Все що потрібно знати секретарю. Що повинен знати і вміти секретар
Являють собою основну частину інструкції з виконання робочої діяльності для позначеної трудової позиції. Крім переліку певних рекомендацій, обов'язкових до виконання, подібний документ містить відомості про вимоги, права, зоні відповідальності секретаря, а також загальних трудових положеннях. Не слід вважати, що така професійна позиція є простою і не вимагає врахування певних нюансів.
загальні обов'язки
Для початку необхідно розібрати, в чому полягають класичні, уніфіковані посадові обов'язки секретаря. Коротенько їх можна звести до наступних обов'язковим рекомендацій:
Вимоги до знань
Обов'язки працівника можуть незначно відрізнятися в залежності від його основної спеціалізації. Однак незалежно від неї знання в наступних областях для даної посади будуть не зайвими і вельми корисними:
- Основи трудового та адміністративного законодавства.
- Загальні норми етики і ділового етикету.
- Основи діловодства.
- Техніка безпеки.
- Правила роботи з обчислювальною та приймально-переговорної, а також оргтехнікою.
- Охорона праці.
- Вимоги до ведення ділової переписки.
Крім іншого, виконувати посадові обов'язки секретаря належним чином неможливо без знання внутрішніх основ діяльності підприємства, розпорядку діяльності, нормативних документів і багато чого іншого. 
Обов'язки помічника керівника
Посадові обов'язки секретаря керівника мало чим відрізняються від загальних вимог, наведених вище. Він також приймає і передає кореспонденцію, займається копіюванням і архівуванням документів, контролює доведення розпоряджень керівника до відповідальних осіб, веде необхідне діловодство, забезпечує закупівлю першочергових товарів. Крім іншого, такий фахівець повинен вміти займатися:
Як правило, такі посадові обов'язки секретаря керівника можуть виконувати особи, які мають вищу, а також середню професійну освіту. В останньому випадку значною перевагою є наявність стажу роботи за професією від 2 років.
права секретаря
Необхідно пам'ятати про те, що не тільки посадові обов'язки секретаря визначають його роботу, співробітник, безумовно, має і певними правами. Так, до них можна віднести можливість ознайомлення з робочими проектами і право внесення раціональних пропозицій в рамках своєї службової інструкції. Крім того, при виявленні недоліків в рамках своєї компетенції секретар має право звернути увагу керівника на дані аспекти. 
Вимоги до діяльності діловода
Посадові обов'язки секретаря-діловода, як правило, не дуже відрізняються від тих, що були описані вище. При цьому помічник керівника в першу чергу повинен забезпечувати діяльність безпосередньо начальства, в той час як діловод здебільшого зосереджений на паперовій роботі. В інструкцію його трудової діяльності обов'язково повинні увійти такі аспекти, як:
Вимоги до діяльності судового секретаря
Куди більш значні зміни містять посадові обов'язки секретаря судового засідання. Як правило, ці фахівці займаються безпосередньо веденням і фіксацією засідань в суді. Крім того, вони готують листи, запити та інші документи, можуть здійснювати виклик осіб, які беруть участь в судових дебатах. Подібна активна робота може виконуватися особою як з вищим, так і з неповною вищою освітою, без відповідного досвіду роботи. Як правило, цю позицію вибирають молоді люди і дівчата, які бажають набратися досвіду в судовій сфері і надалі продовжити свою кар'єру в області юриспруденції.
Деяким може здатися, що подібна вакансія не вимагає спеціальних знань і умінь, тому підійде багатьом, проте це не зовсім так. Чим же ще займається секретар суду? Посадові обов'язки його мають на увазі:
- Дотримання Конституції, Федеральних законів і будь-яких інших нормативно-правових актів і розпоряджень.
- Виконання доручень судді або інших уповноважених осіб.
- Взаємодія з іншими співробітниками судової структури для вирішення питань, що належать до компетенції секретаря.
Загальні відомості
Посадові обов'язки секретаря-діловода, помічника керівника і співробітників суду регулюються спеціальним документом, що має назву посадовою інструкцією. Наявність її в будь-якій компанії є обов'язковим, адже саме згідно із зазначеним переліком правил співробітник розуміє, які дії він повинен виконувати, а які ні. Розробляється і складається такий документ за участю керівного складу і в обов'язковому порядку містить такі підрозділи, як загальні положення, права і обов'язки, зона відповідальності, взаємовідносини співробітників всередині фірми, а також необхідні додатки.
Інструкція
Щоб стати хорошим офіс-, Необхідно володіти такими якостями як відповідальність, комунікабельність та енергійність. Крім того, потрібно намагатися відповідати іміджу і корпоративної компанії.
На цій посаді дуже важливо виконувати свої професійні обов'язки якісно, особливо якщо в планах є підйом по кар'єрних сходах.
Варто пам'ятати, що офіс-менеджер - обличчя фірми, з його поведінки, професіоналізму і зовнішнім виглядом судять і про компанію, і. Зовнішній вигляд завжди повинен бути охайним, відповідати діловому стилю, а поведінка не повинна виходити за рамки дозволеного. Необхідно зарекомендувати себе як грамотного і пунктуального фахівця, який може правильно вести переговори, вміє працювати з технікою і є гідним обличчям компанії. Ніяких запізнень на роботу і конфліктів бути не повинно що б не трапилося.
По можливості слід виділятися з загальної маси співробітників і, проявляючи ініціативу, вносити пропозиції щодо поліпшення роботи компанії, робити зауваження в разі потреби. Тобто показувати керівництву, що ви справжній член команди, якому небайдужі проблеми і інтереси компанії.
Хороший офіс-менеджер повинен вміти грамотно писати, швидко знаходити інформацію і систематизувати її. Особливо важливе місце серед обов'язків займає спілкування по телефону. Відповідати на дзвінки можна тільки з посмішкою на обличчі, граничної ввічливістю і коректністю. Дратівливість і невдоволення має повністю бути відсутнім незалежно від того, скільки попереду ще невиконаною роботи і в який час доби доводиться брати трубку.
Відео по темі
Зверніть увагу
Робота офіс-менеджера не завжди має на увазі стандартну тривалість робочого дня, найчастіше доводиться підлаштовуватися під керівництво, і не виключені відрядження.
Корисна порада
Приступаючи до виконання обов'язків офіс-менеджера в першу чергу необхідно налагодити контакт з іншими співробітниками і тільки потім займатися безпосередніми справами
джерела:
- як стати кращому менеджером
- На основі цих знань секретар повинен вміти
У одних людей на досягнення значних успіхів у професійній сфері йдуть десятиліття, інші набагато швидше підкорюють вершини кар'єрних сходів. Якщо ви хочете стати топ-менеджером, вам потрібно знати, який шлях до мети є найкоротшим.
Інструкція
Звичайно, щоб стати топ-менеджером, потрібно мати вищу освіту. І бажано мати їх два: одне - за вашої професії, друге - з управління персоналом і організаціями. Вступити в друге вищий навчальний заклад ви можете вже під час роботи. Важливо після першого інституту, університету або академії працювати за фахом. Тоді у вас буде більше шансів стати топ-менеджером.
В іншому випадку ви ризикуєте застрягти на горизонталі кар'єри. Це означає, що людина змінює одну сферу за одною, отримує суміжні посади, але не росте вгору. Такий розвиток непогано для людей, що мають різнобічні інтереси і бажають розширити свою професійну сферу. Але якщо ви націлені на керівну посаду і не хочете витрачати на її отримання кілька десятків років, вам варто звузити свою спеціалізацію і працювати на підвищення.
Якщо ви не хочете скорочувати вибір компаній, в яких ви могли б зробити кар'єру, тільки до вітчизняних фірм, вивчите англійську мову. Хороший рівень іноземної мови дасть вам перевагу перед іншими кандидатами на перспективне місце в європейській компанії. Буде чудово, якщо ви освоїте не один, а два і більше іноземних мов. Пам'ятайте, що в побудові кар'єри вам це дуже стане в нагоді.
Навіть якщо ви закінчили з відзнакою престижний вищий навчальний закладу, не варто вважати, що роботодавці будуть боротися за вас і відразу запропонують вам керівну посаду. Чи не менше, а іноді навіть більше володарів червоних дипломів, компанії цінують тих, хто вже має досвід роботи. Тому постарайтеся влаштуватися за фахом на останніх курсах інституту на півставки. Поєднувати відмінне навчання і роботу буде нелегко, зате потім ви зможете пред'явити не тільки диплом, але і запис у трудовій книжці. Не виключено, що підприємство, на якому ви будете працювати під час навчання, по закінченні університету запросить вас на постійну роботу.
Отримавши початкову посаду в фірмі, вам потрібно максимально проявити себе. Зробити це можна по-різному. Одні співробітники дуже старанні, сумлінно ставляться до роботи і успішно справляються з великим обсягом. Інші демонструють здатність приймати на себе відповідальність, проявляти ініціативу і креативність, вони не поспішають виконувати отримане завдання, а спочатку думають, як спростити процес. Напевно ви вже зрозуміли, який тип працівників може швидше розраховувати на підвищення. Якщо ви добре працюєте, але не готові брати на себе більше за інших, якщо ви не бачите в цілому ситуацію з компанії, в якій працюєте, тому що не хочете дивитися далі своїх обов'язків, у вас мало шансів вибитися в керівники.
Пам'ятайте, що топ-менеджер повинен виглядати, говорити і вести себе відповідно. Тому краще відразу не розслаблятися, а вдосконалювати свої ділові навички, думати про те, які речі складають ваш гардероб, і не псувати свою робочу репутацію.
Професія менеджера по роботі з клієнтами завжди користувалася особливою популярністю у шукачів швидких кар'єрних сценаріїв. З боку здається, що досить лише активності, презентабельною зовнішності і впевнених комунікативних навичок, щоб зайняти цю нішу. Однак нинішні роботодавці стали куди більш вимогливими.
набір компетенцій
Менеджер по роботі з клієнтами - це штатна одиниця, яка однаково часто зустрічається, як у великому бізнесі, так і в малому його сегменті.
Для кожного ринку існує певний рівень вимог до набору компетенцій менеджерів по роботі з клієнтами. Сьогодні фахівці цього профілю повинні мати переважно вищу освіту в галузях економіки, юриспруденції або менеджменту. Вузькоспеціалізовані підприємства широко вітають наявність профільної освіти - компанії, яка торгує металопрокатом, вигідніше взяти в штат менеджера з інженерною освітою.
Аналіз вакансій великих компаній демонструє зростаючий інтерес до фахівців, які закінчили курси підвищення кваліфікації в галузі ефективного бізнес-управління.
Малий і середній бізнес як і раніше з привітністю приймає менеджерів, які мають середньо-спеціальну освіту і мінімальний набір компетенцій. Основним критерієм відбору є скоріше комунікативні навички. Простіше кажучи, якщо фахівець вміє вести діалог, володіє даром переконання і мотивований на заробіток, то найімовірніше, роботодавець прийме такого фахівця на роботу.
Додатковим плюсом для претендента на посаду менеджера по роботі з клієнтами будуть закінчені курси, маркетингу, PR, риториці та ін.
Посадові обов'язки
Найчастіше обов'язки менеджера по роботі з клієнтами пов'язані з укладенням нових угод і збільшенням продажів. Саме за цим критерієм роботодавець оцінює ефективність роботи фахівця.
Великою перевагою є наявність у претендента досвіду роботи в сфері продажів за профілем роботи компанії, а також діючої клієнтської бази. Під базою треба розуміти не стільки перелік потенційних адресатів послуг з їх координатами, скільки налагоджені взаємини з людьми, які відповідають за укладання угод.
Нерідко, щоб отримати місце в конкретній компанії, претенденти спочатку влаштовуються на роботу в організацію, яка працює в тій же сфері, але що знаходиться нижче бажаного роботодавця. Там формується досвід і налагоджуються стосунки з клієнтами.
Однак не завжди роботодавець покладає на менеджера по роботі з клієнтами обов'язки з продажу продукції. Під цією посадою можуть ховатися функції координатора по взаємодії з клієнтами. Найчастіше такі фахівці залучаються компаніями по IT-продукції, софту, бухгалтерським і юридичних послуг. Представники компанії не працюють на ринку продажів, а тільки лише надають послуги та забезпечують безперебійну роботу продукту.
Зарплатні очікування
Залежно від величини підприємства і регіону зарплата менеджера по роботі з клієнтами дуже різниться. В цілому, фахівець цієї посади має середній заробіток рядового офісного службовця.
Найчастіше зарплата працівника цього профілю формується з мінімальної ставки, яку фахівець отримує гарантоване, і відсотки від укладених угод. Саме ця плаваюча частина доходу є для фахівців основною. Відсутність верхньої планки в зарплаті найчастіше привертає в сферу роботи з клієнтами студентів заочної форми навчання, молодих фахівців, а також людей, зацікавлених в нетривалому, але швидкий заробіток.
Роботодавці з розумінням ставляться до того, що менеджери по роботі з клієнтами - це фахівці, які часто змінюють місця роботи, тому по-справжньому цінних працівників, готові мотивувати доплатами.
перепрофілювання
Успішні менеджери по роботі з клієнтами далеко не завжди є вихідцями зі сфери роздрібних прямих продажів. Великий бізнес часто «створює» таких фахівців з працівників компанії, чітко знають сильні сторони підприємства, здатних вигідно представити його третім особам.
В якості менеджера по роботі з клієнтами можуть виступати колишні аналітики, залучені радники і консультанти, працівники PR-служб, помічники керівника та ін.
По набору компетенцій до менеджера по роботі з клієнтами найближче знаходиться посаду заступника керівника по взаємодії з громадськістю. Фахівці цього рівня нерідко беруть на себе публічне висвітлення діяльності підприємства, тому краще кого-небудь знають сильні сторони компанії.
У малому і середньому бізнесі функції менеджера по роботі з клієнтами нерідко покладаються як додаткового навантаження, на провідних фахівців компанії, керівників профільних відділів, прес-секретарів та ін.
Зайняти місце менеджера по роботі з клієнтами можуть і ті фахівці, чия основна професія ніяк не пов'язана з продажами. Так, нерідко в цій якості можуть виступати працівники сфери послуг - адміністративний персонал, працівники сфери торгівлі.
Відео по темі
СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА
Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» і спочатку означало «довірена особа». У Росії посаду секретаря з'являється в XVIII в. спочатку саме як посаду особистого секретаря імператора.
У тлумачному словнику В. Даль визначає: «Статс-секретар» - довірений пісьмовод государя ». У першій чверті XVIII в. секретар стає посадовою особою установи. В даний час в словниках слово «секретар» визначається як «особа, яка здійснює ділове листування окремої особи або установи, а також провідне діловодство».
Зростання ролі керівника в сучасних умовах змушує по-новому поглянути на обов'язки, права, організацію праці і місце секретаря в системі управління організацією.
Секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу і в виконанні намічених заходів, звільняє від виконання допоміжне-технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків і відвідувачів. Секретар - це обличчя не тільки свого керівника, але і установи з цілому.
В обов'язки секретаря входить виконання обсягу робіт зі збору, складання, оформлення, обробці усній і документної інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовці засідань і нарад, по телефонному обслуговування і ін.
Умовно обов'язки секретаря можна розділити на:
Роботу з документами (інформаційно-документаційне обслуговування);
Роботу організаційну (бездокументарній обслуговування).
Обов'язки секретарів керівників різних рівнів управління відрізняються як за змістом, так і за обсягом. Залежно від цього існують три ступені посадовий секретарської ієрархії.
1. Секретар керівника нижчого рівня управління - секретар-друкарка (виконує технічні та сервісні функції).
2. Секретар керівника середнього рівня управління - секретар-референт (забезпечує документної обслуговування, організацію і документної оформлення нарад, прийомів відвідувачів і т.п.).
3. Секретар керівника вищого рівня управління - секретар-помічник керівника, офіс-менеджер, керівник секретаріату (наділений повноваженнями представника в інших організаціях).
Роль секретаря передбачає велику відповідальність і пред'являє високі вимоги. Робота секретаря многопрофильна, вона вимагає не тільки досить високої загальної культури і освіченості, а й спеціальних знань і умінь. Хороший секретар повинен володіти наступними діловими якостями: професійною майстерністю, "організованістю, ініціативністю, відповідальністю, пунктуальністю, дипломатичністю, обізнаністю, умінням передбачити.
Секретар повинен володіти високою культурою поведінки. Важливими показниками культури секретаря є люб'язність, коректність, ввічливість. У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками і керівництвом секретар повинен проявляти доброзичливість, бути хорошим помічником, надавати максимальне сприяння, піти, якщо буде потреба, на деякі особисті незручності заради спільної справи.
Одним з найважливіших ділових контактів є взаємодія керівника з секретарем. Ефективна спільна робота керівника і секретаря можлива тільки за умови повної взаємної довіри і розуміння між ними. Для цього керівник повинен чітко регламентувати порядок спільної роботи, жорстко планувати свій робочий час. Керівник повинен найкращим чином використовувати можливості свого секретаря, давати йому широку ініціативу.
У свою чергу, секретар повинен вивчати особливості характеру, систему мислення, манери поведінки і розмови, логіку прийняття управлінських рішень свого керівника і намагатися допомогти йому в досягненні ефективності його роботи.
КУЛЬТУРА РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ
Робота секретаря відрізняється швидко мінливою ситуацією, різноманітністю виконуваних завдань і потребою їх оперативного вирішення, необхідністю часто вести паралельно кілька видів робіт, різноманіттям контактів.
Тому до секретаря пред'являється ряд вимог, які можна розділити на вимоги до ділових і особистісних якостей.
До діловим якостям,перш за все, відносяться професійні навички,тобто секретар повинен володіти комплексом професійних знань, умінь, навичок.
Секретар повинен відрізнятися високим рівнем організованості.Це вміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.
Не менш важливо таксі якість секретаря, як відповідальність заякісне і своєчасне виконання поставлених завдань.
Секретар повинен відрізнятися ініціативністю,умінням самостійно приймати рішення в межах своєї компетенції, не чекаючи вказівок керівника з кожного приводу.
При підборі секретарів на одне з перших місць висувається вимога зберігати службову таємницю.
До найважливіших якостей секретаря відноситься пунктуальність.Це вміння не тільки правильно спланувати заходи, але і строго виконувати їх у встановлений час.
Секретар повинен володіти умінням передбачитинапружені ситуації і вміти детально спланувати роботу в цей момент.
Робота секретаря ніколи не буде успішною, якщо він не буде відданий своїй фірмі, організації. відданістьсвоїй роботі - основна якість для ідеальних відносин з керівником.
Для вироблення ділових якостей, необхідних в роботі секретаря, потрібно ряд особистісних якостей,без яких важко стати професіоналом.
З них на перше місце слід поставити вміння адаптуватися,тобто швидко переключатися з одного виду роботи на інший, і здатність одночасно виконувати кілька доручень.
Не менш важлива риса характеру - комунікабельність,тобто здатність легко встановлювати контакти, зв'язки, так як секретарю необхідно спілкуватися з великою групою людей.
До особистісним якостям, необхідним секретарю, відносяться люб'язність, ввічливість, доброзичливість, чуйність.
Важливими є й такі якості, як гнучкість, лояльність, врівноваженість, винахідливість, сумлінність, акуратність.
Важливим і необхідним якістю секретаря є його прагнення до постійного вдосконалення, тобто постійному поповненню як загальних, так і професійних знань.
Секретар повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися зі смаком і з урахуванням ділової обстановки.
Секретар повинен знати:
Правові основи управління:
адміністративне, трудове, господарське право;
Законодавчо-нормативні акти, що визначають порядок роботи організації того типу, де він працює.
Основи управління:
систему органів влади і управління в країні і в своєму регіоні;
Галузь, в якій він працює, і взаємозв'язку;
Функції, завдання, структуру організації, в якій він працює, її зв'язки;
Місце керівника в структурі, його внутрішні та зовнішні контакти. Основи менеджменту.
Основи наукової організації управлінської праці. Обчислювальну та організаційну техніку. Основи загальної і соціальної психології. Основи етики і естетики. діловодство:
методи створення та оформлення документів;
Організацію роботи з документами;
Бездокументарній обслуговування. Архівна справа.На основі цих знанні секретар повинен вміти: Створити умови для ефективної роботи керівника:
надати допомогу в плануванні робочого дня;
Організувати робоче місце керівника;
Вести контроль термінів виконання доручень керівництва. Вести інформаційне обслуговування керівника:
" документної;
бездокументарній;
Вміти працювати з періодикою (готувати огляди друку). Організовувати прийом відвідувачів.
Встановлювати контакти.
ВЗАЄМОДІЯ КЕРІВНИКА І СЕКРЕТАРЯ
Взаємодія керівника з секретарем
Виділяйте кожен день час на обговорення з секретарем своєї робочої навантаження;
Ніколи не призначайте зустрічі самі, нехай це робить секретар;
Якщо вас немає в офісі, то ви повинні дзвонити, як мінімум, двічі на день, щоб впоратися про зміни в планах і залишених для вас повідомленнях;
Робіть позначки в щоденнику про те, коли закінчити виконання тієї чи іншої роботи;
Плануючи денну роботу, виділяйте час на неї з запасом.
Є кілька прийомів, які допоможуть менеджеру зробити телефон більшою мірою робочим інструментом і в меншій - настирливої перешкодою:
Попросіть секретаря «фільтрувати» дзвінки. Сповістіть його про те, проти дзвінків яких людей ви не заперечуєте, а кому слід зателефонувати пізніше, в більш зручне для вас час.
Дайте людям можливість знати, коли вам можна дзвонити, а коли небажано.
Налагодьте зі своїм секретарем двосторонній зв'язок. Якщо він виконує дійсно важливу для вас роботу, то запропонуйте деякий час самому відповідати на дзвінки.
Якщо вам потрібно поговорити з людьми по телефону, постарайтесь, щоб секретар склав розклад дзвінків.
Заздалегідь підкажіть секретарю, хто може, а хто не може відволікати вас від основних справ.
За рамками цих домовленостей нехай секретар приймає рішення особисто. Існує цілий ряд переваг, які дає делегування повноважень
секретарю:
Це звільняє час керівника;
Керівник отримує можливість сконцентруватися на творчій пра-
Доручення - прекрасний засіб мотивації та зміцнення довіри секрета-
Доручення - кращий спосіб підготовки секретаря до прийняття на себе додаткову відповідальність і виробленні здатності точно «вгадувати» під час відсутності керівника, як в тій чи іншій ситуації вчинив би він;
Професійний, добре навчений секретар з покладеним на нього відповідальністю і повноваженнями робить честь своєму керівнику.
Взаємодія секретаря з керівником
Фахівці в галузі управління та організації праці називають такі якості, необхідні для створення нормальних відносин між секретарем і керівником.
1. Секретар повинен не допускати помилок в будь-якому документі і тим самим звільнити свого керівника від необхідності перевіряти кожен документ. Секретар також повинен своєю працею довести керівнику, що він може працювати самостійно.
2. При розмові по телефону вміти тактовно відповісти на будь-яке питання, а керівник повинен довіряти своєму секретарю рішення всіх питань, які в діяльності фірми вважаються конфіденційними.
3. Вміти вибрати для керівника найважливіші факти, що містяться в звітах і журналах, щоб позбавити його від необхідності самостійно детально вивчати матеріали.
4. Розуміти, що в разі термінової роботи йому потрібно залишитися після закінчення робочого дня, але керівник, тим не менш, не повинен розраховувати на те, щоб секретар залишався і тоді, коли такої необхідності немає.
5. Чітко представляти свої обов'язки і рівень компетенції при самостійному вирішенні питань під час відсутності керівника, а керівник повинен бути в свою чергу впевнений, що секретар впорається з тією роботою, яка може виникнути в його відсутність. Обом сторонам необхідно почуття гумору. Поведінка секретаря та ефективність його роботи - приклад для всіх співробітників. Він завжди повинен бути чисто і охайно одягнений, оскільки від цього залежить як його авторитет, так і авторитет його керівника.
Секретар повинен стежити за подіями в особистому житті керівника, наприклад, подбати про квіти для спеціальних випадків, про вітальних листівках і т.д.
Інтерв'ю бізнес-тренера Анни Ніколаєвоїна радіостанції «Говорить Москва» 62,0 FM. В гостях у ведучого рубрики Ігоря Ігоревого.
І.І.- Бути хорошим секретарем не просто. По-перше, секретар - це обличчя компанії, на ньому лежить багато реальної відповідальності. По-друге, ця професія не даремно вважається однією з найбільш стресових: багато справ, багато проблем, треба все зробити і при цьому все зробити добре і не заплутатися. Як все це встигнути зробити? Як можна протистояти стресу і стати успішним і гідним представником своєї компанії? Що це за птах - секретар? Коли йдеться про секретаря, у більшості роботодавців виникає питання, який їм потрібен секретар. Швидше за все, більшість відповість, що їм важливіше ноги, а не голова, тому що їм потрібні презентабельні люди. А голова якось додасться. Хто такий секретар сьогодні?
А.Н.- Слово «секретар» з'явилося ще в середньовіччі. У перекладі з латині це означає «довірена особа». Людина, що займає цю посаду, повинен бути добре освічений, знати свою справу, комунікабельним, тому що завдання секретаря полягає в тому, щоб легко знаходити контакт з людьми. Звичайно, не варто вибирати між головою і ногами, тому що секретар є вітриною компанії. За його роботі клієнт робить приблизні висновки про роботу компанії, про те, як з ним будуть працювати надалі.
І.І.- Для секретаря найважче протистояти стресам, знати документообіг, виконувати розпорядження начальника? Адже не секрет, що багато секретарі виконують невластиві даної професії функції. Вони працюють кадровиками, іноді виконують бухгалтерську роботу, розносять каву, прибирають в офісі.
А.Н.- Звичайно, таке буває. Основні обов'язки секретаря - це документообіг. Це обробка вступників та відправляються документів, підготовка листів, факсів, довідок. Крім того, секретарю необхідно управляти протоколом відвідувачів, узгоджувати з керівником пріоритетність графіка прийому відвідувачів. В його обов'язки входить організація зборів, нарад, конференцій, телефонні переговори. У будь-якому випадку секретар повинен ознайомитися зі своїми посадовими обов'язками і спиратися на них в процесі роботи.
І.І.- Що це за обов'язки? Їх треба прописати?
А.Н.- Звісно. Якщо обов'язки не прописані, самому секретарю рекомендується прописати їх і спиратися на цей список в процесі своєї роботи.
І.І.- Виконувати бажання керівника - ось і все обов'язки.
А.Н.- Абсолютно вірно. Керівник для секретаря - це головний клієнт. Йому необхідно допомагати, розвантажувати його, ненав'язливо піклуватися про керівника.
І.І.- А як бути з іншими співробітниками, які звертаються до секретаря? Секретар коммуницирует не тільки з керівником. До секретарю приходять клієнти, відвідувачі. Треба вільно володіти іноземними мовами. Навіть якщо секретар - це ноги, то ноги повинні бути з п'ятьма мовами.
А.Н.- Дійсно, знання іноземних мов - це перевага для секретаря. Клієнтів та відвідувачів треба правильно приймати, посміхнутися їм, запропонувати присісти, подати каву, чай. Це банальні речі, але, на жаль, не у всіх компаніях секретарі використовують ці знання. Іноді в компанії створюється враження, що ти відірвав секретаря від важливої роботи, від читання журналу.
І.І.- Іноді секретар щось вистукує на комп'ютері. Є образ секретарки, яка щось друкує на машинці і відповідає за нескінченні телефонні дзвінки. Раз у раз вона заходить в кабінет до керівника. Все це прекрасно пам'ятають, а хто не пам'ятає, може подивитися на це в радянських фільмах. Але зараз секретарі інші.
А.Н.- Абсолютно вірно. Зараз багато керівників навчають секретарів телефонному етикету. Секретарю необхідно знати правила прийому дзвінка,, перемикання на співробітника або керівника компанії. Крім того, є правила утримання гудка і прощання.
І.І.- Утримання гудка - це процес, коли в телефоні включається музика, який в трубку голос говорить, що цей дзвінок дуже важливий для компанії? У цей час грає музика, наприклад, Бетховена.
І.І.- А як треба запитати? Може бути, треба сказати: «Назвіться, будь ласка»?
А.Н.- Так, можна зробити і так. Треба просити залишатися на лінії, а не почекати або повисіти, поки людини не зв'яжуть з потрібним йому абонентом. На кожну дію є алгоритм роботи, який необхідно дотримуватися. Крім того, є телефонне табу. Це слова алло, слухаю вас, хвилиночку, секундочку, факсік, телефончик. Ці слова не можна вживати.
І.І.- Звичайно, краще залишити зменшувальні форми. Але це стосується не до роботи секретаря, а до роботи дівчата на телефоні. Зараз спектр професій досить широкий.
А.Н.- Абсолютно вірно.
І.І.- Це може робити дівчина, яка працює в call-центрі, дрібні службовці. Сам секретар є досить значимим особою в своїй компанії.
А.Н.- Є основні обов'язки секретаря. Це прийом телефонних дзвінків, відвідувачів, допомога керівнику в плануванні робочого дня, організація зборів та нарад. Крім того, секретарю необхідно вміло врегулювати конфліктні ситуації, які складаються з клієнтами, допомагати керівнику, бути його стіною і захисником.
І.І.- Секретар - це сестра-господиня?
А.Н.- Так.
І.І.- Але такі дівчатка називаються інакше. Це можуть бути офіс-менеджери, співробітники саll-центру, секретарі-помічники і так далі. Вони числяться в реєстрі професій?
А.Н.- Думаю, що числяться.
І.І.- Секретар - це обличчя компанії. У компанії повинна бути прописана вся процедура того, як людина повинна поводитися. В першу чергу це залежить від корпоративної культури компанії?
А.Н.- Звісно. Секретар є візуальною вітриною компанії. Необхідно вміти правильно вітати, запросити клієнта до керівника, дізнатися, на який час призначена зустріч. Весь регламент секретарю треба прописати.
І.І.- Секретар повинен не тільки все це прописувати, але і працювати з документами, організовувати роботу. Він організатор і натхненник усіх наших перемог.
А.Н.- Так.
І.І.- Чи завжди молоді дівчата, які є вітриною, розуміють, чим вони займаються? На мій погляд, секретар - це жінка середніх років, з досвідом, з освітою. Вона може виконувати завдання, врегулювати конфлікти, займатися документообігом, приймати клієнтів і гостей, вести переговори, якщо це буде потрібно.
А.Н.- Це може зробити і випускниця інституту або коледжу, якщо перед цим вона пройде відповідне навчання в школі або на курсах секретарів. Цьому можна навчити, як і роботі з конфліктними клієнтами. Можна навчитися організації часу, телефонному етикету.
І.І.- Хіба цього не вчать у вищих навчальних закладах? На мій погляд, з документами у них не повинно бути проблем, тому що в вузах були відповідні спеціальності, там цьому вчать людей.
А.Н.- Наскільки я знаю, у вищих навчальних закладах немає факультету, де готують секретарів.
І.І.- Це називалося діловодство.
А.Н.- Діловодство вивчають під час отримання середньо-спеціальної освіти. Існують школи підготовки секретарів, а також тренінги та семінари.
І.І.- Тепер життя виглядає так?
У цього слова, як не дивно, немає жіночої форми. "Секретар" - так називається професія, без якої не обходиться жодна організація. Професія, витворюючи навколо себе міфи. "Секретарка" - дівчинка з ногами від зубів, яка пиляє нігті в приймальні? Нероба? Чиясь протеже? Коханка шефа?
Хороший секретар - білка в колесі, це бджілка, без якої начальник, як без рук. Завдання секретаря - це не тільки віднести папірець, прийняти дзвінок. Головне завдання - полегшення роботи керівника. А сюди входять і мікроклімат в приймальні, і організація робочого дня шефа, і побудова його взаємодії з навколишнім світом.
Робота секретаря - це великі нервові навантаження: безліч дзвінків, що поспішають співробітники, маса справ, неможливість скласти особистий графік роботи, залежність від настрою шефа ... Але якщо хоч раз секретар демонструє співробітникам свій поганий настрій, потім будь-яка претензія до співробітників, які не виконали завдання керівництва, може ними розцінюватися як "наїзд" через поганого настрою. Звичайно, секретар повинна мати почуття гумору, щоб коректно відповісти на грубість або зробити вигляд, що не помітила помилки, щоб не вішати ніс у важких ситуаціях і вміти підняти настрій не тільки собі, а й шефу!
Секретар - замок на двері начальника: той, хто знає "потрібне слово", пройде легко. Але у є оточуючих є можливість маніпулювати секретарем, і одне з умінь секретаря - відділення особистих відносин від робітників. У цього питання є і зворотна сторона: клієнтам і співробітникам здається, що стосовно секретаря до них відбивається ставлення начальника. Тому необхідно бути коректною навіть з неприємними людьми. Однак прихильність до всіх не повинна переходити у вседозволеність: секретар -права рука начальника, тому не повинен дозволяти самостверджуватися за свій рахунок несумлінних працівників.
Головне вміння секретаря - швидко зібрати і зберігати інформацію. Як кажуть викладачі ВНЗ, фахівець - це не людина, яка знає все, а людина, яка знає, де знайти інформацію! Секретар повинен бути таким фахівцем - бути в курсі всього, що не демонструючи спосіб збору інформації. Секретар зобов'язаний з'ясувати, хто із співробітників чим займається, щоб знати, до кого звернутися за інформацією. Буває, що назва посади людини не відповідає його функціям, наприклад, питання вирішує не керівник відділу, а його заступник. Керівник відділу має ілюзії, що керує - не можна позбавляти його ілюзій, але треба знати, до кого звертатися за відповіддю. Інформацію важливо не тільки зібрати, але і донести. Хороший секретар пам'ятає: він існує для того, щоб позбавити начальника від чужих проблем, тому фільтрує інформацію. Але керівнику необхідно знати результат будь-якого процесу в організації, а також бути в курсі настроїв в колективі. Якщо його робота може бути поставлена під загрозу назріваючим конфліктом - виною секретаря буде відсутність спроби запобігти біді. Секретар - засіб спілкування начальника з колективом. Це не донос, а - робота. І ще одне важливе правило: жодна фраза керівника, що не призначена для передачі, не повинна досягти вух підлеглих.
Існуючий міф, що секретар - коханка шефа, хоч і не відповідає реальності в більшості випадків, все ж має під собою деякі підстави: начальник і секретар проводять разом більше часу, ніж начальник будинку, вони разом проходять "вогонь, воду, мідні труби" бізнесу , тому іноді виникають відносини, що переходять рамки офіційних. Звичайно, дбайливий секретар помітить нездужання шефа, запропонує таблетку, принесе чай йому, втомленому, зробить бутерброд голодному, виступить порадником при покупці духів дружині і міксера тещі, купить квитки в театр ... Між хорошим секретарем і начальником встановлюється зв'язок, яку можна було б назвати дружньою . Вона корисна в роботі, але відстань, що існує між шефом і секретарем, до дружби або тим більше любові краще в інтересах справи не скорочувати.
початківцю секретарю можна дати декілька порад, Які рідко дають на курсах:
- Керівник і секретар з самого початку повинні обговорити список співробітників, що мають вільний прохід до кабінету. Добре, якщо начальник обговорить і список колег і приятелів, з якими хотів би бути з'єднаний без зайвих питань.
- Існує легенда про секретаря Керенського, яка прийшла на роботу на наступний день після революції і була ображена безладом на робочому місці. Це, звичайно, крайній випадок, але - порядок на столі керівника повинен бути Вашої турботою. Простим рішенням наведення порядку в паперах можуть стати папки "Терміново", "Вирішити", "Переглянути", "Викинути", "На підпис" на столі начальника. Вони полегшать взаємодія і будуть охороняти від того безладу, який неминуче створюється на столі.
- Обов'язково потрібно прищепити начальнику звичку: "Щоб день починався і закінчувався тобою". Ви повинні потрапити в його кабінет раніше, ніж будь-який відвідувач, для того, щоб дізнатися його плани, нагадати про його зустрічах, розробити стратегію поведінки.
- Якщо начальник вважає, що у нього не секретар, а референт, помічник, поясніть йому необхідність Вашої присутності на всіх нарадах і важливих зустрічах - Ви повинні бути в курсі домовленостей.
- Перед тим, як віддати документ на підпис, продумайте, які можуть виникнути питання, і заздалегідь дізнайтеся відповідь. Краще Ви будете дурепою в приймальні, ніж в кабінеті начальника.
- Не зволікайте з виконанням доручень - але і не поспішайте. Пам'ятайте армійську жарт: "Не поспішай виконувати наказ. Завжди піде команда" Відставити! ".
- Якщо Ви з вини співробітника провалили доручення - поділіться відповідальністю з винним. Але - ніколи не виправдуйтеся. Пам'ятайте, що бути винною теж входить у функції секретаря.
- Запам'ятайте будь-якого гостя в обличчя. Це - запорука "безпеки" начальника, якщо небажаний клієнт з'явиться без попередження - Ви встигнете коректно "відбити напад". Те саме можна сказати і до імен людей - для будь-якої людини значимо його ім'я. Вивчайте імена, навіть якщо вони неможливі для запам'ятовування. Важко відтворювані імена та по батькові проговорите про себе кілька разів. Люди, які звикли, що їх імена перекручує, ще більше поважатимуть начальника, якщо Ви цього не зробите.
- Обов'язково запишіть хвилинну інформацію. Коли вона буде не потрібна - викинете і забудете. Але перспективну інформацію запам'ятовуйте: що записав - то з пам'яті стерлося.
- При передачі інформації треба продумати, на якому реченні зробити особливий наголос, щоб вона запам'яталася і була зрозуміла.
- Ви - записна книжка. Пам'ятайте про особисті датах керівника. Він, зайнятий проблемами, може виявитися в ситуації банкіра з оповідання О. Генрі, який забув про власне весілля. Нагадайте йому про неї - навіть якщо це весілля не з Вами.
Ну, а тепер - поради для тих, хто приймає на роботу секретаря.
При підборі секретаря обов'язково перевірте кандидаток на:
- дикцію, звучання голосу, інтонація. Запропонуйте складну ситуацію - від брехні, що начальника немає на місці, до відповіді розгніваного клієнта - і послухайте, як це буде звучати. Зверніть увагу і на зміст відповідей - теж важливо.
- стресостійкість та доброзичливість. Дівчина, яка на співбесіді вам звабливо посміхається, може стати фуріей при першому ж конфлікті, замучити істериками або виразами свого поганого настрою. Якщо ж дівчина в стресовій ситуації знаходить джерело нових сил, і чим складніше завдання - тим веселіше, вона годиться на роботу секретаря, але Ви повинні будете подбати про те, щоб у такого секретаря не було простоїв.
- грамотність. Документ про вищу освіту обіцяє, що листи не будуть йти з п'ятьма помилками в одному слові. За мінімуму же рівень секретаря перевіряється кількома формами, наприклад: "Згідно з" - "документу" або "документа"? Другий тест - питання: "Вибачте, кому Ви телефонуєте?". Якщо вона пише "документа" і каже "дзвонить" - краще їй відмовити. Шанс перевчити невеликий.
І ще кілька порад:
- Не дивіться на зовнішність - дивіться на рекомендації і анкету. Зовнішність можна буде відкоригувати, розум - навряд чи.
- Дізнайтеся, чи готовий секретар, а головне - його сім'я, якщо вона є, до ненормованого робочого дня. При домовленості про нормированном дні все ж можуть виникнути ситуації, коли секретар змушена затриматися на роботі. Краще, якщо секретар буде жінка, не обтяжена маленькими дітьми: вони вимагають до себе більшої материнської уваги.
- Дізнайтеся, чи не відчуває претендентка дискомфорт при необхідності швидко перемикатися з однієї справи на іншу. Якщо відчуває - навряд чи вона буде хорошим секретарем: начальнику доведеться чекати, коли вона закінчить відправляти факс, перш ніж зайнятися диктуванням термінового листа.
- Постарайтеся визначити, наскільки претендентка з майбутнім шефом схожі психологічно. Якщо вона звикла швидко говорити, а його такі люди дратують, якщо вона повільна, а він любить, щоб навколо все горіло - вони не спрацюються.