Як часто складається штатний розклад. Наказ про внесення змін до штатного розпису. Зміни в штатному розкладі

Важливість складання штатного розкладу у багатьох викликає питання, чи часто потрібно його складати, як правильно воно заповнюється і чи є цей кадровий документ обов'язковим, щоб прояснити кілька моментів ми детально їх розповімо в даній статті.

Складання штатного розкладу, для чого воно потрібне?

Штатний розклад - це кадровий документ, який потрібен для організації штатної структури. Цей документ в собі містить перелік структурних підрозділів підприємства, список посад, назва спеціальностей і професій з обов'язковим зазначенням кваліфікації. Форма - уніфікована законом, воно допомагає роботодавцям впорядкувати і оптимізувати роботу організації. Застосування штатного розкладу дозволяє повністю бачити всю структуру підприємства, а так само її підрозділи.

Складання штатного розкладу, чи є обов'язковим?

Цей кадровий документ краще оформити, так як велика кількість перевіряючих органів знаходять його обов'язковим для кожної організації. Наприклад, соціальне страхування і податкова інспекція завжди запитує цей кадровий документ при проведенні перевірок. Штатний розклад не являє собою документ податкового обліку, проте роботодавцям необхідно його надати іншим організаціям під час перевірок. Його відсутність можуть розцінити як порушення, за яке нараховується штрафна санкція в розмірі 50 тисяч рублів.

Як часто необхідно складати штатний розклад?

Так як цей документ, є плановим, його доцільно складати раз на рік або раз в півріччя. Це дозволить регулювати число співробітників підприємства і його склад. Однак необхідно затверджувати цей кадровий документ на кілька років, в тому випадку якщо підприємство не вводить нові посади.

Хто займається розробкою і затвердженням штатного розкладу?

Керівник підприємства може сам цим зайнятися, визначивши відповідальні особи, які нададуть йому допомогу, наприклад, головний бухгалтер, кадрові працівники, співробітники юридичної або економічної відділу. Для того щоб штатний розклад затвердити, керівник підписує спеціальне розпорядження або наказ. Реквізити штатного розкладу вказуються в полі форми Т - 3.

Які терміни зберігання кадрового документа?

Штатний розклад має певні терміни зберігання. Кадровий документ повинен зберігатися протягом 3х років. Штатні розстановки, зберігаються 75 років, після складання нового.

Штатна розстановка

Деякі підприємства ведуть штатну розстановку, аналог штатного розкладу. Він відображає наявні вакантні місця, а так само всі відомості по заміщенню посад. Штатна розстановка містить табельні № співробітників, інформацію про різні зміни в особистому складі, відомості про категорії працівників і їх стаж. Основою документа, є штатний розклад, в якому при необхідності додаються додаткові графи. Штатна розстановка не є обов'язковим документом, однак він дуже зручний для великих підприємств.

Правило складання штатного розкладу

При заповненні "Шапки" вказується назва підприємства в поле "Найменування", № документа, код ОКПО, дата складання, так само пишеться дата вступу документа в силу в розділі "Штатний розклад на період". Є нумерація граф:

* 1 графа "Найменування". Вказується назва структурного підрозділу.
* 2 графа "Код". Вказується код підрозділу, який присвоєно керівником підприємства.
* 3 графа. Вказується посада, клас, розряд співробітника.
* 4 графа "Кількість штатних одиниць". Вказується число штатних одиниць відповідно до посад.
* 5 графа "Тарифна ставка". Вказується оклад,% від виручки, тарифна сітка. Вказувати суму необхідно в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Вказуються мотивовані і компенсаційні виплати. Це доплати, премії, надбавки.
* 9 графа. Вказується сума загальних граф 5 - 8. Підсумовується оклад і надбавки, значення виводиться в рублях.
* 10 графа. Вказуємо примітки, якщо їх немає, графа залишається порожньою.

У рядку "Разом" підсумовуються показники по вертикалі. Затверджує штатний розпис керівник кадрового відділу або уповноважена особа. Головний бухгалтер так само підписує кадровий документ. Друк ставити можна, однак вона не обов'язкова.

Зміна штатного розкладу

Існує 2 варіанти, при яких штатний розклад вимагає змін:

1. Розробка та затвердження нового штатного розкладу. На основі чинного розкладу розробляється нове з внесеними до нього змінами. Дані документ набуває сили дії з початку або з середини року.

2. В діючий кадровий документ вносяться зміни. Дані зміни штатного розкладу відбуваються по відповідному наказом начальника. У наказі зазначаються підстави, за якими вносяться зміни, а так же описуються внесені зміни.

Якщо скорочується штат, коли вносяться зміни до штатного розпису?

Скорочення чисельності персоналу, є основною причиною для змін в кадровому документі. Скорочення чисельності підприємства передбачає виключення з документа окремих штатних одиниць. При звільненні працівника потрібно попередити про це за 2 місяці. Новий розклад вводиться в дію після закінчення цього часу.

важливість складання штатного розкладу для підприємств, безумовно, є, воно допомагає виконувати різні функції різної складності, а так само оптимізує діяльність підприємства в цілому.

Штатний розклад - це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладу, оскільки воно не є первинним документом, а форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, носить рекомендаційний характер. Однак на практиці штатний розклад необхідно, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю та управління, так і при спілкуванні з перевіряючими органами. Сьогодні розбираємося у всіх аспектах його підготовки і ведення.

Чим загрожує відсутність штатного розкладу?

Штатний розклад зазвичай просять уявити трудові та податкові інспекції під час перевірок. Його відсутність трактується як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадова особа штрафують на 1-5 тис. Рублів, організацію - на суму 30-50 тис. Рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатний розклад допомагає обгрунтувати звільнення співробітників за скороченням штату при розгляді справи в суді. Без штатного розкладу роботодавцю складно довести, що звільнення виправдано. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати скорочуваним працівникам (роботодавець зобов'язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця по ст. 179 ТК РФ).

Хто і як повинен складати і вести штатний розклад?

Взагалі кажучи складання штатного розкладу - святий обов'язок економіста з праці з відділу організації та оплати праці (Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, постанову Мінпраці Росії № 37 від 21 серпня 1998 року). Однак за фактом штатний розклад готують бухгалтери, кадровики і юристи. Офіційно відповідають за штатний розклад керівник компанії і головний бухгалтер, оскільки вони його підписують.

Штатний розклад може бути складено на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:

вказати терміни і правила розробки та внесення змін;
форму наказу про затвердження штатного розкладу;
відповідальних за формування і підписання штатного розпису і наказів осіб;
склад правових і локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розклад;
працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу і зміни в нього.

За якою формою складати штатний розклад?

Штатний розклад - локальний нормативний акт, що описує організаційну структуру компанії і її персонал. Розклад складається за формою № Т-3 (Постанова №1 Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 5 січня 2004 року), яка є рекомендаційною. Її можна адаптувати під потреби компанії. Однак, на наш погляд, краще використовувати форму № Т-3, оскільки вона містить всі необхідні дані.

Як заповнювати форму № Т-3?

Реквізити форми оформляємо в такий спосіб:

Найменування організації має повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, слідом за повним.

код організації - вісім знаків коду за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

Дата складання в форматі ЧЧ.ММ.ГГГГ

Період дії. Вказується, скільки буде діяти штатний розклад і з якої дати воно вступає в силу.

Заповнюємо графи, всього їх 10.

Найменування структурного підрозділу вказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженим роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то а алфавітному порядку або в порядку убування числа співробітників підрозділу.

Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, потрібно вказати назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторів шкідливих виробництв і іншими відповідними документами.

Код структурного підрозділу. Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані по функціональної важливості. Якщо класифікатора немає, коди можна привласнити підрозділам, розташованим в алфавітному порядку або за іншим принципом.

Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація.Вказується без скорочень в складі структурного підрозділу, починаючи від керівника, закінчуючи технічним виконавцем. Увага: у робочих - професії, у службовців - посади (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Кількість штатних одиниць вказується по кожній посаді чи професії. Якщо передбачається робота за сумісництвом - вказується у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 і т.д.).

Тарифна ставка, оклад вказується в розмірі місячної заробітної плати в залежності від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та ін.) Розмір окладу необхідно вказувати в рублях або у відсотках, коефіцієнтах і ін. Від практики вказувати зарплати в доларах краще відмовитися. Формально це не заборонено, в ТК РФ говориться тільки про обов'язок роботодавця платити зарплату в рублях. Тобто оклад просто перекладається в рублі за поточним курсом. Однак судова практика говорить про те, що тут є порушення.

Трудовий кодекс РФ не містить норм, які прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті (умовних одиницях), так як в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говориться тільки про виплату заробітної плати в грошовій формі у валюті РФ (в рублях). Але згідно з ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифна ставка і оклад має фіксований розмір, який повинен бути незмінним протягом терміну дії договору. А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.

Надбавки. У графах 6-8 вказуються стимулюючі і компенсаційні виплати, встановлені законом або за ініціативою роботодавця.

У графі всьоговказується загальна сума граф 5-8 (оклад і надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.

Примітказаповнюється, якщо інформація в графах форми неоднозначна і вимагає пояснень.

Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник і головний бухгалтер.

Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.

Проект штатного розкладу готовий, що далі?

Штатний розклад затверджується відповідним наказом по основній діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць і термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім - реєструється в Журналі реєстрації наказів по основній діяльності. Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ і штатний розклад відправляється на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.

Як вносити зміни?

Оскільки штатний розпис затверджується наказом, то і зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну і дата вступу змін в силу зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні - складається новий штатний розклад з новим наказом про його затвердження.

Зміни штатного розкладу зазвичай зачіпають співробітників, тому за ним слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.

Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.

Подивимося, як відобразити зміна окладу співробітників. Роботодавець зобов'язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розпису. У наказі вказуються посади, нові оклади і дата вступу змін в силу. Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни в трудові договори, знайомляться з наказом під підпис.

Потім з працівниками укладають додаткові угоди. У них недостатньо обмежитися фактом збільшення або зменшення окладу - потрібно вказати причини (по ст. 22 і 132 ТК РФ зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості і якості витраченої праці). В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе вимагати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те ж саме, але за менші гроші.

Увага: зменшувати розмір оплати праці в односторонньому порядку за ст. 74 ТК РФ можна тільки при зміні організаційних або технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.

Однак для такого маневру посаду і кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов'язаний довести, що визначені трудовим договором умови не могли бути збережені, а неприйняття рішення про зниження окладів призвело б до масових скорочень персоналу. Аргументів у вигляді зниження попиту на послуги або продукцію або падіння прибутку недостатньо.

Наявність цього документа не обов'язково за законом. І, все-таки, він є в багатьох, особливо великих, компаніях. У цій статті розбираємо важливі питання: як заповнити штатний розклад, хто його має затвердити і чи можна працювати без нього.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Що таке штатний розклад і для чого потрібно

«Кадри вирішують все», - сказано в радянські часи, але не втратило актуальності і в сучасному діловому світі. Дійсно, якщо порівняти організацію з живим організмом, то штатний розклад буде виконувати в ньому роль скелета - структури, на яку «нарощуються» кадри: робочі, менеджери, керівники різних рівнів.

Скільки компанії потрібно всього співробітників? Скільки з них повинні займати керівні посади? Скільки всього потрібно підрозділів? Які є перспективи зростання? Скільки треба платити всім цим людям? Якщо ставити такі питання хаотично, управляти бізнесом буде непросто. Але коли в організації є штатний розклад, картина стає набагато більш чіткою. Отже, перша причина для складання «штатка» - практична, воно допомагає:

Сформувати чітку структуру підприємства.
Набирати ефективну команду і завжди вчасно реагувати на появу вакансій.
Управляти фондом заробітної плати і контролювати оплату праці.

Вказувати конкретні імена співробітників не обов'язково. Штатний розклад - це структурний документ, на підставі якого служба зайнятості наповнює штат співробітниками. При прийомі на роботу співробітника або після його звільнення основний документ не змінюється.

Як правильно скласти штатний розклад

Незважаючи на те, що обов'язкових норм і зразків складання ШР немає, всім, хто несе відповідальність за цей документ, хочеться бачити конкретний приклад правильного заповнення.

Тут доречно взяти за основу уніфіковану форму, яку Держкомстат Росії затвердив 05.01.2004 року. З 2013 року з'явилася постанова про цю форму скасовано, а всі зразки з обов'язкових перетворилися в рекомендовані. Тобто при необхідності будь-яка компанія може вносити в шаблон зміни відповідно до внутрішнього потребами організації. Однак надійніше, та й простіше, дотримуватися вже розроблених раніше стандартів.

При розробці індивідуального бланка ШР треба стежити за відповідністю другій частині статті 9 закону «Про бухгалтерський облік».

Складання штатного розкладу можна умовно розділити на заповнення трьох основних розділів: шапка, основна і заключна частини. Розглянемо кожен розділ докладно.

шапка

Незалежно від формату (за формою Т-3 або без неї), заголовна частина починається з найменування документа. У нашому випадку це «Штатний розклад». Також обов'язково вказати всі реквізити компанії:

Назва, включаючи організаційно-правову форму (ТОВ, АТ або інше).
Реєстраційний номер, а також коди ОКУД і ОКПО.

Тут же слід прописати дати: складання, затвердження, набуття чинності, закінчення дії. Варто також передбачити гриф затвердження.

Зверніть увагу: уніфікованої формою не передбачений строгий формат затвердження, тому варто керуватися існуючими державними стандартами заповнення грифа затвердження. Детальніше про затвердження ШР - далі в статті. Щоб на практиці розібратися з усіма нюансами складання, скачайте зразок документа.

Приклад заповнення штатного розкладу

Основна частина

Згідно уніфікованою формою, цей розділ штатного розкладу формується на основі десяти граф:

графа 1: Назва підрозділу (з великої літери).
графа 2: Код підрозділу (треба взяти з документа про структуру організації).
графа 3: Назва та код посади. Якщо в підрозділі працює кілька фахівців, їх краще вказувати в порядку спадаючої ієрархії - від керівників до рядових працівників. Якщо є вимоги по кваліфікації або розряду - вказувати.
графа 4: Кількість вакансій для кожної посади. Сумісники і працюючі на частину ставки підсумовуються для цієї графи. Наприклад, якщо у відділі є 3 полставочніка і один співробітник на повну ставку, значення для графи одно 2,5.
графа 5: Тарифна сітка або оклад.
графи 6-8: Дані про надбавки і видах фінансової мотивації, якщо така передбачена.
графа 9: Підсумковий фонд зарплати. Для розрахунку слід помножити число з графи 4 на суму значень з граф 6,7 і 8. Ця графа має бути заповнена навіть в тому випадку, якщо оплата праці змішана або безтарифна.
графа 10: Нотатки і примітки, якщо вони є.

Заключна частина

Тут, як правило, розташовані підписи тих, хто відповідає за складання і виконання "штатка". Наприклад, головбух і начальник відділу кадрів. В офіційній формі немає місця для друку, тому вона ставиться на розсуд керівника.

Якщо специфіка компанії передбачає використання тимчасових або сезонних працівників, варто доповнити ШР графою «Термін виконання робіт». Якщо в штаті є співробітники, які працюють в небезпечних умовах, назви їхніх посад повинні збігатися з тими, що перераховані в державних класифікаторах та інших нормативних актах. Якщо штатний розклад складено і затверджено, назви посад в трудових договорах повинні відповідати значенням, вказаним в ньому.

Хто складає штатний розклад в організації

Питання про те, хто повинен розробляти ШР - один з найбільш частих на форумах кадровиків. І це не дивно, адже немає законодавчо затверджених нормативів, що стосуються "штатка". Важливим є те, що він об'єднує кадрові питання з фінансовими. Тому логічно, щоб структуру організації і назви посад прописували фахівці відділу кадрів, а економісти або бухгалтери займалися графами, що стосуються тарифної ставки, надбавок та інших фінансових питань. У невеликих компаніях всі завдання по складанню ШР часто бере на себе головний бухгалтер.

Коли складається штатний розклад

Оптимальний варіант - скласти і затвердити відразу після заснування компанії. Якщо з якихось причин це не було зроблено, ніколи не пізно такий розклад скласти.

Встановленої законом періодичності складання ШР немає. На розсуд керівництва це можна робити 1 раз в рік, а можна частіше або рідше. Найчастіше компанії вибирають такий режим: документ складають щорічно, на етапі планування наступного року. Протягом цього періоду, якщо виникає необхідність, в нього вносять зміни, підтверджуючи їх відповідними наказами.

Експерти рекомендують закріпити форму ШР, а також порядок і періодичність його поновлення окремим локальним нормативним актом.

як затвердити

Затверджує штатний розпис керівник компанії або співробітник, який має такі повноваження (це повинно бути вказано в установчих документах). Треба видати відповідний наказ, а в документі, в грифі затвердження, проставити дані про розпорядження: його номер і дату вступу в силу.

терміни зберігання

Як і інші організаційно-нормативні документи компанії, ШР має певний термін зберігання. Щоб визначити, наскільки довго слід зберігати цей документ, звернемося до наказу Міністерства культури № 558 від 25.08.2010. У ньому є кілька позицій:

Зберігається постійно, якщо розроблений на цьому ж підприємстві. Якщо на боці - то термін зберігання всього 3 роки.
Проекти і робочі документи по складанню такої документації - 5 років.
Внутрішнє листування, пов'язана зі змінами в ШР, повинна зберігатися 3 роки після того, як ці зміни були прийняті.
Суміжний документ (штатні розстановки) слід зберігати 75 років.

Коли складається і затверджується штатний розпис на наступний рік

Штатний розклад є документ, в якому вказується чисельний склад працівників організації з перерахуванням:

кількості співробітників;
їх посад;
окладу і особливостей нарахування заробітної плати.

Законодавство за загальним правилом не містить обов'язку для організацій затверджувати штатний розклад щорічно. Згідно з постановою № 1 зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу (розпорядження) керівника організації або особи, яка уповноважена на це належним чином. Термінів видання таких наказів (розпоряджень) не встановлено. Постанова № 1 також не вказує на необхідність видавати накази про зміну штатного розкладу перед настанням наступного календарного року.

Винятки є для окремих видів організацій:

Так, відповідно до п. 2 Порядку затвердження штатних розписів працівників, затв. наказом МНС РФ від 24.09.2008 № 563, штатні розписи підлягають щорічному перезатвердження.
Також необхідність щорічного видання штатних розкладів встановлена \u200b\u200bдля квартирно-експлуатаційних служб полків відповідно до Статуту внутрішньої служби Збройних Сил РФ, утв. Указом Президента РФ «Про затвердження ...» від 10.11.2007 № 1495.

Затвердження штатного розкладу на рік: як правильно оформити

Згідно з постановою № 1 штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням).

Питання про необхідність проставлення печатки, а також про те, хто повинен підписати розклад, розкриті в нашій статті Ставиться печатка і хто підписує штатний розклад?

Важливим представляється не просто твердження розкладу на рік, а постійне внесення до нього змін у разі зміни фактичної ситуації з персоналом.

Так, якщо був виданий наказ про припинення трудових відносин з працівником у зв'язку зі скороченням штату або чисельності, то необхідно, щоб йому відповідав наказ про зміну штатного розкладу, оскільки відсутність таких змін свідчить про те, що реальне скорочення не мало місця, посаду продовжує існувати і працівник може бути відновлений на роботі (касаційне визначення ВС Удмуртської Республіки від 27.09.2010 по справі № 33-3088).

Відсутність штатного розкладу може бути проблемою не тільки при регулюванні трудових відносин, а й при взаємодії з держорганами. Так, для податкових органів відсутність розкладу - одна з ознак того, що організація не здійснює госпдіяльність (постанова Арбітражного суду СЗО від 04.10.2016 № Ф07-8043 / 2016 з справі № А42-8673 / 2015).

Затверджені розкладу організацій, створених за участю РФ, є предметом перевірки ревізорами (методичні рекомендації щодо організації перевірочної діяльності ревізійних комісій АТ за участю РФ, утв. Наказом Росмайна від 26.08.2013 № 254).

Отже, при відповіді на питання, коли затверджується штатний розпис, можна відзначити, що за загальним правилом штатний розклад не підлягає обов'язковому щорічному перезатвердження. Виняток зроблено для окремих організацій (МНС, збройних сил). Правильне твердження штатного розкладу здійснюється за допомогою видання наказів (розпоряджень) керівника організації. Фактична зміна ситуації з персоналом повинно бути належним чином оформлено і шляхом внесення змін до штатного розпису, що здійснюється з дотриманням тієї ж процедури, яка передбачена для затвердження розкладу - за допомогою видання наказу (розпорядження).

Штатний розклад - нормативний документ, Покликаний здійснювати планування виробничих процесів і регламентувати кадрові зміни. Як часто необхідно його складати, щоб регулятор трудової діяльності не втратив своєї актуальності?

За детальнішою інформацією по суті складання штатного розкладу, його цільового призначення, форми і методи ведення прописані в Трудовому кодексі РФ, зокрема, 57 статті.

В рамках даного документа зазначено, що посада співробітника або його професія в аспекті конкретного професійного показника в двосторонній угоді про працю та штатному розкладі повинні бути абсолютно однаковими.

Аналогічні правила і вимоги відображені в Листі Роструда, рекомендованому до застосування з 2014 року. У ньому зазначено, що розклад слід складати з періодичністю, яка визначається потребою конкретної організації.

Чим загрожує відсутність

Документ, як правило, перевіряють податкові та трудові інспектори. Його відсутність регламентовано Трудовим кодексом РФ як адміністративне порушення, обкладене штрафними санкціями в розмірі до 5000 рублів фізична особа та до 50000 рублів юридичне.

Без його наявності можна буде представити доказову базу на предмет обґрунтованості звільнень, юридичної виправданості скорочення штатних одиниць та інших спірних питань, що вирішуються в судовому порядку.

Розробка, порядок затвердження і терміни

З приводу розробки проекту і осіб, уповноважених ним займатися, закон однозначного визначення не дає. Це здатний зробити сам керівник, який також може доручити розробку бухгалтеру чи іншим уповноваженим співробітникам, компетентним в даному питанні.

В рамках посадових обов'язків до процесу можуть бути залучені кадрові та юридичні відділи.

Алгоритм складання відповідно до затверджених графами:

Назва - прописується найменування структурного підрозділу в межах внутрішньої ієрархії.
Код підрозділу - присвоюється директором.
професія працівника в рамках єдиного тарифного класифікатора.
Число штатних співробітників. Якщо є вакантні посади, ці відомості так само потрібно відобразити в зведенні.
Заробітня плата - тарифна ставка або посадовий оклад, надбавки, премії, доплати і компенсації із зазначенням загальної грошової суми виплат в рублях.
Примітки заповнюється за внутрішнім розсуд з урахуванням специфіки діяльності підприємства.

підписує документ виконавчий співробітник, А затверджує наказом його головний керівник. Наявність друку можливо, але не обов'язково.

Термін дії документа не має часових обмежень до тих пір, поки цього не вимагатимуть відбуваються кадрові зміни. Зберігається звід, що втратив юридичну силу, протягом 3 років в архіві компанії.

Як часто потрібно складати

Дата штатного розкладу установи - головний показник, Що характеризує часовий період його дії в первісному варіанті.

У нормі кожна нова версія оформляється з періодичністю в один календарний рік. Якщо передбачаються передчасні кадрові зміщення, змінюється характер і кількість одиниць, внести доповнення можна в будь-який зручний для цього час.

Терміни внесених поправок регламентуються будь-яким звітним періодом, Циклом тривалістю 12 місяців, або на час, що припадає на перший день нового проміжку, наприклад, на 6 місяців або квартал.

З цього випливає, що міняти професію працівника, розміри виплат з праці можна необмежену кількість разів - законом такі дії не заборонені. А от необхідність залишення нового штатного розкладу на тлі подій, що відбуваються - міра обов'язкова і підлягає виконанню.

Якщо нічого в кадровій політиці не змінилося, звід по персоналу можна залишити в колишньому вигляді. При цьому вносити поправки після кадрових перестановок вважається серйозним порушенням і тягне за собою адміністративну відповідальність.

Що робити після затвердження проекту

Після затвердження документа проект, по суті, повинен стати основним важелем регулювання всіх кадрових питань на виробництві.

При грамотному заповненні його наявність зробить процес ведення обліку більш оптимізованим і мобільним.

З того моменту, як механізм дії затверджений і запущений, будь-які зміни повинні чітко відображатися в початковому варіанті зводу шляхом внесення змін, поправок та доповнень.

Це стосується:

реорганізаційних заходів;
оптимізації штатної структури підрозділу;
скорочення або, навпаки, розширення персоналу співробітників;
законодавчих нормативних оновлень.

Всі нюанси дублюються в інших джерелах кадрового обліку:

особистих трудових книжках працівників;
картках штатних одиниць.

При цьому в обов'язковому порядку потрібно угоду колективу (в письмовому підтвердженні даного рішення).

Іноді необхідні записи вносяться і в трудовий договір - як додаткової угоди до основного бланку, наприклад, відомості про нову посаду, заробітну плату.

Якщо про такі нововведення співробітника слід оповістити завчасно - за законом на це відводиться 60 днів, То в розклад і всі супутні документи ця інформація вноситься на етапі її офіційного затвердження керівником. Основна вимога в даному випадку - своєчасність внесення записів.

Порядок внесення змін

Всі доповнення і поправки в раніше діючий звід по персоналу повинні бути підкріплені внутрішнім керівним розпорядженням або наказом.

Алгоритм внесення змін наступного:

Оновлюється повністю все штатний розклад. Новий документ має інший реєстраційний номер номенклатури, присвоєний розпорядженням по основній діяльності підприємства.
Внесені поправки занадто незначні. У цьому випадку зміст зводу залишається колишнім, а всі нововведення прописуються у внутрішньому наказі по функціонуванню установи. Важливо, щоб його заголовок відбивав суть свого призначення, наприклад, «Про внесення переліку доповнень до штатного розпису».

Особливості для ТОВ

ТОВ - найбільш поширений вид діяльності. Принцип складання штатного розкладу істотних відмінностей від його стандартного виконання практично не має.

переважно застосовувати типову форму бланка Т-3. При цьому кожен директор подібної організації правомочний розробити такий зовнішній вигляд документа, з яким йому буде зручно працювати.

Основне правило - максимально правильно оформити шапку зводу про персонал, детально приписати найменування, установчий пакет паперів, на підставі яких здійснюється діяльність, а також код за ЄДРПОУ.

Якщо в ТОВ є філії, Вони працюють за загальним розкладом, персонально для кожного його відділення документ становити не потрібно. Досить буде просто забезпечити їх копіями і довести зміст для зацікавлених посадових осіб.

Адміністративна відповідальність на такі форми діяльності поширюється в тій же мірі, що і інші організації.

Вся інформація про штатний розпис представлена \u200b\u200bв даній інструкції.