Jaký je postup při vyplňování registru nákladních listů. Registr pohybu nákladních listů Formulář evidence pohybu nákladních listů 8


Deník pro vystavování nákladních listů musí vést všechny organizace, které mají ve svých rozvahách nákladní nebo osobní automobily. Samozřejmě, že ti, kteří cestují, jsou pro společnost ziskové.

Soubory

Důležitost uchování dokumentu spočívá v tom, že se v něm evidují nákladní listy, které jsou zase potvrzením nákladů vynaložených organizací. Bez časopisu je dosti problematické udržet pořádek při manipulaci s nákladními listy a obecně prokázat jejich existenci (při velkých objemech práce).

Způsob vedení

Vyplňování deníku pro vystavování nákladních listů může být organizováno výhradně v papírové podobě. V elektronické podobě není možnost zadávání potřebných údajů (pouze pokud má každý z řidičů, dispečerů a účetních organizace vlastní elektronický podpis).

Již od začátku údržby je dokument vytištěn, v případě potřeby doplněn o další listy. Na konci funkčního období je sešit, ověřen podpisem vedoucího organizace a uložen po dobu dalších 5 let.

V ideálním případě by ji měl neustále využívat zaměstnanec, který je zodpovědný za vydávání a přijímání jízdenek od řidičů.

Součásti časopisu

Formulář dokumentu se skládá ze dvou listů. V hotové podobě je časopis knihou s obálkou a několika listy, vytištěnou a uspořádanou do podoby tabulky. Na obálce je uprostřed název časopisu s uvedením roku (měsíce) plnění (obvykle doba platnosti je 1 rok, ale existují i ​​krátkodobé možnosti, jeden měsíc).

V horní části obálky plnič napíše celý název organizace, kód dokladu dle OKUD (u standardního meziodvětvového formuláře č. 8 je to 0345008, ihned se zapíše do formuláře), kód podle OKPO.

Tabulka na druhém listu příběhu obsahuje sloupce. Každý z těchto sloupců předpokládá následující informace:

  • Číslo nákladního listu. Dokument má koncové číslování. Všechny záznamy jsou provedeny v chronologickém pořadí.
  • Kdy byl nákladní list vystaven (datum).
  • Údaje o řidiči: celé jméno slovem, pokud je k dispozici - osobní číslo.
  • Číslice čísla garáže (ne SPZ) vozu.
  • Podpis řidiče jako záruka, že obdržel nákladní list.
  • "Autogram" výpravčího, který převzal nákladní list se značkami, jakož i další jízdní doklady (tyto údaje jsou uvedeny v poznámce).
  • Podpis účetního. Je umístěn poté, co nákladní list vstoupil do účetního oddělení.
  • Poznámka. Tento sloupec je určen pro údaje, které jsou zásadně důležité pro vystavení nebo převzetí nákladních listů. Jsou uvedeny poznámky (nebo jejich absence) k dokumentům, opravám, fyzikálním vlastnostem přijatého papíru atd.

Druhá stránka časopisu může trvat, jak dlouho budete chtít. Hlavní věc je, že na přepravních listech zapsaných je správné datum vystavení. Zaměstnanec nemá právo uvádět do protokolu irelevantní nebo záměrně nepravdivé údaje.

Pokud jde o dobu uložení, podle dosavadních předpisů se kniha jízd pro vystavování nákladních listů uchovává minimálně 5 let.

Důležitý bod! Údaje o všech vystavených dokladech musí být zaneseny do knihy jízd pro vystavování nákladních listů. Není-li nákladní list evidován, pak účetní oddělení nemá právo jej přijmout.

Kdo vyplní

Vedoucí organizace je automaticky přidělen k tomu, aby měl na starosti logování. Tuto odpovědnost ale v drtivé většině případů svěřuje svým podřízeným. To lze provést dvěma způsoby:

  • Prostřednictvím pracovní smlouvy (zapsáním této jako přímé odpovědnosti určitého zaměstnance).
  • Samostatnou objednávkou. Dokument se bude jmenovat „Příkaz o jmenování osoby odpovědné za vedení deníku pro vydávání nákladních listů“. Je sestaven ve volné formě. Hlavní je, že má podpis vedoucího, údaje o organizaci, údaje o jmenovaném zaměstnanci a jeho podpis v souhlasu s obsahem.

Určený zaměstnanec nemusí absolvovat žádné speciální školení pro těžbu dřeva.

Legislativní rámec

Přiložený formulář a vzor vyplnění je typickým meziodvětvovým formulářem č. 8, který byl přijat usnesením č. 78 Státního výboru pro statistiku ze dne 28. listopadu 1997. Používá se již dlouhou dobu a ani nyní neztratil svůj význam.

Od roku 2013 se však používání právě takového formuláře stalo nepovinným postupem. Každá organizace má právo samostatně si vybrat, který z formulářů k označení vystavení nákladních listů použije.

Organizace může dokonce provádět změny ve stávajících formulářích dokumentů pro vlastní pohodlí. Hlavní věc je, že tyto akce jsou potvrzeny samostatným příkazem hlavy s podpisem a pečetí a jsou také uvedeny v účetní politice společnosti.

Pokud použijete standardní formulář, pak taková opatření nebudou potřeba. Typická forma deníku navíc splňuje všechny požadavky, které se na ni vztahují. Provedením změn ve sloupcích se plnič vystavuje riziku, že bude čelit situaci porušení pracovních nebo daňových zákonů. Z těchto a dalších důvodů se formulář č. 8 nadále používá.

Možné doplňky

Vzhledem k tomu, že se časopis používá již delší dobu, řada firem rubriky doplnila o své. Praxe ukázala, že je vhodné do tohoto deníku zapisovat také:

  • Trasa vozu, po které se bude pohybovat. Některé jednoduše označují místo příjezdu.
  • Jaký druh nákladu vozidlo přepravuje.
  • Počet najetých kilometrů.
  • Spotřeba paliva, ke které došlo v důsledku cesty atd.

Všechny tyto údaje se samozřejmě vyplňují až po vrácení nákladního listu nebo i po jeho obdržení účetní organizace. Jakékoli změny provedené ve stávající podobě musí být podpořeny samostatným příkazem z hlavy.

Deník pro vystavování nákladních listů je jedním z primárních dokumentů, které potvrzují výdaje organizace nebo jednotlivého podnikatele za pohonné hmoty. Pokud si právnická osoba zvolila daňový systém, ve kterém se berou v úvahu výdaje, pak je tento dokument zvláště důležitý při výpočtu daní splatných organizací.

Každá organizace, která má vozidla k úřednímu použití, musí vést evidenci pohybu vydaných nákladních listů. K tomu je poskytován speciální formulář, který se nazývá „Věstník pohybu nákladních listů“. Stránka vám řekne, jak by měl tento dokument vypadat a jak jej bez chyb vyplnit.

Organizace a podnikatelé, kteří poskytují dopravní služby nebo při své práci pouze používají služební vozidla, jsou povinni pravidelně evidovat všechny vydané nákladní listy ve zvláštním věstníku. To je definováno v článku 6 Federální zákon ze dne 08. 11. 2007 č. 259-FZ a příkazem Ministerstva dopravy ze dne 18.9.2008 č. 152... Podoba deníku pro evidenci pohybu nákladních listů byla schválena již dávno Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28.11.1997 N 78... Za těchto dvacet let se nikdy nezměnil ani samotný formulář č. 8, ani postup jeho udržování. Přestože zákonodárci provedli úpravy vyplňování nákladních listů více než jednou, poslední z nich připadla na začátek roku 2019. Kromě formuláře č. 8 bylo usnesením Státního výboru pro statistiku schváleno několik dalších formulářů pro vydávání příslušných nákladních listů (pro nákladní a osobní automobily i pro autobusy). Budou probrány v jiném článku a nyní se podrobněji zastavíme u účetní dokumentace primárního typu, určené ke kontrole pohybu nákladních listů vydávaných řidičům, jakož i předávání použitých listů zpět do účetního oddělení organizace.

Jaký je registr pohybu nákladních listů

Použití takového účetního dokladu má hned několik výhod, díky kterým je používání deníku užitečné i pro firmy, které tak nemají. Umožňuje zejména kontrolovat včasnost a pořadí evidence složenek a rychleji kontrolovat odpis pohonných hmot a maziv. Typický meziodvětvový formulář č. 8 (OKUD 0345008) je list ve tvaru knihy s devítisloupkovou tabulkou. Každá organizace může vypracovat a používat svůj vlastní formulář tohoto dokumentu, protože jeho forma je doporučená a povinná. Vytvoření vlastní tabulky vám umožní uspořádat sloupce ve vhodném pořadí, odstranit nepotřebná data a přidat relevantní. Vzorový formulář zejména uvádí:

  • číslo nákladního listu a datum jeho vystavení;
  • osobní číslo a celé jméno řidiče vozidla;
  • číslo garáže vozidla (uvedení státního registračního čísla ve standardním formuláři není uvedeno, ale může být zohledněno ve vašem formuláři);
  • podpis řidiče při převzetí poukazu;
  • podpis osoby oprávněné poukázku vystavit a převzít (dispečera);
  • datum převzetí listu a podpis účetního;
  • graf pro poznámky.

Je nutné předepsaným způsobem vyplnit deník nákladních listů, jehož standardní formulář je ke stažení na konci článku nařízením Ministerstva dopravy Ruské federace ze dne 18. září 2008, č. 152... Tento postup je stejný pro všechny uživatele vozidla.

Registr nákladních listů: vzorové plnění

S vyplněním tohoto vzorového formuláře obvykle nejsou žádné problémy. Záznamy lze psát ručně nebo vyplňovat na počítači a na konci dne lze vytisknout listy, aby je mohly podepsat všechny oprávněné osoby. V ručně psané verzi je pohodlnější uchovávat doklad, pokud je v organizaci hodně aut a dispečer neustále vystavuje a přijímá poukázky. Titulní strana dokumentu jako obvykle musí obsahovat název organizace, její OKPO a období, na které byl formulář založen. Na titulní straně nejsou vyžadovány žádné podpisy ani pečetě. Stránky dokumentu by měly být očíslovány a číslo je uvedeno na zadní straně dokumentu. Formu není nutné sešívat a pečetit.

Uvnitř formuláře stačí dle potřeby vyplnit kolonky. Není vyžadováno žádné sčítání. Příklad vyplňování typického deníku pro vydávání nákladních listů vypadá takto:

Po vyčerpání volných listů a sloupců by měl být časopis uchováván v archivu organizace po dobu nejméně tří let, poté může být zničen.

Velké organizace a jednotliví podnikatelé, kteří ve svém oboru využívají různé druhy dopravy pro nákladní a osobní dopravu, jsou povinni vystavovat řidičům svých automobilů nákladní listy.

Takový list slouží jako primární doklad pro kontrolu spotřeby paliva a evidenci ujetých kilometrů po trase vozidla. Výdej se poskytuje jednou denně na začátku pracovního dne nebo směny, nebo může být vydáván až na dobu jednoho měsíce v případě dlouhých pracovních cest, kdy řidič vykonává práci déle než jeden den, o tom odpovídající poznámka musí být provedena v deníku.

Nákladní listy jsou potřebné zejména ve velkých organizacích, které provozují přepravu cestujících linkovými autobusy, trolejbusy, tramvajemi a dalšími druhy pozemní a podzemní dopravy, a dále pro společnosti, které přepravují objemné a jiné zboží.

Co je to za dokument

Měly by být poskytnuty následující informace:

  • osobní údaje řidiče;
  • registrační číslo vozidla;
  • osobní údaje vlastníka vozidla nebo organizace, která vozidlo vlastní;
  • náklady na palivo (údaje tachometru);
  • výchozí a koncové body tras;
  • jejich celková délka a ujeté kilometry.

V případě nehod na pozemních komunikacích nebo jiných přestupků, kterých se řidič dopustí, je dále povinen předat policistovi dopravní policie kromě jiných dokladů i svůj nákladní list k zadání údajů o přestupku.

Registrace listu by měla probíhat bez ohledu na to, zda je vozidlo majetkem organizace, nebo auto patří řidiči, ale je jím používáno pro úřední účely.

Při přepravě objemného zboží vyžadujícího licenci je nutné vyplnit sloupec "licenční karta" a uvést čísla nákladních listů podle přepravovaného nákladu, zejména pokud má materiální hodnotu. Po skončení pracovní směny je vyplněný nákladní list předán výpravčímu, který je povinen provést zápis do deníku s uchováním vyplněného formuláře „jízdenka“.

Tak, jak je vyplněný, stanovený vnitřními předpisy organizace, musí být deník předložen k ověření účetnímu. K tomu slouží v účetním deníku vyhrazená kolonka pro označení doručení dokumentace do účtárny.

V případě nepřítomnosti osoby odpovědné za vedení deníku je možné před opuštěním linky uzavřít dohodu s organizacemi třetích stran, které se zabývají technickou údržbou vozidel nebo poskytují parkovací služby pro vozidla. Dohoda předepisuje příslušné informace o spolupráci stran k předcházení sporným situacím souvisejícím s hlášením.

Jak se počítají listy v programu 1C, můžete vidět v následujícím videu:

Postup plnění

Jednotný formulář č. 8účetní deník, schválený Goskomstatem, je typický pro všechny organizace a skládá se z krycí části a tabulky se sloupci, které je nutné vyplnit. V případě potřeby se zásobník sešije a listy se očíslují.

Na titulní straně časopisu je uveden název organizace a datum začátku jejího plnění a v případě potřeby další podrobnosti o organizaci, jako je TIN, OGRN atd. Na zadní straně musí být sešit s pečetí a podpisy vedoucího a hlavního účetního... Jména a funkce osob odpovědných za vedení a úpravu deníku a jejich podpisy jsou uvedeny v odpovídajících sloupcích.

Tabulková část se skládá z 9 sloupců:

  1. Sériové číslo nákladního listu.
  2. Datum vydání.
  3. Osobní údaje řidiče.
  4. Personální číslo.
  5. Číslo garáže řidiče a značka vozu.
  6. Podpis při převzetí listu řidičem.
  7. Podpis dispečera a datum převzetí nákladního listu a dalších dokladů řidiče.
  8. Podpis účetního a datum přijetí listu.
  9. Poznámka.

V deníku musí být uvedeny údaje o všech vydaných nákladních listech bez ohledu na jejich formu. Pořadová čísla tiskopisů musí být souvislá.

I přes standardní formu deníku legislativa umožňuje vypracování a vedení vlastního účetního deníku a doplňování o nové položky, které organizace považuje za nezbytné, avšak za podmínky, že položky uvedené ve schváleném formuláři musí být dán bez selhání. To je třeba vzít v úvahu, aby byla dodržena pravidla pro vypořádání mezi společností a zákazníkem, stejně jako pro sledování práce řidiče a výpočet mezd.

Vedení deníku je velmi výhodné pro velké podniky, protože po předložení zprávy finančním úřadům mohou tyto informace výrazně snížit daňové platby organizace.

Pokud je deník nesprávně vyplněn s řadou zjištěných chyb, budou veškeré výdaje za PHM a maziva při kontrole ze strany daňové služby propadnuty.

Vzhledem k tomu, že nákladní listy a deník jejich pohybu jsou primárními dokumenty, je v souladu s normami účetní legislativy taková dokumentace musí být archivovány po dobu nejméně pěti let... Tyto normy jsou poskytovány pro dokumenty jak na papíře, tak na elektronických médiích. Mnoho organizací s velkým počtem řidičů vydává protokol zpočátku v elektronické podobě, což šetří čas, protože vyplňování nákladních listů a ruční vedení deníku je časově velmi náročné.

Kde si mohu v roce 2017 stáhnout aktuální podobu deníku pro evidenci pohybu nákladních listů ve formuláři č. 8? Zda se změnila podoba tohoto deníku. Zde je formulář a ukázka vyplnění časopisu, které jsou relevantní pro rok 2017.

Musím si vést deník?

Společnosti silniční dopravy, jakož i další organizace a jednotliví podnikatelé provozující vozidla, musí být výdaje, například za benzín, potvrzeny podpůrnými dokumenty. Hlavními doklady primárního účetnictví, které určují výkonnost vozidel, jsou nákladní listy. Nákladní listy se také používají pro výpočet mezd řidičů a provádění plateb za přepravu zboží. Cm. " ".

Upozorňujeme, že pokud poskytujete služby na základě samostatných přepravních smluv, musíte na žádost ministerstva dopravy vést evidenci nákladních listů. Například podle jednotného formuláře č. 8. To je stanoveno v odst. 18<Обязательных реквизитов>, schválený Nařízení Ministerstva dopravy Ruské federace ze dne 18. září 2008 N 152.

Pokud se nevěnujete placené přepravě a zboží si například vyzvednete u prodejce vlastní dopravou, pak deník vést nemusíte. Je však třeba přiznat, že zásobník je vhodný pro vnitřní kontrolu pohybu listů. Vždy můžete určit, komu a jaký nákladní list byl vystaven a také zda byl včas předán účetnímu oddělení. To je důležité pro včasnou kalkulaci a vyúčtování výdajů na pohonné hmoty a maziva zejména v roce 2017.

Zásobník je určen k ovládání pohybu nákladních listů. S jeho pomocí lze sledovat, kdo z řidičů a kdy předal nákladní listy a zda je odevzdal účtárně včas.

Forma deníku: vlastní nebo státní

Pro kontrolu pohybu vydaných nákladních listů může organizace vést evidenci provozu nákladních listů ve formuláři 8, schválený výnosem Státního statistického výboru Ruské federace č. 78 ze dne 28.11.1997. účetnictví "ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ přestal být jednotný formulář povinný.

Organizace nebo jednotlivý podnikatel má právo vyvinout vlastní formu časopisu nebo doplnit potřebné jednotné informace o potřebné informace za předpokladu, že všechny body jednotného formuláře budou bez problémů uloženy.

Časopis se vydává zpravidla na dobu nejvýše 1 roku, v případě potřeby však lze tuto dobu zkrátit na 1 měsíc. Deník nákladního listu je primární dokument a doba jeho uchovávání je minimálně 5 let.

Příklad protokolu

Pojďme k dokumentům a příkladům. Pro začátek můžete provozovat nákladní listy číslo 8.

Algoritmus pro vyplňování deníku je jednoduchý a scvrkává se na následující: informace o všech nákladních listech vydaných organizací se zapisují do deníku pro vystavování nákladních listů. V tomto případě neexistují žádné výjimky. Časopis je číslován průběžně a je veden v chronologickém pořadí. Po úplném vyplnění je časopis sešit, zalepen a podepsán hlavou.

Elektronická údržba

V legislativě nejsou žádné zákazy vedení deníku o pohybu nákladních listů v elektronické podobě. Elektronický deník můžete vést v jakékoli vhodné formě: v Excelu, 1C, cloudovém programu atd. V tomto případě je žádoucí, aby tento časopis v případě potřeby mohl být vytištěn.

  • dnem vystavení nákladního listu řidiči;
  • dnem převzetí nákladního listu od řidiče;
  • dnem doručení nákladního listu účetnímu oddělení.

Majitelé autodopravců se často ptají na knihu jízd: je nutné ji vést v roce 2019. V jaké podobě by měl být a kde je lepší si zdarma stáhnout vzor deníku nákladního listu. Majitelé vědí, že každá společnost, která má v rozvaze osobní nebo nákladní automobily, je povinna evidovat jejich pohyb. Proto je často požadován vzor evidenční knihy jízdenky. Jak organizovat účetnictví a jak správně zaznamenávat provoz, podrobně zvážíme níže s možností stáhnout si bezplatnou knihu jízd pro vydávání nákladních listů v roce 2019.

Proč potřebujete knihu jízd pro vydávání řidičských lístků řidičům

Vzhledem k tomu, že daňoví poplatníci mohou odepisovat část výrobních nákladů, organizace potřebují dokumentaci, která doloží náklady na přesun a utrácení aktiv. V sektoru dopravy je jedním z těchto primárních dokumentů nákladní list. Veškeré informace, které se týkají trasy cesty, řidiče, použitého vozidla, přepravy zboží nebo cestujících, musí obsahovat deník nákladních listů roku 2019 a předchozích let. Na základě norem spolkového zákona ze dne 08.11.2007 č. 259-FZ "Charta silniční dopravy a městské pozemní elektrické dopravy" a "Závazné údaje a postup při vyplňování nákladních listů" schválených vyhláškou Ministerstva dopravy ze dne 18.09. 2008 č. 152, tento dokument nebo časopis je povinný pro všechny majitele vozidel. Kromě toho by měly být nákladní listy zaznamenány v samostatném deníku.

Ukázka vyplnění evidence nákladních listů

Krok první. Titulní strana

Stáhněte si ukázku registru nákladních listů 2019.

Při vyplňování titulní strany účetního deníku se uvádí název a forma vlastnictví organizace, formulář OKPO, musí být uveden měsíc a rok (období) vedení deníku. Není třeba dávat těsnění.

Příklad vyplňování titulní strany časopisu

Krok 2. Hlavní část

Konkrétně pro zohlednění pohybu nákladních listů byl vyvinut formulář č. 8 (kód OKUD 0345008), určený ke sjednocení potřebných údajů. Byl schválen výnosem Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Zákon o účetnictví č. 402 ze dne 6. prosince 2011 však stanoví, že použití formuláře č. 8 je nepovinné. Organizace má právo samostatně vytvořit vzorník nákladních listů, pokud obsahuje všechny potřebné údaje.

Stáhněte si registr pohybu nákladních listů, formulář 8

Tabulka by měla obsahovat:

  • číslo a datum vystavení nákladního listu;
  • údaje o řidiči, jeho osobní číslo;
  • číslo garáže vozidla (obvykle je přidělují vládní úřady a soukromé společnosti ne, proto je povoleno tento sloupec nevyplňovat).

Cíl a další informace jsou zaznamenány ve sloupci Poznámka.

Tyto povinné informace by měly být obsaženy, i když organizace nezávisle určila, jak má vypadat nákladní list a deník.

Kniha jízd, formulář 8 (2019) si můžete stáhnout v našem článku. Příklad vyplňování tabulkových údajů.

Krok 3. Dokončení registrace

Údaje ve formuláři potvrzují tři zaměstnanci najednou:

  • Řidič;
  • ten, kdo informace zadal (například dispečer);
  • stejně jako účetní, který doklad převzal.

Vzor deníku pro výdej jízdenek 2019 Dokončení registrace voucheru:

Četnost údržby

Daný vzorový deník pro výdej jízdenek na rok 2019 byl sestavován měsíčně a pokaždé na nové stránce. Organizace a jednotliví podnikatelé však mohou postupovat jinak: určit období, pro která je účetnictví vedeno, a vyplnit jej bez ponechání prázdných řádků.

Legislativa umožňuje řidičům vydávat cestovní doklady až na 1 měsíc. Pokud po tuto dobu bude vozidlo využívat ne jeden, ale dva řidiči, pak je povoleno dát každému ze zaměstnanců vlastní „poukaz“ na přesun.

V tomto případě jsou po jejich vrácení všechny doklady, které účetní obdržel, zaneseny do účetního formuláře. Při vyplňování registru bude většina údajů stejná, ale nejde o nic velkého.

Kde mohu koupit

V prodeji jsou hotové knihy pro ovládání pohybu vozidel. Stránky takového časopisu musí být očíslovány.

Po jeho skončení musí být podepsán alespoň dvěma odpovědnými zaměstnanci:

  • tomu, kdo ho vedl;
  • ředitel nebo účetní.

Stejné požadavky na tištěný registr. Časopis pro výdej jízdenek si můžete zdarma stáhnout pomocí odkazu v našem článku. Pokud začíná měsíc, musí být očíslován, šněrován a podepsán na konci období.

Skladovací lhůty

Zákon nestanoví, jak dlouho má být takový registr uchováván, ať už vytištěný nebo zakoupený v obchodě. Na základě nákladních listů a jejich pohybu se tvoří mzda řidiče, daň a základ výrobních nákladů. Takové primární dokumenty, o kterých jsou informace zaznamenány v účetním deníku, jsou uloženy v organizaci po dobu nejméně 5 let. Je zřejmé, že samotný registr by měl zůstat stejný.

Před jeho zničením je důležité se ujistit, že ještě neuplynula doba uchování posledního účetního dokladu. V opačném případě v případě potřeby nebudete moci potvrdit přítomnost a udržování kontroly. Na našem webu si můžete zdarma stáhnout deník nákladních listů na další období.