"Nejtěžší věcí pro člověka je to, co mu není dáno."
M. Zhvanetsky

Pravděpodobně se všichni alespoň jednou v životě museli vypořádat s tím, že existuje naléhavá potřeba napsat obchodní dopis řediteli obchodní společnosti, partnerovi, úředníkovi nebo v nejhorším případě v bytové kanceláři. Ale pokud se považujete za podnikatele, i když jste začátečník nebo se chystáte otevřít svůj vlastní podnik, i v daleké budoucnosti, musíte se naučit psát obchodní dopisy kompetentně.

Jak se tedy liší jednoduchý dopis od obchodního dopisu?

Zaprvé, nedostatek emocionálních složek a převaha logiky a pragmatický, racionalizace vaší žádosti nebo návrhu. Podnikatel, majitel společnosti nebo vedoucí velkého, i když ne příliš velkého podniku, na rozdíl od pouhého „spotřebitele“, pravděpodobně nebude mít zájem o váš emotivní a inspirovaný dopis, který mu bude zaslán s žádostí o spolupráci, poskytování pomoci nebo navazování dalších přátelských vztahů.

Nejprve musíte pochopit, že píšete obchodní dopis a píšete jej do případu! Mnozí si nyní řeknou, co je „hříčka“, je jasné, že obchodní dopis se od ostatních liší jasným porozuměním: „Komu“, „Proč“ a „Proč“. Četl jsem spoustu dopisů a návrhů a, bohužel, v některých dopisech význam neustále unikal, a na konci dopisu nebylo vůbec jasné, co se autor chtěl vůbec zeptat nebo navrhnout.

Proto, aby se význam a myšlenka dopisu „nerozšiřovaly podél stromu“, musíte na sebe odpovědět na následující otázky:

1. Komu píšete dopis, mýlíte se s adresátem?
2. Proč píšete dopis, který chcete nabídnout nebo požádat? Jsou vaše argumenty, styl prezentace jasný a jsou přesvědčivé vaše argumenty pro adresáta? A jakou výhodu získá ze spolupráce s tebou?
3. Proč to děláš? Jaký výsledek chcete dosáhnout? Jaké další kroky hodláte adresáta „vyprovokovat“?

Pro obchodní dopisy byl vyvinut odpovídající GOST R 6.30-2003, který popisuje základní požadavky na obsah a provedení dokumentů. Podrobněji se můžete seznámit s tímto GOST zakoupením v obchodě s obchodní knihou a později jej použít při navrhování své kancelářské práce.

Ale v některých důležitých bodech bych chtěl věnovat zvláštní pozornost:

1. Záhlaví obchodního dopisu by mělo obsahovat odvolání k adresátovi. Je vypracován mírně pod registračním číslem: v pravém horním rohu je uvedena pozice a celé jméno. Adresát. Níže můžete zadat předmět dopisu. Ještě nižší, uprostřed je odvolání. V adrese by měl být respekt vyjádřen obecně přijímanými slovy: „Vážený“, „Mistře“, „Madam“ (zkratky nejsou povoleny). Klobouk je obvykle zvýrazněn tučně.

Například:

Ref. Č. 01 ze dne 20.04.2012

na In. Č. 01 - РиК ze dne 01.01.1930

Ředitel

LLC "Rohy a kopyta"

O.I. Bender

"O šarži vadných rohů,"

dodáno dne 01.01.1930. "

Milý Ostap Ibrahimoviči,

1. Úvod. V úvodu je nutné stručně definovat podstatu dopisu. Můžete začít tradičně: "Upozorňuji vás ...", "Žádám vás ...", "Aktuálně ..." atd. - pokud je dopis napsán první osobou.

Pokud odvolání pochází od právnické osoby, pak vyprávění pochází od třetí osoby (například „Naše společnost nabízí ...“).

Kromě toho, jak v úvodu, tak i v dalším textu dopisu, byste měli zájmeno vy a všechny jeho formy (vy, vy, vaše) psát velkými písmeny.

1. Závěr dopisu shrnuje to, co bylo napsáno, často je napsána žádost nebo návrh. Například: "Vzhledem k výše uvedenému se vás ptám ...".
2. Hlavní text obchodního dopisu tradičně končí větou: "S pozdravem ..." - pokud se očekává neutrální zacházení. Pokud jste osobně s adresátem dobře obeznámeni, můžete dopis zakončit větou „S pozdravem ...“.

Například:

S úctou,

Podzemní milionář (podpis) A.I. Koreiko

Pozice, celé jméno (vytiskne se křestní jméno a patronymie a pak příjmení), podpis se vloží rukou.

1. Obchodní dopis končí informacemi o odesílateli, které musí obsahovat jeho celé jméno. (nejlépe v plné poloze) a kontaktní telefonní číslo. To je nezbytné, pokud adresát nebo jeho zástupce potřebuje kontaktovat další informace. Můžete také uvést odpovědnou osobu (celé jméno) a její kontaktní telefonní číslo. Mimochodem, nezapomeňte uvést spolu s telefonním číslem také město. Nenuťte adresáta, aby ztratil čas hledáním těchto informací.

Rád bych také upozornil na některé body související s prezentací samotného dopisu. Najednou jsem použil různé verze dopisu, až před použitím NLP, ale to všechno dalo jen málo praktického využití, protože styl psaní podnikání sám o sobě je velmi konzervativní a to dopisy neodpovídají tento styl jednoduše nepřekročil „celní kontrolu“, kterou zastával tajemník společnosti. Proto jsem odmítl z experimentů a začal psát, jak vyžaduje obchodní styl.

Pamatujte, že váš dopis by měl obsahovat tři hlavní oddíly, jedná se o úvod, odůvodnění a závěr. Mnoho spisovatelů dopisů skočí přímo k věci, aniž by uvedlo partnera do průběhu věci. Samozřejmě, pokud je dopis dostatečně dlouhý, nemusí si podnikatel úvod přečíst, ale půjde přímo k věci. Ale může se také vrátit na začátek dopisu, pokud ho tato „esence“ zajímá. Na závěr je třeba napsat, co chcete dostávat. V dopise by neměly být žádné dvojí interpretace, pouze jedna jasná myšlenka skrz celý váš dopis. Za to by bylo hezké si pamatovat Aristotela, který 300 let před naším letopočtem, zvažoval logiku prohlášení a na jeho základě formuloval logické zákony:

1. Zákon identity - pojem by měl být používán ve stejném smyslu při uvažování;
2. Zákon rozporu - „neodporujte sobě“;
3. Zákon vyloučené třetí - „A“ nebo „ne-A“ je pravdou, neexistuje žádná třetí. “

Podle pravidel psaní by hlavní část obchodního dopisu měla logicky důsledně odhalovat obsah žádosti nebo nabídky, aby byla pro adresáta srozumitelná. Všechny předchozí odstavce by měly logicky plynout do následujícího. V případě potřeby uveďte konkrétní fakta a čísla. A nezapomeňte, že „stručnost je sestra Talentu.“ Nezapomeňte, že příliš dlouhý text může adresáta „unavit“, může váš dopis odložit a neví, jaký význam má váš jedinečný návrh.

A teprve poté, co si myslíte, že váš dopis je konečně napsán, nezapomeňte jej zkontrolovat, zda neobsahuje pravopis a interpunkce chyby. Znovu zkontrolujte jeho logickou konzistenci a čitelnost celého textu (nejlepší je číst nahlas).

Pokud neúmyslně nebo ve spěchu uděláte pravopisné chyby, bude to trapné. Jak můžete „obchodovat“ se společností, která distribuuje chybně napsané e-maily? Buď opatrný!

Na závěr bych rád řekl, že váš dopis uvítá nejprve „oblečení“, musíte věnovat zvláštní pozornost kvalitě papíru, na kterém je dopis vytištěn, designu, zda dopis ztratí během přepravy svůj tvar, zda jej chce vyzvednout. Pokud je v tomto ohledu vše v pořádku, pak adresát přesvědčí elegantní, logicky konzistentní, odhalující podstatu a dobře napsaný obchodní dopis. pozitivně rozhodnutí ve váš prospěch. Psát dopisy!

Příprava obchodního dopisu

Ať už je účel psaní obchodních dopisů jakýkoli, jsou psány k dosažení požadovaného cíle v podnikání. Ne každý zaměstnanec organizace má náležitou kompetenci v oblasti obchodní korespondence, s nešikovným přístupem existuje riziko úplného zničení reputace společnosti jedním dopisem. Pokud však v naší agentuře použijete službu psaní dopisu, určitě bude mít adresát zájem o spolupráci s vámi.

Účel obchodních dopisů

Obchodní dopisy neztrácejí svůj význam při řešení obchodních záležitostí a marketingových úkolů. Písemné informace jsou vhodné, protože se k nim můžete vždy vrátit nebo se odvolat při řešení sporných otázek. Psaný text vám umožňuje formulovat myšlenky stručněji a jasněji než ústní komunikace. U některých adresátů je navíc možné kontaktovat pouze zasláním obchodního dopisu. Čím vyšší je status tohoto adresáta, tím profesionálnější by měl být text. Typy obchodních dopisů stejně rozmanitý jako rozsah obchodních vztahů. Obchodní korespondence může být komerční (touha uzavřít obchod, nárok na účastníka transakce) a nekomerční (dopis s poděkováním, informace, záruční dopis, žádosti, dopisy, pozvánky, odvolání atd.) a také zprávy, které nevyžadují odpověď.

Jak správně psát obchodní dopisy.

Funkce struktury a textu obchodního dopisu

Obchodní dopisy mají jasné složení:

Úvod uvádí účel a důvod dopisu, poskytuje odkaz na dokument, který sloužil jako výchozí bod pro tuto zprávu;

Hlavní část popisuje stav věcí, poskytuje analýzu situace, argumentaci. Povaha důkazů závisí na směru dopisu: například přesvědčování, aby přijeli na konferenci, investovali do projektu, koupili produkt;

V závěru je učiněn závěr na základě výše uvedeného: nabídka, žádost, odmítnutí, přání atd.

Zdvořilá adresa adresáta je vždy umístěna před textem dopisu (například „Vážený Sergej Mikhailovič!“). A také na začátku nebo na konci textu je zdvořilostní vzorec, sestavený podle kánonů obchodní korespondence. Vzorec zdvořilosti obvykle začíná takto: „Vyjadřuji svou vděčnost za poskytnutou pomoc ... / vděčnost za pozvání ... / naději na plodnou spolupráci ...". Při psaní tohoto typu dopisu je dodržován obchodní styl. Jeho vlastnosti: stručnost, jasnost, jednoznačnost, použití termínů, neutrální tón, standardizace.

Obtížnost při psaní obchodních dopisů

Dobře si uvědomte adresáta a informace, které již má k vašemu problému;

Znalost pravidel ruského jazyka a zvláštností obchodního stylu: jazykové vzorce, pravidla pro psaní vět atd .;

Správné a vhodné použití terminologie;

Správnost při oslovování adresáta.

Jak psát obchodní dopisy kompetentně.

Slovníky, ukázky psaní obchodních dopisů vám pomohou zvládnout tento úkol sami. Pokud však není dostatek kvalifikovaného zaměstnance nebo času na přípravu na psaní obchodních dopisů, může tuto službu poskytnout profesionální agentura. Specialisté komunikační agentury Comagency vám pomohou vyvinout hlavičkový papír, shromáždit potřebné dokumenty pro přesvědčivé argumenty, napsat kompetentní a reprezentativní obchodní dopis, a tím zlepšit image vaší organizace.

V moderním světě obchodní kontakt často pochází z obchodní korespondence - písemná forma obchodní interakce, která zahrnuje jakýkoli druh korespondence (dopis, zpráva atd.), kterou zasílá kterýkoli úředník jménem a na základě své pozice.

Důležitým aspektem je dodržování určitých pravidel etikety. V opačném případě mohou být vytvořené vazby přerušeny a klient nebo obchodní partner bude ztracen. Dobře tvarovaná obchodní korespondence přispívá k nejpříznivějšímu dojmu z vás nebo společnosti.

Vlastnictví magie dopisů je důležité pro každého člověka. Například při hledání nového zaměstnání: psaní a zasílání životopisu, test úkolů, průvodních dopisů, doplňujících informací o sobě, dohoda o době schůzky.

Je zajímavé, že pravidla obchodní korespondence, která dnes existují, byla vytvořena přibližně před 150 lety v Anglii.

Typy obchodních dopisů

Chcete-li určit, jak napsat dopis, musíte znát rozdíly mezi jeho typy. To pomůže určit téma zprávy a její správný návrh. To vám pomůže nevypadat hloupě před důležitým soupeřem.

Struktura designu se vyznačuje:

• Komunikační dopisy

To zahrnuje odmítavé dopisy, nároky, omluvy, přiznání. Vše, co zaměstnanec používá při svých profesních činnostech.

• Souhlasné dopisy

Důležitý typ psaní. Díky ní jsou shrnuty výsledky schůzky, jsou vytvářeny dohody, je uveden čas pro splnění úkolů a jsou přesvědčeny o správném porozumění smlouvy oběma stranami.

Obchodní dopis pravidla

Způsob, jakým si bloggerové dovolují vyjádřit se, není vaše volba. Neexistuje žádná omluva za chyby a překlepy. Nemůžete se potýkat s obtížemi naučit se jazyk od dětství. Musíte na sebe být co nejnáročnější. Jinak vytváří nepříznivý obraz o vaší osobnosti a vzdělání.

Zvláštností obchodní korespondence je to, že chyby v pravopisu slov v profesní sféře jsou považovány za indikátor neschopnosti člověka ve vybrané sféře.

Základní pravidla:

1. Nepoužívejte slova, která neznáte přesnou definici. Jako poslední možnost - zkontrolujte jejich hodnoty ve slovnících.
2. Nepoužívejte konkrétní terminologii. Některá slova mohou být neznámá a nemusí být interpretována jím. Etiketa obchodní korespondence v takových případech znamená vysvětlení termínů a zkratek.
3. Napište krátkými větami. Délka a květnost vzorů je vhodná při psaní románu, nikoli při obchodních jednáních.
4. Předepište zprávu nikoli v těle dopisu, ale v dokumentu v počítači nebo v internetovém editoru. Pozitivním aspektem je automatické hláskování a interpunkce textu. Vylučuje rovněž náhodné předčasné zaslání dopisu adresátovi nebo jeho ztrátu v důsledku uzavření prohlížeče nebo ztráty internetu. Při práci v aplikaci Microsoft Word používejte automaticky uložené materiály v pravidelných intervalech.
5. Neměli byste psát zprávy do telefonu nebo tabletu. Existuje riziko nevhodné automatické opravy.
6. Před odesláním zkontrolujte chyby a konzistenci konstrukce textu. Doporučuje se znovu zkontrolovat napsaný text po hodině, dočasně přepnout na jiné věci a zapomenout na jeho psaní. To pomůže podívat se na text z druhé strany a vidět všechny nepřesnosti.

Obchodní dopis design

Při navrhování a provádění korespondence je třeba věnovat zvláštní pozornost detailům. Hovoří také o respektu vůči oponentovi, šetří čas, který lze strávit opakováním materiálu.

Neměli byste zanedbávat následující aspekty:

• Správné vyplnění předmětu

Pokud se jedná o první zprávu, může být nadpis jasný. Pokud však již existuje komunikace s oponentem, měl by být předmět dopisu stručně a stručně určen. To jsou základy komunikace. Pomohou najít zprávu po chvíli, znovu přečíst, bude to snadné pro odesílatele i příjemce.

• Citace

Odeslaná zpráva může obsahovat otázky, na které musíte odpovědět. Má smysl odpovědět na ně tak, že citujete každý zvlášť. Při odesílání dopisu s více vpřed je vhodné použít číslování a rozdělení textu na odstavce. Interlocutor tak pochopí, na jakou otázku odpovídáte.

Nadměrný počet citačních řetězců vytváří ve zprávách zmatek. Pokud je však třeba vrátit se k dříve odeslaným zprávám nebo připomenout partnerovi něco, stojí za to. Zejména pokud jde o rozpočet, balíček služeb, čas.

• Zvažte všechny obdržené informace

Při psaní dopisu musíte stručně komentovat všechny dokumenty, které jste připojili vy nebo partner. Příjemce tak bude okamžitě jasné, jaký obsah souborů na něj čeká.

• Váš vlastní podpis je obdobou vizitky

Obchodní korespondence podléhá podpisu. Může být provedena automaticky, pak bude přítomna v každém zaslaném dopise. Jak vytvořím informativní podpis? Použijte jméno a příjmení, aktuální pozici, pracovní kontakty a firemní logo.

Například: "S pozdravem, Ivan Ivanov, váš projektový manažer, telefonní číslo nebo jakýkoli jiný posel." Nebo „S pozdravem, Ivan Ivanov…“.

Podpis může být také chytlavý a kreativní, což naznačuje zvláštní spojení se společností nebo podnikem. Například zaměstnanci sítě knihkupectví mohou při vkládání názvu nejnovějších novinek používat větu „Čtu nyní ...“. Ale takové věci je lepší dohodnout s úřady.

• Emailová adresa

Pravidla obchodní korespondence znamenají zobrazení poštovní adresy. Lepší, když pracuje čistě. Může zobrazovat název společnosti, pracovní pozici, jméno nebo příjmení, ale nikoli rok narození nebo hravé přezdívky / slova. Je lepší přemýšlet o správném názvu adresy po mnoho let, pokud ji plánujete opustit, i když změníte svou činnost nebo pozici.

• Písmo a mezery

Pro účely dokumentace je nejčastěji používaným písmem Times New Roman velikost 12 pro tabulky nebo 14 pro text. 1,5-2 intervaly. Toto jsou nevyslovené základy.

Obchodní komunikační styl

Obchodní psaní zahrnuje delikátní balancování. Přátelská komunikace zde není vhodná, ale také důrazně není vhodná.

Vlastnosti komunikace:

• Závažnost vzorů

Malá slova, slangové výrazy budou nevhodné.

• Pomocí emotikony

Používejte emotikony nebo se jim vyhýbejte opatrně. První kontakt v zásadě neumožňuje jejich přítomnost. V budoucnu mohou být závorky přítomny, ale velmi pozitivní, s mírou. Milost a humor jsou v tomto komunikačním stylu nepřijatelné. Tento formulář je nepřijatelný, pokud jste podřízený partnerovi.

• Zdravím jménem a patronymicky

Pravidla pro vedení obchodní korespondence znamenají úctu k partnerovi, pozornost a zájem o jeho osobu. Tím se zvyšuje soupeřův zájem o vás, zvyšuje se šance na jeho blahosklonnost. Je vhodné předem znát jméno osoby, se kterou kontaktujete, a také její preference pro kontakt.

• Odpovězte do dvou dnů

Je správné odpovědět na zprávu během několika pracovních dnů. Jinak se to považuje za neúctivé. Pokud byl dopis zaslán před víkendem nebo svátkem, nemůžete na něj odpovědět, pokud to není naléhavé. V opačném případě je třeba upozornit partnera na dočasnou nepřítomnost vaší odpovědi nebo krátce odhlásit obsah dopisu.

• Nedostatek dotěrnosti

Neustále se ptát na něco, žádost o potvrzení vám ukáže ve špatném světle. Je-li požadováno potvrzení od partnera, můžete mu připomenout, že je třeba odpovědět po třech dnech. Pokud je záležitost naléhavá, je lepší ji nejprve zmínit ve své první zprávě.

• Zrcadlové pravidlo

Etiketa obchodní korespondence vám často umožňuje oslovit soupeře tak, jak to dělá. Tím se zvyšuje možnost vzájemného porozumění, komunikace na stejné úrovni. Sledujte, jaké výrazy, styl komunikace a adresu používá váš partner.

• Blahopřeji k svátkům

Pokud komunikace probíhá kolem oficiálních svátků nebo během nich, stojí za to poblahopřát partnerovi. Toto jsou pravidla obchodní korespondence. Je také užitečné vědět, kdy máte soupeřovy narozeniny.

• dík

Elementární zdvořilost budou slovy vděčnosti v reakci na blahopřání, pozvání, vysvětlení.

S ohledem na všechny výše uvedené vlastnosti nebude obtížné navázat kontakt s účastníkem a vytvořit si vlastní příznivé stanovisko.

Význam pravidel obchodního psaní

Jakýkoli odeslaný dopis je v zásadě vizitkou, ukázkou naší vybrané obchodní pozice. Aby to vypadalo důstojně, vzbuzovalo úctu a důvěru a jednání byla doprovázena komfortem a účinností při řešení problémů, znalost pravidel dobrého chování a jejich neustálé dodržování je neotřesitelnou zárukou úspěchu.

Pokud jde o jakoukoli korespondenci, na internetu nebo v dopisech, platí stejné přísné normy jako při telefonické komunikaci, při osobních jednáních. Zásady, na nichž je interakce založena:

• vzájemné respektování odpůrců za osobnostní a obchodní postavení jiné osoby;
• pozornost na obchodní zájmy oponenta;
• dodržování důvěrnosti;
• přesnost při řešení důležitých úkolů.

Obchodní korespondence je nezbytná, protože:

• při zasílání dopisu neexistuje odpověď, i když to bylo naznačeno;
• dopisy se ztratí v proudu zbytečných informací a zaměstnanci neustále volají a žádají o kontrolu své pošty;
• po přečtení e-mailu není zcela jasné, co od vás potřebujete;
• kvůli množství detailů a chaosu informací ve zprávách jsou myšlenky zmatené a složitý problém není vyřešen.

Pokud implementujete obecná pravidla pro obchodní korespondenci, můžete ušetřit spoustu volného času. To pomůže vyhnout se výše uvedeným problémům.

Článek pro ty, kteří chtějí naučit se psát efektivní dopisy.
Jak z dopisu učinit skutek přesvědčovací nástroj? Jak stavět struktura písmena? Co existuje recepce ovlivnit adresáta?
Odpovědi na tyto otázky naleznete v knize obchodního trenéra v obchodní komunikaci Sasha Karepina.
Přibližná velikost článku? 6 stránek.

O písemné komunikaci ao knize

Pokud čtete Betteri po dlouhou dobu, možná si pamatujte, že moje práce úzce souvisí s komunikací prostřednictvím e-mailu (jsem autorem článku o tom, jak jsme).

Každý den píšu a reaguji na mnoho dopisů, pomocí kterých se snažím dosáhnout různých cílů: přesvědčit, odmítnout, varovat, vyhrožovat, zeptat se, omluvit se nebo jednoduše informovat.

Můj postoj k psanému slovu je velmi podobný přístupu:

"Strávím hodně času u každého návrhu: Beru to a přepracuji ho, dokud nebude dokonalý." Miluji samotný proces úprav. “

A mám rád e-mail ze stejných důvodů, že ho miluji:

„... za to, že nikoho neodvádějí od práce. Čím méně rozptýlení, tím lépe.“

Přes to všechno jsem se nikdy nenaučil řemeslnému psaní.
Zaprvé se zdálo, že si vede dobře sama, z rozmaru.
Za druhé, nevěděl jsem, co je to řemeslo, a učil jsem ho v zásadě.
Ale nedávno jsem narazil na knihu Sashy Karepiny "". Po malém shlédnutí recenzí jsem si okamžitě uvědomil, že toto je kniha, která mi umožní vážně načerpat tuto nejdůležitější dovednost.

Art of Business Writing není jen pro ty, kteří mají práci s e-mailem. Zdá se mi, že to bude obecně užitečné pro každého moderního člověka. Ve skutečnosti stále častěji komunikujeme písemně: e-mail, zprávy na Facebooku a VKontakte, blogové příspěvky, zprávy na fórech atd.

Kniha se ukázala být velmi cool.

Za prvé, vydavatelství jsou Mann Ivanov a Ferber, což je samo o sobě vždy sexy.

Osobní styl předpokládá vyjádření lidských vztahů, mluvení na rovném základě a je také ideální pro chválu.

Formální - za tlak ze strany síly a práva, hlášení suchých skutečností (bez našeho přístupu k nim) a kritiku.

Soukromé:

"Jíte až 15 čokoládových tyčinek za směnu" -

Tímto jasně ukazujeme prstem na adresáta a jeho přestupek. Nahradit formálním:

"Počet čokoládových tyčinek konzumovaných během směny dosahuje 15 kusů."

Knihovna příkladů z knihy

Autor dále analyzuje typické situace, ve kterých jsme se všichni museli ocitnout: napsat odmítnutí, nárok, přiznání a omluvu. Abychom lépe porozuměli tomu, o čem se bude diskutovat, doporučuji stáhnout knihovnu příkladů z knihy z oficiálního webu Sasha Karepina (pozornost - je nutná registrace!).

Napíšeme dopis odmítnutí

Sasha nabízí 7 triků pro zmírnění hněvu čtenáře při odmítnutí e-mailů.

Hlavní věcí při odmítnutí je ukázat, že dopis adresáta je pečlivě čístže byl pochopil a co my sympatizovat jeho problém. Dále by to bylo hezké poznamenejte si výhody adresáta, v duchu „a v tom jste dobří, a v tom - jen jeden malý krok nestačil ...“.

Poté se doporučuje odkazovat na okolnosti, nejlépe nezávisle na nás. Pak potřebujete pomozte příjemci zachránit obličej po odmítnutí („ano, to opravdu nepotřebujete, věřte mi ...“), navrhnout alternativu a ukážeme, že jsme všichni stejní nechte dveře otevřené... V knize je každá technika analyzována příklady ze skutečných písmen.

Uplatňujeme nárok

Reklamační dopis je zpráva, ve které adresátovi sdělujeme jeho nedostatky nebo chyby. Účelem žádosti je přesvědčit adresáta, aby opravil- a touha opravit se přímo závisí na obrázku, na kterém se autor nachází.

V případě stížností existuje také řada technik, které umožňují kritizovat bez urážky.

V první řadě, kritizovat činy, nikoli adresáta (jako možnost - společnost samotná, nikoli adresát). Porovnat:

"Neodeslali jste návrhy včas"

a

"Stavební struktury nebyly dodány včas."

V prvním případě se ukáže, že hlavní věc pro nás je, že se adresát mýlí. Hlavní je však to, že jeho činy pro nás vyvolaly určité problémy, které je třeba vyřešit.

„Jsi líný“ vs. "Jste skvělý talent, ale lenivost brání vašemu rozvoji",

ukázat, že my rozumíme a sympatizujeme pak zdůvodněte své nároky (ukázat, že jsou skutečnou nutností, nejen náš rozmar).

A nakonec by bylo hezké to udělat společné hledání cesty ven ze současné situace nabídnout oboustranně výhodné řešení a vyjádřit naději pro lepší.

Přiznej vinu

Dále v knize jsou zvažována tajemství vypracování zpovědních dopisů a omluvných dopisů. Rozdíl mezi těmito dvěma je, že píšeme zpovědi dříve, než je objevena chyba v naší práci, a omluva - poté, co jsme byli upozorněni.

Při přiznání viny je to důležité myslet pozitivně... Namísto

"Nahlásit nemožnost včasného plnění ...",

umět

Msgstr "Nahlásit potíže s implementací ...".

Před přechodem na rozhovor o tom, co jste selhali, musíte rozhodně mluvit o svých současných úspěších.
Pokud je problém, který přiznáváte, menší, musíte celou zprávu proměnit ve stavovou zprávu.
Pokud jste vážně propíchnuti, pak je vhodné adresátovi sdělit své úspěchy poté, co jste nahlásili potíže, které se objevily.

Při přiznání viny je důležité objasnit, že my rozumíme celé škále katastrofy a nečinně sedět, ale snažit se problém vyřešit.
Můžeme nabídnout naši pomoc při objasnění současné situace a ukazují, že jsme na cestě k nápravě (přijali jsme konkrétní opatření, abychom tomu zabránili znovu).

Na závěr musíme znovu zdůraznit naše ochota být s adresátem až do hořkého konce.

Psaní výmluvy

Pokud se musíme omluvit, pak hlavní věcí v tomto případě není přímo souhlasit s obviněním a ne omluvit se, aby nevypadal jako sporný a hrubý.
Nejschopnější strategií by bylo ukázat, že nezpochybňujeme právo příjemce na rozhořčení a hladce přejdeme k příběhu o tom, jak jsme opravdu dobří.

Přesvědčit adresáta, že je nám to opravdu líto, stojí za to konkrétně popisují předmět lítosti.
Dále v žádném případě bez podceňování rozsahu problému, jít do dokazující, že máme pravdu s fakty... To znamená prokázat, že se snažíme co nejlépe vyřešit problém a již jsme přijali opatření, abychom zajistili, že se již nebude opakovat.

Je důležité objasnit, že my nejen hloupě se snaží dostat pryč a schovávat se za všech okolností, ale přemýšlíme o vyřešení problému a chceme se vymyslet.

Zvyšujeme efektivitu závěru

Je účelné vložit podstatu dopisu do závěru, protože to je závěr, na který se nejvíce pamatuje. Zapamatování je ovlivněno dvěma parametry: stručností a jasem.
Pro zvýšit jas Závěry Společnost Sasha doporučuje tři hlavní metody: pomocí metafor:

„Náš návrh zkracuje časový rámec projektu“ vs. "Naše nabídka umožňuje" koupit čas ""

pomocí emotivních slov:

vítězství, porážka, podpora, boj, potíže, podvody ...

a přehodnocení klišé:

"Pokud podnik rozšíří pomocnou ruku pro všechny, kdo to potřebují, brzy to půjde po celém světě nataženou rukou."

Výběr písma

Výběr písma může ovlivnit vnímání celého textu. Písma jsou rozdělena do písem "Serif" a písma "Sans serif".


Patkové písmo hovoří o úctě, konzervatismu a je nejlépe vnímáno na papíře.

Bezpatkové písmo - mladistvý, moderní, vhodnější pro čtečky obrazovky. Pro nadpisy můžete použít bezpatkové písmo, i když se v textu těla používá patkové písmo.

Kupte si knihu na OZON "e in

Zlepšení vašich obchodních komunikačních dovedností pozitivně ovlivní vaše profesní a obchodní vztahy s ostatními lidmi. Jasná, dobře napsaná řeč nebo obchodní korespondence může dramaticky zvýšit šance na uzavření smlouvy nebo prodeje. Řešení problémů a prezentace nápadů kolegům nebo šéfům je také o něco snazší v psaní, protože máte čas přemýšlet o tom, jak odpovědět na nejobtížnější typy otázek. A pokud chcete své obchodní komunikační dovednosti posunout na další úroveň, vezměte na vědomí následující tipy.

1. Napište způsob, jakým mluvíte

Snad jednou z hlavních dovedností obchodní komunikace je schopnost psát obchodní dopisy ve stylu řeči, které obvykle používáte v každodenní komunikaci. V tomto případě může příjemce rychle a snadno pochopit, co mu chcete říct.

2. Buďte pozitivní

Vžijte se do obuvi svého zamýšleného čtenáře a předstírejte, že jste dostali negativní e-mail. Je velmi pravděpodobné, že takový dopis vás bude napínat a bude pro vás obtížnější porozumět jeho obsahu. Ještě horší je, že negativní e-maily mohou příjemci způsobit nedorozumění a dokonce frustrace. Proto buďte pozitivní, když mluvíte s lidmi písemně nebo slovně. Při jednání s lidmi se vždy vyvarujte negativity.

3. Zápis přístupný

Vždy mějte na paměti, že vaši čtenáři mohou mít jinou úroveň školení, vzdělání a kompetencí než ta vaše. Chcete-li psát, psát jednoduše, srozumitelně ak věci, jinak riskujete matení čtenáře.

4. Buďte struční

Pokud dokážete vyjádřit význam své zprávy v několika odstavcích, proč psát více? Dlouhý text, který má málo společného s předmětem dopisu, nemusí nutně zlepšit vaši zprávu, ale naopak před čtenářem skryje hlavní význam dopisu. Každá věta v textu by měla být relevantní. Pokud je pro vás obtížné psát krátké a smysluplné dopisy, použijte speciální kurzy psaní. To zlepší pouze vaše obchodní komunikační schopnosti.

5. Nepište, pokud vám něco není

Nespokojení lidé se často „vyříznou z ramene“, aniž by přemýšleli o důsledcích. Zprávy psané v tomto stavu se mohou čtenářům zdát obviňující a ohrožující. V textu mohou být záporná slova, která si nemusíte všimnout a že se čtenářům nebude líbit. Proto je lepší se před odesláním několikrát uklidnit a několikrát si dopis přečíst.

6. Předvídat otázky

Dopis by měl obsahovat všechny potřebné informace, které pomohou odpovědět na otázky, které čtenář má při čtení. Tím se nejen zvýší odezva, ale také se ušetří čas na další korespondenci.

7. Vyhněte se žargonu

Slangová slova a fráze, které se vztahují k vašemu oboru činnosti, se vám zdají známé a srozumitelné, pokud však odkazujete na lidi, kteří jsou daleko od vašeho oboru činnosti, používejte jednoduché a běžné výrazy, kterým každý rozumí. Obchodní komunikace, stejně jako kterákoli jiná, nemůže být účinná, pokud mluvčí mluví jinými jazyky.

8. Zkontrolujte chyby

Může být užitečné napsat dopis a přečíst si jej následující den. To vám pomůže najít gramatické a lexikální chyby v textu před odesláním dopisu.

Při psaní dopisu se pokuste vyjádřit svá slova snadno čitelným způsobem. Rozdělte text na odstavce, z nichž každý by měl obsahovat kompletní myšlenku. Napište text v jedné velikosti a typu písma.

9. Přizpůsobte svou zprávu

Přizpůsobte si svou zprávu, kdykoli je to možné. Pokud posíláte obchodní dopis skupině lidí, jejichž jména znáte, uveďte je do těla a předmětu vašeho dopisu. Podle statistik je odpověď na taková písmena vždy větší než na písmena bez názvu v záhlaví a těle dopisu.

10. Napište závěry

Účel dopisu a jeho hlavní myšlenka by měly být shrnuty v závěrečné části - dva nebo tři odstavce. To budou závěry.