Fișa postului de secretar. Cerinte profesionale pentru diverse categorii de secretare Cerinte profesionale pentru diverse categorii de secretare

Am menționat deja de mai multe ori că este foarte dificil să determinați responsabilitățile tipice ale unui secretar sau asistent executiv. Depinde mult de domeniul de activitate al companiei, de dimensiunea acesteia, de imaginația managerului și practic nu este reglementat de nimic. În plus, există o diviziune în cadrul profesiei în sine, care, după cum arată practica, este înțeleasă diferit de către angajați și angajatori.

Secretarii înșiși simt diferența, uneori intuitiv, motiv pentru care dezbaterile continuă pe forumuri despre cine este „mai important”, ce ierarhie există în profesie și care este cel mai înalt nivel în cariera unui lucrător administrativ. Nu există încă un consens în această privință între colegii mei.

Cu toate acestea, dacă aceste nume numeroase există, atunci trebuie să existe și fenomenele pe care le descriu.

Să înțelegem toate complexitățile clasificării posturilor administrative.

Înțelegerea conceptelor

Să enumerăm principalele posturi administrative: „secretar”, „asistent”, „secretar-asistent”, „asistent manager”, „secretar de recepție”, „șef de birou”. Înainte de a le privi mai în detaliu, să înțelegem ce se înțelege prin fiecare dintre aceste poziții.

Wikipedia nu definește funcția de „secretar”. Conține doar articolul „Secretar Referent”, care conține următoarea definiție: secretar asistent- un angajat de birou cu o gamă largă de responsabilități de la preluarea apelurilor telefonice (recepționer) până la asistent manager (secretar personal).

Iată o listă a sarcinilor îndeplinite de secretarul-asistent:

• primirea apelurilor telefonice primite de manager;
• lucrul cu documente: determinarea importanței, pregătirea, înregistrarea, distribuirea, primirea, păstrarea, sistematizarea;
• planificarea și pregătirea pentru primirea vizitatorilor;
• asistență în planificarea programului de lucru al șefului, uneori rezervarea de hoteluri și bilete de avion;
• participarea la pregătirea negocierilor de afaceri;
• comandarea articolelor de papetărie și a altor lucruri necesare funcționării biroului, oferind uneori hrană managerului.

Nu a existat o claritate deosebită după citirea acestui articol. Știm deja cu toții că gama de responsabilități este largă, iar cele de mai sus pot fi îndeplinite atât de o secretară, cât și de un asistent manager. Mai mult, aceasta este departe de jumătate din îndatoririle pe care le au de îndeplinit reprezentanții tipici ai profesiei noastre. Sau poate acesta este un nume general pentru un întreg grup de profesii? Este puțin probabil, majoritatea oamenilor încă aud „secretar”, fără prefixe.

Cuvântul „secretar”, după cum știți, provine din lat. secret(„secret, mister”). Și în Roma antică, persoanele de încredere erau numite secretare. Concluzie: secretarul are acces la anumite informații care nu fac obiectul dezvăluirii publice, iar pentru a-și îndeplini atribuțiile trebuie să câștige încrederea managerului.

În ceea ce privește originea cuvântului „referent”, numele este, de asemenea, latină - „reproducere, raportare”. Prin urmare, această persoană lucrează cu informații. În general, originea cuvintelor se referă, fără îndoială, la profesia modernă, dar nu explică pe deplin ce face un anumit angajat în organizație.

Să rezumăm: cei mai mulți dintre noi suntem, până la urmă, secretari-asistenți. Cu toate acestea, acest lucru se reflectă extrem de rar în tabelul de personal și cartea de muncă: mulți dintre colegii mei sunt „numiți” diferit.

Pentru a evita confuzia

secretar larecepţie- o poziție care în conștiința masei este asociată cu primirea și distribuirea apelurilor și a corespondenței. Uneori, astfel de angajați pot efectua și primirea inițială a vizitatorilor. Dintre posturile de secretariat, acesta este singurul al cărui nume vă arată imediat ce va trebui să faceți. Deși, desigur, există și excepții.
Manager de birou- aceasta este o hârtie de calc din engleză. birou administrator, adică director de birou. Responsabilitățile sale principale sunt gestionarea resurselor administrative, financiare și de altă natură pentru a asigura buna funcționare a biroului individual și a angajaților săi. Office Manager este una dintre posturile de conducere junior.
Un astfel de angajat poate fi subordonat șoferilor, curățătorilor și adesea secretarelor. Datorită faptului că managerul de birou este responsabil pentru susținerea vieții biroului și a angajaților acestuia, mulți oameni cred că această funcție este asemănătoare cu cea de îngrijitor. Au destul de multe responsabilități asemănătoare, dar Doamne ferește să faceți confuzie și să numiți managerului de birou manager de aprovizionare! Nu este nimic în neregulă cu acesta din urmă, dar gradul de responsabilitate al unui manager de birou este mult mai mare și necesită calificări mai mari.
Asistent manager- o poziție pe care mulți o consideră cel mai înalt nivel în cariera unui lucrător administrativ. În companiile occidentale, poziția sună adesea ca „asistent personal” (traducere literală din engleză). personal asistent). Imi place mai mult varianta traditionala, pentru ca titlul postului contine intreaga sa esenta. Asistent - de la cuvântul „ajutor”. Un asistent manager își ajută șeful în îndeplinirea sarcinilor sale. Ce anume va fi inclus în funcțiile unui asistent depinde de mulți factori.

Astfel, responsabilitățile a doi specialiști care ocupă formal aceeași funcție pot fi radical diferite: unul dintre ei lucrează cu documentație, distribuie apeluri telefonice și primește vizitatori, în timp ce celălalt participă la ședințele de conducere și este împuternicit să ia decizii importante. Acest lucru, apropo, nu exclude deloc faptul că amândoi coase nasturi rupti și caută o dădacă pentru copiii liderului lor. Din nou, fără ordine: numele în acest caz vă clarifică doar scopul și nu se știe exact cum îl veți îndeplini.

Studiem documentele de reglementare

Există un document care descrie toate pozițiile prezentate în țara noastră - „Clasificatorul integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al gradelor tarifare”(OKPDTR, OK 016-94). Dacă întâmpinați dificultăți în determinarea oricărei poziții în companie, puteți consulta acest document și alegeți cel mai potrivit.

Acest clasificator poate fi găsit pe site-urile: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Acesta din urmă, în plus față de OK 016-94, are „Cartea de referință unificată a tarifelor și calificărilor” (UTKS) și „Clasificatorul total de ocupații rusesc” (OKZ 010-93, OKZ). Acestea sunt două secțiuni ale OK 016-94. Primul include profesiile lucrătorilor, al doilea - pozițiile angajaților.

Profesiile lucrătorilor (și sunt 5491 dintre ele în clasificator) nu ne interesează în acest caz; să ne întoarcem la pozițiile angajaților. Sunt 2598 dintre ele și, probabil, puteți găsi tot ce avem nevoie aici.

Să începem, poate, cu funcția de secretar. În urma căutării alfabetice, obținem următorul tabel (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Posturi în OK 016-94 care conțin numele „secretar”

			Denumirea funcției		Cod OKZ
			secretar (diplomatic)
			secretar al unei comisii (organizație publică)
			Secretarul unui specialist orb
			secretar al plenului
			Secretarul Consiliului
			Secretarul Prezidiului
			Secretar al Biroului de primire al președintelui Federației Ruse
			Secretar șef
			Secretarul Consiliului (științific și tehnic, științific, artistic și tehnic)
			secretar al Consiliului de Securitate al Federației Ruse
			Grefier
			Secretar al Curții în aparatul Curții Supreme a Federației Ruse
			Secretarul ședinței de judecată
			Secretar al ședinței de judecată în aparatul Curții Supreme a Federației Ruse
			Secretarul Uniunii Creative
			Secretarul unitatii de invatamant (dispecerat)
			secretar al Comisiei Federale
			Secretarul federației (pe sport)
			Secretar al Comisiei Electorale Centrale a Federației Ruse
			Secretar-dactilograf
			secretar-stenograf

Fiecare poziție are propria sa cod. În plus, diferite poziții au una Cod OKZ, ceea ce înseamnă că sunt combinați într-un singur grup. Denumirea „secretarul managerului” se referă la grupa 4115 (grupa „Secretarilor”). Acest grup este format din următoarele posturi:

• funcționar;
• secretar al unui specialist orb;
• secretar șef;
• grefier;
• secretar al departamentului educațional;
• secretar-dactilograf;
• secretar-stenograf.

Iată ce se spune despre secretarii din grupa amintită: Secretarii îndeplinesc funcții tehnice pentru a sprijini și deservi munca șefului unei organizații sau întreprinderi, folosind un computer, echipamente de birou și alte mijloace tehnice.

Responsabilitățile lor includ:

Acest site are o împărțire convenabilă a posturilor în grupuri, din care se poate observa că grupa 4115 este inclusă în grupa senior 411 „Secretari, operatori de mașini de calcul și profesii conexe”. Acestea din urmă, pe lângă secretare, includ operatori informatici, stenografi, dactilografe etc.

În general, responsabilitățile de mai sus nu contravin realității, cu excepția faptului că menționarea unui teletip și a unei mașini de scris va face pe cineva să zâmbească (și cineva se va înfiora). Cu toate acestea, orice secretar - chiar și un novice -, privind lista de responsabilități propusă, va întreba: „Cum? Și e tot? Unde este sprijinul pentru vize, organizarea călătoriilor de afaceri, înregistrarea întâlnirilor?” Am spus de mai multe ori că o secretară este o profesie care vă cere să vă dedicați cel puțin jumătate din timpul de lucru deservirii fără documente ale managerului și angajaților. Linia „primirea vizitatorilor” nu transmite varietatea de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească un secretar. Responsabilitățile rămase sunt pur tehnice și se referă la lucrul cu documente. Privind descrierea existentă, ați putea crede că secretara stă într-o cameră separată și scrie doar pe computer și scrie ceva în jurnalul de înregistrare. Dar știm că acest lucru este departe de a fi cazul. Prin urmare, este puțin probabil ca o astfel de definiție să satisfacă specialiștii.

Să revenim la clasificator: poziția „șef de birou”, precum și „șef de birou” și „asistent manager”, nu sunt incluse în ea. Dar există un post „referent” (cod 26088), care este inclus în grupa 3431 - „Personal administrativ și managerial”.

Acest grup, pe lângă diferitele titluri de administratori și manageri, include funcțiile de inspector pentru monitorizarea executării comenzilor, asistent și asistent pentru activitățile de bază.

E un cartier amuzant, nu-i așa? În aceeași grupă cu referentul se află un inspector pentru monitorizarea executării comenzilor. Multe secretare știu direct despre acest control, deoarece îl efectuează singuri.

Site-ul web http://www.etks.info/ spune că personalul administrativ și managerial și personalul profesiilor conexe rezolvă probleme administrative și de coordonare în activitățile organizațiilor și diviziilor structurale ale acestora, mențin documentația și suportul de informare.

Responsabilitățile lor includ:

• menținerea corespondenței de afaceri, a proceselor verbale și a altor documente administrative;
• planificare și organizare de întâlniri, întâlniri de afaceri și călătorii;
• coordonarea calendarului diverselor evenimente, monitorizarea respectării acestora;
• asistență managerilor și angajaților în rezolvarea problemelor administrative și organizatorice;
• pregătirea proiectelor de contracte, acorduri, negocieri, organizarea primirii vizitatorilor și angajaților;
• îndeplinirea sarcinilor conexe;
• managementul altor angajati.

Câte dintre sarcinile de pe această listă îndepliniți? Care este numele postului tău? "Secretar"? „Sef de birou”? "Asistent manager"?

Dacă ne amintim că, în mod tradițional, munca unui secretar este împărțită în servicii documentare și non-documentare și cei mai mulți dintre noi îndeplinesc sarcini din listele pentru ambele grupuri luate în considerare („Secretari” și „Personal administrativ și de conducere”), atunci putem concluziona că pe baza atribuțiilor îndeplinite, cei mai mulți dintre noi suntem secretari adjuncți.

Ce înseamnă? De ce poziții precum „asistent manager” sau „director de birou” nu sunt reflectate în clasificator? De ce există posturi în practică, dar nu în clasificator? Poate este depășit sau compilatorii nu s-au deranjat să înțeleagă situația de pe piața modernă a muncii?

Desigur, acest clasificator este oarecum conservator. Dar dicționarele de ortografie sunt și ele conservatoare. Oamenii vorbesc și scriu diferit, dar există anumite reguli, o normă acceptată de experți, iar oamenii alfabetizați sunt ghidați de ea. Toate instrucțiunile, clasificatoarele și alte documente oficiale elaborate de specialiști presupun existența unei organizații ideale în care secretarul se ocupă de documente, execuția acestora este monitorizată de inspectori, iar suportul vizelor și lucrul cu delegațiile sunt în sarcina serviciului de protocol.

Să nu credeți că acest lucru nu se întâmplă. Exact așa este structurată munca multor agenții și corporații guvernamentale mari, administrații și fabrici. În primul rând, pentru că există de zeci de ani și în activitățile lor se ghidează după fișele posturilor și reglementările elaborate încă din URSS, când situația „cine merge la pădure, cine ia lemne de foc” era greu de imaginat. În al doilea rând, această împărțire a responsabilităților are foarte mult de-a face cu secretul. De exemplu, în fabricile care execută ordine militare, secretarii executivi nu au acces la internet și își lasă telefoanele mobile într-un seif de la intrare. Într-o astfel de situație, este dificil să cauți informații sau să comanzi bilete. Acest lucru este realizat de specialiști individuali cu acces la Internet.

În plus, un lucru este dacă secretarul unei companii care are o sută de angajați este „un elvețian, un secerător și un jucător de pipă”, și cu totul altul când compania are câteva mii de angajați. În acest caz, majoritatea proceselor de lucru sunt strict reglementate și centralizate. Un specialist nu poate fi responsabil pentru ele; există departamente întregi.

Apropo

În ceea ce privește prezența la prima vedere a titlurilor învechite (de exemplu, „secretar-dactilograf”), în țara noastră există și astăzi organizații în care unele documente sunt tipărite doar la mașină de scris (din cauza secretului). În plus, prezența cuvântului „dactilograf” în această definiție indică cel mai adesea o cantitate mare de muncă asociată în mod specific cu pregătirea documentelor. În epoca sovietică, dactilografele erau cele care executau această muncă, iar în companiile mari cu birouri centralizate acest lucru s-a păstrat până în zilele noastre.
Această poziție poate fi numită, să zicem, „operator PC”? Desigur, multe companii fac asta. Dar de ce, dacă în conștiința de masă acestui concept i s-a atribuit deja o anumită listă de responsabilități? Limbii nu-i plac inovațiile artificiale. Când acest termen își pierde relevanța, va dispărea.

De ce, în practică, există secretare care îndeplinesc atribuțiile de asistenți, inspectori de monitorizare a executării documentelor și chiar traducători? Pentru că teoria este întotdeauna diferită de practică. Companiile, în special cele mici, se străduiesc în primul rând să economisească bani atribuind o mulțime de responsabilități diferite unui singur angajat. Unul dintre colegii mei a dat următoarea definiție a funcției de secretar: „o persoană care face ceea ce alți angajați nu vor să facă”. Ei bine, asta se întâmplă. În plus, așa cum am spus deja, discrepanța de responsabilități este adesea asociată cu imposibilitatea introducerii unei anumite unități în tabelul de personal, precum și cu o neînțelegere de către angajatori a gradațiilor care există în cadrul profesiei.

Compararea responsabilităților

Să vedem ce înseamnă angajatorul prin cutare sau cutare nume. Pentru a face acest lucru, să apelăm la site-urile de căutare de locuri de muncă. Să selectăm mai multe reclame cu numele: „secretar”, „asistent secretar”, „asistent manager”, „șef de birou”, selectăm trei pentru fiecare grup și comparăm listele de atribuții îndeplinite (nu vom duplica sarcinile care se repetă în diferite posturi vacante).

Manager de birou

1. Executarea instructiunilor de la manager.
2. Suport de viață de birou.
3. Asistenta in planificarea timpului de lucru al managerului.
4. Intocmirea si executia corespondenta si documentatia interna.
5. Primirea oaspeților și vizitatorilor managerului, organizarea de întâlniri și negocieri.
6. Comunicarea cu clienții la birou, creând o atmosferă prietenoasă, confortabilă pentru ei. Nota autorului: Acest angajator a decis să economisească bani pe un manager de servicii pentru clienți.
7. Primirea apelurilor primite pe linia de publicitate si transferarea lor catre departamentul dorit.
8. Monitorizarea ordinii si curatenii in birou.
9. Sistematizarea și clasificarea documentelor și informațiilor, aducându-le executorilor imediati. Nota autorului: pare ca asta e munca de birou? Dar nu, în acest post vacant este indicat pe un rând separat.
10. Aducerea informațiilor primite de la clienți în atenția managerilor.
11. Efectuarea instructiunilor de la personalul biroului pentru a completa si transmite instructiunile si informatiile necesare acestora.
12. Verificarea corectitudinii documentelor in conformitate cu cerintele stabilite la angajarea de noi angajati. Notă: Știam, nu există ofițer de personal în companie!
13. Efectuați lucrări de copiere și duplicare.
14. Eliberarea de împuterniciri.
15. Mentinerea foilor de pontaj. Nota autorului: Cu siguranță nu există ofițer de personal!
16. Intocmirea documentelor si intocmirea rapoartelor privind cheltuirea fondurilor pentru nevoile afacerii.

Secretar

1. Organizarea fluxului de documente, efectuarea corespondenței de afaceri.
2. Executarea instructiunilor de la manager.
3. Intocmirea documentatiei si raportarii necesare.
4. Organizarea si coordonarea intalnirilor, negocierilor, conferintelor.
5. Organizarea călătoriilor de afaceri (comandare de bilete de avion și de cale ferată, transferuri, rezervări hoteliere etc.).
6. Aranjarea sosirii partenerilor (rezervări la hotel, transferuri etc.).
7. Recepția și distribuirea apelurilor primite.
8. Asigurarea functionarii biroului.
9. Efectuarea instructiunilor din partea conducerii (cautarea de informatii, intocmirea de rapoarte, comunicarea cu furnizorii de materii prime, adesea in limba engleza).
10. Furnizarea de servicii postale si de curierat.
11. Asigurarea fluxului intern de documente corporative.
12. Poștă.
13. Suport administrativ pentru manager.
14. Monitorizarea executarii instructiunilor de management.
15. Lucrul cu echipamente de birou.
16. Intocmirea documentelor organizatorice si administrative.

secretar-asistent

1. Organizarea activitatilor de birou.
2. Recepția și distribuirea apelurilor.
3. Primirea vizitatorilor.
4. Organizarea de intalniri si negocieri.
5. Organizarea călătoriilor de afaceri (comandare și rezervare bilete, hoteluri, taxiuri, suport vize).
6. Corespondență de afaceri.
7. Trimiterea și primirea corespondenței, eliberarea de împuterniciri.
8. Munca de birou.
9. Efectuarea instructiunilor de la conducere.
10. Lucrul cu un serviciu de curierat.
11. Interacțiunea cu departamentele companiei.
12. Mentinerea ordinii si o atmosfera prietenoasa in birou.
13. Oferiți suport administrativ programului zilnic al directorului.
14. Monitorizarea executării instrucțiunilor și aprobarea documentației inițiate de director.
15. Intocmirea documentatiei organizatorice si administrative.

Asistent manager

1. Primiți apeluri de intrare/ieșire.
2. Gestionarea corespondenței/corespondenței, corespondenței de afaceri.
3. Analiza informațiilor, colectarea datelor, raportare.
4. Comunicarea cu șefii de departament.
5. Executarea instructiunilor de la manager in intervale de timp date.
6. Monitorizarea executării la timp a comenzilor/misiunilor de lucru.
7. Suport pentru călătorii de afaceri (procesare vize, rezervare bilete de cale ferată și de avion, transferuri, hoteluri, evenimente, excursii).
8. Organizarea si sprijinirea primirii delegatiilor si vizitatorilor de catre conducerea intreprinderii, organizare de intalniri, negocieri, prezentari.
9. Monitorizarea consumului de papetărie, comandând dacă este necesar.
10. Înregistrarea și stocarea informațiilor originale și a documentelor organizatorice și administrative.
11. Suport de viață de birou.
12. Lucru de birou, flux de documente.
13. Înregistrarea documentației de intrare, ieșire, internă.
14. Asistenta in planificarea zilei de lucru a managerului.

După cum puteți vedea, profesioniștii care lucrează în aceste posturi au multe responsabilități similare. Toți sunt implicați în (sau participă la) suportul de viață al biroului, primind și distribuind apeluri, organizând fluxul de documente și executând instrucțiunile de la manager.

Uitați-vă la listele de responsabilități ale unui secretar, secretar asistent și asistent executiv. Sunt aproape identice. Poate că într-una dintre companii se așteaptă ca asistentul să facă și lucrări analitice. Poziția unui manager de birou este oarecum ieșită din comun, de la care angajatorii se așteaptă să îndeplinească funcțiile de inspector de personal și să lucreze. Și, poate, el este singurul de la care nu se așteaptă să-l ajute pe manager (sau pur și simplu nu este indicat acest lucru în reclamă?). Putem spune cu încredere că asistentul managerului va trebui să-l ajute pe manager, ceea ce nu-l scutește de nevoia de a „susține viața” biroului.

Înainte de a trage concluzii, să trecem la încă un parametru: ce cerințe impun angajatorii specialiștilor în aceste posturi (Tabelul 2).

masa 2

Cerințe impuse de angajator șefului de birou, secretarului, asistentului de secretară, asistentului de conducere

Manager de birou	Secretar	secretar-asistent	Asistent manager
Abilitatea de a lucra cu tehnologie. Acuratețe, atenție. Prietenie. Doi ani de experiență ca secretar/administrator/șef de birou. Abilitatea de a face mai multe sarcini. Cunoștințele de bază despre 1C sunt de dorit	Educatie inalta. Cunoștințe despre PC-uri, echipamente de birou, reguli de flux de documente. Eficienta, punctualitate, aspect placut. Doi ani de experiență ca secretar/șef de birou. Abilitatea de a face mai multe sarcini	Educatie inalta. Cunoștințe excelente de engleză. Experiență de lucru de cel puțin un an. Utilizator sigur de computere și echipamente de birou. Limbajul corect oral și scris. Cunoașterea etichetei în afaceri. Responsabilitate, diligență, activitate, abilități de comunicare	Un an de experiență de lucru ca asistent personal în companii mari. Utilizator de PC sigur, utilizator activ de Internet. Rezistență la stres, atenție, alfabetizare, flexibilitate în comunicare, diplomație. Aspect prezentabil. Limba engleză este de bază. Educatie inalta. Cunoștințe de management al documentelor. Discurs clar și precis. Abilitatea de a lucra în echipă

Ei bine, angajatorii noștri selectați aleatoriu nu necesită un aspect frumos și studii superioare de la un manager de birou. În opinia noastră, ei nu văd o mare diferență între o secretară și un manager de birou. Cerințele pentru celelalte trei posturi, precum și responsabilitățile îndeplinite, sunt aproape identice. Numai de la un asistent manager își doresc experiență de lucru ca asistent personal, fără a uita în același timp capacitatea de a lucra în echipă (nu este un secret că mulți asistenți tind să se desprindă de echipă - specificul muncii o impune).

Desigur, la interviu se dovedește că pur și simplu „au uitat” să noteze jumătate din responsabilități, iar de undeva vor apărea alte două duzini de cerințe pentru candidat. Dar, în general, tendința este clară: angajatorul vede un manager de birou ca pe o persoană care se va ocupa de birou, de toți angajații și chiar de clienți. Dar nu este mare diferență între secretar, asistent secretar și asistent manager.

Adică teoria și de data aceasta s-au îndepărtat de practică. Pentru noi este clar că secretarul trebuie să îndeplinească, să zicem, funcționalitatea tehnică (lucrarea cu documente etc.), iar asistentul managerului sau asistentul trebuie să îndeplinească funcții mai complexe (scrierea scrisorilor de afaceri, compilarea recenziilor analitice etc.). Cunosc o singură companie în care responsabilitățile sunt distribuite în acest fel. Dar ea este din categoria idealului. În practică, o astfel de împărțire este mai mult o excepție decât o regulă.

Bănuiesc că în cele mai multe cazuri, angajatorii vor pur și simplu să economisească bani angajând un specialist care combină mai multe funcții. În plus, introducerea unor unități suplimentare în tabelul de personal este o bătaie de cap.

De ce denumirea cea mai comună pentru acest grup de funcții administrative este „secretar”? În primul rând, pentru că este pe buzele tuturor de mult timp. În al doilea rând, teoretic, asistentul managerului poate refuza să ajute angajații departamentului, iar secretara nu are încotro. În al treilea rând, nu toată lumea știe cine este acest „referent” misterios, așa că este mai bine să nu creați complicații inutile cu terminologia.

Este evident că divizia acceptată neoficial, care plasează directorii adjuncți mai sus decât secretarii sau secretarii adjuncți, este, de fapt, o formalitate. Fără îndoială, „asistent regizor” sună mai respectabil decât „secretarul directorului”. Aceasta este, probabil, toată diferența. Angajatorul este mai interesat de calitățile tale personale și de experiența de muncă decât de ceea ce este în cartea de muncă. Desigur, nu am terminat cu confuzia de poziții. Cu toate acestea, pentru cei care sunt îngrijorați de faptul că, în ciuda varietății de sarcini pe care le îndeplinesc, funcția lor se numește „secretar”, vă sfătuim să renunțați la toate complexele și, atunci când sunt întrebați pentru cine lucrați, să răspundeți cu mândrie: „Secretar. ”

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului, și din motive întemeiate, deoarece responsabilitățile secretarului managerului includ asigurarea de management și activități administrative eficiente. Secretarul managerului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Funcția de secretar-asistent poate fi considerată și o poziție reprezentativă, deoarece este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. Acest tip de muncă necesită o mare calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni manager de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Acestea pot fi atât întreprinderi mari, cât și organizații de afaceri mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut o nevoie de specialiști cu o specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a managerului;
• organizarea de întâlniri;
• comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• îndeplinirea solicitărilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.

Cerințe pentru o secretară

Cerințele pentru un asistent de secretară includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
• organizare.

Exemplu de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Acesta poate fi titularul oricărei studii superioare care a absolvit cursuri de asistent de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale cu privire la specialitatea dobândită a solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

Salariul de secretar

Salariul unui secretar poate varia - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de sarcinile angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent de secretară este de 30 de mii de ruble.

Reveniți la Responsabilitățile managerului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

— Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.

— Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.

— Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.

— Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite managerului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice cu managerul.

— În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.

— Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, informarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.

— Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.

— Oferă locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții care să favorizeze munca eficientă a managerului.

— Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.

— Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.

— Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.

— Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

Secretarul are dreptul:

— să primească informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.

— Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și cea a companiei.

— Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

— Solicitarea conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

— Luați decizii în limitele competenței dumneavoastră.

Secretarul este responsabil:

— Pentru neîndeplinirea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor oficiale ale cuiva.

— Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.

— Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Responsabilitățile directorului
Fostul director
Control extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce trebuie să știe și să poată face un secretar este stabilit în descrierea calificării.

Caracteristici de calificare- acesta este un document normativ care stabilește ce ar trebui să facă un anumit angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul de pregătire a acestuia.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a sprijini și menține munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a managerului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații la instrucțiunile acestuia. Organizarea convorbirilor telefonice ale managerului, primirea si transmiterea mesajelor telefonice, inregistrarea mesajelor primite in lipsa acestuia si aducerea continutului acestora la cunostinta managerului. Organizați excursii și călătorii de afaceri pentru manager. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de către manager (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului rechizite de birou, echipamente organizaționale și creați condiții care să favorizeze munca sa eficientă. Transmiteți și primiți informații prin interfoane, imprimați rapid diverse materiale conform instrucțiunilor managerului. Efectuează lucrări de documentare, acceptă corespondența adresată managerului, o sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă, după examinare, șefilor de departamente sau anumitor executanți pentru a fi utilizate în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns . Furnizați servicii de informare managerului și angajaților (orale, documentare, redactați recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Monitorizați termenele limită pentru completarea instrucțiunilor managerului privind cererile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților, formulează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de dosare aprobat, asigură siguranța acestora și depune la arhive în termenul stabilit. . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și responsabilitățile postului și competențele angajaților; reglementări și instrucțiuni pentru suportul documentației; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea de aranjare a materialelor la tipărirea diverselor documente; reguli de operare a echipamentelor de birou (faxuri, minicentrale telefonice automate, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a interfoanelor; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia umană și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si regulamente de protectie a muncii, siguranta, salubritate industriala si protectie impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii al Federației Ruse.

Pentru a dezvolta și specifica caracteristicile de calificare la întreprinderi (firme), sunt elaborate fișe de post.

O fișă a postului este principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, poziția în organizație și natura muncii sale. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. Ce scrie in fisa postului, atunci se pune intrebarea, ce drepturi sunt date in ea, astea sunt cele pe care le are secretara.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau companie) mică va fi un singur secretar (secretar referent). În organizațiile mai mari, managerul și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor managerului și a încrederii acestuia în secretar, își dezvoltă propria gamă de responsabilități și drepturi. , diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice. În același timp, există un set standard de operațiuni de management pentru serviciile documentare și non-documente care sunt efectuate de toți secretarii. În plus, particularitatea și complexitatea întocmirii fișei postului unui secretar se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard pentru fișa postului unui secretar (secretar referent).

Cu toate acestea, ca orice fișă a postului, există cerințe generale pentru aceasta. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiuni:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) responsabilitățile postului;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) legături după poziție.

Se poate adăuga o secțiune „Evaluarea muncii”, iar în ultimii ani a apărut din ce în ce mai mult secțiunea „Organizarea muncii (rutină zilnică).

Secțiunea „Dispoziții generale” conține denumirea exactă a postului în conformitate cu tabloul de personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și subordonarea, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu de instituție de învățământ preșcolar, secretarul are dublă subordonare - direct față de conducătorul său și față de șef serviciu instituție de învățământ preșcolar. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar).

Această secțiune specifică, de asemenea, cerințele pentru formarea profesională și experiența de lucru. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate, care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece companiile au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține instrucțiuni privind principalele documente legislative, de reglementare, normative, metodologice, organizatorice și administrative care îl ghidează pe secretar în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele domenii de activitate ale secretarului (secretar-asistent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru manager, suport organizațional pentru munca managerului, participare la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități de muncă” enumeră toate tipurile de muncă, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea lor. Acesta enumeră lucrările efectuate de secretar într-o succesiune logică. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni care indică tehnologia de execuție. De exemplu, funcția „suport pentru informații și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul său, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; tastarea documentelor managerului pe un computer; verificarea corectitudinii documentelor atunci când sunt prezentate managerului pentru semnare (vize, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail (în timpul zilei); procesarea inițială a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de conducere a biroului; examinarea prealabilă a documentelor (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite în organizație; raport de documente către manager etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța și poziția sa în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de manager secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru a rezolva sarcinile strategice și tactice de bază.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului de management și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active a sistemelor automate care necesită indicarea detaliată a informațiilor, sub ce formă, cui se transmite şi de la cine se primeşte .

În ultimii ani, în fișele postului a apărut adesea o secțiune „Evaluarea postului”. De obicei, specifică criterii pentru oportunitatea muncii și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, a reclamațiilor și a criticilor; fără erori în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor de management etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi schimbări în structura organizației, care au ca rezultat o redistribuire a responsabilităților angajaților, o schimbare a tipurilor de muncă efectuate de secretar sau introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada pentru revizuirea obligatorie sau reaprobarea instrucțiunilor (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Oferă o rutină zilnică aproximativă pentru munca unei secretare. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) veniți la muncă cu 10 minute înainte de manager pentru a verifica starea locului de muncă (al dumneavoastră și a managerului), să vă puneți în ordine, să întocmiți sau să clarificați un plan pentru ziua următoare;

2) selectează documentele și dosarele necesare în conformitate cu planul;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, puneți deoparte documente care necesită o decizie prioritară din partea managerului;

4) transferați imediat managerului telegramele, faxurile urgente și mesajele telefonice;

5) pentru actele rămase, pregătesc variante pentru eventuale răspunsuri sau rezoluții, le distribuie între executori;

6) vizualizați recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

d.; înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda dvs. calendaristică;

7) păstrează documentele necesare pentru informarea curentă și lucrările de referință;

8) raportează managerului despre corespondența primită;

9) împreună cu managerul, clarifică conținutul evenimentelor planificate pentru ziua curentă;

10) să transmită, telefonic și personal, instrucțiunile managerului executorilor relevanți și să le reamintească termenele expirate pentru executarea documentelor.

A DOUA JUMĂTATE A ZILEI:

1) ridicarea și întocmirea documentelor executate pentru semnare;

2) raportează managerului despre actele executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) programați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru se efectuează următoarele:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) clasarea în dosare a documentelor executate;

c) efectuarea de lucrări pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile managerului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiește-ți jurnalul și informează departamentele relevante despre necesitatea de a te pregăti pentru anumite evenimente;

2) în cazul în care managerul rămâne la muncă după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile și materialele necesare;

3) puneți-vă în ordine locul de muncă, îndepărtați documentele, încuiați seiful și toate dulapurile, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Fișa postului este parte integrantă a întregului pachet de documente necesare organizării activității aparatului de conducere.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru astfel încât să poți duce totul la bun sfârșit și să fii util tuturor. Dedică-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care depășesc competența ta. Așa că fă doar ceea ce trebuie să faci.

Pentru a rezuma: Trebuie remarcat încă o dată că fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor managerului și a încrederii sale în secretar, își dezvoltă propria gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar atunci când secretarul este absent, directorul nu are mâini deloc.

Conceptul de secretar și soiuri
Conceptul de „secretar” destul de lat. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei relația dintre secretară și manager este destul de încrezătoare și așa ar trebui să fie, pentru că obligat prin puteri oficiale.

Conceptul de secretară astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu pentru unele dintre ele:
secretar tehnic– lucrează cu echipamente de birou (fax, dispozitiv multifuncțional, computer personal), folosește internetul, execută instrucțiuni de la manageri și angajați, sună companii și instituții în numele managerului, primește și trimite mesaje prin comunicații.
Secretara de receptie– primește scrisori și faxuri primite, e-mailuri, răspunde la apeluri telefonice, le redirecționează către departamente sau anumiți angajați și salută vizitatorii.
Secretar de birou– primește și analizează corespondența, execută instrucțiuni de la manager și adjuncții săi, tastează documente, păstrează documentația.
secretar-asistent- nu doar o secretară, ci și un specialist care cunoaște bine activitățile companiei, care în unele cazuri poate lua unele decizii independente. Secretarul asistent întocmește rapoartele managerului, caută documentația necesară managerului, planifică ziua de lucru a managerului și rezolvă problemele administrative din competența acestuia.
Manager de birou– asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură servicii de transport neîntrerupte, comunicații clare, asigură funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea papetăriei. Managerul de birou este responsabil pentru aspectul biroului; într-o instituție mică, poate îndeplini simultan funcțiile de ofițer de personal.
În organizațiile comerciale mici, secretarele, indiferent de numele lor, se disting prin faptul că trebuie să îndeplinească o muncă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii secretarului se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii și clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturile încrezătoare și bunăvoința, indiferent de dispoziție, creează o atmosferă aparte în birou.

Fișa postului de secretar

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
— ordine și instrucțiuni din partea conducerii;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu primiți un răspuns cert, cereți ajutor rapid.

O secretară este un angajat de birou cu o gamă largă de responsabilități, de la preluarea apelurilor telefonice (recepționer) la asistent manager (secretar personal).

De obicei, unui secretar modern i se cere să aibă abilități de lucru cu un computer personal, cunoștințe de limbi străine, abilități de comunicare, cultură de comunicare, punctualitate și acuratețe.

Pentru a lucra ca secretar nu trebuie să aveți cunoștințe sau abilități speciale; oricine poate lucra ca secretar. Nu cu siguranță în acest fel. Pentru a lucra ca secretar, nu este nevoie să absolviți o universitate; este suficient să finalizați cursuri de specialitate. Cursurile de secretariat acoperă destul de mult: studiul comunicării în afaceri, etică, citire rapidă, psihologie practică, management de birou, cursuri de dactilografiere, stenografie, dobândirea capacității de a manipula echipamente de birou, mini-PBX, abilități de lucru în 1C. În plus, psihologii subliniază importanța unor calități precum: capacitatea unei persoane de a-i simți subtil pe ceilalți și de a răspunde în mod adecvat la comportamentul celorlalți și rezistența la stres. Psihologii numesc acest set de calități „inteligență emoțională”. Nu toată lumea poate face asta; nu preda asta la facultate; nu depinde de inteligența mentală a unei persoane.

Secretara trebuie să fie o frumusețe înaltă, cu picioare lungi. Sarcina ei este să decoreze biroul. Nu cu siguranță în acest fel. Aspectul plăcut este suficient. Întrucât secretarul este persoana de afaceri a companiei. Prin urmare, trebuie neapărat să aveți simțul stilului și bunul gust. Abilitatea de a te îmbrăca frumos, de a vorbi competent și de a te comporta în societate în conformitate cu regulile de bază ale etichetei în afaceri este cea care formează prima impresie a companiei în rândul clienților. Partenerii de afaceri, comunicând mai întâi cu secretarul, decid la un nivel intuitiv dacă vor face afaceri cu această companie sau nu. Șeful unei structuri de afaceri, căruia îi pasă în primul rând de prestigiul companiei sale, nu va plasa niciodată o fată frumoasă, dar incompetentă, în sala de recepție. Este recomandabil să organizați munca șefului și a biroului - una dintre numeroasele responsabilități ale secretarului.

Este ușor să lucrezi ca secretară. Trebuie doar să răspundeți la apeluri, să faceți cafea, să trimiteți documente pentru semnătură. Nu, nu este adevărat. Reprezentanții acestei profesii se confruntă adesea cu ore suplimentare și reorganizare constantă a programului lor în conformitate cu programul șefului. Lucrul ca secretară este adesea epuizant din punct de vedere emoțional. Când nu sunt multe de făcut, ceea ce se întâmplă extrem de rar, acestea sunt adesea încărcate cu muncă suplimentară, de exemplu, funcțiile unui manager de birou etc. Iar dacă șeful este prost dispus, prima care cade sub mâna fierbinte este secretara. În plus, o secretară bună este pacificatorul companiei; ea este capabilă să prevină o posibilă „furtună”. Acest lucru, desigur, nu este în instrucțiunile de service. Dar gradul de relație dintre secretar și manager depinde de capacitatea de a „a lua o lovitură”. În plus, secretara trebuie să fie capabilă să găsească un limbaj comun cu echipa, să mențină relații bune, asemănătoare cu toți angajații, fără a scoate în evidență pe nimeni. Pe lângă această muncă psihologică pricepută, sarcinile secretarului includ conducerea corespondenței de afaceri, planificarea zilei de lucru a șefului, răspunsul la toate tipurile de apeluri, primirea partenerilor de afaceri, monitorizarea activității zonei de recepție și, uneori, întregul birou.

Secretara este o „fată de comisie” pentru a îndeplini „dorințele” companiei; figura secretarului în companie nu are o importanță decisivă. Nu cu siguranță în acest fel. O secretară care a reușit să câștige autoritate de la echipă și de la șef, devine un fel de „eminență gri”, invizibil dar semnificativ poate influența activitatea companiei în ansamblu. Adesea, managerul apelează la secretară pentru sfat, iar asistentul este cel care ia decizia finală a șefului. El este adesea mai bine informat despre treburile companiei decât șeful și adjuncții săi și poate oferi sfaturi oportune, corecte și echilibrate. Secretara dă tonul fiecărei zile de lucru și influențează indirect managerul. De exemplu, un loc de muncă bine organizat și livrarea la timp a informațiilor necesare facilitează munca șefului.

Secretarul nu are oportunități de avansare în carieră. Profesia nu presupune promovare. Parțial. Un lider va ține aproape de el o secretară bună. Șeful va face tot posibilul să ignore solicitările supervizorului pentru o promovare dacă are încredere în angajatul său și știe că se poate baza pe el în orice circumstanțe. Deci profesionalismul și dăruirea pot juca o glumă crudă unui angajat. Pe de altă parte, aceste calități pot deveni baza pentru creșterea carierei. Secretarul, de serviciu, trebuie să participe la toate procesele din companie, iar aceasta este o experiență de viață dobândită foarte importantă și un început excelent în viitor. Există multe exemple în care, după ce au lucrat ca secretară, oamenii au devenit oameni de afaceri, oficiali de rang înalt și manageri de top. În plus, un secretar calificat în vremea noastră poate câștiga destul de bine, la nivelul unui manager de top major.

Secretarul este o profesie feminină. Barbatii nu lucreaza in astfel de posturi. Majoritatea femeilor lucrează ca secretare. Acest lucru se explică prin faptul că, din punct de vedere emoțional, femeile sunt mai flexibile, le este mai ușor să se adapteze la starea de spirit, obiceiurile, caracterul șefului, rezolvarea conflictelor etc. Cu toate acestea, bărbații sunt, de asemenea, capabili să facă față îndatoririlor unui secretar. Multe companii mari acordă preferință reprezentanților sexului puternic, redenumind funcția din „secretar” în „asistent manager”.

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate pe piața muncii. Da, este. Orice companie are pur și simplu nevoie vitală de o persoană care să monitorizeze toată documentația, să întâlnească clienții, să servească cafea și să protejeze biroul șefului de vizitatorii nedoriți. În plus, el a fost „cartea de vizită” a companiei.

Orice secretară este amanta managerului pentru care lucrează. Acesta este un mit stabilit. Toți cei din jurul lui au încredere în el, cu excepția șefului și a secretarei sale. Ceea ce distinge un profesionist este că, dacă nu dorește tipul de relație menționat, atunci nu se va întâmpla. Deși romanțele de birou nu sunt atât de neobișnuite. Se întâmplă ca șeful și secretara să petreacă mult timp împreună la serviciu, trecând prin toate dificultățile afacerilor, așa că deseori apar relații informale între ei. Dar este mai bine să nu reduceți distanța existentă între șef și secretar în interesul companiei.

Secretara trebuie să zâmbească constant. Da, este. La urma urmei, nimeni nu vrea să vadă un angajat trist, agresiv sau timid. Funcția de secretar te obligă să-i tratezi pe toți cei care apar la ușa șefului, să-i tratezi pe toți cu bunătate, zâmbind și să trimiți politicos vizitatorii pe care șeful nu-i dorește. Există chiar și antrenamente speciale care te învață să zâmbești atunci când este nevoie.

Vânzătorul obișnuit își concentrează atenția asupra oricărei activități, în afară de cea care îi aduce cei mai mulți bani. La antrenamente sunt rar întrebat: „Care este cel mai bun mod de a începe o conversație? Ce cuvinte ar trebui să spun? - dar de fiecare dată când apare conversația despre apeluri la rece, aud: „Ce ar trebui să facem dacă ni se spune „nu”?” Abilitatea de a începe în mod competent o conversație și de a stabili contactul este cea care aduce 80% din rezultate, iar abilitatea de a răspunde la refuz aduce doar 20%. A-ți direcționa forța principală și atenția către lucrul cu eșecurile este aceeași ca în loc să exersezi înotul, să exersezi să strigi „Salvează-mă!” Prin urmare, vom analiza în detaliu cum să trecem prin secretară.

Toate metodele de trecere printr-o secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

1. Trucuri sincere se bazează pe încrederea și atitudinea noastră, pe cunoașterea proceselor de afaceri și pe alte caracteristici ale muncii atât ale secretarului însuși, cât și ale companiei în ansamblu.

2. Tehnici cu elemente de înșelăciune sau manipulare bazată pe o anumită denaturare a secretarei. Nu sunt un fan al acestor tehnici, dar ele există și funcționează, așa că merită să vorbim despre ele.

3. Tehnici cu elemente de intriga si spargerea tiparului- tehnici în care cuvintele noastre nu se încadrează în modelul de gândire al secretarului, „programul” lui eșuează și ne lasă să trecem.

Prima modalitate sinceră de a trece prin secretară este să afli în prealabil numele decidentului. Este atât de simplu încât mulți oameni nu o fac! Cunoașterea numelui este una dintre cheile principale pentru a contacta decidentul!

Există mai multe moduri simple de a afla un nume.

Metoda numărul 1. Pregătirea. Când vă pregătiți pentru un apel, puteți afla numele decidentului pe site-ul companiei, în știrile acesteia sau în mass-media.

Metoda numărul 2. Apelarea unui coleg sau metoda a două apeluri. Colegul tău îți sună mai întâi persoana de contact, află numele decidentului, ți-l transmite și tu apelezi folosind numele decidentului. Apropo, colegul tău ar trebui să facă apelul cât mai eficient posibil și să fie gata să-l ducă la bun sfârșit dacă este conectat în mod neașteptat cu decidentul ☺. Un apel de la un coleg pare standard:

– Bună ziua Igor Stalevarov, compania Unistream. Vă rugăm să vă conectați cu directorul.

- Și despre ce problemă?

– Pe problema cooperării. Am dori să vă furnizăm produsele noastre.

– Trimiteți informații prin e-mail.

– Da, bine, sunt gata să înregistrez!(Scrie e-mailul.)

– Cum îl cheamă regizorul? Voi pune o notă că informația este pentru el. (Sau „Al cui nume ar trebui să trimit scrisoarea?”)

- Andrei Ivanovici Ipatov. (Scrie numele).

– Mulţumesc mult! Când ar trebui să te sun înapoi cu rezultatele?

– Sună vineri după două.

– Da OK! Toate cele bune!

Așadar, colegul tău a aflat numele directorului, acum în câteva ore poți să-ți suni. Desigur, este indicat ca colegul tău să vină cu un alt nume pentru firmă, pentru ca atunci când suni, secretara să nu aibă îndoieli. Uneori, un asistent cu experiență va răspunde la întrebarea: „Cum se numește regizorul? Cui nume ar trebui să trimit scrisoarea?” va răspunde: „Scrieţi la numele firmei. El tot va veni la mine.” În acest caz, încercarea dvs. a eșuat.

Metoda numărul 3. Sună polițistul local.În acest caz, aceasta este, desigur, manipulare. Te uiți la adresa juridică a companiei de pe site, suni în numele polițistului districtual din acest sector și afli numele decidentului. Se întâmplă că în țara noastră, cei mai mulți oameni tratează forțele de ordine cu o oarecare teamă și mai întâi răspund la întrebările lor și abia apoi se gândesc de ce. Secretara nu face de cele mai multe ori excepție. Principalul lucru este că trebuie să cunoașteți în prealabil poziția decidentului și să veniți cu orice nume și prenumele directorului. Apelul este scurt, făcut pe un ton absolut serios, dar indiferent, fără cuvinte inutile, emoții și cuvinte respectuoase pe care oamenii obișnuiți le folosesc:

– Polițistul raional pentru așa și cutare district este Gordeev! Vă rugăm să specificați, numele și prenumele directorului dvs. (pauză), Sergey Leshchinsky? (Pauză.)

- Nu. Ipatov Andrei Ivanovici. (Așteptați.)

– Da, Ipatov Andrei Ivanovici. Mulțumesc. (Închide.)

În cele mai multe cazuri, secretarul, fără ezitare, dictează numele decidentului. Mai mult, puteți cere și un număr direct în același mod, deoarece ați „ceret” ajutor de la polițistul local.

Metoda numărul 4. Sună inspectorul fiscal. Tehnica o repetă complet pe cea anterioară, dar se face în numele inspectorului fiscal.

– Numărul inspectorului fiscal al unui astfel de district Gordeev. Acesta este Unistream LLC, nu?

- Da de ce?..

– Verificarea detaliilor: sunteți Unistream LLC, adresa legală 5th Stolbovaya Street, 7, și în prezent directorul companiei Sergey Ivanovich Leshchinsky?(Numim orice nume și prenume.)

Nu Nu. (Sau ea spune imediat numele și prenumele corecte.)

– Deci, trebuie să o reparăm... Cine?

– Ipatov Andrei Ivanovici. (Așteptați.)

– Deci, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Numărul lui de telefon este în continuare același?

– Dictează, voi verifica.

– Șapte sute douăzeci și trei... (Secretarul dictează numărul.)

– Da. Asta e corect. Mulțumesc!

Metoda numărul 5. Te sună secretara. Este mai convenabil să faci această tehnică cu ajutorul unui partener. Colegul tău ar trebui să sune la compania care te interesează în numele secretarului tău personal. Astfel, statutul tău devine la același nivel cu șeful ei și este mult mai ușor pentru „secretarul tău” să ajungă la o înțelegere cu colega ei. El poate fie să afle numele decidentului și să-ți aranjeze întâlnirea, fie, dacă ai nevoie, ora apelului tău la șeful ei, atunci contactul va fi așteptat și nu va fi rece!

Cum ar putea arăta:

– Bună ziua, compania Unistream, director asistent Svetlana Ivanova. Aș dori să aranjez o întâlnire (contact) între directorul meu și al tău. Când este convenabil să faci asta?

– Bună!.. Vă rog să clarificați cine sunteți și despre ce problemă?

– Sunt asistentul lui Serghei Vladimirovici Nikiforov, directorul companiei Unistream, planificăm anumite proiecte împreună cu dumneavoastră, iar directorul meu m-a instruit să aranjez o întâlnire cu directorul dumneavoastră, când ar fi convenabil să fac asta? Serghei Vladimirovici are timp, de exemplu, mâine după-amiază. Ce ai?

- Asta e corect. Lasă-mă să arunc o privire. Ei bine, la 16:00 poți. Cum să te înregistrez?

– Unistream, Serghei Nikiforov. Apropo, care este numele corect al directorului tău?

– Ipatov Andrei Ivanovici.

- Da, Ipatov Andrei Ivanovici. Amenda. Asta înseamnă că mâine Serghei va fi cu tine la 16:00. Toate cele bune.

Desigur, trebuie să vorbești cu încredere absolută, ca și cum tu (sau colegul tău) ai fi de fapt un asistent și nu ai fi „îngrijorat” de nicio problemă de conexiune.

Este important să rețineți cum funcționează expresia „planificăm anumite proiecte cu dumneavoastră”. Acesta este exact cazul când nu spunem adevărul, dar secretarul decide singur că deja cooperăm. Cel puțin, el poate decide așa, deoarece fraza este spusă la timpul prezent - „planificare” și vag - „anumite proiecte”. În același timp, arată foarte impresionant.

Metoda numărul 6. Sunați direct o terță parte. Această metodă se bazează pe „Pregătire”. Când studiezi site-ul web al unui potențial client, uneori găsești pe el numele, prenumele și numerele de telefon ale unor angajați. Puteți suna unul dintre ei, discutați și obțineți numele directorului, o recomandare de la o „terță parte” sau poate contactați imediat decidentul:

- Serghei Ivanovici?

– Serghei Ivanovici, bună ziua, numele meu este Sergey Nikiforov, compania Unistream. Caut o persoană care face achiziții de la tine, m-am uitat la informațiile de pe site-ul tău și am decis că poate ești tu (pauză).

- Nu Nu. Probabil un fel de greseala...

– Serghei Ivanovici, vă rog să mă ajutați, cine se ocupă de achizițiile dumneavoastră? Intenționăm să lucrăm cu tine și este important pentru mine să clarific câteva întrebări acum.

Permiteți-mi să vă reamintesc că terțul nu este împovărat cu povara răspunderii, iar dacă sună favorabil, atunci nimic nu ne împiedică să primim informații.

– Acesta este Andrey Nikolaevich, directorul comercial, el ia decizia, iar apoi managerii se ocupă de problemele tehnice.

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Cum îl pot contacta mai ușor?

- Asa de. Acum vă spun... 975 31 10, veți ajunge la secretarul lui Andrei Nikolaevici.

– Înțeleg, mulțumesc, Serghei Ivanovici! Pot să spun că mi-ai recomandat să-l contactez?

- Pentru numele lui Dumnezeu.

- Apropo, cum se numește secretara?

- Albina.

– Mulțumesc foarte mult, Serghei Ivanovici!

Astfel, am aflat numele decidentului, numele secretarului și am primit și pseudorecomandări care ne vor ajuta să comunicăm cu Albina. Uneori, terțul însuși se poate conecta direct cu factorul de decizie. Atunci are sens să spui o frază diferit:

– Este clar: Andrei Nikolaevici. Care este ultimul sau nume?

- Kharlamov.

- Khar-la-mov. Serghei Ivanovici, mă poți pune în legătură cu Andrei Nikolaevici?

Desigur, nu există niciodată o garanție de 100% că o terță parte se va putea conecta, dar vă amintiți că în cazul apelurilor la rece, ca și în cazul vânzărilor active, Este important să folosiți toate posibilitățile! Nimeni nu a anulat regula statisticii!

concluzii

1. Toate metodele de trecere printr-o secretară pot fi împărțite în trei tipuri.

- Sincer.

– Cu elemente de înșelăciune sau manipulare.

– Cu elemente de intrigă și de rupere a mucegaiului.

2. Primul pas este să sunați pe decident - aflați dinainte numele. Acum avem cel puțin șase moduri de a afla numele.

Un birou poate lucra fără șef, dar nu fără secretară.

Jane Fonda

Profesia de secretar este una dintre cele mai solicitate astăzi. Cu doar câțiva ani în urmă, o companie avea nevoie de obicei de o singură secretară. O singură persoană a făcut totul, inclusiv preluarea apelurilor, distribuirea lucrărilor, de exemplu, o întreagă flotă de vehicule, tipărirea documentelor, ceaiul și cafeaua pentru vizitatori și organizarea zilei de lucru a șefului.

Astăzi, este pur și simplu imposibil să faci față singur cu atâtea responsabilități în companiile mari și chiar mijlocii. Există multe companii în care un angajat îndeplinește toate sarcinile de secretariat, în timp ce în alte organizații există un întreg departament de secretari, care este condus de șeful secretariatului, totul depinde de dimensiunea companiei, precum și de specificul a activitatilor sale.

Am încercat să evidențiem și să clasificăm toate posturile de secretariat existente în funcție de funcțiile îndeplinite și de locul angajatului în structura organizatorică.

Dacă presupunem că compania angajează numărul maxim de secretari, atunci activitatea departamentului de secretariat poate arăta astfel.

Un personal de operatori de telefonie sună potențialii clienți care oferă bunuri sau servicii. În același timp, există un flux de apeluri de la clienți, deoarece compania face reclamă în mass-media. Aceste apeluri sunt primite de o secretară telefonică și se face o programare pentru apelanți. Când vizitatorii ajung la birou, sunt întâmpinați de o recepționeră care escortează clienții într-o cameră specială. Acolo, un administrator de birou atent îi va oferi ceai sau cafea în timp ce vizitatorul așteaptă să fie primit. Și dacă la un moment dat fluxul de clienți se oprește, atunci administratorul curăță camera pentru vizitatori, așează reviste și udă florile. În același timp, există un manager de birou de afaceri, acesta trimite curieri și șoferi, monitorizează disponibilitatea rechizitelor de birou și controlează funcționarea biroului. Fiecare manager are un secretar personal, iar managerii superiori au și secretari asistenți și asistenți personali. Pentru a completa imaginea, se pot adăuga operatori de PC care completează baze de date, imprimă toată documentația, listele de prețuri, broșurile, broșurile cu informații actualizate constant, precum și secretarele și funcționarii implicați în menținerea documentației, contabilitate și arhivare. Toate serviciile de secretariat sunt gestionate de șeful departamentului secretariat.

Și aceasta nu este o listă completă a posturilor de secretariat, așa că să încercăm să combinăm cele mai apropiate specializări în anumite grupuri de bază care sunt cel mai des întâlnite în practică, și anume:

operator de telefonie;
secretar de receptie/administrator/secretar de receptie;
secretar de departament;
secretar asistent;
director de birou/șef de secretariat;
asistent personal/asistent personal.

Operator de telefonie

Aceasta este probabil cea mai slab plătită, dar cea mai solicitată poziție dintre toate serviciile de birou. Există multe alte nume pentru această funcție, de exemplu, angajat, adesea angajat, pentru lucru la telefon, manager pentru negociere, dispecer la telefon etc.

Responsabilitatea principală a unui astfel de angajat este să lucreze cu apelurile primite sau efectuate. De regulă, munca nu implică servicii directe pentru clienți sau sarcini de management.

, capacitatea de a câștiga în timpul unei conversații telefonice
abilități de vânzare prin telefon

Caracteristici tipice:

Apeluri de la clienți și clienți ai organizației;
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară;
- apeluri de la angajații organizației implicați în ciclurile de producție.

2. Efectuarea vânzărilor prin telefon cu apeluri efectuate sau cu apeluri primite de la clienți.

3. Transferul de informații de referință prin telefon.

4. Afișarea rezultatelor primirii apelurilor telefonice în programe specializate pentru organizarea:

Înregistrarea informațiilor despre clienți;
- Rezultatele vânzărilor;
- Surse publicitare de apeluri;
- etc.

O poziție similară există de obicei în companiile mari sau în companiile concentrate pe un flux mare de clienți (serviciu, help desk și alte servicii). Lista de cerințe pentru acest angajat este mică și se limitează de obicei la a avea o voce plăcută și dorința de a lucra.

Secretar de receptie/administrator/secretar de receptie

Acest nume provine de la numele biroului de recepție administrativă, în spatele căruia se află locul de muncă al secretarei. De aici și varietatea ortografiilor și pronunțiilor: recepționer, recepționer, precum și numele profesiei în sine, recepționer. Inițial, astfel de poziții, precum birourile de recepție în sine, existau doar în hoteluri și saloane de înfrumusețare. Acum, în multe birouri în care lucrează activ cu vizitatorii, este nevoie de o astfel de persoană. Dispeceratul, secretarul de serviciu, secretarul telefonic etc. au responsabilitati similare.

Postul vacant de secretar de recepție este deschis de companiile ale căror birouri primesc un număr mare de apeluri telefonice și mulți vizitatori. Prin urmare, fetele cu aspect bun sunt de obicei invitate în funcția de secretar de recepție.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
cunoașterea limbilor străine este opțională
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor în rusă și/sau limbi străine:

De la clienții și clienții organizației
- apeluri către angajații organizației cu redirecționare ulterioară

2. Întâlnirea și înregistrarea vizitatorilor la recepție

3. Primirea scrisorilor, faxurilor, documentației electronice
4. Îndeplinește și alte sarcini minore din partea conducerii. În unele cazuri, ține statistici, acceptă numerar, completează documente, tipărește scrisori (fără să le întocmească el însuși).
Cel mai adesea, această poziție se găsește în companii străine și firme rusești axate pe clienți străini. De regulă, una dintre cerințele principale pentru candidații pentru acest post vacant este cunoașterea unei limbi străine cel puțin la un nivel bun de conversație.

secretar de departament

Un secretar care lucrează ca parte a unei unități structurale a unei companii (departament, divizie, sector etc.), care deține adesea cunoștințe speciale cu privire la specificul activității unității structurale corespunzătoare.

Cerinte de baza:

Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

studii superioare sunt de dorit sau cunoștințe speciale cu privire la specificul muncii unității structurale relevante
cunoștințe de limbi străine pentru companii străine
bune abilități de comunicare

Caracteristici tipice:

1. Primirea apelurilor, răspunderea solicitărilor standard în cadrul activității acestei unități structurale, redirecționarea apelurilor către anumiți angajați.
2. Întâlnirea vizitatorilor.
3. Cumpărarea de rechizite de birou.
4. Efectuarea lucrărilor de birou a unității structurale.
5. Vizualizarea corespondenței, selectarea și structurarea corespondenței necesare.

Această poziție se regăsește doar în companiile mari cu divizii structurale sau multe departamente.

secretar-asistent

Secretarul asistent este mai concentrat pe lucrul în afara companiei, adică îndeplinește ordinele șefului său în ceea ce privește comunicarea cu clienții și partenerii, de aceea i se cere să cunoască limbi străine. Competența secretarului managerului include aspecte legate de procesele care au loc în cadrul companiei, adică îndeplinește sarcini legate de societate în sine și de angajații acesteia.
Acest secretar, ca un asistent personal, lucrează cu o singură persoană, dar acestea sunt cel mai adesea a doua persoană a companiei (directori adjuncți, vicepreședinți, șefi de departamente și departamente etc.). De asemenea, secretarul asistent poate lucra cu prima persoana, fara a indeplini alte functii de reprezentant sau de asistent personal.

Cerinte de baza:

educatie inalta
Un an de experiență pe o poziție similară
diligență, responsabilitate, capacitate de învățare
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Scrierea independentă a scrisorilor.
2. Urmărirea executării documentelor și sarcinilor aflate în subordinea șefului imediat al unității/unităților structurale.
3. Întocmirea programului de lucru al managerului.
4. Revizuirea și pregătirea informațiilor pentru manager.
5. Intocmirea de note analitice si certificate pentru sef.
6. Pregătirea și sprijinirea negocierilor.

Director de birou/Șef de secretariat

Un manager de birou este un fel de administrator de birou. Pe lângă sarcinile obișnuite de secretariat, i se poate încredința coordonarea activităților unui număr de servicii ale companiei (de exemplu, auto) și executarea instrucțiunilor de la angajați, atât de conducere, cât și obișnuiți. Această funcție necesită mai multă independență decât o simplă funcție de secretară sau de recepționer. Managerul de birou are dreptul de a realiza anumite proiecte din competența sa (studierea de noi produse și servicii, îmbunătățirea sistemelor de lucru ale companiei). Și, de asemenea, de multe ori această secretară este încredințată cu responsabilitățile pentru organizarea de evenimente corporate, conferințe, livrarea prânzurilor la birou etc.

Cerinte de baza:
educatie inalta
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou
responsabilitate, energie

Caracteristici tipice:

1. Asigurarea funcționării biroului (organizarea achiziției de papetărie, livrarea apei, monitorizarea disponibilității hârtiei în imprimante, copiatoare și multe altele).

2. Rezolvarea problemelor administrative (chiria clădirii, curățenie, șoferi, secretare și multe altele).
3. Introducerea de noi forme de organizare a muncii.
4. Puterile reprezentative (în agențiile guvernamentale etc.).
5. Selecția, conducerea și pregătirea personalului din subordine.
Poziția este mai tipică pentru companiile cu spații mari de birouri.
Seful de secretariat se gaseste doar in firmele mari cu cel putin 58 de secretari in birou.

Asistent personal/asistent personal

Una dintre cele mai responsabile posturi de secretariat, care necesită acrobație și profesionalism. Un asistent bun, pe lângă cunoștințele și abilitățile sale profesionale, trebuie să aibă abilități analitice foarte dezvoltate, să fie independent în luarea deciziilor și, cel mai important, să fie un psiholog foarte bun și să cunoască obiceiurile caracteristice șefului său nu mai rău decât rudele apropiate. . Toate documentele care trec prin asistent și merg la biroul managerului trebuie să fie impecabile. Cunoașterea etichetei în afaceri este foarte căutată în această poziție. Modul în care un asistent personal se va comporta la întâlnirile de afaceri determină modul în care participanții la această întâlnire îl vor percepe pe manager.
Cu alte cuvinte, este un asistent indispensabil care este la curent cu toate problemele de lucru și problemele managerului său. Se presupune că această secretară lucrează exclusiv cu persoana I. Sarcina principală a unui astfel de specialist este să devină „mâna dreaptă” a șefului său, economisindu-și timpul de lucru foarte scump, scutindu-l cât mai mult posibil de acele probleme și probleme de rutină pe care le poate rezolva cu ușurință o secretară profesionistă, calificată.

Cerinte de baza:

compatibilitate psihologică cu liderul
educatie inalta
Doi ani de experiență pe o poziție similară
diligenta, responsabilitate, capacitate de invatare, curtoazie exceptionala
Utilizarea cu încredere a computerelor și a echipamentelor de birou

Caracteristici tipice:

1. Coordonează acțiunile managerului.
2. Întocmește documente în mod independent.
3. Pregătește materiale pentru întâlniri și negocieri.
4. Întocmește note analitice și certificate.
5. Întocmește procesele-verbale ale ședințelor, negocierilor, ședințelor acționarilor și ale consiliului de administrație.
6. Traduce dintr-o limbă străină dacă este necesar.
7. Pregătește călătorii de afaceri pentru manager (selectare, rezervare hoteluri, bilete de transport, taxiuri etc.).
8. Se supune numai supervizorului său imediat. În cazuri rare, munca lui poate fi coordonată de managerul biroului.

Nivelul de salarizare al secretarilor depinde de cerințele de cunoștințe, experiență, aptitudini și calificări impuse secretarului. De asemenea, este imposibil să nu ținem cont de poziția financiară a unei anumite companii și de politica urmată de aceasta în ceea ce privește salariile angajaților săi.
Nivelul salarial al secretarilor este de obicei influențat de următorii factori:

• cunoașterea uneia sau mai multor limbi străine;
• experienta intr-o pozitie similara;
• prezența învățământului superior;
• abilități speciale necesare pentru un anumit post, precum și cunoștințe de programe speciale de calculator;
• cerinţele de prezentare a candidaţilor.

Mai jos este salariul mediu pentru secretarele din Moscova, în funcție de poziție și de factorii de mai sus care influențează nivelul salariilor.