Contabilitate pentru distribuirea produselor. Recomandări privind contabilitatea distribuției mărfurilor. Produse ale comertului cu amănuntul

INTRODUCERE

Datorită faptului că legile civile și fiscale interpretează conceptul de „comerț cu amănuntul” în moduri diferite, pentru angajații organizațiilor comerciale este dificil să stabilească ceea ce este considerat retail.
Din dispozițiile dreptului civil (articolele 492 și 506 din Codul civil al Federației Ruse) rezultă că principalul criteriu pentru distingerea en-grosului cu amănuntul este obiectivul final al utilizării bunurilor achiziționate de cumpărător. Dacă mărfurile sunt achiziționate pentru utilizare ulterioară în activitatea antreprenorială, ne referim la comerțul cu ridicata. Dacă mărfurile sunt achiziționate pentru uz personal, familial, acasă sau de altă natură care nu are legătură cu afacerile, atunci există comerț cu amănuntul.
Mai mult, dacă în vânzarea cu ridicata relațiile vânzătorului și cumpărătorului de mărfuri sunt reglementate de contractul de furnizare, atunci cu amănuntul au întotdeauna natura unui contract de vânzare. Conform definiției retailului, consacrată de art. 346.27 din Codul fiscal al Federației Ruse în scopuri fiscale, comerțul cu amănuntul se referă la vânzarea mărfurilor în numerar.
Întrucât Codul Fiscal al Federației Ruse conține conceptul de comerț cu amănuntul, diferit de conceptul dat în Codul civil al Federației Ruse, contribuabilii (în scopuri fiscale) ar trebui să fie ghidați de definiția fiscală, întrucât instituțiile, conceptele și condițiile de drept civil nu sunt aplicate în relațiile fiscale dacă Codul fiscal le definește instituții, termeni, concepte altfel (paragraful 2 al articolului 11 din Codul fiscal).
Obiectele controlului sunt:
1) structura distribuției mărfurilor (canale de distribuție, proporții cu canale mixte);
2) forme de distribuție a produselor;
3) forme de marketing direct;
4) raportul dintre tipurile de intermediari.
Parametrii de control sunt după cum urmează - structura și formele de distribuție a produselor, formele de marketing direct, precum și raportul dintre tipurile de intermediari (în structura distribuției de produse) corespund obiectivelor și strategiilor organizației, sunt selectate după criteriul maximizării rentabilității vânzărilor, asigurând vânzări maxime și minimizând costurile de vânzare.
Tehnica de control include o serie de pași.
1. A afla (prin metode de interogare și intervievare a personalului, conversații cu managementul, colectarea și analizarea documentației etc.) obiectivele și strategiile organizației, factorii de funcționare externă și internă.
2. Determinarea gradului în care politica de distribuție este în concordanță cu obiectivele, strategiile și capacitățile organizației.
3. Pentru a determina volumul și costul vânzărilor, rentabilitatea vânzărilor în contextul:
- metode de marketing directe și indirecte;
- în forme de distribuție de tranzit și depozit;
- cu diverse forme de marketing direct (munca la comandă, lucrul pe piața liberă prin comerțul cu ridicata - magazin, non-magazin, vânzare personală, vânzare telefonică, vânzare prin aplicații cupon, vânzare la expoziții și târguri etc.);
- tipuri de intermediari (intermediari independenți: brokeri, distribuitori de tip obișnuit; intermediari dependenți: brokeri, oficii de achiziții, agenți, agenți de comisie etc.).
4. Utilizarea metodei de comparație (sau a analizei de clasament) pentru a evalua optimitatea politicii de distribuție.
În prezent, practica deschiderii magazinelor de vânzare cu amănuntul de către organizațiile de producție, care sunt diviziunile lor separate și de a vinde atât produse finite ale acestor organizații, cât și bunuri achiziționate la vânzare cu amănuntul, a devenit destul de răspândită, ceea ce a determinat relevanța tezei.
Scopul tezei este contabilitatea și auditul distribuției mărfurilor în comerțul cu amănuntul, evaluarea politicilor contabile ale întreprinderii și dezvoltarea măsurilor de îmbunătățire a contabilității și a auditului la întreprindere.
Pe baza obiectivului, au fost stabilite următoarele sarcini:
- studiul cadrului de reglementare al comerțului cu amănuntul;
- reflectarea tratamentului contabil al circulației mărfurilor în comerțul cu amănuntul;
- metode dezvăluite de audit a distribuției mărfurilor cu amănuntul;
- având în vedere caracteristicile organizatorice și economice ale întreprinderii;
- dezvoltarea de măsuri de îmbunătățire a politicilor contabile ale întreprinderii și de audit.
Obiectul tezei este OJSC Denver-MK, subiectul fiind contabilitatea și auditul distribuției mărfurilor cu amănuntul.

CONCLUZIE

Procedura de organizare a contabilității materialelor este stabilită de PBU 5/01 și Secțiunea 2, „Contabilitatea materialelor” și 6 „Contabilitatea materialelor în depozite”, din Ghidurile metodologice pentru contabilitatea stocurilor. Aceleași documente pot fi utilizate atunci când se ia în considerare contabilitatea produselor finite. Această concluzie a fost făcută în Scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 16 noiembrie 2004 N 07-05-14 / 298 „Cu privire la opțiunile de evaluare și contabilitate pentru produsele finite”: produsele finite fac parte din stocurile destinate vânzării (rezultatul final al ciclului de producție, activele prelucrare finalizată (ambalare), ale cărei caracteristici tehnice și de calitate corespund condițiilor contractului sau cerințelor altor documente, în cazurile stabilite de lege). În această privință, atunci când contabilitatea produselor finite ar trebui să fie ghidată de PBU 5/01.
Procedura de prelucrare a documentelor la detașarea materialelor este stabilită la punctul 49 din Instrucțiunile metodologice. În absența unor discrepanțe în ceea ce privește cantitatea și calitatea materialelor dintre datele furnizorului și datele reale, acceptarea și postarea materialelor primite se realizează de către depozite, de regulă, prin întocmirea comenzilor de primire (forma interdisciplinară tipică N М-4).
Pentru mărfurile omogene în vrac care sosesc de la același furnizor de mai multe ori în timpul zilei, este permis să se întocmească o comandă de primire în ansamblu pe zi. În același timp, pentru fiecare acceptare individuală a materialului pe parcursul acestei zile, sunt înregistrate pe spatele comenzii, care sunt calculate la sfârșitul zilei, iar totalul este înregistrat în ordinul de primire.
În loc de o comandă de primire, acceptarea și postarea materialelor pot fi realizate prin aplicarea unei ștampile pe documentul furnizorului (factură, aviz de livrare etc.), a cărei imprimare conține aceleași detalii ca în comanda de primire. În acest caz, se completează detaliile timbrului specificat și se plasează următorul număr al comenzii de primire. Un astfel de timbru este echivalent cu o comandă de primire.
Mai mult, procedura specifică a organizației pentru prelucrarea documentelor pentru acceptarea și detașarea materialelor ar trebui să fie stabilită în politica sa contabilă, conform scrisorii Ministerului Finanțelor din Rusia din 29 octombrie 2002 N 16-00-14 / 414 "Cu privire la procedura de prelucrare a materialelor primite." Astfel, pentru a reduce numărul de documente, organizația are dreptul să înregistreze materiale fără a emite ordine de credit. Cu toate acestea, această metodă de valorificare trebuie să fie stabilită în politicile contabile ale întreprinderii.
Nerespectarea procedurii contabile stabilite poate duce la o amendă administrativă în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru încălcarea flagrantă a normelor contabile. În conformitate cu acest articol, o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul prezentului articol înseamnă absența documentelor primare sau absența facturilor sau a registrelor contabile, sistematice (două sau mai multe pe parcursul unui an calendaristic), prematur sau incorect reflecție asupra conturilor contabile și în raportarea tranzacțiilor comerciale, numerar, imobilizări corporale, imobilizări necorporale și investiții financiare ale contribuabilului.
Eliberarea materialelor din depozit în conformitate cu care unitatea de producție care îndeplinește achizițiile sau funcțiile planificate este un document operațional special pentru eliberarea materialelor (harta planului). Acesta reflectă limitele și termenii calendaristici aprobați pentru livrarea materialelor. Pe baza acestui document, angajatul depozitului întocmește o factură pentru eliberarea materialelor în limita lunară, iar materialele sunt livrate la destinație. Comanda de vacanță, programul de livrare, formularele documentelor operaționale sunt stabilite de organizație în comanda în fluxul de lucru. Prin ordin de organizare, fiecărui antrepozit trebuie să i se atribuie un număr permanent, care trebuie indicat pe toate documentele legate de operațiunile acestui depozit.

Contabilitatea cifrei de afaceri cu amănuntul în SRL „XXX”

Pentru a gestiona corect activitățile retailerului, trebuie să aveți informații economice complete, exacte, obiective, în timp util și suficient de detaliate. Acest lucru se realizează prin efectuarea contabilității de afaceri.

Obiectul principal al contabilității în comerțul cu amănuntul este mărfurile, deci contabilitatea unei organizații de vânzare cu amănuntul este obligată să asigure o contabilitate completă a mărfurilor primite și reflectarea în timp util a tranzacțiilor legate de cedarea lor.

Principalele obiective ale contabilității pentru comerțul cu amănuntul în SRL „XXX” sunt:

Control asupra siguranței bunurilor;

Furnizarea în timp util a informațiilor către conducerea organizației cu privire la veniturile brute reale, la starea stocurilor în dinamică.

Pentru atingerea acestor obiective, se rezolvă un set de sarcini contabile:

Furnizarea, împreună cu alte servicii de organizare cu amănuntul, de răspundere pentru bunuri;

Verificarea corectitudinii documentației, a legalității și a oportunității operațiunilor cu mărfuri, reflectarea în timp util și corectă a acestora în contabilitate;

Verificarea completitudinii și actualității detașării mărfurilor, corectitudinea și actualitatea anulării bunurilor vândute și vândute;

Asigurarea respectării standardelor de inventar, identificarea mărfurilor cu mișcare lentă, învechită și nesemnificativă;

Stabilirea controlului asupra conduitei corecte a inventarului, identificarea la timp și corect a rezultatelor acestuia;

Identificarea în timp util și corectă a venitului brut.

Următoarele principii de bază pentru contabilitatea mărfurilor stau la baza soluționării problemelor de mai sus:

Unitatea indicatorilor contabili în vânzarea mărfurilor întreprinderilor cu amănuntul;

Capacitatea de a obține informații contabile operaționale despre activitățile economice ale întreprinderii (de exemplu, pe zi);

Organizarea contabilității în conformitate cu împărțirea răspunderii pentru fiecare persoană sau echipă în conformitate cu contractul de răspundere civilă. Conform unei astfel de organizații de contabilitate, toate pierderile cauzate de deficiențe și furturi revin persoanei responsabile din punct de vedere material. Dacă acest principiu este încălcat sau nu există un acord de răspundere. Administrația organizației nu poate aduce o pretenție motivată vinovată;

Organizația selectează schema de contabilitate a bunurilor, care este cea mai potrivită pentru activitatea acestei organizații;

Unitatea de evaluare a bunurilor atunci când sunt capitalizate și scrise ca cheltuieli; dacă mărfurile au fost valorificate la prețuri de vânzare, acestea ar trebui debitate la aceleași prețuri;

Verificarea periodică prin luarea de inventar a soldurilor efective ale produselor și compararea acestora cu datele contabile pentru a verifica păstrarea valorilor;

Monitorizarea activităților persoanelor responsabile din punct de vedere financiar cu ajutorul unei reconcilieri.

Dacă organizația a pus în practică implementarea practică a caracteristicilor de mai sus, atunci aceasta va crea condițiile pentru soluționarea eficientă a problemelor cu care se confruntă contabilitatea unei întreprinderi de vânzare cu amănuntul.

Sarcinile cu care se confruntă operațiunile de marfă ale unui retailer pot fi îndeplinite numai dacă este organizat în mod corespunzător. Deficiențele în organizarea contabilității determină o întârziere a contabilității, întârzierea raportării și alte informații. Prezența unor mari decalaje de timp între momentul apariției informațiilor contabile și a informațiilor economice și momentul utilizării acesteia împiedică creșterea eficienței economice a întreprinderilor comerciale.

Suportul informațional pentru obținerea datelor privind volumele de vânzări (cifra de afaceri) sunt formele de raportare contabilă și statistică.

Volumul cifrei de afaceri a comerțului cu amănuntul pe zi lucrătoare este exprimat în venituri în numerar, a căror valoare este determinată la întreprindere prin indicatori ai registrului de marcat sau pe baza rapoartelor persoanelor responsabile financiar. Încasările în numerar sunt înregistrate în registre, ceea ce vă permite să monitorizați vânzarea zilnică de bunuri, ritmul întregului proces de tranzacționare.

Toate operațiunile de circulație (primire, deplasare, vânzare) de mărfuri sunt efectuate prin documente contabile primare:

certificat de acceptare f. Nr. TORG-1;

waybill f. Nr. TORG-12;

raport marfa nr.TORG-29.

Controlul asupra siguranței inventarului la întreprindere și responsabilitatea pentru acceptarea, controlul calității și eliberarea inventarului este efectuată de către comerciantul cu care a fost încheiat un contract de răspundere.

Vânzarea mărfurilor se efectuează în numerar.

Toate costurile din activitățile SRL „XXX” sunt împărțite în două componente: costul bunurilor achiziționate și costurile de distribuție.

Costul mărfurilor achiziționate este înregistrat în contul 41 „Produse”. Costul mărfurilor din contul 41 „Bunuri” se reflectă la prețul de vânzare.

Contul 41 „Produse” se împarte în subconturi:

41/1 „Produse în stoc”;

41/2 „Produse în comerțul cu amănuntul”;

41/3 "Container sub marfă și gol."

Costul bunurilor în conformitate cu politicile contabile adoptate este reflectat la costul mediu. De asemenea, sunt scrise în timpul vânzărilor.

Acceptarea mărfurilor în depozitul furnizorului este efectuată de o persoană responsabilă din punct de vedere financiar, prin împuternicire cu pașaport. Procura este întocmită în conformitate cu formularele standard. Contabilitatea împuternicirii ca forme de raportare strictă se realizează fie prin rădăcina procurii, care este păstrată în departamentul de contabilitate cu o notă privind primirea și utilizarea acesteia, fie în cartea de procuri, fie în jurnalul de înregistrare.

Facturile primite de SRL „XXX” sunt legate de documentele contabile primare. Facturile acceptate pentru executare sunt numerotate și înregistrate în Jurnalul de facturi, iar stocarea facturilor primite și emise se efectuează separat. Facturile compilate și primite sunt înregistrate în modul prescris în cărțile de cumpărături și vânzări.

Acceptarea mărfurilor la depozitul SRL „XXX” este realizată de o persoană responsabilă material pe baza documentelor de expediere, cum ar fi avizele de transport - formularul TORG 12.

Capitalizarea contabilului primit de la contabilul furnizorului de containere LLC "XXX" reflectă după cum urmează:

Debitul contului 41/3 „Container pentru bunuri și gol” - Creditul contului 60 „Decontări cu furnizori și contractori” - pentru valoarea datoriei către furnizor pentru container.

Ambalajele care nu sunt indicate în documentele furnizorului și care nu sunt supuse plății vor fi plătite la prețul unei posibile vânzări pe baza actului. În acest caz, cablarea are următoarea formă:

Debit 41/3 "Container sub bunuri și gol" Credit 91 "Alte venituri și cheltuieli".

Reflecția în contabilitatea mărfurilor vândute cu amănuntul se face pe baza rapoartelor de produse ale persoanelor responsabile financiar. Raportul produsului (formularul nr. TORG-29) reflectă datele despre primirea și eliberarea mărfurilor.

Pentru eliberarea mărfii din depozit pe podeaua de tranzacționare, se aplică o factură sub formularul nr. TORG-13. Factura este întocmită în două exemplare de către persoana responsabilă din punct de vedere material al unității structurale care se ocupă de obiectele de inventar. Prima copie servește ca bază pentru anularea unității de inventar, iar a doua copie - unitatea primitoare pentru valorificarea valorilor.

Documentul completat este semnat de către persoanele responsabile financiar ale expeditorului și destinatarului și predat departamentului de contabilitate pentru a înregistra circulația articolelor de inventar. Pentru contabilitatea și înregistrarea operațiunilor de primire, persoanele responsabile material păstrează un jurnal de primire a mărfurilor, un jurnal de eliberare a mărfurilor, care indică data primirii (sau a vacanței), numele mărfurilor, numărul unităților și valoarea primirii (sau a vacanței), numele de familie, inițialele și semnătura persoanei a acceptat (emis) mărfurile.

Contabilitatea sintetică a cheltuielilor de vânzare este ținută în contul activ 44 „Cheltuieli de vânzare”. La debitul contului 44 „Costuri de vânzare”, se colectează toate cheltuielile suportate și se scad din împrumut. Costurile de distribuție ale SRL „XXX” sunt împărțite în costuri directe și costuri indirecte.

Costurile directe includ cheltuielile curente pentru livrarea mărfurilor de către compania de transport către întreprindere, dacă acestea nu sunt incluse în prețurile bunurilor în condițiile contractului. Costurile de expediere includ următoarele articole:

Plata transportului de marfuri;

Costul materialelor cheltuite cu echipament și (sau) izolarea vehiculelor;

Costul serviciilor de încărcare și descărcare;

Plata pentru depozitare temporară la locurile de încărcare și descărcare;

Costul serviciilor de transport maritim.

Toate celelalte cheltuieli sunt clasificate drept costuri indirecte.

La sfârșitul perioadei de raportare, costurile de distribuție atribuite bunurilor vândute sunt debitate în contul 90 „Vânzări”. În acest caz, soldul debitor arată soldul costurilor de distribuție pentru soldul mărfurilor la sfârșitul perioadei de raportare.

Ca un dezavantaj al organizării contabilității pentru formarea profitului din vânzări, trebuie menționat că nu există o contabilitate separată pentru costurile directe și indirecte pentru contul 44 „Costurile de vânzare”, ceea ce reduce eficiența controlului și analizei costurilor de distribuție.

Conform politicii contabile, mărfurile din comerțul cu amănuntul contabilizate în contul 41 „Produse” sunt reflectate în contabilitate la prețurile de vânzare folosind contul 42 „Marja comercială”.

Cifra de afaceri a debitului contului 41 „Bunuri” arată valoarea totală a mărfurilor primite de întreprindere, cifra de afaceri a creditului indică retragerea mărfurilor, soldul debitor reflectă soldul mărfurilor la sfârșitul perioadei de raportare.

SRL „XXX” are o gamă largă de produse. Compania nu menține contabilitatea în valoare reală a vânzărilor. Pentru calcularea marjelor comerciale realizate se utilizează metoda de calcul: în funcție de procentul mediu, care este fixat în politica contabilă a întreprinderii.

Contabilitatea sintetică a vânzărilor cu amănuntul de mărfuri este menținută în contul 90 „Vânzări”. Creditul contului reflectă valoarea bunurilor vândute, iar debitul - costul acestora.

În contul 90 „Vânzări” sunt deschise următoarele subconturi:

90/1 „Venituri”;

90/2 „Costul vânzărilor”;

90/9 „Profit / pierdere din vânzări”.

Pe baza raportului casierului, se înregistrează următoarele pentru valoarea încasărilor din vânzarea de bunuri:

Debit 50 Credit „Casier” 90 „Vânzări”, subcontul 1 „Venituri”.

Costul bunurilor plătite și emise către clienți este debitat de la persoane responsabile din punct de vedere financiar pe baza rapoartelor de produse ale acestora cu privire la valoarea de vânzare și se face următoarea înregistrare:

Debit 90, subcont 2 "Costul vânzărilor", Credit 41, subcont 2 "Marfuri cu amănuntul".

Informațiile din rapoartele de produse din lună sunt grupate într-o listă cumulativă.

Contabilitatea analitică a vânzărilor se realizează în contextul bunurilor, persoanelor responsabile financiar. Retragerea mărfurilor este reflectată în jurnalul de garanție pentru creditul contului 41 „Produse”. Înregistrările sunt păstrate în ansamblu pentru raportul produsului.

Se acordă o linie pentru fiecare raport, care arată soldul mărfurilor la începutul perioadei de raportare, debitul și cifra de afaceri a contului 41 „Produse”, indicând conturile corespunzătoare și soldul mărfurilor la sfârșitul perioadei de raportare. La sfârșitul lunii, în registrul de contabilitate pentru contul 41 „Bunuri”, se calculează totalurile, care sunt verificate cu indicatorii corespunzători ai registrelor contabile pentru alte conturi. Rezultatele jurnalului sunt înregistrate în Registrul general.

Atunci când se contabilizează mărfurile la prețurile de vânzare în cursul lunii (perioada de raportare), valoarea bunurilor vândute este reflectată în debitul și creditul contului 90 „Vânzări” în aceeași evaluare, adică la prețurile de vânzare cu amănuntul. Această procedură contabilă vă permite să controlați reflectarea corectă a contabilității volumului cifrei de afaceri cu amănuntul și a eliminării mărfurilor de către persoane responsabile financiar prin compararea cifrei de afaceri cu debitul și creditul acestui cont.

Atunci când se determină rezultatele obținute din vânzarea de bunuri la debitul contului 90 „Vânzări”, se calculează valoarea de cumpărare a mărfurilor vândute, care este calculată ca diferența dintre costul mărfurilor la prețurile de vânzare (cu amănuntul) și marcajul comercial aferent mărfurilor vândute.

La vânzarea mărfurilor, valoarea alocației comerciale aferente mărfurilor vândute este reflectată de înregistrarea de inversare a creditului contului 42 „Marja comercială” și debitul contului 90 „Vânzări”, subcontul 2 „Costul vânzărilor” pentru a calcula costul mărfurilor vândute.

În cazul pensionării bunurilor ca urmare a reevaluării, a deficitului și din alte motive (altele decât vânzarea), contul 42 „Marja comercială” este debitat. După înregistrarea pe debitul contului 90 „Vânzări”, se va reflecta valoarea de cumpărare a mărfurilor vândute.

Pentru a determina costul mărfurilor vândute, calculul se realizează în două etape: se determină procentul mediu din costul restului de mărfuri, iar apoi costul mărfurilor vândute. În acest caz, valoarea cheltuielilor aferente soldului mărfurilor la sfârșitul lunii se calculează pentru luna raportată, luând în considerare soldul reportului la începutul lunii în următoarea ordine:

Rezumă costurile de transport pentru soldul mărfurilor la începutul lunii și cele suportate în luna de raportare;

Se determină cantitatea de mărfuri vândute în luna de raportare și soldul mărfurilor la sfârșitul lunii;

Se determină procentul mediu de cheltuieli la valoarea totală a mărfurilor;

Valoarea cheltuielilor aferente soldului mărfurilor vândute la sfârșitul lunii este determinată.

Cheltuielile aferente bunurilor vândute sunt calculate conform contului 44 „Cheltuieli de vânzare”. Soldul contului 90 „Vânzări” arată rezultatul financiar din vânzări, a căror sumă este înregistrată lunar: debit 90 Credit „Vânzări” 99 „Profit și pierdere”.

Pentru a ține cont de vânzarea mărfurilor în comerțul cu amănuntul al SRL „XXX”, se utilizează următoarea corespondență de conturi, prezentată în tabelul 1.1.

Tabelul 1.1 - reflectarea contabilității operațiunilor de vânzare a mărfurilor

LLC "XXX"

	Corespondența contului


Plata către furnizor de mărfuri
Marfa a ajuns la depozit
TVA reflectată pentru mărfurile cumpărate
TVA pentru mărfurile cumpărate pentru revânzare este inclus în prețul mărfurilor
Mărfuri eliberate din stoc cu amănuntul
Costuri de transport plătite pentru livrarea mărfurilor
Costuri de transport incluse
S-a reflectat cantitatea marjelor comerciale pentru mărfuri
Cheltuieli legate de serviciile comerciale incluse		02, 10, 70, 71, 76, 69
Pierderi compensate în conformitate cu normele de pierderi naturale la costurile de distribuție
Scaderea pierderilor cauzate de deteriorarea bunurilor la costurile de distribuție
Marja comercială este inversată
Reflectă deficitul de mărfuri la costul real
Scris din marja comercială pentru mărfurile dispărute
Lipsa taxată în conformitate cu normele de atracție naturală
Lipsa și pierderile datorate făptuitorilor
Deficitul de salariu reținut
Venituri în numerar capitalizate
Mărfuri vândute anulate la prețuri de vânzare
Sume de marjă comercială inversate
Încasat la costurile directe de vânzare
Încasat la vânzare toate costurile indirecte
Rezultat financiar definit
UTII cumulate

Contabilitatea la LLC „XXX” este automatizată și întreținută folosind programul de computer „1C: Contabilitate 8.2”. Contabilitatea automatizată a cifrei de afaceri a mărfurilor, permite o contabilitate mai precisă, pentru a evita erorile, reduce timpul de lucru al contabilității, crescând astfel productivitatea lucrătorilor comerciali, situația financiară a întreprinderii.

Contabilitatea vânzării de bunuri se realizează în conformitate cu cerințele pentru pregătirea documentației primare, metodologia contabilă, legalitatea tranzacțiilor este respectată. Operațiunile pentru înregistrarea circulației mărfurilor sunt reflectate în timp util și integral.

Practica lanțurilor de vânzare cu amănuntul și experiența personală arată că principalul motiv al pierderii companiilor comerciale nu este pierderea cauzată de acțiunile deliberate ale clienților și ale personalului. De la 80 la 95% din pierderi apar în cursul asigurării activităților operaționale ale instalațiilor de vânzare cu amănuntul ca urmare a erorilor și încălcărilor angajaților care înregistrează circulația mărfurilor. Singurul mod eficient de reducere a acestui tip de pierderi este doar un sistem stabilit de contabilizare a distribuției bunurilor, standardizarea tuturor procedurilor efectuate în diferitele sale etape și monitorizarea strictă a conformității acestora.

În lanțurile de vânzare cu amănuntul, sunt folosite diverse nume de personal de conducere și manageri, diverse programe de calcul pentru contabilizarea distribuției mărfurilor și există alte caracteristici individuale. Prin urmare, denotăm ce se înțelege prin unii dintre termenii folosiți în acest articol.

Organizația comerțului () - o societate comercială care administrează o rețea de unități structurale de vânzare cu amănuntul () cu diverse formate și orientări (centre comerciale, centre comerciale, hipermarketuri, supermarketuri, magazine de conveniență, discounteri, centre de distribuție etc.).

furnizor - o companie care livrează bunuri către o rețea de distribuție.

Manager de categorii - un angajat al unei organizații comerciale (de obicei inclus în structura unui departament comercial (departament, serviciu etc.), responsabil pentru o anumită categorie de produse.

Directorul unității de retail - funcționar al unei organizații comerciale, care gestionează activitățile unității structurale de vânzare cu amănuntul (director, manager etc.).

Șef de secție - funcționar al unei unități de vânzare cu amănuntul, care gestionează unitatea de vânzare pentru un grup de categorii de produse (de exemplu, secțiunile „Gastronomie”, „Alimentație”, „Fructe și Legume”, etc.).

Șef adjunct de secție - funcționar al unei organizații comerciale, care efectuează gestionarea directă operațională și funcțională a structurii de schimb a unității pentru vânzarea unui grup de produse sau direcție.

Manager de aterizare - funcționar al unei instalații comerciale, care gestionează activitatea angajaților din zona de marfă (stadiul de aterizare, rampă etc.) al unității comerciale.

Manager recepție - funcționar al unei unități de vânzare cu amănuntul, care efectuează recepția de mărfuri, returnând mărfurile la furnizor.

Șef de securitate, societate comercială - Directorul superior al unei societăți comerciale, șeful departamentului pentru a aborda problemele de securitate și a reduce la minimum pierderile.

Manager de securitate - un reprezentant al administrației unei instalații comerciale care se ocupă de probleme de securitate și minimizarea pierderilor sau un șef de securitate al unei companii de securitate privată.

Supraveghetor de schimb - un angajat care este responsabil de organizarea activității unui ordin de schimb al angajaților cu normă întreagă care asigură direct securitatea și siguranța unei unități comerciale sau șeful unui ordin de schimb al personalului de securitate al unei companii de securitate privată.

Ofițer de securitate - Un angajat cu normă întreagă al departamentului de securitate al unei unități comerciale sau un angajat al unei companii de securitate privată.

Sistem de tranzacționare - un sistem computerizat de contabilitate pentru mărfuri (care reflectă toate operațiunile cu mărfurile, începând cu comanda acesteia și sfârșind cu vânzarea sau returnarea către furnizor) utilizat într-o organizație comercială. Operațiunile la care se face referire în acest articol sunt aplicabile sistemului de tranzacționare Supermag2000, în consecință, acest lucru trebuie luat în considerare la adaptarea dispozițiilor articolului la un alt sistem de tranzacționare.

Înainte de a trece direct la dezvăluirea problemelor care fac obiectul acestui articol, aș dori să atrag atenția asupra unor puncte care par foarte semnificative în cadrul aplicării în practică a dispozițiilor recomandate.

În ciuda faptului că majoritatea prevederilor articolului sunt prezentate ca un exemplu de procedură pentru contabilizarea distribuției mărfurilor și a altor procese de afaceri aferente în cadrul unei rețele separate de facilități de vânzare cu amănuntul, acestea sunt destul de relevante pentru facilitățile comerciale de aproape orice format - magazine la domiciliu, discounteri, magazine convenabile, supermarketuri etc. .D. Pierderile magazinelor cu un format mai mic decât supermarketurile și hipermarketurile, din cauza încălcărilor și erorilor în cursul contabilizării distribuției mărfurilor în procente pot fi și mai semnificative.

Având în vedere cele de mai sus, folosind recomandările articolului aplicate companiilor comerciale de talie mică, acest lucru ar trebui să fie luat în considerare. Așadar, în astfel de magazine, funcțiile funcționarilor, pe care le-am identificat ca manageri de categorii, manageri de secții și directori de departamente, directori de funcționari și recepții, sunt adesea îndepliniți de aceiași angajați: manageri de vânzări, manageri de adjuncți etc. (titlurile postului pot fi foarte diferite, dar acest lucru nu schimbă esența). În consecință, schemele de contabilitate pentru distribuția mărfurilor pot fi simplificate în ansamblu, până la excluderea unora dintre etapele discutate în acest articol (de exemplu, primirea mărfurilor de la o companie de transport). Este important să se respecte principiile și abordările de bază ale punerii în aplicare a acestor proceduri.

Înregistrarea documentelor contractuale

Contract de furnizare de bunuri

Bunurile pot fi livrate în rețeaua de distribuție numai după încheierea contractului cu furnizorul. Condițiile contractului sunt stabilite de administratorul categoriei, avocatul organizației comerciale verifică acordul pentru respectarea legilor Federației Ruse și a intereselor întreprinderii, ale antreprenorului individual sau ale persoanei care are procura de a semna contractele semnează contractul (deseori o astfel de persoană este directorul financiar). Condițiile de livrare, retur și plata produselor trebuie indicate în contractul de furnizare a mărfurilor.

Contract de achiziție

După încheierea unui contract de furnizare, administratorul categoriei din sistemul de tranzacționare întocmește un contract de cumpărare. Acesta trebuie să indice:

numărul contractului;
data contractului (dacă contractul este modificat, data inițială se modifică la data modificării contractului)
durata contractului (de la ... la ...);
locul livrării (sunt indicate obiecte comerciale specifice);
numele furnizorului;
zile din săptămâna în care este posibilă cererea; zilele săptămânii în care este posibilă livrarea;
caietul de sarcini (articole și nume), potrivit căruia furnizorul va livra mărfurile;
prețuri de achiziție pentru mărfuri;

Pentru a lucra cu contractul, acesta trebuie să aibă statutul de „acceptat”. Dacă interziciți lucrul cu contractul, trebuie să îi atribuiți statutul de „blocat”. La sfârșitul contractului, acesta trebuie fie prelungit, fie blocat. La crearea și orice modificări ale contractului, acesta trebuie trimis magazinelor periferice în care este posibilă livrarea de bunuri în baza acestui contract.

În cazul excluderii oricărui produs din contract, este necesar să eliminați semnul „acceptarea este permisă” din cardul sistemului de tranzacționare al acestui produs. Toate cărțile cu semnul „admitere permisă” trebuie să fie prezente într-unul dintre contractele existente. Puteți exclude bunurile din contract numai după ce furnizorul a finalizat toate comenzile care conțin acest articol.

La modificarea contractelor, administratorul categoriei este obligat să efectueze o modificare a nomenclaturii unității de tranzacționare din sistemul de tranzacționare. Dacă este interzis să vinzi și să comanzi din nomenclatorul obiectului comercial corespunzător, articolul trebuie eliminat, iar dacă este adăugat la contract sau autorizat să vândă obiectul comercial corespunzător în nomenclator, adăugați-l.

Toate deciziile și acțiunile de modificare a parametrilor articolului, precum și toate modificările documentului „contract de achiziție” sunt luate numai de către administratorul de categorii.

Procedura de plasare a unei comenzi pentru furnizarea de bunuri

Planificarea comenzilor

Comanda către furnizor se formează numai conform graficului comenzilor. Programul comenzilor trebuie să indice zilele săptămânii în care furnizorul acceptă comanda, precum și zilele săptămânii în care sunt livrate mărfurile.

Formarea comenzii către furnizor

Comanda mărfurilor se poate face de către șeful secției din unitatea de vânzare cu amănuntul, șeful adjunct al secției sau administratorul categoriei. O comandă poate fi făcută numai pe baza unui contract.

Pentru a efectua o comandă, furnizorul trebuie să utilizeze raportul sistemului de tranzacționare „Comanda necompletată”.

În raportul „Formular de comandă” trebuie să indicați:

perioada de implementare;
numerele contractului de cumpărare;
loc de depozitare (magazin);
dacă este necesar, selectați grupul de mărfuri pentru care se formează comanda.

Raportul „Formular de comandă” arată următoarele date:

numărul contractului;
articol și numele acestuia;
datele ultimei sosiri și ultima vânzare;
prețul de vânzare cu amănuntul;
vânzări în suma ultimelor trei luni și zile de vânzare;
implementare în aceeași lună în urmă cu un an;
vânzări pentru perioada selectată;
soldul curent;
în câte zile va dura acest sold curent;
cantitatea de produse deja comandate;
cantitatea de mărfuri din ambalajele de transport.

În coloana „comandă” trebuie indicată cantitatea de mărfuri necesare pentru comandă. Comanda trebuie să fie formată în multipli ai numărului indicat în coloana „cantitatea de mărfuri în ambalajele de transport”.

Comandarea către furnizor

Pentru a transfera comanda către furnizor, aceasta trebuie plasată în sistemul de tranzacționare. În comandă, furnizorul trebuie să specifice:

numărul de comandă;
numele furnizorului căruia i-a fost plasată comanda;
locul livrării (instalația comercială pentru care este destinată livrarea prin comandă);
data depunerii cererii (data depunerii cererii);
data livrării (când mărfurile vor fi livrate către unitatea de vânzare cu amănuntul);
specificarea comenzii (articol și denumirea mărfii comandate furnizorului);
preturi de achizitie;
cantitatea de mărfuri comandate în bucăți (kilograme);
coduri de bare externe ale mărfii comandate și cantitatea din pachetele de transport.

Alocați statutul de „plasat” comenzii numai în ziua specificată în „Programul comenzilor și livrărilor”.

Editarea unei comenzi după ce i-a fost atribuită statutul de „plasat” este interzisă.

Comanda plasată trebuie transferată reprezentantului furnizorului sau trimisă furnizorului prin e-mail sau fax din ziua în care a fost plasată comanda.

Dacă comanda este formată de managerul de categorii, aceasta trebuie trimisă bazelor de date periferice ale obiectelor de tranzacționare prin canalele electronice ale sistemului de tranzacționare înainte de ora 17:00 din aceeași zi.

Controlul îndeplinirii comenzii

În fiecare zi, șeful secției din unitatea de vânzare cu amănuntul trebuie să verifice îndeplinirea comenzilor pentru ziua precedentă. În sistemul de tranzacționare, este necesară selectarea comenzilor în statutul de „plasat” odată cu data livrării din ziua precedentă. Lista comenzilor restante trebuie trimisă prin e-mail la adresa managerului de categorii care conduce grupul corespunzător de mărfuri.

Îndeplinirea comenzilor este monitorizată săptămânal prin raportul „Analiza comenzilor pe articol”.

Raportul „Analiza comenzii pe articol” arată următoarele date:

numărul de comandă;
data comenzii;
furnizor;
data livrării și numărul facturii (dacă este livrat);
articole și nume de mărfuri care participă la comandă;
cantitatea de bunuri comandate;
cantitatea de bunuri livrate;
procentul finalizării comenzii după cantitate;
cantitatea de bunuri comandate;
cantitatea de bunuri livrate;
suma fără livrare;
procentul de finalizare a comenzii după sumă.

În raportul „Analiza comenzilor pe articol”, trebuie să specificați:

numerele sau intervalul de date necesare pentru controlul comenzilor
loc de depozitare (magazin);
furnizorul, care monitorizează implementarea comenzilor;
dacă este necesar, un grup de mărfuri pentru care se monitorizează comenzile.

Conform raportului „Analiza comenzilor pe articol”, se realizează o analiză a ofertei. Completarea livrărilor este factorul determinant în îndeplinirea planului de vânzări al unei instalații de cumpărături, deoarece implementarea depinde de disponibilitatea bunurilor în magazin. Dacă un furnizor detectează neîndeplinirea unei comenzi cu mai mult de 20%, este necesar să îl informeze pe directorul adjunct al instalației de vânzare cu amănuntul și cu administratorul categoriei pentru a lua măsuri pentru a furniza instalația comercială mărfurile necesare.

În această etapă a asigurării circulației mărfurilor, se pot comite încălcări care implică pierderi mari pentru organizația comercială: erori în timpul formării comenzii de bunuri către furnizor (comandă incorectă). Trebuie avut în vedere faptul că producerea de daune directe întreprinderii cu o comandă incorectă depinde de condițiile contractuale cu un anumit furnizor și anume de condițiile de returnare a mărfurilor. Există întoarcere deloc, în ce condiții este posibil (returnare 100%; returnare în cuantum dintr-un anumit procent din cantitatea de livrare a mărfurilor; motive pentru returnare - expirare, pierdere de prezentare, mărfuri fără mișcare etc.) și alte circumstanțe. Cum poate o comandă incorectă să conducă la pierderi directe?

Exemplul 1

Show Collapse

La plasarea unei comenzi pentru un produs specific, managerul responsabil (șef de secție, departament, linie de produse, director adjunct, manager etc.) nu analizează soldurile produselor, nu analizează vânzările medii zilnice, frecvența livrărilor sau alte circumstanțe obiective care afectează o scădere sau o creștere cererea clientului pentru acest produs (în zilele de săptămână sau în week-end, vânzări de vacanțe etc.). Drept urmare, o astfel de cantitate de mărfuri este comandată și primită, încât doar jumătate este posibil să fie vândută în termenul de valabilitate. În cazul în care este imposibilă returnarea mărfurilor vândute furnizorului, toate aceste mărfuri vor fi anulate și eliminate. În consecință, valoarea sa este complet inclusă în pierderile societății comerciale. Astfel de erori sunt detectate, de obicei în procesul de dezafectare. Șeful serviciului de securitate, precum și șeful unității de tranzacționare, care semnează actul de anulare, ar trebui să întrebe cu privire la cantitatea de mărfuri scrise, motivele și vinovăția oficialilor relevanți din volumele mari de mărfuri care sunt anulate.

Recepția mărfurilor

Planificarea acceptării produselor

În fiecare zi la ora 18:00, directorul adjunct al unității de vânzare cu amănuntul tipărește registrul comenzilor în statutul „plasat” cu data de livrare corespunzătoare zilei următoare zilei în care este tipărit registrul. Directorul adjunct al instalației de vânzare cu amănuntul semnează acest registru și îl transmite managerului pentru etapa de aterizare cel târziu la ora 19:00. Directorul adjunct al instalației de vânzare cu amănuntul transmite o copie a registrului de comenzi supraveghetorului de schimb al serviciului de securitate pentru a organiza înregistrarea sosirii vehiculelor la unitatea de vânzare cu amănuntul.

Administratorul de aterizare al registrului distribuie munca personalului din zona de marfă. În registrul de comenzi, managerul pentru etapa de aterizare notează numărul de facturi pentru circulația mărfurilor din depozitul de retur virtual pregătit pentru returnare. Datele privind returnările pregătite pe manager pentru etapa de aterizare preiau din „registrul de returnări la furnizor”.

Înregistrare sosire furnizor

La sosirea vehiculelor unui furnizor cu mărfuri, un agent de securitate la punctul de control Debarkader înregistrează ora sosirii vehiculelor în registrul de sosire și plecare a vehiculelor cu mărfuri și echipamente (a se vedea tabelul), verificând anterior prezența acestui furnizor în registrul de comenzi. Dacă datele sunt consistente, ofițerul de securitate introduce datele în „registrul de sosire-plecare al vehiculului cu bunuri și echipamente” și raportează sosirea furnizorului către managerul de recepție a mărfurilor. Dacă vânzătorul nu se află în cartea de comenzi, ofițerul de securitate ia legătura cu managerul de aterizare.

Administratorul pentru etapa de aterizare îl informează pe directorul adjunct al unității de vânzare cu amănuntul. După analizarea situației, directorul adjunct al unității de vânzare cu amănuntul decide cu privire la oportunitatea primirii mărfurilor. Dacă se ia o decizie de a accepta mărfuri de la un furnizor care nu este înregistrat în registrul de comenzi, directorul adjunct al instalației de vânzare cu amănuntul intră furnizorul în registrul de comenzi, verificând această decizie cu semnătura sa.

Pentru furnizorii care livrează mărfuri într-o unitate de vânzare cu amănuntul de mai multe ori pe zi sau au o astfel de oportunitate (de exemplu, producătorii locali și furnizorii de fructe), regula de acceptare a registrului comenzilor nu se aplică. În fiecare unitate de vânzare, managerul pentru etapa de aterizare trebuie să aibă o listă de astfel de furnizori, aprobată de directorul unității de vânzare. Furnizorii indicați în listă sunt acceptați fără un registru de comenzi dacă există o comandă cu o dată de livrare corespunzătoare datei curente.

tabel

Show Collapse

Recepția mărfurilor

Reprezentantul furnizorului transmite documentația de însoțire managerului de recepție a mărfurilor. Administratorul de recepție verifică completitatea și corectitudinea documentelor însoțitoare (bon de livrare, factură, certificat, certificat de calitate etc.). Managerul de recepție începe acceptarea numai dacă există un set complet de documente executate corect.

Dacă documentația nu este furnizată integral sau executată incorect, administratorul de recepție informează administratorul de secțiune. Șeful secției, după analizarea situației, decide cu privire la oportunitatea primirii mărfurilor. Dacă administratorul secției decide să refuze acceptarea mărfurilor, este obligat să informeze telefonic administratorul categoriei despre decizia sa. Managerul categoriei poate decide să accepte bunurile de la furnizor, trimițând un e-mail către directorul de secțiune, cu indicația și garanția corespunzătoare a furnizării documentației relevante sau asumarea responsabilității pentru soluționarea unei probleme controversate.

Managerul de recepție a mărfurilor informează operatorul bazei de date despre numărul „comenzii către furnizor” din registrul de comenzi pentru a încărca comanda corespunzătoare pe terminalul de colectare a datelor și transmite o copie a fișei de parcurs către operatorul bazei de date pentru a verifica dacă prețurile din factură corespund prețurilor din comandă. Operatorul bazei de date creează o factură în sistemul de tranzacționare pe baza comenzii relevante furnizorului. Operatorul bazei de date completează automat specificațiile și prețurile de la comanda corespunzătoare furnizorului. Dacă este depistat un exces din prețul mărfurilor livrate, operatorul bazei de date depășește cu atenție prețul articolului de pe factura de livrare și lângă acesta introduce prețul de la comandă la furnizor.

În acest caz, la primirea facturii în acest caz, operatorul bazei de date atribuie statutul de „acceptat la depozit”. Semnătura și ștampila la acceptarea mărfii sunt puse pe factura de încărcare numai după ce furnizorul a transmis documentele corectate (sau pachetul complet). Statutul „complet acceptat” al primirii facturii este atribuit numai după ce furnizorul a furnizat documentele corectate.

Dacă prețul din factura de încărcare este găsit mai mic decât în \u200b\u200bcomanda pentru furnizor, prețul din factura de încărcare este înscris în linia de specificație corespunzătoare.

A doua copie a facturii de încărcare este transferată administratorului pentru primirea mărfurilor pentru a primi mărfuri în cantitate și calitate. Terminalul de colectare a datelor cu comanda primește administratorul de recepție a mărfurilor de la operatorul de introducere a datelor.

Directorul de recepție în timpul acceptării verificărilor mărfurilor:

cantitatea de mărfuri livrate (mărfurile sunt acceptate în mai multe ambalaje);
integritatea și calitatea mărfurilor livrate și a ambalajelor. La acceptarea mărfurilor care au nevoie de controlul calității (fructe, legume), managerul pentru faza de aterizare îl cheamă pe șeful adjunct al secției, responsabilitatea pentru calitatea mărfurilor primite din această listă revine șefului secției;
prezența și lizibilitatea codului de bare, în timp ce toate mărfurile pieselor trebuie scanate separat, mărfurile fără cod de bare nu sunt acceptate;
corespondența codului de bare cu numele produsului;
mărfurile ponderate, care trebuie cântărite la acceptare, sunt acceptate în cantitatea indicată în comanda tipărită. Acceptarea mărfurilor cu un exces de greutate specificat în comandă nu este mai mare de 20%;
nu este acceptată data expirării mărfurilor, a bunurilor cu perioade lungi de vânzare, pentru care durata de valabilitate rămasă este mai mică de 1/3 din perioada de vânzare; mărfurile cu o perioadă de vânzare de până la 1 lună nu sunt acceptate dacă perioada de valabilitate rămasă este mai mică de 2/3 din perioada de vânzare. Dacă perioada de valabilitate rămasă este mai mică de 1/3 (2/3 cu o durată de valabilitate de până la 1 lună), directorul de recepție a mărfurilor îl informează pe administratorul secției. Șeful secției, după analizarea situației, decide cu privire la oportunitatea primirii mărfurilor.

Mărfurile acceptate sunt dirijate în funcție de tipul de mărfuri (respectiv secțiuni) pe stadiul de aterizare, în conformitate cu preferințele adjunctului șefului de secție.

Mărfurile care nu sunt acceptate din unul dintre motivele de mai sus sunt șterse cu atenție de către factorul de primire a mărfii din factură. Dacă poziția nu este acceptată în funcție de cantitate, atunci doar numărul de poziții indicate în factura de încărcare este depășit, iar cantitatea acceptată efectiv este introdusă în mod corespunzător lângă ea.

Dacă furnizorul are un ambalaj returnabil, administratorul pentru recepția mărfurilor îi dă fără greș, confirmând în același timp returnarea containerului și cantitatea acestuia, punând ștampila și semnătura corespunzătoare pe două copii ale facturilor.

Cantitatea reală de bunuri primite în timpul calculului este introdusă în terminalul de colectare a datelor. Terminalul de colectare a datelor cu datele introduse pe care managerul de recepție a mărfurilor le transferă operatorului de introducere a datelor pentru a forma factura primită și primește de la operatorul de introducere de date prima copie a facturii cu prețuri verificate și absența pozițiilor cu prețuri în exces. Directorul de recepție extinde articolele în ambele copii ale facturii de încărcare, atât în \u200b\u200bcantitate cât și în preț. Toate pozițiile retrase trebuie să fie certificate prin semnătura expeditorului furnizor opus fiecărei tranzacții.

Administratorul de recepție înregistrează primirea mărfii în registrul de primire a mărfurilor, semnează bonul de încărcare și transferă o copie către postul de personal de securitate din etapa de aterizare.

A doua copie a cambiei, managerul de recepție a mărfurilor se transferă operatorului de introducere a datelor pentru verificarea finală a corectitudinii datelor introduse în sistemul de tranzacționare. După verificare, fișa de trimitere și factura sunt transferate operatorului principal (contabil al unității de vânzare cu amănuntul) pentru a verifica conformitatea datelor, arhivarea fișierelor și contabilitate.

La postul „Debarkader”, un ofițer de securitate notează ora plecării și face o notă în jurnalul de sosire și plecare a vehiculelor cu bunuri și echipamente.

Administratorul aflat în stadiul de aterizare îl informează pe directorul secției adjuncte despre finalizarea recepției mărfurilor. Directorul adjunct al secției, în contact cu managerul pentru etapa de aterizare, organizează transportul mărfurilor primite pe podeaua de tranzacționare.

Pentru informații

Show Collapse

În timpul recepției de mărfuri, erorile pot fi comise atât de către administratorii recepției bunurilor, cât și de către operatorii de introducere a datelor. Ambele erori pot provoca daune semnificative organizației comerciale.

Neîngrijirea managerului pentru primirea mărfurilor poate duce la faptul că mărfurile contabilizate nu sunt livrate efectiv la unitatea de vânzare cu amănuntul. În practică, a trebuit să mă ocup de o situație în care mărfurile erau acceptate (adică semnăturile erau puse pe facturile de intrare) pe baza datelor de comandă către furnizor, dar de fapt mărfurile nu erau înregistrate. Drept urmare, cantitatea de mărfuri a fost „acceptată” de două ori mai puțin decât livrată efectiv.

Erori în procesarea documentelor primite

Aceste erori sunt comise de operatorii de introducere a datelor. Chiar dacă nu au existat încălcări în timpul primirii mărfurilor și mărfurile au fost acceptate în urma faptului, în timpul detașării mărfurilor, operatorul nu poate ține cont de ștergerea făcută de administrator pentru primirea mărfurilor și livrarea de bunuri care sunt de fapt absente (neacceptate) la sosire.

Acestea pot fi erori mecanice. De exemplu, în loc de 10 unități de bunuri pe sosire, se pun 100 de unități. În consecință, 90 de unități de bunuri, care, desigur, nu vor fi detectate în timpul inventarului, deoarece nu se aflau acolo, vor fi pierderi directe ale societății comerciale. În practică, există erori mai complicate. De exemplu, odată ce un operator din coloana „cantitate” a marcat un cod de bare al unui produs. Aceste erori sunt identificate în timpul verificării post-eveniment, prin compararea comenzii mărfurilor într-o anumită zi cu informații despre înregistrarea acesteia în programul de contabilitate a distribuției de produse și analiza documentației primare la sosirea directă a mărfii.

Acceptarea mărfurilor de la compania de transport

La primirea mărfurilor de la furnizori, a căror livrare este efectuată de o companie de transport (pe drum, plătită de o organizație comercială), este necesar să o acceptați în următoarea comandă:

Informațiile privind data sosirii mărfurilor de la acești furnizori trebuie să fie furnizate de către administratorul categoriei, trimițând un e-mail la adresa de e-mail a directorului de secție, cu o copie către directorii adjuncți ai unității de vânzare cu amănuntul în ziua anterioară datei de livrare. Scrisoarea trebuie să conțină informații despre data livrării mărfii către obiectul de tranzacționare, numele furnizorului și numărul comenzii, dacă este format de către administratorul categoriei.
Directorul adjunct al unității de vânzare cu amănuntul trebuie să introducă datele privind comanda la furnizor în registrul de comenzi din ziua următoare, verificând disponibilitatea comenzii plasate în sistemul de tranzacționare.
Descărcarea vehiculelor închiriate trebuie efectuată fără coadă, nu mai mult de o oră, de la momentul înregistrării sale în „registrul de sosire-plecare al vehiculului cu bunuri și echipamente”.
Acceptați numărul de paleți (baloți, cutii) și semnați documentele de transport cu privire la livrarea mărfurilor la unitatea de vânzare cu amănuntul.
Acceptarea mărfurilor în funcție de cantitate și calitate trebuie efectuată numai dacă există o comandă plasată pentru aceste produse în sistemul de tranzacționare.
Fiecare episod de tranzit de mărfuri ar trebui să fie precedat de o scrisoare de informare a managerului logistic la adresa directorului adjunct al unității de vânzare cu amănuntul care explică acțiunile pentru asigurarea siguranței și livrării mărfurilor la facilitățile comerciale pentru care sunt destinate mărfurile.
Acceptarea mărfurilor în funcție de cantitate și calitate se realizează unilateral, prin comandă, în aceeași zi. Dacă se detectează o deficiență internă sau un defect în momentul în care mărfurile sunt primite pe factură, este necesar să se întocmească o grevă și să se rezolve cu semnătura managerului de recepție a mărfurilor. Fotografiați căsătoria și surplusul la locul acceptării, întocmiți un act de discrepanțe. Datele trebuie introduse în sistemul de tranzacționare în modul prescris.
În aceeași zi, trimiteți factura scanată, fotografiile și copiile certificatului prin canale de comunicații electronice (faxul este acceptabil) furnizorului și managerului de categorii pentru a furniza facturile corectate (cu o copie pe adresa șefului de secție sau a directorului adjunct al unității de vânzare cu amănuntul).
Nota de transport finalizată cu semnătura și ștampila instalației comerciale (fără ștergeri) ar trebui să fie trimisă managerului logistic de la biroul central al organizației comerciale de către operatorul principal (contabil) al unității comerciale, marcat „trimiteți furnizorului”.
Directorul logistic trebuie să asigure trimiterea documentației primite de la instalația de vânzare către furnizor.
Dacă există facturi de ștergere pe factură, furnizorul, care a primit documentele prin e-mail sau fax, trebuie să trimită versiunile corectate ale documentelor înapoi prin poștă. În lipsa documentelor corectate, în termen de 7 zile lucrătoare de la data expedierii, administratorul categoriei trebuie să negocieze cu furnizorul și să decidă înlocuirea documentelor.
Documentele corectate primite prin poștă (bilete de transport și facturi) sunt trimise de către administratorul biroului central al organizației comerciale la unitatea de tranzacționare corespunzătoare.

Recepția mărfurilor prin cod de bare

În toate instalațiile de vânzare cu amănuntul, mărfurile sunt primite pe produsele livrate.

Fără codul de bare, sunt permise doar următoarele produse:

mărfuri ponderate;
mărfurile vândute folosind un cod de bare scurt conform listei aprobate;
containere de ambalare (substraturi, saci, containere pentru salate), pe care instalația de vânzare cu amănuntul nu le vinde cu amănuntul. Aceste produse sunt acceptate fără comandă;
produsele furnizate pentru divizarea producției proprii;
vesela de unica folosinta.

La primirea mărfurilor, trebuie introdus un cod local de bare imprimat pe o imprimantă cu etichetă de transfer termic (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton, etc.) pe fiecare ambalaj de transport (cutie), iar codul de bare lipit de ambalajul de transport va fi scanat și numărul necesar de coduri de bare este tipărit pe Datamax.

Este interzisă acceptarea de bunuri pentru care:

niciun cod de bare, cu excepția celor menționate mai sus;
la primirea mărfii, codul de bare nu este citit de scaner și nu este determinat atunci când este introdus manual în terminalul de colectare a datelor;
există mai multe coduri de bare pe o copie a produsului și nici unul dintre ele nu este identificat cu această poziție;
un cod de bare este definit în sistemul de tranzacționare sub un alt nume, de exemplu, poziția este „raftul superior”, iar atunci când se scanează „somon roz fără cap înghețat”.

Acceptarea bunurilor se realizează numai pe baza unei comenzi.

Toate mărfurile sunt scanate fără greș.

Verificarea activității angajaților din zona de marfă

Mărfurile incluse în grupul de risc (mărfurile pentru care există cele mai importante pierderi identificate în inventarele curente și finale) și indicate în lista convenită cu șeful serviciului de securitate al organizației comerciale și aprobate de șeful adjunct (șeful organizației comerciale) sunt acceptate numai în prezența ofițerii de securitate și sunt însoțiți de aceștia până la momentul calculului în podul de tranzacționare.

Ofițerul de securitate ar trebui să verifice autoutilitarele vehiculelor cu mărfurile livrate pentru a se asigura că toate mărfurile au fost descărcate. Dacă o mașină livrează mărfuri către mai multe puncte de vânzare cu amănuntul de rețea într-un singur zbor, atunci ofițerul de securitate trebuie să se asigure că există facturi pentru mărfurile rămase în autoutilitară după descărcarea acestora în instalația comercială, care, potrivit reprezentantului furnizorului, este destinată unei alte locații de livrare.

În fiecare zi, supraveghetorul de schimb al departamentului de securitate organizează o inspecție a acceptării fructelor și legumelor fără a anunța lucrătorii din zona de marfă. Se efectuează o ponderare de control selectivă a pozițiilor acceptate. În caz de discrepanțe, se întocmește un act, care este transmis directorului unității comerciale pentru acțiune. Supraveghetorul de schimb, din proprie inițiativă, poate efectua un control de cântărire și contorizare a mărfurilor primite.

Cel puțin o dată pe lună, comisia, care este formată din șeful departamentului de securitate al unității de tranzacționare, managerul pentru etapa de aterizare și șeful secției, verifică activitatea fiecărui administrator pentru primirea mărfurilor. Comisia raportează cantitatea de bunuri primite imediat după primirea mărfii și le compară cu calculele managerului de recepție a mărfurilor. Rezultatele verificării sunt înregistrate în protocol.

Citiți restul articolului în următorul număr al jurnalului.

notele de subsol

Show Collapse

Orice operațiune financiară și economică a companiei este reflectată în contabilitatea contabilității. Toate conturile sunt legate. Principiul interacțiunii lor este descris prin metoda dublă de înregistrare. Însuși este o listă în care numărul corespunde numelui, reflectând esența tranzacției de afaceri. Acesta este aprobat prin Ordinul nr. 94n modificat la 11.08.2010.

Un produs este orice articol valoros cumpărat sau produs destinat vânzării ulterioare. Dacă o organizație produce produse pentru uz intern, nu este un produs. Luați în considerare înregistrările de bază pentru bunuri și servicii în contabilitate.

Luați în considerare principalele exemple de înregistrări contabile pentru mărfuri pe 41 de conturi.

Contabilitate pentru bunuri și materiale

Bunurile și materialele sunt adesea combinate într-un singur grup contabil și le dau un nume generic - articole de inventar, materiale de inventar prescurtate.

Produsele finite și materialele destinate vânzării ulterioare sunt mărfuri. A - acestea sunt bunuri și materiale care sunt achiziționate pentru a fi utilizate la fabricarea produselor companiei sau pentru propriile nevoi, care afectează procesul de producție global.

Materialele și materialele sunt luate în considerare la costul real, care este suma fondurilor transferate sau plătite (în numerar) furnizorului și a altor cheltuieli asociate transportului, cheltuielilor de comision etc.

Cum sunt acceptate mărfurile?

Mărfurile pentru contabilitate sunt acceptate în același mod ca și materialele, la costul real. Pentru contabilitate, utilizați contul 41 și deschideți subconturile acestuia. În comerț cu amănuntul este încă nevoie. Dacă păstrați înregistrări la prețuri de reducere pentru a reflecta diferența dintre ele și prețurile reale, atunci veți avea nevoie de conturi 15 și 16.

Mărfurile sunt vândute cu ridicata și cu amănuntul. În acest caz, sistemul de impozitare al organizației și metodele consacrate în politica și automatizarea contabilității, sau absența acesteia la ieșire și prezența intermediarilor afectează și contabilitatea. La încheierea unui contract de furnizare, este necesar să se menționeze clar toate condițiile referitoare la plata în avans, plata integrală și expedierea, deoarece anularea costurilor și momentul vânzării mărfurilor depind de acest lucru.

Comerțul cu ridicata poate fi supus:

Plata în avans și expedierea ulterioară.
Expediere, apoi plata mărfurilor.
Plata în valută, apoi expedierea. Și invers.
cu transportul lor către cumpărător.

În retail, există și multe nuanțe:

Vânzarea mărfurilor la un punct de vânzare automatizat (ATT) la prețuri de vânzare în numerar și prin transfer bancar.
Vânzarea mărfurilor la un magazin de vânzare cu amănuntul neautomatizat (NTT) la prețuri de vânzare în numerar și prin transfer bancar.
Vânzarea mărfurilor la prețuri de achiziție.

Exemplu de 41 de înregistrări în cont

Organizația Alpha desfășoară comerț cu ridicata și cu amănuntul. Omega a livrat marfa după ce a primit plata integrală din aceasta, în sumă de 274 520 de ruble. (TVA 41876 ruble). Trei zile mai târziu, mărfurile au fost expediate cumpărătorului.

Costul mărfurilor vândute 129 347 ruble. În retail, veniturile zilnice s-au ridicat la 17542 ruble. (TVA 2.676 ruble). Vânzarea a fost efectuată folosind ATT. Pentru a contabiliza marja comercială, s-a utilizat contul 42. Valoarea marjei este de 6549 ruble.

Cont Dt	Scor CT	Descrierea cablajului	Suma postului	Document de bază
51	62.02	Banii primiți de la Omega în contul curent	274 520	Extrasul bancar
76.AV	68.02	Factura de plată emisă	41 876	Factură de ieșire
62.01	90.01.1	Venituri din vânzarea de bunuri	274 520	scrisorile de trăsură
90.02	68.02	TVA acumulat la vânzări	41 876	scrisorile de trăsură
90.02.1	41.01	Produse scoase din vânzare	129 347	scrisorile de trăsură
62.02	62.01	Avans plătit	274 520	scrisorile de trăsură
		A fost emisă o factură pentru implementare	274 520	facturi
68.02	76.AV	Deducție TVA anticipată	41 876	Cartea de cumpărături
50.01	90.01.1	Veniturile cu amănuntul incluse	17 542
90.03	68.02	TVA acumulat	2676	Raport de ajutor al casieriei operatorului pe baza raportului privind vânzările cu amănuntul
90.02.1	41.11	Anularea mărfurilor la prețul de vânzare	17 452	Raport de ajutor al casieriei operatorului pe baza raportului privind vânzările cu amănuntul
90.02.1	42	Contabilitatea marjelor pentru bunuri	-6549	Ajutorul de calcul al eliminării marjelor comerciale pentru mărfurile vândute

Traducerea mărfurilor în materiale

În organizațiile de producție și comerț, mărfurile sunt adesea transferate la categoria materialelor. O astfel de mișcare este realizată prin nota de transport TORG-13.

Alpha a achiziționat 920 de metri de cablu de vânzare în valoare de 179.412 ruble. (TVA 27383 ruble). Pentru implementarea lucrărilor electrice, au fost necesari 120 de metri de cablu, astfel încât această cantitate de mărfuri a fost transferată materialelor.

Cont Dt	Scor CT	Descrierea cablajului	Suma postului	Document de bază
41.01	60.01	Bunuri primite	152 029	scrisorile de trăsură
19.03	60.01	TVA inclus	27 383	scrisorile de trăsură
68.02	19.03	TVA deductibilă	27 383	factură
10.01	41.01	Bunuri traduse în materiale	19 830	Factura circulației interne

Anularea mărfurilor din 41 de conturi pentru nevoile organizației

O organizație poate avea nevoie de bunurile pe care le vinde pentru nevoile generale ale afacerii. Anularea se poate face prin transferul mărfurilor către materiale sau prin ocolirea acestei operațiuni, pe baza unei comenzi.

Un exemplu de situație:

Organizația a achiziționat 87 de pachete de hârtie pentru vânzare cu amănuntul pentru un total de 7905 de ruble. (TVA 1.206 ruble.) Pentru nevoile biroului, au fost necesare 5 pachete.

Cont Dt	Scor CT	Descrierea cablajului	Suma postului	Document de bază
41.01	60.01	Bunuri primite	6699	scrisorile de trăsură
19.03	60.01	TVA inclus	1206	scrisorile de trăsură
68.02	19.03	TVA deductibilă	1206	factură
41.11	41.01	Mărfurile au trecut de la comerțul cu ridicata la comerțul cu amănuntul	6699
41.11	42	Țineți cont de marja comercială	2609	Ghid pentru deplasare internă (TORG-13)
26	41.11	Bunuri scrise pentru nevoile de birou	604	Factură de cerință
26	42	Ajustarea costului mărfurilor pentru nevoile de birou	219	Certificat contabil

Procesul de distribuție a produsului este important, deoarece profitul dvs. depinde de organizarea contabilității pentru circulația mărfurilor și eficacitatea managementului produsului. Modul în care este construit sistemul de distribuție a produselor va spune acest material.

Principii generale de organizare a distribuției mărfurilor

Organizarea corectă a distribuției bunurilor afectează pozitiv rezultatul financiar al companiei, deoarece:

reduce costurile financiare directe de livrare, depozitare a mărfurilor și livrarea acestora către consumator;
reduce numărul de angajați implicați în procesul de distribuție a produselor;
minimizează pierderile;
crește astfel marja de mărfuri;
reduce timpul dintre cumpărarea de bunuri și vânzarea acestora;
crește cifra de afaceri a fondurilor companiei;
maximizează profiturile.

Luați în considerare principalii factori care determină eficacitatea sistemului de distribuție a produselor.

Costul distribuției mărfurilor depinde în mare măsură de alegerea echipamentului. Potrivit experților, utilizarea echipamentelor de ambalare în circulația mărfurilor reduce timpul de încărcare și descărcare de cinci ori, crește eficiența utilizării transportului cu aproape jumătate și reduce costul livrării și vânzării cu aproape jumătate.

Procesul de distribuție a mărfurilor începe cu mult înainte ca mărfurile să ajungă la depozitul dvs. Atunci când alegeți furnizorii, luați în considerare, printre altele, viteza de livrare și organizarea lanțului de aprovizionare. Cu cât produsul se oprește mai mult pe drum, cu atât este mai mare riscul de pierdere și cu atât mai mult efort trebuie să cheltuiți pentru controlul livrării. Luați în considerare acest factor atunci când determinați costul real de livrare. Acest lucru va ajuta la calcularea distribuției mărfurilor - numărul mediu de depozite pe care produsele le vor vizita în procesul de livrare de la producător. De exemplu, în mișcarea mărfurilor în tranzit, când mărfurile vin direct din producție, legătura dintre circulația mărfurilor este zero.

Dacă vindeți produse de sezon, rețineți că anotimpul va afecta și organizarea distribuției produselor. De fapt, veți avea nevoie de o schemă de distribuție separată pentru fiecare sezon pronunțat, deoarece setul de operații va varia.

Contabilitate automatizată a distribuției mărfurilor

Construirea unui sistem eficient de distribuție simplifică. În primul rând, este necesar să se determine frecvența inventarului în depozit și în magazin. Recalcularea activelor se efectuează cel puțin o dată pe an - în pregătirea rapoartelor anuale. Cu toate acestea, pentru gestionarea normală a distribuției mărfurilor, sunt recomandate condiții mai dese de inventar. Acestea sunt stabilite în politicile contabile ale companiei.

În continuare, trebuie să vă asigurați actualizarea la timp a datelor din programul de automatizare. Este mai ușor să controlați exactitatea angajaților în lucrul cu programul, decât să efectuați constant inspecții neprogramate, de exemplu, într-un depozit. Împărțiți procesul de distribuție a produsului în etape, determinați compoziția operațiunilor de producție și stabiliți pe cei responsabili pentru fiecare etapă. Trebuie să detaliați sarcinile într-o asemenea măsură încât fiecare operațiune să fie finalizată prin introducerea datelor corespunzătoare în programul de automatizare. Angajatul care conduce operațiunea este responsabil nu numai de organizarea procesului în această etapă, ci și de relevanța informațiilor din sistem.

Alocați sarcini angajaților și urmăriți implementarea lor în mod convenabil chiar în program. Obligația de a introduce date este stabilită în fișele postului și în alte documente ale companiei pentru a înregistra responsabilitatea. Aceasta este o măsură necesară chiar și pentru organizațiile mici. Introducerea datelor corecte în programul de automatizare nu trebuie percepută ca opțională, ci ca o componentă normală a lucrării. Fiecare ar trebui să înțeleagă de ce este responsabil și de ce amenință neîndeplinirea obligațiilor. Așadar, veți asigura relevanța informațiilor la contabilizarea circulației mărfurilor. Datele rezumate într-un raport al unui formular convenabil pentru dvs. vor arăta mișcarea reală a activelor.

Sistem de distribuție a produselor în acțiune

Ați furnizat baza pentru organizarea distribuției mărfurilor. Acum, în practică, este necesar să se stabilească un control automat asupra plasării și mișcării mărfurilor în depozit și în magazin folosind programul. Mișcarea mărfurilor este monitorizată, începând cu acceptarea mărfurilor la depozit și terminând cu vânzarea produselor. Prin scanerele de coduri de bare conectate la programul de automatizare din depozit, informațiile despre mărfuri sunt primite într-o singură bază de date:

acceptat de la furnizori;
mutat în depozit sau din depozit în depozit;
stoc în comenzi;
transferat spre vânzare la magazin.

La vânzarea mărfurilor, aceleași scanere de coduri de bare și registratori fiscali (terminale POS) înregistrează automat informații despre produsele vândute în program. Casierul transferă ultimele informații către sistemul de automatizare, ca parte a responsabilităților sale principale - nu numai dvs., ci și legislația reglementează funcțiile sale de muncă.

Datorită unei singure baze de date, starea fiecărei unități de producție din sistemul de distribuție a produselor se schimbă simultan în întreaga companie. Dacă mărfurile sunt transferate din depozit în magazin, vedeți acest lucru în programul de automatizare, iar dvs., depozitarul și contabilul și casierul din podul de tranzacționare - fiecare în cadrul propriului lor nivel de acces.

Când folosiți echipament de depozitare și numerar corect selectat, datele din programul de automatizare în fiecare etapă sunt actualizate fără intervenția suplimentară a angajaților, ceea ce elimină erorile de intrare manuală și manipularea informațiilor. În plus, sistemul de distribuție a produselor devine din ce în ce mai transparent. Acest lucru reduce riscurile de deteriorare cauzate de furturi și de penurie, delapidare și alte acte rău intenționate. Responsabilitatea personală reduce, de asemenea, neglijența și abuzul.

Rezultatele organizării distribuției mărfurilor

Automatizarea contabilității și controlul distribuției mărfurilor, sub rezerva actualizării în timp util a informațiilor, prevede:

acuratețea contabilității;
simplitatea și comoditatea raportării;
exhaustivitatea controlului creanțelor și datoriilor;
reducerea riscului

Întrucât aveți în permanență informații actualizate despre produs și alte active, vă este mai ușor să analizați starea financiară a companiei, să controlați angajații și contractorii. Vă petreceți timp nu pentru a înțelege unde este și unde se întâmplă, ci pentru a lua decizii:

care sunt condițiile de eliberare a mărfii către acest client;
dacă lucrați mai departe cu acest furnizor;
a lua un împrumut sau a nu lua;
ce bunuri să cumpere;
ce produse trebuie vândute cât mai repede posibil;
modul de reglare a matricei de sortiment;
modul de stimulare a cererii;
ce ordine de soluționare cu contrapartide să aleagă;
ce datorii să recupereze în primul rând;
ce conturi trebuie plătite în primul rând;
ce să acorde atenție lucrătorilor.

În același timp, nu numai obișnuința și intuiția, dar și fapte noi despre starea de lucruri se află în centrul deciziilor tale.