Megafon: fluxul de documente electronice. Documente în fire: Edo de la MEGAFON Gestionarea documentelor electronice MEGAFON

Înapoi în anii 1960, organizațiile din Statele Unite și Europa au început să facă schimb de date electronice. Dar numai câteva companii mari care ar putea permite acest lucru au fost utilizate de fluxul de documente electronice. La urma urmei, nu au existat standarde electronice de schimb ecologice. În timp ce la sfârșitul anilor 1970 nu a vorbit o semnătură electronică.

O semnătură electronică este informația în formă electronică, care este atașată la o altă informație în formă electronică (informații semnate) sau asociate altfel cu aceste informații și care este utilizat pentru a determina informațiile de semnare a persoanei.

Articolul 2 din Legea federală "privind semnătura electronică"

Pur și simplu puneți, elementele unui document electronic care vă permite să verificați autenticitatea (autoritatea), autenticitatea și integritatea.

Algoritmul criptografic pentru crearea semnăturilor digitale primitive a fost dezvoltat în 1977. Și șapte ani mai târziu, a fost aprobat un singur standard de schimb de date Pan-european EANCOM (EDI).

În anii 1990, în multe țări europene au fost adoptate legi speciale privind documentele electronice și un flux de document semnificativ din punct de vedere juridic a început să fie efectuat în formă electronică. În Rusia, o astfel de lege adoptată în 2011.

Gestionarea electronică a documentelor

Din ce în ce mai multe companii automatizează procesele de afaceri interne, introduc sisteme informatice și stocați date în nor. Documentele electronice vin să înlocuiască contractele de hârtie și actele. Legea timpului.

Și dacă majoritatea companiilor se confruntă cu optimizarea internă cu optimizarea internă, fluxul de documente electronice cu contrapartide adesea sincer cromas.

Gestionarea electronică a documentelor (EDO) este un flux de document semnificativ din punct de vedere juridic în formă electronică între entitățile juridice și / sau persoanele fizice.

Situația tipică: contabilul este actul lucrărilor finalizate în sistemul său de contabilitate, imprimă și îl trimite cu o contraparte de curierat. Câteva zile mai târziu, contabilul companiei partenere primește și scanează acest document și apoi efectuează manual cablajul în sistemul său de contabilitate. În același timp, ambele părți trebuie să stocheze versiunile de hârtie ale actului.

Fluxul de documente electronice simplifică și accelerează acest proces.

Pluză Edo.

1. Nu este nevoie să plătiți un salariu la curier sau să plătiți serviciile poștale.
2. Lucrul cu documentele electronice este mai rapid și mai convenabil, iar riscul pe care îl va pierde de-a lungul căii este zero.
3. Nu este nevoie să stocați tone de lucrări în birou.
4. Toate documentele sunt la distanța de a face clic, accesul la oricare dintre ele pot fi peste tot în cazul în care există internet.

Cum să configurați Edo

Există două metode principale de schimb de documente electronice: direct și prin mediator.

În primul caz, compania trebuie să încheie un acord între acestea, în cazul în care procedura și condițiile de schimb vor fi descrise în detaliu sau fiecare dintre contrapartide trebuie să aibă o semnătură electronică calificată. Pentru ao obține, trebuie să contactați autoritatea de certificare, acreditată de Ministerul Comunicațiilor din Rusia.

Cu toate acestea, chiar dacă există o semnătură electronică calificată, nu toate documentele pot fi trimise direct, de exemplu prin e-mail. Conform legislației actuale, facturile pot fi direcționate în formularul electronic numai în autoritatea fiscală federală XML aprobată de serviciul fiscal federal.

Prin urmare, este mult mai convenabil să se stabilească un flux electronic de documente printr-un intermediar. Megafon a dezvoltat o interfață web pentru formarea, semnarea și schimbul de contabilitate și alte documente între entitățile juridice. Cu aceasta, contabilul, managerul sau secretarul dvs. va fi în măsură să încheie rapid un contract cu un nou partener, să stabilească contul furnizorului sau să ia estimarea de la contractor.

În același timp, toate documentele vor fi sistematizate și salvate în mod fiabil în contul personal al companiei.

Pentru a utiliza Edo, trebuie să aveți o semnătură electronică calificată.

În biroul personal al portalului "Gestionarea documentelor electronice" de la Megafon, puteți crea noi documente (fără semnătură și trimitere) și descărcați-le la un computer de lucru.

Acolo puteți solicita, de asemenea, rapoarte pentru a comunica: conturile, facturile și actele. Documentele obținute în acest mod sunt semnificative din punct de vedere juridic și nu necesită imprimare sau duplicare pe hârtie.

Chiar și acordul privind furnizarea de servicii mobile cu Megafon poate fi încheiat de la distanță. Clienții corporativi care au o semnătură electronică, nu petrec neapărat timp pentru a vizita biroul companiei. Totul se poate face prin contul dvs. personal. Rapid, și cel mai important, absolut gratuit.

Un alt plus de gestionare a documentelor electronice de la Megafon este că este ușor de integrat cu 1c. Dacă lucrați cu acest sistem de contabilitate, puteți încărca documente portalului direct de la 1c.

Pentru a începe să utilizați serviciul electronic de gestionare a documentelor, aveți nevoie de:

1. Înscrieți-vă pe portalul relevant.
2. Conectați-vă la sistem O semnătură electronică validă.
3. Completați o cerere de aderare la reglarea sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Primele 14 zile veți putea utiliza pachetul de bază de Promo. Acesta oferă gratuit transportul gratuit până la două mii formalizate și până la mii de documente informalizate. Două săptămâni - o perioadă suficientă pentru a simți toate avantajele gestionării documentelor electronice. După aceasta puteți alege un plan tarifar pe baza obiectivelor dvs. de afaceri.

Serviciul "Managementul documentelor electronice" economisește fonduri și timp pentru a proiecta tranzacții și schimb de documente. Beneficiile serviciului vor aprecia pe deplin agenții, distribuitorii, francizatul, organizațiile cu structură de sucursală, precum și companiile care intenționează să îmbunătățească eficiența schimbului de documente, atât în \u200b\u200bcadrul organizației, cât și atunci când lucrează cu partenerii. Cu cât este mai rapid procesele de afaceri, cu atât este mai mare profitul. Sunt de acord, este prost să treci printr-o astfel de decizie.

Serviciu pentru capital

La 22 septembrie 2015, Megafon a introdus un serviciu pentru clienții corporativi "driverul de documente electronice" - un flux de document semnificativ din punct de vedere legal cu o semnătură electronică.

Pentru a lucra în sistemul electronic de management al documentelor, clienții operatorilor corporativi pot utiliza semnătura electronică calificată existentă de la orice centru de certificare acreditat.

Folosind "Managementul documentelor electronice" ale companiei poate forma acte electronice, cheltuieli aeriene și facturi, semnați un documente electronice de semnătură create în sistem sau angajați descărcați, împărtășiți cu alte servicii ușor de utilizat. Sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicații către clienții corporativi ai Megafon.

Potrivit declarației operatorului, serviciul va contribui la optimizarea activității întreprinderii de orice dimensiune: semnăturile electronice și gestionarea documentelor au fost disponibile numai companiilor mari din cauza cerințelor de cost și tehnice, acum orice persoană juridică poate utiliza sistemul. Transferul sistemului la norul a făcut tarifele de mai jos, care a deschis accesul la sistem de la orice computer conectat la rețea.

Pentru stocarea fișierelor și a transporturilor rapide, a fost dezvoltată o interfață cu navigare simplă și o reglare ușoară. În același timp, nimeni nu poate utiliza conținutul încărcat, toate drepturile la care rămân de la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și o protecție fiabilă.

"Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă raportarea fiscală prin intermediul internetului și astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia atelierul a accelerat semnificativ. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu ", a declarat Vlad Wolfson, directorul dezvoltării afacerilor corporative Megafon. - Cu ajutorul serviciului de "gestionare a documentelor electronice" în cloud, după multe resurse corporative, este probabil cel mai conservator proces de activitate al companiei - Document Document ".

La 22 septembrie 2015, serviciul este disponibil pentru clienții corporativi în ramurile metropolitane și centrale ale operatorului.

Eliminate restricțiile teritoriale

La 27 noiembrie 2015, serviciul de presă MEGAFON a raportat despre dezvoltarea serviciului pentru clienții corporativi "gestionarea documentelor electronice". Acum, serviciul este disponibil în întreaga Rusia.

Serviciul de "gestionare a documentelor electronice" este o interfață web pentru formarea, semnarea și schimbul de contabilitate, alte documente între entitățile juridice. Mediul de lucru mobil facilitează activitatea serviciilor contabile, administrative și economice și a managerilor întreprinderii.

Sarcini rezolvate:

• gestionarea tuturor tipurilor de documente electronice (intrare, ieșire, internă, organizațională și administrativă (HED), arhivă, aprobată de serviciul fiscal federal din Rusia și alții) și copiile lor de hârtie;
• semnarea documentelor cu o semnătură electronică - un analog legal semnificativ al personalului;
• schimbul de documente electronice cu contrapartide;
• prelucrarea, distribuirea, stocarea și navigarea convenabilă a documentelor într-un spațiu unic de informare.

Cel mai eficient, potrivit operatorului, serviciul va fi pentru:

• companiile care oferă geografie de la distanță - întreprinderile de afaceri se extind, sunt excluse costurile serviciilor poștale și serviciile de curierat.

• companiile cu o rețea de ramuri - optimizează fluxul intern al documentelor, documentele intră în angajații necesari instantaneu și direct, cu livrare, factorul uman este eliminat. Capul poate semna un document urgent în timp ce într-o altă țară.

• agenți, distribuitori și francizați, ale căror profituri depind în mare măsură de închiderea corectă și promptă a tranzacției - cu fluxul de documente electronice, compania nu pierde timpul așteptând până când documentele ajung la partener. Riscul de a lipsi banii datorită unei întârzieri în lucrări sau pierderi de documente este redus la minimum.

• companiile cu contabilitate externă - controlul sporit al documentelor contabile, acces constant la arhivă. Contabilul funcționează de la distanță, formând și trimite documente pentru o semnătură în orice moment.

• business mici este un sistem simplu și ușor de înțeles, este ușor de navigat, formular și expunem contrapartide corecte fără ajutorul unui contabil.

PJSC MEGAFON a prezentat un nou serviciu pentru clienții corporativi "Document electronic Management" (Edo). Acum, serviciul este disponibil pentru clienții corporativi din ramurile metropolitane și centrale ale operatorului.

Serviciul face posibilă organizarea unui management semnificativ din punct de vedere juridic cu o semnătură electronică. Cu ajutorul companiilor "gestionarea documentelor electronice" pot forma acte electronice, aeriene și facturi, pentru a semna semnăturile electronice ale documentelor create în sistem sau încărcate de angajați și le împărtășesc cu alte companii de utilizatori. În plus, sistemul va oferi acces la documentele de raportare pentru serviciile de comunicații clienților corporativi Megafon.

Anterior, semnăturile electronice și fluxul de documente au fost disponibile numai companiilor mari datorită cerințelor de cost și tehnice. Astăzi, orice persoană juridică se poate bucura de sistem. Acest lucru a devenit posibil datorită transferului sistemului în nor.

Ca comentarii privind directorul de dezvoltare pentru dezvoltarea afacerilor corporative "Megafon" Vlad Wolfson:

Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă raportarea fiscală prin Internet, iar astăzi a devenit un instrument important, datorită cărora atelierul a accelerat semnificativ. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu. Cu ajutorul serviciului de "gestionare a documentelor electronice" în cloud, după multe resurse corporative, este probabil cel mai conservator proces de activitate al companiei - fluxul de documente.

Cine, exact de la operatorii EDO, a oferit servicii pentru Megafon, vom afla în viitorul apropiat. Puteți să presupunem preliminar că este mai mulți operatori deodată. Informat despre începutul conexiunii clienților megafon în decembrie 2014. El a declarat acest lucru și comitetul fiscal, dar din anumite motive pe site-ul său informații despre acest proiect a dispărut. Și conturul SCB nu a rămas deoparte.

Compania PJSC MEGAFON desfășoară schimbul de documente electronice prin intermediul următorilor operatori:

• LLC "teksk"
• CJSC "PF" contur SKB "
• CJSC "Kaluga Astral"
• Corus Consulting CIS LLC
• LLC "Tenzor"

În același timp, clientul este invitat să plătească serviciile EDO direct în contul personal prin transferarea de bani direct în contul Megafon. Dacă ipotezele noastre sunt confirmate și operatorul este într-adevăr unul, atunci în curând întrebările de roaming interfluorine vor începe să fie discutate în mod activ din nou și vor avea o importanță și mai mare.

Astfel de proiecte merg în mod activ de la alții. Sperăm că în viitorul apropiat vor exista informații despre succesele altor proiecte.

27 februarie 2018 12:21

Recent, Megafon a declarat primul schimb transfrontalier de documente. Astăzi vă prezentăm un interviu exclusiv pentru ECM-Journal cu Mikhail Bresenhev, directorul de achiziții și logistica. Experții au avut numeroase probleme de natură tehnică, de reglementare și organizațională și generală.

Ce țară cu contrapartida a fost organizată de EDO? Ce documente au fost schimbate: formalizate sau neformalizate?

– Megafon a devenit prima companie din Rusia, care a implementat un proiect de gestionare a documentelor electronice internaționale cu un nerezident - Huawei. Acesta este furnizorul nostru din China, această țară nu este membru al EAEU. Noi schimbăm documentele informalizate: actele de acceptare și transfer de licențe și echipamente, comenzi - în conformitate cu legislația documentelor formalizate cu nerezidenți nu pot fi. Am decis cu formatul în stadiul contractelor de acord. În viitor, intenționăm să semneze contracte cu EDOM, acorduri suplimentare, notificări, precum și conducerea corespondenței oficiale cu această contrapartidă.

A fost un schimb de testare sau o funcționare deja completă a soluției finite?

– Se poate spune că acesta este primul caz de schimb transfrontalier, dar nu singurul. Am început să semnăm comenzi pentru licențe din august 2017 și acționează din decembrie, deoarece au așteptat până când operatorul face sistemul. În decembrie, a fost semnat primul set de documente primare pentru furnizarea de echipamente tehnologice, iar în luna ianuarie a acestui an - prima comandă de furnizare a echipamentului. Adică, nu mai este un mediu de testare, ci un schimb complet. Dar decizia finalizată nu a fost inițial, a fost concepută special pentru acest caz.

Am înțeles mult timp necesitatea implementării unui astfel de proiect și am efectuat o activitate activă în această direcție. Huawei a devenit primul partener cu care am reușit să creăm un precedent pe piață. Desigur, nu intenționăm să ne oprim acolo. Avem planuri de scalare a planurilor mari, dorim să traducem interacțiunea cu toți furnizorii nerezidenți în format electronic. Prin sincronizare - concentrându-se la primul trimestru al anului 2018. În general, situația va depinde de nevoile afacerii, suntem întotdeauna deschisi proiectelor noi. Sunt sigur că acest lucru va optimiza procesele de afaceri și va face interacțiunea și mai eficient.

Pe baza organizării software-ului?

– Operatorul EDO a fost compania "SKB contur", schimbul se desfășoară utilizând platforma Contourului Diazza dezvoltată de ei. Pe partea "Megafon", platforma este integrată în sistemul ERP SAP, pe partea Huawei - prin accesul prin interfața web. În viitorul apropiat, colegii planifică integrarea modulului în sistemul său SAP.

Din punct de vedere al legislației, organizarea de schimb transfrontalier este întotdeauna foarte dificilă. Ce norme sunteți ghidat prin organizarea unui astfel de schimb?

– Principalul drept în acest caz este dreptul Federației Ruse. În cadrul proiectului, am încheiat un acord de licență cu operatorul EDO, exact același acord încheiat cu operatorul și cel de-al doilea partid - Huawei. Întrucât întregul proces a fost reglementat de RF RF, nu au apărut dificultăți în ceea ce privește legislația.

Cât timp au făcut toate activitățile pregătitoare?

– Este dificil să sunați la perioada exactă, despre organizarea de Edo transfrontalier pe care am crezut-o de mult timp. În general, au rămas aproximativ 6 luni pentru implementarea completă a proiectului, inclusiv așteptările răspunsului organelor de stat și rafinamentul sistemului de către operator.

Cum a fost organizată semnarea ES cu Edo transfrontalier?

– Cu Edo transfrontalier, la fel de rusă domestică, documentele sunt semnate pe ambele părți. Dacă vorbim despre partea tehnică, atunci un scurt proces de semnare este după cum urmează - documentul trece mai întâi coordonarea în sistemul nostru SAP și semnat de către PE, apoi de către autobuzul de integrare prin operator este transmis către Oficiul Web contrapartional, Este verificată și semnată de EP. Ca urmare, noi și contrapartida văd documentul semnat pe ambele părți.

Datorită rafinării, pe care Operatorul a contribuit la platforma sa pentru proiect, MEGAFON semnează documente folosind un EP calificat, iar Huawei este un EP necalificat. După cum am spus mai devreme, întregul proces este reglementat de RF RF.

Ambele părți utilizează certificatele rusești ale cheii de verificare a PE. La rândul său, am primit PE pe cont propriu prin propriul centru de certificare, nerezident - prin operatorul EDO.

Este al treilea mandatar sau un mecanism de lucru construit într-un alt mod în procesul de semnare?

– În acest caz, terțul este operatorul EDO. Este cel care verifică dacă o modificare a documentului de expediere nu este făcută și controlează validitatea PE utilizată.

Din partea juridică a riscurilor privind recunoașterea PE nu a fost, deoarece am semnat un acord suplimentar cu contrapartida privind utilizarea PE, în cazul în care întregul proces este negociat. Documentul înregistrat în mod clar că din partea noastră a CEP este emisă de Centrul de Certificare și din partea lor - operatorul EDO. Legislația a înregistrat, de asemenea, cerința de confirmare a hârtiei, adică o versiune tipărită a certificatului care trebuie anexată la pachetul de documente în procesul de obținere a NEP. Procedura este extrem de transparentă, toate semnăturile sunt legitime.

Cum evaluați perspectiva dezvoltării pieței EDO transfrontaliere în general și a capacităților acestora în special?

– Fluxul de documente electronice printre contrapartidele rusești nu mai este nimic nou, mai multe companii merg la un astfel de format de interacțiune. Între timp, în timp ce companiile ruse au relații negociate cu nerezidenți, va fi necesar să se îmbunătățească procesul de schimb transfrontalier.

Dorința de a trece la fluxul de documente electronice este destul de logică, deoarece Edo are o serie de avantaje față de sistemul tradițional de schimb de documente. Printre principalele avantaje ale tranziției la o semnătură electronică sunt eliminarea costului formării, a spațiului de stocare a arhivelor și a livrării internaționale a documentelor de hârtie, simplificând procesul de coordonare, capacitatea de a semna documente din orice loc în care există și internet ca excluderea riscurilor de a pierde documente. În opinia mea, direcția are un viitor minunat.

Ce, în opinia dvs., operatorii EDO se așteaptă de la stat? Este posibilă monopolizarea pieței EDO din partea statului?

– Analizând situația de pe piață, pot spune cu încredere că acum statul se va întâlni activ și ajută la progresul în domeniul Edo. Dar aș dori ca autoritățile de reglementare din industrie - obiceiurile, impozitele - merg la EDO, au sprijinit schimbul de documente prin conturile personale pe site-uri, a lucrat în același mediu. În ceea ce privește monopolizarea, nu exclud că într-o zi toți operatorii EDO independenți pot combina "sub aripa" a unui singur centru de roaming.

Megafon prezintă un serviciu unic pentru clienții corporativi "managementul documentelor electronice". Serviciul face posibilă organizarea unui management semnificativ din punct de vedere juridic cu o semnătură electronică.

Semnătura electronică de astăzi este un instrument de automatizare a fluxului de lucru recunoscut de toate serviciile publice, inclusiv serviciul fiscal al Federației Ruse. Pentru a lucra în sistemul electronic de management al documentelor, clienții operatorilor corporativi pot utiliza semnătura electronică calificată existentă de la orice centru de certificare acreditat.

Cu ajutorul companiilor "gestionarea documentelor electronice" pot forma acte electronice, aeriene și facturi, pentru a semna semnăturile electronice ale documentelor create în sistem sau încărcate de angajați și le împărtășesc cu alte companii de utilizatori. În plus, sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicații către clienții corporativi din MEGAFON.

Serviciul "Gestionarea documentelor electronice" va ajuta la optimizarea activității întreprinderii de orice dimensiune. În cazul în care semnăturile electronice anterioare și fluxul de documente au fost disponibile numai companiilor mari din cauza cerințelor de cost și tehnice, astăzi orice persoană juridică poate utiliza sistemul. Acest lucru a devenit posibil datorită transferului sistemului în nor, ceea ce a făcut posibilă efectuarea ratelor cât mai scăzute și flexibile și a fost deschisă accesul la sistem de la orice computer conectat la rețea. Acest lucru vă permite să accelerați fluxurile de lucru, deoarece managerul poate semna documente în orice moment de oriunde din lume.

Pentru a stoca fișiere și, dacă este necesar, trimite rapid de la stocarea fișierelor ("nori"), este dezvoltată o interfață foarte prietenoasă cu navigare simplă și setare extrem de ușoară. În același timp, nimeni nu poate utiliza conținutul încărcat, toate drepturile la care rămân de la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și o protecție fiabilă.

Înainte de a lua o decizie, fiecare client având o semnătură electronică poate accesa sistemul și poate utiliza transportul gratuit de documente în termen de 14 zile. Acest lucru nu va fi familiarizat numai cu toate posibilitățile sistemului, ci și de a evalua intensitatea necesară a utilizării sale, ceea ce va contribui la alegerea tarifului potrivit.

"Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă raportarea fiscală prin intermediul internetului și astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia atelierul a accelerat semnificativ. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu ", a comentat Mikhail Sinugin., Șeful dezvoltării afacerii corporative a Megafon în regiunea Orenburg. - Cu ajutorul serviciului de "gestionare a documentelor electronice" în cloud, după multe resurse corporative, este probabil cel mai conservator proces de activitate al companiei - Document Document ".