Ishbilarmonlik yozishmalari - xatlarga misollar. Yozish: ish xatlarini yozishni o'rganish va boshqalar. Ish maktublarini yozishni o'rganish

Zamonaviy dunyoda ishbilarmonlik aloqasi ko'pincha biznes yozishmalaridan kelib chiqadi. har qanday mansabdor shaxs tomonidan uning nomidan va o'z lavozimiga ko'ra yuboriladigan yozishmalarning har qanday turini (xat, xabar va h.k.) o'z ichiga olgan yozma ishbilarmonlik shakli.

Muhim jihat - bu odob -axloq qoidalariga rioya qilish. Aks holda, o'rnatilgan aloqalar uzilishi va mijoz yoki biznes sherigi yo'qolishi mumkin. Yaxshi shakllangan biznes yozishmalar siz yoki kompaniya haqida eng yaxshi taassurot qoldiradi.

Harflar sehriga ega bo'lish har bir inson uchun dolzarbdir. Masalan, yangi ish qidirayotganda: rezyume yozish va yuborish, test topshiriqlari, xatlar, o'zingiz haqingizda qo'shimcha ma'lumotlar, uchrashuv vaqtini kelishish.

Qizig'i shundaki, bugungi kunda mavjud bo'lgan biznes yozishmalarining qoidalari taxminan 150 yil oldin Angliyada shakllangan.

Ishbilarmonlik xatlarining turlari

Harfni qanday tuzish kerakligini aniqlash uchun siz uning turlari o'rtasidagi farqni bilishingiz kerak. Bu xabar mavzusini va uning to'g'ri dizaynini aniqlashga yordam beradi. Bu sizga muhim raqib oldida ahmoq ko'rinmaslikka yordam beradi.

Dizayn tuzilishiga ko'ra, ular quyidagilarga bo'linadi.

Aloqa xatlari

Bunga rad javoblari, da'volar, bahonalar, e'tiroflar kiradi. Xodim kasbiy faoliyati davomida foydalanadigan hamma narsa.

Shartnoma xati

Yozuvning muhim turi. Uning yordami bilan uchrashuv natijalari umumlashtiriladi, kelishuvlar tuziladi, vazifalarni bajarish vaqti ko'rsatiladi va ular shartnomani har ikki tomon ham to'g'ri tushunganiga ishonch hosil qilishadi.

Ishbilarmonlik xati qoidalari

Bloggerlar o'zlarini qanday ifoda etishlari sizning tanlovingiz emas. Xato va xatolarni oqlab bo'lmaydi. Bolalikdan til o'rganish qiyinchiliklari bilan o'zingizni tasalli bera olmaysiz. Iloji boricha o'zingizga talabchan bo'lishingiz kerak. Aks holda, bu sizning shaxsiyatingiz va ta'limingiz haqida yoqimsiz tasavvur hosil qiladi.

Ishbilarmonlik yozishmalarining o'ziga xos xususiyati shundaki, professional sohada so'zlarning yozilishidagi xatolar inson tanlagan sohada qobiliyatsizligining ko'rsatkichi hisoblanadi.

Asosiy qoidalar:

Siz aniq ta'rifini bilmagan so'zlarni ishlatishdan saqlaning. So'nggi chora sifatida - ularning ma'nosini lug'atlarda tekshiring.
Maxsus terminologiyani ishlatishdan saqlaning. Ba'zi so'zlar suhbatdoshga notanish bo'lishi va u tomonidan noto'g'ri talqin qilinishi mumkin. Ishbilarmonlik yozishmalarining odobi bunday hollarda atamalar va qisqartmalarga tushuntirish berishni nazarda tutadi.
Qisqa jumlalar bilan yozing. Dizaynlarning uzunligi va guldorligi biznes muzokaralarida emas, balki roman yozishda mos keladi.
Xabarni maktubning boshiga emas, balki kompyuterdagi yoki Internet-muharriridagi hujjatga oldindan yozing. Ijobiy tomoni - matnning avtomatik imlo va tinish belgilaridir. Shuningdek, xatni qabul qiluvchiga tasodifan muddatidan oldin yuborilishi yoki brauzerning yopilishi yoki Internetning yo'qolishi tufayli yo'qolishi istisno qilinadi. Microsoft word -da ishlayotganda, ma'lum vaqt oralig'ida avtomatik saqlash materialidan foydalaning.
Telefon yoki planshetga xabar yozishdan saqlaning. Noto'g'ri avtomatik tuzatish xavfi mavjud.
Yuborishdan oldin xatolar va matn tuzilishining izchilligini tekshiring. Vaqtincha boshqa narsalarga o'tib, yozishni unutib, yozilgan matnni bir soatdan keyin qayta tekshirish tavsiya etiladi. Bu sizga barcha noaniqliklarni ko'rib, boshqa tomondan matnga qarashga yordam beradi.

Biznes xatlar dizayni

Xat yozish va tuzishda tafsilotlarga alohida e'tibor berish kerak. Shuningdek, u raqibga hurmat haqida gapiradi, vaqtni tejaydi, bu materialni qayta ishlashga sarflanishi mumkin.

Bu jihatlarni e'tiborsiz qoldirmaslik kerak:

Mavzu satrini to'g'ri to'ldirish

Agar bu birinchi xabar bo'lsa, sarlavha yorqin bo'lishi mumkin. Ammo, agar raqib bilan aloqa allaqachon mavjud bo'lsa, xat mavzusi qisqa va aniq ko'rsatilishi kerak. Bu aloqa asoslari. Ular bir muncha vaqt o'tgach, xabarni topishga yordam beradi, qayta o'qiladi, bu ham jo'natuvchi, ham qabul qiluvchiga oson bo'ladi.

Iqtibos

Yuborilgan xabarda siz javob berishingiz kerak bo'lgan savollar bo'lishi mumkin. Ularga har biridan alohida iqtibos keltirish orqali javob berish mantiqan. Bir nechta oldinga yo'naltirilgan xat yuborilganda, raqamlarni ishlatib, matnni paragraflarga bo'lish kerak. Shunday qilib, suhbatdoshingiz qaysi savolga javob berayotganingizni tushunadi.

Zanjirlarning haddan tashqari ko'pligi xabarlarda tartibsizlikni keltirib chiqaradi. Ammo, agar ilgari yuborilgan xabarlarga qaytish yoki suhbatdoshga biror narsani eslatish zarurati tug'ilsa, bunga arziydi. Xususan, byudjet, xizmatlar to'plami, vaqt haqida gap ketganda.

Qabul qilingan barcha ma'lumotlarni ko'rib chiqing

Maktub yozayotganda, siz yoki suhbatdoshingiz biriktirgan barcha hujjatlar haqida qisqacha izoh berishingiz kerak. Shunday qilib, oluvchi uni qanday fayl mazmuni kutayotganini darhol bilib oladi.

O'zingizning imzoingiz - tashrifnomaning o'xshashligi

Ishbilarmonlik yozishmalari imzolanadi. U avtomatik bo'lishi mumkin, keyin u har yuborilgan xatda bo'ladi. Ma'lumotli imzo qanday yaratiladi? Ism va familiyangizdan, hozirgi ish unvoningizdan, ish aloqalaringizdan va kompaniyangiz logotipidan foydalaning.

Masalan: "Hurmat bilan, Ivan Ivanov, sizning loyiha menejeri, telefon raqami yoki boshqa messenjerlar." Yoki "Hurmat bilan, Ivan Ivanov ...".

Shuningdek, imzo jozibali va ijodiy bo'lishi mumkin, bu kompaniya yoki biznes bilan alohida aloqani ko'rsatadi. Masalan, kitob sanoati tarmog'i xodimlari so'nggi yangiliklarning nomini kiritishda "Men hozir o'qiyman ..." iborasini ishlatishi mumkin. Lekin bunday narsalarni hokimiyat bilan kelishgan ma'qul.

Pochta manzili

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari pochta manzilini ko'rsatishni nazarda tutadi. Agar u faqat ishlayotgan bo'lsa yaxshi. Unda kompaniya nomi, lavozimi, ismi yoki familiyasi ko'rsatilishi mumkin, lekin tug'ilgan yili yoki o'ynoqi laqablari / so'zlari ko'rsatilmagan. Agar siz o'z faoliyatingizni yoki pozitsiyangizni o'zgartirsangiz ham, uni tark etishni rejalashtirayotgan bo'lsangiz, ko'p yillar davomida manzilning to'g'ri nomi haqida o'ylash yaxshiroqdir.

Shrift va intervallar

Hujjatlar uchun eng ko'p ishlatiladigan shrift - Times New Roman o'lchami jadvallar uchun 12 yoki matn uchun 14. 1,5-2 intervalli. Bu aytilmagan asoslar.

Ishbilarmonlik muloqot uslubi

Biznes yozish nozik muvozanat harakatini o'z ichiga oladi. Do'stona muloqot bu erda o'rinli emas, lekin qattiqqo'llik ham mos emas.

Aloqa xususiyatlari:

Dizaynlarning jiddiyligi

Kamsituvchi so'zlar, jargonli iboralar o'rinli bo'lmaydi.

Kulgichlardan foydalanish

Ehtiyotkorlik bilan kulgichlardan foydalaning yoki undan qoching. Birinchi aloqa, ularning mavjudligiga printsipial ravishda ruxsat bermaydi. Kelajakda qavslar mavjud bo'lishi mumkin, lekin juda ijobiy. Bu muloqot uslubida inoyat va hazil qabul qilinishi mumkin emas. Agar siz suhbatdoshga bo'ysunsangiz, bu shakl qabul qilinishi mumkin emas.

Ism va otasining ismi bilan tabriklayman

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari suhbatdoshga hurmat, uning shaxsiga e'tibor va qiziqishni bildiradi. Bu raqibning sizga bo'lgan qiziqishini oshiradi va uning murosaga kelish ehtimolini oshiradi. Siz bilan bog'lanayotgan odamning ismini, shuningdek, uning aloqa qilishni afzal ko'rishini oldindan bilish maqsadga muvofiqdir.

Ikki kun ichida javob bering

Xabarga bir necha ish kuni ichida javob berish to'g'ri. Aks holda, bu hurmatsizlik deb hisoblanadi. Agar xat hafta oxiri yoki ta'tildan oldin yuborilgan bo'lsa, shoshilinch bo'lmasa, unga javob bera olmaysiz. Aks holda, siz suhbatdoshingizni javobingiz vaqtincha yo'qligi haqida ogohlantirishingiz yoki xat mazmuni haqida qisqacha obunani bekor qilishingiz kerak.

Intruzivlikning yo'qligi

Doim biror narsa haqida so'rash, tasdiq so'rash sizni yomon tomondan ko'rsatadi. Agar suhbatdoshdan tasdiq talab qilinsa, unga uch kundan keyin javob berish kerakligini eslatib qo'yishingiz mumkin. Agar masala shoshilinch bo'lsa, uni birinchi xabaringizda aytib o'tish yaxshiroqdir.

Ko'zgu qoidasi

Ishbilarmonlik yozishmalarining odob -axloq qoidalari ko'pincha raqibingizga u kabi munosabatda bo'lishga imkon beradi. Bu o'zaro tushunish, muloqot darajasini bir xil darajada oshiradi. Suhbatdoshingiz qaysi atamalar, muloqot uslubi va manzilini ishlatishini kuzatib boring.

Bayramlar bilan tabriklayman

Agar muloqot rasmiy dam olish kunlari yoki paytida sodir bo'lsa, suhbatdoshni tabriklashga arziydi. Bu biznes yozishmalarining qoidalari. Raqibingizning tug'ilgan kuni qachon ekanligini bilish ham foydali.

Minnatdorchilik

Boshlang'ich xushmuomalalik tabrik, taklif, tushuntirishga javoban minnatdorchilik so'zlari bo'ladi.

Yuqoridagi barcha xususiyatlarni hisobga olgan holda, suhbatdosh bilan aloqa o'rnatish va o'zingiz haqingizda ijobiy fikrni shakllantirish qiyin bo'lmaydi.

Ish yuritish qoidalarining ahamiyati

Asosan, yuborilgan har qanday xat - bu tashrif qog'ozi, biz tanlagan biznes pozitsiyasini aks ettiradi. Muzokaralar muammoni hal qilishda qulaylik va samaradorlik bilan birga, hurmatli va ishonchni uyg'otish uchun, odob -axloq qoidalarini bilish va ularga doimo rioya qilish muvaffaqiyatning mustahkam kafolatidir.

Har qanday yozishmalarga nisbatan, Internetda yoki xatlarda, telefon yoki shaxsan muloqot qilishda bo'lgani kabi bir xil qat'iy standartlar qo'llaniladi. O'zaro ta'sir o'tkazish tamoyillari:

boshqa shaxsning shaxsiyati va ishbilarmonlik pozitsiyasiga raqiblarning o'zaro hurmati;
raqibning biznes manfaatlariga e'tibor;
maxfiylikka rioya qilish;
muhim vazifalarni hal qilishda aniqlik.

Ishbilarmonlik yozishmalari zarur, chunki:

maktub yuborishda, hatto nazarda tutilgan bo'lsa ham, javob yo'q;
xatlar keraksiz ma'lumotlar oqimida yo'qoladi va xodimlar doimiy ravishda qo'ng'iroq qilib, pochtalarini tekshirishni so'rashadi;
elektron pochtani o'qib bo'lgach, sizga nima kerakligi aniq emas;
Xabarlarda tafsilotlar ko'pligi va ma'lumotlarning tartibsizligi tufayli fikrlar chalkashib ketadi va murakkab masala hal qilinmaydi.

Agar siz biznes yozishmalarining umumiy qoidalarini qo'llasangiz, bo'sh vaqtingizni ko'p tejashingiz mumkin. Bu yuqoridagi muammolardan qochishga yordam beradi.

Olga Shvaychenko

Maktub - bu yozma nutq, bir kishidan boshqasiga yuborilgan suhbat

Vladimir Ivanovich Dal

Bu bahorda Pro-Aktiv o'quv agentligi har xil turdagi matnlarni yozish mavzusiga bag'ishlangan uchta katta trening tadbirini tashkil etdi va o'tkazdi. Sotish, ma'lumot, salbiy xabar yoki kontekstli ... Bu tadbirlarda qatnashgan Xabarovsk aholisining umumiy soni 60 ga yaqin odamni tashkil etdi. Va bu onlayn o'qitilgan tinglovchilarni hisobga olmaydi ... O'rtacha o'quv guruhi 15 kishidan iboratligini hisobga olsak, yomon emas.

Nima uchun bu mavzu shunchalik mashhur?

Rostini aytsam, men ushbu o'quv dasturlarini ishlab chiqqan va etkazib bergan murabbiy sifatida bunday savol bermayman. Odamlar xat yozishadi, chunki ular raqsga tushishni yoki rasm chizishni bilishadi. Ular shunchaki qilishadi. Xo'sh, yoki ular buni hayotlarida hech bo'lmaganda bir marta qilishgan, xuddi xuddi raqsga tushish yoki rasm chizish kabi.

Yomon yoki yaxshi - lekin faoliyat turining ko'pchiligi yozishmalar jarayoniga ko'pchilikni jalb qilishni nazarda tutadi. Ammo bu mutlaq ko'pchilik bu jarayonni qanchalik yaxshi yoki yomon qilayotgani haqida o'ylamaydilar.

Gap shundaki, yozishmalarning o'zi - bu harakat va bu harakatni ko'rib, yakuniy natijaga e'tibor qaratadigan odamlar soni cheklangan. Ayni paytda, bu holda siz aniq natijaga erishishingiz mumkin.

Shuning uchun, o'quv guruhi to'planmoqda, ular aytganidek, "mushaklarni pompalamoq", ish xatlar yoki tijorat takliflarini yozish ko'nikmalarini rivojlantirishni xohlaydilar.

Bu odamlar, mashg'ulotlar paytida aytilgan so'rovlarga ko'ra, yozishni o'rganishni xohlaydilar oddiygina, to'g'ri va erishish ma'lum bir maqsad. Va bu erda uchta toifadagi so'rovlar mavjud - faqat siz bir xil fikrlar yoki istaklarni birlashtira oladigan guruhlar.

Menga bu tushunchalarni "ajrashishga" ruxsat bering, shunda biz ularning mazmuni to'g'risida darhol kelishib, "to'ldirish" to'g'risida qaror qabul qilamiz.

Masalan, nima qiladi " oddiy yozing"? Bu tushunchaga cheksiz ko'p ma'nolarni kiritish mumkin va har xil o'xshashliklarni keltirish mumkin. Ammo Pro -Aktiv agentligi tomonidan yozishmalar o'tkaziladigan bir qator tadbirlarga ishbilarmonlik yozishmalari orqali tashrif buyurgan odamlar nuqtai nazaridan yozish oson - bu mijozni chalg'itmaslikni anglatadi.

Maktub orqali ma'lumotni qabul qiluvchining birinchi o'qishdanoq uning mohiyatini tushunadigan qilib etkazish;
Shunday qilib, butun matn qulay tilda taqdim etiladi;
Shunday qilib, matnli bloklar, tortli pirojnoe kabi, ma'lum bir ketma -ketlikda yig'iladi.

Aytgancha, oxirgi tushuntirishni asosan u yoki bu tarzda ishbilarmonlik yozishmalari bo'yicha kasbiy tayyorgarlikdan o'tgan odamlar bergan. Bular. ular qandaydir ketma -ketlik bo'lishi kerakligini allaqachon bilishgan, lekin tafsilotlarni talab qilishgan: "Buni qanday aniq aytish kerak?!"

Men odatiy deb ataydigan ikkinchi toifa " to'g'ri yozing", Ma'lumotni taqdim etish mantig'i, uning ravshanligi bilan chambarchas bog'liq, lekin bir qator aniq savollarni nazarda tutadi:" Va qanday qilib savodli tarzda xayrlashish kerak? " Treninglarga ishbilarmonlik yozishmalari bilan kelgan mutaxassislar ba'zi kichik, lekin, ularning fikricha, muhim kamchiliklardan qutulish retseptlarini o'rganmoqchi bo'lishdi.

Oldingi toifadagi yana bir qator so'rovlar "o'sadi": aniq maqsadga erishish uchun shunday yozing". Bu erda tinglovchilar ishbilarmonlik yozishmalari ko'rinmas, balki aniq suhbatdoshga ma'lumot etkazish usuli ekanligini aniq tushunishdi. Bu odamlar Rudyard Kiplingning "Bu so'z insoniyat ishlatadigan eng kuchli dori" degan so'zini eshitib, boshlarini qimirlatib rozi bo'lishdi. Va ular davom etishdi - agar "ishlatish" imkoniyati bo'lsa, unda manipulyatsiya qilish imkoniyati mavjud. Bu shuni anglatadiki, siz so'z yordamida maqsad qo'yishingiz va unga erishishingiz mumkin.

Albatta, Kipling bu iboraga o'z ma'nosini qo'ydi, lekin menga bu so'z bilan bir qatorda ishlatilgan so'zlarning metafizikasi haqidagi dalillar yoqadi. Masalan, fe'llar. Qabul qiling, "Men yaratmoqchiman" va "Men yarataman" yoki "Men olaman" - "Men oldim" harakatlaringizni qanday belgilashingiz muhim.

Ish yozishmalarida so'zning semantik ma'nosi juda aniq ishlaydi. Qabul qiluvchi - biznes xatini tuzgan shaxs yoki tashkilot o'z maqsadlariga erishadigan bir qator omillar. Maqsadlarni belgilash nuqtai nazaridan, biznes -xatlar bir necha turga bo'linadi. Ammo biz ularni ko'rib chiqishdan va ularning maqsadi nima ekanligini tushunishdan oldin, klassikaga murojaat qilaylik.

Ruhning aksi?

Rus jurnalisti, filolog, o'qituvchi va Pushkinning zamondoshi Nikolay Ivanovich Grech "Rus adabiyotining o'quv kitobi" da yozish tushunchasini quyidagicha ta'riflagan: "Harflar so'zning aniq ma'nosidagi suhbat yoki suhbatning mohiyatidir. yo'q. Ular og'zaki suhbat o'rnini egallaydi, lekin faqat bitta odamning nutqini o'z ichiga oladi<…>Maktub yozayotganda, quyidagi qoidaga amal qilish kerak: bu holatda gapirgandek yozing, lekin to'g'ri, izchil va yoqimli gapiring ".

O'sha paytlarda, odamlar bilan uzoqdan muloqot faqat pochta xabarlari orqali amalga oshganda, xatlar hozir bo'lmagan odam bilan gaplashish imkoniyati sifatida qabul qilingan. O'sha paytda xatlar telefon va boshqa uyali aloqa etishmasligini to'ldirgan. Shuning uchun, ular adresat o'z o'quvchisi bilan gaplashayotgandek yozilgan ... Buyuk odamlarning maktublarini o'qing va siz ularning qalbining aksini topasiz. Ular puxta, to'g'ri, izchil, batafsil, og'zaki nutq jonlanayotgandek. Siz o'qiyapsiz va go'yo sizning oldingizda muallifning qiyofasini ko'rasiz ... Va Aleksandr Sergeevichning o'zi "Evgeniy Onegin" da shunday yozadi:

Yurak gapiradigan xat

Hamma narsa tashqarida bo'lsa, hamma narsa bepul.

Bugungi kunda yozishmalar va ayniqsa ishbilarmonlik yozishmalari avvalgi hayotiyligi va tasvirini yo'qotdi. Odamlar o'z vaqtini ham, suhbatdoshining vaqtini ham tejaydi va qisqacha yozishga harakat qiladi, ba'zida o'z oldiga yagona maqsad qo'yadi - qabul qiluvchiga aniq ma'lumot etkazish. Biz bunday xatlarni axborot deb ataymiz. Bu erda ma'lumotni qabul qiluvchining idroki iloji boricha tez va sodda tarzda amalga oshirilishi uchun taqdim etish muhimdir. Axborot byulletenlari - bu elektr toki singari ma'lumot o'tadigan qisqa sim.

Ammo boshqa harflar ham bor, ulardagi ma'lumotning o'zi shunday qabul qilinuvchining reaktsiyasi nafaqat bashorat qilinadigan, balki o'z maqsadiga yetadigan tarzda taqdim etilishi kerak. Buning yaxshi namunasi - salbiy xabarga javob sifatida harflar. Ayniqsa, ish yozishmalarida biz ko'pincha rad javobi, da'vo yozamiz.

Rad etish bilan hamma narsa oddiy bo'lib tuyuladi - ular arizachidan, masalan, kredit berishdan yoki loyihaga homiylik qilishdan bosh tortishdi va bu ma'lumotni qabul qiluvchi qanday qabul qilishidan qat'iy nazar. Lekin bu muhim emasmi? Nahotki, biz bundan keyingi hamkorlikni abadiy unutishimiz uchun, biz rad etganimiz bilan odamni xafa qilgan bo'lsak? Qanday qilib yozish kerakki, yozma suhbat, shaxsiy muloqotda bo'lgani kabi, ikki tomonning pozitsiyasini hisobga olgan holda qabul qilinadi va o'ziga xos murosaga aylanadi?

Xuddi shunday holat da'vo arizalariga nisbatan ham mavjud. Qabul qiluvchiga biz ularda biron bir majburiyatni bajarmaganligini, yo'l qo'yilgan xatolarni yoki ishingizni tugatmaganligingizni aytamiz. Biz bunday elektron pochta xabarlarining oqibatlari haqida qanchalik tez -tez o'ylaymiz? O'quvchida paydo bo'ladigan his -tuyg'ular haqida o'ylaymizmi? Ha, agar biz hamkorlikni yanada rivojlantirishga e'tibor qaratsak. Shikoyatni qanday qilib aniq bir shaxs yoki butun tashkilot yaxshilash istagi paydo bo'ladigan tarzda ifodalash mumkin?

Vaziyat xat bilan murakkabroq, biz xat oluvchi sifatida biz noto'g'ri hisob -kitoblarimiz haqida yozamiz ... Biz faqat uzr so'rashimiz kerak. Va konstruktiv fikrlash qobiliyati hissiyotlar to'plami ostida eriydi, unda asabiylashish, norozilik, aybdorlik hissi, ba'zan esa boshqa odamlarni ayblash istagi paydo bo'lishi mumkin ... Bu his -tuyg'ularning qaysi biri bo'lishi kerak? o'quvchimizga ko'rsatdiki? Va bunga umuman arziydimi? Qanday qilib biz xohlagan yoki xohlamagan holda aybdor bo'lgan odamning imoni yo'qolib ketmasligi uchun qanday asoslanish xati yozish mumkin? Shunday qilib, bizning noto'g'ri hisob -kitoblarimizga qaramay, munosabatlar konstruktiv va samarali rivojlanishda davom etadimi?

Xato qilganimizni aniq bilganimizda va mijozimiz, boshqacha aytganda, qabul qiluvchida bizda qanday ayb borligini hali bilmagan vaziyat haqida nima deyish mumkin? Albatta, men haqiqatan ham sukut saqlamoqchiman va qandaydir tarzda bu haqiqatni "jim" qilmoqchiman, lekin siz xurjunni qopga yashira olmaysiz - ertami -kechmi, hammasi ko'rinadi ... Va biz aybdor bosh bilan borishimiz kerak. xatimizni tan olib xat yozamiz. Noxush holat, siz hech narsa demaysiz! Va savol tug'iladi - aybdor boshi yelkasidan butunlay olinmagan, lekin ular bizning samimiy pushaymonligimizga va hamma narsani hal qilish istagimizga ishonadigan tarzda tan olish mumkinmi?

Albatta, boshqa turdagi xatlar ham bor - kechirim, iltimosnoma, xatlar, ularning maqsadi o'quvchini biror narsaga ishontirishdir. Salbiy kontekstni o'z ichiga olgan xatlar - rad etishlar, da'volar, e'tiroflar, bahonalar singari, ularning hammasi odamning tirik pozitsiyasi va shuning uchun ma'lum his -tuyg'ular bilan "yonadi". Qoida tariqasida, bu his -tuyg'ular salbiy, ammo bu erda ishbilarmonlik yozishmalarini o'zlashtirish bu his -tuyg'ularning ma'lum bir tarzda ishlab chiqilishini anglatadi. qanday his -tuyg'ular va ichkarida nima buyurtma xat matni bo'yicha taqsimlanishi kerak. Nima uchun ba'zi his -tuyg'ularni namoyish qilmaslik yaxshiroq ekanligini tushuntiradi.

Qabul qiluvchining va qabul qiluvchining o'rtasida paydo bo'ladigan his -tuyg'ularga bog'liq bo'lmagan boshqa toifadagi harflar mavjud. Bu harflar, vakolatli yondashuv bilan, foyda tuyg'usini beradi - tijorat takliflari yoki "sotiladigan" xatlar. Bu erda hamma narsa sodda va tushunarli! Faqat bitta maqsad bor - o'z mahsulotingizni taqdim etish foydali.

Va men hech qanday muzokaralar bo'lmasligi uchun tijorat takliflarini qanday yozishni o'rganmoqchiman ", dedi" sotish "matnlarini yozish bo'yicha seminar ishtirokchilaridan biri menga ishonch bilan va tabassum bilan.

Ajoyib iltimos! Bu tijorat taklifining maqsadi - sotuvni emas, balki keyingi suhbatni jalb qilish. Chiroyli va yorqin taqdimot sifatida yaxshi savdo taklifi yoki "sotish xati" e'tiborni tortishi, haqiqiy foyda ko'rsatishi va qabul qiluvchini oldinga qadam tashlashga majbur qilishi kerak. Buni qanday qilish kerak? Va mumkinmi?

Bu va boshqa savollarga javob olish uchun odamlar biznes -yozishmalar bo'yicha trening tadbirlariga kelishadi. Ammo, agar siz butun vaziyatni baholasangiz, to'liq rasmni ko'rib chiqing, ishbilarmonlik yozishmalarining mahoratini o'rganish butunlay boshqacha ishlarni ishlab chiqarishdan boshlanadi.

Ishbilarmonlik yozishmalaridan qo'rqish

Bugungi kunda Internetda har xil turdagi xatlar yozish bo'yicha tavsiyanomalar tarzida chiqarilgan ko'plab nashrlar mavjud. Bu tavsiyanomalarni o'qiyotganingizda, hammasi aniq ... Lekin, siz kompyuteringizga o'tirib, bu maslahatlarni hayotda tatbiq etishga urinishingiz bilan, muqarrar ravishda bitta muammoga duch kelasiz. Sizning oldingizda bo'sh varaq bor va uni qandaydir tarzda to'ldirish kerak. Va mening boshimda - faqat turli xil fikrlar to'dasi chiqib ketadi. Yozishni qanday boshlash kerak xat? Fikrlaringizni qanday tartibga solish kerak sizning boshingizda? Bo'sh joyni qanday to'ldirish kerak toza taxta?

Bu qo'rquvlar, ongli yoki xohlamagan holda, har doim xat muallifining boshida aniq taqdimot tuzilishi haqida tasavvurga ega bo'lmaganida paydo bo'ladi. Natijada, biz biror narsa yozamiz va yozilgan matnni darhol o'chirib tashlaymiz. Biz o'zimizni charchatamiz va, albatta, bu jarayondan zavqlanmaymiz. Yozish - bu yaratish, degan ma'noni anglatadi, demak, qandaydir iste'dod bo'lishi kerak, bizning ongimizda mustahkam o'rnashib qolgan.

Ammo bugungi kunda ishbilarmonlik yozishmalarining mahorati ma'lum bir konstruktorni yig'ish qobiliyati sifatida qaraladi, unda aniq tafsilotlar, vintlar, murvat, yong'oqlar mavjud. Va agar dizaynerni yig'ish bo'yicha ko'rsatmalar qo'lda bo'lsa, xat yozish jarayoni mantiqqa va aniq tuzilishga rioya qilishga yo'l berib, ijodkorlikni to'xtatadi. Bokira qog'ozdan qo'rqish va uning bo'shligi ortga qaytadi. Butun vazifa alohida matn bloklarini yozishdan iborat. Shuni tan olish kerakki, alohida so'zlardan va iboralardan o'rgimchak to'rini to'qishdan ko'ra, bir narsani alohida bloklardan yig'ish osonroq.

Ammo, agar siz bu haqda o'ylab ko'rsangiz, ma'lum bo'lishicha, ishbilarmonlik yozishmalari mutlaqo ruhsiz jarayon - temirning o'zi kabi sovuq bo'lib, biz uni mexanizm mexanizmi bilan bog'laymiz. Ammo yo'qlar bilan suhbat haqida nima deyish mumkin? Samimiy suhbatmi?

Agar shaxsiy muloqotning o'ziga xos xususiyatlari bilan biznes yozishmalarining qanday umumiyligi borligini ko'rib chiqsak, yozishni rad etish, e'tirof etish, e'tiqod va kechirim so'rashda o'z oldimizga qo'ygan maqsadlarimizni eslaymiz. Biz o'z his -tuyg'ularimizni yozishmalarda ko'rsatishga intilamiz va qabul qiluvchida - haqiqiy odamda qandaydir hissiyotlarni uyg'otishga harakat qilamiz. Maktubning mohiyati ana shu hissiyotlarda yotadi. Va agar biz faqat matn bloklarini ma'lum ketma -ketlikda qo'shishni bilsak, qanday vositalar yordamida his -tuyg'ularimizni ifoda etishimiz va qaysi bloklar qabul qiluvchining javobini shakllantirishga yordam berishi aniq emas.

Mana, biz maqsadga erishish uchun mexanizm yoki konstruktorni yig'ish qoidalari haqidagi bilimlar etarli emasligini anglay boshlaymiz. Boshqa qo'rquv bilan bog'liq - his -tuyg'ularingizni to'g'ri ifoda eta olmaslik... Bu qo'rquv shubha bilan kuchayadi - Men buni umuman qilishim kerakmi?

Aytish joizki, qo'rquv va shubhalar, biz o'tmishdagidek, biz tirik odammiz, degan tushuncha paydo bo'lgach, yo'q bo'lib ketadi. Bu shuni anglatadiki, ko'rib chiqilayotgan masalaga ham his -tuyg'ularni, ham munosabatimizni ko'rsatish kerak. Bu murojaatni "jonli" qiladi va qabul qiluvchida xat muallifining muhokama qilinayotgan masaladan begonalashuvi hissi bo'lmaydi.

Lekin buni qilish oson emas. Agar biz xatlarimizning ko'pini o'qigan bo'lsak, ular qandaydir ruhiy tilda yozilganini va juda kamdan -kam hollarda suhbatga, og'zaki nutqqa o'xshashligini ko'ramiz. Go'yo biz rasmiy iboralar yordamida yanada mustahkam, rasmiy, qattiqroq bo'lishga harakat qilyapmiz. Shunday qilib, biz quyidagi iboralarni tanlaymiz: "Noto'g'ri davolanishni oldini olish uchun, biz o'z zimmamizga oldik ...". O'quvchimiz qushqo'nmas orqali shunday so'z shakllari orqali yo'l olganday, bundan ham g'azablanadi. Nima uchun? Chunki u ishtirokni, samimiylikni sezmaydi, demak u ishonmaydi.

Esingizda bo'lsin, Nikolay Grech tavsiya qilganidek - "bu holatda qanday gapirish kerak bo'lsa, shunday yozing". Albatta, bugungi kunda og'zaki nutq Pushkin adabiyotidan uzoqda va hech qanday biznes yozishmalar ustasi o'z shogirdlariga qanday gapirishlarini yozishni maslahat bermaydi. Bu erda shaxsiy "oltin o'rtacha" ni anglash, og'zaki so'zlarni suiiste'mol qilmaslik, shuningdek, maktubni rasmiy iboralardan quritilgan mevalar to'plamiga aylantirmaslik muhimdir.

Bugungi ish xati - bu ma'lumotni taqdim etishning rasmiy va shaxsiy uslubining o'ziga xos sintezi. Muayyan uslubning dozasi aniq vaziyatga bog'liq. Masalan, agar biz qabul qiluvchiga maqtov so'zlarini aytadigan bo'lsak, rasmiy so'zlar kerakli his -tuyg'ularni bildirmaydi. Ammo, agar biz odamni xatti -harakatlari uchun tanqid qilsak, rasmiy taqdimot, "to'g'ri" qo'yilgan bo'lsa, "yumshoqroq" bo'lib chiqadi, chunki u kamroq shaxsiy bo'ladi, bu odamning shaxsga emas, harakatga bo'lgan munosabatini ko'rsatadi. Oddiy qilib aytganda, uslublar bilan "o'ynashni" o'rganing, kerakli his -tuyg'ularni qabul qilishni o'rganing va qabul qiluvchidan kerakli reaktsiyani uyg'oting.

Lekin bu hammasi emas. Ko'p odamlar, ishbilarmonlik yozishmalari bo'yicha treninglarga kelganlarida, bu erda ularga keng ma'noda yozishni o'rgatishadi, tushunarli jumlalarni yozishni o'rgatishadi, iboralarni idrok etish nuqtai nazaridan samarali tuzishadi yoki "osonlik" ni o'rgatishadi deb o'ylashadi. yozish.

- Yozishni qanday boshlash kerak? - deb so'rashadi ular. Bu savolning javobi xuddi savolning o'zi kabi sirli. Imzo qo'yish uchun siz ro'yxatga olingan barcha ko'nikmalarga ega bo'lishingiz kerak - harflar konstruktorini yig'ish va taqdimot mantig'ini tuzish, yozishmalarning turli uslublari bilan ishlash qobiliyati, xatni to'g'ri tuzish qobiliyati ... bo'lishi mumkin. sakkiz soatlik mashg'ulotlarda ishlab chiqilgan. Bu erda nazariya va doimiy amaliyot haqida tushuncha bor va ustaning fikr -mulohazalari bo'lishi shart, shuning uchun "qalam sinovlari" shunchaki namunalar bo'lib qoladi va chizmalar tayyor mahsulotga aylana olmaydi. Bunday so'rov uchun Internet -trening mukammal - o'z mohiyatiga ko'ra samarali bo'lib, nazariya va amaliyotni o'zlashtirishga imkon beradi.

Xo'sh, nima qilasiz?

Bu savolga javob, hozir qaerda ekanligingizni va o'z mahoratingizni yaxshilashingiz kerak bo'lgan narsani aniq tushunish bo'ladi.

Agar mantiqan o'ylaydigan bo'lsak, biz hamma narsani yozishimiz mumkin ekan. Har xil darajadagi mahorat bilan. Turli darajalarda oson. Va o'zingizni biznes -yozishmalar bo'yicha mutaxassis sifatida yoki o'z mahoratingizni rivojlantirishga chek qo'yishdan oldin, siz o'zingizning kuchli va zaif tomonlaringizni tushunishingiz kerak.

Siz maktub yozish nazariyasini bilishingiz mumkin, lekin o'z fikrlaringizni shakllantirish yomon.

Siz nazariyani bilishingiz va ma'lumotni qisqacha etkazishingiz mumkin, lekin faqat rasmiy yoki faqat shaxsiy uslubni suiiste'mol qiling.

Bu uchta pozitsiyaning kombinatsiyasi boshqacha bo'lishi mumkin, lekin taxminan bir xil darajada bunday mualliflarning xatlari etarlicha samarali bo'lmaydi.

Siz yozgan rangli rasm sifatida biznes harflaringizga qarashga harakat qiling. Tasavvur qiling, ko'k, siyoh - bu ma'lumotni taqdim etishning rasmiy uslubi. Kuchli qizil - bu shaxsiy, hissiy uslub. Taqdimot mantig'i toza qora. Ma'lumotning ijobiy xabari quyoshli sariqdir. Siz uyg'un rasm chizishni o'rganasizmi? Sizning maktubingizda hali qanday ranglar bor va ular nimani anglatadi deb o'ylaysiz?

Agar siz o'z biznesingizni yozish ko'nikmalarini qanday yaxshilash haqida jiddiy o'ylayotgan bo'lsangiz, bir qadam jur'at eting - o'z nuqtai nazaringizni yozish jarayonidan natijaga, natijada qabul qiluvchining pochta qutisiga tushadigan rasmga o'zgartiring.

Agar siz qanday rasmlar paydo bo'lganini muhokama qilmoqchi bo'lsangiz, menga yozing: [elektron pochta himoyalangan]

Olga Shvaychenko, "Pro-Aktiv" o'quv agentligining biznes murabbiyi

Siz, ehtimol, ish joyida doimiy ravishda yozasiz: mijozlar uchun savdo takliflari, xo'jayinlar uchun memorandumlar, hamkasblarga elektron pochta xabarlarining uzluksiz oqimi. Xo'sh, sizning xabarlaringiz aniq va yaxshi tuzilganligiga qanday ishonch hosil qilishingiz mumkin? Ularni umumiy axborot oqimidan qanday ajratish mumkin?

Mutaxassislar nima deyishadi

Vaqti -vaqti bilan ortiqcha ishlagan menejerlar o'z biznesini yozish ko'nikmalarini rivojlantirish zerikarli va bundan tashqari foydasiz mashq deb o'ylashlari mumkin. Shunga qaramay, bu samarali muloqot qilish, biznesni rivojlantirish va o'zini to'g'ri joylashtirishga imkon beradigan qiziqarli va yaxshi yozilgan taklifni tuzish qobiliyati. "Marvin Svift bir paytlar juda to'g'ri aytganidek, yozishning ravshanligi fikrning ravshanligini ham anglatadi", deydi Kara Blekbern, MIT Sloan biznes maktabining aloqa bo'yicha katta o'qituvchisi. "Siz dunyodagi eng yaxshi g'oyalarga ega bo'lishingiz mumkin, lekin agar siz muloqot qila olmasangiz, ular haqida hech kim bilmaydi", deya qo'shimcha qiladi u. "Yaxshiyamki, har bir kishi biznes maktubida o'sishi mumkin", deydi Brayan Garner, HBR Biznes bo'yicha yozishmalar bo'yicha qo'llanma muallifi. "Maktubni savodli yozish qobiliyati odamlarga tug'ma sovg'a emas", deydi u. "Bu o'zingiz yaratadigan mahorat." Bu erda qanday qilib sodda, aniq va to'g'ri yozish kerak.

Yozishni boshlashdan oldin o'ylab ko'ring

Qalamni olishdan yoki barmoqlaringizni klaviatura tugmalariga qo'yishdan oldin, nima demoqchi ekanligingiz haqida o'ylab ko'ring. "Darhol yozishni boshlash ko'pchilikning xatoidir", deydi Garner. "Ular yozish jarayonida g'oyalarni ishlab chiqadilar, shuning uchun bunday xabar yomon tuzilgan bo'lib chiqadi, fikrlar mavzudan mavzuga o'tadi va takrorlanadi. O'zingizdan so'rang: mening elektron pochtamning g'oyasi nima, u elektron pochtani, taklifni yoki hisobotni o'qigandan so'ng, meni eslab qoladi. Agar siz o'zingizning savolingizga tez va sodda javob bera olmasangiz, siz matnni yozishga shoshasiz. "

"Siz kutishingiz va o'z fikrlaringizni tartibga solish uchun biroz vaqt sarflashingiz kerak", deydi Blekbern.

Maxsus yozing

To'g'ridan -to'g'ri nuqtaga o'ting. Ko'p odamlar maktabda o'qitilgan tuzilish va yozuv uslubi ish dunyosidagi muloqotga unchalik mos kelmasligini payqashadi. "Ishbilarmonlik yozishmalarida sodir bo'ladigan eng yomon xato - bu xabarning asosiy xabarini xatning o'rtasiga qo'yish", - deydi Garner. Maktubning boshida sizning asosiy fikringizni sodda va aniq bayon qilish sizning qabul qiluvchingizning vaqtini tejaydi va odam sizning xabaringizni o'qishga kirishdan oldin ham yanada ishonchli bo'ladi. Uzoq memorandumlar yoki takliflarni tayyorlayotganda, Garner asosiy g'oya yoki taklif qilingan echim birinchi sahifaning boshida "150 so'z yoki undan kam" bo'lishini tavsiya qiladi. "Fikrlaringizni umumlashtirish va umumlashtirish qobiliyatini yaxshilang", deydi u. "Agar xatning kirish qismi muvaffaqiyatsizlikka uchragan bo'lsa, xuddi shu xatni butun xat haqida ham aytish mumkin."

"Suv quymang"

"Yetarli bo'lgan joyda 3 so'zni ishlatmang", deb tavsiya qiladi Blekbern. O'qiganingizdan so'ng, o'z maktubingizni tanqidiy baholang va har bir so'z maktubning mohiyatini etkazishga qaratilganligiga ishonch hosil qiling. Har bir keraksiz so'z yoki jumlani olib tashlang. Masalan, siz "umumiy fikr birligi" demasligingiz kerak, chunki "yakdillik" deyish kifoya.

"O'quvchi bu xabar haddan tashqari tus olayotganini sezganida, diqqat o'cha boshlaydi", - deydi Garner. U ibora o'rniga bitta so'z bilan bo'lishni taklif qiladi ("nuqtai nazar" iborasini bitta so'z bilan almashtirish yaxshidir - "fikr"), murakkab konstruktsiyalarni o'ziga xos fe'llar bilan almashtirish (kimnidir himoya qilish - himoya qilish), qisqartirishlardan foydalaning (inglizcha qilmang o'rniga qilmang va biz o'rniga biz) va iloji bo'lsa passiv fe'llar o'rniga faol fe'llardan foydalaning ("qilish" o'rniga "qilish").

Jargon va ilmiy uslubdan qoching

Ishbilarmonlik yozishmalari jargon va qisqartmalardan foydalaniladi. Garchi tez -tez yozishmalarda ulardan foydalanishning oldini olish mumkin bo'lmasa va ba'zida ular foydali bo'lib chiqsa -da, ular baribir dangasalik va fikrlardagi chalkashliklarni ko'rsatadi. Agar juda ko'p jargon bo'lsa, qabul qiluvchi siz bu xabarni avtopilotda yozgan deb o'ylay boshlaydi va keyin u nima haqida gapirayotganingizni tushunishni butunlay to'xtatadi. "Jargon ma'no qo'shmaydi", deydi Blekbern, "aniqlik va ixchamlik hech qachon uslubdan chiqmaydi". Garner chek ro'yxatlari, qopqoqchalar, zaryadlovchilar va hokazolardan qochish kerak bo'lgan jarangli so'zlar va iboralarning "qora ro'yxatini" tuzishni taklif qiladi. Bundan tashqari, juda murakkab nutq ishlatishdan saqlaning. Ko'pincha, mualliflar noto'g'ri so'zlar o'rniga oddiy va chiroyli so'zlarni ishlatish aqlning belgisi deb o'ylashadi. Afsuski, bu holatdan uzoqdir.

Yozganlaringizni qayta o'qing

O'zingizni o'quvchining o'rniga qo'ying. U sizning fikringizni tushuna oladimi, bu oson ifoda etiladimi? Sizning matningiz sodda va sodda gaplardan tuzilganmi? Blekbern paragraflarni baland ovozda o'qishni maslahat beradi. "Bu kamchiliklarni o'z -o'zidan ochib beradi: og'ir jumla, keraksiz uzun paragraflardan iborat bo'lim", deydi u. Hamkasbingiz yoki do'stingizdan ishingizni yoki undan ham yaxshiroq, bir nechta hamkasblaringiz yoki do'stlaringizni tahrir qilishni so'rashdan qo'rqmang. Ularga o'z fikrlarini bildirish imkoniyatini bering va bundan xafa bo'lmang. "Tekshiruv - do'stona yaxshilik", deydi Garner, "tajovuzkorlik emas".

Har kuni mashq qiling

"Yozish - bu mahorat", deydi Blekbern. "Va ko'nikmalar amaliyot bilan yaxshilanadi." Garner sizni har kuni yaxshi yozilgan materialni o'qishga va so'z tanlashda, jumlalarni tuzishda va o'z fikrlaringizni ifoda etishda rag'batlantiradi. "The Wall Street Journal uslubiga e'tibor berishni boshlang", deydi u. Uslub va grammatika bo'yicha qo'llanma oling: Garner Fowlerning zamonaviy ingliz tilidan foydalanishini tavsiya qiladi. Eng muhimi, jadvalga ko'rib chiqish va qayta ko'rib chiqish uchun vaqt ajrating. "Yozish va tuzatish sizning uslubingizni yaxshilaydi. Tez o'zgarishlarni kutmang, deydi Blekbern. "Bu vaqt to'g'ri narsaga sarflandi, chunki sifatli matnlar yozuvchilar ham o'z ishlarini yuqori sifatli bajaradilar va bu seziladi"

Quyidagilarni eslang:

Nima qilish kerak:

Xabaringizni iloji boricha aniq va samarali qilish uchun nima deyishingiz kerakligini oldindan o'ylab ko'ring.
So'zlarni behuda sarflamang, qisqa jumlalarni ishlating va har doim kerakli nuqtaga yozing.
Jargon va so'zlardan saqlaning. Buning o'rniga, siz taqdimotning soddaligi va ravshanligiga intilishingiz kerak.

Nima qilmaslik kerak:

Matnni yoza olmaysiz deb da'vo qilmang. Doimiy mashq qiling, har kim o'z yozish qobiliyatini rivojlantirishi mumkin.
Birinchi harf eng yaxshi yoki hech bo'lmaganda eng yaxshi deb o'ylamang. Har qanday hujjatni o'zgartirish mumkin.
Xabaringizning asosiy xabarini yashirmang. Xabarning mohiyati boshida aytilishi kerak.

1 -misol: Birovdan yordam so'rashdan qo'rqmang

Devid Makkombi McKinsey & Company kompaniyasining katta maslahatchisi sifatida ishga kirganida, u Garvard yuridik maktabida mukammal o'zlashtirgan yozish uslubi korporativ boshqaruv darajasida ishbilarmonlik aloqalari uchun mutlaqo yaroqsiz ekanligini darhol anglab etdi. "Muammo mening fikrlash tizimimda edi", deb eslaydi Devid. "Menga kerak bo'lgan tashqi fikrni olish, masalaning mohiyatiga tezroq kirishni o'rgatdi."

"Huquqiy yoki ilmiy uslub butun jarayonning uzoq va zerikarli tavsifidan material tuzish bilan tavsiflanadi, shu bilan birga xulosa oxirigacha qoldiriladi", deb tushuntiradi u. "Biroq, ishbilarmonlik yozishmalarini xulosa bilan boshlash yaxshidir, aksincha emas."

Devid bu yondashuvni Mayamida yaratgan xususiy investitsiya kompaniyasi - McCombie Groupga o'tkazdi. "Men eng muhim deb hisoblagan xatlarni sherigimga qaytarib o'qib berishlari uchun yuboraman", deydi Devid, uning fikricha, ularni o'zi tahrir qilishdan ko'ra samaraliroq. Biz hozir u yoki bu fikrni qanday to'g'ri etkazish, uni aniqroq ifoda etish haqida gaplashmoqdamiz.

Matnlar ustida ishlash Dovudning fikri u tan olingan professional sohada muhim ekanligi bilan bevosita bog'liq. U hozirda "Oilaviy ofis amaliyotchisi to'g'ridan -to'g'ri sarmoyalar bo'yicha qo'llanma" nomli kitob yozmoqda, u o'z kompaniyasi o'zini namoyon qilgan muhitda alohida o'rin egallaydi.

"Agar menga ish xatlarini yozishda hamma narsa tushunarli bo'lsa ham, men bu masalada yaxshilanishni davom ettirardim, chunki o'z ustimda ishlash va o'z mahoratim muvaffaqiyat kalitidir", deydi Devid. Qancha ko'p mashq qilsangiz, shuncha yaxshi.

2 -misol: Qanday qilib to'g'ri yozishni o'rganing

Tim Glova strategik marketing sohasida muvaffaqiyatli martaba qurishga muvaffaq bo'ldi, lekin oldinga borishga qaror qildi. "Menga nafaqat texnokrat, balki fikrlaydigan etakchi sifatida qarashni xohlardim", deydi Tim. "Buning uchun men omma oldida gapirishim va o'z g'oyalarimni unga taqdim etishim kerak edi."

U bilar edi, nutq aniq bo'lishi kerak, uni osongina idrok etish va to'g'ri tuzish kerak, shunda uning obro'si yanada og'irlashadi. Uning maktublari hamkasblari va u bilan bir xil darajadagi mutaxassislar tomonidan kutib olindi, lekin uning tajribasi ko'proq ilmiy doirada. Shunday qilib, Tim uslubni his qilish uchun McKinsey Quarterly kabi har xil biznes adabiyotlarini o'qishni boshladi. "Men ularning muloqot usullarini o'rganib chiqdim, - deydi Tim, - matnimni aniq va ishonarli ko'rinadigan qilib yozishga harakat qildim".

Matn ustida ishida u o'zgarmas marosimni - vazifalarni belgilashni joriy qildi. Hisobot yoki memorandum yozishni boshlashdan oldin, u uchta asosiy vazifani aniqlashdan boshlagan. "Siz kompyuteringizga yozishingiz va oldingizda oxirgi maqsadingizni ko'rishingiz mumkin", deydi u. "Bu sayr qilish va noma'lum tomonga ketish kabi."

Tim nafaqat yozishni, balki elektron pochta va ovozli xabarlarini ham yaxshilay oldi. "Bu mahorat uning muloqot uslubiga singib ketgan", deydi hamkasblari. Va Timning asarlari o'z o'quvchilarini topdi. Uning ba'zi asarlari 100000 marta yuklab olingan va Fortune 50 tashkiloti yaqinda uning asarlaridan birini xodimlarni o'qitish va rivojlantirish uchun ichki dastur sifatida ishlatgan.

Tim uning taraqqiyotidan mamnun, lekin shu bilan birga u erda to'xtashning hojati yo'q deb hisoblaydi. "Biz o'z ustimizda ishlashni to'xtatmasligimiz kerak", deya xulosa qiladi u. "Siz ko'nikmaga ega bo'lishingiz bilanoq uni mustahkamlashingiz kerak."

HBR materiallari asosida

Ishbilarmonlik aloqalarini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari ko'pchilik muammolarini qisqa vaqt ichida hal qilishga yordam beradi, lekin odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatni mantiqsiz tuzish sheriklikka zarar etkazishi yoki potentsial mijozni begonalashtirishi mumkin. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, ma'lum qoidalar mavjud: xatning dizayni va muloqot uslubi.

Ishbilarmonlik yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

1. Xat yozishdan oldin uning xususiyatlari haqida qaror qabul qiling:

xat turi (qoplama, kafolat, buyurtma, eslatma, ogohlantirish va hk.; taqdimot xati yoki javob taklifi);

qabul qiluvchining kirish darajasi (bir harfda barcha kerakli fikrlarni aytib bera olasizmi yoki sizga bir soniya kerak bo'ladi);

etkazib berishning shoshilinchligi (agar xat shoshilinch bo'lsa, uni ro'yxatdan o'tgan pochta yoki elektron pochta orqali yuborish yaxshiroq).

2. Xatingizni mavjud andozalarga muvofiq tuzing, uning turiga qarab, shuningdek GOST R 6.30-2003 ga tayanadi. "Yagona hujjatlashtirish tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar ".

3. Har qanday tijorat xati quyidagi umumiy tuzilishga ega:

yuboruvchi tashkilot nomi;
yozilgan sana;
qabul qiluvchining manzili, ma'lum bir muxbir ko'rsatilishi;
kirish manzili;
xatning mavzusi va maqsadini ko'rsatish;
asosiy matn;
xulosa (xushmuomalalik formulasi);
yuboruvchining imzosi;
arizaning ko'rsatilishi va nusxalarini tarqatish (agar mavjud bo'lsa).

4. Ish xatini tayyorlashda Microsoft Word matn muharriridan foydalaning:

Times New Roman shriftidan foydalaning, o'lchami 12-14 p., satr oralig'i-1-2 p;

harfning sahifa raqamlarini o'ng tomonning pastki qismiga qo'ying;

matnni A4 qog'ozga bosib chiqarishda 1,5-2 satr oralig'idan, A5 yoki undan kam - bitta satr oralig'idan foydalaning. Rekvizitlar har doim bitta satr oralig'ida yoziladi.

5. Agar siz tashkilot nomidan ishlayotgan bo'lsangiz va xatni qog'ozda yubormoqchi bo'lsangiz, blankani ishlatganingizga ishonch hosil qiling, chunki uning mavjudligi sizning kompaniyangizning o'ziga xos belgisi bo'ladi. Rasmiy blankaning dizayniga alohida e'tibor bilan qarang, bu ko'nikma har qanday ofis ishchisi uchun majburiy bo'lishi kerak.

6. Xalqaro yozishmalar uchun xat qabul qiluvchining tilida yoki ingliz tilida bo'lishi kerak(ishbilarmonlik munosabatlarida eng keng tarqalgan sifatida).

7. To'g'ri, ishbilarmonlik ohangini saqlang... Xatingizni muxbir bilan yaqinligingiz darajasiga qarab "Aziz + To'liq ism" va "Aziz + To'liq ism" so'zlari bilan boshlanishi mumkin bo'lgan murojaat bilan boshlang. Yodingizda bo'lsin, manzil yoki qabul qiluvchining yo'nalishi bo'yicha so'zlar hech qachon qisqartirilmasligi kerak (masalan, "hurmatli" "uv." Yoki "bo'lim boshlig'i" "bo'lim boshlig'i") - bu biznes qoidalari. odob. Har doim xatingizni hamkorligingiz uchun minnatdorchilik bilan yakunlang. Imzodan oldin "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan, ..." iborasi bo'lishi kerak. Rasmiy yozishmalarda "sizga" murojaat qilish, hatto muxbir bilan do'stona munosabatlarni saqlasangiz ham, qabul qilinishi mumkin emas.

8. Lug'atni diqqat bilan tanlang, noaniqliklar va noaniq iboralardan, professionallikdan ortiqcha foydalanmang... Xat aniq bo'lishi kerak.

9. Maktubning mazmunini semantik paragraflarga ajrating, shunda qabul qiluvchining tushunishi qiyin emas.... Qoidaga rioya qiling: birinchi va oxirgi paragraflar to'rtta bosma chiziqdan, qolganlari sakkizdan oshmasligi kerak.

10. Ish xatlariga qabul qilingan odob -axloq qoidalariga muvofiq javob bering: yozma so'rov bo'yicha - olingan kundan boshlab 10 kun ichida; faks yoki elektron pochta orqali yuborilgan xatlarga - dam olish kunlari bundan mustasno, 48 soat ichida.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalari

Kompaniya xodimlari o'rtasidagi biznes yozishmalari uchinchi tomonga yuborilgan yozishmalarga qaraganda ancha sodda.

beparvo bo'lish;
ishbilarmonlik xususiyatiga ega bo'lish;
xatda sana ko'rsatilishi kerak;
xat oxirida xushmuomalalik formulasi va imzo bor.

Tashkilot ichidagi yozishmalarning namunasi menejer yoki jamoa nomidan tabrik xati bo'lishi mumkin, u kun qahramoni yoki lavozimga ko'tarilgan xodimga yozilgan.

Loyihalarni yozma ravishda muhokama qilishda, odatda, ish xatining faqat ba'zi majburiy elementlaridan foydalaniladi - mavzuni ko'rsatish, murojaat, masalaning mohiyatining qisqacha mazmuni va bosma imzo bilan muomala formulasi.

Esda tutingki, maktub shakli va kerakli shablon ishbilarmonlik yozishmalarining darajasi va qabul qiluvchiga bermoqchi bo'lgan ma'lumot turiga qarab tanlanishi kerak.

Har kuni davlat xizmatchilari fuqarolarning ko'plab so'rovlariga javob berishadi. Rasmiy xatlar yozish oson ish emas, qo'shimcha bilim talab qilinadi. Qanday qilib buni tushunarli va tushunarli til yordamida malakali, tez bajarishni o'rganish kerak? Moskva hukumati MSUU retseptni biladi va ikki yildan buyon poytaxt rasmiylariga biznes yozishmalarining asoslarini o'rgatadi. 2015 yilda kasbiy rivojlanish bo'yicha eng mashhur dasturlardan biri - o'zgarishlarga uchradi. Bu yanada yaxshi va qiziqarli bo'lib qoldi.

Noutbuklar va o'quv qurollari bilan qurollangan davlat xizmatchilari topshiriqlarni astoydil bajaradilar. Ular fuqarolarning murojaatlarini tahlil qilishni, yozma javob tuzishni, murakkab grammatik tuzilmalarni soddalashtirishni, ijobiy bayonotlarni tuzishni va hatto asossiz shikoyatlarni to'g'ri o'qishni o'rganadilar.

"Etarli fikr bildirish, shikoyatni tahlil qilish va his -tuyg'ularni faktlardan ajratish uchun", Moskva hukumati Moskva davlat ma'muriyati universiteti murabbiylariga o'rgating. - Tuyg'ular so'rovning mohiyatini tushunishni qiyinlashtiradi. Odamning noroziligini keltirib chiqargan faktlarni va uning o'ziga xos talablarini ajratib ko'rsatish. "

Kirish, qisqa javob, ijobiy tugatish. Asossiz shikoyatga javob berish tuzilmasi sodda va boshqa rasmiy xatlardan farq qiladi. Murojaat uchun minnatdorchilik bildirmasdan, u qisqa, neytral bo'lishi kerak. Biroq, tugatish qisqa va har doim ijobiy bo'lishi kerak. Shuni ta'kidlash kerakki, vaziyat qonunga muvofiq yoki ijobiy o'zgarishlar natijasidir. Moskva hukumati faoliyatining natijalarini, bo'limlar, prefekturalar, ma'muriyatlarning veb -saytlarida me'yoriy hujjatlar va manbalarga havola qilish kerak. Siz hatto xat muallifini loyihalarda ishtirok etishga va u baxtsiz bo'lgan vaziyatni yaxshilashga taklif qilishingiz mumkin.

Xatni tahlil qiling. Sabab?

Rasmiylarga har doim bitta harakatlar algoritmidan foydalanish tavsiya etiladi: qabul qiluvchini tahlil qilish va uning so'rovining maqsadlarini aniqlash, xat tuzilishini qurish, tartibga solish (uslub, til), yuborishdan oldin tekshirish.
Odamga qanday talablar qo'yiladi? Uning manfaatlari nimada? U kutayotgan javob qanday bo'lishi kerak? Sizningcha, u nimani ishontiradi - aniq raqamlar va faktlar yoki hokimiyatning harakatlarini tavsiflovchi kengaytirilgan ma'lumotlar? To'g'ri tahlil qilib, qaysi javobni berish kerakligini tezda aniqlash mumkin. Bu sizning maqsadingizga erishiladimi yoki yo'qmi bunga bog'liq - qabul qiluvchining talabini qondirish.

4P qoida

Agar siz 4P qoidasidan foydalansangiz, javoblarni tezda yozishni o'rganishingiz mumkin: “Xulosa. Yechim. Aniqlik. Tavsiyalar ". Xatning tuzilishi quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak.

odam murojaat qilgan muammoning qisqacha tavsifi;

ijro etuvchi hokimiyatning aniq qarori;

qaror nima uchun aynan shunday ekanligi haqida lakonik tushuntirish, qoidalarga, qonunlarga, qoidalarga havolalar bilan;

ideal maktubning oxirgi akkordori - qabul qiluvchiga tavsiyalar (xulosalar, takliflar), nima va qachon qilish kerak; aloqa telefonlari, muassasalarning manzillari va ish vaqtini ko'rsating.

Matnni qanday osonlashtirish mumkin?

"Biz har doim o'zingizni qabul qiluvchining o'rniga qo'yishni maslahat beramiz", deydi davlat va shahar xizmatchilarini o'qitish boshqarmasi boshlig'ining o'rinbosari. Natalya Grizunova... - Shunda matnni o'qish osonmi, aniq bo'ladi. Agar jumlada 20-25 dan ortiq so'z bo'lsa, uni ikki yoki undan ortiq sodda gaplarga bo'lish yaxshidir. Siz murakkab so'zlar va tushunarsiz qisqartmalardan qochishingiz kerak. Biz muhim ma'lumotlarni qabul qiluvchiga tushunarli tilda etkazishga intilishimiz kerak. "

18 soatlik mashg'ulot mashg'ulot shaklida o'tkaziladi. Rasmiy javoblarni tayyorlashda odatiy xatolarni tahlil qilish amaldorlarning amaliyotidan olingan misollarga asoslanadi. Imlo va tinish belgilarini joylashtirishning qiyin holatlari batafsil muhokama qilinadi.
Tinglovchilar o'quv materialini yaxshiroq o'zlashtirishlari uchun bu yil guruhlar sonini kamaytirishga qaror qilindi. Ilgari unda 40 kishi bo'lgan, hozirda 20 kishi, ular to'rtta emas, balki juft bo'lib ishlaydi. Bu amaliy mashg'ulotlarni yanada samarali bajarishga yordam beradi. O'quv kursida ko'proq holatlar mavjud - xatlarni tuzatish yoki matnni takomillashtirish zarur bo'lgan rasmiy xatlarga misollar.