Організація документаційного забезпечення діяльності служби кадрів. Служба документаційного забезпечення управління. Кадрова діяльність та її документаційне забезпечення у сучасних умовах

Ведення……………………………………………………………………………

РОЗДІЛ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура і склад……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання ……………………………

1.2. Приблизний перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства.

1.3. Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується……………

1.4. Організаційна структура та чисельний склад служби………………..

1.5. Кваліфікаційний склад………………………………………………..

РОЗДІЛ ІІ. Організаційно - розпорядча документація служби ДНЗ………………………………………………………………………………

2.1.Штатний розклад підприємства…………………………………………

2.2. Положення про службу ДОП. Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)……………………………………...

2.3. Інструкція з документаційного забезпечення управління…………

2.4. Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДНЗ…….

2.5. Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДНЗ.

2.6. Норми часу виконання робіт з ДОП…………………………...

2.7. Документи планування та звітності служби ДОП…………………..

2.8. Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ……….

2.9. Посадові інструкції персоналу служби ДОП……………………..

Висновок ……………………………………………………………………...

Список використаної литературы…………………………………………...

Додаток………………………………………………………………………

ВСТУП

Інформація, зафіксована у документах, є відображенням діяльності організації та становить основу будь-якого бізнесу.

За підрахунками фахівців, на складання документів та роботу з ними в середньому йде до 60% робочого часу управлінського персоналу. Сучасний бізнес - це значною мірою безперервний процес складання та переміщення документів. Укладаються і розриваються угоди, відбувається купівля-продаж цінних паперів, нерухомості та інших активів підприємства, оформляються взаємини роботодавців і персоналу, відбувається передача інформації між підприємствами і громадянами - за цим стоять документи.

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, який полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складені і оформлені документи, організована робота з ними, багато в чому залежить своєчасність і правильність прийняття управлінського рішення. Грамотно складений документ, що має юридичну силу, є головним аргументом у спірних ситуаціях та гарантом успішної угоди.

Тема моєї курсової роботи: організація служби ДНЗ в умовах функціонування сучасного підприємства.

Мета - розгляд усіх аспектів організації служби ДОП.

РОЗДІЛ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура та склад

1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання

«Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюватися спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства. На підприємствах з чисельністю персоналу до 100 співробітників та відносно невеликим обсягом документообігу допускається покладання обов'язків ДНЗ на одного зі штатних співробітників».

Призначення служби ДОП полягає в організації, веденні та вдосконаленні системи документаційного забезпечення управління підприємства на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами. При цьому основними завданнями служби ДОП є:

1.2 . Зразковий перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства

* Конституція Російської Федерації.

* Цивільний кодекс Російської Федерації (частини I та II).

* Федеральний закон від 28.08.1995 р. № 154-ФЗ «Про загальні принципи місцевого самоврядування Російської Федерації» (з наступними змінами).

* Федеральний закон РФ від 25.01.1995 м.«Про інформацію, інформатизацію та захист інформації».

* Федеральний конституційний закон РФ від 25.12.2000 р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації».

* Федеральний закон РФ від 10.01.2002 р. «Про електронний цифровий підпис».

* Федеральний закон РФ від 27.12.2002 р. № 184-ФЗ «Про технічне регулювання».

* Закон Російської Федерації від 25.10.1991 р. № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (в ред. Федерального закону від 24.07.1998 р. № 126-ФЗ).

* Основні вимоги до концепції та розробки проектів федеральних законів (затверджені Постановою Уряду РФ від 02.08.2001 р. № 576).

* Указ Президента Російської Федерації від 02.05.1996 р. № 638 «Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента Російської Федерації, що передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду Російської Федерації».

* Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації (затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 р. № 1009 (з наступними змінами)).

* Розпорядження Уряду Російської Федерації від 31.10.2000 р. № 1547-р «Про вдосконалення діловодства у федеральних органах виконавчої влади та посилення виконавської дисципліни».

* ДОСГ Р51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 р. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 р. № 65-ст).

* Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення (схвалена колегією Главархіву СРСР 27.04.1988 р. Введено в дію Наказом Главархіву СРСР від 25.05.1988 р. №33).

* Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68).

* Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів службовців (затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).

* Загальноросійський класифікатор управлінської документації ОК 011 -93 (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 р. № 299).

* Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Росархівом 06.10.2000р.).

* Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 р.).

* Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади (затверджені Постановою Мінпраці та соціального розвитку РФ від 26.03.2002 р. № 23).

1.3 . Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується:

* положенням про службу ДОП;

* положеннями про структурні підрозділи (за наявності останніх у складі служби ДОП);

* інструкцією з ДОП;

* інструкціями з окремих видів (напрямів) діяльності служби;

* інструкцією з організації робочих місць персоналу служби;

* нормами часу виконання робіт з ДОП;

* документами планування та звітності;

* Посадовими інструкціями персоналу служби.

У необхідних випадках службою ДНЗ розробляються й інші документи -

зокрема, документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП.

1.4. Організаційна структура та чисельний склад служби

Організаційна структура та чисельний склад служби ДОП визначаються відповідно до штатного розкладу.

Для визначення оптимальної організаційної структури служби ДОП, що найбільше відповідає потребам конкретного підприємства в документованій інформації, є доцільним звернутися до відповідних положень ДСДОУ. Даним документом передбачені такі типові варіанти організаційної структури служби ДОП:

«На державних підприємствах (об'єднаннях) - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються:

а) підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів;

б) розгляду листів (скарг);

в) секретаріат;

г) експедиція;

д) машинописне бюро;

е) копіювально-розмножувальне бюро;

В асоціаціях і концернах склад та структура служби ДОП визначається керівництвом організації. У спільних підприємствах (організаціях) - правлінням. В акціонерних товариствах - установчою конференцією. У кооперативах - склад і структура служби ДОП визначається загальними зборами членів кооперативу. В органах місцевого самоврядування та в апараті, управліннях громадських організацій - загальний відділ. До складу загального відділу включаються:

а) секретаріат;

б) канцелярія;

в) група контролю;

г) протокольна група;

буд) група вдосконалення роботи з документами;

е) група листів (скарг);

ж) машинописне бюро;

з) копіювально-розмножувальне бюро;

В організаціях, які не мають служби документаційного забезпечення управління, у структурних підрозділах роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор) або інша спеціально призначена особа».

Варіант 1.Забезпечення потреб у документованій інформації міністерств (відомств) РФ та суб'єктів федерації, інших аналогічних організацій та установ передбачається покладати на управління справами(рис. 1), у складі яких:

* Секретаріат, що включає приймальню, секретаріат міністра (керівника відомства, організації, установи), секретаріати заступників міністра (керівника), секретаріат колегії, протокольне бюро;

* Інспекція при міністрі (керівнику відомства, організації, установи), що включає канцелярію (бюро листування), бюро обліку та реєстрації документів, експедицію, машинописне бюро, копіювально-множинне бюро, телетайпну;

* Відділ листів (скарг), тобто відділ по роботі зі зверненнями, що надходять на адресу міністерства (відомства, організації, установи);

* відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (ТЗ) (засобів автоматизації та механізації) діловодних процесів;

* Центральний архів (архів).

Рис.1.Зразкова справами

Варіант 2.Забезпечення потреб у документованій інформації державних підприємств, науково-дослідних, проектних, конструкторських організацій та обчислювальних центрів, вищих навчальних закладів та інших аналогічних організацій передбачається покладати на відділи (служби) документаційного забезпечення управління (канцелярії)(рис. 2), у складі яких знаходяться:

* група (відділ) обліку та реєстрації;

* Група (відділ) контролю;

* група (відділ) вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (засобів автоматизації та механізації);

* група (відділ) розгляду звернень, що надходять на адресу підприємства (організації);

* Секретаріат; експедиція; машинописне бюро; копіювально-розмножувальне бюро; архів.

Варіант 3.Забезпечення потреб у документованій інформації недержавних підприємств (організацій), у тому числі асоціацій, концер-нів, акціонерних товариств (включаючи спільні), кооперативів та ін, передбачається покладати на служби ДОП, структура якої (іншого аналогічного підрозділу) визначається органами керівництва підприємства (організації) (рис. 3).

Рис.2 Орієнтовна організаційна структура відділу (служби) ДНЗ (канцелярії) недержавного підприємства

Рис.3 Орієнтовна організаційна структура служби ДНЗ недержавного підприємства (організації)

Варіант 4.Забезпечення потреб у документованій інформації органів місцевого управління (влади) та апаратів (правлень) громадських організацій передбачається покладати на велику кількість відділів. (рис. 4), у складі яких знаходяться:

* Секретаріат;

* канцелярія (група діловодства);

* Група контролю;

* протокольна група;

* Група вдосконалення роботи з документами (впровадження технічних засобів);

* Група розгляду листів (скарг);

* Машинописне бюро;

* Копіювально-розмножувальне бюро;

Мал. 4. Орієнтовна організаційна структура загального відділу

Визначення чисельного складу служби ДОП - за структурними підрозділами і в цілому - рекомендується проводити на основі відповідних розрахунків. Виконання таких розрахунків слід проводити на основі даних про нормативні витрати часу на виконання тих чи інших видів робіт (дій), а також виходячи з реальних потреб підприємства в документованій інформації, що враховують:

* Обсяг документообігу;

* основні види управлінських документів;

* Периодичність їх застосування з метою забезпечення повсякденної діяльності підприємства і т. п.). Методика розрахунків представлена в укрупнених міжгалузевих нормативах часу на роботи з ДНЗ.

Приклад розрахунку наведено в табл. 1. (Див. Додаток)

1.5. Кваліфікаційнийсклад

Визначення кваліфікаційного складу служби ДНЗ проводиться виходячи із сукупних потреб підприємства у видах робіт з ДНЗ, виконання яких передбачає наявність у співробітників відповідної кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги до основних категорій співробітників служби ДОП представлені у додатку 2 до цього посібника.

Остаточні результати розрахунків після ретельної перевірки щодо достовірності беруться за основу під час підготовки проектів документів, що визначають кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП (найважливішим є штатний розпис, див. далі). Приблизний кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб представлений у табл. 2.(Див. Додаток)

РОЗДІЛ ІІ. Організаційно-розпорядча документація служби ДОП

2.1.Штатний розклад підприємства

Штатний розклад - це організаційний документ, що встановлює кількісний і якісний склад працівників підприємства (організації, установи) в цілому і по кожному з його структурних підрозділів. Штатний розклад служби ДОП складається за встановленою формою.

Зазначена форма - форма № Т-3 «Штатний розклад» (див. шаблон форми на компакт-диску, що додається до книги) - призначена для документального оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності і щорічно затверджується станом на 1 січня наказом керівника підприємства Зміни в штатний розклад, у тому числі і зумовлені формуванням на підприємстві нових структурних підрозділів (наприклад, служби ДОП), вносяться відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства або уповноваженою ним особою. Приклад такого наказу представлений на компакт-диску.

Загальний порядок підготовки штатного розпису визначено «Інструкцією із застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

«Штатний розклад оформляється уповноваженою посадовою особою підприємства (як правило, уповноваженим співробітником відділу кадрів), підписується розробником і затверджується керівником підприємства. У штатному розкладі зазначаються:

* Назва підприємства;

* Його код по ОКПО;

* дата введення в дію штатного розкладу;

* дата та номер документа;

* дата і номер наказу, відповідно до якого затверджено штатний розпис;

*чисельність штату в одиницях;

* Обсяг фонду заробітної плати (у рублях);

* найменування структурного підрозділу;

* найменування професії (посади) працівника;

* кількість штатних одиниць;

* Розмір місячного фонду заробітної плати за кожною посадою (професією)».

2.2. Положення про службу ДОП.

При підготовці тексту положення про службу ДОП уявляється доцільним використовувати як основу приблизне положення про службу ДОП, подане в додатку 12 до ДСДОУ. Текст положення про службу ДОП наводиться в додатку 3 до цього посібника.

Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)

При підготовці тексту положення про структурний підрозділ у складі служби ДНЗ є доцільним використовувати як основу відповідні приблизні положення. Зокрема, зразкове положення про архівний відділ, що функціонує на правах структурного підрозділу у складі служби ДОП, розміщене в додатку 4 до цього посібника. (Приблизне положення про архів підприємства (організації, установи), що функціонує як самостійний структурний підрозділ (поза складом служби ДОП) затверджено Постановою Росархіву від 18.08.1992 р. № 176.)

2.3 . Інструкція з документаційного забезпечення управління

При підготовці тексту інструкції з документаційного забезпечення управління також рекомендується використовувати як основу відповідні типові документи, - наприклад, Інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

(Затверджено, Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68.)

При цьому повинні бути в необхідній мірі прийняті до уваги відповідні положення інших документів, що регламентують ті чи інші напрямки ДОП. Крім ДСДОУ, це, зокрема, ГОСТ Р6.30-2003. На їх основі складається текст інструкції з документаційного забезпечення управління підприємства (організації, установи).

2.4 . Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДОП

Інструкція з виду діяльності - нормативний документ, у якому викладається порядок здійснення будь-якої діяльності (порядок застосування положень інших нормативно-правових актів для здійснення такої діяльності) посадовими особами (структурними підрозділами) підприємств (організацій, установ). Загальний порядок та правила оформлення інструкції за видом діяльності визначені параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Інструкція за видом діяльності підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства. Затвердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження.

Інструкція з виду діяльності повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Основний текст інструкції з виду діяльності зазвичай поділяється на розділи, пункти та підпункти. Глави документа повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами.

2.5 . Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП

Інструкція з організації робочих місць - нормативний документ, в якому викладається порядок організації робочих місць персоналу структурного підрозділу підприємства (персоналу певної кваліфікаційної або професійно-посадової категорії). При підготовці подібних інструкцій слід керуватися вищевикладеними вимогами, що регламентують порядок підготовки інструкцій, а також положеннями документів, що встановлюють конкретні вимоги до організації робочих місць у тій чи іншій галузі діяльності.

Інструкція підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, і затверджується керівником підприємства.

Твердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про його затвердження.

Інструкція має оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Нумерація пунктів і підпунктів документа повинна проводитися арабськими цифрами.

2.6 . Норми часу виконання робіт з ДОП

Нормування часу виконання робіт з ДНЗ, зазвичай, здійснюється на основі відповідних документів - нормативів часу і норм часу, розроблених органами з нормування тимчасових витрат за виконання тих чи інших видів робіт. Так, з метою належного нормування часу на виконання робіт з ДНЗ на підприємствах (в організаціях, установах) застосовуються Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з ДНЗ, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25.11.1994 р. № 72, а в управлінських структурах федеральних органів виконавчої влади - норми часу на роботи з документаційного забезпечення, затверджені Постановою Мінпраці та соціального розвитку від 26.03.2002 р. № 23. На основі нормативів (норм) часу:

* визначається та обґрунтовується чисельність працівників служб ДОП;

* встановлюються посадові обов'язки працівників;

* розподіляються роботи між працівниками (категорії «технічний виконавець»).

У необхідних випадках на основі зазначених документів підприємствами (організаціями, установами) розробляються уточнені норми часу. У таких нормах, як правило, фіксуються:

* тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт, не передбачених укрупненими нормативами (нормами);

* тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт - у разі, якщо у зв'язку зі специфікою ДОП в умовах конкретного підприємства (організації, установи) фактичні тимчасові витрати на їх виконання суттєво відрізняються від встановлених укрупненими нормативами (нормами).

«Розрахунок уточнених норм, як правило, провадиться методом технічного нормування, заснованого на фіксації (хронометруванні з наступним записом) витрат робочого часу на виконання відповідних видів робіт. При цьому повинні, крім того, братися до уваги витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць, відпочинок та особисті потреби працівників.

Значення норм часу встановлюються в годинах (частках години) на одиницю виміру кожного конкретного виду роботи - наприклад, лист, коробка, папка, справа.

Норми часу виконання найбільшою мірою поширених операцій з ДОП представлені у додатку 5 до справжнього посібнику».

2.7 . Документи планування та звітності служби ДОП

«Забезпечення планування та звітності, а також своєчасної та правильної підготовки відповідних документів – планів, звітів – є одним з основних обов'язків керівника служби ДОП підприємства. У загальному випадку план роботи - це документ, визначальний склад і зміст основних заходів (завдань), виконання яких покладається на працівника (керівний їм структурний підрозділ, підприємство), терміни, місця та відповідальних за їх проведення в межах певного періоду часу (протягом дня, тижня, місяця, кварталу тощо)».

Вихідними даними для планування діяльності служби ДОП на наступний календарний рік є:

* Показники фінансового та економічного розвитку підприємства на планований період;

* Основні підсумки діяльності служби ДОП за минулий період;

* Цілі та завдання служби ДОП, що випливають із змісту відповідних розділів документів довгострокового та середньострокового планування (у тому числі бізнес-планів, програм організаційного розвитку підприємства тощо).

На основі показників плану роботи служби ДОП уточнюються та затверджуються в остаточному вигляді плани роботи структурних підрозділів служби ДОП.

Індивідуальне планування роботи співробітниками служби ДОП здійснюється на основі планів відповідних структурних підрозділів і з урахуванням вказівок своїх безпосередніх начальників. Основним документом планування індивідуальної роботи співробітника є особистий план роботи.

Звіт - це документ, в розгорнутій формі відображає підсумкові результати обробки (систематизації, підрахунку та звірки) та аналізу статистичних даних, що характеризують виконання будь-якого виду робіт (який-небудь діяльності) за тривалий період часу (місяць, квартал и більше). Звітність з питань діяльності служби ДОП здійснюється в порядку, встановленому положеннями відповідних нормативно-методичних і організаційно-розпорядчих документів, а також вказівками керівника підприємства.

Форми плануючих та звітних документів з питань діяльності служби ДОП затверджуються керівником підприємства на підставі відповідного подання керівника служби ДОП. Приклад плану роботи начальника служби ДОП представлений на компакт-диску, а приклад звіту про роботу з письмовими зверненнями громадян - у додатку 6 до цього посібника.

2.8 . Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП

Особливу групу у складі організаційно-розпорядчої документації служби ДОП утворюють документи щодо вдосконалення її діяльності. Удосконалення діяльності служби ДОП передбачає планомірне здійснення комплексу заходів, вкладених у досягнення вищих показників функціонування всіх структурних підрозділів (ділянок роботи) у складі служби ДОП і служби загалом. Зміст заходів визначається залежно від того, на якому напрямку концентруються управлінські зусилля керівництва служби ДОП. При цьому на практиці проведення подібних заходів найчастіше пов'язане з впровадженням у повсякденну діяльність служби нових нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів з тих чи інших питань документаційного забезпечення управління.

Як зазначалося, здійснення комплексу заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ має мати планомірний характер. З цією метою керівництво служби розробляє проект плану (при необхідності - у взаємодії з іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства). Такий план може передбачати проведення заходів щодо:

* розроблення нових (уточнення діючих) нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів підприємства з питань ДНЗ;

* Зміни існуючого документообігу підприємства з урахуванням нових вимог до його організації;

* навчання персоналу служби ДНЗ та, якщо потрібно, інших посадових осіб підприємства, допущених до роботи з управлінською документацією;

* Забезпечення відповідною документацією структурних підрозділів підприємства.

Реалізація заходів, передбачених планом, відбивається у акті. Шаблони плану заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП підприємства та відповідного акта представлені на доданому до книги компакт-диску.

2.9 . Посадові інструкції персоналу служби ДОП

«Посадова інструкція - нормативний документ, що регламентує діяльність конкретної посадової особи (категорії співробітників - керівного складу, фахівців, виконавців та ін.) підприємства (організації, установи) та встановлює порядок застосування зазначеними особами положень інших нормативно-правових актів . Загальний порядок та правила оформлення посадової інструкції регламентуються параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства».

Посадова інструкція повинна підписуватися відповідальним за її розробку і затверджуватись керівником підприємства - у формі грифу затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про затвердження. Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в давальному відмінку, наприклад: «Інст-рукція головного метролога».

Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства та викладається від третьої особи однини чи множини. Текст інструкції може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Глави повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводиться арабськими цифрами.

Вимоги до посадових інструкцій окремих категорій працівників регламентуються відповідними відомчими нормативно-правовими актами та організаційно-розпорядчими документами. Так, відповідно до додатка 2 до додатка 12 ДСДОУ у розділі посадової інструкції «Загальні положення» встановлюються:

* Завдання працівника (наприклад, для діловода - прийом, реєстрація вхідних і відправка вихідних документів);

* порядок заміщення посади, тобто, ким призначається та звільняється з посади даний працівник;

* професійні вимоги та працівнику (рівень освіти, стаж роботи та ін);

* основні документи та матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі посадової інструкції «Функції працівника» визначаються:

* предмет ведення чи ділянку роботи, закріплений за працівником;

* перелік видів робіт, у тому числі складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може містити заповнення карток, ведення картотеки, видачу довідок тощо. буд.).

У розділі посадової інструкції «Обов'язки працівника» зазначаються особливості діяльності:

* пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою та видачею інформації;

* що передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль над формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо);

* Вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій;

* Щодо порядку виконання доручень;

* Що зачіпають етичні норми, які необхідно дотримуватися в колективі.

У розділі посадової інструкції «Права працівника» визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій та виконання обов'язків. У розділі посадової інструкції «Взаємовідносини» зазначаються підрозділи та працівники, від яких виконавець отримує та яким передає інформацію, її структуру та терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються тощо.

У розділі посадової інструкції «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій та обов'язків використання прав тощо.

Висновок

Досліджуючи науковий та практичний матеріал з цієї теми можна зробити такі висновки:

Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах повинне здійснюється спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства.

Основними завданнями служби ДОП є:

* використання для підприємства єдиного порядку роботи з документами відповідно до ДСДОУ та інші нормативно-методичними і організаційно-розпорядчими документами;

* Здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами в структурних підрозділах підприємства;

* забезпечення ефективного контролю за дотриманням встановленого порядку роботи з документами;

* вдосконалення форм та методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.

Документаційне забезпечення управління в організаціях, установах та на підприємствах здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації.

Список використаної литературы:

Нормативні акти

1. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Вид-во стандартів, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа: Терміни та визначення. - М: Вид-во стандартів, 1998.

4. ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ. - М: ВНИКДАД, 1998.

5. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004р. №1.

6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої (утв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.2000 р. № 68). – М., 2001.

7. Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» від 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Навчальна література

8. Андрєєва В.І. Діловодство. - М: Інтел-Синтез, 2002

9. Бєлов А.М. Діловодство та документообіг: Навч. Посібник.- М: Ексмо,2007

10. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навч. посібник.- Ростов н/Д.: Фенікс, 2004

11. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. - Ростов-на До-ну: Фенікс, 2004

12. Васильєва Л.М, Скворцова Р.Є., Шкатова Л.А. Документознавство. - Челябінськ.: Кн. Вид - в, 2000

13. Галахов В.В. Діловодство: Зразки, документи, організація та технологія роботи. - М: ТОВ «ТК Велбі», 2005

14. Дьомін Ю.М. Діловодство: Підготовка службових документів. - СПб.: Пітер, 2004

15. Зінов'єва Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. - М: ПРОФІЗДАТ, 2003

16. Колесник О.М. ВСТУП У управлінське документознавство. Навчальний посібник. - М.: ІНФРА-М, 2003

17. Крайська З.В., Челліні Е.В. Архівознавство: Підручник для спеціальних середніх навчальних закладів. - М: Видавництво НОРМА, 1996

18. Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – СПб.: Бізнес-преса, 2004

19. Кузнєцова Т.В. Діловодство: Організація та технології документаційного забезпечення управління. - М: Юніті-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Підручник – Київ: Знання, 2000

21. Лисенко Н.А., Сербіновський Б.Ю. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство та кореспонденція. - Ростов-на-Дону: Бер ІЦ, 2002

22. Мисливців А.В., Булавіна Є.А. Документознавство та діловодство: Основи документознавства; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів. - М: ІКЦ Бер, 2004

23. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - СПб.: Пмтер, 2006

24. Співак В.А. Діловодство. – СПб., 2003

25. Співак В.А. Документування управлінської діяльності: Діловодство – СПб.: Пітер, 2005

26. Стенюков М.В. Діловодство: Конспект лекцій. - М: Пріор, 2005

додаток

Таблиця 1

Приклад розрахунку визначення сукупних витрат часу (СЗВ)

за видом робіт з ДОП

Найменування виду роботи	Обсяг за рік	Значення норми, год	Витрати, чол.-ч
Обробка вхідних документів
Обробка вихідних документів
Контроль за виконанням документів
Розробка норм.-мет. посібників
Виконання тематич. запитів
Проведення перевірки організації роботи у підрозділах
РАЗОМ чол.-ч:

Примітки.

СЗВ з урахуванням витрат часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць і відпочинок персоналу становлять: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чол.-ч, де Ку - обліковий коефіцієнт зі значенням 1,1.

Приблизна кількість фахівців (з урахуванням кваліфікаційних вимог, що пред'являються змістом робіт), виходячи зі значення показника корисного фонду робочого часу одного працівника (Фпв) складе: СЗВп: Фпв = 13916: 2006 = 7 од.

Таблиця 2.

Зразковий кваліфікаційний та чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб

		Кількість штатних од.	Примітка
Адміністративна група - управління служби ДОП
Начальник служби	Керівник
Заступник начальника служби	Керівник		Може не вводитися
Інспектор з контролю виконання доручень	Фахівець
Документознавець	Фахівець
Секретар-машиністка	Техн. викон.		Може не вводитися
Найменування професії (спеціальності)		Кількість штатних од.	Примітка
Група технічної підготовки та тиражування документів
Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
Старша друкарка -- оператор ПК	Техн. викон.
Машиністка - оператор ПК	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
Група діловодства
Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
Ст. діловод	Техн. викон.
Діловод	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
Група зберігання документів
Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
Старший архіваріус	Техн. викон.
Архіваріус	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
Група забезпечення
Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
Секретар-стенографіст	Техн. викон.
Експедитор-кур'єр	Техн. викон.
Загалом по службі ДОП
	Керівник	Фахівець	Техн. викон.
			12-20 і більше

14.1. Функціональне призначення, ціль, завдання, організаційна структура та чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

Відповідно до ДСДОУ документаційне забезпечення управління підприємством (організацією, установою) здійснюється спеціальною службою – службою документаційного забезпечення управління (далі – служба ДОП). Таким чином, функціональне призначення служби ДОП полягає в реалізації діяльності з документаційного забезпечення управління підприємством відповідно до призначення підприємства та пріоритетів його організаційного розвитку.

Служба ДОП реалізує свою діяльність на правах самостійного структурного підрозділу. Однак залежно від особливостей організації та специфіки діяльності підприємства за рішенням керівника підприємства функції служби ДОП можуть бути покладені на інший структурний підрозділ (відділ, групу тощо, див. далі) або спеціально уповноважена посадова особа (документознавця, помічника керівника, секретаря) і т.п.).

Метою діяльності служби ДОПє організація ефективного документаційного забезпечення управління діяльністю підприємства. Відповідно основні завдання служби ДОП полягають:

В організації, впровадженні, експлуатації та вдосконаленні інтегрованої системи документаційного забезпечення управління підприємства;

в оптимізації форм та методів роботи з документами на основі єдиної інформаційної політики та сучасних технологій обробки документованої інформації;

У належному організаційно-методичному керівництві щодо дотримання встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства;

У дієвому контролі за дотриманням встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства.

Своєчасна, повна та якісна реалізація службою ДНЗ своєї діяльності значною мірою зумовлюватиметься відповідністю її організаційної структури та чисельного складу змісту та обсягу покладених на неї завдань із документаційного забезпечення управління підприємством. У цьому доцільно насамперед уточнити, що саме є організаційна структура і чисельний склад служби ДОП.

Організаційна структура служби ДОП- це сукупність утворюють його підрозділів (відділів, груп тощо), у межах своєї компетенції здійснюють взаємоузгоджену діяльність із документаційного забезпечення управління підприємством. Таким чином, організаційна структура служби ДОП характеризується, по-перше, кількістю підрозділів, що входять до неї, і, по-друге, особливостями їх взаємодії в процесі повсякденної діяльності.

В свою чергу, чисельний склад служби ДОП– це загальна кількість її працівників. Воно знаходиться у прямій залежності від кількості підрозділів, що входять у службу. Іншими словами, чисельність працівників служби ДОП - це не що інше, як сумарна чисельність працівників підрозділів, що її утворюють.

Встановлення оптимальної організаційної структури служби ДОПпроводиться виходячи із змісту покладених на цей підрозділ завдань із документаційного забезпечення управління підприємством на основі відомостей про типові організаційні структури, подані в ДСДОУ. Як випливає з додатка ДСДОУ, типова організаційна структура служби ДОП визначається залежно від належності підприємства (організації, установи) до тієї чи іншої функціональної групи та виходячи зі специфіки змісту документаційного забезпечення управління відповідними підприємствами (організаціями, установами).

Так було в міністерствах і відомствах РФ і суб'єктів федерації функції служби ДОП покладаються управління справами. До складу управління справами, як правило, включаються:

Секретаріат [приймальня, секретаріат міністра (керівника відомства), секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро];

Інспекція за міністра (керівника відомства);

Канцелярія (бюро урядового листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, телетайпна та ін.);

Відділ роботи з письмовими зверненнями;

Відділ удосконалення роботи з документами;

На державних підприємствах (об'єднаннях), у науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях та обчислювальних центрах, вищих навчальних закладах та інших аналогічних установах функції служби ДОП покладаються на відділ ДНЗ (канцелярію). До складу відділу ДНЗ (канцелярії), як правило, включаються:

Секретаріат;

експедиція;

Підрозділ з обліку та реєстрації документів (діловодство);

Машинописне бюро;

Підрозділ з контролю над виконанням документів;

Підрозділ удосконалення роботи з документами;

Підрозділ роботи з письмовими зверненнями;

Зрештою, у недержавних структурах (асоціаціях, концернах, акціонерних товариствах, у тому числі спільних, кооперативах тощо), а також в органах місцевого самоврядування та громадських організаціях функції служби ДОП покладаються на загальний відділ. До складу загального відділу, як правило, включаються:

Секретаріат;

Канцелярія;

Група контролю над виконанням документів;

Протокольна група;

Група вдосконалення роботи із документами;

Група роботи з письмовими зверненнями;

Машинописне бюро;

Копіювально-розмножувальне бюро;

У разі малого підприємства (організації, установи) з чисельністю працівників до 100 чол. завдання щодо документаційного забезпечення управління доцільно покласти на спеціально уповноважену посадову особу. Орієнтовна організаційна структура служби ДОП акціонерного підприємства представлена на рис. 14.1.

Мал. 14.1. Орієнтовна організаційна структура служби ДНЗ акціонерного підприємства

Що ж до підприємств (організацій, установ) з чисельністю працівників понад 100 чол., то оптимальною для вирішення завдань документаційного забезпечення управління їх діяльністю може бути запропонована приблизна організаційна структура служби ДОП, представлена на рис. 14.2.

Мал. 14.2. Орієнтовна організаційна структура служби ДОП

підприємства із чисельністю працівників понад 100 чол.

Встановлення оптимального чисельного складуслужби ДОП проводиться виходячи з обсягу покладених на цей підрозділ завдань на основі відомостей про норми часу, встановлені для виконання тих чи інших видів робіт з документаційного забезпечення управління та з урахуванням кваліфікаційних вимог до працівників, яким доручено виконання відповідних видів робіт. Так, відповідно до «Норм часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади» встановлено норми часу на виконання наступних робіт:

щодо документаційного забезпечення структурних підрозділів федеральних органів виконавчої;

щодо складання та ведення номенклатури справ зазначених підрозділів;

з документування діяльності колегіальних органів;

з автоматизації архівного зберігання документів;

Окремих видів робіт з документаційного забезпечення (у тому числі щодо оформлення, обробки, реєстрації, обліку, зберігання та пошуку документів);

Довідково-аналітичної роботи з документів.

Щодо кваліфікаційних вимог, що пред'являються до працівників служби ДОП, то вони містяться у «Кваліфікаційному довіднику посад службовців». У довіднику подано кваліфікаційні вимоги до працівників служби ДОП з числа керівників структурних підрозділів служби, а також її спеціалістів та технічних виконавців.

Для визначення приблизного чисельного складу служби ДОП насамперед необхідно скласти перелік видів робіт, які виконуються протягом календарного року кожним із її структурних підрозділів. Потім слід розрахувати обсяг робіт, що виконуються (по кожному виду і в цілому, а також за категоріями залежно від кваліфікації працівників). На підставі сумарного обсягу виконуваних робіт з документаційного забезпечення управління, виходячи з річної норми робочого часу одного працівника та враховуючи витрати часу, не передбачені нормами (що носять разовий характер), можна визначити чисельність працівників служби ДНЗ (загальну та за категоріями працівників залежно від їх кваліфікації).

Для глибшого і ясного розуміння порядку визначення раціонального чисельного складу служби ДОП скористаємося відомостями, поданими в Додатку № 2 до «Норм часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади». Відповідно до цього документа розрахунок нормативної чисельності працівників провадиться за формулою

Ч н = Т об / Ф п,

де Ч н - нормативна чисельність працівників, чол.; Т про - загальні витрати часу на роботи з документаційного забезпечення, год; Ф п - запланований річний фонд робочого дня для одного працівника, год.

У свою чергу, значення Т про визначається за формулою

Т про = Т н + Т нн,

де Т н - витрати часу на роботи з документаційного забезпечення, що розраховуються на підставі норм, год; Т нн - витрати часу, не передбачені нормами (визначаються експертно-оцінним способом), год.

Для розрахунку приблизної чисельності фахівців І та ІІ категорій групи обробки документів у складі відділу діловодства служби ДОП скористаємося умовними довідковими даними, поданими у табл. 14.1.

Таблиця 14.1

Умовні довідкові дані для розрахунку приблизної чисельності працівників служби ДОП

Вид робіт із документаційного забезпечення		Значення норми, год	Кількість операцій за рік
Обробка вхідних документів	Спец. ІІ кат.
Обробка вхідних факсів	Спец. ІІ кат.
Обробка вхідних телеграм	Спец. ІІ кат.
Обробка вхідних телефонограм	Спец. ІІ кат.
Обробка вихідних документів	Спец. ІІ кат.
Обробка вихідних факсів	Спец. ІІ кат.
Обробка вихідних телефонограм	Спец. ІІ кат.
Облік документів	Спец. Ікат.
Довідково-інформаційне обслуговування	Спец. Ікат.
Видача довідок за запитами	Спец. Ікат.

На підставі довідкових даних річний обсяг робіт становив: для фахівців ІІ категорії – 14 925 годин, для фахівців І категорії – 13 975 годин (всього 28 900 годин). Припустимо також, що обсяг ненормованих видів робіт для фахівців ІІ категорії становив (умовно) 100 годин. Тоді, виходячи із значення запланованого річного фонду робочого часу (з розрахунку на одного працівника) у 2000 годин, визначимо зразкову чисельність працівників (фахівців І та ІІ категорій) у складі групи обробки документів відділу діловодства служби ДОП:

Т об = Т н + Т нн = 13975 + 0 = 13975 (год);

Ч н = Т об / Ф п = 13975: 2000 = 7 (чол.).

Т об = Т н + Т нн = 14925 + 100 = 15025 (год);

Ч н = Т о6 / Ф п = 15025: 2000 = 7,5 (чол.).

Таким чином, для належного укомплектування групи обробки документів відділу діловодства служби ДОП у наступному календарному році знадобиться сім спеціалістів І категорії та вісім спеціалістів ІІ категорії, у тому числі один (0,5) - на умовах суміщення або неповної зайнятості (наприклад, з тривалістю робітника дня, що дорівнює чотирьом годинам).

Аналогічним чином проводиться розрахунок чисельності працівників за рештою структурних підрозділів служби ДОП. З розрахунків формуються зведені дані про чисельному складі служби ДОП. Відомості про зразковий чисельний склад працівників служби ДОП підприємства з чисельністю працівників понад 100 чол. представлені у табл. 14.2.

Таблиця 14.2

Відомості про зразковий чисельний склад працівників служби ДОП підприємства з чисельністю працівників понад 100 чол.

Структурний підрозділ				Усього, чол.
Структурний підрозділ	Керівний склад	Фахівці	Технічні виконавці	Усього, чол.
Група розгляду письмових звернень
Група контролю виконання
Експедиційна група
Група обробки документів
Група забезпечення протокольних заходів.
Група організаційно-методичного забезпечення
Група оперативного зберігання
Група архівного зберігання
Група підготовки проектів
Група тиражування

* У тому числі керівник служби ДОП - 1 чол.

** Начальник адміністративного відділу може виконувати за сумісництвом обов'язки заступника керівника служби ДНЗ.

Для визначення оптимального чисельного складу служби ДОП крім перелічених документів можуть також застосовуватися:

Галузеві нормативи чисельності, що розробляються на підставі типових міжгалузевих нормативів чисельності службовців, зайнятих в економічних та адміністративно-господарських структурних підрозділах підприємств (організацій, установ);

Удосконалені нормативи часу на роботи з ДОП.

Основні функції структурних підрозділів служби ДОП

Адміністративний відділслужби, як випливає з назви, насамперед виконує функцію повсякденного управління (адміністрування) діяльністю служби. Крім того, підрозділи відділу – група розгляду письмових звернень та група контролю виконання – виконують контрольну функцію. При цьому група розгляду письмових звернень здійснює контроль за належною організацією розгляду письмових запитів, скарг, заяв та пропозицій, що надходять на адресу підприємства, а група контролю виконання документів - контроль за належним виконанням документів підприємства, що утворюються в процесі ведення зовнішнього та внутрішнього службово-ділового листування.

Відділ забезпеченняоб'єднує у своєму складі групи забезпечення протокольних заходів та групи організаційно-методичного забезпечення, виконує функцію, що забезпечує. Відділ здійснює організаційно-інформаційне забезпечення протокольних заходів за участю посадових осіб підприємства (у тому числі переговорів, засідань, нарад, конференцій тощо), а також організаційно-методичне забезпечення діяльності структурних підрозділів підприємства (з урахуванням специфіки документування їхньої діяльності).

Відділ діловодства,Як випливає з назви, виконує в процесі своєї діяльності діловодну функцію, тобто весь комплекс питань, пов'язаних з рухом документів підприємства. Експедиційно-кур'єрська група здійснює доставку вхідних документів з місць відправлення (наприклад, з поштового відділення) на підприємство та доставку вихідних документів до місць призначення (крім поштових відділень це можуть бути і безпосередні отримувачі документів). У свою чергу група обробки документів здійснює їх прийом, реєстрацію, облік, видачу та підготовку до відправки за межі підприємства (останнє стосується вихідних документів, у тому числі тих, що підлягають поверненню на адресу відправника).

Відділ зберіганнявключає групи оперативного та архівного зберігання документів та виконує функцію зберігання. При цьому в першій групі здійснюється оперативне зберігання (до моменту передачі документів на постійне зберігання до архіву підприємства), а в другій, що по суті є архівом підприємства, - постійне зберігання (до моменту передачі документів до державного архіву).

Основною функцією відділу технічного виконання документівє підготовка проектів та, якщо потрібно, додаткових екземплярів підписаних (затверджених) документів. До складу відділу входять дві групи – підготовки проектів документів та тиражування документів.

14.2. Формування служби ДОП

Вивчення нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів з питань документаційного забезпечення управління;

Підготовку службової записки з обґрунтуванням необхідності формування служби ДОП;

Розробку проекту організаційної структури служби ДОП;

Розробку проекту чисельного складу служби ДОП;

Розробку проекту штатного розкладу служби ДОП;

Розробку проекту положення про службу ДОП;

Розробку проекту інструкції щодо документаційного забезпечення управління;

Розробку проектів інструкцій з окремих видів (напрямів) діяльності;

Розробку проектів посадових інструкцій працівників служби ДОП з керівного складу;

Розробку норм виконання робіт з документаційного забезпечення управління;

розроблення схеми взаємодії служби ДНЗ з іншими структурними підрозділами підприємства, а також з іншими підприємствами (організаціями, установами);

Розробку проекту наказу про формування служби ДНЗ (про внесення змін до штатного розкладу підприємства) та про призначення керівного складу служби ДНЗ: керівника служби та, якщо це передбачено штатним розкладом служби, його заступника (заступників).

Як правило, за відсутності на підприємстві служби ДНЗ (а також інших структурних підрозділів або посадових осіб, які виконують функції служби ДНЗ), її формування покладається на керівника кадрового органу підприємства (служби персоналу, відділу кадрів тощо). Підготовка та реалізація необхідних управлінських рішень та дій організуються керівником кадрового органу за допомогою делегування необхідних повноважень (наприклад, з підготовки проектів документів, рекрутингу персоналу тощо) своїм підлеглим та у взаємодії з іншими структурними підрозділами та посадовими особами підприємства (наприклад, з юридичною) службою або юрисконсультом, начальником відділу праці, бухгалтерією тощо).

Залежно від специфіки управлінської ситуації та наданих повноважень керівник кадрового органу діє на підставі відповідного розпорядження керівника підприємства або в ініціативному порядку (останнє стосується лише підготовки службової записки з відповідним обґрунтуванням; всі наступні дії, як правило, визначаються в резолюції керівника підприємства на запису обґрунтування).

Вивчення нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів з питань документаційного забезпечення управлінняє обов'язковим на підготовчому етапі формування служби ДОП, що надає юридично обґрунтований характер всієї подальшої роботи. Зазначимо у зв'язку, що до основних нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів, що регламентують документаційне забезпечення управління, належать:

Державна система документаційного забезпечення управління;

Державні стандарти (зокрема, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ 51141-98);

Типові інструкції з документаційного забезпечення управління (зокрема, «Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої», затверджена постановою Росархіву від 27.11.2000 р. № 68);

Інструкції, правила, роз'яснення, рекомендації та інші організаційно-розпорядчі документи з окремих питань та напрямків ДОП, що видаються в межах своєї компетенції федеральними, територіальними, галузевими, відомчими та місцевими органами управління, рішення яких обов'язкові для виконання на підприємстві;

Класифікатори управлінської документації (зокрема ОКУД ОК 011-93);

Типові переліки документів, що утворюються в управлінській діяльності підприємств (організацій, установ), із зазначенням термінів їх зберігання (зокрема, перелік, затверджений Держкомстатом РФ 6 жовтня 2000 року);

Типові форми документації (зокрема, форми документації з обліку праці та зарплати, затверджені постановою Держкомстату РФ від 5.01.2004 р. № 1).

Організаційно-методичні та нормативно-методичні документи та матеріали (зокрема, «Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів управлінських документів» ДР-191-98, підготовлені Всесоюзним науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи);

Документи з організації праці працівників (зокрема, «Санітарно-епідеміологічні правила та нормативи» СанПін 2.2.2./2.4.1340-03);

Документи, що встановлюють кваліфікаційні вимоги до працівників (зокрема, «Кваліфікаційний довідник посад службовців», затверджений постановою Мінпраці та розвитку РФ від 21.08.1998 р. № 37).

Вивчення зазначених документів має здійснюватись у контексті відповідних положень локальних актів підприємства, у тому числі:

1) статуту підприємства (положення про підприємство);

2) правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства;

3) положення про персонал підприємства;

4) штатного розкладу підприємства.

Наступним етапом роботи є підготовка службової записки з обґрунтуванням необхідності формування служби ДОП та її подання на розгляд керівнику підприємства. Нагадаємо, що під службовою запискою слід розуміти короткий офіційний лист, який використовується в процесі обміну документованою інформацією у внутрішньому листуванні підприємства. Функціональне призначення документа полягає:

В об'єктивному інформуванні керівника підприємства про стан питання, що висвітлюється у службовій записці;

У поданні обґрунтувань формування служби ДОП, а також пропозицій щодо порядку її формування відповідно до вимог нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів з питань документаційного забезпечення управління та з урахуванням відповідних положень локальних актів підприємства.

Зразковий текст службової записки з обґрунтуванням необхідності формування служби ДОП представлений у Додатку 11.

Підготовка проекту штатного розкладуслужби ДОП, тобто документа, що визначає кількісний та якісний склад працівників підприємства (в цілому та за структурними підрозділами) на календарний рік. Функціональне призначення документа складається:

У встановленні граничної чисельності працівників (підприємством та структурними підрозділами) на календарний рік;

У документуванні зазначених відомостей у встановленій формі.

Розробка проекту положення про службу ДОП,як це передбачено ДСДОУ, має проводитися з урахуванням приблизного становища з урахуванням особливостей організації та специфіки діяльності підприємства. Положення про службу ДОП є документ, що встановлює системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції даного структурного підрозділу. Функціональне призначення документа полягає у загальній організаційно-правовій регламентації повсякденної діяльності служби ДОП. Варіант тексту зразкового положення про службу ДОП представлений у Додатку 12.

Розробка проекту інструкції з документаційного забезпечення управліннязазвичай здійснюється на основі «Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» з урахуванням відповідних положень інших нормативно-правових та організаційно-розпорядчих документів з питань ДНЗ, що видаються в межах своєї компетенції федеральними, територіальними, галузевими, відомчими та місцевими органами управління, яких є обов'язковими для виконання підприємством. Під час розробки документа беруться до уваги особливості організації та специфіка діяльності підприємства.

Інструкція з ДОП- це документ, що регламентує порядок провадження діяльності з документаційного забезпечення управління, а також порядок застосування (виконання) у процесі зазначеної діяльності структурними підрозділами та посадовими особами підприємства відповідних положень законодавчих та нормативно-правових актів. Її функціональне призначення полягає:

у встановленні єдиного порядку поводження з документами підприємства у процесі повсякденної діяльності;

У встановленні єдиного порядку документування управлінської діяльності підприємства.

Розділ 1. Загальні засади.

Розділ 2. Загальні вимоги до підготовки та подання проектів документів.

Розділ 3. Особливості підготовки змісту окремих видів документів.

Розділ 4. Особливості оформлення документів.

Розділ 5. Організація документообігу підприємства.

Розділ 6. Пошукова система документів.

Розділ 7. Контроль над виконанням документів.

Розділ 8. Організація оперативного зберігання документів.

Розділ 9. Підготовка документів до передачі до архіву.

Розділ 10. Прикінцеві положення.

Розробка проектів інструкцій з окремих видів (напрямів) діяльності служби ДОПпроводиться на основі нормативно-правових та організаційно-розпорядчих документів, що регламентують відповідні види (напрями) діяльності та що видаються в межах своєї компетенції федеральними, територіальними, галузевими, відомчими та місцевими органами управління, рішення яких обов'язкові для виконання підприємством. Як і у випадку з інструкцією з ДНЗ при розробці інструкції за видом (напрямом) діяльності служби ДОП беруться до уваги особливості організації та специфіка діяльності підприємства.

Інструкція по виду (напряму) діяльності служби ДОП є документом, що регламентує порядок здійснення такої діяльності структурними підрозділами та посадовими особами служби ДОП. Функціональне призначення інструкції полягає у встановленні узгодженого порядку дій структурних підрозділів та посадових осіб служби ДОП у процесі здійснення певного виду (напряму) діяльності.

Працювання проектів посадових інструкцій працівників служби ДОПу складі керівників виробляється виходячи з «Кваліфікаційного довідника посад службовців». Посадова інструкція- це документ, що регламентує діяльність конкретного працівника (категорії працівників) та встановлює порядок застосування ним (ними) у процесі зазначеної діяльності відповідних положень законодавчих, нормативно-правових актів.

Функціональне призначення посадової інструкції полягає:

у раціональному розмежуванні службово-ділових повноважень працівників;

У встановленні приблизно рівномірного службово-ділового завантаження працівників;

У розподілі робіт залежно від складності їх виконання та кваліфікації працівників, на яких вони покладаються.

На етапі формування служби ДОП проводиться підготовка проектів посадових інструкцій на працівників з числа керівників служби - начальника служби ДОП і, якщо це передбачено проектом штатного розкладу, його заступників. Зазначені посадові інструкції розглядаються та затверджуються керівником підприємства (або його заступником з управління).

Після завершення формування служби ДНЗ її начальником організується розробка проектів посадових інструкцій інших її працівників (начальників структурних підрозділів, спеціалістів та технічних виконавців). Проекти цих інструкцій розглядаються та затверджуються начальником служби ДОП. Зразкові тексти посадових інструкцій працівників служби ДОП представлені у Додатку 13.

Розробка норм часу на виконання робіт із документаційного забезпечення управлінняпровадиться на основі існуючих нормативів та норм, а також фактичних витрат робочого часу на виконання відповідних видів робіт. Під нормою часуслід розуміти документ, який визначає необхідні витрати часу виконання певного обсягу роботи працівником відповідної кваліфікації.

Функціональне призначення норм часу виконання робіт з документаційного забезпечення управління полягає:

у визначенні планованої трудомісткості робіт з документаційного забезпечення управління;

У визначенні необхідної чисельності працівників служби ДОП.

Фактичні витрати робочого часу визначаються методом так званого технічного нормування на основі результатів вимірювань протягом робочого дня стандартної тривалості (вісім годин). Норма часу виконання одиниці нормованого виду робіт з ДОП розраховується за нормативом оперативного часу (визначуваному виходячи з чинних нормативів часу виконання відповідних видів робіт чи підставі результатів вимірів) по формуле

Н вр = Н 'К,

де Н вр – значення норми часу, год; Н – значення нормативу оперативного часу, год; До-коефіцієнт, враховує витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, на відпочинок та особисті потреби працівника (відповідно до «Міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з документаційного забезпечення управління», затвердженими постановою Мінпраці РФ від 25.11.1994 р. № 72 , Коефіцієнт До дорівнює 1,1).

Норми часу на види робіт із документаційного забезпечення управління розробляються під керівництвом начальника служби ДОП, після чого розглядаються та затверджуються керівником підприємства. Перегляд норм часу проводиться за зміни технології робіт з ДОП, а також у тому випадку, якщо за тим чи іншим об'єктивним причин протягом трьох і більше місяців має місце постійне перевищення (перевитрата) раніше встановлених норм часу з відповідних видів робіт.

Розробка схеми взаємодії служби ДОПз іншими структурними підрозділами підприємства, і навіть з іншими підприємствами (організаціями, установами)провадиться на підставі організаційної структури підприємства, схеми документообігу підприємства та переліку підприємств, організацій та установ, з якими дане підприємство здійснює обмін документованою інформацією у процесі своєї діяльності. Розробка проекту документа організується начальником служби ДОП, а розгляд та затвердження проекту - як правило, заступником керівника підприємства з управління.

Під схемою взаємодіїмається на увазі документ, на якому за допомогою умовних графічних зображень зафіксовано організаційно-інформаційні зв'язки служби ДОП зі структурними підрозділами та посадовими особами підприємства, а також з іншими підприємствами, організаціями та установами, які здійснюють з цим підприємством обмін документованою інформацією. Як випливає з ДСДОУ, служба ДОП при здійсненні своєї діяльності в межах підприємства взаємодіє:

З усіма структурними підрозділами підприємства – з питань організаційно-методичного керівництва документаційним забезпеченням управління, а також у процесі ведення внутрішнього листування з питань повсякденної діяльності;

З юридичною службою підприємства – з правових питань, пов'язаних із підготовкою документів;

З кадровою службою - з питань підбору, навчання та ротації персоналу служби ДОП;

Зі службою праці та заробітної плати - з питань розробки та впровадження заходів, пов'язаних з оптимізацією організації праці та мотивації персоналу служби ДНЗ;

Зі службою адміністративно-господарського та матеріально-технічного забезпечення - з питань забезпечення адміністративно-господарського та матеріально-технічного забезпечення діяльності служби ДНЗ;

З обчислювальним центром – з питань розробки та впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів електронно-обчислювальної техніки, оперативної обробки документованої інформації;

З бухгалтерією - з питань забезпечення безпеки, обліку бланків документів суворої звітності.

Приклад оформлення схеми взаємодії служби ДОП представлений на рис. 14.3.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Зам. директора з управління

Підпис І. О. Прізвище

Схема взаємодії служби ДНЗ ТОВ «Сервіс-екстра»зі структурними підрозділами та посадовими особами підприємства

Начальник служби ДОП Підпис І. О. Прізвище

Мал. 14.3. Приклад оформлення схеми взаємодії служби ДОП

За межами підприємства служба ДОП, як правило, взаємодіє:

Зі службою ДОП вищого органу управління, стосовно якого дане підприємство займає підпорядковане (підвідомче) становище - з питань організації документаційного забезпечення управління відповідно до законодавства, нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів;

З науково-дослідними організаціями та установами - з питань удосконалення стилю та методів роботи з документами;

З підприємствами, організаціями та установами, які здійснюють з цим підприємством обмін документованою інформацією - у процесі ведення зовнішнього листування;

Організаціями, підприємствами та установами, що надають послуги із забезпечення обміну документованою інформацією (всіх видів зв'язку, що використовуються підприємством);

З окремими громадянами (фізичними особами) - на час вступу від цих осіб письмових звернень (запитів, скарг, пропозицій та заяв).

Розробка проектів наказів про формування служби ДОП(про внесення змін до штатного розкладу підприємства та про призначення керівного складу служби ДОП) проводиться на підставі проекту змін у штатному розкладі та подання (уявлень) до призначення на посаду. Нагадаємо, що наказ - це документоване управлінське рішення керівника підприємства, яке регламентує дії структурних підрозділів та посадових осіб із двох і більше питань повсякденної діяльності.

Функціональне призначення наказу полягає у наданні юридичної сили рішенням керівника підприємства, що приймаються ним у межах своєї службово-ділової компетенції, з питань організації діяльності підприємства. Зразкові тексти наказів про внесення змін до штатного розпису та призначення начальника служби ДОП представлені на рис. 14.4 та 14.5.

Емблема (логотип)

ВАТ «Лідер»

НАКАЗ

м. Пущино Московської обл.

про створення служби документаційного забезпечення управління

Відповідно до Програми організаційного розвитку підприємства на 2004 рік

НАКАЗУЮ:

1. Створити на підприємстві з 1 січня 2006 року на базі групи діловодства службу документаційного забезпечення (службу ДНЗ). Затвердити штатний розпис служби ДОП на 2006 рік (додаток 1 до цього наказу).

2. Встановити на 2006 рік таку організаційну структуру служби ДНЗ: адміністративна група; група діловодства; - група технічної підготовки документів; група зберігання документів; Група забезпечення.

Встановити штатну чисельність служби ДОП на 2006 рік у кількості 27 чол.

3. Затвердити Положення про службу ДОП (додаток 2 до цього наказу).

4. Затвердити схему організаційно-інформаційної взаємодії служби ДНЗ з посадовими особами та структурними підрозділами підприємства (додаток 3 до цього наказу).

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ генерального директора підприємства від 8 листопада 2002 року № 211 про створення групи діловодства.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника генерального директора підприємства з управління
О. Є. Ареф'єву.

Узгоджено:

Мал. 14.4. Приклад наказу про внесення змін до штатного розпису підприємства у зв'язку з формуванням служби ДОП

Емблема (логотип)

ВАТ «Лідер»

м. Пущино Московської обл.

про призначення П. А. Іваннікова начальником служби ДНЗ

У зв'язку із створенням служби документаційного забезпечення
управління (служби ДНЗ)

НАКАЗУЮ:

1. Призначити з 1 січня 2006 р. Іваннікова Петра Панасовича начальником служби документаційного забезпечення управління (служби ДНЗ), звільнивши його від обов'язків начальника групи діловодства.

Встановити П. А. Іванникову посадовий оклад у розмірі
9500 руб.

2. Начальнику служби персоналу до 5 січня 2006 р. забезпечити внесення необхідних змін до особистої справи П. А. Іваннікова та іншої облікової документації.

3. Затвердити посадову інструкцію начальника служби ДОП (додаток 1 до цього наказу).

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника генерального директора підприємства з управління
О. Є. Ареф'єву.

Генеральний директор Підпис П. А. Добринін

Узгоджено:

начальник служби персоналу Підпис Р. Ю. Янковська

Мал. 14.5. Приклад наказу про призначення начальника служби ДОП

Контрольні питання та завдання

1. У чому полягає функціональне призначення служби ДОП?

2. Які цілі та завдання служби ДОП?

3. Як проводиться встановлення оптимальної організаційної структури служби ДОП?

4. Як відбувається встановлення оптимального чисельного складу служби ДОП?

5. Як визначається приблизний чисельний склад служби ДОП?

6. Які основні функції структурних підрозділів служби ДОП?

7. Який загальний порядок формування служби ДОП?

8. Яка структура інструкції з документаційного забезпечення управління?

Кадрова служба АТ «ІСС»

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт зі створення та оформлення документів, їх виконання та контролю строків виконання, з обліку документів, формування справ із виконаних документів, зберігання та використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.

В даний час термін «діловодство» найчастіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДОП), виконується спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія чи секретаріат.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежить швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації загалом, і від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Робота кадрової служби обов'язково документується. Складання, оформлення документів, робота з ними та зберігання регламентовані законодавчими та нормативно-правовими актами, виконання яких є обов'язковим для будь-якої кадрової служби незалежно від її розмірів. З іншого боку, кожному підприємстві розробляються локальні нормативні акти, які регламентують роботу кадрової служби цієї організації. Щорічно кадровою службою готується номенклатура справ, формування яких також визнається обов'язковим для працівників кадрової служби. Алімова Н.А. Великий довідник кадровика / Н. А. Алімова. – М.: Дашков та К, 2010. – 534 с.

Нормативно-методична база - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання у поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та деякі інші аспекти.

Нормативно-методичну базу діловодства становлять:

1) законодавчі акти Російської Федерації у сфері інформації та документації;

2) укази та розпорядження Президента РФ, постанови Уряду РФ;

3) нормативні правові акти федеральних органів виконавчої, які регламентують правові питання документаційного забезпечення управлінської діяльності;

4) державні стандарти на документи;

5) загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

6) уніфіковані системи документації;

7) нормативно-правові акти, а також методичні документи з діловодства, що видаються керівництвом організацій та підприємств.

У нормативно-методичну основу діловодства входять також законодавчі акти суб'єктів РФ і правові акти, прийняті органами виконавчої суб'єктів РФ. Ці акти повинні враховуватися з організацією діловодства, передусім органами представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ, і навіть організаціями та підприємствами, діючими з їхньої территории. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

Насамперед працівники, відповідальні за діловодство з особового складу, повинні знати Трудовий кодекс Російської Федерації (надалі - ТК РФ). З статей ТК РФ для підприємства встановлюється єдиний порядок оформлення документів кадрової служби. Алімова Н.А. Великий довідник кадровика / Н. А. Алімова. – М.: Дашков та К, 2010. – 534 с.

Трудовий кодекс РФ від 30 грудня 2001 р. № 197-ФЗ - основний законодавчий акт, заснований на загальновизнаних принципах та нормах міжнародного права та Конституції РФ, він регулює відносини у трудовій сфері.

Ведення кадрового діловодства дозволяє ефективно вирішити відразу кілька завдань:

Документально оформити трудові відносини, формалізувати кадрові процедури конкретного роботодавця;

Побудувати струнку систему управління персоналом, що відповідає стратегічним завданням керівництва;

Регламентувати взаємини працівника та роботодавця. Ведення кадрової документації дозволяє досягти певного «балансу» у взаєминах роботодавця та працівників шляхом чіткої регламентації їхніх прав та обов'язків (наприклад, посадові інструкції регламентують, чим конкретно має займатися кожен працівник, його коло прав, обов'язків, обсяг відповідальності);

Створити організаційно-правові основи трудової діяльності, як працівників, так роботодавця. З одного боку, кадрові документи підтримують інтереси роботодавця, а з іншого - направляють його для недопущення ігнорування вимог трудового законодавства. Наявність грамотно складених кадрових документів взаємовигідно обом сторонам трудового договору;

Вирішити трудові суперечки. Від якості оформлення кадрових документів залежить успіх позиції роботодавця у разі виникнення конфліктних ситуацій, особливо коли кадрова документація постає як один із письмових доказів у судовому розгляді з трудових спорів.

У процесі виникнення та встановлення трудових відносин у кадровій службі утворюється безліч документів під узагальнюючою назвою «кадрова документація». Весь комплекс цих документів можна систематизувати за різними ознаками.

Наприклад, за цільовою приналежністю виділяють дві великі групи кадрових документів:

1. Документи з обліку особового складу працівників, до яких належать накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особиста картка працівника та інші. Основна частина документів з особового складу увійшла до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. Другу групу складають документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом та організацією праці (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, структура та штатна чисельність, штатний розпис). У «Загальноросійському класифікаторі управлінської документації» ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 грудня 1993 № 299 (далі ОКУД) ці документи отримали назву «документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства».

Крім того, розробники вищезгаданого класифікатора застосовують і інший принцип систематизації кадрової документації, а саме за основними кадровими процедурами розрізняють такі види кадрових документів:

1. Документація щодо прийому на роботу: заява про прийом на роботу; договір про призначення посаду; наказ про прийом на роботу; протокол загальних зборів трудового колективу прийому працювати.

2. Документація з переведення на іншу роботу: заяву про переведення в іншу роботу; уявлення про переведення в іншу роботу; наказ про переведення в іншу роботу.

3. Документація зі звільнення з роботи: заява про звільнення; наказ про звільнення; протокол загальних зборів трудового колективу звільнення.

4. Документація з оформлення відпусток: графік відпусток; заяву про надання відпустки; наказ про надання відпустки.

5. Документація з оформлення заохочень: уявлення про заохочення; наказ про заохочення; протокол загальних зборів трудового колективу про заохочення.

6. Документація з оформлення дисциплінарних стягнень: доповідна записка про порушення трудової дисципліни; пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни; наказ про накладення дисциплінарного стягнення; протокол загальних зборів колективу про накладення дисциплінарного стягнення.

Виходячи з основних управлінських завдань, комплекс кадрових документів можна також представити у вигляді системи, що включає наступні, пов'язані єдністю походження і розрізняються за функціональним призначенням групи (підсистеми) документів:

1. Організаційно-правова документація:

правила внутрішнього трудового розпорядку;

Штатний розклад;

Положення про структурний підрозділ;

Графік відпусток;

Посадові інструкції.

2. Персональна документація:

Трудова книжка;

Особиста справа;

Особиста картка працівника.

3. Договірна документація:

Колективний договір (угода);

Трудовий договір.

4. Розпорядча документація (накази з особового складу).

5. Облікова кадрова документація:

Облікові форми (книги, журнали та ін.) кадрової документації;

Документація з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом.

6. Інформаційно-довідкова документація.

Склад документів кадрової служби насправді значно ширший, він включає листування з іншими сторонніми організаціями, контролюючими організаціями, звітну, планову документацію, а також значний обсяг нормативної та нормативно-довідкової документації.

Нормативна та нормативно-довідкова документація регламентує однакову практику застосування норм права та є правовою основою діяльності кадрової служби. http://fimir.ru/about/articles/176

У підсистемі управління персоналом, як і системі управління, всієї організацією, впроваджено і ведуться такі уніфіковані системи документації:

Планової (планові завдання з кадрових питань, заявки на молодих спеціалістів, наряди, планові розрахунки щодо чисельності, оплати праці тощо);

Первинної облікової (з обліку праці та заробітної плати);

Звітно-статистичної (за чисельністю, балансом робочого часу тощо);

із соціального забезпечення (за пенсіями, допомогами, пільгами тощо);

Організаційно-розпорядчою (акти, листи, доповідні записки тощо).

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує документацію, що відповідає його функціональному призначенню. Так, відділ кадрів обов'язково веде такі кадрові документи:

Особисті справи працівників організації, що включають особистий листок, анкету, автобіографію, копії документів про освіту, рекомендації тощо;

Особисті картки;

Трудові книжки, пенсійні відносини, трудові договори тощо.

Порядок роботи з цими документами регламентовано, як правило, галузевими та відомчими нормативно-методичними матеріалами.

У підрозділах управління персоналом складається низка документів відповідно до вищенаведеної класифікації: проекти наказів з кадрових питань (про прийом на роботу та звільнення, переведення, переміщення, про нагородження тощо), план (звіт) з підготовки та підвищення кваліфікації персоналу, довідки про стан трудової дисципліни, дані щодо плинності кадрів, графік відпусток, пропозиції щодо формування резерву кадрів на висування, план за чисельністю працівників з розподілом за підрозділами та категоріями, штатний розпис, табелі обліку робочого часу працівників, заявки на необхідну кількість фахівців та робітників, трудові договори, графіки проходження атестації співробітників, направлення на працевлаштування спеціалістів та робітників тощо.

Більшість документації носить внутрішній в організацію характер. Порядок роботи з нею регулюється внутрішніми правилами та положеннями. Особлива увага приділяється контролю над виконанням кадрових документів, який здійснює або керівник системи управління персоналом, його секретар, або керівники підрозділів кадрової служби.

До облікових документів з кадрів (персоналу)відносяться:

Особиста картка;

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;

Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них;

Графік відпусток;

Інші документи.

Особиста картка працівника- основний документ системи обліку особового складу, оформляється усім працівників підприємства, прийнятих працювати за умов трудового договору незалежно від цього, чи є це місце роботи основним чи працівник прийнято за сумісництвом, прийнято він у постійну, тимчасову чи сезонну работу. Вона ведеться усім підприємствах незалежно від форм власності протягом усього періоду праці працівника у цій організації і закривається лише за звільненні.

В ОА «ІДС» співробітник відділу роботи з персоналом заповнює особисту картку форми Т-2. Зберігаються картки форми Т-2 в окремій кімнаті відділу, що замикається, з роботи з персоналом.

Особисті картки форми Т-2 заповнюються співробітників, прийнятих працювати, виходячи з наказу прийому. Для цього використовуються відомості з документів, які пред'являються працівником (відповідно до ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудової книжки, страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, документів військового обліку (для військовозобов'язаних), документа про освіту, а також додаткової інформації, яку повідомляє про себе працівник.

Крім того, потрібні такі відомості, які не можна отримати з документів. Контактний телефон, склад сім'ї, дати народження родичів, рівень володіння іноземними мовами – цю інформацію співробітник має повідомити про себе сам. Тому необхідно, щоб працівник був присутній під час оформлення особистої картки (а не сам заповнював її). Особиста картка форми Т-2 є документом суворої звітності, і відповідальність за її правильне оформлення несе працівник кадрової служби.

Особиста картка форми Т-2 співробітника виготовляється у кількості 1 екземпляра. Зберігається цей документ протягом 75 років, окремо від особових справ.

Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неїу АТ «ІСС» веде бухгалтерія. У ній реєструються всі операції отримання та витрачання бланків трудової книжки та вкладиша до неї.

Книгу обліку руху трудових книжок та вкладок у ниху АТ «ІСС» веде співробітник відділу роботи з персоналом. У цій книзі реєструють усі трудові книжки співробітників, які працюють у Товаристві. Вартість бланка трудової книжки та вкладиша до неї оплачується працівником.

Бланки трудових книжок видаються відповідальним за ведення трудових книжок особам лише за заявками. Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів до них несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ роботодавця. Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок (співробітник кадрової служби), зобов'язана подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за трудові книжки. При цьому підзвітна особа має додати прибутковий ордер каси організації.

Форми прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї, і навіть книжки обліку руху трудових книжок і вкладишів наведено відповідно до Додатку № 2 і Додатку № 3 до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69.

Усі сторінки книги поділяються на необхідні графи, нумеруються, реєстраційна форма зшивається (прошнуровується), засвідчується підписом (начальника відділу кадрів, заступника керівника підприємства з персоналу, керівника підприємства) та скріплюється печаткою. Книга обліку руху трудових книжок засвідчується лише підписом керівника підприємства. Алімова Н.А. Великий довідник кадровика / Н. А. Алімова. – М.: Дашков та К, 2010. – 534 с.

Графік відпусток- Документ, що визначає черговість надання відпусток працівникам.

У АТ «ІСС» відпустки надаються відповідно до графіків відпусток самостійних структурних підрозділів Товариства. Графік відпусток щорічно затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу Товариства не пізніше ніж за два тижні до календарного року. У ньому відображаються відомості про час розподілу оплачуваних відпусток працівників на календарний рік.

Графік відпусток обов'язковий як роботодавця, так працівника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для відображення відомостей про розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів застосовується уніфікована форма № Т-7 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

Графік відпусток у самостійних структурних підрозділах Товариства складається з допомогою програми АСУ ФЕЗ.

Відповідно до положення «Про відпустки працівників АТ «ІСС» у строк до 15 листопада кожного року готові графіки відпусток передаються самостійними структурними підрозділами до відділу роботи з персоналом у кількості двох примірників. Графік відпусток узгоджується начальником відділу роботи з персоналом не пізніше 14 грудня кожного року, і перший екземпляр документа зберігається у відділі роботи з персоналом. Другий екземпляр погодженого графіка відпусток повертається до самостійного структурного підрозділу.

Якщо графіці відпусток запланована конкретна календарна дата відпустки, то пізніше, як по два тижні на початок відпустки роботодавець повинен повідомити звідси працівника під підпис (ч.3 ст.123 ТК РФ). Якщо у графіку відпусток не вказано конкретної дати початку відпустки, то не пізніше, ніж за п'ятнадцять днів до її початку працівник має право написати заяву про надання йому відпустки у встановленому графіком відпусток місяці на ім'я безпосереднього керівника самостійного структурного підрозділу із зазначенням конкретної дати початку відпустки.

У разі зміни (перенесення) періоду щорічної оплачуваної відпустки (окремих її частин) з ініціативи працівника або у зв'язку з виробничою необхідністю, а також у разі відкликання працівника із щорічної оплачуваної відпустки, зазначені зміни підлягають внесенню до затвердженого графіка відпусток.

Керівник самостійного структурного підрозділу несе дисциплінарну відповідальність за своєчасність та правильність складання графіка відпусток, його дотримання, а також за внесення до нього відповідних змін у випадках.

До інформаційно-довідковим документам у кадровій роботівідносяться:

Довідки;

Доповідні, службові записки;

Пояснювальні записки та ін.

Ці документи призначені або передачі інформації від одного адресата іншому, або фіксації будь-яких відомостей. На основі резолюції керівника такі документи можуть бути підставою для прийняття окремих рішень або підготовки розпорядчих документів. Касьянова Г.Ю. - Настільна книга кадровика - 2-ге вид., перераб. та дод. - М: АБАК, 2009.

Інформаційно-довідкові документи в АТ «ІСС» видають з питань, передбачених Статутом підприємства та положеннями про його структурні підрозділи.

Акт - документ, який складається кількома особами та підтверджує встановлені ними факти чи події.

Акти відрізняються різноманітністю за своїм призначенням та змістом:

Здачі-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів);

обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки, умов праці, результатів діяльності);

виділення до знищення (матеріальних цінностей, документів);

передачі (документів);

Порушення встановлених правил;

Розслідування аварій, нещасних випадків тощо.

Акти складаються колегіально (щонайменше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, що спеціально створюються, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акт вважається прийнятим та набирає чинності після його підписання всіма членами комісії або всіма особами, які брали участь у його складанні.

Особа, незгодна зі змістом акта, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Особливу думку члена комісії слід оформлювати на окремому аркуші та додавати до акту. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» оформляє акти на бланку Товариства з логотипом підприємства, які містять обов'язкові реквізити:

Цех (відділ), що становить акт;

Місце складання;

Заголовок (зміст);

Підписи.

Зазвичай відділом роботи з персоналом з АТ «ІСС» залишаються акти з питань пов'язаних з дисципліною, такі як:

Акт про відмову з ознайомлення з наказом;

Акт про відмову ознайомлення з наказом та отримання примірника акта;

Акт про відмову надати письмове пояснення щодо факту відсутності на робочому місці;

Акт проведення службового розслідування щодо втрати документа режимного характеру - службового пропуску (пластикової карти) для проходу територію Товариства.

У довідкахописуються або підтверджуються різні факти та події. Зазвичай довідки бувають двох видів:

· Підтверджують ті чи інші юридичні факти та видані зацікавленим особам.

Довідки можуть бути внутрішніми та зовнішніми. Внутрішню довідку підписує виконавець, а довідки, що складаються на запити зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства.

Відповідно до ст. 62 Трудового кодексу РФ адміністрація повинна видати працівникові на його прохання довідку про роботу в цій організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру заробітної плати. Касьянова Г.Ю. - Настільна книга кадровика - 2-ге вид., перераб. та дод. - М: АБАК, 2009.

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» найчастіше видає саме ці довідки. Оформляється довідка на аркуші формату А4.

Обов'язкові реквізити довідки:

Найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу);

Найменування виду документа;

Дата та реєстраційний номер;

Місце складання (для зовнішньої довідки);

Адресат;

Заголовок (зміст);

Підпис;

Доповідна записка- документ, адресований керівнику вищестоящої організації, керівнику підрозділу чи організації та викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача.

Службова записка- записка про виконання будь-якої роботи, яка надсилається посадовою особою іншій посадовій особі. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Службова записка є різновидом доповідної записки.

Доповідні та службові записки АТ «ІСС» друкують на встановлених формах бланків з логотипом підприємства та реквізитами підприємства.

При оформленні записки на двох і більше сторінках друга й наступні сторінки нумерують у середині верхнього поля аркуша.

Текст доповідної чи службової записки, як правило, має стосуватися одного питання або кількох питань, якщо вони взаємопов'язані та розглядатимуться в одному структурному підрозділі організації-адресату.

Пояснювальна записка - Документ, що складається для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, розробки, звіту).

Пояснювальні записки бувають двох видів:

У записках першого виду пояснюють зміст окремих положень основного документа;

У записках другого виду працівники підприємства пишуть про причини своїх вчинків чи коментують якісь події.

Пояснювальні записки оформляються аналогічно доповідним запискам (тільки не містять висновків та пропозицій) та підписуються укладачем із зазначенням посади та розшифрування підпису. Касьянова Г.Ю. - Настільна книга кадровика - 2-ге вид., перераб. та дод. - М: АБАК, 2009.

Оскільки АТ «ІСС» є режимним підприємством, де застосовується система автоматизованого обліку робочого дня, то найчастішою причиною, через яку управлінням роботи з персоналом АТ «ІСС пишеться доповідна записка - здійснення дисциплінарного проступку.

Певних правил написання пояснювальної записки не існує, працівник може писати її від руки або надрукувати на комп'ютері в довільній формі. Він повинен вказати факт, що послужив приводом для написання доповідної записки та причини, які б змогли пояснити цю ситуацію.

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» грає значної ролі для підприємства, т.к. йому доводиться створювати безліч різноманітних документів, необхідні організації роботи Товариства.

Таким чином, можна дійти невтішного висновку, що вся документація, яку розробляє і використовує служба кадрів, варто назвати нормативно-методичним забезпеченням системи управління персоналом.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, ухвалення та реалізації рішень з питань управління персоналом. Воно полягає у організації розробки та застосування методичних документів, і навіть веденні нормативного господарства у системі управління персоналом.

Відповідальність забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, відділ організації управління, юридичний відділ).

За підсумками типових документів з урахуванням особливостей організації працівники служби управління персоналом розробляють документи для внутрішнього користування. Так, важливим організаційно-розпорядчим документом є правила внутрішнього трудового розпорядку, які регулюють трудовий розпорядок у створенні. Відповідно до Трудового кодексу РФ трудящий зобов'язаний виконувати покладену нею роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку.

Найважливішим організаційним документом є колективний договір, який розробляється з участю підрозділів служби управління персоналом (відділу кадрів, відділу організації праці та зарплати, юридичного відділу).

Колективний договір- це угода, укладена трудовим колективом з адміністрацією щодо врегулювання їхніх взаємин у процесі виробничо-господарської діяльності терміном від одного до трьох років.

Порядок та умови укладання колективного договору визначаються Законом РФ «Про колективні договори та угоди» від 11.03.92 № 2490-1 у редакції Федерального закону від 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакція Москва Закони та Кодекси Російської Федерації 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, ст. 50 Ст. 51.

До документів організаційно-методичного та методичного характеру відносяться такі, що регламентують виконання функцій з управління персоналом. Сюди входять: положення щодо формування кадрового резерву в організації; положення щодо організації адаптації працівників; рекомендації щодо організації підбору та відбору персоналу; положення щодо врегулювання взаємовідносин у колективі; становище з оплати праці; інструкція щодо дотримання правил техніки безпеки та ін. Розробку цих документів здійснюють працівники відповідних ланок системи управління персоналом.

p align="justify"> Для розробки цих та інших документів, а також для виконання ряду функцій з управління персоналом використовується такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Мінпраці РФ в 1998 р. (у новій редакції від 2007 р.). Покликаний регламентувати організацію праці цих категорій працівників, забезпечувати раціональний добір, розміщення та використання кадрів, встановлювати оплату праці працівникам залежно від рівня їхньої кваліфікації. Довідник включає кваліфікаційні характеристики посад, кожна з яких має такі розділи:

Посадові обов'язки;

Повинен знати;

Вимоги до кваліфікації

Для характеристики робочих посад, тарифікації робіт, присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам, складання програм підготовки та підвищення кваліфікації робітникам використовується такий нормативний документ, як Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників (ЕТКС). Тарифно-кваліфікаційні характеристики професій робітників даються за розрядами та складаються з розділів:

- «Характеристика робіт» - перелік трудових навичок, якими повинен мати робітник для отримання відповідного виконуваного роботи розряду;

- «Має вміти» - мінімум спеціальних знань та навичок, потрібних для роботи з даного розряду;

- «Приклади роботи» - перелік найбільш типових для цієї професії та даного тарифного розряду робіт Кібанов А.Я. - управління персоналом організації. Підручник - 4-те вид. - М: ІНФРА-М, 2010.

Висновок: таким чином ДОП перебуває під регулюванням законодавчих нормативних актів, що встановлюють загальні вимоги до документування діяльності організації, а також роботи з цими документами, коректності їх ведення та заповнення. Враховуючи ведення особистої справи кожного співробітника із внесенням відміток у особисту справу та трудову книжку.

Складання Наказів та розпорядчих документів суворо відповідно до стандартизованих форм (наприклад, форм Т та ін.) та положень діловодства та кадрового управління, обумовлених у законодавстві та враховуючи внутрішню розпорядчу документацію підприємства.

АТ «ІСС» є режимним підприємством, де застосовується система автоматизованого обліку робочого дня, з урахуванням принципів систематизації кадрової документації за основними кадровими процедурами.

Вступ

Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) її призначення, завдання, структура та склад

6 Завдання та функції служби ДОП

Регламентація діяльності служби документаційного забезпечення управління

Структура та чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

1 Структура служби ДОП

3.2 Чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

Висновок

Програми

документаційне управління діловодство кваліфікаційне

Вступ

Весь процес управління пронизаний інформацією, що є основою прийняття рішень та побудований на оперативній роботі з документами, в яких вона фіксується. Тому інформаційно-документаційне забезпечення управління (діловодство) будь-якої фірми, установи, організації, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша функція управління. Від її раціональної організації залежить швидкість і оптимальність вибору рішення, доведення його до виконавця, своєчасний контролю над виконанням і, зрештою, досягнення економічного ефекту діяльності фірми, організації, підприємства.

Оскільки діловодне обслуговування має свої специфічні завдання, воно має виконуватися самостійною, організаційно-відокремленою службою – структурним підрозділом: управлінням, департаментом, відділом, сектором, групою тощо. Сьогодні ця служба має різні назви: управління справами, управління інформаційно-документаційного забезпечення, управління діловодства, управління документаційного забезпечення, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо.

Основними завданнями такої служби є постановка та ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності організації на рівні сучасних вимог. На службу документаційного забезпечення управління діловодства зазвичай покладається організація єдиної комплексної системи діловодства (інформаційно-документаційного забезпечення управління) в організації, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (або отримання) і закінчуючи здаванням в архів (або знищенням).

Це досягається розробкою відповідного пакету організаційних та нормативно-методичних документів.

Питання щодо організації служби ДОП є дуже актуальними.

Метою курсової є розгляд всіх аспектів організації служби ДОП на підприємстві, виявлення актуальних проблем, що виникають в ході роботи служби ДОП, а також визначення чисельного складу служби ДОП.

Завданнями курсової роботи у зв'язку із зазначеною метою є:

Вивчити нормативно-правову базу щодо організації служби;

Вивчити регламентацію діяльності служби ДОП;

Розкрити особливості структури та чисельний склад служби ДОП.

Введення розкриває актуальність, мету, завдання, розкриває теоретичну та практичну значущість роботи.

У першому розділі розглядається організація служби документаційного забезпечення її призначення, завдання.

Друга глава присвячена регламентації діяльності служби ДОП.

У третій главі на конкретних прикладах показано особливості визначення структури та чисельного складу служби ДОП.

У висновку підбиваються підсумки, формуються остаточні висновки з теми, що розглядається.

Аналіз джерел та літератури

1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) її призначення, завдання, структура та склад

1 Форма організації діловодства

Існує три форми організації діловодства:

централізована;

децентралізована;

змішана.

При централізованій форміорганізації діловодства все технічні операції з обробці документів зосереджено одному структурному підрозділі (службі ДОП), а творча робота з документами здійснюється в інших структурних підрозділах. До переваг централізованої форми організації діловодства належить можливість формування єдиної бази даних з усіх вступників до організації та створюваних у ній документів, що дозволяє підвищити оперативність пошуку документів і, отже, оптимізувати довідкову роботу з документам. Централізовану форму організації діловодства доцільно використовувати у разі, якщо організація має лінійно-функціональну організаційну структуру.

Децентралізована формаорганізації діловодства передбачає створення самостійної служби діловодства у кожному структурному підрозділі. Її доцільно використовувати при дивізіональному типі організаційної структури чи умовах територіальної роз'єднаності структурних підрозділів організації.

Змішана формаорганізації діловодства передбачає виконання одних діловодних операцій (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) у службі ДОП, інших (створення та оформлення документів, їх систематизація, формування справ та зберігання) у структурних підрозділах. Слід зазначити, що при змішаній формі організації діловодства одна і та ж технологічна операція, наприклад реєстрація документів, що надходять і надсилаються, може здійснюватися як у службі ДНЗ, так і в структурних підрозділах, залежно від категорії документів.

2 Вибір найменування служби ДОП

Нині відсутні будь-які нормативні документи чи документи методичного характеру, якими слід було б керуватися під час виборів найменування служби ДОП та визначенні її структури, тому організації вправі самостійно приймати рішення з цих питань. Проте при цьому слід враховувати кілька факторів:

характер діяльності організації, її структуру (кількість підрозділів, чисельність апарату управління та загальну чисельність працюючих);

обсяг документообігу організації;

наявність підвідомчої системи (підвідомчих організацій, філій, відділень, представництв) та характер взаємовідносин між ними та центральним органом управління.

Говорячи про найменування служби документаційного забезпечення управління, слід зазначити, що сьогодні служба ДОП може мати різні назви, наприклад: управління справами, відділ діловодства, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо. При цьому можна сказати, що конкретне найменування служби ДОП не має принципового значення, проте при його виборі бажано враховувати такі фактори:

-структуру підрозділу (має чи не має внутрішню структуру, якщо має, то складна вона чи ні);

-вимоги до назви (бажано, щоб назва була нескладною, легко запам'ятовувалося і вимовлялося);

-існуючі діловодні традиції.

Наприклад, у Державній системі документаційного забезпечення управління рекомендується використовувати такі назви:

· у міністерствах та відомствах - управління справами, до складу якого, як правило, включаються:

-секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

-інспекція за міністра (керівника відомства);

-канцелярія (бюро урядового листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, копіювально-розмножувальне бюро та ін.);

-відділ листів (скарг);

-відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів;

-центральний архів;

· на державних підприємствах (об'єднаннях), у науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях та обчислювальних центрах, вищих навчальних закладах та інших організаціях - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія, до складу якого зазвичай включаються:

-підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів, розгляду листів (скарг);

Секретаріат;

експедиція;

Архів. 2

Однак для тих організацій, які категорично не бажають використовувати старі назви служби ДНЗ (управління справами, загальний відділ, канцелярія), можна запропонувати варіанти найменування, що відображають сучасні тенденції розвитку документаційного забезпечення управління, наприклад: служба (відділ) управління документацією (документами), відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпечення управління як самостійний структурний підрозділ може і не існувати. У цьому випадку роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор) чи інша спеціально призначена особа.

3 Організаційна структура служби ДОП

На великих підприємствах у складі служби ДОП виділяються функціональні групи та за кожним співробітником закріплюються певні обов'язки. До складу служби ДОП можуть входити секретаріат, експедиція, група (бюро, відділ) контролю, група листів (бюро скарг, відділ звернень населення), машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів.

На середніх підприємствах функції служби ДОП виконують окремі фахівці з дільниць роботи.

На невеликих підприємствах служба ДОП складається з 2-3 осіб.

Багато організаціях служба ДОП не є самостійним підрозділом, а входить до складу адміністративно-господарської служби, служби управління персоналом чи бухгалтерії. Проте організація роботи з документами - це цілком самостійний вид діяльності, який нічого спільного не має з господарським забезпеченням чи бухгалтерським обліком. Оскільки служба ДОП фактично управляє документацією та документаційними потоками всієї організації, вона повинна бути самостійним підрозділом, нехай і з невеликою штатною чисельністю (це може бути 2-3 чол.), з підпорядкуванням безпосередньо керівнику організації або одному із заступників керівника, який займається питаннями інформації та документації. Це важливо ще й тому, що служба ДОП безпосередньо працює з керівництвом, вирішує питання розгляду документів, контролює їх виконання, веде довідкову роботу з документів за завданням керівництва, виконує інші доручення керівництва.

4 Визначення посадового складу та штатної чисельності служби ДОП

При визначенні посадового складу працівників слід керуватися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР) та Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений постановою Мінпраці України від 21.08.19.99).

Для визначення чисельності персоналу служби ДОП використовуються нормативні документи з праці та організації праці. Нормування праці працівників діловодства, зокрема розрахунок їх штатної чисельності здійснюються виходячи з наступних документов:

Міжгалузеві укрупнені норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління. М., 1995.

Нормативи часу на роботи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління міністерств, відомств, підприємств та організацій. М, 1992.

Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління. М., 1993.

Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої. М., 2002.

Як правило, визначення чисельності підрозділу не входить до обов'язків самої служби ДОП - ця робота проводиться відділами праці та заробітної плати або економічними підрозділами, але за необхідності такі розрахунки можуть провести і працівники служби ДОП. Названі вище нормативні документи з праці містять методичні вказівки щодо застосування цих документів на практиці.

5 Кваліфікаційний склад служби ДОП

Остаточні результати розрахунків після ретельної перевірки щодо достовірності беруться за основу під час підготовки проектів документів, визначальних кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП (найважливішим є штатний розпис, див. далі). Приблизний кваліфікаційний та чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб подано у Додатку 2.

1.6 Завдання та функції служби ДОП

До основних завдань служби ДОП можна віднести такі, а саме:

-вдосконалення форм та методів роботи з документами;

-забезпечення єдиного порядку документування, організацію роботи з документами; побудови інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі до архіву відповідно до чинних нормативів;

-скорочення документообігу;

-уніфікація форм документів;

-розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління в організації, її структурних підрозділах;

-впровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

До складу типових функцій служби ДОП входять різні види робіт, які можна поділити на технологічні, організаційні, методичні, контрольні.

До технологічних функцій слід зарахувати:

-здійснення первісної (експедиційної) обробки вхідних документів;

-реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів;

-ведення інформаційно-довідкової роботи з документів організації;

-машинописне виготовлення документів (набір тексту на комп'ютері);

-копіювання, тиражування та оперативне розмноження документів;

-розробка та проектування бланків документів;

-підготовка документів до надсилання.

Серед організаційних функцій служби ДОП виділяється:

-підготовка до доповіді керівництву документів, що надходять;

-організація своєчасного розгляду документів керівництвом організації;

-регулювання ходу виконання документів, проходження та виконання документів у встановлений строк;

-організація зберігання документів у структурних підрозділах;

-організація роботи архіву відповідно до правил, інструкцій та методичних рекомендацій Росархіву;

-підвищення кваліфікації працівників діловодної служби та архіву;

-організація робочих місць працівників діловодної служби, зокрема автоматизованих робочих місць (АРМ), умов праці працівників діловодної служби;

-організація діловодства за зверненнями громадян;

-розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами.

До контрольних функцій відносять:

-контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву (тобто вихідні та внутрішні документи);

-контроль за термінами виконання документів;

-здійснення контролю за правильністю оформлення та формування у структурних підрозділах організації справ, що підлягають здачі до архіву;

-організація контролю над роботою з документами у структурних підрозділах;

-узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

-забезпечення зберігання справ та оперативного використання документної інформації.

Методичні функції, що виконуються службою ДОП, включають:

-розроблення номенклатури справ організації, інструкції з діловодства, табелю форм документів та інших локальних нормативних документів, що закріплюють систему діловодства організації;

-проведення експертизи наукової та практичної цінності документів;

-проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції діловодної служби.

Метою діяльності служби ДНЗ є організація ефективного документаційного забезпечення управління діяльністю підприємства. Відповідно основні завдання служби ДОП полягають:

в організації, впровадженні, експлуатації, вдосконаленні інтегрованої системи документаційного забезпечення управління підприємства;

у належному організаційно-методичному посібнику з дотримання встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства:

у дієвому контролі за дотриманням встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства.

2. Регламентація діяльності служби документаційного забезпечення управління

Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) та її працівники здійснює свою діяльність на підставі наступних організаційно-правових документів:

· положення про структурний підрозділ;

· посадових інструкцій;

· інструкції з діловодства.

Нормативна база розробки положення про службу документаційного забезпечення управління та посадових інструкцій її співробітників дуже обмежена. Відповідно до цього у процесі створення положення про службу ДОП можна скористатися Державною системою документаційного забезпечення управління.

Основним нормативним документом розробки посадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації 21 серпня 1998 р. № 37, у якому містяться кваліфікаційні характеристики посад.

Кваліфікаційна характеристика кожної посади має три розділи:

У розділі "Посадові обов'язки" встановлені основні трудові функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, який обіймає цю посаду з урахуванням технологічної однорідності та взаємопов'язаності робіт, що дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців. Ці функції переносяться у другий розділ посадової інструкції з такою самою назвою "Посадові обов'язки".

У розділі "Повинен знати" містяться основні вимоги до працівника щодо спеціальних знань, а також знань законодавчих та нормативних правових актів, положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів та засобів, які працівник повинен застосовувати під час виконання посадових обов'язків. Ці вимоги переносяться до першого розділу посадової інструкції "Загальні положення".

У розділі "Вимоги до кваліфікації" визначено рівень професійної підготовки працівника, необхідний для виконання передбачених посадових обов'язків та вимоги до стажу роботи. p align="justify"> Рівні необхідної професійної підготовки наведені відповідно до Закону Російської Федерації "Про освіту". Ці вимоги переносяться до першого розділу посадової інструкції "Загальні положення".

При розробці належних інструкцій необхідно враховувати, що оскільки кваліфікаційні характеристики, зазначені в Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, поширюються на працівників організацій, підприємств, установ та організацій незалежно від їхньої галузевої приналежності та відомчої підпорядкованості, в них представлені найбільш посади роботи Тому при розробці посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді у конкретних організаційно-технічних умовах, та встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки працівників.

Для посад співробітників служби ДОП у Довіднику наводяться такі кваліфікаційні характеристики. (Додаток 1).

Додати до посади найменування "старший" можна за умови, якщо працівник поряд з виконанням обов'язків, передбачених на посаді, здійснює керівництво підлеглими йому виконавців. Вказівка у найменуванні "провідний" встановлюється у тому випадку, коли на працівника покладаються функції керівника та відповідального виконавця за одним із напрямків діяльності організації або обов'язки з координації та методичного керівництва групами виконавців.

1 Інструкція з документаційного забезпечення управління

При підготовці тексту інструкції з документаційного забезпечення управління також рекомендується використовувати як основу відповідні типові документи, наприклад, Інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

(Затверджено, Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68.)

При цьому мають бути в належній мірі прийняті до уваги відповідні положення інших документів, які регламентують ті чи інші напрямки ДОП. Крім ДСДОУ, це, зокрема, ГОСТ Р6.30-2003. На основі складається текст інструкції з документаційного забезпечення управління підприємства (організації, установи).

2 Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДОП

Інструкція з виду діяльності - нормативний документ, у якому викладається порядок провадження будь-якої діяльності (порядок застосування положень інших нормативно-правових актів для здійснення такої діяльності) посадовими особами (структурними підрозділами) підприємств (організацій, установ). Загальний порядок та правила оформлення інструкції за видом діяльності визначені параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Інструкція за видом діяльності підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства. Твердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження.

Інструкція щодо виду діяльності повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа має викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) та з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

3 Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП

Інструкція з організації робочих місць – нормативний документ, у якому викладається порядок організації робочих місць персоналу структурного підрозділу підприємства (персоналу певної кваліфікаційної чи професійно-посадової категорії). Під час підготовки таких інструкцій слід керуватися вищевикладеними вимогами, що регламентують порядок підготовки інструкцій, а також положеннями документів, що встановлюють конкретні вимоги до організації робочих місць у тій чи іншій галузі діяльності.

Інструкція підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства.

Інструкція має оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа має викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) та з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Нумерація пунктів та підпунктів документа має здійснюватися арабськими цифрами.

4 Документи планування та звітності служби ДОП

Забезпечення планування та звітності, а також своєчасної та правильної підготовки відповідних документів – планів, звітів – є одним із основних обов'язків керівника служби ДОП підприємства. У загальному випадку план роботи - це документ, що визначає склад та зміст основних заходів (завдань), виконання яких покладається на працівника (керований ним структурний підрозділ, підприємство), строки, місця та відповідальних за їх проведення в межах певного періоду часу (протягом дня) , Тижня, місяця, кварталу і т. д.)".

Вихідними даними для планування діяльності служби ДОП на наступний календарний рік є:

показники фінансового та економічного розвитку підприємства на запланований період;

основні підсумки діяльності служби ДОП за минулий період;

цілі та завдання служби ДОП, що випливають із змісту відповідних розділів документів довгострокового та середньострокового планування (у тому числі бізнес-планів, програм організаційного розвитку підприємства тощо).

Індивідуальне планування роботи співробітниками служби ДОП здійснюється на основі планів відповідних структурних підрозділів та з урахуванням вказівок своїх безпосередніх начальників. p align="justify"> Основним документом планування індивідуальної роботи співробітника є особистий план роботи.

Звіт - це документ, що у розгорнутій формі відбиває підсумкові результати обробки (систематизації, підрахунку і звірки) та аналізу статистичних даних, що характеризують виконання будь-якого виду робіт (будь-якої діяльності) за тривалий період часу (місяць, квартал і більше). Звітність з питань діяльності служби ДОП здійснюється у порядку, встановленому положеннями відповідних нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів, а також вказівками керівника підприємства.

Форми плануючих та звітних документів з питань діяльності служби ДОП затверджуються керівником підприємства на підставі відповідного подання керівника служби ДОП. Приклад плану роботи начальника служби ДОП представлений на компакт-диску, а приклад звіту про роботу з письмовими зверненнями громадян – у додатку 6 до цієї допомоги.

5 Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП

Особливу групу у складі організаційно-розпорядчої документації служби ДОП утворюють документи щодо вдосконалення її діяльності. Удосконалення діяльності служби ДОП передбачає планомірне здійснення комплексу заходів, вкладених у досягнення вищих показників функціонування всіх структурних підрозділів (ділянок роботи) у складі служби ДНЗ та служби загалом. Зміст заходів визначається залежно від того, на якому напрямі зосереджуються управлінські зусилля керівництва служби ДОП. Однак на практиці проведення подібних заходів найчастіше пов'язане із впровадженням у повсякденну діяльність служби нових нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів з тих чи інших питань документаційного забезпечення управління.

Як зазначалося, здійснення комплексу заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ має мати планомірний характер. З цією метою керівництво служби розробляє проект плану (за потреби – у взаємодії з іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства). Такий план може передбачати проведення заходів щодо:

розроблення нових (уточнення діючих) нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів підприємства з питань ДНЗ;

зміни існуючого документообігу підприємства з урахуванням нових вимог щодо його організації;

навчання персоналу служби ДНЗ та, якщо потрібно, інших посадових осіб підприємства, допущених до роботи з управлінською документацією;

забезпечення відповідною документацією структурних підрозділів підприємства

Реалізація заходів, передбачених планом, відбивається у акті. Шаблони плану заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП підприємства та відповідного акта представлені на компакт-диску, що додається до книги.

6 Посадові інструкції персоналу служби ДОП

"Посадова інструкція нормативний документ, що регламентує діяльність конкретної посадової особи (категорії співробітників - керівного складу, спеціалістів, виконавців та ін.) підприємства (організації, установи) та встановлює порядок застосування зазначеними особами положень інших нормативно-правових актів. Загальний порядок та правила оформлення посадової особи інструкції регламентуються параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Посадова інструкція має підписуватись відповідальним за її розробку та затверджуватись керівником підприємства - у формі грифу затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про затвердження. Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в давальному відмінку, наприклад: "Інструкція головного метролога".

Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства та викладається від третьої особи однини чи множини. Текст інструкції може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Глави повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами.

Вимоги до посадових інструкцій окремих категорій працівників регламентуються відповідними відомчими нормативно-правовими актами та організаційно-розпорядчими документами. Так, відповідно до додатка 2 до додатка 12 ДСДОУ у розділі посадової інструкції "Загальні положення" встановлюються:

завдання працівника (наприклад, для діловода - прийом, реєстрація вхідних та відправлення вихідних документів);

порядок заміщення посади, тобто, ким призначається та звільняється з посади даний працівник;

професійні вимоги та працівнику (рівень освіти, стаж роботи та ін.);

основні документи та матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі посадової інструкції "Функції працівника" визначаються:

предмет ведення або дільниця роботи, закріплена за працівником;

перелік видів робіт, у тому числі складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може містити заповнення карток, ведення картотеки, видачу довідок тощо. буд.).

У розділі посадової інструкції "Обов'язки працівника" зазначаються особливості діяльності:

пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою та видачею інформації;

що передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо);

що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій;

що стосуються порядку виконання доручень;

торкаються етичних норм, яких необхідно дотримуватися в колективі.

У розділі посадової інструкції "Права працівника" визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій та виконання обов'язків. У розділі посадової інструкції "Взаємовідносини" зазначаються підрозділи та працівники, від яких виконавець отримує та яким передає інформацію, її структуру та строки передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються тощо.

У розділі посадової інструкції "Оцінка роботи" перераховуються критерії, що дозволяють оцінити рівень виконання працівником своїх функцій та обов'язків використання прав тощо.

3. Структура та чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

1 Структура служби ДОП

p align="justify"> Важливим питанням при постановці діловодства в організації є визначення структури служби документаційного забезпечення управління, її посадового та чисельного складу.

Структура служби документаційного забезпечення управління залежить від обсягу документообігу, а також від технології роботи з документами та може бути представлена такими структурними підрозділами:

Секретаріат;

-експедиція (в експедиції можуть бути виділені групи з обробки вхідної та вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрська група тощо);

-підрозділ (відділ, група) з реєстрації та обліку документів;

-підрозділ (відділ, група) з контролю за виконанням документів;

-підрозділ (відділ, група) для роботи зі зверненнями громадян;

-підрозділ (відділ, група) із виготовлення документів (колишні машбюро);

-відділ удосконалення діловодства;

-копіювально-розмножувальне бюро;

-протокольна група;

-редакційна група;

Приймальна;

Архів.

У великій організації з великим обсягом документообігу можуть існувати всі перераховані вище підрозділи, що входять до служби документаційного забезпечення управління.

У організаціях меншого масштабу з таким великим обсягом документообігу можливе поєднання кількох функцій щодо одного підрозділі чи замість структурних підрозділів виконання відповідної роботи окремими співробітниками, у маленькій фірмі всю роботу зазвичай веде один секретар.

Метод встановлення організаційної структури служби діловодства (ДОУ) залежно від обсягу документообігу було сформульовано Єдиної державної системи діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, 1974). Відповідно до цього методу всі організації, установи, підприємства залежно від обсягу документообігу поділяються на чотири категорії:

Так, згідно з вищенаведеною класифікацією, якщо обсяг документообігу установи становить понад 10 тис. документів на рік, то для ефективної організації роботи з документами необхідне створення служби документаційного забезпечення управління як окремого підрозділу.

Незважаючи на те, що даний метод встановлення організаційної структури служби ДОП був запропонований понад 30 років тому, загалом він застосовний і сьогодні. Так, наприклад, Бобильова М.П. у своїй книзі "Ефективний документообіг: від традиційного до електронного" пропонує наступний розвиток організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу (представлено у таблиці 1).

Таблиця 1 Розвиток організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу

Обсяг документообігу, тис. документів на рік Організаційні форми служби ДОВ менше 10 зазвичай один-два секретарі керівника організації від 10 до 25 служба організаційно оформляється; потрібна група працівників з виділенням відповідальних за окремі ділянки роботи (спеціалізація співробітників) від 25 до 50 створюється підрозділ, що включає кілька ділянок роботи (обробка та реєстрація документів, контроль за виконанням, ведення архіву і т.п.) від 50 до 100 більш розвинена структура, в рамках якою організаційно оформлено всі основні ділянки роботи; ступінь спеціалізації роботи співробітників підвищується, як самостійна ділянка (один або кілька фахівців) виділяється корпоративне регулювання та вдосконалення ДОП, у тому числі на основі автоматизації понад 100 складна нестандартна структура служби ДОП, яка залежить від специфіки роботи організації та її структури (ієрархічної, територіально розподіленої) та використання автоматизованих систем

2 Чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

Чисельний склад та номенклатура посад працівників служби діловодства насамперед залежить від покладених функцій, обсягу виконуваних цим підрозділом робіт та прийнятої технології (рівня автоматизації та механізації роботи з документами).

У період розробки країні Єдиної державної системи діловодства наприкінці 1960 - х років НДІ праці запропонував методику розрахунку чисельності діловодного персоналу виходячи з обсягу документообігу та загальної чисельності працівників установ. Формула виглядала досить простою:

Чисельність= 0,00016 x D0.98 х Р 0.1

Простота розрахунку за цією формулою призвела до її багаторазового повторення у навчальних та довідкових посібниках з діловодства. Однак вона була розрахована на міністерства і державні комітети і ґрунтувалася на технології машинописного оформлення документів, що існувала в ті роки, з багаторазовими передруками текстів при підготовці документа і малого ступеня механізації управлінської праці. Розрахунок за цією формулою дасть значно завищений кількісний склад служби діловодства, що не відповідає новим технологіям і продуктивності праці, що виросла в сфері управління. Сьогодні ця формула цікава лише для історії діловодства.

Більше реальний розрахунок чисельності діловодного персоналу, що проводяться виходячи з трудомісткості виконуваних видів робіт за формулою, розробленою Центральним бюро нормативів праці та доданої у всіх збірниках нормативів часу на діловодні види робіт, у тому числі і в останньому - "Нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур у федеральних органах виконавчої влади", затвердженому Постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 26 березня 2002 р. № 23.

Методика розрахунку у них однакова. Щоб обчислити необхідну чисельність персоналу окремо визначається трудомісткість кожного виду робіт, що нормуються і ненормуються. Для нормованих видів робіт нормативи часу вже розраховані та вказані у перерахованих збірниках. По кожному виду робіт норматив часу визначається за формулою

Н вр = Н × До,

Де Н вр

К-коефіцієнт, що враховує витрати на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, фізкультурні паузи та особисті потреби, % оперативного часу.

За результатами аналізу карт, фотографій, і саме фотографій робочого часу приймається рівним 1.1

Потім визначається річна трудомісткість нормованих робіт (Т) у годиннику з урахуванням кожного виду виконуваних робіт за формулою:

Т н = Н вр × V i ,

Де Н вр - витрати часу виконання конкретного нормативного виду роботи, год;

V i - обсяг конкретного виду роботи, що виконуються за рік.

Річна трудомісткість ненормованих робіт у годиннику визначається методом експертних оцінок з урахуванням обсягу виконуваних робіт за формулою:

Т нн = Н ннj × V j,

Де Н ннj - трудомісткість ненормованої роботи конкретного виду,

V j - Річний обсяг ненормованих видів робіт.

Загальну річну трудомісткість як нормованих, так і не нормованих операцій розраховують за такою формулою:

Т о = Т н + Т нн

Знаючи загальну річну трудомісткість робіт, що виконуються службою діловодства, розраховують скільки треба працівників для виконання цієї роботи за формулою:

Де Ф n - корисний фонд робочого дня працівника протягом року.

Приклади, як провести розрахунок чисельності працівників служби діловодства, можна взяти у тих самих збірниках нормативів часу Центрального бюро нормативів праці.

Приклади розрахунку чисельності працівників діловодної служби (традиційні технології)

Розрахунок чисельності працівників здійснено виходячи з планової трудомісткості робіт, що виконується протягом року.

№ п/п Вид виконуваної роботи Номер нормативу Одиниця обсягу роботи Обсяг роботи за рік Норматив часу на одиницю обсягу робіт, чол. -Ч.Сума витрат часу чол. - ч.1Составление и ведение номенклатуры дел организации3.1.1.2200 позиций2002302302Обработка полученных документов 3.1.2.110 документов144000,781123,23Обработка отправленных документов 3.1.2.210 документов106500,80852,04Контроль исполнения документов 3.1.310 документов1500,7010,513Передача дела в архив организации из структурного підрозділи 3.1.5.710 дел1003,20 3,20Разом7377,4 Т н -трудомісткість робіт, розрахована за наведеними у збірнику нормативами часу з урахуванням коефіцієнта К = 1,1 що враховують витрати часу організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (включаючи фізкультурні паузи та особисті потреби) -8115.1чел.-ч.

Т нн - трудомісткість робіт, непередбачених збіркою – 114,2 чол.-ч. (Визначено експертним шляхом).

Ф n - корисний фонд робочого дня одного працівника протягом року, ч.,(приймається у середньому рівним 1910 год.).

Наведемо ще один приклад розрахунку чисельності працівників служби діловодства, даний у Міжгалузевих укрупнених нормативах часу на роботу з документаційного забезпечення управління:

Розрахунок чисельності працівників служби ДНЗ (канцелярії здійснено виходячи з фактичної трудомісткості робіт, виконаних у минулому році.

Т н - трудомісткість робіт, розрахована за наведеними у збірнику нормативами часу з урахуванням коефіцієнта К=1,1 що враховують витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинку (включаючи фізкультурні паузи та особисті потреби) - 11698,5 чол.-ч.

Т нн - трудомісткість роботи, не передбачених збіркою-98,8 чол. -Ч. (Визначено експертним шляхом).

Ф n - Корисний фонд робочого часу одного працівника за рік, год. (приймається в середньому рівним 2006 год.).

І, нарешті, візьмемо приклади, наведені в останніх нормативах часу 2002 р.

Розрахунок нормативної чисельності працівників служби документації, які забезпечують комплекс завдань "Облік та реєстрація документів"

Найменування роботи Одиниця виміру Річний обсяг роботи Норма часу, ч. № таблиці Нормативна трудомісткість, ч. 1. Ведення контрольної картотеки Одна РКК108600,151816292. Запис у книзі обліку документів, що надсилаютьсяОдна запис60000,04402403. Опис вхідних документівОдин опис 1200,234027,6 4. Заповнення реєструОдин реєстр37330,1940709,275. Обробка телеграм Одна телеграма6500,113471,56. Розсилка документівОдин адресат60000,02321697. Реєстрація отримуваних документів колегіального органу 2 л.48000,0316728. Реєстрація внутрішніх наказів 2 л.1200,08164,89. Облік наказів колегіального органу Один документ 1200,07158,410. Облік рішень (постанов) колегіального органу Один документ1201151211. Облік телеграм колегіального органа Одна телеграма1500,05157,512. Облік зведень колегіального органаОдна зведення 60 0,481528,813. Облік опису документів колегіального органу Один опис 4200,121550,414. Облік листів-повідомлень колегіального органу Один лист12600,05156315. Облік постанов колегіального органу Один документ 1200,08159,6Разом:3002,87

Реєстраційна картка (РКК) - реєстраційно-контрольна картка, що має спеціально розроблену форму для запису і службовця для обліку та контролю документів, що надходять, обсягом не більше 1500 знаків.

Л - лист (л.) - одиниця виміру обсягу машинописного тексту на аркуші паперу, розміром 210х297 мм (формат А4) надрукованого з одного боку, на якому розміщується 38 - 41 рядок (2450 знаків) через 1.5 інтервалу з кількістю 60 - 64 друкованих знаків у рядку (в автоматизованих умовах – 2 Кбайти).

Т н - Витрати часу, розраховані за нормами часу-3002,87 год.

Ф n - норма робочого дня однієї працівника протягом року - умовно приймається рівної 2000 год.

Т нн - 438,9 - витрати часу, не передбачені нормами, які мають разовий характер (визначені експертним шляхом);

Т про = 3002,87 + 438,9 = 3441,77 год.

Приклад розрахунку 2

Розрахунок чисельності основного персоналу працівників служби документації

Найменування роботи Одиниця виміру Річний обсяг роботи Норма часу, ч. № таблиці Нормативна трудомісткість 1. Автоматизований облік обсягу документообігу установи 100 документів 200000,153202. Автоматизований облік кількості документів 100 документів 65000,05523,254. Автоматизований контроль виконання документів, що надходять 10 документів50000,756350------10. Автоматизований облік кількості внутрішніх документів100 документів150000,04516Разом:10545

Т н - Витрати часу, розраховані за нормами часу, - 10545 год.

Т нн - витрати часу, не передбачені нормами, що мають разовий характер, - 1096,8 год. (визначено експертним шляхом);

Ф n - норми робочого дня одного працівника протягом року, год. - умовно приймається рівною 2000 год.

Як бачимо з наведених прикладів, методика розрахована однакова, але нормативи часу ви берете з тієї збірки, якою ви користуєтеся, а ненормовані види робіт розраховуєте шляхом експертних оцінок самі.

Крім працівників, які входять безпосередньо до штату служби діловодства, у кожному структурному підрозділі може бути секретар, який веде діловодство у відділі. За відсутності такого керівника підрозділ повинен призначити одного зі співробітників відділу відповідальним за ведення діловодства.

Таким чином, загальна чисельність працівників, які займаються діловодним обслуговуванням в організації, складатиметься зі штатної чисельності працівників служби діловодства та всіх працівників інших підрозділів, на яких покладено діловодні функції.

Висновок

Досліджуючи матеріал на тему курсової роботи можна зробити такі висновки:

Відповідно до вимог Державної системи ДНЗ документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах повинно здійснюватись спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (службою ДНЗ). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства.

Основними завданнями служби ДОП є:

впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ДСДОУ та інших нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів;

здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами у структурних підрозділах підприємства;

забезпечення дієвого контролю за дотриманням встановленого порядку роботи з документами;

вдосконалення форм та методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Для отримання економічного ефекту, насамперед, важлива якість інформації, що визначається її кількістю, оперативністю, ступенем складності. Якщо на підприємстві не налагоджено чіткої роботи з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Список використаних джерел та літератури

Джерела

ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа: Терміни та визначення. - М: Вид-во стандартів, 1998.

ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНІІДАД ФАС РФ. - М: ВНИКДАД, 1998.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої (утв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.2000 р. № 68). – М., 2001.

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення. Схвалено колегією Главархіву СРСР 27 квітня 1988 р.

Література

Бєлов А.М. Діловодство та документообіг: Навч. Посібник.- М: Ексмо,2007

Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навч. посібник.- Ростов н/Д.: Фенікс, 2004

Галахов В.В. Діловодство: Зразки, документи, організація та технологія роботи. - М: ТОВ "ТК Велбі", 2005

Дьомін Ю.М. Діловодство: Підготовка службових документів. - СПб.: Пітер, 2004

Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – СПб.: Бізнес-преса, 2004

Кузнєцова Т.В. Діловодство: Організація та технології документаційного забезпечення управління. - М: Юніті-Дана, 2003

Кузнєцова Т.В. Діловодство: Підручник/Т.А. Бикова, Л.М. В'ялова, Л.В. Санкіна; За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-ге вид., перераб. та дод. - М: МЦФЕР, 2006.

Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - СПб.: Пмтер, 2006

Співак В.А. Документування управлінської діяльності: Діловодство – СПб.: Пітер, 2005

Стенюков М.В. Діловодство: Конспект лекцій. - М: Пріор, 2005

Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М: МЦФЕР, 2004.

Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений постановою Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 № 37. - Загальні положення.

Додаток 1

Кваліфікаційні характеристики посад працівників служби документаційного забезпечення управління

Категорія працівника за характером праціНайменування посадиКваліфікаційна характеристика посадикерівникизавідувач архіву посадових обов'язків: · очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації; · забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів; · керує роботою зі складання довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів; · надає методичну допомогу у пошуку необхідних документів; · інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву; · контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством; · забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справі постійного та тимчасового зберігання; · керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минув; · здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів; · організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву; · складає встановлену звітність; · бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо роботи архівів; · · порядок оформлення документів, що надходять до архіву, та діючу систему їх класифікації; · · основи організації виробництва, праці та управління; · законодавство про працю; · · · середня професійна освіта та стаж роботи з діловодства не менше 2 років. завідувач канцелярії посадові обов'язки: · організовує роботу канцелярії; · забезпечує своєчасну обробку кореспонденції, що надходить і відправляється, її доставку за призначенням; · здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням; · організує роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства (у тому числі наказів та розпоряджень керівництва), щодо формування справ та їх здачі на зберігання; · розробляє інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організує їх впровадження; · вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці; · здійснює методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасною здаванням справ до архіву, підготовку довідок про дотримання строків виконання документів; · забезпечує друкування та розмноження службових документів; · бере участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом, і організує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження; · керує працівниками канцелярії. повинен знати: · · Єдину державну систему діловодства; · · структуру підприємства, установи, організації; · · схеми документообігу; · порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності; · строки та порядок здачі справ до архіву; · системи організації контролю над виконанням документів; · оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці; · основи економіки, організації виробництва, праці та управління; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. · забезпечує своєчасне та якісне виконання копіювальних та розмножувальних робіт, у тому числі мікрофільмування технічної документації для всіх структурних підрозділів підприємства, установи, організації; · організує прийом технічної та службової документації для копіювання, розмноження, врахування надходження матеріалів від підрозділів; · визначає витрату матеріалів та видачу готової продукції замовникам; · складає графіки виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · розподіляє роботу між виконавцями відповідно до їх спеціальності та кваліфікації та інструктує працівників; · визначає потребу бюро в обладнанні, матеріалах та забезпечує складання заявок на їх отримання; · здійснює контроль за строками та якістю виконання копіювальних та розмножувальних робіт, а також комплектністю матеріалу, що здається замовникам; · бере участь у розробці інструкцій, правил та інших нормативних документів з техніки виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · вживає заходів щодо вдосконалення організації праці працівників бюро, впровадження передових прийомів та методів роботи з метою зниження витрат, витрат матеріалів, покращення використання обладнання та підвищення продуктивності праці; · забезпечує збереження прийнятої у роботу документації; · контролює стан робочих місць, обладнання та його своєчасний ремонт, дотримання правил експлуатації обладнання та охорони праці при виконанні копіювальних та розмножувальних робіт; · вивчає причини, що викликають шлюб при виконанні копіювальних та розмножувальних робіт, та вживає заходів щодо їх попередження. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів, що стосуються виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · методи та засоби виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · конструкцію, принципи роботи, правила монтажу та експлуатації копіювального та розмножувального обладнання; · види матеріалів, що використовуються при копіювальних та розмножувальних роботах, їх властивості та технічні характеристики; · стандарти, інструкції та інші керівні документи щодо оформлення технічної документації; · норми та розцінки на виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · передовий вітчизняний та зарубіжний досвід виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · основи організації праці; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. · здійснює керівництво роботою машинописного бюро; · приймає матеріал для друкування, розподіляє його між друкарками, веде облік виробітку, здає виконану роботу; · забезпечує контроль за термінами та якістю виконання машинописних робіт, збереження прийнятих документів та фонограм; · забезпечує друкарок необхідними для роботи технічними засобами та матеріалами; · стежить за станом друкарських машинок, диктофонів і вживає заходів щодо усунення їх несправностей; · у вільний від зазначених обов'язків час виконує машинописні роботи. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо ведення діловодства; · основні засади Єдиної державної системи діловодства; · машинопис; · порядок обліку машинописних робіт; · правила орфографії та пунктуації; · порядок розташування матеріалу під час друкування різних документів; · стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; · правила експлуатації друкарських машинок, диктофонів; · основи організації праці; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. завідувач експедиції · здійснює керівництво роботою експедиції; · організує роботу з прийому, обробці, відправленню за призначенням вантажів, що надходять, документів і кореспонденції, забезпеченню їх збереження та своєчасної доставки адресатам; · складає інструкції щодо супроводу вантажів та документів, що проходять через експедицію; · бере участь у перевірці збереження упаковки (тари) та наявності вкладень відповідно до супровідних документів, у необхідних випадках - у складанні актів на виявлену нестачу або псування; · вживає заходів щодо забезпечення працівників експедиції засобами механізації праці, інвентарем, спеціальним обладнанням, стежить за їхньою правильною експлуатацією та технічно справним станом; · здійснює контроль за наявністю необхідних видів транспорту, організацією правильного транспортування, проведенням вантажно-розвантажувальних робіт, розміщенням та укладанням вантажів, документів та кореспонденції, правильністю оформлення приймально-здаткової документації; · організовує роботу з ведення обліку, складання встановленої звітності, підготовки довідок про дотримання строків доставки; · забезпечує необхідний режим зберігання та збереження вантажів, документів та кореспонденції під час їх транспортування. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо організації діловодства; · структуру підприємства, установи, організації; · прийоми та методи обробки кореспонденції; · організацію діловодства; · організацію вантажно-розвантажувальних робіт; · порядок прийому та здачі вантажів; адреси основних постачальників вантажів, їх складів; · форми документів на прийом та відправлення вантажів та правила їх оформлення; · порядок складання вимог на транспорт, особливості транспортування, складування та зберігання матеріалів, що експедуються; · порядок реєстрації відправників та одержувачів вантажів, документів та кореспонденції, організацію контролю за їх доставкою; · встановлену звітність; · засоби механізації праці; · спеціальне обладнання та інвентар; · основи економіки, організації праці та управління; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · початкова професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або середня (повна) загальна освіта та стаж роботи на посаді експедитора не менше 1 року. · розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота); · бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства; · готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління; · розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації; · організовує використання систем ведення документації; · вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків; · бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів; · бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних; · вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення; · бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління. повинен знати: · законодавчі та нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо документаційного забезпечення управління; ·

На сьогоднішній день основною проблемою в документаційному забезпеченні діяльності кадрових служб є забезпечення відповідності всіх кадрових документів, що видаються вимогам трудового законодавства, діючих ГОСТів, різноманітних інструкцій, приведення всіх підприємств до дотримання встановленого керуючою компанією стандарту в документаційному забезпеченні кадрової роботи.

Нормативно-методичне забезпечення системи УП – це певна сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного та нормативно-технічного характеру.

Одним із важливих документів УП є

правила внутрішнього трудового розпорядку

обов'язки працівника та адміністрації

Кадрове та управлінське діловодство насамперед включає розробку штатного розкладу, посадових інструкцій, наказів з особового складу та ведення особових справ. Найчастіше ж сюди може ставитися інформація про розрахунок заробітної плати співробітників організації.

Основні підходи щодо оцінки діяльності служб управління персоналом.

Оцінка діяльності підрозділів управління персоналом – це систематичний, чітко організований процес, спрямований на співмір витрат і результатів, пов'язаних з діяльністю кадрових служб, а також на співвідношення цих результатів з підсумками діяльності організації в минулому, з підсумками діяльності інших організацій. Результати оцінки є індикаторами, що фокусують увагу на основних проблемах роботи з персоналом, таких як якість виконаної роботи, задоволеність працівників, виконавська дисципліна, плинність кадрів.

Кількісна оцінка ефективності діяльності служб управління персоналом передбачає обов'язкове визначення витрат, які супроводжують реалізацію кадрової політики організації. При цьому слід враховувати витрати як на утримання персоналу, так і на його поповнення чи навчання. Ще одним показником, що характеризує діяльність служб управління персоналом, є витрати на кадрові заходи для одного працівника. Оцінюючи ефективності окремих кадрових програм визначається вплив кожної їх на результативність діяльності працівників та організації загалом.

Друга група показників оцінки діяльності служб управління персоналом – укомплектованість кадрового складу. Вона оцінюється кількісно – шляхом зіставлення фактичної чисельності працівників із необхідною (розрахунковою) величиною за трудомісткістю операцій або з плановою чисельністю, передбаченою штатним розкладом; а також якісно – за відповідністю професійно-кваліфікаційного рівня, профілю освіти, практичного досвіду працівників вимогам робочих місць (посад).

Ступінь задоволеності працівників оцінюється на основі аналізу їх думок про кадрову політику організації та її окремих напрямків. Такі думки виявляються за допомогою анкетування чи інтерв'ювання.

Ефективність роботи підрозділів управління персоналом може бути оцінена працівниками на підставі таких об'єктивних критеріїв:

ступінь співробітництва різних підрозділів та служб зі службою управління персоналом;

думка лінійних керівників щодо ефективності служби управління персоналом;

готовність служби управління персоналом до співпраці з усіма працівниками під час вирішення кадрових проблем;

довірливість взаємовідносин із працівниками;

швидкість, якість та ефективність виконання запитів, адресованих службі управління персоналом, та послуг, що надаються цією службою іншим підрозділам;

оцінка якості інформації та порад, які дає служба вищому керівництву.

Дані, отримані під час дослідження думок працівників, аналізуються, результати порівнюються з результатами минулих досліджень, щоб з'ясувати, чи є позитивні чи негативні зміни.

Основними непрямими критеріями ефективності діяльності служб управління персоналом є показники плинності кадрів та абсентеїзму. З плинністю та абсентеїзмом тісно пов'язані й такі непрямі форми оцінок, як скарги та невдоволення, виражені будь-яким чином.

Невдоволення - це вираз у будь-якій формі незадоволеності чи критики з боку працівника на адресу менеджера.

Скарга – це невдоволення, подане керівництву в усній чи письмовій формі.

Звичайно, скарги та невдоволення не завжди пов'язані з управлінням персоналом. Вони можуть стосуватися різних сфер діяльності організації. Але в будь-якому випадку зростання кількості та об'єктивність скарг свідчать про незадоволеність роботою, що, своєю чергою, тягне за собою зростання абсентеїзму та плинності. Ці чинники є показниками того, наскільки ефективною є діяльність служби управління персоналом щодо створення умов підвищення задоволеності працівників роботою в організації.

Оцінка діяльності кадрів організації буде неповною без оцінки якості роботи працівників кадрових служб за такими показниками:

виконання зобов'язань щодо підбору кількості працівників, передбаченого штатним розкладом організації;

виконання зобов'язань щодо забезпечення організації керівниками, спеціалістами та робітниками необхідних професій, спеціальностей та кваліфікацій;

кількість випадків порушення встановленого порядку оформлення кадрової документації (контрактів, пенсійних справ, трудових книжок, довідок, звітів тощо);

ступінь забезпеченості повноцінного резерву на висування посаду керівників і фахівців;

своєчасність та якісність оформлення встановленої звітності;

кількість випадків порушення трудової дисципліни працівниками кадрової служби;

кількість випадків порушення графіка перевірки та аналізу дотримання працівниками трудової дисципліни;

Кадрова служба АТ «ІСС»

Основні підходи щодо оцінки діяльності служб управління персоналом.