Jak zlepšit výrobu: pět pravidel excelence. Jak zvýšit efektivitu podniku

Zahájili jste své podnikání a činnost vaší společnosti již vedla k dobrým výsledkům. Ale pocit, že práce zaměstnanců nedosahuje požadované úrovně, vás neopouští. Kvalitu a efektivitu jejich práce nelze dosáhnout. Vyvstává logická otázka: jak zlepšit kvalitu práce zaměstnanců a zvýšit efektivitu práce?

Jak zlepšit kvalitu zaměstnanců

Před hledáním řešení je velmi užitečné problém pochopit a analyzovat. Pokud se rozhodnete zvýšit plat každého, protože věříte, že to zvýší motivaci. To bude fungovat na krátkou dobu. Postupem času budete mít další problém. Nyní budou zaměstnanci vaší společnosti čekat nejen na vyšší plat, ale budou i nadále čelit tlaku původního problému. Který z důvodu nedostatečné motivace nikde nezmizel, jen se stal dražším.

Kvalita práce zaměstnanců závisí na psychologické náladě jejich šéfa

Zeptejte se sami sebe: kolik jste nadšeni prací? Možná budete chtít nabídnout svým zákazníkům ty nejlepší služby, ale cítí to váš tým? Zaměstnanci zpravidla kopírují náladu a chování jejich vedení.

Baví vás vaše práce osobně? Ukazujete svým zaměstnancům náladu? Po celou dobu musíte komunikovat se svými zaměstnanci. Staňte se nedílnou součástí týmu. Musíte vědět, jak podřízení žijí mimo kancelář. Chcete-li to provést, musíte uspořádat různé firemní akce a schůzky alespoň příležitostně.

V ideálním světě bychom samozřejmě rádi najali lidi, kteří se budou motivovat a organizovat. Ale takový svět neexistuje. A děkuji Bohu! Protože člověk, který umí motivovat a organizovat se, nebude pracovat jako zaměstnanec. Pokouší se jakýmkoli způsobem otevřít své podnikání. Ne vždy, ale ve většině případů.

Efektivita práce závisí na náladě v týmu

V žádném případě se musíte zbavit špatné nálady v týmu. Bez ohledu na to, jak jsou vaši zaměstnanci talentovaní. Pokud budou neustále v pochmurné náladě, nebude z nich absolutně žádný smysl. Trávit více času se svým týmem. Zjistěte, kdo neustále stěžuje a navždy není spokojený se vším. Jakmile je taková osoba nalezena, zlikvidujte ji bez lítosti.

Stimulujte zvyšování kvality krátkodobými cíli

Kultura je tvořena lidmi a jejich úspěchy. Definujte měsíční nebo čtvrtletní cíle. Což mohou vaši zaměstnanci rychle dosáhnout. Úspěšné překročení cílové čáry by mělo být vždy označeno cenami nebo jinými propagačními dárky.

Zvyšte efektivitu stimulací zaměstnanců

Musíte pochopit, co od své firmy chcete a podle toho zacházet. Pokud lidi neustále bojíte, že je ztratíte, nepřijde z toho nic dobrého, protože pak nebudete skutečným vůdcem.

Práce je trochu jako sport. Lidé se vzdávají podnikání, pokud nepřináší výsledky. Důvodem nedostatku výsledků není dostatečné úsilí. Upravte svůj tým v dobrém slova smyslu. Když vidí výsledky týmové práce, přichází porozumění, že to stálo za to. Pokud neexistují žádné výsledky, máte buď špatný tým nebo špatný plán.

Kvalita práce zaměstnanců přímo závisí na transparentnosti cílů

Aby byli lidé nadšení pro svou práci, potřebují pocit vlastní hodnoty. Samotná statistika nestačí. Manažer by měl sdílet své plány a myšlenky se zaměstnanci. Pokuste se diskutovat o problémech společně, ať se cítí zapojeni do společné věci. Pokud se kvůli vašemu rozhodnutí něco pokazilo - buďte schopni přiznat své chyby a pokračovat dál. Klíčem k úspěšnému podnikání je vzájemný respekt a důvěra ve společnost.

Zlepšení efektivity zaměstnanců se rovná zlepšení kvality konečného výsledku.

Všechno je zcela známo, že motivace může skutečně zlepšit kvalitu práce zaměstnance, protože ve skutečnosti vysoce motivovaný zaměstnanec bude pracovat mnohem lépe a může také radikálně změnit jeho pracovní přístup. Obecně platí, že společnosti, jejichž zaměstnanci dobře pracují a milují svou práci, vykazují dobré výsledky a mají také velkou ziskovost.

Dynamičtí zaměstnanci jsou zpravidla velmi nadšeni sportem nebo jiným druhem hobby, který s prací vůbec nesouvisí. Je velmi důležité, aby nebyly v rozporu s prací. Proto, abyste mohli stimulovat jejich motivaci a růst, můžete využít jejich ambice k překonání nových standardů v oblasti, ve které jsou vášniví. Každý zaměstnanec je živý člověk, takže každé selhání, a tedy i špatná nálada, bude mít nepříznivý dopad na jeho práci, takže se zajímejte o úspěchy zaměstnanců a povzbuzujte je k úspěchu, což v budoucnu jen příznivě ovlivní jeho práci.

Vytvořte tabulku hodnocení práce, na jejímž základě budou na konci měsíce uděleny ceny nebo jiné druhy cen. To povzbudí zaměstnance k neustálému růstu profesionality. Je také nezbytné najít individuální přístup ke každému podřízenému, více komunikovat, ale zkuste o sobě mluvit co nejméně, lépe se zeptejte zaměstnanců na výsledek práce, ujistěte se, že podřízení a nadřízení jsou na stejném místě na stejném místě čas. Opravdu, mnoho manažerů chybí tento bod, a jako výsledek získat "šedou myš", která bez velkého lítosti bude házet chybu ve vaší kanceláři. Proto, v případě, že získáte detektor chyb Baghunter Mini, je malý a nenápadný. S ním můžete nejen najít chyby ve své kanceláři, ale také zajistit bezpečí během vyjednávání na území někoho jiného.

Také, aby vaši zaměstnanci mohli pracovat pohodlně, stojí za to pozorovat „banku nápadů“, s níž můžete vytvořit příznivé prostředí, které přispěje k rozvoji, a co je nejdůležitější, zvýší kvalitu práce. Provádějte speciální psychologické testy a také pro emoční relaxaci stojí za to vytvořit v podniku životní koutek, kde si zaměstnanci mohou během přestávek odpočinout a psychicky odpočívat od stresu. Chcete-li zabránit tomu, aby věčné hovory zasahovaly do práce, můžete do kanceláří instalovat potlačovače chyb nebo mobilní telefony.

Další školení a školení nebylo zrušeno. Bude také rozvíjet další dovednosti a kvalifikace. Trénink můžete použít jako bonus nebo odměnu. Nechte zaměstnance zvolit si kurz, na kterém bude školení probíhat na náklady společnosti.

A uvidíte, velmi brzy se váš tým změní v úzce spletitý účelový tým.

Všechny a výhody jeho práce.

Změňte rozvrh obchodu. Někdy není možné zakoupit zboží v ranních nebo večerních hodinách. Vytvořte si nepřetržitý pracovní rozvrh. Zvláště pokud neexistují žádné obchody s takovým plánem v blízkosti obchodu. Pokud za měsíc uvidíte, že to nepřineslo velké příjmy, ujistěte se, že se obchod otevírá brzy ráno a zavírá se pozdě večer. Určete nejlepší čas pro práci v praxi.

Pravidelně rozšiřujte sortiment obchodu. Pak k vám přijdou nejen na nákup zboží, ale také na zjištění, zda je něco nového. Otevřená dodávka domů za malý poplatek.

Prodávejte pouze kvalitní výrobky. Pravidelně kontrolujte produkty přijaté v obchodě. V nejmenším rozporu v kvalitě proveďte vrácení zboží.

Navštivte obchody s podobnými produkty ve vaší oblasti. Naučte se výhody jejich práce. Nabídněte zákazníkům výhodnější podmínky, alespoň na chvíli.

Proveďte vymalování v prostorách, kde jsou zákazníci obsluhováni. Pokud je to nutné, dejte pro vaše pohodlí židle nebo křesla.

Pravidelné losování pro vaše zákazníky. Pak vás navštíví nejen zboží, ale také v naději na vítězství. Dejte dárky slevové karty nebo ukládejte produkty.

Věnujte pozornost

Dumping není nejlepším způsobem, jak přilákat kupujícího. Ceny nemůžete udržet navždy nízké.

Užitečné rady

Než vyjdete ven, vložte knihu stížností a doporučení. Možná vám to pomůže lépe porozumět potřebám kupujícího.

Zdroje:

• Článek o zlepšení kvality operací obchodu
• jak zlepšit práci
• Způsoby, jak zlepšit kvalitu produktů

Každý vůdce má zájem o efektivní a efektivní práci svých podřízených. K tomu je důležité znát a být schopen používat metody ke zlepšení jejich kvality. práce. Mělo by být zřejmé, že různí zaměstnanci vyžadují své motivační pobídky v závislosti na svých osobních potřebách.

Návod k použití

Pro mnohé je hlavním faktorem profesionální spokojenosti uznání jejich důležitosti, týmu. Motivací k tomu může být povýšení po kariérním žebříčku nebo vytvoření vnějších atributů cti zaměstnance, které ho odlišují od ostatních.

Příznivé psychologické klima v pracovním prostředí, absence intrik a konfliktů do značné míry závisí na schopnosti vůdce shromáždit se zaměstnanci a sevření v destruktivních procesech pupene c. Výsledkem je, že mají příležitost zaměřit se výhradně na své pracovní úkoly, aniž by se rozptylovali řešením mimosoudních otázek.

Pro jednotlivce zaměstnanci   Zvláštní význam může mít možnost zvolit si vhodný pracovní rozvrh. To platí zejména pro lidi s tvůrčími schopnostmi zaměřenými na tvůrčí úkoly. Tito pracovníci jsou nejúčinnější ve volném režimu.

Ti, kteří se zajímají o osobní a profesní rozvoj, milují obtížné úkoly, které umožňují učit se něco nového. Při pověření zaměstnance takovým úkolem lze v krátké době očekávat vysoké výsledky.

V každém týmu jsou pracovníci, pro které jsou nejvyšší hodnoty důstojný plat, významný sociální balíček a pohodlné pracovní podmínky. Zde je důraz na stimulaci: pravidelná propagace, bonusy, poskytování výhod a další příležitosti.

Psychologové říkají, že instinkt konkurence je pro člověka typický. Správné použití tohoto jevu může přinést ovoce. Přístup k vytváření vnitřní soutěže mezi kolegy by však měl být velmi opatrný, aby nezpůsobil intriky a závist. Je důležité poskytnout všem rovné příležitosti, promyslet jasná kritéria pro hodnocení výsledků a informovat o dosažených výsledcích „transparentně“.

V podmínkách tvrdé konkurence a nadměrné nabídky produktů přichází do popředí kvalita služeb. Bezchybná služba přímo ovlivňuje loajalitu zákazníků k vaší společnosti. Se správnou organizací může být dobrá služba vaší konkurenční výhodou.

Budete potřebovat

• - firemní web;
• - standard služeb;
• - databáze zákazníků.

Návod k použití

Navrhněte a dokumentujte standard služeb zákazníkům jako samostatný dokument. Mnoho věcí, které jsou pro vás elementární a zřejmé, nemusí být tak pro obsluhu, která pro vás pracuje. Standard by měl popisovat vše od vzhledu a typických pozdravů po reakci na klíč a vzdálenost během konverzace.

Organizovat školení pro zaměstnance. Provádění takových akcí je nejlépe svěřeno koučům. Vyberte si školení o technikách prodeje, dialog. Pravidelně můžete provádět práci s personálem i se sebou. Modelujte situace v komunikaci se zákazníkem. Obzvláště to.

Získejte zpětnou vazbu od zákazníků a snažte se na ně dávat pozor. Získejte názor na službu. Zajímejte se o potřeby a přání. Získejte knihu návštěv nebo na své firemní webové stránce.

Vytvořte nejpodrobnější databázi klientů. Pomůže vám to nejen analyzovat cílové publikum, ale také zlepšit kvalitu služeb. Použijte k tomu osobní údaje o zákaznících, pokud k nim máte přístup. Například databáze vám pomůže s gratulací pomocí seznamu adresátů.

Vytvořte ve své instituci nejpříjemnější atmosféru. Nezapomeňte, že pro klienta je důležitý nejen produkt nebo služba, ale také dobrá nálada. Přátelský, pohodlný nábytek, příjemná hudba, nápoje - to vše zanechá na návštěvníka pozitivní dojem.

Věnujte pozornost

Snažte se vyhnout kritickým situacím. Není-li služba spokojena, bude klient určitě sdílet negativní dojmy s ostatními a vytvoří pro vás špatnou pověst.

Užitečné rady

Pokuste se využít i nepříjemných případů. Například láhev vína jako dárek jako náhrada za zkažené jídlo jistě povzbudí klienta vašeho zařízení.

Co dělat, když je personál obsazen, ale nedává očekávané výsledky? Existuje řešení problému a mnoho společností již začalo používat techniku \u200b\u200bSix Sigma v podobných situacích.

Six sigma je metodologie a sada nástrojů, které vám umožní analyzovat pracovní procesy a dosáhnout průlomů v práci.

Tato technika, stejně jako cestovní mapa, vede k řešení selhání podnikových procesů. Six Sigma vám pomůže podívat se na problémy s očima zákazníka a vyřešit je.

Díky tomu si zákazníci rychle všimnou rozdílu, který pozitivně ovlivňuje finanční výsledky společnosti. Tato technika je obzvláště populární, pokud má společnost za úkol dosáhnout světové úrovně, aby splnila požadavky řízení kvality.

Six Sigma je metodika pro odstranění závad v jakémkoli výrobním procesu: od výroby „produktu“ po zákaznický servis.

Výraz „šest sigma“ je statistický parametr, který zahrnuje analýzu 3 veličin:

Náhodná hodnota (kvalita procesu);
   standardní odchylka (přípustné vady v práci);
   průměrná hodnota (průměrný ukazatel vad u konkrétní činnosti).

Aby bylo možné začít s touto technikou, je nutné tyto hodnoty určit v obchodním procesu organizace.

Hlavní myšlenkou této techniky je snížit standardní odchylku pomocí různých nástrojů řízení pracovního postupu.

Představujeme Six Sigma

Implementace metodiky probíhá ve fázích, od jedné úrovně řízení k druhé. Pro realizaci projektu implementace metodiky Six Sigma je vytvořena zodpovědná skupina, která se v tomto procesu stává klíčovým článkem.

Složení skupiny zpravidla zahrnuje:
  1. Manažeři nebo vlastníci společností: přispívají k provádění metodiky a poskytují všechny nezbytné podmínky.

3. Manažer střední úrovně: sestaví program pro rozvoj konkrétního projektu a vychovává své lidi (vedoucí specialista a jednoduchý specialista).

4. Senior / Lead Specialist: zodpovědný za zavádění nových a optimalizaci specifických úzkých úkolů. Analyzuje, jak nejlépe dokončit úkol, a může nabídnout možnosti jeho implementace. Tento člen skupiny se obvykle hlásí výše uvedenému manažerovi střední úrovně.

5. Specialista: provádí stanovené úkoly, odpovídá za kvalitu implementace v rámci projektu.

Práce skupiny lze rozdělit do 4 fází:

1. Stanovit cíle pro zlepšení. Studie zákaznické základny v této záležitosti pomáhají: Je důležité, aby spotřebitelé produktů nebo služeb určili úroveň kvality práce, kterou potřebují (bezpečnost, náklady, rychlost dodání, poprodejní servis atd.).

2. Identifikovat v současném provozním režimu společnosti procesy prvořadého významu a nevýznamné pro klienta. V budoucnu bude nutné se jich zbavit.

3. Zvolte nástroje pro rychlé zlepšení výkonu.

4. Zapojte zaměstnance do týmové práce. Ve skutečnosti bude výsledek používání šesti sigma dobrý pouze za účasti celého týmu, s jeho připraveností stát se lepším, růstem a zlepšováním.

Metody Six Sigma

Metody Six Sigma lze podmíněně rozdělit do 3 skupin: zlepšení stávajícího systému práce, vytvoření nového systému a řízení práce.

Zlepšení stávajícího systému práce se provádí pomocí pěti sekvenčních metod:

1. Identifikace týmu odpovědného za projekt 6 Sigma a otázky, s nimiž budou pracovat. Tato skupina by měla mít jasné cíle, měla by mít pravomoc je dosáhnout a být za výsledek odpovědná.

2. Měření stávajících procesů. Odpovědný tým vyhodnotí, jak jsou úkoly v současné době implementovány, shromažďuje data a vytváří předpoklady pro možné důvody odchylek při řešení problémů.

3. Analýza zjištěných odchylek. Během této fáze tým kontroluje odchylky, hledá jejich příčiny a vybírá metody k jejich odstranění.

4. Zlepšení výkonu. Tento krok zahrnuje vývoj a provádění opatření zaměřených na zlepšení pracovních procesů, stávajících systémů a přístupů. Může zahrnovat školení zaměstnanců, zavádění nových pracovních metod, výměnu zkušeností a zavádění nových metod vybraných v předchozí fázi.

5. Kontrola. V této fázi probíhá standardizace vylepšených procesů. Specialisté odpovědní za projekt neustále sledují kvalitu probíhajících úkolů. Jejich cílem je odhalit možné nesrovnalosti I a naznačit cestu korekce.

Vytvoření nového pracovního systému:

Při vytváření nového systému je práce soustředěna na předvídání očekávání uživatelů a předcházení možným selháním. Implementace metod prochází stejnými kroky, ale jejich účel se mění:

1. Stanovení týmu odpovědného za projekt k vytvoření nových pracovních procesů. Tým musí mít autoritu a odpovědnost. První věc, kterou dělají, je formulace cílů nového pracovního systému.

2. Měření. Úkolem týmu je určit parametry, podle kterých bude možné posoudit úspěšnost nových úkolů a dosažení cílů stanovených v první fázi.

3. Analýza. V této fázi jsou vyvíjeny a analyzovány správné algoritmy pro provádění nových úkolů.

4. Zlepšení. Tato fáze zahrnuje vytvoření podrobných pokynů pro zdokonalené nebo nové procesy, vysvětlení a jejich implementaci do práce.

5. Kontrola. Tým odpovědný za projekt provádí systematické sledování plnění úkolů. Cílem je zhodnotit kvalitu práce, začlenit správné algoritmy pro řešení nových problémů a posoudit proveditelnost cílů.

Správa pracovních systémů

Řízení pracovních systémů je jednou z nejdůležitějších etap implementace metodiky Six Sigma. Za účelem dosažení cílů podnik zpravidla současně zdokonaluje staré systémy práce a zavádí nové. Proto hraje řízení těchto procesů primární roli.

1. Prvním krokem k řešení otázky řízení je vytvoření seznamu požadavků. Jsou tvořeny na základě představ o výsledku práce s vlastníky podniků a konečnými spotřebiteli.

3. Pokud jsou ukazatele definovány, je nutné analyzovat procesy, jichž bylo dosaženo. To pomáhá nastínit možnosti pro zlepšení systému správy.

4. Kontrola je dosahována sledováním kvality úkolů a opravou k jejich plnění v souladu s vybranými požadavky.

Six Sigma Tools

V každé organizaci je v závislosti na jejích činnostech vybrán individuální seznam nástrojů pro analýzu a hodnocení kvality práce, pokud se systematická měření neprovádějí, je nemožné sledovat dynamiku a řídit ji.

Jako základ pro měření můžete použít buď hotové nástroje, nebo něco upravit sami. V současné době nabízí „6 Sigma“ mnoho nástrojů, které pomáhají v každé fázi realizace projektu optimalizace.

Příklady nástrojů:

Pomáhají vyhodnotit dynamiku změn v ukazatelích produktu nebo služby. Aby byla analýza vizuální, graf ukazuje horní a dolní hranice přípustných změn, jakož i průměrnou hodnotu.

Souřadnice v grafu mohou být označeny jednotlivými ukazateli jednoho parametru nebo jejich součtem (hodnota, kterou všichni měli najednou). Čárové grafy umožňují vyhodnotit, jak se procesy v určitých intervalech měnily, takže si můžete vybrat nejúčinnější metody práce a řízení.

Analýza chyb.
  Tato metoda umožňuje vyhodnotit, jak výrobní problémy ovlivňují konečného uživatele. V tomto případě jsou analyzovány příčiny a důsledky chyb.

Jako základ pro analýzu si můžete vzít tabulku:

Tabulku lze doplnit sloupci podle umělce, posouzení vady atd. Počet sloupců je určen pro organizaci jednotlivě. Tato metoda umožňuje předpovídat pravděpodobnost budoucích chyb a určit, které procesy je třeba optimalizovat.

Je zabudován do sloupců, z nichž každý odpovídá chybě a výška odráží četnost jeho výskytu. Tento graf pomáhá určit priority pro řešení problémů, vývoj a školení zaměstnanců. Jak praxe ukazuje a potvrzuje Paretův princip, 20% chybných jednání vede k 80% ztrátám.

Stromový diagram.

Umožňuje systematizovat příčiny selhání. Nejefektivnější je používat týmy po brainstormingu na téma „Příčiny problémů v práci“. Ukazuje vztah příčin, jejich hierarchii, a pomáhá tak najít kořen problému a ne bojovat s vrcholy.

Soubor nástrojů této techniky je skvělý a popsané možnosti jsou jen malou částí nejoblíbenějších nástrojů z velkého seznamu. V každé oblasti činnosti jsou nástroje doplňovány, upravovány a tento seznam bude neustále růst.

Metodika vývoje Six Sigma si získává stále větší oblibu a umožňuje společnostem vstoupit na novou úroveň kvality práce a tím snížit náklady, eliminovat neefektivní procesy a implementovat postupy vedoucí k lepším výsledkům. Aby metodika fungovala efektivně, vyžaduje její implementace profesionalitu a znalost nástrojů, a proto, aby ji zvládly, nabízejí specializované organizace vzdělávací programy a certifikaci.

Ve společnosti, jejíž počet přesahuje jednu osobu, zpravidla existují různá oddělení - prodej, marketing, účetnictví atd. Úkoly řešené těmito službami jsou velmi odlišné, zásady jejich organizace a fungování jsou odlišné. Je však možné popsat univerzální algoritmus, který lze použít k optimalizaci jakékoli jednotky, bez ohledu na její účel a organizační strukturu. To uděláme nyní.

Co je optimalizace?

Optimalizace činností je soubor opatření zaměřených na zlepšení efektivity jednotky (nebo podniku jako celku). Podstatu těchto událostí lze vyjádřit známým heslem „Vyšší, dále, lepší!“. To znamená, že v důsledku přijatých opatření jednotka začíná projevovat zvýšenou produktivitu, nižší náklady atd.

Pojďme tedy začít. Naším úkolem je popsat univerzální fáze optimalizace činností jednotky.

Vyskytne se požadavek na optimalizaci

Formální žádost o optimalizaci může přijít jak od vedení společnosti, tak od vedoucího oddělení a hledat „něco, co je třeba opravit“. Ve druhém případě je tedy žádost obvykle celkem obecná, zaměřená na celkové zlepšení systému, a v prvním - konkrétnější, způsobená nespokojeností se specifickými ukazateli jednotky. Například manažer společnosti může chtít snížit náklady na konkrétní službu. Řekněme, že konzumuje příliš mnoho. Obzvláště často taková touha vzniká ve vztahu k jednotkám, které přímo neovlivňují ekonomické výsledky společnosti. Příkladem je personální oddělení, zejména pokud jsou jeho funkce omezeny na nábor.

Touha snížit náklady však zdaleka není jediným motivem k transformaci. Nejčastěji mluvíme o skutečnosti, že jednotka ve své současné podobě neefektivně řídí své povinnosti.

Formulování žádosti slouží jako spouštěcí prvek, od něj začíná vše. Prvním krokem v této akci je „Definice poslání a ekonomické funkce jednotky“

Definice poslání a ekonomické funkce jednotky

Možná tato položka způsobí největší překvapení. Zdá se, co je tam určovat? Obchodní oddělení - prodává, kurýrní služba - doručuje, reklamní oddělení - inzeruje. A tak dále. Všechno však není tak jednoduché.

Začneme tím, že v dnešním ruském podnikání se koncepční aparát více či méně usadil, ale s oficiálními povinnostmi ve stejném postavení je stále velmi daleko od sjednocení. Lidé se stejným názvem v různých společnostech mohou dělat úplně jiné věci. Nejvhodnějším příkladem jsou obchodníci. Rozptyl toho, co jim mohou přisoudit v povinnostech - od psaní konceptu rozvoje podnikání po osobní prodej. Totéž s personálními manažery. Někdo má výcvik, motivaci, firemní kulturu a někdo má chronický beznadějný nábor. A takové rozšíření lze nalézt ve většině společností.

A proto před tím, než něco vylepšíte, musíte určit, na jakém místě toto něco zabírá obecná budova společnosti.

Odpověď na tuto otázku bude tedy obsahovat:

1. Popis konkrétních úkolů, které mají být řešeny na úrovni této jednotky

2. Místo jednotky při výkonu obecných činností společnosti

3. Stanovení ekonomické účasti na obecných činnostech společnosti

Při odpovídání na tyto otázky byste se měli snažit dodržovat maximální srozumitelnost a konkretitu formulace. To se však neděje „pro představení“, proto zde nejsou vhodná slova jako „Podporovat růst prosperity společnosti ve všech směrech“.

Definice výkonnostních kritérií

Tato položka je klíčem. V závislosti na tom, co bude vybráno jako kritérium účinnosti, a bude se budovat veškerá další práce. Kritéria se zpravidla vybírají na základě úkolů definovaných v předchozím odstavci. To znamená, že analýza je založena na provádění „statutárních cílů“ jednotky. Například úkol „zabránění krádeži majetku společnosti“ je definován pro bezpečnostní službu - to znamená, že právě toto kritérium bude pro tento úkol počet krádeží.

Proto dříve formulované úkoly nám dávají příležitost posoudit účinnost jednotky.

Pokud čelíme nemožnosti posouzení, pak byly úkoly formulovány nesprávně, v procesu byly povoleny vágní a nesmyslné formulace a musíme se vrátit o jeden bod. Je to trochu coly, začněte znovu.

Ale zde - jsou definována kritéria a naším dalším krokem bude „Posouzení účinnosti jednotky“

Hodnocení výkonu jednotky

Zde je vše jasné. Bereme vybraná výkonnostní kritéria a vyhodnocujeme situaci pro každé z nich. Něco lze hodnotit v numerické podobě, něco na principu „uspokojivé / neuspokojivé“. Výsledkem je, že získáme obecnou zprávu o jednotce, která jasně uvádí situaci pro každý z úkolů, které jí byly přiděleny. A při pozorném pohledu na tuto zprávu přejdeme do další fáze - „Nastavení úkolů optimalizace“

Nastavení problémů s optimalizací

Je zřejmé, že tato fáze také nezpůsobuje velké potíže. Je nutné optimalizovat ty body, které se při hodnocení nejvíce „propadly“. Optimalizační úkoly by měly být formulovány pozitivně, tj. jako cíl uveďte požadovaný výsledek, nikoli nepřítomnost nežádoucího. Jednoduše řečeno, úkol „zkrátit průměrnou dobu zaměstnání na týden a půl“ je ten pravý úkol.

A teď, když jsou nastaveny všechny úkoly, začíná zábava. Jmenovitě - „Optimalizační opatření“

Optimalizační činnosti

A kupodivu tyto události zahajujeme téměř stejně jako před polovinou stránky. To je - z analýzy. Jedná se však o další analýzu zaměřenou na identifikaci vnitřních rezerv. A začíná „Sestavením obecného seznamu funkcí v jednotce“

Sestavení obecného seznamu funkcí uvnitř jednotky

Tento seznam je nejblíže k podrobnému popisu úlohy s tím rozdílem, který se provádí pro celou jednotku jako celek. Pro jednoduchost by však měla být rozdělena podle jednotlivých příspěvků. Dostáváme tak podrobný seznam funkcí vykonávaných zaměstnanci jednotky. A dál.

Hodnocení výkonu

Zde opět provedeme hodnocení. Ale ne obecně, jako dříve, ale pro každou z funkcí. A získáme jasný obrázek - přesně jaké funkce jsou chromé a jak jsou rozděleny mezi zaměstnance.

V nejjednodušším případě se ukáže, že všechny poruchy se vyskytují u jedné osoby a správným rozhodnutím je tuto osobu nahradit. Taková situace je však nejvíce neuvěřitelná, protože tento sabotér by byl viditelný bez jakéhokoli výzkumu. Proto budou funkce „prověšování“ s největší pravděpodobností rovnoměrně rozděleny mezi zaměstnance oddělení.

Pokud není možné posoudit výkon funkcí, stojí za to zvážit stávající kontrolní systém a zda vůbec existuje.

Stanovení závislosti úspěšného výkonu funkcí na subjektivních faktorech

V této fázi určujeme, jak jsou problémy s výkonem spojeny s osobními charakteristikami zaměstnanců. Například někdo v životě je velmi klidný a má neustálé problémy s načasováním úkolů. V souladu s tím bude rozhodnutí změnit jeho povinnosti ve prospěch těch, které nevyžadují rychlé reakce.

Stanovení závislosti na faktorech uvnitř jednotky

Hlavním vnitřním faktorem ovlivňujícím výkon práce je pracovní atmosféra jednotky. Navíc obě odchylky od středu vedou k smutným důsledkům - pozitivním i negativním směrem. Pokud má divize atmosféru nepořádku, konfrontace a agrese, pak práce samozřejmě proklouzne v části, která vyžaduje interpersonální interakci. Na druhou stranu, pokud se tým rozvinul „teplý“, pak většinu pracovní doby lze věnovat neuspěchaným čajovým večírkům a konverzacím „na celý život“.

Další negativní vnitřní faktory jsou:

1. Nedostatek automatizace procesu (například - ruční vyplňování dokumentů, údržba papírových databází atd.)

2. Zdvojení funkcí zaměstnanců

3. Nejasná definice práce

4. Přítomnost zaměstnanců s dvojím podřízením

Stanovení závislosti úspěšného výkonu funkcí na faktorech mimo jednotku

Kromě výše uvedeného musí být sledovány i vnější faktory. Negativní dopad na výkon jednotky má často vliv souvisejících útvarů. Například pomalost oddělení prokrastinace může být vysvětlena rychlostí, s jakou účty účtují účty. Je zřejmé, že v této situaci nemá něco, co vládne při zadávání veřejných zakázek, příliš smysl.

Další příklady - z důvodu nedodržení lhůt pro výběr zaměstnance nebo přípravu marketingového plánu nemusí být odpovědné personální a marketingové oddělení, ale vedoucí, jejichž úkolem bylo schvalovat předložené kandidáty a materiály (někteří manažeři rádi „přemýšlejí o pár týdnů“).

"Tempografické mapování" - mapování časových nákladů na implementaci popsaných funkcí (pozorování)

Kopání dále. Nyní se musíme vyzbrojit tužkou, poznámkovým blokem a stopkami a usadit se v oddělení na několik dní. Výsledkem tohoto zasedání je obrázek využití pracovní doby v oddělení - kdo, kolik a co tráví. Občas se objevují podivné věci. Například se může ukázat, že většina zaměstnanců pracuje v chodbě na tam nainstalované sdílené síťové tiskárně a poté hledá své dokumenty v jiných odděleních (kde byli náhodně vytaženi ze společné hromady).

V každém případě jsou získaná data hodnotná. Z nich je okamžitě jasné, kam roky našeho života jdou.

Tempografické mapování (průzkum)

Ihned po observační kampani provádíme průzkum za podobným účelem. Zveme zaměstnance, aby se vyjádřili k tomu, na co tráví většinu času. Výkazy jsou shrnuty v tabulce, tabulka je v korelaci s pozorovanými daty.

Navrhování zlepšení (průzkum)

Další demokratická událost. Zveme zaměstnance, aby se vyjádřili k tématu „Co vám brání v práci na oddělení a co může být vylepšeno?“ Výsledky vás nemusí nutně ohromit hloubkou analýzy (někdo je naštvaný pouze nedostatkem mýdla na záchodě), ale v každém případě dbejte na názor „lidí“ stojí za to.

Hledejte příležitosti k upevnění podobných funkcí

Analytickou fázi lze považovat za úplnou a nyní přistupujeme přímo ke zlepšením. První z nich bude „Hledání příležitostí ke konsolidaci funkcí stejného typu“. Smyslem této události je, že funkce stejného typu, které vyžadují čas od různých zaměstnanců, jsou svěřeny jednotlivému zaměstnanci. Existuje mnoho příkladů takových řešení. Je to buď záznamník, nebo sekretář, který vypráví cestu do kanceláře, na kterou je účastník přepojen na konci rozhovoru. Jedná se o operátora PC, který se v účetním oddělení podílí na zadávání primárních dokumentů, což vylučuje potřebu kvalifikovanějších odborníků z této rutiny. Jedná se o „telemarketery“ - dialery v prodejních odděleních a přijímače v náborových agenturách. A existuje mnoho dalších možností.

Konsolidace funkcí umožňuje ušetřit čas drahých odborníků a zvýšit celkovou produktivitu oddělení.

Vyhledejte možnosti automatizace

Automatizace je vrcholem moderního podnikání. Ve skutečnosti v obchodním procesu typické organizace existuje mnoho „uzlů“, které lze převést do digitálního formátu. V souladu s tím je třeba tyto uzly identifikovat a přijít s tím, jak automatizovat službu pro člověka. Zavedení automatizace v oddělení může zvýšit produktivitu práce až o 100% díky úsporám zaměstnanců od rutinní práce a zkrácení času na komunikaci a vyhledávání požadovaných dokumentů.

Při hledání automatizačních schopností byste se měli zaměřit na obecné potřeby společnosti. Pokud má společnost v úmyslu zakoupit jednotný systém řízení obchodních procesů, bude možná problémem oddělení vyřešeno. Pokud implementace společného CRM není plánována, může být užitečné koupit nebo vytvořit nějaké standardní řešení na úrovni oddělení. A v každém případě zůstává možnost automatizovat jednotlivé funkce prostřednictvím „samoobslužných“ programů, aniž by došlo k opačnému „100% řízení digitálního oddělení“.

Možnosti učení

Položili jsme tuto položku jako poslední, a to i přesto, že v mnoha personálních odděleních je „školení“ v první řadě priorit. Naučit se se učit je však jiné. A protože v našem případě není výcvik sám o sobě cílem, ale prostředkem ke zlepšení, zaznamenáváme následující body:

1. Optimalizace práce v důsledku školení zaměstnanců není vždy možná, protože existuje velké množství faktorů, které nejsou brány v úvahu předem. Patří mezi ně nízká motivace zaměstnanců, různá schopnost učit se od různých zaměstnanců, nedostatečná kvalifikace kouče, nedostatečná adaptace vzdělávacího kurzu na požadavky společnosti atd.

2. Lidé bohužel nejsou příliš odolným materiálem. Investice do školení jsou proto oprávněné pouze za podmínky, že vyškolený zaměstnanec bude pro společnost pracovat po dobu dostatečnou k „návratnosti“ prostředků, které do ní byly investovány. To však není vždy pravda.

Pokud však studie zjistí potřebu školení, mělo by se školení uskutečnit. Hlavní podmínkou, kterou je třeba v tomto případě dodržovat, je sledování efektivity výcviku, do jaké míry se skutečně změnila pracovní efektivita jednotky.

Ekonomické hodnocení perspektiv optimalizace

Takže po výběru možností optimalizace se dostaneme do nejnepříjemnějšího okamžiku. Konkrétně je nutné vyhodnotit náklady na tyto činnosti a porovnat je s předpokládaným ekonomickým efektem. Proč nazýváme tuto fázi nejnepříjemnější? Ano, protože právě zde se může ukázat nesrovnatelná škála nákladů a získaných přínosů. V tom smyslu, že náklady jsou vysoké a přínosy, bohužel. Nicméně je to právě tato fáze, která určuje, jaké transformace stojí za to dát „lístek do života“. A bez ohledu na to, jak hořké to může být, stojí za to bezohledně opustit „vylepšení pro vylepšení“ - transformace, které za sebe neplatí. Protože z dlouhodobého hlediska takové „inovace“ povedou pouze ke zklamání.

A to je ve skutečnosti všechno. Téměř všechno. Protože po implementaci vybraných řešení bude stále nutné zhodnotit jejich účinnost. Ale to je návrat k samému začátku našeho příběhu - „Hodnocení účinnosti jednotky.“

Úspěšné optimalizace pro vás!