Ініціативний лист зразок написання. Як правильно скласти ініціативну пропозицію. Як оформляється комерційний лист-пропозиція

Складання різноманітних ділових листів – необхідна частина роботи представників бізнесу. Завдяки подібним посланням вони набувають можливості вирішувати комерційні питання найбільш доступним, швидким та оптимальним шляхом.

ФАЙЛИ

Які ділові листи бувають

Умовно ділові листи можна поділити на кілька основних категорій:

вітальний лист;
інформаційний лист;
і т.п.

Окремим пунктом можна позначити відповіді на всі ці листи, які також є частиною офіційної ділової кореспонденції та пишуться за певними канонами.

Хто має виступати в ролі автора листа

Ділові листи завжди повинні містити підпис. При цьому безпосередньо складанням листа може займатися будь-який співробітник компанії, до компетенції якої входить дана функція або уповноважений на це розпорядженням директора. Зазвичай це фахівець або керівник того структурного підрозділу, до якого входить тематика послання. Однак незалежно від того, хто саме зайнятий написанням, лист у будь-якому випадку потрібно передавати на затвердження керівнику, пам'ятаючи про те, що він пишеться від імені компанії.

Загальні правила написання ділових листів

Усі ділові послання мають стосуватися лише діяльності фірми чи обставин, пов'язаних з нею. При цьому незалежно від змісту вони повинні підкорятися деяким вимогам.

Насамперед, це певна структура. У посланні завжди мають бути зазначені:

дата написання,
реквізити відправника та одержувача,
ввічливе адресне звернення (у вигляді формулювання «Шановний Іване Петровичу», «Шановна Олена Григорівна»),

Слід зазначити, що листи можуть адресуватись як окремим співробітникам, так і цілим колективам (у цьому випадку достатньо обмежитися привітанням «Доброго дня!»).

інформаційна складова, що містить причини та цілі, що послужили основою для написання листа,

прохання та пояснення

висновок.

До листа можуть бути додані різні додаткові документи, фото та відео свідоцтва – за наявності таких, це необхідно відобразити в основному тексті.

Лист можна оформляти як у звичайному стандартному аркуші формату А4, і на фірмовому бланку організації. Другий варіант краще, оскільки при ньому не треба вручну вбивати реквізити компанії, крім того, такий лист виглядає солідніше і вкотре свідчить про належність послання до офіційної кореспонденції. Його можна писати в рукописному вигляді (особливо вдало виходять листи, написані каліграфічним почерком), або друкувати на комп'ютері (зручно, коли потрібно створити кілька копій листа).

Лист обов'язково має бути завірений підписом, але при цьому проштампувати його не обов'язково, т.к. з 2016 року юридичних осіб звільнено від необхідності застосовувати у своїй діяльності печатки.

Перед відправленням послання за потреби реєструється у журналі вихідної документації, у якому йому надається номер і встановлюється дата відправлення.

На що звертати увагу при складанні листа

При складанні листа потрібно ретельно стежити за правописом, дотримуватися правил і норм російської мови щодо лексики, граматики, пунктуації і т.д. Одержувачі завжди звертають увагу на те, наскільки грамотно викладені та оформлені думки у посланні.

Не варто забувати про те, що проведені дослідження однозначно говорять про те, що люди не готові витрачати на прочитання таких листів більше однієї хвилини.

Лист необхідно писати в коректній формі, не «розтікаючись думкою по дереву», досить короткий і ємний, у справі. Кожна нова тема має бути оформлена у вигляді окремого абзацу, який при необхідності треба розділити на пункти. Крім того, лаконічний та чіткий лист дасть зрозуміти одержувачу, що автор цінує його час. Тут приказка «стислість — сестра таланту» — доречно.

Чого не можна допускати у діловому листі

У ділових листах абсолютно неприпустимий розв'язний або фривольний тон, як і надто сухий текст і банальні «штампи». Також слід уникати складних формулювань, великої кількості причетних і дієпричетних оборотів, спеціальної термінології, зрозумілої вузькому колу фахівців.

У лист не можна включати неперевірені, недостовірні і, тим більше, свідомо неправдиві відомості.

Треба мати на увазі, що такий тип послань не тільки є частиною рутинної ділової кореспонденції, а й у багатьох випадках відноситься до офіційних документів, які згодом можуть набути статусу юридично значимих.

Як надіслати лист

Будь-яке офіційне послання можна надіслати кількома основними шляхами.

Перший — найсучасніший і найшвидший — через електронні засоби зв'язку. Це зручно та оперативно, до того ж дозволяє надіслати інформацію практично необмеженого обсягу.
Мінус тут один – при великій кількості пошти у адресата, лист може легко загубитися або ж потрапити до папки «Спам», тому при надсиланні листів у такий спосіб, бажано додатково впевнитись у тому, що лист отримано (через простий телефонний дзвінок).
Другий шлях: консервативний, який дозволяє надіслати послання Поштою Росії. При цьому рекомендується застосувати функцію надсилання рекомендованим листом з повідомленням про вручення – така форма гарантує те, що лист дійде до адресата, про що одержувач отримає повідомлення.
Зазвичай надсилання через стандартну пошту використовується у випадках, коли надсилаються оригінали документів, листи, завірені живими підписами та печатками.
Також лист можна надіслати через факс або різні месенджери, але лише за умови, що відносини між партнерами досить близькі і цілком допускають такий шлях листування.

ЛИСТ ПІДТВЕРДЖЕННЯ

Такий лист містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листа, телеграми, перекладу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що раніше складений документ залишився чинним (договір, інструкція тощо). Лист є підтвердженням будь-якого факту, дії, телефонної розмови. Починається такий лист словами, утвореними від дієслова підтверджувати.

Наприклад:

Підтверджуючи отримання Ваших пропозицій, викладених у листі від 25.06.2005, надсилаємо на Вашу адресу копії необхідних документів.

Напрям таких листів є обов'язковою частиною ділових відносин. Своєчасне їх відправлення дозволяє адресату зняти з контролю та виключити надсилання їм листів-нагадувань.

ЛИСТ-НАПОМИНА

Лист містить вказівку на наближення або закінчення терміну виконання будь-якого зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним, містити одну заключну частину і зазвичай починається словом «Нагадуємо».

Наприклад:

Нагадуємо Вам, що відповідно до договору № 12/68 від 12.05.2005 Ви повинні завершити ремонтно-будівельні роботи не пізніше за визначений у договорі термін, а саме 20.08.2005.

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

Такий лист є документом, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому адресату зазвичай гарантується оплата чи надання чогось (місця, роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту має бути гранично чітким та ясним.

Наприклад:

Просимо виділити приміщення для проведення семінару 14.07.2005 р. з 14.30 до 18.00 год.

Оплату оренди приміщення гарантуємо з рахунку... у банку.

ІНІЦІАТИВНИЙ ЛИСТ

Цей лист вимагає відповіді. Більшість категорій цих листів висловлюють прохання (пропозиція, запит) до адресата у вирішенні будь-якого питання.

Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких необмежена. Однак їх характер передбачає можливість позитивного чи негативного вирішення поставленої проблеми.

Наприклад:

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі експертної групи.

Про своє рішення просимо повідомити у листі не пізніше 20.12.2005.

ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ

Такий лист за змістом носить характер, залежить від ініціативних листів, оскільки тема їх текстів вже поставлено і залишається запропонувати характер вирішення поставлених в ініціативних листах питань: прийняття чи відмова від пропозиції, виконання прохання.

Відповідь завжди повинна бути викладена в конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в який термін.

Якщо лист містить відмову, він має бути коротко аргументований.

Види комерційних листів можуть бути різними: пропозиція, запит, прохання та відповідь на запит. У статті розповідається, як написати комерційні листи всіх перерахованих видів та наводяться приклади комерційних листів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У комерційній діяльності послання, що направляється продавцем покупцю з пропозицією товарів чи послуг та наміром укласти угоду із зазначенням її конкретних умов, називається комерційною пропозицією.

Як оформляється комерційний лист-пропозиція

Згідно із загальноприйнятим стандартом лист про комерційну пропозицію про співпрацю складається на фірмовому бланку компанії.

До складу реквізитів, обов'язкових для комерційного послання, входять:

Назва компанії;
довідкові дані про компанію;
код підприємства;
ОГРН юридичної особи;
ІПН платника податків;
дата створення листа;
реєстраційний номер відправлення;
адресат;
заголовок комерційного листа;
підпис;
відмітка про виконавця.

Комерційний лист може бути надіслано одному конкретному адресату або відразу декільком. Деякі компанії використовують масове розсилання таких листів максимально широкому колу адресатів.

Як скласти лист-прохання

Листи-прохання складаються для того, щоб адресат виконав дії, необхідні автору повідомлення. У простій ситуації не потрібно викладати складну інформацію, наводити аргументи, переконувати адресата. Тоді лист-проханнякраще починати безпосередньо з викладу прохання.

Наприклад:

Просимо Вас надіслати календарний план проведення семінарів на 1-е півріччя 2018 р.

Запит – лист-прохання, який складають для отримання офіційних відомостей (документів, матеріалів, інформації).

Порівняйте тексти двох листів.

Лист-прохання:

Лист запит:

Структура тексту листів

Текст листа-запиту і двох частин: обгрунтування (виклад причин прохання) і висновок (прохання).

На відміну від запиту, прохання може мати різну структуру. Такий лист може складатися з:

Однієї частини. Наприклад:

Просимо Вас розглянути можливість здійснення поставок цитрусових у першому кварталі 2018 р. та за позитивного рішення направити нам оферту.

Прохання складається з однієї частини, оскільки ситуація не потребує обґрунтування.

Дві частини. Наприклад:

У зв'язку з ремонтом дорожнього покриття на вул. Молодцова, у районі будинків 15–27 у період з 15 по 20 травня 2018 р. просимо забезпечити припинення руху на вказаній ділянці у нічний час.

Якщо текст прохання складається із двох частин, спочатку слід викласти причини написання послання, а потім прохання.

Трьох частин. Наприклад:

Відповідно до договору від 12.02.2017 № 22/56 Ваша компанія взяла на себе зобов'язання щодо постачання металевих пересувних стелажів для обладнання архівосховища рівними партіями у вересні, жовтні та листопаді 2017 р. Однак Вами було затримано постачання останньої партії обладнання на два причин затримки.

Затримка постачання останньої партії стелажів ставить під загрозу здачу архівосховища в експлуатацію у встановлений державним контрактом термін. Просимо Вас вжити заходів щодо відвантаження останньої партії стелажів у кількості 40 шт. у строк не пізніше 10 березня 2018 р.

Обґрунтуванням у проханнях чи запитах може бути посилання на законодавчий чи інший нормативний правовий акт, виклад фактів чи подій.

Правила оформлення листів

Листи-прохання та листи-запити оформляються на бланках.

При оформленні цих різновидів послань використовуються реквізити:

адресат;
заголовок до тексту (якщо текст листа становить понад 4–5 рядків);
підпис;
відмітка про виконавця.

У процесі підготовки послання відбуваються узгодження. Відмітки про погодження (візи) проставляються на копії листа. Копія залишається в організації - автора листи. Розташовуються позначки на зворотному боці оригіналу, якщо повідомлення надсилають факсом або електронною поштою. Якщо є система електронного документообігу, позначки фіксуються у ній.

Додаткову інформацію про класифікацію комерційних листів можна знайти у статті «Листи інформаційного характеру».

Як складаються комерційні запити

Особливий різновид листів-запитів – лист-запит комерційної пропозиції. Це звернення покупця до продавця з проханням:

надати інформацію про товар (роботи, послуги);
направити пропозицію про поставки товару (виконання робіт, надання послуг).

Комерційні запити застосовуються до підписання договору.

У тексті комерційного запиту зазвичай вказують:

найменування товарів (послуг);
умови, на яких автор листа хотів би їх одержати;
кількість та/або якість;
терміни постачання товару чи надання послуг;
ціну;
ін відомості.

У комерційному запиті використовуються такі вирази:

Просимо Вас повідомити про можливість постачання…

Просимо зробити пропозицію на постачання.

Просимо Вас повідомити докладну інформацію про…

Приклад повного запиту:

Просимо Вас повідомити про можливість поставки планшетних сканерів моделей SKAN-200 та SKAN-320 у кількості 2 та 3 шт. відповідно протягом березня 2018 р., а також повідомити умови платежу та умови доставки.

Ділові листи складаються під час спілкування з партнерами практично з будь-якого приводу. Готові приклади та правила складання таких документів можна знайти у статті.

Діловий лист можна визначити як документ, який надсилається від імені компанії на адресу іншої компанії, ІП або приватної особи (наприклад, інвестора). По суті будь-яка кореспонденція компанії – це ділові листи. Їх призначення різне:

про співпрацю.
співробітництва, ведення переговорів.
Нагадування про необхідність виконання зобов'язань за договором.
Роз'яснення своєї позиції, відповідь на раніше надісланий лист та багато інших.

Документ зазвичай складається на фірмовому бланку компанії, допускається відправити його звичайною або електронною поштою. Однак якщо партнер має особливе значення, краще роздрукувати його на якісному, щільному папері та вручити особисто або з кур'єром. За структурою лист нагадує типовий діловий документ - схематично можна подати його таким чином.

На що звернути увагу при складанні

Конкретних правил і зразків таких листів немає, тому їх структура, обсяг і оформлення багато в чому залежить від конкретного випадку. Наприклад, лист-повідомлення буде досить лаконічним (3-4 абзаци), а рекомендація співробітника чи ділова пропозиція можуть зайняти не одну сторінку.

Однак є й кілька загальних правил, на які варто звернути увагу при складанні паперу:

Сам по собі документ не має будь-якої юридичної сили, проте складається за всіма правилами оформлення. Його структура, стиль викладу мають відповідати загальноприйнятим принципам сучасного документообігу.
Пропозиції будуються логічно, у чіткій послідовності. Розвиті, складні, емоційні і тим більше просторічні звороти відсутні. Тональність нейтральна.
Виклад завжди ведеться тільки від 1 особи - або в однині, якщо текст пишеться безпосередньо від керівника, або в множині, якщо він складається від імені всієї компанії.
Промовляється конкретна мета складання та очікувані дії адресата (направити відповідь, розглянути кандидатуру співробітника, погодитись на переговори, надіслати документ тощо).
Папір відбиває не індивідуальні інтереси керівника чи інших співробітників, а цілі компанії як колективу. Якщо потрібно налагодити особистий контакт, доцільно зробити це по-іншому і не позиціонувати себе представником компанії.

ТОП 5 помилок під час написання

Помилки можна розділити на 2 великі групи – одні пов'язані з листом як із текстом (порушення логіки, лексики, інших мовних норм), інші – з порушенням власне ділового етикету:

Орфографічні, пунктуаційні помилки не допускаються - текст листа завжди потрібно перевірити хоча б 1-2 рази перед відправкою.
Порушення ділового стилю викладу, наявність емоційних фраз, зайва ввічливість чи навпаки суворість.
Негативна тональність – навіть погрози необхідно прописувати без зайвих слів – наприклад: «Залишаємо за собою право звернутися до суду у 30-денний строк від дня отримання Вами цього листа».
Надмірно великий або, навпаки, занадто маленький об'єм. Зазвичай, весь текст можна помістити в 1-2 сторінки. Однак це не означає, що партнеру не потрібно доводити всю важливу інформацію. Об'ємні дані, схеми, бланки документів можна винести до додатків.
Позбавлення співрозмовника права вибору. Наприклад, не слід писати: «Просимо розглянути та затвердити остаточний варіант договору».

Типові фрази-шаблони

Використання в тексті стандартних фраз, властивих діловому мовленню – цілком нормальне і навіть бажане явище. Нижче наводиться список найпоширеніших кліше, що застосовуються у різних ситуаціях.

ситуація	фраза
повідомлення	Повідомляємо/Доводимо до Вашої інформації/Інформуємо/Повідомляємо
пояснення причини, мотиву	На підставі/Відповідно/У зв'язку/У цілях/З причин/У підтвердження/На виконання
прохання	Прошу вжити заходів/Прошу повідомити, направити, зробити, підтвердити…
підтвердження	Підтверджуємо/Запевняємо/Приймаємо Ваші умови/Не заперечуємо проти…
пропозиція	Рекомендуємо/Пропонуємо/Запрошуємо/Просимо
	Гарантуємо
відмова	Вимушені відмовити через/Відхиляємо Вашу пропозицію у зв'язку з…
висновок	Переконливо просимо/Сподіваємось на співпрацю, розуміння, сприяння/Просимо вибачити, направити, зробити…