Poslovna korespondencija - primjeri pisama. Pisanje: učenje pisanja poslovnih pisama i više Kako naučiti pisati poslovna pisma


U suvremenom svijetu poslovni kontakti često potječu iz poslovne korespondencije - pisani oblik poslovne interakcije, koji uključuje bilo koju vrstu korespondencije (pismo, poruka itd.), koju šalje bilo koji službenik u njegovo ime i na temelju svog položaja.

Važan aspekt je poštivanje određenih pravila bontona. U suprotnom, uspostavljene veze mogu biti prekinute, a klijent ili poslovni partner će biti izgubljen. Dobro oblikovana poslovna korespondencija doprinosi najpovoljnijem dojmu o vama ili o tvrtki.

Posjedovanje magije slova važno je za svaku osobu. Na primjer, kada tražite novi posao: pisanje i slanje životopisa, testni zadaci, propratna pisma, dodatne informacije o vama, dogovaranje o vremenu sastanka.

Zanimljivo je da su pravila poslovne korespondencije koja postoje danas formirana prije oko 150 godina u Engleskoj.

Vrste poslovnih pisama

Da biste odredili kako sastaviti slovo, morate znati razlike između njegovih vrsta. To će pomoći u određivanju teme poruke i njezinog ispravnog dizajna. To će vam pomoći da ne izgledate glupo pred važnim protivnikom.

Prema strukturi dizajna razlikuju se:

  • Komunikacijska pisma

To uključuje pisma odbijanja, tvrdnje, izgovore, priznanja. Sve što zaposlenik koristi tijekom svojih profesionalnih aktivnosti.

  • Pisma o sporazumu

Važna vrsta pisanja. Zahvaljujući njoj zbrajaju se rezultati sastanka, sklapaju dogovori, označava vrijeme za dovršenje zadataka te su uvjerene u ispravno razumijevanje ugovora od obje strane.

Pravila poslovnog pisma

Način na koji si blogeri dopuštaju da se izraze nije vaša mogućnost. Nema opravdanja za pogreške i pravopisne pogreške. Ne možete se tješiti poteškoćama u učenju jezika od djetinjstva. Morate biti što zahtjevniji prema sebi. Inače, stvara nepovoljnu sliku o vašoj osobnosti i obrazovanju.

Posebnost poslovne korespondencije je ta što se greške u pravopisu riječi u profesionalnoj sferi smatraju pokazateljem nesposobnosti osobe u odabranoj sferi.

Temeljna pravila:

  1. Izbjegavajte riječi za koje ne znate točnu definiciju. U krajnjem slučaju - provjerite njihova značenja u rječnicima.
  2. Izbjegavajte korištenje posebne terminologije. Neke riječi sugovorniku mogu biti nepoznate i on ga može pogrešno protumačiti. Poslovni dopisni bonton podrazumijeva u takvim slučajevima objašnjenje pojmova i kratica.
  3. Pišite kratkim rečenicama. Dužina i cvjetni dizajn prikladni su za pisanje romana, a ne za poslovne pregovore.
  4. Prethodno upišite poruku ne u tijelo slova, već u dokument na računalu ili u uređivaču Interneta. Pozitivan aspekt je automatsko pisanje i interpunkcija teksta. Također isključuje slučajno prerano slanje pisma primatelju ili njegov gubitak zbog zatvaranja preglednika ili gubitka interneta. Prilikom rada u programu Microsoft Word u redovitim intervalima koristite materijal za automatsko spremanje.
  5. Trebali biste izbjegavati upisivanje poruke na telefonu ili tabletu. Postoji opasnost od neodgovarajuće automatske korekcije.
  6. Prije slanja provjerite ima li pogrešaka i dosljednosti konstrukcije teksta. Preporučuje se ponovno provjeriti otkucani tekst za sat vremena, privremeno prelazeći na druge stvari i zaboravljajući na pisanje. To će vam pomoći da tekst pogledate s druge strane, uvidjevši sve netočnosti.

Dizajn poslovnog pisma

Posebna pozornost na detalje potrebna je pri oblikovanju i vođenju korespondencije. Govori i o poštivanju protivnika, štedi vrijeme koje se može potrošiti na ponovnu obradu materijala.

Ne treba zanemariti ove aspekte:

  • Ispravno popunjavanje redaka predmeta

Ako je ovo prva poruka, naslov može biti svijetao. Međutim, ako komunikacija s protivnikom već postoji, predmet pisma treba navesti kratko i sažeto. To su osnove komunikacije. Oni pomažu u pronalaženju poruke nakon nekog vremena, ponovnom čitanju, bit će lako i za pošiljatelja i za primatelja.

  • Citat

Poslana poruka može sadržavati pitanja na koja morate odgovoriti. Na njih ima smisla odgovoriti citiranjem svakog zasebno. Prilikom slanja pisma s više naprijed, vrijedi koristiti numeriranje i razbijanje teksta u odlomke. Tako će sugovornik razumjeti na koje pitanje odgovarate.

Prevelik broj lanaca navoda stvara osjećaj kaosa u porukama. No, ako postoji potreba za povratkom na prethodno poslane poruke ili podsjetnika na nešto, podsjetite ga na to, vrijedi to učiniti. Konkretno, kada je u pitanju proračun, paket usluga, vrijeme.

  • Uzmite u obzir sve primljene informacije

Prilikom sastavljanja pisma morate ukratko komentirati sve dokumente koje ste vi ili sugovornik priložili. Tako će primatelju odmah biti jasno koji ga sadržaj datoteke čeka.

  • Vaš vlastiti potpis - analogija posjetnice

Poslovna korespondencija podliježe potpisu. Može se učiniti automatskim, tada će biti prisutno u svakom poslanom pismu. Kako stvoriti informativni potpis? Koristite svoje ime i prezime, trenutni naziv posla, poslovne kontakte i logotip svoje tvrtke.

Na primjer: "Srdačan pozdrav, Ivane Ivanov, vaš voditelj projekta, telefonski broj ili bilo koji drugi glasnik." Ili "Srdačan pozdrav, Ivane Ivanov ...".

Također, potpis može biti privlačan i kreativan, što ukazuje na posebnu povezanost s tvrtkom ili poslom. Na primjer, zaposlenici mreže književne industrije mogu upotrijebiti izraz "Čitam sada ..." prilikom umetanja naziva najnovijih novina. Ali takve stvari bolje je dogovoriti s vlastima.

  • Poštanska adresa

Pravila poslovne korespondencije podrazumijevaju prikaz poštanske adrese. Bolje ako radi isključivo. Može prikazati naziv tvrtke, naziv posla, ime ili prezime, ali ne i godinu rođenja ili razigrane nadimke / riječi. Bolje je razmišljati o ispravnom imenu adrese dugi niz godina ako namjeravate otići s nje čak i ako promijenite svoju aktivnost ili položaj.

  • Font i razmak

Za potrebe dokumentacije, najčešće se koristi font Times New Roman veličine 12 za tablice ili 14 za tekst. 1,5-2 intervala. To su neizgovoreni temelji.

Stil poslovne komunikacije

Poslovno pisanje uključuje delikatan balans. Prijateljska komunikacija ovdje je neprikladna, ali i izrazito oštra nije prikladna.

Značajke komunikacije:

  • Ozbiljnost dizajna

Umanjene riječi, žargonski izrazi bit će neprikladni.

  • Korištenje emotikona

Pažljivo koristite ili izbjegavajte emotikone. Prvi kontakt načelno ne dopušta njihovu prisutnost. U budućnosti bi zagrade mogle biti prisutne, ali iznimno pozitivne, umjereno. Milost i humor su neprihvatljivi u ovom stilu komunikacije. Ovaj oblik je neprihvatljiv ako ste podređeni sugovorniku.

  • Pozdrav imenom i patronimom

Pravila poslovne korespondencije podrazumijevaju poštivanje sugovornika, pažnju i interes za njegovu osobu. To povećava protivnikov interes za vas, povećava šanse za njegovu snishodljivost. Preporučljivo je unaprijed znati ime osobe kojoj se obraćate, kao i njezine sklonosti za kontakt.

  • Odgovorite u roku od dva dana

Točno je odgovoriti na poruku u roku od nekoliko radnih dana. Inače se smatra nepoštivanjem. Ako je pismo poslano prije vikenda ili godišnjeg odmora, na njega ne možete odgovoriti ako nije hitno. U protivnom morate upozoriti sugovornika na privremeni izostanak vašeg odgovora ili se nakratko odjaviti o sadržaju pisma.

  • Nedostatak nametljivosti

Stalno raspitivanje o nečemu, traženje potvrde pokazat će vam se u lošem svjetlu. Ako je od sugovornika potrebna potvrda, možete ga podsjetiti na potrebu da odgovori nakon tri dana. Ako je stvar hitna, bolje je da je na početku navedete u svojoj prvoj poruci.

  • Pravilo ogledala

Poslovni dopisni bonton često vam omogućuje da se obraćate protivniku na način na koji to čini. Time se povećava mogućnost međusobnog razumijevanja, komunikacije na istoj razini. Pratite koje pojmove, stil komunikacije i adresu koristi vaš sugovornik.

  • Čestitamo na praznicima

Ako se komunikacija odvija oko ili tijekom službenih praznika, vrijedi čestitati sugovorniku. Ovo su pravila poslovnog dopisivanja. Također je korisno znati kada je protivniku rođendan.

  • Zahvalnost

Elementarna uljudnost bit će riječi zahvale kao odgovor na čestitku, poziv, objašnjenje.

Uzimajući u obzir sve gore navedene značajke, neće biti teško uspostaviti kontakt sa sugovornikom i stvoriti povoljno mišljenje o sebi.

Važnost pravila poslovnog pisanja

U osnovi, svako poslano pismo je posjetnica, prikaz odabrane poslovne pozicije. Kako bi izgledalo dostojanstveno, ulijevali poštovanje i povjerenje, a pregovore su pratili udobnost i učinkovitost u rješavanju problema, poznavanje pravila lijepog ponašanja i njihovo stalno poštivanje nepokolebljivo je jamstvo uspjeha.

Što se tiče dopisivanja, na Internetu ili u slovima, primjenjuju se isti strogi standardi kao i pri telefonskoj ili osobnoj komunikaciji. Principi na kojima se gradi interakcija:

  • međusobno poštivanje protivnika prema osobnosti i poslovnom položaju druge osobe;
  • pozornost na poslovne interese protivnika;
  • poštivanje povjerljivosti;
  • točnost u rješavanju važnih zadataka.

Poslovna korespondencija je neophodna jer:

  • prilikom slanja pisma nema odgovora, čak i ako se podrazumijevalo;
  • pisma se gube u toku nepotrebnih informacija, a zaposlenici ih stalno zovu i traže provjeru pošte;
  • nakon čitanja e -pošte potpuno je nejasno što vam je potrebno;
  • Zbog obilja detalja i kaosa informacija u porukama, misli su zbunjene, a složeno pitanje nije riješeno.

Možete uštedjeti puno slobodnog vremena ako primijenite opća pravila za poslovnu korespondenciju. To će pomoći u izbjegavanju gore navedenih problema.

Olga Švajčenko

Pismo je pisani govor, razgovor koji se šalje od jedne osobe do druge

Vladimir Ivanovič Dahl

Ovog proljeća obrazovna agencija Pro-Aktiv organizirala je i održala tri velika treninga, na ovaj ili onaj način posvećena temi pisanja različitih vrsta tekstova. Prodajno, informativno, s negativnom porukom ili kontekstualnim ... Ukupan broj stanovnika Khabarovska koji su prisustvovali tim događajima bio je oko 60 ljudi. I to ne računajući slušatelje koji su obučavani on-line ... Nije loše, s obzirom na to da je prosječna grupa za obuku 15 ljudi.

Zašto je ova tema toliko popularna?

Da budem iskren, ja kao trener koji sam razvio i izvodio ove programe obuke ne postavljam takvo pitanje. Ljudi pišu pisma jer znaju plesati ili slikati. Oni to jednostavno rade. Pa, ili su to učinili barem jednom u životu, baš kao što su nekad plesali ili slikali.

Loše ili dobro - ali sama vrsta aktivnosti podrazumijeva uključivanje velike većine ljudi u proces dopisivanja. Ali ova apsolutna većina ne razmišlja o tome koliko dobro ili loše rade ovaj proces.

Činjenica je da je dopisivanje samo radnja, a broj ljudi koji su, s obzirom na ovu radnju, usredotočeni na konačni rezultat, ograničen. U međuvremenu, u ovom slučaju možete postići određeni rezultat.

Stoga se okuplja grupa za obuku koja želi, kako kažu, "napumpati mišiće", razviti vještinu pisanja poslovnih pisama ili komercijalnih prijedloga.

Sudeći prema zahtjevima izraženim tijekom treninga, ti ljudi žele naučiti pisati jednostavno, pravo i dosezanje neka posebna svrha. Ovdje postoje tri kategorije zahtjeva - samo grupe u koje možete kombinirati slične misli ili želje.

Dopustite mi da se "razvedem" od ovih pojmova, kako bismo se odmah složili oko njihovog sadržaja i odlučili o "nadjevu".

Na primjer, što znači " pisati jednostavno"? U ovaj koncept može se uložiti beskonačan broj značenja i mogu se povući različite analogije. No, sa stajališta ljudi koji su kroz poslovnu korespondenciju prisustvovali nizu proljetnih treninga koje je agencija Pro -Aktiv organizirala, pisanje je jednostavno - znači ne zbuniti klijenta.

  • Prenositi informacije putem pisma na takav način da primatelj razumije njihovu bit od prvog čitanja;
  • Tako da je cijeli tekst prezentiran na pristupačnom jeziku;
  • Tako da se tekstualni blokovi, poput kolača u lisnatom kolaču, slažu u određenom slijedu.

Usput, posljednje objašnjenje dali su uglavnom oni ljudi koji su, na ovaj ili onaj način, već prošli stručno usavršavanje u poslovnom dopisivanju. Oni. već su znali da bi trebao postojati nekakav slijed, ali zahtijevali su pojedinosti: "Kako to točno reći?!"

Druga kategorija, koju ja konvencionalno nazivam, " napiši ispravno", U tijesnoj je vezi s logikom prezentacije informacija, njezinom jasnoćom, ali podrazumijeva niz pitanja koja razjašnjavaju:" Kako se kompetentno oprostiti? " Specijalisti koji su na edukacije dolazili poslovnom korespondencijom željeli su naučiti recepte kako se riješiti nekih malih, ali, po njihovom mišljenju, važnih nedostataka.

Iz prethodne kategorije opet raste "niz" upita: " pisati na takav način da se postigne određeni cilj". Slušatelji su ovdje jasno shvatili da poslovna korespondencija nije samo način prenošenja informacija nevidljivom, već sasvim određenom sugovorniku. Ti su ljudi klimnuli glavom u znak slaganja kada su čuli citat Rudyarda Kiplinga: "Riječ je najmoćnija droga koju čovječanstvo koristi." I nastavili su - ako postoji prilika za "korištenje", onda postoji mogućnost manipulacije. To znači da možete postaviti cilj i postići ga uz pomoć riječi.

Naravno, Kipling je stavio svoje značenje u ovu frazu, ali jako mi se sviđa kako zvuče argumenti o metafizici korištenih riječi uz ovu misao. Na primjer, glagoli. Slažem se, važno je kako definirate svoju radnju “Želim stvoriti” i “Ja stvaram” ili “Idem poduzeti” - “Uzeo sam”.

U poslovnoj korespondenciji semantičko značenje riječi djeluje vrlo jasno. Kao i niz čimbenika pomoću kojih adresa - osoba ili organizacija koja sastavlja poslovno pismo, postiže svoje ciljeve. Sa stajališta postavljanja ciljeva, može se razlikovati nekoliko vrsta poslovnih pisama. No prije nego što ih razmotrimo i shvatimo koja je svrha iza njih, okrenimo se klasicima.

Odraz duše?

Ruski novinar, filolog, učitelj i suvremenik Puškina Nikolaj Ivanovič Grech u "Obrazovnoj knjizi ruske književnosti" definirao je pojam pisanja na sljedeći način: "Slova u tačnom značenju riječi suština su razgovora ili razgovora s odsutnim. Oni zauzimaju mjesto usmenog razgovora, ali uključuju govor samo jedne osobe<…>Prilikom pisanja pisama morate se pridržavati pravila: pišite kako biste govorili u ovom slučaju, ali govorite ispravno, koherentno i ugodno. "

U to vrijeme, kada je komunikacija na daljinu s ljudima bila moguća samo putem poruka e -pošte, pisma su se doživljavala kao prilika za razgovor s osobom koja sada nije tu. U to su vrijeme pisma nadoknađivala nedostatak telefona i druge mobilne komunikacije. Stoga su napisani kao da je adresata razgovarala sa svojim čitateljem ... Pročitajte pisma velikih ljudi i u njima ćete pronaći odraz njihove duše. Oni su temeljiti, ispravni, dosljedni, detaljni, u kojima se čini da usmeni govor oživljava. Čitate i kao da vidite sliku autora ispred sebe ... A sam Aleksandar Sergejevič u "Eugene Onegin" piše:

Pismo gdje srce govori

Tamo gdje je sve vani, sve je besplatno.

Danas je dopisništvo, a osobito poslovno dopisivanje, izgubilo nekadašnju živost i slikovitost. Ljudi štede vrijeme, i vlastito i vrijeme sugovornika, i pokušavaju kratko napisati, ponekad si postavljajući jedini cilj - prenijeti jasne informacije primatelju. Takva pisma nazivamo informativnim. Ovdje je važno prezentirati informacije na način da se njihova percepcija od strane primatelja odvija što je brže i jednostavnije moguće. Bilteni su kratka žica kroz koju informacije teku poput električne struje.

No, postoje i druga slova, u njima same informacije treba prezentirati na takav način da se adresa adresa ne samo predvidi, već i postigne svoj cilj. Dobar primjer za to su slova kao odgovor na negativnu poruku. Posebno u poslovnoj korespondenciji često pišemo odbijanja, tvrdnje.

S odbijanjem bi se činilo da je sve jednostavno - odbili su podnositelja zahtjeva, na primjer, u davanju kredita ili sponzoriranju projekta, i bez obzira na to kako primatelj percipira te informacije. Ali nije li to doista važno? Neće li se pokazati da smo uvrijedili osobu svojim odbijanjem kako bi se zauvijek zaboravilo na daljnju suradnju? Kako napisati tako da se pisani razgovor, kao i u osobnoj komunikaciji, percipira uzimajući u obzir stav dviju strana i predstavlja svojevrsni kompromis?

Slična situacija postoji i u pogledu tužbenih zahtjeva. Adresaru u njima ukazujemo na neispunjenje bilo kakvih obveza, učinjene greške ili jednostavno kažemo da niste dovršili svoj posao. Koliko često razmišljamo o posljedicama takvih poruka e -pošte? Razmišljamo li o emocijama koje nastaju kod čitatelja? Da, ako smo fokusirani na daljnji razvoj suradnje. Ali kako izraziti pritužbu na takav način da vrlo određena osoba ili cijela organizacija imaju želju za poboljšanjem?

Situacija je složenija s pismima u kojima mi, kao adresa, pišemo o svojim pogrešnim proračunima ... Moramo se samo opravdati. A sposobnost konstruktivnog razmišljanja topi se pod naletom čitave hrpe emocija, u kojima može biti iritacije, i nezadovoljstva, i krivnje, a ponekad i želje okriviti druge ljude ... Koje od tih emocija bismo trebali pokazati našim čitač? I vrijedi li uopće? Kako napisati pismo opravdanja na takav način da vjera osobe pred kojom smo, voljno ili ne, bili krivi, ne nestane? Tako da će se, unatoč našem pogrešnom izračunu, odnosi nastaviti graditi konstruktivno i plodonosno?

No, što je sa situacijom kada već sigurno znamo da smo pogriješili, a naš klijent, drugim riječima, primatelj, još ne zna kakva je greška na nama? Naravno, doista želim šutjeti i nekako "zašutjeti" ovu činjenicu, ali šilo ne možete sakriti u vreći - prije ili kasnije će se to ipak činiti ... I moramo ići s krivom glavom ili napisati pismo kojim priznajemo svoju krivnju. Neugodna situacija, nećete ništa reći! I postavlja se pitanje - je li moguće priznati na takav način da kriva glava nije skinuta potpuno s njihovih ramena, već vjeruju u naše iskreno žaljenje i želju da sve riješimo?

Naravno, postoje i druge vrste pisama - isprike, molbe, pisma, u kojima je cilj uvjeriti čitatelja u nešto. I poput pisama koja sadrže negativan kontekst - odbijanja, tvrdnje, priznanja, isprike, sva su "potaknuta" živim ljudskim položajem, a time i određenim emocijama. U pravilu su te emocije negativne, ali ovdje ovladavanje poslovnom korespondencijom podrazumijeva određenu razradu tih emocija, uči Koja vrsta emocije i u što nalog bi trebao biti raspoređen po cijelom tekstu pisma. Objašnjava zašto je bolje ne pokazivati ​​određene emocije.

Postoji još jedna kategorija pisama koja nisu toliko vezana za emocije koje bjesne između primatelja i primatelja. To su pisma, s kompetentnim pristupom, koja daju osjećaj koristi - takozvane komercijalne ponude ili "prodajna" pisma. Ovdje je sve jednostavno i jasno! Postoji samo jedan cilj - isplativo je predstaviti svoj proizvod.

I želim naučiti kako napisati takve komercijalne prijedloge kako uopće ne bi bilo daljnjih pregovora ”, kaže mi samouvjereno i s osmijehom jedan od polaznika seminara o pisanju“ prodajnih ”tekstova.

Odličan zahtjev! To je samo svrha komercijalnog prijedloga - privući daljnji razgovor, a ne obaviti prodaju. Kao lijepa i svijetla prezentacija, dobar prodajni prijedlog ili "prodajno pismo" trebao bi privući pozornost, pokazati stvarne prednosti i prisiliti primatelja da učini korak naprijed. Kako to učiniti? I je li moguće?

Kako bi dobili odgovore na ova i druga pitanja, ljudi dolaze na obuke o poslovnoj korespondenciji. No, ako procijenite cijelu situaciju, razmotrite cjelovitu sliku, učenje vještine poslovnog dopisivanja počinje razradom potpuno različitih stvari.

Strahovi od poslovne korespondencije

Na internetu danas postoji mnogo publikacija objavljenih u načinu preporuka za pisanje različitih vrsta pisama. Dok čitate ove preporuke, sve je jasno ... No, čim sjednete za računalo i pokušate ove savjete primijeniti u praksi, neizbježno ćete se suočiti s jednim problemom. Ispred vas je prazan list i morate ga nekako ispuniti. I u mojoj glavi - samo roj raznih misli izlijeće van. Kako početi pisati pismo? Kako organizirati svoje misli u tvojoj glavi? Kako popuniti prazninučista ploča?

Ovi strahovi, svjesno ili ne, uvijek se javljaju kada autor pisma nema koncept jasne strukture prezentacije u glavi. Kao rezultat toga, mi nešto napišemo i odmah izbrišemo napisani tekst. Iscrpljujemo se i zasigurno ne uživamo u tom procesu. Ideja da pisati znači stvarati, što znači da mora postojati neka vrsta talenta, čvrsto se ukorijenila u našim umovima.

No danas se vještina poslovnog dopisivanja vidi kao sposobnost sastavljanja određenog dizajnera, mehanizma u kojem postoji jasan broj detalja, vijaka, vijaka, matica. A ako su upute za sastavljanje dizajnera u rukama, sam proces pisanja pisma prestaje biti kreativnost, ustupajući mjesto logici i pridržavajući se jasne strukture. Strah od djevičanskog praznog lista papira i njegove praznine se povlači. Cijeli zadatak je pisati zasebne tekstualne blokove. I morate priznati da je mnogo lakše sastaviti nešto cijelo od zasebnih blokova nego isplesti paučinu od zasebnih riječi i izraza.

No, razmislite li, pokazalo se da je poslovno dopisivanje neki apsolutno bezdušni proces - hladan poput željeza, s kojim povezujemo riječ mehanizam. Ali što je s razgovorom s odsutnima? Intimni razgovor?

Ako pogledamo što je poslovno dopisivanje zajedničko s osobitostima osobne komunikacije, prisjetimo se ciljeva koje smo si postavili kada imamo posla s pisanjem odbijanja, priznanja, uvjerenja i isprika. Nastojimo pokazati svoje osjećaje u dopisivanju i izazvati neku vrstu emocija odgovora kod našeg adresata - stvarne osobe. Suština slova leži u tim emocijama. A ako samo znamo dodati tekstualne blokove u određenom slijedu, onda nije jasno kako i uz pomoć kojih alata možemo izraziti svoje emocije i koji blokovi djeluju na formiranje odgovora našeg primatelja.

Tako počinjemo shvaćati da poznavanje pravila za sastavljanje mehanizma ili konstruktora nije dovoljno za postizanje cilja. Drugi strah je povezan - nesposobnost da točno izrazite svoje osjećaje... Taj strah pojačava sumnja - Trebam li to uopće učiniti?

Vrijedi reći da će se strah i sumnje raspršiti čim se shvati da smo živi ljudi, kao što smo u prošlosti koristili slova za razgovor sa živom osobom. To znači da je potrebno pokazati i emocije i svoj stav prema pitanju koje se razmatra. Time će apel biti "življi" i primatelj neće imati osjećaj otuđenja autora pisma od pitanja o kojem se raspravlja.

Ali to nije lako učiniti. Ako čitamo većinu naših pisama, otkrit ćemo da su napisana na nekoj vrsti službeničkog jezika i vrlo malo nalikuju razgovoru, usmenom govoru. Kao da uz pomoć službenih fraza pokušavamo postati čvršći, službeniji, stroži. Stoga biramo izraze poput ovog: "Kako bismo spriječili nepravilno postupanje, poduzeli smo ...". Naš čitatelj, kao da se probija kroz takve oblike riječi kroz čičak, još je više ljut. Zašto? Budući da ne osjeća sudjelovanje, iskrenost, što znači da ne vjeruje.

Upamtite, kako je preporučio Nikolaj Grech - "pišite kako biste trebali govoriti u ovom slučaju." Naravno, današnji kolokvijalni govor daleko je od Puškinove književnosti i niti jedan majstor poslovne korespondencije ne bi savjetovao svoje studente da pišu na način na koji govore. Ovdje je važno ostvariti svoju individualnu "zlatnu sredinu", ne zloupotrijebiti kolokvijalne izraze, ali i ne pretvoriti slovo u skup suhog voća iz službenih fraza.

Poslovno pismo danas je svojevrsna sinteza službenog i osobnog stila iznošenja informacija. Doziranje za određeni stil ovisi o specifičnoj situaciji. Tako, na primjer, ako upućujemo pohvale primatelju, bešćutne službene fraze neće prenijeti potrebne emocije. No, kritiziramo li osobu zbog njezinih postupaka, službena prezentacija, ako je pravilno postavljena, zvučat će "mekše", jer će biti manje osobna, pokazujući stav osobe prema djelu, a ne osobe prema osobi. Jednostavno rečeno, naučite se "igrati" sa stilovima, naučiti dozirati potrebne emocije i izazvati željenu reakciju primatelja.

Ali to nije sve. Mnogi ljudi, kad dođu na treninge o poslovnoj korespondenciji, misle da će ih ovdje naučiti pisati u širem smislu, naučiti ih pisati razumljive rečenice, učinkovito graditi fraze sa stajališta percepcije ili poučavati "lakoći" pisanje.

- Kako početi pisati za potpis? - pitaju me. Odgovor na ovo pitanje tajanstven je kao i samo pitanje. Za potpisivanje morate imati sve navedene vještine - sposobnost sastavljanja konstruktora slova i izgradnje logike prezentacije, sposobnost rada s različitim stilovima dopisivanja, sposobnost ispravnog sastavljanja slova ... što može biti razvio u osam sati obuke. Ovdje postoji razumijevanje teorije i stalna praksa, a prisutnost povratnih informacija od majstora je obavezna, tako da "uzorci olovke" ostaju uzorci, a nacrti se ne počinju pretvarati u gotov proizvod. Za takav zahtjev, internetska obuka savršena je - učinkovita je u svojoj biti, omogućujući vam svladavanje teorije i prakse.

Što radiš?

Odgovor na ovo pitanje bit će jasno razumijevanje gdje se sada nalazite i što treba poboljšati u vlastitim vještinama.

Ako razmišljamo logično, ispada da možemo napisati sve. Vješto u različitim stupnjevima. Lako u različitim stupnjevima. A prije nego što sebi kao stručnjaku za poslovno dopisivanje stanete na kraj ili ste stavili tačku na razvoj vlastite vještine, morate shvatiti svoje snage i slabosti.

Možete poznavati teoriju pisanja pisama, ali je loše formulirati svoja razmišljanja.

Možete znati teoriju i sažeto prenijeti informacije, ali zloupotrijebiti samo službeni ili samo osobni stil.

Kombinacija ova tri stajališta može biti različita, ali približno u istoj mjeri slova takvih autora neće biti dovoljno učinkovita.

Pokušajte gledati na svoja poslovna slova kao na sliku u boji koju ste upravo naslikali. Zamislite da je plava, s tintom, službeni stil iznošenja informacija. Intenzivno crveno osobni je, emocionalni stil. Logika prezentacije je uredno crna. Pozitivna poruka informacija je sunčano žuta. Učite li skladan crtež? Koje su boje još u vašem pismu i što mislite da znače?

A ako ozbiljno razmišljate o tome kako poboljšati svoje poslovne sposobnosti pisanja, usudite se samo na jedan korak - promijenite svoju perspektivu od procesa pisanja do rezultata, do slike koja na kraju završi u poštanskom sandučiću primatelja.

Ako želite razgovarati o slikama koje ste dobili, pišite mi na: [zaštićena e -pošta]

Olga Švajčenko, poslovni trener agencije za obuku "Pro-Aktiv"

Vjerojatno stalno pišete na poslu: prodajne ponude za klijente, memorandumi za šefove, neprestani tok e -pošte kolegama. Dakle, kako biste bili sigurni da su vaše poruke jasne i dobro strukturirane? Kako ih razlikovati od općeg toka informacija?

Što kažu stručnjaci

Prezaposleni menadžeri s iznimno ograničenim vremenom mogu smatrati da je razvoj njihovih vještina u poslovnom pisanju dosadna i, štoviše, beskorisna vježba. Ipak, sposobnost strukturiranja zanimljivog i dobro napisanog prijedloga omogućuje učinkovitu komunikaciju, razvoj poslovanja i ispravno pozicioniranje. "Kao što je Marvin Swift svojedobno vrlo precizno istaknuo, jasnoća pisanja znači i jasnoću misli", kaže Kara Blackburn, viša predavačica komunikacija na Poslovnoj školi MIT Sloan. "Možda imate najbolje ideje na svijetu, ali ako niste u mogućnosti komunicirati, nitko neće znati za njih", dodaje ona. "Srećom, svatko ima potencijal rasti u poslovnom pismu", kaže Brian Garner, autor HBR poslovnog dopisničkog vodiča. "Sposobnost pisanja pisma nije dar s kojim se ljudi rađaju", kaže on. "To je vještina koju sami razvijate." Evo kako pisati jednostavno, jasno i točno.

Razmislite prije nego počnete pisati

Prije nego uzmete olovku ili stavite prste na tipke na tipkovnici, razmislite o tome što točno želite reći. "Odmah početi pisati uobičajena je greška koju mnogi ljudi čine", kaže Garner. “Oni razvijaju ideje u procesu pisanja, pa se zato takva poruka ispostavlja da je loše strukturirana, misli skaču s teme na temu i ponavljaju se. Zapitajte se: Koja je ideja koja stoji iza moje e -pošte koju će moji adresati zapamtiti nakon što pročitaju ovu e -poruku, ponudu ili izvješće? Ako sami ne možete brzo i jednostavno odgovoriti na svoje pitanje, očito ste u žurbi s pisanjem teksta. "

"Trebali biste pričekati i provesti neko vrijeme u sređivanju svojih misli", slaže se Blackburn.

Pišite konkretno

Prijeđite na stvar. Mnogi ljudi smatraju da struktura i stil pisanja koje su učili u školi nisu prikladni za komunikaciju u poslovnom svijetu. "Najgora greška koja se događa u poslovnom dopisivanju je stavljanje glavne poruke poruke u sredinu slova", kaže Garner. Jednostavno i kratko izlaganje svoje ključne točke na samom početku pisma uštedjet će vaše vrijeme primatelju, a vaša daljnja argumentacija činit će se uvjerljivijom čak i prije nego što osoba bezglavo pročita vašu poruku. Prilikom pripreme dugih memoranduma ili prijedloga, Garner preporučuje da glavna ideja ili predloženo rješenje bude "150 riječi ili manje" na samom početku prve stranice. "Poboljšajte svoju sposobnost generaliziranja i sažimanja svojih misli", kaže on. "Ako uvodni dio pisma nije uspio, isto se može reći i za cijelo pismo u cjelini."

Nemojte "sipati vodu"

"Nemojte koristiti 3 riječi gdje bi jedna bila dovoljna", preporučuje Blackburn. Nakon čitanja kritički procijenite svoje pismo i pobrinite se da svaka riječ ima za cilj prenijeti bit slova. Uklonite svaku nepotrebnu riječ ili rečenicu. Na primjer, ne biste trebali reći "opće jednoglasno mišljenje", jer je dovoljno samo reći "jednoglasnost".

"U trenutku kada čitatelj shvati da poruka postaje pretjerano opširna, pažnja počinje nestajati", kaže Garner. Predlaže da se snađete s jednom riječju umjesto fraze (bolje je zamijeniti izraz "gledište" jednom riječju - "mišljenje"), zamijeniti složene konstrukcije posebnim glagolima (dati zaštitu nekome - braniti), koristite kratice (engleski nemojte umjesto nemojte, a mi smo umjesto da jesmo), a ako je moguće koristite aktivne glagole umjesto pasivnih ("učiniti" umjesto "biti učinjeno").

Izbjegavajte žargon i znanstveni stil

Poslovnu korespondenciju prati upotreba slenga i kratica. Iako se često događa da se njihova uporaba ne može izbjeći u dopisivanju, a ponekad se čak pokaže i korisnom, ipak ukazuju na lijenost i zbunjenost u mislima. Ako ima previše slenga, adresat počinje misliti da ste ovu poruku napisali na autopilotu, a zatim potpuno prestaje razumjeti o čemu govorite. "Žargon ne dodaje značenje", kaže Blackburn, "dok jasnoća i jezgrovitost nikada ne izlaze iz mode." Garner predlaže stvaranje "crne liste" žargonskih riječi i izraza koje treba izbjegavati, poput kontrolnih popisa, velikih slova, punjača itd. Također biste trebali izbjegavati korištenje previše složenog govora. Često autori pogrešno vjeruju da je korištenje složenih i lijepih riječi umjesto jednostavnih znak inteligencije. Nažalost, daleko je to od slučaja.

Pročitaj ponovo ono što pišeš

Stavite se na mjesto svog čitatelja. Razumije li on vašu misao, lako se izražava? Je li vaš tekst sastavljen od jednostavnih, jasnih rečenica? Blackburn savjetuje čitanje odlomaka naglas. "Zbog toga se nedostaci otkrivaju sami od sebe: glomazna rečenica, dio s nepotrebno dugim odlomcima", kaže ona. Nemojte se bojati zamoliti kolegu ili prijatelja da vam uredi rad, ili još bolje, nekoliko kolega ili prijatelja. Dajte im priliku da izraze svoje mišljenje i nemojte se zbog toga uvrijediti. "Lektura je prijateljska usluga", kaže Garner, "nije čin agresije."

Vježbajte svaki dan

"Pisanje je vještina", kaže Blackburn. "I vještine se poboljšavaju s praksom." Garner vas potiče da svaki dan čitate dobro napisani materijal i budete oprezni pri izboru riječi, strukturiranju rečenica i izražavanju svojih misli. "Počnite obraćati pozornost na stil Wall Street Journala", kaže on. Nabavite vodič za stil i gramatiku: Garner preporučuje Fowlerovu modernu upotrebu na engleskom jeziku. Ono što je najvažnije, u svom rasporedu odvojite vrijeme za pregled i reviziju. “Pisanje i lektura poboljšavaju vaš stil. Samo nemojte očekivati ​​brze promjene, savjetuje Blackburn. "Ovo je vrijeme potrošeno na pravu stvar, jer oni koji pišu visokokvalitetne tekstove također kvalitetno rade svoj posao, i to je primjetno"

Zapamtite sljedeće:

Što uraditi:

  • Razmislite što trebate reći unaprijed kako bi vaša poruka bila što specifičnija i učinkovitija s perceptivnog gledišta.
  • Ne trošite riječi, koristite kratke rečenice i uvijek pišite do teme.
  • Izbjegavajte žargon i buzzwords. Umjesto toga, trebali biste težiti jednostavnosti i jasnoći prezentacije.
Što ne učiniti:
  • Nemojte tvrditi da niste u stanju napisati tekst. Vježbajte stalno, svatko može razviti svoje pisarske sposobnosti.
  • Nemojte pretpostavljati da je prvo slovo najbolje ili barem najbolje. Bilo koji dokument se može izmijeniti.
  • Ne skrivajte ključnu poruku svoje poruke. Bit poruke treba izreći na samom početku.
Studija slučaja 1: Ne bojte se zatražiti pomoć od nekoga

Kad se David McCombie zaposlio kao viši konzultant u McKinsey & Company, odmah je shvatio da je stil pisanja koji je sjajno svladao na Pravnom fakultetu Harvard potpuno neprikladan za poslovnu komunikaciju na razini korporativnog upravljanja. "Problem je bio u strukturi mog razmišljanja", sjeća se David. “Dobivanje vanjskog mišljenja koje sam trebao naučilo me da brže dođem do srži stvari.”

"Pravni ili akademski stil karakterizira izgradnja materijala iz dugog i dosadnog opisa čitavog procesa, dok je zaključak odgođen do samog kraja", objašnjava. "Međutim, u poslovnom dopisivanju najbolje je početi sa zaključcima, a ne obrnuto."

David je ovaj pristup radu prenio na privatnu investicijsku tvrtku koju je stvorio u Miamiju - The McCombie Group. "Pisma koja smatram najvažnijima šaljem svom partneru kako bi ih mogao ponovno pročitati", kaže David, što je, prema njegovu mišljenju, učinkovitije od samog uređivanja. Sada govorimo o tome kako najbolje prenijeti ovu ili onu ideju, točnije ju izraziti.

Rad na tekstovima izravno je povezan s činjenicom da je Davidovo mišljenje važno u području gdje je priznati profesionalac. Trenutno piše knjigu pod nazivom The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments, koja zauzima posebno mjesto u okruženju u kojem se njegova tvrtka etablirala.

“Čak i da mi je sve bilo jasno u pisanju poslovnih pisama, radije bih nastavio napredovati u ovom pitanju, jer je rad na sebi i mojim vještinama ključ uspjeha”, kaže David. Što više vježbe to bolje.

Studija slučaja 2: Naučite pravilno pisati

Tim Glova uspio je izgraditi uspješnu karijeru u strateškom marketingu, ali je odlučio ići dalje. "Htio sam da me ne doživljavaju samo kao tehnokratu, već i kao razmišljajućeg vođu", kaže Tim. "Da bih to učinila, morala sam javno govoriti i iznijeti joj svoje ideje."

Znao je da govor mora biti jasan, mora se lako percipirati i pravilno strukturirati, a tada će njegov ugled dobiti još veću težinu. Njegova su pisma kolege i stručnjaci iste razine s njim prihvatili njegova pisma, no njegovo je iskustvo više ležalo na znanstvenom planu. Tako je Tim počeo čitati sve vrste poslovne literature poput McKinsey Quarterlyja kako bi stekao osjećaj za stil. "Proučavao sam način njihove komunikacije", kaže Tim, "i pokušao sam pisati tako da je moj tekst izgledao jasno i zvučao uvjerljivo."

U svom radu na tekstu uveo je nepromjenjivi ritual - označavanje zadataka. Prije nego što je počeo pisati izvješća ili memorandume, započeo je identificiranjem tri glavna zadatka. "Možete tipkati na računalu i vidjeti krajnji cilj ispred sebe", kaže on. "To je kao izlazak u šetnju i odlazak u nepoznatom smjeru."

Tim je uspio poboljšati ne samo svoje pisanje, već i e -poštu i glasovne poruke. "Ova vještina prožima cijeli njegov komunikacijski stil", kažu njegove kolege. I Timovi spisi našli su svoje čitatelje. Neki od njegovih radova preuzeti su 100.000 puta, a organizacija Fortune 50 nedavno je jedno od njegovih djela iskoristila kao interni program za obuku i razvoj osoblja.

Tim je zadovoljan svojim napretkom, ali istodobno smatra da se ne isplati tu stati. "Ne smijemo prestati raditi na sebi", rezimira. "Čim steknete vještinu, ona se mora pojačati."

Na temelju materijala iz HBR -a

Poslovnu komunikaciju nije moguće zamisliti bez dopisivanja, jer osobni sastanak za rješavanje pitanja suradnje nije uvijek moguć. Najhitniji problemi poslovna korespondencija

Nemoguće je zamisliti poslovnu komunikaciju bez dopisivanja, jer osobni sastanak za rješavanje pitanja suradnje nije uvijek moguć. Poslovno dopisivanje pomaže u rješavanju većine gorućih problema u kratkom vremenu, no nepoštivanje pravila bontona ili nelogična konstrukcija pisma može naštetiti partnerstvu ili otuđiti potencijalnog klijenta. Kao i u formalnim pregovorima, postoje određena pravila: dizajn slova i stil komunikacije.

Opća pravila vođenja poslovne korespondencije

1. Prije nego sastavite pismo, odlučite se o njegovim karakteristikama:

vrsta pisma (pokrivanje, jamstvo, nalog, podsjetnik, obavijest itd .; prezentacijsko pismo ili prijedlog odgovora);

stupanj pristupačnosti adresata (hoćete li moći navesti sve potrebne točke u jednom pismu ili će vam trebati drugo, pojašnjenje);

hitnost dostave (ako je pismo hitno, bolje ga je poslati preporučenom poštom ili e-poštom).

2. Dizajnirajte svoje pismo prema postojećim predlošcima, na temelju svoje vrste, a također se oslanjaju na GOST R 6.30-2003. “Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstven sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju ".

3. Svako poslovno pismo ima sljedeću opću strukturu:

  • naziv organizacije koja šalje;
  • datum pisanja;
  • adresa primatelja, naznaka određenog dopisnika;
  • uvodno obraćanje;
  • naznaka predmeta i svrhe pisma;
  • glavni tekst;
  • zaključak (ljubazna formula);
  • potpis pošiljatelja;
  • naznaku prijave i distribuciju kopija (ako ih ima).

4. Prilikom pripreme poslovnog pisma koristite uređivač teksta Microsoft Word:

koristiti font Times New Roman, veličina 12-14 str., razmak između redova-1-2 str;

odložite brojeve stranica slova na dnu s desne strane;

pri ispisu teksta na papiru A4 koristite 1,5–2 proreda, A5 ili manje - jedan razmak. Zahtjevi se uvijek upisuju u jednom proredu.

5. Ako djelujete u ime organizacije i namjeravate poslati pismo u tiskanom obliku, svakako koristite memorandume, jer će njegova prisutnost biti zaštitni znak vaše tvrtke. S posebnom pažnjom postupajte prema dizajnu službenog memoranduma, ova bi vještina trebala biti neophodna za svakog zaposlenika u uredu.

6. Za međunarodnu korespondenciju pismo mora biti na jeziku primatelja ili na engleskom jeziku(kao najčešći u poslovnim odnosima).

7. Održavajte ispravan, poslovni ton... Započnite svoje pismo žalbom koja, ovisno o stupnju vaše bliskosti s dopisnikom, može započeti riječima "Dragi + puno ime" i "Dragi + puno ime". Upamtite, riječi u adresi ili u smjeru primatelja nikada se ne smiju skraćivati ​​(na primjer, "poštovati" kao "uv." Ili "načelnik odjela" kao "šef odjela") - to su pravila poslovanja etiketa. Pismo uvijek završavajte zahvalom na suradnji. Prije potpisa trebao bi biti izraz "S poštovanjem, ..." ili "S poštovanjem, ...". Obraćanje "vama" u službenoj korespondenciji neprihvatljivo je, čak i ako održavate prijateljske odnose s dopisnikom.

8. Pažljivo birajte rječnik, izbjegavajte netočnosti i dvosmislene fraze, pretjeranu uporabu profesionalizma... Pismo bi trebalo biti jasno.

9. Podijelite sadržaj pisma u semantičke odlomke tako da primatelju nije glomazan i teško razumljiv... Slijedite pravilo: prvi i posljednji odlomak ne smiju sadržavati više od četiri retka za ispis, a ostali ne više od osam.

10. Na poslovna pisma odgovarajte u skladu s prihvaćenim bontonom: na pisani zahtjev - u roku od 10 dana od primitka; na pisma poslana faksom ili e -poštom - u roku od 48 sati, isključujući vikende.



Poslovno dopisivanje unutar organizacije

Poslovna korespondencija između zaposlenika tvrtke pojednostavljena je u usporedbi s korespondencijom poslanom trećoj strani.
  • biti lakonski;
  • biti poslovne prirode;
  • datum mora biti naveden u pismu;
  • na kraju pisma nalazi se formula ljubaznosti i potpis.

Primjer poslovne korespondencije unutar organizacije može biti pismo čestitke u ime menadžera ili tima, upućeno heroju dana ili zaposleniku koji je dobio promaknuće.

Prilikom pisane rasprave o projektima obično se koriste samo neki od obveznih elemenata poslovnog pisma - naznaka teme, žalba, sažetak suštine problema i ljubazna formula s tiskanim potpisom.

Zapamtite da se oblik pisma i traženi predložak moraju odabrati na temelju razine poslovne korespondencije i vrste podataka koje želite dostaviti primatelju.

Državni službenici svakodnevno odgovaraju na mnoge zahtjeve građana. Pisanje službenih pisama nije lak zadatak, potrebno je dodatno znanje. Kako naučiti to raditi kompetentno, brzo, koristeći pristupačan i razumljiv jezik? MSUU moskovske vlade zna recept i već dvije godine podučava prijestoničke službenike osnovama poslovne korespondencije. U 2015. jedan je od najpopularnijih programa stručnog usavršavanja doživio promjene. Postalo je sve bolje i zanimljivije.

Naoružani prijenosnim računalima i nastavnim sredstvima, državni službenici marljivo izvršavaju zadatke. Nauče analizirati zahtjeve građana, strukturirati pisani odgovor, pojednostavniti složene gramatičke strukture, formulirati pozitivne izjave, pa čak i ispravno pročitati neutemeljene pritužbe.

"Da biste dali odgovarajuću povratnu informaciju, analizirali pritužbu i odvojili emocije od činjenica", poučavaju treneri Moskovskog državnog sveučilišta za upravu Vlade Moskve. - Emocije otežavaju razumijevanje suštine zahtjeva. Istaknite činjenice koje su izazvale nezadovoljstvo osobe i njezine posebne zahtjeve. ”

Uvod, kratak odgovor, pozitivan završetak. Struktura odgovora na neutemeljenu pritužbu jednostavna je i razlikuje se od ostalih službenih pisama. Trebao bi biti kratak, neutralan, bez izražavanja uvažavanja žalbe. Međutim, kraj bi trebao biti sažet i uvijek pozitivan. Važno je napomenuti da je stanje u skladu sa zakonom ili je posljedica pozitivnih promjena. Vrijedi citirati rezultate aktivnosti moskovske vlade, pozivati ​​se na propise i izvore na web stranicama odjela, prefektura, uprava. Možete čak pozvati autora pisma da sudjeluje u projektima i pomogne poboljšati situaciju u kojoj nije zadovoljan.

"Analizirajte pismo." Za što?

Službenicima se uvijek savjetuje da koriste jedan algoritam radnji: analiziraju primatelja i određuju ciljeve njegova zahtjeva, grade strukturu pisma, slažu ga (stil, jezik), provjeravaju prije slanja.
Koji su zahtjevi osobe? Koji su njegovi interesi? Kakav bi trebao biti odgovor koji čeka? Što mislite da će za njega biti uvjerljivo - konkretne brojke i činjenice ili proširene informacije koje opisuju postupke vlasti? Nakon što ste napravili pravu analizu, možete brzo odrediti koji odgovor želite dati. O tome ovisi hoće li vaš cilj biti postignut - zadovoljenje zahtjeva primatelja.

Pravilo 4P

Možete brzo naučiti pisati odgovore ako koristite pravilo 4P: „Sažetak. Riješenje. Pojašnjenje. Preporuke ". Struktura pisma trebala bi uključivati:

  • kratak opis problema koji je osoba riješila;
  • posebna odluka izvršne vlasti;
  • lakonsko objašnjenje zašto je odluka upravo takva, s referencama na propise, zakone, propise;
  • završni akord idealnog slova - preporuke za primatelja (zaključci, prijedlozi), što i kada treba učiniti; navesti kontakt telefone, adrese i radno vrijeme ustanova.

    Kako možete olakšati tekst?

    "Uvijek preporučujemo da se stavite na mjesto primatelja", kaže zamjenik načelnika Odjela za obuku državnih i općinskih zaposlenika. Natalia Gryzunova... - Tada će biti jasno je li tekst jednostavan za čitanje. Ako rečenica sadrži više od 20-25 riječi, bolje ju je podijeliti u dvije ili više jednostavnih rečenica. Trebali biste izbjegavati složene riječi i nerazumljive kratice. Moramo nastojati prenijeti važne informacije primatelju na pristupačnom jeziku. "

    Obuka koja traje 18 sati odvija se u formatu treninga. Analiza tipičnih pogrešaka u pripremi službenih odgovora temelji se na primjerima iz prakse službenika. Detaljno se raspravlja o teškim slučajevima pravopisa i postavljanja interpunkcijskih znakova.
    Kako bi slušatelji mogli bolje usvojiti obrazovni materijal, ove je godine odlučeno smanjiti veličinu grupe. Prije je u njemu bilo 40 ljudi, sada ih je 20, i ne rade u četiri, već u parovima. To pomaže u učinkovitijoj izradi praktičnih vježbi. U tečaju za obuku ima još slučajeva - primjera službenih pisama u kojima je potrebno ispraviti pogreške ili poboljšati tekst.