Все що повинен знати секретар. Все про професії секретаря

документ: Що повинна вміти секретарка

Що повинна вміти секретарка

Жоден керівник мало-мальськи серйозної фірми не може обійтися без секретарки. До неї сходяться найважливіші потоки інформації, але ж в сучасному світі перемагають у конкурентній боротьбі в першу чергу ті підприємства, які ефективніше управляють інформаційними потоками. Так що ця скромна співробітниця грає роль, набагато більш значну, ніж прийнято думати, а в чомусь, можливо, і визначальну для долі всього підприємства.

Сучасна секретарка - це не просто "дівчинка на телефоні", періодично подає шефу кави, це справжній диспетчер всього підприємства. Їй потрібно тримати в пам'яті безліч фактів і цифр, раціонально планувати робочий час - своє і керівника (а нерідко - і його заступників), грамотно вести діловодство. Плюс вміння знайти правильний підхід і потрібну інтонацію в розмові з самими різними людьми - починаючи від простого роботяги (чий словниковий запас обмежується десятком слів, з яких в пристойному суспільстві можна вимовити лише половину) і закінчуючи високоінтелектуальним професором з дружнього НДІ.

І при цьому потрібно завжди залишатися елегантною, привабливою і доброзичливою: адже секретарка - це обличчя фірми.

Посада секретаря - традиційно жіноча, хоча історія донесла до нас відомості про багатьох легендарних секретарях-чоловіках (скажімо, жоден з державних діячів сталінської епохи не оминув у своїх спогадах фігуру Поскрьобишева - особистого секретаря Сталіна). Правда, зараз на цій посаді все частіше зустрічаються чоловіки, але до повного "гендерного рівноправ'я" тут ще далеко. Та й жінки, відверто кажучи, в силу особливостей свого розуму і характеру більше підходять для виконання секретарських функцій.

Що ж повинен знати і вміти секретар? Втім, це вже питання друге. Спочатку слід подумати, якими особистими якостями повинен володіти людина, що претендує на цю роботу. Спробуємо намалювати собі образ ідеального секретаря. Отже, дуже бажано, щоб він (вона) мав (мала) такими якостями, як:

Хороша пам'ять;

Здатність швидко перемикати свою увагу;

Здатність приймати самостійні рішення;

Високий рівень стресостійкості;

пунктуальність;

Здатність до виконання монотонної роботи;

старанність;

акуратність;

Уміння планувати свій робочий час і розставляти пріоритети в справах;

Доброзичливість (повірте, це важлива якість: нещиру посмішку "чути" навіть при розмові по телефону);

Уміння спілкуватися з людьми різних соціальних груп;

Здібності психолога, "почуття шефа".

До цього, зрозуміло, потрібно додати грамотну усну і письмову мову в поєднанні з представницьким зовнішнім виглядом. Якщо фірма активно займається зовнішньоекономічною діяльністю, в число необхідних якостей секретаря повинно входити і володіння іноземною мовою (мовами) в обсязі, який визначається специфікою підприємства.

Як бачимо, знайти підходящу кандидатуру на посаду секретаря - завдання не з легких. Секретарська робота під силу далеко не всім: кого-то геть вибиває з колії будь-начальницький догану, хтось має явно завищену самооцінку і сприймає свою роботу як послугу, а чимало й таких претенденток, які свято впевнені, що все секретарські обов'язки зводяться до того , щоб періодично подавати шефу кави і "створювати комфортні умови".

Звичайно, необхідна кваліфікація набувається з досвідом, тому солідні підприємства, даючи оголошення про вакансії секретаря, нерідко обмежують вік претендентів (наприклад, не молодше 30-35 років). Але тут є інша небезпека: може виявитися, що нову працівницю, яка має великий досвід, перевчити складніше, ніж вивчити "з нуля" 20-річну дівчинку.

Але ось відповідна людина знайдений, і тепер необхідно присвятити його в тонкощі роботи. Основні обов'язки секретаря фіксуються в робочій інструкції (її зразок наведено нижче). Тут же вказуються вимоги до кваліфікації і чисто технічним навичкам (таким, як уміння працювати на комп'ютері, звертатися з факсом та іншою оргтехнікою, швидкий набір тексту під диктовку і т. П.).

Однак в роботі секретарки є безліч особливостей, які в робочій інструкції не пропишеш. Щоб не траплялося взаємних образ і незаслужених докорів, секретаря бажано відразу проінструктувати про такі особливості. Наприклад, їй корисно буде дізнатися:

1. Як представлятися по телефону? За етикетом прийнято назвати компанію, а потім привітатися, однак на практиці багато керівників з метою безпеки не дозволяють вимовляти назву фірми.

2. Яка формальна і фактична ієрархія співробітників в компанії? Чи потрібно виконувати доручення інших співробітників і якщо так, то в якій черговості?

3. Як виробляти "фільтрацію" телефонних дзвінків? З ким з'єднувати в будь-який час, а з ким не з'єднувати ніколи?

4. Який порядок прийому відвідувачів? Хто вхожий до керівника в будь-який час, без запису і без доповіді?

5. Який "ритуал" подачі чаю і кави? Що і коли вважає за краще керівник? В яких випадках чашку чаю або кави слід запропонувати відвідувачам?

6. Який приблизний розпорядок робочого дня і тижня у керівника?

7. Коли фактично закінчується робота секретаря - в строго певний час або після відходу керівника?

У наступних номерах нашого тижневика ми збираємося розповісти докладніше про деякі нюанси "технології" секретарської роботи. А зараз - робоча інструкція. Нагадуємо, що це всього лише зразок, який ви можете доопрацювати на свій розсуд, дописавши туди відсутні, на ваш погляд, пункти і викресливши зайві. І не забудьте обов'язково ознайомити свого секретаря з цією інструкцією під розписку.

Алена Мишкіна,
юрист

Сергій Коваль,
юрист

"Затверджую"
__________________ (_________________)
(Підпис) (ф. І. О.)
директор
_____________________________________
(Найменування підприємства, організації)
"____" ____________ 200__ р

Робоча інструкція секретаря керівника

I. Загальні положення

1. Ця робоча інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність секретаря керівника (далі - секретар).

2. Секретар приймається на роботу і звільняється з неї наказом керівника підприємства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

3. Секретар підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.

II. Вимоги до кваліфікації

Секретар повинен знати:

1. Керівний склад підприємства і його підрозділів.

2. Організацію та зміст роботи директора підприємства.

3. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші матеріали з ведення діловодства.

4. Правила оформлення ділових листів з використанням типових форм.

5. Правила обробки усної та письмової (документальної) інформації.

6. Правила експлуатації комп'ютерної техніки і систем зв'язку.

7. Технологічні процеси обробки інформації, робочі інструкції, програми, макети, нормативні та методичні матеріали з техніки проведення та послідовності виконання операцій в комп'ютерних системах (мережах).

8. Технічні вимоги до магнітним і лазерних дисків, іншим використовуваним носіїв інформації, папері, витратних матеріалів для принтера і факсу.

9. Правила орфографії та пунктуації (для російської та української мов), мати навички високій швидкості набору тексту.

10. Англійська * мову в обсязі, необхідному для роботи.

11. Ділову мова і етику службових стосунків.

12. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

13. Основи трудового законодавства, організації праці.

14. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

III. Завдання та обов'язки

Секретар зобов'язаний:

1. Виконувати технічні функції із забезпечення і обслуговування роботи керівника підприємства.

2. Працювати з інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів.

3. Отримувати від підрозділів або виконавців відомості, необхідні керівнику, викликати за його дорученням працівників.

4. Забезпечувати робоче місце керівника канцелярським приладдям, створювати сприятливі умови для його продуктивної роботи.

5. Передавати і приймати інформацію по факсу, електронній пошті і т. П.

6. Організовувати телефонні переговори керівника, приймати і передавати телефонограми, записувати під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводити до його відома їх зміст.

7. Організовувати підготовку засідань і нарад, які проводить керівник (збирати необхідні матеріали, повідомляти учасників про час, місце та порядок денний засідання або наради, вести реєстрацію і т. П.), Оформляти протоколи.

8. Вести діловодство, приймати кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, систематизувати відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передавати після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям.

9. Відстежувати хід виконання доручень, узятих на контроль, визначати причини їх несвоєчасного виконання, постійно інформувати про це керівника.

10. Знати місцезнаходження керівних посадових осіб підприємства та інших ключових працівників (за списком).

11. Відповідно до вказівок керівника організовувати роботу службового автотранспорту, при необхідності замовляти сторонній транспорт, а також забезпечувати замовлення квитків на поїзди, літаки і т. П. Для керівництва підприємства в разі відрядження.

12. Приймати на підпис керівнику документи і особисті заяви працівників.

13. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

14. Формувати справи, забезпечувати їх зберігання і здачу в архів у встановлені терміни.

15. Дотримуватися необхідні вимоги до комп'ютерної безпеки. Своєчасно оновлювати антивірусні бази, в ході роботи перевіряти всі вхідні файли на наявність вірусів, не допускати роботи в Інтернеті або локальної комп'ютерної мережі без роботи антивірусної програми.

16. Не допускати установки на комп'ютер неліцензійного програмного забезпечення та будь-яких програм, які не мають відношення до безпосереднього виконання службових обов'язків. Установка будь-якої програми повинна бути санкціонована керівником підприємства або системним адміністратором комп'ютерної мережі.

17. Доповідати відповідальному працівнику про всі виявлені відхилення в роботі комп'ютерного обладнання, про виявлені віруси, а також програмах, несанкціоновано встановлених на комп'ютері за відсутності секретаря.

18. Дотримуватися комерційну таємницю та вживати заходів щодо її захисту:

18.1. Не залишати без нагляду будь-які документи, в тому числі на магнітних і лазерних носіях, не виносити їх з підприємства без дозволу керівника, не передавати іншим особам, які не знімати без необхідності копії.

18.2. Чи не повідомляти колегам по роботі інформацію, не пов'язану безпосередньо з їх обов'язками.

18.3. Не розголошувати відомості, що стосуються технічних засобів обробки і зберігання інформації, в тому числі комп'ютерів (паролі, коди, найменування і місцезнаходження файлів і каталогів, їх зміст) і не допускати до них осіб, які не мають доступу, і сторонніх.

19. Постійно вдосконалювати вміння і навички роботи.

20. Виконувати окремі службові доручення керівника.

Секретар має право:

1. Знайомитися з проектами рішень керівника підприємства, що стосуються його діяльності.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з його обов'язками.

3. Повідомляти керівнику підприємства про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням директора підприємства у керівників структурних підрозділів та фахівців необхідні інформацію та документи.

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

V. Відповідальність

Секретар несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, встановлених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, встановлених чинним цивільним, адміністративним і кримінальним законодавством України.

3. За завдання підприємству матеріальної шкоди - в межах, встановлених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

4. За розголошення комерційної таємниці - кримінальну відповідальність за ст. 232 Кримінального кодексу України.

VI. взаємовідносини

1. Під час відсутності секретаря його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку. Ця особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за неналежне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Для виконання обов'язків та реалізації прав секретар взаємодіє:

2.1. З _____________________ з питань: ______________________

2.2. З _____________________ з питань: ______________________

Керівник структурного підрозділу.

Пропонуємо Вашій увазі типовий приклад посадової інструкції секретаря керівника, зразок 2019 року. повинна включати наступні розділи: загальний стан, посадові обов'язки секретаря керівника, права секретаря керівника, відповідальність секретаря керівника.

Посадова інструкція секретаря керівникавідноситься до розділу " Загальногалузеві кваліфікаційні характеристики посад працівників, зайнятих на підприємствах, в установах і організаціях".

У посадовій інструкції секретаря керівника повинні бути відображені наступні пункти:

Посадові обов'язки секретаря керівника

1) Посадові обов'язки. Здійснює роботу по організаційно - технічному забезпеченню адміністративно - розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймає що надходить на розгляд керівника кореспонденцію, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки і прийняття рішень. Приймає документи і особисті заяви на підпис керівника підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівника. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію щодо роботи - переговорних пристроїв, (телефаксом, телексом і т.п.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, отриману по каналах зв'язку. За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно - реєстраційну картотеку. Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів. Копіює документи на персональному ксероксі.

Секретар керівника повинен знати

2) Секретар керівника при виконанні своїх посадових обов'язків повинен знати:постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оформлення та обробки документів; архівна справа; машинопис; правила користування приймально - переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно - розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики та естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці та управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю; правила внутрішнього трудового законодавства; правила і норми охорони праці.

Вимоги до кваліфікації секретаря керівника

3) Вимоги до кваліфікації.Повна вища освіта відповідного без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років.

1. Загальні положення

1. Секретар відноситься до категорії технічних виконавців.

2. На посаду секретаря приймається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років.

3. Секретар приймається на посаду і звільняється з посади директором організації.

4. Секретар повинен знати:

постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності організації та ведення діловодства;
структуру і керівний склад організації та його підрозділів;
організацію діловодства;
методи оформлення та обробки документів;
архівна справа;
машинопис;
правила користування приймально-переговорними пристроями;
стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
основи етики та естетики;
правила ділового спілкування;
основи організації праці та управління;
правила експлуатації обчислювальної техніки;
основи адміністративного права і законодавства про працю;
правила внутрішнього трудового законодавства;
правила і норми охорони праці, виробничої санітарії, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

5. У своїй діяльності секретар керується:

законодавством РФ,
Статутом організації,
наказами та розпорядженнями працівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією,
цією посадовою інструкцією,
Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.

6. Секретар підпорядковується безпосередньо директору організації (Директору організації, начальнику відділу, ін.)

7. На час відсутності секретаря (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена директором організації в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків і несе відповідальність за виконання покладених на нього обов'язків.

2. Завдання та обов'язки секретаря керівника

секретар:

1. Здійснює роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно-розпорядчої діяльності директора організації.

2. Приймає надходить на розгляд директора кореспонденцію, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

3. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки і прийняття рішень.

4. Приймає документи і особисті заяви на підпис директора організації.

5. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи директора.

6. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надійшли на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються директору на підпис, забезпечує якісне їх редагування.

7. Організовує проведення телефонних переговорів директора, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроїв, (телефаксом, телексом і т.п.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, отриману по каналах зв'язку.

8. За дорученням директора становить листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.

9. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить директор (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.

10. Здійснює контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень директора організації, взятих на контроль.

11. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.

12. Забезпечує робоче місце директора необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.

13. Друкує за вказівкою директора службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних.

14. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

15. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження і у визначені строки здає в архів.

16. Копіює документи на персональному ксероксі.

17. Дотримується Правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти організації.

18. Дотримується внутрішні правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

19. Забезпечує дотримання чистоти і порядку на своєму робочому місці.

20. Виконує в рамках трудового договору розпорядження працівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією.

3. Права секретаря керівника

Секретар має право:

1. Вносити на розгляд директора підприємства пропозиції щодо покращання роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

2. Вимагати від структурних підрозділів та працівників організації інформацію, необхідну йому для виконання своїх посадових обов'язків.

3. Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння, в тому числі забезпечення організаційно-технічних умов і оформлення встановлених документів, необхідних для виконання посадових обов'язків.

6. Інші права, встановлені чинним трудовим законодавством.

4. Відповідальність секретаря керівника

Секретар несе відповідальність у таких випадках:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, встановлених законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, встановлених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Посадова інструкція секретаря керівника - зразок 2019 року. Посадові обов'язки секретаря керівника, права секретаря керівника, відповідальність секретаря керівника.

Інструкція

Щоб стати хорошим офіс-, Необхідно володіти такими якостями як відповідальність, комунікабельність та енергійність. Крім того, потрібно намагатися відповідати іміджу і корпоративної компанії.

На цій посаді дуже важливо виконувати свої професійні обов'язки якісно, особливо якщо в планах є підйом по кар'єрних сходах.

Варто пам'ятати, що офіс-менеджер - обличчя фірми, з його поведінки, професіоналізму і зовнішнім виглядом судять і про компанію, і. Зовнішній вигляд завжди повинен бути охайним, відповідати діловому стилю, а поведінка не повинна виходити за рамки дозволеного. Необхідно зарекомендувати себе як грамотного і пунктуального фахівця, який може правильно вести переговори, вміє працювати з технікою і є гідним обличчям компанії. Ніяких запізнень на роботу і конфліктів бути не повинно що б не трапилося.

По можливості слід виділятися з загальної маси співробітників і, проявляючи ініціативу, вносити пропозиції щодо поліпшення роботи компанії, робити зауваження в разі потреби. Тобто показувати керівництву, що ви справжній член команди, якому небайдужі проблеми і інтереси компанії.

Хороший офіс-менеджер повинен вміти грамотно писати, швидко знаходити інформацію і систематизувати її. Особливо важливе місце серед обов'язків займає спілкування по телефону. Відповідати на дзвінки можна тільки з посмішкою на обличчі, граничної ввічливістю і коректністю. Дратівливість і невдоволення має повністю бути відсутнім незалежно від того, скільки попереду ще невиконаною роботи і в який час доби доводиться брати трубку.

Відео по темі

Зверніть увагу

Робота офіс-менеджера не завжди має на увазі стандартну тривалість робочого дня, найчастіше доводиться підлаштовуватися під керівництво, і не виключені відрядження.

Корисна порада

Приступаючи до виконання обов'язків офіс-менеджера в першу чергу необхідно налагодити контакт з іншими співробітниками і тільки потім займатися безпосередніми справами

джерела:

як стати кращому менеджером
На основі цих знань секретар повинен вміти

У одних людей на досягнення значних успіхів у професійній сфері йдуть десятиліття, інші набагато швидше підкорюють вершини кар'єрних сходів. Якщо ви хочете стати топ-менеджером, вам потрібно знати, який шлях до мети є найкоротшим.

Інструкція

Звичайно, щоб стати топ-менеджером, потрібно мати вищу освіту. І бажано мати їх два: одне - за вашої професії, друге - з управління персоналом і організаціями. Вступити в друге вищий навчальний заклад ви можете вже під час роботи. Важливо після першого інституту, університету або академії працювати за фахом. Тоді у вас буде більше шансів стати топ-менеджером.

В іншому випадку ви ризикуєте застрягти на горизонталі кар'єри. Це означає, що людина змінює одну сферу за одною, отримує суміжні посади, але не росте вгору. Такий розвиток непогано для людей, що мають різнобічні інтереси і бажають розширити свою професійну сферу. Але якщо ви націлені на керівну посаду і не хочете витрачати на її отримання кілька десятків років, вам варто звузити свою спеціалізацію і працювати на підвищення.

Якщо ви не хочете скорочувати вибір компаній, в яких ви могли б зробити кар'єру, тільки до вітчизняних фірм, вивчите англійську мову. Хороший рівень іноземної мови дасть вам перевагу перед іншими кандидатами на перспективне місце в європейській компанії. Буде чудово, якщо ви освоїте не один, а два і більше іноземних мов. Пам'ятайте, що в побудові кар'єри вам це дуже стане в нагоді.

Навіть якщо ви закінчили з відзнакою престижний вищий навчальний закладу, не варто вважати, що роботодавці будуть боротися за вас і відразу запропонують вам керівну посаду. Чи не менше, а іноді навіть більше володарів червоних дипломів, компанії цінують тих, хто вже має досвід роботи. Тому постарайтеся влаштуватися за фахом на останніх курсах інституту на півставки. Поєднувати відмінне навчання і роботу буде нелегко, зате потім ви зможете пред'явити не тільки диплом, але і запис у трудовій книжці. Не виключено, що підприємство, на якому ви будете працювати під час навчання, по закінченні університету запросить вас на постійну роботу.

Отримавши початкову посаду в фірмі, вам потрібно максимально проявити себе. Зробити це можна по-різному. Одні співробітники дуже старанні, сумлінно ставляться до роботи і успішно справляються з великим обсягом. Інші демонструють здатність приймати на себе відповідальність, проявляти ініціативу і креативність, вони не поспішають виконувати отримане завдання, а спочатку думають, як спростити процес. Напевно ви вже зрозуміли, який тип працівників може швидше розраховувати на підвищення. Якщо ви добре працюєте, але не готові брати на себе більше за інших, якщо ви не бачите в цілому ситуацію з компанії, в якій працюєте, тому що не хочете дивитися далі своїх обов'язків, у вас мало шансів вибитися в керівники.

Пам'ятайте, що топ-менеджер повинен виглядати, говорити і вести себе відповідно. Тому краще відразу не розслаблятися, а вдосконалювати свої ділові навички, думати про те, які речі складають ваш гардероб, і не псувати свою робочу репутацію.

Професія менеджера по роботі з клієнтами завжди користувалася особливою популярністю у шукачів швидких кар'єрних сценаріїв. З боку здається, що досить лише активності, презентабельною зовнішності і впевнених комунікативних навичок, щоб зайняти цю нішу. Однак нинішні роботодавці стали куди більш вимогливими.

набір компетенцій

Менеджер по роботі з клієнтами - це штатна одиниця, яка однаково часто зустрічається, як у великому бізнесі, так і в малому його сегменті.

Для кожного ринку існує певний рівень вимог до набору компетенцій менеджерів по роботі з клієнтами. Сьогодні фахівці цього профілю повинні мати переважно вищу освіту в галузях економіки, юриспруденції або менеджменту. Вузькоспеціалізовані підприємства широко вітають наявність профільної освіти - компанії, яка торгує металопрокатом, вигідніше взяти в штат менеджера з інженерною освітою.

Аналіз вакансій великих компаній демонструє зростаючий інтерес до фахівців, які закінчили курси підвищення кваліфікації в галузі ефективного бізнес-управління.

Малий і середній бізнес як і раніше з привітністю приймає менеджерів, які мають середньо-спеціальну освіту і мінімальний набір компетенцій. Основним критерієм відбору є скоріше комунікативні навички. Простіше кажучи, якщо фахівець вміє вести діалог, володіє даром переконання і мотивований на заробіток, то найімовірніше, роботодавець прийме такого фахівця на роботу.

Додатковим плюсом для претендента на посаду менеджера по роботі з клієнтами будуть закінчені курси, маркетингу, PR, риториці та ін.

Посадові обов'язки

Найчастіше обов'язки менеджера по роботі з клієнтами пов'язані з укладенням нових угод і збільшенням продажів. Саме за цим критерієм роботодавець оцінює ефективність роботи фахівця.

Великою перевагою є наявність у претендента досвіду роботи в сфері продажів за профілем роботи компанії, а також діючої клієнтської бази. Під базою треба розуміти не стільки перелік потенційних адресатів послуг з їх координатами, скільки налагоджені взаємини з людьми, які відповідають за укладання угод.

Нерідко, щоб отримати місце в конкретній компанії, претенденти спочатку влаштовуються на роботу в організацію, яка працює в тій же сфері, але що знаходиться нижче бажаного роботодавця. Там формується досвід і налагоджуються стосунки з клієнтами.

Однак не завжди роботодавець покладає на менеджера по роботі з клієнтами обов'язки з продажу продукції. Під цією посадою можуть ховатися функції координатора по взаємодії з клієнтами. Найчастіше такі фахівці залучаються компаніями по IT-продукції, софту, бухгалтерським і юридичних послуг. Представники компанії не працюють на ринку продажів, а тільки лише надають послуги та забезпечують безперебійну роботу продукту.

Зарплатні очікування

Залежно від величини підприємства і регіону зарплата менеджера по роботі з клієнтами дуже різниться. В цілому, фахівець цієї посади має середній заробіток рядового офісного службовця.

Найчастіше зарплата працівника цього профілю формується з мінімальної ставки, яку фахівець отримує гарантоване, і відсотки від укладених угод. Саме ця плаваюча частина доходу є для фахівців основною. Відсутність верхньої планки в зарплаті найчастіше привертає в сферу роботи з клієнтами студентів заочної форми навчання, молодих фахівців, а також людей, зацікавлених в нетривалому, але швидкий заробіток.

Роботодавці з розумінням ставляться до того, що менеджери по роботі з клієнтами - це фахівці, які часто змінюють місця роботи, тому по-справжньому цінних працівників, готові мотивувати доплатами.

перепрофілювання

Успішні менеджери по роботі з клієнтами далеко не завжди є вихідцями зі сфери роздрібних прямих продажів. Великий бізнес часто «створює» таких фахівців з працівників компанії, чітко знають сильні сторони підприємства, здатних вигідно представити його третім особам.

В якості менеджера по роботі з клієнтами можуть виступати колишні аналітики, залучені радники і консультанти, працівники PR-служб, помічники керівника та ін.

По набору компетенцій до менеджера по роботі з клієнтами найближче знаходиться посаду заступника керівника по взаємодії з громадськістю. Фахівці цього рівня нерідко беруть на себе публічне висвітлення діяльності підприємства, тому краще кого-небудь знають сильні сторони компанії.

У малому і середньому бізнесі функції менеджера по роботі з клієнтами нерідко покладаються як додаткового навантаження, на провідних фахівців компанії, керівників профільних відділів, прес-секретарів та ін.

Зайняти місце менеджера по роботі з клієнтами можуть і ті фахівці, чия основна професія ніяк не пов'язана з продажами. Так, нерідко в цій якості можуть виступати працівники сфери послуг - адміністративний персонал, працівники сфери торгівлі.

Відео по темі

Секретар-референт повинен знати:

Правові основи управління:

Адміністративне, трудове і господарське право; законодавчо-нормативні акти, що визначають порядок роботи організації того типу, де він працює;

Основи управління:

Систему органів влади і управління в країні і в своєму регіоні принципи організації державних, громадських, кооперативних і приватних організацій; галузь в якій він працює, її взаємозв'язку функцій, завдання, структуру організації, в якій він працює, її зв'язки по вертикалі і горизонталі; основи менеджменту; основи наукової організації управлінської праці: нормативно-методичні документи з інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності; обчислювальну та організаційну техніку; основи загальної соціальної психології; основи естетики та етики; діловодство: методи створення та оформлення документів, організацію роботи з документами; бездокументарній обслуговування; архівна справа.

На основі цих знань секретар повинен вміти:

Забезпечувати ефективну роботу керівника надати допомогу в плануванні робочого дня; організувати робоче місце керівника; вести строковий контроль за дорученнями керівництва; організовувати інформаційне обслуговування керівника (фірми); документної; бездокументарній - вміти працювати з періодикою (готувати огляди друку), організовувати прийом відвідувачів; встановлювати контакти; організовувати та забезпечити роботу наради; складати і оформляти документи за допомогою ПЕОМ; використовувати ПЕОМ, вміти користуватися базами даних, в т.ч. віддаленими (з використанням ПЕОМ); оперативно розмножувати документи; забезпечувати швидку передачу інформації за допомогою засобів зв'язку (в т.ч. -факс, електронна пошта); вести роботу з документами: прийом, відправка, первинна обробка документів, розподіл, реєстрація, контроль, інформаційно-довідкова робота з документами, поточне зберігання, знищення; вести архів.

Те, що повинен знати і вміти секретар викладається в кваліфікованої характеристиці.

кваліфікаційна характеристика - це нормативний документ, який встановлює, що повинен робити той чи інший працівник на своїй роботі, що він повинен знати і вміти для цього і яким має бути рівень його підготовки.

Посадові обов'язки

Виконує технічні функції із забезпечення і обслуговування роботи, керівника підприємства (або підрозділу). Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує за його відсутності прийняті повідомлення і доводить до відома керівника їх зміст. Здійснює роботу по підготовці засідань і нарад, які проводить керівник - (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце та порядок денний засідання, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи. Забезпечує канцелярським приладдям робоче місце керівника, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють його ефективній роботі. Передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроїв, друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Веде документаційного роботу, приймає що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно (прийнятим на підприємстві порядком) і передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи, або для підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника за особистими заявами громадян. Організовує прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формує справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечує їх збереження і визначені строки здає в архів, оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розпорядчих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів тощо, підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів; аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них; підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, конференцій, семінарів, нарад, з'їздів; контроль за виконанням рішень дирекції; організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; контроль за святковими і ювілейними датами; збір ділової інформації і її реферування по завданню керівника; збір матеріалів для доповідей і мов керівника; ведення табеля обліку робочого часу;