Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash, shu jumladan. Ofis bilan ta'minlash. Va bu muvaffaqiyatli ofis ishi uchun zarur bo'lgan tadbirlarning to'liq ro'yxati emas.

Ofis buyumlari bilan ta'minlash kompaniya rahbariyati oldida turgan eng muhim vazifalardan biridir. Kompaniyaning muvaffaqiyatli ishlashi bilvosita uning qulay ish uchun zarur bo'lgan barcha vositalar bilan qanchalik yaxshi ta'minlanganligiga bog'liq.

Turli resurslar bilan ta'minlash hisoblanadi muhim maqola e'tibor berishga arziydigan xarajatlar. Har qanday xo'jayin pulni oqilona sarflashni xohlaydi va ortiqcha to'lashni xohlamaydi, ofis hayoti uchun foydasiz bo'lmagan katta miqdorda pul sarflaydi.

Shubhasiz, siz kechqurun bo'sh shkaflarni tozalaydigan Parasha xola yuvish vositalarini isrof qiladigan vaziyatga duch kelgansiz - u shunchaki yo'qoladi. U uyiga bir-ikki shisha olib ketayotgandir. Va Parashina kvartirasining tozaligi uchun pul to'lashingiz shart emas.

Shu sababli, ofisning hayotiy ta'minoti bilan bog'liq xarajatlarni optimallashtirish va bunday suiiste'mollarni istisno qilish kerak. Keling, bir nechtasini ko'rib chiqaylik oddiy maslahatlar ushbu muammolarni engishingizga yordam berish uchun.

Kengash raqami 1. Muhim va qolganlarini kerak bo'lganda kuzatib boring

Hayajonlanish va qimmatbaho energiyani mutlaqo ahamiyatsiz narsalarga sarflashning hojati yo'q. Hamma narsani nazorat qilish mumkin emas. Shuning uchun, faqat haqiqatan ham muhim xarajatlar moddalariga e'tibor qaratish lozim.

Ko'pgina iqtisodiy hisob-kitoblarda Paretto printsipi ajoyib ishlaydi. Siz uni bilsangiz kerak. Unda aytilishicha, bizning barcha xarajatlarimizning 80 foizi ofisning ishlashi uchun muhim bo'lgan sotib olingan resurslarning atigi 20 foiziga to'g'ri keladi.

Shuning uchun, keyingi barcha maslahatlar, birinchi navbatda, sotuvda issiq pirojnoe kabi tarqalgan va sizning byudjetingizdan ko'p pul olib keladigan asosiy sarf materiallariga tegishli bo'ladi.

Kengash raqami 2. Resurslarni oqilona tanlang

Ofis menejerlari odatda xaridlarga qanday yondashadilar? To'g'ri, ular etkazib beruvchilarning narxlarida eng arzon narsalarni tanlaydilar. Kompaniyaning pullarini tejash istagi tahsinga sazovor. To'g'ri, ko'pincha bunday tashabbus pulni tejashni qat'iy tavsiya qiladigan boshliqlardan keladi.

Va bu noto'g'ri! Chunki eng past narxni tanlashda biz taqdim etilayotgan materiallar sifatiga e'tibor bermaymiz. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, arzon resurslar tezroq iste'mol qilinadi, ya'ni ular tez-tez sotib olinadi, ya'ni. jamg'armalar soxta bo'lib chiqadi.

Oddiy misol. Suvli mustahkamlikdagi suyuq sovun 200 marta yuvish uchun mo'ljallangan. Shu bilan birga, atigi 25% ga qimmat bo'lgan bir xil miqdordagi qalin sovun 400 marta yuvish uchun etarli. Endi o'zingiz javob bering, qaysi birini sotib olish foydaliroq?

Kengash raqami 3. Ko'p etkazib beruvchilar bo'lmasligi kerak

Pulni tejashga qaratilgan yana bir noqulay urinish - bu sotib olish operatsiyalari sonining ko'payishi. Ko'pincha bitta etkazib beruvchining tovarlarning bir toifasi uchun, ikkinchisi esa boshqasi uchun qulay narxlarga ega bo'lishi sodir bo'ladi. Va bu erda yana shubhali manfaatlar uchun poyga boshlanadi.

Bir kompaniyadan suv va yuvish vositalarini, boshqasidan qog‘oz sochiqni, uchinchisidan kantselyariya tovarlarini ulgurji olib ketamiz. Shu bilan birga, hujjatlar soni ortib bormoqda. qat'iy javobgarlik buxgalterlar uchun ofis menejerlari etkazib beruvchilar bilan muloqot qilish uchun ko'proq energiya sarflashadi.

Bunday “optimallashtirish” natijasida boshingiz og‘riyapti, xodimlarning e’tiborini ko‘p mayda-chuydalarga tarqatasiz. Nazorat zaiflashmoqda va ko'plab etkazib beruvchilar aldashni va aldashni boshlaydilar. Shuning uchun, bir nechta juda "arzon" emas, balki ishonchli sheriklarni tanlang.

Kengash raqami 4. Iste'mol stavkalarini belgilang

Agar siz keraksiz chiqindilarni yo'q qilishga qaror qilsangiz, mashhur bo'lmagan, ammo kerakli yechim. Hech kim sizga, masalan, hojatxona yaqinidagi bitta xodim uchun hojatxona qog'ozi va suyuq sovun uchun ta'til standartlarini belgilashni maslahat bermaydi, yo'q.

Shunchaki, bir hafta ichida (odatda shunday muddat talab qilinadi) siz sarf materiallari nima uchun ishlatilishini, ularning qanchasi talab qilinishini va xodimlarning qaysi biri ulardan haddan tashqari foydalanishini eksperimental tekshirishingiz kerak.

Natijada, tayanib miqdoriy xarakteristikalar ofis ehtiyojlari uchun siz xarajatlarni rejalashtirishingiz, qat'iy talab qilinadigan materiallarni sotib olishingiz, ularning iste'molini nazorat qilishingiz va o'g'irlikning oldini olishingiz mumkin.

Faqat haddan oshmang! Iste'mol stavkalarini belgilash iste'molni cheklashni anglatmaydi. Xodimlar ish va qulay ish uchun qancha kerak bo'lsa, shuncha ko'p "sarflanadigan materiallar" ni olishlari kerak. Ko'p emas, kam emas.

Kengash raqami 5. Maxsus texnik vositalardan foydalaning

Ofisni ijaraga olish, agar shartnomada boshqacha qoida nazarda tutilgan bo'lmasa, odatda kompaniya boshqaruviga mutlaqo bo'sh binolarni - infratuzilma, mebel va kompyuterlarsiz o'tkazishni o'z ichiga oladi. Bosslar ishlash uchun barcha jihozlar va resurslarni mustaqil ravishda sotib olishadi.

Odatda, hech kim sarf materiallari bilan bog'liq bo'lgan texnik qurilmalarga e'tibor bermaydi. Biroq, ularning o'rnatilishi eng ko'p eng yaxshi yo'l dozalash va iste'mol stavkalarini nazorat qilish.

Hatto eng oddiy dispenser ham shishaga o'rnatilgan suyuq sovun, tez sarf-xarajatlarni bartaraf qiladi. Cheklovsiz xodimlar yuzlarini yuvishda qo'llariga suyuqlik quyish ehtimoli ko'proq. Va agar sizda bo'lsa, hech kim dispenserni ikki yoki uch marta bosmaydi.

Xulosa

Hisob-kitoblar shuni ko'rsatadiki, vakolatli tejash sarf materiallari o'rtacha kompaniyaga bir yil davomida mablag'ni tejash imkonini beradi, bu ikki xodimning ekzotik mamlakatga oylik ish safari uchun etarli bo'ladi.

Bizning maslahatimiz nafaqat raqamlar va hisob-kitoblar bilan ehtiyotkorlik bilan ishlashni, balki odamlarni tarbiyalashni ham o'z ichiga oladi. Xodimlarda tejamkorlikni singdiring, resurslardan ongli ravishda foydalanishga o'rgating, shunda kun tartibidagi bitta bosh og'rig'i kamroq bo'ladi.

Biz kotib yoki menejer yordamchisining tipik mas'uliyatini aniqlash juda qiyinligini bir necha bor eslatib o'tgan edik. Ko'p narsa kompaniyaning ko'lamiga, uning hajmiga, boshning tasavvuriga bog'liq va amalda hech narsa bilan tartibga solinmaydi. Bundan tashqari, kasbning o'zida bo'linish mavjud bo'lib, amaliyot shuni ko'rsatadiki, ishchilar va ish beruvchilar tomonidan boshqacha tushuniladi.

Kotiblarning o'zlari farqni, ba'zan intuitiv ravishda his qilishadi, shuning uchun forumlarda kim "muhimroq", kasbda qanday ierarxiya mavjud va ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori bosqich nima bo'lishi haqida bahslar susaymaydi. Bu masalada hamkasblarim haligacha konsensusga ega emas.

Shunga qaramay, agar bu ko'p nomlar mavjud bo'lsa, ular tasvirlaydigan hodisalar ham mavjud bo'lishi kerak.

Keling, ma'muriy lavozimlarni tasniflashning barcha nozikliklarini tushunaylik.

Tushunchalarni tushunish

Keling, asosiy ma'muriy lavozimlarni sanab o'tamiz: "kotib", "yordamchi", "kotib-yordamchi", "menejer yordamchisi", "qabulxonadagi kotib", "ofis menejeri". Ularni batafsil ko'rib chiqishdan oldin, keling, ushbu pozitsiyalarning har biri nimani anglatishini tushunib olaylik.

Vikipediya "kotib" lavozimini belgilamaydi. Unda faqat quyidagi ta'rifni o'z ichiga olgan "Kotib yordamchisi" maqolasi mavjud: kotib yordamchisi- telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilishdan (resepsiyonist) menejerning yordamchisiga (shaxsiy kotib) qadar keng mas'uliyatli ofis xodimi.

Bu erda kotib yordamchisi bajaradigan vazifalar ro'yxati:

menejerga qo'ng'iroqlarni qabul qilish;
hujjatlar bilan ishlash: ahamiyatini aniqlash, tayyorlash, hisobga olish, tarqatish, qabul qilish, saqlash, tizimlashtirish;
tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni rejalashtirish va tayyorlash;
boshliqning ish jadvalini rejalashtirishda yordam berish, ba'zan - mehmonxonalar va aviachiptalarni bron qilish;
tayyorlashda ishtirok etish biznes muzokaralari;
ish yuritish va ofis hayoti uchun zarur bo'lgan boshqa narsalarni buyurtma qilish, ba'zan - menejerni mahsulotlar bilan ta'minlash.

Ushbu maqolani o'qib chiqqandan keyin aniq bir aniqlik yo'q edi. Biz hammamiz bilamizki, mas'uliyat doirasi keng va yuqoridagi ishlarni ham kotib, ham menejer yordamchisi bajarishi mumkin. Bundan tashqari, bu bizning kasbimizning odatiy vakillari bajarishi kerak bo'lgan mas'uliyatning yarmidan uzoqdir. Yoki bu butun kasblar guruhining umumiy nomidir? Aksariyat odamlar "kotiba" haqida hech qanday prefikssiz eshitishlari dargumon.

"Sekretar" so'zi siz bilganingizdek, lat so'zidan kelib chiqqan. sir("Sir, sir"). Qadimgi Rimda proksilar kotiblar deb atalgan. Xulosa: kotib jamoatchilikka oshkor etilishi mumkin bo'lmagan ma'lum ma'lumotlarga kirish huquqiga ega va o'z vazifalarini bajarish uchun u menejerning ishonchini qozonishi kerak.

"Referent" so'zining kelib chiqishiga kelsak, bu nom ham lotincha - "ko'paytirish, muloqot qilish". Demak, bu odam ma'lumotlar bilan ishlaydi. Umuman olganda, so'zlarning kelib chiqishi shubhasiz bilan bog'liq zamonaviy kasb, lekin sababini to'liq tushuntirmaydi bu xodim tashkilot bilan shug'ullangan.

Xulosa qilib aytadigan bo'lsak: ko'pchiligimiz bir xil kotiblar-referentlarmiz. Biroq, shtat jadvalida va ish kitobi Bu juda kamdan-kam hollarda aks etadi: ko'plab hamkasblarim boshqacha "chaqiriladi".

Chalkashmaslik uchun

Kotibqabul qilish- ommaviy ongda qo'ng'iroqlar va yozishmalarni qabul qilish va tarqatish bilan bog'liq bo'lgan pozitsiya. Ba'zan bunday xodimlar tashrif buyuruvchilarni dastlabki qabul qilishni amalga oshirishi mumkin. Kotiblik lavozimlari orasida bu yagona bo'lib, uning nomidan nima qilish kerakligi darhol aniq bo'ladi. Garchi, albatta, istisnolar mavjud.
Offis menedjeri ingliz tilidan olingan iz qog‘ozidir. idora menejer, ya'ni. offis menedjeri. Uning asosiy vazifalari yagona idora va uning xodimlarining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun ma'muriy, moliyaviy va boshqa resurslarni boshqarishdir. Ofis menejeri kichik boshqaruv lavozimlaridan biridir.
Bunday xodimning bo'ysunishi haydovchilar, farroshlar va ko'pincha kotiblar bo'lishi mumkin. Ofis menejeri ofis va uning xodimlarining hayotiy ta'minoti uchun javobgar bo'lganligi sababli, ko'pchilik bu lavozimni menejer lavozimiga o'xshash deb hisoblaydi. Ularning shunga o'xshash mas'uliyatlari juda oz, lekin Xudo sizni chalg'itishingizdan va ofis menejerini qo'riqchi deb chaqirishingizdan saqlasin! Ikkinchisida uyatli narsa yo'q, lekin ofis menejerining mas'uliyat darajasi ancha yuqori va yuqori malaka talab qiladi.
Boshqaruvchi yordamchisi- ko'pchilik ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori qadam deb hisoblaydigan lavozim. G'arb kompaniyalarida bu lavozim ko'pincha "shaxsiy yordamchi" kabi eshitiladi (ingliz tilidan so'zma-so'z tarjimasi). shaxsiy yordamchi). Menga an'anaviy versiya ko'proq yoqadi, chunki lavozim nomi uning butun mohiyatini o'z ichiga oladi. Yordamchi - "yordam" so'zidan. Rahbarning yordamchisi o'z rahbariga o'z vazifalarini bajarishga yordam beradi. Yordamchi funktsiyalarga aniq nima kiritilishi ko'p omillarga bog'liq.

Shunday qilib, rasmiy ravishda bir xil lavozimni egallagan ikki mutaxassisning mas'uliyati tubdan farq qilishi mumkin: ulardan biri hujjatlar bilan ishlaydi, telefon qo'ng'iroqlarini tarqatadi va tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi, ikkinchisi esa boshqaruv yig'ilishlarida qatnashadi va muhim qarorlar qabul qilish huquqiga ega. Aytgancha, bu ikkalasi ham yirtilgan tugmachalarni tikishayotganini va o'z rahbarining bolalari uchun enaga izlayotganini istisno qilmaydi. Shunga qaramay, hech qanday tartib yo'q: bu holda ism faqat sizning maqsadingizni aniqlaydi, lekin uni qanday aniq bajarishingiz noma'lum.

Biz normativ hujjatlarni o'rganamiz

Mamlakatimiz hududidagi barcha lavozimlarni tavsiflovchi hujjat mavjud - « Butunrossiya tasniflagichi ishchilarning kasblari, xodimlarning lavozimlari va tarif toifalari» (OKPDTR, OK 016-94). Agar siz kompaniyadagi biron bir lavozimni belgilashda qiyinchiliklarga duch kelsangiz, unda siz ushbu hujjatga murojaat qilishingiz va eng mosini tanlashingiz mumkin.

Ushbu tasniflagichni quyidagi saytlarda topish mumkin: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Ikkinchisida, OK 016-94 ga qo'shimcha ravishda, "Yagona tarif va malaka ma'lumotnomasi" (ETKS) va "Umumrossiya kasblar tasniflagichi" (OKZ 010-93, OKZ) mavjud. Bu OK 016-94 ning ikkita bo'limi. Birinchisi ishchilarning kasblarini, ikkinchisi - xodimlarning lavozimlarini o'z ichiga oladi.

Ishchilarning kasblari (va ular 5491 tasniflagichida) bu holatda bizni qiziqtirmaydi, keling, xodimlarning lavozimlariga murojaat qilaylik. Ulardan 2598 tasi bor va bizga kerak bo'lgan hamma narsani bu erda topish mumkin.

Keling, kotib lavozimidan boshlaylik. Alifbo tartibida qidirish natijasida biz quyidagi jadvalni olamiz (1-jadvalga qarang).

1-jadval

OK 016-94 "kotiba" nomini o'z ichiga olgan lavozimlar

			Lavozim		OKZ kodi
			Kotib (diplomatik)
			Qo'mita kotibi ( jamoat tashkiloti)
			Ko'zi ojizlar mutaxassisi kotibi
			Plenum kotibi
			Kengash kotibi
			Prezidium kotibi
			Prezident qabulxonasi kotibi Rossiya Federatsiyasi
			Bosh kotib
			Kengash kotibi (ilmiy-texnik, olim, badiiy-texnik)
			Rossiya Federatsiyasi Xavfsizlik Kengashi kotibi
			Sud kotibi
			Xodimlar bo'yicha sud kotibi Oliy sud Rossiya Federatsiyasi
			Sud kotibi
			Rossiya Federatsiyasi Oliy sudi apparatida sud majlisining kotibi
			Ijodiy uyushma kotibi
			O'quv bo'limi kotibi (dispetcher)
			Federal komissiya kotibi
			Federatsiya kotibi (sport bo'yicha)
			Rossiya Federatsiyasi Markaziy saylov komissiyasining kotibi
			Mashinist kotibi
			Kotib-stenograf

Har bir pozitsiyaning o'ziga xos pozitsiyasi bor kod... Bundan tashqari, turli lavozimlar bittaga ega OKZ kodi, bu ularning bir guruhga birlashtirilganligini anglatadi. "Menejerning kotibi" nomi 4115-guruhga ("Kotiblar" guruhi) tegishli. Ushbu guruh quyidagi lavozimlardan iborat:

kotib;
ko'zi ojizlar mutaxassisi kotibi;
bosh kotib;
sud kotibi;
o'quv bo'limi kotibi;
mashinist kotibi;
kotib-stenograf.

Ushbu guruhdagi kotiblar haqida nima deyiladi: Kotiblar kompyuter, orgtexnika va boshqa texnik vositalardan foydalangan holda tashkilot yoki korxona rahbarining ishini ta'minlash va saqlash bo'yicha texnik funktsiyalarni bajaradilar.

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

Ushbu saytda postlarni guruhlarga bo'lish qulay bo'lib, undan 4115 guruhi kiritilganligini ko'rish mumkin. katta guruh 411-sonli "Kotiblar, hisoblash (hisoblash) mashinalari operatorlari va tegishli kasblar". Ikkinchisiga, kotiblardan tashqari, kompyuter operatorlari, stenograflar, mashinistlar va boshqalar kiradi.

Umuman olganda, yuqoridagi mas'uliyat haqiqatga zid emas, faqat teletayp mashinkasi va yozuv mashinkasi haqida gap ketganda, kimdir tabassum qiladi (va ba'zilari tirjaydi). Biroq, har qanday, hatto boshlang'ich ham - kotib, taklif qilingan majburiyatlar ro'yxatiga qarab, so'raydi: “Qanday qilib? Va bu hammasi? Viza qo'llab-quvvatlashi, xizmat safarlarini tashkil etish, yig'ilish bayonnomalari qayerda? Axir, biz kotiba - bu sizning ish vaqtingizning kamida yarmini menejer va xodimlarni hujjatsiz saqlashga bag'ishlashingizni nazarda tutadigan kasb ekanligini bir necha bor aytdik. "Tashrifchilarni qabul qilish" qatori kotib bajarishi kerak bo'lgan turli xil vazifalarni anglatmaydi. Qolgan vazifalar faqat texnikdir va hujjatlar bilan ishlashga tegishli. Mavjud tavsifga qarab, kotiba alohida xonada o'tiribdi va faqat kompyuterda yozib, registrga nimadir yozyapti, deb o'ylash mumkin. Ammo biz bilamizki, bu ishdan uzoqdir. Shuning uchun bunday ta'rif mutaxassislarga mos kelishi dargumon.

Keling, tasniflagichga qaytaylik: "ofis menejeri", shuningdek, "ofis menejeri" va "menejer yordamchisi" lavozimi yo'q. Ammo 3431 - "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari" guruhiga kiritilgan "referent" (kod 26088) pozitsiyasi mavjud.

Ushbu guruh ma'murlar, menejerlarning turli nomlari bilan bir qatorda, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha inspektor, yordamchi, asosiy faoliyat bo'yicha yordamchi lavozimlaridan iborat.

Qiziqarli mahalla, shunday emasmi? Yordamchi bilan bir guruhda buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha inspektor mavjud. Ko'pgina kotiblar bu nazorat haqida bilishadi, chunki ular buni o'zlari amalga oshiradilar.

Bu haqda http://www.etks.info/ saytida aytilgan ma'muriy-boshqaruv va turdosh kasblar xodimlari tashkilotlar faoliyatida ma'muriy va muvofiqlashtirish masalalarini hal qilishni va ularning faoliyatini amalga oshiradilar. tuzilmaviy birliklar, hujjatlashtirish va axborot bilan ta'minlash.

Ularning majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

olib borish ish yozishmalar, protokollar va boshqa ma'muriy hujjatlar;
uchrashuvlar, ish uchrashuvlari va sayohatlarni rejalashtirish va tashkil etish;
turli tadbirlarni o'tkazish vaqtini kelishish, ularga rioya etilishini nazorat qilish;
boshqaruv va tashkiliy xarakterdagi masalalarni hal qilishda rahbarlar va xodimlarga yordam berish;
shartnomalar, bitimlar loyihalarini tayyorlash, muzokaralar olib borish, tashrif buyuruvchilar va xodimlarni qabul qilishni tashkil etish;
mazmuni bilan bog'liq vazifalarni bajarish;
boshqa ishchilarni nazorat qilish.

Ushbu ro'yxatdagi qancha mas'uliyatni bajarasiz? Sarlavhangiz nima deb ataladi? "Kotiba"? "Offis menedjeri"? "Boshqaruvchi yordamchisi"?

Agar an'anaviy ravishda kotibning ishi hujjatli va hujjatsiz xizmatlarga bo'linganligini eslasak va ko'pchiligimiz ko'rib chiqilgan ikkala guruh uchun ro'yxat bo'yicha vazifalarni bajaramiz ("Kotiblar" va "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari"), shundan xulosa qilishimiz mumkin. mas'uliyatga asoslanib, ko'pchiligimiz ijrochi yordamchimiz.

Bu nima degani? Nima uchun tasniflagich "menejer yordamchisi" yoki "ofis menejeri" kabi lavozimlarni aks ettirmaydi? Nima uchun amalda pozitsiyalar mavjud, ammo ular tasniflagichda emas? Ehtimol, u eskirgan yoki kompilyatorlar zamonaviy mehnat bozoridagi vaziyatni tushunishdan bezovtalanmaganmi?

Albatta, bu tasniflagich biroz konservativdir. Ammo imlo lug'atlari ham konservativdir. Odamlar turli yo'llar bilan gapiradi va yozadi, lekin ma'lum qoidalar, mutaxassislar tomonidan qabul qilingan me'yor bor va savodli odamlar unga amal qiladi. Mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan barcha ko'rsatmalar, tasniflagichlar va boshqa rasmiy hujjatlar kotib hujjatlar bilan shug'ullanadigan ideal tashkilot mavjudligini anglatadi, inspektorlar ularning bajarilishini nazorat qiladi va viza ta'minoti va delegatsiyalar bilan ishlash protokol xizmatining mas'uliyati hisoblanadi.

Bu sodir bo'lmaydi deb o'ylamang. Ko'pchilikning ishi shunday davlat organlari va korporatsiyalar, ma'muriyatlar, fabrikalar. Birinchidan, chunki ular o'n yildan ko'proq vaqt davomida mavjud bo'lib, o'z faoliyatlarida rahbarlik qilishadi ish tavsiflari va qoidalar SSSRda, "o'rmonga kim bordi, o'tin sotib olgan" vaziyatni tasavvur qilish qiyin bo'lgan paytda ishlab chiqilgan. Ikkinchidan, mas'uliyatning bunday taqsimoti maxfiylik bilan bog'liq. Masalan, harbiy buyruqlarni bajaradigan zavodlarda mas'ul kotiblar Internetga kirish imkoniga ega emaslar va Mobil telefonlar ular nazorat punktidagi seyfda chiqib ketishadi. Bunday vaziyatda ma'lumot qidirish yoki chiptalarga buyurtma berish qiyin. Bu Internetga kirish huquqiga ega bo'lgan individual mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

Qolaversa, yuz kishi ishlaydigan korxonada kotib “shveytsariyalik, o‘roqchi va o‘yinchi” bo‘lsa, bu boshqa, kompaniyada bir necha ming kishi ishlayotgan bo‘lsa, bu boshqa. Bunday holda, ish jarayonlarining aksariyati qat'iy tartibga solinadi va markazlashtiriladi. Ular uchun bitta mutaxassis javobgar bo'lishi mumkin emas, butun bo'limlar mavjud.

aytmoqchi

Bir qarashda eskirgan nomlarning (masalan, “kotib-mashinist”) mavjudligiga kelsak, mamlakatimizda bugungi kungacha ayrim hujjatlar faqat yozuv mashinkasida (maxfiylik tufayli) chop etiladigan tashkilotlar mavjud. Bundan tashqari, "makinachi" so'zining mavjudligi bu ta'rif ko'pincha hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq bo'lgan katta hajmdagi ishlarni ko'rsatadi. Sovet davrida bu ishni mashinistlar bajargan va ularda yirik kompaniyalar markazlashgan ofis ishi bilan bugungi kungacha saqlanib qolgan.
Bu lavozimni, aytaylik, "Kompyuter operatori" deb atash mumkinmi? Albatta, ko'plab kompaniyalar buni qilishadi. Ammo nega, agar ommaviy ongda ushbu kontseptsiyaga ma'lum bir mas'uliyat ro'yxati allaqachon berilgan bo'lsa? Til hech qanday sun'iy yangiliklarni yoqtirmaydi. Bu atama o'z ahamiyatini yo'qotsa, u yo'qoladi.

Nega amalda hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bo‘yicha ham referent, ham inspektor vazifasini bajaruvchi kotiblar, hatto tarjimonlar ham bor? Chunki nazariya har doim amaliyotdan farq qiladi. Kompaniyalar, ayniqsa kichik kompaniyalar, birinchi navbatda, bir xodimga juda ko'p turli xil mas'uliyatlarni yuklagan holda pulni tejashga moyildirlar. Mening hamkasblarimdan biri kotib lavozimiga quyidagi ta'rifni berdi: "boshqa xodimlar qilishni xohlamagan ishni qiladigan odam". Xo'sh, bu ham sodir bo'ladi. Bundan tashqari, yuqorida aytib o'tganimizdek, mas'uliyatning nomuvofiqligi ko'pincha ma'lum bir bo'linmaga kirish imkoni yo'qligi bilan bog'liq. xodimlar jadvali, shuningdek, ish beruvchilar tomonidan kasbda mavjud bo'lgan darajalarni tushunmaslik.

Mas'uliyatni solishtiring

Keling, ish beruvchining u yoki bu nom bilan nimani anglatishini ko'rib chiqaylik. Buning uchun biz ish topish uchun saytlarga murojaat qilamiz. Keling, nomlari bilan bir nechta e'lonlarni tanlaymiz: "kotiba", "kotib-yordamchi", "menejer yordamchisi", "ofis menejeri", har bir guruh uchun uchtadan tanlab, bajarilgan vazifalar ro'yxatini solishtiramiz (takrorlanadi). turli bo'sh ish o'rinlari biz mas'uliyatni takrorlamaymiz).

Offis menedjeri

Rahbarning buyruqlarini bajarish.
Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
Menejerning ish vaqtini rejalashtirishda yordam berish.
Xat yozish va ichki hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish.
Rahbarning mehmonlari va mehmonlarini qabul qilish, uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
Ofisda mijozlar bilan muloqot qilish, ular uchun samimiy va qulay muhit yaratish. Muallif eslatmasi: hisob menejerida berilgan ish beruvchi saqlashga qaror qildi.
Reklama liniyasiga qo'ng'iroqlarni qabul qilish va kerakli bo'limga o'tkazish.
Ofisda tartib va tozalikni nazorat qilish.
Hujjatlar va ma'lumotlarni tizimlashtirish va tasniflash, ularni bevosita ijrochilarga etkazish. Muallif eslatmasi: Bu ofis ishi kabimi? Ammo yo'q, bu vakansiyada u alohida satrda ko'rsatilgan.
Mijozlardan ma'lumotlarni menejerlar e'tiboriga etkazish.
Kerakli ko'rsatmalar va ma'lumotlarni bajarish va uzatish bo'yicha ofis xodimlarining ko'rsatmalarini bajarish.
Yangi xodimlarni ishga qabul qilishda hujjatlarning belgilangan talablarga muvofiq rasmiylashtirilganligini tekshirish. Eslatma: Men kompaniyada HR xodimi yo'qligini bilardim!
Nusxa ko'chirish va ko'paytirish ishlarini bajarish.
Ishonchnomalar berish.
Vaqt jadvalini saqlash. Muallif eslatmasi: Albatta, HR xodimi yo'q!
Xo'jalik ehtiyojlari uchun mablag'larning sarflanishi bo'yicha hujjatlarni rasmiylashtirish va hisobotlarni tayyorlash.

Kotib

Hujjatlar aylanishini, ish yozishmalarini tashkil etish.
Rahbarning buyruqlarini bajarish.
Trening zarur hujjatlar va hisobot berish.
Uchrashuvlar, muzokaralar, uchrashuvlarni tashkil etish va muvofiqlashtirish.
Tashkilot ish safarlari(havo va temir yo'l chiptalarini bron qilish, transferlar, mehmonxonalarni bron qilish va boshqalar).
Hamkorlarning kelishini tashkil qilish (mehmonxonani bron qilish, transferlar va boshqalar).
Kiruvchi qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
Ofis hayotini ta'minlash.
Rahbariyatning buyurtmalarini bajarish (ma'lumot qidirish, hisobotlarni tayyorlash, xom ashyo etkazib beruvchilar bilan aloqa qilish, ko'pincha ingliz tilida).
Pochta va kurerlik jo'natmalarini ta'minlash.
Korxona ichidagi hujjat aylanishini ta'minlash.
Pochta.
Rahbarni ma'muriy qo'llab-quvvatlash.
Rahbariyat tomonidan berilgan ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish.
Ofis jihozlari bilan ishlash.
Tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini tayyorlash.

Kotib yordamchisi

Ofis hayotini tashkil etish.
Qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
Mehmonlarni qabul qilish.
Uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
Ish safarlarini tashkil etish (chiptalarni bron qilish va bron qilish, mehmonxonalar, taksilar, vizani qo'llab-quvvatlash).
Biznes yozishmalar.
Pochta jo'natish va qabul qilish, ishonchnomalarni berish.
Ofis ishi.
Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish.
Kuryer xizmati.
Kompaniyaning bo'linmalari bilan o'zaro munosabatlar.
Ofisda tartibni saqlash, do'stona muhit.
Direktorning kun tartibiga ma'muriy yordam ko'rsatish.
Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish va direktor tomonidan boshlangan hujjatlarni tasdiqlash.
Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash.

Boshqaruvchi yordamchisi

Kiruvchi / chiquvchi qo'ng'iroqlarni qabul qilish.
Pochta / yozishmalar, biznes yozishmalar bilan ishlash.
Axborotni tahlil qilish, ma'lumotlarni yig'ish, hisobot berish.
Bo'lim boshliqlari bilan muloqot.
Rahbarning buyruqlarini belgilangan vaqt oralig'ida bajarish.
Buyurtmalar / xizmat topshiriqlarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.
Ish safarlariga hamrohlik qilish (vizani rasmiylashtirish, temir yo'l va aviachiptalarni bron qilish, transferlar, mehmonxonalar, tadbirlar, ekskursiyalar).
Korxona rahbariyati tomonidan delegatsiyalar, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va qo‘llab-quvvatlash, uchrashuvlar, muzokaralar, taqdimotlar tashkil etish.
Kantselyariya tovarlari sarfini nazorat qilish, agar kerak bo'lsa, buyurtma.
Axborot va tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning asl nusxalarini ro'yxatga olish, saqlash.
Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash.
Ofis ishi, hujjat aylanishi.
Kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish.
Menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam berish.

Ko'rib turganingizdek, ushbu lavozimlarda ishlaydigan mutaxassislar juda ko'p shunga o'xshash mas'uliyatga ega. Ularning barchasi ofis hayotini ta'minlash, qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish, ish jarayonini tashkil etish va rahbarning buyruqlarini bajarish bilan shug'ullanadilar (yoki qatnashadilar).

Kotib, mas'ul kotib va menejer yordamchisining majburiyatlari ro'yxatiga qarang. Ular deyarli bir xil. Bu kompaniyalardan birida ular yordamchidan ham kutishadi analitik ish... Ofis menejeri lavozimi biroz g'ayrioddiy bo'lib, undan ish beruvchilar kadrlar va mehnat inspektori funktsiyalarini bajarishni kutishadi. Va, ehtimol, u etakchiga yordam berishi kutilmaydigan yagona odamdir (yoki bu shunchaki reklamada ko'rsatilmaganmi?). Ishonch bilan aytishimiz mumkinki, menejerning yordamchisi menejerga yordam berishi kerak, bu esa uni ofisni "qo'llab-quvvatlash" zaruratidan xalos qilmaydi.

Xulosa chiqarishdan oldin yana bir parametrga murojaat qilaylik: ish beruvchilarning ushbu lavozimlarning mutaxassislariga qo'yadigan talablari qanday (2-jadval).

jadval 2

Ofis menejeri, kotib, mas'ul kotib, menejer yordamchisiga qo'yiladigan talablar

Offis menedjeri	Kotib	Kotib yordamchisi	Boshqaruvchi yordamchisi
Texnologiya bilan ishlash qobiliyati. Tozalik, ehtiyotkorlik. Do'stlik. Kotib / administrator / ofis menejeri sifatida kamida ikki yillik ish tajribasi. Ko'p vazifalarni bajarish qobiliyati. 1C bo'yicha asosiy bilimlarga ega bo'lish maqsadga muvofiqdir	Oliy ma'lumot. Kompyuter, orgtexnika, ish jarayoni qoidalarini bilish. Mehnatsevarlik, punktuallik, yoqimli ko'rinish. Kotib / ofis menejeri sifatida kamida ikki yil ish tajribasi. Ko'p vazifalarni bajarish qobiliyati	Oliy ma'lumot. Ingliz tilini mukammal bilish. Ish tajribasi kamida bir yil. Kompyuter va ofis jihozlarining ishonchli foydalanuvchisi. To'g'ri og'zaki va yozma til. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini bilish. Mas'uliyat, mehnatsevarlik, faollik, xushmuomalalik	Yirik kompaniyalarda shaxsiy yordamchi sifatida ish tajribasi bir yildan. Ishonchli shaxsiy kompyuter foydalanuvchisi, faol Internet foydalanuvchisi. Stressga chidamlilik, ehtiyotkorlik, savodxonlik, muloqotda moslashuvchanlik, diplomatiya. Taqdim etilgan ko'rinish. Ingliz tili asos. Oliy ma'lumot. Ish jarayonini bilish. Aniq va aniq nutq. Jamoada ishlash qobiliyati

Yaxshi, chiroyli va Oliy ma'lumot biz tomonidan tasodifiy tanlangan ish beruvchilar ofis menejeridan talab qilmaydi. Bizningcha, ular kotib bilan ofis menejeri o‘rtasida unchalik katta farq ko‘rmaydilar. Qolgan uchta lavozimga qo'yiladigan talablar, shuningdek, bajariladigan vazifalar deyarli bir xil. Faqat menejer yordamchisidan ular shaxsiy yordamchi sifatida ishlash tajribasini xohlashadi, shu bilan birga jamoada ishlash qobiliyatini unutmaydilar (sirr emaski, ko'plab yordamchilar jamoadan ajralib ketishga moyil - ishning o'ziga xos xususiyatlari buni talab qiladi). .

Albatta, suhbatda ma'lum bo'lishicha, vazifalarning yarmi shunchaki yozishni "unutgan" va boshqa joydan nomzodga yigirma o'nlab talablar paydo bo'ladi. Ammo umuman olganda, tendentsiya aniq: ish beruvchi ofis menejerini ofis, barcha xodimlar va hatto mijozlarga g'amxo'rlik qiladigan shaxs sifatida ko'radi. Lekin kotib, kotib yordamchisi va menejer yordamchisi o'rtasida unchalik farq yo'q.

Ya'ni, nazariya va bu safar amaliyotdan ajralib chiqdi. Bizga tushunarliki, kotib, aytaylik, texnik funktsiyalarni (hujjatlar bilan ishlash va h.k.), menejer yordamchisi yoki yordamchisi esa murakkabroq funktsiyalarni (yozish) bajarishi kerak. ish xatlari, tahliliy sharhlar tayyorlash va hokazo). Men faqat bitta kompaniyani bilaman, unda mas'uliyat shu tarzda taqsimlanadi. Ammo u ideallar toifasidan. Amalda, bunday bo'linish qoida emas, balki istisno hisoblanadi.

Menimcha, aksariyat hollarda ish beruvchilar bir nechta funktsiyalarni birlashtirgan mutaxassisni yollash orqali pulni tejashni xohlashadi. Bundan tashqari, shtat jadvaliga qo'shimcha birliklarni kiritish hali ham qiyinchilik tug'diradi.

Nima uchun ma'muriy lavozimlarning ushbu guruhining eng keng tarqalgan nomi aniq "kotib"? Birinchidan, chunki hamma bu haqda uzoq vaqtdan beri eshitgan. Ikkinchidan, nazariy jihatdan, menejerning yordamchisi bo'lim xodimlariga yordam berishdan bosh tortishi mumkin va kotibning boradigan joyi yo'q. Uchinchidan, bu sirli "referent" kimligini hamma ham bilmaydi, shuning uchun terminologiya bilan keraksiz asoratlarni yaratmaslik yaxshiroqdir.

Shubhasiz, menejer yordamchilarini kotiblardan yoki kotib yordamchilaridan ustun qo'yadigan sukut bilan qabul qilingan bo'linma, aslida, rasmiyatchilikdir. Shubhasiz, "direktor yordamchisi" "direktor kotibi" dan ko'ra qattiqroq eshitiladi. Bu, ehtimol, butun farq. Ish beruvchini mehnat daftarchangizdagi yozuvdan ko'ra shaxsiy fazilatlaringiz va ish tajribangiz qiziqtiradi. Albatta, biz hech qachon pozitsiyalarni chalkashtirib yuborish bilan yakunlamadik. Biroq, har xil vazifalarni bajargan holda, uning lavozimi "kotiba" deb nomlanishidan xavotirda bo'lganlar uchun biz sizga barcha komplekslarni tashlab ketishingizni maslahat beramiz va siz kim ishlaysiz degan savolga g'urur bilan javob bering: "Kotiba ".

Sana belgilanmagan.

Ofis menejeri nimani bilishi kerak. Ofisni ko'chirishni tashkil etish. Ofis hayotini ta'minlash. Kompaniyaning hujjat aylanishi. Tashkilot korporativ tadbirlar

Maqsadli auditoriya

trening ofis menejerlari, ma'muriy menejerlar, ma'muriy xodimlar uchun mo'ljallangan.

Maqsad

- Tashkilotni boshqarish sohasida nazariy bilimlarni olish
- Xarid qilish faoliyati haqida tasavvurga ega bo'ling
- Ofis hayotini ta'minlash tamoyillari haqida ma'lumot olish
- Ofisni ko'chirishni tashkil qilish, uy egalari bilan ishlash haqida hamma narsani bilib oling
- rejalashtirish ko'nikmalarini egallash
- Stressga chidamlilik va kommunikativ kompetentsiyani oshirish

Natija

Ishtirokchilar uchun natijalar:
- ofis menejerining funktsiyalari, maqsad va vazifalari, uning tashkilot tuzilmasidagi o'rni haqida tasavvur hosil qildi.
- ofis hayotini tashkil etish, idoraviy boshqaruvning turli jihatlari haqida bilimlarga ega bo'ldi
- tashkilotni boshqarish sohasida nazariy bilimlarni oldi

Kompaniya uchun natija:
- ofis menejeri o'z vakolatlari doirasidagi muammolarni samarali hal qiladi
- tenderlar, etkazib beruvchilarni malakali tanlash va ularning globallashuvi tufayli ofis tovarlari va xizmatlari uchun xarajatlar kamayadi
- ofisni ko'chirish, korporativ tadbirlarni tashkil etish uchun moddiy va vaqt xarajatlari kamayadi
- ofis menejeri ofis maydonini to'g'ri tashkil qiladi
- ofis menejeri kompaniyaning hujjat aylanishini malakali tashkil qiladi

Dastur

1. Ofis menejeri tushunchasi. Ofis menejeri funktsiyalari.

2. Ofis menejeri nimani bilishi kerak:

korxonaning moddiy va nomoddiy aktivlari;
asosiy vositalar va materiallar;
xo'jalik operatsiyalarining turlari;
tender o'tkazish tamoyillari;
byudjetlashtirish asoslari.

3. Ofisni ko'chirishni tashkil etish:

binolarni qidirish (rieltorlar bilan ishlash, binolarni tasniflash, maydonlarni o'lchash usullari, ijara stavkalari va boshqalar);
egasi / lizing beruvchi bilan muzokaralar olib borish (telefoniya va IT, shamollatish va konditsionerlik, elektr energiyasi va boshqalar)
ofisning dastlabki rejasini tayyorlash va uni rahbariyat bilan muvofiqlashtirish (funktsional sohalar);
ijara shartnomasini tuzish (nimaga e'tibor berish kerak);
batafsil dizayn loyihasini ishlab chiqish;
ofisni ta'mirlash bo'yicha pudratchi, mebel yetkazib beruvchi, tashuvchi va boshqalarni tanlash bo'yicha tenderlar o'tkazish.
ofisda ta'mirlash ishlarini tashkil etish uchun pudratchilar bilan ishlash;
xodimlarni o'tirish rejasini bo'lim boshliqlari bilan muvofiqlashtirish;
ofisni ko'chirishga tayyorgarlik (mijozlarni xabardor qilish; Kompaniyaning hujjatlari va mulkini tekshirish);
yangi ofisga ko'chish;
loyihaning oxiri.

4. Ofis hayotini saqlash:

yetkazib beruvchilar bilan ishlash: mavjud yetkazib beruvchilar auditi, yetkazib beruvchilarni tanlash, yetkazib beruvchilarning globallashuvi, yetkazib beruvchilar ustidan leverage;
xaridlar faoliyati: ehtiyojlarni hisoblash; tovar va materiallarni olish tartibi, hujjatli ta'minot, to'lov shakllari;
yig'im-terim ishlarini tashkil etish;
xizmat safarlarini tashkil etish;
avtotransport parkini tashkil etish;
qabulxona va kotiblar ishini tashkil etish;
tashkilot kuryer yetkazib berish;
marketing materiallarini sotib olishda ishtirok etish (blankalar, tashrif qog'ozlari, ofis maydonining brendingi);
xodimlarni ovqatlantirish;
ofisda birinchi yordam to'plami.

5. Kompaniyaning hujjat aylanishi:

yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish;
tashkiliy va boshqaruv hujjatlari bilan ishlash;
siyosat va tartiblarni ishlab chiqish va amalga oshirish;
kadrlar yozuvlarini boshqarish.

6. Korporativ tadbirlarni tashkil etish:

kontseptsiyani ishlab chiqish;
provayderni tanlash;
sayt tanlash;
harakat rejasini tarmoq rahbarlari bilan muvofiqlashtirish;
olish fikr-mulohaza kompaniya xodimlaridan.

Sizni treningda ko'rishdan xursand bo'lamiz!

qo'shimcha ma'lumot

Ishtirokchilar ovqatlanish (kofe-break, tushlik) va o'quv materiallari bilan ta'minlangan.
Har bir ishtirokchiga shaxsiy sertifikat beriladi.

Manzil

Rossiya, Moskva, Bizning tadbirlar zamonaviy va qulay mehmonxonalar va biznes markazlarida o'tkaziladi

Sana belgilanmagan.

Ofis menejeri nimani bilishi kerak. Ofisni ko'chirishni tashkil etish. Ofis hayotini ta'minlash. Kompaniyaning hujjat aylanishi. Korporativ tadbirlarni tashkil etish

Maqsadli auditoriya

seminar ofis menejerlari, ma'muriy menejerlar, ma'muriy xodimlar uchun mo'ljallangan.

Maqsad

Tashkilotni boshqarish sohasida nazariy bilimlarga ega bo'ling
Xarid qilish faoliyati haqida tushunchaga ega bo'ling
Ofis hayotini qo'llab-quvvatlash tamoyillari haqida ma'lumot oling
Ofis ko'chishlarini tashkil qilish, uy egalari bilan ishlash haqida hamma narsani bilib oling
Rejalashtirish ko'nikmalariga ega bo'ling
Stressga chidamlilik va muloqot qobiliyatini oshiring

Natija

Ishtirokchilar uchun natijalar:

Ofis menejerining funktsiyalari, maqsad va vazifalari, uning tashkilot tuzilmasidagi o'rni haqida tushuncha shakllantirildi.
idoraviy hayotni tashkil etish, ish yuritishning turli jihatlari haqida bilimlarga ega bo‘ldi
tashkilotni boshqarish sohasida nazariy bilim oldi

Kompaniya uchun natija:

Ofis menejeri o'z vakolatlari doirasidagi muammolarni samarali hal qiladi
Tenderlar, yetkazib beruvchilarni malakali tanlash va ularning globallashuvi tufayli ofis tovarlari va xizmatlari uchun xarajatlar kamayadi
ofisni ko'chirish, korporativ tadbirlarni tashkil etish uchun moddiy va vaqt xarajatlari kamayadi
ofis menejeri ofis maydonini to'g'ri tashkil qiladi
ofis menejeri kompaniyaning hujjat aylanishini malakali tashkil qiladi

Dastur

1. Ofis menejeri tushunchasi. Ofis menejeri funktsiyalari.

2. Ofis menejeri nimani bilishi kerak:

korxonaning moddiy va nomoddiy aktivlari;
asosiy vositalar va materiallar;
xo'jalik operatsiyalarining turlari;
tender o'tkazish tamoyillari;
byudjetlashtirish asoslari.

3. Ofisni ko'chirishni tashkil etish:

binolarni qidirish (rieltorlar bilan ishlash, binolarni tasniflash, maydonlarni o'lchash usullari, ijara stavkalari va boshqalar);
egasi / lizing beruvchi bilan muzokaralar olib borish (telefoniya va IT, shamollatish va konditsionerlik, elektr energiyasi va boshqalar)
ofisning dastlabki rejasini tayyorlash va uni rahbariyat bilan muvofiqlashtirish (funktsional sohalar);
ijara shartnomasini tuzish (nimaga e'tibor berish kerak);
batafsil dizayn loyihasini ishlab chiqish;
ofisni ta'mirlash bo'yicha pudratchi, mebel yetkazib beruvchi, tashuvchi va boshqalarni tanlash bo'yicha tenderlar o'tkazish.
ofisda ta'mirlash ishlarini tashkil etish uchun pudratchilar bilan ishlash;
xodimlarni o'tirish rejasini bo'lim boshliqlari bilan muvofiqlashtirish;
ofisni ko'chirishga tayyorgarlik (mijozlarni xabardor qilish; Kompaniyaning hujjatlari va mulkini tekshirish);
yangi ofisga ko'chish;
loyihaning oxiri.

4. Ofis hayotini saqlash:

yetkazib beruvchilar bilan ishlash: mavjud yetkazib beruvchilar auditi, yetkazib beruvchilarni tanlash, yetkazib beruvchilarning globallashuvi, yetkazib beruvchilar ustidan leverage;
xaridlar faoliyati: ehtiyojlarni hisoblash; tovar va materiallarni olish tartibi, hujjatli ta'minot, to'lov shakllari;
yig'im-terim ishlarini tashkil etish;
xizmat safarlarini tashkil etish;
avtotransport parkini tashkil etish;
qabulxona va kotiblar ishini tashkil etish;
kurerlik yetkazib berishni tashkil etish;
marketing materiallarini sotib olishda ishtirok etish (blankalar, tashrif qog'ozlari, ofis maydonining brendingi);
xodimlarni ovqatlantirish;
ofisda birinchi yordam to'plami.