Pomozte zprávu o provedené práci. Jak napsat zprávu o praxi: pravidla a příklady

ODPOVĚĎ:
(materiál připravený vedoucí právní radou SPAR RETAIL CJSC I.Kurolesov)

Zaměstnavatelé stále častěji požadují od svých zaměstnanců zprávy o své práci a nezáleží na tom, jakou práci vykonávají, jaké pozice zastávají, jak dlouho pracují ve společnosti. A toto právo zaměstnavatele není zpravidla stanoveno v interních dokumentech společnosti. Přesto zaměstnanci bezpodmínečně připravují zprávy za měsíc, za čtvrtletí, za rok - v závislosti na účelu jejich přípravy (je velmi obtížné vznášet námitky proti zaměstnavateli). V článku budeme hovořit o tom, proč potřebujeme zprávu o provedené práci, kdo a za jakých podmínek může vyžadovat, aby byla předložena, co by měla obsahovat, zda je nutné schválit
jeho forma a uložení podle všech pravidel.

Co je to zpráva?

Je známo, že potřeba přilákat zaměstnance by měla být ekonomicky odůvodněná, protože odměna zaměstnanců za organizaci je nákladem a poměrně značná. Téměř každý vedoucí strukturální jednotky organizace, který vybírá zaměstnance prostřednictvím personálních služeb, musí odůvodnit následující důležité body řízení:
- personální jednotka;
- mzdová jednotka;
- organizační struktura jednotky;
- funkce zaměstnanců jednotky;
- požadavky na uchazeče (vzdělání, kvalifikace, pracovní zkušenosti, odborné dovednosti atd.).
Teprve poté, co management schválí motivovaný návrh vedoucího strukturální jednotky na najímání zaměstnanců, bude možné otevřít volná místa a hledat uchazeče. Zdůvodnění potřeby „udržet“ jednoho nebo jiného zaměstnance však není
končí poté, co je najat. Naopak je to teprve začátek. Bude tedy muset vykonat množství práce definované bezprostředním nadřízeným. Je třeba říci, že v ojedinělé organizaci se počítá produkce (obvykle se jedná o ekonomy a finančníky, kteří, pokud pracují ve společnosti, vždy mají důležitější práci). V praxi spočívá úkol rozdělovat objem práce mezi zaměstnanci strukturální jednotky zpravidla na bedrech vedoucího jednotky, který musí jednat na principu „každý zaměstnanec by měl být v práci“. Současně musí vedoucí jednotky naplánovat práci svých strážců. Zaměstnanec musí zase naplánovat svou pracovní dobu, aby pracoval efektivněji. Poté, co je plán vypracován a schválen vedoucím konstrukční jednotky způsobem předepsaným organizací, musí za ním následovat i vedoucí
strukturální jednotku a podřízených zaměstnanců. Samozřejmě, že při práci, kterou provádí jednotka jako celek a její jednotliví zaměstnanci, se při porovnání se schváleným plánem samozřejmě vyžaduje zpráva.
Proto je zpráva zaměstnance povinna:
- zdůvodnění mzdových nákladů zaměstnanců strukturální jednotky;
- používat jej jako základ pro účely předkládání zpráv protistranám podle občanských smluv o poskytování služeb / výkonu práce silami svých zaměstnanců (včetně smluv o outsourcingu a outsourcingu);
- vytvoření jakéhokoli řádu a disciplíny v jednotce;
- rychlé navázání komunikace: který ze zaměstnanců, kdy a jaká práce byla vykonána (například v případě konfliktních situací souvisejících s neplněním nebo nesprávným plněním jeho pracovních povinností zaměstnancem).

Kdy je vyžadována zpráva?

Je důležité poznamenat, že otázka poskytování zpráv o dokončené práci zaměstnancům je upravena zákonem, pouze pokud je zaměstnanec poslán na služební cestu.

Pokud jde o zbývající případy, je zřejmé, že zprávy o provedené práci musí být předkládány pouze zaměstnancům, jejichž pracovní povinnosti to zahrnují, tj. od koho je to stanoveno v pracovní smlouvě nebo popisu práce. Jako příklad uvádíme výňatky z těchto dokumentů.

Kdo může vyžadovat hlášení?

Vyvstává otázka: Komu přesně by měl zaměstnanec podat zprávu? Pro zodpovězení je důležité pochopit, komu zaměstnanec přímo odpovídá. Zpravidla jsou tyto informace uvedeny v pracovní smlouvě a také popis práce (pokud existují). V důsledku toho má tento přímý manažer zaměstnance právo požadovat od něj zprávu. Kromě toho má právo požadovat zprávu nejen o provádění plánované práce, ale také o jakékoli jiné.
Upozornění: zpráva zaměstnance o provedené práci může být základem systému bonusů, tzn. povzbuzení zaměstnanců organizace. Jeho obsah pak může naznačovat následující ukazatele pro jmenování a výplatu pojistného:
- shoda s normou;
- provedení další práce v rámci povinností zaměstnance;
- vysoce kvalitní a efektivní provádění zvláště důležitých úkolů a zejména naléhavé práce, jednorázové úkoly řízení jako součást povinností zaměstnance atd. A naopak: pokud byl zaměstnanec pověřen, aby vykonával určitou práci, ale z nějakého důvodu ji neprovedl, zpráva pomůže okamžitému nadřízenému identifikujte důvody (přesněji to musíte sami ve zprávě prokázat).

Pokud zpráva chybí

"A co když zaměstnanec odmítne předložit zprávu o provedené práci," ptají se manažeři někdy, "může být za to potrestán?" Teoreticky možné. Článek 192 zákoníku práce Ruské federace stanoví disciplinární odpovědnost za neplnění nebo nesprávné plnění zaměstnancem. Pokud tedy za předložení zprávy o provedené práci odpovídá zaměstnanec (tj. Je to zakotveno v pracovní smlouvě nebo popisu práce), má zaměstnavatel právo za nesplnění nebo nesprávné plnění této povinnosti uplatnit následující disciplinární sankce: poznámka nebo pokarhání (v závislosti na od závažnosti disciplinárního přestupku).

Je samozřejmě nepravděpodobné, že by některý ze zaměstnavatelů v praxi takto potrestal zaměstnance za to, že nepředložil pracovní zprávu ve správný čas. Navíc zaměstnavatel spíše nepotřebuje samotnou zprávu, ale provedení práce. A obvykle zaměstnanec, který nepředložil zprávu na žádost zaměstnavatele, nemá problémy se samotnou zprávou, ale s ní
výkon zadané práce. Proto je správné, aby zaměstnavatel uplatňoval disciplinární sankci přesně za nesplnění nebo nesprávné plnění svých přímých pracovních povinností zaměstnancem, než za nepředložení zprávy.

Co je součástí zprávy?

Zpráva zaměstnance může obsahovat:

- vykonaná práce (může být uvedena v kvantitativním nebo procentním vyjádření s uvedením času na dokončení práce a bez ní atd.):
- plánovaná práce;
- neplánovaná práce;
- Celé jméno a postavení osoby, která je zákazníkem díla (nebo jméno organizace-zákazník);
- stav práce (dokončen zcela nebo jen částečně);
- výsledek práce (byl připraven dokument, schůzka atd.);
- komu byl výsledek práce předán;
- s kým zaměstnanec při výkonu práce spolupracoval;
- zda vykonaná práce odpovídá schválenému plánu;
- datum zprávy a období, za které byla zpráva sestavena.
Jedná se samozřejmě pouze o přibližné součásti zprávy. Nemusí to být tak podrobné.

Zjednodušená verze zprávy je vhodná v případech, kdy organizace nebo konkrétní strukturální jednotka má systém pro předkládání denních zpráv zaměstnanců. Ve zjednodušené verzi obsahuje zpráva hlavně následující prvky:
- Celé jméno a postavení zaměstnance;
- strukturální jednotka, kde pracovník pracuje;
- provedená práce (plánovaná a neplánovaná);
- datum zprávy a období, za které byla zpráva sestavena.
Upozornění: zpráva musí být podepsána zaměstnancem a předána okamžitému nadřízenému.

Musím schválit formulář hlášení?

Jak víte, jednotná podoba zprávy zaměstnance o provedené práci neexistuje.
Zaprvé proto, že právní předpisy nezavazují pracovníky, aby takové zprávy podávali.
Za druhé, každá organizace má svá specifika aktivity a stylu vedení. Schválit jednotný formulář zprávy pro všechny tedy v zásadě není možné.
Pokud však má organizace správu dokumentů, dokumenty jsou řádně zaznamenávány a ukládány, pak schválení formuláře zpráv pracovníků o provedené práci bude zcela dostačující. Můžete jej schválit jedním z následujících způsobů:
- jako součást místního normativního aktu, například papírových pokynů nebo služebního řádu (pokud zaměstnanci informují o provedené práci centrálně);
- na zakázku (pokud se na tom podílejí zaměstnanci pouze určitých strukturálních divizí).

Musím si nechat zprávu?

Bez ohledu na to, zda je formulář hlášení zaměstnance o práci vykonávané v organizaci schválen, či nikoli, jsou tyto zprávy uloženy. Otázkou je, jak dlouho by měly být skladovány? Normativní právní akty nestanoví pravidla pro ukládání zpráv
dokončené práce, jejichž kompilace není povinná. Přesto uvádíme některé výňatky ze Seznamu typických archivních dokumentů pro rok 2010
Doporučujeme na základě výše uvedených odstavců seznamu dodržovat následující období uchovávání přehledů:
- zpráva zaměstnance o práci, kterou provedl (s výjimkou „služební cesty“) - do 1 roku;
- konsolidovanou zprávu o činnosti strukturální jednotky - do 5 let.

Toto a další konzultace o naléhavých otázkách naleznete v Informační bance „Účetní tisk a knihy“ systému „Consultant Plus“.

Neexistuje žádný takový vůdce, který alespoň jednou ročně nevyžaduje, aby jeho podřízení podali zprávu o tom, co se stalo. Problém je v tom, že při běžném zaměstnání se vývoj takového dokumentu jeví jako poměrně obtížný úkol. A z nějakého důvodu se stydíme žádat o příklady zpráv o práci úřadů. Co když se rozhodne, že neodpovídáme jeho postavení?

Kdo to potřebuje

Tuto otázku položil výkonný umělec, který obdržel úkol hlášení. Zaměstnanci společnosti se nejčastěji cítí takovými požadavky téměř uraženi. Ale všechno dává smysl.

Za prvé, dodavatel potřebuje zprávu o provedené práci. Ne formální, ale zaujatý přístup k tomuto procesu vám umožní najít překážky a slabosti ve vaší kvalifikaci. Jsou tedy určeny směry, ve kterých je možné (a nutné) vyvíjet. Nakonec se všichni poučíme z našich chyb.

Za druhé, vůdce to potřebuje. Zpráva o pokroku umožňuje objektivně posoudit kvalitu a rychlost řešení úkolů. Díky tomuto dokumentu zmizí mnoho otázek - od nejprimitivnějšího „co děláte pořád“, až po komplex „proč bych měl počítač vyměnit za modernější“. Protože zpráva bude znamenat, že uložení změn v dokumentu trvá hodně času. A to nezávisí na dodavateli - zastaralé kancelářské vybavení nemůže pracovat rychleji. Ve skutečnosti proto vzniká pocit, že zaměstnanec pije čaj po celou dobu - jen čeká, dokud nebude operace dokončena.

A otázka: „Proč musím napsat zprávu o práci za měsíc?“ Sama o sobě je nesprávná. Protože akumulace a plnění databází má smysl pro stratégy, a nikoli pro něj, je jednodušší vyřešit problém, než mluvit o metodách jeho řešení.

Co napsat

Příklady zpráv o pokroku naznačují, že je třeba psát velmi podrobně. Všechno, co se zdá být maličkým nebo nevýznamným pohybem, se může ukázat jako klíčový prvek při plnění konkrétních funkcí. Pochopení to však přijde až po prostudování několika písemných zpráv.

Je-li práce rutinní povahy, například sladění dokumentů a identifikace nesrovnalostí, pak má smysl vyvinout tabulkový formulář. V tomto případě by tabulka měla být opět na začátku velmi podrobná a obsahovat mnoho grafů; postupem času zmizí potřeba některých sloupců a formulář hlášení bude mít normální (čitelnou) formu.

V některých případech, když sestavíme zprávu o provedené práci (například učitelé), nelze formálně přistoupit k problému introspekce. Kromě plánovaného vzdělávacího a metodického zatížení a studia potřebného materiálu se škola skutečně věnuje také vzdělávacím aktivitám. To vyžaduje zvláštní přístup k přípravě dokumentu: je nutné pochopit důvody zpoždění řady studentů, najít způsoby, jak zajímat děti o jejich předmět. A zároveň nelze zapomenout na úspěšné (a dokonce i nadané) studenty.

Cíle zprávy

Pro správnou přípravu a minimální časové náklady je nutné od samého začátku rozhodnout, za jakým účelem a pro co se píše zpráva o práci za daný rok. Pojmenujeme nejoblíbenější:

Zdůvodnění skutečných výhod konkrétního postavení v organizaci;

Potvrzení kvalifikace zaměstnance;

Demonstrace efektivní práce pro vedení;

Získání financování pro příští vykazované období;

Získání souhlasu s vývojem směru (myšlenka);

Zdůvodnění vynakládání přidělených zdrojů a financí atd.

Známá formulace - správná formulace problému poskytuje 50% řešení - funguje i v tomto případě. Čím lépe chápeme, proč je zpráva potřebná, tím snáze je pro ni napsat. Dokud dokument „pro show“ nevyžaduje, abychom byli kreativní. A časově náročné.

Struktura dokumentu

Pokud společnost nemá rozvinutou, je nutné ji rozvíjet sami. Vzhledem k účelu dokumentu je nutné zvážit jeho strukturu. Příklady zpráv o pokroku nám umožňují dospět k závěru, že je zapotřebí jasný a jednoduchý přehled.

Na začátku by měl být vysvětlen účel a logika prezentace informací. Vysvětlete posloupnost prezentace a vytvořte obsah. Pro tabulku je nutné stručně vysvětlit, proč je tento formulář vybrán.

V rámci sekcí a podsekcí by měla být dodržována také jednota prezentace. Dokument bude tedy srozumitelnější, proto bude jeho čtení snadnější. Ve zprávě po dlouhou dobu jsou obrázky a grafy docela vhodné, což usnadní vnímání. Zde však musíte dodržovat pravidlo „zlatého průměru“: nepřetržitý text, stejně jako výhradně vizuální materiály, velmi rychle pneumatikujte.

Stylistika

Pro průměrného zaměstnance je možná nejobtížnější napsat terminologii a formulaci. Zpráva o patosu bude vypadat nepřirozeně a způsobí negativní reakci vedení. Čtenář také vytlačí příliš jednoduché formulace (například 25 dokumentů).

Ale měli byste se vyhnout vzorům. Jedinou výjimkou je dokument, který nikdo nebude nikdy číst. S takovými úkoly se někdy setkáváme, ale v tomto článku se zajímáme o skutečné (nevytvářené pro proforma) zprávy.

V žádném případě byste neměli mluvit pouze o úspěších. K jejich zdůraznění je třeba hovořit o obtížích, s nimiž se během práce muselo setkat. Analýza složitosti se mimo jiné týká optimalizace práce pro vedoucí pracovníky. Příklady zpráv o pokroku uvádějí, že byste neměli používat zjednodušené fráze, jako jsou „špatný stav“, „setkávané potíže“ atd. Je lepší nazývat všechno vlastním jménem: „zlomená kopírka“, „nedostatek přístupu k internetu“, „nedostatek nebo předčasné přijetí informací od příslušného oddělení. ““ To vše vám umožní přiměřeně a objektivně posoudit situaci, která ve společnosti panuje.

Vyhodnocení výsledků

Každý výsledek by měl být potvrzen čísly. Tato konkretizace poskytuje porozumění dynamice rozvoje.

Kromě toho musíte určit kritéria pro vyhodnocení výsledků. Bude to předchozí (pokud se jedná například o zprávu za čtvrtletí), nebo naopak o procentuální hodnotu splnění stanovených cílů, měl by rozhodnout autor dokumentu.

Obecně mohou nepřímé indikátory hodně říci o procesu řešení přidělených úkolů. Pro další analýzu existuje také spousta informací. Od stanovení mzdových nákladů po pochopení správného stanovení cílů.

Od problému k řešení

Většina zpráv se připravuje na základě popisu postupu prací. Vítězný dokument je dokument, ve kterém je jednoznačně vysledován vztah řešení problému. Čtenář okamžitě chápe, jaké techniky a zařízení (v případě potřeby) použil umělec pro včasné a kvalitní provedení úkolu.

Podrobněji, kompilovaný řetězec „specifický problém - příčiny jeho výskytu - nastavení úkolů - řešení“ okamžitě naznačuje nutnost předkládat denní zprávu ve formě tabulky. Navíc jsou jména grafů již známa. Takto prezentované informace lze snadno přečíst a analyzovat.

Prezentace kvantitativních ukazatelů

V případech, kdy sestava sestává hlavně z digitálních dat, může být velmi obtížné pochopit tabulkovou formu. Nepřetržitý proud čísel doslova unavuje čtenáře za pár minut. Další věcí jsou vícebarevné grafy a grafy. Jsou jasné, srozumitelné a snadno čitelné.

Každý graf potřebuje komentář. Kromě toho je nutné uvést, jak jsou různé grafy propojeny; vyjasnění příčinných vztahů dále usnadní analýzu zprávy.

Pokud byly během provozu vynaloženy materiální zdroje, neměli byste je jednoduše všechny uvést. Místo toho by mělo být označeno získané zboží. Suchá věta: „Zakoupené kancelářské vybavení“ bude znít úplně jinak, pokud píšete: „Byly vytvořeny 2 pracovní místa, což umožnilo zvýšit výkon oddělení.“

Jak vypracovat dokument

Přestože neexistuje jediná forma kompilace, je možné vypracovat zprávu o provedené práci v souladu s GOST, která definuje hlavní kritéria vědecké práce. Vysvětluje požadavky na formátování, typ a velikost písma atd.

Pokud jde o čitelnost dokumentu, existuje několik tipů:

Pokuste se zachovat ne více než 5 vět v jednom odstavci;

Klíčové indikátory lze zvýraznit písmo nebo barvou;

Přerušte text tak, aby tabulka nebo graf nezabíraly celou stránku; Nezapomeňte na ně nechat prostor;

Udělejte jasné a stručné shrnutí zprávy.

Tyto tipy vám usnadní vnímání vaší zprávy, což znamená, že zpočátku nastaví čtenáře, aby byl věrný autorovi dokumentu. Představte si, že jste šéf. A udělejte zprávu, protože by bylo užitečné a zajímavé vám ji přečíst.

Související článek Jak napsat veřejnou zprávu Neexistuje jediný přísný formulář pro psaní zprávy. Každá organizace, jak se hromadí zkušenosti, vyvíjí vnitřní pravidla a požadavky na ni. Pokud poprvé musíte napsat zprávu, zkuste to být smysluplné a logické. Pokyn 1 Definujte formulář hlášení. Zpráva může být textová a statistická. V první části jsou informace prezentovány ve formě koherentního vyprávění, které je v případě potřeby doplněno tabulkami, grafy a dalšími ilustracemi. Ve statistické zprávě je opak pravdou: digitální ukazatele a grafy jsou doprovázeny stručným textovým vysvětlením. 2 Označte časový rámec. Lze napsat zprávu o práci za týden, měsíc, čtvrtletí, rok. Někdy je však nutné podat zprávu o konkrétní události, jejíž organizace a uspořádání trvalo několik dní.

Zpráva o pokroku: Ukázka

Jednoduše riskujete, že budete podceňováni, protože šéf nemá dost síly na to, aby si přečetl o všech vašich pracovních vykořisťováních, které jste sotva dokázali během pracovního týdne nebo měsíce dokončit. 4 Struktura prezentace informací by měla být v celém dokumentu jednotná. Uvažujte, že může být vhodnější sestavit taková prohlášení v podobě tabulky.

Vtip, že je někdy obtížnější informovat o provedené práci, než o dokončení, má dobrý důvod. Způsob, jakým je taková zpráva napsána, může osoba, která ji přečte, vytvořit jasnější představu nejen o výsledcích vaší práce, ale také o vašich obchodních kvalitách.

Aby v nich nebyl zklamán, je nutné správně a správně napsat zprávu o provedené práci, znát základní požadavky, které mu jsou předloženy.

Příklady zpráv o pokroku. jak vytvořit zprávu

Smirnova P.P .;

připravit informační podporu pro setkání s HR Consulting LLC, poslat pozvánky účastníkům, připravit návrh programu setkání;
účastnit se konference o problémech optimalizace využití pracovní doby, připravit otázky a návrhy.

Byly splněny všechny úkoly, a to:

připravené a zaslané dopisy daňovému a inspektorátu práce;
byly připraveny informační materiály pro schůzku s HR Consulting LLC, byly zaslány pozvánky, byl vypracován návrh programu schůzky.
konference se zúčastnila, ke zprávě je připojena zpráva s návrhy.

Kromě toho byly provedeny práce s příchozí dokumentací, konkrétně:

připravil a zaslal dvě odpovědi na žádosti inspektorátu práce;
odpovědi na písemné výzvy gr.

Jak sestavit zprávu o pokroku poprvé

HR management
Interní dokumenty

Zpráva o postupu umožňuje manažerovi vyhodnotit kvalitu a rychlost úkolů. Článek poskytuje příklady zpráv o provedené práci a poskytuje podrobné pokyny pro sestavení zprávy o provedené práci.

Info

Z článku se dozvíte:

proč potřebujeme zprávu o pokroku;
co napsat ve zprávě o pokroku;
jak vytvořit zprávu: pokyny krok za krokem.

Proč potřebujeme zprávu o provedené práci? Hlava stanoví úkol, zaměstnanec ho provádí - to je podstata pracovního procesu. Skutečnost úkolu se zaznamenává ve formě zprávy o provedené práci.

Každý zaměstnanec takový dokument pravidelně zpracovává. Četnost hlášení a jejich forma závisí na vnitřních předpisech společnosti.
Kdo potřebuje zprávu o pokroku a proč? Vůdce ho potřebuje.

Zpráva o postupu: Pokyny k přípravě vzorků a postupných kroků

Pozor

Pokyn 1 Pracovní zprávy mají různou frekvenci, a proto by měly mít odlišný obsah. Pokud píšete týdenní nebo měsíční zprávu, měly by se v nich vaše aktivity promítat do podrobností, protože jsou určeny pro provozní kontrolu.

Zpráva za čtvrtletí odráží hlavní ukazatele a analyzuje aktivitu s důvody práce, pokud existují. Ve výroční zprávě - hlavní výsledky, hodnocení jejich dynamiky s předchozím ročním obdobím a prognóza pro další rok.
2 Forma zprávy může být libovolná, ale její informační struktura je homogenní. Pro přehlednost použijte tabulkovou prezentaci, která je v případě potřeby navržena v grafech a grafech.
Jazyk zprávy by měl být obchodní, prezentace by měla být stručná a jasná.

Jak napsat zprávu o provedené práci?

Objem měsíčních zpráv o pokroku je větší, ale hlavně vyjádřený v číslech. Čtvrtletní, pololetní a roční nejčastěji navrhuje textové verze zpráv o provedené práci.

Textová zpráva o provedené práci je tvořivý proces. Sestavení zprávy do čísel je odpovědný úkol, ale jednodušší než sestavení kompetentní kvalifikované textové zprávy o provedené práci. Chcete-li vytvořit zprávu v textové verzi, jedná se o určitý druh kreativity.

Měl by odrážet činnost oddělení nebo celé organizace jako celku, měl by být psán v jazyce dokumentu, ale snadno čitelný, neměl by mít přílišnou „vodu“, text by měl být potvrzen čísly, měl by odrážet srovnání s předchozími ukazateli vykazované období nebo ukazatele stejného období minulého roku a mělo by to skončit několika závěry.

Hlavní účetní musí denně podávat zprávy o provedené práci.

V části „Hlavní část“ popište podrobněji pořadí vaší práce:

příprava na realizaci projektu;
etapy jeho implementace (uveďte všechny použité zdroje: marketingový výzkum, analytické práce, zkušenosti, obchodní cesty, přilákání dalších zaměstnanců);
problémy a obtíže, pokud existují;
návrhy na řešení problémů;
dosažený výsledek.

Zpráva ve formě tabulky bude vypadat jasněji, strukturovanější a stručnější. Pokud často musíte vypracovávat aktuální zprávy o provedené práci, bude vhodné připravit šablonu, do které budete pravidelně muset zadávat potřebná data. A abyste nezapomněli na nic důležitého pro uplynulý pracovní den, vyberte několik minut od plánu a zapište si vše, co jste udělali. V opačném případě pak něco nezapomeňte.

Jak podat zprávu o práci účetního

Prezentace kvantitativních ukazatelů V případech, kdy zpráva sestává hlavně z digitálních dat, může být tabulková podoba velmi obtížně srozumitelná. Nepřetržitý proud čísel doslova unavuje čtenáře za pár minut.

Další věcí jsou vícebarevné grafy a grafy. Jsou jasné, srozumitelné a snadno čitelné. Každý graf potřebuje komentář. Kromě toho je nutné uvést, jak jsou různé grafy propojeny; vyjasnění příčinných vztahů dále usnadní analýzu zprávy.

Jak napsat zprávu o práci účetního

Nenabíjejte lidi, jejichž data mohou narušovat vaše povinnosti. Například operátor PC nemůže mít dlouhé nehty. Tím se zhorší jeho výkon. 5 Naučte se základy neverbální komunikace a aplikujte je v rozhovorech. Pokud žadatel při odpovídání na otázky neustále odpovídá na hlavu, je to jisté znamení, že lže. Informace, které o sobě říká, nestojí za to uvěřit. 6 Pokud je to možné, vyzkoušejte profesionální dovednosti. V životopise můžete určit spoustu informací, ale ne skutečnost, že to bude odpovídat skutečným dovednostem kandidáta. Stojí za to důvěřovat pouze tomu, co vy sami ve skutečnosti uvidíte. 7 Vytvořte situaci, která vypadá jako pracovní a otestujte dovednosti kandidátů. Žadatel samozřejmě nemusí vědět o nadcházející inspekci.

Jak podat zprávu o práci účetní

Ve skutečném životě je pro šéfa docela těžké posoudit, jak dobře zaměstnanci vykonávají svou práci, pokud nevidí výsledky své práce. Proto téměř ve všech podnicích vedení zavazuje každého zaměstnance, aby pravidelně vypracovával zprávu o provedené práci. Tento dokument je často vytvářen s frekvencí 1 týden. Šéfové tak mohou vidět, co zaměstnanci dělají, a také jak užiteční pro společnost. Špatný příklad: Je vytvářen dokument ve volném formátu. Možná proto existuje velké množství zpráv, které o managementu nemluví o ničem, nebo vás nutí myslet si, že pracovník neřeší funkce, které mu byly přiděleny. Konkrétní zaměstnanec může být navíc skutečným pracovníkem a může naplnit svůj plán. Vina za toto je nesprávně připravená zpráva o provedené práci.

Jak vypracovat zprávu o práci účetní

Podávání zpráv o činnosti celé organizace jako celku, práce všech jejích útvarů a divizí je obvykle přidělena vedoucímu organizace. Obecná praxe předkládání zpráv předpokládá, že vyšší orgán zašle organizaci, která by měla poskytnout zprávu o provedené práci, strukturu připravované zprávy, která uvádí, co přesně musí být zdůrazněno ve zprávě o provedené práci, které údaje, ukazatele a oblasti činnosti by se měly v nadcházející zprávě odrážet. .

Vedoucí organizace seznamuje útvary se strukturou zpráv každého oddělení a každé oddělení vypracuje zprávu o provedené práci. Vedoucí zkontroluje všechny zprávy, v případě potřeby je opraví, a vygeneruje obecnou zprávu o činnosti organizace.

Osobní údaje:

Poskytoval poradenství v oblasti pravidelného řízení více než 70 společností: od 10 do 9 000 lidí (včetně: podniků, řetězců, továren, servisních společností, stavitelů, státních zaměstnanců, webových agentur, online obchodů). Žák Alexandra Friedmana.

Jeden ze spoluautorů knihy „Sociální technologie Tallinn School of Managers. Úspěšné využití v podnikání, managementu a soukromém životě“: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

cEO

Přesnost je zdvořilost králů, ale povinnost jejich podřízených

Louis XVIII

komu: majitelé, top manažeři

Jak může simulace násilné činnosti vést hlava k výsledku práce

"Co dnes dělali moji podřízení?" Jaké úkoly plnili? Kolik času to trvalo a jaké byly výsledky? “- Takové vzrušující myšlenky často pronásledují vůdce. Odkud pocházejí?

Z vnější strany je vše skvělé. Jakmile šéf vstoupí do kanceláře, všechno je okamžitě po ruce: malé rozhovory se rozbijí na první pohled, někdo začne horečně tisknout na počítači, jiní - rušně přenáší papíry z jednoho místa na druhé, ještě jiní - okamžitě zavolat všechny dodavatele v řadě. Proč takový benevolentní obraz vytváří „vzrušující myšlenky“?

Faktem je, že zkušený manažer dokonale chápe rozdíl mezi „fakty“ a „názory na fakty“. Abychom pochopili, co mu podřízení pověřili, bylo nutné uspořádat podrobné ústní výslechy „co“, „jak“, „kdy“, „co výsledky“ a „kdo“. Trvá hodně času pro vůdce i zaměstnance. Proto hlava řeší tento problém podle zbytkového principu. A kdo se zeptá, když je na dovolené nebo na dovolené?

V tomto článku bude diskutován nástroj, který vám umožní oddělit „fakta“ od „názorů na fakta“, měřit efektivitu a produktivitu podřízených. Seznamte se se mnou. Formální denní zprávy o práci pro každého zaměstnance.

Zprávy o práci: Popis technologie a výhod

Technologie pro práci se zprávami je jednoduchá, „jako dvě-dvě“. Na základě výsledků svého pracovního dne musí každý zaměstnanec předložit zprávu s kompletním seznamem provedených úkolů a časem stráveným na každém z nich, spolu s odkazem na výsledek práce.

Připomínám vám, že pracovní zprávy jsou součástí větší technologie - „Organizace práce zaměstnanců s přihlédnutím k pracovní době na úkolech pomocí plánů a zpráv a jejich analýzou hlavou“. Obecná technologie se skládá z následujících prvků:

Denní plánování zaměstnanců: požadavky na organizaci a formát. Více v článku „“.
Analýza, hodnocení a úprava plánů zaměstnanců, diskuse o plánech s vedoucím. Viz článek „“.
Denní výkaznictví pro zaměstnance: požadavky na organizaci a formát. O tom mluvím v tomto článku.
Analýza, hodnocení a závěry ze zpráv zaměstnanců. Více podrobností v “”.

Klíčové zásady pracovních zpráv

Zaměstnanci musí každý den podávat zprávy o své práci bez ohledu na svou kvalifikaci, postavení a jakékoli další faktory.
Zprávy musí být zaslány striktně na konci aktuálního dne (kterému zpráva odpovídá)
Zpráva musí být poskytnuta v elektronické podobě a uložena tak, aby správce měl možnost podrobně ji analyzovat.
Jakýkoli vyšší manažer by měl mít možnost prohlížet si zprávy všech svých podřízených.
Zpráva by měla být tak podrobná, jak je nezbytné pro průhlednost vykonávané práce, aniž by se dále diskutovalo se zaměstnancem.
Manažer si vyhrazuje právo zprávu rozebrat, klást otázky týkající se metod plnění úkolů a zhodnotit kvalitu a efektivitu vykonávané práce.

Výhody denních výkonných zpráv

100% transparentnost akcí každého zaměstnance na základě výsledků pracovního dne, týdne, měsíce atd. Nyní není potřeba ústních průzkumů: „co jsi udělal?“.
Možnost odloženého ověření zaměstnaneckých činností. Není vždy možné zkontrolovat všechny najednou. Nyní můžete otevřít pracovní zprávy a zjistit, co manažer Ivan Petrov udělal za poslední 2 týdny během každého pracovního dne.
Hmatatelné zvýšení produktivity zaměstnanců, protože nyní můžete požádat o každý „desetiminutový“ 8hodinový pracovní den.
Významná úspora času jak pro vůdce, tak pro podřízeného kvůli nedostatku hodin hlasování, „kdo co udělal“.
Rychlé prověřování slabých, nezvládajících a pracovitých zaměstnanců mezi nově najatými a odešelými na zkušební dobu. Nyní jsou jejich výsledky „na plný úvazek“ na konci každého dne.
„Starší“ společnosti nebudou moci odpočívat a odpočívat na vavřínech. Jejich pracovní zprávy vám o nich řeknou vše.
Snížení úrovně stresu hlavy v důsledku „neschopnosti provést audit“, as Nyní můžete vyhodnotit výsledky každého zaměstnance ve vhodnou dobu.

Výhody denních zpráv pro podřízené

Nepřetržitý proces získávání znalostí a zkušeností od jeho vůdce. Výsledkem je prudký rozvoj odborných i osobních dovedností. Ve skutečnosti se vůdce stává učitelem-mentorem, se kterým pravidelně přemýšlíte: o nových a účinnějších způsobech řešení problémů; jak dále rozvíjet vaše „body růstu“ a posilovat „slabé stránky“; o chybách a prevenci nových.
Zvyk práce „profesionálně“, která je na trhu práce vždy velmi oceňována: jsou vyčerpávány dovednosti v plánování, dovednosti v řízení času, míra odpovědnosti za něčí jednání.
Schopnost samostatně hodnotit jejich účinnost. Zaměstnanec se může vždy podívat na svou vlastní pracovní zprávu, analyzovat ji a nastínit kroky k dalšímu rozvoji.
Rychlejší kariérní růst těch, kteří pracují a efektivně pracují. Jasná a transparentní demonstrace výsledku vedoucímu. Nyní s ním není třeba pravidelně pít pivo a páru v lázních, abychom vyprávěli o jeho úspěších - vše je jasně vidět. Systém hlášení v organizaci výrazně snižuje vliv tajných herních mistrů a „oblíbených“.

Požadavky na složení pracovní zprávy

Název dokončeného úkolu. Z toho by mělo být jasné, jaká práce byla provedena. Například: „Zaplaťte fakturu za nákup kancelářského vybavení pro účetnictví“.
Dosažený výsledek. (příklad: „Faktura byla částečně zaplacena, protože prodejce neměl k dispozici dva skenery“). Pokud NENÍ výsledek dosažen, pak vedle informací o výskytu a reakci na vzniklý problém / úkol by měla existovat informace o tom, jak a kdy se má tento problém vyřešit, a jak se tomu v budoucnosti vyhnout. / vytvoření a okamžitě si stanovte příslušné úkoly. U nových úkolů by měl existovat odkaz na aktuální jako základní zdroj.

Základní princip: každý úkol by měl mít výsledek. Výsledek by měl být pokud možno ve formální podobě (například: pokud zaměstnanec vede pohovor, pak v důsledku práce: seznam vybraných uchazečů a stručná informace o nich + seznam těch, s nimiž hovořil).
Pokud úkol zahrnoval práci s dokumenty, soubory nebo jinými informacemi, musíte k těmto dokumentům nebo ke složce nebo místu, kde jsou uloženy, vložit přímý odkaz.
Důležité pro manažery! U všech úkolů souvisejících s řízením (například: studium plánů a zpráv jiných zaměstnanců, monitorování atd.) Je povinné uvádět stručné výsledky: úspěchy, nedostatky, tendence atd. Příklad „Úkol: Analyzovat zprávy zaměstnance Ivan Petrov po dobu 2 týdnů. Závěry: „Neexistují žádné návrhy na některé úkoly ke zlepšení regulace. Petrov byl se závěry seznámen a zavázal se věnovat pozornost a formulovat své návrhy podrobněji. “
Při studiu jakýchkoli materiálů, účasti na konferencích, setkáních s partnery atd. měl by být vypracován krátký souhrn + odkaz na něj ve zprávě.

Čas potřebný k dokončení úkolu. Vedle každého úspěchu musí být v závorce uveden čas potřebný k dokončení úkolu.

Pokud má umělec pocit, že celkový čas strávený na úkolu může pro manažera vyvolat otázku, musíte okamžitě vysvětlit „proč to trvalo tolik času“. (Příklad: Úkol: Vystavení a odeslání faktury klientovi. Čas: 1 hodina. Vysvětlení: Faktura trvala 1 hodinu kvůli potřebě smířit znění třikrát s Klientem z jeho podnětu)

Příklad pracovní zprávy

Příklad ukazuje seznam úkolů ze zprávy vytvořené v Bitrix24 (systém vám umožňuje pracovat centrálně uvnitř společnosti a brát v úvahu čas na úkoly). Při správné organizaci plánování a účtování pracovní doby pro úkoly budou všechny zprávy generovány automaticky.

Příklad Výsledek úkolu

Dodatek k pracovní zprávě

Na konci každé pracovní zprávy musíte uvést následující větu (DD - datum; MM - měsíc; RR - rok; HH: MM - formát hodin + minut).

Celkem za DD.MM.RR:
   1) Vypracováno v kanceláři: HH: MM
   2) Pracoval z domova: HH: MM
   3) Celkem vypracované: HH: MM
   4) Nemocnice: HH: MM
   5) Hodiny na vlastní náklady: HH: MM

Pravidla pro doplnění zprávy (například moje společnost)

Do jednoho pracovního dne (dne) mohou „Celkem vypracované“ a „Nemocenská dovolená“ přesáhnout 8 hodin, pouze pokud je nemocenská dovolená nulová).
Do jednoho pracovního dne (dne) by „Celkem odpracované“ a „Hodiny na vlastní náklady“ měly dát celkem 8 hodin.
Například jsem požádal o 01:19, oběd byl snížen na 00:25 místo 01:00, pracovní doba na konci dne byla 07:19. Do „Hodiny na vlastní náklady“ napište „00:41“ plus komentář: Požádáno o 01:19, oběd 00:25 místo 01:00 (tj. Zaznamenejte všechny odchylky od standardů pracovní doby).
Čas strávený na služební cestě nebo na služební cestě je rovněž uveden v řádku „Pracoval v kanceláři“.
Na řádku, kde je čas nula, je nastaveno 0:00
Pro rychlost přidání fráze je třeba ji zkopírovat a vložit z předchozích přehledů a změnit tak čas.

Sekvence implementace pracovního postupu

Začlenění denních zpráv do každodenní práce oddělení / společnosti může být velmi obtížné a někdy nemožné, aniž by paralelní projekt zavedl pravidelné řízení. Podrobnosti o pravidelném řízení naleznete v článku „“. Zde stručně nastíním 2 hlavní kroky:

První fáze (doba trvání: 2–3 týdny): zaměstnanci jsou povinni zaznamenat do zpráv pět největších dokončených úkolů s uvedením času pro každý z nich. Implementace: GoogleDocs nebo textové editory, případně systém nastavení úkolů hned.
Druhá fáze (trvání: 3 týdny a déle): zaměstnanci jsou povinni zaznamenávat všechny úkoly do zpráv uvádějících čas strávený. Implementace: Bitrix24 nebo jiný systém nastavení úloh.

Když může být pracovní zpráva nadbytečná

Pro profese, kde se provádí stejný typ opakovaných akcí, má smysl namísto podávání zpráv zavést normu pro počet prováděných úkolů. Zpočátku se odhaduje průměrná doba potřebná k dokončení jednoho úkolu. Dále se norma vypočítá jednoduchou akcí:<количестов рабочих часов> děleno<норма времени на выполнение одной задачи>.

Například operátor call centra může mít sazbu 90 hovorů denně, 4 prodeje atd. V tomto případě se manažer dívá na odchylku od normy, nikoli na pracovní zprávu. Situace bude podobná jako u pracovníka, který vytváří stejný typ detailů.

Pravidelně se mě ptají na následující otázku: "Jak často se doporučuje kontrolovat zprávy o práci zaměstnanců?" Odpověď je banální: „Pokud je to nutné k zajištění toho, aby výkon konkrétního zaměstnance byl přijatelný pro společnost i pro manažera“.

V počáteční fázi (1-1,5 měsíce) implementace je důležité každý den kontrolovat pracovní zprávy. Následně je u některých zaměstnanců dostatečné kontrolovat je jednou za 1-2 týdny, u někoho každý den.

Pokud osoba pracuje se zprávami již 1 rok a vy jste nuceni kontrolovat její zprávu každý den, neměníte ji jako vůdce: neposkytujete náležitý vliv na podřízeného nebo neefektivní zaměstnance.

Pracovní proces spočívá v stanovení úkolů vedoucím a jejich realizaci zaměstnancem společnosti. Každý zaměstnanec čas od času vypracuje zprávu o pokroku. Frekvence závisí na vnitřních pravidlech podniku, jakož i na formě. Nepodceňujte význam tohoto dokumentu pro správu.

V tomto článku se podíváme na to, jak správně vypracovat zprávu o provedené práci, vzorek vyplnění dokumentu a několik tipů na jeho přípravu.

Proč musíte být schopni správně informovat o práci

Pracovní postup může být prezentován ve formě složitého mechanismu, ve kterém je každý zaměstnanec společnosti výbavou. V tomto příkladu je vedoucí organizace technik, který musí zajistit, aby všechny mechanismy fungovaly hladce a co nejrychleji.

Špatný příklad

Dokument je ve volné formě. Možná proto existuje velké množství zpráv, které o managementu nemluví o ničem, nebo vás nutí myslet si, že pracovník neřeší funkce, které mu byly přiděleny. Konkrétní zaměstnanec může být navíc skutečným pracovníkem a může naplnit svůj plán. Vina za toto je nesprávně připravená zpráva o provedené práci. Ukázka takového dokumentu je uvedena níže.

Druh dokumentu: zpráva o pokroku za období od 02.15.16 do 02.19.16

Následující bylo dokončeno:

bylo provedeno měření pracovní doby výrobní dílny;
výsledky časového měření jsou zahrnuty do pracovního programu;
vypočítané nové časové standardy;
byly zpracovány odpovědi na žádosti inspektorátů práce i několika klientů;
se zúčastnil konference o zlepšení efektivity práce v podniku.

Datum kompilace: 02.19.16

Podepsáno: Petrov Yu. R. “

Pokud zaměstnanec sestaví zprávu o provedené práci tímto způsobem, pak vedení vezme v úvahu, že není dostatečně zatížen.

Jaké jsou chyby?

Výše uvedený příklad jasně ukazuje standardní chyby při přípravě takových dokumentů.

Mezi hlavní patří:

Výše uvedené požadavky by měly být použity jak při přípravě týdenních formulářů, tak při vytváření zprávy o práci provedené za daný rok.

Vhodná varianta

Je pravděpodobné, že první sestavení zprávy o kvalitě nebude fungovat. Abychom vám to usnadnili, uvádíme příklad, jak napsat vedoucímu zprávu o provedené práci, která je uvedena v prvním příkladu:

„Komu: vedoucí oddělení plánování Ivanov P. M.

Od: ekonom 1. kategorie plánovacího oddělení Petrov Yu. R.

Zpráva o výsledcích práce za (02.15.16-19.02.16 gg.)

Pro týden hlášení byly pro mě stanoveny následující úkoly:

Byly splněny všechny úkoly, a to:

bylo vynaloženo 5krát a pro práci výrobní dílny bylo sestaveno stejné množství nových standardů;
konference se zúčastnila, je připojena poznámka s návrhy.

Rovněž byly provedeny práce s příchozí dokumentací, konkrétně:

Zkompilované 2 odpovědi na požadavky IOT.
Odpovědi na písmena gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.

Pro období od 02.22.16 do 02.26.16 je plánována služební cesta k ověření činnosti strukturální jednotky pobočky Pechersk.

Datum kompilace: 02.19.16

Podpis: Petrov Yu.R. “

Souhlasíte, že tato verze zprávy čte lépe, a vedení může vidět, jak dobře jeden ze zaměstnanců pracuje.

Jak psát zprávy za delší období?

Období jednoho týdne na nádherné malování na papír samozřejmě není obtížné. Je obtížnější vypracovat zprávu o práci za půl roku nebo dokonce rok. Je však snazší to udělat, než by se mohlo na první pohled zdát. Například, pokud máte týdenní zprávy za požadované období, můžete je bezpečně používat.

Maximální objem - 1 list A4

Současně byste se měli pokusit mírně zvětšit informace tak, aby výsledek zapadal na 1-2 stránky. V případě, že se týdenní výsledky v organizaci neprovádějí, ale museli jste vypracovat zprávu o práci za rok, nepropadejte panice a bojujte v hysterii.

Všechny informace jsou kolem vás: podívejte se na historii zpráv v protokolech dokumentů nebo v e-mailu, otevřete složku se svými přehledy, prozkoumejte jízdní listy. To vše vám pomůže připomenout výhody, které jste dosáhli během pracovního roku.

Shrnout

Výše jsme uvedli několik příkladů, jak napsat zprávu o pokroku. Hlavní věc je uvést provedené operace a uvést kvantitativní charakteristiky (tolikrát nebo tak a takový počet kusů atd.). Budete tedy informovat průvodce přesně o tom, kolik práce jste byli schopni dokončit.

Nezapomeňte na začátku zprávy uvést seznam konkrétních úkolů, které jste dostali k dokončení. Důležitou součástí je dokončení zprávy. Nezapomeňte napsat, co si chcete v práci v blízké budoucnosti uvědomit. Tímto způsobem ukážete, že vypadáte širší než jen oblast vašich bezprostředních povinností a funkcí, které je třeba vykonávat podle popisu práce.

Můžete také zvážit výše uvedený příklad.

Chcete-li usnadnit sestavování těchto zpráv, můžete zaznamenávat práci, kterou každý den provádí, do poznámkového bloku nebo elektronického dokumentu. Na tento maličkost strávíte jen 3-5 minut denně. To není tolik. Díky těmto záznamům však budete moci v budoucnu bez problémů vytvořit zprávu o své práci za jakékoli období.