Навіщо потрібний штатний розклад і як його скласти. Як скласти штатний розклад організації Трактування терміну штатний розклад та його зміст

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (Постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1), форма Т-3 застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статутом (Положенням) та містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Розробляючи власну форму штатного розкладу , можна взяти за основу уніфіковану форму Т-3, додавши або вилучивши частину реквізитів, враховуючи при цьому ГОСТ Р 6.30-2003 та ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, у якому перераховуються обов'язкові реквізити первинного облікового документа:

До якого типу наказів віднести наказ про затвердження штатного розкладу

«Словник кадрового діловодства. Наказ щодо основної діяльності - правовий акт, що видається керівником органу управління, що діє на основі єдиноначальності, для здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності в ході вирішення завдань, покладених на організацію, або на виконання законів, постанов та розпоряджень Уряду РФ, вищих органів влади та управління.

У Переліку типових управлінських документів, які утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (М., Росархів, 2002) до окремої групи наказів віднесено накази з адміністративно-господарських питань (ст. 6), тобто. накази про дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, про експлуатацію будівель, споруд, транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок, охорону (розд. 10 Переліку).

Як скласти штатний розклад організації

Росархів встановлює певні терміни зберігання типових управлінських документів, відповідно до яких штатний розпис установи повинен зберігатися протягом трьох років, починаючи з року, який слідує за тим, у якому документ втратив чинність. Що ж до штатних розстановок, про які йтиметься у наступному розділі, то вони зберігаються сімдесят п'ять років після того, як складено нові.

Скорочення штату чи чисельності працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розкладу, оскільки скорочення чисельності організації передбачає виключення з розкладу окремих штатних одиниць, а скорочення штату – посад. При цьому працівники, що скорочуються, підлягають звільненню (якщо не передбачається їх переведення на іншу роботу).

Штатний розклад: спірний статус документа

Тим часом Роструд у листі від 21.01.2020 № ПГ/13229-6-1 стверджує, що відповідно до штатного розкладу організації вказується не лише найменування не лише посади, а й професії, а також спеціальності. Як бачимо, чиновники розширено трактують Трудовий кодекс.

• чи є у вашій компанії посади? Не поспішайте відповідати на це запитання ствердно. Вивчіть нормативні акти, що регламентують вашу діяльність;
• штатний розпис визначає саме посади, тобто встановлює їх перелік;
• нізвідки годі було, що штатний розпис має характеризувати розміри оплати праці.

Статути державних організацій затверджуються вищими органами (міністерствами, відомствами). Статути муніципальних підприємств затверджуються районними чи муніципальними адміністраціями. Статути приватних підприємств затверджуються відповідними власниками чи колективами та реєструються в обласних, крайових, міських та районних адміністраціях.

^ Гарантійні листи.Направляються з метою підтвердження даних раніше обіцянок чи обумовлених умов. Гарантуватися можуть якість робіт, терміни виконання замовлення, оплата товарів, послуг тощо. Це єдиний вид листів, де використовується реквізит «Назва виду документа».

Штатний розклад

Штатний розклад- нормативний організаційно-розпорядчий документ організації, за допомогою якого оформляється структура, затверджується штатний склад та чисельність підприємства із зазначенням розміру заробітної плати залежно від посади.

Для складання штатного розпису юридичною особою або фізичною особою, яка є індивідуальним підприємцем, передбачено уніфіковану форму N Т-3 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»).

Штатний розклад відноситься до яких документів

Припустимо, у деяких компаніях є 1 штатна одиниця юриста, а цим напрямом займаються кілька фахівців, у найменуванні посади яких може бути зазначено, наприклад, спеціаліст з правової роботи. Або той же сторож може стати охоронцем господарської частини, якщо в його віданні перебуватиме лише прибудинкова територія компанії, та й то в нічний час.

Саме тому з'являються довгі назви посад із єдиною метою конкретизації трудовий функції чи найменування, які під престижним назвою маскують прості обов'язки. А формування назв посад визначено законом. У ньому встановлені вимоги до найменувань, і можливі варіанти.

Розкажемо, як зробити штатний розклад

• Розмір окладу.Не можна встановлювати різний оклад для однієї і тієї ж посади. Якщо таке необхідно, мають бути чітко зазначені підстави – кваліфікація, освіта, науковий ступінь, стаж тощо.
• Надбавки.Якщо комусь із підрозділу зробили надбавку, необхідно вказати, хто з працівників є провідним спеціалістом, а хто поки що новачок.
• Сумісники.Виражати роботу за сумісництвом потрібно у правильних штатних одиницях – 0,25; 0,5 чи 0,75. При цьому важливим є трудовий стаж застрахованих осіб.
• Суміжна діяльність.Якщо в одній особі на фірмі працює юрист та бухгалтер, наприклад, варто подбати про розклад контрагентів.

Тривалість періоду, коли можна та потрібно вносити зміни, також не встановлюються. Тому протягом звітного року, якщо здійснювалося введення зміни, розробляється новий або зі змінами штатний розпис для зручності його використання у роботі компанії.

Штатний розклад

• Повне найменування організації відповідно до установчих документів.
• ОКПО організації.
• Номер штатного розкладу (можна використовувати будь-який спосіб нумерації).
• Дата фактичного складання.
• Потрібно зазначити період дії штатного розкладу (зазвичай ця дата дорівнює 1 року).
• У правому верхньому кутку ставиться гриф «Затверджено» та зазначаються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу.
• Найменування посади працівника відповідно до ЕКСД.
• Кількість працівників з кожної посади.
• Розміри тарифних ставок (окладів) працівників.

Відповідно до п. 5.5.4 Положення Роструд здійснює інформування та консультування роботодавців та працівників з питань дотримання трудового законодавства та нормативних правових актів, що містять норми трудового права. Думка Роструда з питань, які у зверненні, перестав бути роз'ясненням і нормативним правовим актом.

Як нумерувати штатний розклад

— За щорічної системи новий відлік чисельності штатних розкладів починається з кожного року. Якщо за минулий рік усі співробітники залишаються на місці, нових немає, то відділ кадрів складає такий самий, як раніше документ, лише із зазначенням нового року. Він повинен значитися також під номером 1. Якщо протягом року було якесь скорочення або поповнення штатів, а також перегляд тарифної сітки оплати праці, то в тому випадку підприємство випускає новий документ під номером 2. З нового року звіт розкладів по- як і раніше, починатиметься з номера 1.

Штатний розклад – це важливий документ, яким користуються у всіх організаціях. У ньому знаходиться спеціальна інформація про кадровий склад та про зарплату співробітників. Тому в кожній організації є співробітник, який знає, як нумерувати штатний розпис. Цей документ відноситься до звітності, і заповнювати його слід відповідно до правил.

25 Лип 2018 818

Що таке штатний розклад?

Штатний розклад є обов'язковим документом, який має бути на підприємстві. Цей документ можна розробити за власним шаблоном, враховуючи всі особливості Вашої діяльності (для ІП, ТОВ, готелю, кафе, ЧОП, будівельної компанії) або завантажити готовий .

Правила заповнення

На початку заповнюється шапка документа, вказується найменування підприємства відповідно до установчих документів.

Вказується код ОКПО.

Заповнюється поле "Номер документа".

Проставляється поточна дата складання документа.

У графі "На період" зазначається період дії штатного розкладу.

У гриф затвердження документа вносяться реквізити наказу з основної діяльності, яким було затверджено цей документ, а нижче – загальна кількість штатних одиниць організації чи підприємства.

• Структурний підрозділ:

1. Найменування - до структурних підрозділів відносяться філії, представництва, відділи, цехи та інше.
2. Код - зазначаються номери підрозділів у порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість та структуру всієї організації.

Професія (посада) - якщо законом встановлено пільги та обмеження щодо роботи на певній посаді, то найменування посад організації повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ). Для деяких категорій працівників (муніципальних службовців, членів виборчої комісії, державних службовців) посади зазначаються відповідно до реєстру посад.

Кількість штатних одиниць - вказується кількість штатних одиниць, що передбачено в організації, у тому числі неповних.

Оклад (тарифна ставка) - вказується фіксований розмір оплати праці за посади виконання норми праці за одиницю часу чи виконання трудових обов'язків протягом місяця. При цьому до графи може вноситися як фіксований розмір оплати праці працівників у рублях, так і відсотки або коефіцієнт трудової участі (КТУ), коефіцієнт розподілу та інше відповідно до законодавства РФ, колективного та трудового договорів, угод та інших нормативних актів організації.

Надбавка - вказуються жоплати і надбавки компенсаційного характеру і стимулюючі виплати, встановлені чинним законодавством РФ, і навіть введені на розсуд організації. Якщо величина надбавки періодично змінюється, то краще її не вказувати в штатному розкладі, а у графі 10 зробити посилання на документ, який встановлює таку надбавку.

Місячний фонд заробітної плати - вказується сума посадового окладу та надбавок (у рублях чи інших вимірах). Якщо оклад встановлено у рублях, а надбавки – у відсотках чи коефіцієнтах, то графі 9 робиться прочерк, а графі 10 дається посилання документи, визначальні ці надбавки.

Примітка - вноситься будь-яка інформація, що відноситься до штатного розпису: відрядна чи погодинна оплата праці, локальні нормативні акти організації, що встановлюють розмір оплати праці, види та розміри надбавок тощо.

ФЕДЕРАЛЬНА СЛУЖБА ЗА ПРАЦЮ І ЗАНЯТОСТІ

В Управлінні юридичного супроводу діяльності центрального апарату та правової підтримки територіальних органів Роструда Федеральної служби з праці та зайнятості (далі - Управління) розглянуто звернення.

У межах компетенції повідомляємо таке.

Відповідно до п. 5.5.4 Положення Роструд здійснює інформування та консультування роботодавців та працівників з питань дотримання трудового законодавства та нормативних правових актів, що містять норми трудового права. Думка Роструда з питань, які у зверненні, перестав бути роз'ясненням і нормативним правовим актом.

Відповідно до ч. 3 ст. 68 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ) прийому працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо з трудовою діяльністю працівника, колективним договором.

Відповідно до Постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" штатний розпис (форма N Т-3) застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статуту (Положення) (з 01.01.2013 не є обов'язковим до застосування). Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Таким чином, штатний розпис є локальним нормативним актом організації, в якому фіксується в зведеному вигляді поділ праці між працівниками, що склався.

На нашу думку, штатний розпис не є локальним нормативним актом, безпосередньо пов'язаним із трудовою діяльністю. Тому роботодавець ні знайомити з нею працівника прийому працювати.

Разом про те обов'язок роботодавця знайомити працівників зі штатним розкладом може бути передбачена колективним договором, угодою, локальним нормативним актом.

Заступник начальника Управління

К.А.ХАРИТОНЕНКО

Зміна штатного розкладу

Змінити штатний розклад можна двома способами:

• Змінити сам розклад (створити новий розклад із наступним порядковим номером).
• Змінити чинне.

Усі зміни штатного розкладу мають підтверджуватись наказами. Тільки після їх видання можна проводити коригування розкладу. У наказі має бути зазначена підстава, відповідно до якої вноситься зміна.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі та в ньому мають бути зазначені такі реквізити:

• Назва організації.
• Тип документа.
• Дата та номер реєстрації.
• Гриф із написом "Затверджено".
• Візи керівників.

Наказ узгоджується з головним бухгалтером та керівником.

Зміна у зв'язку з винятком посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна лише при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посада та затверджується новий штатний розпис.

Виключити певну посаду можна лише за умови виникнення певних умов, таких як:

• Криза.
• Зміна умов праці та інше.

При скороченні персоналу працівник, що звільняється, попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу та зміні штатного розкладу:

1. Упорядкування наказу (у ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається). Документ засвідчується.
2. Здійснюються зміни у чинному штатному розкладі без видалення кодів посад та структурних підрозділів.
3. Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ засвідчується і співробітники, що скорочуються, з ним ознайомлюються.

Введення нової посади

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розкладу необхідно:

• Скласти наказ про внесення змін до розкладу.
• Внести зміни до штатного розкладу.
• Скласти посадову інструкцію нового працівника.

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розпис має зберігатися для підприємства три роки, починаючи з року, коли становище втратило чинність.

Штрафи за неправильно складений штатний розпис

Відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ посадова особа може бути оштрафована на суму від 2000 до 5000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від 2000 до 5000 рублів; на юридичних - від 50 000 до 80 000 рублів.

Визволення

Нема звільнень. У всіх роботодавців воно має бути. Навіть у мікропідприємств.

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий та бухоблік на УСН та ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 року подавати будь-яку звітність через інтернет та ін.(від 250 р/міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цими посиланнями з цього сайту) три місяці у подарунок.

Визначення штатної одиниці одна із ключових у веденні кадрового діловодства. Однак далеко не кожен роботодавець, особливо підприємець-початківець, знає, що ж це таке - штатна одиниця. Тим паче складним є питання, штатна одиниця з юридичному розумінні – це ставка чи людина, й у чому полягає різниця між цими поняттями.

Штатна одиниця – визначення відповідно до законодавства

Однією з основних нормативних документів, якими регулюються трудові взаємини у Росії, є Трудовий кодекс. Однак визначення штатної одиниці в ТК РФ не зустрічається, тому кадровим фахівцям та роботодавцям для вирішення штатного питання слід звернутися до інших нормативних актів та документів. Це поняття безпосередньо пов'язане зі штатним розкладом, форма якого може регламентуватися положеннями Постанови Держкомстату РФ №1 від 05.01.2004.

Хоч і є обов'язковим локальним нормативним актом для підприємств, проте може складатися у вільній формі, оскільки з 1 січня 2013 року більшість форм, передбачених урядовими нормативами, мають лише рекомендаційний, а не обов'язковий характер. Тому роботодавець має право формувати штатний розпис за власними формами та критеріями.

Згідно з нормативами кадрової справи, штатна одиниця – це одна з посад у штатному розкладі, яка при цьому відповідає одному робочому місцю. Таким чином, необхідно відрізняти поняття посади та штатної одиниці – якщо штатний розпис передбачає, що ту саму посаду може мати кілька працівників, то штатні одиниці враховуватимуться для кожного з них.

Штатна одиниця – це ставка чи людина?

Штатна одиниця – це ставка, і окрема людина. Це лише загальний нормативний показник, який встановлює конкретного працівника на певній посаді, але не персоніфікується і не прив'язується саме до особи співробітника.

Поняття ж ставки передбачає певні нормативи заробітної плати чи тарифу, які застосовуються до окремих позицій розкладу. Тобто різниця між поняттям ставки та штатної одиниці полягає в тому, що ставка є характеристикою цього показника, а не самим показником.

Кількість штатних одиниць, їх ставка та інші особливості ведення штатного розкладу регулюється безпосередньо самим роботодавцем – він має право збільшувати або зменшувати розмір штату співробітників, змінювати ставку на власний розсуд та проводити інші процесуальні процедури, що стосуються цього показника. Однак слід розуміти, що багато з цих дій, наприклад – зміна зарплати чи штату, можуть бути проведені лише у суворій відповідності до вимог трудового законодавства.

Як вносяться зміни штатних одиниць

Збільшення чи зменшення кількості штатних одиниць для підприємства має супроводжуватися дотриманням певних процесуальних процедур. При цьому цей процес регламентується насамперед локальними нормативними актами самої організації. У загальних випадках процес зміни штатних одиниць покроково проводиться наступним чином:

1. Роботодавець оцінює штатний розпис і приймає рішення про необхідність розширити його, скоротити або змінити іншим чином. Наприклад – одночасно скасувати одні штатні одиниці та додати інші, відповідним чином розподіливши співробітників між ними.
2. Роботодавцем видається наказ про внесення змін до штатного розкладу. Цей наказ, коли він зачіпає діяльність фактично працюючих співробітників, має бути обов'язково доведений до їх відома. Якщо ж наказом створюються нові штатні одиниці, і це ніяк не вплине на роботу інших працівників, повідомляти їх про це не потрібно.
3. На підставі наказу, відповідальний за ведення штатного розпису співробітник кадрового відділу, інший спеціаліст або сам роботодавець вносять зміни до чинного штатного розкладу.

Кожна штатна одиниця має відповідати певному переліку інших додаткових документів для підприємства. Зокрема, вона повинна мати точно визначену працівника, його посадові обов'язки та інструкції.

Інші нюанси ведення штатного розкладу та поняття штатних одиниць на підприємстві

Кожному роботодавцю слід пам'ятати, що штатний розпис є досить складним та комплексним документом, і у його віданні є безліч додаткових аспектів. Насамперед варто звернути увагу на такі особливості оформлення документації, пов'язаної зі штатними одиницями:

Необхідно пам'ятати, що наявність вільних одиниць у штатному розкладі при доборі нових фахівців може бути підставою для вирішення різних спірних ситуацій у суді. Так, саме на підставі штатного розкладу та посадових інструкцій роботодавець може звільнити працівника, який працює за , якщо певна заміщувана ним штатна одиниця вийде на роботу. І навпаки – якщо претендент доведе наявність у штатному розкладі певних незайнятих штатних одиниць, а роботодавець відмовить у прийомі претендента на роботу на підставі відсутності вакантних місць, вже роботодавець може бути притягнутий до відповідальності за необґрунтовану відмову у працевлаштуванні.

* варіанти посадових інструкцій
* етапи розробки положень про структурні підрозділи, погодження та підписання
* плани роботи відділу кадрів, рух персоналу та його аналіз

РОЗРОБКА ШТАТНОГО РОЗКЛАДУ

Застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення).
Штатний розклад міститьперелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати.
У ТК РФ немає прямої вимоги про наявність штатного розкладу кожної організації, проте у постанові Роскомстата Росії від 15.01.04г. №1 передбачено, що уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, у тому числі форма Т-3 (штатний розклад), поширюються на організацію всіх форм власності.
Прийняти співробітника за трудовим договором, чи це для нього основне місце роботи або робота за сумісництвом, можна тільки на передбачену штатним розписом посаду та у зазначений у ньому структурний підрозділ організації.
Хто має займатися складанням штатного розкладу? Відділ по роботі з персоналом? Згідно з Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 №37), складання штатного розпису є обов'язком економіста з праці.
Оскільки така посада є далеко не в кожній організації, керівництво компанії самостійно вирішує питання, на кого покладається ця робота.
Якщо керівник організації покладає цей обов'язок на працівника, у якого вона у трудовому договорі та (або) посадовій інструкції не прописана, то таке особа призначається за допомогою наказуз основної діяльності.
Зразкове формулювання наказу про покладення на працівника обов'язків щодо створення проекту штатного розкладу може бути таким:

НАКАЗ
Про покладання обов'язку щодо підготовки проекту штатного розкладу.

У зв'язку з необхідністю розробки штатного розкладу,
Наказую:
1. Покласти обов'язки щодо розробки проекту штатного розкладу
на заступника генерального директора із фінансових питань Сидорова В.Є.
2. Погодити проект штатного розкладу з керівниками всіх підрозділів.
3. Встановити строк створення проекту штатного розкладу до 2 грудня 2019 року.

Штатний розклад складається на конкретну дату, затверджується зазвичай на 1 січня щорічно та вводиться в дію наказом керівника організації; при необхідності до нього можуть вноситись зміни (також наказом).
Але перествердження штатного розкладу на наступний рік не обов'язково, якщо до нього вносилися незначні зміни (у цьому випадку оформляється перелік змін) або вони не вносилися зовсім.
У цьому наказі на відміну від типової форми наказу з основної діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися відразу зі слів "НАКАЗУЮ", тому що ніяких додаткових пояснень для введення в дію штатного розкладу не потрібно. Хоча можна зазначити причини (за їх наявності), через які відбувається затвердження нового штатного розкладу.
Приклад тексту наказу про затвердження штатного розкладу:

НАКАЗ
Про затвердження штатного розкладу

НАКАЗУЮ:
1.Затвердити штатний розпис від 25 грудня 2018 року № 04 із складом у кількості 45(сорока п'яти) штатних одиниць із місячним фондом оплати праці 967 345(дев'ятсот шістдесят сім тисяч триста сорок п'ять) рублів.

Необхідно звернути увагу, що у трудовому договорі працівника найменування посади має відповідати зазначеному в штатному розкладі.
Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт за певними посадами, спеціальностями або професіями пов'язано надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку , що встановлюється Урядом РФ (стаття 57 ТК РФ).
На даний момент існують такі довідники, якими можна скористатися при встановленні професії (посади) у штатному розкладі:
ЕТКС – Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників;
Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців;
ОКПДТР - Загальноросійський класифікатор професій робітників,
посад службовців та тарифних розрядів.
Для складання штатного розкладу використовується форма № Т-3Альбома уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженого Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004г. №1.
Слід пам'ятати, що уніфіковані форми не можна скорочувати(Всі реквізити форм повинні залишатися без змін), але в них можна вносити доповнення. Якщо якийсь розділ уніфікованої форми вам не потрібен (наприклад, у вашій організації немає такого поняття, як надбавка), відповідна колонка форми може бути звужена і просто не заповнюється.
Порядок розташування структурних підрозділів та посад у них визначається керівником організації.
До кожного структурного підрозділу повинні включатися штатні посади з усіх категорій персоналу із зазначенням спеціальності, починаючи з вищої та закінчуючи молодшою ​​ланкою.
Загальна кількість штатних одиниць за штатним розкладом має відповідати розрахункової чисельності за фондом заробітної плати, передбаченої у кошторисі.
Найменування структурних підрозділів та посад у них пишуться на називному відмінку відповідно до переліків посад службовців та робітничих професій, затверджених у кваліфікаційних довідниках.
Особливу увагу слід звернути на відповідність цих назв для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими, небезпечними та іншими особливими умовами праці, тобто. пільгова категорія під час оформлення пенсії.
У штатному розкладі проставляється підсумкова чисельність штатних одиниць.
У графі 4 "Кількість штатних одиниць": за посадами, за якими передбачається утримання неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом, зазначається у відповідних частках – 0,25; 0,5; 0,75.
Як показують результати перевірок Рострудінспекції, найбільша кількість недоліківвиявляється під час заповнення графи "оклад" штатного розкладу.
При заповненні даної графи підприємці часто припускаються помилок, вказуючи діапазон значень, наприклад, 5 000 - 7 000 рублів. Зрозуміло, що дві особи, які обіймають однакові посади в одній організації, можуть працювати по-різному і отримувати різну зарплату. Для відображення таких особливостей у штатному розкладі існує спеціальна графа "надбавки"або вводять однотипні по суті штатні одиниці провідний менеджер та менеджер або помічник менеджера, старший економіст та економіст, але посадові оклади яких різні.
слід стверджувати не рідше одного разу на рік, причому його необов'язково доводити до працівників.
Основне призначення штатного розкладуполягає в тому, щоб у разі звільнення будь-якого працівника за пунктом 2 статті 81 ТК РФ (скорочення чисельності або штату працівників) мати можливість довести в суді, що організація не мала можливості працевлаштувати цього працівника і що його звільнення було законним, тобто була порушена норма про переважне право на залишення на роботі (стаття 179 ТК РФ).
У разі виникнення трудового спору насамперед буде потрібний штатний розпис. Якщо воно було не заздалегідь і грамотно складено, а поспіхом і спеціально для суду, то виграти таку суперечку відповідачу – роботодавцю буде дуже складно.
Штатний розклад має бути прошито, пронумеровано, скріплено печаткою організації та підписом керівника. Його підписують головний бухгалтер та керівники структурних підрозділів. Якщо штат великий і штатний розклад займає кілька аркушів, то головний бухгалтер на власний розсуд може підписати кожен аркуш чи поставити свій підпис один раз (наприкінці документа). Після цього штатний розпис затверджується наказом керівника або уповноваженої ним особи та набирає чинності.

Варіант заповнення форми Т-3
(Для збільшення зображення клікнути по картинці)

ВАРІАНТ НАКАЗА

ТОВ «Вітрило»

Про затвердження штатного розкладу.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити та ввести в дію з 01 січня 2019 року штатний розпис у кількості 150 (ста п'ятдесяти) одиниць з місячним фондом заробітної плати 2 915469,14 (два мільйони дев'ятсот п'ятнадцять тисяч чотириста шістдесят дев'ять) рублів 14 копійок.
2. Штатний розклад від 29.10.18г. № 4 вважати такими, що втратили чинність
з 1 січня 2010 року.
3. Начальнику відділу кадрів Бубнової М.Ю., керівникам структурних підрозділів відповідно до статті 57 Трудового кодексу Російської Федерації керуватися затвердженим штатним розкладом при оформленні прийому на роботу та переведення на іншу роботу співробітників ТОВ «Парус».

З наказом ознайомлений:

Внесення змін до штатного розкладу

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами.
По перше, можна змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності.
По-друге, як правило, коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.
Якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:
"Про внесення змін до штатного розкладу";
"Про зміну штатного розкладу";
"Про часткову зміну штатного розкладу".
У якість основиу наказі можуть бути зазначені такі причини:
- Вдосконалення організаційної структури підприємства;
- проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;
- Реорганізація підприємства;
- Розширення або скорочення виробничої основи компанії;
- Зміна законодавства;
- Оптимізація управлінської роботи;
- планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом,
усунення дублювання функцій тощо. Варіант заповнення форми Т-3

ВАРІАНТ НАКАЗА

Товариство з обмеженою відповідальністю «Парус»
ТОВ «Вітрило»

Про внесення змін до штатного розкладу.

У зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на оптимізацію управлінської роботи,
НАКАЗУЮ:

Внести до штатного розкладу № 462-л від 29 жовтня 2018 року наступні зміни з 01 січня 2019 року:
1. Виключити:
1.1 Організаційний відділ:



- Посада діловод в кількості 1 штатної одиниці з окладом 6 527,57 рублів;
1.2 Адміністративно-управлінський підрозділ
- Посада економіст у кількості 1 штатної одиниці з окладом 10 979,10 рублів;
2. Ввести:
2.1 Адміністративно-управлінський підрозділ
- Посада старший економіст у кількості 1 штатної одиниці з окладом 13 226,73 рублів;
- посада юрисконсульт у кількості 1 штатної одиниці з окладом 8654 рублів;
- Посада начальник штабу ГО та НС у кількості 1 штатної одиниці з окладом 7 981 рублів;
- Посада інженер з охорони праці в кількості 1 штатної одиниці з окладом 10 729,58 рублів;
- Посада діловод в кількості 1 штатної одиниці з окладом 6 527,57 рублів.
Підстава: план удосконалення організаційної структури ТОВ «Вітрило».
Директор підпис М.К.Трубніков
З наказом ознайомлений:

Внесення змін до документів працівників при зміні штатного розкладу

Коли відбувається зміна штатного розкладу, необхідно правильно оцінювати зміни, що відбуваються у зв'язку з цим.
Коли до чинного штатного розкладу вносяться нові посади, виключаються старі, відбувається зміна найменування посади, створюються нові відділи, то часто ці процеси торкаються вже працюючого персоналу, і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться.
Це можуть бути:
1) перейменування посади;
2) переклад;
3) перейменування відділу;
4) покладання додаткових обов'язків;
5) зміна окладів.
У всіх випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.
Розглянемо всі ці варіанти окремо.
1. Перейменування посадимає місце, коли у співробітника, що працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 57 ТК РФ найменування посади, спеціальності, професії є істотною умовою трудового договору. Стаття 73 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, з ініціативи роботодавця допускається зміна певних сторонами істотних умов трудового договору. Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін - працівник повинен бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці до їхнього запровадження.
Таким чином, у разі перейменування посади, крім внесення змін до штатного розкладу (шляхом видання наказу з основної діяльності), необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден – слід діяти у порядку, передбаченому ст. 73 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку Т-2 та трудову книжку.
Приклад внесення запису:

У зв'язку із зміною штатного розкладу № 12 від 24.09.2018р. наказую:
1. Перейменувати посаду "секретар приймальні" на посаду "секретар апарату управління".
2. Внести зміни до кадрової та бухгалтерської документації до 10 березня 2019 року.
3. Відповідальними призначити спеціаліста відділу кадрів Паніну А.В.
та головного бухгалтера Соколову Л.Д.

Приклад внесення запису до трудової книжки.

У тому випадку, якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, то його перейменування (зміна найменування, наприклад замість "відділ маркетингу" - "відділ маркетингових досліджень") за відсутності зміни у трудовій функції працівника або інших істотних умов праці здійснюється так само, як і зміна у найменуванні посади працівника (тобто. під час виконання вимог статті 73 ТК РФ).
Зверніть увагу! Істотним умовою трудового договору є саме трудова функція працівника, а чи не найменування посади, тому зміна найменування посади без зміни трудових обов'язків вимагає згоди працівника
2. Зміна окладів
Оскільки умова оплати праці - істотна умова трудового договору, то про зміну цієї умови роботодавцем працівник має бути письмово попереджено за 2 місяцідо введення вказаної зміни
Коли в штатному розкладі змінюються оклади, необхідно змінити такі документи співробітника:
1. Трудовий договір.
Оскільки згідно зі ст. 57 ТК РФ істотними умовами трудового договору є умови оплати праці (у т. ч. розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати), то за зміни ставки окладу необхідно оформити зміни до трудового договору.
Приклад внесення змін (доповнень) до трудового договору.
Ще раз звертаю увагу, що дається зразковий зміст тексту, а оформлення обов'язково має бути відповідним усім нормативним вимогам із реквізитами сторін.

ДОДАТКОВА ЗГОДА
до трудового договору від 10.03.2011 №123.

Відкрите акціонерне товариство «Північ» в особі генерального директора Колобова Костянтина Сергійовича, чинного на підставі статуту, який іменується надалі "роботодавцем", з одного боку, та секретар приймальні Смирнова Марина Юріївна, яка називається надалі "працівник", з іншого боку, домовилися про нижченаведене:
1. Замінити у пункті 1.2 договору слово приймальня на слова відділу електроніки.
2. У пункті 3.2 договору словосполучення оклад у розмірі 7000 рублів замінити на оклад у розмірі 12 000 рублів.
3. Внести до договору пункту 5.6 такого змісту: Працівник має право на додаткову оплачувану відпустку 6 календарних днів.
4. Ці зміни оформлені у двох примірниках та є обов'язковим додатком до трудового договору, укладеного між сторонами.
2. Особисту картку Т-2 (розділ.3)

ВАРІАНТ

УГОДА
до трудового договору №16 від 10.10.2015р., укладеного
між ТОВ «Парус» та Петровим Олегом Аркадійовичем

про внесення змін до трудового договору
у зв'язку з переведенням працівника на іншу роботу

м. Самара

Товариство з обмеженою відповідальністю «Парус», що має назву «роботодавець», в особі генерального директора Антонова Павла Олексійовича, що діє на підставі Статуту, з одного боку,
і Петров Олег Аркадійович, іменований «працівник» (паспорт 18 04 333615, виданий 10.02.2003 р. Центральним РВВС м. Самара), з іншого боку,
у зв'язку з заявою, що надійшла від працівника, про переведення на посаду юрисконсульта,
уклали цю угоду про внесення змін до трудового договору.
1. Виключити із трудового договору №16 від 10.10.2015р., укладеного між ТОВ «Парус» та Петровим Олегом Аркадійовичем (названого далі – Трудовий договір) такі пункти: п. 1.7, п.1.9.

2. Викласти у новій наступній редакції пункти 1.1, 4.1 та 5.1Трудового договору:
«1.1. Працівник приймається на посаду юрисконсульта до юридичного відділу роботодавця.
За цим трудовим договором роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу з обумовленої трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором (у разі його укладання), угодами, локальними нормативними актами та цією угодою, своєчасно та в повному розмірі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати обов'язки, визначені цим договором та посадовою інструкцією працівника, дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у роботодавця.
Із посадовою інструкцією юрисконсульта працівник ознайомлений.
Дата початку роботи, тобто дата, з якої працівник зобов'язаний розпочати роботу на посаді юрисконсульта - 20 травня 2019 року.»

«4.1 Працівнику встановлюється 40-годинний робочий тиждень, нормований робочий день.
Час початку, закінчення роботи, перерв у роботі визначається таке:

Понеділок п'ятниця
Початок роботи 9.00
Перерва на обід 13.00-14.00
Закінчення роботи 18.00
Передсвяткові дні
Початок роботи 9.00
Перерва на обід 13.00-14.00
Закінчення роботи 17.00

Працівнику надаються вихідні: субота, неділя».
«5.1.Роботодавець зобов'язується щомісяця виплачувати працівникові оклад у вигляді 15 000 (п'ятнадцять тисяч) рублів».
3. Умови трудового договору, не порушені цією угодою, залишаються незмінними.
4. Ця угода, а відповідно і всі обумовлені ним зміни до трудового договору, набирають чинності з 20 травня 2009 року.
5. Ця угода є невід'ємною частиною трудового договору.
6. Ця угода укладена та підписана у двох примірниках: по одному для кожної із сторін, при цьому обидва примірники мають рівну юридичну силу.

Реквізити і підписи сторін

Роботодавець: Працівник:

ПРОЦЕДУРА ЗМІНИ ШТАТНОГО РОЗКЛАДУ

Штатний розклад – важливий кадровий документ, який містить найповнішу інформацію про все, що стосується персоналу організації. Дані в ньому представлені в розрізі структурних підрозділів та окремих штатних одиниць із зазначенням їх кількості та основних даних щодо кожної позиції, таких як посада, розмір заробітної плати та інше.

Основна цінність цього документа полягає в тому, що він є зручним інструментом не тільки обліку, а й управління структурою персоналу підприємства, оскільки на основі інформації, що міститься в ньому, дуже зручно проводити аналіз показників, що характеризують ефективність праці, а також розробляти шляхи оптимізації використання трудових ресурсів. .

Штатний розклад – це уніфікований документ з обліку персоналу організації, що містить дані про його:

• кадрової структури.
• Посадовий склад.
• Чисельності співробітників.
• Затверджених окладів та надбавок.
• Іншу необхідну інформацію.

Його форма затверджена у 2004 році та міститься в Альбомі уніфікованих форм документів, проте може складатися довільним чином за умови збереження у складі обов'язкових реквізитів.

Поряд з обов'язковими реквізитами, що містяться у всіх уніфікованих формах кадрових документів, до штатного розпису мають бути включені такі показники:

• Найменування та код структурного підрозділу.
• Посада.
• Кількість штатних одиниць.
• Оклад та належні надбавки.
• Підсумкова сума оплати праці.
• Примітка.

Штатний розклад може бути складено у двох варіантах: поточному (на підставі існуючих даних) та плановому.

Функції штатного розкладу

Штатний розклад містить зведення найважливішої інформації про персонал, як у всій організації, і її структурним і штатним одиницям. Таким чином, поряд із виконанням завдань кадрового обліку, воно забезпечує інформативну базу для ефективної роботи в галузі управління кадрами. Повнота і деталізація даних, поданих у цьому документі, є підставою для розробки та прийняття управлінських рішень на всіх рівнях.

Як основні функції штатного розкладу можна виділити кілька. Штатний розклад:

• Демонструє діючу на підприємстві організаційну структуру.
• Є одним із найважливіших джерел інформації для аналізу існуючої кадрової структури.
• Містить дані про чисельність персоналу загалом по підприємству та в розрізі підрозділів та посад.
• Надає зріз інформації про оплату праці.
• Відображає поточні потреби розміщення вакансій.

Штатний розклад на підприємстві може складатися будь-яким співробітником, на якого керівництво поклало цю функцію. Призначення працівника, відповідального виконання цієї функції, встановлюється наказом з організації. Аналогічним чином закріплюється і сама форма штатного розкладу, при цьому в наказі (розпорядженні) керівника підприємства про його затвердження обов'язково вказуються всі реквізити, що входять до його складу.

Штатний розклад складається без уточнення прізвищ та інших індивідуальних ознак співробітників, які працюють на підприємстві, та містить інформацію про організаційну структуру із зазначенням їх посад, а також найменувань структурних підрозділів.

Будь-яких вимог щодо терміну, протягом якого може діяти штатний розпис, у законодавчих актах Російської Федерації не встановлено. Це означає, кожна організація вправі самостійно визначати періодичність його затвердження з специфіки своєї діяльності.