Vše, co sekretářka potřebuje vědět. Co by sekretářka měla vědět a umět
Tvoří hlavní část pokynů k provádění pracovních činností pro určené pracovní místo. Kromě seznamu určitých doporučení, která je třeba dodržovat, takový dokument obsahuje informace o požadavcích, právech, oblasti odpovědnosti tajemníka a obecných pracovních předpisech. Nemělo by se předpokládat, že taková profesionální pozice je jednoduchá a nevyžaduje zohlednění určitých nuancí.
Obecné odpovědnosti
Nejprve musíte pochopit, jaké jsou klasické, jednotné pracovní povinnosti sekretářky. Stručně řečeno, lze je omezit na následující povinná doporučení:
Požadavky na znalosti
Odpovědnosti zaměstnance se mohou mírně lišit v závislosti na jejich hlavní specializaci. Bez ohledu na její znalosti v následujících oblastech pro tuto pozici bude užitečné a velmi užitečné:
- Základy pracovního a správního práva.
- Obecné standardy etiky a obchodní etikety.
- Základy kancelářské práce.
- Bezpečnostní opatření.
- Pravidla pro práci s počítačovými a recepčními zasedacími místnostmi a kancelářským vybavením.
- Pracovní bezpečnost a zdraví.
- Požadavky na vedení obchodní korespondence.
Mimo jiné není možné řádně vykonávat povinnosti tajemníka, aniž bychom znali vnitřní základy podniku, harmonogram činností, regulační dokumenty a mnoho dalšího. 
Povinnosti asistenta manažera
Povinnosti tajemníka manažera se příliš neliší od obecných požadavků uvedených výše. Také přijímá a předává korespondenci, kopíruje a archivuje dokumenty, kontroluje doručování objednávek z hlavy odpovědným osobám, vede potřebné papíry a zajišťuje nákup prioritního zboží. Takový specialista by měl mimo jiné zvládat:
Tyto úřední povinnosti tajemníka vedoucího mohou zpravidla vykonávat osoby s vyšším, ale i středním odborným vzděláním. V druhém případě je významnou výhodou přítomnost pracovní praxe v profesi nejméně 2 roky.
Práva tajemníka
Je třeba si uvědomit, že nejen oficiální povinnosti tajemníka určují jeho práci, ale zaměstnanec má samozřejmě také určitá práva. Patří sem tedy příležitost seznámit se s fungujícími projekty a právo předkládat racionální návrhy v rámci svých servisních pokynů. Pokud jsou navíc v jeho kompetenci zjištěny nedostatky, má tajemník právo upozornit vedoucího na tyto aspekty. 
Požadavky na činnost úředníka
Povinnosti tajemníka se zpravidla mírně liší od výše popsaných. Asistent manažera přitom musí v první řadě zajišťovat činnost šéfů přímo, zatímco referent se většinou zaměřuje na práci s papírem. Výuka jeho pracovní činnosti musí zahrnovat takové aspekty, jako jsou:
Požadavky na činnost soudního tajemníka
Mnohem významnější změny jsou obsaženy v povinnostech tajemníka soudního zasedání. Tito specialisté se zpravidla přímo podílejí na vedení a zaznamenávání soudních jednání. Kromě toho připravují dopisy, šetření a další dokumenty a mohou předvolávat osoby účastnící se soudních řízení. Takovou aktivní práci může vykonávat osoba s vyšším nebo neukončeným vysokoškolským vzděláním, bez odpovídajících pracovních zkušeností. Tuto pozici si zpravidla vybírají mladí lidé a dívky, kteří chtějí získat zkušenosti v justiční oblasti a dále se věnovat své kariéře v oblasti judikatury.
Někomu se může zdát, že takové volné místo nevyžaduje speciální znalosti a dovednosti, proto bude mnohým vyhovovat, ale není to tak úplně pravda. Co dalšího dělá soudní úředník? Mezi jeho pracovní povinnosti patří:
- Dodržování ústavy, federálních zákonů a jakýchkoli dalších předpisů a nařízení.
- Provádění příkazů soudce nebo jiných pověřených osob.
- Interakce s ostatními zaměstnanci soudní struktury k vyřešení problémů v kompetenci tajemníka.
Obecná informace
Povinnosti tajemníka, asistenta vedoucího a zaměstnanců soudu upravuje zvláštní dokument s názvem popis práce. Jeho přítomnost v jakékoli společnosti je povinná, protože podle stanoveného seznamu pravidel zaměstnanec chápe, jaké akce by měl provádět a co ne. Takový dokument je vyvíjen a vypracován za účasti manažerského týmu a nutně obsahuje takové pododdíly, jako jsou obecná ustanovení, práva a povinnosti, oblast odpovědnosti, zaměstnanecké vztahy v rámci společnosti a také potřebné aplikace.
Instrukce
Být dobrý kancelář-„Musíte mít takové vlastnosti, jako je odpovědnost, společenskost a energie. Navíc se musíte snažit, aby odpovídala image korporátní společnosti.
Na této pozici je velmi důležité kvalitně plnit své profesní povinnosti, zvláště pokud máte v plánu stoupat po kariérním žebříčku.
Stojí za připomenutí, že office manager je tváří společnosti, svým chováním, profesionalitou a vystupováním posuzuje společnost i vzhled. Vzhled by měl být vždy úhledný, v souladu s obchodním stylem a chování by nemělo přesahovat rámec toho, co je přípustné. Je třeba se etablovat jako kompetentní a dochvilný specialista, který umí korektně vyjednávat, umí pracovat s vybavením a je důstojnou tváří firmy. Bez ohledu na to, co se stane, by nemělo docházet ke zdržování v práci a ke konfliktům.
Pokud je to možné, měli byste vyčnívat z obecné masy zaměstnanců a projevovat iniciativu a předkládat návrhy na zlepšení práce společnosti, v případě potřeby vznášet připomínky. Tedy ukázat vedení, že jste skutečným členem týmu, kterému záleží na problémech a zájmech firmy.
Dobrý office manager musí umět kompetentně psát, rychle vyhledávat informace a organizovat je. Obzvláště důležité místo mezi povinnostmi zaujímá komunikace po telefonu. Na hovory můžete odpovídat pouze s úsměvem na tváři, maximální zdvořilostí a korektností. Podrážděnost a nespokojenost by měly zcela chybět, bez ohledu na to, kolik práce je ještě před námi a v kterou denní dobu musíte zvednout telefon.
Související videa
Poznámka
Z práce vedoucího kanceláře nemusí vždy vyplývat standardní pracovní den, nejčastěji se musíte přizpůsobit vedení a pracovní cesty nejsou vyloučeny.
Užitečná rada
Při nástupu do funkce vedoucího kanceláře musíte nejprve navázat kontakt se zbytkem zaměstnanců a teprve poté řešit okamžité záležitosti
Prameny:
- jak se stát lepším manažerem
- Na základě těchto znalostí by sekretářka měla být schopna
Některým lidem trvá desítky let, než dosáhnou významného úspěchu na profesionálním poli, zatímco jiní dobývají vrchol kariérního žebříčku mnohem rychleji. Pokud se chcete stát vrcholovým manažerem, musíte vědět, která cesta k cíli je nejkratší.
Instrukce
Abyste se stali vrcholovým manažerem, musíte mít samozřejmě vyšší vzdělání. A je žádoucí mít dva z nich: jeden - ve vaší profesi, druhý - v řízení personálu a organizací. Během práce se můžete zapsat do druhé vysoké školy. Je důležité pracovat ve své specializaci po prvním institutu, univerzitě nebo akademii. Pak budete mít větší šanci stát se vrcholovým manažerem.
Jinak riskujete, že uvíznete na kariérním horizontu. To znamená, že člověk mění jednu oblast za druhou, dostává související polohy, ale nevyrůstá. Tento vývoj není špatný pro lidi s různými zájmy a kteří chtějí rozšířit své profesní pole. Pokud ale usilujete o vedoucí pozici a nechcete ji získat několik desetiletí, měli byste zúžit svou specializaci a pracovat na propagaci.
Pokud nechcete omezit výběr společností, ve kterých byste mohli dělat kariéru, pouze na domácí společnosti, naučte se anglicky. Dobrá úroveň cizího jazyka vám poskytne náskok před ostatními kandidáty na slibnou pozici v evropské společnosti. Bude skvělé, když budete ovládat ne jeden, ale dva nebo více cizích jazyků. Pamatujte, že se vám to bude hodit pro vaši kariéru.
I když jste absolvovali s vyznamenáním prestižní vysokou školu, neměli byste předpokládat, že za vás budou zaměstnavatelé bojovat a okamžitě vám nabídnou vedoucí pozici. Neméně, a někdy i více, držitelé vyznamenání, společnosti oceňují ty, kteří již mají pracovní zkušenosti. Pokuste se proto získat práci ve své specializaci v posledních kurzech ústavu na částečný úvazek. Skloubit skvělé studium a práci nebude jednoduché, ale pak budete moci předložit nejen diplom, ale i zápis do sešitu. Je možné, že vás podnik, kde budete během studia pracovat, pozve po ukončení univerzity na trvalé zaměstnání.
Jakmile získáte počáteční pozici ve firmě, musíte se co nejvíce prokázat. To lze provést různými způsoby. Někteří zaměstnanci jsou velmi výkonní, mají svědomitý přístup k práci a úspěšně se vyrovnávají s velkým objemem. Jiní prokazují schopnost převzít odpovědnost, projevují iniciativu a kreativitu, nespěchají na splnění zadaného úkolu, ale nejprve přemýšlejí, jak proces zjednodušit. Určitě jste již přišli na to, jaký typ zaměstnance může s povýšením s největší pravděpodobností počítat. Pokud tvrdě pracujete, ale nejste připraveni převzít více než ostatní, pokud nevidíte celkovou situaci ve společnosti, ve které pracujete, protože se nechcete dívat nad rámec svých povinností, máte malou šanci na vylomení do lídrů.
Pamatujte, že nejvyšší manažer musí podle toho vypadat, mluvit a chovat se. Proto je lepší neodpočívat hned, ale zlepšit své obchodní dovednosti, zamyslet se nad tím, co tvoří váš šatník, a nepokazit si pracovní pověst.
Profese správce účtu byla vždy obzvláště oblíbená u hledačů scénářů rychlé kariéry. Zvenku se zdá, že k obsazení tohoto výklenku stačí pouze aktivita, reprezentativní vzhled a sebevědomé komunikační schopnosti. Dnešní zaměstnavatelé jsou však mnohem náročnější.
Sada kompetencí
Manažer zákaznických služeb je personální jednotka, která je stejně běžná, jak ve velkém podnikání, tak v jeho malém segmentu.
Pro každý trh existuje určitá úroveň požadavků na soubor kompetencí account managerů. Specialisté tohoto profilu dnes musí mít převážně vysokoškolské vzdělání v oborech ekonomie, práva nebo managementu. Vysoce specializované podniky široce vítají přítomnost specializovaného vzdělávání - pro společnost, která prodává válcování kovů, je výhodnější najmout manažera s inženýrským vzděláním.
Analýza volných pracovních míst velkých společností ukazuje na rostoucí zájem o odborníky, kteří absolvovali nadstavbové kurzy v oblasti efektivního řízení podniku.
Malé a střední podniky stále vítají manažery se středním specializovaným vzděláním a minimálním souborem kompetencí. Hlavním kritériem výběru jsou spíše komunikační dovednosti. Jednoduše řečeno, pokud specialista ví, jak vést dialog, má dar přesvědčování a je motivován vydělávat peníze, pak zaměstnavatel takového specialistu s největší pravděpodobností najme.
Absolvované kurzy marketingu, PR, rétoriky atd. budou dalším plusem pro uchazeče o pozici klientského manažera.
Pracovní povinnosti
Povinnosti správce účtu se nejčastěji týkají uzavírání nových obchodů a zvyšování prodeje. Podle tohoto kritéria zaměstnavatel hodnotí výkon specialisty.
Velkou výhodou je, že žadatel má zkušenosti z oblasti prodeje podle profilu společnosti, ale i stávající klientské základny. Podklad by se neměl chápat ani tak jako seznam potenciálních adresátů služeb s jejich souřadnicemi, jako dobře vybudované vztahy s osobami zodpovědnými za uzavírání transakcí.
Často, aby získali práci v konkrétní společnosti, uchazeči nejprve získají práci v organizaci, která pracuje ve stejném oboru, ale nachází se pod požadovaným zaměstnavatelem. Buduje zkušenosti a buduje vztahy se zákazníky.
Zaměstnavatel však ne vždy přiřadí odpovědnost za prodej produktů vedoucímu účtu. Tato pozice může pokrývat roli koordinátora vztahů se zákazníky. Nejčastěji takové specialisty lákají firmy na IT produkty, software, účetní a právní služby. Zástupci společnosti nepůsobí na prodejním trhu, ale pouze poskytují služby a zajišťují bezproblémový provoz produktu.
Platová očekávání
V závislosti na velikosti podniku a regionu se mzda manažera zákaznických služeb velmi liší. Obecně platí, že specialista na této pozici má průměrný plat běžného úředníka.
Plat zaměstnance tohoto profilu je nejčastěji tvořen minimální mzdou, kterou specialista dostává garantovanou, a procentem uzavřených transakcí. Právě tato pohyblivá část příjmů je pro specialisty hlavní. Absence horní mzdové tyče nejčastěji láká na práci s klienty studenty na částečný úvazek, mladé profesionály a lidi se zájmem o krátkodobý, ale rychlý výdělek.
Zaměstnavatelům je sympatické, že manažeři zákaznických služeb jsou specialisté, kteří často mění zaměstnání, takže skutečně hodnotní zaměstnanci jsou připraveni je motivovat dodatečnými platbami.
Změna účelu
Úspěšní account manažeři nepocházejí vždy z maloobchodního přímého prodeje. Velké podniky často „vytvářejí“ takové specialisty ze zaměstnanců společnosti, kteří jasně znají silné stránky podniku a jsou schopni jej ziskově prezentovat třetím stranám.
Bývalí analytici, najatí poradci a konzultanti, zaměstnanci PR služeb, asistenti manažerů atd. Mohou působit jako manažer vztahů se zákazníky.
Z hlediska souboru kompetencí je account manažerovi nejblíže pozice zástupce vedoucího pro styk s veřejností. Specialisté této úrovně často zajišťují veřejné pokrytí aktivit společnosti, aby znali silné stránky společnosti lépe než kdokoli jiný.
V malých a středních podnicích jsou funkce manažera vztahů se zákazníky často přidělovány jako další zátěž předním specialistům společnosti, vedoucím specializovaných oddělení, tiskovým tajemníkům atd.
Ti specialisté, jejichž hlavní profese nemá nic společného s prodejem, mohou také nahradit manažera zákaznických služeb. V této funkci tedy často mohou být servisní pracovníci - administrativní pracovníci, obchodní pracovníci.
Související videa
HLAVNÍ SEKRETÁŘ
Slovo „sekretářka“ pochází ze středověkého „secretarius“ a původně znamenalo „důvěrník“. V Rusku se funkce tajemníka objevuje v 18. století. nejprve přesně jako pozice osobního tajemníka císaře.
Ve výkladovém slovníku V. Dahl definuje: "Státní tajemník" - panovníkův důvěryhodný úředník." V první čtvrtině 18. století. tajemník se stává úředníkem instituce. V současné době je slovo „sekretářka“ ve slovnících definováno jako „osoba provádějící obchodní korespondenci jednotlivce nebo instituce a vykonávající kancelářskou práci“.
Rostoucí role vůdce v moderních podmínkách nás nutí znovu se podívat na odpovědnost, práva, organizaci práce a místo tajemníka v systému řízení organizace.
Tajemník je osobní organizátor manažera, pomáhá mu při plánování pracovní doby a při realizaci plánovaných činností, zbavuje jej provádění pomocných technických operací, filtruje toky korespondence, telefonáty a návštěvy. Tajemník je osobou nejen jeho vůdce, ale také celé instituce.
Povinnosti tajemníka zahrnují provádění rozsahu prací na shromažďování, sestavování, provádění, zpracování ústních a dokumentárních informací, jakož i na organizaci přijímání návštěv, přípravě schůzek a konferencí, na telefonních službách atd.
Povinnosti tajemníka lze podmíněně rozdělit na:
Práce s dokumenty (informační a dokumentační služby);
Organizační práce (bezpapírová služba).
Odpovědnosti tajemníků vůči manažerům na různých úrovních řízení se liší jak obsahem, tak rozsahem. V závislosti na tom existují tři úrovně oficiální hierarchie sekretariátu.
1. Tajemník vedoucího nejnižší úrovně řízení - sekretářka -písařka (vykonává technické a servisní funkce).
2. Tajemník vedoucího středního stupně vedení - asistent tajemníka (zajišťuje dokumentární služby, organizaci a dokumentaci schůzek, recepcí návštěv atd.).
3. Tajemník vedoucího nejvyššího stupně řízení - tajemník -asistent vedoucího, vedoucí kanceláře, vedoucí sekretariátu (pravomoci zástupce v jiných organizacích).
Role sekretářky je velmi zodpovědná a náročná. Práce tajemníka je multidisciplinární, vyžaduje nejen dostatečně vysokou obecnou kulturu a vzdělání, ale také speciální znalosti a dovednosti. Dobrá sekretářka musí mít tyto obchodní vlastnosti: profesionální dovednosti, „organizace, iniciativa, zodpovědnost, dochvilnost, diplomacie, informovanost a schopnost předvídat.
Sekretářka musí mít vysokou kulturu chování. Důležitými ukazateli kultury tajemníka jsou zdvořilost, korektnost, zdvořilost. Při komunikaci s návštěvníky, zaměstnanci a managementem by sekretářka měla projevovat dobrou vůli, být dobrým pomocníkem, poskytovat maximální pomoc a v případě společné potřeby se v případě potřeby věnovat nějakým osobním nepříjemnostem.
Jedním z nejdůležitějších obchodních kontaktů je interakce mezi vedoucím a tajemníkem. Efektivní společná práce vedoucího a tajemníka je možná pouze tehdy, pokud mezi nimi existuje naprostá vzájemná důvěra a porozumění. K tomu musí manažer jasně upravit postup pro společnou práci, přísně plánovat svou pracovní dobu. Vedoucí by měl co nejlépe využít schopnosti svého tajemníka, dát mu širokou iniciativu.
Na druhé straně by měl tajemník studovat vlastnosti charakteru, systém myšlení, způsoby chování a konverzace, logiku přijímání manažerských rozhodnutí svého manažera a snažit se mu pomoci dosáhnout efektivity jeho práce.
SEKRETÁRNÍ KULTURA
Pro práci sekretářky je charakteristická rychle se měnící situace, různorodost vykonávaných úkolů a potřeba jejich rychlého řešení, nutnost často provádět více druhů práce souběžně a rozmanitost kontaktů.
Na sekretářku je proto kladena řada požadavků, které lze rozdělit na požadavky na obchodní a osobní kvality.
NA obchodní kvality, především zahrnovat profesionální zkušenosti, ty. tajemník musí mít soubor odborných znalostí, dovedností a schopností.
Sekretářka musí být na vysoké úrovni organizace. To je schopnost organizovat své pracoviště, racionálně plánovat rozložení odpovědností včas a zajistit včasné provádění každodenních operací.
Kvalita sekretářky je stejně důležitá jako zodpovědnost za kvalitní a včasné provedení zadaných úkolů.
Sekretářka musí být jiná iniciativa, schopnost samostatně se rozhodovat v rámci svých kompetencí, aniž by při každé příležitosti čekala na pokyny vedoucího.
Při výběru sekretářů je požadováno jedno z prvních míst držet oficiální tajemství.
Mezi nejdůležitější vlastnosti sekretářky patří dochvilnost. To je schopnost nejen správně plánovat události, ale také je striktně provádět ve stanovený čas.
Sekretářka musí mít schopnost předvídat vypjatých situacích a být schopen v tuto chvíli detailně naplánovat práci.
Práce tajemníka nebude nikdy úspěšná, pokud se nebude věnovat své firmě, organizaci. Oddanost jejich práce - hlavní kvalita pro ideální vztah s vedoucím.
K rozvoji obchodních kvalit nezbytných v práci sekretářky, řada osobní kvality, bez kterého je těžké stát se profesionálem.
Z nich by mělo být umístěno první místo schopnost přizpůsobit se, ty. rychle přepínat z jednoho druhu práce na druhý a schopnost současně provádět několik úkolů.
Neméně důležitá povahová vlastnost - družnost, ty. schopnost snadno navazovat kontakty, spojení, protože sekretářka potřebuje komunikovat s velkou skupinou lidí.
K osobním vlastnostem požadovaným tajemníkem, zahrnují zdvořilost, zdvořilost, shovívavost, vstřícnost.
Vlastnosti jako např flexibilita, loajalita, vyrovnanost, vynalézavost, svědomitost, přesnost.
Důležitou a nezbytnou vlastností tajemníka je jeho touha po neustálém zlepšování, tzn. neustálé doplňování obecných i odborných znalostí.
Sekretářka by se měla vždy vyznačovat úhledností, schopností oblékat se vkusně a s přihlédnutím k podnikatelskému prostředí.
Tajemník by měl vědět:
Právní základ správy:
správní, pracovní, obchodní právo;
Legislativní a normativní akty, které určují postup pro práci organizace typu, kde působí.
Základy řízení:
systém úřadů a správy v zemi a v jejím regionu;
Odvětví, ve kterém pracuje, a vztah;
Funkce, úkoly, struktura organizace, ve které pracuje, její vazby;
Místo lídra ve struktuře, jeho vnitřní a vnější kontakty. Základy managementu.
Základy vědecké organizace manažerské práce. Výpočetní a organizační technologie. Základy obecné a sociální psychologie. Základy etiky a estetiky. Kancelářská práce:
způsoby tvorby a zpracování dokumentů;
Organizace práce s dokumenty;
Nedoložená služba. Archivace. Na základě těchto znalostí by měl být tajemník schopen: Vytvořte podmínky pro efektivní práci manažera:
pomáhat při plánování pracovního dne;
Organizovat pracoviště manažera;
Monitorujte načasování provádění pokynů od vedení. Údržba informační služby pro vedoucího:
" dokumentární;
Nezdokumentované;
Umět pracovat s periodiky (připravit tiskové recenze). Organizovat příjem návštěvníků.
Navažte kontakty.
INTERAKCE HLAVY A SEKRETÁŘE
Interakce mezi manažerem a sekretářkou
Každý den si vyhraďte čas na projednání vaší pracovní zátěže se sekretářkou;
Nikdy si nedělejte schůzky sami, nechte to udělat sekretářkou;
Pokud nejste v kanceláři, měli byste volat alespoň dvakrát denně a informovat se o změnách v plánech a zprávách, které vám zůstaly;
Dělejte si do diáře poznámky, kdy s tou či onou prací skončit;
Při plánování své každodenní práce si na ni vyhraďte čas.
Existuje několik technik, které mohou manažerovi pomoci udělat z telefonu spíše pracovní nástroj a méně obtěžující překážku:
Požádejte svou sekretářku o „filtrování“ hovorů. Dejte mu vědět, kterým lidem vám nevadí volat a komu byste měli zavolat později, ve vhodnější dobu pro vás.
Dejte lidem vědět, kdy vám mají volat a kdy by neměli.
Navažte obousměrnou komunikaci se svou sekretářkou. Pokud pro vás dělá opravdu důležitou práci, pak se nabídněte, že na volání budete chvíli odpovídat sami.
Pokud potřebujete mluvit s lidmi po telefonu, nechte sekretářku naplánovat hovory.
Předem řekněte sekretářce, kdo vás může a kdo nesmí odvádět od vašeho hlavního podnikání.
Mimo tyto dohody nechejte sekretářku rozhodovat osobně. Delegování pravomocí poskytuje řadu výhod
sekretářce:
Tím se uvolní čas manažera;
Vedoucí dostane příležitost soustředit se na kreativní práci
Přiřazení je vynikajícím prostředkem motivace a budování důvěry tajemství
Úkol je nejlepší způsob, jak připravit tajemníka na převzetí další odpovědnosti a rozvíjet schopnost přesně „hádat“ v nepřítomnosti vedoucího, jak by v dané situaci jednal;
Profesionální, dobře vyškolený tajemník se svěřenou odpovědností a pravomocí dělá svému nadřízenému čest.
Interakce sekretářky s hlavou
Specialisté v oblasti řízení a organizace práce pojmenovávají následující vlastnosti nezbytné k vytvoření normálního vztahu mezi tajemníkem a vedoucím.
1. Tajemník by neměl dělat chyby v žádném dokumentu, a tím zbavit svého vedoucího potřeby kontrolovat každý dokument. Sekretářka musí také svou prací prokázat vedoucímu, že umí pracovat samostatně.
2. Když mluvíte po telefonu, umíte taktně odpovědět na jakoukoli otázku a vedoucí musí důvěřovat své sekretářce, aby vyřešila všechny problémy, které jsou v činnosti společnosti považovány za důvěrné.
3. Umět vybrat pro manažera nejdůležitější fakta obsažená ve zprávách a časopisech, aby ho nemuseli samostatně podrobně studovat.
4. Pochopte, že v případě naléhavé práce musí zůstat po skončení pracovního dne, ale vedoucí by přesto neměl počítat s tím, že sekretářka zůstane, i když taková potřeba není.
5. Jasně reprezentovat svou odpovědnost a úroveň kompetencí v samostatném rozhodování v nepřítomnosti vedoucího a vedoucí musí mít zase jistotu, že sekretářka zvládne práci, která může v jeho nepřítomnosti nastat. Obě strany potřebují smysl pro humor. Chování a výkonnost sekretářky je příkladem pro všechny zaměstnance. Měl by být vždy čistě a úhledně oblečený, protože na tom závisí jak jeho autorita, tak autorita jeho vůdce.
Sekretářka by měla sledovat události v osobním životě manažera, například starat se o květiny pro zvláštní příležitosti, přání atd.
Rozhovor s obchodním trenérem Anna Nikolaeva na rozhlasové stanici "Moskva mluví" 62,0 FM. Návštěva vedoucího kolony Igora Igoreva.
I.I.- Být dobrou sekretářkou není snadné. Za prvé, tajemník je tváří společnosti, má velkou skutečnou odpovědnost. Za druhé, tato profese není nadarmo považována za jednu z nejvíce stresujících: spousta věcí, spousta problémů, všechno musíte dělat a zároveň dělat všechno perfektně a nenechat se zmást. Jak to všechno lze udělat? Jak můžete odolat stresu a stát se úspěšným a hodným zástupcem vaší společnosti? Co je to za tajemného ptáka? Pokud jde o sekretářku, většina zaměstnavatelů má otázku, jaký druh sekretářky potřebují. Většina pravděpodobně odpoví, že pro ně jsou důležitější nohy, ne hlava, protože potřebují reprezentativní lidi. A hlava bude nějak následovat. Kdo je dnes tajemníkem?
A.N.- Slovo „sekretářka“ se objevilo ve středověku. V překladu z latiny to znamená „důvěrník“. Osoba zastávající tuto pozici musí být dobře vzdělaná, znát své podnikání, komunikativní, protože úkolem tajemníka je snadno najít kontakt s lidmi. Samozřejmě byste neměli volit mezi hlavou a nohama, protože sekretářka je výkladní skříní společnosti. Na základě své práce klient dělá hypotetické závěry o práci společnosti, o tom, jak s ním budou v budoucnu spolupracovat.
I.I.- Pro sekretářku je nejtěžší vydržet stres, znát pracovní postup, plnit příkazy šéfa? Koneckonců není žádným tajemstvím, že mnoho sekretářek vykonává funkce neobvyklé pro tuto profesi. Pracují jako personalisté, někdy dělají účetní, roznášejí kávu, uklízejí kancelář.
A.N.- Samozřejmě, že se to stává. Hlavními povinnostmi tajemníka jsou tok dokumentů. Jedná se o zpracování příchozích a odchozích dokumentů, přípravu dopisů, faxů, certifikátů. Kromě toho musí tajemník spravovat protokol návštěvníků, koordinovat s vedoucím prioritu plánu přijímání návštěv. Mezi jeho povinnosti patří organizování schůzek, konferencí, konferencí, telefonických rozhovorů. Sekretářka by se v každém případě měla seznámit se svými pracovními povinnostmi a v procesu práce se na ně spolehnout.
I.I.- Jaké jsou tyto povinnosti? Je třeba je zaregistrovat?
A.N.- Samozřejmě. Pokud nejsou povinnosti vysvětleny, doporučuje se samotnému tajemníkovi, aby je zaregistroval a při své práci se na tento seznam spoléhal.
I.I.- Plnění přání vůdce - to jsou všechny povinnosti.
A.N.- Docela správný. Manažer pro sekretářku je hlavním klientem. Je potřeba mu pomoci, vyložit ho, nenápadně se starat o vůdce.
I.I.- A co zbytek zaměstnanců, kteří se obrátí na sekretářku? Tajemník komunikuje nejen s vedoucím. K sekretářce přicházejí klienti a návštěvníci. Musíte ovládat cizí jazyky. I když jsou sekretářkou nohy, pak by měly být nohy s pěti jazyky.
A.N.- Znalost cizích jazyků je pro sekretářku skutečně výhodou. Klienty a návštěvníky je třeba správně přijímat, usmívat se na ně, nabízet k posezení, podávat kávu, čaj. Jsou to běžné věci, ale bohužel ne ve všech společnostech tajemníci tyto znalosti používají. Někdy se ve společnosti zdá, že jste sekretářku odvedli od důležité práce, od čtení časopisu.
I.I.- Občas sekretářka něco naťuká do počítače. Existuje obrázek sekretářky, která něco píše na psacím stroji a má na svědomí nekonečné telefonáty. Tu a tam přijde do kanceláře k vedoucímu. To vše se dobře pamatuje a kdo si to nepamatuje, může se na to podívat v sovětských filmech. Ale teď jsou sekretářky jiné.
A.N.- Docela správný. Mnoho vedoucích pracovníků nyní učí sekretářky telefonní etiketu. Sekretářka musí znát pravidla pro přijímání příchozích hovorů, přepínání na zaměstnance nebo vedoucího společnosti. Kromě toho existují pravidla pro držení pípnutí a sbohem.
I.I.- Přidržení oznamovacího tónu je proces, kdy je v telefonu zapnutá hudba. Který hlas řekne do sluchátka, že je tento hovor pro společnost velmi důležitý? V této době hraje hudba například Beethoven.
I.I.- Jak se mám zeptat? Možná byste měli říct: „Představ se, prosím“?
A.N.- Ano, můžete to udělat. Je nutné požádat, abyste zůstali na lince a nečekali nebo neviseli, dokud se osoba nespojí s předplatitelem, kterého potřebuje. Pro každou akci existuje algoritmus práce, který je třeba dodržovat. Kromě toho existuje telefonní tabu. To jsou slova ahoj, poslouchám tě, počkej, fax, telefon. Tato slova by neměla být používána.
I.I.- Samozřejmě je lepší opustit zdrobněliny. To ale neplatí pro práci sekretářky, ale pro práci dívky v telefonu. Nyní je škála profesí poměrně široká.
A.N.- Docela správný.
I.I.- To může dělat dívka pracující v call centru, malí zaměstnanci. Samotný tajemník je ve své společnosti poměrně významnou osobou.
A.N.- Existují základní povinnosti tajemníka. Jedná se o přijímání telefonních hovorů, návštěv, pomoc manažerovi při plánování pracovního dne, organizování schůzek a konferencí. Sekretářka navíc potřebuje obratně řešit konfliktní situace, které se s klienty vyvíjejí, pomáhat manažerovi, být jeho zdí a ochráncem.
I.I.- Je sekretářka sestrou hostitelkou?
A.N.- Ano.
I.I.- Ale těmto dívkám se říká jinak. Mohou to být vedoucí kanceláře, zaměstnanci call centra, asistenti tajemníků a tak dále. Jsou uvedeni v registru profesí?
A.N.- Myslím, že jsou.
I.I.- Tajemník je tváří společnosti. Společnost by měla mít celý postup, jak se má člověk chovat. Za prvé, závisí to na firemní kultuře společnosti?
A.N.- Samozřejmě. Sekretářka je vizuální přehlídkou společnosti. Musíte umět správně pozdravit, pozvat klienta k manažerovi, zjistit, na jakou dobu je schůzka naplánována. Tajemník musí zaregistrovat všechny předpisy.
I.I.- To vše by sekretářka měla nejen předepisovat, ale také pracovat s dokumenty, organizovat práci. Je organizátorem a inspirátorem všech našich vítězství.
A.N.- Ano.
I.I.- Rozumí mladé dívky, které jsou výkladní skříní, vždy tomu, co dělají? Podle mě je sekretářka žena středního věku s praxí a vzděláním. Dokáže plnit úkoly, řešit konflikty, vyřizovat papírování, přijímat klienty a hosty, v případě potřeby vyjednávat.
A.N.- To může provést absolvent institutu nebo vysoké školy, pokud předtím absolvuje odpovídající školení ve škole nebo v sekretářských kurzech. To se dá naučit, stejně jako práce s konfliktními klienty. Můžete se naučit organizovat čas, telefonní etiketu.
I.I.- Neučí se to na vysokých školách? Podle mého názoru by neměli mít problémy s dokumenty, protože na univerzitách byly relevantní specializace, učí to lidi.
A.N.- Pokud vím, na vysokých školách neexistuje fakulta, kde by se školili sekretářky.
I.I.- Říkalo se tomu kancelářská práce.
A.N.- Kancelářská práce je studována při získávání středního odborného vzdělání. Existují sekretářské školy, školení a semináře.
I.I."Vypadá život teď takhle?"
Toto slovo, kupodivu, nemá ženskou podobu. "Sekretářka" - to je název profese, bez které se žádná organizace neobejde. Profese, která kolem sebe vytváří mýty. „Sekretářka“ - dívka s nohama od zubů, která v čekárně pila hřebíky? Povaleč? Něčí chráněnec? Šéfova milenka?
Dobrá sekretářka je veverka v kolečku, toto je včela, bez které není šéf jako žádné ruce. Úkolem tajemníka není jen nosit papír, přijmout hovor. Hlavním úkolem je usnadnit práci vůdce. A to zahrnuje mikroklima v přijímací místnosti, organizaci pracovního dne šéfkuchaře a konstrukci jeho interakce s vnějším světem.
Práce sekretářky je velká nervová zátěž: spousta hovorů, spěchajících zaměstnanců, spousta věcí, které je třeba udělat, neschopnost vytvořit si osobní pracovní rozvrh, závislost na náladě šéfa ... Ale pokud alespoň jednou sekretářka prokazuje zaměstnancům svou špatnou náladu, pak jakoukoli stížnost na zaměstnance, kteří nedokončili vedení úkolu, mohou považovat za „bít“ kvůli špatné náladě. Sekretářka samozřejmě musí mít smysl pro humor, aby správně zareagovala na hrubost nebo předstírala, že si nevšimla chyby, aby v obtížných situacích nevěsila nos a dokázala rozveselit nejen sebe, ale také šéf!
Sekretářka je zámek na šéfových dveřích: ten, kdo zná „správné slovo“, snadno projde. Ale jiní mají schopnost manipulovat sekretářkou a jednou z dovedností sekretářky je oddělit osobní vztahy od pracovníků. Tato otázka má i stinnou stránku: klientům a zaměstnancům se zdá, že postoj sekretářky k nim odráží postoj šéfa. Proto je nutné mít pravdu i u nepříjemných lidí. Dispozice vůči každému by se však neměla změnit na shovívavost: sekretářka je šéfovou pravou rukou, a proto by neměl dovolit bezohledným zaměstnancům prosadit se na vlastní náklady.
Hlavní dovedností tajemníka je rychle sbírat a ukládat informace. Jak říkají univerzitní profesoři, specialista není člověk, který ví všechno, ale člověk, který ví, kde najít informace! Tajemník by měl být takový specialista - být si všeho vědom, aniž by předváděl způsob shromažďování informací. Tajemník je povinen zjistit, který ze zaměstnanců co dělá, aby věděl, na koho se obrátit o informace. Stává se, že název pozice člověka neodpovídá jeho funkcím, například o otázkách nerozhoduje vedoucí oddělení, ale jeho zástupce. Vedoucí oddělení má iluze, že je zodpovědný - nemůžete mu vzít iluze, ale musíte vědět, na koho se obrátit o odpověď. Je důležité nejen shromažďovat informace, ale také je předávat. Dobrá sekretářka si pamatuje: existuje, aby zachránil šéfa před problémy jiných lidí, a tak filtruje informace. Vedoucí ale potřebuje znát výsledek jakéhokoli procesu v organizaci a také si být vědom nálady v týmu. Pokud by jeho práci mohl hrozící konflikt ohrozit, chybou sekretářky bude nedostatek pokusů zabránit problémům. Sekretářka je prostředkem komunikace mezi šéfem a týmem. Nejde o vypovězení, ale o práci. A ještě jedno důležité pravidlo: k uším podřízených by se neměla dostat ani jedna věta vůdce, která není určena k přenosu.
Stávající mýtus, že sekretářka je šéfovou milenkou, i když ve většině případů neodpovídá skutečnosti, má stále své opodstatnění: šéf a sekretářka spolu tráví více času než šéf domu, procházejí „ohněm, voda, měděné trubky “podnikání společně, proto někdy existují vztahy, které přesahují ty oficiální. Starostlivá sekretářka si samozřejmě všimne nepohodlí šéfa, nabídne mu pilulku, unese mu čaj, je unavená, pro hladového připraví sendvič, bude fungovat jako poradce při nákupu parfému pro manželku a mixéru pro tchyni , koupit lístky do divadla ... ... Je to užitečné v práci, ale je lepší nezkracovat vzdálenost mezi šéfem a sekretářkou na přátelství nebo ještě více lásky v zájmu případu.
Pro tajemníka nováčka můžete dát některé tipy, které jsou zřídka uvedeny v kurzech:
- Vedoucí a tajemník se od samého začátku musí dohodnout na seznamu zaměstnanců, kteří mají volný přístup do kanceláře. Je dobré, když šéf bez otázek probere seznam kolegů a přátel, se kterými by chtěl být ve spojení.
- Existuje legenda o tajemníkovi Kerenského, který přišel do práce den po revoluci a byl pobouřen nepořádkem na pracovišti. To je samozřejmě extrémní případ, ale pořádek na vedoucím stole by vás měl zajímat. Jednoduchým řešením, jak si v papírech dát věci do pořádku, mohou být složky „Naléhavé“, „Vyřešit“, „Zobrazit“, „Vyhodit“, „K podpisu“ na stole náčelníka. Usnadní interakci a ochrání před nepořádkem, který se na stole nevyhnutelně vytváří.
- Je nutné vštípit šéfovi návyk: „Aby s tebou den začínal a končil.“ Musíte se dostat do jeho kanceláře dříve než kterýkoli návštěvník, abyste zjistili jeho plány, připomněli mu jeho schůzky a vytvořili strategii chování.
- Pokud si šéf myslí, že není tajemníkem, ale asistentem, asistentem, vysvětlete mu potřebu vaší přítomnosti na všech schůzkách a důležitých schůzkách - musíte si být vědom dohod.
- Před odesláním dokumentu k podpisu si promyslete, jaké otázky mohou vyvstat, a předem si zjistěte odpověď. Raději budeš blázen v čekárně než v šéfově kanceláři.
- Při vyplňování úkolů neváhejte - ale také nespěchejte. Pamatujte na armádní vtip: „Nespěchejte, abyste splnili rozkaz. Příkaz„ Odložit stranou! “Bude vždy následovat.
- Pokud jste vinou zaměstnance objednávku neudělali, sdílejte svou odpovědnost s viníkem. Ale – nikdy se nevymlouvejte. Pamatujte, že být vinen je také součástí funkce sekretářky.
- Vzpomeňte si na každého hosta osobně. To je zárukou „bezpečí“ šéfa, pokud se bez varování objeví nechtěný klient - budete mít čas správně „odrazit útok“. Totéž platí pro jména lidí - pro každou osobu je jeho jméno významné. Naučte se jména, i když si je nelze zapamatovat. Těžko reprodukovat jména a patronymie si říkáte několikrát. Lidé, kteří jsou zvyklí nesprávně vykládat jejich jména, budou mít ke svému šéfovi ještě větší respekt, pokud ne.
- Nezapomeňte si zapsat minutové informace. Když to nepotřebujete, vyhoďte to a zapomeňte. Ale zapamatujte si perspektivní informace: to, co jste si zapsali, je vymazáno z vaší paměti.
- Při přenosu informací je třeba přemýšlet, na kterou větu dát zvláštní důraz, aby byla zapamatovatelná a srozumitelná.
- Jste notebook. Zapamatujte si osobní data manažera. Ten, zaneprázdněný problémy, se může ocitnout v situaci bankéře z příběhu O. Henryho, který zapomněl na vlastní svatbu. Připomeňte mu ji – i když tato svatba nebude s vámi.
No, teď - tipy pro ty který najímá sekretářku.
Při výběru sekretářky nezapomeňte zkontrolovat kandidáty na:
- dikce, zvuk hlasu, intonace. Navrhněte obtížnou situaci – od lhaní, že tam váš šéf není, až po reakci na naštvaného klienta – a poslouchejte, jak to zní. Věnujte pozornost obsahu odpovědí – ten je také důležitý.
- odolnost vůči stresu a dobrá vůle. Dívka, která se na vás při rozhovoru svůdně usmívá, se může stát zuřivostí při prvním konfliktu, trýznit záchvaty vzteku nebo projevy své špatné nálady. Pokud dívka ve stresové situaci najde zdroj nových sil, a čím těžší úkol, tím zábavnější, je vhodná pro práci sekretářky, ale budete se muset ujistit, že taková sekretářka nemá žádné prostoje.
- gramotnost. Vysokoškolský dokument slibuje, že písmena nezmizí s pěti chybami v jednom slově. Minimálně se úroveň sekretářky kontroluje v několika formách, např.: "Podle" - "dokument" nebo "dokument"? Druhým testem je otázka: "Promiňte, komu voláte?" Pokud napíše „dokument“ a řekne „zavolej“ - je lepší ji odmítnout. Je malá šance na rekvalifikaci.
A ještě pár tipů:
- Nedívejte se na vzhled - podívejte se na doporučení a dotazník. Vzhled lze napravit, mysl je nepravděpodobná.
- Zjistěte, zda je sekretář a hlavně jeho rodina, pokud existuje, připravena na nepravidelný pracovní den. S dohodou na standardizovaný den mohou stále nastat situace, kdy je sekretářka nucena zůstat v práci. Je lepší, když je sekretářkou žena, která není zatížená malými dětmi: vyžadují k sobě více mateřské pozornosti.
- Zjistěte, zda je žadateli nepříjemná potřeba rychle přecházet z jedné činnosti na druhou. Pokud ano, je nepravděpodobné, že bude dobrou sekretářkou: šéf bude muset počkat, až dokončí odeslání faxu, než nadiktuje naléhavý dopis.
- Pokuste se určit, jak psychologicky jsou si uchazeč a budoucí kuchař podobní. Pokud je zvyklá mluvit rychle a takoví lidé ho obtěžují, pokud je pomalá a má rád, když všechno kolem hoří, nebudou spolu spolupracovat.