Vše, co sekretářka potřebuje vědět. Vše o profesi sekretářky

Dokument: Co by měla umět sekretářka

Co by měla umět sekretářka

Bez sekretářky se neobejde ani jeden vedoucí více či méně seriózní společnosti. Sbíhají se k němu nejdůležitější toky informací a ve skutečnosti v moderním světě vítězí v soutěži především ty podniky, které jsou efektivnější při řízení informačních toků. Tento skromný zaměstnanec tedy hraje roli, která je mnohem významnější, než se běžně soudí, a v některých ohledech možná i určující pro osud celého podniku.

Moderní sekretářka není jen „dívka na telefonu“, která pravidelně podává kávu kuchaři, je skutečnou dispečerkou celého podniku. Potřebuje si uchovat v paměti spoustu faktů a čísel, racionálně plánovat pracovní dobu svou i manažera (a často i jeho zástupců), kompetentně vykonávat kancelářskou práci. Plus schopnost najít správný přístup a správnou intonaci v konverzaci s různými lidmi – od prostého dříče (jehož slovní zásoba je omezena na tucet slov, z nichž se ve slušné společnosti dá vyslovit jen polovina) až po vysoce inteligentní profesor z přátelského výzkumného ústavu.

A přitom musíte vždy zůstat elegantní, okouzlující a benevolentní: vždyť sekretářka je tváří společnosti.

Pozice sekretářky je tradičně ženská, i když historie nám přinesla informace o mnoha legendárních mužských sekretářkách (např. nejeden státník stalinistické éry ignoroval postavu Poskrebyševa, Stalinova osobního tajemníka). Pravda, nyní jsou v této pozici stále častěji muži, ale k úplné „rovnosti pohlaví“ má stále daleko. A ženy, upřímně řečeno, kvůli zvláštnostem jejich mysli a charakteru, jsou vhodnější pro vykonávání sekretářských funkcí.

Co by měla sekretářka znát a umět? To je však druhá otázka. Nejprve byste se měli zamyslet nad tím, jaké osobní vlastnosti by měl mít člověk ucházející se o tuto práci. Zkusme si nakreslit obraz ideální sekretářky. Je tedy velmi žádoucí, aby měl (měla) takové vlastnosti jako:

Dobrá paměť;

Schopnost rychle přepnout pozornost;

Schopnost samostatně se rozhodovat;

Vysoká úroveň odolnosti proti stresu;

Dochvilnost;

Schopnost vykonávat monotónní práci;

pečlivost;

Přesnost;

Schopnost plánovat svou pracovní dobu a upřednostňovat své podnikání;

Benevolence (věřte mi, je to důležitá vlastnost: neupřímný úsměv je „slyšet“ i při telefonování);

Schopnost komunikovat s lidmi různých sociálních skupin;

Schopnosti psychologa, „šéfův cit“.

K tomu je samozřejmě potřeba přidat kompetentní ústní i písemný projev, spojený s reprezentativním vystupováním. Pokud se společnost aktivně zabývá zahraniční hospodářskou činností, počet nezbytných vlastností sekretářky by měl zahrnovat znalost cizího jazyka (jazyků) v rozsahu, který je dán specifiky podniku.

Jak je vidět, najít vhodného kandidáta na post sekretářky není snadný úkol. Ne každý může vykonávat sekretářskou práci: někoho úplně zneklidňuje jakákoliv dozorčí důtka, někdo zjevně přecenil sebevědomí a svou práci vnímá jako laskavost a existuje mnoho takových uchazečů, kteří jsou pevně přesvědčeni, že všechny sekretářské povinnosti mají sloužit. šéfkuchař pravidelně a „vytvářejte příjemné prostředí“.

Potřebná kvalifikace se samozřejmě získává praxí, takže renomované podniky při inzerci volného místa sekretářky často omezují věk uchazečů (například minimálně 30–35 let). Zde je ale ještě jedno nebezpečí: může se ukázat, že nového pracovníka s bohatými zkušenostmi může být obtížnější přeškolit než přeškolit dvacetiletou dívku od nuly.

Teď se ale našel vhodný člověk a teď je potřeba ho věnovat spletitostem práce. Hlavní povinnosti tajemníka jsou zaznamenány v pracovním pokynu (vzor je uveden níže). Dále specifikuje požadavky na kvalifikaci a ryze technické dovednosti (např. schopnost práce na počítači, faxu a další kancelářské technice, rychlé psaní pod diktátem apod.).

V práci sekretářky je však mnoho rysů, které nelze zapsat do pracovního návodu. Aby se předešlo vzájemným křivdám a nezaslouženým výčitkám, je vhodné o takových vlastnostech ihned sekretářku poučit. Bude pro ni například užitečné zjistit:

1. Jak se představím po telefonu? Podle etikety je zvykem firmu pojmenovat a pak pozdravit, ale v praxi mnoho manažerů z bezpečnostních důvodů nedá jméno firmy vyslovit.

2. Jaká je formální a faktická hierarchie zaměstnanců ve firmě? Potřebujete se řídit pokyny ostatních zaměstnanců, a pokud ano, v jakém pořadí?

3. Jak mohu „filtrovat“ telefonní hovory? S kým se kdykoli spojit a s kým nikdy?

4. Jaký je postup pro přijímání návštěv? Kdo je manažerovi kdykoliv k dispozici, bez domluvy a bez hlášení?

5. Jaký je „rituál“ podávání čaje a kávy? Co a kdy preferuje vedoucí? Kdy by měl být návštěvníkům nabízen šálek čaje nebo kávy?

6. Jaký je přibližný denní a týdenní plán manažera?

7. Kdy vlastně končí práce sekretářky - v přesně stanovenou dobu nebo po odchodu vedoucího?

V příštích číslech našeho týdeníku si povíme podrobněji o některých nuancích "technologie" sekretářské práce. A teď - pracovní návod. Připomínáme, že se jedná pouze o ukázku, kterou můžete dle svého uvážení upravit přidáním chybějících, dle vašeho názoru, bodů a škrtnutím nepotřebných. A nezapomeňte s tímto pokynem seznámit sekretářku proti obdržení.

Alena Myshkina,
právník

Sergej Koval,
právník

"Schvaluji"
__________________ (_________________)
(podpis) (celé jméno)
Ředitel
_____________________________________
(název podniku, organizace)
„____“ ____________ 200__

Pracovní pokyn tajemníka přednosty

I. Obecná ustanovení

1. Tento pracovní pokyn vymezuje funkční povinnosti, práva a odpovědnosti tajemníka vedoucího (dále jen tajemník).

2. Tajemník je přijímán a odvoláván příkazem vedoucího podniku v souladu s požadavky zákoníku práce Ukrajiny a platnou pracovní legislativou.

3. Tajemník je podřízen přímo vedoucímu podniku.

II. Kvalifikační požadavky

Tajemník by měl vědět:

1. Vedení podniku a jeho úseků.

2. Organizace a náplň činnosti ředitele podniku.

3. Usnesení, příkazy, příkazy, nařízení, pokyny a jiné materiály pro výkon kancelářské práce.

4. Pravidla pro úpravu obchodních dopisů pomocí standardních formulářů.

5. Pravidla pro zpracování ústních a písemných (dokumentárních) informací.

6. Pravidla pro provoz výpočetní techniky a komunikačních systémů.

7. Technologické procesy zpracování informací, pracovní návody, programy, layouty, regulační a metodické materiály o technice a posloupnosti operací v počítačových systémech (sítích).

8. Technické požadavky na magnetické a laserové disky, další používaná paměťová média, papír, spotřební materiál do tiskáren a faxů.

9. Pravidla pravopisu a interpunkce (pro ruský a ukrajinský jazyk), mají schopnost vysoké rychlosti psaní.

10. Angličtina * jazyk v rozsahu nezbytném pro práci.

11. Obchodní projev a etika služebních vztahů.

12. Vnitřní pracovní předpisy.

13. Základy pracovní legislativy, organizace práce.

14. Pravidla a normy ochrany práce.

III. Úkoly a odpovědnosti

Tajemník je povinen:

1. Provádět technické funkce k zajištění a udržení práce vedoucího podniku.

2. Práce s informacemi a dokumenty nezbytnými pro vedení, řízení a interakci konstrukčních celků.

3. Přijímat od oddělení nebo exekutorů informace potřebné pro vedoucího, volat jeho jménem zaměstnance.

4. Zajistit pracoviště vedoucího kancelářskými potřebami, vytvořit příznivé podmínky pro jeho produktivní práci.

5. Odesílejte a přijímejte informace faxem, e-mailem atd.

6. Organizovat telefonické rozhovory vedoucího, přijímat a předávat telefonní zprávy, zaznamenávat přijaté zprávy v době nepřítomnosti vedoucího a upozorňovat na jejich obsah.

7. Organizovat přípravu porad a porad vedených vedoucím (shromažďovat potřebné materiály, informovat účastníky o čase, místě a programu porady nebo porady, vést registraci apod.), pořizovat zápisy.

8. Udržovat kancelářskou práci, přijímat korespondenci adresovanou vedoucímu, systematizovat v souladu s postupem přijatým v podniku a po zvážení vedoucím převádět na divize nebo konkrétní výkonné umělce.

9. Sledujte průběh realizace příkazů přijatých pod kontrolou, zjistěte důvody jejich předčasného provedení, neustále o tom informujte manažera.

10. Znát umístění vedoucích pracovníků společnosti a dalších klíčových zaměstnanců (podle seznamu).

11. V souladu s pokyny vedoucího organizovat práci služebních vozidel, v případě potřeby objednat cizí dopravu, jakož i zajistit objednání jízdenek na vlaky, letadla atd. pro vedení podniku v případě, že služební cesty.

12. Přijímat písemnosti a osobní prohlášení zaměstnanců k podpisu vedoucímu.

13. Organizovat přijímání návštěv, usnadňovat efektivitu projednávání žádostí a návrhů zaměstnanců.

14. Formulářové soubory, zajistit jejich uložení a včasné doručení do archivu.

15. Dodržujte nezbytné požadavky na počítačovou bezpečnost. Včas aktualizujte antivirové databáze, kontrolujte za provozu všechny příchozí soubory na přítomnost virů, neumožněte práci na internetu nebo v lokální počítačové síti bez zapnutého antivirového programu.

16. Nedovolte instalaci nelicencovaného softwaru a jakýchkoli programů, které přímo nesouvisejí s výkonem úředních povinností na počítači. Instalaci jakéhokoli programu musí schválit vedoucí podniku nebo systémový správce počítačové sítě.

17. Oznamte odpovědnému pracovníkovi všechny zjištěné odchylky v provozu výpočetní techniky, zjištěné viry, jakož i programy neoprávněně nainstalované na počítači v nepřítomnosti sekretářky.

18. Dodržujte obchodní tajemství a přijměte opatření na jeho ochranu:

18.1. Nenechávejte žádné dokumenty bez dozoru, včetně těch na magnetických a laserových médiích, bez svolení vedoucího je nevynášejte z podniku, nepředávejte je jiným osobám, nezhotovujte kopie bez jejich potřeby.

18.2. Nesdílejte s kolegy v práci informace, které přímo nesouvisejí s jejich povinnostmi.

18.3. Nezveřejňovat informace související s technickými prostředky zpracování a uchovávání informací včetně počítačů (hesla, kódy, názvy a umístění souborů a adresářů, jejich obsah) a neumožňovat k nim osoby, které k nim nemají přístup, a cizí osoby.

19. Neustále zlepšovat dovednosti a pracovní návyky.

20. Plnit samostatné úřední úkoly vedoucího.

Tajemník má právo:

1. Seznámit se s návrhy rozhodnutí vedoucího podniku o jeho činnosti.

2. Předkládat vedení podniku návrhy na zlepšení práce spojené s jeho odpovědností.

3. Informovat vedoucího podniku o všech zjištěných nedostatcích v činnosti podniku a podávat návrhy na jejich odstranění.

4. Vyžadovat a přijímat, osobně nebo jménem ředitele podniku, potřebné informace a dokumenty od vedoucích strukturálních divizí a specialistů.

5. Požadovat, aby vedení podniku pomáhalo při plnění jejich povinností.

V. Odpovědnost

Tajemník odpovídá za:

1. Za nesprávné plnění nebo neplnění svých povinností stanovených tímto pokynem - v mezích stanovených platnou pracovní legislativou Ukrajiny.

2. Za trestné činy spáchané při výkonu jejich činnosti – v mezích stanovených platnými občanskými, správními a trestními předpisy Ukrajiny.

3. Za způsobení materiální škody podniku - v mezích stanovených platnými občanskoprávními a pracovněprávními předpisy Ukrajiny.

4. Za vyzrazení obchodního tajemství - trestní odpovědnost podle čl. 232 trestního zákoníku Ukrajiny.

Vi. Vztah

1. V době nepřítomnosti tajemníka vykonává jeho povinnosti osoba určená stanoveným postupem. Tato osoba získává odpovídající práva a odpovídá za nesprávné plnění povinností, které jí byly svěřeny.

2. Při plnění povinností a výkonu práv tajemník spolupracuje:

2.1. Od ______________________ na otázky: _______________________

2.2. Od ______________________ na otázky: _______________________

Vedoucí konstrukční jednotky.

Upozorňujeme na typický příklad popisu práce sekretářky manažera, vzor 2019. by měla obsahovat tyto části: obecné postavení, povinnosti tajemníka manažera, práva tajemníka manažera, odpovědnost tajemníka manažera.

Náplň práce tajemníka přednosty odkazuje na sekci " Celoodvětvové kvalifikační charakteristiky pozic pracovníků zaměstnaných v podnicích, institucích a organizacích".

V popisu práce tajemníka vedoucího by se měly odrážet následující body:

Odpovědnosti tajemníka vedoucího

1) Pracovní povinnosti. Provádí práce na organizačním a technickém zabezpečení administrativních a administrativních činností vedoucího podniku. Přijímá korespondenci, která přichází k posouzení vedoucím, předává ji v souladu s rozhodnutím strukturálním divizím nebo konkrétním účinkujícím pro použití v procesu práce nebo přípravy odpovědí. Vede kancelářskou práci, provádí různé operace s využitím výpočetní techniky, určené ke sběru, zpracování a prezentaci informací při přípravě a rozhodování. Přijímá dokumenty a osobní žádosti k podpisu vedoucího podniku. Připravuje podklady a materiály potřebné pro práci manažera. Sleduje včasné projednání a odevzdání dokumentů přijatých k exekuci strukturálními útvary a konkrétními exekutory, kontroluje správnost připravených návrhů dokumentů předložených vedoucímu k podpisu a zajišťuje jejich kvalitní úpravu. Organizuje vedení telefonních hovorů vedoucího, zapisuje informace přijaté v jeho nepřítomnosti a upozorňuje na jejich obsah, přenáší a přijímá informace o přijímacích a interkomových zařízeních (telefax, dálnopis atd.), jakož i telefonní zprávy, včas upozorní na informace získané prostřednictvím komunikačních kanálů. Jménem vedoucího připravuje dopisy, žádosti, jiné dokumenty, připravuje odpovědi autorům dopisů. Provádí práce na přípravě porad a porad vedených vedoucím (shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase a místě jednání, programu, jejich evidence), vede a sepisuje zápisy z porad a porad. Provádí kontrolu nad plněním vydaných příkazů a příkazů zaměstnanci podniku, jakož i nad dodržováním termínů plnění kontrolovaných pokynů a pokynů vedoucího podniku. Vede soubor kontrolní a registrační karty. Poskytuje pracovnímu místu vedoucího potřebné organizační vybavení, psací potřeby, vytváří podmínky napomáhající jeho efektivní práci. Na pokyn manažera vytiskne servisní materiály potřebné pro jeho práci nebo zanese aktuální informace do databanky. Organizuje přijímání návštěvníků, podporuje efektivitu zvažování požadavků a návrhů zaměstnanců. Formuje případy v souladu se schválenou nomenklaturou, zajišťuje jejich bezpečnost a včas je předává do archivu. Kopíruje dokumenty na osobní kopírce.

Sekretářka manažera by to měla vědět

2) Tajemník vedoucího musí při plnění svých služebních povinností vědět: rozhodnutí, příkazy, příkazy a další poradenské materiály a normativní dokumenty týkající se činnosti podniku a provádění kancelářské práce; struktura a řízení podniku a jeho divizí; organizace kancelářské práce; způsoby evidence a zpracování dokumentů; archivace; strojopis; pravidla pro používání interkomových systémů; standardy jednotného systému organizační a administrativní dokumentace; pravidla pro tisk obchodních dopisů pomocí standardních formulářů; základy etiky a estetiky; pravidla obchodní komunikace; základy organizace a řízení práce; pravidla pro provoz výpočetní techniky; základy správního práva a pracovního práva; vnitřní pracovní předpisy; pravidla a normy ochrany práce.

Požadavky na kvalifikaci sekretářky manažera

3) Kvalifikační požadavky. Vyšší odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo střední odborné vzdělání a praxe v oboru minimálně 2 roky.

1. Obecná ustanovení

1. Tajemník patří do kategorie technických vykonavatelů.

2. Na místo tajemníka se přijímá osoba, která má vyšší odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo střední odborné vzdělání a praxi v oboru alespoň 2 roky.

3. Tajemníka přijímá a odvolává ředitel organizace.

4. Tajemník by měl vědět:

rozhodnutí, příkazy, příkazy a další poradenské materiály a normativní dokumenty týkající se činnosti organizace a výkonu kancelářské práce;
struktura a řízení organizace a jejích divizí;
organizace kancelářské práce;
způsoby evidence a zpracování dokumentů;
archivace;
strojopis;
pravidla pro používání interkomových systémů;
standardy pro jednotný systém organizační a administrativní dokumentace;
pravidla pro tisk obchodních dopisů pomocí standardních formulářů;
základy etiky a estetiky;
pravidla obchodní komunikace;
základy organizace a řízení práce;
pravidla pro provoz výpočetní techniky;
základy správního práva a pracovního práva;
vnitřní pracovní předpisy;
pravidla a normy ochrany práce, bezpečnosti, průmyslové hygieny a požární ochrany.

5. Tajemník se ve své činnosti řídí:

legislativa Ruské federace,
zakládací listina organizace,
příkazy a příkazy zaměstnanců, kterým je podle tohoto pokynu podřízen,
tento popis práce,
Vnitřní pracovní předpisy organizace.

6. Tajemník je podřízen přímo řediteli organizace (ředitel organizace, vedoucí oddělení atd.)

7. V době nepřítomnosti tajemníka (služební cesta, dovolená, nemoc apod.) plní jeho povinnosti osoba ustanovená ředitelem organizace stanoveným způsobem, která získává odpovídající práva, povinnosti a odpovídá za plnění povinností, které mu byly svěřeny.

2. Pracovní povinnosti tajemníka vedoucího

Tajemník:

1. Provádí práce na organizačně technickém zabezpečení administrativní a administrativní činnosti ředitele organizace.

2. Přijímá korespondenci přicházející k posouzení režisérovi, předává ji v souladu s rozhodnutím strukturálním divizím nebo konkrétním účinkujícím k použití v procesu práce nebo přípravy odpovědí.

3. Vede kancelářskou práci, provádí různé operace s využitím výpočetní techniky, určené ke sběru, zpracování a prezentaci informací při přípravě a přijímání rozhodnutí.

4. Přijímá písemnosti a osobní žádosti k podpisu ředitele organizace.

5. Připravuje podklady a materiály potřebné pro práci ředitele.

6. Hlídá včasné projednání a odevzdání dokumentů přijatých k exekuci strukturálními útvary a konkrétními exekutory, kontroluje správnost připravených návrhů dokumentů předložených řediteli k podpisu, zajišťuje jejich kvalitní úpravu.

7. Organizuje telefonické rozhovory ředitele, zapisuje informace přijaté v jeho nepřítomnosti a upozorňuje ho na jejich obsah, předává a přijímá informace prostřednictvím interkomu, (telefax, dálnopis apod.), jakož i telefonické zprávy, neprodleně je oznamuje informace informace získané prostřednictvím komunikačních kanálů.

8. Jménem ředitele připravuje dopisy, dotazy, jiné dokumenty, připravuje odpovědi autorům dopisů.

9. Provádí práce na přípravě porad a porad konaných ředitelem (shromažďování potřebných materiálů, vyrozumění účastníků o čase a místě jednání, programu, jejich registrace), vede a pořizuje zápisy z porad a porad.

10. Provádí kontrolu nad plněním vydaných příkazů a příkazů pracovníky organizace, jakož i nad dodržováním termínů plnění kontrolovaných pokynů a pokynů ředitele organizace.

11. Vede soubor kontrolních a registračních karet.

12. Zajišťuje pracoviště ředitele nezbytným organizačním vybavením, psacími potřebami, vytváří podmínky napomáhající jeho efektivní práci.

13. Na pokyn ředitele vytiskne servisní materiály potřebné pro jeho práci nebo zanese aktuální informace do databanky.

14. Organizuje přijímání návštěv, podporuje efektivitu projednávání požadavků a návrhů zaměstnanců.

15. Formuje případy podle schválené nomenklatury, zajišťuje jejich bezpečnost a včas je předává do archivu.

16. Kopíruje dokumenty na osobní kopírce.

17. Dodržuje Vnitřní pracovní předpisy a další místní předpisy organizace.

18. Dodržuje vnitřní předpisy a předpisy ochrany práce, bezpečnosti práce, průmyslové hygieny a požární ochrany.

19. Dbá na to, aby jeho pracoviště bylo čisté a uklizené.

20. Plní v rámci pracovní smlouvy příkazy zaměstnanců, kterým je podle tohoto pokynu podřízen.

3. Práva tajemníka manažera

Tajemník má právo:

1. Předkládat k posouzení řediteli organizace návrhy na zlepšení práce související s povinnostmi stanovenými v tomto pokynu.

2. Vyžádat si od strukturálních divizí a zaměstnanců organizace informace potřebné k plnění svých povinností.

3. Seznámit se s dokumenty vymezujícími jeho práva a povinnosti v zastávané funkci, s kritérii pro hodnocení kvality výkonu služebních povinností.

4. Seznámit se s návrhy rozhodnutí vedení organizace týkající se její činnosti.

5. Požadovat od vedení organizace poskytnutí součinnosti včetně zajištění organizačně-technických podmínek a provedení stanovených dokladů nezbytných pro plnění služebních povinností.

6. Další práva stanovená současnou pracovněprávní úpravou.

4. Odpovědnost tajemníka vedoucího

Tajemník je odpovědný v těchto případech:

1. Za nesprávné plnění nebo neplnění služebních povinností stanovených tímto popisem práce - v mezích stanovených pracovní legislativou Ruské federace.

2. Za trestné činy spáchané při výkonu jejich činnosti - v mezích stanovených platnými správními, trestními a občanskoprávními předpisy Ruské federace.

3. Za způsobení hmotné škody organizaci - v mezích stanovených platnými pracovními a občanskými zákony Ruské federace.

Popis práce sekretářky manažera je vzor z roku 2019. Povinnosti tajemníka manažera, práva tajemníka manažera, odpovědnost tajemníka manažera.

Instrukce

Být dobrý kancelář-, musíte mít takové vlastnosti, jako je zodpovědnost, družnost a energie. Navíc se musíte snažit, aby odpovídala image korporátní společnosti.

Na této pozici je velmi důležité kvalitně plnit své profesní povinnosti, zvláště pokud máte v plánu stoupat po kariérním žebříčku.

Stojí za to připomenout, že office manager je tváří společnosti, svým chováním, profesionalitou a vystupováním posuzuje společnost i vzhled. Vzhled by měl být vždy úhledný, v souladu s obchodním stylem a chování by nemělo přesahovat to, co je přípustné. Je potřeba se etablovat jako kompetentní a dochvilný specialista, který umí korektně vyjednávat, umí pracovat s technikou a je důstojnou tváří firmy. Bez ohledu na to, co se děje, by nemělo docházet ke zdržení v práci a ke konfliktům.

Pokud je to možné, měli byste vyčnívat z obecné masy zaměstnanců a projevovat iniciativu a předkládat návrhy na zlepšení práce společnosti a v případě potřeby vznášet připomínky. Tedy ukázat vedení, že jste skutečným členem týmu, kterému záleží na problémech a zájmech firmy.

Dobrý office manager musí umět kompetentně psát, rychle vyhledávat informace a organizovat je. Zvláště důležité místo mezi povinnostmi zaujímá komunikace po telefonu. Na hovory můžete odpovídat pouze s úsměvem na tváři, s maximální zdvořilostí a korektností. Podrážděnost a nespokojenost by měly zcela chybět, bez ohledu na to, kolik práce je ještě před námi a v kterou denní dobu musíte zvednout telefon.

Související videa

Poznámka

Práce office managera nemusí vždy znamenat standardní pracovní den, nejčastěji se musíte přizpůsobit managementu a nejsou vyloučeny ani služební cesty.

Užitečná rada

Při nástupu do funkce office managera je v první řadě nutné navázat kontakt se zbytkem zaměstnanců a teprve poté řešit okamžité záležitosti

Prameny:

jak se stát lepším manažerem
Na základě těchto znalostí by sekretářka měla být schopna

Některým lidem trvá dosažení významného úspěchu v profesionální oblasti desítky let, zatímco jiní dobývají vrchol kariérního žebříčku mnohem rychleji. Pokud se chcete stát vrcholovým manažerem, musíte vědět, která cesta k cíli je nejkratší.

Instrukce

Abyste se stali vrcholovým manažerem, musíte mít samozřejmě vyšší vzdělání. A je žádoucí mít dva z nich: jeden - ve vaší profesi, druhý - ve vedení personálu a organizací. Během práce se můžete zapsat do druhé vysoké školy. Je důležité pracovat ve své specializaci po prvním institutu, univerzitě nebo akademii. Pak budete mít větší šanci stát se vrcholovým manažerem.

Jinak riskujete, že uvíznete na kariérním horizontu. To znamená, že člověk mění jednu oblast za druhou, dostává příbuzné pozice, ale nedospívá. Tento vývoj není špatný pro lidi s různými zájmy, kteří chtějí rozšířit své profesní pole. Pokud ale usilujete o vedoucí pozici a nechcete strávit desítky let jejím získáváním, měli byste zúžit svou specializaci a pracovat na povýšení.

Pokud nechcete výběr firem, ve kterých byste mohli udělat kariéru, redukovat pouze na tuzemské firmy, naučte se anglicky. Dobrá úroveň cizího jazyka vám poskytne náskok před ostatními kandidáty na perspektivní pozici v evropské společnosti. Bude skvělé, když budete ovládat ne jeden, ale dva nebo více cizích jazyků. Pamatujte, že se vám to bude hodit při budování vaší kariéry.

I když jste s vyznamenáním vystudovali prestižní vysokou školu, neměli byste předpokládat, že o vás zaměstnavatelé budou bojovat a okamžitě vám nabídnou vedoucí pozici. Neméně, a někdy i více, držitelé vyznamenání, společnosti oceňují ty, kteří již mají pracovní zkušenosti. Pokuste se proto získat práci ve své specializaci v posledních kurzech institutu na částečný úvazek. Skloubit skvělé studium a práci nebude jednoduché, ale pak budete moci předložit nejen diplom, ale i zápis do sešitu. Je možné, že podnik, ve kterém budete během studia pracovat, vás po absolvování univerzity pozve na trvalé zaměstnání.

Jakmile získáte svou počáteční pozici ve firmě, musíte se co nejvíce prokázat. To lze provést různými způsoby. Někteří zaměstnanci jsou velmi výkonní, mají svědomitý přístup k práci a úspěšně zvládají velké objemy. Jiní prokazují schopnost převzít odpovědnost, projevit iniciativu a kreativitu, nespěchají s dokončením zadaného úkolu, ale nejprve přemýšlejí, jak proces zjednodušit. Pravděpodobně jste již přišli na to, u kterého typu zaměstnanců je pravděpodobnější, že bude povýšen. Pokud tvrdě pracujete, ale nejste připraveni převzít více než ostatní, nevidíte-li celkovou situaci ve firmě, ve které pracujete, protože nechcete hledět nad rámec svých povinností, máte malou šanci prorazit do lídrů.

Pamatujte, že vrcholový manažer musí podle toho vypadat, mluvit a chovat se. Proto je lepší hned nepolevovat, ale zlepšit své obchodní dovednosti, přemýšlet o tom, co tvoří váš šatník, a nezkazit si pracovní reputaci.

Povolání account managera bylo vždy oblíbené zejména u hledačů rychlých kariérních scénářů. Zvenčí se zdá, že k obsazení tohoto výklenku stačí pouze aktivita, reprezentativní vzhled a sebevědomé komunikační schopnosti. Dnešní zaměstnavatelé jsou však mnohem náročnější.

Kompetenční sada

Manažer zákaznických služeb je personální jednotka, která je stejně běžná, jak ve velkém podniku, tak v jeho malém segmentu.

Pro každý trh existuje určitá úroveň požadavků na soubor kompetencí account manažerů. Specialisté tohoto profilu dnes musí mít převážně vysokoškolské vzdělání v oborech ekonomie, práva nebo managementu. Vysoce specializované podniky přítomnost specializovaného vzdělání široce vítají – pro společnost, která prodává válcování kovů, je výhodnější najmout manažera s inženýrským vzděláním.

Analýza volných pracovních míst velkých společností ukazuje na rostoucí zájem o odborníky, kteří absolvovali nadstavbové kurzy v oblasti efektivního řízení podniku.

Malé a střední podniky stále vítají manažery se středním odborným vzděláním a minimálním souborem kompetencí. Hlavním kritériem výběru jsou spíše komunikační dovednosti. Jednoduše řečeno, pokud specialista ví, jak vést dialog, má dar přesvědčování a je motivován vydělávat peníze, pak s největší pravděpodobností zaměstnavatel takového specialistu najme.

Absolvované kurzy marketingu, PR, rétoriky atd. budou dalším plusem pro uchazeče o pozici klientského manažera.

Pracovní povinnosti

Povinnosti account managera se nejčastěji týkají uzavírání nových obchodů a zvyšování prodeje. Právě podle tohoto kritéria zaměstnavatel hodnotí výkon specialisty.

Velkou výhodou je, že uchazeč má zkušenosti v oblasti prodeje dle profilu společnosti i stávající klientské základny. Podklad by se neměl chápat ani tak jako seznam potenciálních adresátů služeb s jejich souřadnicemi, jako dobře vybudované vztahy s osobami zodpovědnými za uzavírání transakcí.

Často, aby získali práci v konkrétní společnosti, uchazeči nejprve získají práci v organizaci, která pracuje ve stejném oboru, ale nachází se pod požadovaným zaměstnavatelem. Buduje zkušenosti a buduje vztahy se zákazníky.

Zaměstnavatel však vždy nesvěřuje odpovědnost za prodej produktů manažerovi účtu. Tato pozice může pokrývat roli koordinátora vztahů se zákazníky. Nejčastěji takové specialisty lákají firmy na IT produkty, software, účetní a právní služby. Zástupci společnosti nepůsobí na prodejním trhu, ale pouze poskytují služby a zajišťují bezproblémový provoz produktu.

Platové očekávání

V závislosti na velikosti podniku a regionu se mzda klientského manažera velmi liší. Obecně platí, že specialista na této pozici má průměrný plat běžného úředníka.

Mzda zaměstnance tohoto profilu se nejčastěji tvoří z minimální mzdy, kterou specialista dostává, a z procenta z uzavřených transakcí. Právě tato pohyblivá část příjmů je pro specialisty hlavní. Absence horní mzdové laťky láká ke spolupráci s klienty nejčastěji brigádníky, mladé odborníky a zájemce o krátkodobý, ale rychlý výdělek.

Zaměstnavatelům je sympatické, že manažeři zákaznických služeb jsou specialisté, kteří často mění zaměstnání, a proto jsou skutečně hodnotní zaměstnanci připraveni je motivovat příplatky.

Změna účelu

Úspěšní account manažeři nepocházejí vždy z maloobchodního přímého prodeje. Velké podniky často „vytvářejí“ takové specialisty ze zaměstnanců společnosti, kteří jasně znají silné stránky podniku a jsou schopni je výhodně prezentovat třetím stranám.

Jako klientský manažer mohou působit bývalí analytici, najatí poradci a konzultanti, zaměstnanci PR služeb, asistenti manažerů atd.

Z hlediska souboru kompetencí je account manažerovi nejblíže pozice zástupce vedoucího pro styk s veřejností. Specialisté této úrovně se často zabývají veřejným zpravodajstvím o aktivitách společnosti, takže znají silné stránky společnosti lépe než kdokoli jiný.

V malých a středních podnicích jsou funkce manažera vztahů se zákazníky často přidělovány jako další zátěž předním specialistům společnosti, vedoucím specializovaných oddělení, tiskovým tajemníkům atd.

Na místo manažera zákaznického servisu mohou nastoupit i ti specialisté, jejichž hlavní profese nemá nic společného s prodejem. Takže často v této funkci mohou být servisní pracovníci - administrativní pracovníci, obchodní pracovníci.

Související videa

Tajemník-asistent by měl vědět:

Právní základ řízení:

Správní, pracovní a obchodní právo; legislativní a regulační akty, které určují pořadí práce organizace typu, kde působí;

Základy řízení:

Systém úřadů a správy v zemi a v jejím regionu, zásady organizace státních, veřejných, družstevních a soukromých organizací; odvětví, ve kterém pracuje, jeho vzájemné vazby funkcí, úkolů, struktura organizace, ve které pracuje, její vertikální a horizontální souvislosti; základy managementu; základy vědecké organizace manažerské práce: regulační a metodické dokumenty k informační a dokumentační podpoře manažerských činností; výpočetní a organizační technologie; základy obecné sociální psychologie; základy estetiky a etiky; kancelářská práce: způsoby tvorby a zpracování dokumentů, organizace práce s dokumenty; bezpapírové služby; archivace.

Na základě těchto znalostí by měl být tajemník schopen:

Zajistit efektivní práci manažera při plánování pracovního dne; organizovat pracoviště manažera; provádět časovou kontrolu nad pokyny vedení; organizovat informační služby pro vedoucího (firmy); dokumentární; bezpapírový - umět pracovat s periodikem (připravovat tiskové recenze), organizovat přijímání návštěvníků; navázat kontakty; organizovat a udržovat setkání; vypracovávat a provádět dokumenty pomocí osobního počítače; používat PC, umět používat databáze vč. vzdálené (pomocí PC); rychle reprodukovat dokumenty; poskytovat rychlý přenos informací komunikačními prostředky (včetně faxu, e-mailu); pracovat s dokumenty: příjem, odesílání, primární zpracování dokumentů, distribuce, evidence, kontrola, informační a referenční práce na dokumentech, aktuální ukládání, ničení; vést archiv.

Co by měla sekretářka znát a umět, je uvedeno v kvalifikovaném popisu.

Kvalifikační charakteristika - Jedná se o regulační dokument, který stanoví, co by měl konkrétní zaměstnanec ve své práci dělat, co by pro to měl znát a umět a jaká by měla být jeho úroveň školení.

Pracovní povinnosti

Vykonává technické funkce pro zajištění a údržbu práce, vedoucí podniku (nebo oddělení). Přijímá informace potřebné pro vedoucího od oddělení nebo výkonných umělců, volá jeho jménem zaměstnance. Organizuje telefonní rozhovory vedoucího, přijímá a předává telefonní zprávy, zaznamenává přijaté zprávy v jeho nepřítomnosti a informuje vedoucího o jejich obsahu. Provádí práce na přípravě porad a porad konaných vedoucím - (shromažďování potřebných materiálů, vyrozumění účastníků o čase, místě a programu jednání, jejich registrace), vede a sepisuje zápis. Zajišťuje pracoviště vedoucího kancelářskými potřebami, organizačním vybavením, vytváří podmínky napomáhající jeho efektivní práci. Vysílá a přijímá informace na přijímacích a komunikačních zařízeních, tiskne různé materiály ve směru hlavy. Provádí dokumentační práce, přijímá korespondenci přijatou na jméno vedoucího, organizuje ji v souladu s (postup přijatý v podniku) a po zvážení ji předává vedoucím oddělení nebo konkrétním výkonným pracovníkům k použití v procesu jejich práce, popř. připravit odpověď, sleduje načasování příkazů vedoucího podle osobních vyjádření občanů. Organizuje přijímání návštěv, projevuje jim takt a pozornost, podporuje efektivitu projednávání žádostí a podnětů zaměstnanců, formuje případy v souladu se schválenou nomenklaturou případů, zajišťuje jejich bezpečnost a předává je do archivu, evidenci (vč. tisk) a distribuce administrativních dokumentů, dopisů, telegramů, telegramů, faxů apod., příprava na pokyn vedoucího a koordinace se strukturálními útvary projektů jednotlivých zakázek, potvrzení, dopisů, cestovních potvrzení a dalších dokumentů; analýzy certifikátů a zpráv strukturálních divizí se závěry a návrhy k nim; příprava a včasná distribuce materiálů pro jednání, konference, semináře, jednání, kongresy; kontrola výkonu rozhodnutí ředitelství; organizování prezentací a speciálních recepcí pro hosty; kontrola svátků a výročí; sběr obchodních informací a jejich odkazování podle pokynů vedoucího; shromažďování materiálů pro zprávy a projevy vedoucího; vedení časového listu;