Sve što tajnica treba znati. Što bi tajnica trebala znati i umjeti
Oni čine glavni dio uputa za obavljanje poslova za određeno radno mjesto. Osim popisa određenih preporuka koje se moraju poštivati, takav dokument sadrži podatke o zahtjevima, pravima, području odgovornosti tajnika, kao i općim propisima o radu. Ne treba pretpostaviti da je takav profesionalni položaj jednostavan i da ne zahtijeva uzimanje u obzir određenih nijansi.
Opće obveze
Prvo morate razumjeti koje su klasične, objedinjene poslovne obveze tajnice. Ukratko, mogu se svesti na sljedeće obvezne preporuke:
Zahtjevi za znanjem
Odgovornosti zaposlenika mogu se neznatno razlikovati ovisno o njihovoj glavnoj specijalizaciji. No, bez obzira na nju, znanje iz sljedećih područja za ovu poziciju bit će korisno i vrlo korisno:
- Osnove radnog i upravnog prava.
- Opći standardi etike i poslovnog bontona.
- Osnove uredskog rada.
- Sigurnosne mjere.
- Pravila za rad s računalima i sobama za sastanke za prijeme, kao i uredskom opremom.
- Sigurnost i zdravlje na radu.
- Zahtjevi za vođenje poslovne korespondencije.
Između ostalog, nemoguće je pravilno obavljati dužnosti tajnika bez poznavanja unutarnjih temelja poduzeća, rasporeda aktivnosti, regulatornih dokumenata i još mnogo toga. 
Dužnosti pomoćnika upravitelja
Dužnosti tajnika upravitelja ne razlikuju se puno od gore navedenih općih zahtjeva. Također prima i prenosi korespondenciju, kopira i arhivira dokumente, kontrolira dostavu naloga od pročelnika do odgovornih osoba, vodi potrebnu papirologiju, osigurava nabavu prioritetne robe. Između ostalog, takav stručnjak trebao bi se moći nositi s:
Takve službene poslove tajnika upravitelja u pravilu mogu obavljati osobe s višom, kao i srednjom stručnom spremom. U potonjem slučaju, značajna prednost je prisutnost radnog iskustva u struci od najmanje 2 godine.
Prava sekretara
Mora se imati na umu da ne samo da službene dužnosti tajnika određuju njegov rad, zaposlenik, naravno, ima i određena prava. Dakle, to uključuje mogućnost upoznavanja s radnim projektima i pravo davanja racionalnih prijedloga u okviru svojih servisnih uputa. Osim toga, ako se utvrde nedostaci u okviru njegove nadležnosti, tajnik ima pravo upozoriti upravitelja na te aspekte. 
Zahtjevi za djelatnost službenika
Dužnosti tajnika-službenika u pravilu se neznatno razlikuju od gore opisanih. Pritom, pomoćnik voditelja prije svega mora neposredno osigurati aktivnosti šefova, dok je službenik uglavnom fokusiran na papirologiju. Uputa o njegovoj radnoj aktivnosti mora uključivati takve aspekte kao što su:
Uvjeti za obavljanje djelatnosti sudskog tajnika
Mnogo značajnije promjene sadržane su u dužnostima tajnika sudske sjednice. Ti stručnjaci u pravilu su izravno uključeni u vođenje i snimanje sudskih rasprava. Osim toga, pripremaju pisma, upite i druge dokumente, te mogu pozvati osobe koje sudjeluju u sudskim postupcima. Takav aktivan rad može obavljati osoba s višom ili nepotpunom visokom stručnom spremom, bez odgovarajućeg radnog iskustva. U pravilu, ovu poziciju biraju mladi ljudi i djevojke koje žele steći iskustvo u pravosuđu i dalje nastaviti svoju karijeru u području pravosuđa.
Nekima se može činiti da takvo radno mjesto ne zahtijeva posebna znanja i vještine, pa će mnogima odgovarati, ali to nije sasvim točno. Što još radi sudski službenik? Njegove radne obaveze uključuju:
- Usklađenost s Ustavom, saveznim zakonima i svim drugim propisima i naredbama.
- Izvršavanje naloga suca ili drugih ovlaštenih osoba.
- Interakcija s ostalim djelatnicima pravosudne strukture radi rješavanja pitanja iz nadležnosti tajnika.
Opće informacije
Poslovi tajnika-službenika, pomoćnika upravitelja i sudskih djelatnika uređuju se posebnim dokumentom koji se naziva opisom poslova. Njegova prisutnost u bilo kojoj tvrtki je obvezna, jer prema navedenom popisu pravila zaposlenik razumije koje radnje treba obavljati, a koje ne. Takav se dokument razvija i sastavlja uz sudjelovanje rukovodnog osoblja i nužno sadrži takve pododjeljke kao što su opće odredbe, prava i obveze, područje odgovornosti, odnosi zaposlenika unutar tvrtke, kao i potrebne aplikacije.
Upute
Biti dobar ured-, morate imati takve kvalitete kao što su odgovornost, društvenost i energija. Osim toga, morate pokušati uskladiti imidž korporativne tvrtke.
Na ovoj poziciji vrlo je važno kvalitetno ispunjavati svoje profesionalne dužnosti, pogotovo ako se planira uspon na ljestvici karijere.
Vrijedno je zapamtiti da je uredski menadžer lice tvrtke, po svom ponašanju, profesionalnosti i izgledu ocjenjuju i tvrtku i. Izgled uvijek treba biti uredan, u skladu s poslovnim stilom, a ponašanje ne smije ići dalje od dopuštenog. Potrebno se etablirati kao kompetentan i točan stručnjak koji može korektno pregovarati, znati raditi s opremom i dostojno je lice tvrtke. Ne smije biti kašnjenja na poslu i sukoba, što god da se dogodi.
Ako je moguće, trebali biste se izdvojiti iz opće mase zaposlenika i, pokazujući inicijativu, dati prijedloge za poboljšanje rada tvrtke, komentirati ako je potrebno. Odnosno, pokažite menadžmentu da ste pravi član tima koji brine o problemima i interesima tvrtke.
Dobar voditelj ureda mora biti sposoban kompetentno pisati, brzo pronaći informacije i organizirati ih. Posebno važno mjesto među odgovornostima zauzima telefonska komunikacija. Na pozive možete odgovoriti samo s osmijehom na licu, krajnjom pristojnošću i korektnošću. Razdražljivost i nezadovoljstvo trebali bi biti potpuno odsutni, bez obzira na to koliko posla još predstoji i u koje doba dana morate podići slušalicu.
Slični Videi
Bilješka
Posao voditelja ureda ne podrazumijeva uvijek standardan radni dan, najčešće se morate prilagoditi menadžmentu, a nisu isključena ni poslovna putovanja.
Koristan savjet
Prilikom preuzimanja dužnosti voditelja ureda prije svega morate uspostaviti kontakt s ostalim zaposlenicima i tek onda se baviti neposrednim poslovima
Izvori:
- kako postati bolji menadžer
- Na temelju tog znanja, tajnik bi trebao biti sposoban
Nekima su potrebna desetljeća da postignu značajan uspjeh na profesionalnom polju, dok drugi puno brže osvajaju vrh ljestvice karijere. Želite li postati vrhunski menadžer, morate znati koji je put do cilja najkraći.
Upute
Naravno, da biste postali top menadžer, morate imati visoko obrazovanje. I poželjno je imati ih dva: jedan - u svojoj struci, drugi - u upravljanju osobljem i organizacijom. Možete se upisati na drugu visokoškolsku ustanovu dok radite. Važno je raditi u svojoj specijalnosti nakon prvog instituta, sveučilišta ili akademije. Tada ćete imati veće šanse da postanete vrhunski menadžer.
U suprotnom, riskirate da zaglavite na horizontu karijere. To znači da osoba mijenja jedno područje za drugim, dobiva srodne pozicije, ali ne odrasta. Ovakav razvoj nije loš za ljude različitih interesa i koji žele proširiti svoje profesionalno područje. Ali ako ciljate na vodeću poziciju i ne želite potrošiti nekoliko desetljeća na to, trebali biste suziti svoju specijalizaciju i raditi na promociji.
Ako ne želite svesti izbor tvrtki u kojima biste mogli napraviti karijeru, samo na domaće tvrtke, naučite engleski. Dobar nivo znanja stranog jezika dat će vam prednost u odnosu na druge kandidate za perspektivnu poziciju u europskoj tvrtki. Bit će sjajno ako savladate ne jedan, već dva ili više stranih jezika. Zapamtite da će vam ovo dobro doći u izgradnji vaše karijere.
Čak i ako ste s pohvalama diplomirali na prestižnoj visokoškolskoj ustanovi, ne biste trebali pretpostaviti da će se poslodavci boriti za vas i odmah vam ponuditi vodeću poziciju. Ništa manje, a ponekad čak i više, nositelji počasnih diploma, tvrtke cijene one koji već imaju radno iskustvo. Stoga, pokušajte se zaposliti u svojoj specijalnosti na zadnjim tečajevima instituta s pola radnog vremena. Neće biti lako spojiti odličan studij i rad, ali tada ćete moći predočiti ne samo diplomu, već i upis u radnu knjižicu. Moguće je da će vas poduzeće u kojem ćete raditi tijekom studija po završetku fakulteta pozvati na stalni posao.
Nakon što dobijete svoju početnu poziciju u firmi, morate se dokazati što je više moguće. To se može učiniti na različite načine. Neki zaposlenici su vrlo izvršni, imaju savjestan odnos prema poslu i uspješno se nose s velikim količinama. Drugi pokazuju sposobnost preuzimanja odgovornosti, pokazuju inicijativu i kreativnost, ne žure dovršiti zadani zadatak, već prvo razmišljaju o tome kako pojednostaviti proces. Vjerojatno ste već shvatili za koju vrstu zaposlenika postoji veća vjerojatnost da će biti unaprijeđen. Ako naporno radite, ali niste spremni preuzeti više od drugih, ako ne vidite cjelokupnu situaciju za tvrtku u kojoj radite, jer ne želite gledati dalje od svojih odgovornosti, male su šanse za izbijanje u vođe.
Zapamtite, glavni menadžer mora izgledati, govoriti i ponašati se u skladu s tim. Stoga je bolje ne opustiti se odmah, već poboljšati svoje poslovne vještine, razmisliti o tome koje stvari čine vašu garderobu, a ne pokvariti radnu reputaciju.
Profesija upravitelja računa oduvijek je bila posebno popularna među onima koji traže brze scenarije karijere. Izvana se čini da su samo aktivnost, prezentabilan izgled i samouvjerene komunikacijske vještine dovoljni da zauzmu ovu nišu. Međutim, današnji poslodavci postali su mnogo pronicljiviji.
Skup kompetencija
Voditelj službe za korisnike je jedinica osoblja koja je podjednako česta, kako u velikom poduzeću, tako i u njegovom malom segmentu.
Za svako tržište postoji određena razina zahtjeva za skup kompetencija voditelja računa. Danas stručnjaci ovog profila moraju imati pretežno visoko obrazovanje iz područja ekonomije, prava ili menadžmenta. Visoko specijalizirana poduzeća široko pozdravljaju prisutnost specijaliziranog obrazovanja - isplativije je za tvrtku koja prodaje valjanje metala zaposliti menadžera s inženjerskim obrazovanjem.
Analiza slobodnih radnih mjesta velikih tvrtki pokazuje sve veći interes za stručnjake koji su završili tečajeve usavršavanja u području učinkovitog upravljanja poslovanjem.
Mala i srednja poduzeća i dalje primaju menadžere sa srednjom stručnom spremom i minimalnim skupom kompetencija. Glavni kriterij odabira su komunikacijske vještine. Jednostavno rečeno, ako stručnjak zna voditi dijalog, ima dar uvjeravanja i motiviran je za zaradu, tada će najvjerojatnije poslodavac zaposliti takvog stručnjaka.
Završeni tečajevi marketinga, PR-a, retorike i sl. bit će dodatni plus kandidatu za poziciju klijent managera.
Odgovornosti na poslu
Najčešće se odgovornosti upravitelja računa odnose na sklapanje novih poslova i povećanje prodaje. Po ovom kriteriju poslodavac ocjenjuje rad stručnjaka.
Velika prednost je što podnositelj zahtjeva ima iskustvo u području prodaje prema profilu tvrtke, kao i postojeću bazu klijenata. Bazu treba shvatiti ne toliko kao popis potencijalnih adresata usluga s njihovim koordinatama, koliko dobro uspostavljene odnose s osobama odgovornim za sklapanje transakcija.
Često, da bi se zaposlili u određenoj tvrtki, kandidati se prvo zaposle u organizaciji koja radi u istom području, ali se nalazi ispod željenog poslodavca. Gradi iskustvo i izgrađuje odnose s kupcima.
Međutim, poslodavac ne dodjeljuje uvijek odgovornosti za prodaju proizvoda upravitelju računa. Ovo radno mjesto može pokrivati ulogu koordinatora za odnose s kupcima. Najčešće takve stručnjake privlače tvrtke za IT proizvode, softver, računovodstvene i pravne usluge. Predstavnici tvrtke ne rade na prodajnom tržištu, već samo pružaju usluge i osiguravaju nesmetan rad proizvoda.
Očekivanja od plaće
Ovisno o veličini poduzeća i regiji, plaća klijent menadžera uvelike varira. Općenito, stručnjak na ovoj poziciji ima prosječnu plaću običnog uredskog radnika.
Najčešće se plaća zaposlenika ovog profila formira od minimalne plaće koju stručnjak prima zajamčeno i postotka sklopljenih transakcija. Upravo je taj plutajući dio prihoda glavni za stručnjake. Nedostatak gornje granice plaća najčešće privlači izvanredne studente, mlade stručnjake i ljude zainteresirane za kratkoročnu, ali brzu zaradu da rade s klijentima.
Poslodavci su suosjećajni s činjenicom da su voditelji službe za korisnike stručnjaci koji često mijenjaju posao, pa su ih istinski vrijedni zaposlenici spremni motivirati dodatnim plaćanjima.
Prenamjena
Uspješni upravitelji računa ne dolaze uvijek iz izravne prodaje na malo. Velike tvrtke često "stvaraju" takve stručnjake od zaposlenika tvrtke koji jasno poznaju prednosti poduzeća i mogu ga isplativo predstaviti trećim stranama.
Kao klijent menadžer mogu djelovati bivši analitičari, angažirani savjetnici i konzultanti, zaposlenici PR službi, pomoćnici menadžera itd.
Po skupu kompetencija, mjesto zamjenika voditelja za odnose s javnošću najbliže je account manageru. Stručnjaci ove razine često poduzimaju javno izvještavanje o aktivnostima tvrtke, tako da bolje od bilo koga drugog poznaju snage tvrtke.
U malim i srednjim poduzećima funkcije voditelja odnosa s kupcima često se dodijeljuju kao dodatni teret vodećim stručnjacima tvrtke, voditeljima specijaliziranih odjela, tajnicima za tisak itd.
Oni stručnjaci čija glavna struka nema veze s prodajom također mogu zauzeti mjesto voditelja službe za korisnike. Dakle, često u tom svojstvu mogu biti uslužni radnici - administrativno osoblje, trgovački radnici.
Slični Videi
GLAVNI TAJNIK
Riječ "tajnik" dolazi od srednjovjekovnog "secretarius" i izvorno je značila "povjerljiva osoba". U Rusiji se mjesto tajnika pojavljuje u 18. stoljeću. isprva upravo kao mjesto osobnog tajnika cara.
U objašnjavajućem rječniku V. Dahl definira: "Državni tajnik" - službenik od povjerenja suverena." U prvoj četvrtini 18.st. tajnik postaje službenik ustanove. Trenutno se u rječnicima riječ "tajnik" definira kao "osoba koja vodi poslovnu korespondenciju pojedinca ili institucije, kao i obavlja uredske poslove".
Sve veća uloga voditelja u suvremenim uvjetima tjera nas da iznova pogledamo odgovornosti, prava, organizaciju rada i mjesto tajnika u sustavu upravljanja organizacijom.
Tajnik je osobni organizator voditelja, pomaže mu u planiranju radnog vremena i u provedbi planiranih aktivnosti, rasterećuje ga obavljanja pomoćnih tehničkih poslova, filtrira tokove dopisivanja, telefonskih poziva i posjetitelja. Tajnik je osoba ne samo svog čelnika, već i institucije u cjelini.
Dužnosti tajnika obuhvaćaju provođenje djelokruga poslova na prikupljanju, sastavljanju, izvršavanju, obradi usmenih i dokumentarnih informacija, kao i na organiziranju prijema posjetitelja, pripremanju sastanaka i konferencija, na telefonskim uslugama i dr.
Dužnosti tajnika mogu se uvjetno podijeliti na:
Rad s dokumentima (usluge informacija i dokumentacije);
Organizacijski rad (usluga bez papira).
Odgovornosti tajnika prema menadžerima na različitim razinama upravljanja razlikuju se i po sadržaju i po opsegu. Ovisno o tome, postoje tri razine službene tajničke hijerarhije.
1. Tajnik čelnika najniže rukovodne razine - tajnik-daktilograf (obavlja tehničke i uslužne funkcije).
2. Tajnik voditelja srednje razine upravljanja - tajnik-pomoćnik (pruža dokumentarne usluge, organizaciju i dokumentaciju sastanaka, primanja posjetitelja i sl.).
3. Tajnik čelnika najviše razine upravljanja - tajnik-pomoćnik voditelja, voditelj ureda, voditelj tajništva (ima ovlasti predstavnika u drugim organizacijama).
Uloga tajnice je vrlo odgovorna i zahtjevna. Posao tajnika je multidisciplinaran, zahtijeva ne samo dovoljno visoku opću kulturu i obrazovanje, već i posebna znanja i vještine. Dobar tajnik mora imati sljedeće poslovne kvalitete: stručnost, „organiziranost, inicijativu, odgovornost, točnost, diplomaciju, svijest i sposobnost predviđanja.
Tajnik mora imati visoku kulturu ponašanja. Važni pokazatelji tajničke kulture su ljubaznost, korektnost, uljudnost. U komunikaciji s posjetiteljima, zaposlenicima i rukovodstvom tajnik treba pokazati dobru volju, biti dobar pomagač, pružiti maksimalnu pomoć, otići, ako je potrebno, na neku osobnu neugodnost zarad zajedničke stvari.
Jedan od najvažnijih poslovnih kontakata je interakcija između voditelja i tajnice. Učinkovit zajednički rad voditelja i tajnika moguć je samo ako između njih postoji potpuno međusobno povjerenje i razumijevanje. Da bi to učinio, upravitelj mora jasno regulirati postupak zajedničkog rada, strogo planirati svoje radno vrijeme. Vođa mora najbolje iskoristiti sposobnost svog tajnika, dati mu široku inicijativu.
Zauzvrat, tajnik bi trebao proučiti karakteristike karaktera, sustav razmišljanja, načine ponašanja i razgovora, logiku donošenja menadžerskih odluka svog menadžera i pokušati mu pomoći da postigne učinkovitost svog rada.
TAJNIK KULTURA
Posao tajnika karakterizira brzo mijenjanje situacije, raznovrsnost obavljanih poslova i potreba za njihovim brzim rješavanjem, potreba čestog paralelnog obavljanja više vrsta poslova te raznovrsnost kontakata.
Stoga se tajniku nameće niz zahtjeva, koji se mogu podijeliti na zahtjeve za poslovne i osobne kvalitete.
DO poslovne kvalitete, prvenstveno uključuju profesionalne vještine, oni. tajnik mora posjedovati kompleks stručnih znanja, vještina i sposobnosti.
Tajnik mora biti na visokoj razini organizacija. To je sposobnost da organizirate svoje radno mjesto, racionalno planirate raspodjelu odgovornosti na vrijeme i osigurate pravovremeno obavljanje svakodnevnih poslova.
Kvaliteta tajnice jednako je važna kao odgovornost za kvalitetno i pravovremeno izvršavanje zadanih zadataka.
Tajnica mora biti drugačija inicijativa, sposobnost samostalnog donošenja odluka iz svoje nadležnosti, bez čekanja na upute pročelnika u svakoj prilici.
Prilikom odabira tajnika potrebno je jedno od prvih mjesta čuvati službenu tajnu.
Najvažnije kvalitete tajnice uključuju točnost. To je sposobnost ne samo pravilnog planiranja događaja, već i njihova striktna provedba u zadano vrijeme.
Tajnica mora imati sposobnost predviđanja napetim situacijama i biti u stanju u ovom trenutku detaljno planirati posao.
Posao tajnika nikada neće biti uspješan ako nije predan svojoj firmi, organizaciji. Odanost njihov rad - glavna kvaliteta za idealan odnos s vođom.
Za razvoj poslovnih kvaliteta potrebnih u radu tajnice, niz osobne kvalitete, bez kojih je teško postati profesionalac.
Od njih treba staviti na prvo mjesto sposobnost prilagođavanja, oni. brzo prebacivanje s jedne vrste posla na drugu, te mogućnost istovremenog obavljanja nekoliko zadataka.
Jednako važna karakterna osobina - društvenost, oni. sposobnost lakog uspostavljanja kontakata, veza, jer tajnica treba komunicirati s velikom grupom ljudi.
Na osobne kvalitete koje zahtijeva tajnik, uključuju ljubaznost, uljudnost, dobronamjernost, odaziv.
Kvalitete kao što su fleksibilnost, odanost, staloženost, domišljatost, savjesnost, točnost.
Važna i neophodna kvaliteta tajnika je njegova želja za stalnim usavršavanjem, t.j. stalno nadopunjavanje kako općih tako i stručnih znanja.
Tajnicu uvijek treba odlikovati urednost, sposobnost odijevanja s ukusom i uzimanje u obzir poslovnog okruženja.
Tajnica bi trebala znati:
Pravna osnova upravljanja:
upravno, radno, poslovno pravo;
Zakonski i normativni akti koji određuju redoslijed rada organizacije vrste u kojoj djeluje.
Osnove upravljanja:
sustav vlasti i uprave u zemlji i regiji;
Industrija u kojoj radi i odnos;
Funkcije, zadaci, struktura organizacije u kojoj radi, njezine veze;
Mjesto vođe u strukturi, njegovi unutarnji i vanjski kontakti. Osnove menadžmenta.
Osnove znanstvene organizacije menadžerskog rada. Računalstvo i organizacijska tehnologija. Osnove opće i socijalne psihologije. Osnove etike i estetike. Uredski posao:
metode izrade i obrade dokumenata;
Organizacija rada s dokumentima;
Nedokumentirana usluga. Arhiviranje. Na temelju tog znanja, tajnik bi trebao biti sposoban: Stvoriti uvjete za učinkovit rad menadžera:
pomoći u planiranju radnog dana;
Organizirati radno mjesto menadžera;
Pratiti vrijeme izvršenja instrukcija uprave. Održavati informacijsku službu za voditelja:
" dokumentarac;
Nedokumentovan;
Znati raditi s časopisima (pripremiti recenzije tiska). Organizirati doček posjetitelja.
Uspostavite kontakte.
INTERAKCIJA PROČELNIKA I TAJNIKA
Interakcija između upravitelja i tajnice
Svaki dan odvojite vrijeme da razgovarate o svom poslu s tajnicom;
Nikada nemojte sami dogovarati termine, neka to obavi tajnica;
Ako niste u uredu, nazovite barem dva puta dnevno da se raspitate o promjenama u planovima i porukama koje su vam ostavljene;
Napravite bilješke u svom dnevniku o tome kada završiti s ovim ili onim poslom;
Kada planirate svoj dnevni posao, odvojite vrijeme za njega.
Postoji nekoliko tehnika koje mogu pomoći upravitelju da telefon učini više radnim alatom i manje dosadnom preprekom:
Zamolite svoju tajnicu da "filtrira" pozive. Dajte mu do znanja koje osobe vam ne smeta nazvati i koga biste trebali nazvati kasnije, u vrijeme koje vama odgovara.
Dajte ljudima do znanja kada da vas nazovu, a kada ne.
Uspostavite dvosmjernu komunikaciju sa svojom tajnicom. Ako on radi zaista važan posao za vas, ponudite se da sami odgovarate na pozive neko vrijeme.
Ako trebate razgovarati s ljudima telefonom, neka tajnica rasporedi pozive.
Unaprijed recite tajnici tko vas može, a tko ne može odvratiti od vašeg glavnog posla.
Izvan ovih dogovora, neka tajnik osobno donosi odluke. Postoji niz pogodnosti koje pruža delegiranje ovlasti
tajnici:
To oslobađa vrijeme upravitelja;
Voditelj dobiva priliku da se koncentrira na kreativan rad
Dodjela je izvrsno sredstvo za motiviranje i izgradnju povjerenja u tajnu
Zadatak je najbolji način da se tajnik pripremi za preuzimanje dodatne odgovornosti i razvije sposobnost preciznog „pogađanja“ u nedostatku voditelja kako bi postupio u danoj situaciji;
Profesionalni, dobro obučeni tajnik s povjerenom mu odgovornošću i ovlasti čini čast svom nadređenom.
Interakcija tajnika s voditeljem
Stručnjaci iz područja upravljanja i organizacije rada navode sljedeće kvalitete potrebne za stvaranje normalnog odnosa između tajnice i menadžera.
1. Tajnik ne smije pogriješiti ni u jednom dokumentu i time osloboditi svog menadžera potrebe da provjerava svaki dokument. Tajnik svojim radom mora dokazati i rukovoditelju da može samostalno raditi.
2. Kada razgovarate telefonom, znajte taktično odgovoriti na svako pitanje, a menadžer mora vjerovati svojoj tajnici da će riješiti sva pitanja koja se smatraju povjerljivim u aktivnostima tvrtke.
3. Za upravitelja moći odabrati najvažnije činjenice sadržane u izvješćima i časopisima kako bi ga spasio od potrebe da samostalno detaljno proučava materijale.
4. Shvatite da u slučaju hitnog posla mora ostati nakon završetka radnog dana, ali voditelj, ipak, ne bi trebao računati na to da će tajnica ostati čak i kada za to nema potrebe.
5. Jasno predstaviti svoje odgovornosti i razinu kompetencije u samostalnom rješavanju pitanja u odsutnosti pročelnika, a pročelnik mora, zauzvrat, biti siguran da će se tajnik nositi s poslom koji može nastati u njegovoj odsutnosti. Obje strane trebaju smisao za humor. Tajnikovo ponašanje i učinkovitost primjer je svim zaposlenicima. Uvijek treba biti čisto i uredno odjeven, jer o tome ovisi i njegov autoritet i autoritet njegovog vođe.
Tajnica bi trebala pratiti događaje u osobnom životu menadžera, na primjer, brinuti se za cvijeće za posebne prilike, čestitke itd.
Intervju s poslovnim trenerom Anna Nikolaeva na radio stanici "Moskva govori" 62,0 FM. U posjetu voditelju kolone Igoru Igorevu.
I.I.- Biti dobra tajnica nije lako. Prvo, tajnik je zaštitno lice tvrtke, on ima veliku stvarnu odgovornost. Drugo, ova profesija se ne smatra uzalud jednom od najstresnijih: puno stvari, puno problema, morate sve raditi i pritom sve raditi savršeno i ne zbuniti se. Kako se sve to može učiniti? Kako odoljeti stresu i postati uspješan i dostojan predstavnik svoje tvrtke? Koja je ova ptica tajnica? Kada je riječ o tajnici, većina poslodavaca ima pitanje kakva im je tajnica potrebna. Najvjerojatnije će većina odgovoriti da su im važnije noge, a ne glava, jer trebaju prezentabilne ljude. I glava će nekako slijediti. Tko je danas tajnik?
A.N.- Riječ "tajnik" pojavila se u srednjem vijeku. U prijevodu s latinskog to znači "povjerljiva osoba". Osoba na ovoj poziciji mora biti dobro obrazovana, poznavati svoj posao, komunikativna, jer je zadatak tajnice da lako pronađe kontakt s ljudima. Naravno, ne treba birati između glave i nogu, jer je tajnica izlog tvrtke. Na temelju svog rada klijent donosi hipotetske zaključke o radu tvrtke, o tome kako će s njim surađivati u budućnosti.
I.I.- Tajnici je najteže izdržati stres, poznavati tijek rada, slijediti naloge šefa? Uostalom, nije tajna da mnoge tajnice obavljaju funkcije neobične za ovu profesiju. Rade kao kadrovici, ponekad rade računovodstvene poslove, dostavljaju kavu, čiste ured.
A.N.- Naravno da se događa. Glavne dužnosti tajnika su tijek dokumenata. To je obrada ulaznih i odlaznih dokumenata, priprema pisama, faksova, potvrda. Osim toga, tajnik treba voditi protokol posjetitelja, koordinirati s voditeljem prioritet rasporeda za primanje posjetitelja. Njegove odgovornosti uključuju organiziranje sastanaka, konferencija, konferencija, telefonskih razgovora. U svakom slučaju, tajnik se treba upoznati sa svojim radnim obvezama i oslanjati se na njih u procesu rada.
I.I.- Koje su to odgovornosti? Trebaju li biti registrirani?
A.N.- Naravno. Ako obveze nisu navedene, preporuča se da ih sam tajnik upiše i da se u svom radu oslanja na ovaj popis.
I.I.- Ispunjavanje želja voditelja - to su sve odgovornosti.
A.N.- Prilično točno. Voditelj za tajnicu je glavni klijent. Treba mu pomoći, rasteretiti ga, nenametljivo voditi brigu o vođi.
I.I.- A što je s ostalim zaposlenicima koji se obrate tajnici? Tajnik komunicira ne samo s vođom. Klijenti i posjetitelji dolaze do tajnice. Morate tečno govoriti strane jezike. Čak i ako su tajnica noge, onda bi noge trebale biti s pet jezika.
A.N.- Doista, znanje stranih jezika je prednost za tajnicu. Klijente i posjetitelje potrebno je korektno primiti, nasmiješiti im se, ponuditi im da sjednu, poslužite kavu, čaj. To su uobičajene stvari, ali, nažalost, tajnice ne koriste to znanje u svim tvrtkama. Ponekad u društvu imate dojam da ste tajnicu odvojili od važnog posla, od čitanja časopisa.
I.I.- Ponekad tajnica kucne nešto na računalu. Postoji slika tajnice koja nešto tipka na pisaćoj mašini i odgovorna je za beskrajne telefonske razgovore. Svako malo dođe u ured pročelnika. Sve se to dobro pamti, a tko se ne sjeća, može pogledati u sovjetskim filmovima. Ali sada su tajnice drugačije.
A.N.- Prilično točno. Mnogi rukovoditelji sada poučavaju telefonski bonton tajnice. Tajnica treba znati pravila za primanje dolaznog poziva, prelazak na zaposlenika ili čelnika tvrtke. Osim toga, postoje pravila za držanje zvučnog signala i zbogom.
I.I.- Zadržavanje tona biranja je proces kada se u telefonu uključi glazba, koji glas govori u slušalicu da je ovaj poziv vrlo važan za tvrtku? U ovom trenutku glazba svira, na primjer, Beethovena.
I.I.- Kako da pitam? Možda biste trebali reći: "Predstavi se, molim te"?
A.N.- Da, možete to učiniti. Potrebno je tražiti da ostanete na liniji, a ne da čekate ili visite dok se osoba ne poveže s pretplatnikom koji mu je potreban. Za svaku radnju postoji algoritam rada koji se mora pridržavati. Osim toga, postoji i telefonski tabu. Ovo su riječi zdravo, slušam te, minuta, sekunda, faks, telefon. Ove riječi se ne smiju koristiti.
I.I.- Naravno, bolje je ostaviti deminutivne oblike. Ali to se ne odnosi na posao tajnice, već na rad djevojke na telefonu. Sada je raspon zanimanja prilično širok.
A.N.- Prilično točno.
I.I.- To može raditi djevojka koja radi u call centru, mali zaposlenici. Sam tajnik je prilično značajna osoba u svojoj tvrtki.
A.N.- Postoje osnovne dužnosti tajnika. To je primanje telefonskih poziva, posjetitelja, pomoć voditelju u planiranju radnog dana, organiziranje sastanaka i konferencija. Osim toga, tajnica treba vješto rješavati konfliktne situacije koje se razvijaju s klijentima, pomoći menadžeru, biti mu zid i zaštitnik.
I.I.- Je li tajnica sestra domaćica?
A.N.- Da.
I.I.- Ali ove djevojke se zovu drugačije. To mogu biti voditelji ureda, zaposlenici pozivnog centra, pomoćnici tajnika i tako dalje. Jesu li upisani u registar zanimanja?
A.N.- Mislim da jesu.
I.I.- Tajnica je zaštitno lice tvrtke. Tvrtka mora imati cijelu proceduru kako se osoba treba ponašati. Prije svega, ovisi li to o korporativnoj kulturi tvrtke?
A.N.- Naravno. Tajnica je vizualni izlog tvrtke. Morate znati ispravno pozdraviti, pozvati klijenta kod upravitelja, saznati za koje je vrijeme sastanak zakazan. Tajnik mora registrirati sve propise.
I.I.– Tajnica bi trebala ne samo propisivati sve to, nego i raditi s dokumentima, organizirati rad. On je organizator i inspirator svih naših pobjeda.
A.N.- Da.
I.I.- Shvaćaju li mlade djevojke koje su izlog uvijek što rade? Po meni je tajnica žena srednjih godina sa iskustvom i obrazovanjem. Može obavljati zadatke, rješavati sukobe, rješavati papirologiju, primati klijente i goste, pregovarati, ako je potrebno.
A.N.- To može učiniti maturantica instituta ili fakulteta, ako prije toga prođe odgovarajuću obuku u školi ili na tečajevima za tajnice. To se može naučiti, kao i rad s konfliktnim klijentima. Možete naučiti kako organizirati vrijeme, telefonski bonton.
I.I.- Zar se to ne uči na visokim učilištima? Po mom mišljenju, ne bi trebali imati problema s dokumentima, jer su na sveučilištima postojale relevantne specijalnosti, oni tome uče ljude.
A.N.– Koliko ja znam, nema fakulteta na visokim učilištima gdje se školuju tajnici.
I.I.- To se zvalo uredski rad.
A.N.- Uredski rad se izučava tijekom stjecanja srednje stručne spreme. Postoje škole za obuku tajnika, kao i obuke i seminari.
I.I."Izgleda li život sada ovako?"
Ova riječ, začudo, nema ženski oblik. "Tajnica" - to je naziv profesije, bez koje nijedna organizacija ne može. Profesija koja oko sebe stvara mitove. "Tajnica" - djevojka s nogama od zuba, koja pili nokte u čekaonici? Bezveze? Nečiji štićenik? Šefova ljubavnica?
Dobra tajnica je vjeverica u kolu, ovo je pčela, bez koje je gazda kao bez ruke. Zadatak tajnice nije samo nositi komad papira, prihvatiti poziv. Glavni zadatak je olakšati rad upravitelja. A to uključuje i mikroklimu u prijemnoj sobi, i organizaciju radnog dana kuhara, te izgradnju njegove interakcije s vanjskim svijetom.
Posao tajnice je veliko opterećenje živaca: puno poziva, žurba zaposlenika, puno stvari koje treba obaviti, nemogućnost sastavljanja osobnog rasporeda rada, ovisnost o raspoloženju šefa ... Ali ako barem nakon što tajnik svojim zaposlenicima pokaže svoje loše raspoloženje, onda svaku pritužbu na zaposlenike koji nisu izvršili vođenje zadatka, oni mogu smatrati "udarajućim" zbog lošeg raspoloženja. Naravno, tajnica mora imati smisla za humor kako bi ispravno odgovorila na grubost ili se pretvarala da nije primijetila pogrešku, kako ne bi objesila nos u teškim situacijama i mogla razveseliti ne samo sebe, već i također šef!
Tajnica je brava na gazdinim vratima: lako će proći onaj tko zna "pravu riječ". Ali drugi imaju sposobnost manipuliranja tajnicom, a jedna od tajnikovih vještina je odvajanje osobnih odnosa od radnika. Ovo pitanje ima i lošu stranu: klijentima i zaposlenicima se čini da odnos tajnice prema njima odražava stav šefa. Stoga je potrebno biti korektan i s neugodnim ljudima. Međutim, raspoloženje prema svima ne bi se smjelo pretvoriti u permisivnost: tajnica je šefova desna ruka, stoga ne bi smio dopustiti beskrupuloznim zaposlenicima da se afirmiraju na vlastiti račun.
Glavna vještina tajnika je brzo prikupljanje i pohranjivanje informacija. Kako kažu sveučilišni profesori, specijalist nije osoba koja sve zna, već osoba koja zna gdje pronaći informacije! Tajnik bi trebao biti takav stručnjak – biti svjestan svega, bez demonstriranja načina prikupljanja informacija. Tajnik je dužan saznati tko od zaposlenika što radi kako bi znao kome se obratiti za informacije. Događa se da naziv radnog mjesta osobe ne odgovara njegovim funkcijama, na primjer, o pitanjima ne odlučuje šef odjela, već njegov zamjenik. Šef odjela ima iluzije da je on glavni – ne možete mu oduzeti iluzije, ali morate znati kome se obratiti za odgovor. Važno je ne samo prikupiti informacije, već ih i prenijeti. Dobar tajnik pamti: postoji da bi spasio šefa od tuđih problema, pa filtrira informacije. No, voditelj mora znati rezultat bilo kojeg procesa u organizaciji, kao i biti svjestan raspoloženja u timu. Ako bi njegov rad mogao biti ugrožen sukobom koji se prijetio, tajnikova greška bit će nedostatak pokušaja da spriječi nevolje. Tajnica je sredstvo komunikacije između šefa i tima. Ovo nije prijava, već posao. I još jedno važno pravilo: niti jedna fraza vođe, koja nije namijenjena za prijenos, ne smije doprijeti do ušiju podređenih.
Postojeći mit da je tajnica šefova ljubavnica, iako to u većini slučajeva ne odgovara stvarnosti, ipak ima neke osnove: šef i tajnica provode više vremena zajedno od šefa kuće, prolaze kroz „vatru, voda, bakrene cijevi" zajedničkog poslovanja, stoga ponekad postoje odnosi koji nadilaze službene. Naravno, brižna tajnica primijetit će šefovu nelagodu, ponuditi tabletu, umornom mu donijeti čaj, napraviti sendvič za gladne, djelovati kao savjetnik pri kupnji parfema za suprugu i blender za svekrvu ,kupi ulaznice za kazalište ...... Korisno je u poslu, ali udaljenost koja postoji između šefa i tajnice do prijateljstva ili još više ljubavi bolje je ne smanjivati u interesu slučaja.
Za tajnicu početnika možete dati nekoliko savjeta, koji se rijetko daju na tečajevima:
- Od samog početka voditelj i tajnica moraju dogovoriti popis zaposlenika koji imaju slobodan pristup uredu. Dobro je ako će šef bez ikakvih pitanja razgovarati o popisu kolega i prijatelja s kojima bi želio biti povezan.
- Postoji legenda o tajnici Kerenskog koja je došla na posao dan nakon revolucije i bila ogorčena neredom na radnom mjestu. Ovo je, naravno, ekstreman slučaj, ali red na voditeljskom stolu trebao bi biti vaša briga. Jednostavno rješenje za dovođenje reda u papire mogu biti mape "Hitno", "Riješi", "Pogledaj", "Izbaci", "Za potpis" na stolu načelnika. Olakšat će interakciju i zaštitit će vas od nereda koji se neizbježno stvara na stolu.
- Neophodno je usaditi šefu naviku: "Da dan počne i završi s tobom." Morate ući u njegov ured ranije od bilo kojeg posjetitelja kako biste saznali njegove planove, podsjetili ga na sastanke i razvili strategiju ponašanja.
- Ako šef misli da nije tajnik, već pomoćnik, pomoćnik, objasnite mu potrebu vašeg prisustva na svim sastancima i važnim sastancima – morate biti svjesni dogovora.
- Prije podnošenja dokumenta na potpis, razmislite o tome koja se pitanja mogu pojaviti i unaprijed saznajte odgovor. Bolje da ćeš biti budala u čekaonici nego u šefovom uredu.
- Ne oklijevajte u izvršavanju zadataka - ali i nemojte žuriti. Sjetite se vojnog viceva: "Nemojte žuriti da izvršite naredbu. Zapovijed" Ostavite na stranu! "Uvijek će slijediti.
- Ako ste krivnjom zaposlenika propustili nalog, podijelite svoju odgovornost s krivom osobom. Ali – nikad se ne opravdavajte. Zapamtite da je krivnja također dio tajničke funkcije.
- Sjetite se bilo kojeg gosta osobno. To je jamstvo šefove "sigurnosti", ako se neželjeni klijent pojavi bez upozorenja - imat ćete vremena ispravno "odbiti napad". Isto vrijedi i za imena ljudi - za svaku osobu njegovo je ime značajno. Naučite imena, čak i ako ih je nemoguće zapamtiti. Teško reproducirati imena i patronime recite sebi nekoliko puta. Ljudi koji su navikli pogrešno tumačiti svoja imena imat će još više poštovanja prema svom šefu ako to ne učinite.
- Svakako zapišite podatke o minutama. Kad vam ne treba, bacite ga i zaboravite. Ali zapamtite obećavajuću informaciju: ono što ste zapisali izbrisano je iz vašeg sjećanja.
- Prilikom prijenosa informacija morate razmisliti na koju rečenicu staviti poseban naglasak kako bi bila zapamćena i razumljiva.
- Ti si bilježnica. Zapamtite osobne datume upravitelja. On, zauzet problemima, može se naći u situaciji bankara iz priče O. Henryja, koji je zaboravio na vlastito vjenčanje. Podsjeti ga na nju - čak i ako ovo vjenčanje nije s tobom.
Pa, sad - savjeti za one koji zapošljava tajnicu.
Prilikom odabira tajnice svakako provjerite kandidate za:
- dikcija, zvuk glasa, intonacija. Predložite tešku situaciju – od laganja da vaš šef nije tu do odgovora ljutom klijentu – i poslušajte kako to zvuči. Obratite pažnju na sadržaj odgovora – on je također važan.
- otpornost na stres i dobru volju. Djevojka koja vam se zavodljivo smiješi tijekom intervjua može postati furija već pri prvom sukobu, namučiti se ispadima bijesa ili izrazima svog lošeg raspoloženja. Ako djevojka u stresnoj situaciji pronađe izvor nove snage, a što je zadatak teži, to je zabavniji, prikladna je za posao tajnice, ali morate se pobrinuti da takva tajnica nema nikakve zastoja.
- pismenost. Dokument o visokom obrazovanju obećava da slova neće nestati s pet pogrešaka u jednoj riječi. Minimalno se razina tajnika provjerava u nekoliko oblika, na primjer: "Prema" - "dokument" ili "dokument"? Drugi test je pitanje: "Oprostite, koga zovete?" Ako napiše "dokument" i kaže "pozovi" - bolje je odbiti je. Male su šanse za prekvalifikaciju.
I još nekoliko savjeta:
- Ne gledajte na izgled - pogledajte preporuke i upitnik. Izgled se može ispraviti, um je malo vjerojatan.
- Doznajte je li tajnica, a što je najvažnije, njegova obitelj, ako postoji, spremna za neredoviti radni dan. Uz dogovor o standardiziranom danu i dalje se mogu pojaviti situacije kada je tajnica prisiljena ostati na poslu. Bolje je ako je tajnica žena koja nije opterećena malom djecom: zahtijevaju više majčinske pažnje za sebe.
- Saznajte je li podnositelju zahtjeva neugodno zbog potrebe da se brzo prebaci s jedne aktivnosti na drugu. Ako to učini, malo je vjerojatno da će biti dobra tajnica: šef će morati pričekati dok ona ne završi slanje faksa prije nego što diktira hitno pismo.
- Pokušajte utvrditi koliko su kandidat i budući kuhar psihološki slični. Ako je navikla brzo pričati, a takvi ga živciraju, ako je spora, a on voli da sve gori, neće raditi zajedno.