Tot ce trebuie să știe o secretară. Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară
Acestea constituie partea principală a instrucțiunilor pentru efectuarea activităților de lucru pentru postul de lucru desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie respectate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și reglementările generale ale muncii. Nu trebuie să presupunem că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.
Responsabilități generale
În primul rând, trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice și unificate ale unui secretar. Pe scurt, pot fi reduse la următoarele recomandări obligatorii:
Cerințe de cunoaștere
Responsabilitățile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea lor principală. Cu toate acestea, indiferent de ea, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:
- Bazele dreptului muncii și al dreptului administrativ.
- Standarde generale de etică și etichetă de afaceri.
- Bazele activității de birou.
- Măsuri de siguranță.
- Reguli pentru lucrul cu computere și recepție-săli de ședințe, precum și echipamente de birou.
- Siguranță și sănătate în muncă.
- Cerințe pentru desfășurarea corespondenței comerciale.
Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător atribuțiile unui secretar fără a cunoaște fundamentele interne ale întreprinderii, programul activităților, documentele de reglementare și multe altele. 
Atribuțiile asistentului manager
Atribuțiile secretarului managerului nu diferă mult de cerințele generale prezentate mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondență, copie și arhivează documente, controlează livrarea comenzilor de la șef către persoanele responsabile, menține documentele necesare și asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist ar trebui să poată face față:
De regulă, astfel de atribuții oficiale ale secretarului managerului pot fi îndeplinite atât de persoane cu studii superioare, cât și secundare. În acest din urmă caz, un avantaj semnificativ este prezența experienței de muncă în profesia de cel puțin 2 ani.
Drepturile secretarului
Trebuie amintit că nu numai atribuțiile oficiale ale secretarului determină munca sa, angajatul are, desigur, și anumite drepturi. Astfel, acestea includ posibilitatea de a se familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul instrucțiunilor lor de service. În plus, dacă deficiențele sunt identificate în cadrul competenței sale, secretarul are dreptul de a atrage atenția managerului asupra acestor aspecte. 
Cerințe pentru activitatea unui funcționar
Atribuțiile unui secretar-grefier, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul manager trebuie să asigure în primul rând activitățile șefilor în mod direct, în timp ce funcționarul se concentrează mai ales pe lucrările de hârtie. Instrucțiunea activității sale de muncă trebuie să includă aspecte precum:
Cerințe pentru activitatea unui secretar judiciar
Modificările mult mai semnificative sunt cuprinse în atribuțiile secretarului ședinței de judecată. De regulă, acești specialiști sunt direct implicați în desfășurarea și înregistrarea ședințelor de judecată. În plus, pregătesc scrisori, anchete și alte documente și pot convoca persoane care participă la pledoarii judiciare. O astfel de muncă activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare sau incomplete, fără o experiență de muncă adecvată. De regulă, această funcție este aleasă de tineri și fete care doresc să câștige experiență în domeniul judiciar și să își continue cariera în domeniul jurisprudenței.
Unora li se poate părea că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, prin urmare se va potrivi multora, dar acest lucru nu este în totalitate adevărat. Ce mai face grefierul? Responsabilitățile sale de serviciu includ:
- Respectarea Constituției, a legilor federale și a oricăror alte reglementări și ordine.
- Executarea ordinelor unui judecător sau ale altor persoane autorizate.
- Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru soluționarea problemelor de competența secretarului.
Informații generale
Atribuțiile secretarului-grefier, asistentului de conducere și ale angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența sa în orice companie este obligatorie, deoarece în conformitate cu lista specificată de reguli, angajatul înțelege ce acțiuni ar trebui să efectueze și ce nu. Un astfel de document este elaborat și întocmit cu participarea personalului de conducere și conține neapărat subsecțiuni precum dispoziții generale, drepturi și obligații, domeniu de responsabilitate, relațiile angajaților din cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.
Instrucțiuni
A fi bun birou-, trebuie să aveți calități precum responsabilitate, sociabilitate și energie. În plus, trebuie să încercați să se potrivească cu imaginea companiei corporative.
În această poziție, este foarte important să vă îndepliniți îndatoririle profesionale cu înaltă calitate, mai ales dacă există planuri de a urca pe scara carierei.
Merită să ne amintim că managerul de birou este chipul companiei; prin comportamentul, profesionalismul și aspectul său, ei judecă atât compania, cât și. Aspectul trebuie să fie întotdeauna îngrijit, în concordanță cu stilul de afaceri, iar comportamentul nu trebuie să depășească ceea ce este permis. Este necesar să vă stabiliți ca un specialist competent și punctual care să poată negocia corect, să știe cum să lucreze cu tehnologia și să fie o față demnă a companiei. Nu ar trebui să existe întârzieri la locul de muncă și nici conflicte, indiferent de ce se întâmplă.
Dacă este posibil, ar trebui să vă distingeți de masa generală a angajaților și, arătând inițiativă, să faceți sugestii pentru îmbunătățirea activității companiei, să faceți comentarii dacă este necesar. Adică, arătați conducerii că sunteți un adevărat membru al echipei căruia îi pasă de problemele și interesele companiei.
Un bun manager de birou trebuie să fie capabil să scrie cu competență, să găsească rapid informații și să le organizeze. Un loc deosebit de important printre responsabilități îl ocupă comunicarea prin telefon. Puteți răspunde la apeluri doar cu zâmbetul pe buze, cu cea mai mare politețe și corectitudine. Iritabilitatea și nemulțumirea ar trebui să fie complet absente, indiferent de cât de mult lucru mai este în față și la ce moment al zilei trebuie să ridicați telefonul.
Videoclipuri similare
Notă
Munca unui manager de birou nu implică întotdeauna o zi de lucru standard, cel mai adesea trebuie să vă adaptați la conducere, iar călătoriile de afaceri nu sunt excluse.
Sfaturi utile
La începerea atribuțiilor de manager de birou, în primul rând, este necesar să stabiliți contactul cu restul angajaților și numai apoi să vă ocupați de afacerile imediate
Surse:
- cum să devii un manager mai bun
- Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată
Unii oameni iau decenii pentru a obține un succes semnificativ în domeniul profesional, în timp ce alții cuceresc vârful carierei mult mai repede. Dacă doriți să deveniți manager de top, trebuie să știți ce cale către obiectiv este cea mai scurtă.
Instrucțiuni
Desigur, pentru a deveni un manager de top, trebuie să aveți o educație superioară. Și este de dorit să aveți două dintre ele: una - în profesia dvs., a doua - în managementul personalului și al organizației. Vă puteți înscrie într-o a doua instituție de învățământ superior în timp ce lucrați. Este important să lucrați în specialitatea dvs. după primul institut, universitate sau academie. Atunci veți avea șanse mai mari să deveniți manager de top.
În caz contrar, riști să rămâi blocat pe orizontul carierei. Aceasta înseamnă că o persoană schimbă o zonă după alta, primește poziții conexe, dar nu crește. Această dezvoltare nu este rea pentru persoanele cu interese diverse și care doresc să-și extindă domeniul profesional. Dar dacă doriți o poziție de conducere și nu doriți să petreceți zeci de ani obținând-o, ar trebui să vă restrângeți specializarea și să lucrați pentru promovare.
Dacă nu doriți să reduceți alegerea companiilor în care ați putea face o carieră, doar la companiile autohtone, învățați limba engleză. Un nivel bun de limbă străină vă va oferi un avantaj față de ceilalți candidați pentru o poziție promițătoare într-o companie europeană. Va fi minunat dacă nu stăpâniți una, ci două sau mai multe limbi străine. Amintiți-vă că acest lucru vă va fi util la construirea carierei.
Chiar dacă ați absolvit cu onoruri o instituție de învățământ superior de prestigiu, nu ar trebui să presupuneți că angajatorii vor lupta pentru dvs. și vă vor oferi imediat o funcție de conducere. Nu mai puțin, și uneori chiar mai mult, titularii de diplome de onoare, companiile apreciază pe cei care au deja experiență profesională. Prin urmare, încercați să obțineți un loc de muncă în specialitatea dvs. la ultimele cursuri ale institutului cu jumătate de normă. Nu va fi ușor să combinați excelent studiu și muncă, dar atunci veți putea prezenta nu numai o diplomă, ci și o intrare în cartea de muncă. Este posibil ca întreprinderea unde veți lucra în timpul studiilor să vă invite la un loc de muncă permanent la absolvirea universității.
Odată ce ați obținut poziția inițială în firmă, trebuie să vă dovediți cât mai mult posibil. Acest lucru se poate face în diferite moduri. Unii angajați sunt foarte executivi, au o atitudine conștiincioasă față de muncă și fac față cu succes unui volum mare. Alții demonstrează capacitatea de a-și asuma responsabilitatea, arată inițiativă și creativitate, nu se grăbesc să finalizeze sarcina atribuită, dar se gândesc mai întâi la modul de simplificare a procesului. Cu siguranță v-ați dat seama deja ce tip de angajat poate conta cel mai probabil pe o promoție. Dacă muncești din greu, dar nu ești pregătit să asumi mai mult decât alții, dacă nu vezi situația generală a companiei în care lucrezi, pentru că nu vrei să te uiți dincolo de responsabilitățile tale, ai puține șanse să izbucnești în lideri.
Amintiți-vă, managerul de top trebuie să arate, să vorbească și să se comporte în consecință. Prin urmare, este mai bine să nu vă relaxați imediat, ci să vă îmbunătățiți abilitățile de afaceri, gândiți-vă la ce lucruri alcătuiesc garderoba și nu vă strica reputația de lucru.
Profesia de manager de cont a fost întotdeauna deosebit de populară în căutarea unor scenarii de carieră rapidă. Din exterior, se pare că doar activitatea, aspectul prezentabil și abilitățile de comunicare încrezătoare sunt suficiente pentru a ocupa această nișă. Cu toate acestea, angajatorii de astăzi au devenit mult mai exigenți.
Set de competențe
Un manager de servicii pentru clienți este o unitate de personal care este la fel de obișnuită, atât într-o afacere mare, cât și într-un segment mic al acesteia.
Pentru fiecare piață, există un anumit nivel de cerințe pentru setul de competențe al managerilor de conturi. Astăzi, specialiștii în acest profil trebuie să aibă un învățământ predominant superior în domeniile economiei, dreptului sau managementului. Întreprinderile foarte specializate salută în mare măsură prezența unei educații specializate - este mai profitabil pentru o companie care vinde laminare de metal să angajeze un manager cu studii de inginerie.
Analiza locurilor de muncă vacante ale marilor companii arată un interes tot mai mare pentru specialiștii care au absolvit cursuri de formare avansată în domeniul managementului eficient al afacerilor.
Întreprinderile mici și mijlocii încă primesc manageri cu studii medii specializate și un set minim de competențe. Principalul criteriu de selecție este mai degrabă abilitățile de comunicare. Mai simplu spus, dacă un specialist știe să conducă un dialog, are darul de a convinge și este motivat să câștige bani, atunci cel mai probabil angajatorul va angaja un astfel de specialist.
Cursurile finalizate în marketing, PR, retorică etc. vor fi un plus suplimentar pentru un solicitant pentru funcția de manager de client.
Responsabilitatile locului de munca
Cel mai adesea, responsabilitățile unui manager de cont sunt legate de încheierea de noi oferte și creșterea vânzărilor. Prin acest criteriu, angajatorul evaluează performanța unui specialist.
Un mare avantaj este că solicitantul are experiență în domeniul vânzărilor în funcție de profilul companiei, precum și o bază de clienți existentă. Baza ar trebui înțeleasă nu atât ca o listă a potențialilor destinatari de servicii cu coordonatele lor, cât și cu relații bine stabilite cu persoanele responsabile de încheierea tranzacțiilor.
Adesea, pentru a obține un loc de muncă într-o anumită companie, solicitanții primesc mai întâi un loc de muncă într-o organizație care lucrează în același domeniu, dar situată sub angajatorul dorit. Construiește experiență și construiește relații cu clienții.
Cu toate acestea, angajatorul nu atribuie întotdeauna responsabilitățile de vânzare a produsului către managerul de cont. Această poziție poate acoperi rolul coordonatorului de relații cu clienții. Cel mai adesea, astfel de specialiști sunt atrași de companii pentru produse IT, software, contabilitate și servicii juridice. Reprezentanții companiei nu lucrează pe piața de vânzări, ci furnizează doar servicii și asigură buna funcționare a produsului.
Asteptari salariale
În funcție de mărimea întreprinderii și regiune, salariul unui manager de client variază foarte mult. În general, un specialist în această funcție are salariul mediu al unui lucrător obișnuit de birou.
Cel mai adesea, salariul unui angajat de acest profil este format din salariul minim pe care îl primește specialistul garantat și din procentul tranzacțiilor încheiate. Această parte plutitoare a venitului este cea principală pentru specialiști. Lipsa unei barele salariale superioare atrage cel mai adesea studenții cu fracțiune de normă, tinerii profesioniști și persoanele interesate de câștigurile pe termen scurt, dar rapide, pentru a lucra cu clienții.
Angajatorii sunt înțelegători față de faptul că managerii de servicii pentru clienți sunt specialiști care adesea își schimbă locul de muncă, astfel încât angajații cu adevărat valoroși sunt gata să-i motiveze cu plăți suplimentare.
Reutilizarea
Managerii de cont de succes nu provin întotdeauna din vânzări directe cu amănuntul. Întreprinderile mari deseori „creează” astfel de specialiști de la angajații companiei care cunosc clar punctele forte ale întreprinderii și sunt capabile să o prezinte în mod profitabil unor terțe părți.
Foștii analiști, consilieri și consultanți angajați, angajați ai serviciilor de relații publice, asistenți manageri etc. pot acționa ca manager de relații cu clienții.
În ceea ce privește setul de competențe, funcția de șef adjunct pentru relații publice este cea mai apropiată de managerul de cont. Specialiștii de acest nivel efectuează adesea o acoperire publică a activităților companiei, astfel încât să cunoască punctele forte ale companiei mai bine decât oricine altcineva.
În întreprinderile mici și mijlocii, funcțiile unui manager de relații cu clienții sunt adesea atribuite ca o povară suplimentară pentru specialiștii de frunte ai companiei, șefii departamentelor specializate, secretarii de presă etc.
Acei specialiști a căror profesie principală nu are nimic de-a face cu vânzările pot lua și locul unui manager de servicii pentru clienți. Deci, de multe ori în această calitate pot fi lucrători din servicii - personal administrativ, lucrători din comerț.
Videoclipuri similare
SEF SECRETAR
Cuvântul „secretar” provine din „secretarius” medieval și însemna inițial „confident”. În Rusia, funcția de secretar apare în secolul al XVIII-lea. la început tocmai ca funcție de secretar personal al împăratului.
În dicționarul explicativ, V. Dahl definește: „secretar de stat” - grefierul de încredere al suveranului ”. În primul sfert al secolului al XVIII-lea. secretarul devine oficial al instituției. În prezent, cuvântul „secretar” este definit în dicționare ca „o persoană care conduce corespondența de afaceri a unei persoane sau instituții, precum și care conduce lucrări de birou”.
Rolul crescând al liderului în condiții moderne ne face să aruncăm o privire nouă asupra responsabilităților, drepturilor, organizării muncii și locul secretarului în sistemul de conducere al organizației.
Secretarul este organizatorul personal al managerului, îl ajută în planificarea programului de lucru și în implementarea activităților planificate, îl scutește de efectuarea operațiunilor tehnice auxiliare, filtrează fluxurile de corespondență, apeluri telefonice și vizitatori. Secretarul este persoana nu numai a conducătorului său, ci și a instituției în ansamblu.
Atribuțiile secretarului includ implementarea sferei de lucru privind colectarea, compilarea, executarea, prelucrarea informațiilor orale și documentare, precum și organizarea recepției vizitatorilor, pregătirea întâlnirilor și conferințelor, a serviciului de telefonie etc.
Atribuțiile secretarului pot fi împărțite condiționat în:
Lucrul cu documente (servicii de informare și documentare);
Munca organizatorică (serviciu fără hârtie).
Responsabilitățile secretarilor față de manageri la diferite niveluri de conducere diferă atât în ceea ce privește conținutul, cât și domeniul de aplicare. În funcție de aceasta, există trei niveluri ale ierarhiei oficiale de secretariat.
1. Secretar al șefului celui mai scăzut nivel de conducere - secretar-dactilograf (îndeplinește funcții tehnice și de servicii).
2. Secretar al șefului nivelului mediu de conducere - secretar-asistent (furnizează servicii de documentare, organizare și documentare a întâlnirilor, recepții ale vizitatorilor etc.).
3. Secretar al șefului celui mai înalt nivel de conducere - secretar-asistent al șefului, manager de birou, șef al secretariatului (învestit cu competențele unui reprezentant în alte organizații).
Rolul secretarului este foarte responsabil și exigent. Munca unui secretar este multidisciplinară, necesită nu numai o cultură și o educație generală suficient de ridicate, ci și cunoștințe și abilități speciale. Un secretar bun trebuie să aibă următoarele calități de afaceri: abilități profesionale, „organizare, inițiativă, responsabilitate, punctualitate, diplomație, conștientizare și capacitatea de a prevedea.
Secretarul trebuie să aibă o înaltă cultură a comportamentului. Indicatorii importanți ai culturii secretarului sunt amabilitatea, corectitudinea, politețea. În comunicarea cu vizitatorii, personalul și conducerea, secretarul ar trebui să dea dovadă de bunăvoință, să fie un bun ajutor, să ofere asistență maximă, să meargă, dacă este necesar, la unele neplăceri personale de dragul unei cauze comune.
Unul dintre cele mai importante contacte de afaceri este interacțiunea dintre manager și secretar. Munca eficientă a liderului și a secretarului este posibilă numai dacă există o încredere reciprocă completă și o înțelegere între ei. Pentru a face acest lucru, managerul trebuie să reglementeze în mod clar procedura de lucru comun, să-și planifice rigid timpul de lucru. Liderul trebuie să facă cea mai bună utilizare a abilității secretarului său, să-i ofere o inițiativă largă.
La rândul său, secretarul ar trebui să studieze caracteristicile caracterului, sistemul de gândire, manierele de comportament și conversație, logica luării deciziilor manageriale ale conducătorului său și să încerce să-l ajute să realizeze eficacitatea muncii sale.
CULTURA SECRETARĂ
Activitatea unui secretar se caracterizează printr-o situație în schimbare rapidă, o varietate de sarcini îndeplinite și necesitatea soluției lor rapide, necesitatea de a desfășura adesea mai multe tipuri de muncă în paralel și o varietate de contacte.
Prin urmare, secretarului i se impun o serie de cerințe, care pot fi împărțite în cerințe pentru afaceri și calități personale.
LA calități de afaceri, includ în primul rând Abilități profesionale, acestea. secretarul trebuie să posede un complex de cunoștințe, abilități și abilități profesionale.
Secretarul trebuie să aibă un nivel înalt organizare. Aceasta este capacitatea de a vă organiza locul de muncă, de a planifica în mod rațional distribuirea responsabilităților în timp și de a asigura executarea la timp a operațiunilor de zi cu zi.
Calitatea secretarului este la fel de importantă ca și responsabilitate pentru implementarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor atribuite.
Secretarul trebuie să fie diferit inițiativă, abilitatea de a lua în mod independent decizii de competența lor, fără a aștepta instrucțiunile șefului cu fiecare ocazie.
La selectarea secretarilor, este necesar unul dintre primele locuri păstrează un secret oficial.
Cele mai importante calități ale unui secretar includ punctualitate. Aceasta este abilitatea nu numai de a planifica corect evenimentele, ci și de a le desfășura cu strictețe la ora stabilită.
Secretarul trebuie să aibă capacitatea de a prevedea situații tensionate și să poată planifica lucrările în detaliu în acest moment.
Lucrarea unui secretar nu va avea niciodată succes dacă nu este devotat organizației sale ferme. Devotament munca lor - principala calitate pentru o relație ideală cu liderul.
Pentru a dezvolta calitățile de afaceri necesare în activitatea unui secretar, un număr de calitati personale, fără de care este dificil să devii profesionist.
Dintre acestea, ar trebui pus primul loc capacitate de adaptare, acestea. treceți rapid de la un tip de lucru la altul și capacitatea de a efectua simultan mai multe sarcini.
Nu mai puțin importantă trăsătură de caracter - sociabilitate, acestea. abilitatea de a stabili cu ușurință contacte, conexiuni, deoarece secretarul trebuie să comunice cu un grup mare de oameni.
La calitățile personale cerute de secretar, includ curtoazie, politețe, bunăvoință, receptivitate.
Calități precum flexibilitate, loialitate, echilibru, ingeniozitate, conștiinciozitate, acuratețe.
O calitate importantă și necesară a secretarului este dorința sa de îmbunătățire continuă, adică completarea constantă a cunoștințelor generale și profesionale.
Secretarul ar trebui să se distingă întotdeauna prin îngrijire, capacitatea de a se îmbrăca cu gust și luând în considerare mediul de afaceri.
Secretarul ar trebui să știe:
Temeiul juridic al conducerii:
drept administrativ, muncii, afacerilor;
Acte legislative și normative care determină procedura pentru activitatea organizației de tipul în care funcționează.
Bazele managementului:
sistemul de autorități și administrație din țară și din regiunea sa;
Industria în care lucrează și relația;
Funcții, sarcini, structura organizației în care lucrează, conexiunile acesteia;
Locul liderului în structură, contactele sale interne și externe. Bazele managementului.
Bazele organizării științifice a activității manageriale. Tehnologie de calcul și organizațională. Bazele psihologiei generale și sociale. Bazele eticii și esteticii. Munca de birou:
metode de creare și prelucrare a documentelor;
Organizarea lucrărilor cu documente;
Serviciu nedocumentat. Arhivare. Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să poată: Creați condiții pentru o muncă eficientă a managerului:
ajuta la planificarea unei zile de lucru;
Organizați locul de muncă al unui manager;
Monitorizați momentul executării instrucțiunilor de la conducere. Mențineți serviciul de informații pentru șef:
" film documentar;
Nedocumentat;
Să puteți lucra cu periodice (pregătiți recenzii de presă). Organizați recepția vizitatorilor.
Stabiliți contacte.
INTERACȚIUNEA ȘEFULUI ȘI SECRETARULUI
Interacțiunea dintre manager și secretar
Alocați timp în fiecare zi pentru a discuta despre sarcina dvs. de muncă cu secretara;
Nu faceți niciodată programări singuri, lăsați-o pe secretară să o facă;
Dacă nu sunteți în birou, atunci ar trebui să sunați cel puțin de două ori pe zi pentru a vă informa despre modificările planurilor și mesajelor rămase pentru dvs.;
Faceți notițe în jurnalul dvs. despre când să terminați să faceți una sau alta lucrare;
Când vă planificați munca de zi, alocați timp pentru aceasta.
Există mai multe tehnici care pot ajuta un manager să facă telefonul mai mult un instrument de lucru și mai puțin un obstacol enervant:
Rugați-i secretarului să „filtreze” apelurile. Spuneți-i persoanelor care nu vă deranjează să sunați și pe cine ar trebui să sunați mai târziu, într-un moment mai convenabil pentru dvs.
Anunțați oamenii când să vă sune și când nu ar trebui.
Stabiliți o comunicare bidirecțională cu secretara dvs. Dacă face o treabă cu adevărat importantă pentru tine, atunci oferă-ți să răspunzi singur la apeluri pentru o vreme.
Dacă trebuie să vorbiți cu oamenii la telefon, solicitați secretarului programarea apelurilor.
Spuneți secretarului în avans cine poate și cine nu vă poate distrage atenția de la afacerea dvs. principală.
În afara acestor acorduri, lăsați secretarul să ia decizii personal. Există o serie de avantaje pe care le oferă delegarea de autoritate
către secretar:
Acest lucru eliberează timpul managerului;
Liderul are ocazia să se concentreze asupra muncii creative
Atribuirea este un mijloc excelent de a motiva și construi încrederea unui secret
Atribuirea este cel mai bun mod de a pregăti un secretar pentru a-și asuma o responsabilitate suplimentară și de a dezvolta capacitatea de a „ghici” cu precizie în absența unui lider, cum ar acționa într-o anumită situație;
Un secretar profesionist, bine pregătit, cu responsabilitatea și autoritatea care i-au fost încredințate, îi onorează supraveghetorul.
Interacțiunea secretarului cu șeful
Specialiștii în domeniul managementului și organizării muncii denumesc următoarele calități necesare pentru a crea o relație normală între un secretar și un manager.
1. Secretarul nu trebuie să facă greșeli în niciun document și, astfel, să-și elibereze managerul de necesitatea de a verifica fiecare document. Secretarul trebuie, de asemenea, să demonstreze managerului prin munca sa că poate lucra independent.
2. Atunci când vorbești la telefon, poți răspunde cu tact la orice întrebare, iar managerul trebuie să aibă încredere în secretara sa pentru a rezolva toate problemele care sunt considerate confidențiale în activitățile companiei.
3. Să poată selecta pentru manager cele mai importante fapte cuprinse în rapoarte și reviste pentru a-l salva de nevoia de a studia în mod independent materialele în detaliu.
4. Înțelegeți că, în caz de muncă urgentă, trebuie să rămână după sfârșitul zilei de lucru, dar managerul, totuși, nu ar trebui să se bazeze pe secretar să rămână chiar și atunci când nu este nevoie.
5. Reprezentați în mod clar responsabilitățile lor și nivelul de competență în soluționarea independentă a problemelor în absența șefului, iar șeful trebuie, la rândul său, să fie sigur că secretarul va face față lucrărilor care pot apărea în absența sa. Ambele părți au nevoie de simțul umorului. Comportamentul și eficiența secretarului este un exemplu pentru toți angajații. Ar trebui să fie întotdeauna îmbrăcat curat și îngrijit, deoarece atât de autoritatea sa, cât și autoritatea conducătorului său depind de aceasta.
Secretarul ar trebui să țină evidența evenimentelor din viața personală a managerului, de exemplu, să aibă grijă de flori pentru ocazii speciale, felicitări etc.
Interviu cu antrenorul de afaceri Anna Nikolaeva la postul de radio „Moscova vorbind” 62.0 FM. Vizitând capul coloanei Igor Igorev.
I.I.- A fi un bun secretar nu este ușor. În primul rând, secretarul este fața companiei, are o responsabilitate reală. În al doilea rând, această profesie nu este degeaba considerată una dintre cele mai stresante: o mulțime de lucruri, o mulțime de probleme, trebuie să faci totul și în același timp să faci totul perfect și să nu te confuzi. Cum se pot face toate acestea? Cum poți rezista stresului și să devii un reprezentant de succes și demn al companiei tale? Ce este această pasăre secretară? Când vine vorba de o secretară, majoritatea angajatorilor au o întrebare despre ce fel de secretară au nevoie. Cel mai probabil, majoritatea va răspunde că picioarele sunt mai importante pentru ei, nu capul, deoarece au nevoie de oameni prezentabili. Și capul va urma cumva. Cine este secretarul astăzi?
UN.- Cuvântul „secretar” a apărut în Evul Mediu. Tradus din latină, înseamnă „confident”. Persoana care ocupă această funcție trebuie să fie bine educată, să-și cunoască afacerea, comunicativă, deoarece sarcina secretarului este de a găsi cu ușurință contactul cu oamenii. Desigur, nu ar trebui să alegeți între cap și picioare, deoarece secretara este vitrina companiei. Pe baza muncii sale, clientul face concluzii ipotetice despre activitatea companiei, despre modul în care vor lucra cu el în viitor.
I.I.- Este cel mai dificil pentru o secretară să reziste stresului, să cunoască fluxul de lucru, să urmeze ordinele șefului? La urma urmei, nu este un secret faptul că mulți secretari îndeplinesc funcții neobișnuite pentru această profesie. Lucrează ca ofițeri de personal, uneori fac contabilitate, livrează cafea, curăță biroul.
UN.- Bineînțeles că se întâmplă. Principalele atribuții ale secretarului sunt fluxul de documente. Aceasta este prelucrarea documentelor de intrare și ieșire, pregătirea scrisorilor, faxurilor, certificatelor. În plus, secretarul trebuie să gestioneze protocolul vizitatorilor, să coordoneze cu șeful prioritatea programului pentru primirea vizitatorilor. Responsabilitățile sale includ organizarea de întâlniri, conferințe, conferințe, conversații telefonice. În orice caz, secretarul ar trebui să se familiarizeze cu responsabilitățile sale de serviciu și să se bazeze pe ele în procesul de lucru.
I.I.- Care sunt aceste responsabilități? Trebuie să fie înregistrați?
UN.- Desigur. În cazul în care responsabilitățile nu sunt precizate, se recomandă secretarului însuși să le înregistreze și să se bazeze pe această listă în procesul de lucru.
I.I.- Îndeplinirea dorințelor liderului - toate acestea sunt responsabilitățile.
UN.- Destul de bine. Managerul secretarului este clientul principal. El trebuie ajutat, să-l descarce, să aibă grijă discret de lider.
I.I.- Și ce zici de restul angajaților care apelează la secretară? Secretarul comunică nu numai cu liderul. Clienții și vizitatorii vin la secretară. Trebuie să fiți fluent în limbile străine. Chiar dacă secretarul este picioarele, atunci picioarele ar trebui să fie cu cinci limbi.
UN.- Într-adevăr, cunoașterea limbilor străine este un avantaj pentru o secretară. Clienții și vizitatorii trebuie primiți corect, să le zâmbească, să se ofere să se așeze, să servească cafea, ceai. Acestea sunt lucruri banale, dar, din păcate, nu în toate companiile secretarii folosesc aceste cunoștințe. Uneori în companie ai impresia că ai luat secretara de la o muncă importantă, de la citirea revistei.
I.I.- Uneori secretara atinge ceva pe computer. Există o imagine a unei secretare care tastează ceva pe o mașină de scris și este responsabilă pentru apeluri telefonice interminabile. Din când în când, ea intră în biroul șefului. Toate acestea sunt bine amintite și oricine nu-și amintește le poate privi în filmele sovietice. Dar acum secretarii sunt diferiți.
UN.- Destul de bine. Mulți directori învață acum eticheta telefonică secretarilor. Secretarul trebuie să cunoască regulile pentru primirea unui apel primit, trecerea la un angajat sau la șeful companiei. În plus, există reguli pentru menținerea semnalului sonor și la revedere.
I.I.- Menținerea tonului de apel este un proces când muzica este activată în telefon, care voce spune în receptor că acest apel este foarte important pentru companie? În acest moment, muzica joacă, de exemplu, Beethoven.
I.I.- Cum ar trebui să întreb? Poate ar trebui să spui: „Prezintă-te, te rog”?
UN.- Da, poți face asta. Este necesar să cereți să rămâneți pe linie și să nu așteptați sau să atârnați până când persoana este conectată cu abonatul de care are nevoie. Pentru fiecare acțiune există un algoritm de lucru care trebuie urmat. În plus, există un tabu telefonic. Acestea sunt cuvintele salut, te ascult, un minut, o secundă, un fax, un telefon. Aceste cuvinte nu trebuie folosite.
I.I.- Desigur, este mai bine să părăsiți formele diminutive. Dar acest lucru nu se aplică muncii unei secretare, ci lucrării fetei la telefon. Acum gama de profesii este destul de largă.
UN.- Destul de bine.
I.I.- Acest lucru poate fi realizat de o fată care lucrează într-un centru de apeluri, angajați mici. Secretarul însuși este o persoană destul de semnificativă în compania sa.
UN.- Există atribuții de bază ale unui secretar. Acesta primește apeluri telefonice, vizitatori, ajută managerul să planifice o zi de lucru, să organizeze întâlniri și conferințe. În plus, secretarul trebuie să rezolve cu pricepere situațiile de conflict care se dezvoltă cu clienții, să-l ajute pe manager, să fie zidul și protectorul acestuia.
I.I.- Secretara este sora gazdei?
UN.- Da.
I.I.- Dar aceste fete sunt numite diferit. Aceștia pot fi manageri de birouri, angajați ai centrelor de apeluri, asistenți ai secretarilor și așa mai departe. Sunt înscrise în registrul profesiilor?
UN.- Cred ca ei sunt.
I.I.- Secretarul este fața companiei. Compania trebuie să aibă întreaga procedură pentru modul în care o persoană ar trebui să se comporte. În primul rând, depinde de cultura corporativă a companiei?
UN.- Desigur. Secretarul este vitrina vizuală a companiei. Trebuie să puteți saluta corect, să invitați clientul la manager, să aflați la ce oră este programată întâlnirea. Secretarul trebuie să înregistreze toate reglementările.
I.I.- Secretarul nu trebuie doar să prescrie toate acestea, ci și să lucreze cu documente, să organizeze munca. El este organizatorul și inspiratorul tuturor victoriilor noastre.
UN.- Da.
I.I.- Fetele tinere care sunt o vitrină înțeleg întotdeauna ce fac? În opinia mea, secretara este o femeie de vârstă mijlocie, cu experiență și educație. Poate să îndeplinească sarcini, să rezolve conflicte, să se ocupe de hârtie, să primească clienți și invitați, să negocieze, dacă este necesar.
UN.- Acest lucru poate fi realizat de un absolvent al unui institut sau colegiu, dacă anterior urmează o pregătire adecvată la școală sau în cursuri de secretar. Acest lucru poate fi predat, precum și lucrul cu clienții aflați în conflict. Puteți învăța cum să organizați timpul, eticheta telefonică.
I.I.- Nu se predă acest lucru în instituțiile de învățământ superior? După părerea mea, nu ar trebui să aibă probleme cu documentele, deoarece existau specialități relevante în universități, îi învață pe oameni acest lucru.
UN.- Din câte știu, nu există facultăți în instituțiile de învățământ superior în care sunt instruiți secretarii.
I.I.- Se numea muncă de birou.
UN.- Munca de birou este studiată în timp ce urmează studii secundare de specialitate. Există școli de formare în secretariat, precum și instruiri și seminarii.
I.I.- Acum viața arată așa?
Acest cuvânt, destul de ciudat, nu are formă feminină. „Secretar” este numele unei profesii de care nu poate lipsi nicio organizație. O profesie care creează mituri în jurul său. „Secretară” - o fată cu picioarele de la dinți, care vede unghiile în sala de așteptare? Loafer? Cineva este protejat? Stăpâna șefului?
O secretară bună este o veveriță într-o roată, aceasta este o albină, fără de care șeful nu este ca mâinile. Sarcina secretarului nu este doar de a purta o bucată de hârtie, de a prelua un apel. Sarcina principală este de a facilita munca managerului. Și aceasta include microclimatul din sala de recepție și organizarea zilei de lucru a bucătarului și construirea interacțiunii sale cu lumea exterioară.
Munca unui secretar este o mare sarcină nervoasă: o mulțime de apeluri, angajați grăbiți, o mulțime de lucruri de făcut, incapacitatea de a întocmi un program personal de lucru, dependența de starea de spirit a șefului ... Dar dacă cel puțin odată ce secretarul și-a demonstrat proasta dispoziție angajaților, atunci orice plângere împotriva angajaților care nu au finalizat conducerea sarcinii, poate fi considerată de către aceștia ca „lovind” din cauza unei dispoziții proaste. Desigur, secretara trebuie să aibă simțul umorului pentru a răspunde corect la grosolănie sau pentru a pretinde că nu a observat o greșeală, pentru a nu-și atârna nasul în situații dificile și a putea să se înveselească nu numai pe ea însăși, ci și pe ea si seful!
Secretara este încuietoarea de la ușa șefului: cel care cunoaște „cuvântul potrivit” va trece cu ușurință. Dar alții au capacitatea de a manipula secretara, iar una dintre abilitățile secretarului este separarea relațiilor personale de lucrători. Există, de asemenea, un dezavantaj în această întrebare: clienților și angajaților li se pare că atitudinea secretarului față de ei reflectă atitudinea șefului. Prin urmare, este necesar să fie corect chiar și cu persoane neplăcute. Cu toate acestea, dispoziția față de toată lumea nu ar trebui să se transforme în permisivitate: secretarul este mâna dreaptă a șefului, prin urmare, el nu ar trebui să permită angajaților fără scrupule să se afirme pe cheltuiala lor.
Principala abilitate a secretarului este de a colecta și stoca rapid informații. După cum spun profesorii universitari, un specialist nu este o persoană care știe totul, ci o persoană care știe unde să găsească informații! Secretarul ar trebui să fie un astfel de specialist - să fie conștient de toate, fără a demonstra modul de colectare a informațiilor. Secretarul este obligat să afle care dintre angajați face ce pentru a ști cu cine să contacteze pentru informații. Se întâmplă ca titlul funcției unei persoane să nu corespundă funcțiilor sale, de exemplu, problemele sunt decise nu de șeful departamentului, ci de adjunctul său. Șeful departamentului are iluzii că el este responsabil - nu îi poți lua iluziile, dar trebuie să știi la cine să apelezi pentru un răspuns. Este important nu numai să colectăm informații, ci și să le transmitem. Un secretar bun își amintește: el există pentru a-l salva pe șef de problemele altor persoane, așa că filtrează informații. Dar liderul trebuie să cunoască rezultatul oricărui proces din organizație, precum și să fie conștient de starea de spirit din echipă. Dacă munca sa ar putea fi pusă în pericol de conflictul care se apropie, vina secretarului va fi lipsa unei încercări de prevenire a problemelor. Secretarul este un mijloc de comunicare între șef și echipă. Acesta nu este un denunț, ci un loc de muncă. Și încă o regulă importantă: nici o singură frază a liderului, care nu este destinată transmiterii, nu trebuie să ajungă la urechile subordonaților.
Mitul existent conform căruia secretara este amanta șefului, deși nu corespunde realității în majoritatea cazurilor, are încă câteva motive: șeful și secretara petrec mai mult timp împreună decât șeful casei, trec prin „foc, apă, țevi de cupru "de afaceri împreună, prin urmare, uneori există relații care depășesc cele oficiale. Desigur, o secretară grijulie va observa disconfortul șefului, va oferi o pastilă, îi va aduce ceai, obosit, va face un sandviș pentru cei flămânzi, va acționa ca un consilier atunci când cumpără parfum pentru soția sa și un blender pentru soacra sa , cumpărați bilete la teatru ... ... Este util în muncă, dar este mai bine să nu scurtați distanța dintre șef și secretar de prietenie sau chiar mai multă dragoste în interesul cazului.
Pentru secretarul novice Poți da niste sfaturi, care sunt rareori date la cursuri:
- Încă de la început, managerul și secretarul trebuie să convină asupra unei liste de angajați care au acces gratuit la birou. Este bine dacă șeful va discuta lista colegilor și a prietenilor cu care ar dori să fie legat fără nicio întrebare.
- Există o legendă despre secretarul lui Kerensky care a venit la muncă a doua zi după revoluție și a fost revoltat de tulburarea de la locul de muncă. Desigur, acesta este un caz extrem, dar ordinea de pe biroul conducătorului ar trebui să vă preocupe. O soluție simplă pentru a pune ordine în lucrări poate fi dosarele „Urgent”, „Rezolv”, „Vizualizare”, „Aruncă afară”, „Pentru semnătură” pe biroul șefului. Acestea vor facilita interacțiunea și vor proteja împotriva dezordinii care se creează inevitabil pe masă.
- Este imperativ să insufle șefului obiceiul: „Pentru ca ziua să înceapă și să se termine cu tine”. Trebuie să intri în biroul său mai devreme decât orice vizitator pentru a-i afla planurile, a-i aminti de întâlnirile sale și pentru a dezvolta o strategie de comportament.
- Dacă șeful crede că nu este secretar, ci asistent, asistent, explică-i necesitatea prezenței tale la toate ședințele și întâlnirile importante - trebuie să fii la curent cu acordurile.
- Înainte de a trimite un document pentru semnare, gândiți-vă ce întrebări pot apărea și aflați răspunsul în avans. Mai bine vei fi un prost în sala de așteptare decât în biroul șefului.
- Nu ezitați să efectuați comisioane - dar, de asemenea, nu vă grăbiți. Amintiți-vă gluma armatei: „Nu vă grăbiți să îndepliniți ordinul. Comanda„ Lasă deoparte! ”Va urma întotdeauna.
- Dacă din vina angajatului ați eșuat comanda, împărtășiți responsabilitatea cu persoana vinovată. Dar - nu pune niciodată scuze. Amintiți-vă că a fi vinovat face parte și din funcția secretarului.
- Amintiți-vă orice invitat în persoană. Aceasta este o garanție a „siguranței” șefului, dacă un client nedorit apare fără avertisment - veți avea timp să „respingeți corect atacul”. Același lucru este valabil și pentru numele persoanelor - pentru orice persoană numele său este semnificativ. Aflați numele, chiar dacă sunt imposibil de reținut. Dificil de reprodus numele și patronimicele îți spun de câteva ori. Oamenii care sunt obișnuiți să își interpreteze greșit numele vor avea și mai mult respect pentru șeful lor, dacă nu.
- Asigurați-vă că notați informațiile minute. Când nu aveți nevoie, aruncați-l și uitați. Amintiți-vă însă informațiile promițătoare: ceea ce ați notat a fost șters din memorie.
- Atunci când transferați informații, trebuie să vă gândiți la ce propoziție să puneți accent deosebit, astfel încât să fie amintită și ușor de înțeles.
- Ești un caiet. Amintiți-vă datele personale ale managerului. El, ocupat cu probleme, se poate regăsi în situația unui bancher din povestea lui O. Henry, care a uitat de propria nuntă. Amintește-i de ea - chiar dacă această nuntă nu este cu tine.
Ei bine, acum - sfaturi pentru aceștia care angajează secretara.
Când selectați un secretar, asigurați-vă că verificați candidații pentru:
- dicție, sunet al vocii, intonație. Sugerează o situație dificilă - de la minciuna că șeful tău nu este acolo până la a răspunde unui client supărat - și ascultă cum sună. Acordați atenție conținutului răspunsurilor - este, de asemenea, important.
- rezistență la stres și bunăvoință. O fată care îți zâmbește seducător în timpul unui interviu poate deveni o furie la primul conflict, chin cu furie sau expresii ale stării sale proaste. Dacă o fată aflată într-o situație stresantă găsește o sursă de forță nouă și cu cât sarcina este mai dificilă, cu atât este mai distractivă, ea este potrivită pentru munca unei secretare, dar va trebui să vă asigurați că o astfel de secretară nu are timpii morți.
- alfabetizare. Documentul de învățământ superior promite că literele nu vor dispărea cu cinci erori într-un singur cuvânt. Cel puțin, nivelul secretarului este verificat în mai multe forme, de exemplu: „Conform” - „document” sau „document”? Al doilea test este întrebarea: „Scuză-mă, cui suni?” Dacă scrie un „document” și spune „suna” - este mai bine să o refuzi. Există puține șanse de recalificare.
Și câteva alte sfaturi:
- Nu te uita la aspect - uită-te la recomandări și chestionar. Aspectul poate fi corectat, mintea este puțin probabilă.
- Aflați dacă secretarul și, cel mai important, familia sa, dacă este cazul, sunt pregătiți pentru o zi de lucru neregulată. Cu un acord într-o zi standardizată, pot apărea situații când secretarul este obligat să rămână la locul de muncă. Este mai bine dacă secretara este o femeie care nu este împovărată cu copii mici: necesită mai multă atenție maternă pentru ei înșiși.
- Aflați dacă solicitantul nu este confortabil cu nevoia de a trece rapid de la o activitate la alta. Dacă o va face, este puțin probabil să fie o bună secretară: șeful va trebui să aștepte până când termină de trimis faxul înainte de a dicta o scrisoare urgentă.
- Încercați să determinați cât de asemănătoare sunt psihologic solicitantul și viitorul bucătar. Dacă este obișnuită să vorbească repede, iar astfel de oameni îl enervează, dacă este lentă și îi place să ardă totul, nu vor funcționa împreună.