може дати вчасно вірну, зважену пораду. Секретар задає тон кожного робочого дня, опосередковано впливає керівника. Наприклад, добре організоване робоче місце, вчасно донесена потрібна інформація полегшує роботу шефа.

Секретар не має можливості кар'єрного зростання.Професія не передбачає підвищення на посаді. Частково так. Хорошого секретаря керівник триматиме біля себе. Бос всіляко ігноруватиме прохання референта про підвищення по службі, якщо впевнений у своєму працівнику і знає, що на нього можна покластися за будь-яких обставин. Тож професіоналізм та відданість можуть зіграти з працівником "злий жарт". З іншого боку, саме ці якості можуть стати основою для кар'єрного зростання. Секретарю з обов'язку служби доводиться брати участь у всіх процесах у фірмі, а це дуже важливий набутий життєвий досвід і чудовий старт у майбутньому. Відомо багато прикладів, коли після роботи секретарем люди ставали бізнесменами, високопосадовцями, топ-менеджерами. Крім того, кваліфікований секретар у наш час може заробляти досить непогано на рівні великого топ-менеджера.

Секретар – жіноча професія.Чоловіки не працюють на таких посадах. Здебільшого секретарями працюють жінки. Це тим, що у емоційному плані жінки гнучкіші, їм легше підлаштуватися під настрій, звички, характер боса, врегулювати конфлікти тощо. Проте чоловіки теж здатні впоратися із обов'язками секретаря. Багато великих фірм віддають перевагу представникам сильної статі, перейменувавши посаду з "секретаря" на "помічника керівника".

Професія секретаря є однією з найбільш затребуваних на ринку праці.Так це так. Будь-якій фірмі просто життєво необхідна людина, яка б стежила за всією документацією, зустрічала клієнтів, подавала каву, захищала кабінет шефа від небажаних візитерів. До того ж, був "візитною карткою" фірми.

Будь-яка секретарка – коханка керівника, у якого вона працює.Це усталений міф. У ньому впевнені всі оточуючі, крім боса та секретарки. Професіонала відрізняє те, що якщо він згаданого виду стосунків не захоче, то цього не станеться. Хоча службові романи – не така вже й рідкість. Так склалося, що начальник та секретар проводять разом багато часу на роботі, проходять усі складнощі бізнесу, тому між ними часто виникають неофіційні стосунки. Але відстань між шефом і секретарем на користь фірми краще не скорочувати.

Секретарка має постійно посміхатися.Так це так. Адже ніхто не хоче бачити сумного, агресивного чи сором'язливого працівника. Посада секретаря зобов'язує ставитись до всіх, які з'являються на порозі начальника, доброзичливо, з посмішкою, ввічливо виправдовувати небажаних начальнику відвідувачів. Існують навіть спеціальні тренінги, на яких вчать усміхатися тоді, коли це потрібно.

Середньостатистичний продавець концентрує свою увагу на будь-якій діяльності, крім тієї, що приносить йому більшу частину грошей. На тренінгах мене рідко питають: «Як найкраще розпочати розмову? Які слова сказати? - але щоразу, коли заходить розмова про холодні дзвінки, чую: «Що робити, якщо нам кажуть “ні”?» Саме звичка грамотно розпочати розмову і встановити контакт приносить 80% результатів, а звичка відповідати на відмову – лише 20%. Звертати свої основні сили та увагу на роботу з відмовими – це все одно що замість тренувань з плавання тренуватися кричати «Рятуйте!». Тож докладно розберемо, як пройти крізь секретаря.

Усі прийоми проходу через секретаря можна розділити втричі виду.

1. Чесні прийомизасновані на нашій впевненості та настрої, знанні бізнес-процесів та інших особливостей роботи як самого секретаря, так і компанії загалом.

2. Прийоми з елементами обману чи маніпуляціїзасновані на певному введенні секретаря в оману. Я не прихильник цих прийомів, але вони існують і працюють, тож про них варто сказати.

3. Прийоми з елементами інтриги та розриву шаблону– прийоми, в яких наші слова не вписуються в модель мислення секретаря, його програма дає збій, і він пропускає нас.

Перший чесний прийом проходу через секретаря – це наперед дізнатися ім'я ЛПР. Це настільки просто, що багато хто цього не робить! Знання імені – один із основних ключів до контакту з ЛПР!

Є кілька простих способів, як дізнатися ім'я.

Спосіб №1. Підготовка.Під час підготовки до дзвінка можна дізнатися ім'я ЛПР на сайті компанії, в її новинах або засобах масової інформації.

Спосіб №2. Дзвінок колеги, або спосіб двох дзвінків.Ваш колега дзвонить за вашим контактом першим, дізнається ім'я ЛПР, передає його вам, і ви робите свій дзвінок, вже використовуючи ім'я ЛПР. До речі, ваш колега повинен робити дзвінок максимально якісно та бути готовим довести його до завершення, якщо його несподівано з'єднають із ЛПР ☺. Виглядає дзвінок колеги стандартно:

– Добридень! Ігор Сталеваров, компанія «Юнікстрим». Будьте ласкаві, з'єднайте з директором.

– А з якого питання?

– З питання співробітництва. Ми хотіли б постачати вам нашу продукцію.

– Надішліть інформацію на імейл.

– Так, гаразд, я готовий записати!(Записує імейл.)

– Як звати директора? Я поставлю відмітку, що інформація для нього. (Або «На чиє ім'я мені надсилати листа?»)

– Андрій Іванович Іпатов. (Записує ім'я).

– Велике дякую! А коли мені передзвонити за наслідками?

– Зателефонуйте у п'ятницю після двох.

– Так добре! Всього найкращого!

Отже, ваш колега дізнався ім'я директора, тепер за кілька годин ви можете зробити свій дзвінок. Звичайно, вашому колезі бажано придумати іншу назву компанії, щоб, коли зателефонуйте, не викликати у секретаря сумнівів. Іноді досвідчений помічник на запитання: «Як звуть директора? На чиє ім'я надсилати листа?» відповість: «Напишіть ім'я компанії. Все одно прийде до мене. У такому разі ваша спроба не вдалася.

Спосіб №3. Дзвінок дільничного.У разі це, звісно, ​​маніпуляція. Ви дивитесь на сайті юридичну адресу компанії, дзвоніть від імені дільничного цього району та дізнаєтесь ім'я ЛПР. Так склалося, що в нашій країні більшість людей ставляться до правоохоронних органів з деяким страхом і спочатку відповідають на їхні запитання, а потім думають навіщо. Секретар найчастіше перестав бути винятком. Головне, вам потрібно знати посаду ЛПР та придумати заздалегідь будь-які ім'я та прізвище директора. Дзвінок короткий, робиться абсолютно серйозним, але байдужим тоном, без зайвих слів, емоцій та поважних слів, які вживають звичайні люди:

– Дільничний по такому району Гордєєв! Уточніть, Ім'я та Прізвище вашого директора (пауза), Лещинський Сергію? (Пауза.)

– Ні. Іпатов Андрій Іванович. (Насторожено.)

– Угу, Іпатов Андрій Іванович. Дякую. (Кладе трубку.)

Найчастіше секретар, не замислюючись, диктує ім'я ЛПР. Причому так само можна ще запитати і прямий номер, якщо ви «звернулися» за допомогою до дільничного.

Спосіб №4. Дзвінок податкового інспектора.Прийом повністю повторює попередній, але робиться від імені інспектора податкової служби.

– Інспектор податкового номеру такого-то такого-то району Гордєєв. Це ТОВ «Юнікстрим», правда?

- Так, а що?..

– Перевірка реквізитів: ви ТОВ «Юнікстрим», юридична адреса 5-а Столбова вулиця, 7, і нині директор компанії Лещинський Сергій Іванович?(Називаємо будь-яке прізвище та ім'я.)

Ні. (Або відразу сама називає правильне ім'я та прізвище.)

– Та-ак, треба виправити… А хто?

- Іпатов Андрій Іванович. (Насторожено.)

– Так, І-па-тов Анд-рей Іва-но-вич. А його телефон залишився тим самим?

– Продиктуйте, я перевірю.

– Сімсот двадцять три… (Секретар диктує номер.)

– Так. Все вірно. Дякую!

Спосіб №5. Дзвінок вашого секретаря.Цей прийом зручніше робити за допомогою партнера. Ваш колега повинен зателефонувати в компанію, що вас цікавить, від імені вашого особистого секретаря. Таким чином, ваш статус стає на один щабель з її босом, а вашому секретареві набагато простіше домовитися з колегою. Він може дізнатися як ім'я ЛПР, так і домовитися про вашу зустріч або, якщо вам потрібно, про час вашого дзвінка її босу, ​​тоді контакт буде очікуваним і не буде холодним!

Як це може виглядати:

– Доброго дня, компанія «Юнікстрим», помічник директора Іванова Світлана. Я хотіла б домовитись про зустріч (контакт) мого директора з вашим. Коли це зручно зробити?

– Здрастуйте!.. А уточніть, хто ви і з якого питання?

– Я асистент Нікіфорова Сергія Володимировича, директора компанії «Юнікстрим», ми плануємо певні проекти спільно з вами, і мій директор доручив мені домовитись про зустріч із вашим директором, коли це було б зручно зробити? Сергій Володимирович має час, наприклад, завтра в другій половині дня. Що у вас?

- Та-ак. Давайте подивлюся. Ну о 16:00 можна. Як записати вас?

- "Юнікстрим", Сергій Никифоров. До речі, як правильно звати вашого директора?

- Іпатов Андрій Іванович.

- Так, Іпатов Андрій Іванович. Добре. Отже завтра Сергій о 16:00 буде у вас. Всього найкращого.

Зрозуміло, розмовляти потрібно абсолютно впевнено, оскільки якби ви (або ваш колега) насправді були асистентом і не «парилися» жодними питаннями з'єднання.

Важливо, як діє фраза «ми плануємо певні проекти з вами». Це якраз той випадок, коли ми не брешемо, а секретар сам вирішує, що ми вже співпрацюємо. Принаймні він може так вирішити, адже фраза сказана зараз – «плануємо» і розмита – «певні проекти». При цьому виглядає дуже переконливо.

Спосіб №6. Дзвінок третій особі прямо.Цей спосіб ґрунтується на «Підготовці». Коли ви вивчаєте сайт потенційного клієнта, іноді виявляєте на ньому імена, прізвища, а також номери телефонів деяких співробітників. Ви можете зателефонувати по одному з них, поспілкуватися та отримати ім'я директора, рекомендацію від «третьої особи», а може, й одразу вийти на ЛПР:

- Сергію Івановичу?

– Сергію Івановичу, добрий день, мене звуть Никифоров Сергій, компанія «Юнікстрим». Я шукаю людину, яка у вас займається закупівлями, подивився у вас на сайті інформацію і вирішив, що, можливо, це ви (пауза).

- Ні. Напевно, якась помилка…

- Сергію Івановичу, будьте ласкаві, допоможіть мені, а хто у вас займається закупівлями? Ми плануємо працювати з вами і мені важливо уточнити зараз деякі питання.

Нагадаю, що третя особа не обтяжена тягарем відповідальності, і якщо ми звучимо, то нічого не заважає нам отримати інформацію.

– Це Андрій Миколайович, комерційний директор, він ухвалює рішення, а потім уже менеджери займаються технічними питаннями.

– Харламов.

- Хар-ла-мов. А як мені з ним легше зв'язатися?

– Так. Зараз скажу… 975 31 10 ви потрапите на секретаря Андрія Миколайовича.

- Ясно, дякую, Сергію Івановичу! А чи можу я сказати, що ви мені рекомендували зв'язатися з ним?

- Заради Бога.

– До речі, а як звати секретаря?

– Альбіна.

– Дякую величезне, Сергію Івановичу!

Таким чином, ми дізналися про ім'я ЛПР, ім'я секретаря, а також отримали псевдорекомендації, які допоможуть спілкуватися з Альбіною. Іноді сама третя особа може з'єднати з ЛПР безпосередньо. Тоді є сенс сказати одну фразу по-іншому:

– Зрозуміло: Андрію Миколайовичу. А як його прізвище?

– Харламов.

- Хар-ла-мов. Сергію Івановичу, а ви можете мене поєднати з Андрієм Миколайовичем?

Звичайно, ніколи немає стовідсоткової гарантії, що третя особа зможе з'єднати, але ж ви пам'ятаєте, що при холодних дзвінках, як і при активних продажах, важливо просто використовувати усі можливості!Правило статистики ніхто не скасовував!

Висновки

1. Усі прийоми проходу через секретаря можна розділити втричі виду.

– Чесні.

– З елементами обману чи маніпуляції.

– З елементами інтриги та розриву шаблону.

2. Перший прийом додзвонитися до ЛПР – дізнатися ім'я заздалегідь. У нас тепер є як мінімум шість способів дізнатися про ім'я.

Офіс може працювати без шефа, але не без секретаря

Джейн Фонду

Професія секретаря на сьогоднішній день є однією з найбільш затребуваних. Усього кілька років тому фірмі, як правило, був необхідний лише один єдиний секретар. Одна людина займалася всім, включаючи прийом дзвінків, розподіл роботи, наприклад цілого автопарку, друк документів, чай-каву для відвідувачів та складання робочого дня боса.

Сьогодні ж самотужки справлятися з такою кількістю обов'язків у великих та й у середніх компаніях просто неможливо. Існує багато компаній, де один співробітник виконує всі секретарські обов'язки, а в інших організаціях працює цілий відділ секретарів, якими керує керівник секретаріату, все залежить від розмірів фірми та від специфіки її діяльності.

Ми постаралися виділити і класифікувати всі існуючі секретарські посади в залежності від функцій, що виконуються, і місці співробітника в структурі організації.

Якщо припустити, що в компанії працює максимальна кількість секретарів, робота відділу секретаріату може виглядати наступним чином.

Штат операторів на телефоні обдзвонює потенційних клієнтів із пропозицією товарів чи послуг. У той самий час від клієнтів йде потік дзвінків, оскільки фірма дає рекламу у засобах масової інформації. Ці дзвінки приймає секретар на телефоні і призначає час відвідування. Коли відвідувачі приходять до офісу, їх зустрічає секретар на ресепшн, який проводить клієнтів у спеціальне приміщення. Там уважний адміністратор офісу, поки відвідувач чекає на прийом, запропонує йому чай або каву. А якщо в якийсь момент потік клієнтів припинився, адміністратор наводить порядок у кімнаті для відвідувачів, розкладає журнали, поливає квіти. При цьому є господарський офіс-менеджер, він розсилає кур'єрів та водіїв та стежить за наявністю канцтоварів, контролює функціонування офісу. У кожного керівника особистий секретар, а у керівників вищої ланки ще й секретарі-референти та особисті помічники. Для повноти картини можна додати операторів ПК, що заповнюють бази даних, що друкують всю документацію, прайс-листи, проспекти, буклети з інформацією, що постійно оновлюється, а також секретарів-діловиробників, які займаються веденням документації, здійснюють облік і архівування. Усіми секретарськими службами управляє керівник відділу секретаріату.

І це далеко не повний список секретарських посад, тому спробуємо об'єднати найближчі спеціалізації в деякі базові групи, які найчастіше зустрічаються на практиці, а саме:

телефонний оператор;
секретар приймальні/адміністратор/ Секретар на ресепшн;
секретар відділу;
секретар-референт;
офіс-менеджер/керівник секретаріату;
особистий помічник/персональний помічник.

Оператор на телефоні

Це, мабуть, найнижча оплата, але найбільш затребувана позиція з усіх офісних служб. Існує маса інших назв цієї посади, наприклад співробітник, частіше співробітниця, для роботи на телефоні, менеджер для ведення переговорів, диспетчер на телефоні тощо.

Основним обов'язком такого співробітника є робота з вхідними або вихідними дзвінками. Зазвичай, робота пов'язані з безпосереднім обслуговуванням відвідувачів чи виконанням завдань керівництва.

, вміння розташовувати себе під час телефонної розмови
здатність до техніки продажів по телефону

Типові функції:

Дзвінки від клієнтів та замовників організації;
- Дзвінки співробітникам організації з подальшою переадресацією;
- дзвінки від співробітників організації, що у виробничих циклах.

2. Здійснення продажів по телефону під час вихідних дзвінків, або за вхідних дзвінків від клієнтів.

3. Передача телефоном довідкової інформації.

4. Відображення у спеціалізованих програмах організації результатів прийому телефонних дзвінків:

Запис інформації про клієнтів;
- результати продажів;
- рекламні джерела звернень дзвінків;
- і т.д.

Така посада існує зазвичай у великих компаніях чи компаніях, орієнтованих великий потік клієнтів (сервісні, довідкові та інші службы). Перелік вимог до цього співробітника невеликий і зазвичай обмежується наявністю приємного голосу та бажання працювати.

Секретар приймальні/адміністратор/Секретар на ресепшн

Ця назва походить від найменування адміністративної стійки reception, за якою розташоване робоче місце секретаря. Звідси різні варіанти написання і вимови: ресепшн, рецепція, а також назва самої професії ресепшеніст. Спочатку такі посади, як і самі стійки адміністратора, існували лише у готелях та салонах краси. Тепер у багатьох офісах, де ведуть активну роботу з відвідувачами, потрібна така людина. Подібні обов'язки у диспетчера, чергового секретаря, секретаря телефоном тощо.

Вакансію секретаря приймальні відкривають компанії, до офісів яких надходить велика кількість телефонних дзвінків, приходить багато відвідувачів. Тому на посаду секретаря приймальні зазвичай запрошують дівчат із добрими зовнішніми даними.

Основні вимоги:

впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
знання іноземних мов факультативно
гарні комунікативні навички

Типові функції:

1. Прийом дзвінків російською та/або іноземними мовами:

Від клієнтів та замовників організації
- дзвінки співробітникам організації з подальшою переадресацією

2. Зустріч та реєстрація відвідувачів на reception

3. Отримання листів, факсів, електронної документації
4. Виконує деякі інші дрібні доручення керівництва. У деяких випадках веде статистику, приймає готівку, заповнює форми документів, друкує листи (без самостійного складання).
Найчастіше дана посада зустрічається в іноземних компаніях та російських фірмах, орієнтованих на іноземних клієнтів. Як правило, одна з основних вимог до кандидатів на цю вакансію знання іноземної мови мінімум на хорошому розмовному рівні.

Секретар відділу

Секретар працюючий у складі якогось структурного підрозділу компанії (департаменту, відділу, сектору тощо), нерідко володіє спеціальними знаннями, що стосуються специфіки роботи відповідного структурного підрозділу.

Основні вимоги:

впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

вищу освіту бажано або спеціальні знання щодо специфіки роботи відповідного структурного підрозділу
знання іноземних мов для іноземних компаній
гарні комунікативні навички

Типові функції:

1. Прийом дзвінків, відповіді стандартні запити у межах роботи цього структурного підрозділи, переадресація дзвінків на конкретних співробітників.
2. Зустріч відвідувачів.
3. Купівля канцелярського приладдя.
4. Ведення діловодства структурного підрозділу.
5. Перегляд пошти, відбір та структуризація необхідної кореспонденції.

Дана посада зустрічається тільки у великих компаніях, що мають структурні підрозділи або безліч відділів.

Секретар-референт

Секретар-референт більше націлений на роботу поза компанією, тобто він виконує розпорядження начальника щодо спілкування з клієнтами та партнерами, тому від нього вимагають знання іноземних мов. У компетенцію секретаря керівника потрапляють питання, пов'язані з процесами, що відбуваються всередині компанії, тобто він виконує завдання, що стосуються самої фірми та її співробітників.
Цей секретар, так само як і особистий помічник, працює з однією особою, але це найчастіше другі особи компанії (заступники директорів, віце-президенти, начальники департаментів та відділів тощо). Також секретар-референт може працювати з першою особою, без виконання представницьких та деяких інших функцій особистого помічника.

Основні вимоги:

вища освіта
досвід роботи на аналогічній посаді від року
старанність, відповідальність, навченість
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

Типові функції:

1. Самостійне складання листів.
2. Контроль виконання документів та завдань, підвідомчого/них безпосередньому керівнику структурного/их підрозділу/й.
3. Складання робочого графіка керівника.
4. Огляд та підготовка інформації для керівника.
5. Складання аналітичних записок та довідок для шефа.
6. Підготовка та забезпечення переговорів.

Офіс-менеджер/керівник секретаріату

Офіс-менеджер – це свого роду адміністратор офісу. Крім звичайних секретарських обов'язків на нього можуть покладатися координація діяльності низки служб компанії (наприклад, автомобільної), виконання доручень співробітників, як керівних, і рядових. Ця позиція вимагає більшої самостійності, ніж посада секретаря або секретаря на ресепшн. Офіс-менеджер має право виконувати певні проекти у межах своєї компетенції (вивчення нових товарів та послуг, удосконалення систем роботи компанії). А також часто саме на цього секретаря покладаються обов'язки щодо організації корпоративних заходів, конференцій, доставки обідів до офісу тощо.

Основні вимоги:
вища освіта
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою
відповідальність, енергійність

Типові функції:

1. Забезпечення життєдіяльності офісу (організація закупівлі канцтоварів, доставки води, контроль за наявністю паперу в принтерах, ксероксах та багато іншого).

2. Вирішення адміністративних питань (оренда будівлі, прибиральниці, водії, секретарі та багато іншого).
3. Використання нових форм організації роботи.
4. Представницькі повноваження (у держорганах тощо).
5. Підбір, керівництво та навчання підлеглого персоналу.
Посада більш типова для компаній із великими офісними приміщеннями.
Керівник секретаріату зустрічається лише у великих компаніях, зі штатом секретарів в офісі не менше ніж 58.

Особистий помічник/персональний помічник

Одна з найвідповідальніших секретарських посад, яка потребує найвищого пілотажу та професіоналізму. Хороший помічник, окрім своїх професійних знань та навичок, повинен мати дуже розвинені здібності до аналітичної діяльності, бути самостійним у прийнятті рішень, а найголовніше, бути дуже добрим психологом і знати характерні звички свого боса не гірше, ніж його близькі родичі. Усі документи, які пройшли через помічника і керівникові, що йдуть на стіл, повинні бути бездоганними. Знання ділового етикету надзвичайно затребуване цієї посади. Від уміння особистого помічника поводитися на ділових зустрічах залежить, як сприймуть керівника учасники цієї зустрічі.
Іншими словами, це незамінний помічник, який в курсі всіх робочих моментів і проблем свого керівника. Передбачається, що цей секретар працює виключно з першою особою. Основним завданням такого фахівця: стати "правою рукою" свого начальника, економити його дуже дорогий робочий час, позбавляючи його максимум від тих рутинних питань і проблем, з якими цілком може впоратися професійний, кваліфікований секретар.

Основні вимоги:

психологічна сумісність із керівником
вища освіта
досвід роботи на аналогічній посаді від двох років
старанність, відповідальність, навченість, виняткова запобіжність
впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

Типові функції:

1. Координує дії керівника.
2. Самостійно складає документи.
3. Готує матеріали для нарад та переговорів.
4. Готує аналітичні записки та довідки.
5. Веде протоколи нарад, переговорів, зборів акціонерів та ради директорів.
6. Перекладає з іноземної мови в міру потреби.
7. Здійснює підготовку відряджень керівника (вибір, замовлення готелю, квитків на транспорт, таксі тощо).
8. Підкоряється лише своєму безпосередньому керівнику. В окремих випадках його робота може координуватися офіс-менеджером.

Рівень заробітної плати секретарів залежить від висунутих секретареві вимог до знань, досвіду, навичок та кваліфікації. Також не можна не враховувати фінансове становище конкретної компанії та політику, яку вона проводить, щодо заробітних плат своїх співробітників.
На рівень заробітної плати секретарів, зазвичай, впливають такі факторы:

• володіння однією або декількома іноземними мовами;
• досвід роботи на аналогічній позиції;
• наявність вищої освіти;
• спеціальні навички необхідні для конкретної посади, а також знання спеціальних комп'ютерних програм;
• вимоги до зовнішності кандидатів

Нижче представлена ​​середня заробітна плата по м. Москві секретарів залежно від посади та перерахованих вище факторів, що впливають на рівень заробітних плат.