Tot secretarul trebuie să știe. Totul despre profesia de secretar

Document: Ce ar trebui să poată face un secretar

Ce ar trebui să poată face un secretar

Nici un șef al unei companii mai mult sau mai puțin serioase nu poate face fără un secretar. Cele mai importante fluxuri de informații converg către acesta și, de fapt, în lumea modernă, în primul rând acele întreprinderi sunt cele mai eficiente în gestionarea fluxurilor de informații care câștigă concurența. Deci, acest modest angajat joacă un rol mult mai semnificativ decât se crede în mod obișnuit și, în anumite moduri, poate, determinând soarta întregii întreprinderi.

O secretară modernă nu este doar o „fată la telefon” care servește periodic cafea bucătarului, ci este un adevărat dispecerat al întregii întreprinderi. Trebuie să-și păstreze în memorie o mulțime de fapte și cifre, să-și planifice în mod rațional timpul de lucru - al ei și al managerului (și adesea - adjuncții lui), să desfășoare în mod competent lucrările de birou. În plus, abilitatea de a găsi abordarea corectă și intonația corectă într-o conversație cu o varietate de oameni - de la un simplu muncitor (al cărui vocabular este limitat la o duzină de cuvinte, dintre care doar jumătate poate fi pronunțat într-o societate decentă) la profesor extrem de inteligent de la un prietenos institut de cercetare.

Și, în același timp, trebuie să rămâi întotdeauna elegant, fermecător și binevoitor: la urma urmei, secretara este fața companiei.

Funcția de secretar este în mod tradițional feminină, deși istoria ne-a adus informații despre mulți secretari legendari de sex masculin (de exemplu, niciunul dintre oamenii de stat din epoca stalinistă nu a ignorat figura lui Poskrebyshev, secretarul personal al lui Stalin). Este adevărat, acum bărbații sunt din ce în ce mai des în această poziție, dar este încă departe de a fi „egalitatea de gen” completă. Și femeile, sincer, datorită particularităților minții și caracterului lor, sunt mai potrivite pentru îndeplinirea funcțiilor de secretariat.

Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară? Cu toate acestea, aceasta este a doua întrebare. În primul rând, ar trebui să vă gândiți la ce calități personale ar trebui să aibă o persoană care aplică pentru acest loc de muncă. Să încercăm să ne desenăm o imagine a unei secretare ideale. Deci, este foarte de dorit ca el (ea) să posede (posedă) calități precum:

Memorie buna;

Abilitatea de a vă schimba rapid atenția;

Abilitatea de a lua decizii independente;

Nivel ridicat de rezistență la stres;

Punctualitate;

Abilitatea de a efectua lucrări monotone;

Sârguință;

Precizie;

Abilitatea de a vă planifica timpul de lucru și de a acorda prioritate afacerii;

Bunăvoință (credeți-mă, aceasta este o calitate importantă: un zâmbet nesincer este „auzit” chiar și atunci când vorbiți la telefon);

Abilitatea de a comunica cu oameni din diferite grupuri sociale;

Abilitățile psihologului, „sentimentul șefului”.

La aceasta, desigur, trebuie să adăugați discurs oral și scris competent, combinat cu un aspect reprezentativ. Dacă firma este implicată activ în activități economice străine, numărul calităților necesare ale secretarului ar trebui să includă competența într-o limbă străină în măsura în care este determinat de specificul întreprinderii.

După cum puteți vedea, găsirea unui candidat potrivit pentru postul de secretar nu este o sarcină ușoară. Nu toată lumea poate face lucrări de secretariat: cineva este complet neliniștit de orice mustrare de supraveghere, cineva a umflat în mod clar stima de sine și își percepe munca ca pe o favoare și există mulți astfel de solicitanți care sunt ferm convinși că toate atribuțiile de secretariat vin să servească bucătarul-șef periodic și „creează un mediu confortabil”.

Desigur, calificările necesare sunt dobândite cu experiență, astfel încât întreprinderile de renume, atunci când fac publicitate pentru postul vacant de secretar, limitează adesea vârsta solicitanților (de exemplu, cel puțin 30-35 de ani). Dar aici există un alt pericol: s-ar putea dovedi că un nou lucrător cu o experiență extinsă ar putea fi mai dificil de recalificat decât să recalifice o fată de 20 de ani de la zero.

Dar acum s-a găsit o persoană potrivită și acum este necesar să-l dedicăm complexității lucrării. Principalele responsabilități ale secretarului sunt consemnate în instrucțiunile de lucru (un eșantion este prezentat mai jos). De asemenea, specifică cerințele pentru calificări și abilități pur tehnice (cum ar fi capacitatea de a lucra pe computer, fax și alte echipamente de birou, tastarea rapidă sub dictare etc.).

Cu toate acestea, există multe caracteristici în activitatea unui secretar care nu pot fi scrise într-o instrucțiune de lucru. Pentru a evita nemulțumirile reciproce și reproșurile nemeritate, este recomandabil să instruiți imediat secretarul cu privire la astfel de caracteristici. De exemplu, îi va fi util să afle:

1. Cum mă prezint prin telefon? Conform etichetei, este obișnuit să numim compania și apoi să salutăm, dar în practică, din motive de siguranță, mulți manageri nu permit pronunțarea numelui companiei.

2. Care este ierarhia formală și de facto a angajaților din companie? Trebuie să urmați instrucțiunile altor angajați și, dacă da, în ce ordine?

3. Cum „filtrez” apelurile telefonice? Cu cine să mă conectez în orice moment și cu cine să nu ne conectăm niciodată?

4. Care este procedura de primire a vizitatorilor? Cine este disponibil oricând managerului, fără programare și fără raport?

5. Care este „ritualul” servirii ceaiului și a cafelei? Ce și când preferă liderul? Când trebuie oferită o ceașcă de ceai sau cafea vizitatorilor?

6. Care este programul aproximativ zilnic și săptămânal pentru un manager?

7. Când se termină efectiv munca secretarului - la un moment strict definit sau după ce liderul pleacă?

În următoarele numere ale săptămânalului nostru vom vorbi mai detaliat despre unele dintre nuanțele „tehnologiei” muncii de secretariat. Și acum - instrucțiuni de lucru. Vă reamintim că acesta este doar un eșantion pe care îl puteți modifica la discreția dvs. adăugând punctele lipsă, după părerea dvs., și ștergând cele inutile. Și nu uitați să vă asigurați că vă familiarizați secretara cu această instrucțiune împotriva primirii.

Alena Myshkina,
avocat

Sergey Koval,
avocat

"Sunt de acord"
__________________ (_________________)
(semnătură) (nume complet)
Director
_____________________________________
(numele întreprinderii, organizației)
„____” ____________ 200__

Instrucțiuni de lucru ale secretarului șefului

I. Dispoziții generale

1. Această instrucțiune de lucru definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului managerului (denumit în continuare secretar).

2. Secretarul este angajat și revocat din ordinul șefului întreprinderii, în conformitate cu cerințele Codului muncii din Ucraina și cu legislația actuală a muncii.

3. Secretarul raportează direct șefului întreprinderii.

II. Cerințe de calificare

Secretarul ar trebui să știe:

1. Managementul întreprinderii și al diviziilor sale.

2. Organizarea și conținutul directorului întreprinderii.

3. Rezoluții, ordine, ordine, regulamente, instrucțiuni și alte materiale pentru desfășurarea lucrărilor de birou.

4. Reguli pentru proiectarea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard.

5. Reguli pentru prelucrarea informațiilor orale și scrise (documentare).

6. Reguli pentru funcționarea echipamentelor informatice și a sistemelor de comunicații.

7. Procese tehnologice de prelucrare a informațiilor, instrucțiuni de lucru, programe, machete, materiale de reglementare și metodologice privind tehnica și succesiunea operațiilor în sistemele informatice (rețele).

8. Cerințe tehnice pentru discurile magnetice și laser, alte suporturi de stocare utilizate, hârtie, consumabile pentru imprimante și faxuri.

9. Regulile de ortografie și de punctuație (pentru limbile rusă și ucraineană), au abilitatea unei viteze mari de tastare.

10. Limba engleză * în măsura necesară muncii.

11. Discurs în afaceri și etica relațiilor de serviciu.

12. Reglementări interne ale muncii.

13. Fundamentele legislației muncii, organizarea muncii.

14. Reguli și norme de protecție a muncii.

III. Sarcini și responsabilități

Secretarul este obligat:

1. Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și menține activitatea șefului întreprinderii.

2. Lucrați cu informații și documente necesare conducerii, managementului și interacțiunii unităților structurale.

3. Să primească de la departamente sau executori informațiile necesare șefului, să apeleze în numele său angajaților.

4. Furnizați la locul de muncă al managerului materiale de birou, creați condiții favorabile pentru munca sa productivă.

5. Trimiteți și primiți informații prin fax, e-mail etc.

6. Organizați conversații telefonice ale șefului, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în absența șefului și aduceți conținutul acestora în atenția acestuia.

7. Organizați pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectați materialele necesare, informați participanții cu privire la ora, locul și agenda ședinței sau ședinței, păstrați înregistrarea etc.), întocmiți un proces-verbal.

8. Menținerea lucrărilor de birou, primirea corespondenței adresate șefului, sistematizarea în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferul, după examinarea acestuia de către șef, către divizii sau artiști interpreți.

9. Urmăriți progresul executării comenzilor luate sub control, determinați motivele pentru executarea prematură a acestora, informați în permanență managerul despre acest lucru.

10. Cunoașteți locația funcționarilor din conducerea companiei și a altor angajați cheie (conform listei).

11. În conformitate cu instrucțiunile șefului, organizați munca vehiculelor oficiale, dacă este necesar, comandați transportul terț, precum și asigurați comanda biletelor pentru trenuri, avioane etc. pentru gestionarea întreprinderii în cazul în care a unei călătorii de afaceri.

12. Acceptați documentele și declarațiile personale ale angajaților pentru semnarea șefului.

13. Organizați recepția vizitatorilor, facilitați eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.

14. Formați fișiere, asigurați-le stocarea și livrarea la arhivă în timp util.

15. Respectați cerințele necesare pentru securitatea computerului. Actualizați bazele de date antivirus în timp util, verificați toate fișierele primite pentru viruși în timpul funcționării, nu permiteți lucrul pe Internet sau într-o rețea de calculatoare locală fără a activa un program antivirus.

16. Nu permiteți instalarea de software fără licență și orice programe care nu au legătură directă cu îndeplinirea sarcinilor oficiale pe computer. Instalarea oricărui program trebuie autorizată de șeful întreprinderii sau de administratorul de sistem al rețelei de calculatoare.

17. Raportați angajatului responsabil despre toate abaterile detectate în funcționarea echipamentelor informatice, virușii detectați, precum și despre programele instalate neautorizat pe computer în absența secretarului.

18. Respectați secretele comerciale și luați măsuri pentru a le proteja:

18.1. Nu lăsați niciun document nesupravegheat, inclusiv pe suporturi magnetice și laser, nu le scoateți din întreprindere fără permisiunea managerului, nu le transferați altor persoane, nu faceți copii fără a fi nevoie de ele.

18.2. Nu împărtășiți colegilor de la serviciu informații care nu sunt direct legate de responsabilitățile lor.

18.3. Să nu dezvăluie informații legate de mijloacele tehnice de procesare și stocare a informațiilor, inclusiv computerele (parole, coduri, numele și locațiile fișierelor și directoarelor, conținutul acestora) și să nu permită persoanelor care nu au acces și persoanelor din afară la acestea.

19. Îmbunătățiți în mod constant abilitățile și obiceiurile de lucru.

20. Să efectueze misiuni oficiale separate ale șefului.

Secretarul are dreptul:

1. Să se familiarizeze cu proiectele de decizii ale șefului întreprinderii privind activitățile sale.

2. Prezentați conducerii întreprinderii propuneri pentru îmbunătățirea activității asociate responsabilităților sale.

3. Să informeze șeful întreprinderii despre toate deficiențele identificate în activitățile întreprinderii și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Solicitați și primiți, personal sau în numele directorului întreprinderii, informațiile și documentele necesare de la șefii diviziilor structurale și specialiști.

5. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste la îndeplinirea sarcinilor lor.

V. Responsabilitate

Secretarul este responsabil de:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neexecutarea sarcinilor prevăzute de această instrucțiune - în limitele stabilite de legislația actuală a muncii din Ucraina.

2. Pentru infracțiunile comise în cursul desfășurării activităților lor - în limitele stabilite de legislația civilă, administrativă și penală actuală din Ucraina.

3. Pentru cauzarea de daune materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația civilă actuală și legislația muncii din Ucraina.

4. Pentru dezvăluirea secretelor comerciale - răspunderea penală în temeiul art. 232 din Codul penal al Ucrainei.

Vi. Relaţie

1. În absența secretarului, atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană numită în conformitate cu procedura stabilită. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și este responsabilă pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.

2. Pentru îndeplinirea îndatoririlor și exercitarea drepturilor, secretarul interacționează:

2.1. De la _____________________ la întrebări: ______________________

2.2. De la _____________________ la întrebări: ______________________

Șeful unității structurale.

Vă aducem la cunoștință un exemplu tipic de fișă de post a secretarului managerului, eșantion 2019. ar trebui să includă următoarele secțiuni: funcția generală, atribuțiile secretarului managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului.

Descrierea postului secretarului șefului se referă la secțiunea " Caracteristici de calificare la nivel de industrie a funcțiilor lucrătorilor angajați în întreprinderi, instituții și organizații".

În fișa postului secretarului șefului, trebuie reflectate următoarele puncte:

Responsabilitățile secretarului șefului

1) Responsabilitatile locului de munca. Efectuează lucrări privind sprijinul organizațional și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului întreprinderii. Acceptă corespondența care ajunge pentru examinare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către divizii structurale sau artiști interpreți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor. Conduce lucrările de birou, efectuează diverse operațiuni cu utilizarea tehnologiei computerizate, concepute pentru a colecta, prelucra și prezenta informații în pregătirea și luarea deciziilor. Acceptă documente și cereri personale pentru semnarea șefului întreprinderii. Pregătește documentele și materialele necesare muncii șefului. Monitorizează examinarea și depunerea în timp util a documentelor primite spre executare de către diviziile structurale și executorii specifici, verifică corectitudinea proiectelor de documente pregătite înaintate șefului pentru semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate. Organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, notează informațiile primite în absența acestuia și îi aduce în atenție conținutul, transmite și primește informații despre dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce în atenție în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare. În numele șefului, pregătește scrisori, solicitări, alte documente, pregătește răspunsuri autorilor scrisorilor. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora), păstrează și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor. Efectuează controlul asupra executării ordinelor și comenzilor emise de către angajații întreprinderii, precum și asupra respectării termenelor pentru îndeplinirea instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului întreprinderii, luate sub control. Păstrează un fișier al cardului de control și înregistrare. Oferă la locul de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, papetărie, creează condiții favorabile activității sale eficiente. La îndrumarea managerului, tipărește materialele de service necesare pentru munca sa sau introduce informațiile curente în banca de date. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților. Formulează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată, asigură siguranța acestora și le transmite la arhivă în timp util. Copiază documente pe un copiator personal.

Secretarul managerului ar trebui să știe

2) Secretarul șefului, în îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale, trebuie să știe: decizii, ordine, comenzi și alte materiale de orientare și documente normative referitoare la activitățile întreprinderii și desfășurarea lucrărilor de birou; structura și managementul întreprinderii și al diviziilor sale; organizarea lucrărilor de birou; metode de înregistrare și procesare a documentelor; arhivare; dactilografiat; reguli de utilizare a sistemelor de interfonie; standardele unui sistem unificat de documentare organizațională și administrativă; reguli pentru tipărirea scrisorilor comerciale folosind formulare standard; fundamentele eticii și esteticii; reguli de comunicare în afaceri; fundamentele organizării și managementului muncii; reguli de funcționare a tehnologiei informatice; fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii; reglementări interne ale muncii; reguli și norme de protecție a muncii.

Cerințe pentru calificările secretarului managerului

3) Cerințe de calificare.Învățământ profesional superior fără prezentarea cerințelor pentru experiența profesională sau învățământul profesional secundar și experiența profesională în specialitate timp de cel puțin 2 ani.

1. Dispoziții generale

1. Secretarul aparține categoriei executanților tehnici.

2. O persoană care are o educație profesională superioară fără a prezenta cerințe de experiență profesională sau educație profesională secundară și experiență profesională în specialitate timp de cel puțin 2 ani este admisă pe postul de secretar.

3. Secretarul este angajat și revocat de către directorul organizației.

4. Secretarul ar trebui să știe:

decizii, ordine, ordine și alte materiale de orientare și documente normative referitoare la activitățile organizației și desfășurarea lucrărilor de birou;
structura și managementul organizației și al diviziilor sale;
organizarea lucrărilor de birou;
metode de înregistrare și procesare a documentelor;
arhivare;
dactilografiat;
reguli de utilizare a sistemelor de interfonie;
standarde pentru un sistem unificat de documentare organizațională și administrativă;
reguli pentru tipărirea scrisorilor comerciale folosind formulare standard;
fundamentele eticii și esteticii;
reguli de comunicare în afaceri;
fundamentele organizării și managementului muncii;
reguli de funcționare a tehnologiei informatice;
fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;
reglementări interne ale muncii;
reguli și norme de protecție a muncii, siguranță, salubrizare industrială și protecție împotriva incendiilor.

5. În activitățile sale, secretarul este ghidat de:

legislația Federației Ruse,
Carta organizației,
ordinele și ordinele angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu această instrucțiune,
această descriere a postului,
Regulamentele interne de muncă ale organizației.

6. Secretarul raportează direct directorului organizației (director al organizației, șef de departament etc.)

7. În absența secretarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care i-au fost atribuite.

2. Responsabilitățile de serviciu ale secretarului managerului

Secretar:

1. Efectuează lucrări privind sprijinul organizațional și tehnic al activităților administrative și administrative ale directorului organizației.

2. Acceptă corespondența care ajunge în considerarea directorului, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către artiști interpreți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

3. Conduce lucrările de birou, efectuează diverse operațiuni cu utilizarea tehnologiei computerizate, concepute pentru a colecta, prelucra și prezenta informații în pregătirea și adoptarea deciziilor.

4. Acceptă documentele și cererile personale pentru semnarea directorului organizației.

5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea directorului.

6. Monitorizează examinarea și depunerea în timp util a documentelor primite spre executare de către diviziile structurale și executorii specifici, verifică corectitudinea proiectelor de documente pregătite înaintate directorului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.

7. Organizează conversațiile telefonice ale regizorului, notează informațiile primite în absența acestuia și îi aduce în atenție conținutul, transmite și primește informații prin interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, notifică prompt informații informaționale primite prin canale de comunicare.

8. În numele directorului, pregătește scrisori, anchete, alte documente, pregătește răspunsuri autorilor scrisorilor.

9. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de director (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora), păstrează și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

10. Exercită controlul asupra executării ordinelor emise și a ordinelor de către angajații organizației, precum și asupra respectării termenelor pentru îndeplinirea instrucțiunilor și instrucțiunilor directorului organizației, luate sub control.

11. Menține un fișier al cardului de control și înregistrare.

12. Oferă locului de muncă al directorului echipamentul organizatoric necesar, papetărie, creează condiții favorabile activității sale eficiente.

13. La îndrumarea directorului, tipărește materialele de service necesare pentru munca sa sau introduce informațiile curente în banca de date.

14. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.

15. Formulează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată, asigură siguranța acestora și le transmite la arhivă în timp util.

16. Copiază documentele pe o fotocopiator personal.

17. Respectă Regulamentul intern de muncă și alte reglementări locale ale organizației.

18. Respectă normele și reglementările interne privind protecția muncii, siguranța, salubrizarea industrială și protecția împotriva incendiilor.

19. Se asigură că locul de muncă este curat și ordonat.

20. Îndeplinește, în cadrul contractului de muncă, ordinele angajaților cărora le este subordonat în conformitate cu această instrucțiune.

3. Drepturile secretarului managerului

Secretarul are dreptul:

1. Prezentați directorului organizației propuneri pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această instrucțiune.

2. Să solicite diviziilor structurale și angajaților organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.

3. Pentru a face cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și obligațiile în funcția deținută, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Să se familiarizeze cu proiectele de decizii ale conducerii organizației cu privire la activitățile sale.

5. Solicitați conducerii organizației să ofere asistență, inclusiv furnizarea de condiții organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

6. Alte drepturi stabilite de legislația actuală a muncii.

4. Responsabilitatea secretarului managerului

Secretarul este responsabil în următoarele cazuri:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neexecutarea sarcinilor lor oficiale prevăzute de această fișă de post - în limitele stabilite de legislația muncii din Federația Rusă.

2. Pentru infracțiunile comise în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă actuală a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea de daune materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii actuală a Federației Ruse.

Descrierea postului secretarului managerului este un eșantion din 2019. Atribuțiile secretarului managerului, drepturile secretarului managerului, responsabilitatea secretarului managerului.

Instrucțiuni

A fi bun birou-, trebuie să aveți calități precum responsabilitate, sociabilitate și energie. În plus, trebuie să încercați să se potrivească cu imaginea companiei corporative.

În această poziție, este foarte important să vă îndepliniți îndatoririle profesionale cu înaltă calitate, mai ales dacă există planuri de a urca pe scara carierei.

Merită să ne amintim că un manager de birou este chipul unei companii; prin comportamentul, profesionalismul și aspectul său, ei judecă atât compania, cât și. Aspectul trebuie să fie întotdeauna îngrijit, în concordanță cu stilul de afaceri, iar comportamentul nu trebuie să depășească ceea ce este permis. Este necesar să vă stabiliți ca un specialist competent și punctual care să poată negocia corect, să știe cum să lucreze cu tehnologia și să fie o față demnă a companiei. Nu ar trebui să existe întârziere la locul de muncă și să nu existe conflicte indiferent ce se întâmplă.

Dacă este posibil, ar trebui să vă distingeți de masa generală a angajaților și, arătând inițiativă, să faceți sugestii pentru îmbunătățirea activității companiei, să faceți comentarii dacă este necesar. Adică, arătați conducerii că sunteți un adevărat membru al echipei căruia îi pasă de problemele și interesele companiei.

Un bun manager de birou trebuie să fie capabil să scrie cu competență, să găsească rapid informații și să le organizeze. Un loc deosebit de important printre responsabilități îl ocupă comunicarea prin telefon. Puteți răspunde la apeluri doar cu un zâmbet pe buze, cu cea mai mare politețe și corectitudine. Iritabilitatea și nemulțumirea ar trebui să fie complet absente, indiferent de cât de mult lucru mai este în față și la ce moment al zilei trebuie să ridicați telefonul.

Videoclipuri similare

Notă

Munca unui manager de birou nu implică întotdeauna o zi de lucru standard, cel mai adesea trebuie să vă adaptați la conducere, iar călătoriile de afaceri nu sunt excluse.

Sfaturi utile

La începerea atribuțiilor de manager de birou, în primul rând, este necesar să stabiliți contactul cu restul angajaților și numai apoi să vă ocupați de afacerile imediate

Surse:

cum să devii un manager mai bun
Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată

Unii oameni iau decenii pentru a obține un succes semnificativ în domeniul profesional, în timp ce alții cuceresc vârful carierei mult mai repede. Dacă doriți să deveniți manager de top, trebuie să știți ce cale către obiectiv este cea mai scurtă.

Instrucțiuni

Desigur, pentru a deveni un manager de top, trebuie să aveți o educație superioară. Și este de dorit să aveți două dintre ele: una - în profesia dvs., a doua - în managementul personalului și al organizației. Vă puteți înscrie într-o a doua instituție de învățământ superior în timp ce lucrați. Este important să lucrați în specialitatea dvs. după primul institut, universitate sau academie. Atunci vei avea șanse mai mari să devii manager de top.

În caz contrar, riști să rămâi blocat pe orizontul carierei. Aceasta înseamnă că o persoană schimbă o zonă după alta, primește poziții conexe, dar nu crește. Această dezvoltare nu este rea pentru persoanele cu interese diverse și care doresc să-și extindă domeniul profesional. Dar dacă doriți o poziție de conducere și nu doriți să petreceți câteva decenii obținând-o, ar trebui să vă restrângeți specializarea și să lucrați pentru promovare.

Dacă nu doriți să reduceți alegerea companiilor în care ați putea face o carieră, numai la companiile autohtone, învățați limba engleză. Un nivel bun de limbă străină vă va oferi un avantaj față de ceilalți candidați pentru o poziție promițătoare într-o companie europeană. Va fi minunat dacă nu stăpâniți una, ci două sau mai multe limbi străine. Amintiți-vă că acest lucru vă va fi util în construirea carierei.

Chiar dacă ați absolvit cu onoruri o instituție de învățământ superior de prestigiu, nu ar trebui să presupuneți că angajatorii vor lupta pentru dvs. și vă vor oferi imediat o funcție de conducere. Nu mai puțin, și uneori chiar mai mult, titularii de diplome de onoare, companiile apreciază pe cei care au deja experiență profesională. Prin urmare, încercați să obțineți un loc de muncă în specialitatea dvs. în ultimele cursuri ale institutului cu jumătate de normă. Nu va fi ușor să combinați excelent studiu și muncă, dar atunci veți putea prezenta nu numai o diplomă, ci și o intrare în cartea de muncă. Este posibil ca întreprinderea unde veți lucra în timpul studiilor să vă invite la un loc de muncă permanent la absolvirea universității.

Odată ce ați obținut poziția inițială în firmă, trebuie să vă dovediți cât mai mult posibil. Acest lucru se poate face în diferite moduri. Unii angajați sunt foarte executivi, au o atitudine conștiincioasă față de muncă și fac față cu succes unui volum mare. Alții demonstrează capacitatea de a-și asuma responsabilitatea, arată inițiativă și creativitate, nu se grăbesc să finalizeze sarcina atribuită, dar se gândesc mai întâi la modul de simplificare a procesului. Cu siguranță v-ați dat seama deja ce tip de angajat poate conta cel mai probabil pe o promoție. Dacă muncești din greu, dar nu ești pregătit să asumi mai mult decât alții, dacă nu vezi situația generală din compania în care lucrezi, deoarece nu vrei să te uiți dincolo de responsabilitățile tale, ai puține șanse să izbucnești în lideri.

Amintiți-vă, managerul de top trebuie să arate, să vorbească și să se comporte în consecință. Prin urmare, este mai bine să nu vă relaxați imediat, ci să vă îmbunătățiți abilitățile de afaceri, gândiți-vă la ce lucruri alcătuiesc garderoba și nu vă strica reputația de lucru.

Profesia de administrator de cont a fost întotdeauna deosebit de populară în căutarea unor scenarii de carieră rapidă. Din exterior, se pare că doar activitatea, aspectul prezentabil și abilitățile de comunicare încrezătoare sunt suficiente pentru a ocupa această nișă. Cu toate acestea, angajatorii de astăzi au devenit mult mai exigenți.

Set de competențe

Un manager de servicii pentru clienți este o unitate de personal care este la fel de obișnuită, atât într-o afacere mare, cât și într-un segment mic al acesteia.

Pentru fiecare piață, există un anumit nivel de cerințe pentru setul de competențe al managerilor de conturi. Astăzi, specialiștii în acest profil trebuie să aibă un învățământ predominant superior în domeniile economiei, dreptului sau managementului. Întreprinderile foarte specializate salută în mare măsură prezența unei educații specializate - este mai profitabil pentru o companie care vinde laminarea metalelor să angajeze un manager cu studii de inginerie.

Analiza locurilor de muncă vacante a marilor companii arată un interes tot mai mare pentru specialiștii care au absolvit cursuri de perfecționare în domeniul managementului eficient al afacerilor.

Întreprinderile mici și mijlocii încă primesc manageri cu studii medii specializate și un set minim de competențe. Principalul criteriu de selecție este mai degrabă abilitățile de comunicare. Mai simplu spus, dacă un specialist știe să conducă un dialog, are darul de a convinge și este motivat să câștige bani, atunci cel mai probabil angajatorul va angaja un astfel de specialist.

Cursurile finalizate de marketing, PR, retorică etc. vor fi un plus suplimentar pentru un solicitant pentru funcția de manager de client.

Responsabilitatile locului de munca

Cel mai adesea, responsabilitățile unui manager de cont sunt legate de încheierea de noi oferte și creșterea vânzărilor. Prin acest criteriu, angajatorul evaluează performanța unui specialist.

Un mare avantaj este că solicitantul are experiență în domeniul vânzărilor în funcție de profilul companiei, precum și o bază de clienți existentă. Baza ar trebui înțeleasă nu atât ca o listă a potențialilor destinatari de servicii cu coordonatele lor, cât și cu relații bine stabilite cu persoanele responsabile de încheierea tranzacțiilor.

Adesea, pentru a obține un loc de muncă într-o anumită companie, solicitanții primesc mai întâi un loc de muncă într-o organizație care lucrează în același domeniu, dar situată sub angajatorul dorit. Construiește experiență și construiește relații cu clienții.

Cu toate acestea, angajatorul nu atribuie întotdeauna responsabilitățile de vânzare a produsului către managerul de cont. Această poziție poate acoperi rolul coordonatorului de relații cu clienții. Cel mai adesea, astfel de specialiști sunt atrași de companii pentru produse IT, software, contabilitate și servicii juridice. Reprezentanții companiei nu lucrează pe piața de vânzări, ci furnizează doar servicii și asigură buna funcționare a produsului.

Asteptari salariale

În funcție de mărimea întreprinderii și regiune, salariul unui manager de client variază foarte mult. În general, un specialist în această funcție are salariul mediu al unui lucrător obișnuit.

Cel mai adesea, salariul unui angajat de acest profil este format din salariul minim pe care îl primește specialistul garantat și din procentul tranzacțiilor încheiate. Această parte plutitoare a venitului este cea principală pentru specialiști. Absența unui baraj pentru salariul superior atrage cel mai adesea studenții cu fracțiune de normă, tinerii profesioniști și persoanele interesate de câștigurile pe termen scurt, dar rapide, pentru a lucra cu clienții.

Angajatorii sunt înțelegători față de faptul că managerii de servicii pentru clienți sunt specialiști care adesea își schimbă locul de muncă, prin urmare, angajații cu adevărat valoroși sunt gata să-i motiveze cu plăți suplimentare.

Reutilizarea

Managerii de cont de succes nu provin întotdeauna din vânzări directe cu amănuntul. Întreprinderile mari deseori „creează” astfel de specialiști de la angajații companiei care cunosc clar punctele forte ale întreprinderii și sunt capabile să o prezinte în mod profitabil unor terțe părți.

Foști analiști, consilieri și consultanți angajați, angajați ai serviciilor de relații publice, asistenți manageri etc. pot acționa ca manager de clienți.

În ceea ce privește setul de competențe, funcția de șef adjunct pentru relații publice este cea mai apropiată de managerul de cont. Specialiștii de acest nivel fac adesea acoperirea publică a activităților companiei, astfel încât să cunoască punctele forte ale companiei mai bine decât oricine altcineva.

În întreprinderile mici și mijlocii, funcțiile unui manager de relații cu clienții sunt deseori atribuite ca o povară suplimentară pentru specialiștii de frunte ai companiei, șefii departamentelor specializate, secretarii de presă etc.

Acei specialiști a căror profesie principală nu are nimic de-a face cu vânzările pot lua, de asemenea, locul unui manager de servicii pentru clienți. Deci, de multe ori în această calitate pot fi lucrători din servicii - personal administrativ, lucrători din comerț.

Videoclipuri similare

Secretar-asistent ar trebui să stii:

Temeiul juridic al conducerii:

Drept administrativ, muncii și afacerilor; acte legislative și de reglementare care determină ordinea de lucru a organizației de tipul în care funcționează;

Bazele managementului:

Sistemul de autorități și administrație din țară și din regiunea sa; principii de organizare a organizațiilor de stat, publice, de cooperare și private; industria în care lucrează, relațiile sale de funcții, sarcini, structura organizației în care lucrează, conexiunile sale verticale și orizontale; fundamentele managementului; elementele fundamentale ale organizării științifice a activității manageriale: documente de reglementare și metodologice privind informațiile și suportul documentației pentru activitățile manageriale; tehnologie de calcul și organizațională; fundamentele psihologiei sociale generale; fundamentele esteticii și eticii; munca de birou: metode de creare și procesare a documentelor, organizarea muncii cu documente; serviciu fără hârtie; arhivare.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată:

Asigurați munca eficientă a managerului pentru a ajuta la planificarea zilei de lucru; organizează locul de muncă al unui manager; să efectueze un control bazat pe timp asupra instrucțiunilor conducerii; organizează servicii de informare pentru șef (firmă); film documentar; fără hârtie - să poată lucra cu periodice (pregătește recenzii de presă), să organizezi recepția vizitatorilor; stabiliți contacte; organizează și menține întâlnirea; întocmește și execută documente folosind un computer personal; folosiți un computer, puteți folosi baze de date, incl. telecomandă (folosind un PC); reproduce cu promptitudine documente; să furnizeze transmiterea rapidă a informațiilor prin intermediul comunicării (inclusiv fax, e-mail); să lucreze cu documente: primirea, trimiterea, prelucrarea primară a documentelor, distribuirea, înregistrarea, controlul, informarea și lucrările de referință asupra documentelor, stocarea curentă, distrugerea; păstrează o arhivă.

Ceea ce secretarul ar trebui să știe și să poată face este stabilit în profilul calificat.

Caracteristica de calificare - Acesta este un document de reglementare care stabilește ce ar trebui să facă un anumit angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face în acest sens și care ar trebui să fie nivelul său de formare.

Responsabilitatile locului de munca

Efectuează funcții tehnice pentru asigurarea și întreținerea lucrărilor, șeful întreprinderii (sau departamentului). Primește informațiile necesare șefului de la departamente sau interpreți, apelează în numele său angajaților. Organizează conversațiile telefonice ale capului, primește și transmite mesaje telefonice, notează mesajele primite în absența acestuia și aduce conținutul acestora în atenția capului. Efectuează lucrări privind pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef - (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul și agenda ședinței, înregistrarea acestora), păstrează și întocmește procese verbale. Oferă la locul de muncă al managerului materiale de birou, echipamente organizaționale, creează condiții favorabile activității sale eficiente. Transmite și primește informații despre dispozitivele de recepție și comunicare, tipărește diverse materiale în direcția capului. Efectuează lucrări de documentare, acceptă corespondența primită în numele șefului, o organizează în conformitate cu (procedura adoptată la întreprindere) și o transferă după examinare șefilor de departamente sau artiștilor interpreți specifici pentru utilizare în procesul muncii lor sau pentru a pregăti un răspuns, monitorizează momentul comenzilor șefului în conformitate cu declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, în timp ce le arată tact și atenție, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și sugestiilor angajaților, formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată a cazurilor, asigură siguranța acestora și le transmite arhivei, înregistrării (inclusiv tipărire) și distribuirea de documente administrative, scrisori, telegrame, telegrame, fax etc., pregătirea la direcția șefului și coordonarea cu unitățile structurale a proiectelor de comenzi individuale, certificate, scrisori, certificate de călătorie și alte documente; analiza certificatelor și rapoartelor diviziunilor structurale cu concluzii și propuneri asupra acestora; pregătirea și distribuirea în timp util a materialelor pentru întâlniri, conferințe, seminarii, întâlniri, congrese; controlul asupra executării deciziilor direcției; organizarea de prezentări și recepții speciale pentru oaspeți; controlul asupra sărbătorilor și aniversărilor; colectarea informațiilor comerciale și referințarea acestora pe instrucțiunile conducătorului; colectarea de materiale pentru rapoarte și discursuri ale șefului; păstrarea unei foi de timp;