Поняття контролю та його основні етапи. Поняття і види контролю
Контроль - процес визначення, оцінки та інформації про відхилення дійсних значень від заданих або їх збігу і результатах аналізу. Контролювати можна цілі, хід виконання плану, прогнози, розвиток процесу.
Предметом контролю може бути не тільки виконавська діяльність, але і робота менеджера. Контрольна інформація використовується в процесі регулювання. Таким чином, говорять про доцільність об'єднання планування і контролю в єдину систему управління (Controlling): планування, контроль, звітність, менеджмент (рис. 1.).
Контроль здійснюється особами, прямо або побічно залежать від процесу. Перевірка (ревізія) - контроль особами, незалежними від процесу.
Контроль можна також класифікувати:
- за належністю до підприємства суб'єкта контролю (внутрішній, зовнішній); - по підставі для обов'язки (добровільний, за статутом, договірної, згідно із законом);
- по об'єкту контролю (за об'єктом, за рішеннями, за результатами);
По регулярності (регулярний, нерегулярний, спеціальний).
Існує 3 види контролю: попередній, поточний і заключний. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, оскільки мають одну і ту ж мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати були якомога ближче до необхідних. Розрізняються вони тільки часом здійснення. 1
Попередній контроль звичайно реалізовується в формі певної політики, процедур і правил. Перш за все, він застосовується по відношенню до трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.
Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Попередній контроль використовується в трьох областях - по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
Поточний контроль здійснюється, коли робота вже йде і звичайно виготовляється у вигляді контролю роботи підлеглого його безпосереднім начальником.
Заключний контроль здійснюється після того, як робота закінчена або закінчилося відведений для неї час
Поточний і заключний контроль засновується на зворотних зв'язках. Керуючі системи в організаціях мають розімкнений зворотний зв'язок, оскільки керівний працівник, що є по відношенню до системи зовнішнім елементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і цілі системи, і характер її роботи.
4. Процес контролю і його етапи
Контроль є ефективним, якщо він має стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий і економічний. Контроль - це безперервний процес, що співпадає в своєму розвитку з виробничим циклом.
Характеристики ефективного контролю:
1. Стратегічна спрямованість контролю, тобто відображення загальних пріоритетів організації та підтримання їх.
2. Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечують її виживання в майбутньому.
3. Відповідність справі. Для того щоб бути ефективним контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо.
4. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення найбільш гідного тимчасового інтервалу такого роду визначається з урахуванням тимчасових рамок основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірювань та поширення отриманих результатів.
5. Гнучкість контролю. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.
6. Простота контролю. Найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Надлишкова складність веде до безладдя. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, котрі взаємодіють із системою контролю і реалізують її.
7. Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше, ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по хибному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю.
8. До контролю необхідно залучати весь персонал, бо кращий контроль - це самоконтроль. Для того щоб підвищити надійність контролю, необхідно розширювати межі повноважень персоналу.
Коли організації здійснюють свій бізнес на зарубіжних ринках, функція контролю набуває додатковий ступінь складності.
Контроль на міжнародному масштабі є особливо важкою справою через велике число різних областей діяльності і комунікаційних бар'єрів. Результативність контролю можна поліпшити, якщо періодично проводити зустрічі відповідальних керівників в штаб-квартирі організації і за кордоном. Особливо важливо не покладати на іноземних керівників відповідальність за вирішення тих проблем, які від них не залежать.
У процесі контролю є три чітко помітних етапу: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.
Перший етап процесу контролю - це установка стандартів, тобто конкретних, піддаються вимірюванню цілей, що мають тимчасові кордони. Для управління необхідні стандарти в формі показників результативності об'єкта управління для всіх його ключових областей, які визначаються при плануванні.
На другому етапі порівняння показників функціонування із заданими стандартами визначається масштаб допустимих відхилень. Відповідно до принципу виключення, тільки істотні відхилення від заданих стандартів повинні спричиняти спрацювання системи контролю, інакше вона стане неекономічною і нестійкою. Наступний етап - вимірювання результатів - є звичайно самим важким і дорогим. Порівнюючи виміряні результати із заданими стандартами, менеджер отримує можливість визначити, які дії необхідно робити.
Такими діями можуть бути зміни деяких внутрішніх змінних системи, зміна стандартів або невтручання в роботу системи. Люди є невід'ємним елементом контролю, як, втім, і всіх інших стадій управління. Тому при розробці процедури контролю менеджер повинен брати до уваги поведінку людей. На жаль, хоча більшість менеджерів добре знають про те, що процес контролю може бути використаний для надання позитивного впливу на поведінку співробітників, деякі забувають про можливості контролю викликати ненавмисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наочності дії системи контролю. Контроль часто впливає на поведінку системи. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поведінку працівників орієнтованими на них, тобто люди будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей. Такі дії можуть також призвести до видачі невірної інформації. Проблем, що виникають внаслідок впливу системи контролю, можна уникнути, задаючи осмислені прийнятні стандарти контролю, встановлюючи двосторонній зв'язок, задаючи напружені, але досяжні стандарти контролю, уникаючи зайвого контролю, а також винагороджуючи за досягнення заданих стандартів контролю.
контроль організація метод управління
Термін «контроль» не є однозначним. У перекладі з французької слово «контроль» означає перевірки документ, оформлений в двох примірниках.
Протягом тривалого часу поняття контролю пов'язувалося, насамперед, з перевіркою правильності складання документів, записів в масових журналах і т.д. Контроль як явище асоціювався з діяльністю бухгалтерів, касирів, фінансових працівників.
У словниках та енциклопедіях контроль визначається як перевірка чого-небудь; перевірка правильності тих чи інших дій в області виробництва і управління; спостереження з метою перевірки; установа або той, хто займається перевіркою звітності, діяльності будь-якого іншого закладу або відповідальної особи.
Як видно з вищесказаного, історично первинним є пояснення контролю як перевірки правдивості та достовірності документів. Наступним етапом стало уявлення про контроль як перевірці відповідності дій поставленим цілям, завданням, чинним законам. Третій етап включив в контроль і аналіз відхилень, розкриття їх причин.
Спільна, колективна діяльність людей, тим більше в епоху поділу праці, об'єктивно вимагає управління та контролю. Контроль в сучасних організаціях знаходить відображення:
1) в діловодстві, звітності;
2) в перевірці реалізації цілей і завдань;
3) у функції управління, дозволяючи аналізувати причини успіху / неуспіху діяльності.
Контроль в загальному вигляді дозволяє з'ясувати, як організація просувається до наміченої мети, встановити ступінь відхилень і вибрати відповідні дії або альтернативний курс. Система контролю в організації забезпечує зворотній зв'язок між очікуваннями, початковими планами і досягнутими реальними показниками, а також дає можливість передбачити кризові ситуації.
Ми будемо розглядати, контроль, як складова частина управління економічними об'єктами і процесами, яка полягає в спостереженні за об'єктом з метою перевірки відповідності спостережуваного стану об'єкта бажаному і необхідному стану, передбаченому законами, положеннями, інструкціями, ін. нормативними актами, а також програмами, планами, договорами, проектами, угодами.
Реалізуючи контрольну функцію, суб'єкт управління створює необхідні передумови для нормального функціонування господарюючого суб'єкта та досягнення намічених цілей, як в стратегічній перспективі, так і при вирішенні питань оперативного характеру.
Ю збір, обробка та аналіз інформації про фактичний стан справ в структурних підрозділах;
Ю порівняння отриманих даних із запланованими показниками;
Ю виявлення відхилень і аналіз їх причин;
Ю розробка системи заходів для досягнення намічених цілей.
У сучасній практиці управління використовуються різні види контролю.
За контрольованим об'єктів розрізняють:
· Контроль ходу виробничих процесів,
· Технологічний контроль
· фінансовий контроль
· Контроль трудової дисципліни і т.д.
за періодичністю контроль може бути: систематичний, періодичний і разовим.
За широтою охоплення розрізняють: загальний і вибірковий контроль.
виділяють три аспекти управлінського контролю:
· встановлення стандартів - ясне і чітке формулювання цілей, які повинні бути досягнуті в намічений період часу. Стандарти базуються на планах, що розробляються організаціями. Одночасно формується система показників результативності діяльності керованого об'єкта і його структурних елементів, що дозволяє точно визначити, що повинно бути отримано для досягнення намічених цілей (обсяг, продаж, прибуток, вартість сировини і матеріалів і т.д.);
· вимір фактично досягнутих результатів за певний період і їх порівняння з очікуваними.
В ході порівняння оцінюється, наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів; підготовка необхідних коригувальних дій, що сприяють приведенню фактичних стану справ до запланованих результатів. На цьому етапі можуть переглядатися і самі стандарти.
Основними причинами необхідності контролю є:
Ю невизначеність, складність і динамічність середовища;
Ю попередження виникнення кризових ситуацій за допомогою виявлення невідповідностей і помилкових дій до того, як вони завдадуть підприємству відчутної шкоди;
Ю підтримку успіху шляхом зіставлення фактичних результатів і планових показників і оцінки темпу просування підприємства до намічених цілей.
Дієвість і ефективність контролю забезпечуються при дотриманні наступних вимог:
· Використання заздалегідь прийнятих стандартів;
· Відповідність функції, що підлягає вимірюванню;
· Доступність для своєчасного розуміння (що дозволяє негайно визначити відхилення від норм і стандартів);
· Результативність, здатність продукувати чіткі коригувальні заходи;
· Послідовний характер контрольних процедур;
· Базування на реальних цілях і завданнях, орієнтованих на об'єктивні факти.
Сучасні дослідження в області управлінського контролю в організаціях базуються на системному підході. При цьому вивчається контроль всередині організації (Яка в даному випадку являє собою закриту систему) і зовнішній контроль, Здійснюваний по відношенню до основних підсистем організації (організація розглядається як відкрита система). Американський дослідник організацій Р. Едвардс розробив типологію управлінського контролю, відповідно до якої виділяються наступні види контролю:
1. простий - здійснюваний на особистісному рівні, де головну роль виконують міжособистісні відносини;
2. структурний - здійснюваний на рівні системних рольових відносин, основою якого є формальні інстітуціоналізованную зв'язку, засновані на інтерналізованих нормах, характерних для даної організації і даної корпоративної культури;
3. технічний - здійснюваний в ході виконання певного виду діяльності відповідно до визначених управлінськими, інформаційними або социотехническими технологіями;
4. бюрократичний - заснований на безособових формальних відносинах, тобто на правилах, інструкціях і розпорядженнях, які визначаються існуючої ієрархією даної організації.
В ході функціонування кожної організації виникає культурно одобряемая система управлінського і соціального контролю, що поєднує всі основні чотири види.
Для здійснення ефективного контролю в умовах організації використовується кілька способів, За допомогою яких керівники можуть успішно спрямовувати зусилля персоналу і регулювати розподіл і рух ресурсів.
Управлінський контроль стосується, перш за все, поведінки працівників в організації, отже, як соціальний контроль.
Контроль - це цілеспрямована діяльність, завданням якої є кількісна та якісна оцінка і облік результатів роботи організації.
У ній виділяють два головних напрямки:
Контроль за виконанням робіт, намічених планами;
Вживання заходів щодо коригування всіх значних відхилень від плану або самого плану.
Види і форми контролю
Широкий сенс в поняття «контроль в управлінні» вкладається при визначенні його як перевірки дотримання і виконання нормативно встановлених завдань, планів і рішень. У цьому випадку проявляється функціональне призначення контролю, його виникнення на певній стадії управлінського процесу.
Контроль можна розуміти і як завершальний етап управлінської діяльності, що дозволяє Зіставити досягнуті результати з запланованими.
Дуже поширений також погляд на контроль лише як на спосіб, механізм, що забезпечує порівняння результатів з поставленими завданнями. У цьому випадку контроль зводиться до порівняння фактичних результатів з встановленими показниками і до прийняття в разі необхідності коригувальних заходів.
Контроль є основою і способом утворення зворотних зв'язків, завдяки яким орган управління отримує інформацію про хід виконання його рішення.
Таким чином, поняття «контроль в управлінні» слід розглядати в трьох основних аспектах:
Контроль як систематична і конструктивна діяльність керівників, органів управління, одна з їх основних управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
Контроль як завершальна стадія процесу управління, основою якої є механізм зворотного зв'язку;
Контроль як невід'ємна складова процесу прийняття і реалізації, безперервно бере участь в цьому процесі від його початку і до завершення.
В основі контролю за діяльністю організації лежать наступні методичні прийоми.
1. Загальнонаукові методичні прийоми контролю (аналіз, синтез, індукція, дедукція, редукція, аналогія, моделювання, абстрагування, експеримент і ін.).
2. Власні емпіричні методичні прийоми контролю (інвентаризація, контрольні заміри робіт, контрольні запуски обладнання, формальна і арифметична перевірки, зустрічна перевірка, спосіб зворотного рахунку, метод зіставлення однорідних фактів, службове розслідування, експертизи різних видів, сканування, логічна перевірка, письмовий і усний опитування та ін.).
3. Специфічні прийоми суміжних економічних наук (прийоми, економіко-математичні методи, методи теорії ймовірностей і математичної статистики).
Ефективно поставлений контроль обов'язково повинен бути досить простим і своєчасним, мати стратегічну спрямованість і орієнтуватися на результати. У сучасних умовах організації прагнуть будувати свою роботу на принципі довіри до людей, і це створює умови для істотного скорочення контрольних функцій, які виконуються безпосередньо керуючими. У підсумку контроль стає менш жорстким і більш економічним.
Контроль - це функція процесу управління, його найважливіша частина, яка забезпечує зворотний зв'язок і дозволяє безперервно повторювати циклічний процес управління на новій основі. Він нерозривно пов'язаний з іншими функціями управління і, з одного боку, залежить від них, з іншого ж - зумовлює їх зміст. Тому при організації контролю в організації необхідно враховувати чинники, які спричиняють ефективність проведення цієї управлінської функції.
У їх складі виділимо головні:
Організаційні - об'єкти контролю (що має контролюватися), суб'єкти контролю (хто контролює), місце контрольної функції в управління (кому підпорядковується, права, відповідальність, повноваження);
Масштаби контролю - кількість і точність контрольованих параметрів, частота і швидкість проведення контролю;
Контрольна інформація - обсяг, частота, точність і своєчасність необхідної для контролю інформації;
Методи контролю - прийоми і способи, за допомогою яких буде проводитися контроль.
Серед загальних методів контролю виділяють наступні.
1. Метод попереднього контролю, який починається задовго до початку будь-якого цілеспрямованого дії. Завдання контролю в цьому випадку полягає в з'ясуванні доцільності самого дії в цілях попередження невірних або не обгрунтованих дій.
2. Метод направляючого контролю, який застосовується регулярно і послідовно протягом всього ходу операції. В ході дії відбувається безперервне вимірювання стану і поведінки об'єкта контролю. Відповідно змінюються і його характеристики. Метод направляючого контролю повинен бути достатньо гнучким, щоб підлаштовуватися до цих змін. Якщо характеристики об'єкта контролю не відповідають нормам, процеси, що забезпечують функціонування і розвиток організації, повинні коректуватися. В цьому проявляється зворотний зв'язок, породжувана напрямних контролем.
3. Метод фільтруючого контролю заснований на жорсткому контролі відповідності об'єкта певним параметрам. Застосовується по ходу процесу і подібний до фільтру, проходячи через який дія може бути зупинено або продовжено. Якщо хід процесу не відповідає встановленим нормам контролю, то фільтр його не пропускає до тих пір, поки характеристики об'єкта контролю не будуть приведені у відповідність до встановлених вимог.
4. Метод подальшого контролю (метод контролю за результатами) проводиться після завершення дії на основі порівняння результату з існуючими нормами і попередніми оціночними характеристиками.
Для досягнення найбільшої ефективності діяльності організації перераховані вище методи необхідно застосовувати комплексно. В даний час контрольні процедури в організації, як правило, обмежуються наступним контролем. Найбільш же ефективними є процедури випереджального (превентивного) контролю, попереднього, направляючого, фільтруючого, впровадження і розвитку яких керуючі повинні приділяти першорядну увагу.
До найбільш поширених засобів контролю відносяться:
Розпорядчі підписи на документах керівника та (або) головного бухгалтера або інших уповноважених осіб;
Внутрішні і зовнішні звірки розрахунків;
Зустрічні взаимопроверки бухгалтерських записів;
Перевірка правильності здійснення документообігу;
Планові і раптові інвентаризації майна і зобов'язань економічного суб'єкта відповідно до встановленого порядку;
Здійснення заходів, спрямованих на обмеження несанкціонованого доступу до активів економічного суб'єкта. Одним з найважливіших елементів управління є внутрішній контроль. Його мета полягає в тому, щоб виявити «слабкі місця» і помилкові рішення, своєчасно виправити їх і не допустити повторення. Внутрішнього контролю піддаються всі учасники - структурні підрозділи господарюючого суб'єкта, він охоплює фінансово-економічну і виробничу діяльність підприємства в цілому.
Конкретна видова характеристика контролю починається з опису завдання контролю.
При цьому особливо важливо виділення двох рис, що характеризують завдання контролю:
Характер суб'єкта, що поставив завдання контролю. Суб'єкт може бути зовнішнім або внутрішнім по відношенню до об'єкта контролю. За характером розташування і взаємин суб'єкта і об'єкту контролю, контролюючих та контрольованих органів розрізняють контроль внутрішній і зовнішній. Контроль називається внутрішній тоді, коли суб'єкт і об'єкт контролю входять в одну систему, а зовнішнім, коли суб'єкт контролю не входить в ту ж систему, що і об'єкт, широта завдання контролю. Завдання може бути приватною, що охоплює одну проблему або сторону об'єкта контролю або загальної, комплексної. Предметом контролю є стан і поведінку об'єкта контролю. Основні характеристики стану і поведінки об'єкта контролю: кількісні, якісні, структурні, просторові, тимчасові.
Залежно від поставлених завдань проводять лінійний, функціональний або операційний контроль.
Ревізія і аудит в організації
Найбільш дієвою формою контролю є ревізія. Вона може проводитися як внутрішнім аудитором, так і зовнішньої аудиторською компанією і має сприяти фінансово-господарському зміцненню організації, виявлення резервів, вивчення передового досвіду роботи організації з метою його поширення.
Предметом ревізії є: виробнича і господарсько-фінансова діяльність організації та підприємств, збереження товарно-матеріальних цінностей і, стан первинної документації та обліку.
Ревізія проводиться шляхом суцільного або вибіркового перегляду первинних документів, облікових регістрів, форм звітності, правильності записів здійснення господарських операцій. Від інших форм контролю ревізія відрізняється регулярністю і певною періодичністю. Як правило, ревізія проводиться один раз на рік; для акціонерних товариств - перед зборами акціонерів. Результати ревізії свідчать про достовірність (або недостовірності) річної.
Документальні ревізії класифікуються за рядом ознак:
1. В залежності від суб'єктів контролю, тобто від того, хто перевіряє. Вони підрозділяються на позавідомчі, що проводяться органами контролю. Міністерства фінансів, установами банків та іншими органами, і відомчі, здійснювані вищестоящими організаціями.
2. За часом проведення розрізняються планові та позапланові ревізії. Планові ревізії проводяться на підставі затверджених річних планів документальних ревізій, а позапланові - за вимогами судово-слідчих органів у зв'язку з надходженням сигналів про зловживання,.
3. За обсягом охоплення об'єкта, що перевіряється ревізії поділяють на повні і часткові. Повні ревізії передбачають перевірку всіх сторін фінансово-господарської діяльності організації. При частковій ревізії перевіряються тільки її певні сторони.
4. По повноті перевірки ревізії можуть бути суцільними і вибірковими. При суцільний - перевіряються всі первинні документи
Порядок складання бухгалтерської звітності для зовнішніх користувачів;
Порядок здійснення внутрішнього і підготовки звітності для внутрішніх потреб;
Відповідність господарської діяльності економічного суб'єкта в цілому вимогам чинного законодавства.
Контрольна середовище розуміється так само, як загальне ставлення ради директорів і менеджменту до необхідності здійснення контролю в організації і вживаються в зв'язку з цим дії. Контрольна середовище дозволяє забезпечити необхідну структуру і передумови для досягнення головних завдань системи внутрішнього контролю.
Для ефективного функціонування системи внутрішнього контролю та аналізу необхідний якісний рівень формалізації діяльності організації. Істотність впливу цього фактора на результати її діяльності прямо пропорційна складності організаційної структури. В організаціях малого і середнього бізнесу регламентує діяльність (положення, інструкції та ін.) Практично відсутня, що не заважає їм активно функціонувати, здійснювати контроль і аналіз діяльності.
На більших підприємствах зі складною організаційною структурою створення якісних систем внутрішнього контролю без здійснення тотальної формалізації діяльності неможливо. Це пояснюється великою кількістю завдань оперативного планування, наявністю декількох підрозділів, діяльність яких необхідно координувати і т.д.
Система внутрішнього контролю повинна бути економічно виправданою, тобто витрати на її функціонування повинні бути менше втрат через її відсутність. Якщо вона буде працювати ефективно, це дозволить скоротити витрати на проведення зовнішнього аудиту. На закінчення необхідно звернути увагу на те, що в даний час проблема ефективно функціонуючого внутрішнього контролю, незважаючи на її актуальність, залишається не в повній мірі осмисленої з наукових позицій і в плані практичної реалізації. Важливо відзначити, що метою підприємства має бути не створення системи внутрішнього контролю, яка б повністю гарантувала відсутність помилок в роботі, а системи, яка допомагала б їх своєчасно виявляти і усувати. При цьому навіть добре організована система внутрішнього контролю потребує оцінки своєї ефективності з точки зору досягнення поставлених цілей.
В процесі проведення внутрішнього контролю співробітниками здійснюються наступні аналітичні процедури:
Зіставлення фактичних показників бухгалтерської (фінансової) звітності з плановими показниками, які планувалися керівництвом на звітний період і вказувалися в планах (програмах діяльності, бізнеспланів, кошторисах та ін.);
Зіставлення залишків по рахунках за різні звітні періоди;
Зіставлення отриманих в звітному періоді співвідношень між різними статтями звітності з аналогічними співвідношеннями минулих періодів;
Зіставлення фінансової та нефінансової інформації, зокрема, відомостей про обсяг випуску продукції в грошових і натуральних одиницях;
Зіставлення фінансових коефіцієнтів з середньогалузевими значеннями;
Перевірка правомірності та ефективності використання коштів федерального бюджету, виділених на прикладні дослідження;
Перевірка достовірності бухгалтерського обліку і звітності по коштах федерального бюджету, виділених на прикладні наукові дослідження та цільові програми;
Перевірка цільового витрачання коштів федерального бюджету, субсидій, коштів, а також матеріальних цінностей, що перебувають у федеральній власності;
Перевірка правомірності та ефективності використання коштів, виділених підвідомчим організаціям на реалізацію федеральних цільових програм, відомчих програм;
Перевірка розміщення замовлень на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для.
Аналіз фінансових коефіцієнтів полягає в порівнянні їх значень з нормативними величинами, а також у вивченні їх динаміки за звітний період і за ряд років. Особливе місце серед займають коефіцієнти поточної; ступеня платоспроможності за поточними зобов'язаннями, забезпеченості власними коштами; відновлення (втрати) платоспроможності. Нормативні значення коефіцієнтів залежать від галузевої приналежності підприємства.
Організація ефективно функціонуючої системи внутрішнього контролю - це складний багатоступінчастий процес, що включає наступні етапи.
1. Критичний аналіз і зіставлення певних для колишніх умов господарювання цілей функціонування організації, прийнятого раніше курсу дій, стратегії і тактики з видами діяльності, розмірами, орг. структурою, а також з її можливостями.
2. Розробка і документальне закріплення нової (відповідної зміненим умов господарювання) ділової концепції організації (що собою представляє організація, які її цілі, що вона може, в якій області має конкурентні переваги, яке бажане місце на ринку), а також комплексу заходів, здатного привести цю ділову концепцію до розвитку і вдосконалення організації, успішної реалізації її цілей, зміцненню її позицій на ринку. Такими документами повинні бути положення про фінансову, виробничо-технологічної, інноваційної, постачальницької, збутової, інвестиційної, облікової і кадровій політиці. Дані положення повинні розроблятися на основі глибокого аналізу кожного елемента політики і вибору з наявних альтернатив найбільш прийнятних для даної організації. Документальне закріплення політики організації в різних сферах її фінансово-господарської діяльності дозволить здійснювати попередній, поточний і наступний контроль всіх аспектів її функціонування.
3. Аналіз ефективності існуючої структури управління, її коригування. Необхідно розробити положення про організаційну структуру, в якому повинні бути описані всі організаційні ланки із зазначенням адміністративної, функціональної, методичної підпорядкованості, напрями їх діяльності, функції, які вони виконують, встановлений регламент їх взаємовідносин, права і відповідальність, показано розподіл видів продуктів, ресурсів, функцій управління по цим ланкам. Те ж відноситься і до положень про різні структурні підрозділи (відділах, бюро, групах і тд.), До планів організації праці їх працівників. Необхідно розробити (уточнити) план документації і документообігу, штатний розклад, посадові інструкції із зазначенням прав, обов'язків і відповідальності кожної структурної одиниці. Без такого суворого підходу неможливо здійснювати чітку координацію функціонування всіх ланок системи внутрішнього контролю організації.
4. Розробка формальних типових процедур контролю конкретних фінансових і господарських операцій. Це дозволить впорядкувати відносини працівників з приводу контролю фінансово-господарської діяльності, ефективно управляти ресурсами, оцінювати рівень достовірності (якості) інформації для прийняття управлінських рішень.
5. Організація відділу внутрішнього аудиту (або іншого спеціалізованого контрольного підрозділу).
Внутрішній аудит як форма внутрішнього контролю
Одна з найбільш розвинених форм внутрішнього контролю - внутрішній аудит.
Як правило, він притаманний великим організаціям, для яких характерні:
Складна і розгалужена організаційна структура управління;
Наявність великої кількості філій, підприємств і (або) дочірніх компаній;
Різноманітність видів діяльності і можливість їх кооперування;
Прагнення органів управління одержувати досить об'єктивну і незалежну оцінку дій керівників всіх рівнів.
У правилах стандарту аудиторської діяльності під внутрішнім аудитом розуміється створена в економічному суб'єкті і певна його наказами система контролю над дотриманням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку та надійністю функціонування системи внутрішнього контролю. Внутрішній аудит спрямований на вдосконалення діяльності та є незалежною оцінкою всіх: постачання, виробництво, логістика, маркетинг, реалізація і т.д.
Внутрішній аудит допомагає корпорації досягти поставлених цілей на основі систематизації підходу до оцінки бізнес-процесів, контролю і корпоративного управління. При цьому внутрішні аудитори повинні бути незалежними при зборі інформації, тобто вільними від контролю і заборон керівників, як головної організації, так і дочірніх фірм.
Крім завдань чисто контрольного характеру внутрішні аудитори можуть виконувати економічну діагностику, розробляти фінансову стратегію, вести, управлінське консультування.
Внутрішній аудит має велике значення, як для головної компанії корпорації, так і для дочірніх фірм (філій). На підставі аудиторської перевірки:
- Головна компанія:
- отримує своєчасну і об'єктивну інформацію про діяльність філій (дочірніх фірм),
- має можливість контролювати, порівнювати поєднувати діяльність філій (дочірніх фірм);
- філії (дочірні фірми):
- отримують уявлення про своє фінансово-економічне становище в корпорації,
- знайомляться в рамках всієї компанії з кращими практиками в роботі окремих підрозділів,
- краще осмислюють господарську, фінансову, корпорації, процедури і механізми її реалізації.
Внутрішній аудит може бути організований у формі:
Постійно діючої ревізійної комісії, яка обирається зборами акціонерів і підзвітною йому;
У формі спеціального внутрішнього контрольно-аналітичного підрозділу, підзвітної безпосередньо керівнику корпорації;
Договору з аудиторською фірмою на ведення внутрішнього аудиту.
До компетенції внутрішнього аудиту організації відносяться:
За роботою організації;
Перевірка функціонування системи виробництва за економічними показниками;
Аналіз роботи системи управління виробництвом і реалізацією;
Оцінка платоспроможності, ліквідності, і ділової активності організації;
Контроль є найважливішою функцією менеджменту, без якої неможлива реалізація в повній мірі всіх інших функцій (планування, організації, керівництва і мотивації). Наприклад, функція планування повинна безперервно враховувати реальні можливості і мінливі умови роботи і розвитку підприємства.
За допомогою контролю відбувається забезпечення правильної оцінки реальних ситуацій, створюючи тим самим передумови для внесення коректив в плановані показники розвитку, як окремих підрозділів, так і всього підприємства. З цієї причини контроль може виступати в якості основного інструменту вироблення політики та прийняття рішень, які забезпечують нормальне функціонування підприємств і досягнення ними визначених перспективних і оперативних цілей.
Поняття і етапи контролю
Поняття і етапи контролю включають в себе: збір, обробку та аналіз інформації про реальні результати господарської діяльності всіх відділів підприємства, порівняння цих показників з плановими, знаходження відхилень і аналіз їх причин, вироблення заходів, необхідних для досягнення поставленої мети.
У зв'язку з цим поняття і етапи контролю розглядаються не тільки як фіксування відхилень, а й як дослідження причин відхилень і пошук можливих варіантів розвитку. Існування відхилень в одному з ланок часто вимагає прийняття термінових рішень, які відносяться до оперативної діяльності конкретного відділу (підрозділу) компанії.
етапи контролю
Поняття і етапи контролю починаються з визначення стандартів, які представляють собою піддаються вимірюванню конкретні цілі. Для ефективного менеджменту необхідне створення стандартів у вигляді показників результативності об'єктів управління для всіх основних сфер.
Другий етап контролю включає в себе вимір фактично досягнутих результатів діяльності компанії і її співробітників.
На третьому етапі показники функціонування і встановлених стандартів призводять до зіставлення, визначають масштаби допустимих відхилень від встановленої норми. Тільки істотні відхилення від встановленого стандарту необхідно привести до коригуючого впливу. До таких заходів можна віднести:
- Процес зміни внутрішніх змінних систем,
- Модифікацію стандартів,
- Невтручання у функціонування систем.
Заключний етап в контролі
На останньому етапі контролю відбувається оцінка результатів, при цьому виконавці здійснюють коригувальні дії. На цій стадії необхідно керуватися порівнянням, який зроблений на попередньому етапі.
Після проведення оцінок можливі три варіанти подальших дій:
- Підтримувати існуючий стан в тому випадку, якщо досягнуті показники знаходяться у відповідності зі стандартами або відхилення від них допустимо.
- Виправляти відхилення фактичних результатів від стандартних показників.
- Змінити стандарти, які показали себе або занадто високими, або заниженими.
При здійсненні процедури контролю менеджери повинні в обов'язковому порядку враховувати поведінку співробітників. Контроль дій персоналу може на них надавати як негативне, так і позитивний вплив. У деяких ситуаціях контроль може привести до видачі невірної інформації. Як результат контролю можна виділити три основні моменти: формування критеріїв і стандартів, визначення справжніх результатів діяльності, порівняння реальних результатів з плановими.
види контролю
Поняття і етапи контролю мають на увазі кілька його видів. Попередній контроль проводять до початку робіт за допомогою реалізації певної політики, процедур, правил і лінії поведінки. Найважливішим засобом здійснення попереднього контролю в сфері фінансових ресурсів вважається бюджет.
Поточний контроль здійснюється в процесі проведення самих робіт. Цей вид контролю проводять в якості контролю роботи підлеглих їх безпосереднім керівником. Контроль не проводять в один час з виконанням самих робіт, він заснований на зміні фактичних результатів після здійснення робіт.
заключний контроль здійснюють після того, як роботи закінчені або закінчується відведений час.
Види контролю:
1-попередній - здійснюється до початку робіт. Основні засоби здійснення контролю - реалізація певної політики, процедур, правил і ліній поведінки. Ретельний аналіз ділових і професійних навичок і відбір найбільш підготовлених і кваліффікаціонних людей. Контроль матеріальних ресурсів - вироблення стандартів допустимих рівнів якості і проведення перевірок надходять матеріалів. Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет.
2-поточний - здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Проводиться у вигляді контролю роботи підлеглого його безпосереднім начальником. Контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи, а базується на зміні фактичних результатів після проведення роботи.
3-заключний - здійснюється після того, як робота закінчена або закінчилося відведений час.
Функції контролю:
Контроль дає інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому.
Сприяє мотивації.
етапи контролю:
1. вироблення стандартів і критеріїв - демонструє наскільки злиті функції контролю і планування.
стандарти - певні цілі, які піддаються вимірюванню і грунтуються на процесі планування.
2. зіставлення з ними реальних результатів - зіставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами.
3. прийняття необхідних коректних дій - менеджер повинен вибрати одну з 3-х ліній поведінки: нічого не робити, усувати відхилення, переглянути стандарти.
Основні елементи процесу управління. Проблема як елемент процесу управління
управління - це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти цілей. Суть управління полягає в оптимальному використанні ресурсів (землі, праці, капіталу) для досягнення поставлених цілей.
Управління являє собою реалізацію декількох взаємопов'язаних функцій: планування, організації, мотивації співробітників і контролю.
1.Планирование. За допомогою цієї функції визначаються цілі діяльності організації, засоби і найбільш ефективні методи для досягнення цих цілей. Важливим елементом цієї функції є прогнози можливих напрямків розвитку та стратегічні плани. На цьому етапі фірма повинна визначити, яких реальних результатів вона може досягти, оцінити свої сильні і слабкі сторони, а також стан зовнішнього середовища (економічні умови в даній країні, урядові акти, позиції профспілок, дії конкуруючих організацій, переваги споживачів, громадські погляди, розвиток технологій).
2.Організація. Ця функція управління формує структуру організації і забезпечує її всім необхідним (персонал, засоби виробництва, грошові кошти, матеріали і т.д.). Тобто на цьому етапі створюються умови для досягнення цілей організації. Хороша організація роботи персоналу дозволяє домогтися більш ефективних результатів.
3.Мотівація - це процес спонукання інших людей до діяльності для досягнення цілей організації. Виконуючи цю функцію, керівник здійснює матеріальне і моральне стимулювання працівників, і створює найбільш сприятливі умови для прояву їх здібностей і професійного "зростання". При гарній мотивації персонал організації виконує свої обов'язки відповідно до цілей цієї організації і її планами. Процес мотивації передбачає створення для працівників можливості задоволення їх потреб, за умови належного виконання ними своїх обов'язків. Перш, ніж мотивувати персонал на більш ефективну роботу, керівник повинен з'ясувати реальні потреби своїх працівників.
4. Контроль. Ця функція управління передбачає оцінку і аналіз ефективності результатів роботи організації. За допомогою контролю проводиться оцінка ступеня досягнення організацією своїх цілей, і необхідна коригування намічених дій. Процес контролю включає: встановлення стандартів, вимірювання досягнутих результатів, порівняння цих результатів з планованими і, якщо потрібно, перегляд первинних цілей. Контроль пов'язує воєдино всі функції управління, він дозволяє витримувати потрібний напрямок діяльності організації і своєчасно коригувати невірні рішення.
Процес управління проблемами охоплює п'ять послідовних кроків, а саме:
(1) ідентифікацію проблем, на які організації слід звернути особливу увагу;
(2) аналіз і визначення меж кожної проблеми з точки зору її впливу на місцеві групи громадськості;
(3) виявлення та демонстрацію альтернативних варіантів стратегії;
(4) реалізацію програми дій, спрямованої на поширення позицій організації та вплив на сприйняття проблеми;
(5) оцінку результатів виконання програми з точки зору досягнення мети організації.
У розгорнутому вигляді процес управління проблемами містить наступні елементи:
* Передбачення проблем.
* Селективна ідентифікація проблем. Організація в змозі одночасно займатися вирішенням лише декількох проблем. Тому, щоб ефективно здійснювати управління проблемами, в центрі уваги весь час потрібно тримати від 5 до 10 конкретних пріоритетних проблем, особливо тих, які є життєво важливими для організації.
* Увага до сильних та слабких місць. Більшість передбачуваних заздалегідь проблем, з одного боку, надають організації шанси для свого зміцнення, використання резервів, а з іншого, - містять загрози.
* Планування в напрямку "ззовні всередину". Зовнішнє середовище, а не внутрішня стратегія обумовлює селекцію пріоритетних проблем.
* Орієнтація на отримання користі. Незважаючи на те, що багато людей розцінюють управління проблемами як очікування кризи, проте справжньою його метою має бути захист організації від впливу зовнішніх факторів і посилення її ділової активності за рахунок нейтралізації факторів, що становлять загрозу тих переваг, якими вона володіє.
* Складання графіка дій. Загальний процес управління проблемами, що передбачає ідентифікацію та впорядкування виникаючих проблем, точно так же повинен пропонувати і загальну політику, програми і графік вирішення цих проблем. Дія - ключ до процесу ефективного управління проблемами.
* Підтримка з боку керівництва