"สิ่งที่ยากที่สุดสำหรับคน ๆ หนึ่งคือสิ่งที่ไม่ได้ให้กับเขา"
M. Zhvanetsky

อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตของเขาต้องรับมือกับความจริงที่ว่ามีความจำเป็นเร่งด่วนในการเขียนจดหมายธุรกิจถึงหัวหน้า บริษัท การค้าหุ้นส่วนเจ้าหน้าที่หรือที่แย่ที่สุดในสำนักงานที่อยู่อาศัย แต่ถ้าคุณคิดว่าตัวเองเป็นนักธุรกิจแม้แต่มือใหม่หรือกำลังจะเปิดธุรกิจของคุณเองแม้ในอนาคตอันไกลคุณต้องเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีความสามารถ

จดหมายธรรมดาแตกต่างจากจดหมายธุรกิจอย่างไร?

ประการแรกการขาดองค์ประกอบทางอารมณ์และความเด่นของตรรกะ และในทางปฏิบัติ หาเหตุผลเข้าข้างตนเองตามคำขอหรือข้อเสนอของคุณ นักธุรกิจเจ้าของ บริษัท หรือหัวหน้าองค์กรขนาดใหญ่และไม่ใหญ่มากซึ่งแตกต่างจาก "ผู้บริโภค" เพียงอย่างเดียวก็ไม่น่าจะสนใจจดหมายที่ส่งถึงเขาด้วยอารมณ์และแรงบันดาลใจของคุณ เกี่ยวกับความร่วมมือ ให้ความช่วยเหลือหรือสร้างความสัมพันธ์ฉันมิตรอื่น ๆ

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจและคุณกำลังเขียนมันในกรณีนี้! ตอนนี้หลายคนมักจะพูดกับตัวเองว่า "ปุน" คืออะไรเป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายธุรกิจแตกต่างจากส่วนที่เหลือด้วยความเข้าใจที่ชัดเจน: "ถึง" "ทำไม" และ "ทำไม" ฉันอ่านจดหมายและข้อเสนอแนะมากมายและน่าเสียดายที่ในจดหมายบางฉบับความหมายก็หลุดรอดออกไปอย่างต่อเนื่องและในตอนท้ายของจดหมายก็ไม่ชัดเจนเลยว่าผู้เขียนต้องการถามหรือแนะนำอะไรเลย

ดังนั้นเพื่อให้ความหมายและแนวคิดของตัวอักษรไม่“ กระจายไปตามต้นไม้” คุณต้องตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยตัวคุณเอง:

1. คุณกำลังเขียนจดหมายถึงใครคุณเข้าใจผิดกับผู้รับหรือไม่?
2. ทำไมคุณถึงเขียนจดหมายที่คุณต้องการเสนอหรือขอ? ข้อโต้แย้งของคุณรูปแบบการนำเสนอชัดเจน และพวกเขาน่าเชื่อหรือไม่ ข้อโต้แย้งของคุณสำหรับผู้รับ? และเขาจะได้ประโยชน์อะไร จากความร่วมมือ กับคุณ?
3. ทำไมคุณทำเช่นนี้? คุณอยากได้ผลลัพธ์อะไร คุณตั้งใจจะ "ยั่วยุ" ผู้รับข้อมูลต่อไปอย่างไร

สำหรับจดหมายธุรกิจ GOST R 6.30-2003 ที่สอดคล้องกันได้รับการพัฒนาซึ่งอธิบายถึงข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเนื้อหาและการดำเนินการของเอกสาร คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับ GOST นี้โดยละเอียดได้โดยการซื้อในร้านหนังสือธุรกิจและใช้ในอนาคตในการออกแบบงานสำนักงานของคุณ

แต่ในประเด็นสำคัญบางประการฉันต้องการให้ความสนใจเป็นพิเศษ:

1. ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจควรมีคำอุทธรณ์ต่อผู้รับ วาดขึ้นมาเล็กน้อยใต้หมายเลขทะเบียน: ที่มุมขวาบนจะมีการระบุตำแหน่งและชื่อ - นามสกุล ผู้รับจดหมาย ด้านล่างนี้คุณสามารถระบุหัวเรื่องของจดหมาย ยิ่งไปกว่านั้นตรงกลางคำอุทธรณ์จะถูกวาดขึ้น ในที่อยู่ควรแสดงความเคารพโดยใช้คำที่ยอมรับโดยทั่วไป: "Dear", "Lord", "Madam" (ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ) หมวกมักจะเน้นเป็นตัวหนา

ตัวอย่างเช่น:

อ้าง ฉบับที่ 01 ลงวันที่ 20.04.2012

ใน. ฉบับที่ 01 - РиКลงวันที่ 01.01.1930

ผู้อำนวยการ

LLC "แตรและกีบ"

O.I. เบนเดอร์

"เกี่ยวกับแตรที่ชำรุด

จัดส่งเมื่อ 01.01.1930. "

เรียน Ostap Ibrahimovich

1. บทนำ. ในบทนำจำเป็นต้องกำหนดสาระสำคัญของจดหมายโดยย่อ คุณสามารถเริ่มต้นตามธรรมเนียม: "ฉันขอให้คุณทราบ ... ", "ฉันขอให้คุณ ... ", "ปัจจุบัน ... " ฯลฯ - ถ้าตัวอักษรเขียนเป็นคนแรก

หากคำอุทธรณ์มาจากนิติบุคคลคำบรรยายนั้นมาจากบุคคลที่สาม (ตัวอย่างเช่น "บริษัท ของเราเสนอ ... ")

ยิ่งไปกว่านั้นทั้งในบทนำและในข้อความถัดไปของจดหมายสรรพนามคุณและทุกรูปแบบ (คุณคุณของคุณ) ควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

1. บทสรุปของจดหมายสรุปผลของสิ่งที่เขียนมักจะเขียนคำขอหรือข้อเสนอ ตัวอย่างเช่น "เมื่อพิจารณาจากข้างต้นฉันขอให้คุณ ... "
2. ข้อความหลักของจดหมายธุรกิจจะลงท้ายด้วยวลี: "ขอแสดงความนับถือ ... " - หากคาดว่าจะได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นกลาง หากคุณคุ้นเคยกับผู้รับเป็นการส่วนตัวคุณสามารถลงท้ายตัวอักษรด้วยวลี - "ขอแสดงความนับถือ ... "

ตัวอย่างเช่น:

ขอแสดงความนับถือ

เศรษฐีใต้ดิน (ลายเซ็น) A.I. Koreiko

ตำแหน่งชื่อเต็ม (ชื่อและนามสกุลจะถูกพิมพ์และนามสกุล) ลายเซ็นจะถูกวางด้วยมือของคุณเอง

1. จดหมายธุรกิจลงท้ายด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งซึ่งต้องมีชื่อ - นามสกุล (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตำแหน่งเต็ม) และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ สิ่งนี้จำเป็นหากผู้รับหรือตัวแทนต้องการติดต่อเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม คุณยังสามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบ (ชื่อ - นามสกุล) และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้ อย่างไรก็ตามอย่าลืมระบุรหัสเมืองพร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ อย่าบังคับให้ผู้รับข้อมูลเสียเวลาค้นหาข้อมูลนี้

ฉันอยากจะดึงดูดความสนใจของคุณในบางประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอจดหมาย ครั้งหนึ่งฉันใช้จดหมายหลายเวอร์ชันมากถึง ก่อนใช้ NLP แต่ทั้งหมดนี้ใช้ประโยชน์ได้จริงเพียงเล็กน้อยเนื่องจากรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจนั้นเป็นแบบอนุรักษ์นิยมและตัวอักษรที่ ไม่สอดคล้อง รูปแบบนี้พวกเขาไม่ได้ไปไกลกว่า "การควบคุมทางศุลกากร" ซึ่งเป็นตัวแทนของเลขานุการ บริษัท ดังนั้นฉันจึงปฏิเสธ จากการทดลอง และเริ่มเขียนตามลักษณะธุรกิจ

จำไว้ว่าจดหมายของคุณควรมีสามส่วนหลัก ได้แก่ บทนำการให้เหตุผลและข้อสรุป ผู้เขียนจดหมายหลายคนกระโดดเข้าหาประเด็นโดยไม่แนะนำคู่สนทนาให้เข้ามาในประเด็น แน่นอนว่าถ้าจดหมายยาวพอนักธุรกิจอาจไม่อ่านบทนำ แต่จะตรงประเด็น แต่เขายังสามารถกลับไปที่จุดเริ่มต้นของจดหมายได้หาก "สาระสำคัญ" นี้สนใจเขา สรุปได้ว่าคุณต้องเขียนสิ่งที่คุณต้องการรับ ไม่ควรมีการตีความซ้ำซ้อนในจดหมายโดยมีเพียงความคิดเดียวที่ชัดเจนผ่านตัวอักษรทั้งหมดของคุณ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นการดีที่จะระลึกถึงอริสโตเติลซึ่งเมื่อ 300 ปีก่อนคริสต์ศักราชได้พิจารณาตรรกะของข้อความและกำหนดกฎหมายเชิงตรรกะบนพื้นฐาน:

1. กฎแห่งอัตลักษณ์ - ควรใช้แนวคิดในความหมายเดียวกันในการให้เหตุผล
2. กฎแห่งความขัดแย้ง - "อย่าขัดแย้งกับตัวเอง";
3. กฎข้อที่สามที่ยกเว้น - "A" หรือ "not-A" เป็นจริงไม่มีข้อที่สาม "

ตามกฎของการเขียนส่วนหลักของจดหมายธุรกิจควรเปิดเผยเนื้อหาของคำขอหรือข้อเสนออย่างมีเหตุผลอย่างมีเหตุผลทำให้ผู้รับสามารถเข้าใจได้ ย่อหน้าก่อนหน้าทั้งหมดควรมีเหตุผลต่อไปนี้ ระบุข้อเท็จจริงและตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงหากจำเป็น และอย่าลืมว่า "ความกะทัดรัดคือน้องสาวของพรสวรรค์" โปรดจำไว้ว่าข้อความที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้รับ "เบื่อ" เขาสามารถเลื่อนจดหมายของคุณออกไปได้และไม่รู้ว่าความหมายของข้อเสนอพิเศษของคุณคืออะไร

และหลังจากที่คุณคิดว่าในที่สุดจดหมายของคุณก็ถูกเขียนขึ้นแล้วอย่าลืมตรวจสอบการสะกด และเครื่องหมายวรรคตอน ข้อผิดพลาด ตรวจสอบความสอดคล้องเชิงตรรกะและความสามารถในการอ่านของข้อความทั้งหมดอีกครั้ง (ควรอ่านออกเสียง)

หากคุณสะกดคำผิดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือรีบร้อนมันจะเป็นเรื่องน่าอาย คุณจะ "ทำธุรกิจ" กับ บริษัท ที่กระจายอีเมลที่สะกดผิดได้อย่างไร? ระวัง!

โดยสรุปแล้วฉันอยากจะบอกว่าจดหมายของคุณจะได้รับการต้อนรับเป็นอันดับแรกด้วย "เสื้อผ้า" คุณต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับคุณภาพของกระดาษที่พิมพ์ตัวอักษรไปจนถึงการออกแบบตัวอักษรจะเสียรูปทรงระหว่างการขนส่งหรือไม่ไม่ว่าพวกเขาจะต้องการหยิบขึ้นมาก็ตาม หากทุกอย่างถูกต้องในเรื่องนี้จดหมายธุรกิจที่เรียบร้อยมีเหตุผลเปิดเผยและมีลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะชักชวนผู้รับ เป็นบวก ตัดสินใจในความโปรดปรานของคุณ เขียนจดหมาย!

การเตรียมจดหมายธุรกิจ

ไม่ว่าจะเขียนจดหมายธุรกิจด้วยจุดประสงค์ใดก็ตามพวกเขาเขียนขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ต้องการในธุรกิจ ไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กรที่มีความสามารถที่เหมาะสมในด้านการติดต่อทางธุรกิจด้วยวิธีการที่ไม่เหมาะสมมีความเสี่ยงที่จะทำลายชื่อเสียงของ บริษัท โดยสิ้นเชิงด้วยตัวอักษรเดียว แต่ถ้าคุณใช้บริการเขียนจดหมายในหน่วยงานของเราผู้รับจะสนใจที่จะทำงานร่วมกับคุณอย่างแน่นอน

วัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจจะไม่สูญเสียความเกี่ยวข้องในการแก้ปัญหาทางธุรกิจและงานด้านการตลาด ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรสะดวกเพราะคุณสามารถกลับไปอ่านหรืออุทธรณ์ได้ตลอดเวลาเมื่อแก้ไขปัญหาที่ขัดแย้งกัน ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้คุณกำหนดความคิดได้อย่างกระชับและชัดเจนมากกว่าการสื่อสารด้วยปากเปล่า นอกจากนี้สำหรับผู้รับบางรายสามารถติดต่อได้โดยการส่งจดหมายธุรกิจเท่านั้น และยิ่งสถานะของผู้รับรายนี้สูงเท่าไหร่ข้อความก็ควรเป็นมืออาชีพมากขึ้นเท่านั้น ประเภทของจดหมายธุรกิจ มีความหลากหลายพอ ๆ กับขอบเขตของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การติดต่อทางธุรกิจสามารถเป็นเชิงพาณิชย์ได้ (ความปรารถนาที่จะสรุปข้อตกลงการเรียกร้องต่อคู่สัญญาในการทำธุรกรรม) และไม่ใช่เชิงพาณิชย์ (จดหมายขอบคุณข้อมูลหนังสือค้ำประกันจดหมายร้องขอ - คำเชิญ - การแจ้งเตือน ฯลฯ ) และข้อความที่ไม่ต้องการการตอบกลับ

วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

คุณสมบัติของโครงสร้างและข้อความของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมีองค์ประกอบที่ชัดเจน:

บทนำระบุวัตถุประสงค์และเหตุผลของจดหมายให้ลิงค์ไปยังเอกสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของข้อความนี้

ส่วนหลักอธิบายสถานะของกิจการให้การวิเคราะห์สถานการณ์การโต้แย้ง ลักษณะของหลักฐานขึ้นอยู่กับทิศทางของจดหมายตัวอย่างเช่นการชักชวนให้มาประชุมลงทุนในโครงการซื้อผลิตภัณฑ์

โดยสรุปข้อสรุปจะขึ้นอยู่กับข้อเสนอข้างต้นการร้องขอการปฏิเสธความปรารถนา ฯลฯ

ที่อยู่ที่สุภาพสำหรับผู้รับจะถูกวางไว้หน้าข้อความของจดหมายเสมอ (ตัวอย่างเช่น "Dear Sergey Mikhailovich!") และในตอนต้นหรือตอนท้ายของข้อความจะมีสูตรความสุภาพซึ่งวาดขึ้นตามหลักการของการติดต่อทางธุรกิจ สูตรของความสุภาพมักจะเริ่มต้นเช่นนี้: "ฉันขอแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่ให้ ... / ขอบคุณสำหรับคำเชิญ ... / หวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นผล ... " รูปแบบธุรกิจจะปฏิบัติตามเมื่อเขียนจดหมายประเภทนี้ คุณสมบัติของมัน: ความกระชับความชัดเจนความไม่ชัดเจนการใช้คำศัพท์โทนสีกลางความเป็นมาตรฐาน

ความยากลำบากในการเขียนจดหมายธุรกิจ

ตระหนักดีถึงผู้รับและข้อมูลที่เขามีอยู่แล้วสำหรับคำถามของคุณ

ความรู้เกี่ยวกับกฎของภาษารัสเซียและลักษณะเฉพาะของรูปแบบธุรกิจ: สูตรภาษากฎการเขียนประโยค ฯลฯ

การใช้คำศัพท์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

ความถูกต้องในการระบุผู้รับ

วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจมีความสามารถ

พจนานุกรมตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจสามารถช่วยให้คุณรับมือกับงานนี้ได้ด้วยตัวคุณเอง แต่หากไม่มีพนักงานที่มีความสามารถเพียงพอหรือมีเวลาในการเตรียมการเขียนจดหมายธุรกิจหน่วยงานมืออาชีพสามารถให้บริการนี้ได้ ผู้เชี่ยวชาญของหน่วยงานสื่อสาร Comagency จะช่วยคุณพัฒนาหัวจดหมายรวบรวมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการโต้แย้งที่น่าเชื่อเขียนจดหมายธุรกิจที่มีความสามารถและนำเสนอได้ซึ่งจะช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์ขององค์กรของคุณ

ในโลกสมัยใหม่การติดต่อทางธุรกิจมักมาจากการติดต่อทางธุรกิจ - รูปแบบการโต้ตอบทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งรวมถึงการติดต่อทุกประเภท (จดหมายข้อความ ฯลฯ ) ซึ่งเจ้าหน้าที่คนใดส่งมาในนามของเขาและโดยอาศัยตำแหน่งของเขา

สิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามกฎมารยาทบางประการ มิฉะนั้นการเชื่อมต่อที่สร้างไว้อาจถูกตัดขาดและลูกค้าหรือพันธมิตรทางธุรกิจจะสูญหายไป การติดต่อทางธุรกิจที่มีรูปแบบดีก่อให้เกิดความประทับใจสูงสุดต่อคุณหรือ บริษัท

การเรียนรู้เวทมนตร์ของตัวอักษรมีความเกี่ยวข้องกับทุกคน ตัวอย่างเช่นเมื่อกำลังมองหางานใหม่: การเขียนและส่งประวัติย่องานทดสอบจดหมายปะหน้าข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณการตกลงเวลาประชุม

เป็นที่น่าสนใจว่ากฎของการติดต่อทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบันได้ก่อตัวขึ้นเมื่อ 150 ปีก่อนในอังกฤษ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ในการกำหนดวิธีการเขียนจดหมายคุณจำเป็นต้องทราบความแตกต่างระหว่างประเภทต่างๆ วิธีนี้จะช่วยกำหนดหัวข้อของข้อความและการออกแบบที่ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ดูโง่ต่อหน้าคู่ต่อสู้คนสำคัญ

โครงสร้างการออกแบบมีความโดดเด่น:

• จดหมายสื่อสาร

ซึ่งรวมถึงจดหมายปฏิเสธการอ้างสิทธิ์ข้อแก้ตัวคำสารภาพ ทุกสิ่งที่พนักงานใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา

• จดหมายของข้อตกลง

ประเภทของงานเขียนที่สำคัญ ขอบคุณเธอพวกเขาสรุปผลการประชุมสร้างข้อตกลงกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจข้อตกลงอย่างถูกต้อง

กฎจดหมายธุรกิจ

วิธีที่บล็อกเกอร์อนุญาตให้แสดงตัวเองไม่ใช่ตัวเลือกของคุณ ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับความผิดพลาดและการพิมพ์ผิด คุณไม่สามารถปลอบใจตัวเองด้วยความยากลำบากในการเรียนภาษาตั้งแต่เด็ก คุณต้องเรียกร้องตัวเองให้มากที่สุด มิฉะนั้นจะทำให้เกิดภาพพจน์ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อบุคลิกภาพและการศึกษาของคุณ

ความไม่ชอบมาพากลของการติดต่อทางธุรกิจคือความผิดพลาดในการสะกดคำในขอบเขตมืออาชีพถือเป็นตัวบ่งชี้ความไร้ความสามารถของบุคคลในขอบเขตที่เลือก

กฎพื้นฐาน:

1. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่คุณไม่ทราบคำจำกัดความที่แน่นอน เป็นทางเลือกสุดท้าย - ตรวจสอบความหมายในพจนานุกรม
2. หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะ คำบางคำอาจไม่คุ้นเคยกับคู่สนทนาและอาจตีความผิดไปจากเขา มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจมีนัยในกรณีดังกล่าวโดยให้คำอธิบายคำศัพท์และคำย่อ
3. เขียนเป็นประโยคสั้น ๆ ความยาวและความสวยงามของแบบมีความเหมาะสมเมื่อเขียนนวนิยายไม่ใช่ในการเจรจาธุรกิจ
4. พิมพ์ข้อความล่วงหน้าไม่ได้อยู่ในเนื้อหาของจดหมาย แต่อยู่ในเอกสารบนคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมแก้ไขอินเทอร์เน็ต ด้านบวกคือการสะกดอัตโนมัติและเครื่องหมายวรรคตอนของข้อความ นอกจากนี้ยังไม่รวมการส่งจดหมายถึงผู้รับก่อนกำหนดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการสูญหายเนื่องจากการปิดเบราว์เซอร์หรือการสูญเสียอินเทอร์เน็ต เมื่อทำงานใน Microsoft word ให้ใช้วัสดุบันทึกอัตโนมัติเป็นระยะ ๆ
5. คุณควรหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อความบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต มีความเสี่ยงในการแก้ไขอัตโนมัติที่ไม่เหมาะสม
6. ตรวจสอบข้อผิดพลาดและความสอดคล้องของโครงสร้างข้อความก่อนส่ง ขอแนะนำให้ตรวจสอบข้อความที่พิมพ์ซ้ำอีกครั้งหลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมงเปลี่ยนไปใช้สิ่งอื่นชั่วคราวและลืมเขียน วิธีนี้จะช่วยให้คุณมองข้อความจากอีกด้านหนึ่งโดยเห็นความไม่ถูกต้องทั้งหมด

การออกแบบจดหมายธุรกิจ

ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในรายละเอียดในการออกแบบและดำเนินการติดต่อ นอกจากนี้ยังพูดถึงความเคารพต่อคู่ต่อสู้ช่วยประหยัดเวลาที่สามารถใช้ในการทำซ้ำวัสดุ

คุณไม่ควรละเลยประเด็นดังกล่าว:

• กรอกหัวเรื่องให้ถูกต้อง

หากนี่เป็นข้อความแรกพาดหัวจะสว่าง อย่างไรก็ตามหากมีการสื่อสารกับฝ่ายตรงข้ามอยู่แล้วควรกำหนดหัวเรื่องของจดหมายให้สั้นและกระชับ สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานของการสื่อสาร พวกเขาช่วยในการค้นหาข้อความหลังจากนั้นสักครู่เพื่ออ่านซ้ำจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับทั้งผู้ส่งและผู้รับ

• การอ้างอิง

ข้อความที่ส่งอาจมีคำถามที่คุณต้องตอบ มันสมเหตุสมผลที่จะตอบคำถามเหล่านี้โดยการอ้างถึงแต่ละคนแยกกัน เมื่อส่งจดหมายโดยมีการส่งต่อหลายครั้งควรใช้การกำหนดหมายเลขและแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้า ดังนั้นคู่สนทนาจะเข้าใจว่าคุณกำลังตอบคำถามอะไร

โซ่การอ้างอิงจำนวนมากเกินไปทำให้เกิดความสับสนวุ่นวายในข้อความ อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องกลับไปที่ข้อความที่ส่งก่อนหน้านี้หรือเตือนคู่สนทนาเกี่ยวกับบางสิ่งสิ่งนี้ก็คุ้มค่าที่จะทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงงบประมาณแพคเกจของบริการเวลา

• พิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ

เมื่อเขียนจดหมายคุณต้องแสดงความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่แนบมาโดยคุณหรือคู่สนทนา วิธีนี้ผู้รับจะรู้ทันทีว่ามีเนื้อหาไฟล์ใดรอเขาอยู่

• ลายเซ็นของคุณเองคือการเปรียบเทียบนามบัตร

การติดต่อทางธุรกิจต้องมีลายเซ็น สามารถทำได้โดยอัตโนมัติจากนั้นจะปรากฏในจดหมายที่ส่งทุกฉบับ จะสร้างลายเซ็นที่ให้ข้อมูลได้อย่างไร? ใช้ชื่อและนามสกุลตำแหน่งปัจจุบันผู้ติดต่องานและโลโก้ บริษัท

ตัวอย่างเช่น "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ผู้จัดการโครงการหมายเลขโทรศัพท์หรือผู้ส่งสารอื่น ๆ ของคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov ... "

นอกจากนี้ลายเซ็นยังสามารถจับใจและสร้างสรรค์ซึ่งบ่งบอกถึงความสัมพันธ์พิเศษกับ บริษัท หรือธุรกิจ ตัวอย่างเช่นพนักงานของเครือข่ายอุตสาหกรรมหนังสืออาจใช้วลี "ฉันกำลังอ่านอยู่ตอนนี้ ... " เมื่อใส่ชื่อของนวนิยายเล่มล่าสุด แต่สิ่งนั้นดีกว่าที่จะเห็นด้วยกับเจ้าหน้าที่

• ที่อยู่ทางไปรษณีย์

กฎการติดต่อทางธุรกิจหมายถึงการแสดงที่อยู่ไปรษณีย์ ดีกว่าถ้าเขาทำงานอย่างหมดจด อาจแสดงชื่อ บริษัท ตำแหน่งงานชื่อหรือนามสกุล แต่ไม่ใช่ปีเกิดหรือชื่อเล่น / คำพูดที่ขี้เล่น จะดีกว่าถ้าคุณคิดชื่อที่อยู่ที่ถูกต้องเป็นเวลาหลายปีหากคุณวางแผนที่จะทิ้งไว้แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนกิจกรรมหรือตำแหน่งของคุณก็ตาม

• แบบอักษรและระยะห่าง

เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดทำเอกสารแบบอักษรที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Times New Roman ขนาด 12 สำหรับตารางหรือ 14 สำหรับข้อความ ช่วงเวลา 1.5-2 สิ่งเหล่านี้เป็นรากฐานที่ไม่ได้พูด

รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ

การเขียนเชิงธุรกิจเกี่ยวข้องกับการปรับสมดุลที่ละเอียดอ่อน ที่นี่การสื่อสารที่เป็นมิตรไม่เหมาะสม แต่ก็ไม่เหมาะสมอย่างรุนแรงเช่นกัน

คุณสมบัติการสื่อสาร:

• ความรุนแรงของการออกแบบ

คำพูดจิ๋วสำนวนแสลงจะไม่เหมาะสม

• ใช้อีโมติคอน

ใช้หรือหลีกเลี่ยงอีโมติคอนด้วยความระมัดระวัง การติดต่อครั้งแรกไม่อนุญาตให้มีอยู่ในหลักการ ในอนาคตอาจมีวงเล็บอยู่ แต่ในเชิงบวกมากพอสมควร ไม่อนุญาตให้ใช้ความสง่างามและอารมณ์ขันในรูปแบบการสื่อสารนี้ แบบฟอร์มนี้ไม่สามารถยอมรับได้หากคุณเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคู่สนทนา

• ทักทายตามชื่อและนามสกุล

กฎของการติดต่อทางธุรกิจบ่งบอกถึงความเคารพต่อคู่สนทนาความสนใจและความสนใจในบุคคลของเขา สิ่งนี้จะเพิ่มความสนใจของคู่ต่อสู้ในตัวคุณเพิ่มโอกาสในการผ่อนปรนของเขา ขอแนะนำให้ทราบชื่อบุคคลที่คุณติดต่อล่วงหน้ารวมถึงความต้องการในการติดต่อล่วงหน้า

• ตอบกลับภายในสองวัน

เป็นการถูกต้องที่จะตอบกลับข้อความภายในสองสามวันทำการ มิฉะนั้นจะถือว่าไม่สุภาพ หากจดหมายถูกส่งก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดคุณจะไม่สามารถตอบกลับได้หากไม่ใช่เรื่องด่วน มิฉะนั้นคุณจะต้องเตือนคู่สนทนาเกี่ยวกับการไม่ตอบคำถามของคุณชั่วคราวหรือยกเลิกการสมัครสั้น ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย

• ขาดการล่วงล้ำ

ถามเกี่ยวกับบางสิ่งอยู่ตลอดเวลาการขอคำยืนยันจะแสดงให้คุณเห็นในแง่ไม่ดี หากต้องมีการยืนยันจากคู่สนทนาคุณสามารถเตือนเขาได้ว่าจำเป็นต้องตอบคำถามหลังจากผ่านไปสามวัน หากเป็นเรื่องเร่งด่วนควรกล่าวถึงในตอนแรกในข้อความแรกจะดีกว่า

• กฎกระจก

มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจมักจะช่วยให้คุณสามารถพูดกับฝ่ายตรงข้ามในแบบที่เขาทำ สิ่งนี้จะเพิ่มความเป็นไปได้ของความเข้าใจซึ่งกันและกันการสื่อสารในระดับเดียวกัน ติดตามว่าคำศัพท์รูปแบบการสื่อสารและคำพูดที่คู่สนทนาของคุณใช้

• ขอแสดงความยินดีในวันหยุด

หากการสื่อสารเกิดขึ้นในช่วงใกล้ ๆ หรือในช่วงวันหยุดราชการควรแสดงความยินดีกับคู่สนทนา นี่คือกฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ที่จะทราบว่าวันเกิดของฝ่ายตรงข้ามคือเมื่อใด

• ขอบคุณ

ความสุภาพเบื้องต้นจะเป็นคำแสดงความขอบคุณในการแสดงความยินดีคำเชิญคำอธิบาย

เมื่อพิจารณาจากคุณสมบัติข้างต้นทั้งหมดจะไม่ยากที่จะติดต่อกับคู่สนทนาและสร้างความคิดเห็นที่ดีเกี่ยวกับตัวคุณเอง

ความสำคัญของกฎการเขียนธุรกิจ

โดยพื้นฐานแล้วจดหมายใด ๆ ที่ส่งไปก็คือนามบัตรซึ่งแสดงถึงตำแหน่งทางธุรกิจที่เราเลือก เพื่อให้ดูสง่างามปลูกฝังความเคารพและความไว้วางใจและการเจรจามาพร้อมกับความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาความรู้เกี่ยวกับกฎมารยาทที่ดีและการปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอเป็นเครื่องรับประกันความสำเร็จที่มั่นคง

เกี่ยวกับการติดต่อใด ๆ บนอินเทอร์เน็ตหรือในจดหมายจะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดเช่นเดียวกับการสื่อสารทางโทรศัพท์ด้วยตนเอง หลักการในการสร้างปฏิสัมพันธ์:

• การเคารพซึ่งกันและกันของฝ่ายตรงข้ามต่อบุคลิกภาพและตำแหน่งทางธุรกิจของบุคคลอื่น
• ให้ความสนใจกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของฝ่ายตรงข้าม
• การรักษาความลับ
• ตรงต่อเวลาในการแก้ปัญหางานสำคัญ

การติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจาก:

• เมื่อส่งจดหมายไม่มีคำตอบแม้ว่าจะบอกเป็นนัยก็ตาม
• จดหมายหายไปในกระแสข้อมูลที่ไม่จำเป็นและพนักงานโทรมาตลอดเวลาขอให้ตรวจสอบอีเมล
• หลังจากอ่านอีเมลแล้วยังไม่ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร
• เนื่องจากรายละเอียดจำนวนมากและความสับสนวุ่นวายของข้อมูลในข้อความความคิดจึงสับสนและปัญหาที่ซับซ้อนไม่ได้รับการแก้ไข

คุณสามารถประหยัดเวลาว่างได้มากหากคุณใช้กฎทั่วไปสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาข้างต้น

บทความสำหรับผู้ที่ต้องการ เรียนรู้ที่จะเขียน ตัวอักษรที่มีประสิทธิภาพ
วิธีเปลี่ยนจดหมายให้ดำเนินการได้ เครื่องมือชักชวน? วิธีการสร้าง โครงสร้าง ตัวอักษร? สิ่งที่มีอยู่ ลูกเต้า มีอิทธิพลต่อผู้รับ?
คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้สามารถพบได้ในหนังสือโค้ชธุรกิจเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ Sasha Karepina
ขนาดบทความโดยประมาณ? 6 หน้า.

เกี่ยวกับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและเกี่ยวกับหนังสือ

หากคุณอ่าน Betteri มาเป็นเวลานานอาจจะจำได้ว่างานของฉันเกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางอีเมลอย่างใกล้ชิด (ฉันเป็นผู้เขียนบทความเกี่ยวกับความเป็นเรา)

ทุกวันฉันเขียนและตอบจดหมายหลายฉบับด้วยความช่วยเหลือซึ่งฉันพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายที่หลากหลาย: โน้มน้าวปฏิเสธเตือนข่มขู่ถามขอโทษหรือเพียงแค่แจ้ง

ทัศนคติของฉันต่อคำที่เขียนคล้ายกันมากกับ:

“ ฉันใช้เวลาส่วนใหญ่ในทุกข้อเสนอ: ฉันรับมันและปรับแต่งจนกว่าจะสมบูรณ์แบบ ฉันชอบกระบวนการตัดต่อของตัวเอง "

และฉันชอบอีเมลด้วยเหตุผลเดียวกับที่ฉันชอบ:

"... เพื่อไม่กวนใจใครจากงานยิ่งเสียสมาธิน้อยเท่าไหร่ยิ่งดี"

อย่างไรก็ตามทั้งหมดนี้ฉันไม่เคยเรียนรู้งานเขียนเชิงธุรกิจเลย
ประการแรกดูเหมือนว่ามันทำได้ดีด้วยตัวมันเองด้วยความตั้งใจ
ประการที่สองฉันไม่รู้ว่างานฝีมือคืออะไรและมีหลักการสอนอยู่แล้ว
แต่เมื่อไม่นานมานี้ฉันเจอหนังสือของ Sasha Karepina "" หลังจากดูบทวิจารณ์เล็กน้อยฉันก็รู้ทันทีว่านี่คือหนังสือที่จะช่วยให้ฉันได้ฝึกฝนทักษะที่สำคัญที่สุดนี้อย่างจริงจัง

ศิลปะการเขียนเชิงธุรกิจไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ที่มีงานทางอีเมลเท่านั้น สำหรับฉันแล้วดูเหมือนว่ามันจะมีประโยชน์กับคนสมัยใหม่ทั่วไป ที่จริงเราสื่อสารกันเป็นลายลักษณ์อักษรบ่อยขึ้นเรื่อย ๆ เช่นอีเมลข้อความใน Facebook และ VKontakte บล็อกโพสต์ข้อความในฟอรัม ฯลฯ

หนังสือกลายเป็นเย็นมาก

ประการแรกสำนักพิมพ์คือ Mann Ivanov และ Ferber ซึ่งมีความเซ็กซี่อยู่ในตัวเสมอ

สไตล์ส่วนตัว หมายถึงการแสดงออกของมนุษยสัมพันธ์การพูดคุยในแง่ที่เท่าเทียมกันและยังเหมาะสำหรับการยกย่อง

เป็นทางการ - สำหรับแรงกดดันจากตำแหน่งแห่งกำลังและกฎหมายการรายงานข้อเท็จจริงที่ไม่ชัดเจน (โดยที่เราไม่มีทัศนคติต่อพวกเขา) และคำวิจารณ์

เอกชน:

"คุณกินช็อกโกแลตมากถึง 15 แท่งต่อกะ" -

การทำเช่นนี้เรากำลังชี้นิ้วไปที่ผู้รับและความผิดของเขาอย่างชัดเจน แทนที่ด้วยทางการ:

"จำนวนช็อกโกแลตแท่งที่กินระหว่างกะของคุณมีถึง 15 ชิ้น"

ห้องสมุดตัวอย่างจากหนังสือ

นอกจากนี้ผู้เขียนยังวิเคราะห์สถานการณ์ทั่วไปที่เราทุกคนต้องพบเจอด้วยตัวเอง: การเขียนคำปฏิเสธการอ้างสิทธิ์คำสารภาพและข้ออ้าง เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่จะพูดถึงได้ดียิ่งขึ้นฉันขอแนะนำให้ดาวน์โหลดคลังตัวอย่างจากหนังสือจากเว็บไซต์ทางการของ Sasha Karepina (ต้องลงทะเบียน!)

เราเขียนจดหมายปฏิเสธ

Sasha นำเสนอเทคนิค 7 ประการเพื่อลดความโกรธของผู้อ่านในการปฏิเสธอีเมล

สิ่งสำคัญในการปฏิเสธคือการแสดงว่าจดหมายของผู้รับนั้นมีความรอบคอบ อ่านที่เขาเป็น เข้าใจ และสิ่งที่เรา ความสงสาร ปัญหาของเขา นอกจากนี้มันจะดี สังเกตข้อดีของผู้รับด้วยจิตวิญญาณของ "และในสิ่งนี้คุณเป็นคนดีและในนั้น - เพียงก้าวเล็ก ๆ เพียงก้าวเดียวก็ไม่เพียงพอ ... "

หลังจากนั้นจะแนะนำ อ้างถึงสถานการณ์ควรเป็นอิสระจากเรา จากนั้นคุณต้อง ช่วยผู้รับรักษาใบหน้า หลังจากปฏิเสธ ("ใช่คุณไม่ต้องการมันจริงๆเชื่อฉัน ... ") แนะนำทางเลือก และแสดงให้เห็นว่าเราทุกคนเหมือนกัน เปิดประตูทิ้งไว้... ในเล่มจะวิเคราะห์เทคนิคแต่ละอย่างด้วยตัวอย่างจากตัวอักษรจริง

เราทำการเรียกร้อง

จดหมายเรียกร้องคือข้อความที่เราระบุให้ผู้รับทราบข้อบกพร่องหรือข้อผิดพลาดของเขา วัตถุประสงค์ของการเรียกร้องคือ โน้มน้าวให้ผู้รับแก้ไข- และความปรารถนาที่จะแก้ไขตัวเองโดยตรงขึ้นอยู่กับภาพที่ผู้แต่งปรากฏ

สำหรับจดหมายร้องเรียนนอกจากนี้ยังมีชุดเทคนิคที่ช่วยให้คุณสามารถวิพากษ์วิจารณ์ได้โดยไม่ละเมิด

ก่อนอื่น, วิพากษ์วิจารณ์การกระทำไม่ใช่ผู้รับ (เป็นตัวเลือก - บริษัท เองไม่ใช่ผู้รับ) เปรียบเทียบ:

"คุณส่งแบบไม่ตรงเวลา"

และ

"โครงสร้างอาคารไม่ได้รับการจัดส่งตามกำหนดเวลา"

ในกรณีแรกปรากฎว่าสิ่งสำคัญสำหรับเราคือผู้รับผิด แต่สิ่งสำคัญคือการกระทำของเขาได้สร้างปัญหาบางอย่างให้กับเราที่ต้องแก้ไข

"คุณขี้เกียจ" เทียบกับ "คุณเป็นคนเก่ง แต่ความขี้เกียจขัดขวางการพัฒนาของคุณ",

แสดงว่าเรา เราเข้าใจและเห็นใจ แล้วก็ ยืนยันการเรียกร้องของคุณ (เพื่อแสดงว่าสิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นจริง ๆ ไม่ใช่แค่ความตั้งใจของเรา)

และในที่สุดมันก็เป็นเรื่องดีที่จะทำ ร่วมค้นหาทางออก จากสถานการณ์ปัจจุบันเพื่อเสนอทางออกที่เป็นประโยชน์ร่วมกันและ แสดงความหวัง เพื่อสิ่งที่ดีกว่า.

ยอมรับความผิด

นอกจากนี้ในหนังสือเล่มนี้ยังมีการพิจารณาความลับในการเขียนจดหมายสารภาพและจดหมายแก้ตัว ความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้คือเราเขียนคำสารภาพก่อนที่จะค้นพบข้อบกพร่องในงานของเราและข้ออ้างหลังจากที่เราถูกชี้ให้เห็น

เมื่อยอมรับผิดเป็นเรื่องสำคัญ คิดบวก... แทน

"รายงานความเป็นไปไม่ได้ของการปฏิบัติตามเวลาที่กำหนด ... ",

สามารถ

"รายงานปัญหาเกี่ยวกับการนำไปใช้งาน ... "

ก่อนที่จะไปสู่การสนทนาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณล้มเหลวคุณต้องแน่นอน พูดถึงความสำเร็จในปัจจุบันของคุณ.
หากปัญหาที่คุณสารภาพเป็นเรื่องเล็กน้อยคุณต้องเปลี่ยนข้อความทั้งหมดของคุณให้เป็นรายงานสถานะ
หากคุณถูกเจาะอย่างจริงจังคุณควรบอกผู้รับเกี่ยวกับความสำเร็จของคุณหลังจากรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว

เมื่อยอมรับความผิดสิ่งสำคัญคือต้องทำให้ชัดเจนว่าเรา เราเข้าใจถึงภัยพิบัติอย่างเต็มที่ และอย่านั่งเฉย แต่พยายามแก้ปัญหาให้ดีที่สุด
เราสามารถให้ความช่วยเหลือในการเคลียร์สถานการณ์ปัจจุบันและ แสดงว่าเราอยู่บนเส้นทางแห่งการแก้ไข (เราใช้มาตรการที่เป็นรูปธรรมเพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นอีก)

โดยสรุปเราต้องเน้นย้ำอีกครั้ง ความเต็มใจที่จะอยู่กับผู้รับจนถึงจุดจบที่ขมขื่น.

การเขียนจดหมายแก้ตัว

หากเราต้องแก้ตัวสิ่งสำคัญในกรณีนี้คือไม่เห็นด้วยโดยตรงกับข้อกล่าวหาและไม่แก้ตัวเพื่อไม่ให้ดูเหมือนเป็นผู้โต้แย้งและหยาบคาย
กลยุทธ์ที่มีความสามารถมากที่สุดคือการแสดงให้เห็นว่าเราไม่โต้แย้งสิทธิ์ของผู้รับที่จะไม่พอใจและดำเนินต่อไปอย่างราบรื่นในเรื่องราวที่ว่าเราเป็นคนดีเพียงใด

เพื่อโน้มน้าวผู้รับว่าเราเสียใจจริงๆมีค่า อธิบายเฉพาะเรื่องของความเสียใจ.
นอกจากนี้ไม่ว่าในกรณีใด โดยไม่ประเมินขนาดของปัญหาต่ำเกินไป, ไปที่ พิสูจน์ว่าเราถูกต้องด้วยข้อเท็จจริง... นั่นหมายถึงการแสดงให้เห็นว่าเราพยายามอย่างเต็มที่ในการแก้ไขปัญหาและได้ดำเนินมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นอีก

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ชัดเจนว่าเรา ไม่ใช่แค่พยายามออกไปอย่างโง่ ๆ และปกปิดสิ่งต่างๆทั้งหมด แต่เรากำลังคิดที่จะแก้ปัญหาและ เราต้องการแต่งหน้า.

เราเพิ่มประสิทธิภาพของข้อสรุป

ขอแนะนำให้วางสาระสำคัญของจดหมายไว้ในบทสรุปเนื่องจากเป็นข้อสรุปที่จดจำได้มากที่สุด การท่องจำได้รับอิทธิพลจากสองพารามิเตอร์: ความกะทัดรัดและความสว่าง
สำหรับ เพิ่มความสว่าง ข้อสรุป Sasha แนะนำวิธีการหลักสามวิธี: การใช้อุปลักษณ์:

“ ข้อเสนอของเราทำให้กรอบเวลาของโครงการสั้นลง” เทียบกับ "ข้อเสนอของเราทำให้" ซื้อเวลา ""

ใช้คำพูดที่แสดงอารมณ์:

ชัยชนะความพ่ายแพ้การสนับสนุนการต่อสู้ปัญหาการหลอกลวง ...

และคิดทบทวนความคิดโบราณ:

“ หากองค์กรยื่นมือช่วยเหลือทุกคนที่ต้องการความช่วยเหลือก็จะไปทั่วโลกด้วยมือที่ยื่นออกไปในไม่ช้า”

การเลือกแบบอักษร

การเลือกแบบอักษรอาจส่งผลต่อการรับรู้ข้อความทั้งหมด ฟอนต์แบ่งเป็นฟอนต์ "Serif" และแบบอักษร "Sans serif".


แบบอักษร Serif พูดถึงความน่านับถือความอนุรักษนิยมและเป็นที่รับรู้ได้ดีที่สุดบนกระดาษ

แบบอักษร sans serif - ดูอ่อนเยาว์ทันสมัยเหมาะสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอ คุณสามารถใช้แบบอักษร sans serif สำหรับส่วนหัวแม้ว่าจะใช้แบบอักษร serif สำหรับข้อความเนื้อหาก็ตาม

ซื้อหนังสือใน OZON "e in

การปรับปรุงทักษะการสื่อสารทางธุรกิจของคุณจะส่งผลดีต่อความสัมพันธ์ทางวิชาชีพและธุรกิจของคุณกับผู้อื่น คำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือการโต้ตอบทางธุรกิจที่ชัดเจนและชัดเจนสามารถเพิ่มโอกาสในการสรุปสัญญาหรือทำการขายได้อย่างมาก การแก้ปัญหาและการนำเสนอแนวคิดต่อเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้ายังค่อนข้างง่ายกว่าในการเขียนเพราะคุณมีเวลาคิดว่าจะตอบคำถามประเภทที่ยากที่สุดอย่างไร และหากคุณต้องการยกระดับทักษะการสื่อสารทางธุรกิจของคุณให้จดคำแนะนำต่อไปนี้

1. เขียนวิธีที่คุณพูด

บางทีทักษะการสื่อสารทางธุรกิจหลักอย่างหนึ่งก็คือความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจในรูปแบบการพูดที่คุณมักใช้ในการสื่อสารในชีวิตประจำวัน ในกรณีนี้ผู้รับสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการบอกเขาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

2. เป็นคนคิดบวก

สวมบทบาทของผู้อ่านและแสร้งทำเป็นว่าคุณได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาเชิงลบ เป็นไปได้มากว่าจดหมายดังกล่าวจะทำให้คุณเครียดและทำให้คุณเข้าใจเนื้อหาได้ยากขึ้น ที่แย่กว่านั้นคืออีเมลเชิงลบอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและทำให้ผู้รับไม่สบายใจได้ ดังนั้นควรพูดในเชิงบวกเมื่อพูดกับคนอื่นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยปากเปล่า หลีกเลี่ยงการปฏิเสธเสมอเมื่อต้องติดต่อกับผู้คน

3. สามารถเขียนได้

โปรดจำไว้เสมอว่าผู้อ่านของคุณอาจมีระดับการฝึกอบรมการศึกษาและความสามารถที่แตกต่างจากของคุณ ในการเขียนให้เขียนอย่างเรียบง่ายอย่างชาญฉลาดและตรงประเด็นมิฉะนั้นคุณอาจทำให้ผู้อ่านสับสนได้

4. พูดสั้น ๆ

หากคุณสามารถสื่อความหมายของข้อความของคุณได้ในสองสามย่อหน้าทำไมต้องเขียนมากกว่านี้ ข้อความยาว ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวเรื่องของจดหมายเพียงเล็กน้อยไม่จำเป็นต้องช่วยปรับปรุงข้อความของคุณ แต่กลับซ่อนความหมายหลักของจดหมายจากผู้อ่าน แต่ละประโยคในข้อความควรมีความเกี่ยวข้อง หากคุณพบว่ายากที่จะเขียนจดหมายที่สั้นและมีความหมายให้เข้าเรียนหลักสูตรการเขียนพิเศษ สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มทักษะการสื่อสารทางธุรกิจของคุณเท่านั้น

5. อย่าเขียนว่าคุณผิดปกติ

คนที่ไม่พอใจมักจะ "ตัดไหล่" โดยไม่คิดถึงผลที่ตามมา ข้อความที่เขียนในสถานะนี้อาจดูเป็นการกล่าวหาและคุกคามผู้อ่าน อาจมีคำเชิงลบในข้อความที่คุณอาจไม่สังเกตเห็นและผู้อ่านของคุณจะไม่ชอบ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะสงบสติอารมณ์แล้วอ่านจดหมายหลาย ๆ ครั้งก่อนส่ง

6. คาดเดาคำถาม

จดหมายควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จะช่วยตอบคำถามที่ผู้อ่านมีเมื่ออ่าน สิ่งนี้ไม่เพียงเพิ่มการตอบสนอง แต่ยังช่วยประหยัดเวลาในการติดต่อเพิ่มเติม

7. หลีกเลี่ยงศัพท์แสง

คำและวลีสแลงที่เกี่ยวข้องกับสาขากิจกรรมของคุณดูเหมือนจะคุ้นเคยและเข้าใจได้สำหรับคุณอย่างไรก็ตามเมื่อพูดถึงคนที่อยู่ห่างไกลจากสาขากิจกรรมของคุณให้ใช้คำที่เรียบง่ายและใช้กันทั่วไปที่ทุกคนเข้าใจได้ การสื่อสารทางธุรกิจเช่นเดียวกับที่อื่น ๆ จะไม่สามารถเกิดผลได้หากคู่สนทนาพูดภาษาที่แตกต่างกัน

8. ตรวจสอบข้อผิดพลาด

การเขียนจดหมายแล้วอ่านในวันรุ่งขึ้นจะเป็นประโยชน์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และคำศัพท์ในข้อความก่อนส่งจดหมาย

เมื่อเขียนจดหมายของคุณพยายามแสดงคำพูดของคุณในรูปแบบที่อ่านง่าย แบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าซึ่งแต่ละข้อความควรมีความคิดที่สมบูรณ์ เขียนข้อความด้วยแบบอักษรและขนาดเดียว

9. ปรับแต่งข้อความของคุณ

ปรับแต่งข้อความของคุณทุกครั้งที่ทำได้ หากคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจถึงกลุ่มคนที่คุณรู้จักชื่อให้รวมไว้ในเนื้อความและหัวเรื่องของจดหมายของคุณ ตามสถิติการตอบสนองต่อตัวอักษรดังกล่าวจะมากกว่าตัวอักษรที่ไม่มีชื่อในส่วนหัวและเนื้อหาของจดหมายเสมอ

10. เขียนข้อสรุป

ควรสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมายและแนวคิดหลักในส่วนสุดท้าย - สองหรือสามย่อหน้า สิ่งเหล่านี้จะเป็นข้อสรุป