Як пишеться супровідний лист для роботодавця. Зразки написання супровідного листа як слід писати супровідний лист. Вони поділяються на кілька категорій


Поняття «супровідний лист» нещодавно увійшло повсякденне життя у зв'язку з розвитком інтернет-технологій. Зазвичай, це короткі листи, які супроводжують основний документ і містять додаткову інформацію для одержувача. Під керівництвом досвідченого HR-менеджера ми розібралися, які правила для таких листів існують у бізнес-середовищі.

Супровідні листи читають перед аналізом самого резюме, тому вони відіграють головну роль у трактуванні та сприйнятті наступної інформації. Лист неодмінно має бути складено грамотно, тоді він розташує себе читає і відверне від критичного сприйняття. Невдалий лист - привід відправити до сміттєвого кошика навіть ідеальне резюме: 36% HR-менеджерів зізналися, що відмовлялися від кандидатів через некоректні супровідні листи.

Практика написання супровідних листів найбільш поширена серед менеджерів вищої та середньої ланки. На цих позиціях лист вимагає й принципово іншої якості виконання. Давайте розглянемо основні риси успішних супровідних листів.

Сувора структура

Супровідний лист містить у собі:

  1. Вітання(«Шановний [ім'я/посада]», «[Ім'я], добрий день», «Dear »)

    Привітання має бути або персоналізованим, або звертатися до фахівців конкретного департаменту, якщо ім'я одержувача не відоме.

  2. Основну частину

    2.1. розкажіть, яку посаду ви претендуєте, якщо відправляєте резюме на робочу пошту роботодавцю. На сайт цього робити не потрібно;
    2.2. поясніть, чим вас привабила ця вакансія: цікавий продукт, нові функції чи складні завдання;
    2.3. від мотивації плавно переходьте до досвіду та списку проектів, який не описаний у резюме, але корисний для цієї вакансії;
    2.4. знову нагадайте про вашу мотивацію на позицію. Чим далі зміст пункту 2.3 від необхідного досвіду, тим необхідніший пункт 2.4.

  3. Прощання(«Best regards», «З повагою») та продубльовані контактні дані

Важливо пам'ятати, що всі пункти, крім 2.3, - це напрацьовані кліше, створені успішними кандидатами за багаторічну практику. Вони стандартні, очевидні, вже є етикетом під час спілкування через супровідні листи, не повинні перевищувати однієї - двох пропозицій і пишуться строго з нового абзацу з відступом.

Наведемо приклад із листа керівника відділу продажу великої західної FMCG компанії. Воно досить довге, але для керівної посади це цілком припустимо.

«Ірина, добрий день,

пишу вам щодо вакансії «Керівник відділу продажу каналу сучасної торгівлі».

Описані обов'язки та цілі цієї позиції видаються мені надзвичайно цікавими. Мене завжди приваблювали складні та амбітні проекти.

Хочу одразу зауважити, що досвіду роботи саме з побутовою технікою у мене немає, але на відміну від більшості кандидатів у мене є такі сильні сторони:

  • досвід роботи з федеральними мережами на рівні перших осіб понад 5 років;
  • успішний запуск та введення в мережі новинок висококонкурентних категорій (молочна продукція).

Мій професійний досвід також включає:

  • управління командами торгових представників та супервайзерів від 30 осіб;
  • закриття дебіторських заборгованостей за ключовими клієнтами.

У разі взаємного інтересу пропоную зателефонувати в будь-який зручний для Вас час.

З повагою,
Олексій Х,
Тел.»

Хоча в більшості випадків ім'я одержувача невідоме, дуже важливо дотриматися персоналізованого та обдуманого звернення. Пам'ятайте, що скопійований шаблонний супровідний лист, швидше за все, залишить ваше резюме непрочитаним. Можливими зверненнями на сайт можуть бути: Шановний відділ персоналу компанії Х, Шановні співробітники відділу підбору персоналу Х, Шановний менеджер з підбору персоналу Х, Я уважно вивчив позицію Керівник відділу продажів каналу сучасної торгівлі і т.д. .»

Невелике, але ємне

Пам'ятайте, що супровідний лист має читатись за 10 секунд. На жаль, часта практика російської культури – це вписати до супровідного листа абсолютно всі проекти та досвіди життя, які зовсім не мають відношення до вакансії. Такі листи відкривають тотальне нерозуміння як позиції, і її роль компанії.

Постарайтеся написати невеликий, але інформативний та корисний лист тільки з якісною інформацією.

Діловий стиль

Супровідний лист за стилем має відповідати галузі компанії та корпоративній культурі.

Більшість інжинірингових, медичних, банківських, консалтингових та інших роботодавців підійде витриманий діловий стиль, описаний вище. Він безпрограшно підходить для 95% вакансій, які розміщені в інтернеті. Його відрізняє максимально легка та інформативна форма листа: проста структура, термінологія, відсутність громіздких придаткових та складнопідрядних речень.

Інші 5% - області Hi-tech, креатив, IT start-up, приватні та невеликі компанії з нішевими продуктами - допускають більш вільне та емоційне звернення.

Помилки

Часта помилка, що моментально вбиває інтерес читача - шаблонні листи. Якщо для вас ця заявка на участь у конкурсі на позицію є настільки типовою, що ви копіюєте свій лист, то і для одержувача ви стаєте настільки ж типовим кандидатом.

Не дублюйте у супровідному листі ваш досвід іншими словами. Ніхто не захоче витрачати зайвий час на прочитання однієї і тієї ж інформації двічі.

Креатив у листі та гумордоречні, якщо тільки розглянута компанія входить у той малий відсоток роботодавців, котрим оригінальність та гумор є частиною професійної діяльності та відповідає внутрішній корпоративній культурі.

Отже, у чому секрет вдалих супровідних листів? Вони структуровані, невеликі за обсягом, але дуже ємні, стилізовані під культуру компанії і не містять помилок. А найголовніше – такі супровідні листи фокусуються на інтересах компанії, а не на персональному інтересі кандидата. Покажіть, що ви знаєте, чого потребує компанія і як їй допомогти.

Супровідний лист до резюме- це документ, в якому можна у більш вільній формі уявити себе з найкращого боку та зацікавити роботодавця.

Наявність супровідного листа до відгуку на вакансію є додатковою перевагою претендента на працевлаштування.

Як правильно написати супровідний лист до резюме

Як написати до відгуку на вакансію? Якщо супровідний лист до резюме надсилається цілеспрямовано керівнику кадрової служби або керівнику компанії, у шапці документа необхідно вказати його ПІБ, посаду та найменування компанії.

Складання супровідного листа до відгуку на вакансію починається з звернення. Зразки звернень у супровідному листі:

  • Вітаю!
  • Добридень!
  • Шановні панове!
  • Доброго дня, … (ім'я / пан або пані … / ПІБ)
  • Шановний/а … (ім'я / пан або пані … / ПІБ)

Наприклад:

  • Мене цікавить/зацікавила позиція…
  • Ваша компанія відома як лідер у галузі …
  • Нещодавно побачив / а на Вашому сайті / на сайті ... / у газеті відкриту вакансію ...

Потім необхідно сказати, чому звернулися саме до цієї компанії і хочете обійняти саме цю посаду. Тут можете наголосити на своїх професійних досягненнях, навичках роботи.

Наприклад:

  • Можу охарактеризувати себе як…
  • У мене … років досвіду у сфері …
  • Я вільно володію …

У наступній частині супровідного листа при відгукі на вакансію необхідно висловити прочитання листа та увагу до кандидатури.

Наприклад:

  • Дякуємо за приділений час на прочитання листа
  • Дякую за увагу до моєї кандидатури
  • Буду вдячний/вдячна, якщо Ви зможете мені передзвонити
  • За потреби зможу під'їхати до Вас на співбесіду в будь-який зручний для Вас час.
  • Якщо у Вас виникнуть якісь питання, можете зв'язатися зі мною за телефоном.
  • Із задоволенням прийму пропозицію зустрітися з Вами та детальніше поговорити про…

Якщо разом із супровідним листом надсилається резюме, рекомендаційний лист, необхідно сказати:

  • Моє резюме та рекомендації Ви знайдете у приєднаному файлі.
  • Більш детальну інформацію про мою професійну діяльність Ви знайдете у доданому резюме.

Менш 5% претендентів відправляють резюме по e-mail правильно. Тому зверніть особливу увагу на акуратність та технічну грамотність при надсиланні резюме електронною поштою. Ваш грамотний лист створить про Вас перше враження у роботодавця!

Правило 1: Для спілкування з роботодавцями заведіть собі окрему поштову скриньку

Вкрай бажано, щоб він не був корпоративним. Найкраще підійдуть поштові скриньки на найвідоміших Інтернет-майданчиках, таких як mail.ru, yandex.ru, rambler.ru, hotmail.ru, pisem.net тощо. Якщо Ви дійсно хочете знайти собі хорошу роботу, не беріть собі поштова скринька типу [email protected], [email protected], [email protected], і т. п. Ваша поштова адреса має бути нейтральною, бажано короткою. Наприклад: [email protected].

Правило 2: Налаштуйте програмне забезпечення для роботи з електронною поштою будьте уважні!

Коли програма установки запитає у Вас ім'я та прізвище, напишіть їх латинськими літерами. Коли Ви писатимете листи, введені вами ім'я та прізвище одержувач буде бачити в полі листа “FROM”. Використання російських літер у імені та прізвища небажано – через розбій у кодуваннях роботодавець може побачити в цьому полі набір нечитаних символів. Не можна замість реального імені та прізвища використовувати псевдоніми.

Правило 3: У полі “ТЕМА ПОВІДОМЛЕННЯ” напишіть слово “RESUME” або “CV” та назву вакансії, на яку Ви претендуєте

Наприклад: "CV: IT" або "RESUME: assistant". У цьому полі також варто використовувати російські букви. Якщо Ви надсилаєте резюме в кадрове агентство, часто потрібно вказувати код вакансії. Проте практика показує: навіть за наявності в описі вакансії явної вимоги вказувати код вакансії переважна більшість претендентів його ігнорує.

Правило 4: Надсилайте резюме строго у тому форматі, в якому вимагає роботодавець

Багато роботодавців не люблять розглядати резюме у прикріпленому файлі. Якщо роботодавець все-таки приймає резюме в прикріпленому файлі, то прийнято надсилати їх у форматі .TXT або .RTF, але не в жодному разі не в DOC - через нього можуть передаватися віруси.

Щоб зберегти документ у форматі.RTF у редакторі Microsoft Word у меню “ФАЙЛ” виберіть пункт “ЗБЕРІГТИ ЯК...” і далі у полі “ТИП ФАЙЛУ” виберіть пункт “ТЕКСТ У ФОРМАТІ RTF”. На повідомлення про те, що деякі елементи форматування можуть бути втрачені, не звертайте уваги. Після збереження закрийте файл, потім знову відкрийте та перевірте його читальність. Назвіть файл із резюме латинськими літерами. Наприклад: “resume_ivan.rtf” або “Eugeny_CV.txt”. Не рекомендується використовувати формати, відмінні від .TXT та .RTF.

Порушення вимог роботодавця до формату відправлених резюме мають тотальний характер. Наприклад, за наявності в оголошенні про вакансію явної вимоги надсилати резюме у форматі.RTF 80-90% претендентів все одно надсилають файли у форматі.DOC.

Правило 5: Напишіть супровідну записку до резюме, особливо, якщо Вам відомо, хто його читатиме

Зазвичай у тілі листа пишеться коротка супровідна записка з вітанням та зазначенням мети надсилання резюме. Дане коротке повідомлення, якщо вказано контактну особу, варто починати так:

Шановний Іване Івановичу, у відповідь на вакансію програміста, розміщену у... висилаю Вам резюме... (або просто “Здрастуйте, у відповідь...”)

З повагою,

Іван Гордєєв...

Як не дивно, супровідні записки пишуть трохи більше 3-5% претендентів. А тим часом саме така записка найчастіше відіграє вирішальну роль, коли кадровик визначає, чи варто запрошувати кандидата на співбесіду.

Правило 6: Не захоплюйтесь складним оформленням, вставками в документ таблиць та картинок під час написання резюме для розсилки електронною поштою

Використовуйте шрифти Arial, Times New Roman або Verdana. Інші шрифти можуть бути відсутні на комп'ютері адресата, внаслідок чого Ваше резюме неможливо прочитати.

Правило 7: Уважно поставтеся до кодування листа

Електронний лист слід надіслати у кодуванні Windows-1251. Донедавна можна було використовувати кодування KOI-8R, але зараз кодування Windows-1251 фактично стало стандартним.

Правила відправлення резюме суто технічні та досить примітивні. Дивно, але правильно складені листи зустрічаються у практиці лише у 5% випадків. Якщо ваш лист виділятиметься на фоні листів з вірусами в документах, відсутністю супровідних записок та нечитаним сміттям у полях “FROM” та “SUBJECT”, ви відразу потрапите до числа 5% найкращих кандидатів за підсумками розгляду резюме!

Добрий вам день, любий друже!

Сьогодні розбираємо питання, що написати роботодавцю під час відправки резюме так, щоб звернути на себе увагу адресата та отримати запрошення на очну зустріч.

Текст, який супроводжує резюме, прийнято називати супровідним листом. Думаю, ви знаєте про це. Супровідний текст слід складати не аби як, а за певними правилами.

Цілі супровідного тексту:

  • мінімум – викликати інтерес відкрити ваше резюме
  • максимум – набрати ваш номер та запросити на зустріч

Для того щоб реакція адресата була близька до завдання максимум, рекомендую:

  1. структурувати лист за блоками
  2. використовувати певні мовні обороти

У цій статті ми цим і займемося. Складемо один із варіантів тексту, які я називаю лист-захоплення або лист-бумеранг.

Ходімо по порядку:

Структура листа

Повна версія листа-захоплення підійде, якщо ви звертаєтеся до людини електронною поштою, минаючи скрипти робітних сайтів (про це наприкінці статті)

Коротко структура листа містить 6 невеликих послідовних блоків.

  1. Вітання
  2. Позицію-посаду, на яку ви претендуєте
  3. Звідки ви дізналися про вакансію, чим вона вас зацікавила
  4. Пропозиція розглянути вашу кандидатуру та підстави для цього
  5. Основна ідея – чим ви можете бути корисні компанії
  6. Заклик до дії

Структурований лист дозволить рекрутеру або керівнику заощадити час, бовоно відповідає основні питання.

Крім того, у листі є можливість пояснити , чому ви, наприклад, - вирішили поміняти сферу діяльності або готові перейти на нижчу позицію після рукоюведучою.

Приклад тексту

(1) Вітаю, Андрій!

Мене звуть Сергій Орлов.

(2) Мова йде про Вакансії начальника відділу підбору персоналу. Вона опублікована на корпоративному сайті компанії.

(3) Вакансія зацікавила перспективними завданнями з моїми кар'єрними планами.

(4) Прошу розглянути мою кандидатуру.

З 2013р. я працюю в компанії «Фенікс»на посаді начальника відділу підбору персоналу.

До цього працював у компаніях Северсталь, СУЕК, Качконіс.

Загальний досвід роботи на посаді керівника відділу підбору персоналу – 7 років.

Конкретний досвід, пов'язаний із завданнями посади, заявленої у вашій компанії:

У компанії «Фенікс» я успішно реалізував проект з підбору водіїв-експедиторів, 800 осіб протягом двох з половиною місяців.

(5) Вважаю, що цей мій проект подібний до проекту «Х», який запланований у вашій компанії.

Андрій, хотів би звернути вашу увагу, що мій проект був реалізований із витратами, які нижчі за стандартні для таких проектів на 30%.

Вважаю, що мій досвід повністю відповідає цій посаді. Своєрезюме додаю до листа.

(6) Андрій, з Вашого дозволу, питання:

Чи можемо ми запланувати очну зустріч у найближчий тиждень?

Якщо так, чекаю на ваш дзвінок з призначенням дати і часу зустрічі. Контактний телефон є нижче.

Андрію, якщо не заперечуєте, я вам сам передзвоню 27 лютого в другій половині дня.

Чи згодні?

Дякую,

З повагою, Сергій Орлов,т. +7 (916) ххх-хх-хх

Цифри в дужках означають номери структурних блоків, про які ми говорили трохи вище. Само собою у текст їх писати не треба.

Мовні конструкції

а) Ім'я

Якщо ви звернули увагу, покірний слуга кілька разів використовує адресата в тексті листа. Це важливо. Використання імені - ключовий момент у .

Якщо, з якихось причин, ви знаєте імені, постарайтеся всіма доступними способами його з'ясувати.

Безадресний лист, що починається з просто “здравствуйте”, має в рази менше шансів на успіх.

в) Йдеться…

Відразу говоріть про яку позицію йдеться. У рекрутера їх може бути не один десяток

г) з 2013 по сьогодні…

Справжнє чи останнє місце роботи та посада.

д) До цього працював...

Якщо ви працювали у брендових компаніях, обов'язково їх назвіть. Постарайтеся дуже коротко узагальнити найкращі зі свого досвіду, які стосуються вакансії. Одна, максимум дві пропозиції.

е) Хотів би звернути вашу увагу.

Основна ідея, яка може зацікавити роботодавця. Цифри, пов'язані з витратами, прибутком, виручкою, діють на людей з бізнесу магічно.

ж) з Вашого дозволу, питання…

Саме питання та наступний коментар не що інше як заклик до дії.

Ваші наміри зустрітися коректні та ненав'язливі.

з) Чи згодні?

Як би ви відповіли? Чому б і ні? З таким закінченням листа ймовірність запрошення значно збільшується.


Якщо пишете на робітному сайті

Зрозуміло, якщо ви пишете в скрипті робітного сайту, то текст злегка зміниться. Вам не потрібно представлятися, називати вакансію, ви не знаєте ім'я того, хто отримає лист. Не дуже доречним буде посилання на те, що «вам рекомендували зв'язатися...» . Зрозуміло, звідки ви дізналися про вакансію, якщо на неї відповідаєте на сайті.

В іншому принципову схему листа-захоплення можете взяти за основу.

  1. Тема листа
  2. адреса вашої пошти

Отже, сьогодні дозвольте відкланятися. Постали питання — милості прошу до розділу коментарів.

Дякую за інтерес до статті.

Якщо ви знайшли її корисною, зробіть таке:

  1. Поділіться з друзями, натиснувши на кнопки соціальних мереж.
  2. Напишіть коментар (внизу сторінки)
  3. Підпишіться на оновлення блогу (форма під кнопками соцмереж) та отримуйте статті за обраними вами темамидо себе на пошту.

Вдалого Вам дня!

- Це ціле мистецтво. Від того, наскільки добре ним володіє претендент, багато в чому залежить його успішність. Але правильно складене резюме далеко не гарантія отримання бажаної роботи. Розсилаючи його інтернетом, не менш важливо грамотно вибрати тему листа, написати супровідний текст і простежити долю кореспонденції надалі.

При надсиланні свого резюме претенденти часто нехтують створенням теми листа. Деякі просто залишають відповідне поле порожнім, а хтось пише безлике слово «резюме». Але ж будь-яка HR-служба щодня отримує безліч листів з різних вакансій, тому таку назву їм ні про що не скаже.

Бажано, щоб тема листа була короткою, але при цьому ємною і містила всі необхідні дані. У ній необхідне прізвище. Наприклад, «Петров І.О., дизайнер» чи «Яковлєва В.Ю., на посаду бухгалтера».

Інший варіант – вказати адресата. Це є актуальним тоді, коли підбором співробітника на конкретну посаду займається не HR-менеджер, а керівник певного підрозділу. Наприклад, «для Іванова А.А. на вакансію особистого помічника».

Трапляється, коли в оголошенні про пошук співробітника роботодавець просить написати в темі листа щось конкретне. Часто у такий спосіб він перевіряє уважність потенційного працівника.

Тема листа під час відправлення резюме дуже важлива. Але й зайвого у цій графі теж слід уникати. Для більш розгорнутого звернення можна використовувати супровідний лист.

Як написати супровідний лист

Не слід надсилати роботодавцю одне резюме у порожньому листі без тексту. Як мінімум, таке вважатимуть за незнання основ ділового спілкування, як максимум – за прояв поганого тону та неповагу.

Крім того, грамотний і цікавий супровідний лист стане додатковим аргументом на користь претендента.

Бажано, щоб воно містило у собі:

  • поважне звернення до роботодавця
  • назва вакансії, про яку йдеться
  • інформацію про джерело знаходження вакансії
  • короткі відомості про кандидата
  • логічне завершення (наприклад, «дякую за увагу, ПІБ» або «з повагою, ПІБ»)

Дуже часто претенденти допускають у супровідному листі самі:

  1. Запобігання і розмаїття прохальних оборотів. У діловому стилі таке недоречно. Не треба просити, чи потрібно пропонувати свою кандидатуру.
  2. Неточне чи знеособлене звернення спочатку. Намагайтеся з'ясувати ім'я та прізвище контактної особи, яка отримає листа.
  3. Помилки у написанні посади чи назви компанії. З боку роботодавця це буде розцінено як неграмотність та безвідповідальність.
  4. Розгорнута розповідь про себе, що містить безліч подробиць, уточнень та різноманітної інформації. Це просто зайве, адже все, що потрібно, вже є у правильно складеному резюме. Супровідний текст повинен виступати як певної реклами. Головне, щоб людина, яка її читає, відчула бажання відкрити резюме та ознайомитися з ним.
  5. Використання скорочень там, де не потрібні. Не варто шкодувати дві хвилини на те, щоби написати слова цілком.
  6. Публікація самого резюме у тілі листа. Якщо кадровику зустрічається такий лист, він змушений створювати окремий файл, копіювати текст, зберігати. Загалом, робити дуже багато зайвих дій. Багато підбирачів просто видаляють подібні листи, щоб не витрачати час. Особливо тоді, коли на вакансію є багато інших претендентів, які не полінувалися прикріпити резюме в окремому файлі.
  7. Лист без резюме. Найчастіше трапляється, що кандидат захоплено складає супровідний лист та надсилає повідомлення, забувши прикріпити файл із самим резюме. Це говорить про неуважність та зайву поспішність претендента. Навряд чи таку людину приймуть на посаду, де необхідні такі якості, як зібраність. Вихід є: перш ніж починати писати супровідний текст, спочатку прикріпіть файл із резюме.

Чи потрібно дзвонити роботодавцю після надсилання резюме?

Із цього приводу існують різні думки. Хтось починає обривати телефони служби з підбору, щойно відправивши резюме. А хтось соромиться проявити активність, боячись здатися дуже нав'язливим.

То що робити? Як і багато в чому іншому, у цій справі важливе почуття міри. Не варто набридати частими дзвінками, відволікаючи їх від роботи та дратуючи. Але й мовчати теж не слід. Для того, щоб досягти гарного місця, потрібно продемонструвати зацікавленість у його отриманні. Крім того, спеціаліст відділу кадрів – також людина. Він запросто міг ненароком видалити або втратити ваше резюме. А ще трапляються випадки, коли листи зависають у дорозі або мимоволі відправляються до папки зі спамом.

Тому багато експертів рекомендують дзвонити до компанії через 1-2 дні після відправки резюме. До речі, дату та час вашого дзвінка можна також вказати у супровідному листі. Цілком можливо, що роботодавець зателефонує раніше. Але якщо цього не станеться, необхідно стримати слово і здійснити дзвінок точно в обіцяний день та годину. Так претендент демонструє свою рішучість та обов'язковість.

Під час розмови дуже важливо відчувати впевненість. Потрібно усвідомлювати – відбувається суто у справі, а чи не заради розваги. Тому пробачливий тон буде недоречним. Набагато краще дотримуватися ввічливого та ділового стилю спілкування.

Що говорити?

У процесі розмови необхідно:

  • привітатися
  • представитися
  • повідомити про яку вакансію піде мова
  • розповісти, коли саме було надіслано резюме
  • запитати у тому, якому етапі перебуває ухвалення рішення
  • обов'язково записати всю контактну інформацію, яку вам, можливо, повідомлять – для цього слід попередньо подбати про наявність паперу та ручки у зоні доступності
  • не забути попрощатися

Будьте готові до можливих стресових ситуацій. Це допоможе пройти їх з гідністю та не розгубитися. Що робити, якщо скажуть, що на розмову нема часу? Все просто:

  1. Сказати, що для розмови буде достатньо лише 3 хвилин.
  2. Домовитись про той час, коли можна передзвонити.

А як бути у разі відмови? Найголовніше – це залишатися доброзичливим за будь-якого результату розмови. Навіть якщо кадровик повідомив про відмову на посаді. Позитивне враження від розмови з культурною людиною може стати для неї вагомим приводом покласти відповідне резюме в резерв. Це означає, що кандидата можуть надалі, якщо вона виникне у майбутньому.

Напишіть своє питання у форму нижче