ในศตวรรษที่ก้าวหน้าของเราตำแหน่งที่โดดเด่นถูกครอบครองโดยการโต้ตอบการสื่อสาร ปัญหาและงานที่ซับซ้อนส่วนใหญ่สามารถแก้ไขได้โดยใช้การสนทนาทางโทรศัพท์ ด้วยการสื่อสารผ่านวิธีการสื่อสารนี้ผู้คนสามารถสรุปข้อตกลงที่ทำกำไรได้มากที่สุดหรือใน "สถานการณ์ที่ผิด" ทำให้ลูกค้ารายสำคัญสูญเสียไปโดยสิ้นเชิง นั่นคือเหตุผลที่ทุกคนที่มีความรู้ต้องเป็นเจ้าของพื้นฐานของมารยาททางโทรศัพท์ การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไรทางโทรศัพท์และวิธีการดำเนินการอย่างถูกต้องเป็นหัวข้อของบทความของเราในวันนี้

พวกเราคนใดคนหนึ่งต้องเรียนรู้ที่จะเจรจาอย่างถูกต้องเนื่องจากบุคคลที่ดำเนินการสนทนาไม่มีทางที่จะเห็นคู่ต่อสู้และการกระทำของเขา เพื่อโน้มน้าวลูกค้าที่มีศักยภาพในทิศทางของเขาเพื่อที่เขาจะไม่ต้องการวางโทรศัพท์ในนาทีแรกของการสนทนาซึ่งจะต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ชื่อเสียงของบุคคลและองค์กรที่เขาเป็นตัวแทนขึ้นอยู่กับความสามารถในการสนทนาทางโทรศัพท์

เตรียมความพร้อมสำหรับการสนทนาที่จะเกิดขึ้น

ก่อนที่จะโทรศัพท์ร้ายแรงคุณควรเตรียมความพร้อมดังนี้:

1. ปรับแต่งในด้านศีลธรรม
2. เพื่อกำหนดและควรเขียนเป้าหมายแผนและคำถามหลักของการสนทนาที่จะเกิดขึ้นบนกระดาษซึ่งจะอยู่ตรงหน้าคุณเสมอในระหว่างการเจรจา
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เตรียมวัสดุทั้งหมดที่อาจเป็นประโยชน์ในระหว่างการโทรศัพท์
4. มีความจำเป็นที่จะต้องหลีกเลี่ยงปัญหาด้านลบและปัญหาส่วนตัวก่อนที่จะเริ่มการสนทนาเนื่องจากเสียงสามารถให้ทัศนคติที่ก้าวร้าวซึ่งลูกค้ามักจะคำนึงถึง
5. ต้องเลือกเวลาสำหรับการเจรจาเพื่อให้ทั้งคุณและคู่สนทนาสะดวก หากคุณวางแผนที่จะโทรหาพันธมิตรทางธุรกิจลองปรึกษาเขาในเวลาที่สะดวกสำหรับเขา

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกิจโทรศัพท์

เมื่อทำการโทรก่อนอื่นคุณควรหยุดและบอกสิ่งที่คุณกำลังโทรหา ในกรณีนี้คุณต้องเลือกเสียงที่เป็นมิตร การสนทนาทางโทรศัพท์ควรเกิดขึ้นโดยไม่หยุดพักนานควรมีพลังและรัดกุม

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะออกแรงกดดันทางจิตวิทยาในกระบวนการเจรจาเนื่องจากในกรณีนี้มันไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะสามารถชนะตำแหน่งของลูกค้าที่มีศักยภาพในลักษณะนี้ พยายามอย่าถามคำถามที่ไม่ถูกต้อง ในกรณีที่โทรศัพท์เป็นสากลหรือทางไกลคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้งานได้ไม่เกินหกนาที ข้อเสนอและข้อกำหนดทางธุรกิจทั้งหมดต้องได้รับการสนับสนุนจากการขัดแย้ง คำถามควรตอบด้วยความจริงและสั้น แผนการสนทนาดีกว่าที่จะจัดเค้าร่างไว้ล่วงหน้าบนกระดาษ

ในตอนท้ายของการสนทนาอย่าลืมพูดข้อตกลงทั้งหมดที่คุณได้รับระหว่างการสนทนาอีกครั้ง เมื่อคุณเริ่มการโทรการสิ้นสุดของการสนทนาควรมาจากคุณด้วยยกเว้นในกรณีที่ผู้สนทนาระหว่างกันอายุมากกว่าในที่ทำงาน

เมื่อสิ้นสุดการเจรจาคุณให้สัญญาว่าจะโทรกลับอย่าพยายามล่าช้าและโทรออกครั้งที่สองภายใน 24 ชั่วโมง โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถหมุนหมายเลขคู่ค้าไปยังหมายเลขบ้านของคุณได้

ในสถานการณ์ที่เมื่อคุณโทรหาคุณจะไม่พบคู่ค้าในที่ทำงานระบุเวลาที่สะดวกในการโทรหาเขาและไม่ถามว่าเขาอยู่ที่ไหนในตอนนี้ จากมุมมองของจริยธรรมทางธุรกิจนี้ไม่ถูกต้อง

ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์มารยาททางธุรกิจเหล่านี้:

• ลองรับโทรศัพท์หลังจากการโทรครั้งที่สาม
• เมื่อตอบรับจากที่ทำงานคุณต้องทักทายบุคคลดังกล่าวชื่อ บริษัท แล้วแนะนำตัวเอง
• หากผู้โทรไม่แนะนำตัวเองขอให้เขาตั้งชื่ออย่างสุภาพ ตัวอย่างเช่นวลีต่อไปนี้เหมาะสมที่นี่:“ ฉันอยากรู้ว่าฉันกำลังพูดกับใคร”,“ คุณจะแนะนำตัวเองได้ไหม” หรือ“ ขอโทษนะฉันจะติดต่อคุณได้อย่างไร”
• เพื่อตอบคำถามของคู่สนทนาคุณควรหาหมายเลขโทรศัพท์ที่มีประโยชน์ในระหว่างการเจรจา
• หากคุณได้รับโทรศัพท์ในเวลาอาหารกลางวันขอให้คนอื่นรับสายเพื่อที่คุณจะได้ไม่ตอบด้วยปาก
• ผูโทรจะตองจบการสนทนาหากความคิดริเริ่มหายไปจากคุณการกระทําจะไมมีจริยธรรม

คุณทำอะไรผิดพลาดระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์?

การศึกษาจำนวนมากดำเนินการในหมู่นักธุรกิจระบุว่ามีผู้โทรประมาณ 56% ที่ไม่มีวลีทักทาย การอธิบายเหตุผลที่ไม่พูดคำทักทายนักธุรกิจกล่าวว่าสิ่งนี้ดำเนินไปโดยไม่พูดอะไรและพวกเขาไม่สามารถทักทายได้หลายครั้งในระหว่างวัน เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ที่นี่ว่าในการสื่อสารด้วยคำพูดไม่มีสิ่งใดที่ไปโดยไม่พูดดังนั้นจึงควรออกเสียงแต่ละวลี

ไม่ว่าในกรณีใดคุณควรขัดจังหวะคู่สนทนาเพื่อสนทนาครึ่งหนึ่ง - ให้โอกาสเขาแสดงความคิดของเขาจนจบ มีความจำเป็นต้องออกเสียงคำศัพท์ให้ชัดเจนรวมทั้งตรวจสอบเสียงการพูดและระดับเสียง ควรมีการหยุดชั่วคราวระหว่างคำถามเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมตอบ

อารมณ์เชิงลบไม่สามารถให้บังเหียนฟรีได้เพราะจะทำให้พันธมิตรธุรกิจขุ่นเคือง

• อย่ารับโทรศัพท์นานเกินไป
• ในตอนต้นของการสนทนาคุณไม่สามารถออกเสียงคำว่า: "พูด," "ใช่," "สวัสดี" นอกจากจะเป็นเพื่อนเก่าของคุณ
• ดำเนินการสนทนาหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
• ทิ้งโทรศัพท์ไว้โดยไม่ต้องดูแลแม้กระทั่งสองสามนาที
• ใช้เศษกระดาษสำหรับบันทึกย่อที่ง่ายต่อการสูญเสียในภายหลัง
• โอนโทรศัพท์มือถือให้เพื่อนร่วมงานหลายครั้ง

หากคุณพูดด้วยสำเนียงพยายามออกเสียงวลีให้ชัดเจนที่สุด ไม่ว่าในกรณีใดอย่าใช้มือจิ้มโทรศัพท์เพื่อแสดงความคิดเห็นในการสนทนากับเพื่อนร่วมงานเนื่องจากผู้สนทนาสามารถได้ยินทุกอย่าง ดังนั้นคุณจะพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ

ในกรณีที่คู่สนทนาแสดงความคิดเห็นกับคุณคุณไม่สามารถบอกเขาได้ว่าข้อผิดพลาดนี้ไม่ใช่ของคุณหรือปัญหานี้ไม่ได้อยู่ในความสามารถของคุณ คำตอบดังกล่าวอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงขององค์กรและจะไม่ช่วยในการแก้ปัญหา หากมีข้อผิดพลาดโปรดขออภัยและพยายามแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด

มีวลีที่ต้องหลีกเลี่ยง:

• "ฉันไม่รู้"
• "เราไม่สามารถแก้ปัญหาได้"
• "คุณต้อง"
• "ฉันจะกลับมาอีกในไม่ช้า"

มันจะดีกว่าที่จะแทนที่คำตอบเหล่านี้ด้วยคำที่เป็นกลางที่จะซื่อสัตย์มากขึ้นและจะไม่ทำให้เสียชื่อเสียงของ บริษัท เมื่อคุณไม่สามารถให้คำตอบที่แน่นอนได้ดีกว่าที่จะบอกว่าคุณจะพยายามชี้แจงข้อมูลและโทรกลับ ใช้วลีเหล่านี้:

• “ ฉันจะชี้แจงข้อมูลและโทรกลับหาคุณทันที”
• "เราจะพยายามแก้ไขปัญหานี้"

การสังเกตวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจผ่านโทรศัพท์คุณสามารถพิสูจน์ด้วยตัวคุณเองจากด้านที่ดีที่สุดและยืนยันภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท ที่คุณทำงานอยู่

ในโลกสมัยใหม่โทรศัพท์กลายเป็นวิธีการสื่อสารที่คุ้นเคยซึ่งหลายคนไม่คิดว่าจะใช้อย่างถูกต้องเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจ เบอร์โทร  - นี่คือวิธีการสื่อสารที่ช่วยให้คุณสามารถแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้โดยเร็วที่สุดโดยไม่จำเป็นต้องมีการประชุมส่วนตัวของคู่สนทนา การใช้โทรศัพท์อย่างเหมาะสมจะช่วยให้คุณได้รับผลตอบรับที่ดีทั้งระหว่างพนักงานภายใน บริษัท และในการเจรจากับลูกค้า บทความนี้จะแสดงให้คุณเห็น วิธีการสื่อสารกับลูกค้าทางโทรศัพท์กฎของการเจรจาทางธุรกิจคืออะไรโทรศัพท์และวิธีการบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดจากการโทรครั้งแรกกับ บริษัท

1. คำทักทายของคู่สนทนา

ดังนั้นโทรศัพท์ที่รอคอยมานานดังขึ้น ไม่จำเป็นต้องรีบไปที่โทรศัพท์ทันทีเพราะนี่อาจทำให้รู้สึกว่า บริษัท ไม่มีธุรกิจอื่นนอกจากรับสาย มันเป็นเรื่องปกติที่จะทนเสียงบี๊บ 2-3 ครั้ง แต่มันก็ไม่คุ้มค่าที่จะชะลอคำตอบไม่เช่นนั้นผู้โทรจะเริ่มกังวลและประสิทธิภาพของการสื่อสารที่กำลังจะมาถึงจะลดลงอย่างรวดเร็ว

เมื่อหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาคุณจะต้องทักทายผู้ประสานงาน หลายองค์กรใช้รูปแบบการทักทายนี้:

ขึ้นอยู่กับเวลาที่มีสายเข้ามาพวกเขาพูดว่า: “ สวัสดีตอนเช้า!”,“ สวัสดีตอนบ่าย!”,“ สวัสดีตอนเย็น!”;
- เพิ่มเติมออกเสียงชื่อขององค์กร;
- จากนั้นพวกเขาแนะนำตัวเองโดยพูดชื่อของพวกเขา (บางครั้งก็เป็นตำแหน่ง)

จุดเริ่มต้นของการสนทนาทางโทรศัพท์ช่วยให้ผู้โทรได้รับข้อมูลสูงสุดในเวลาเพียงไม่กี่วินาที คนที่ได้ยินคำทักทายดังกล่าวจะรู้สึกสะดวกสบายมากขึ้นซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการสนทนา คนที่มีความรู้และมารยาทดีมีความยินดีที่จะจัดการกับมันเสมอ จากมุมมองของจิตวิทยาแบบแผนทักทายช่วยให้คู่สนทนาได้คุ้นเคยและรู้สึกถึงความปลอดภัยทางจิตใจ

2. ระหว่างการสนทนา - ยิ้ม

คู่สนทนาไม่สามารถมองเห็นสิ่งที่คุณกำลังทำดังนั้นหูจะรู้สึกระคายเคืองหรือเป็นปรปักษ์เล็กน้อย เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์เกือบ 90% ของข้อมูลที่คนรับรู้เนื่องจากน้ำเสียงที่คุณกำลังพูด ส่วนที่เหลืออีก 10% นำเสนอความหมายของการสนทนาโดยตรงในคำพูด

เมื่อพูดคุยอย่ายอมรับตำแหน่งเอนกายบนเก้าอี้สิ่งนี้จะส่งผลต่อเสียงต่ำของคุณทันที ดังนั้นคุณจะซ้ำเติมสถานการณ์ด้วยการแสดงความไม่เคารพและไม่แยแสกับผู้โทร ด้วยรอยยิ้มและความสนใจในเสียงของคุณคุณจะไม่เพียง แต่ดึงดูดคู่สนทนาเท่านั้น แต่ยังสร้างความประทับใจอันน่าประทับใจให้กับ บริษัท ของคุณในภาพรวม

3. เคารพคู่สนทนาของคุณ

ในกรณีที่คาดว่าจะมีการสนทนานานให้ถามว่าสะดวกสำหรับคนที่จะคุยตอนนี้หรือไม่ หากจำเป็นแนะนำให้ย้ายการสนทนาไปยังเวลาที่สะดวกกว่า การพูดคุยทางโทรศัพท์สำหรับบางคนเป็นความเครียดเพราะเขาไม่เห็นผู้เข้าร่วมคนที่สองในการสนทนาและไม่สามารถประเมินทัศนคติของเขากับตัวเองได้อย่างถูกต้อง มันเน้นเฉพาะเสียงและน้ำเสียงของคุณ

4. อย่าถูกรบกวนจากหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง

ระหว่างการสนทนาทางธุรกิจอย่าข้ามหัวข้อที่เป็นนามธรรม ฝากคำถามเกี่ยวกับสภาพอากาศสงครามในอิรักสุริยุปราคาสำหรับการสนทนากับเพื่อนและญาติของคุณ ระบุความคิดของคุณในเวลาสั้น ๆ และตรงประเด็น วิธีที่คุณแสดงให้คู่สนทนาของคุณเป็นมืออาชีพและวิญญาณทางธุรกิจของคุณ

5. วลีทั่วไป

อย่าใช้วลีเช่น: "มันรบกวนจิตใจคุณ ... ", "ไม่มีอะไรถ้าฉันรบกวนคุณ ... ", "รอสักครู่!". ด้วยวลีเหล่านี้คุณจะกระตุ้นให้คู่สนทนาของคุณเริ่มรู้สึกกังวลและวิตกกังวล พยายามอธิบายให้คน ๆ นั้นทราบว่าทำไมเขาควรรอสักครู่ก่อนที่คุณจะสามารถตอบคำถามของเขาได้ หลังจากนั้นขอขอบคุณอย่างสุภาพสำหรับการรอและการสนทนาต่อไป

6. ถามคำถามที่ชัดเจน

หลังจากฟังลูกค้าอย่างระมัดระวังอย่าลังเลที่จะถามคำถามที่ชัดเจน คุณต้องทำให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจคู่สนทนาของคุณอย่างถูกต้อง มันเป็นความผิดพลาดที่จะคิดว่าเมื่อถามอีกครั้งคน ๆ หนึ่งแสดงให้เห็นถึงความไร้ความสามารถและขาดความเป็นมืออาชีพของเขา ในทางกลับกันการถามคำถามตอบโต้คุณทำให้ชัดเจนกับคนที่คุณฟังเขาอย่างระมัดระวังและไม่ต้องการพลาดรายละเอียดที่สำคัญ

7. อย่าขัดจังหวะ interlocutor

แม้ว่าคุณจะแน่ใจว่าคู่สนทนาของคุณถูกเบี่ยงเบนความสนใจจากหัวข้อและเริ่มทำการสนทนาในทิศทางที่ผิด แต่ก็ไม่ควรขัดจังหวะ ปล่อยให้คน ๆ นั้นจบจากนั้นก็เตือนเขาอย่างสุภาพถึงแก่นแท้ของบทสนทนาของคุณ

8. อย่าวางเครื่องรับสัญญาณไว้บนโต๊ะระหว่างการโทร

หากคุณต้องการหยุดการสนทนาวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟังก์ชั่นพิเศษ“ พัก” (“ พัก”) หรือ“ ปิดเสียง” (“ ปิดเสียงไมโครโฟน”) ตอนนี้เกือบทุกโทรศัพท์ endowed ด้วยปุ่มดังกล่าว สิ่งนี้เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้ผู้โทรเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้เขาอาจได้ยินข้อมูลที่ไม่จำเป็นซึ่งเขาไม่ควรรู้

การใช้ฟังก์ชั่นพักเมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์มันควรค่าแก่การจดจำว่าควรใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที หากคุณรู้ล่วงหน้าว่าคุณต้องการเวลามากขึ้นในการแก้ไขปัญหาเช่นย้ายไปที่สำนักงานใกล้เคียงหรือโทรออกคู่ขนานคุณควรเสนอตารางการสนทนาใหม่ อธิบายอย่างสุภาพต่อบุคคลที่คุณจะติดต่อเขาทันทีที่คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็น

9. อย่าวางสายทันที

หากบุคคลที่เรียก บริษัท ของคุณจำเป็นต้องติดต่อกับพนักงานคนใดคนหนึ่ง แต่พนักงานไม่ได้อยู่ในที่ทำงานอย่าวางสายทันที รายงานว่าบุคคลที่เขาสนใจนั้นหายไป อย่าลืมเสนอความช่วยเหลือของคุณ คุณอาจสามารถช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้ แต่เมื่อลูกค้าปฏิเสธความช่วยเหลือของคุณอย่างเป็นหมวดหมู่ขอให้เขาออกจากข้อมูลการติดต่อหรือข้อมูลที่คุณสามารถส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณเมื่อเขากลับมา

10. อย่าสลับเป็นการโทรพร้อมกัน

เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์อย่ารบกวนการโทรอื่น ก่อนอื่นคุณต้องจบการสนทนาปัจจุบันจากนั้นไปที่บทสนทนาถัดไป การกระโดดจากสายหนึ่งไปอีกสายหนึ่งจะแสดงให้เห็นถึงความระส่ำระสายและไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้

11. ห้ามมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ที่ไม่เกี่ยวข้อง

หลายคนคิดว่าหากคู่สนทนาไม่เห็นพวกเขาก็เป็นไปได้ที่จะรวมหลายกรณีในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่นดื่มกาแฟหรือกินแซนวิช นี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้และแน่นอนจะมีผู้สังเกตการณ์คู่สนทนาของคุณ เสียงของการเคี้ยวอาหารหรือจิบบุหรี่มักจะได้ยินชัดเจนในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์และการฟังสิ่งนี้ไม่เป็นที่พอใจอย่างยิ่ง

12. บอกลาคู่สนทนา

คนส่วนใหญ่จบการสนทนาทางโทรศัพท์เพิ่งวางหูโดยไม่บอกลา สิ่งนี้ไม่เหมาะสมอย่างยิ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาของการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์ ก่อนที่คุณจะสนทนาเสร็จให้ถามว่าคุณสามารถช่วยอย่างอื่นได้ไหม และหลังจากตอบลบให้วางสายแล้วพูดว่า: "Goodbye!" เป็นสิ่งสำคัญที่การสนทนาจะสิ้นสุดลงในทางบวก

กฎมารยาททางโทรศัพท์  ไม่ได้นำมาจากเพดาน นี่คือผลลัพธ์ของการศึกษาทางจิตวิทยามากมายประสบการณ์จริงและการวิเคราะห์การสนทนาทางโทรศัพท์มากมาย

การสื่อสารทางธุรกิจ 70% ดำเนินการทางโทรศัพท์ซึ่งหมายความว่าความสำเร็จของธุรกิจทั้งหมดขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามมารยาทในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ แน่นอนคู่สนทนานั้นแตกต่างกัน สิ่งที่จริงที่สุดในทุกสถานการณ์คือการรักษาสไตล์สุภาพของตัวเองที่ติดอาวุธมารยาทในทุกกรณี

สำหรับพวกเราส่วนใหญ่โทรศัพท์ (ทั้งโทรศัพท์พื้นฐานและมือถือ) ได้กลายเป็นคุณลักษณะที่ขาดไม่ได้ ตามที่เราดำเนินการส่วนใหญ่ของการสนทนาการสนทนาและการเจรจาต่อรองธุรกิจการสื่อสารกับลูกค้าคู่ค้าคนรู้จักญาติ นั่นเป็นเหตุผล มักจะไม่รู้จรรยาบรรณโทรศัพท์ทำให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญกับชื่อเสียงการเปลี่ยนภาพไปในทิศทางลบ

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับมารยาทในโทรศัพท์

ควรรับโทรศัพท์เมื่อมีสายที่สามเพราะสำหรับผู้โทรเป็นความประทับใจครั้งแรกของ บริษัท มันจะสำคัญไม่เพียง แต่พวกเขาจะทักทายเขาเท่านั้น แต่ยังต้องได้รับคำตอบนานเท่าไร (อันที่จริงมีใครในที่ทำงาน) ในการโทรครั้งแรกคุณจะต้องเลื่อนสิ่งต่าง ๆ ในครั้งที่สอง - เพื่อปรับการสนทนาในวันที่สาม - เพื่อรับโทรศัพท์

โทรไปยังหมายเลขที่ต้องการและได้ยินเสียงที่ไม่คุ้นเคยค้นหาชื่อและนามสกุลของคู่สนทนาจากนั้นจึงติดต่อเขา หากคุณไม่ประสบความสำเร็จในการทำสิ่งนี้ในทันทีให้ถามอีกครั้งว่าจะติดต่อบุคคลนั้นอย่างไรหรือแนะนำตัวคุณเองก่อนหลังจากนั้นผู้แนะนำคู่สนทนาจะแนะนำตัวเองให้มากที่สุด สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

เพื่อไม่ให้เป็นแหล่ง "รบกวน" สำหรับสภาพแวดล้อมให้กำหนดค่าโทรศัพท์มือถืออย่างถูกต้องโดยการลบระดับเสียงที่มากเกินไปและเสียงต่ำของการโทรเข้า - ทำให้ได้ยินเสียงสำหรับตัวคุณเองเท่านั้น หรือเปลี่ยนเป็นโหมดการสั่น: วิธีนี้คุณจะ "รู้สึก" การโทรโดยไม่รบกวนผู้อื่น

ในคอนเสิร์ตในพิพิธภัณฑ์และในโรงละครควรปิดโทรศัพท์มือถือไว้ด้วยกันเพราะเสียงระฆังระหว่างรอบปฐมทัศน์ของการแสดงหรือการแสดงคอนเสิร์ตจะไม่ทำให้คุณน่าเชื่อถือในสายตาของผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน

หากคุณโทรหาคุณอย่าตัดการเชื่อมต่อจนกว่าเสียงบี๊บจะดังขึ้น 5-6 เสียงเนื่องจากคู่สนทนาด้านข้างนั้นอาจต้องใช้เวลาสักครู่ในการรับโทรศัพท์หรือรับโทรศัพท์มือถือ

อย่าวางสายก่อนเพื่อที่จะไม่เป็นการละเมิดบุคคลและพยายามที่จะขอบคุณเขาสำหรับการโทรและการสนทนา

กฎของมารยาททางโทรศัพท์

ควรให้ความสนใจกับผู้โทรดังนั้นอย่าเริ่มการสนทนาคู่ขนานในสำนักงานหากมีใครกำลังรอสายและกำลังรอคำตอบของคุณ ห้ามมีส่วนร่วมในธุรกิจอื่นและไม่ถูกรบกวนจากเสียงรบกวนและการรบกวนจากภายนอก

การพูดทางโทรศัพท์อย่าเคี้ยวหรือดื่มเพราะสิ่งนี้เป็นผลลบต่อคู่ค้าทางธุรกิจหรือลูกค้าเป้าหมายเพราะเขาเริ่มรู้สึกฟุ่มเฟือย หากคุณบังเอิญไอในเวลาของการสนทนาให้ขออภัยทันที

หากคุณได้สัญญาว่าจะโทรอีกครั้งให้แน่ใจว่าได้ทำเพราะในด้านอื่น ๆ สายสามารถรอเป็นพิเศษโทรของคุณปล่อยเวลาทำงานสำหรับเรื่องนี้ โทรกลับด้วยหากการสนทนาทางโทรศัพท์ที่คุณริเริ่มถูกขัดจังหวะโดยอุบัติเหตุด้วยเหตุผลทางเทคนิค

เมื่อทำการสนทนาทางโทรศัพท์ในที่ทำงานให้เก็บปากกาและกระดาษไว้ใกล้ตัวคุณเสมอในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเขียนข้อมูลที่สำคัญข้อมูลหรือตัวเลขและหากจำเป็นให้ส่งข้อมูลไปยังบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน

ด้วยโทรศัพท์มือถือมักจะเกิดขึ้นที่การโทรหามักจะไม่อยู่ในเวลาทำการไม่ว่าจะเป็นการเจรจาต่อรองหรือการประชุมหรือที่อื่น ๆ ในกรณีเช่นนี้คุณจำเป็นต้องแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าคุณจะโทรออกด้วยตัวเอง เป็นการดีที่สุดที่จะตั้งเวลาโทรที่เป็นไปได้มากที่สุด

หากผู้เข้าชมมาถึงและคุณจำเป็นต้องโทรด่วนขอให้พวกเขายกโทษให้และพยายามสนทนาทางโทรศัพท์ให้สั้นที่สุด ในขณะเดียวกันก็ควรที่จะเคลื่อนไหวในระยะทางสั้น ๆ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในปัจจุบัน

หากคุณกำลังเยี่ยมชมและคุณจำเป็นต้องโทรก่อนขออนุญาตจากเจ้าของและจากนั้นกดหมายเลขบนโทรศัพท์มือถือของคุณหรือบนอุปกรณ์เครื่องเขียนของเจ้าของบ้าน / อพาร์ตเมนต์ ทำการสนทนาในช่วงเวลาสั้น ๆ โดยระบุเหตุผลของการโทรทันที

เมื่อโทรออกจากโทรศัพท์มือถือของคุณโปรดจำไว้ว่าคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งสามารถขับรถได้ในเวลาต่อรองที่ทานอาหารกลางวันหรือในรถบรรทุกศพดังนั้นพูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับรายละเอียดทั้งหมดในภายหลัง ดังนั้นคุณจะไม่กวนใจเขาหรือทำอันตรายเขา

มารยาทในการใช้โทรศัพท์

หลังจากยกหูโทรศัพท์คุณจะต้องออกเสียงชื่อ บริษัท และแนะนำตัวเองทันที มันเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การจดจำว่าการอุทธรณ์ "สวัสดียามบ่าย" หรือ "อรุณสวัสดิ์" นั้นมีค่าใช้จ่ายที่เป็นบวกมากกว่ามาตรฐาน "สวัสดี" สิ่งนี้จะกำหนดรูปแบบและอารมณ์ของการสนทนาทางโทรศัพท์หรือการสนทนาในทันที

หากคุณต้องการโทรหาคุณโปรดโทรหาตัวเองและ บริษัท ที่คุณติดต่อกับบุคคลนั้นแทน กำหนดสาระสำคัญของปัญหาที่ต้องแก้ไขทางโทรศัพท์อย่างชัดเจนและหากจำเป็นให้ถามผู้ที่สามารถช่วยคุณแก้ไขได้ จากนั้นขอให้คุณเชื่อมต่อกับบุคคลที่มีความสามารถหรือผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสม หากเขาไม่อยู่ที่นั่นให้ถามเมื่อเป็นไปได้ที่จะโทรกลับ

หากคุณต้องการเปลี่ยนผู้โทรไปยังผู้สมัครสมาชิกที่เรียกว่าให้แน่ใจว่าได้รายงานและถ้าเขาไม่อยู่ขอโทษขออภัยสงสัยว่าคุณสามารถช่วยให้ผู้โทรในสำนักงานของคุณ

คุณต้องพูดทางโทรศัพท์อย่างถูกต้องตามหลักไวยากรณ์โดยไม่บิดเบือนคำพูดอย่างชัดเจนและชัดเจนตามจังหวะที่กำหนดอย่างเคร่งครัด - จาก 120 ถึง 150 คำต่อนาทีซึ่งเป็นจังหวะมาตรฐานของการสนทนาทางโทรศัพท์ แต่คำแรก (คำทักทายและการนำเสนอ) จะต้องพูดช้ากว่าคำที่เหลือเล็กน้อย

ดูระดับเสียงพูดของคุณหลีกเลี่ยงน้ำเสียงต่ำและสูงเกินไปเพราะอีกด้านหนึ่งสามารถรับรู้ได้ว่าไม่แน่ใจหรือตรงกันข้ามตรงกันข้ามกับความกดดันและแรงกดดัน

เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์เช่นเดียวกับในการสนทนาจริงให้พูดเป็นผู้ฟังที่ฟังอยู่ เมื่อต้องการทำเช่นนี้มันจะเพียงพอที่จะออกเสียงเสียงการอนุมัติอัศเจรีย์และการแทรกซึม นอกจากนี้ใน มารยาททางโทรศัพท์ได้รับอนุญาตให้ทำซ้ำคำหลักและวลี. แต่ความปรารถนาที่จะขัดจังหวะคู่สนทนากับกิจกรรมทั้งหมดของคุณในฐานะผู้ฟังถูกทำขึ้นมาใหม่และจะต้องถูกระงับ

เป็นการดีที่จะสรุปการเจรจาทางธุรกิจด้วยโทรศัพท์โดยสรุปอย่างย่อซึ่งจะแสดงรายการผลลัพธ์ทั้งหมดที่ทำได้โดยสังเกตเสียงดังว่าคุณกำลังจะทำอะไรหลังจากการสนทนาครั้งสุดท้าย นั่นคือคุณต้องสรุปให้ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการละเว้น (ทันใดนั้นคุณหรือคนอื่นไม่ได้ยินหรือเข้าใจผิดบางอย่าง)

วางสายโทรศัพท์ด้วยวลีสุภาพที่ยืนยันชีวิตเช่น: "ดีที่สุด", "ยินดีที่ได้พบคุณ" "ยินดีที่ได้ร่วมงานกับคุณ" "ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่มีผล" คอร์ดสุดท้ายมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะสามารถปรับปรุงหรือตรงกันข้ามหล่อลื่นความประทับใจของการสนทนาทั้งหมด

สัมภาษณ์

คุณคิดว่าใครจะโทษการล่มสลายของการแต่งงาน? 1. สามีที่ภรรยาของเขาเกี่ยวข้องกับผู้หญิงคนอื่น 2. ภรรยาที่ไม่ต้องการสานต่อความสัมพันธ์หลังจากนั้น 3. ผู้หญิงคนนั้น ...

ข้อมูลธุรกิจ

การส่งเสริมสินค้าและบริการ

การจัดการทรัพยากรมนุษย์

วิธีการ ...

มารยาททางธุรกิจ

• มารยาททางธุรกิจ
• ตำแหน่งของคู่สนทนาที่ตารางการเจรจาต่อรอง

การสื่อสารทางธุรกิจ

ในเขตเทศบาล

มารยาททางโทรศัพท์: กฎและข้อบังคับ

พิจารณากฎของมารยาททางโทรศัพท์ซึ่งตามมาในวันนี้โดย บริษัท ก้าวหน้าที่ใส่ใจเกี่ยวกับภาพลักษณ์ของพวกเขา หากคุณมุ่งมั่นที่จะดูเหมือนมืออาชีพในสายตาของคู่ค้าและลูกค้าการดำเนินการตามกฎหมายที่กำหนดไว้ด้านล่างนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับคุณ

บรรทัดฐานคือการปฏิบัติตามมารยาททางโทรศัพท์โดยพนักงานแต่ละคนขององค์กรที่:

รับสายเรียกเข้า

โทรออกในนามของ บริษัท

สามารถส่งต่อการโทรของลูกค้าได้

1. ดูเสียงของคุณ

เมื่อมีการสื่อสารผู้คนส่งข้อมูลให้กันผ่านสามช่องทาง:“ ภาษามือ” (55%), น้ำเสียงสูง (38%) และคำพูด (7%) นอกจากนี้เรายังส่งสัญญาณไปยังผู้สนทนาด้วยความหมายของข้อความของเราผ่านหลายช่องทางเท่านั้น ในกรณีนี้กฎหมายการส่งข้อมูลมีลักษณะแตกต่างกัน ประการแรกดูเหมือนว่า "ภาษามือ" จะหายไปเนื่องจากคู่สนทนาไม่เห็นเราและอีกสองช่องทางที่เหลือ (เสียงและคำ) ของการถ่ายโอนข้อมูลแบ่งปัน 100% ของความหมายของข้อความของเราดังนี้:

• การเติมเสียง - 86%;
• คำพูด - 14%

เสียงจะส่งผ่านไปยังข้อมูลคู่สนทนาของคุณเกี่ยวกับประเภทของบุคคลที่คุณเป็น ด้วยเสียงของคุณคุณไม่เพียง แต่มีอิทธิพลต่อการรับรู้ แต่มักจะสร้างอารมณ์ของคู่สนทนา เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์ยิ้มให้พลังงานและความกระตือรือร้น รอยยิ้มและทัศนคติเชิงบวกจะได้ยินในน้ำเสียง

อย่ากระจุยบนเก้าอี้และอย่าวางเท้าบนโต๊ะพูดคุยทางโทรศัพท์ เมื่อบุคคลอยู่หรือนั่งครึ่งมุมไดอะแฟรมจะเปลี่ยนและเสียงต่ำของเสียงของเขาจะเปลี่ยน ดังนั้นคู่สนทนาแม้จะไม่เห็นคุณก็จะ“ ได้ยิน” ว่าคุณกำลังโกหก และนี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้เพราะเสียงของบุคคลในตำแหน่งนี้ดูเหมือนจะไม่สนใจและเต็มไปด้วยความเฉยเมย

2. ทักทายผู้โทร

หากคุณรับสายโทรศัพท์ในขณะที่รับสายภายนอกจากนั้นเมื่อรับสายโทรศัพท์ให้ทักทายผู้ที่โทรเข้ามาทันที แน่นอนว่าคำทักทายอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับช่วงเวลาของวันนั่นอาจเป็น "อรุณสวัสดิ์ (สวัสดีตอนบ่ายหรือสวัสดีตอนเย็น)"

อวยพรผู้โทรคุณแสดงให้เห็นว่าการโทรของเขาสำคัญสำหรับคุณและคุณดีใจที่ได้พบเขา (หากไม่เป็นเช่นนั้นเขาก็ไม่ควรรู้เกี่ยวกับมัน)

อย่าเป็นเหมือน "โทรศัพท์ไดโนเสาร์" ที่ยกหูโทรศัพท์พูด:

3. แนะนำตัวเองทางโทรศัพท์

หลังจากทักทายผู้โทรแนะนำตัวคุณกับเขาตั้งชื่อองค์กรของคุณ เมื่อรับสายภายนอกจะใช้สองวิธีคือ "ขั้นต่ำ" และ "สูงสุด":

วิธีการขั้นต่ำ: คำทักทาย + ชื่อขององค์กร นี่คือเสียง:“ สวัสดีตอนบ่ายการระบาย!”

วิธีการ "สูงสุด": "ขั้นต่ำ" + ชื่อของบุคคลที่รับสาย นี่คือเสียง:“ สวัสดีตอนบ่ายที่สำนักพิมพ์ Fortochka มารีน่ากำลังฟังอยู่!”

วิธีใดในการเลือกและใช้ตัดสินใจด้วยตัวคุณเอง การติดตามบุคคลเหล่านี้จะแสดงผู้โทรที่คุณและองค์กรของคุณเป็นมืออาชีพ

ฉันจำได้เมื่อฉันเรียก บริษัท หนึ่งและที่นั่นพวกเขาตอบว่า: "สวัสดี" ฉันถามว่า:“ บอกฉันสิมันเป็น ABC ไหม” และสำหรับฉัน:“ คุณเป็นใคร” ฉันพูดว่า:“ บางทีฉันอาจเป็นลูกค้าของคุณ” ซึ่งพวกเขารับรองฉัน:“ ลูกค้าของเรารู้จักเรา!” ... และพวกเขาก็วางสาย

4. รับสายเรียกเข้าหลังจากวันที่ 2 สูงสุดหลังจากสายที่ 3

  นี่เป็นหนึ่งในกฎหมายที่ผู้ให้บริการโทรศัพท์เลขานุการ บริษัท พนักงานสายด่วนและบุคลากร "โทรศัพท์" อื่น ๆ กำลัง“ ลาก” เข้าสู่การปฏิบัติ และนี่คือเหตุผล

หากคุณรับสายหลังจากการโทรครั้งที่หนึ่งผู้ที่โทรมาจะมีความรู้สึกว่าเราไม่มีอะไรจะทำและเราก็รู้สึกเบื่อเมื่อรอใครบางคนโทรหาเรา

อย่ารับโทรศัพท์หลังจากการโทรครั้งแรกไม่กี่วินาทีที่อยู่ในสต็อกจะช่วยให้คุณหันเหความสนใจจากสิ่งที่คุณทำและมุ่งเน้นไปที่การโทร

หากคุณอนุญาตให้โทรศัพท์ดังขึ้น 4 ครั้ง 5 ครั้งขึ้นไปอันดับแรกผู้โทรจะเริ่มรู้สึกกระวนกระวายใจ (พิสูจน์ได้ว่าคนที่รอการตอบรับทางโทรศัพท์สูญเสียความอดทนอย่างรวดเร็ว) และประการที่สองเขากลายเป็นความเห็นที่ชัดเจน เกี่ยวกับความสนใจของเราในตัวเขาและลูกค้าทั่วไป จากนั้นเขาจะไม่เชื่อความเชื่อในความสามารถของเราที่จะตอบสนองต่อความต้องการและปัญหาของเขาได้อย่างรวดเร็ว

5. เมื่อโทรหาอย่าพูดว่า "มันรบกวนคุณ ... " หรือ "รบกวนคุณ ... "

  นี่เป็นโรคประจำชาติ ฉันสงสัยว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นจากความปรารถนาที่มากเกินไปที่จะดูสุภาพและสงสัยในตนเองโดยการบอกคนที่คุณกำลังรบกวนเขาเขากำลังก่อให้เกิดทัศนคติที่ไม่พึงประสงค์ต่อตัวคุณและโทรศัพท์ของคุณ

คุณบังคับให้เขาระวังและคุณขอให้เขารักษาสายของคุณเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวที่ไม่พึงประสงค์จากนั้นทำไมสร้างปัญหาให้กับตัวเองและบอกคู่สนทนาของคุณพวกเขาพูดว่า "ฉันรบกวนคุณรบกวนความสะดวกสบายของคุณ

เพียงแค่พูดว่า:“ สวัสดีตอนเช้า (สวัสดี), Marina (Marina Shestakova) จากสำนักพิมพ์ Fortochka โทรหาคุณ

6. เมื่อโทรถามลูกค้าว่าสามารถพูดคุยกับคุณ

แต่ละคนมีรายการสิ่งที่ต้องทำของเขาเองการประชุมที่กำหนดเวลาการประชุม ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อเราเรียกเขาว่าโอกาสที่เราจะดึงเขาออกจากกิจการของเขานั้นสูงมาก นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการโทรไปยังโทรศัพท์มือถือ คู่สนทนาของเราสามารถอยู่ได้ทุกที่และยุ่งกับทุกสิ่ง

หลังจากแนะนำตัวเองอย่าไปยังจุดแรกถามว่าคนที่คุณกำลังคุยด้วยสามารถพูดคุยกับคุณได้หรือไม่โดยการถามคำถามนี้เราจะแสดงให้คนที่เราเลี้ยงดูและเห็นคุณค่าของเขา ดังนั้นเราวางตำแหน่งตัวเองในสายตาของเขาเป็นมืออาชีพและเป็นแรงบันดาลใจให้กับตัวเอง

แนะนำตัวเอง + ถามเกี่ยวกับโอกาสที่จะใช้เวลา + บอกจุดประสงค์ของการโทร

แนะนำตัวเอง + ตั้งชื่อวัตถุประสงค์ของการโทร + ถามเกี่ยวกับโอกาสที่จะใช้เวลา

7. ไปที่ด้านล่างของการโทรของคุณโดยเร็วที่สุด

  หลังจากแนะนำตัวเองและขอเวลาสำหรับการสนทนาอย่าเสียเวลากับเนื้อเพลงที่ไร้จุดหมายและคำถามที่ไม่มีความหมายเช่น:

คุณชอบความร้อนนี้ในเมืองอย่างไร?

คุณคิดอย่างไรกับคำกล่าวของนายกรัฐมนตรีในวันนี้

คุณเห็นข่าวเมื่อวานนี้ไหม?

คุณได้ยินข่าวล่าสุดเกี่ยวกับอิรักหรือไม่

การพูดคุยทางโทรศัพท์นักธุรกิจมีแนวโน้มที่จะกระชับและไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อ อย่ารบกวนพวกเขาด้วยการสนทนาเกี่ยวกับเรื่องนี้และแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการโทรของคุณและเริ่มการสนทนาทางธุรกิจ

มันมีค่าเพิ่มที่ข้อยกเว้นของกฎนี้คือการสื่อสารทางโทรศัพท์กับลูกค้าที่คุณได้พัฒนาความสัมพันธ์ที่อบอุ่นเป็นมิตรหรือเป็นมิตรในช่วงหลายปีที่ทำงานร่วมกัน

8. การใช้ฟังก์ชั่น“ พัก”

  โทรศัพท์เกือบทุกเครื่องมีฟังก์ชั่น "พัก" แต่มีการกำหนดแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้ผลิตอุปกรณ์

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณ "ระงับ" คู่สนทนาบนบรรทัดได้หากจำเป็นโดยไม่ต้องถอดการเชื่อมต่อ มันถูกใช้ทุกครั้งที่คุณต้องถอดสายโทรศัพท์ระหว่างการสนทนาและแยกคนที่คุณกำลังพูดคุยออกมาจากสิ่งที่เกิดขึ้นในห้องของคุณ (จากการสนทนาการสนทนาการสนทนาเรื่องตลกเรื่องตลกของเพื่อนร่วมงาน) ตัวอย่างเช่นเพื่อ:

ไปที่สำนักงานต่อไปเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับคู่สนทนา

พิมพ์เอกสารที่ต้องการ

โทรหาบุคคลที่เหมาะสมไปยังโทรศัพท์

ชี้แจงบางสิ่งบางอย่างกับเพื่อนร่วมงาน

โดยการกดปุ่มที่เหมาะสมบนโทรศัพท์ของคุณและเปิดใช้งาน "ถือ" คุณจะไม่ให้โอกาสคนอื่นได้ยินสิ่งที่เกิดขึ้นในห้องของคุณ หากชุดโทรศัพท์เชื่อมต่อกับชุมสายชุมสายแล้วในระหว่าง "พัก" จะเล่นทำนองที่โปรแกรมของคุณไปยังคู่สนทนาของคุณ

มีกฎหลายข้อที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าและการลบ interlocutor จาก "hold":

เมื่อจัดเตรียม - ถามว่าคู่สนทนาสามารถรอและอธิบายเหตุผลที่ต้องรอได้หรือไม่

ตัวอย่างเช่น:“ คุณรอเพราะฉันต้องติดต่อแผนกบัญชีเพื่อตอบคำถามของคุณหรือไม่”

เมื่อถอนออกขอขอบคุณคนที่คุณรอ ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณสามารถขจัดความตึงเครียดและความกังวลใจที่เกิดขึ้นกับทุกคนที่คาดหวัง นอกจากนี้เรายังแสดงให้เห็นว่าเขาเป็นคนสำคัญสำหรับเราและเรารู้สึกขอบคุณเขาที่ไม่ได้แขวนคอ

หากคุณรู้ว่าคุณต้องรอมากกว่าหนึ่งนาทีอย่าปล่อยให้มันหยุด บอกว่าคุณจะโทรกลับหาเขาหลังจากที่ชี้แจงข้อมูลที่เขาสนใจ เมื่อรอทางโทรศัพท์แม้กระทั่งหนึ่งนาทีดูเหมือนว่าหลายคนอย่าให้อีกฝ่ายหนึ่งมีเหตุผลที่จะกังวลและโกรธ

9. ถ้าคุณถามคนที่ไม่อยู่

  อย่า "ตัด" ผู้โทรเพียงระบุความจริงที่ว่าคนที่เขาต้องการในงานแสดงสินค้า (ในวันหยุดจะกลับมาตอนปลายสัปดาห์) และอย่าวางหูโทรศัพท์ทันที

เมื่อต้องรายงานว่าไม่มีบุคคลที่เหมาะสมให้พยายามโทรหาคู่สองครั้ง เสนอความช่วยเหลือของคุณ ตัวอย่างเช่น:“ ฉันสามารถช่วยคุณในบางสิ่งได้บ้าง” หรือ:“ คนอื่นสามารถช่วยคุณได้หรือไม่”

หากบุคคลที่โทรไม่เห็นด้วยกับความช่วยเหลือที่เสนอให้ขอให้ฝากข้อความไว้

ดูเหมือนว่านี้:

ฉันควรส่งอะไร (ไปยังเพื่อนร่วมงานที่ไม่อยู่)? ใครโทรมา

ให้ฉันฝากข้อความที่คุณโทรหา (ให้เพื่อนร่วมงานที่ไม่อยู่) แนะนำตัวเองโปรด

10. จบการสนทนาบอกลาคู่สนทนา

  ให้ความสนใจกับจำนวนผู้ที่จบการสนทนาเพียงแค่วางสายโดยไม่ต้องบอกลา

สิ่งนี้เกิดขึ้นกับฉันกี่ครั้ง: คุณโทรหาองค์กรและถามคนที่หยิบโทรศัพท์มาถามตัวอย่างเช่น“ บอกฉันคุณกำลังทำงานในวันเสาร์หรือเปล่า” คำตอบคือ“ ใช่” หรือ“ ไม่” และบทสนทนาจะสิ้นสุดลง ครั้งหนึ่งฉันยังคงโทรกลับมาอีกครั้งและถามว่า:“ ทำไมคุณถึงวางสายฉันยังมีคำถามให้คุณอีกไหม” คำตอบนั้นยอดเยี่ยมมาก:“ คุณต้องพูดเร็วขึ้น!”

ในสถานการณ์ที่คล้ายกับที่อธิบายไว้ข้างต้นก่อนที่จะบอกลาผู้โทรถาม:“ ฉันจะตอบคำถามอื่นได้ไหม?”, และหลังจากได้รับคำตอบเชิงลบแล้วให้จบการสนทนาก่อนที่คุณจะวางสายบอกลาเขาบอกทุกสิ่งทุกอย่าง ง่าย ๆ เท่านั้น: "ลาก่อน"

11. ปรับความเร็วของการพูดของคู่สนทนา

หากบุคคลพูดช้าๆสิ่งนี้บ่งชี้ว่ากระบวนการคิดของเขากำลังดำเนินไปด้วยความเร็วเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าเขาประเมินแต่ละคำที่เขาได้ยินและออกเสียงอย่างชัดเจนและชั่งน้ำหนักข้อมูลที่ได้รับอย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย เมื่อต้องรับมือกับคนเหล่านี้ให้พูดช้าลงเล็กน้อย อย่าหลงเชื่อว่ายิ่งคุณพูดเร็วขึ้นเท่าไหร่คุณจะคิดได้เร็วขึ้น ในทางตรงกันข้ามค่อนข้างไม่ทันกับการพูดของคุณพวกเขาจะสูญเสียความคิดและสับสนไปหมด

คนที่พูดเร็วหรือเร็วมากจะคว้าความคิดในทันทีและตัดสินใจโดยไม่คิดมากบางทีอาจจะเป็นการเร่งรีบ เขาหงุดหงิดโดยความเชื่องช้าและสบายเขาเป็นคนใจร้อนและอยากทำ พูดคำพูดของคุณด้วยการพูดคุยกับคนแบบนี้

เปลี่ยนความเร็วในการพูดของคุณเพียงแค่ไม่ข้ามเส้นที่เริ่มล้อเลียน

12. อย่าเคี้ยวดื่มหรือสูบบุหรี่ขณะคุยโทรศัพท์

  หากคุณคิดว่าการกระทำดังกล่าวจะทำให้คุณซ่อนพวกเขาจากคู่สนทนาทางโทรศัพท์คุณจะเข้าใจผิด หลายครั้งที่ฉันได้พูดคุยกับคนที่คิดว่าพวกเขาสวมหน้ากากเคี้ยวอาหารหรือสูบบุหรี่โดยไม่รู้ตัวว่าฟังดูไม่ดีบนโทรศัพท์

เมื่อฉันโทรหาลูกค้าจากคำตอบที่ชัดเจนสำหรับฉันว่าเขากำลังเคี้ยว ฉันบอกเขาว่า:“ อร่อยดี” และเขาตอบฉันว่า:“ นั่นได้ยินแล้วเหรอ?”

วางหมากฝรั่งของคุณ (cutlet, บุหรี่)

13. อย่าขอโทษผู้ประสานงานที่สละเวลา

  คำแนะนำนี้ยังใช้กับการจัดการประชุมด้วยหากคุณคิดว่าคุณได้ขัดขวางคู่สนทนาจากเรื่องสำคัญหรือคุณใช้เวลาอันมีค่าของเขาออกไปอย่าพูดออกมาดัง ๆ พูดว่า "ขอโทษการประชุมของเรา (การสนทนา) ถูกลากไป เวลา "- คุณเองจะนำเขาไปสู่แนวคิดที่ว่า:

เขาเสียเวลาในการสื่อสารกับคุณ

เวลาของคุณไม่มีค่าอะไรเลย

คุณไม่มั่นใจในตัวเอง

คุณรู้สึกผิด

แทนที่จะขอโทษคุณสามารถขอบคุณคนที่คุณคุยด้วย:

ขอบคุณที่สละโอกาสพบ (พูดคุย) กับฉัน

ฉันเข้าใจความยุ่งของคุณขอบคุณสำหรับเวลาที่ได้รับจากการประชุมของเรา

คุณแสดงให้เห็นว่าคุณเห็นคุณค่าของเขาและเวลาของเขา แต่อย่าทำให้ตัวเองเป็น“ ผู้ร้องเรียนที่มีความผิด”

14. การใช้สปีกเกอร์โฟน (สปีกเกอร์โฟน)

อย่าใช้สปีกเกอร์โฟนเว้นแต่จะจำเป็นจริงๆและไม่มีการเตือนและยินยอมจากคู่สนทนา ที่ระดับเทคโนโลยีในปัจจุบันลูกค้าจะได้ยินความแตกต่างระหว่างการสื่อสารกับคุณผ่านโทรศัพท์มือถือและการใช้ "สปีกเกอร์โฟน" เมื่อได้ยินว่าคุณกำลังคุยกับเขาโดยใช้สปีกเกอร์โฟนลูกค้าจะรู้สึกอึดอัดและตื่นตัวทันที นอกจากนี้เขาจะสรุปสองข้อ:

มีคนได้ยินเรา

15. การสื่อสารกับเลขานุการ

  หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับการโทรในองค์กรนั่นหมายความว่าคุณสื่อสารกับเลขานุการขององค์กรเหล่านี้เป็นระยะ วันนี้โพสต์เลขานุการจัดขึ้นโดยคนที่มีการศึกษาและมีคุณสมบัติซึ่งเป็น“ ใบหน้าของ บริษัท ” และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหัวหน้าของพวกเขา พวกเขารับฟังความคิดเห็นของพวกเขาพวกเขาชื่นชมอย่างมากในฐานะ

อย่าดูถูกอย่าขายหน้าหรือดูถูกดูแคลนพวกเขา คนเหล่านี้มักจะมีพลังอันยิ่งใหญ่ พวกเขาสามารถเป็นได้ทั้งผู้สนับสนุนหรือศัตรูของคุณทุกอย่างขึ้นอยู่กับคุณ แสดงความเคารพและความเคารพต่อพวกเขาและพวกเขาจะตอบแทนคุณเหมือนกัน

ปฏิบัติต่อพวกเขาในลักษณะเดียวกับที่คุณปฏิบัติต่อลูกค้าของคุณ เลขานุการเป็นลูกค้าของคุณพวกเขามีอิทธิพลต่อความคิดเห็นของการจัดการของพวกเขาเกี่ยวกับคุณเกี่ยวกับ บริษัท และผลิตภัณฑ์ของคุณ หากพวกเขาต้องการพวกเขาสามารถแสดงการโทรของคุณ (โทรสารจดหมาย) เป็น "เคล็ดลับของคนงี่เง่าที่น่ารำคาญจาก บริษัท โง่ ๆ " พวกเขาสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายโทรสารและอีเมลของคุณ“ จะไม่ไปถึง” ผู้รับ รับสิ่งนี้ ...

สร้างความสัมพันธ์กับพวกเขา ไม่สำคัญว่าคุณจะทำกับช่อช็อคโกแลตหรือเสียค่าใช้จ่ายตามที่คุณเคารพ ข้อควรจำประการหนึ่ง: เมื่อได้รับตำแหน่งเลขานุการคุณจะได้รับผู้สนับสนุนในองค์กรของลูกค้า นอกจากนี้ไม่มีใครรู้ว่าผู้จัดการคนไหนและ บริษัท นี้จะกลายเป็นคนในวันพรุ่งนี้