หากต้องการแก้ไขปัญหาการผลิตโปรดติดต่อ จดหมายธุรกิจ. ขอจดหมายเพื่อชำระเงินสำหรับองค์กรอื่น

ในบทความนี้คุณจะพบข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานกับตัวอักษรที่เข้าใจยากซึ่งมักพบในการโต้ตอบทางธุรกิจรวมทั้งดูตัวอย่างจดหมายธุรกิจ นี่คือจดหมายความจำเป็นในการเขียนซึ่งเกิดขึ้นในสถานการณ์ที่มีการละเมิดผลประโยชน์ทางธุรกิจ: จดหมายร้องขอและจดหมายเรียกร้อง

เนื่องจากสถานการณ์ในตัวเองค่อนข้างยากดังนั้นการเขียนจดหมายในสถานการณ์ดังกล่าวจึงเป็นประเด็นที่สำคัญมากซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เขียนที่จะต้องมีความสามารถสุภาพถูกต้องและในขณะเดียวกันก็สามารถปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจของตนได้อย่างมั่นคง

วิธีแก้ปัญหาตัวอักษร "ยาก" ให้สำเร็จ:

• ทัศนคติที่มีความสามารถในการปฏิสัมพันธ์: ทัศนคติที่มั่นคง แต่ถูกต้องต่อการเป็นหุ้นส่วน
• การเลือกรูปแบบการเขียนที่เหมาะสม (ธุรกิจที่เป็นทางการหรือธุรกิจที่เป็นความลับ
• การจัดการข้อเท็จจริงอย่างมีเหตุผลและมีเหตุผล

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

(ทัศนคติ - หุ้นส่วนรูปแบบ - ธุรกิจที่เป็นทางการการจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อถือ)

ถึงเพื่อนร่วมงาน!

เพื่อที่จะใช้มาตรการเพื่อรับรองคุณภาพและความน่าเชื่อถือของเครื่องมือ KIP-12 ภายใต้สภาวะการใช้งานซึ่งผลิตโดย Optics Institute ตั้งแต่ปี 1992 เราต้องการขอให้คุณ: พิจารณาให้ข้อมูลเกี่ยวกับพารามิเตอร์ของการทำงานของเครื่องมือในสภาพการใช้งานจริงแก่สถาบัน Optics Institute (รายละเอียดในเอกสารแนบ) ข้อมูลที่คุณส่งจะช่วยให้สถาบันสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ดำเนินการตรวจสอบและจะช่วยแก้ปัญหาในการปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โปรดแจ้งให้เราทราบในจดหมายตอบกลับของคุณเกี่ยวกับการตัดสินใจช่วยเหลือเรา หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นในการตัดสินใจโปรดรายงานเป็นจดหมายตอบกลับ

นับถือ

ทีมงานของสำนักเทคนิค

สถาบัน "ทัศนศาสตร์"

จดหมายธุรกิจ. ตัวอย่างจดหมายขอ(ทัศนคติ - หุ้นส่วนรูปแบบ - ธุรกิจที่ไว้วางใจการจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อถือ)

ถึงเพื่อนร่วมงาน!

เรามีความสนใจในการปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 ซึ่งเราผลิตมาตั้งแต่ปี 1992 และตั้งแต่ปี 1995 ได้พบว่ามีการใช้งานที่มั่นคงในการทำงานของ บริษัท ของคุณ ดังนั้นเราจึงส่งคำขอนี้ถึงคุณ

เพื่อปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของอุปกรณ์ KIP-12 เราต้องการข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์นี้ภายใต้สภาวะการทำงาน ในการดำเนินงานนี้เราให้ความช่วยเหลือและการมีส่วนร่วมโดยตรงของคุณเป็นอย่างมาก เมื่อพิจารณาถึงความร่วมมือในระยะยาวและเชิงบวกของ บริษัท ของเราเราจึงขอความช่วยเหลือจากคุณ - ข้อเสนอ: เพื่อช่วยเราในการรวบรวมและให้ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์ เราจะขอบคุณหากคุณพบโอกาสในการรวบรวมสถิติสำหรับเราเกี่ยวกับพารามิเตอร์ที่กำหนด (รายละเอียดในภาคผนวก) สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของอุปกรณ์และดำเนินมาตรการในทันทีเพื่อปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของการทำงาน

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือเราตามหลักการ หากคุณต้องการความคิดเห็นเพิ่มเติมเพื่อประกอบการตัดสินใจหรือหากคุณมีคำถามใด ๆ เราพร้อมที่จะตอบคำถามเหล่านี้

เราจะขอบคุณสำหรับคำตอบของคุณ

นับถือ

อีวานอีวานอฟ

หัวหน้าสำนักวิชาการ

สถาบัน "ทัศนศาสตร์"

จดหมายธุรกิจ. ตัวอย่างจดหมายขอและตัวอย่างจดหมายเรียกร้อง

จดหมาย - คำขอ (ทัศนคติ - หุ้นส่วนรูปแบบ - ธุรกิจที่เป็นความลับการจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อถือ)

จดหมาย - การเรียกร้อง (ทัศนคติ - หุ้นส่วนรูปแบบ - ธุรกิจที่เป็นทางการการจัดการข้อเท็จจริงที่น่าเชื่อถือ)

เรียน Andrey Ivanovich! เราขอวิงวอนให้คุณแก้ไขสถานการณ์ด้วยการดำเนินโครงการ ABS จนถึงขณะนี้เราไม่มีปัญหาใด ๆ ในการติดต่อกับ บริษัท ของคุณข้อตกลงทั้งหมดที่ระบุไว้ในสัญญาได้รับการเคารพ เรามั่นใจว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นยังสามารถแก้ไขได้ ความสำเร็จของโครงการ ABS เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ของเรา ดังนั้นเราจึงขอให้คุณจนถึงวันที่ 06.08.2010 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการส่งตัวอย่างการควบคุม เราหวังว่าคำตอบของคุณจะชี้แจงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นและขจัดข้อกังวลของเราเกี่ยวกับความสำเร็จของโครงการ นับถือ

เรียน Andrey Ivanovich! ในนามของผู้บริหาร OJSC "Rosstans" ฉันขอวิงวอนคุณเกี่ยวกับความจำเป็นในการแก้ไขสถานการณ์ที่พัฒนาขึ้นด้วยการดำเนินโครงการ ABS ฉันจำเป็นต้องรายงานว่าสถานการณ์นี้เป็นเรื่องที่เรากังวลมากที่สุด ตามเงื่อนไขสัญญาเลขที่ A-122 ลงวันที่ 07.02.2010 น. 4.3 60 วันก่อนเริ่มการจัดส่งผลิตภัณฑ์ตามกำหนด OOO Star จะต้องส่งตัวอย่างควบคุมของผลิตภัณฑ์ไปยัง OAO Rosstans โดยแจ้งให้ OAO Rosstans ทราบถึงข้อเท็จจริงในการจัดส่ง ตามกำหนดเวลา (เอกสารเพิ่มเติมหมายเลข 1 ลงวันที่ 11 มีนาคม 2553 ถึงสัญญาเลขที่ A-122 ลงวันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2553) วันที่เริ่มต้นการจัดส่งผลิตภัณฑ์ตามแผนคือ 10/01/2010 กำหนดส่งตัวอย่างควบคุมไม่เกิน 02.08.2010 วันนี้ - 08/04/2553. บน ช่วงเวลานี้ เราไม่ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่งตัวอย่างควบคุม ในสถานการณ์เช่นนี้ความสามารถของ LLC Star ในการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ก่อให้เกิดข้อกังวลอย่างยิ่งใน OJSC Rosstans และบังคับให้เราต้องคิดถึงการใช้บทลงโทษที่ให้ไว้ในข้อ 7.2 สัญญาเลขที่ A-122 ลงวันที่ 07.08.2010 เพื่อป้องกันปัญหานี้เราขอเสนอให้คุณภายในวันที่ 06.08.2010 แจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ด้วยการส่งตัวอย่างควบคุม นับถือ

จดบันทึกข้อมูลของเราและเรามั่นใจว่าปัญหาในการเขียน "จดหมายยาก" สำหรับคุณจะใช้แรงงานน้อยลงมาก

Tamara Vorotyntseva

ให้ความสนใจกับโปรแกรมการฝึกอบรมของเราเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ:

จดหมายร้องขอเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่พบบ่อยที่สุด จดหมายร้องขอถูกแต่งขึ้นเพื่อเริ่มต้นการดำเนินการบางอย่างของผู้รับซึ่งจำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมาย เราจะบอกวิธีการเขียน จดหมายอย่างเป็นทางการ ขอร้อง ตัวอย่างและตัวอย่างสามารถพบได้ในบทความ

จดหมายร้องขอ: ตัวอย่างและตัวอย่าง

อย่างไรและทำไมต้องเขียนจดหมายขอ

จดหมายขอถูกประกอบขึ้นเพื่อเริ่มการดำเนินการบางอย่างของผู้รับซึ่งจำเป็นสำหรับผู้เขียนจดหมาย ในการจัดการสถานการณ์จำนวนมากก่อให้เกิดการจัดทำจดหมายดังกล่าว นี่อาจเป็นสถานการณ์ที่ค่อนข้างง่ายซึ่งไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลที่มีความซับซ้อนในความสัมพันธ์ที่สำคัญเพื่อให้เหตุผลใด ๆ เพื่อโน้มน้าวผู้รับ ในกรณีเช่นนี้จะเป็นการดีกว่าที่จะเริ่มต้นจดหมายคำร้องโดยตรงด้วยคำแถลงของคำขอนั้นเอง

จดหมายร้องขอไปยังเจ้าหน้าที่: ตัวอย่างจดหมาย

ดาวน์โหลดจดหมายตัวอย่าง

อย่างไรก็ตามไม่ใช่ว่าทุกสถานการณ์ในการจัดการจะเรียบง่าย สถานการณ์ส่วนใหญ่ต้องการเหตุผลหรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือคำอธิบายเมื่อร่างจดหมายร้องขอ:

• ในการเชื่อมต่อนี้;
• ทำไม;
• วัตถุประสงค์ของจดหมายคืออะไร

ตามกฎแล้วการให้เหตุผลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะมีอิทธิพลต่อผู้รับเพื่อโน้มน้าวให้เขาดำเนินการอย่างชัดเจนตามที่ผู้เขียนจดหมายต้องการหรือต้องการ หากจดหมายร้องขอมีเหตุผลส่วนใหญ่มักจะนำหน้าคำสั่งของคำขอเช่น (เครื่องหมาย // แสดงเส้นขอบระหว่างส่วนของข้อความตัวอักษร)

จดหมายขอพร้อมเหตุผล: ตัวอย่าง

ดาวน์โหลดจดหมายตัวอย่าง

ภาษารัสเซียเป็นภาษาที่มีลำดับคำค่อนข้างอิสระ ในข้อความข้างต้นเราสามารถสลับบางส่วนของประโยคได้โดยไม่เสียหายกับความหมายมากนัก ตัวอย่างจดหมายขอความช่วยเหลืออาจมีลักษณะดังนี้

วลีที่มีการระบุแนวคิดหลักของจดหมายก่อนจากนั้นจึงมีการโต้แย้งมีการใช้สีโวหารพิเศษ: มักถูกมองว่าแสดงออกมากกว่าวลีที่สร้างขึ้นจากหลักการ "เหตุผล - ข้อสรุป" อย่างไรก็ตาม รูปแบบธุรกิจ การแสดงออกใด ๆ เป็นสิ่งแปลกปลอมมันมักจะให้ความสำคัญกับวิธีการทางภาษาที่เป็นกลางโวหาร ดังนั้นในตัวอย่างจดหมายร้องขอทางธุรกิจวลีจะถูกต้องมากกว่าซึ่งจะให้คำอธิบายก่อนให้เหตุผลแล้วจึงระบุสาระสำคัญของคดี

โครงสร้างของจดหมายร้องขอ

เมื่อเขียนจดหมายร้องขอพยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหตุผลและส่วนปิดท้าย (คำร้องขอ) เป็นประโยคเดียวตามหลักไวยากรณ์ แม้ในกรณีที่เหตุผลนั้นมีการอ้างอิงถึง กฎระเบียบ, ข้อเท็จจริง, เหตุการณ์, อย่าแยกเหตุผลออกเป็นประโยคแยกต่างหาก มิฉะนั้นเพื่อแสดงคำขอของคุณคุณจะต้องใช้วลีเช่น: "ในการเชื่อมโยงกับข้างต้นเราขอ ... ", "เมื่อพิจารณาจากข้างต้นเราขอ ... ", "ในการเชื่อมต่อนี้เราขอ ... " ฯลฯ โครงสร้างเหล่านี้ไม่นำข้อมูลและทำให้ข้อความมากขึ้น ซับซ้อนทั้งจากมุมมองของโครงสร้างและจากมุมมองของการรับรู้ สามารถเขียนจดหมายร้องขอได้ในสถานการณ์การจัดการที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

แผนผังสถานการณ์นี้สามารถแสดงได้ดังนี้

จดหมายที่มีคำขอที่ร่างขึ้นในสถานการณ์ดังกล่าวจะง่ายต่อการรับรู้หากมีการนำเสนอเนื้อหาตามลำดับที่สะท้อนถึงตรรกะของการพัฒนาของสถานการณ์นั้นเอง ในกรณีนี้โครงสร้างของตัวอักษรสามารถแยกแยะได้สามส่วน:

• บทนำ (คำอธิบายเหตุการณ์ข้อเท็จจริงที่ส่งผลโดยตรงหรืออาจมีผลต่อสถานการณ์การจัดการ)
• เหตุผล (คำอธิบายเหตุผลที่จำเป็นต้องติดต่อผู้รับพร้อมคำขอ);
• ข้อสรุป (คำขอ) ตัวอย่างเช่น (ส่วนการสื่อสาร - ความหมายของจดหมายคั่นด้วยเครื่องหมาย //)

จดหมายร้องขออย่างเป็นทางการ: โครงสร้างตัวอย่าง ตามข้อมูลที่เรามีที่โรงกลั่นน้ำตาล Kursk และ Belgorod ซึ่งเป็นซัพพลายเออร์หลักของน้ำตาลให้กับมอสโกวและภูมิภาคมอสโกในช่วงเดือนมีนาคม - เมษายนของปีนี้ควรดำเนินการป้องกันตามกำหนดการซึ่งยังไม่ได้ตกลงกัน // เนื่องจากความจริงที่ว่าในช่วงของงานซ่อมบำรุงการผลิตน้ำตาลและการจัดหาให้กับผู้บริโภคจะลดลงอย่างมาก // เราขอให้คุณจัดการประชุมร่วมกับการมีส่วนร่วมของตัวแทนของรัฐบาลมอสโกเพื่อสร้างความมั่นใจในการส่งมอบน้ำตาลไปยังภูมิภาคมอสโกในช่วงที่โรงงานเหล่านี้ปิดบางส่วน

ไม่ว่าโครงสร้างของข้อความจะเป็นอย่างไรคำขอในจดหมายจะถูกกำหนดโดยใช้คำกริยา "ask" ในตัวอักษรที่เขียนขึ้นบนหัวจดหมายขององค์กรจะใช้ รูปพหูพจน์ของบุคคลที่ 1:

เราขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... เราขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... เราถามคุณเกี่ยวกับ ... เราขอให้คุณดำเนินการ ... และอื่น ๆ

ในตัวอักษรที่วาดขึ้นบนหัวจดหมาย เจ้าหน้าที่ใช้แล้ว รูปกริยาเอกพจน์บุคคลที่ 1:

ฉันขอให้คุณพิจารณาคำถามที่ว่า ... ฉันขอให้คุณให้ข้อมูลเกี่ยวกับ ... และอื่น ๆ

จดหมายหนึ่งฉบับอาจมีคำขอหลายรายการ (ควรเป็นคำถามเดียว) ในกรณีนี้คำขอหลักจะถูกกำหนดไว้ก่อนจากนั้นส่วนที่เหลือโดยใช้นิพจน์ภาษาต่อไปนี้:

นอกจากนี้เรายังขอให้คุณ (พิจารณาจัดหาดำเนินการ ... ) ในขณะเดียวกันเราก็ขอให้คุณ ... และคนอื่น ๆ

จดหมายร้องขอ: ตัวอย่างหากมีคำขอหลายฉบับในจดหมายพร้อมกัน

ดาวน์โหลดตัวอย่าง

ใช้บริการพิเศษเพื่อสร้างเทมเพลตจดหมายร้องขอ: ผู้ผลิตจดหมายธุรกิจ

ลองใช้บริการได้เลย

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจใด ๆ จดหมายเรียกร้องจะถูกร่างขึ้นพร้อมกับการระบุรายละเอียดทั้งหมดและลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารขาออก นอกจากนี้จดหมายร้องขอจะต้องมี:

• หมายเลขและวันที่ส่งออก (หากเป็นการตอบกลับตัวอักษรอื่นให้ใช้หมายเลขและวันที่ของจดหมายขาเข้า)
• ชื่อ บริษัท ผู้รับ
• หากจำเป็นให้ประทับตราขององค์กร

อย่างไรและทำไมต้องเขียนจดหมายร้องขอ

จดหมายร้องขอเป็นจดหมายร้องขอชนิดหนึ่ง ตามกฎแล้วจะมีการร้องขอเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นทางการหรือเอกสาร ใน กิจกรรมเชิงพาณิชย์ คำขอเป็นคำอุทธรณ์ของผู้ซื้อต่อผู้ขาย (ผู้นำเข้าไปยังผู้ส่งออก) พร้อมคำขอให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (บริการ) หรือส่งข้อเสนอสำหรับการจัดหาสินค้า (การให้บริการบางอย่าง) โดยทั่วไปจดหมายร้องขอจะปฏิบัติตามกฎเดียวกันกับจดหมายร้องขอตัวอย่างเช่น:

ในกิจกรรมเชิงพาณิชย์ข้อความของคำขอมักระบุว่า: ชื่อของสินค้า (บริการ); เงื่อนไขที่ผู้เขียนจดหมายต้องการรับ ปริมาณและ / หรือคุณภาพ เงื่อนไขการจัดส่งสินค้าหรือการให้บริการ ราคาและข้อมูลอื่น ๆ นิพจน์ต่อไปนี้ใช้ในคำขอเชิงพาณิชย์:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการจัดส่ง ... โปรดยื่นข้อเสนอสำหรับการจัดส่ง ... เราขอให้คุณให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับ ... ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น:

เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการจัดหาเครื่องปรับอากาศรุ่น AS-200 จำนวน 150 ชิ้น ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ - มีนาคม 2548 พร้อมทั้งแจ้งเงื่อนไขการชำระเงินและเงื่อนไขการจัดส่ง

ดาวน์โหลดจดหมายขอตัวอย่าง:

การตอบกลับขององค์กรผู้สื่อข่าวต่อจดหมายเรียกร้องหรือการร้องขอคือจดหมายตอบกลับซึ่งอาจเป็นข้อตกลงหรือการปฏิเสธก็ได้ ในกิจกรรมเชิงพาณิชย์การตอบกลับคำขอจะถูกร่างขึ้นเป็นจดหมายเชิงพาณิชย์ซึ่งเมื่อได้รับคำขอได้รับการยืนยันแล้วจะมีการให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจแก่ผู้ซื้อ คำตอบสำหรับคำขอสามารถ ข้อเสนอในเชิงพาณิชย์ (เสนอ). คำขอจดหมายและคำร้องขอจดหมายถูกร่างขึ้นตาม GOST R 6.30-2003“ ระบบเอกสารแบบรวม ระบบเอกสารขององค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับงานเอกสาร ".

เมื่อรวบรวมและประมวลผลคำร้องและคำร้องจะใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

• ปลายทาง;
• มุ่งหน้าไปที่ข้อความ (ถ้าข้อความของตัวอักษรมีความยาวมากกว่า 4-5 บรรทัด);
• ข้อความ
• ลายเซ็น;
• เครื่องหมายเกี่ยวกับศิลปิน

จดหมายธุรกิจทั้งหมดเขียนขึ้นในรูปแบบพิเศษ

จดหมายขอ - การติดต่อทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่พบบ่อยที่สุด ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งหันไปหาอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอใช้บริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงตัวอย่างเช่นเมื่อคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดูตัวอย่างสินค้าพบกับการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจประสานงานการดำเนินการบางอย่างเป็นต้น

หลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายขอ

เรานำเสนอเทมเพลตทั่วไปสำหรับเอกสารดังกล่าวให้คุณดาวน์โหลด:

ไฟล์

จดหมายร้องขอด้วยเหตุผลที่ชัดเจนไม่มีเทมเพลตมาตรฐาน แต่ถึงอย่างไรก็เป็นรูปแบบของเอกสารอย่างเป็นทางการ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อวาดขึ้นเราควรปฏิบัติตามบรรทัดฐานบางประการที่กำหนดโดยกฎของการทำงานในสำนักงานและ จริยธรรมทางธุรกิจ... ก่อนที่จะดำเนินการตามกฎพื้นฐานสำหรับการจัดทำโดยตรงควรสังเกตว่าสามารถส่งถึงทั้งกลุ่มบุคคล (เช่นผู้จัดการพนักงานของแผนกบัญชีทนายความ ฯลฯ ) และผู้รับเฉพาะบางราย

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้จะต้องมี ส่วนเบื้องต้นกล่าวคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ที่ส่งคำขอและ บริษัท ที่ส่งไป
• เหตุผลของคำขอ ("เนื่องจากความล่าช้า", "เนื่องจากการได้รับ", "ตามผลลัพธ์" ฯลฯ );
• การอ้างอิงถึงพื้นฐาน ("บนพื้นฐานของข้อตกลงปากเปล่า", "บนพื้นฐานของการเจรจา", "บนพื้นฐานของ บทสนทนาทางโทรศัพท์"ฯลฯ );
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ ("เพื่อแก้ไขปัญหา" "เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง" "เพื่อขจัดการละเมิด" ฯลฯ )

ติดตามโดย ส่วนสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ ต้องแสดงออกโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของคำกริยา "ask" ("เราถามคุณ" "เราถามคุณ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวไม่ว่าในกรณีใดก็ตามเป็นการร้องขอบริการบางประเภทจึงต้อง เขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีถ้าคำขอนั้นนำหน้าด้วยคำชม (“ การรู้จักโอกาสที่ดีของคุณ”“ การชื่นชมความสามารถขององค์กรของคุณ” ฯลฯ )

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการพร้อมกันจะต้องระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าที่แยกจากกัน

กฎการโต้ตอบระหว่างองค์กรที่ไม่ได้พูดกันระบุว่าสามารถส่งการตอบกลับคำขอแบบหลายขั้นตอนในข้อความเดียวพร้อมกับข้อคิดเห็นแยกกันสำหรับแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการติดต่อประเภทนี้ช่วยลดปริมาณการไหลเวียนของเอกสารดังนั้นจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายแสดงนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในช่วงเวลาหนึ่งจะต้องระบุสิ่งนี้ให้ถูกต้องที่สุดในข้อความของข้อความ

ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ใน บริษัท ขนาดใหญ่ทั้งแผนกมีส่วนร่วมในเรื่องนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้วพวกเขาจะส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ระบุว่า "เป็นความลับ" หรือ "ด้วยตนเอง" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการจัดทำจดหมายขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อกับองค์กรก่อนอื่นคุณต้องระบุผู้เขียน ได้แก่ ชื่อ บริษัท ผู้ส่งที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสื่อสาร จากนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมถึงชื่อของ บริษัท และผู้รับเฉพาะ นอกจากนี้ในช่วงกลางบรรทัดคุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายร้องขอ (แต่เป็นทางเลือก)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอโดยตรง ในเบื้องต้นขอแนะนำให้แสดงเหตุผลจากนั้นจึงแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจะต้องมีการลงนามในจดหมาย (จะดีกว่าถ้าหัวหน้า บริษัท หรือผู้มีอำนาจที่เชื่อถือได้ทำ) และระบุวันที่สร้างเอกสารด้วย

วิธีการส่งจดหมาย

จดหมายสามารถวางยาพิษได้ โดยอีเมล หรือทางแฟกซ์ - สะดวกและรวดเร็ว แต่การส่งแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะช่วยให้คุณสร้างจดหมายที่มั่นคงและน่าดึงดูด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถขอด้วยลายมือด้วยลายมือเขียนตัวอักษรที่สวยงามหรือพิมพ์ข้อความบนกระดาษดีๆราคาแพงก็ได้

การให้ความสำคัญกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับทราบชัดเจนว่าฝ่ายตรงข้ามปฏิบัติต่อเขาด้วยความเคารพเพียงใดและยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขอ สิ่งเดียวที่ต้องจำไว้คือจดหมายทางไปรษณีย์ปกติใช้เวลานานดังนั้นจึงต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารส่งถึงผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมาย

ข้อความนี้จะต้องลงทะเบียนในบันทึกเอกสารขาออกเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ในทำนองเดียวกันผู้รับจดหมายจะลงทะเบียนการมาถึงของการติดต่อ ในกรณีที่มีความเข้าใจผิดเกิดขึ้นในความสัมพันธ์ทางธุรกิจการแก้ไขข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการเขียนจดหมายขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงทราบว่าจดหมายขอคือจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ วัตถุประสงค์ของข้อความคือเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายต้องมีคำขอที่กำหนดขึ้นซึ่งเป็นเหตุผลของมัน ขอแนะนำให้กำหนดคำขอในลักษณะที่เป็นเหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการดำเนินการตามคำขอ ผู้ส่งไม่ควรรู้เพียงกฎในการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตใจด้วย ต่อไปเราจะพิจารณาเทมเพลตตัวอย่างเฉพาะขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอจัดสรรทุน

จดหมายถูกร่างขึ้นในกรณีที่จำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินจากรัฐผู้สนับสนุนบุคคล

จากองค์กรพัฒนาเอกชนเรื่อง "Help for Pensioners"
รองสมาชิกสภานิติบัญญัติ
Ivanov I. I.

สวัสดี Ivan Ivanovich ฉันเป็นตัวแทน องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร “ เงินช่วยเหลือข้าราชการบำนาญ”. เรามีส่วนร่วมในการช่วยเหลือผู้รับบำนาญที่เหงาเรานำอาหารช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเราอยู่มาได้ 5 ปี ก่อนหน้านี้เราสามารถจัดหาเงินทุนให้กับกิจกรรมของเราได้ด้วยตัวเองอย่างไรก็ตามเนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชนเงินทุนเริ่มไม่เพียงพอ เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่จ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานและซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมล่าสุดของรัฐบาลประธานาธิบดีได้กล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญและตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์ต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอเงิน 200,000 รูเบิลจากคุณสำหรับความต้องการของ NPO Help for Pensioners

ขอแสดงความนับถือ A. A. Petrova

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นได้รับการรวบรวมตามหลักเกณฑ์ทั้งหมด มันมี:

• ชื่อสช. และคำอธิบายกิจกรรม
• ขอเงินคำอธิบายความต้องการ (เงินจำเป็นสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงประธานาธิบดี จำเป็นต้องให้เหตุผลเกี่ยวกับประโยชน์ของการสนับสนุนอย่างเป็นทางการ ส. ส. สนใจอะไร? ใน การเติบโตในอาชีพ... ความช่วยเหลือขององค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

นอกจากนี้ยังระบุจำนวนเงินทุนที่ต้องการโดยองค์กรการค้า

หนังสือขอจัดหาสินค้า

โดยปกติจดหมายจะถูกส่งไปยังคู่ค้าของ บริษัท ในข้อความเป็นที่พึงปรารถนาที่จะแสดงให้เห็นถึงผลประโยชน์ร่วมกันสำหรับทั้งสอง บริษัท

ถึงหัวหน้า บริษัท AAA
Ivanov I. I.
จากหัวหน้า บริษัท BBB
เปโตรวาบีบี

สวัสดี Ivan Ivanovich เราต้องการสั่งซื้อชุดผลิตภัณฑ์จาก บริษัท ของคุณ (ระบุ) เราสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณในงานนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณเห็นด้วยโปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่งและเงื่อนไขที่คุณสะดวก เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ผู้ติดต่อของเรา: (ระบุ).

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

หนังสือขอส่วนลด

โดยปกติแล้วข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของ บริษัท ตัวอย่างเช่นองค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จัดหาโบรชัวร์แท่นวางหนังสือและอื่น ๆ ต้นทุนบริการค่อนข้างสูง วิกฤตเกิดขึ้นและเป็นการยากที่ บริษัท จะจ่ายค่าสินค้าของโรงพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลในการขอส่วนลด

ถึงหัวหน้าของ บริษัท Vostok
Ivanov I. I.
จากหัวหน้า บริษัท "เวส"
เปโตรวาบีบี

สวัสดี Ivan Ivanov องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤตไม่เพียง แต่ส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราในจำนวนเงินเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงให้ส่วนลด 25% สำหรับตั๋ว

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัท ของเราจึงขอส่วนลด 15% สำหรับความร่วมมือที่เหลืออีกหกเดือนภายใต้สัญญา

เราส่งอีเมลเพื่อขอส่วนลดให้กับซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หากพาร์ทเนอร์ 20% ของเราให้เงื่อนไขที่ดี บริษัท ของเราจะทนต่อช่วงเวลาที่ยากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและ บริษัท โทรศัพท์แล้ว

ขอแสดงความนับถือ Boris Petrov

คำอธิบาย:

จดหมายประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:

• คำอธิบายความต้องการส่วนลด
• การระบุจำนวนส่วนลดเงื่อนไขที่แน่นอน
• เป็นการบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากโรงพิมพ์ไม่ให้ส่วนลด บริษัท จะบอกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องประกอบในลักษณะที่อ่านจดหมายจนจบและตกลงตามเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

ค่าเช่ากำลังกินงบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้ บริษัท สามารถลอยตัวได้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก ควรส่งจดหมายไปยังเจ้าของบ้าน

ถึงหัวหน้า บริษัท พลัส
อีวานอฟพี. พี.
จากหัวหน้า บริษัท "ไมนัส"
Petrova I. I.

สวัสดี Petr Petrovich บริษัท ของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลงรายได้จากธุรกิจลดลง ในเรื่องนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่า 10%

ตลอดเวลาที่ร่วมมือกันเราไม่เคยล่าช้าในการชำระเงิน เราหวังว่าคุณจะให้สัมปทานกับเราและเราจะรักษาของเราไว้ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ... เรารับประกันการชำระค่าเช่าอย่างทันท่วงทีแม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบาก

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

คำอธิบาย:

สิ่งสำคัญคือต้องระบุไว้ในจดหมายว่า บริษัท เคยปฏิบัติตามภาระหน้าที่อย่างครบถ้วนก่อนหน้านี้ เจ้าของบ้านต้องมั่นใจว่าเจ้าของบ้านจะยังคงชำระเงินต่อไป ผู้รับต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอผู้เช่าจะปฏิเสธบริการของเขา

หนังสือขอชำระหนี้

หนี้เป็นเรื่องปกติอย่างมากในการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่าง บริษัท หากองค์กรมีความมุ่งมั่นที่จะให้ความร่วมมือเพิ่มเติมกับคู่สัญญาซึ่งมีหนี้อยู่จะมีการส่งจดหมายร้องขอ

Ivanov I. I.

P. P. Sidorova

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราจำนวน 200,000 rubles ตลอดเวลานี้เรายังคงร่วมมือกับคุณโดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา อย่างไรก็ตามตอนนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากขาดการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล กรุณาชำระเงินก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017 หากยังไม่ได้ชำระหนี้เราจะต้องแก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

คำอธิบาย:

ต้องระบุจุดต่อไปนี้ในจดหมาย:

• จำนวนหนี้ที่แน่นอน
• วันที่คุณต้องชำระหนี้
• มาตรการที่ บริษัท จะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ในข้อความคุณสามารถพูดถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร นี่ควรเป็นคำขอไม่ใช่ความต้องการ ข้อกำหนดถูกวาดขึ้นตามเทมเพลตอื่น

จดหมายการชำระเงินรอการตัดบัญชีของซัพพลายเออร์

องค์กรได้ส่งมอบผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งให้กับ บริษัท แต่ไม่ได้จ่ายเงินให้ หนี้ก่อตัวขึ้น แต่ลูกหนี้ไม่มีเงินจ่าย ในกรณีนี้ควรเขียนจดหมายเพื่อขอขยายเวลา

ถึงหัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ไหน"
P. P. Sidorov
จากหัวหน้า บริษัท "Money is about to be"
Ivanova I. I.

เรียน Petr Petrovich เรายังไม่ได้ชำระหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เราไม่อายหนี้ แต่ตอนนี้จ่ายเข้า เต็ม เราไม่สามารถทำได้เนื่องจากสภาพการเงินที่ยากลำบาก

เป็นเวลา 2 ปีเราได้รักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณไม่รบกวนกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เรากำลังขอผ่อนชำระ บริษัท ของเราพร้อมที่จะชำระหนี้ในสองขั้นตอน:

• เราจะฝากเงิน 100,000 รูเบิลภายในวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะมีการฝากเงิน 100,000 รูเบิลก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินทันเวลา ขอบคุณที่เข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

ขอจดหมายเพื่อชำระสำหรับองค์กรอื่น

หนี้ของ บริษัท สามารถชำระได้โดยองค์กรอื่น แน่นอนนิติบุคคลจะไม่จ่ายหุ้นเช่นนั้น โดยปกติจดหมายเรียกร้องจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของ บริษัท หรือถึงบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันกับ บริษัท

ถึงหัวหน้า บริษัท "เงินกำลังจะมา"
Ivanov I. I.
จากหัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ไหน"
P. P. Sidorova

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้ให้กับ บริษัท ของเราจำนวน 300,000 rubles องค์กรของเรายังมีหนี้ให้กับ บริษัท อื่นจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ของเราให้กับเจ้าหนี้เป็นจำนวน 200,000 รูเบิล ในทางกลับกันเราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับหนี้ที่คุณขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณที่เข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

จดหมายขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

บริษัท ใด ๆ อาจประสบปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถจัดการได้หากไม่มีความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งจดหมายขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็นเช่นจัดกิจกรรม คำร้องถูกส่งไปยังองค์กรการค้าหน่วยงานของรัฐ

ผู้อำนวยการ บริษัท "AAA"
เปตรอฟบี. บี.
จากองค์กรสาธารณะ
“ เราให้ความดี”

เรียน Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะแห่งการให้ที่ดี เรากำลังจัดและจัดปาร์ตี้สำหรับเด็ก ๆ จากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดอุปกรณ์อาหารสำหรับวันหยุด แน่นอนในงานเราจะพูดถึงคุณและ บริษัท ของคุณ วันหยุดจะมีผู้แทนของสภานิติบัญญัติประชาชนเข้าร่วม

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

สรุป

มารวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเองพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ส่วนเกริ่นนำไม่ควรยาวเกินไป เป้าหมายของเราคือให้ผู้รับอ่านอีเมล หากข้อความยาวเกินไปผู้รับจะไม่อ่านจนจบ จากนั้นคุณต้องเริ่มกำหนดคำขอของคุณ ความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็น: การบ่งชี้เงื่อนไขจำนวนเงินทุน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับต้องรู้สึกถึงประโยชน์ ดังนั้นจดหมายต้องระบุสาเหตุที่องค์กรจะได้รับประโยชน์จากการดำเนินการตามคำขอ สรุปได้ว่าคุณต้องกล่าวคำอำลาด้วยความสุภาพและไม่ทำหน้าเสีย

จดหมายขอ - นี่คือการร้องขอเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นสินค้าบริการเอกสารเพื่อให้คำแนะนำเพื่อจัดการประชุม ฯลฯ เมื่อรวบรวมข้อมูลนี้คุณต้องระบุความจำเป็นในการดำเนินการตามคำขอ สามารถส่งไปยังไฟล์ บุคคลธรรมดา หรือ นิติบุคคล - องค์กร คำขอนี้อาจมีมากกว่าหนึ่งคำขอ

วิธีการเขียนจดหมายขอ

จดหมายร้องขอมีโครงสร้างคล้ายกับจดหมายทั่วไปและเกือบจะเหมือนกันในรูปแบบ การลงทะเบียนจะดำเนินการบนหัวจดหมายของ บริษัท โดยปกติจะมีการลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจ

ตัวอย่างวลีจดหมายธุรกิจ - คำขอ

เหตุผลของคำขอ:

• ในการเชื่อมต่อกับ ...
• พิจารณา ...
• ในมุมมองของ ...
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• เพื่อที่จะ…
• ซึ่งเป็นรากฐาน…
• ตามที่ ...
• ตาม…

ข้อความขอ:

• ขอให้คุณพิจารณา / จัดหา / ดำเนินการ / รายงาน / แจ้ง / ด่วนส่ง ...
• เรากำลังขอให้คุณ ...
• เราขอความช่วยเหลือจากคุณใน ...
• เราขอความยินยอมจากคุณเพื่อ ...
• เราขอถามคุณด้วย….

จดหมายขอจะต้องเขียนจดหมายตอบกลับ

ตัวอย่างจดหมายขอ

เราแจ้งให้คุณทราบว่า Mr. N.S. Leskov จะมาถึงมอสโกในวันที่ 15 มีนาคมเราขอให้คุณจัดการประชุมและจองห้องพักของโรงแรมเป็นเวลา 2 วัน นาย N.S. Leskov เที่ยวบิน 1583 จะมาถึง

นอกจากนี้เราจะขอบคุณหากคุณสามารถจัดให้เขาพบปะกับลูกค้าของคุณในระหว่างการเยี่ยมชมของเขา

ส่วนที่สำคัญและสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่คือจดหมายขอ ตัวอย่างและตัวอย่างของการใช้ถ้อยคำที่นำเสนอในบทความตลอดจนกฎระเบียบที่ระบุไว้สำหรับการเขียนจะช่วยให้คุณสามารถเขียนข้อความที่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดเรียงให้สอดคล้องกับประเพณีการทำงานในสำนักงาน เราขอเสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนคำอุทธรณ์ประเภทนี้

ข้อมูลทั่วไป

จดหมายร้องขอมีความเกี่ยวข้องในกรณีที่ผู้แต่งต้องการข้อมูลใด ๆ เอกสารเพื่อทำธุรกรรมหรือการดำเนินธุรกิจอื่น ๆ สามารถกำหนดได้ทั้งในชื่อของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง (ผู้จัดการผู้อำนวยการหัวหน้าแผนก ฯลฯ ) และไปยังทั้งองค์กรโดยรวม การขอความช่วยเหลือของคุณต้องเป็นไปตามกฎการติดต่อทางธุรกิจที่ยอมรับโดยทั่วไป

จดหมายคือหน้าของ บริษัท แม้แต่เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็มีความสำคัญ พิมพ์บนหัวจดหมายที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจและประทับตรา (ถ้ามี) รับผิดชอบในการเลือกแบบอักษรขนาดและตำแหน่งของข้อความบนหน้า อย่าละเลยระยะขอบเส้นสีแดงและย่อหน้า บ่อยครั้งที่ความประทับใจแรกเกิดจากการดูที่เอกสาร

ขั้นตอนที่ 1: ระบุปลายทาง

หากคุณเขียนจดหมายที่ไม่มีตัวตนถึง บริษัท ใด บริษัท หนึ่งเป็นไปได้มากว่าจดหมายนั้นจะส่งไปที่แผนกต้อนรับหรือสำนักงานจากนั้นไปยังผู้จัดการและในที่สุดก็ไปยังผู้ปฏิบัติการโดยตรง ระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ถูกต้องใน "หมวก" ของข้อความที่ดีที่สุดคือการเพิ่มที่อยู่ตามกฎหมายเช่นกัน

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นตัวเลือกที่ดีที่สุดคือตัวเลือกที่มีการบ่งชี้ของผู้รับเฉพาะนั่นคือคำขอความช่วยเหลือที่ส่งถึงบุคคล พยายามระบุที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล ตัวอย่างเช่น "Dear Alexander Viktorovich!" หรือ "Dear Mr. Schwartz!" ดังนั้นประการแรกคุณแสดงความเคารพต่อบุคคลนั้นและประการที่สองคำขอที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งจะกำหนดภาระหน้าที่ความรับผิดชอบบางประการในการพิจารณาและการนำไปใช้

ในบางสถานการณ์การใช้กลุ่มคนทีมที่เจาะจงหรือบางส่วนเป็นเหตุเป็นผลในการเป็นผู้รับ นอกจากนี้ยังเป็นจริงในกรณีที่จดหมายร้องขอถูกส่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง ใช้วลีต่างๆเช่น "เรียนเพื่อนร่วมงาน!" "เรียนนักบัญชี!" เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2: ชมเชย

จะเป็นการดีหากจดหมายตอบรับการบริการมีคำชมเชยสำหรับผู้รับ ดูเหมือนว่าคุณกำลังตอบคำถามเชิงตรรกะของเขา: "ทำไมคุณถึงตอบคำถามนี้กับฉัน" คุณสามารถสังเกตเห็นคุณค่าที่ผ่านมาและคุณสมบัติส่วนตัวของบุคคลสถานะของ บริษัท ฯลฯ ใช้โดยเฉพาะวลีต่อไปนี้: "บริษัท ของคุณเป็นซัพพลายเออร์ชั้นนำ ... ", "คุณได้ช่วยหลายคนในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนในด้านนี้ ... ", "องค์กรของคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในตลาดในสาขา ... " ฯลฯ อย่าลืมว่ามันเหมาะสม คำชมเชยจะเกิดขึ้นเมื่อจดหมายร้องขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างในข้อความ) มีอักขระที่ไม่ได้มาตรฐานและผู้รับจะต้องได้รับการสนับสนุน ดึงความสนใจของเขามาที่คุณสมบัติและคุณธรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำตามคำขอของคุณ อย่างไรก็ตามเราไม่แนะนำให้ข้ามเส้นบาง ๆ ระหว่างคำชมที่ดีและถูกต้องและคำเยินยอที่หยาบคาย

ขั้นตอนที่ 3: ระบุคำขอ

คำขอใด ๆ จะต้องมีเหตุผลเพราะผู้รับต้องรู้ว่าทำไมคุณถึงติดต่อเขา ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะแนะนำเขาให้เข้าใจถึงหัวใจสำคัญของเรื่องนี้ ในขั้นตอนนี้เราขอแนะนำให้คุณเลือกข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อที่สุดสามข้อที่ควรสร้างในข้อความของจดหมายตามรูปแบบ: ความแข็งแกร่งปานกลาง, อ่อนแอ, แข็งแกร่งที่สุด

คำขออาจมีความซับซ้อนในระดับที่แตกต่างกันและคุณจำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับจะไม่สนใจที่จะปฏิบัติตามคำขอเสมอไป ในเรื่องนี้เขาต้องเชื่อมั่นว่าการนำไปใช้จะก่อให้เกิดประโยชน์สำหรับเขา รับที่อยู่ให้นำเอกสารของคุณไปด้วยความจริงจัง

จดหมายร้องขออาจมีข้อเสนอสำหรับการดำเนินการตามโอกาสที่น่าสนใจสำหรับเขา

ตัวอย่างของการใช้ถ้อยคำ

• “ ตลอดเวลาคนกล้าได้กล้าเสียและนักธุรกิจไม่เพียง แต่มุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จทางวัตถุ แต่ยังรวมถึงการเติบโตส่วนบุคคลเพื่อให้ผู้คนจดจำตลอดไป ผลบุญจงได้รับความเคารพ "
• “ แน่นอนเป้าหมายหลักของคุณคือการปรับปรุงมาตรฐานการครองชีพของพลเมืองในเมือง” คุณสามารถใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำนี้เมื่อจดหมายร้องขอถูกวาดขึ้นไปยังผู้ช่วยเช่นในการจัดหาสถานที่สำหรับ โรงเรียนอนุบาล, การจัดสนามเด็กเล่น ฯลฯ

นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งเสียงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้รับแสดงให้เขาเห็นว่าคำขอของคุณสามารถช่วยเขาในการแก้ไขหรือในการตระหนักถึงโอกาสที่แน่นอน

มันเกิดขึ้นโดยที่คุณไม่มีอะไรจะเสนออีกฝ่ายหรือไม่เหมาะสมในบริบทนี้ ในกรณีนี้วิธีที่ดีที่สุดคือการพูดถึงความสำคัญของคำขอของคุณ อธิบายสถานการณ์ให้ถูกต้องและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากช่วงเวลาที่ซาบซึ้งในเรื่องราวของคุณขาดหายไปให้ข้อเท็จจริงและมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์แบบเหตุและผล บอกให้เราทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณถูกปฏิเสธหรือตกลงที่จะช่วยเหลือ

ขั้นตอนที่ 4: สรุปคำขอ

เมื่อผู้รับได้รับการเตรียมทางจิตใจเพื่อรับคำขอของคุณจะสามารถระบุได้ ทำให้ข้อความของคุณสั้นหลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนและคลุมเครือหรือคลุมเครือ จดหมายขอ (ตัวอย่างและตัวอย่างคำในข้อความ) ควรมีความกระชับและชัดเจนในความหมาย ดังนั้นหากคุณกำลังขอซื้ออุปกรณ์ใด ๆ สำหรับ บริษัท ให้ระบุความครบถ้วนราคาและปริมาณ:

“ เพื่อให้แผนกฉุกเฉินโรงพยาบาลต้องการ รถใหม่ซึ่งมีราคา 3.5 ล้านรูเบิล เราขอให้คุณช่วยเราในการซื้อ "

หรือตัวอย่างเช่นควรระบุคำขอลดค่าเช่า:“ เราขอให้คุณลดค่าเช่าสถานที่ลงเหลือระดับ 500 รูเบิล ต่อตารางเมตรจนกระทั่งสถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพ "

ขั้นตอนที่ 5: สรุป

ในตอนท้ายของจดหมายคุณควรสรุปคำขอของคุณ ทำซ้ำอีกครั้งและเน้นย้ำความจริงที่ว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์จากการให้ความช่วยเหลือที่ร้องขอแก่คุณ อย่างไรก็ตามข้อความของคำขอควรได้รับการแก้ไขเล็กน้อย กลับมาที่ตัวอย่างเดิมของการลดค่าเช่าเราขอเสนอข้อความต่อไปนี้:

“ ถ้าคุณตกลงที่จะลดค่าเช่าลงถึงระดับ 500 รูเบิล ต่อตารางเมตรในช่วงที่สถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพคุณจะสามารถมีส่วนร่วมในการรักษางานได้มากกว่า 20 ตำแหน่งและไม่ต้องสูญเสียเนื่องจากการขาดการจ่ายเงินทั้งหมด "

โปรดจำไว้ว่ามันเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำซ้ำไม่เพียง แต่คำขอ แต่ยังประโยชน์ที่สามารถได้รับจากการตอบสนองและไม่จำเป็นต้องเป็นสาระสำคัญ จำนวนมาก บริษัท ขนาดใหญ่ เต็มใจทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนนักลงทุนและทำงานการกุศล

เราคิดว่าตอนนี้หลังจากศึกษากระบวนการทีละขั้นตอนแล้วคุณจะไม่มีคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายร้องขอ ก็เพียงพอแล้วที่จะคำนึงถึงกฎทั้งหมดของการติดต่อทางธุรกิจและความแตกต่างบางประการ เราขอแนะนำให้คุณศึกษาตัวอย่างอื่น

ตัวอย่าง

เรียน Felix Petrovich!

เป็นเวลากว่าหนึ่งปีที่ บริษัท ของคุณจัดฝึกอบรมภาคปฏิบัติให้กับนักเรียนที่ บริษัท เพื่อช่วยให้พวกเขานำความรู้ที่ได้รับจากมหาวิทยาลัยไปสู่การปฏิบัติ

คุณในฐานะหัวหน้าแผนกบุคคลเป็นบุคคลที่สนใจในการดึงดูดพนักงานใหม่วิศวกรอายุน้อยและมีแนวโน้มผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูง ในวันนี้ อาชีพนี้ เป็นหนึ่งในความต้องการมากที่สุด นักเรียนหลายคนอยากรู้เกี่ยวกับความสามารถความละเอียดอ่อนและความสำคัญของมัน

ในเรื่องนี้เราขอให้คุณจัดการประชุมหัวหน้าวิศวกรกับผู้สมัครและนักศึกษาหลักสูตร 1-2 ในวันที่ 25 เมษายนเวลา 17:00 น. ตามองค์กรของคุณ

หลังจากบอกเกี่ยวกับข้อดีและความลับของอาชีพในวันนี้คุณกำลังวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมและผู้เชี่ยวชาญในวันพรุ่งนี้ บางทีหลังจากนั้นไม่กี่ปีมีเพียงหนึ่งในนั้นที่จะนำ บริษัท ของคุณไปสู่การพัฒนาระดับใหม่

ด้วยความเคารพและขอบคุณ

อธิการบดีของมหาวิทยาลัย I. Zh Bychkov

เมื่อศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนดที่จดหมายร้องขอควรเป็นไปตามตัวอย่างและตัวอย่างของถ้อยคำคุณสามารถรับมือกับการเขียนในทางปฏิบัติได้อย่างง่ายดาย