Mehmonlarni qabul qilish texnologiyasi. Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning roli 8 turli toifadagi tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish

Mehmonlarni qabul qilish kotibning eng muhim vazifalaridan biri bo'lib, uning samimiyligi, e'tibori, xushmuomalaligi va xushmuomalaligi ko'p jihatdan qabulxonaning atmosferasini belgilaydi.

Kompaniya kotibi barcha tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilish uchun mas'uldir va menejer kotibi mehmonlarni rahbariyat tomonidan qabul qilishni tashkil qiladi.

Tashkilot xodimlarini qabul qilish

Kotib menejerga o'z ish kunining rejasini amalga oshirishda yordam berganligi sababli, unga ko'pincha menejer kim bilan uchrashishi kerakligini va kimni boshqa mansabdor shaxslarga topshirish mumkinligini aniqlash huquqi beriladi; qanday masalalar zudlik bilan, ustuvor hal qilish va boshqaruv e'tiborini talab qiladi.

Menejerni qabul qilishni tashkil qilishda kotib har qanday vaqtda unga kirish huquqiga ega bo'lgan shaxslarni bilishi va ularga erkin ruxsat berishi kerak. Tashkilotning qolgan xodimlarini joriy muammolarni hal qilish uchun qabul qilish uchun menejerning ish kunini oqilona rejalashtirish uchun asos bo'lgan soat va kunlarni belgilash maqsadga muvofiqdir. Qabulga kelgan xodimlar ism va otasining ismi bilan murojaat qilishlari kerak, buning uchun kotib tashkilotning barcha xodimlarining familiyasi (ismi va otasining ismi bilan) ro'yxatiga ega bo'lishi kerak.

Qisqacha joriy ish masalalari bo'yicha tashkilot xodimlarini qabul qilish

Har kuni har qanday kompaniyada tez hal qilishni talab qiladigan ko'plab ish muammolari paydo bo'ladi. Bu muammolarni bir necha daqiqada hal qilish mumkin va agar bo'ysunuvchi ularni menejer bilan muvofiqlashtirish imkoniga ega bo'lmasa, uning ishi sekinlashishi mumkin. Qisqacha operativ savollarga quyidagilar kiradi:

● biror narsa uchun og'zaki ruxsat olish (masalan, xodim xizmat mashinasidan foydalanishi mumkinligini bilishni xohlaydi);

● har qanday harakatlarni muvofiqlashtirish (masalan, xodimga etkazib beruvchilar bilan uchrashuv tashkil etish vazifasi yuklangan va u uchun uchrashuv vaqtini, ishtirokchilar ro'yxatini va zarur hujjatlar ro'yxatini kelishib olish muhimdir).

● qisqacha ma'lumot olish (masalan, topshiriqni bajarish uchun xodim tashkilotning koordinatalarini va menejerda mavjud bo'lgan u haqida qisqacha ma'lumotni olishi kerak);

● qisqacha ma'lumot berish (masalan, xodim muhim muzokaralar olib borgan va uning natijalari haqida darhol menejerga xabar berishni xohlaydi);

● hujjatlarni imzolash (to'lov topshiriqnomalari, buyruqlar, ko'rsatmalar, shartnomalar va boshqalar). Ammo hujjatlarni imzolash har doim ham tez jarayon emasligini unutmasligimiz kerak. Misol uchun, xodim "bir necha daqiqaga nimadir qilish kerak, faqat shartnoma imzolang" deb ishontiradi va keyin menejer bu shartnomani birinchi marta ko'rayotgani va imzolashdan oldin uni yaxshilab o'rganishi kerakligi ma'lum bo'ladi.

Har qanday tashkilotda bo'ysunuvchilar nuqtai nazaridan shoshilinch echimlarni talab qiladigan muammolar mavjud. Biroq, agar har bir xodim bunday muammolar yuzaga kelganda menejerga murojaat qilsa, u holda menejerning barcha ish vaqti ularni hal qilishga sarflanadi. Shuning uchun dolzarb masalalar bilan tashrif buyuruvchilar oqimini to'g'ri tashkil etish muhimdir. Har bir kompaniya o'z echimini topishi kerak, buning uchun optimal, ammo xulosa qilish uchun siz quyidagilarni qilishingiz mumkin: barcha masalalar guruhlangan va har bir guruh bilan ishlash ma'lum bir tarzda tashkil etilgan.

Har qanday qaror qabul qilishdan oldin menejer o'rganishi kerak bo'lgan hujjatlar loyihasi(buyruqlar, ko'rsatmalar, xatlar, shartnomalar loyihalari, reklama va axborot materiallari, eslatmalar) , Kotib ularni "Ko'rib chiqish uchun" papkasida to'playdi. Kun davomida bu hujjatlar kotibda to'planadi va menejer ularni birdaniga ish kunining oxirida yoki keyingi kunning boshida ko'rib chiqadi.

Menejer kotibga hujjat shoshilinch ko'rib chiqilishini kutayotgani haqida xabar berishi mumkin - ijrochi hujjatni olib kelganida, kotib uni darhol menejerga topshiradi. Agar kompaniya ma'lumot almashish uchun elektron pochtadan foydalansa, ijrochilar hujjatlarni kotibga elektron pochta orqali yuboradilar. Shundan so'ng, kotib hujjatlarni chop etadi va ularni "Ko'rib chiqish uchun" papkasiga qo'yadi.

Ba'zida xodimlar to'g'ridan-to'g'ri menejerga xat yuborishadi - bunday xabarlar menejerni tashriflar kabi chalg'itadi. Agar kompaniya katta bo'lsa, bu menejerning haddan tashqari yuklanishiga va o't o'chirish rejimida ishlashiga olib keladi. Bundan tashqari, ko'pchilik menejerlar hujjatlarni qog'ozda o'rganishni afzal ko'rishadi, darhol savollarni belgilash va sharhlar berish.

Menejer allaqachon ko'rgan va tasdiqlagan, imzolashga tayyor bo'lgan hujjatlar, Kotib uni “Imzo uchun” papkasiga joylashtiradi. Menejer ushbu hujjatlarni birdaniga imzolashi mumkin, buning uchun kunning o'rtasida (tushirish uchun) yoki kunning boshida va oxirida (ishlash yoki charchoq davri) 10-15 daqiqa vaqt ajratishi mumkin.

Haqiqatan ham shoshilinch savollar telefon orqali hal qilinishi mumkin (agar siz hujjatlarni o'rganishingiz yoki imzolashingiz shart bo'lmasa). Bu sizga sezilarli vaqtni tejash imkonini beradi. Kotib xodimdan qanday savol borligini so'raydi va telefon orqali menejerga xabar beradi va menejer xodim bilan gaplashish yoki qilmaslik to'g'risida qaror qabul qiladi. Agar menejer gaplashmaslikka qaror qilsa, u savolni kimgadir (masalan, uning o'rinbosari) yuborishi yoki xodimdan savolni yozma ravishda qo'yishini va uni "Ko'rib chiqish uchun" papkasiga qo'yishini so'rashi yoki xodimdan so'rashi mumkin. boshqa vaqtda u bilan bog'laning.

Yuqoridagi barcha guruhlar odatda barcha shoshilinch masalalarning taxminan 80% ni tashkil qiladi. Saralashdan so'ng, 20% muammolarni hal qilish uchun shoshilinch yig'ilishni talab qiladi.

Mumkin variantlar

Kotib va menejerning birgalikdagi sa'y-harakatlari bilan siz xodimlarni asta-sekin savollarni to'plashga o'rgatishingiz va kuniga ko'pi bilan bir marta savollar ro'yxati bilan menejerga kelishingiz mumkin. Agar bunday yangilikni amalga oshirish mumkin bo'lsa, u menejerning ish yukini sezilarli darajada engillashtiradi. Bunday holda, joriy muammolarni hal qilish uchun ish kunining oxirida yoki boshida har bir bo'ysunuvchiga 10-15 daqiqa ajratishingiz mumkin. Ushbu jarayonni optimallashtirish uchun siz jadval yaratishingiz mumkin.

Ish masalalari bo'yicha batafsil suhbat uchun tashkilot xodimlarini qabul qilish

Har qanday kompaniyaning faoliyati jarayonida ayniqsa dolzarb bo'lmagan, lekin ayni paytda muhim va batafsil muhokamani talab qiladigan masalalar paydo bo'ladi. Bu muammolarni yo'lda, bir necha daqiqada yoki telefon orqali hal qilib bo'lmaydi. Bu savollarga quyidagilar kiradi:

● har qanday keng ko'lamli ish natijalari, masalan, loyiha yoki uzoq muddatli muzokaralar tugagandan so'ng, xodimga fikr bildirish;

● global masala bo'yicha qaror qabul qilish, masalan, xodim bilan yirik etkazib beruvchilarning bir nechta takliflarini muhokama qilish va eng maqbulini tanlash;

● xodimning rejalari va hisobotlarini (oylik, choraklik, yillik) muhokama qilish;

● ish faoliyatini baholash bo'yicha suhbat, uzoq vaqt davomida (olti oy, bir yil) xodimning ish faoliyatini muhokama qilish;

● ishni takomillashtirish, qayta tashkil etish, strategiyani o'zgartirish va boshqa global masalalar bo'yicha xodimlarning takliflari va g'oyalarini muhokama qilish.

Bunday masalalarni muhokama qilish uchun menejer bo'ysunuvchi bilan kamida 20-30 daqiqa muloqot qilishi kerak, garchi ko'pincha bunday suhbatlar taxminan bir soat davom etadi. Shuning uchun bunday muammolar odatda tezkor javob rejimida hal etilmaydi. Hamma narsani xotirjam muhokama qilish uchun menejer bir soat qolganiga ishonch hosil qilishi kerak. Shuning uchun ham dolzarb masalalarga aloqador bo‘lmagan masalalar bo‘yicha qabul jarayoni o‘ziga xos tarzda tashkil etilishi kerak. Agar kompaniya katta bo'lsa va menejer muhim masalalar bo'yicha ko'p sonli bo'ysunuvchilar (10 dan ortiq) bilan muntazam muloqot qilsa, uchrashuvlar jurnalini yuritish yaxshidir.

Rahbar ma'lum vaqtni belgilaganidan so'ng, xodimga xabar berish kerak. Kim xabardor qilingan va kimga xabar berilmaganligini esdan chiqarmaslik uchun siz to'g'ridan-to'g'ri jurnalda qayd qilishingiz mumkin.

Menejer qabul qilish sanasini belgilashi mumkin yoki u ma'lum vaqtni ko'rsatishi mumkin: barchasi tashkilot odatda o'z ish kunini qanday rejalashtirishiga bog'liq. Uchrashuv vaqtini u o'zi tanlashi mumkin yoki kotib o'zining ish jadvalidan kelib chiqib, bo'sh vaqtini belgilashi mumkin.

Xodim yig'ilish rejalashtirilgan vaqtda band bo'lishi mumkin (masalan, u mijoz bilan muzokaralar olib boradi) va u menejer bilan uchrashuvga kira olmasligi mumkin. Bunday vaziyatlarning yuzaga kelishining oldini olish uchun xodimlar "Eslatma" ustunida qachon uchrashishlari yoki qachon band bo'lishlarini ko'rsatishlari mumkin. Qanday bo'lmasin, sanani belgilab qo'ygandan so'ng, kotib bu vaqt xodimga mos keladimi yoki yo'qligini aniqlashi va kerak bo'lganda yig'ilishni qayta rejalashtirishi kerak.

Oldindan ro'yxatga olishdan tashqari, kichik kompaniyalarda har bir xodim uchun ma'lum vaqt belgilanishi mumkin - haftada bir marta - u o'zida to'plangan barcha jiddiy muammolarni muhokama qilishi mumkin. Ushbu tartibni mustahkamlash uchun qabul qilish jadvali ishlab chiqiladi.

Tashkilot xodimlarini shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish

Bu savollarga quyidagilar kiradi:

● ta'tilni, shu jumladan maoshsiz ta'tilni so'rash;

● tug'ruq ta'tilini muhokama qilish;

● ish va o'qishni birlashtirish imkoniyatlarini muhokama qilish;

● har qanday shaxsiy/oilaviy sharoitlar tufayli ish jadvalini o'zgartirishni so'rash;

● martaba o'sishi yoki boshqa bo'limga o'tish imkoniyatlarini muhokama qilish;

● ish haqini oshirish imkoniyatlarini muhokama qilish;

● ishdan bo'shatish masalasini muhokama qilish.

Bunday muammolarni tezda hal qilish dargumon, chunki menejer har qanday holatda ham xodimning iltimosining sabablarini bilib olishni va uni qanday qilib eng yaxshi tarzda bajarishni hal qilishni xohlaydi (agar iloji bo'lsa). Bu masalalar tinch muhitda hal etilsa, xodim uchun ham, rahbar uchun ham yaxshi bo‘ladi. Shuning uchun, bu holda, uchrashuv oldindan kelishilgan bo'lishi kerak. Biroq, shaxsiy masalalar ish masalalaridan farq qiladi, chunki xodimlar (va ba'zan menejerlar) suhbatning mazmuni boshqa hech kimga, shu jumladan kotibga ma'lum bo'lishini xohlamaydilar. Shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvlar ish masalalari bilan bir xil jurnalda amalga oshirilishi mumkin. Biroq, "Savol" ustunida tafsilotlarni ko'rsatmasdan, faqat "shaxsiy" ko'rsatilgan. Rahbar yig'ilish sanasi to'g'risida qaror qabul qilganda, u xodim bilan bog'lanib, to'g'ridan-to'g'ri undan masalaning mohiyatini bilib olishi mumkin (odatda bunday masalalarni tushuntirishni kotiblarga topshirish odatiy hol emas).

Xodimlarning shaxsiy savollariga alohida vaqt ajratilgan

Ba'zi yirik tashkilotlarda menejerlar xodimlarning shaxsiy muammolarini hal qilish uchun maxsus kunlarni belgilaydilar. Tashkilot hajmiga va so'rovlar oqimiga qarab, bu, masalan, oyning birinchi juma kuni soat 16:00 dan 20:00 gacha yoki har payshanba kuni soat 18:00 dan 20:00 gacha bo'lishi mumkin. Haftaning aniq vaqti va kuni vaziyatga qarab belgilanadi, ko'p hollarda u kechki soatlarda, qisman ish kuni tugagandan so'ng. Bu menejer uchun qulaydir, chunki ish vaqtidagi ishlar to'xtatilmaydi va shaxsiy muammolarni hal qilishdan manfaatdor bo'lgan xodimlar odatda kech qolishga qarshi emaslar.

Boshqa tashkilotlar xodimlarini qabul qilish

Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni ikkita asosiy turga bo'lish mumkin: biznes hamkorlar (mijozlar, etkazib beruvchilar, pudratchilar, ommaviy axborot vositalari vakillari va kompaniya hamkorlik qiladigan yoki biznes aloqalarini o'rnatish niyatida bo'lgan boshqa tashkilotlar) va "sotuvchilar" (manfaatdor bo'lgan har qanday tashkilotning vakillari). kompaniyangiz bilan biznes aloqalarini o'rnatishda). Tashkilotga birinchi yoki ikkinchi guruhga kiritilmaydigan inspeksiya organlari ham qo'shilishi mumkin. Biroq, bu tez-tez sodir bo'lmaydi va alohida muhokamani talab qiladi. Har qanday holatda, agar sizda kutilmagan mehmonlar bo'lsa, birinchi narsa menejerni xabardor qilish va tegishli buyurtmalargacha mutlaqo hech qanday ma'lumot bermaslikdir.

Kompaniyaning biznes sheriklari uchun ziyofat tashkil etish, qoida tariqasida, ayniqsa qiyin emas. Odatda menejer yoki uning nomidan kimdir uchrashuv sanasi va vaqtini kelishib oladi va sheriklar belgilangan vaqtda kelishadi. Ishbilarmonlik muhitida oldindan kelishuvsiz kelish odatiy hol emas. Agar bu sodir bo'lsa, bu kotibni ham, menejerni ham uyg'otadi. Bunday vaziyatda siz tashrif buyuruvchi haqida xabar berishingiz kerak va keyin nima qilishni menejerning o'zi hal qiladi.

Ishbilarmon sheriklarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning vazifalari yig'ilish sanasi va vaqtini belgilash, menejer nomidan zarur materiallarni tayyorlash, mehmonlarni kutib olish va kutib olishdan iborat.

Siz tashrif buyuruvchilarga tashkilotingizni qanday topishni aniq tushuntirishingiz kerak.

Shuningdek, mehmonlardan ularning ismlari, kompaniyalarining nomlari, lavozimlari va aloqa raqamlari haqida oldindan so'rash muhimdir. Ushbu ma'lumotlar muzokaralar arafasida o'tishni buyurtma qilish va uchrashuvni tasdiqlash uchun zarur, shuningdek, ular to'satdan kechikib qolsa va o'zlari bilan bog'lanmasliklari uchun ular bilan bog'lanishingiz mumkin.

Mehmonlarni binoga kiraverishda, xavfsizlik punktida yoki qabulxonada kutib olish va ularni qabulxonaga kuzatib borish yaxshi shakl hisoblanadi. Mehmon kiraverishda kutishga majbur bo'lmasligi uchun kotib (yoki kotibning iltimosiga binoan boshqa xodim) belgilangan vaqtda mehmonlarni kirishda kutib olishi kerak. Siz uchrashganingizda, bu siz kutayotgan odammi yoki yo'qligini aniqlab olishingiz kerak: “Ivan Ivanovich? Salom". Kotibning vazifasi - mehmonni kutib olish va kuzatib borish, lekin uni umuman ko'ngil ochish emas. Salomlashishdan so'ng siz o'zingizni tanishtirishingiz kerak ("Men Ekaterina, Ivan Ivanovichning kotibiman") va sizga ergashishni taklif qilishingiz kerak ("Kelinglar, men sizga hamroh bo'laman"). Bu erda uchrashuvning birinchi qismi amalda tugaydi - suhbat va savollar bilan mehmonni bezovta qilishning hojati yo'q. Mehmonga ziyofatga ketayotganda aytishingiz mumkin bo'lgan yana bir narsa - bu hojatxonalarning joylashuvi ("U erda bizda hojatxonalar bor. Endi men sizga qabulxonaga yo'l ko'rsataman, u erda paltongizni yechishingiz mumkin").

Mehmonning direktor bilan suhbati tugagandan so'ng, kotib mehmonni unga hamroh bo'lishga taklif qiladi ("Sizni kuzatib qo'yaymi?").

An'anaviy ravishda "sotuvchilar" deb ataladigan tashrif buyuruvchilar guruhi bilan vaziyat yanada murakkabroq. Bunday tashrif buyuruvchilar oqimini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin bo'lgan xavfsizlik yoki qabul qilish xizmati mavjud bo'lmagan kompaniyalar kotiblari, ayniqsa, ulardan aziyat chekmoqda. Biz kotiblarni darhol o'rnatmoqchimiz: siz "sotuvchilar" ni mutlaq yovuzlik deb hisoblamasligingiz kerak (tegishli yuz ifodasi va so'zlar bilan). Qanday bo'lmasin, sizning xatti-harakatingiz, hatto tasodifiy tashrif buyuruvchining nazarida ham kompaniyaning imidjidir. Shuning uchun, nima bo'lishidan qat'iy nazar, do'stona va xotirjam bo'ling. Bundan tashqari, ba'zi "sotuvchilar" sizning kompaniyangiz uchun haqiqatan ham foydali bo'lishi mumkin, agar bugun bo'lmasa, kelajakda.

Rejadan tashqari tashrif buyuruvchilar bilan shug'ullanishning eng aqlli usuli quyidagicha.

■ Salom ayting va tashrif buyuruvchining ismini va uning tashrif maqsadini aniqlang - bu sizga darhol tashabbusni o'z qo'lingizga olishga imkon beradi ("Xayrli kun, o'zingizni tanishtiring va qaysi masalada ekanligingizni ayting").

■ Kompaniyaning nomini va tashrif maqsadini eshitgandan so'ng, agar mehmon darhol o'z mahsulotini maqta boshlasa, uni xushmuomalalik bilan to'xtating va suhbatni tugatishga harakat qiling ("Rahmat, siz tozalash kompaniyasidan ekanligingizni tushunaman va bizga ofisni tozalash xizmatlarini taklif qiling, biz hozir sizning xizmatingizdamiz.

■ Agar "sotuvchi" qat'iyatli bo'lib qolsa, u tinchlanmaydi va suhbatni davom ettirishga harakat qiladi, shuning uchun siz suhbatni yana tugatishingiz kerak, lekin qat'iyroq ("Aytganimdek, bizga hali bunday xizmatlar kerak emas" , lekin kelajakda bu ma'lumot biz uchun foydali bo'ladi, agar sizda reklama materiallari bo'lsa, ularni qoldiring, men ularni ko'rib chiqish uchun topshiraman").

Agar siz xushmuomala bo'lsangiz va g'amxo'rlik ko'rsatsangiz (axir, "sotuvchi" ham o'z ishini qilmoqda), mehmon tezda chiqib ketadi. Agar siz o'zingizni tajovuzkor tutsangiz va xavfsizlikka tahdid qilsangiz, siz faqat xafa bo'lasiz, ammo siz hali ham natijaga erisha olmaysiz.

Mehmon chiqib ketgandan so'ng, reklama materiallarini darhol axlatga tashlashga shoshilmang. Ularni papkaga joylashtirish yaxshiroqdir, ehtimol bir kun kelib bu xizmatlar siz uchun haqiqatan ham foydali bo'ladi. Bundan tashqari, do'stingiz keyingi safar kelganida, siz uning kompaniyasi haqida ma'lumotga ega ekanligingizni va agar kerak bo'lsa, albatta undan foydalanishingizni vijdoningiz bilan aytishingiz mumkin.

Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish

Qonun hujjatlariga muvofiq fuqarolarni shaxsiy masalalari bo‘yicha qabul qilish tashkilot rahbarlari, ularning o‘rinbosarlari yoki mas’ul xodimlari tomonidan amalga oshiriladi.

Fuqarolarni qabul qilishni puxta tashkil etish kerak. Avvalo, qabul qilish joyi va vaqti (kunlari va soatlari) belgilanadi. Qabul qilish tartibi haqidagi ma'lumotlar ko'rinadigan joyga joylashtiriladi. Shu bilan birga, ishdan bo'sh kechki vaqt ham belgilanadi. Tashrif buyuruvchilar uchun haftalik qabullarni o'tkazish eng qulaydir.

Qabul qilish bepul kirish imkoniyati bo'lgan xonada o'tkaziladi. Zarur hollarda rahbarlarning fuqarolarni qabul qilish joyiga tashriflari tashkil etiladi.

Qabul qilish xonasi yaxshi jihozlangan, stullar va stol bilan jihozlangan bo'lishi kerak. Siz qog'oz va qalamlarni tayyorlashingiz kerak. Fuqarolar eng ko'p yuboriladigan muassasa va tashkilotlarning arizalari, manzillari va telefon raqamlari ko'rsatilgan "jim ma'lumotnoma" dan foydalanish tavsiya etiladi.

Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib menejerga yordam beradi: u tashrif buyuruvchilar bilan uchrashadi va ularni ro'yxatga oladi.

Fuqarolarni shaxsiy qabul qilishda qabul jurnali (daftarchasi) yuritiladi, unda qabulga kelgan shaxsning sanasi, familiyasi, ismi va otasining ismi, uning manzili, masalaning mohiyati, qabul qilingan shaxsning familiyasi ko'rsatilgan. qabulxona xodimi va arizani ko'rib chiqish natijalari qayd etiladi. Agar ish hajmi katta bo'lsa, bunday ro'yxatga olish ro'yxatga olish va nazorat kartalarida amalga oshiriladi. Agar ariza yoki shikoyatni rahbar qabul paytida hal qila olmasa, ular yozma ravishda bayon qilinadi va yozma so'rov sifatida ko'rib chiqiladi.

Qabulni o‘tkazayotgan mansabdor shaxs tashrif buyuruvchiga, uning ehtiyojlari va so‘rovlariga nihoyatda e’tiborli bo‘lishi, suhbatni so‘rovning mohiyatini va to‘g‘ri qaror qabul qilishga yordam beradigan holatlarni aniqlashga yo‘naltirishi kerak.

Qabul yakunida fuqaroni murojaat bo‘yicha qabul qilingan qaror to‘g‘risida xabardor qilish yoki masalani hal etish boshqa organning vakolatiga kirsa, ushbu organni, uning joylashgan joyini, aloqa telefonlarini aniqlashga yordam berish va hokazo.

Mehmonlar uchun o'zini tutish qoidalari

■ Ishda ovqatlanmang.

■ Chetdan telefon suhbatlari qilmang ("Office Romance" filmida aniq ko'rsatilgandek).

■ Jungle o'ynamang yoki ish bilan bog'liq bo'lmagan faoliyat bilan shug'ullanmang, shu jumladan Internetda, hatto tushlik paytida ham.

■ Mehmon istalgan vaqtda qabulxonaga kirishi mumkin, shuning uchun ish joyingizni har doim ozoda tuting. Betartib stol, yuvilmagan stakanlar, sigaret qoldig‘i solingan kuldonlar yoqimsiz taassurot qoldiradi.

■ Mehmonlarni qabul qilayotganda, maxfiylikni saqlashni unutmang. Monitorni tashrif buyuruvchilarga qaratib, kompyuteringizni ochiq qoldirmang. O'qilishi mumkin bo'lgan hujjatlarni ish stolingizda qoldirmang, hatto ulardagi ma'lumotlar sizga sir bo'lib tuyulsa ham.

Ro'yxatni davom ettirish mumkin, lekin bizga bu juda aniq narsalardek tuyuladi, shunchaki ba'zida kichik narsalar hayotning ajralmas qismi bo'lib qoladiki, siz ularni "buzuvchi oyna" paydo bo'lmaguncha sezmaysiz, lekin keyin shunday bo'lishi mumkin. juda kech bo'ling, chunki kompaniyaning imiji allaqachon umidsiz buzilgan.

Ko‘rib turganingizdek, kotibning tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishdagi faoliyati tashkilotchilik, mas’uliyat, tashabbuskorlik va ijodiy yondashuvni talab qiladigan masala. Bu sizning eng yaxshi tomonlaringizni ko'rsatish uchun ajoyib imkoniyatdir.

E.A. Vershinina,
“Tetra Pak” OAJ bosh direktorining yordamchisi

MEHMONLARNI QABUL QABUL QILISHNI TASHKIL ETAMIZ
Skriptunova E.A., Zeltserman K.B.
Kotib-ma'lumotnoma No 4(40), 2006 yil aprel

Barcha tashrif buyuruvchilar bir xil darajada foydali emas

Turli tadqiqotlarga ko'ra, menejer ish vaqtining taxminan 22% tashrif buyuruvchilarni qabul qilishga sarflanadi. Bu menejer vaqtining muhim qismidir. Kotibning vazifasi tashrif buyuruvchilarni qabul qilish ishini shunday tashkil etishdan iboratki, menejer tashkiliy va tayyorgarlik masalalari bilan chalg'imasdan vaqtini samarali o'tkaza oladi.

Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlariga, uning tuzilishiga, hajmiga va korporativ madaniyatiga bog'liq bo'lgan vazifadir. Har bir kompaniya bu ishni turlicha tashkil qiladi. Ba'zi joylarda kotib menejerning ish kunini to'liq rejalashtiradi va ziyofatning tashkil etilishini mustaqil ravishda nazorat qiladi, boshqalarida esa kotibning roli tashrif buyuruvchini kutib olishga qisqartiriladi. Biroq, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilishning umumiy qoidalari mavjud bo'lib, ularga rioya qilgan holda har qanday kotib o'z kompaniyasida ushbu jarayonning samaradorligini sezilarli darajada oshirishi mumkin. Biz ushbu maqolani ushbu qoidalarga bag'ishladik.

Kotib o'z ishida duch kelishi mumkin bo'lgan tashrif buyuruvchilarni qabul qilishning to'rtta asosiy turi mavjud:

Qisqacha dolzarb masalalar bo'yicha kompaniyangiz xodimlarini qabul qilish
Ish masalalari bo'yicha batafsil suhbat uchun xodimlarni qabul qilish
Shaxsiy masalalar bo'yicha kompaniyangiz xodimlarini qabul qilish
Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish

Keling, ushbu turlarning har birini alohida ko'rib chiqaylik.

Qisqacha dolzarb masalalar bo'yicha kompaniyangiz xodimlarini qabul qilish

Har kuni har qanday kompaniyada tez hal qilishni talab qiladigan ko'plab ish muammolari paydo bo'ladi. Bu muammolarni tom ma'noda bir necha daqiqada hal qilish mumkin, ammo agar bo'ysunuvchi ularni menejer bilan muvofiqlashtirish imkoniga ega bo'lmasa, uning ishi shunchaki sekinlashishi mumkin.

Ushbu qisqa ishchi savollarga quyidagilar kiradi:

Biror narsa uchun og'zaki ruxsat olish. Misol uchun, xodim xizmat mashinasidan foydalanishi mumkinligini bilishni xohlaydi.
Har qanday harakatlarni muvofiqlashtirish. Masalan, xodimga etkazib beruvchilar bilan uchrashuv tashkil etish vazifasi yuklatilgan va u uchun uchrashuv vaqtini, ishtirokchilar ro'yxatini kelishib olish va yig'ilish uchun zarur hujjatlar ro'yxatini kelishish muhimdir.
Qisqacha ma'lumot oling. Masalan, topshiriqni bajarish uchun xodim tashkilotning koordinatalarini va menejerga mavjud bo'lgan u haqida qisqacha ma'lumotni olishi kerak.
Qisqacha ma'lumot berish. Misol uchun, xodim muhim muzokaralar olib bordi va darhol menejerga natijalari haqida xabar berishni xohlaydi.
Hujjatlarni imzolash (to'lov topshiriqlari, buyruqlar, ko'rsatmalar, shartnomalar va boshqalar). Biroq, hujjatlarni imzolash har doim ham tez jarayon emas. Shunday bo'ladiki, xodim "bir necha daqiqaga nimadir qilish kerak, shunchaki shartnomani imzolang" deb ishontiradi, lekin aslida menejer bu shartnomani birinchi marta ko'rayotgani va u hali ham uni yaxshilab o'rganishi kerakligi ma'lum bo'ldi. imzolashdan oldin.

Har qanday tashkilotda qo'l ostidagilar nuqtai nazaridan shoshilinch hal qilishni talab qiladigan ko'plab muammolar mavjud. Biroq, agar har bir xodim ishida shoshilinch muammolar paydo bo'lishi bilan darhol menejerga yugursa, u holda menejerning barcha ish vaqti ushbu eng dolzarb muammolarni hal qilishga sarflanadi. Shuning uchun bo'ysunuvchilardan shoshilinch savollar oqimini tartibga solish juda muhimdir. Shunga qaramay, har bir kompaniya ushbu aniq tashkilot uchun maqbul bo'lgan o'z echimini topadi, ammo umumiy holatda siz quyidagi tarzda harakat qilishingiz mumkin.

Barcha savollar guruhlarga bo'lingan va har bir guruh bilan ishlash ma'lum tarzda tuzilgan.

Yuqorida sanab o'tilgan uchta guruh muammolarini hal qilish odatda menejerning barcha dolzarb masalalardan 80% vaqtini oladi. Shoshilinch masalalarni shu tarzda hal qilgandan so'ng, shoshilinch yig'ilishni talab qiladigan faqat 20% muammolar qoladi. Ammo bu menejerning vaqtidan besh baravar kam - menejerning ish samaradorligi oshadi va bularning barchasi uning kotibining sa'y-harakatlari tufaylidir.

Bundan tashqari, kotib va menejerning birgalikdagi sa'y-harakatlari bilan xodimlarni asta-sekin hal qilinadigan savollarni to'plash va menejerga kuniga ko'pi bilan bir marta hal qilinishi kerak bo'lgan savollar ro'yxati bilan kelishga o'rgatish mumkin. Agar bunday yangilikni amalga oshirish mumkin bo'lsa, u menejerning ish yukini sezilarli darajada engillashtiradi. Bunday holda, barcha dolzarb muammolarni hal qilish uchun ish kunining oxirida yoki boshida har bir bo'ysunuvchiga 10-15 daqiqa ajratishingiz mumkin. Buning uchun jadval yaratishingiz mumkin. Masalan:

Xodim		Rezolyutsiya

	To'lov varaqlarining imzosi Jamg'armalarga hisobotlarni imzolash
Fedoseeva	Versiya MChJ uchun chegirmalar bo'yicha muzokaralar Yangi xodimni ishga olish, uning shartlari
Vasilev	Yangi Internet-provayderni tanlashni muvofiqlashtirish	Eslatma tayyorlang
Abrashkin	OAVdagi reklama matni


Lukyanov	Tender hamkorlari bilan uchrashuv sanasi	Ertaga qaytib kel

Bunday holda, menejer tashqi muhitdan (sheriklar, mijozlar va boshqalar) faollik allaqachon past bo'lgan kechki ziyofatni afzal ko'rdi. Xodimlarning o'zlari bunday qisqa uchrashuvlarda ularga tayinlangan vaqt to'g'risida o'zaro kelishib olishlari mumkin va agar kerak bo'lsa, ular bir-biri bilan o'zgarishi mumkin. Kotib kun davomida ushbu shaklni qo'lida ushlab turadi va har bir xodim o'z menejeriga hal qilishi kerak bo'lgan muammo haqida xabar berishi mumkin. Kun oxirida kotib ro'yxatni menejerga topshiradi, u unga qaraydi va qaror yozishi mumkin, masalan, agar u bu masalani muhokama qilishga hali tayyor bo'lmasa, "ertaga qaytib keling". Yoki agar u xodimni kutayotgan bo'lsa, "rezolyutsiya" ustunini bo'sh qoldiring. Bunday jadval tuzilganda, kotib endi ish joyida bo'lishi shart emas, chunki qabul qilish jarayoni allaqachon tashkil etilgan.

Joriy ish masalalari bo'yicha qabul qilishning yana bir usuli - har qanday bo'ysunuvchi xodim (kotib tomonidan tartibga solinadigan ustuvorlik tartibida) menejerga kelishi va uning barcha masalalarini hal qilishi mumkin bo'lgan har bir kun uchun ma'lum vaqtni belgilashdir. Masalan, soat 13.00 dan 14.00 gacha bo'lgan vaqt juda keng tarqalgan, chunki tushlikdan keyin engil intellektual faoliyat bilan shug'ullanish samaraliroq ekanligi isbotlangan va hozirgi qisqa savollarni hal qilish ularga tegishli. Shuningdek, yaxshi vaqt 9.00 dan 10.00 gacha. Ish kunining boshlanishi, xodimlarga odatda kunlik dolzarb masalalarni hal qilish kerak bo'ladi.

Bu shunday qisqa metodlarni qanday tashkil qilish mumkinligiga bir nechta misollar. Tashkilotning o'ziga xos xususiyatlariga qarab, qabul qilish vaqti va davomiyligi, savollar va qarorlarni yozib olishning mavjudligi yoki yo'qligi, xodimlarning tarkibi va ularni qabulxonada taqsimlash va boshqa parametrlar o'zgarishi mumkin. Har bir aniq holatda, kotib o'z ijodkorligini qo'llashi va nafaqat texnologik jihatdan rivojlangan va vaqtni tejaydigan, balki jarayonning barcha a'zolari uchun ham qulay bo'lgan algoritmni ishlab chiqishi mumkin.

Va yana bir jihatni alohida qayd etmoqchiman. Ba'zi tashkilotlarda kotiblar menejerga yaqin odamlarni qabul qilishning maxsus qoidalarini belgilaydilar. Kotibning fikricha, menejer bu odamlarni istalgan vaqtda uning kabinetiga erkin kirishini xohlaydi. Darhaqiqat, bu masala kotib va mudir o‘rtasida juda kam muhokama qilinadi va kotib shunday bo‘lgani uchun (uning barcha o‘tmishdoshlari ham xuddi shunday yo‘l tutgan va unga vasiyat qilgan) yoki o‘z-o‘zidan ma’lum bo‘lib tuyulgani uchun shunday yo‘l tutadi. Menejerlar bu tartibni har doim ham qoniqtirmasa ham, qabul qilishadi va negadir bu haqda kotibga to'g'ridan-to'g'ri aytishni shart deb bilishmaydi. Shuning uchun, bu masalada o'zingiz qaror qilmaslik, balki menejeringiz bilan vaziyatni muhokama qilish yaxshiroqdir. Bundan tashqari, menejerga ayniqsa yaqin bo'lgan odamlar har doim kotibni chetlab o'tib, u bilan bevosita bog'lanish imkoniyatiga ega, shuning uchun ular uchun maxsus sharoitlar yaratish ko'pincha mantiqiy emas. Har qanday imtiyozlar ko'pincha rahbarning o'ziga salbiy ta'sir qiladi. Axir, ma'lum bo'lishicha, agar kimdir menejerning kabinetiga bemalol kirishi mumkin bo'lsa, unda kimdir menejer uchun hozir nima qilish kerakligini hal qiladi va bu, ko'rib turganingizdek, printsipi nuqtai nazaridan mutlaqo to'g'ri emas. buyruq birligi.

Ish masalalari bo'yicha batafsil suhbat uchun kompaniyangiz xodimlarini qabul qilish

Har qanday kompaniyada dolzarb muammolardan tashqari, ayniqsa dolzarb bo'lmagan, lekin ayni paytda muhim va batafsil muhokamani talab qiladigan masalalar mavjud. Bu muammolarni yo'lda, bir necha daqiqada yoki telefon orqali hal qilib bo'lmaydi.

Bu savollarga quyidagilar kiradi:

Xodimga har qanday keng ko'lamli ish natijalari to'g'risida fikr-mulohazalarni taqdim etish, masalan, loyiha yoki uzoq muzokaralar tugagandan so'ng.
Global masala bo'yicha qaror qabul qilish, masalan, xodim bilan yirik etkazib beruvchilarning bir nechta takliflarini muhokama qilish va eng maqbulini tanlash.
Xodimning rejalari va hisobotlarini (oylik, choraklik, yillik) muhokama qilish.
Sertifikatlash bo'yicha suhbat, xodimning uzoq vaqt davomida (olti oy, bir yil) ish natijalarini muhokama qilish.
Ishni yaxshilash, qayta tashkil etish, strategiyani o'zgartirish va boshqa global masalalar bo'yicha xodimlarning takliflari va g'oyalarini muhokama qilish.

Bunday masalalarni muhokama qilish uchun menejer bo'ysunuvchi bilan kamida 20-30 daqiqa muloqot qilishi kerak, garchi ko'pincha bunday suhbatlar taxminan 1 soat davom etadi. Shuning uchun bunday muammolar odatda tezkor javob rejimida hal etilmaydi. Hamma narsani xotirjamlik bilan muhokama qilish uchun rahbar muhim masalani muhokama qilishga xotirjamlik bilan bag'ishlashi mumkin bo'lgan bir soat qolganiga amin bo'lishi kerak.

Shuning uchun dolzarb bo'lmagan masalalar bo'yicha qabul jarayonini o'ziga xos tarzda tashkil etish kerak. Agar kompaniya katta bo'lsa va menejer bunday muhim masalalar bo'yicha ko'p sonli (10 dan ortiq) bo'ysunuvchilar bilan muntazam uchrashsa, uchrashuvlar jurnalini yuritish yaxshidir. Jurnal quyidagi shaklda saqlanishi mumkin:

To'liq ism, xodimning lavozimi	Muhokama uchun savol	Muammoning dolzarbligi (xodimlar nuqtai nazaridan)	Muhokama uchun vaqt talab etiladi	Rahbarning qarori (rejalashtirilgan yig'ilish vaqti yoki boshqa qaror)	Eslatma
Ivanov I.I., PR menejeri	2006 yil uchun jamoatchilik bilan aloqalar konsepsiyasini tasdiqlash			03/02/06 17.30
Stolin A.A., direktor IT bo'limi	Yangi dasturiy ta'minotga o'tish masalasini muhokama qilish (taklif)	Shoshilinch emas, bir oy ichida		Eslatma tayyorlang

Rahbar ma'lum vaqtni belgilaganidan so'ng, xodimga xabar berish kerak. Kimga xabar berganingizni va kimga xabar bermaganingizni esdan chiqarmaslik uchun siz to'g'ridan-to'g'ri jurnalda qaydlar qo'yishingiz mumkin, masalan, siz allaqachon xabardor qilganlar uchun belgilangan sanani aylantiring.

Menejer shunchaki qabul qilish sanasini belgilashi mumkin yoki u ma'lum vaqtni ko'rsatishi mumkin. Bularning barchasi tashkilot odatda menejerning ish kunini qanday rejalashtirishiga bog'liq. U o'zining ish kunini rejalashtirishi va o'zi uchun band bo'lmagan vaqtni tanlashi mumkin yoki kotib menejerning ish jadvalini tekshiradi va menejer bo'sh bo'lgan vaqtda uchrashuv tayinlaydi.

Xodim band bo'lgan sana yoki vaqtga yig'ilish rejalashtirilgan (masalan, u mijoz bilan muzokaralar olib boradi) va u menejer bilan uchrashuv ololmaydigan holatlar mavjud. Ushbu maqsadlar uchun xodim "Eslatma" ustunida qachon uchrashish qulayligini yoki qachon uchrasha olmasligini ko'rsatishi mumkin. Qanday bo'lmasin, sanani belgilab qo'ygandan so'ng, kotib hamma narsa tartibda yoki yo'qligini va xodim uchun qulaymi yoki yo'qligini aniqlashi kerak. Va agar to'satdan u qila olmasligi aniqlansa, boshqa vaqtga rozi bo'ling.

Oldindan ro'yxatdan o'tishdan tashqari, qabulni quyidagicha tashkil qilish mumkin. Har bir xodimga haftada bir marta ma'lum vaqt beriladi, u o'zi uchun to'plangan barcha katta savollarni muhokama qilishi mumkin. Ushbu tartibni mustahkamlash uchun qabul qilish jadvali ishlab chiqilmoqda.

Masalan,

Hafta kuni	Xodim	Eslatma
dushanba

	Gordeeva
	Jeleznov

Yoki menejer uchun har kuni emas, balki haftasiga 2-3 marta bo'ysunuvchilar bilan uchrashish qulay, masalan:

Shaxsiy masalalar bo'yicha kompaniyangiz xodimlarini qabul qilish

Ish bilan bog'liq muammolarga qo'shimcha ravishda, vaqti-vaqti bilan xodimlarning shaxsiy savollari bor, garchi bu, albatta, juda kamdan-kam hollarda sodir bo'ladi.

Bu savollarga quyidagilar kiradi:

Ta'tilni, shu jumladan ma'muriy ta'tilni to'lamasdan so'rash
Onalik ta'tilini muhokama qilish
Ish va o'qishni birlashtirish imkoniyatlarini muhokama qilish
Shaxsiy/oilaviy sabablarga ko'ra ish vaqtini o'zgartirishni so'rash
Mansab o'sishi yoki boshqa bo'limga o'tish imkoniyatini muhokama qilish
Ish haqini oshirish imkoniyatlarini muhokama qilish
Ishdan bo'shatish masalasini muhokama qilish

Bunday muammolarni tezda hal qilish dargumon, chunki menejer har qanday holatda ham xodimning iltimosining sabablarini bilib olishni va uni qanday qilib eng yaxshi tarzda bajarishni hal qilishni xohlaydi (agar iloji bo'lsa). Shuning uchun xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish uchun vaqt va tayyorgarlik talab etiladi. Xodim uchun ham, menejer uchun ham bunday muammolarni tinch muhitda hal qilish yaxshidir. Shuning uchun, bu holda, uchrashuv oldindan kelishilgan bo'lishi kerak. Biroq, shaxsiy masalalar ish masalalaridan farq qiladi, chunki xodimlar (va ba'zan menejerlar) suhbatning mazmuni boshqa hech kimga, shu jumladan kotibga ma'lum bo'lishini xohlamaydilar. Asosan, shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvlar ish masalalari bilan bir xil jurnalda amalga oshirilishi mumkin. Biroq, "Savol" ustunida tafsilotlarni ko'rsatmasdan, shunchaki "shaxsiy" deb ko'rsatilgan. Menejer yig'ilish sanasini belgilashda xodim bilan bog'lanib, masalaning mohiyatini bevosita undan bilib olishi mumkin. Odatda bunday tushuntirishlarni kotiblarga topshirish odatiy hol emas.

Ba'zi yirik tashkilotlarda menejerlar xodimlarning shaxsiy muammolarini hal qilish uchun maxsus kunlarni ajratadilar. Tashkilot hajmiga va so'rovlar oqimiga qarab, bu, masalan, oyning birinchi juma kuni soat 16.00 dan 20.00 gacha yoki har payshanba kuni soat 18.00 dan 20.00 gacha bo'lishi mumkin. Har bir tashkilotda haftaning aniq vaqti va kuni vaziyatga qarab belgilanadi. Biroq, odatda, agar shaxsiy masalalar uchun maxsus vaqt ajratilgan bo'lsa, unda bu kechki soatlarda, qisman ish vaqtidan keyin sodir bo'ladi. Bu menejer uchun qulaydir, chunki u ish vaqtida joriy ishlarni to'xtatmaslikka imkon beradi va shaxsiy masalani hal qilishdan manfaatdor bo'lgan xodimlar odatda kechiktirishga qarshi emaslar.

Har qanday qabulni tashkil qilishda juda muhim masala - bu menejer tomonidan belgilangan sana va vaqt to'g'risida xodimni xabardor qilishdir. Agar kotib buni qilmasa, unda qabulni tashkil qilish bo'yicha barcha harakatlar behuda bo'ladi.

Umuman olganda, jadvallar va jadvallarni tuzish xodimlarni ham, menejerlarni ham yaxshi tartibga soladi. Xodimlar ma'lum bir kunga tayyorgarlik ko'rishadi va tizimliroq ishlaydilar. Va menejer uning oldiga xodim kelishini bilib, u bilan uchrashuvga tayyorgarlik ko'radi, unga bermoqchi bo'lgan savollar ro'yxatini tayyorlaydi. Bundan tashqari, vaqt allaqachon ajratilganligi sababli, menejerga ish kunini yaxshiroq rejalashtirish imkonini beradi. Va har kuni bo'ysunuvchilar bilan uchrashuvlarni uzoq vaqtga qoldirmang va boshqa vaqtga qo'ymang. Ammo har qanday Jadvalni tuzish masalasi menejer bilan muhokama qilinishi kerak. Bunday masalalarni mustaqil hal qilish kotibning vakolatiga kirmaydi, u faqat o'z takliflarini bildirishi mumkin va har qanday holatda ham yakuniy qaror menejer tomonidan qabul qilinadi. Shunga qaramay, men kotiblarga eslatib o'tmoqchimanki, har qanday menejer ishni yaxshilash bo'yicha oqilona tashabbusni ma'qullaydi. Shuning uchun, siz o'tirmasligingiz va menejerning qabulni u yoki bu tarzda tashkil etish bo'yicha ko'rsatmalar berishini kutmasligingiz kerak. Uning uchun bu birinchi darajali masala emas va u o'z kotibidan qandaydir tarzda butun jarayonni o'zi tashkil etishini kutadi. Shuning uchun, kompaniyangiz uchun qaysi variant mos kelishini o'ylab ko'ring, masalaga ijodiy yondashing va o'z takliflaringizni menejerga muhokama qilish uchun olib keling.

Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish.

Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni 2 asosiy turga bo'lish mumkin:

biznes sheriklari
"sotuvchilar"

Albatta, tashkilotga birinchi yoki ikkinchi guruhga kiritilmaydigan tekshirish organlari ham qo'shilishi mumkin. Biroq, bu tez-tez sodir bo'lmaydi va alohida muhokamani talab qiladi. Har qanday holatda, agar sizda istalmagan mehmonlar bo'lsa, birinchi navbatda menejerni xabardor qilishingiz kerak. Bundan tashqari, asosiy qoida - menejerning tegishli ko'rsatmalariga qadar hech qanday ma'lumot bermaslik.

Kompaniyaning biznes hamkorlariga quyidagilar kiradi: mijozlar, etkazib beruvchilar, sheriklar, pudratchilar, ommaviy axborot vositalari vakillari va kompaniya allaqachon aloqalar o'rnatgan yoki kompaniya o'rnatishdan manfaatdor bo'lgan boshqa tashkilotlar.

"Sotuvchilar" ga kelsak, bu sizning kompaniyangiz bilan munosabatlarni o'rnatishdan manfaatdor bo'lgan har qanday tashkilot vakillari bo'lishi mumkin. Ular har qanday tovar va xizmatlarni taklif qilishlari mumkin.

Kompaniyaning biznes hamkorlari uchun ziyofatni tashkil qilish odatda unchalik qiyin emas. Odatda menejer yoki uning nomidan kimdir uchrashuv sanasi va vaqtini kelishib oladi va sheriklar belgilangan vaqtda kelishadi. Ishbilarmonlik muhitida oldindan kelishuvsiz kelish odatiy hol emas. Agar bu sodir bo'lsa, bu kotib uchun ham, menejer uchun ham yomon signaldir. Bunday vaziyatda siz tashrif buyuruvchiga xabar berishingiz kerak va keyin nima qilishni menejerning o'zi hal qiladi.

Ishbilarmon sheriklarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning vazifasi uchrashuv sanasi va vaqtini belgilash, menejer nomidan kerakli materiallarni tayyorlash va mehmonlarni haqiqatda kutib olish va kutib olishdir. Bunday holda, siz marshrutni aniq tushuntirmaganligingiz sababli mehmonlar sizning aybingiz tufayli uchrashuvga kechikmasligi uchun tashkilotingizni qanday topishni yaxshi tushuntirish juda muhimdir. Shuningdek, mehmonlar bilan ularning ismlari, kompaniyalari, lavozimlari va aloqa raqamlari haqida oldindan bilish muhimdir. Ushbu ma'lumot o'tishni buyurtma qilish, muzokaralar arafasida uchrashuvni tasdiqlash va mehmonlar to'satdan kechiktirilsa va o'zlari aloqaga chiqmasa, vaziyatni aniqlashtirish uchun kerak.

Mehmonlarni kutib olishda ularni binoga kiraverishda, xavfsizlik punktida yoki qabulxonada kutib olish va ularni qabulxonaga kuzatib borish yaxshi shakl hisoblanadi. Mehmonni kirishda kutishga majburlamaslik tavsiya etiladi, kotib (yoki kotibning iltimosiga binoan boshqa xodim) mehmonlarni belgilangan vaqtda kutishi kerak; Uchrashuvda, bu siz uchrashayotgan odammi yoki yo'qligini aniqlab olishingiz kerak: “Ivan Ivanovich? Salom.". Kotibning vazifasi - mehmonni kutib olish va ko'rish, lekin uni umuman ko'ngil ochish emas. Salomdan keyin siz o'zingizni tanishtirishingiz kerak ("men Vera, Irinaning kotibiman") va sizga ergashishni taklif qilishingiz kerak ("Kelinglar, men sizga hamroh bo'laman"). Bu erda suhbat qismi amalda tugaydi, suhbat va savollar bilan mehmonga aralashishning hojati yo'q, bu kotibning ishi emas. Mehmonga ziyofatga ketayotganda aytishingiz mumkin bo'lgan yana bir narsa - bu hojatxonalarning joylashuvi ("U erda hojatxonalarimiz bor. Endi men sizga qabulxonaga yo'l ko'rsataman, u erda paltongizni yechishingiz mumkin").

Agar mehmon qabulxonada biroz vaqt kutishi kerak bo'lsa, kotib unga choy yoki qahva va ba'zi ma'lumot materiallarini (kompaniya reklama materiallari, so'nggi gazetalar) taklif qiladi.

Uchrashuv tugagandan so'ng, kotib mehmonni kuzatib borishga taklif qiladi ("Men sizni kuzatib qo'yaymi?").

Kamdan-kam hollarda, tashrif buyuruvchi kelganda fors-major holatlari yuzaga keladi, lekin menejer yo'q va uchrashuv o'tkazilmaydi. Misol uchun, rahbar Davlat Dumasida edi va kela olmadi, chunki u kutilmaganda komissiyada so'zga chiqishni talab qildi. Bunday holda, kotib menejer bilan bog'lanishga harakat qiladi va undan nima qilish kerakligi haqida ko'rsatmalar so'raydi. Agar bu bajarilmasa, kotib o'z o'rinbosarlariga yoki yuqori lavozimli xodimlarga xuddi shu savol bilan murojaat qiladi. Ehtimol, ulardan biri uchrashuvni o'zi o'tkazadi. Agar buning iloji bo'lmasa, kotibning vazifasi tashrif buyuruvchidan kechirim so'rash va undan yangi uchrashuv tashkil qilish uchun barcha ma'lumotlarni bilishdir:

tashrif buyuruvchining familiyasi va lavozimi, Lavozim, agar kerak bo'lsa, o'z kompaniyasining kotibi orqali xodimni topishga imkon beradi.
u ishlayotgan muassasa (kompaniya) nomi.
telefon va manzil, agar kerak bo'lsa, uni topish mumkin.
sana va vaqt unga boshqa vaqt kelishi qulayroq bo'lganda.

Muvaffaqiyatsiz yig'ilish holatida quyidagi xatti-harakatlar kotib uchun yaxshi shakl bo'lib, kompaniya imidji uchun qulay bo'ladi:

Mehmondan kechirim so'rang
Yordam berish istagini bildiring
Mehmondan uning keyingi tashrifi uchun qulay bo'lgan vaqtni bilib oling
Menejeringiz bilan imkon qadar tezroq gaplashing
48 soat ichida tashrif buyuruvchiga qo'ng'iroq qiling va qayta tashrif buyuring.

An'anaviy ravishda "sotuvchilar" deb ataladigan tashrif buyuruvchilar guruhi bilan vaziyat yanada murakkabroq. Kompaniya kotiblari, ayniqsa, xavfsizlik yoki qabul qilish xizmati mavjud bo'lmagan joylardan aziyat chekmoqda, bu esa bunday tashrif buyuruvchilar oqimini sezilarli darajada kamaytiradi. Biz zudlik bilan kotiblarni o'rnatmoqchimiz, biz "sotuvchilar" ni mutlaq yovuzlik deb hisoblamasligimiz kerak (tegishli yuz ifodasi va izohlar bilan). Qanday bo'lmasin, sizning xatti-harakatingiz, hatto tasodifiy tashrif buyuruvchining nazarida ham kompaniyaning imidjidir. Shuning uchun, birinchi navbatda, nima bo'lishidan qat'iy nazar, do'stona va xotirjam bo'ling. Bundan tashqari, ba'zi "sotuvchilar" sizning kompaniyangiz uchun haqiqatan ham foydali bo'lishi mumkin, agar bugun bo'lmasa, kelajakda. Shunday qilib, rejalashtirilmagan tashrif buyuruvchilar bilan ishlashning eng oqilona taktikasi:

Agar siz xushmuomala bo'lsangiz va g'amxo'rlik qilsangiz (axir u ham bu erda o'z ishini qilyapti), mehmon tezda chiqib ketadi. Siz tajovuzkor bo'lmasligingiz va xavfsizlikka qo'ng'iroq qilish bilan tahdid qilmasligingiz kerak, lekin siz faqat xafa bo'lasiz va hali ham natijaga erisha olmaysiz.

Mehmon chiqib ketgandan so'ng, uning materiallarini darhol axlatga tashlashga shoshilmang. Ularni papkaga joylashtirish yaxshiroqdir, ehtimol bir kun kelib bu xizmatlar siz uchun haqiqatan ham foydali bo'ladi. Bundan tashqari, do'stingiz keyingi safar kelganida, siz uning ma'lumotlarini topshirganingizni va agar kerak bo'lsa, albatta undan foydalanishingizni aniq vijdon bilan aytishingiz mumkin.

Mehmonlar uchun o'zini tutish qoidalari

Ko'pincha, kompaniyaga tashrif buyuruvchi, potentsial sherik, mijoz va boshqalar kompaniyadan olgan birinchi taassurot kotibga bog'liq. Shuning uchun kompaniyaning imidjini buzishi mumkin bo'lgan zerikarli kichik narsalardan qochish juda muhimdir.

Ish joyida ovqatlanmang (yong'oqning shitirlashi va boshqalar).
Chetdan telefon suhbatlarini o'tkazmang (kotibning "Ofis romantikasi" filmida beqiyos Liya Axedjakova tomonidan aniq ko'rsatilgan)
Jungle o'ynamang yoki boshqa begona harakatlar bilan shug'ullanmang, shu jumladan Internetda, hatto tushlik paytida ham.

Ro'yxatni davom ettirish mumkin, lekin bizga bu juda aniq narsalardek tuyuladi, shunchaki ba'zida kichik narsalar hayotning ajralmas qismi bo'lib qoladiki, siz ularni "buzuvchi oyna" paydo bo'lmaguncha sezmaysiz, lekin keyin shunday bo'lishi mumkin. juda kech bo'ladi va kompaniyaning imiji umidsiz ravishda buziladi.

Ko‘rib turganingizdek, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning ishi kotibdan tashkilotchilik, mas’uliyat, tashabbuskorlik va ijodiy yondashuvni talab qiladigan masala. Bu sizning eng yaxshi tomonlaringizni ko'rsatish uchun ajoyib imkoniyatdir. Oxir-oqibat, hamma sizga rahmat aytadi. Mehmonlar ularni qabul qilishni aniq tashkil etishdan foyda ko'radilar. Ular o'zlariga nisbatan hurmat va xayrixohlikni his qiladilar, vaqtlarini yaxshiroq rejalashtirishga qodir bo'ladilar va uni behuda umidlar bilan behuda sarflamaydilar. Menejer ham o'zgarishlarni qadrlaydi, chunki u o'z uchrashuvlari haqida oldindan bilib oladi va ularga tayyorgarlik ko'rish imkoniyatiga ega bo'ladi, uni hamma ham ajratib qo'ymaydi va nihoyat nafaqat kundalik ishlar bilan shug'ullanishga vaqt topadi, balki strategik masalalar haqida o'ylash bilan ham.

Ma’lumki, Fransiyaning Belarusdagi elchixonasi innovatsiyalardan qo‘rqmaydi. O'tgan aprel oyida Minskda frantsuzlar biometrik Shengen vizalarini berishni boshladilar. Belarusiya yangiliklari muxbiri o'sha paytda hamkasblar orasida birinchi bo'lib elchixona jihozlarida o'zining "barmoqlarini" skanerladi va bu jarayonda hech qanday yomon narsa yo'qligiga ishonch hosil qildi.

Bir hafta oldin biz Frantsiyadan yana bir konsullik yangiligini shaxsan boshdan kechirish baxtiga muyassar bo'ldik: viza bo'limiga tashrif buyuruvchilarni qabul qilishning elektron boshqaruv tizimi. Dekabr oyidan buyon elchixonada ixtisoslashtirilgan sensorli terminal ishlamoqda.

Tizim tashrif buyuruvchilarga ish kunining istalgan vaqtida hujjatlarni topshirish uchun qabulga yozilish imkonini beradi (ilgari kuponlar faqat soat 12.00 dan 12.30 gacha berilar edi). Bundan tashqari, nazariy jihatdan, yangi mahsulot kuponlar savdosini engish, vizaga murojaat etuvchiga unga belgilangan kun va vaqtda uchrashuvni kafolatlash va bundan tashqari, norezidentlar uchun poytaxtga qo'shimcha sayohatlardan qochish imkonini beradi.

Xo'sh, yangi tizim qanday ishlaydi?

Elchixona yaqinida odatdagidek kilometr uzunlikdagi navbatlar endi yo‘q. Qabulxonaga terminalga boring, pasportingizni ma'lumotlarni o'quvchi uyasiga joylashtiring.

O'quvchi yonida sensorli ekran mavjud. Ekranda ko'rsatilgan joyda barmoqni tegizish orqali savollarga javob beramiz. Birinchidan, muloqot tilini tanlang (Belarus, rus, frantsuz yoki ingliz).

Keyin uchta oddiy savolga javob beramiz.

Viza uchun qancha muddatga murojaat qilyapsiz?
Qaysi davlatga bormoqchisiz?
Farzandingiz siz bilan sayohat qiladimi?

Keyin kompyuter sizni keyingi ikki oy ichida viza xizmatiga tashrif buyuradigan kun va vaqtni tanlashni taklif qiladi. Agar rejalaringiz o'zgarsa, arizangizni bekor qilishingiz va boshqa vaqtda uchrashuv tayinlashingiz mumkin.

Va, albatta, mehribon va foydali elchixona xodimlari har doim sizga maslahat bilan yordam berishga tayyor.

Chiptada ko'rsatilgan kun va vaqtda biz elchixona binosiga yetib boramiz. Kirish joyidagi elektron doskada kupon raqamlari aks etgan, ularning baxtli egalari ichkariga kirishlari mumkin, barchasi bir xil elektron tizimga. Biz pasportni yana skanerlaymiz - va voila, zinapoyaga xush kelibsiz. Uchinchi qavatdagi kutish zalida chipta raqamingiz va hujjatlarni topshirish uchun viza oynasi yana elektron displeyda aks etadi. Hammasi shu, siz barmoq izlarini skanerlash, hujjatlarni topshirish va viza xizmati xodimi bilan suhbatlashish uchun oynaga borishingiz mumkin.

Rostini aytsam, yangi tizim juda yoqimli taassurot qoldirdi. Hech bo'lmaganda bir marta elchixonaga kiraverishda bir necha kun navbatda turganlar bizni tushunadi.

Yagona muammo, bizningcha, Frantsiyaga zudlik bilan borishi kerak bo'lganlar uchun hozir paydo bo'lishi mumkin. Elchixona tashrif buyuruvchilarni qabul qilish nuqtai nazaridan “bugun uchun bugun” yoki “ertaga bugun” bepul joylar mavjudligiga kafolat bera olmaydi.

Ammo bu erda har kim o'z baxtini yaratishi kerak. Vizani navbatlarsiz va muammosiz olishni istasangiz, Shengen zonasiga sayohatlaringizni oldindan rejalashtiring.

BelaPAN onlayn gazetasi materiallari asosida

Tashrifchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotiba tabaqalashtirilgan yondashuvni qo'llashi kerak.

Jarayonlarning qat'iy bajarilishini ta'minlash uchun kotib quyidagilarga majburdir:

1) menejer bilan birgalikda qabul qilish jadvalini ishlab chiqish;
2) uchrashuvlar tartibini va suhbatlar jadvalini nazorat qilish;
3) tashrif buyuruvchilarning hisobini yuritish;
4) tashrif buyuruvchilarni qabul qilish paytida menejer tomonidan qabul qilingan qarorlarni hujjatlashtirish.

Ushbu tartib-qoidalarning qat'iy bajarilishi menejerning joriy va kelajakdagi ishini rejalashtirish, shaxsiy qabul paytida tezkor va oqilona qarorlar qabul qilish imkonini beradi.

Har bir kompaniya tashrif buyuruvchilarni qabul qilish ishini o'ziga xos tarzda boshqaradi.

Ba'zi joylarda kotib menejerning vaqtini to'liq rejalashtiradi va ziyofatning tashkil etilishini mustaqil ravishda nazorat qiladi, boshqa joylarda esa kotibning roli mehmonlarni kutib olishdan iborat.

Biroq, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilishning umumiy qoidalari mavjud, ularga rioya qilgan holda har qanday kotib o'z kompaniyasida ushbu jarayonning samaradorligini sezilarli darajada oshirishi mumkin.

Mehmonlarni qabul qilishning to'rtta asosiy turi mavjud:

1. Qisqacha dolzarb ish masalalari bo'yicha kompaniya xodimlarini qabul qilish;
2. Ish masalalari bo'yicha batafsil suhbat uchun kompaniya xodimlarini qabul qilish;
3. Shaxsiy masalalar bo'yicha kompaniya xodimlarini qabul qilish;
4. Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish.

KOMPANIYA XODIMLARINI QISQA HOKIMIY ISH MASALALARI BO‘YICHA QABUL ETISh

Har kuni har qanday kompaniyada tez hal qilishni talab qiladigan ko'plab ish muammolari paydo bo'ladi. Ushbu muammolarni bir necha daqiqada hal qilish mumkin, ammo agar bo'ysunuvchi ularni menejer bilan muvofiqlashtirish imkoniga ega bo'lmasa, uning ishi shunchaki sekinlashishi mumkin.

Ushbu qisqa ishchi savollarga quyidagilar kiradi:

1. Biror narsa uchun og'zaki ruxsat olish (masalan, xodim xizmat mashinasidan foydalanishi mumkinligini bilishni xohlaydi).
2. Har qanday harakatlarni muvofiqlashtirish (masalan, xodimga etkazib beruvchilar bilan uchrashuv tashkil etish vazifasi yuklatilgan va u uchun uchrashuv vaqtini, ishtirokchilar ro'yxatini va zarur hujjatlar ro'yxatini kelishib olish muhimdir).
3. Qisqacha ma'lumot olish (masalan, topshiriqni bajarish uchun xodim tashkilotning koordinatalarini va menejerda mavjud bo'lgan u haqida qisqacha ma'lumotni olishi kerak).
4. Qisqacha ma'lumot berish (masalan, xodim muhim muzokaralar olib borgan va ularning natijalari haqida darhol menejerga xabar berishni xohlaydi).
5. Hujjatlarni imzolash (to'lov topshiriqnomalari, buyruqlar, ko'rsatmalar, shartnomalar va boshqalar). Hujjatlarni imzolash har doim ham tez ish emas. Ba'zida xodim "bir necha daqiqaga nimadir qilish kerak, faqat shartnomani imzolang" deb ishontiradi va keyin menejer bu shartnomani birinchi marta ko'rayotgani va u hali ham uni yaxshilab o'rganishi kerakligi ma'lum bo'ladi. imzolashdan oldin.

Har qanday tashkilotda qo'l ostidagilar nuqtai nazaridan shoshilinch hal qilishni talab qiladigan juda ko'p muammolar mavjud. Biroq, agar har bir xodim o'z ishida shoshilinch muammolar paydo bo'lishi bilan darhol menejerga yugursa, u holda menejerning barcha ish vaqti ularni hal qilishga sarflanadi. Shuning uchun bo'ysunuvchilardan shoshilinch savollar oqimini to'g'ri tashkil etish juda muhimdir. Va yana, har bir kompaniya o'zi uchun maqbul bo'lgan o'z echimini topadi, ammo umumiy holatda siz quyidagilarni qilishingiz mumkin.

Barcha savollar guruhlarga bo'lingan va har bir guruh bilan ishlash ma'lum tarzda tuzilgan.

Har qanday hujjat mavjud bo'lgan masalalar va menejer qaror qabul qilishdan oldin birinchi navbatda ushbu hujjatni o'rganishi kerak. Kotib ushbu hujjatlarni "Ko'rib chiqish uchun" papkasida to'playdi. Bunday hujjatlarga buyruqlar loyihalari, ko‘rsatmalar, buyurtmachilarga, hamkorlarga, pudratchilarga yoziladigan xatlar loyihalari, shartnomalar loyihalari, reklama va axborot materiallari, eslatmalar kiradi. Deyarli har qanday savolni eslatmada hal qilish mumkin. U faktlarni ko'rsatishi mumkin (bu holda u informatsion bo'ladi) yoki savol berishi mumkin. Kun davomida bu hujjatlar kotibda to'planadi va menejer ularni birdaniga ish kunining oxirida yoki keyingi kunning boshida ko'rib chiqadi.

Haqiqatan ham dolzarb masalalarni ko'pincha telefon orqali hal qilish mumkin (agar siz biron bir hujjatni o'rganishingiz yoki imzolashingiz shart bo'lmasa). Bu sizga sezilarli vaqtni tejash imkonini beradi. Kotib xodimdan qanday savol borligini so'raydi va telefon orqali menejerga xabar beradi va menejer xodim bilan gaplashish yoki qilmaslik to'g'risida qaror qabul qiladi. Agar menejer gaplashmaslikka qaror qilsa, u savolni kimgadir (masalan, uning o'rinbosari) yuborishi yoki xodimdan savolni yozma ravishda qo'yishini va uni "Ko'rib chiqish uchun" papkasiga qo'yishini so'rashi yoki xodimdan so'rashi mumkin. boshqa vaqtda u bilan bog'laning.

Yuqoridagi barcha masalalar guruhlari odatda barcha dolzarb masalalarning 80% ni tashkil qiladi. Saralashdan so'ng, hal qilish uchun shoshilinch yig'ilishni talab qiladigan faqat 20% muammolar qoladi. Ammo bu menejerning vaqtidan besh baravar kam - menejerning ish samaradorligi oshadi va bularning barchasi uning kotibining sa'y-harakatlari tufaylidir.

Bundan tashqari, kotib va menejerning birgalikdagi sa'y-harakatlari bilan xodimlarni sekin-asta hal qilinishi kerak bo'lgan savollarni to'plash va menejerga kuniga ko'pi bilan bir marta hal qilinadigan savollar ro'yxati bilan kelishga o'rgatish mumkin. Agar bunday yangilikni amalga oshirish mumkin bo'lsa, u menejerning ish yukini sezilarli darajada engillashtiradi. Bunday holda, barcha dolzarb muammolarni hal qilish uchun ish kunining oxirida yoki boshida har bir bo'ysunuvchiga 10-15 daqiqa ajratishingiz mumkin. Buning uchun jadval yaratishingiz mumkin.

Joriy ish masalalari bo'yicha qabul qilishning yana bir varianti - har qanday xodim (kotib tomonidan tartibga solinadigan ustuvorlik tartibida) menejerga kelishi va barcha masalalarini hal qilishi mumkin bo'lgan har bir kun uchun ma'lum vaqtni belgilashdir. Masalan, juda mashhur vaqt 13.00 dan 14.00 gacha (tushlik tanaffusdan keyin), chunki tushlikdan keyin engil intellektual faoliyat bilan shug'ullanish samaraliroq ekanligi isbotlangan va hozirgi qisqa savollarni hal qilish ularga tegishli. Shuningdek, soat 9.00 dan 10.00 gacha bo'lgan vaqt bu maqsadlar uchun juda mos keladi, chunki kunning boshida xodimlar odatda shoshilinch masalalarni hal qilishga muhtoj. Bu shunday qisqa metodlarni qanday tashkil qilish mumkinligiga bir nechta misollar. Tashkilotning o'ziga xos xususiyatlariga qarab, qabul qilish vaqti va davomiyligi, savollar va qarorlar yozuvining mavjudligi, xodimlarning tarkibi va ularni qabulxonada taqsimlash va boshqa parametrlar farq qilishi mumkin. Har bir aniq holatda, kotib o'z ijodkorligini qo'llashi va nafaqat texnologik jihatdan rivojlangan va vaqtni tejaydigan, balki jarayonning barcha a'zolari uchun ham qulay bo'lgan algoritmni ishlab chiqishi mumkin.

Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish korxona uchun tashrif buyuruvchilar bilan samarali va foydali ishlarni tashkil etish va shu bilan birga uni maxfiy ma'lumotlarning yaxlitligi va korxona faoliyati xavfsizligini ta'minlaydigan tarzda amalga oshirish qobiliyatining kombinatsiyasini o'z ichiga oladi. erishiladi.

Tashrifchi deganda, birinchidan, korxona rahbarlari va mutaxassislari bilan ma'lum bir qator biznes yoki shaxsiy masalalarni hal qilishi kerak bo'lgan shaxs tushuniladi, ikkinchidan, vakolatli shaxslar ushbu sohada muayyan qarorlarni ishlab chiqadigan shaxs sifatida tushuniladi. korxona faoliyati.

Tashrifchilarni qabul qilishda axborotni himoya qilish jarayoni ularni aniq tasniflashni talab qiladi, buning asosida cheklovchi va tahliliy chora-tadbirlar tizimi shakllantiriladi. Korxona boshqaruvi darajasida tashrif buyuruvchilarni ikki toifaga bo'lish mumkin: korxona xodimlari va xodimlar bo'lmagan tashrif buyuruvchilar.

Korxonaga tashrif buyuruvchilar va xodimlarga quyidagilar kiradi:

ish kunining istalgan vaqtida menejerning ofisiga erkin kirish huquqiga ega bo'lgan xodimlar;
qo'ng'iroq bo'yicha menejer bilan ishlaydigan xodimlar;
shaxsiy masalalar bo'yicha ish vaqtida o'z menejeri bilan uchrashuvga kirishishni boshlagan xodimlar.

Tashrif xodimlari tomonidan axborot xavfsizligiga tahdidlar, agar bu xodimlar hujumchilar yoki ularning sheriklari bo'lsa, paydo bo'lishi mumkin. Tahdidlar doirasi juda xilma-xil bo'lishi mumkin: menejer stolidan hujjatlarni o'g'irlashdan tortib, zararsiz ko'rinadigan savollarning yaxshi tayyorlangan ro'yxati yordamida kerakli ma'lumotlarni olishgacha.

Korxona xodimlari bo'lmagan tashrif buyuruvchilarni kompaniya bilan munosabatlarining xususiyatiga ko'ra quyidagilarga bo'lish mumkin:

shtat tarkibiga kirmagan, lekin korxonaning kollegial boshqaruv organi tarkibiga kiruvchi shaxslar uchun;
davlat organlari va tashkilotlari vakillari;
jismoniy shaxslar va korxona bilan hamkorlik qiluvchi korxona va tashkilotlar vakillari;
xususiy shaxslar.

Ro'yxatga olingan vakillar va shaxslar xavfsizlik xodimlarining ayniqsa ehtiyotkorlik bilan nazorati ostida bo'lishi kerak, chunki agar ular hujumchilar toifasiga kirsa, ulardan kelib chiqadigan xavf doirasi juda katta va ular oldiga qo'yilgan maqsadlar bilan belgilanadi. Axborotning yo'qolishi tashkiliy yoki texnik kanallar yoki ikkalasining kombinatsiyasi orqali sodir bo'lishi mumkin.

Korxona direktori ko'rsatilgan toifadagi tashrif buyuruvchilarni qabul qilganda, qabulni tashkil etishning quyidagi qoidalariga rioya qilish kerak. Maxfiy hujjatlar bilan ishlashda u tashrif buyuruvchilarni qabul qilmasligi kerak. Xodimlardan biriga ma'lum bir hujjat ustida ishlash munosabati bilan qo'ng'iroq qilganda, faqat u ishlayotgan hujjat boshqaruvchining stolida bo'lishi kerak;

Axborot xavfsizligini ta'minlash va direktorning tartibli ishini tashkil etish uchun ma'lum vaqt ajratilishi kerak, bu vaqt ichida u hujjatlar bilan ishlaydi, muzokaralar olib boradi va tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi.

Avvalo, kompaniya xodimlarini rasmiy masalalar bo'yicha har kuni qabul qilish uchun vaqt ajratiladi. Ikkinchidan, korxona xodimlari bo'lmagan, lekin u yoki bu tashkiliy tuzilmani ifodalovchi tashrif buyuruvchilarni kunlik qabul qilish uchun vaqt ajratiladi. Uchinchidan, menejerning vakolatiga kiruvchi masalani hal qilishi kerak bo'lgan shaxslar uchun turli kunlarda alohida qabul soatlari ajratiladi. Belgilangan toifadagi tashrif buyuruvchilarni qabul qilish soatlarida korxonaning istalgan xodimi menejerga faqat qo'ng'iroq bo'yicha va faqat ma'lum bir tashrif buyuruvchining tashrifi bilan bog'liq masala bo'yicha tashrif buyurishi mumkin. To'rtinchidan, kompaniya xodimlarini shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish uchun vaqti-vaqti bilan soatlar ajratiladi.

Menejer ofisdan chiqib ketganda, tashrif buyuruvchini yolg'iz qoldirishga yo'l qo'yilmaydi. Rahbar yo'q bo'lganda, tashrif buyuruvchilar yoki korxona xodimlarining hech biri uning kabinetiga kirmasligi kerak.

Kundalik tashrif buyuruvchilar soni menejer tomonidan ushbu turdagi ish uchun ajratilgan real vaqtga to'g'ri kelishi kerak. Qabul shunday rejalashtirilishi kerakki, tashrif buyuruvchilar qabulxonada uzoq vaqt turmaydilar, chunki bunday kutishlar har doim qabulxonadagi suhbatlarni ongli ravishda yoki qasddan tinglash va muhim miqdordagi qimmatli ma'lumotlarni olish bilan birga keladi.

Direktorning tashrif buyuruvchilar bilan ishini tashkil qilish uchun qabul qilish jadvalini tuzish tavsiya etiladi.

Jadvalni markazlashtirilgan holda korxona rahbariyati va tarkibiy bo'linmalariga tashrif buyuruvchilarni qamrab olgan yagona sxema ko'rinishida tuzish maqsadga muvofiqdir. Jadval asosida direktorning kotibi tashrif buyuruvchilar to'g'risidagi ma'lumotlar va ularning korxona ishlariga ruxsat etilgan kirish tabiati to'g'risida har kuni ruxsatnomalar berish uchun ish kunining boshida xavfsizlik xizmatiga hisobot beradi.

Tashrifchining shaxsini qabul qilish jadvalidagi ma'lumotlarga va uning shaxsini tasdiqlovchi hujjatga muvofiqligini aniqlash:

korxona binosiga kiraverishdagi xavfsizlik xodimi va tashrif buyuruvchiga ruxsatnoma berish;
tashrif buyuruvchi korxona rahbarining qabulxonasiga kirganda kotib sifatida.

Tashrifchi uchrashuvni kutayotganda, kotib uning xatti-harakatlarini diqqat bilan kuzatishi, harakatlardagi mumkin bo'lgan g'alati holatlarni, haddan tashqari qo'zg'alishlarni va hokazolarni qayd etishi kerak. Agar biron bir tashvish tug'ilsa, yordamchi xavfsizlik xodimini chaqirishi kerak, u menejer va tashrif buyuruvchi o'rtasidagi suhbat davomida ofisda bo'ladi.

Qabul oxirida menejer tashrif buyuruvchining keyingi harakatlarini tashkil qiladi. Ikkita variant mavjud:

tashrif buyuruvchi xavfsizlik xodimi hamrohligida binoning chiqishiga yo'naltiriladi;

Kotib qabulxonaga o'zi uchun muhim bo'lgan muammolarni hal qilish uchun tashrif buyuruvchi yuborilgan korxonadan mutaxassisni chaqiradi.

Korxona bo'linmalari odatda tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va ular bilan ishlash tartibiga amal qiladi. Tashrifchi faqat korxona direktori tomonidan ishlashga ruxsat berilgan hujjatlarga kirishi mumkin. Uning korxona hududidagi barcha harakatlari xodim tomonidan amalga oshiriladi. Korxonaning axborot resurslari bilan ishlash qoidalarini buzgan va xodimlardan ruxsat etilmagan ma'lumotlarni olishga urinishlari aniqlangan tashrif buyuruvchilar korxonada qolishni davom ettirish huquqidan mahrum etiladi. Korxonadan chiqib ketayotganda tashrif buyuruvchi dovonni topshiradi.

Shunday qilib, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va ular bilan ishlash jarayonida axborot xavfsizligini ta'minlashning samarali tizimini ishlab chiqish va qo'llash axborot xavfsizligi va korxonaning moddiy boyliklarini himoya qilish tizimining muhim qismlaridan biridir.