Sve što tajnica treba znati. Sve o tajničkoj profesiji

Dokument: Što bi tajnica trebala znati

Što bi tajnica trebala znati

Niti jedan čelnik manje ili više ozbiljne tvrtke ne može bez tajnice. Njemu konvergiraju najvažniji tokovi informacija, a zapravo u suvremenom svijetu konkurenciju pobjeđuju prvenstveno ona poduzeća koja su učinkovitija u upravljanju informacijskim tokovima. Dakle, ovaj skromni zaposlenik igra ulogu koja je mnogo značajnija nego što se obično misli, i na neki način, možda, određuje sudbinu cijelog poduzeća.

Moderna tajnica nije samo "djevojka na telefonu" koja povremeno servira kavu kuharu, ona je pravi dispečer cijelog poduzeća. Ona mora zadržati u sjećanju puno činjenica i brojki, racionalno planirati svoje radno vrijeme - svoje i upraviteljevo (a često i njegove zamjenike), kompetentno obavljati uredske poslove. Plus sposobnost pronalaženja pravog pristupa i prave intonacije u razgovoru s raznim ljudima - od jednostavnog vrijednog radnika (čiji je rječnik ograničen na desetak riječi, od kojih se samo polovica može izgovoriti u pristojnom društvu) do visoko inteligentni profesor iz prijateljskog istraživačkog instituta.

I u isto vrijeme, uvijek morate ostati elegantni, šarmantni i dobroćudni: na kraju krajeva, tajnica je lice tvrtke.

Mjesto tajnice tradicionalno je žensko, iako nam je povijest donijela podatke o mnogim legendarnim muškim tajnicima (primjerice, niti jedan državnik staljinističkog doba nije zanemario lik Poskrebysheva, Staljinova osobnog tajnika). Istina, sada se muškarci sve više nalaze u ovoj poziciji, ali to je još uvijek daleko od potpune “ravnopravnosti spolova”. A žene su, iskreno, zbog osobitosti svog uma i karaktera, prikladnije za obavljanje tajničkih funkcija.

Što bi tajnica trebala znati i umjeti? Međutim, ovo je drugo pitanje. Prvo, trebali biste razmisliti o tome koje osobne kvalitete treba imati osoba koja se prijavljuje za ovaj posao. Pokušajmo si nacrtati sliku idealne tajnice. Dakle, vrlo je poželjno da on (ona) posjeduje (posjeduje) takve kvalitete kao što su:

Dobro pamćenje;

Sposobnost brzog prebacivanja pažnje;

Sposobnost samostalnog odlučivanja;

Visoka razina otpornosti na stres;

Točnost;

Sposobnost obavljanja monotonog rada;

Marljivost;

Točnost;

Sposobnost planiranja radnog vremena i određivanja prioriteta poslovanja;

Dobronamjernost (vjerujte mi, ovo je važna kvaliteta: neiskren osmijeh se „čuje“ čak i kada razgovarate telefonom);

Sposobnost komuniciranja s ljudima različitih društvenih skupina;

Sposobnosti psihologa, “šefov osjećaj”.

Tome, naravno, trebate dodati kompetentan usmeni i pisani govor, u kombinaciji s reprezentativnim izgledom. Ako se poduzeće aktivno bavi inozemnom gospodarskom djelatnošću, broj potrebnih kvaliteta tajnika trebao bi uključivati poznavanje stranog jezika (jezika) u mjeri koja je određena specifičnostima poduzeća.

Kao što vidite, pronaći prikladnog kandidata za mjesto tajnice nije lak zadatak. Ne može svatko obavljati tajničke poslove: netko je potpuno uznemiren bilo kakvim ukorom nadzornika, netko je očito precijenio samopoštovanje i svoj posao doživljava kao uslugu, a mnogo je takvih kandidata koji su čvrsto uvjereni da se sve tajničke dužnosti svode na služenje kuhara povremeno i “stvoriti ugodno okruženje”.

Naravno, potrebne kvalifikacije stječu se iskustvom, pa renomirana poduzeća, kada oglašavaju radno mjesto tajnice, često ograničavaju dob kandidata (na primjer, najmanje 30-35 godina). Ali ovdje postoji još jedna opasnost: može se pokazati da je novog radnika s velikim iskustvom teže prekvalificirati nego preobučiti 20-godišnju djevojku od nule.

Ali sada je pronađena prikladna osoba, a sada ga je potrebno posvetiti zamršenostima posla. Glavne odgovornosti tajnika zapisane su u radnoj uputi (uzorak je dat u nastavku). Također navodi zahtjeve za kvalifikacije i čisto tehničke vještine (kao što su sposobnost rada na računalu, faksu i drugoj uredskoj opremi, brzo tipkanje pod diktatom itd.).

Međutim, u radu tajnice postoje mnoge značajke koje se ne mogu upisati u radnu uputu. Kako biste izbjegli međusobne pritužbe i nezaslužene prigovore, preporučljivo je odmah poučiti tajnika o takvim značajkama. Na primjer, bit će joj korisno saznati:

1. Kako se mogu predstaviti preko telefona? Prema bontonu, uobičajeno je nazvati tvrtku i potom pozdraviti, ali u praksi, iz sigurnosnih razloga, mnogi menadžeri ne dopuštaju izgovor imena tvrtke.

2. Kakva je formalna i de facto hijerarhija zaposlenika u poduzeću? Trebate li slijediti upute ostalih zaposlenika, i ako jeste, kojim redoslijedom?

3. Kako mogu "filtrirati" telefonske pozive? S kim se povezati u bilo koje vrijeme, a s kim nikada?

4. Kakva je procedura za primanje posjetitelja? Tko je u svakom trenutku dostupan voditelju, bez dogovora i bez prijave?

5. Koji je “ritual” posluživanja čaja i kave? Što i kada preferira vođa? Kada posjetiteljima treba ponuditi šalicu čaja ili kave?

6. Koliki je okvirni dnevni i tjedni raspored za voditelja?

7. Kada zapravo završava posao tajnika – u strogo određeno vrijeme ili nakon odlaska voditelja?

U sljedećim brojevima našeg tjednika detaljnije ćemo govoriti o nekim nijansama "tehnologije" tajničkog rada. A sada - upute za rad. Podsjećamo da je ovo samo uzorak koji možete mijenjati po vlastitom nahođenju, dodajući mu točke koje vam nedostaju i brišući one nepotrebne. I ne zaboravite svoju tajnicu upoznati s ovom uputom uz potvrdu.

Alena Myshkina,
odvjetnik

Sergej Koval,
odvjetnik

"Odobravam"
__________________ (_________________)
(potpis) (puno ime)
Direktor
_____________________________________
(naziv poduzeća, organizacije)
“____” ____________ 200__ godine

Uputa za rad tajnika pročelnika

I. Opće odredbe

1. Ovim radnim uputstvom definiraju se funkcionalne dužnosti, prava i odgovornosti tajnika upravitelja (u daljnjem tekstu: tajnik).

2. Tajnik se zapošljava i razrješava nalogom čelnika poduzeća u skladu sa zahtjevima Zakona o radu Ukrajine i važećeg radnog zakonodavstva.

3. Tajnik odgovara izravno voditelju poduzeća.

II. Kvalifikacijski zahtjevi

Tajnica bi trebala znati:

1. Upravljanje poduzećem i njegovim odjelima.

2. Organizacija i sadržaj direktora poduzeća.

3. Rješenja, naredbe, naredbe, propisi, upute i drugi materijali za obavljanje uredskih poslova.

4. Pravila za oblikovanje poslovnih pisama pomoću standardnih obrazaca.

5. Pravila za obradu usmenih i pismenih (dokumentarnih) informacija.

6. Pravila za rad računalne opreme i komunikacijskih sustava.

7. Tehnološki procesi obrade informacija, upute za rad, programi, izgledi, regulativni i metodološki materijali o tehnici i redoslijedu operacija u računalnim sustavima (mrežama).

8. Tehnički uvjeti za magnetne i laserske diskove, ostale korištene medije za pohranu, papir, potrošni materijal za pisače i faksove.

9. Pravila pravopisa i interpunkcije (za ruski i ukrajinski jezik), imaju vještinu velike brzine tipkanja.

10. Engleski * jezik u mjeri potrebnoj za rad.

11. Poslovni govor i etika uslužnih odnosa.

12. Interni propisi o radu.

13. Osnove radnog zakonodavstva, organizacija rada.

14. Pravila i norme zaštite na radu.

III. Zadaci i odgovornosti

Tajnik je dužan:

1. Obavljati tehničke funkcije za osiguranje i održavanje rada čelnika poduzeća.

2. Rad s informacijama i dokumentima potrebnim za vođenje, upravljanje i interakciju strukturnih jedinica.

3. Dobiti od odjela ili izvršitelja informacije potrebne za voditelja, pozvati zaposlenike u njegovo ime.

4. Osigurati menadžerovo radno mjesto uredskim materijalom, stvoriti povoljne uvjete za njegov produktivan rad.

5. Šaljite i primajte informacije faksom, e-poštom itd.

6. Organizirati telefonske razgovore voditelja, primati i odašiljati telefonske poruke, snimati primljene poruke za vrijeme odsutnosti pročelnika i predočiti mu njihov sadržaj.

7. Organizirati pripremu sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupiti potrebne materijale, obavijestiti sudionike o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, voditi registraciju i sl.), sastaviti zapisnik.

8. Održavati uredski rad, primati korespondenciju upućenu voditelju, sistematizirati u skladu s postupkom koji je usvojen u poduzeću i prenijeti, nakon razmatranja od strane voditelja, odjelima ili određenim izvođačima.

9. Pratiti tijek izvršenja naloga uzetih pod kontrolu, utvrditi razloge za njihovo nepravodobno izvršenje, o tome stalno obavještavati upravitelja.

10. Znati mjesto dužnosnika uprave tvrtke i ostalih ključnih zaposlenika (prema popisu).

11. U skladu s uputama voditelja organizirati rad službenih vozila, po potrebi naručiti prijevoz treće strane, kao i osigurati naručivanje karata za vlakove, avione i sl. za rukovodstvo poduzeća u slučaju poslovnog putovanja.

12. Prihvatiti dokumente i osobne izjave zaposlenika na potpis od strane rukovoditelja.

13. Organizirati prijem posjetitelja, olakšati učinkovitost razmatranja prijava i prijedloga zaposlenika.

14. Formirati spise, osigurati njihovu pohranu i pravovremenu dostavu u arhiv.

15. Poštujte potrebne zahtjeve za računalnu sigurnost. Ažurirajte antivirusne baze podataka na vrijeme, provjerite sve dolazne datoteke na viruse tijekom rada, spriječite pregledavanje Interneta ili lokalne računalne mreže bez uključenog antivirusnog programa.

16. Nemojte dopustiti instalaciju nelicenciranog softvera i bilo kakvih programa koji nisu izravno povezani s obavljanjem službenih dužnosti na vašem računalu. Instalaciju bilo kojeg programa mora odobriti čelnik poduzeća ili administrator sustava računalne mreže.

17. O svim uočenim odstupanjima u radu računalne opreme, otkrivenim virusima, kao i programima neovlašteno instaliranim na računalu u odsutnosti tajnice izvijestiti odgovornog djelatnika.

18. Čuvati poslovne tajne i poduzeti mjere za njihovu zaštitu:

18.1. Ne ostavljajte bez nadzora nikakve dokumente, uključujući i one na magnetskim i laserskim medijima, ne iznosite ih iz poduzeća bez dopuštenja upravitelja, nemojte ih prenositi drugim osobama, ne kopirajte ih bez potrebe.

18.2. Ne dijelite s kolegama na poslu informacije koje nisu izravno povezane s njihovim obvezama.

18.3. Ne otkrivati podatke vezane uz tehnička sredstva obrade i pohrane informacija, uključujući računala (lozinke, kodove, nazive i lokacije datoteka i imenika, njihov sadržaj) te spriječiti neovlaštene i neovlaštene osobe da im pristupe.

19. Stalno usavršavajte vještine i navike rada.

20. Obavljati zasebne službene zadatke pročelnika.

Tajnik ima pravo:

1. Upoznati se s nacrtima odluka čelnika poduzeća o njegovim aktivnostima.

2. Podnijeti upravi poduzeća prijedloge za poboljšanje rada u vezi s njegovim odgovornostima.

3. O svim uočenim nedostacima u poslovanju poduzeća obavijestiti čelnika poduzeća i dati prijedloge za njihovo otklanjanje.

4. Zahtijevati i primati, osobno ili u ime direktora poduzeća, potrebne informacije i dokumente od čelnika strukturnih odjela i stručnjaka.

5. Zahtijevati od uprave poduzeća da pomogne u obavljanju njihovih dužnosti.

V. Odgovornost

Tajnik je odgovoran za:

1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovom uputom - u granicama utvrđenim važećim radnim zakonodavstvom Ukrajine.

2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja svojih aktivnosti - u granicama utvrđenim važećim građanskim, upravnim i kaznenim zakonodavstvom Ukrajine.

3. Za nanošenje materijalne štete poduzeću - u granicama utvrđenim važećim građanskim zakonodavstvom i zakonodavstvom o radu Ukrajine.

4. Za odavanje poslovne tajne - kaznena odgovornost iz čl. 232 Kaznenog zakona Ukrajine.

Vi. Odnos

1. Za vrijeme odsutnosti tajnika njegove poslove obavlja osoba imenovana prema utvrđenom postupku. Ova osoba stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za nepropisno obavljanje dužnosti koje su joj dodijeljene.

2. Za obavljanje dužnosti i ostvarivanje prava, tajnik komunicira:

2.1. Od _____________________ o pitanjima: _____________________

2.2. Od _____________________ o pitanjima: _____________________

Voditelj strukturne jedinice.

Predstavljamo vam tipičan primjer opisa poslova tajnice upravitelja, uzorak 2019. treba sadržavati sljedeće dijelove: opći položaj, dužnosti tajnika upravitelja, prava tajnika upravitelja, odgovornost tajnika upravitelja.

Opis poslova tajnika pročelnika odnosi se na odjeljak " Kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta radnika zaposlenih u poduzećima, ustanovama i organizacijama na razini cijele djelatnosti".

U opisu posla tajnika pročelnika treba odraziti sljedeće točke:

Odgovornosti tajnika pročelnika

1) Odgovornosti na poslu. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova čelnika poduzeća. Prihvaća korespondenciju koja stiže na razmatranje predstojniku, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim odjelima ili određenim izvođačima na korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora. Vodi uredske poslove, obavlja razne poslove uz korištenje računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka. Prihvaća dokumente i osobne prijave na potpis čelnika poduzeća. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja. Prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih odjela i pojedinih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, te osigurava njihovo kvalitetno uređivanje. Organizira telefonske razgovore voditelja, zapisuje primljene informacije u njegovoj odsutnosti i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije o prijemnim i interfonskim uređajima (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, donosi ih na njegovu pažnju na vrijeme informacije primljene putem komunikacijskih kanala. U ime pročelnika priprema pisma, zahtjeve, druge dokumente, priprema odgovore autorima dopisa. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja, dnevnom redu, njihovoj prijavi), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka. Obavlja kontrolu izvršenja izdanih naloga i naloga od strane djelatnika poduzeća, kao i poštivanja rokova za ispunjavanje uputa i uputa čelnika poduzeća, preuzetih pod kontrolu. Čuva datoteku kontrolne i registracijske kartice. Omogućuje radnom mjestu upravitelja potrebnu organizacijsku opremu, tiskanice, stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Po nalogu voditelja ispisuje uslužne materijale potrebne za njegov rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka. Organizira prijem posjetitelja, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv. Kopira dokumente na osobnom fotokopirnom stroju.

Upraviteljeva tajnica bi trebala znati

2) Tajnik upravitelja, u obavljanju službene dužnosti, mora znati: odluke, naredbe, naredbe i drugi materijali smjernica i normativni dokumenti koji se odnose na djelatnost poduzeća i obavljanje uredskog rada; struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima; organizacija uredskog rada; metode registracije i obrade dokumenata; arhiviranje; strojopis; pravila za korištenje interfonskih sustava; standardi jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije; pravila za tiskanje poslovnih pisama standardnim obrascima; osnove etike i estetike; pravila poslovne komunikacije; osnove organizacije rada i upravljanja; pravila za rad računalne tehnologije; osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva; interni propisi o radu; pravila i norme zaštite na radu.

Uvjeti za kvalifikaciju tajnika upravitelja

3) Kvalifikacijski zahtjevi. Visoka stručna sprema bez predočenja uvjeta za radno iskustvo ili srednja stručna sprema i radno iskustvo u specijalnosti najmanje 2 godine.

1. Opće odredbe

1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvršitelja.

2. Na mjesto tajnika prima se osoba koja ima višu stručnu spremu bez preduvjeta za radno iskustvo ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo u specijalnosti u trajanju od najmanje 2 godine.

3. Tajnika zapošljava i razrješava direktor organizacije.

4. Tajnik treba znati:

odluke, naredbe, naredbe i drugi materijali smjernica i normativni dokumenti koji se odnose na djelatnost organizacije i obavljanje uredskog rada;
strukturu i upravljanje organizacijom i njezinim odjelima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhiviranje;
strojopis;
pravila za korištenje interfonskih sustava;
standarde za jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije;
pravila za tiskanje poslovnih pisama standardnim obrascima;
osnove etike i estetike;
pravila poslovne komunikacije;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila za rad računalne tehnologije;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni propisi o radu;
pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara.

5. U svom radu tajnik se rukovodi:

zakonodavstvo Ruske Federacije,
Statut organizacije,
naredbe i naredbe zaposlenika kojima je podređen u skladu s ovom uputom,
ovaj opis posla,
Interni pravilnik o radu organizacije.

6. Tajnik odgovara izravno direktoru organizacije (direktor organizacije, voditelj odjela itd.)

7. Za vrijeme odsutnosti tajnika (službeni put, godišnji odmor, bolest i sl.), njegove poslove obavlja osoba koju na propisani način imenuje ravnatelj organizacije, a koja stječe odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorna je za obavljanje dužnosti koje su mu dodijeljene.

2. Poslovna zaduženja tajnika upravitelja

Tajnica:

1. Obavlja poslove na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativno-administrativnih poslova ravnatelja organizacije.

2. Prihvaća korespondenciju koja stiže na razmatranje ravnatelju, prenosi je sukladno donesenoj odluci ustrojskim odjelima ili određenim izvođačima na korištenje u procesu rada ili pripremanja odgovora.

3. Vodi uredske poslove, obavlja razne poslove uz korištenje računalne tehnologije, namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija u pripremi i donošenju odluka.

4. Prihvaća dokumente i osobne prijave na potpis direktora organizacije.

5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad ravnatelja.

6. Prati pravovremeno razmatranje i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih odjela i pojedinih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju ravnatelju na potpis, osigurava njihovo kvalitetno uređivanje.

7. Organizira telefonske razgovore ravnatelja, zapisuje informacije primljene u njegovoj odsutnosti i saopštava mu njihov sadržaj, prenosi i prima informacije putem interfona, (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, promptno obavještava svoje informacije informacije primljene putem komunikacijskih kanala.

8. U ime ravnatelja priprema dopise, upite, druge dokumente, priprema odgovore autorima dopisa.

9. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava ravnatelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihovoj prijavi), vodi i sastavlja zapisnike sjednica i sastanaka.

10. Obavlja kontrolu nad izvršavanjem izdanih naloga i naloga od strane djelatnika organizacije, kao i nad poštivanjem rokova za ispunjavanje uputa i uputa ravnatelja organizacije, uzetih pod kontrolu.

11. Vodi dosije kontrolne i registracijske kartice.

12. Osigurava radno mjesto ravnatelja potrebnom organizacijskom opremom, dopisnicom, stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad.

13. Po nalogu ravnatelja ispisuje uslužne materijale potrebne za njegov rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka.

14. Organizira prihvat posjetitelja, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

15. Formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurava njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostavlja u arhiv.

16. Kopira dokumente na osobnom fotokopirnom stroju.

17. Usklađuje se s internim pravilnikom o radu i drugim lokalnim propisima organizacije.

18. Poštuje interna pravila i propise o zaštiti na radu, sigurnosti, industrijskoj sanitaciji i zaštiti od požara.

19. Osigurava da mu je radno mjesto čisto i uredno.

20. Ispunjava, u okviru ugovora o radu, naloge zaposlenika kojima je podređen u skladu s ovom uputom.

3. Prava tajnika upravitelja

Tajnik ima pravo:

1. Podnijeti ravnatelju organizacije prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s nadležnostima predviđenim ovim uputstvom.

2. Zatražiti od strukturnih odjela i zaposlenika organizacije podatke potrebne za obavljanje svojih dužnosti.

3. Upoznati dokumente kojima se utvrđuju njegova prava i obveze na radnom mjestu, kriterije za ocjenu kvalitete obavljanja službenih dužnosti.

4. Upoznati se s nacrtima odluka uprave organizacije u vezi s njezinim aktivnostima.

5. Zahtjevati od uprave organizacije pružanje pomoći, uključujući osiguravanje organizacijskih i tehničkih uvjeta i izvršenje utvrđenih dokumenata potrebnih za obavljanje službenih dužnosti.

6. Druga prava utvrđena važećim radnim zakonodavstvom.

4. Odgovornost tajnika upravitelja

Tajnik je odgovoran u sljedećim slučajevima:

1. Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih službenih dužnosti predviđenih ovim opisom posla - u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

2. Za kaznena djela počinjena tijekom njihove djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim administrativnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis posla tajnice upravitelja je uzorak iz 2019. godine. Dužnosti tajnika upravitelja, prava tajnika upravitelja, odgovornost tajnika upravitelja.

Upute

Biti dobar ured-, morate imati takve kvalitete kao što su odgovornost, društvenost i energija. Osim toga, morate pokušati uskladiti imidž korporativne tvrtke.

Na ovoj poziciji vrlo je važno kvalitetno ispunjavati svoje profesionalne obveze, pogotovo ako se planira uspon na ljestvici karijere.

Vrijedno je zapamtiti da je uredski menadžer lice tvrtke, po svom ponašanju, profesionalnosti i izgledu ocjenjuju i tvrtku i. Izgled uvijek treba biti uredan, u skladu s poslovnim stilom, a ponašanje ne smije ići dalje od dopuštenog. Potrebno se etablirati kao kompetentan i točan stručnjak koji može korektno pregovarati, znati raditi s tehnologijom i dostojno je lice tvrtke. Ne smije biti kašnjenja na poslu i sukoba, što god da se dogodi.

Ako je moguće, trebali biste se izdvojiti iz opće mase zaposlenika i, pokazujući inicijativu, dati prijedloge za poboljšanje rada tvrtke, komentirati ako je potrebno. Odnosno, pokažite menadžmentu da ste pravi član tima koji brine o problemima i interesima tvrtke.

Dobar voditelj ureda mora biti sposoban kompetentno pisati, brzo pronaći informacije i organizirati ih. Posebno važno mjesto među odgovornostima zauzima telefonska komunikacija. Na pozive možete odgovoriti samo s osmijehom na licu, krajnjom pristojnošću i korektnošću. Razdražljivost i nezadovoljstvo trebali bi biti potpuno odsutni, bez obzira na to koliko posla još predstoji i u koje doba dana morate podići slušalicu.

Slični Videi

Bilješka

Posao voditelja ureda ne podrazumijeva uvijek standardan radni dan, najčešće se morate prilagoditi menadžmentu, a nisu isključena ni poslovna putovanja.

Koristan savjet

Prilikom preuzimanja dužnosti voditelja ureda prije svega morate uspostaviti kontakt s ostalim zaposlenicima i tek onda se baviti neposrednim poslovima

Izvori:

kako postati bolji menadžer
Na temelju tog znanja, tajnik bi trebao biti sposoban

Nekima su potrebna desetljeća da postignu značajan uspjeh na profesionalnom polju, dok drugi puno brže osvajaju vrh ljestvice karijere. Želite li postati vrhunski menadžer, morate znati koji je put do cilja najkraći.

Upute

Naravno, da biste postali top menadžer, morate imati visoko obrazovanje. I poželjno je imati dva od njih: jedan - u svojoj struci, drugi - u upravljanju osobljem i organizacijama. Možete se upisati na drugu visokoškolsku ustanovu dok radite. Važno je raditi u svojoj specijalnosti nakon prvog instituta, sveučilišta ili akademije. Tada ćete imati veće šanse da postanete vrhunski menadžer.

U suprotnom, riskirate da zaglavite na horizontu karijere. To znači da osoba mijenja jedno područje za drugim, dobiva srodne pozicije, ali ne odrasta. Ovakav razvoj nije loš za ljude različitih interesa i koji žele proširiti svoje profesionalno područje. Ali ako ciljate na vodeću poziciju i ne želite potrošiti desetljeća na to, trebali biste suziti svoju specijalizaciju i raditi na promociji.

Ako ne želite svesti izbor tvrtki u kojima biste mogli napraviti karijeru, samo na domaće tvrtke, naučite engleski. Dobar nivo znanja stranog jezika dat će vam prednost u odnosu na druge kandidate za perspektivnu poziciju u europskoj tvrtki. Bit će sjajno ako savladate ne jedan, već dva ili više stranih jezika. Zapamtite da će vam ovo dobro doći u izgradnji vaše karijere.

Čak i ako ste s pohvalama diplomirali na prestižnoj visokoškolskoj ustanovi, ne biste trebali pretpostaviti da će se poslodavci boriti za vas i odmah vam ponuditi vodeću poziciju. Ništa manje, a ponekad čak i više, nositelji počasnih diploma, tvrtke cijene one koji već imaju radno iskustvo. Stoga, pokušajte se zaposliti u svojoj specijalnosti na zadnjim tečajevima instituta s pola radnog vremena. Neće biti lako spojiti odličan studij i rad, ali tada ćete moći predočiti ne samo diplomu, već i upis u radnu knjižicu. Moguće je da će vas poduzeće u kojem ćete raditi tijekom studija po završetku fakulteta pozvati na stalni posao.

Nakon što dobijete svoju početnu poziciju u firmi, morate se dokazati što je više moguće. To se može učiniti na različite načine. Neki zaposlenici su vrlo izvršni, imaju savjestan odnos prema poslu i uspješno se nose s velikim količinama. Drugi pokazuju sposobnost preuzimanja odgovornosti, pokazuju inicijativu i kreativnost, ne žure ispuniti zadani zadatak, već prvo razmišljaju o tome kako pojednostaviti proces. Vjerojatno ste već shvatili za koju vrstu zaposlenika postoji veća vjerojatnost da će biti unaprijeđen. Ako naporno radite, ali niste spremni preuzeti više od drugih, ako ne vidite cjelokupnu situaciju za tvrtku u kojoj radite, jer ne želite gledati dalje od svojih odgovornosti, male su šanse za izbijanje u vođe.

Zapamtite, glavni menadžer mora izgledati, govoriti i ponašati se u skladu s tim. Stoga je bolje ne opustiti se odmah, već unaprijediti svoje poslovne vještine, razmisliti o tome koje stvari čine vašu garderobu, a ne pokvariti radnu reputaciju.

Profesija upravitelja računa oduvijek je bila osobito popularna među onima koji traže brze scenarije karijere. Izvana se čini da su samo aktivnost, prezentabilan izgled i samouvjerene komunikacijske vještine dovoljne da zauzmu ovu nišu. Međutim, današnji poslodavci postali su mnogo pronicljiviji.

Skup kompetencija

Menadžer za korisničku podršku je jedinica osoblja koja je podjednako česta kako u velikom poduzeću tako i u njegovom malom segmentu.

Za svako tržište postoji određena razina zahtjeva za skup kompetencija voditelja računa. Danas stručnjaci ovog profila moraju imati pretežno visoko obrazovanje iz područja ekonomije, prava ili menadžmenta. Visoko specijalizirana poduzeća naširoko pozdravljaju prisutnost specijaliziranog obrazovanja - za tvrtku koja prodaje valjanje metala isplativije je zaposliti menadžera s inženjerskim obrazovanjem.

Analiza slobodnih radnih mjesta velikih tvrtki pokazuje sve veći interes za stručnjake koji su završili tečajeve usavršavanja u području učinkovitog upravljanja poslovanjem.

Mala i srednja poduzeća i dalje primaju menadžere sa srednjom stručnom spremom i minimalnim skupom kompetencija. Glavni kriterij odabira su komunikacijske vještine. Jednostavno rečeno, ako stručnjak zna voditi dijalog, ima dar uvjeravanja i motiviran je za zaradu, tada će najvjerojatnije poslodavac zaposliti takvog stručnjaka.

Završeni tečajevi marketinga, PR-a, retorike i sl. bit će dodatni plus kandidatu za poziciju klijent menadžera.

Odgovornosti na poslu

Najčešće se odgovornosti upravitelja računa odnose na sklapanje novih poslova i povećanje prodaje. Po ovom kriteriju poslodavac ocjenjuje rad stručnjaka.

Velika prednost je što podnositelj zahtjeva ima iskustvo u području prodaje prema profilu tvrtke, kao i postojeću bazu klijenata. Bazu treba shvatiti ne toliko kao popis potencijalnih adresata usluga s njihovim koordinatama, koliko dobro uspostavljene odnose s osobama odgovornim za sklapanje transakcija.

Često, kako bi se zaposlili u određenoj tvrtki, kandidati prvo dobiju posao u organizaciji koja radi u istom području, ali se nalazi ispod željenog poslodavca. Gradi iskustvo i izgrađuje odnose s kupcima.

Međutim, poslodavac ne dodjeljuje uvijek odgovornosti za prodaju proizvoda upravitelju računa. Ovo radno mjesto može pokrivati ulogu koordinatora za odnose s klijentima. Najčešće takve stručnjake privlače tvrtke za IT proizvode, softver, računovodstvene i pravne usluge. Predstavnici tvrtke ne rade na prodajnom tržištu, već samo pružaju usluge i osiguravaju nesmetan rad proizvoda.

Očekivanja od plaće

Ovisno o veličini poduzeća i regiji, plaća voditelja službe za korisnike uvelike varira. Općenito, stručnjak na ovoj poziciji ima prosječnu plaću običnog uredskog radnika.

Najčešće se plaća zaposlenika ovog profila formira od minimalne plaće koju stručnjak prima zajamčeno i postotka sklopljenih transakcija. Upravo je taj plutajući dio prihoda glavni za specijaliste. Nedostatak gornje granice plaća najčešće privlači izvanredne studente, mlade stručnjake i ljude zainteresirane za kratkoročnu, ali brzu zaradu da rade s klijentima.

Poslodavci su suosjećajni s činjenicom da su voditelji službe za korisnike stručnjaci koji često mijenjaju posao, pa su ih istinski vrijedni zaposlenici spremni motivirati dodatnim plaćanjima.

Prenamjena

Uspješni upravitelji računa ne dolaze uvijek iz izravne prodaje na malo. Velike tvrtke često "stvaraju" takve stručnjake od zaposlenika tvrtke koji jasno poznaju prednosti poduzeća i mogu ga isplativo predstaviti trećim stranama.

Kao voditelj odnosa s klijentima mogu djelovati bivši analitičari, angažirani savjetnici i konzultanti, zaposlenici PR službi, pomoćnici menadžera i sl.

Po skupu kompetencija, mjesto zamjenika voditelja za odnose s javnošću najbliže je account manageru. Stručnjaci ove razine često poduzimaju javno izvještavanje o aktivnostima tvrtke, tako da bolje od bilo koga drugog poznaju snage tvrtke.

U malim i srednjim poduzećima funkcije voditelja odnosa s kupcima često se dodijeljuju kao dodatni teret vodećim stručnjacima tvrtke, voditeljima specijaliziranih odjela, tajnicima za tisak itd.

Oni stručnjaci čija glavna struka nema veze s prodajom također mogu zauzeti mjesto voditelja službe za korisnike. Dakle, često u tom svojstvu mogu djelovati radnici u uslužnom sektoru - administrativno osoblje, radnici u oblasti trgovine.

Slični Videi

Tajnik-pomoćnik trebao bi znati:

Pravna osnova upravljanja:

Upravno, radno i poslovno pravo; zakonodavni i regulatorni akti koji određuju redoslijed rada organizacije vrste u kojoj radi;

Osnove upravljanja:

Sustav vlasti i uprave u zemlji i regiji, načela ustroja državnih, javnih, zadružnih i privatnih organizacija; djelatnost u kojoj radi, njeni međusobni odnosi funkcija, zadaća, struktura organizacije u kojoj radi, njezine vertikalne i horizontalne veze; osnove upravljanja; osnove znanstvene organizacije menadžerskog rada: regulativni i metodološki dokumenti o informacijskoj i dokumentacijskoj potpori menadžerske djelatnosti; računalna i organizacijska tehnologija; temelji opće socijalne psihologije; temelji estetike i etike; uredski rad: metode izrade i obrade dokumenata, organizacija rada s dokumentima; usluga bez papira; arhiviranje.

Na temelju tog znanja, tajnik bi trebao biti sposoban:

Osigurati učinkovit rad menadžera za pomoć u planiranju radnog dana; organizirati radno mjesto menadžera; provoditi vremensku kontrolu nad uputama uprave; organizirati informacijske usluge za voditelja (firme); dokumentarac; bez papira - znati raditi s periodikom (pripremati recenzije tiska), organizirati prijem posjetitelja; uspostaviti kontakte; organizirati i održavati sastanak; sastavljati i izvršavati dokumente pomoću osobnog računala; koristiti računalo, biti sposoban koristiti baze podataka, uklj. daljinski (pomoću osobnog računala); brzo reproducirati dokumente; osigurati brz prijenos informacija putem komunikacije (uključujući faks, e-poštu); za rad s dokumentima: zaprimanje, slanje, primarna obrada dokumenata, distribucija, evidentiranje, kontrola, informiranje i referentni rad na dokumentima, tekuće skladištenje, uništavanje; čuvati arhivu.

Što bi tajnik trebao znati i umjeti, navedeno je u kvalificiranom opisu.

Kvalifikacijska karakteristika - Ovo je regulatorni dokument koji utvrđuje što pojedini zaposlenik treba raditi na svom poslu, što za to treba znati i umjeti, te kolika bi trebala biti njegova obučenost.

Odgovornosti na poslu

Obavlja tehničke funkcije za pružanje i održavanje rada, voditelj poduzeća (ili odjela). Prima informacije potrebne za voditelja od odjela ili izvođača, poziva u svoje ime zaposlenike. Organizira telefonske razgovore voditelja, prima i prenosi telefonske poruke, zapisuje primljene poruke u njegovoj odsutnosti i upućuje na njihov sadržaj voditelju. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje održava voditelj - (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka, njihova prijava), vodi i sastavlja zapisnike. Osigurava uredski materijal za menadžerovo radno mjesto, organizacijsku tehnologiju, stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Prenosi i prima informacije o prijemnim i komunikacijskim uređajima, ispisuje različite materijale u smjeru glave. Vodi dokumentacijski rad, prima korespondenciju zaprimljenu na ime voditelja, organizira je u skladu s (postupkom usvojenim u poduzeću) i nakon razmatranja ga prenosi voditeljima odjela ili određenim izvođačima na korištenje u procesu njihovog rada, ili za pripremu odgovora, prati vrijeme izvršavanja naloga pročelnika prema osobnim izjavama građana. Organizira prijam posjetitelja, pokazujući takt i pažnju prema njima, promiče učinkovitost razmatranja zahtjeva i sugestija zaposlenika, formira predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom predmeta, osigurava njihovu sigurnost i predaje ih u arhivu, registraciju (uključujući tiskanje) i distribucija upravnih isprava, dopisa, brzojava, brzojava, telefaksa i dr., priprema po nalogu voditelja i usklađivanje sa ustrojstvenim jedinicama projekata pojedinačnih narudžbi, potvrda, dopisa, putnih potvrda i drugih isprava; analiza potvrda i izvješća strukturnih odjela sa zaključcima i prijedlozima o njima; priprema i pravovremena distribucija materijala za sastanke, konferencije, seminare, skupove, kongrese; nadzor nad izvršenjem odluka Uprave; organizacija prezentacija i posebnih dočeka za goste; kontrola blagdana i obljetnica; prikupljanje poslovnih informacija i njihovo upućivanje po uputama voditelja; prikupljanje materijala za izvješća i govore pročelnika; vođenje evidencije radnog vremena;