Popis práce tajemníka. Profesní požadavky pro různé kategorie sekretářek Profesní požadavky pro různé kategorie sekretářů


Již jsme nejednou zmínili, že je velmi obtížné určit typické povinnosti sekretářky nebo výkonného asistenta. Hodně záleží na rozsahu činnosti společnosti, její velikosti, představivosti manažera a není prakticky ničím regulována. Navíc existuje dělení v rámci samotné profese, které, jak ukazuje praxe, je chápáno odlišně zaměstnanci a zaměstnavateli.

Sami sekretářky rozdíl tuší, někdy intuitivně, a proto na fórech pokračují debaty o tom, kdo je „důležitější“, jaká hierarchie v profesi existuje a jaká je nejvyšší úroveň v kariéře administrativního pracovníka. Mezi mými kolegy zatím v této věci neexistuje shoda.

Pokud však tato četná jména existují, musí existovat i jevy, které popisují.

Pojďme pochopit všechny složitosti klasifikace administrativních pozic.

Pochopení pojmů

Uveďme hlavní administrativní pozice: „sekretářka“, „asistentka“, „sekretářka-asistentka“, „pomocník vedoucího“, „sekretářka recepce“, „vedoucí kanceláře“. Než se na ně podíváme podrobněji, ujasněme si, co každá z těchto pozic znamená.

Wikipedie nedefinuje pozici „sekretářky“. Obsahuje pouze článek „Referent Secretary“, který obsahuje následující definici: asistent tajemníka- administrativní pracovník s širokou škálou povinností od přijímání telefonních hovorů (recepční) až po asistenta vedoucího (osobní sekretářka).

Zde je seznam povinností vykonávaných sekretářkou-asistentkou:

  • přijímání telefonních hovorů přijatých manažerem;
  • práce s dokumenty: stanovení důležitosti, příprava, evidence, distribuce, příjem, skladování, systemizace;
  • plánování a příprava na přijímání návštěvníků;
  • pomoc při plánování pracovního plánu šéfa, někdy rezervace hotelů a letenek;
  • účast na přípravě obchodních jednání;
  • objednávání psacích potřeb a dalších věcí nezbytných pro fungování kanceláře, občas zajištění stravy vedoucímu.

Po přečtení tohoto článku nebylo žádné zvláštní jasno. Všichni již víme, že rozsah povinností je široký a výše uvedené může vykonávat jak sekretářka, tak asistent vedoucího. Navíc to není ani zdaleka polovina povinností, které musí typičtí představitelé naší profese plnit. Nebo je to možná obecný název pro celou skupinu profesí? Je nepravděpodobné, že většina lidí stále slyší „sekretářku“ bez jakýchkoli předpon.

Slovo „sekretářka“, jak víte, pochází z lat. tajný(„tajemství, tajemství“). A ve starém Římě se důvěryhodným osobám říkalo sekretáři. Závěr: tajemník má přístup k určitým informacím, které nepodléhají zveřejnění, a aby mohl plnit své povinnosti, musí si získat důvěru manažera.

Pokud jde o původ slova „referent“, jméno je také latinské - „reprodukce, podávání zpráv“. Proto tato osoba pracuje s informacemi. Obecně se původ slov nepochybně vztahuje k moderní profesi, ale nevysvětluje plně, co daný zaměstnanec v organizaci dělá.

Shrneme to: většina z nás jsou koneckonců sekretářky-asistentky. To se však velmi zřídka odráží v personální tabulce a pracovním sešitu: mnoho mých kolegů se „říká“ jinak.

Vyhnout se zmatku

Tajemník vrecepce- pozice, která je v masovém vědomí spojena s přijímáním a distribucí hovorů a korespondence. Někdy mohou takoví zaměstnanci provést i prvotní příjem návštěv. Mezi sekretářskými pozicemi je tato jediná, z jejíhož názvu je hned jasné, co budete muset udělat. I když samozřejmě existují výjimky.
Vedoucí kanceláře- toto je pauzovací papír z angličtiny. kancelář manažer, tj. vedoucí kanceláře. Jeho primární odpovědností je správa administrativních, finančních a jiných zdrojů k zajištění bezproblémového fungování jednotlivých úřadů a jejich zaměstnanců. Office Manager je jednou z juniorských manažerských pozic.
Takový zaměstnanec může být podřízený řidičům, uklízečkám a často sekretářkám. Vzhledem k tomu, že vedoucí kanceláře je zodpovědný za podporu života kanceláře a jejích zaměstnanců, mnoho lidí si myslí, že tato pozice je podobná pozici domovníka. Podobných povinností mají poměrně dost, ale nedej bože zmást a nazvat vedoucího kanceláře zásobovacím! Na tom druhém není nic špatného, ​​ale míra odpovědnosti vedoucího kanceláře je mnohem vyšší a vyžaduje vyšší kvalifikaci.
Asistent manažera- pozice, kterou mnozí považují za nejvyšší úroveň v kariéře administrativního pracovníka. V západních společnostech tato pozice často zní jako „osobní asistent“ (doslovný překlad z angličtiny). osobní asistent). Více se mi líbí tradiční verze, protože název práce obsahuje celou její podstatu. Asistent - od slova „pomoc“. Asistent manažera pomáhá svému šéfovi při plnění jeho povinností. Co přesně bude zahrnuto do funkcí asistenta, závisí na mnoha faktorech.

Povinnosti dvou specialistů, kteří formálně zastávají stejnou pozici, tak mohou být radikálně odlišné: jeden z nich pracuje s dokumentací, distribuuje telefonní hovory a přijímá návštěvy, zatímco druhý se účastní porad vedení a je oprávněn činit důležitá rozhodnutí. To mimochodem vůbec nevylučuje, že oba šijí roztrhané knoflíky a hledají chůvu pro děti svého vedoucího. Opět bez rozkazu: název v tomto případě pouze objasňuje váš účel a jak přesně jej splníte, není známo.

Studujeme regulační dokumenty

Existuje dokument popisující všechny pozice prezentované v naší zemi - „Celoruský klasifikátor zaměstnaneckých povolání, zaměstnaneckých pozic a tarifních tříd“(OKPDTR, OK 016-94). Pokud máte potíže s určením jakékoli pozice ve společnosti, můžete se podívat na tento dokument a vybrat si tu nejvhodnější.

Tento klasifikátor lze nalézt na webových stránkách: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Ten má kromě OK 016-94 i „Jednotnou tarifní a kvalifikační referenční knihu“ (UTKS) a „Celoruský klasifikátor povolání“ (OKZ 010-93, OKZ). Jedná se o dvě sekce OK 016-94. První zahrnuje profese pracovníků, druhý - pozice zaměstnanců.

Profese dělníků (a v klasifikátoru jich je 5491) nás v tomto případě nezajímají, vraťme se k pozicím zaměstnanců. Je jich 2598 a najdete zde snad vše, co potřebujeme.

Začněme třeba pozicí tajemníka. Výsledkem abecedního vyhledávání získáme následující tabulku (viz tabulka 1).

stůl 1

Pozice v OK 016-94 obsahující jméno „sekretářka“

Pracovní pozice

kód OKZ

tajemník (diplomatický)

tajemník výboru (veřejná organizace)

Tajemník nevidomého specialisty

tajemník pléna

tajemník představenstva

tajemník prezidia

Tajemník přijímacího úřadu prezidenta Ruské federace

Vedoucí tajemník

Tajemník Rady (vědecký a technický, vědecký, umělecký a technický)

Tajemník Rady bezpečnosti Ruské federace

Soudní úředník

Soudní tajemník v aparátu Nejvyššího soudu Ruské federace

Tajemník soudního zasedání

Tajemník soudního zasedání v aparátu Nejvyššího soudu Ruské federace

Tajemník Tvůrčí unie

tajemník výchovného útvaru (dispečer)

Tajemník federální komise

Tajemník federace (podle sportu)

Tajemník Ústřední volební komise Ruské federace

Tajemník-písař

Tajemník-stenograf

Každá pozice má své kód. Navíc různé pozice mají jednu kód OKZ, což znamená, že jsou spojeny do jedné skupiny. Název „tajemník vedoucího“ se vztahuje ke skupině 4115 (skupina „sekretáři“). Tato skupina se skládá z následujících pozic:

  • úředník;
  • sekretářka nevidomého specialisty;
  • hlavní tajemník;
  • soudní úředník;
  • tajemník vzdělávacího oddělení;
  • sekretářka-písařka;
  • sekretář-stenograf.

Zde je to, co se říká o sekretářkách ve zmíněné skupině: Sekretáři vykonávají technické funkce k podpoře a obsluze práce vedoucího organizace nebo podniku pomocí počítače, kancelářského vybavení a dalších technických prostředků.

Mezi jejich povinnosti patří:

Tato stránka má pohodlné rozdělení pozic do skupin, ze kterých je vidět, že skupina 4115 je zařazena do vyšší skupiny 411 „Sekretářky, obsluha počítacích strojů a příbuzné profese“. K těm patří kromě sekretářů i počítačoví operátoři, stenografové, písaři atd.

Obecně platí, že výše uvedené povinnosti nejsou v rozporu s realitou, kromě toho, že zmínka o dálnopisu a psacím stroji u někoho vyvolá úsměv (a někdo se zachvěje). Každý - i začínající - tajemník se však při pohledu na navrhovaný seznam povinností zeptá: „Jak? A to je všechno? Kde je podpora víz, organizace služebních cest, nahrávání schůzek?“ Už jsme nejednou řekli, že sekretářka je profese, která vyžaduje, abyste alespoň polovinu své pracovní doby věnovali nedokumentované obsluze manažera a zaměstnanců. Řádek „přijímání návštěv“ nevyjadřuje rozmanitost povinností, které musí sekretářka vykonávat. Zbývající povinnosti jsou čistě technické a týkají se práce s dokumenty. Při pohledu na stávající popis si možná myslíte, že sekretářka sedí v samostatné místnosti a pouze píše do počítače a něco zapisuje do registračního deníku. Víme ale, že tomu tak zdaleka není. Proto je nepravděpodobné, že by taková definice uspokojila specialisty.

Vraťme se ke klasifikátoru: pozice „vedoucí kanceláře“, stejně jako „vedoucí kanceláře“ a „asistent manažera“, v ní není zahrnuta. Existuje však pozice „referent“ (kód 26088), která je zařazena do skupiny 3431 – „Administrativní a řídící pracovníci“.

Do této skupiny kromě různých jmen administrátorů a manažerů patří pozice inspektora pro sledování plnění zakázek, asistenta a asistenta pro stěžejní činnosti.

Je to legrační čtvrť, že? Ve stejné skupině s referentem je inspektor pro sledování plnění příkazů. Mnoho sekretářek ví o této kontrole z první ruky, protože ji provádějí sami.

Říká to web http://www.etks.info/ administrativní a řídící pracovníci a pracovníci příbuzných profesí řeší administrativní a koordinační záležitosti v činnosti organizací a jejich strukturních útvarů, vede dokumentaci a informační podporu.

Mezi jejich povinnosti patří:

  • vedení obchodní korespondence, zápisů a jiné administrativní dokumentace;
  • plánování a organizování schůzek, obchodních jednání a výletů;
  • koordinace načasování různých událostí, sledování jejich dodržování;
  • pomoc manažerům a zaměstnancům při řešení administrativních a organizačních záležitostí;
  • příprava návrhů smluv, dohod, jednání, organizace přijímání návštěv a zaměstnanců;
  • plnění souvisejících povinností;
  • vedení ostatních zaměstnanců.

Kolik povinností na tomto seznamu vykonáváte? Jak se jmenuje vaše pozice? "Tajemník"? "Vedoucí kanceláře"? "Asistent manažera"?

Pokud si uvědomíme, že práce sekretářky se tradičně dělí na dokumentární a nedokumentární služby a většina z nás plní povinnosti ze seznamů pro obě uvažované skupiny („sekretáři“ a „administrativní a řídící pracovníci“), můžeme dojít k závěru, že na základě vykonávaných povinností je většina z nás asistenty tajemníka.

Co to znamená? Proč se pozice jako „asistent manažera“ nebo „kancelář“ neodrážejí v klasifikátoru? Proč jsou v praxi pozice, ale ne v klasifikátoru? Možná je zastaralý nebo se zpracovatelé neobtěžovali pochopit situaci na moderním trhu práce?

Tento klasifikátor je samozřejmě poněkud konzervativní. Ale pravopisné slovníky jsou také konzervativní. Lidé mluví a píší jinak, ale existují určitá pravidla, norma uznávaná odborníky a gramotní lidé se jí řídí. Všechny pokyny, klasifikátory a další oficiální dokumenty vypracované specialisty naznačují existenci ideální organizace, kde se sekretářka zabývá dokumenty, jejich provádění je sledováno inspektory a podpora víz a práce s delegacemi je v kompetenci protokolární služby.

Nemyslete si, že se to nestane. Přesně tak je strukturována práce mnoha velkých vládních agentur a korporací, správ a továren. Jednak proto, že existují desítky let a při své činnosti se řídí pracovní náplní a předpisy vyvinutými již v SSSR, kdy byla situace „kdo jde do lesa, ten dříví“ těžko představitelná. Za druhé, toto rozdělení odpovědnosti má hodně společného s utajením. Například v továrnách, které plní vojenské rozkazy, nemají výkonní tajemníci přístup k internetu a mobilní telefony nechávají v trezoru u vchodu. V takové situaci je obtížné hledat informace nebo objednávat vstupenky. To provádějí jednotliví specialisté s přístupem k internetu.

Kromě toho je jedna věc, je-li sekretářka ve společnosti, která zaměstnává sto lidí, „Švýcar, sekačka a hráč na dýmky“, a druhá věc, když společnost zaměstnává několik tisíc. V tomto případě je většina pracovních procesů přísně regulována a centralizována. Jeden specialista za ně nemůže, jsou celá oddělení.

Mimochodem

Pokud jde o přítomnost na první pohled zastaralých titulů (například „sekretářka-písařka“), u nás dodnes existují organizace, ve kterých se některé dokumenty tisknou pouze na psacím stroji (kvůli utajení). Kromě toho přítomnost slova „písař“ v této definici nejčastěji naznačuje velké množství práce spojené konkrétně s přípravou dokumentů. V sovětských dobách tuto práci vykonávali písaři a ve velkých podnicích s centralizovanou kancelářskou prací se to zachovalo dodnes.
Dá se této pozici říkat řekněme „PC operátor“? Mnoho společností to samozřejmě dělá. Ale proč, když v masovém povědomí je tomuto pojmu již přidělen určitý seznam odpovědností? Jazyk nemá rád žádné umělé inovace. Když tento termín ztratí svůj význam, zmizí.

Proč v praxi existují sekretářky, které plní povinnosti asistentů, kontrolorů pro kontrolu vyřizování dokumentů a dokonce i překladatelů? Protože teorie je vždy jiná než praxe. Firmy, zejména ty malé, se snaží především ušetřit peníze tím, že na jednoho zaměstnance přidělují spoustu různých povinností. Jeden z mých kolegů uvedl následující definici pozice sekretářky: „člověk, který dělá to, co ostatní zaměstnanci dělat nechtějí“. No, to se stává. Navíc, jak jsme si již řekli, nesoulad v odpovědnostech je často spojen s nemožností zařadit určitou jednotku do personálního stolu a také s nepochopením ze strany zaměstnavatelů pro stupňování, které v rámci profese existuje.

Porovnání povinností

Podívejme se, co si zaměstnavatel pod tím či oním jménem představuje. Chcete-li to provést, obraťte se na stránky pro hledání práce. Vyberme několik inzerátů s názvy: „sekretářka“, „asistentka sekretářky“, „asistentka manažera“, „vedoucí kanceláře“, vybereme tři pro každou skupinu a porovnáme seznamy vykonávaných povinností (nebudeme duplikovat povinnosti, které se opakují v různých volná místa).

Vedoucí kanceláře
  1. Provádění pokynů od manažera.
  2. Podpora života v kanceláři.
  3. Pomoc při plánování pracovní doby manažera.
  4. Příprava a realizace korespondence a interní dokumentace.
  5. Přijímání hostů a návštěv manažera, organizace schůzek a jednání.
  6. Komunikace s klienty v kanceláři, vytváření přátelské, útulné atmosféry pro ně. Poznámka autora: Tento zaměstnavatel se rozhodl ušetřit peníze na manažerovi zákaznických služeb.
  7. Příjem hovorů přijatých na reklamní lince a jejich přesměrování na požadované oddělení.
  8. Sledování pořádku a čistoty v kanceláři.
  9. Systemizace a třídění dokumentů a informací, jejich předání bezprostředním vykonavatelům. Poznámka autora: vypadá to, že je to kancelářská práce? Ale ne, v tomto volném místě je to uvedeno na samostatném řádku.
  10. Upozorňování manažerů na informace získané od klientů.
  11. Provádění pokynů od zaměstnanců kanceláře k dokončení a předání potřebných pokynů a informací jim.
  12. Kontrola správnosti papírování v souladu se stanovenými požadavky při přijímání nových zaměstnanců. Poznámka: Věděl jsem to, ve firmě není personalista!
  13. Provádějte kopírovací a rozmnožovací práce.
  14. Vydávání plných mocí.
  15. Vedení časových výkazů. Poznámka autora: Rozhodně neexistuje žádný personalista!
  16. Příprava podkladů a příprava zpráv o vynaložení finančních prostředků pro potřeby podnikání.
Tajemník
  1. Organizace toku dokumentů, vedení obchodní korespondence.
  2. Provádění pokynů od manažera.
  3. Příprava potřebné dokumentace a výkaznictví.
  4. Organizace a koordinace jednání, jednání, konferencí.
  5. Organizace služebních cest (objednávky letenek a vlaků, transfery, rezervace hotelů atd.).
  6. Zajištění příjezdu partnerů (rezervace hotelů, transfery atd.).
  7. Příjem a distribuce příchozích hovorů.
  8. Zajištění chodu kanceláře.
  9. Provádění pokynů od vedení (vyhledávání informací, vypracovávání zpráv, komunikace s dodavateli surovin, často v angličtině).
  10. Poskytování poštovních a kurýrních služeb.
  11. Zajištění toku interních firemních dokumentů.
  12. Pošta.
  13. Administrativní podpora pro manažera.
  14. Sledování provádění pokynů managementu.
  15. Práce s kancelářskou technikou.
  16. Příprava organizačních a administrativních dokumentů.
Tajemník-asistent
  1. Organizace kancelářských činností.
  2. Příjem a distribuce hovorů.
  3. Příjem návštěvníků.
  4. Organizace jednání a jednání.
  5. Organizace služebních cest (objednávky a rezervace letenek, hotelů, taxi, podpora víz).
  6. Obchodní korespondence.
  7. Odesílání a přijímání pošty, vydávání plných mocí.
  8. Kancelářská práce.
  9. Plnění pokynů od vedení.
  10. Spolupráce s kurýrní službou.
  11. Interakce s odděleními společnosti.
  12. Udržování pořádku a přátelské atmosféry v kanceláři.
  13. Poskytovat administrativní podporu dennímu rozvrhu ředitele.
  14. Kontrola plnění pokynů a schvalování dokumentace z podnětu ředitele.
  15. Příprava organizační a administrativní dokumentace.
Asistent manažera
  1. Přijímat příchozí/odchozí hovory.
  2. Vyřizování pošty/korespondence, obchodní korespondence.
  3. Analýza informací, sběr dat, reporting.
  4. Komunikace s vedoucími oddělení.
  5. Provádění pokynů od manažera v daných časových rámcích.
  6. Sledování včasného plnění zakázek/pracovních úkolů.
  7. Podpora služebních cest (vyřízení víz, rezervace železničních a letenek, transfery, hotely, akce, exkurze).
  8. Organizace a podpora přijímání delegací a návštěvníků vedením podniku, organizace jednání, jednání, prezentací.
  9. Sledování spotřeby psacích potřeb, v případě potřeby objednání.
  10. Evidence a uchovávání originálních informací a organizačních a administrativních dokumentů.
  11. Podpora života v kanceláři.
  12. Kancelářské práce, tok dokumentů.
  13. Evidence příchozí, odchozí, interní dokumentace.
  14. Pomoc při plánování pracovního dne manažera.

Jak vidíte, odborníci pracující na těchto pozicích mají mnoho podobných povinností. Všichni se podílejí (nebo se podílejí) na podpoře života kanceláře, přijímají a distribuují hovory, organizují tok dokumentů a provádějí pokyny vedoucího.

Podívejte se na seznamy povinností tajemníka, asistenta tajemníka a výkonného asistenta. Jsou téměř totožné. Možná se v některé z firem očekává, že asistent bude dělat i analytickou práci. Poněkud nestandardní je pozice office managera, od kterého zaměstnavatelé očekávají výkon funkcí personálního inspektora a práce. A možná je jediný, od koho se neočekává, že by manažerovi pomohli (nebo to prostě v inzerátu není uvedeno?). Můžeme s jistotou říci, že asistent manažera bude muset manažerovi pomoci, což ho nezbavuje potřeby „podporovat život“ v kanceláři.

Než vyvodíme závěry, přejděme ještě k jednomu parametru: jaké požadavky kladou zaměstnavatelé na specialisty na těchto pozicích (tabulka 2).

tabulka 2

Požadavky kladené zaměstnavatelem na vedoucího kanceláře, sekretářku, sekretářku-asistentku, asistenta vedoucího

Vedoucí kanceláře

Tajemník

Tajemník-asistent

Asistent manažera
  • Schopnost pracovat s technikou.
  • Přesnost, pečlivost. Přívětivost.
  • Dva roky praxe jako sekretářka/administrátor/kancelář.
  • Schopnost multitaskingu.
  • Základní znalost 1C je žádoucí
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Znalost PC, kancelářské techniky, pravidel toku dokumentů.
  • Efektivita, dochvilnost, příjemný vzhled.
  • Dva roky praxe jako sekretářka/kancelář.
  • Schopnost multitaskingu
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Výborná znalost angličtiny.
  • Praxe v oboru minimálně jeden rok.
  • Sebevědomý uživatel PC a kancelářské techniky.
  • Správný ústní a psaný jazyk.
  • Znalost obchodní etikety.
  • Zodpovědnost, pečlivost, aktivita, komunikativnost
  • Rok praxe práce osobního asistenta ve velkých společnostech.
  • Sebevědomý uživatel PC, aktivní uživatel internetu.
  • Odolnost proti stresu, všímavost, gramotnost, flexibilita v komunikaci, diplomacie.
  • Prezentovatelný vzhled.
  • Anglický jazyk je základní.
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Znalost správy dokumentů.
  • Jasná a jasná řeč.
  • Schopnost pracovat v týmu

No, naši náhodně vybraní zaměstnavatelé nevyžadují dobrý vzhled a vyšší vzdělání od vedoucího kanceláře. Podle nás nevidí velký rozdíl mezi sekretářkou a vedoucím kanceláře. Požadavky na další tři pozice i vykonávané odpovědnosti jsou téměř totožné. Pouze od asistenta manažera chtějí zkušenosti s prací osobního asistenta, přičemž nezapomínají na schopnost pracovat v týmu (není žádným tajemstvím, že mnoho asistentů má tendenci se od týmu odtrhnout – specifika práce to vyžadují).

Samozřejmě se na pohovoru ukáže, že polovinu povinností prostě „zapomněli“ napsat a odněkud se objeví další dvě desítky požadavků na kandidáta. Obecně je ale trend jasný: zaměstnavatel vnímá office managera jako člověka, který se bude starat o kancelář, všechny zaměstnance a dokonce i klienty. Mezi sekretářkou, asistentem tajemníka a asistentem manažera ale není velký rozdíl.

Tedy teorie a tentokrát se rozcházela s praxí. Je nám jasné, že sekretářka musí provádět řekněme technickou funkcionalitu (práce s dokumenty atd.) a asistent manažera nebo asistent musí vykonávat složitější funkce (psaní obchodních dopisů, sestavování analytických posudků atd.). Vím pouze o jedné firmě, ve které jsou takto rozděleny odpovědnosti. Ale ona je z kategorie ideální. V praxi je takové dělení spíše výjimkou než pravidlem.

Mám podezření, že ve většině případů chtějí zaměstnavatelé jednoduše ušetřit peníze tím, že si najmou specialistu, který kombinuje několik funkcí. Navíc zavádění dalších jednotek do personálního stolu je oříšek.

Proč je nejčastější název pro tuto skupinu administrativních pozic „sekretářka“? Za prvé proto, že je na rtech každého už dlouho. Za druhé, teoreticky může asistent vedoucího odmítnout pomoc zaměstnancům oddělení a sekretářka nemá kam jít. Za třetí, ne každý ví, kdo je tento tajemný „referent“, takže je lepší nevytvářet zbytečné komplikace s terminologií.

Je zřejmé, že neoficiálně akceptované rozdělení, které staví asistenty manažera výše než sekretářky nebo asistentky tajemníka, je ve skutečnosti formalita. „Asistent ředitele“ zní bezpochyby slušněji než „sekretářka ředitele“. V tom je možná celý rozdíl. Zaměstnavatele více zajímají vaše osobní kvality a pracovní zkušenosti než to, co je uvedeno ve vaší pracovní knize. Se zmatky v pozicích jsme samozřejmě neskončili. Nicméně pro ty, kteří se obávají skutečnosti, že navzdory rozmanitosti povinností, které vykonávají, se jejich pozice nazývá „sekretářka“, doporučujeme zahodit všechny komplexy a na otázku, pro koho pracujete, hrdě odpovědět: „Sekretářka. “

Sekretářka je nazývána šéfovou věrnou asistentkou a pravou rukou, a to z dobrého důvodu, protože mezi povinnosti sekretářky manažera patří zajištění efektivního řízení a administrativních činností. Sekretářka manažera se zabývá přípravou a vyřizováním obchodních dokumentů a dokumentů, pomáhá šéfovi v podnikání a řeší mnoho organizačních záležitostí.

Za reprezentativní pozici lze považovat i pozici sekretářky-asistenta, neboť je tváří společnosti - setkává se s hosty, odpovídá na hovory a dopisy. Tento typ práce vyžaduje velký klid, komunikační schopnosti a organizaci. Z tohoto důvodu může profese sekretářky slibovat velké vyhlídky - v budoucnu se může specialista stát office manažerem a následně jedním z ředitelů nebo vrcholových manažerů.

Pozice výkonného tajemníka je vyžadována téměř v každé společnosti, která má kancelář pro klienty a návštěvníky. Mohou to být jak velké podniky, tak malé obchodní organizace.

Historie profese

Postupem času se pravomoci tajemníka výrazně rozšířily a dnes mohou vykonávat širokou škálu funkcí. Vznikla tak potřeba specialistů s úzkou specializací, v důsledku čehož se objevila profese sekretářka-asistentka, referentka, sekretářka-překladatelka a vedoucí kanceláře.

Povinnosti tajemníka

Mezi pracovní povinnosti asistenta tajemníka patří:

  • přijímání návštěvníků;
  • přijímání telefonních hovorů;
  • vedení záznamů;
  • plánování pracovního dne manažera;
  • organizování setkání;
  • objednávání letenek a hotelových rezervací pro manažera a ostatní zaměstnance během služební cesty;
  • Objednávání psacích potřeb do kanceláře;
  • plnění požadavků manažera.

Někdy funkce sekretářky manažera zahrnují korespondenci v angličtině.

Požadavky na sekretářku

Požadavky na asistenta sekretářky zahrnují:

  • střední nebo vyšší vzdělání;
  • vlastnictví PC;
  • znalost základů kancelářské práce;
  • znalost angličtiny (občas).

Pozice tajemníka také vyžaduje následující dovednosti:

  • dochvilnost;
  • schopnost vypadat dobře (prezentovatelně);
  • organizace.

Ukázka životopisu tajemníka

Pokračovat ve vzorku

Jak se stát sekretářkou

Jak se stát sekretářkou? Může to být držitel jakéhokoli vysokoškolského vzdělání, který absolvoval kurzy asistenta tajemníka nebo absolvoval školení přímo v zaměstnání. Zaměstnavatelé zpravidla nekladou zvláštní požadavky na získanou specializaci uchazeče, ale zaměřují se na to, aby uchazeč měl potřebné osobní kvality a byl schopen vykonávat povinnosti na náležité úrovni.

plat tajemníka

Plat sekretářky se může lišit - od 15 do 45 tisíc rublů. Příjem závisí na povinnostech zaměstnance a regionu, ve kterém pracuje. Průměrný plat tajemníka-asistenta je 30 tisíc rublů.

Vraťte se k odpovědnosti manažera

Tajemník plní tyto úkoly:

— Provádí práce na organizačním a technickém zabezpečení administrativní a administrativní činnosti vedoucího.

— Přijímá korespondenci přijatou k posouzení vedoucím, předává ji v souladu s přijatým rozhodnutím strukturálním jednotkám nebo konkrétnímu výkonnému pracovníkovi pro použití v pracovním procesu nebo přípravě odpovědí.

— Přijímá dokumenty a osobní prohlášení k podpisu manažera.

— Odpovídá na telefonní hovory, zaznamenává a předává oficiální informace manažerovi, organizuje telefonní rozhovory s manažerem.

— Jménem vedoucího sepisuje dopisy, žádosti a jiné dokumenty.

— Provádí práce na přípravě porad a porad konaných vedoucím (shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase a místě jednání, programu, jejich registrace), vedení a sepisování zápisů z porad a porad.

— Sleduje plnění vydaných příkazů a pokynů zaměstnanci podniku, jakož i dodržování lhůt pro plnění pokynů a pokynů vedoucího, které jsou pod kontrolou.

— Zajišťuje na pracovišti manažera potřebné organizační vybavení, kancelářské potřeby a vytváří podmínky vedoucí k efektivní práci manažera.

— Organizuje přijímání návštěv, usnadňuje rychlé zvážení požadavků a podnětů zaměstnanců.

— Formuje soubory v souladu se schválenou nomenklaturou, zajišťuje jejich bezpečnost a předává je do archivu ve stanoveném časovém rámci.

— Organizuje služební cesty pro manažera: objednává letenky a jízdenky na vlak, rezervuje hotely.

— Plní jednotlivé služební úkoly od svého přímého nadřízeného.

Tajemník má právo:

— Přijímat informace, včetně důvěrných informací, v rozsahu nezbytném pro řešení přidělených úkolů.

— Předkládat vedení návrhy na zlepšení jejich práce a práce společnosti.

— Vyžádat si osobně nebo jménem vedoucího od útvarů podniku a dalších specialistů informace a dokumenty potřebné k plnění jeho úředních povinností.

— Požadovat od vedení, aby vytvořilo běžné podmínky pro plnění úředních povinností a bezpečnost všech dokumentů, které vznikají v důsledku činnosti společnosti.

— Rozhodujte se v rámci své kompetence.

Tajemník je zodpovědný:

— Za neplnění a/nebo předčasné, nedbalé plnění úředních povinností.

— Za nedodržení aktuálních pokynů, příkazů a nařízení o zachování obchodního tajemství a důvěrných informací.

— Za porušení vnitřních pracovněprávních předpisů, pracovní kázně, bezpečnostních a požárních předpisů.

Povinnosti ředitele
Bývalý ředitel
Externí ovládání
Operativní řízení
Kontrolní systém

Zpět | | Nahoru

©2009-2018 Centrum finančního řízení. Všechna práva vyhrazena. Publikování materiálů
povoleno s povinným uvedením odkazu na stránky.

Co musí sekretářka znát a umět, je uvedeno v popisu kvalifikace.

Kvalifikační charakteristiky- jedná se o normativní dokument, který stanoví, co by měl konkrétní zaměstnanec ve své práci dělat, co by pro to měl znát a umět a jaká by měla být úroveň jeho školení.

Pracovní povinnosti (sekretářka musí být schopna) Provádějte technické funkce pro podporu a údržbu práce vedoucího podniku (nebo divize), pomozte naplánovat pracovní den manažera. Přijímat informace potřebné pro manažera od oddělení nebo výkonných pracovníků, volat zaměstnance na jeho pokyny. Organizovat telefonické rozhovory manažera, přijímat a předávat telefonní zprávy, zaznamenávat přijaté zprávy v jeho nepřítomnosti a upozorňovat na jejich obsah manažera. Organizovat výlety a služební cesty pro manažera. Provádět práce na přípravě porad a porad vedených manažerem (shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase, místě a programu porady nebo porady, jejich registrace), vedení a sepisování zápisů. Vybavit pracoviště manažera kancelářskými potřebami, organizačním vybavením a vytvořit podmínky pro efektivní práci. Přenášejte a přijímejte informace prostřednictvím interkomů, rychle tiskněte různé materiály podle pokynů manažera. Provádět dokumentační práce, přijímat korespondenci adresovanou manažerovi, systematizovat ji v souladu s postupem přijatým v podniku a po zvážení ji předávat vedoucím oddělení nebo konkrétním výkonným pracovníkům pro použití v procesu jejich práce nebo pro přípravu odpovědi . Poskytovat informační služby manažerovi a zaměstnancům (ústní, dokumentární, sestavování přehledů tisku, poskytování kopií zajímavých článků). Sledujte termíny plnění pokynů manažera k osobním žádostem občanů. Organizovat přijímání návštěvníků, projevovat jim takt a pozornost, usnadňovat rychlé projednávání žádostí a podnětů zaměstnanců, formulovat spisy v souladu se schváleným názvoslovím spisů, zajistit jejich bezpečnost a odevzdat je do archivu ve stanoveném časovém rámci . Vytvářet a používat databáze (včetně informací z internetu).

Sekretářka musí vědět:činnost společnosti a pracovní povinnosti a kompetence zaměstnanců; předpisy a pokyny pro podporu dokumentace; strojopis; práce na osobním počítači, moderní počítačové editory (Word, Excel aj.); pravidla pravopisu a interpunkce; pořadí materiálového uspořádání při tisku různých dokumentů; pravidla pro obsluhu kancelářského vybavení (faxy, miniautomatické telefonní ústředny, kopírky, hlasové záznamníky, magnetofony); pravidla pro používání interkomů; standardy pro jednotný systém organizační a administrativní dokumentace; vnitřní pracovní předpisy; základy vědecké organizace sekretářské práce; lidská psychologie a zákony efektivní komunikace; kancelářská etiketa; pravidla a předpisy ochrany práce, bezpečnosti, průmyslové hygieny a požární ochrany; cizí jazyk klientů a partnerů; Zákoník práce Ruské federace.

Pro rozpracování a upřesnění kvalifikačních charakteristik v podnicích (firemách) jsou vypracovány popisy pracovních míst.

Pracovní náplň je hlavním organizačním a právním dokumentem, který upravuje činnost tajemníka, vymezuje jeho práva, postavení v organizaci a povahu jeho práce. Tajemník se o tento dokument opírá ve svých vztazích se zaměstnanci. Co je napsáno v popisu práce, pak vyvstává otázka, jaká práva jsou v tom dána, ta má sekretářka.

Popis práce pro sekretářku je individuální dokument, protože pozice sekretářky má mnoho gradací. V malé organizaci (nebo společnosti) bude pouze jedna sekretářka (referenční sekretářka). Ve větších organizacích mohou mít vedoucí a jeho zástupci tajemníky v každé strukturální jednotce. Jsou zde tajemníci rady, vědečtí tajemníci vědeckých rad atd. Každý tajemník si vždy na základě objemu a specifik činnosti organizace, požadavků vedoucího pracovníka a své důvěry v tajemníka rozvíjí vlastní okruh povinností a práv , různé kombinace kreativních, logických a technických typů práce. Zároveň existuje standardní sada manažerských operací pro dokumentové a nedokumentové služby, které provádějí všichni sekretářky. Kromě toho je zvláštnost a složitost vypracování popisu práce tajemníka způsobena všestranností jeho činností. Proto nelze hovořit o nějakém jednotném standardu pro popis práce sekretářky (referent secretary).

Jako každá pracovní náplň však i na ni existují obecné požadavky. Především má již zavedenou jednotnou strukturu textu, a to oddíly:

1. Obecná ustanovení;

2) funkce;

3) pracovní povinnosti;

5) odpovědnost;

6) vztahy;

7) spojení podle polohy.

Může být přidána sekce „Hodnocení práce“ a v posledních letech se stále častěji objevuje sekce „Organizace práce (denní rutina)“.

Sekce „Obecná ustanovení“ obsahuje přesný název pozice dle personální tabulky, místo v systému řízení, tj. název organizační jednotky a podřízenosti, postup jmenování a odvolání a postup obměny. Ve velkých organizacích, které mají službu předškolního výchovného ústavu, má tajemník dvojí podřízenost - přímo svému vedoucímu a vedoucímu služby předškolního výchovného ústavu. Sekretářky jsou jmenovány a odvolávány z příkazu vedoucího (ve velké organizaci - na návrh vedoucího služby předškolního vzdělávacího zařízení).

Tato část také specifikuje požadavky na odbornou přípravu a pracovní zkušenosti. Dnes se postoj k sekretářce a požadavky na něj dramaticky změnily. Firmy hledají sekretářku s vyšším nebo středním odborným vzděláním, která ovládá cizí jazyk a ovládá počítač. Stále častěji se po sekretářce stejně jako v zahraničí vyžaduje znalost ne jednoho, ale dvou nebo více cizích jazyků, protože firmy mají četné kontakty se zahraničními partnery a sekretářka s nimi komunikuje. Obsahuje také pokyny k hlavním legislativním, regulačním, normativním, metodickým, organizačním a administrativním dokumentům, kterými se tajemník řídí při jeho práci.

V části „Funkce“ jsou uvedeny hlavní oblasti činnosti sekretářky (sekretářky-asistentky), např.: informační a dokumentační podpora manažera, organizační zajištění práce manažera, účast na přípravě výstav a prezentací atd.

V části „Pracovní povinnosti“ jsou uvedeny všechny typy prací, operací a technologií používaných při jejich realizaci. Uvádí v logické posloupnosti práce vykonávané tajemníkem. Všechny typy prací jsou rozděleny do operací s uvedením technologie provedení. Například funkce „informační a dokumentační podpora“ je rozdělena do dvou částí: dokumentace a práce s dokumenty. Dokumentace zase zahrnuje vypracování dopisů (zvací dopisy, upomínkové dopisy atd.), telegramů atd. podle pokynů projektového manažera; psaní manažerských dokumentů na počítači; kontrola správnosti dokumentů při předložení vedoucímu k podpisu (víza, dostupnost a správnost údajů v souladu s požadavky normy atd.); pořizování a ověřování kopií dokumentů apod. Práce s dokumenty zahrnuje příjem došlých dokumentů (je uvedena hodina např.: v 09 a 16 hodin), příjem faxů a elektronické pošty (během dne); prvotní zpracování přijatých dokumentů v souladu s požadavky pokynů vedení kanceláře; předběžná kontrola dokumentů (pokud jsou svěřeny tajemníkovi); evidence dokumentů podle pravidel stanovených v organizaci; hlášení dokladů vedoucímu apod.

Sekce „Práva“ je možná nejdůležitější. Zdůrazňuje místo tajemníka v systému řízení, jeho důležitost a postavení v organizaci. Právě prostřednictvím práv jsou patrné pravomoci delegované manažerem na tajemníka a míra jeho nezávislosti. Tato sekce umožňuje tajemníkovi uvolnit čas manažera na řešení základních strategických a taktických úkolů.

Právě tato část popisu práce uděluje tajemníkovi (tajemníkovi-referentovi) větší či menší pravomoci a určuje míru jeho schopností.

Část „Odpovědnost“ je zpracována v přísném souladu se zákonem.

Sekce „Vztahy (spojení podle pozice)“ je také velmi důležitá pro organizaci práce jakéhokoli zaměstnance řídícího aparátu, a to především z důvodu aktivní implementace automatizovaných systémů, které vyžadují podrobné uvedení, jaké informace, v jaké formě, komu je předávána a od koho je přijímána .

V posledních letech se v popisu práce často objevuje sekce „Hodnocení práce“. Obvykle specifikuje kritéria pro včasnost práce a její kvalitu, například: absence stížností, reklamací a výtek; žádné chyby v dokumentech; dodržování termínů plnění pokynů managementu apod.

Pracovní náplň zpravidla končí uvedením postupu při její revizi. Podmínkou revize pracovní náplně mohou být změny ve struktuře organizace vedoucí k přerozdělení odpovědnosti zaměstnanců, změna druhů vykonávaných prací tajemníka nebo zavedení výpočetní techniky. Mnohem častěji však udávají lhůtu pro povinnou revizi nebo opětovné schválení pokynů (3 roky nebo 5 let).

Volitelná sekce je „Organizace práce“, ale v poslední době je velmi populární a stává se častější. Poskytuje přibližný denní režim pro práci sekretářky. Mohlo by to vypadat takto.

PRVNÍ POLOVINA PRACOVNÍHO DNE:

1) přijít do práce 10 minut před vedoucím, abyste zkontrolovali stav pracoviště (vašeho i vedoucího), dali se do pořádku, sestavili nebo ujasnili plán na nadcházející den;

2) vybrat potřebné dokumenty a soubory v souladu s plánem;

3) přijímat korespondenci, seznamovat se s obsahem, odkládat dokumenty, které vyžadují přednostní rozhodnutí manažera;

4) okamžitě předávat telegramy, naléhavé faxy a telefonní zprávy vedoucímu;

5) pro zbývající dokumenty připravit varianty možných odpovědí nebo usnesení, rozdělit je mezi vykonavatele;

6) zobrazit přijaté recenze, zprávy, pozvánky atd.

d.; zaznamenejte si data a časy všech událostí do svého kalendářního deníku;

7) uchovávat dokumenty potřebné pro aktuální informace a referenční práci;

8) hlásit vedoucímu o přijaté korespondenci;

9) společně s manažerem si ujasnit obsah plánovaných akcí na aktuální den;

10) telefonicky a osobně předávat pokyny vedoucího příslušným exekutorům a připomínat jim končící lhůty pro vyřízení dokumentů.

DRUHÁ POLOHA DNE:

1) shromažďování a příprava vyhotovených dokumentů k podpisu;

2) hlásit vedoucímu o vyhotovených dokumentech, přebírat jím zpracované dokumenty od vedoucího;

3) zpracovávat a odesílat odchozí dokumenty;

4) Naplánujte si aktivity na další den.

Během pracovního dne se provádí:

a) práce s návštěvníky, telefonické rozhovory;

b) ukládání vyřízených dokumentů do spisů;

c) provádění práce na počítači;

d) organizování kopírování dokumentů podle pokynů vedoucího.

KONEC PRACOVNÍHO DNE:

1) zkontrolovat svůj deník a informovat příslušná oddělení o nutnosti připravit se na určité události;

2) pokud vedoucí zůstane pracovat i po skončení pracovního dne, je nutné mu poskytnout všechny potřebné informace a materiály;

3) dát si do pořádku pracoviště, odstranit dokumenty, uzamknout trezor a všechny kartotéky, vypnout elektronická a technická zařízení ze sítě.

Popis práce je nedílnou součástí celého balíku dokumentů nezbytných pro organizaci práce řídícího aparátu.

RADA. Uspořádejte si pracovní den tak, abyste vše stihli a byli pro všechny užiteční. Věnujte se své práci, ale nezapomeňte, že existují záležitosti, které jsou mimo vaši kompetenci. Dělejte tedy jen to, co musíte udělat.

Shrnout to: Ještě jednou je třeba poznamenat, že popis práce pro sekretářku je individuální dokument, protože pozice sekretářky má mnoho gradací. Každý tajemník, na základě objemu a specifik činností organizace, požadavků manažera a jeho důvěry v sekretářku, rozvíjí svůj vlastní rozsah povinností a práv, různé kombinace kreativních, logických a technických typů práce.

Hlavní inženýr podniku je obvykle považován za pravou ruku ředitele a zástupce pro obchod je levá, ale když není sekretářka nepřítomná, ředitel nemá ruce vůbec.

Pojem sekretář a odrůdy
Pojem "sekretářka" docela široký. V překladu z latiny slovo „secretarius“ znamená „důvěrník“.

Vztah mezi sekretářkou a manažerem je většinou dost důvěřivý a tak to má být, protože povinni úřední mocí.

Pojem sekretářka je dnes poměrně složitý a má mnoho gradací, uvedu příklad některých z nich:
Technický tajemník– pracuje s kancelářskou technikou (fax, multifunkční zařízení, osobní počítač), využívá internet, provádí pokyny od manažerů a zaměstnanců, volá za manažera do firem a institucí, přijímá a odesílá zprávy prostřednictvím komunikace.
Sekretářka recepce– přijímá příchozí dopisy a faxy, e-maily, odpovídá na telefonáty, přeposílá je oddělením nebo konkrétním zaměstnancům a vítá návštěvníky.
Sekretářka úřadu– přijímá a analyzuje korespondenci, provádí pokyny vedoucího a jeho zástupců, typuje dokumenty, vede dokumentaci.
Tajemník-asistent- nejen sekretářka, ale i specialista dobře obeznámený s činností společnosti, která v některých případech může činit některá samostatná rozhodnutí. Zástupce tajemníka připravuje manažerské zprávy, vyhledává potřebnou dokumentaci pro manažera, plánuje manažerovi pracovní den, řeší administrativní záležitosti v rámci své působnosti.
Vedoucí kanceláře– zajišťuje chod celé kanceláře: připravuje podklady pro prezentace, zajišťuje nepřetržitou dopravní obslužnost, přehlednou komunikaci, zajišťuje provoz kancelářské techniky a dostupnost papírenských potřeb. Za vzhled kanceláře odpovídá vedoucí kanceláře, v malé instituci může současně vykonávat funkce personalisty.
V malých komerčních organizacích se sekretářky, ať už se jmenují jakkoli, vyznačují tím, že musí vykonávat univerzální práci.
Povolání sekretářky je snad povolání herce nejblíže. Specifičnost a náročnost práce tajemníka je dána tím, že je neustále na očích, v centru komunikace s vedením, kolegy i klienty. Úsměv, příjemný hlas, upravené vystupování, sebevědomá gesta a dobrá vůle, bez ohledu na náladu, vytvářejí v kanceláři zvláštní atmosféru.

Popis práce tajemníka

Schválil jsem
výkonný ředitel
Příjmení I.O. _________________
"________"_____________ ____ G.

1. Obecná ustanovení

1.1. Sekretářka patří do kategorie technických umělců.
1.2. Tajemník je do funkce jmenován a z ní odvolán příkazem generálního ředitele společnosti.
1.3. Tajemník je přímo podřízen generálnímu řediteli / vedoucímu organizační jednotky společnosti.
1.4. V době nepřítomnosti tajemníka přecházejí jeho práva a povinnosti na jiného funkcionáře, jak je uvedeno v rozkazu organizace.
1.5. Do funkce sekretářky je jmenována osoba, která splňuje tyto předpoklady: vzdělání - vyšší, neukončené vyšší nebo střední odborné, praxe v obdobné práci minimálně šest měsíců, znalost kancelářské techniky (fax, kopírka, skener, tiskárna), Microsoft Kancelářské programy (Word, Excel).
1.6. Tajemník se ve své činnosti řídí:
— legislativní akty Ruské federace;
— Stanovy společnosti, vnitřní pracovní předpisy a další předpisy společnosti;
— příkazy a pokyny vedení;
- tento popis práce.

2. Pracovní povinnosti tajemníka

Tajemník plní tyto úkoly:
2.1. Provádí práce na organizačně technickém zabezpečení administrativní a administrativní činnosti vedoucího.
2.2. Přijímá korespondenci přijatou k posouzení manažerem, předává ji v souladu s rozhodnutím přijatým strukturálním jednotkám nebo konkrétnímu vystupujícímu pro použití v pracovním procesu nebo přípravě odpovědí.
2.3. Přijímá dokumenty a osobní prohlášení k podpisu manažera.
2.4. Odpovídá na telefonní hovory, zaznamenává a přenáší oficiální informace manažerovi, organizuje telefonní rozhovory s manažerem.
2.5. Jménem manažera sepisuje dopisy, žádosti a další dokumenty.
2.6. Provádí práce na přípravě porad a porad konaných vedoucím (shromažďování potřebných materiálů, informování účastníků o čase a místě jednání, programu, jejich registrace), vede a sepisuje zápisy z porad a porad.
2.7. Sleduje plnění vydaných příkazů a pokynů zaměstnanci podniku, jakož i dodržování lhůt pro plnění pokynů a pokynů vedoucího, které jsou pod kontrolou.
2.8. Poskytuje pracovnímu místu manažera potřebné organizační vybavení, kancelářské potřeby a vytváří podmínky vedoucí k efektivní práci manažera.
2.9. Organizuje přijímání návštěv, usnadňuje rychlé projednávání požadavků a podnětů zaměstnanců.
2.10. Formuje soubory v souladu se schválenou nomenklaturou, zajišťuje jejich bezpečnost a předává je do archivu ve stanoveném časovém rámci.
2.11. Organizuje služební cesty pro manažera: objednává letenky a jízdenky na vlak, rezervuje hotely.
2.12.

Plní jednotlivé úřední úkoly od svého přímého nadřízeného.

3. Práva tajemníka

Tajemník má právo:
3.1. Přijímat informace včetně důvěrných informací v rozsahu nezbytném pro řešení zadaných úkolů.
3.2. Předkládejte managementu návrhy na zlepšení vaší práce a práce společnosti.
3.3. Vyžádejte si osobně nebo jménem manažera od útvarů podniku a dalších specialistů informace a dokumenty potřebné k plnění jeho úředních povinností.
3.4. Požadovat od vedení, aby vytvořilo běžné podmínky pro plnění úředních povinností a bezpečnost všech dokumentů vzniklých v důsledku činnosti společnosti.
3.5. Rozhodujte se ve své kompetenci.

4. Odpovědnost tajemníka

Tajemník je zodpovědný:
4.1. Za neplnění a/nebo předčasné, nedbalé plnění úředních povinností.
4.2. Za nedodržení aktuálních pokynů, příkazů a nařízení o zachování obchodního tajemství a důvěrných informací.
4.3. Za porušení vnitřních pracovněprávních předpisů, pracovní kázně, bezpečnostních a požárních předpisů.

Pokud po přečtení tohoto článku nedostanete jasnou odpověď, vyhledejte rychlou pomoc.

Sekretářka je pracovník v kanceláři s širokou škálou povinností od přijímání telefonních hovorů (recepční) až po asistenta vedoucího (osobní sekretářka).

Od moderní sekretářky se obvykle vyžaduje dovednost práce s osobním počítačem, znalost cizích jazyků, komunikační dovednosti, komunikační kultura, dochvilnost a přesnost.

Abyste mohli pracovat jako sekretářka, nepotřebujete mít speciální znalosti nebo schopnosti, jako sekretářku může pracovat každý. Tímto způsobem určitě ne. Chcete-li pracovat jako sekretářka, nemusíte vystudovat vysokou školu, stačí absolvovat specializované kurzy. Sekretářské kurzy pokrývají docela dost: studium obchodní komunikace, etika, rychločtení, praktická psychologie, kancelářský management, kurzy psaní na stroji, těsnopis, získání schopnosti zacházet s kancelářským vybavením, mini-PBX, dovednosti v práci v 1C. Kromě toho psychologové upozorňují na důležitost takových vlastností, jako jsou: schopnost člověka jemně vnímat ostatní a adekvátně reagovat na chování druhých a odolnost vůči stresu. Psychologové nazývají tento soubor vlastností „emocionální inteligencí“. Ne každý to dokáže; na vysoké škole to neučí; nezávisí to na duševní inteligenci člověka.

Sekretářka musí být vysoká, dlouhonohá kráska. Jejím úkolem je vyzdobit kancelář. Tímto způsobem určitě ne. Stačí příjemný vzhled. Vzhledem k tomu, že tajemník je obchodní osobou společnosti. Člověk proto nutně musí mít smysl pro styl a dobrý vkus. Právě schopnost krásně se oblékat, kompetentně mluvit a chovat se ve společnosti v souladu se základními pravidly obchodní etikety tvoří mezi klienty první dojem o firmě. Obchodní partneři, kteří nejprve komunikují se sekretářkou, se na intuitivní úrovni rozhodují, zda budou s touto společností obchodovat či nikoli. Šéf obchodní struktury, kterému jde především o prestiž své firmy, nikdy neumístí do přijímací místnosti krásnou, ale neschopnou dívku. Je vhodné organizovat práci šéfa a kanceláře – jedna z mnoha povinností sekretářky.

Práce sekretářky je snadná. Stačí jen odpovídat na hovory, uvařit si kávu, předložit dokumenty k podpisu. Ne, to není pravda. Zástupci této profese často čelí přesčasům a neustálé reorganizaci svého rozvrhu v souladu s rozvrhem šéfa. Práce sekretářky je často emocionálně vyčerpávající. Když není mnoho práce, což se stává velmi zřídka, jsou často zatíženi další prací, například funkcemi vedoucího kanceláře atd. A pokud má šéf špatnou náladu, první, kdo padne pod horkou ruku, je sekretářka. Dobrá sekretářka je navíc mírotvorcem společnosti, dokáže případné „bouři“ zabránit. To samozřejmě není v návodu k obsluze. Ale míra vztahu mezi sekretářkou a manažerem závisí na schopnosti „zasáhnout“. Kromě toho musí být sekretářka schopna najít společnou řeč s týmem, udržovat hladké, obchodní vztahy se všemi zaměstnanci, aniž by někoho vyzdvihovala. Kromě této zručné psychologické práce patří mezi povinnosti sekretářky vedení obchodní korespondence, plánování pracovního dne šéfa, odpovídání na všechny druhy hovorů, přijímání obchodních partnerů, sledování práce na recepci a někdy i celé kanceláře.

Sekretářka je „pochůzkářkou“ pro plnění „přání“ firmy, postava sekretářky ve firmě není rozhodující. Tímto způsobem určitě ne. Sekretářka, které se podařilo získat autoritu od týmu a šéfa, se stává jakousi „šedou eminencí“, neviditelně, ale výrazně může ovlivňovat práci společnosti jako celku. Manažer se často obrací s prosbou o radu na sekretářku a je to právě asistent, kdo dělá konečné rozhodnutí šéfa. Často je lépe informován o záležitostech společnosti než šéf a jeho zástupci a dokáže včas, správně a vyváženě poradit. Tajemník udává tón každého pracovního dne a nepřímo ovlivňuje manažera. Například dobře organizované pracoviště a včasné dodání potřebných informací usnadňuje šéfovi práci.

Sekretářka nemá žádné možnosti kariérního postupu. Profese neznamená povýšení. Částečně ano. Vedoucí bude mít dobrou sekretářku blízko sebe. Šéf se bude ze všech sil snažit ignorovat požadavky nadřízeného na povýšení, pokud si je svým zaměstnancem jistý a ví, že se na něj lze za každých okolností spolehnout. Profesionalita a obětavost si tedy může ze zaměstnance udělat krutý vtip. Na druhou stranu se tyto vlastnosti mohou stát základem pro kariérní růst. Služební sekretářka se musí podílet na všech procesech ve firmě, a to je velmi důležitá získaná životní zkušenost a skvělý start do budoucna. Existuje mnoho příkladů, kdy se z lidí po práci sekretářky stali podnikatelé, vysocí úředníci a vrcholoví manažeři. Navíc kvalifikovaná sekretářka v naší době může vydělávat docela dobře, na úrovni hlavního top manažera.

Sekretářka je ženská profese. Muži na takových pozicích nepracují. Jako sekretářky pracují většinou ženy. Vysvětluje to skutečnost, že emocionálně jsou ženy flexibilnější, je pro ně snazší se přizpůsobit náladě, zvykům, povaze šéfa, řešit konflikty atd. S povinnostmi sekretářky se však dokážou vyrovnat i muži. Mnoho velkých společností dává přednost zástupcům silnějšího pohlaví a přejmenovává pozici z „sekretářky“ na „asistenta manažera“.

Povolání sekretářky je jednou z nejžádanějších na trhu práce. Ano to je. Každá firma prostě životně potřebuje člověka, který by sledoval veškerou dokumentaci, scházel se s klienty, podával kávu a chránil šéfovu kancelář před nechtěnými návštěvníky. Kromě toho byl „vizitkou“ společnosti.

Jakákoli sekretářka je milenkou manažera, pro kterého pracuje. To je zavedený mýtus. Všichni kolem něj si věří, kromě jeho šéfa a sekretářky. Profesionála odlišuje to, že pokud nechce zmíněný typ vztahu, pak se to nestane. I když kancelářské románky nejsou až tak neobvyklé. Stává se, že šéf a sekretářka spolu tráví spoustu času v práci a procházejí všemi úskalími podnikání, takže mezi nimi často vznikají neformální vztahy. Stávající vzdálenost mezi šéfem a sekretářkou je ale v zájmu firmy lepší nezmenšovat.

Sekretářka se musí neustále usmívat. Ano to je. Nikdo přece nechce vidět smutného, ​​agresivního nebo stydlivého zaměstnance. Pozice sekretářky vás zavazuje chovat se ke každému, kdo se objeví na prahu šéfa, chovat se ke každému laskavě, s úsměvem a zdvořile posílat návštěvy, které si šéf nepřeje. Existují dokonce speciální tréninky, které vás naučí usmívat se, když je potřeba.

Průměrný prodejce zaměřuje svou pozornost na každou jinou činnost, než je ta, která mu vydělává nejvíce peněz. Na školeních se mě málokdy ptají: „Jaký je nejlepší způsob, jak začít konverzaci? Jaká slova mám říct? - ale pokaždé, když se objeví konverzace o studeném volání, slyším: "Co bychom měli dělat, když nám bylo řečeno "ne"?" Právě dovednost kompetentně zahájit konverzaci a navázat kontakt přináší 80 % výsledků a dovednost reagovat na odmítnutí přináší pouze 20 %. Nasměrovat svou hlavní sílu a pozornost na práci s neúspěchy je stejné jako místo cvičení plavání cvičit křičení „Zachraň mě!“ Proto podrobně rozebereme, jak se dostat přes sekretářku.

Všechny způsoby průchodu sekretářkou lze rozdělit do tří typů.

1. Poctivé triky jsou založeny na naší důvěře a přístupu, znalosti obchodních procesů a dalších rysů práce jak samotného tajemníka, tak společnosti jako celku.

2. Techniky s prvky klamání nebo manipulace na základě určitého zkreslení sekretářky. Nejsem příznivcem těchto technik, ale existují a fungují, takže stojí za řeč.

3. Techniky s prvky intrik a rozbití vzoru- techniky, ve kterých naše slova nezapadají do sekretářova myšlenkového modelu, jeho „program“ selže a on nás nechá projít.

První poctivý způsob, jak se dostat přes sekretářku, je zjistit si předem jméno osoby s rozhodovací pravomocí. Je to tak jednoduché, že to mnoho lidí nedělá! Znalost jména je jedním z hlavních klíčů ke kontaktování osoby s rozhodovací pravomocí!

Existuje několik jednoduchých způsobů, jak zjistit jméno.

Metoda číslo 1. Příprava. Při přípravě na hovor můžete zjistit jméno osoby s rozhodovací pravomocí na webových stránkách společnosti, v jejích zprávách nebo v médiích.

Metoda číslo 2. Volání kolegovi, nebo metoda dvou hovorů. Váš kolega nejprve zavolá vašemu kontaktu, zjistí jméno osoby s rozhodovací pravomocí, předá ji vám a vy zavoláte pomocí jména osoby s rozhodovací pravomocí. Mimochodem, váš kolega by měl hovor uskutečnit co nejefektivněji a být připraven ho dotáhnout do konce, pokud bude nečekaně spojen s osobou s rozhodovací pravomocí ☺. Hovor od kolegy vypadá standardně:

– Dobré odpoledne Igor Stalevarov, společnost Unistream. Spojte se prosím s ředitelem.

- A v jaké záležitosti?

– K otázce spolupráce. Rádi bychom Vám dodali naše produkty.

- Zasílat informace e-mailem.

– Ano, dobře, jsem připraven nahrávat!(Zapíše e-mail.)

– Jak se jmenuje režisér? Uvedu poznámku, že informace jsou pro něj. (Nebo „Na koho jméno mám ten dopis poslat?“)

- Andrej Ivanovič Ipatov. (Zapíše jméno).

– Díky moc! Kdy vám mám zavolat s výsledky?

– Volejte v pátek po druhé.

– Ano, dobře! Vše nejlepší!

Takže váš kolega zjistil jméno ředitele, nyní za pár hodin můžete zavolat. Samozřejmě je vhodné, aby váš kolega vymyslel pro firmu jiný název, aby při zavolání sekretářka nepochybovala. Někdy zkušený asistent odpoví na otázku: „Jak se jmenuje režisér? Komu mám ten dopis poslat?" odpoví: „Napište na název firmy. Pořád ke mně přijde." V tomto případě váš pokus selhal.

Metoda číslo 3. Volá místní policista. V tomto případě jde samozřejmě o manipulaci. Na webu se podíváte na právní adresu firmy, zavoláte okrsku pro tento okres a zjistíte jméno rozhodovatele. Stává se, že u nás se většina lidí chová k orgánům činným v trestním řízení s určitým strachem a nejprve odpovídá na jejich otázky a až poté přemýšlí proč. Sekretářka většinou není výjimkou. Hlavní je, že musíte znát pozici rozhodovatele a předem vymyslet jakékoliv jméno a příjmení ředitele. Hovor je krátký, provedený naprosto vážným, ale lhostejným tónem, bez zbytečných slov, emocí a uctivých slov, která obyčejní lidé používají:

– Okresní policista pro takový a takový okres je Gordeev! Uveďte, prosím, jméno a příjmení vašeho režiséra (pauza), Sergey Leshchinsky? (Pauza.)

- Ne. Ipatov Andrej Ivanovič. (Počkat.)

– Ano, Ipatov Andrej Ivanovič. Děkuji. (Zavěsí.)

Ve většině případů tajemník bez váhání nadiktuje jméno osoby s rozhodovací pravomocí. Navíc můžete stejným způsobem požádat o přímé číslo, protože jste „požádali“ o pomoc místního policistu.

Metoda číslo 4. Volá daňový inspektor. Technika zcela opakuje předchozí, ale provádí se jménem daňového inspektora.

– Číslo daňového inspektora takového a takového okresu Gordeev. Tohle je Unistream LLC, že?

- Ano proč?..

– Kontrola podrobností: jste Unistream LLC, adresa sídla 5th Stolbovaya Street, 7, a v současné době jste ředitelem společnosti Sergey Ivanovič Leshchinsky?(Zavoláme jakékoli příjmení a jméno.)

Ne, ne. (Nebo hned řekne správné jméno a příjmení.)

– Takže to musíme napravit... Kdo?

– Ipatov Andrej Ivanovič. (Počkat.)

– Takže, já-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Je jeho telefonní číslo stále stejné?

– Nadiktujte, zkontroluji.

– Sedm set dvacet tři... (Sekretářka nadiktuje číslo.)

– Ano. To je správně. Děkuji!

Metoda číslo 5. Volá vaše sekretářka. Je výhodnější provádět tuto techniku ​​s pomocí partnera. Váš kolega by měl zavolat jménem vaší osobní sekretářky společnosti, o kterou máte zájem. Vaše postavení se tak dostává na stejnou úroveň jako její šéf a pro „vaši sekretářku“ je mnohem snazší se s jejím kolegou dohodnout. Může buď zjistit jméno osoby s rozhodovací pravomocí a domluvit si vaši schůzku nebo, pokud potřebujete, čas vašeho hovoru jejímu šéfovi, pak bude kontakt očekáván a nebude chladný!

Jak by to mohlo vypadat:

– Dobré odpoledne, společnost Unistream, asistentka ředitele Světlana Ivanova. Rád bych si domluvil schůzku (kontakt) mého ředitele s Vaším. Kdy je vhodné to udělat?

– Dobrý den!.. Můžete prosím objasnit, kdo jste a v jaké záležitosti?

– Jsem asistentem Sergeje Vladimiroviče Nikiforova, ředitele společnosti Unistream, plánujeme s vámi určité projekty a můj ředitel mi dal pokyn, abych si domluvil schůzku s vaším ředitelem, kdy to bude vhodné? Sergej Vladimirovič má čas například zítra odpoledne. Co máš?

- To je správně. Nech mě se na to podívat. V 16:00 můžete. Jak vás zaregistrovat?

– Unistream, Sergej Nikiforov. Mimochodem, jak se správně jmenuje váš režisér?

– Ipatov Andrej Ivanovič.

- Ano, Ipatov Andrej Ivanovič. Pokuta. To znamená, že zítra s vámi bude Sergej v 16:00. Vše nejlepší.

Samozřejmě musíte mluvit s naprostou důvěrou, jako byste vy (nebo váš kolega) byli ve skutečnosti asistentem a neměli jste „starosti“ o žádné problémy s připojením.

Je důležité si uvědomit, jak funguje fráze „plánujeme s vámi určité projekty“. To je přesně ten případ, kdy neříkáme pravdu, ale tajemník rozhoduje sám za sebeže už spolupracujeme. Alespoň se tak může rozhodnout, protože fráze se říká v přítomném čase – „plánování“ a vágně – „určité projekty“. Zároveň to vypadá velmi efektně.

Metoda číslo 6. Zavolejte přímo třetí straně. Tato metoda je založena na "Přípravě". Když si prostudujete web potenciálního klienta, občas na něm najdete jména, příjmení a telefonní čísla některých zaměstnanců. Můžete zavolat jednomu z nich, popovídat si a získat jméno ředitele, doporučení od „třetí strany“ nebo možná rovnou kontaktovat toho, kdo rozhoduje:

- Sergej Ivanovič?

– Sergej Ivanoviči, dobrý den, jmenuji se Sergej Nikiforov, společnost Unistream. Hledám člověka, který u vás nakupuje, podíval jsem se na informace na vašem webu a usoudil jsem, že jste to možná vy (pauza).

- Ne, ne. Asi nějaká chyba...

– Sergeji Ivanoviči, prosím, pomozte mi, kdo má na starosti vaše nákupy? Plánujeme s vámi spolupracovat a je důležité, abych si nyní ujasnil některé otázky.

Připomínám, že třetí strana není zatížena tíhou odpovědnosti, a pokud zníme příznivě, nic nám nebrání v přijímání informací.

– Toto je Andrey Nikolaevich, obchodní ředitel, on rozhoduje, a pak manažeři řeší technické záležitosti.

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Jak ho mohu snadněji kontaktovat?

- Tak. Teď vám řeknu... 975 31 10, dostanete se k sekretáři Andreje Nikolajeviče.

– Chápu, děkuji, Sergeji Ivanoviči! Mohu říci, že jste mi doporučil, abych ho kontaktoval?

- Pro rány boží.

- Mimochodem, jak se jmenuje ta sekretářka?

- Albina.

– Děkuji mnohokrát, Sergeji Ivanoviči!

Zjistili jsme tak jméno rozhodovatele, jméno sekretářky a také dostali pseudodoporučení, která pomohou s Albinou komunikovat. Někdy se může třetí strana sama spojit přímo s osobou s rozhodovací pravomocí. Pak má smysl říkat jednu větu jinak:

– Je to jasné: Andrej Nikolajevič. Jaké je jeho příjmení?

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Sergeji Ivanoviči, můžete mě spojit s Andrejem Nikolajevičem?

Samozřejmě nikdy není 100% záruka, že se třetí strana bude moci připojit, ale pamatujte, že u studených hovorů, stejně jako u aktivního prodeje, Důležité je využít všechny možnosti! Nikdo nezrušil pravidlo statistiky!

závěry

1. Všechny způsoby průchodu sekretářkou lze rozdělit do tří typů.

- Upřímně.

– S prvky klamání nebo manipulace.

– S prvky intrik a rozbíjení formy.

2. Prvním krokem je zavolat osobě s rozhodovací pravomocí – zjistěte si jméno předem. Nyní máme alespoň šest způsobů, jak zjistit jméno.

Kancelář může fungovat bez šéfa, ale ne bez sekretářky.

Jane Fondová

Povolání sekretářky je dnes jednou z nejžádanějších. Ještě před několika lety společnost obvykle potřebovala pouze jednoho jediného tajemníka. Jedna osoba dělala vše, včetně přijímání hovorů, distribuce práce, například celého vozového parku, tisku dokumentů, čaje a kávy pro návštěvníky a organizace pracovního dne šéfa.

S tolika povinnostmi ve velkých a dokonce i středních firmách se dnes jednoduše nedá zvládnout sám. Existuje mnoho společností, kde všechny sekretářské povinnosti vykonává jeden zaměstnanec, zatímco v jiných organizacích je celé oddělení tajemníků, které řídí vedoucí sekretariátu, vše závisí na velikosti společnosti, jakož i na specifikách svých aktivit.

Snažili jsme se zvýraznit a roztřídit všechny stávající sekretářské pozice v závislosti na vykonávaných funkcích a místě zaměstnance v organizační struktuře.

Pokud předpokládáme, že firma zaměstnává maximální počet sekretářek, pak může práce sekretariátu vypadat takto.

Personál telefonních operátorů volá potenciálním zákazníkům nabízejícím zboží nebo služby. Zároveň je tu proud hovorů od klientů, protože firma inzeruje v médiích. Tyto hovory přijímá telefonní sekretářka a s volajícím je domluvena schůzka. Když návštěvníci dorazí do kanceláře, přivítá je recepční, která klienty doprovodí do speciální místnosti. Tam mu pozorný správce kanceláře nabídne čaj nebo kávu, zatímco návštěva čeká na přijetí. A pokud se v určitou chvíli zastaví proud klientů, pak správce uklidí pokoj pro návštěvníky, rozloží časopisy a zalije květiny. Zároveň je zde business office manager, který expeduje kurýry a řidiče, hlídá dostupnost kancelářských potřeb, kontroluje fungování kanceláře. Každý manažer má svého osobního tajemníka a vyšší manažeři mají také asistenty tajemníka a osobní asistenty. Pro dokreslení lze přidat PC operátory, kteří vyplňují databáze, tisknou veškerou dokumentaci, ceníky, brožury, brožury s neustále aktualizovanými informacemi, ale i sekretářky a referenty podílející se na vedení dokumentace, účetnictví a archivaci. Veškeré sekretářské služby řídí vedoucí oddělení sekretariátu.

A to není úplný výčet sekretářských pozic, zkusme tedy zkombinovat nejbližší specializace do určitých základních skupin, se kterými se v praxi nejčastěji setkáváme, a to:

telefonní operátor;
sekretář recepce/administrátor/sekretářka recepce;
tajemník odboru;
asistent tajemníka;
vedoucí kanceláře/vedoucí sekretariátu;
osobní asistent/osobní asistent.

Telefonní operátor

Toto je možná nejníže placená, ale nejžádanější pozice ze všech kancelářských služeb. Pro tuto pozici existuje mnoho dalších názvů, například zaměstnanec, často zaměstnanec, pro práci na telefonu, manažer pro vyjednávání, dispečer na telefonu atd.

Hlavní odpovědností takového zaměstnance je práce s příchozími nebo odchozími hovory. Práce zpravidla nezahrnuje přímý zákaznický servis nebo úkoly řízení.


, schopnost zvítězit během telefonického rozhovoru
prodejní dovednosti po telefonu

Typické vlastnosti:

Hovory od klientů a zákazníků organizace;
- výzvy zaměstnancům organizace s dalším přeposíláním;
- volání zaměstnanců organizace zapojených do výrobních cyklů.

2. Provádění prodeje po telefonu s odchozími hovory nebo s příchozími hovory od klientů.

3. Předání referenčních informací telefonicky.

4. Zobrazení výsledků příjmu telefonních hovorů ve specializovaných programech pro organizování:

Záznam zákaznických informací;
- Výsledky prodeje;
- reklamní zdroje volání;
- atd.

Podobná pozice obvykle existuje ve velkých společnostech nebo ve společnostech zaměřených na velký tok klientů (servis, help desk a další služby). Výčet požadavků na tohoto zaměstnance je malý a většinou se omezuje na příjemný hlas a chuť pracovat.

Sekretářka recepce/administrátor/sekretářka recepce

Tento název pochází z názvu administrativní recepce, za kterou se nachází pracoviště sekretářky. Odtud rozmanitost pravopisu a výslovnosti: recepční, recepční, stejně jako samotný název profese, recepční. Zpočátku takové pozice, stejně jako samotné recepce, existovaly pouze v hotelech a kosmetických salonech. Nyní v mnoha kancelářích, kde aktivně pracují s návštěvníky, je takový člověk potřeba. Dispečer, služební tajemník, telefonní tajemník atd. mají podobné povinnosti.

Volné místo sekretářky recepce otevírají společnosti, jejichž kanceláře přijímají velké množství telefonátů a mnoho návštěvníků. Na pozici sekretářky recepce jsou proto obvykle zvány dívky s dobrým vzhledem.

Základní požadavky:

Spolehlivé používání počítačů a kancelářského vybavení
znalost cizích jazyků je volitelná
dobré komunikační schopnosti

Typické vlastnosti:

1. Přijímání hovorů v ruštině a/nebo cizích jazycích:

Od klientů a zákazníků organizace
- hovory zaměstnancům organizace s dalším přesměrováním

2. Setkání a registrace návštěvníků na recepci

3. Příjem dopisů, faxů, elektronické dokumentace
4. Provádí některé další drobné úkoly od vedení. V některých případech vede statistiky, přijímá hotovost, vyplňuje formuláře dokumentů, tiskne dopisy (aniž by je sám sepisoval).
Nejčastěji se tato pozice nachází u zahraničních společností a ruských firem zaměřených na zahraniční klientelu. Jedním z hlavních požadavků na uchazeče o toto volné pracovní místo je zpravidla znalost cizího jazyka alespoň na dobré konverzační úrovni.

Tajemník oddělení

Sekretářka pracující jako součást strukturální jednotky společnosti (oddělení, divize, sektor atd.), často mající speciální znalosti týkající se specifik práce příslušné strukturální jednotky.

Základní požadavky:

Spolehlivé používání počítačů a kancelářského vybavení

vysokoškolské vzdělání je žádoucí nebo speciální znalost týkající se specifik práce příslušné stavební jednotky
znalost cizích jazyků pro zahraniční firmy
dobré komunikační schopnosti

Typické vlastnosti:

1. Přijímání hovorů, odpovídání na standardní požadavky v rámci práce této strukturální jednotky, předávání hovorů konkrétním zaměstnancům.
2. Setkání s návštěvníky.
3. Nákup kancelářských potřeb.
4. Provádění kancelářských prací konstrukční jednotky.
5. Prohlížení pošty, výběr a strukturování potřebné korespondence.

Tato pozice se nachází pouze ve velkých společnostech se strukturálními divizemi nebo mnoha odděleními.

Tajemník-asistent

Asistent sekretářky se více zaměřuje na práci mimo firmu, to znamená, že plní příkazy svého šéfa ohledně komunikace s klienty a partnery, takže je po něm vyžadována znalost cizích jazyků. Působnost tajemníka manažera zahrnuje otázky související s procesy probíhajícími ve společnosti, tj. plní úkoly týkající se společnosti samotné a jejích zaměstnanců.
Tato sekretářka podobně jako osobní asistentka pracuje s jednou osobou, nejčastěji se však jedná o druhé osoby společnosti (zástupci ředitele, viceprezidenti, vedoucí oddělení a oddělení atd.). Také asistent tajemníka může pracovat s první osobou, aniž by vykonával zástupce a některé další funkce osobního asistenta.

Základní požadavky:

vysokoškolské vzdělání
Rok praxe na obdobné pozici
pečlivost, zodpovědnost, schopnost učit se
Spolehlivé používání počítačů a kancelářského vybavení

Typické vlastnosti:

1. Samostatné psaní dopisů.
2. Sledování plnění dokumentů a úkolů podřízených bezprostřednímu vedoucímu strukturální jednotky (jednotek).
3. Sestavení rozvrhu práce manažera.
4. Kontrola a příprava informací pro manažera.
5. Vypracování analytických poznámek a certifikátů pro šéfa.
6. Příprava a podpora jednání.

Vedoucí kanceláře/vedoucí sekretariátu

Kancelář je jakýmsi správcem kanceláře. Kromě obvyklých sekretářských povinností může být pověřen koordinací činností řady služeb společnosti (například automobilový průmysl) a prováděním pokynů zaměstnanců, a to jak vedoucích, tak řadových zaměstnanců. Tato pozice vyžaduje více nezávislosti než pozice jednoduché sekretářky nebo recepční. Kancelář má právo provádět určité projekty v rámci své působnosti (studium nových produktů a služeb, zlepšování systémů práce společnosti). A také je to často tato sekretářka, která je pověřena odpovědností za organizaci firemních akcí, konferencí, rozvoz obědů do kanceláře atd.

Základní požadavky:
vysokoškolské vzdělání
Spolehlivé používání počítačů a kancelářského vybavení
zodpovědnost, energie

Typické vlastnosti:

1. Zajištění chodu kanceláře (organizace nákupu psacích potřeb, rozvoz vody, sledování dostupnosti papíru v tiskárnách, kopírkách a mnoho dalšího).

2. Řešení administrativních záležitostí (pronájem budovy, uklízečky, řidiči, sekretářky a mnoho dalšího).
3. Zavádění nových forem organizace práce.
4. Zastupitelské pravomoci (ve státních úřadech atd.).
5. Výběr, řízení a školení podřízených pracovníků.
Pozice je typická spíše pro společnosti s velkými kancelářskými prostory.
Vedoucí sekretariátu se nachází pouze ve velkých společnostech s minimálně 58 sekretářkami v kanceláři.

Osobní asistent/osobní asistent

Jedna z nejzodpovědnějších sekretářských pozic, vyžadující akrobacii a profesionalitu. Dobrý asistent, kromě svých odborných znalostí a dovedností, musí mít velmi rozvinuté analytické schopnosti, být samostatný v rozhodování, a co je nejdůležitější, musí být velmi dobrým psychologem a znát charakteristické návyky svého šéfa o nic horší než jeho blízcí příbuzní. . Všechny dokumenty, které procházejí asistentem a jdou na stůl manažera, musí být bezvadné. Znalost obchodní etikety je na této pozici velmi žádaná. To, jak se bude osobní asistent na obchodních schůzkách chovat, určuje, jak budou účastníci této schůzky manažera vnímat.
Jinými slovy, je to nepostradatelný asistent, který si je vědom všech pracovních problémů a problémů svého manažera. Předpokládá se, že tato sekretářka pracuje výhradně s první osobou. Hlavním úkolem takového specialisty je stát se „pravou rukou“ svého šéfa, ušetřit mu velmi nákladný pracovní čas a co nejvíce mu ulevit od těch rutinních záležitostí a problémů, které profesionální, kvalifikovaná sekretářka snadno zvládne.

Základní požadavky:

psychologická kompatibilita s vůdcem
vysokoškolské vzdělání
Dva roky praxe na obdobné pozici
pečlivost, zodpovědnost, schopnost učení, mimořádná zdvořilost
Spolehlivé používání počítačů a kancelářského vybavení

Typické vlastnosti:

1. Koordinuje jednání manažera.
2. Samostatně sestavuje dokumenty.
3. Připravuje podklady pro jednání a jednání.
4. Připravuje analytické poznámky a certifikáty.
5. Vede zápisy z jednání, jednání, jednání akcionářů a představenstva.
6. Podle potřeby překládá z cizího jazyka.
7. Připravuje pro manažera pracovní cesty (výběr, rezervace hotelů, jízdenky, taxi atd.).
8. Předkládá pouze svému přímému nadřízenému. Ve vzácných případech může být jeho práce koordinována vedoucím kanceláře.

Platová úroveň tajemníků závisí na požadavcích na znalosti, zkušenosti, dovednosti a kvalifikaci, které jsou na tajemníka kladeny. Nelze také nezohlednit finanční situaci konkrétní společnosti a politiku, kterou uplatňuje ohledně platů svých zaměstnanců.
Úroveň platů sekretářů je obvykle ovlivněna následujícími faktory:

  • znalost jednoho nebo více cizích jazyků;
  • zkušenosti na obdobné pozici;
  • přítomnost vysokoškolského vzdělání;
  • speciální dovednosti potřebné pro konkrétní pozici a také znalost speciálních počítačových programů;
  • požadavky na vzhled kandidátů.

Níže je uveden průměrný plat pro sekretářky v Moskvě v závislosti na pozici a výše uvedených faktorech ovlivňujících výši platů.