Як правильно відповісти на лист запит зразок. Ділові листи. Вони поділяються на дві групи
(Він же лист-відповідь) - стандартна норма ділової етики. Як правило, із запитами звертаються або потенційні партнери фірми з проханням надати будь-які відомості про діяльність підприємства, товари, послуги, ціни та знижки, або вже існуючі контрагенти, наприклад для отримання інформації про терміни поставки, оплати, пересилання або коригування документів тощо .д.
ФАЙЛИ
Відповідь на запит має офіційний характер і є частиною ділового документообігу фірми.
Загальні правила написання відповіді
Насамперед слід пам'ятати, що відповідь повинен писати саме той співробітник підприємства, на ім'я якого писався початковий лист. Винятки можливі тільки для тих випадків, якщо цей співробітник з будь-яких причин відсутній (лікарняний, відрядження. звільнення) – тоді відповідь може написати той, хто замінює відсутнього на даний момент часу.
Мова та подання послання мають дзеркально відображати лист-запит. Іншими словами, у тексті бажано використовувати ту саму форму звернення, яку застосував відправник запиту, ту ж лексику, термінологію, мовні звороти та послідовність викладу, звичайно, за умови, що автор ініціативного послання виявив себе як грамотна та коректна людина.
Потрібно обов'язково вказувати посилання на номер і дату вхідного послання, але при цьому не можна повторювати помилки, допущені автором запиту і небажано вказувати на них у відповідному листі (тільки якщо це не стосується конкретної діяльності фірми).
Відповідь на запит може бути як позитивною, так і негативною.
- Позитивна відповідь має бути максимально докладною,
- а негативний – обґрунтованим та гранично коректним.
Крім того, при відмові на запит хорошим тоном повідомить його автору інформацію про те, за яких обставин відповідь може стати позитивною.
У будь-якому випадку, лист у відповідь має бути складено в максимально ввічливій формі. Бажано уникати порожніх відписок і навіть за відсутності необхідної інформації писати відповідь потрібно стримано, ввічливо та поважнопо відношенню до автора запиту. Грубість, як і свідомо хибні відомості абсолютно неприпустимі.
Як скласти відповідь на запит
Форма подання та оформлення відповіді на лист-запит може відіграти вирішальну роль у відносинах між організаціями. Саме тому до його складання слід ставитись дуже уважно, дотримуючись певних правил.
У першу чергу, перш ніж складати лист у відповідь слід будь-яким зручним способом поінформувати відправника про отримання запиту. Далі, за наявності всієї необхідної інформації, можна приступати до відповіді. Чим швидше буде написано послання у відповідь, тим краще, але якщо в даний момент запитувані відомості відсутні, з листом краще почекати.
Структура відповіді цілком стандартна з погляду діловодства.
- Вгорі послання (праворуч або ліворуч) потрібно написати назву компанії-відправника (із зазначенням адреси та телефону), а також конкретного співробітника, від імені якого складається відповідь.
- Далі аналогічно вносяться відомості про одержувача.
- Після цього пишеться сама відповідь. Він повинен повністю відповідати суті запиту і, якщо запитувач у своєму листі поставив відразу кілька питань, розбитих на окремі пункти, відповідь має бути написана точно в такому ж форматі. Якщо до відповіді додається будь-яка додаткова інформація, це необхідно відобразити в тексті листа, позначивши окремо.
- Так само, якщо цього вимагають обставини, у відповідь можна включати посилання на якісь закони, нормативні та правові акти.
Як оформити лист-відповідь
Відповідь можна писати
- як у рукописному вигляді (переважно так чинять тоді, коли сам запит надходить у подібному форматі),
- так і в друкованому (даний спосіб суттєво економить час).
Його можна оформляти на простому аркуші формату А4 або ж на фірмовому бланку організації - другий варіант дозволяє не вбивати вручну реквізити фірми, та й виглядає значно солідніше. Відповідь має в обов'язковому порядку містити підписспівробітника, який представляє організацію із зазначенням його посади. Ставити печатку треба, т.к. з 2016 року вимога закону про застосування юридичними особами штампів та печаток втратила чинність.
Складається відповідь в єдиному екземплярі, перед відправленням його потрібно пронумерувати (відповідно до внутрішнього документообігу компанії), а також проставити дату.
Відомості про лист потрібно внести до журналу обліку вихідної документації – якщо відповідь на запит загубиться або виникнуть розбіжності з контрагентом, це дозволить швидко розібратися в ситуації.
Як надіслати лист
Відповідь можна надсилати різними способами. Електронна поштаабо факсдозволяють суттєво заощадити час. Але якщо лист містить особливо цінну інформацію або оригінали документів та відправник зацікавлений у гарантованому отриманні послання, слід скористатися послугами Пошти Росії, надіславши відповідь заказним листоміз повідомленням про вручення.
Чи чекати відповіді на лист-відповідь
Майже всі ділові листи вимагають відповіді, але з цього правила є виняток.
Лист-відповідь не потребує жодної відповіді, оскільки він спочатку не містить у собі жодних прохань, запитів та пропозицій. По суті, воно містить лише ту інформацію, яка була потрібна другій стороні.
При цьому саме лист-відповідь може стати відправною точкою до укладання вигідного контракту чи угоди, а також простим та доступним способом врегулювання будь-яких проблем та складнощів у взаєминах між партнерами.
Лист-відповідь складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Сторінка надає можливість безкоштовно скачати зразок паперу, що обговорюється.
Письмовий запит вимагає від адресата мотивованої розгорнутої відповіді. Лист-відповідь — той необхідний документ, який варто написати у таких випадках. Повідомлення складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Інформаційний лист містить обмежені рамки розповіді і повинен відповідати лише питання, поставлене вимогу. Лист-відповідь легко написати навіть досвідченій людині, маючи під рукою комп'ютер і принтер. Сторінка цього ресурсу надає можливість безкоштовно скачати та застосувати в житті зразок паперу, що обговорюється.
Розглянемо основні особливості, які входять у поняття лист-ответ. Сенс реакції у відповідь полягає в діловому спілкуванні контрагентів. Відмінний спосіб врегулювання проблем у досудовому порядку дозволяє заощадити значні кошти та час учасників правовідносин.
Легітимність спілкування полягає у паперовому носії інформації, складеному за всіма правилами діловодства та має справжню візу керівництва. Електронне листування є ненадійним варіантом для доказів у суді.
- Адреса та найменування установи кому надсилається лист-відповідь;
- Власні дані автора; контактні телефони;
- Номер, дата та титл оповідання;
- Короткий виклад запиту, який складається лист-ответ;
- Чіткі та конкретні відповіді на поставлені запитання. Зайвого писати не потрібно;
- Поважний тон вітається, але й строгість важлива;
- Фіксація виконавця паперу, підпис та розшифровка керівника, друк установи.
Лист-відповідь найкраще передавати особисто адресату. Натомість потрібно отримати відмітку про отримання на другому примірнику. Якщо передати особисто лист-відповідь неможливо, потрібно скористатися послугами поштового зв'язку, надіславши документ з повідомленням та описом вкладення. Наявний зразок та комплекс інших бланків та прикладів на сайті допоможуть скласти потрібне звернення власними силами. Більшість шаблонів мають найпростіший формат і можуть легко редагуватись у програмі Miсrosoft Word. Приємного використання.
Дата: 2015-11-04
50 золотих правил ділового листування чек-лист
Лист, який ви відправляєте від свого імені (або від імені своєї компанії) – це «точка контакту», яка формує враження. От і думайте самі, яке враження ви бажаєте про себе сформувати, і що для цього робите.
Ця стаття вже давно напрошувалася. І чим частіше ми у своїй роботі стикаємося з проектами з ділового листування (наприклад, розробка типових шаблонів листів), розуміємо, що дуже мало людей та компаній звертають увагу на (здавалося б) дрібниці, що мають сумні наслідки.
Ми поговоримо про друковані.
Ділова переписка
Лист-відповідь – це службовий лист, який складається як відповідь на лист-запит або лист-прохання. Відповідь може бути негативною (лист-відмова) або позитивною.
У тексті листа-ответа слід використовувати самі мовні обороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі, за умови, що лист-прохання було складено грамотно в мовному плані.
Не слід включати в текст листа-відповіді посилання на те, що надійшло (“На Ваше від_______№__…”).
Ділові листи
Лист-відповідь виступає як залежний за композицією та тематикою текст по відношенню до листа-запиту.
У листі-відмові особливо важливо використовувати лексику, що допомагає відправнику залишатися ввічливим, що піклується про збереження почуття власної гідності такого одержувача.
Як написати лист-відповідь?
Лист-ответ є діловим листом, що складається у відповідь офіційний запит чи лист-просьбу. Такий лист може містити як позитивне, і негативне рішення (у разі це лист-отказ).
У разі отримання листа-прохання або запиту, необхідно якнайшвидше дати офіційну відповідь. Зволікання може, по-перше, виставити вашу організацію у невиграшному світлі і дати вашим компаньйонам чи клієнтам привід вважати вас ненадійним партнером.
Як розпочати листа?
При написанні листа нерідко основні складнощі викликають його початок та завершення. В останньому випадку вам допоможе стаття Як закінчити лист. Ну а про те, як розпочати листа, ми поговоримо в цій статті.
Початок будь-якого листа цілком і повністю залежить від його виду: офіційний, любовний, той чи інший лист іноземною мовою. Не має значення, паперове чи електронне це, уточнимо лише, що мова піде про перші фрази після звернення, тому що про звернення вже існує окрема стаття Як звертатися в.
Якщо слідувати визнаній термінології, то ділові листи належать до розряду офіційних.
Як здійснити угоду купівлі-продажу
У будь-якій державі процедура оформлення різних угод регулюється відповідними правовими документами. Усі угоди купівлі – продажу здійснюються шляхом укладання спеціального договору. Залежно від цього, як правильно складено цього договір і залежатиме результат угоди, а згодом і вирішення питань і конфліктів під час виконання зобов'язань за такому договору.
Пам'ятайте, що договір купівлі-продажу – це договір, яким продавець передає певний товар, а покупець набуває право володіння даним товаром, і навіть зобов'язується прийняти предмет, зазначений у договорі, сплативши у своїй певну суму.
Далі розглянемо, як здійснити угоду купівлі-продажу, для яких не потрібно складання договору, і всі дії пов'язані з прийомом та передачею такого товару здійснюється в момент укладання угоди.
Як відповісти на офіційний лист
Цей перелік товарів є єдиним на всій території. Назва організації розглянула Вашу заяву від.
та розширення не підлягає. Супровідні листи. Враховуючи викладене, Ваше прохання не може бути задоволене. Супровідний лист зазвичай оформлюють на бланку формату А5. а також. яку просимо вважати його невід'ємною частиною. Вашу заявку про приватизацію хлібозаводу не може бути прийнято, оскільки майно цього підприємства включено до переліку об'єктів, що не підлягають приватизації.
Повідомляємо Вам, що Ваше підприємство не може виступати покупцем відповідно до статті закону.
Як відповідати на офіційні листи
Лист-запит, безперечно, гидує відповідь: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, відправити каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, зазначені в запиті, відмовити у поставці товару або іншому проханні.
Оферта - це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцю У ній висловлюється бажання або готовність укласти договір купівлі-продажу
Строк відповіді на офіційні листи
ПОГОДА В ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ І ПРОПОЗИЦІЯ
| Вирази мовного етикету | |
| Добре. | У відповідь запрошення; супроводжується словами подяки (дякую, добре) |
| Будь ласка. | Найчастіше у відповідь на ввічливе прохання (типу: — Якщо тобі не важко, принеси мені книгу, будь ласка. — Будь ласка.) |
| Гаразд. | Згода невимушена |
| Нині. Зараз (хвилинку) | Згода зробити щось негайно. |
| Зроблю, напишу, принесу тощо. | Часто супроводжується словом "добре" (Добре, зроблю. Добре, напишу.) |
| Давай (ті). Підемо (-ті) і т.д. Давайте (-ті) підемо. Пішли. | У відповідь на запрошення зробити щось або піти разом (типу: — Давайте заспіваємо. — Давайте. — Ходімо в кіно. — Ходімо.) |
| З великим задоволенням. З радістю. Охоче. | З відтінком бажання |
| Обов'язково + 1 особа буд. часу (прийду, зробимо). Не сумнівайтеся (-айся). Не турбуйтеся (- кайся). Які можуть бути сумніви! Можете бути спокійні (може бути спокійний) Можете бути впевнені (може бути впевнений). Можете на мене розраховувати. | У відповідь на прохання обов'язково зробити щось (типу: — Не забудь у вівторок принести мені цю книгу. — Обов'язково. Не сумнівайся.) |
| (Я не заперечую. (Я) не проти (цього) Я готовий. | На прохання запрошення (типу: — Ти не проти… — Я не заперечую.) |
| Я не проти! Я за! | Невимушене |
| Згоден. Так. Звичайно. | На запитання про бажання, чи згоду щось зробити (типу: — Ти згоден виступити з доповіддю на кафедрі? — Згоден. Звичайно.) |
| Ще б! | На запитання про бажання щось зробити (типу: — Ти хочеш поспати на цю виставу? — Ще б пак!) Емоційне |
| Домовились! Вирішено! | При попередніх переговорах (типу: — Ходімо сьогодні в кіно? — А скільки? — А скільки? — Домовилися.) |
| Так і бути. Прийде + (дати і т. д.) | З відтінком поступки, небажання щось зробити (типу: — Ну, дай мені цей журнал хоч на кілька днів. — Так і бути.) Невимушене. |
| Ну що ж робити (зробиш, поробиш), доведеться інф. (Робити і т. д.) |
2. ВІДПОВІДІ ПРИ РАДИ
3. НЕЗГОДА В ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ, ПРОПОЗИЦІЮ.
| Вирази мовного етикету | Ситуація вживання та коментарі |
| (Я не можу. Ніяк не можу. Ні не можу. На жаль… На жаль… | Найбільш поширені форми відмови: Сходи, будь ласка, до магазину. — Я не можу, на жаль, дуже зайнята зараз |
| Із задоволенням би… але не можу. Я б із задоволенням… але не можу. Охоче б… але не можу. Мені незручно відмовляти(ся)…, але… Я хотів би…, але… Мені б хотілося…, але… Дуже шкода, але… Мені шкода, але… | Жаль при відмові: Ти можеш позичити мені 20 карбованців? — Із задоволенням би, але до стипендії не можу. |
| Я відмовляюся (щось робити). | Офіційна категорична відмова. |
| Я не в змозі (щось зробити). Я безсилий + інф. Не в моїх силах + інф. | Відмовою на прохання допомогти є стилістично підвищені висловлювання: Допоможи мені підготуватися до іспитів! — Я не можу допомогти тобі в цьому. (Не в моїх силах підготувати тебе до іспитів.) |
| Не можна. Ні. Ні, не можна. На жаль, не можна. На жаль, не можу дозволити. Я би дозволив, але… | Заборона щось зробити: Чи можна взяти у вас цю книгу? — На жаль, не можу дозволити, чи вона належить колегі. |
| Звісно не можна. Безперечно, не можна. (Я) не дозволяю… Я забороняю… Я не можу дозволити… Я змушений заборонити (не дозволити, відмовити)… | Категорична відмова або заборона: Чи можна мені почитати твій щоденник? — Звісно, не можна. Я не дозволяю це робити. Я не можу дозволити читати мій щоденник. |
| Ні в якому разі! Нізащо! Ні за яких обставин! Про це не може бути й мови! Це абсолютно виключено! Ні, ні та ще раз ні! | Емоційно-експресивна категорична заборона: |
Тема 7. Згода/незгода з думкою співрозмовника
| Вирази мовного етикету | Ситуація вживання та коментарі |
| О так! Ви маєте рацію. Я цілком згоден із вами. Я повністю згоден із вами. Це саме те, що я хотів сказати. Без сумніву. Звучить правдоподібно. Я так і думав. Дуже розумно. Звичайно. Точно. Саме так. Домовилися. Чи не продовжуйте. Все ясно. Я так і припускав. Боюся, що це так. Сподіваюся, що це (що це так і буде). Схоже, що це так. Схоже, що так і буде (так і станеться). Цілком можливо (можливо). Тим краще! | Найбільш поширені форми згоди з думкою співрозмовника |
| Я цілком згоден із вами. Я повністю згоден із вами. Здебільшого я з вами згоден… У деяких моментах я з вами згоден… Дещо я з вами згоден… Цей пункт не викликає наших заперечень. Я повністю поділяю ваш погляд на… Моє уявлення повністю збігається з вашим. Ваші умови загалом для мене є прийнятними. | Офіційні форми згоди |
| Ні і ні. Не можу з вами погодитись. Ви помиляєтесь. Я іншої думки. Ось у цьому ви якраз і неправі. Звичайно, ні. Зовсім немає. Про це не може бути й мови. Все якраз навпаки. Я проти. Мені це невідомо. Не мені судити. Ну, ось ви знову за своє! Боже збав! Ви несправедливі. Нічого подібного. Не годиться Цього не може бути! | Найбільш поширені форми незгоди з думкою співрозмовника |
| Боюся, що ви прогаяли головне з того, що я хотів сказати. Це не зовсім те, що я мав на увазі. Не можу з вами погодитись. Наша думка трохи розходиться з вашою. Ми бачимо вирішення цієї проблеми в дещо іншому світлі. Ми високо цінуємо ваші зусилля, але, на жаль, не можемо прийняти пропозиції. Ця думка здається мені переконливою, проте (тим не менше/ тим часом)… У мене викликає заперечення… | Офіційні форми незгоди |
| Так? Невже? Це правда? Ви справді вважаєте, що… Сумніваюся, щоб… Малоймовірно, щоб… Дуже в цьому сумніваюся. Ви це серйозно? Звучить привабливо, але… Звучить неймовірно, але… Усяке трапляється. Ви жартуєте. Не можу наважитися. Сумніваюсь. Навряд чи. І ви хочете, щоб я цьому повірив? Я б не сказав. Вам видніше. В якійсь мірі. Я не впевнений. (Мені) важко сказати. Ну і ну… І так, і ні. Ви впевнені? Це все справді так? Як би мені хотілося. |
Найбільш поширені форми сумніву щодо висловленого співрозмовником |
| Ви дійсно вважаєте, що… Я б дуже просив вас уточнити…оскільки про це я маю прямо протилежну інформацію. У мене поки що не склалася остаточна думка з цього приводу. Мені здається, що цей варіант рішення дещо передчасний. | Офіційні форми висловлення сумніву щодо погляду співрозмовника. |
Додаток 4
Зразки вступних фраз тексту ділового листа
Дякуємо за лист від … У відповідь повідомляємо …
На додаток до нашого листа від … ц.р. повідомляємо, що …
У відповідь на Ваш лист повідомляємо, що … На підтвердження нашої телефонної розмови, що відбулася … ц.р., повідомляємо, що …
На підтвердження нашої телеграми від … повідомляємо, що …
У зв'язку з Вашим листом від … повідомляємо, що, на жаль…
Висловлюємо задоволення щодо швидкої відповіді на наш запит.
На жаль, ми досі не отримали Вашої відповіді на наш лист від … та змушені ще раз нагадати Вам (попросити Вас) про …
Доводимо до Вашого відома, що …
Ми дякуємо Вам (вдячні Вам) за надану послугу (допомогу, підтримку).
Ми змушені повідомити Вас (нагадати Вам).
Ми вражені Вашим листом від …, в якому Ви повідомляєте, що …
Ми отримали Ваш лист від … ц.р., з якого із задоволенням дізналися, що …
Ми отримали Ваш лист від … разом із доданими до нього документами.
Ми шкодуємо (висловлюємо жаль) з приводу Вашої відмови (мовчання).
Ми з подивом дізналися з Вашої телеграми, що …
Справжнім ще раз нагадуємо (повідомляємо), що …
Справжнім підтверджуємо, що нами отримано Вашого листа від … ц.р. та повідомляємо, що …
Підтверджуємо одержання Вашого листа від … з усіма додатками.
На Ваше прохання надсилаємо Вам …
Будь ласка, прийміть наші вибачення за …
Приймаємо до відома Ваш лист від … та повідомляємо, що …
Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю на Ваш лист.
Повідомляємо Вас … Повідомляємо Вас …
Приклади фраз, які можуть становити основу ділового листа
Ваше замовлення буде виконано, якщо Ви …
Ваше прохання (пропозиція) перебуває на розгляді. Після отримання результатів розгляду повідомимо негайно.
Ваша пропозиція із задоволенням (подякою) буде ухвалена, якщо Ви погодитеся внести зміни …
Ваше прохання про … задоволене …
У відповідь на Ваш лист від … повідомляємо, що Ваше прохання про постачання … вирішено позитивно.
У відповідь на Ваше прохання (замовлення) з жалем повідомляємо (вимушені повідомити), що виконати його не маємо можливості (не можемо) у зв'язку з такими обставинами.
На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з таких причин.
На жаль, ми змушені відхилити Вашу пропозицію. Нам потрібні додаткові відомості про …
Справжнім просимо повідомити про терміни …
Справжнім повідомляємо, що Вашу пропозицію прийнято.
Звертаємось до Вас з проханням надіслати …
Просимо Вас повідомити нас про …
Просимо повідомити нам про Ваше рішення щодо питання …
Просимо повідомити нам про прийнятність для Вас нашої пропозиції щодо …
Просимо прискорити виконання прийнятих Вами зобов'язань щодо …
Зразки оборотів-скріпів
Більш того …
Вам, безперечно (очевидно), відомо …
Зважаючи на перераховане (викладене вище) слід (ми хочемо, ми повинні, нам необхідно) додати (помітити, відзначити) …
На додаток до вищевикладеного (висловленого, зазначеного вище) повідомляємо …
На закінчення ….
Щоб уникнути затримки …
У відповідь на Ваш закид хочемо повідомити, що …
По-перше по-друге …
В першу чергу …
В іншому випадку ми змушені …
На своє виправдання ми хочемо повідомити …
У зв'язку з вищесказаним …
У зв'язку (відповідно) з Вашим проханням …
У ситуації, що склалася …
Відповідно до Вашого прохання (додаються документами) …
Висловлюємо жаль (сумнів, подив, задоволення).
Справа в тому що …
Крім того …
До того ж …
Ми висловлюємо впевненість.
Ми відчуваємо труднощі з …
Ми не погоджуємося з Вашою точкою зору з наступних причин …
Ми визнаємо …
Ми абсолютно впевнені …
Ми співчуваємо …
Ми також купили б у Вас …
Необхідно (слід, треба) визнати …
Звертаємо Вашу увагу …
Підбиваючи підсумки (укладаючи, підсумовуючи, резюмуючи) …
Підтверджуємо отримання …
Крім того …
На нашу думку …
Постачання будуть здійснюватися (здійснюватися).
Само собою зрозуміло …
Слід (необхідно, потрібно, треба, хочеться, вважаємо за необхідне) додати (відзначити, помітити) …
Таким чином, …
Проте (попри) …
Фактично …
Щодо Вашого прохання (зауваження), звертаємо увагу на той факт, що …
Приклади кінцівок листів (без вітального висновку чи формули ввічливості)
Дякуємо заздалегідь за надану послугу.
В надії на сприятливе (позитивне) вирішення нашого питання.
В надії на плідну співпрацю.
Ми будемо вдячні за швидку відповідь.
Ми очікуємо Вашої відповіді найближчими днями.
Сподіваємось на швидку відповідь.
Сподіваємося отримати відповідь у найближчому майбутньому та заздалегідь дякуємо.
Сподіваємось, що Ви виконаєте наше прохання.
Чекаємо на Ваші замовлення (Вашого схвалення, згоди, підтвердження).
Просимо вас інформувати нас про вжиті Вами заходи.
Просимо Вас підтвердити отримання листа.
Просимо Вас повідомити нас.
Просимо Вас підтвердити отримання замовлення та приділити йому належну увагу. Просимо написати нам про Ваше рішення щодо цього питання.
Просимо звертатися до нас, якщо Вам потрібна допомога (сприяння).
Просимо повідомити про Вашу згоду.
Переконливо просимо не затримувати із відповіддю.
"всі книги" до розділу "зміст Глав: 57 Глави:< 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.
Звичай ділового спілкування, а також чинне законодавство передбачає спілкування між юридичними та фізичними особами за коштами спрямування кореспонденції. В даний час широко поширилося спілкування через електронні засоби зв'язку, проте це не завжди є правильним. У разі, коли листування носить офіційний характер і його результати, надалі, можуть бути подані як докази того чи іншого факту, то такий документообіг має здійснюватися виключно через направлення письмової кореспонденції, оформленої належним чином.
Вибираючи в Інтернеті відповідний зразок листа-відповіді (бланк), необхідно звернути увагу на такі моменти.
У цивільному законодавстві, у деяких випадках до направлення документів до суду, досудове листування між сторонами є обов'язковим. Надіслані листи (претензії), а також листи-відповіді є доказами здійснення процесуальних дій. Лист-відповідь, а також інша документація має бути підписана відповідальною особою організації, а також засвідчена відбитком офіційного друку. Такі документи можна передавати через кур'єра, так і направити поштовим зв'язком.
Напрямок листа- поштовим зв'язком має низку переваг перед іншими способами доставки кореспонденції.
Насамперед до таких переваг є:
Участь третьої особи (співробітників пошти), надалі дозволить їх залучити до судового процесу (за потреби) як свідків.
Можливість скласти опис вкладення листа. Опис вкладення дозволить довести яка саме кореспонденція надсилалася у листі-відповіді.
При використанні з листом-відповіддю повідомлення про вручення довести факт вручення такого листа адресату.
Використовуючи номер касового чека, можна відстежувати процес доставки кореспонденції кінцевому споживачеві.
В даний час безліч комерційних структур надають послуги з доставки кореспонденції. Вибираючи серед них, необхідно пам'ятати, що не всі вони дозволяють робити опис вкладення, а також засвідчують його печаткою. Багато хто з них не видає оригіналів документів, а лише їх копії. У цій ситуації оптимальним варіантом є звичайна наша пошта (ФГУП "Пошта Росії"), не дивлячись на всі її мінуси, тільки її документи визнаються судовими органами як докази направлення документації своїм контрагентам. Цінний лист з описом вкладення та простим повідомленням про вручення – оптимальний спосіб доставки кореспонденції у сучасній Росії.
Розглянутий лист відповідь зразок якого розташований нижче може бути завантажено Вам безкоштовно за допомогою посилання в кінці сторінці. При необхідності ми готові скласти необхідний документ на персональне замовлення. Бажаємо Вам удачі!
Лист-відповідь бланк:
Генеральному директору
ТОВ «Моноліттрест №689»
О.В. Бражному
Шановний...!
У відповідь на Ваш лист від 28 січня 2014 року № ВА/44968/-2014 повідомляю наступне.
На виконання договору підряду № 11/456/ВК/2013 від 10 червня 2013 року «на виконання повного комплексу будівельно-монтажних робіт з будівництва Об'єкту за адресою: Московська область, м. Домодєдово-3» (далі – «Договір») нами проведено роботи, згідно з документами, що додаються. Однак, з невідомих причин ці роботи Вами не були прийняті.
23 грудня 2013 року на нашу адресу надійшло повідомлення про одностороннє розірвання Договору № 033105/МСГ-13 від 10.12.2013 року. На виконання цього повідомлення, а також Вашого запиту, 25 листопада 2013 року, на Вашу адресу були направлені всі підтверджуючі документи про виконану роботу та використані матеріали (копію супровідного листа та опису вкладення додаємо).
15 січня 2014 року на нашу адресу надійшла претензія №0582/МСРГ-14 від 09.01.2014 з вимогою повернення перерахованого нам у рамках Договору авансу та виплати неустойок. Звертаємо Вашу увагу на те, що вартість фактично виконаних нами робіт та використаних матеріалів перевищує суму перерахованого авансу.
На підставі викладеного, пропонуємо врахувати документи, що направляються, і прийняти фактично виконані роботи в повному обсязі. У разі виникнення будь-яких питань, пропонуємо зв'язатися з … при необхідності, готові взяти участь у спільній нараді, присвяченій врегулюванню спору, що виникла, в досудовому порядку.
Додаток (усі документи у копіях):
Генеральний директор
ТОВ "Будтрест № 546" А.Л. Градочкін
Лист-відповідь складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Сторінка надає можливість безкоштовно скачати зразок паперу, що обговорюється.
Письмовий запит вимагає від адресата мотивованої розгорнутої відповіді. Лист-відповідь – той необхідний документ, який варто написати у подібних випадках. Повідомлення складається у вільній формі та має багато спільного з довідкою. Інформаційний лист містить обмежені рамки розповіді і повинен відповідати лише питання, поставлене вимогу. Лист-відповідь легко написати навіть досвідченій людині, маючи під рукою комп'ютер і принтер. Сторінка цього ресурсу надає можливість безкоштовно скачати та застосувати в житті зразок паперу, що обговорюється.
Розглянемо основні особливості, які входять у поняття лист-ответ. Сенс реакції у відповідь полягає в діловому спілкуванні контрагентів. Відмінний спосіб врегулювання проблем у досудовому порядку дозволяє заощадити значні кошти та час учасників правовідносин. Легітимність спілкування полягає у паперовому носії інформації, складеному за всіма правилами діловодства та має справжню візу керівництва. Електронне листування є ненадійним варіантом для доказів у суді.
Обов'язкові пункти складові лист-відповідь
:- Адреса та найменування установи кому надсилається лист-відповідь;
- Власні дані автора; контактні телефони;
- Номер, дата та титл оповідання;
- Короткий виклад запиту, який складається лист-ответ;
- Чіткі та конкретні відповіді на поставлені запитання. Зайвого писати не потрібно;
- Поважний тон вітається, але й строгість важлива;
- Фіксація виконавця паперу, підпис та розшифровка керівника, друк установи.
ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ
Лист-відповідь виступає як залежний за композицією та тематикою текст по відношенню до листа-запиту. У відповіді обов'язково має бути посилання на первинний лист та його тему. В обох листах повинні збігатися аспекти змісту у послідовності їх викладу, термінологія, формулювання та система посилань.
Лист-відповідь із позитивним рішеннямбудується за такою схемою:
- повторення змісту запиту з використанням стійких мовних формул, наприклад: На Ваш запит про постачання запасних частин до... повідомляємо...; У відповідь на Ваш запит про... надсилаємо...;
- виклад інформації на запит.
Лист-відповідь із відмовоюбудується так:
- повторення змісту запиту (за формою, аналогічною до листа з позитивним рішенням);
- аргументовану вказівку причини (або причин), за якими прохання не може бути задоволене або чому пропозиція не може бути прийнята;
- констатація відмови чи відхилення пропозиції.
У листі-відмові особливо важливо використовувати лексику, що допомагає відправнику листа залишатися ввічливим, що піклується про збереження почуття власної гідності одержувача такого листа. Ціла низка ситуацій, таких, наприклад, як ситуації відмови, затримки позитивного рішення, незгоди, передбачає використання на початку ключової фрази слів, що висловлюють жаль, наприклад: З жалем змушені повідомити про неможливість задовольнити Ваш запит... ; На жаль, ми не можемо погодитися на Ваші умови...; На превеликий жаль, проблеми з... не дозволяють нам скористатися Вашою пропозицією найближчим часом...і т.п.
При відповіді на комерційний запитпродавець, якщо може одразу задовольнити прохання покупця та виконати поставку товару, направляє пропозиція (оферту). В іншому випадку він може направити лист-відмову, керуючись вищевикладеними правилами, або лист, в якому повідомляє необхідну інформацію:
- про прийняття запиту на розгляд;
- про з'ясування можливостей постачання товару, що цікавить покупця;
- про зміну умов запиту (зміну кількості товару, моделі, марки, термінів постачання тощо);
- про обіцянку направити пропозицію на поставку товару, що цікавить покупця.
У такому разі при складанні листа-відповіді можна керуватися такими ключовими фразами:
- Повідомляємо, що через великий попит на цей товар...;
- Йдучи назустріч Вашим побажанням... ;
- Ми з радістю дамо позитивну відповідь на Ваше прохання про знижки, якщо...;
- На жаль, ми не можемо піти на Ваші умови оплати, але... ;
- Як давньому нашому партнеру Вам, звичайно, добре відомо, що...;
- Ми готові врахувати всі Ваші зауваження...;
- Враховуючи Ваші міркування щодо цього питання... ;
- Сподіваємося, Вас зацікавить наша пропозиція... ;
- Вас, мабуть, зацікавить новий підхід до цієї проблеми (наша пропозиція)... тощо.