Kotib bilishi kerak bo'lgan hamma narsa. Kotib nimani bilishi va qila olishi kerak
Ular belgilangan ish joyi uchun mehnat faoliyatini amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalarning asosiy qismini tashkil qiladi. Bajarilishi kerak bo'lgan ba'zi tavsiyalar ro'yxatidan tashqari, bunday hujjatda kotibning talablari, huquqlari, javobgarlik sohasi, shuningdek umumiy mehnat qoidalari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Bunday professional lavozim oddiy va ba'zi nuanslarni hisobga olishni talab qilmaydi deb o'ylamaslik kerak.
Umumiy majburiyatlar
Birinchidan, siz kotibning klassik, birlashtirilgan ish majburiyatlari nima ekanligini tushunishingiz kerak. Muxtasar qilib aytganda, ularni quyidagi majburiy tavsiyalarga qisqartirish mumkin:
Bilim talablari
Xodimning mas'uliyati ularning asosiy ixtisosligiga qarab biroz farq qilishi mumkin. Biroq, uning quyidagi sohalardagi bilimlaridan qat'i nazar, ushbu lavozim uchun foydali va juda foydali bo'ladi:
- Mehnat va ma'muriy huquq asoslari.
- Etika va ishbilarmonlik odob-axloqining umumiy standartlari.
- Ofis ishining asoslari.
- Xavfsizlik choralari.
- Hisoblash va qabul qilish-majlis xonalari, shuningdek orgtexnika bilan ishlash qoidalari.
- Mehnat muhofazasi.
- Ish yozishmalarini olib borishga qo'yiladigan talablar.
Boshqa narsalar qatorida, korxonaning ichki asoslarini, faoliyat jadvalini, me'yoriy hujjatlarni va boshqa ko'p narsalarni bilmasdan kotibning vazifalarini to'g'ri bajarish mumkin emas. 
Menejer yordamchisining vazifalari
Menejer kotibining vazifalari yuqorida keltirilgan umumiy talablardan unchalik farq qilmaydi. Shuningdek, u yozishmalarni qabul qiladi va uzatadi, hujjatlarni nusxalaydi va arxivlaydi, rahbarning buyruqlarini mas'ul shaxslarga etkazib berishni nazorat qiladi, zarur ish yuritish va ustuvor tovarlarni sotib olishni ta'minlaydi. Boshqa narsalar qatorida, bunday mutaxassis quyidagilar bilan shug'ullanishi kerak:
Qoida tariqasida, menejer kotibining bunday rasmiy vazifalarini oliy va o'rta maxsus ma'lumotli shaxslar bajarishi mumkin. Ikkinchi holda, muhim afzallik - bu kasb bo'yicha kamida 2 yillik ish tajribasining mavjudligi.
Kotib huquqlari
Shuni esda tutish kerakki, nafaqat kotibning rasmiy vazifalari uning ishini belgilaydi, balki xodim ham ma'lum huquqlarga ega. Shunday qilib, bular ishchi loyihalar bilan tanishish imkoniyati va o'zlarining xizmat ko'rsatmalari doirasida oqilona takliflar berish huquqini o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, agar uning vakolatlari doirasida kamchiliklar aniqlansa, kotib menejerning e'tiborini shu jihatlarga qaratishga haqli. 
Kotibning faoliyatiga qo'yiladigan talablar
Kotib-kotibning vazifalari, qoida tariqasida, yuqorida tavsiflanganlardan biroz farq qiladi. Shu bilan birga, menejer yordamchisi birinchi navbatda boshliqlarning faoliyatini bevosita ta'minlashi kerak, kotib esa asosan qog'oz ishlariga e'tibor qaratadi. Uning mehnat faoliyati bo'yicha ko'rsatma quyidagi jihatlarni o'z ichiga olishi kerak:
Sud kotibi faoliyatiga qo'yiladigan talablar
Ko'proq muhim o'zgarishlar sud majlisi kotibi vazifalariga kiritilgan. Qoidaga ko'ra, ushbu mutaxassislar sud majlislarini o'tkazish va qayd etishda bevosita ishtirok etadilar. Bundan tashqari, ular xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tayyorlaydilar va sud muhokamalarida ishtirok etayotgan shaxslarni chaqira oladilar. Bunday faol ishni oliy yoki to'liq bo'lmagan oliy ma'lumotli, tegishli ish tajribasiga ega bo'lmagan shaxs bajarishi mumkin. Qoidaga ko‘ra, ushbu lavozimni sud-huquq sohasida tajriba orttirish hamda huquqshunoslik sohasida o‘z faoliyatini davom ettirish istagida bo‘lgan yoshlar va qizlar tanlaydi.
Ba'zilarga bunday vakansiya maxsus bilim va ko'nikmalarni talab qilmaydigandek tuyulishi mumkin, shuning uchun u ko'pchilikka mos keladi, ammo bu mutlaqo to'g'ri emas. Sud kotibi yana nima qiladi? Uning ish majburiyatlariga quyidagilar kiradi:
- Konstitutsiya, federal qonunlar va boshqa qoidalar va buyruqlarga rioya qilish.
- Sudya yoki boshqa vakolatli shaxslarning buyruqlarini bajarish.
- Kotibning vakolatiga kiradigan masalalarni hal qilish uchun adliya tuzilmasining boshqa xodimlari bilan o'zaro hamkorlik qilish.
Umumiy ma'lumot
Kotib-kotib, menejer yordamchisi va sud xodimlarining vazifalari lavozim tavsifi deb nomlangan maxsus hujjat bilan tartibga solinadi. Uning har qanday kompaniyada bo'lishi majburiydir, chunki u belgilangan qoidalar ro'yxatiga binoan xodim qanday harakatlarni bajarishi kerakligini va nima qilmasligini tushunadi. Bunday hujjat boshqaruv xodimlari ishtirokida ishlab chiqiladi va tuziladi va majburiy ravishda umumiy qoidalar, huquqlar va majburiyatlar, mas'uliyat sohasi, kompaniya ichidagi xodimlar munosabatlari, shuningdek zarur ilovalarni o'z ichiga oladi.
Ko'rsatmalar
Yaxshi bo'lish uchun idora-, sizda mas'uliyat, xushmuomalalik va energiya kabi fazilatlar bo'lishi kerak. Bundan tashqari, siz korporativ kompaniya imidjiga mos kelishga harakat qilishingiz kerak.
Ushbu lavozimda, ayniqsa, martaba zinapoyasiga ko'tarilish rejalari mavjud bo'lsa, o'z kasbiy vazifalaringizni yuqori sifat bilan bajarish juda muhimdir.
Shuni esda tutish kerakki, ofis menejeri kompaniyaning yuzi, uning xatti-harakati, professionalligi va tashqi ko'rinishi bilan ular kompaniyani ham, kompaniyani ham baholaydilar. Tashqi ko'rinish har doim toza bo'lishi kerak, ish uslubiga mos bo'lishi kerak va xatti -harakatlar ruxsat etilganidan oshmasligi kerak. O'zini to'g'ri muzokaralar olib bora oladigan, texnologiya bilan ishlashni biladigan va kompaniyaning munosib yuzi bo'lgan malakali va aniq mutaxassis sifatida ko'rsatish kerak. Nima bo'lishidan qat'i nazar, ish uchun kechikishlar va nizolar bo'lmasligi kerak.
Iloji bo'lsa, siz xodimlarning umumiy massasidan ajralib turishingiz va tashabbus ko'rsatib, kompaniya ishini yaxshilash bo'yicha takliflar kiritishingiz, kerak bo'lganda izoh berishingiz kerak. Ya'ni, kompaniya muammolari va manfaatlari haqida qayg'uradigan haqiqiy jamoa a'zosi ekanligingizni rahbariyatga ko'rsating.
Yaxshi ofis menejeri malakali yozish, tezkor ma'lumot topish va uni tartibga solish qobiliyatiga ega bo'lishi kerak. Mas'uliyat orasida ayniqsa muhim o'rinni telefon orqali muloqot egallaydi. Siz qo'ng'iroqlarga faqat yuzingizda tabassum, o'ta xushmuomalalik va to'g'rilik bilan javob berishingiz mumkin. Oldinda qancha ish borligidan va kunning qaysi vaqtida telefonni ko'tarish kerakligidan qat'i nazar, asabiylashish va norozilik butunlay yo'q bo'lishi kerak.
Tegishli videolar
Eslatma
Ofis menejerining ishi har doim ham standart ish kunini anglatmaydi, ko'pincha siz boshqaruvga moslashingiz kerak va ish safarlari bundan mustasno emas.
Foydali maslahat
Ofis menejerining vazifalarini boshlashda, birinchi navbatda, qolgan xodimlar bilan aloqa o'rnatishingiz kerak va shundan keyingina darhol ish bilan shug'ullanishingiz kerak.
Manbalar:
- qanday qilib yaxshiroq menejer bo'lish mumkin
- Ushbu bilimga asoslanib, kotibga ega bo'lishi kerak
Ba'zi odamlar professional sohada sezilarli muvaffaqiyatlarga erishish uchun o'nlab yillar talab qiladi, boshqalari esa martaba zinapoyasining eng yuqori pog'onasini tezroq zabt etadi. Agar siz top-menejer bo'lishni istasangiz, maqsad sari qaysi yo'l eng qisqa ekanligini bilishingiz kerak.
Ko'rsatmalar
Albatta, top -menejer bo'lish uchun oliy ma'lumotga ega bo'lish kerak. Va ulardan ikkitasi bo'lishi maqsadga muvofiq: biri - o'z kasbida, ikkinchisi - kadrlar va tashkilotni boshqarishda. Ishlayotgan vaqtda ikkinchi oliy o'quv yurtiga o'qishga kirishingiz mumkin. Birinchi institut, universitet yoki akademiyadan keyin o'z mutaxassisligingiz bo'yicha ishlash muhimdir. Shunda top-menejer bo'lish imkoniyati ko'proq bo'ladi.
Aks holda, siz martaba ufqida qolib ketish xavfi bor. Bu shuni anglatadiki, odam bir sohani boshqasidan keyin o'zgartiradi, tegishli lavozimlarga ega bo'ladi, lekin o'smaydi. Bu rivojlanish turli xil qiziqishlarga ega va o'z kasbiy sohasini kengaytirishni xohlaydigan odamlar uchun yomon emas. Ammo agar siz rahbarlik lavozimini egallashni maqsad qilgan bo'lsangiz va uni olish uchun bir necha o'n yil sarflashni xohlamasangiz, mutaxassisligingizni qisqartirib, lavozimga ko'tarilish uchun harakat qilishingiz kerak.
Agar siz martaba qilishingiz mumkin bo'lgan kompaniyalarni tanlashni faqat mahalliy kompaniyalarga qisqartirishni xohlamasangiz, ingliz tilini o'rganing. Chet tilini yaxshi bilish sizga Yevropa kompaniyasidagi istiqbolli lavozimga boshqa nomzodlardan ustunlik beradi. Agar siz bir emas, ikki yoki undan ortiq xorijiy tillarni o'zlashtirsangiz ajoyib bo'ladi. Bu sizning karerangizni qurishda foydali bo'lishini unutmang.
Agar siz nufuzli oliy o'quv yurtini imtiyozli diplom bilan tugatgan bo'lsangiz ham, ish beruvchilar siz uchun kurashadi va darhol sizga rahbarlik lavozimini taklif qiladi deb o'ylamasligingiz kerak. Kam bo'lmagan, ba'zan esa undan ham ko'proq faxriy unvonlar egalari, kompaniyalar allaqachon ish tajribasiga ega bo'lganlarni qadrlashadi. Shuning uchun, institutning oxirgi kurslarida o'z mutaxassisligingiz bo'yicha ishga joylashishga harakat qiling. Zo'r o'qish va ishlashni birlashtirish oson bo'lmaydi, lekin keyin siz nafaqat diplomni, balki mehnat daftarchasiga yozuvni ham taqdim eta olasiz. O'qish davrida ishlayotgan korxona sizni universitetni tugatgandan so'ng doimiy ishga taklif qilishi mumkin.
Firmada dastlabki mavqeingizni olganingizdan so'ng, o'zingizni imkon qadar ko'proq isbotlashingiz kerak. Bu turli yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin. Ba'zi xodimlar juda ijrochi, ishga vijdonan munosabatda bo'lishadi va katta hajmlarni muvaffaqiyatli engishadi. Boshqalar mas'uliyatni o'z zimmasiga olish, tashabbuskorlik va ijodkorlik qobiliyatini namoyish etadilar, ular topshirilgan vazifani bajarishga shoshilmayaptilar, lekin birinchi navbatda jarayonni qanday soddalashtirish haqida o'ylashadi. Albatta, siz qaysi turdagi xodimning lavozimga ko'tarilishiga ishonishi mumkinligini allaqachon tushungansiz. Agar siz qattiq mehnat qilsangiz, lekin boshqalardan ko'ra ko'proq narsani olishga tayyor bo'lmasangiz, o'zingiz ishlayotgan kompaniya uchun umumiy vaziyatni ko'rmasangiz, chunki siz o'z mas'uliyatingizdan tashqariga qarashni xohlamasangiz, sizda ishdan chiqish imkoniyati kam. rahbarlarga aylanadi.
Yodingizda bo'lsin, top-menejer shunga qarab qarashi, gapirishi va o'zini tutishi kerak. Shuning uchun, darhol dam olmaslik, balki ishbilarmonlik ko'nikmalaringizni yaxshilash, sizning garderobingizni qanday narsalar tashkil etishi haqida o'ylash va ish obro'ingizni buzmaslik yaxshiroqdir.
Hisob menejeri kasbi har doim tezkor martaba stsenariylarini izlovchilar orasida mashhur bo'lgan. Tashqi tomondan, bu joyni egallash uchun faqat faollik, chiroyli ko'rinish va ishonchli muloqot ko'nikmalari etarli ko'rinadi. Biroq, bugungi ish beruvchilar ancha aqlli bo'lishdi.
Vakolatlar to'plami
Mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri - bu yirik biznesda ham, uning kichik segmentida ham bir xil darajada keng tarqalgan xodimlar birligi.
Har bir bozor uchun hisob menejerlarining vakolatlari to'plamiga ma'lum darajadagi talablar mavjud. Bugungi kunda ushbu profil bo'yicha mutaxassislar iqtisodiyot, huquq yoki menejment sohalarida asosan oliy ma'lumotga ega bo'lishi kerak. Yuqori ixtisoslashgan korxonalar ixtisoslashtirilgan ta'limning mavjudligini keng qabul qiladilar - metall prokatini sotadigan kompaniya uchun muhandislik ma'lumotiga ega menejerni yollash foydaliroqdir.
Yirik kompaniyalarning bo‘sh ish o‘rinlari tahlili biznesni samarali boshqarish sohasida malaka oshirish kurslarini tamomlagan mutaxassislarga qiziqish ortib borayotganini ko‘rsatmoqda.
Kichik va o'rta biznes o'rta maxsus ma'lumotli va minimal kompetentsiyalarga ega bo'lgan menejerlarni kutib olishni davom ettirmoqda. Tanlovning asosiy mezoni - muloqot qobiliyatlari. Oddiy qilib aytganda, agar mutaxassis suhbatni qanday o'tkazishni bilsa, ishontirish qobiliyatiga ega bo'lsa va pul ishlashga undasa, ish beruvchi bunday mutaxassisni yollaydi.
Marketing, PR, ritorika va boshqalar bo'yicha tugallangan kurslar mijoz menejeri lavozimiga da'vogar uchun qo'shimcha plyus bo'ladi.
Ish majburiyatlari
Ko'pincha, hisob menejerining vazifalari yangi bitimlarni yopish va sotishni ko'paytirish bilan bog'liq. Aynan shu mezon bo'yicha ish beruvchi mutaxassisning ish faoliyatini baholaydi.
Katta afzallik shundaki, arizachi kompaniya profiliga ko'ra savdo sohasida tajribaga ega, shuningdek, mavjud mijozlar bazasi. Bazani koordinatalari bilan xizmatlarning potentsial manzillari ro'yxati, bitimlar tuzish uchun mas'ul bo'lgan shaxslar bilan yaxshi o'rnatilgan munosabatlar sifatida tushunish kerak.
Ko'pincha, ma'lum bir kompaniyaga ishga kirish uchun ariza beruvchilar birinchi navbatda xuddi shu sohada ishlaydigan, ammo kerakli ish beruvchining ostida joylashgan tashkilotga ishga joylashadilar. Bu tajribani rivojlantiradi va mijozlar bilan munosabatlarni o'rnatadi.
Biroq, ish beruvchi har doim ham mahsulot sotish majburiyatlarini hisob menejeriga yuklamaydi. Ushbu lavozim Mijozlar bilan aloqalar bo'yicha koordinator rolini qamrab olishi mumkin. Ko'pincha bunday mutaxassislar IT-mahsulotlar, dasturiy ta'minot, buxgalteriya va yuridik xizmatlar uchun kompaniyalar tomonidan jalb qilinadi. Kompaniya vakillari savdo bozorida ishlamaydi, faqat xizmatlar ko'rsatadi va mahsulotning uzluksiz ishlashini ta'minlaydi.
Ish haqini kutish
Korxona va mintaqaning kattaligiga qarab, mijoz menejerining ish haqi juda katta farq qiladi. Umuman olganda, bu lavozimdagi mutaxassis oddiy ofis ishchisining o'rtacha ish haqiga ega.
Ko'pincha, ushbu profildagi xodimning ish haqi mutaxassis tomonidan kafolatlangan minimal ish haqi va tuzilgan bitimlarning foizidan tashkil topadi. Aynan shu daromadning suzuvchi qismi mutaxassislar uchun asosiy hisoblanadi. Yuqori ish haqining yo'qligi ko'pincha yarim kunlik talabalarni, yosh mutaxassislarni va qisqa muddatli, ammo tez daromad olishga qiziqqan odamlarni mijozlar bilan ishlashga jalb qiladi.
Ish beruvchilar mijozlarga xizmat ko'rsatish menejerlari tez -tez ish joylarini o'zgartiradigan mutaxassislar ekaniga xayrixohlik bilan qarashadi, shuning uchun qimmatbaho xodimlar ularni qo'shimcha to'lovlar bilan rag'batlantirishga tayyor.
Qayta ishlash
Muvaffaqiyatli hisob menejerlari har doim ham to'g'ridan -to'g'ri chakana savdodan kelmaydi. Yirik korxonalar ko'pincha kompaniyaning kuchli tomonlarini aniq biladigan va uni uchinchi shaxslarga foydali tarzda taqdim eta oladigan kompaniya xodimlaridan bunday mutaxassislarni "yaratadi".
Mijoz menejeri sifatida sobiq tahlilchilar, yollangan maslahatchilar va maslahatchilar, PR xizmatlari xodimlari, menejer yordamchilari va boshqalar qatnashishi mumkin.
Vakolatlar to'plami bo'yicha jamoatchilik bilan aloqalar bo'yicha boshliq o'rinbosari lavozimi hisob menejeriga eng yaqin hisoblanadi. Bunday darajadagi mutaxassislar ko'pincha kompaniya faoliyatini ommaviy yoritishni o'z zimmalariga oladilar, shuning uchun ular kompaniyaning kuchli tomonlarini boshqalardan ko'ra yaxshiroq bilishadi.
Kichik va o'rta biznesda mijozlar bilan aloqalar bo'yicha menejerning funktsiyalari ko'pincha kompaniyaning etakchi mutaxassislari, ixtisoslashtirilgan bo'limlar rahbarlari, matbuot kotiblari va boshqalarga qo'shimcha yuk sifatida yuklanadi.
Asosiy kasbi savdo bilan hech qanday aloqasi bo'lmagan mutaxassislar mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri o'rnini egallashi mumkin. Shunday qilib, ko'pincha bu xizmat ko'rsatish sohasidagi ishchilar - ma'muriy xodimlar, savdo sohasidagi ishchilar harakat qilishlari mumkin.
Tegishli videolar
BOSH KOTIB
"Kotib" so'zi o'rta asrlardagi "kotib" so'zidan kelib chiqqan va dastlab "ishonchli" degan ma'noni anglatadi. Rossiyada kotib lavozimi 18-asrda paydo bo'lgan. dastlab aynan imperatorning shaxsiy kotibi lavozimi sifatida.
Izoh lug'atida V. Dahl shunday ta'rif beradi: "Davlat kotibi" - suverenning ishonchli kotibi ". 18-asrning birinchi choragida. kotib muassasaning mansabdor shaxsiga aylanadi. Hozirgi vaqtda “kotib” so‘zi lug‘atlarda “shaxs yoki muassasaning ish yozishmalarini olib boruvchi, shuningdek, ish yurituvchi shaxs” deb ta’riflanadi.
Zamonaviy sharoitda rahbarning roli tobora ortib borayotgani bizni mas'uliyat, huquqlar, ishning tashkil etilishi va kotibning tashkilotni boshqarish tizimidagi o'rni haqida yangicha qarashga majbur qiladi.
Kotib menejerning shaxsiy tashkilotchisi bo'lib, unga ish vaqtini rejalashtirishda va rejalashtirilgan tadbirlarni bajarishda yordam beradi, uni yordamchi texnik operatsiyalarni bajarishdan ozod qiladi, yozishmalar, telefon qo'ng'iroqlari va tashrif buyuruvchilar oqimini filtrlaydi. Kotib nafaqat uning rahbarining, balki butun muassasaning shaxsidir.
Kotibning vazifalari og'zaki va hujjatli ma'lumotlarni to'plash, to'plash, loyihalash, qayta ishlash, shuningdek tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish, uchrashuvlar va konferentsiyalar tayyorlash, telefon aloqasi va boshqalarni o'z ichiga oladi.
Kotibning vazifalari shartli ravishda quyidagilarga bo'linishi mumkin:
Hujjatlar bilan ishlash (axborot va hujjatlashtirish xizmatlari);
Tashkiliy ishlar (qog'ozsiz xizmat).
Kotiblarning boshqaruvning turli darajalaridagi menejerlar oldidagi majburiyatlari mazmuni va ko‘lami bo‘yicha farqlanadi. Bunga qarab, rasmiy kotiblik ierarxiyasining uchta darajasi mavjud.
1. Boshqaruvning eng quyi darajasi boshlig'ining kotibi - mashinist-kotib (texnik va xizmat funktsiyalarini bajaradi).
2. Boshqaruvning o'rta bo'g'ini boshlig'ining kotibi - kotib-yordamchi (hujjatli xizmatlar ko'rsatadi, uchrashuvlarni tashkil etish va hujjatlashtirish, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va hokazo).
3. Boshqaruvning eng yuqori bo'g'ini boshlig'ining kotibi - kotibning yordamchisi, ish boshqaruvchisi, kotibiyat rahbari (boshqa tashkilotlardagi vakillik vakolatlari).
Kotibning roli juda mas'uliyatli va talabchan. Kotibning ishi ko'p tarmoqli bo'lib, u nafaqat etarlicha yuqori umumiy madaniyat va ma'lumotni, balki maxsus bilim va ko'nikmalarni ham talab qiladi. Yaxshi kotib quyidagi ishbilarmonlik fazilatlariga ega bo'lishi kerak: kasbiy mahorat, tashkilotchilik, tashabbuskorlik, mas'uliyat, punktuallik, diplomatiya, xabardorlik va oldindan ko'ra bilish qobiliyati.
Kotib yuqori xulq-atvor madaniyatiga ega bo'lishi kerak. Kotib madaniyatining muhim ko'rsatkichlari odoblilik, to'g'rilik, xushmuomalalikdir. Tashrif buyuruvchilar, xodimlar va rahbariyat bilan muloqotda kotiba yaxshi niyat ko'rsatishi, yaxshi yordamchi bo'lishi, maksimal yordam ko'rsatishi, agar kerak bo'lsa, umumiy ish uchun shaxsiy noqulayliklarga borishi kerak.
Ishbilarmonlik aloqalarining eng muhimlaridan biri bu bosh va kotibning o'zaro ta'siri. Rahbar va kotibning samarali birgalikdagi ishi, agar ular o'rtasida to'liq o'zaro ishonch va tushuncha bo'lsa, mumkin bo'ladi. Buning uchun menejer birgalikda ishlash tartibini aniq tartibga solishi, ish vaqtini qat'iy rejalashtirishi kerak. Rahbar o'z kotibining qobiliyatidan unumli foydalanishi, unga keng tashabbus ko'rsatishi kerak.
O'z navbatida, kotib xarakter xususiyatlarini, fikrlash tizimini, o'zini tutish va suhbatlashish odobini, o'z rahbarining boshqaruv qarorlarini qabul qilish mantiqini o'rganishi va unga o'z ishining samaradorligiga erishishga yordam berishga harakat qilishi kerak.
KOTIB MADANIYATI
Kotibning ishi tez o'zgaruvchan vaziyat, bajariladigan turli xil vazifalar va ularni tezkor hal qilish zarurati, ko'pincha parallel ravishda bir nechta ishlarni bajarish zarurati va turli xil aloqalar bilan tavsiflanadi.
Shuning uchun kotibga bir qator talablar qo'yiladi, ularni biznes va shaxsiy fazilatlarga bo'lgan talablarga bo'lish mumkin.
TO ishbilarmonlik fazilatlari, birinchi navbatda o'z ichiga oladi kasbiy malaka, bular. kotib bir qator kasbiy bilim, ko'nikma va malakalarga ega bo'lishi kerak.
Kotib yuqori saviyada bo'lishi kerak tashkilot. Bu ish joyingizni tashkil qilish, o'z vaqtida vazifalarni taqsimlashni oqilona rejalashtirish va kundalik operatsiyalarni o'z vaqtida bajarilishini ta'minlash qobiliyatidir.
Kotibning sifati ham muhim uchun javobgarlik belgilangan vazifalarni sifatli va o‘z vaqtida bajarish.
Kotib boshqacha bo'lishi kerak tashabbus, har safar rahbarning ko'rsatmalarini kutmasdan, o'z vakolatlari doirasida mustaqil qaror qabul qilish qobiliyati.
Kotiblarni tanlashda birinchi o'rinlardan biri talab qilinadi rasmiy sirni saqlash.
Kotibning eng muhim fazilatlari orasida punktuallik. Bu nafaqat voqealarni to'g'ri rejalashtirish, balki ularni belgilangan vaqtda qat'iy bajarish qobiliyatidir.
Kotibda bo'lishi kerak bashorat qilish qobiliyati keskin vaziyatlarda va hozirgi vaqtda ishni batafsil rejalashtira olish.
Kotibaning ishi hech qachon muvaffaqiyatli bo'lmaydi, agar u o'z tashkilotiga sodiq bo'lmasa. Sadoqat ularning ishi - rahbar bilan ideal munosabatlar uchun asosiy sifat.
Kotibning ishida zarur bo'lgan ishbilarmonlik fazilatlarini rivojlantirish uchun bir qator shaxsiy fazilatlar, busiz professional bo'lish qiyin.
Ulardan birinchi o'rinni qo'yish kerak moslashish qobiliyati, bular. tez bir ish turidan ikkinchisiga o'tish va bir vaqtning o'zida bir nechta topshiriqlarni bajarish qobiliyati.
Bundan kam muhim xususiyat - xushmuomalalik, bular. aloqalarni, aloqalarni osongina o'rnatish qobiliyati, chunki kotibga katta guruh odamlar bilan muloqot qilish kerak.
Kotib talab qiladigan shaxsiy fazilatlarga, xushmuomalalik, xushmuomalalik, xayrixohlik, javob berish kabilarni o'z ichiga oladi.
kabi fazilatlar moslashuvchanlik, sodiqlik, qat'iyatlilik, zukkolik, vijdonlilik, aniqlik.
Kotibning muhim va zaruriy sifati uning doimiy takomillashtirish istagi, ya'ni. umumiy va kasbiy bilimlarni doimiy ravishda to'ldirish.
Kotib har doim ozodaligi, did bilan kiyinish qobiliyati va biznes muhitini hisobga olish bilan ajralib turishi kerak.
Kotib bilishi kerak:
Boshqaruvning huquqiy asoslari:
ma'muriy, mehnat, tadbirkorlik huquqi;
U ishlaydigan turdagi tashkilotning ishlash tartibini belgilaydigan qonunchilik va normativ hujjatlar.
Boshqaruv asoslari:
mamlakat va uning mintaqasidagi hokimiyat va boshqaruv organlari tizimi;
U ishlaydigan sanoat va munosabatlar;
U ishlayotgan tashkilotning funktsiyalari, vazifalari, tuzilishi, uning aloqalari;
Liderning tuzilishdagi o'rni, uning ichki va tashqi aloqalari. Menejment asoslari.
Boshqaruv ishini ilmiy tashkil etish asoslari. Hisoblash va tashkiliy texnologiyalar. Umumiy va ijtimoiy psixologiya asoslari. Etika va estetika asoslari. Ofis ishi:
hujjatlarni yaratish va qayta ishlash usullari;
Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;
Hujjatsiz xizmat. Arxivlash. Ushbu ma'lumotlarga asoslanib, kotib bilishi kerak: Menejerning samarali ishlashi uchun sharoit yarating:
ish kunini rejalashtirishga yordam berish;
Rahbarning ish joyini tashkil qilish;
Rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish muddatlarini kuzatib boring. Rahbar uchun axborot xizmati:
" hujjatli film;
Hujjatsiz;
Davriy nashrlar bilan ishlay olish (matbuot sharhlarini tayyorlash). Mehmonlarni qabul qilishni tashkil qilish.
Kontaktlarni o'rnatish.
RAHbar VA KOTIBNING O'ZBEK HARAKATI
Menejer va kotib o'rtasidagi o'zaro munosabatlar
Ish yukingizni kotibingiz bilan muhokama qilish uchun har kuni vaqt ajrating;
Hech qachon uchrashuvlarni o'zingiz belgilamang, kotib buni qilsin;
Agar siz ofisda bo'lmasangiz, kuniga kamida ikki marta qo'ng'iroq qilib, siz uchun qoldirilgan rejalar va xabarlardagi o'zgarishlar haqida so'rashingiz kerak;
U yoki bu ishni qachon tugatish kerakligi haqida kundalikingizga yozib qo‘ying;
Kundalik ishingizni rejalashtirayotganda, unga vaqt ajrating.
Menejerga telefonni ko'proq ishlaydigan vosita va zerikarli to'siqdan kamroq qilishiga yordam beradigan bir nechta usullar mavjud:
Kotibingizdan qo'ng'iroqlarni "filtrlashni" so'rang. Unga qaysi odamlarga qo‘ng‘iroq qilishga qarshi emasligingizni va kimga keyinroq qo‘ng‘iroq qilishingiz kerakligini sizga qulayroq vaqtda aytib bering.
Odamlarga qachon qo'ng'iroq qilish kerakligini va qachon qo'ng'iroq qilmaslik kerakligini ayting.
Kotibingiz bilan ikki tomonlama aloqa o'rnating. Agar u siz uchun haqiqatan ham muhim ishni qilsa, qo'ng'iroqlarga bir muncha vaqt javob berishni taklif qiling.
Agar siz odamlar bilan telefonda gaplashishingiz kerak bo'lsa, kotibga qo'ng'iroqlarni rejalashtiring.
Kotibga sizni asosiy ishingizdan kim chalg'itishi mumkin va kim qila olmasligini oldindan aytib bering.
Bu kelishuvlardan tashqari, kotib qarorlarni shaxsan qabul qilsin. Vakolatlarni topshirishda bir qator imtiyozlar mavjud
kotibga:
Bu menejerning vaqtini bo'shatadi;
Rahbar e'tiborini ijodiy ishga qaratish imkoniyatiga ega bo'ladi
Topshiriq - bu sirni rag'batlantirish va ishonchni mustahkamlashning ajoyib vositasi
Topshiriq - kotibni qo'shimcha mas'uliyatni o'z zimmasiga olishga tayyorlash va rahbar yo'qligida uning muayyan vaziyatda qanday harakat qilishini aniq "taxmin qilish" qobiliyatini rivojlantirishning eng yaxshi usuli;
O'ziga ishonib topshirilgan mas'uliyat va vakolatga ega bo'lgan professional, yaxshi o'qitilgan kotib o'z rahbarini hurmat qiladi.
Kotibning bosh bilan o'zaro munosabati
Ishni boshqarish va tashkil etish sohasidagi mutaxassislar kotib va menejer o'rtasida normal munosabatlarni yaratish uchun zarur bo'lgan quyidagi fazilatlarni nomlashadi.
1. Kotib biron bir hujjatda xatolikka yo'l qo'ymasligi va shu bilan o'z menejerini har bir hujjatni tekshirish zaruratidan ozod qilishi kerak. Kotib ham o'z ishi bilan menejerga mustaqil ishlay olishini isbotlashi kerak.
2. Telefonda gaplashayotganda har qanday savolga xushmuomalalik bilan javob bera olishi, kompaniya faoliyatida maxfiy hisoblangan barcha masalalarni boshqaruvchi o‘z kotibiga ishonishi kerak.
3. Rahbarni materiallarni mustaqil ravishda batafsil o'rganish zaruratidan xalos qilish uchun hisobot va jurnallarda mavjud bo'lgan eng muhim faktlarni tanlay olish.
4. Favqulodda ish bo'lsa, u ish kuni tugaganidan keyin turishi kerakligini tushuning, ammo menejer, shunga qaramay, bunday ehtiyoj bo'lmasa ham, kotibning qolishiga ishonmasligi kerak.
5. Rahbar yo'qligida mustaqil qarorlar qabul qilishda o'z mas'uliyati va vakolat darajasini aniq ifodalaydi va rahbar, o'z navbatida, kotibning yo'qligida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan ishlarni engishiga ishonch hosil qilishi kerak. Ikkala tomon ham hazil tuyg'usiga muhtoj. Kotibning xulq-atvori va ish samaradorligi barcha xodimlarga o'rnakdir. U har doim toza va ozoda kiyinishi kerak, chunki uning obro'si ham, rahbarining ham obro'si bunga bog'liq.
Kotib menejerning shaxsiy hayotidagi voqealarni kuzatib borishi kerak, masalan, maxsus kunlar uchun gullar, tabriknomalar va hk.
Biznes bo'yicha murabbiy bilan suhbat Anna Nikolaeva"Moskva gapiradi" radiostantsiyasida 62.0 FM. Ustun rahbari Igor Igorevga tashrif buyurish.
I.I.- Yaxshi kotib bo'lish oson emas. Birinchidan, kotib kompaniyaning yuzi, u juda ko'p haqiqiy mas'uliyatga ega. Ikkinchidan, bu kasb bejiz emas, eng zo'r deb hisoblanmaydi: juda ko'p narsa, juda ko'p muammolar, siz hamma narsani qilishingiz va shu bilan birga hamma narsani mukammal qilishingiz va chalkashmasligingiz kerak. Bularning barchasini qanday qilish mumkin? Qanday qilib stressga qarshi tura olasiz va kompaniyangizning muvaffaqiyatli va munosib vakili bo'lasiz? Bu kotib qush nima? Kotib haqida gap ketganda, ko'pchilik ish beruvchilarga qanday kotib kerakligi haqida savol tug'iladi. Katta ehtimol bilan, ko'pchilik ular uchun bosh emas, oyoqlar muhimroq deb javob berishadi, chunki ularga chiroyli odamlar kerak. Va bosh qandaydir tarzda ergashadi. Bugun kotib kim?
A.N.- "Kotiba" so'zi o'rta asrlarda paydo bo'lgan. Lotin tilidan tarjima qilinganda "ishonch" degan ma'noni anglatadi. Bu lavozimni egallagan kishi yaxshi ma'lumotli bo'lishi kerak, o'z ishini bilishi, muloqot qilishi kerak, chunki kotibning vazifasi - odamlar bilan osongina aloqa o'rnatish. Albatta, siz bosh va oyoq o'rtasida tanlov qilmasligingiz kerak, chunki kotib - kompaniyaning vitrini. O'z ishiga asoslanib, mijoz kompaniyaning ishi, kelajakda u bilan qanday ishlashlari haqida faraziy xulosalar chiqaradi.
I.I.- Kotiba uchun eng qiyini stressga dosh berish, ish jarayonini bilish, boshliqning buyrug'ini bajarishmi? Axir, hech kimga sir emaski, ko'plab kotiblar bu kasb uchun g'ayrioddiy funktsiyalarni bajaradilar. Ular kadrlar bo'yicha ofitser bo'lib ishlaydilar, ba'zan buxgalteriya ishlarini bajaradilar, qahva etkazib berishadi, ofisni tozalashadi.
A.N.- Albatta bo'ladi. Kotibning asosiy vazifalari hujjat aylanishidir. Bu kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash, xatlar, fakslar, sertifikatlar tayyorlash. Bundan tashqari, kotib tashrif buyuruvchilar protokolini boshqarishi, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish jadvalining ustuvorligini rahbar bilan muvofiqlashtirishi kerak. Uning vazifalariga yig'ilishlar, konferentsiyalar, konferentsiyalar, telefon suhbatlarini tashkil etish kiradi. Qanday bo'lmasin, kotib o'zining ish vazifalari bilan tanishishi va ish jarayonida ularga tayanishi kerak.
I.I.- Bu qanday mas'uliyat? Ular ro'yxatdan o'tishlari kerakmi?
A.N.- Albatta. Agar majburiyatlar aniq ko'rsatilmagan bo'lsa, kotibning o'zi ularni ro'yxatdan o'tkazishi va ish jarayonida ushbu ro'yxatga tayanishi tavsiya etiladi.
I.I.— Rahbarning xohish-istaklarini ro‘yobga chiqarish – bu barcha mas’uliyatdir.
A.N.- Juda to'gri. Kotib uchun menejer asosiy mijoz hisoblanadi. Unga yordam berish, uni tushirish, rahbarga befarq g'amxo'rlik qilish kerak.
I.I.- Kotibaga murojaat qiladigan qolgan xodimlar-chi? Kotib nafaqat rahbar bilan muloqot qiladi. Mijozlar va mehmonlar kotibaga kelishadi. Siz chet tillarini yaxshi bilishingiz kerak. Agar kotib oyoq bo'lsa ham, oyoqlar beshta til bilan bo'lishi kerak.
A.N.- Darhaqiqat, kotib uchun chet tillarini bilish afzallik. Mijozlar va tashrif buyuruvchilarni to'g'ri qabul qilish, ularga tabassum qilish, o'tirishni taklif qilish, qahva, choy berish kerak. Bu oddiy narsalar, lekin, afsuski, hamma kompaniyalarda ham kotiblar bu bilimdan foydalanmaydi. Ba'zan kompaniyada siz kotibani muhim ishlardan, jurnal o'qishdan uzoqlashtirgandek taassurot olasiz.
I.I.- Ba'zida kotiba kompyuterda nimadir bosadi. Yozuv mashinkasida biror narsa yozadigan va cheksiz telefon qo'ng'iroqlari uchun javobgar bo'lgan kotibning surati bor. Vaqti -vaqti bilan u bosh idorasiga keladi. Bularning barchasi yaxshi esda qoladi va kim eslamasa, buni Sovet filmlarida ko'rishi mumkin. Lekin hozir kotiblar boshqacha.
A.N.- Juda to'gri. Hozirda ko‘plab rahbarlar kotiblarga telefon odobini o‘rgatmoqda. Kotib kiruvchi qo'ng'iroqni qabul qilish, xodimga yoki kompaniya rahbariga o'tish qoidalarini bilishi kerak. Bundan tashqari, signalni ushlab turish va xayrlashish qoidalari mavjud.
I.I.- Telefonda musiqa yoqilganda terish ohangini ushlab turing, qaysi ovoz qabul qiluvchiga ushbu qo'ng'iroq kompaniya uchun juda muhimligini aytadi? Bu vaqtda musiqa yangraydi, masalan, Betxoven.
I.I.- Qanday qilib so'rashim kerak? Balki: "Iltimos, o'zingizni tanishtiring" deyishingiz kerakdir?
A.N.- Ha, buni qila olasiz. Shaxs kerakli abonent bilan bog'lanmaguncha, liniyada qolishni so'rash va kutmaslik kerak. Har bir harakat uchun bajarilishi kerak bo'lgan ish algoritmi mavjud. Bundan tashqari, telefon taqiqlangan. Bular salom, men sizni tinglayman, bir daqiqa kuting, faks, telefon so'zlari. Bu so'zlarni ishlatmaslik kerak.
I.I.- Albatta, kamaytiruvchi shakllarni qoldirgan ma'qul. Lekin bu kotibning ishiga emas, qizning telefondagi ishiga tegishli. Endi kasblar doirasi ancha keng.
A.N.- Juda to'gri.
I.I.- Buni qo'ng'iroq markazida ishlaydigan qiz, kichik xodimlar qilishlari mumkin. Kotibning o'zi o'z kompaniyasida juda muhim shaxs.
A.N.- Kotibning asosiy vazifalari bor. Bu telefon qo'ng'iroqlarini, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, menejerga ish kunini rejalashtirishda yordam berish, uchrashuvlar va konferentsiyalar tashkil etish. Bundan tashqari, kotib mijozlar bilan yuzaga keladigan ziddiyatli vaziyatlarni mohirona hal qilishi, menejerga yordam berishi, uning devori va himoyachisi bo'lishi kerak.
I.I.- Kotiba styuardessa opami?
A.N.- Ha.
I.I.- Lekin bu qizlarni boshqacha chaqirishadi. Bu ofis menejerlari, call -markaz xodimlari, kotib yordamchilari va boshqalar bo'lishi mumkin. Ular kasblar reestriga kiritilganmi?
A.N.- Menimcha.
I.I.- Kotiba kompaniyaning yuzi. Kompaniyada inson o'zini qanday tutishi kerakligi haqidagi barcha tartib bo'lishi kerak. Avvalo, bu kompaniyaning korporativ madaniyatiga bog'liqmi?
A.N.- Albatta. Kotib kompaniyaning ingl. Siz to'g'ri salomlashishingiz, mijozni menejerga taklif qilishingiz, uchrashuv qachon rejalashtirilganligini bilib olishingiz kerak. Kotib barcha qoidalarni ro'yxatdan o'tkazishi kerak.
I.I.– Kotib bularning barchasini yozibgina qolmay, hujjatlar bilan ishlash, ishni tashkil etish ham kerak. U barcha g‘alabalarimiz tashkilotchisi va ilhomlantiruvchisidir.
A.N.- Ha.
I.I.- Vitrina bo'lgan yosh qizlar har doim nima qilayotganini tushunishadimi? Menimcha, kotib-tajribali va ma'lumotli o'rta yoshli ayol. U vazifalarni bajarishi, nizolarni hal qilishi, hujjatlar bilan shug'ullanishi, mijozlar va mehmonlarni qabul qilishi, agar kerak bo'lsa, muzokaralar olib borishi mumkin.
A.N.- Buni institut yoki kollej bitiruvchisi amalga oshirishi mumkin, agar bundan oldin u maktabda yoki kotiblik kurslarida tegishli tayyorgarlikdan o'tgan bo'lsa. Buni o'rgatish mumkin, shuningdek, ziddiyatli mijozlar bilan ishlash. Siz vaqtni, telefon odobini qanday tashkil qilishni o'rganishingiz mumkin.
I.I.- Bu oliy o'quv yurtlarida o'qitilmaydimi? Menimcha, ularda hujjatlar bilan muammo bo'lmasligi kerak, chunki universitetlarda tegishli mutaxassisliklar bor edi, odamlarga buni o'rgatishadi.
A.N.– Bilishimcha, oliy o‘quv yurtlarida kotib tayyorlaydigan fakultet yo‘q.
I.I.- Buni ofis ishi deyilardi.
A.N.– Ish yuritish o‘rta kasb-hunar ta’limi olayotganda o‘rganiladi. Kotiblarni tayyorlash maktablari, shuningdek, treninglar va seminarlar mavjud.
I.I.- Endi hayot shunday ko'rinadi?
Bu so'z, g'alati, ayollik shakliga ega emas. "Kotiba" - bu kasbning nomi, ularsiz hech qanday tashkilot qila olmaydi. O'z atrofida afsonalar yaratadigan kasb. "Kotiba" - tishlaridan oyoqlari bor qiz, kutish xonasida tirnoqlarni kim arraladi? Loafer? Birovning himoyachisi? Rahbarning bekasimi?
Yaxshi kotib - g'ildirakdagi sincap, bu ari, ularsiz xo'jayinning qo'llari yo'q. Kotibning vazifasi faqat qog'oz ko'tarish, qo'ng'iroq qilish emas. Asosiy vazifa - rahbarning ishini engillashtirish. Va bu qabulxonadagi mikroiqlimni va oshpazning ish kunini tashkil qilishni va uning tashqi dunyo bilan o'zaro munosabatlarini qurishni o'z ichiga oladi.
Kotibning ishi katta asab yukidir: ko'p qo'ng'iroqlar, shoshqaloq xodimlar, ko'p ishlar, shaxsiy ish jadvalini tuza olmaslik, xo'jayinning kayfiyatiga bog'liqlik ... Lekin hech bo'lmaganda bir marta kotib xodimlarga o'zining yomon kayfiyatini ko'rsatsa, u holda rahbarlik vazifasini bajarmagan xodimlarga nisbatan har qanday shikoyat ular tomonidan yomon kayfiyat tufayli "urilish" deb baholanishi mumkin. Albatta, kotib qo'pollikka to'g'ri javob berish yoki o'zini xatoni sezmaganga o'xshatib ko'rsatish uchun hazil tuyg'usiga ega bo'lishi kerak, shunda qiyin paytlarda burnini osib qo'ymaslik va nafaqat o'zini, balki ko'nglini ko'tarish ham mumkin. ham boshliq!
Kotiba boshliqning eshigidagi qulf: “to‘g‘ri so‘z”ni bilgan odam oson o‘tadi. Ammo boshqalar kotibani manipulyatsiya qilish qobiliyatiga ega va kotibning mahoratlaridan biri shaxsiy munosabatlarni ishchilardan ajratishdir. Bu savolning salbiy tomoni ham bor: mijozlar va xodimlarga kotibaning ularga bo'lgan munosabati boshliqning munosabatini aks ettiradigandek tuyuladi. Shuning uchun, hatto yoqimsiz odamlar bilan ham to'g'ri bo'lish kerak. Biroq, hammaga bo'lgan moyillik ruxsat berishga aylanmasligi kerak: kotib xo'jayinning o'ng qo'li, shuning uchun u vijdonsiz xodimlarning o'z hisobidan o'zini himoya qilishiga yo'l qo'ymasligi kerak.
Kotibning asosiy qobiliyati ma'lumotni tezda to'plash va saqlashdir. Universitet professorlari aytganidek, mutaxassis hamma narsani biladigan odam emas, balki ma'lumotni qaerdan topishni biladigan odamdir! Kotib shunday mutaxassis bo'lishi kerak - ma'lumot to'plash usulini ko'rsatmasdan, hamma narsadan xabardor bo'ling. Kotib ma'lumot olish uchun kimga murojaat qilishni bilish uchun xodimlarning qaysi biri nima qilayotganini aniqlashi shart. Shunday bo'ladiki, odamning lavozimi unvoni uning vazifalariga to'g'ri kelmaydi, masalan, masalalarni bo'lim boshlig'i emas, balki uning o'rinbosari hal qiladi. Bo'lim boshlig'i o'zi boshqaradigan xayollarga ega - siz uning xayollarini olib tashlay olmaysiz, lekin javob uchun kimga murojaat qilishni bilishingiz kerak. Bu nafaqat ma'lumot to'plash, balki uni etkazish ham muhimdir. Yaxshi kotib eslaydi: u xo'jayinni boshqa odamlarning muammolaridan qutqarish uchun mavjud, shuning uchun u ma'lumotni filtrlaydi. Lekin rahbar tashkilotdagi har qanday jarayon natijasini bilishi, shuningdek, jamoadagi kayfiyatdan xabardor bo‘lishi kerak. Agar yaqinlashib kelayotgan mojaro uning ishiga xavf tug'dirsa, kotibning aybi muammoning oldini olishga urinishning yo'qligi bo'ladi. Kotib - bu boshliq va jamoa o'rtasidagi aloqa vositasi. Bu qoralash emas, balki ish. Va yana bir muhim qoida: rahbarning etkazish uchun mo'ljallanmagan biron bir iborasi qo'l ostidagilarning qulog'iga etib bormasligi kerak.
Kotibning xo'jayinning bekasi ekanligi haqidagi mavjud afsona, garchi u ko'p hollarda haqiqatga to'g'ri kelmasa ham, ba'zi asoslarga ega: xo'jayin va kotib uy boshlig'idan ko'ra ko'proq birga vaqt o'tkazishadi, ular "olov, suv, mis quvurlari "birgalikda ish olib boradi, shuning uchun ba'zida rasmiy munosabatlardan tashqarida bo'lgan munosabatlar mavjud. Albatta, g'amxo'r kotib xo'jayinning noqulayligini sezadi, dori taklif qiladi, choy olib keladi, charchagan, ochlarga sendvich pishiradi, xotiniga atir, qaynonasi uchun blender sotib olayotganda maslahatchi bo'ladi. , teatr chiptalarini sotib oling .... Bu ishda foydalidir, lekin xo'jayin va kotib o'rtasidagi do'stlik yoki undan ham ko'proq sevgi orasidagi masofa ish manfaati uchun kamaymasligi yaxshiroqdir.
Boshlang'ich kotib uchun berishingiz mumkin ba'zi maslahatlar, kamdan -kam hollarda kurslarda beriladi:
- Boshidanoq menejer va kotib ofisga bepul kirish huquqiga ega bo'lgan xodimlar ro'yxatini kelishib olishlari kerak. Agar xo'jayin u bilan bog'lanmoqchi bo'lgan hamkasblari va do'stlari ro'yxatini hech qanday savolsiz muhokama qilsa yaxshi bo'ladi.
- Inqilobning ertasiga ishga kelgan va ish joyidagi tartibsizlikdan g'azablangan Kerenskiyning kotibi haqida afsona bor. Bu, albatta, ekstremal holat, lekin rahbarning stolidagi tartib sizning tashvishingiz bo'lishi kerak. Qog'ozdagi narsalarni tartibga solishning oddiy echimi, boshliq stolidagi "Shoshilinch", "Yechish", "Ko'rish", "Tashlab yuborish", "Imzo uchun" papkalari bo'lishi mumkin. Ular o'zaro ta'sirni osonlashtiradi va stolda muqarrar ravishda paydo bo'ladigan tartibsizliklardan himoya qiladi.
- Xo'jayinga "kun siz bilan boshlanib, tugashi uchun" odatini singdirish juda muhimdir. Uning rejalarini bilish, uchrashuvlarini eslatish va xatti-harakatlar strategiyasini ishlab chiqish uchun siz uning ofisiga har qanday mehmondan oldinroq kirishingiz kerak.
- Agar xo'jayin o'zini kotib emas, balki yordamchi, yordamchi deb hisoblasa, unga barcha yig'ilishlarda va muhim uchrashuvlarda hozir bo'lishingiz kerakligini tushuntiring - kelishuvlardan xabardor bo'lishingiz kerak.
- Hujjatni imzolash uchun topshirishdan oldin, qanday savollar tug'ilishi mumkinligini o'ylab ko'ring va javobni oldindan bilib oling. Boshliqning kabinetidagidan ko‘ra, kutish zalida ahmoq bo‘lganingiz yaxshi.
- Ishlarni bajarishda ikkilanmang, lekin shoshmang. Armiya hazilini eslang: "Buyruqni bajarishga shoshilmang. Buyruq" Bir chetga qo'ying! "Har doim amal qiladi.
- Agar xodimning aybi bilan siz buyurtmani bajarmagan bo'lsangiz, javobgarligingizni aybdor bilan baham ko'ring. Ammo - hech qachon uzr aytmang. Aybdor bo'lish ham kotibning vazifasi ekanligini unutmang.
- Har qanday mehmonni shaxsan eslang. Bu xo'jayinning "xavfsizligi" kafolati, agar istalmagan mijoz ogohlantirmasdan paydo bo'lsa - siz "hujumni qaytarishga" to'g'ri vaqt topasiz. Xuddi shu narsa odamlarning ismlariga ham tegishli - har qanday odam uchun uning ismi muhim ahamiyatga ega. Ismlarni eslab qolishning iloji bo'lmasa ham, bilib oling. O'zingizga bir necha marta ism va otaning ismini takrorlash qiyin. Ismlarini noto'g'ri talqin qilishga odatlangan odamlar, agar siz bunday qilmasangiz, xo'jayini yanada hurmat qilishadi.
- Daqiqa ma'lumotlarini yozib qo'yganingizga ishonch hosil qiling. Agar kerak bo'lmasa, uni tashlang va unuting. Ammo istiqbolli ma'lumotni eslang: siz yozgan narsalar xotirangizdan o'chirildi.
- Ma'lumotni uzatishda, qaysi jumlaga alohida e'tibor berish kerakligini o'ylab ko'rish kerak, shunda u esda qoladi va tushunarli bo'ladi.
- Siz daftarsiz. Menejerning shaxsiy sanalarini eslang. U muammolar bilan band bo‘lib, o‘z to‘yini unutgan O.Genri hikoyasidan bankir ahvoliga tushib qolishi mumkin. Unga eslatib qo'ying - bu to'y siz bilan bo'lmasa ham.
Xo'sh, endi - ular uchun maslahatlar kotibni kim ishga oladi.
Kotibni tanlashda nomzodlarni tekshirishni unutmang:
- diksiyasi, ovozi, intonatsiyasi. Qiyin vaziyatni taklif qiling - xo'jayiningiz yo'qligi haqida yolg'on gapirishdan g'azablangan mijozga javob berishgacha - va bu qanday eshitilishini tinglang. Javoblarning mazmuniga e'tibor bering - bu ham muhimdir.
- stressga chidamlilik va xayrixohlik. Suhbat davomida sizga behayo tabassum qiladigan qiz birinchi mojaroda g'azabga, tantrums yoki yomon kayfiyatini ifodalashda g'azabga aylanishi mumkin. Agar stressli vaziyatda bo'lgan qiz yangi kuch manbasini topsa va vazifa qanchalik qiyin bo'lsa, u shunchalik qiziqarli bo'lsa, u kotibning ishiga mos keladi, lekin siz bunday kotibda hech qanday kuch yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak bo'ladi. tanaffus.
- savodxonlik. Oliy ma'lumot hujjati bir so'zda beshta xato bilan harflar o'tib ketmasligini va'da qiladi. Hech bo'lmaganda, kotibning darajasi bir nechta shakllarda tekshiriladi, masalan: "Ko'ra" - "hujjat" yoki "hujjat"? Ikkinchi test - bu savol: "Kechirasiz, kimga qo'ng'iroq qilyapsiz?" Agar u "hujjat" yozsa va "qo'ng'iroq qil" desa - undan bosh tortgan ma'qul. Qayta tayyorlash imkoniyati kam.
Va yana bir nechta maslahatlar:
- Tashqi ko'rinishga qaramang - tavsiyalar va so'rovnomaga qarang. Tashqi ko'rinish tuzatilishi mumkin, aqli dargumon.
- Kotiba va eng muhimi, uning oilasi, agar mavjud bo'lsa, tartibsiz ish kuniga tayyormi yoki yo'qligini bilib oling. Normallashtirilgan kun bo'yicha kelishuv bilan, kotib ishda qolishga majbur bo'lgan holatlar hali ham paydo bo'lishi mumkin. Agar kotiba kichkina bolalari yuklamaydigan ayol bo'lsa, yaxshiroq: ular o'zlariga ko'proq onalik e'tiborini talab qiladi.
- Ariza beruvchiga bir faoliyatdan ikkinchisiga tezda o'tish zarurati noqulayligini bilib oling. Agar u shunday qilsa, u yaxshi kotib bo'lishi dargumon: xo'jayin shoshilinch xat yozishdan oldin faksni yuborishni tugatguncha kutishi kerak.
- Ariza beruvchi va kelajakdagi oshpaz psixologik jihatdan qanchalik o'xshashligini aniqlashga harakat qiling. Agar u tez gapirishga odatlangan bo'lsa va bunday odamlar uni bezovta qilsa, agar u sekin bo'lsa va u hamma narsani yondirishni yaxshi ko'rsa, ular birga ishlamaydi.