порядок взаємодії підрозділи з іншими структурними одиницями підприємства. Взаємодія із структурними підрозділами філії Регламент взаємодії структурних підрозділів

Документ, у якому визначаються: порядок створення (освіти) підрозділу; правове становище підрозділи у структурі організації; структура підрозділу; завдання, функції, права та відповідальність підрозділу; порядок взаємодії підрозділи з іншими структурними одиницями організації.

Порядок розробки цього документа аналогічний порядку розроблення посадових інструкцій. Тому в цьому розділі обмежимося лише розглядом моделей положень та дамо рекомендації щодо розробки деяких розділів.

Одним із найпростіших є макет, у якому виділяються розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання підрозділу.

3. Функції підрозділу.

Також у макетах положень можна зустріти такі блоки:

1. Організаційна структура підрозділу.

2. Права підрозділу.

3. Взаємини (службові зв'язки) підрозділи коїться з іншими підрозділами.

4. Відповідальність підрозділу.

Тепер коротко по кожному із розділів.

Розділ 1. "Загальні положення"

	Місце підрозділу у структурі управління організацією	Вказується, чи є підрозділ самостійним або входить до складу іншого підрозділу
	Порядок створення, реорганізації та ліквідації підрозділу	Визначається: хто (орган чи посадова особа) створює підрозділ, якими документами; хто приймає рішення про реорганізацію чи ліквідацію підрозділу
	Підпорядкованість	Вказується, кому з керівництва (керівнику організації чи його заступникам, іншим керівним працівникам) підпорядковується самостійний підрозділ. Підпорядкованість визначається за схемою структури організації
	Керівництво підрозділом
	Основні організаційно-правові документи, якими керується підрозділ у своїй діяльності	Вказується, яка посадова особа керує діяльністю підрозділу, в якому порядку провадиться призначення на посаду та звільнення з посади, кваліфікаційні вимоги до нього
	Планування діяльності підрозділу	Вказується, за якими планами ведеться робота підрозділу
	Форми звітності про діяльність підрозділу	Тут можна вказати, в якому порядку звітує підрозділ: подає письмовий звіт раз на місяць (квартал, рік); керівник організації заслуховує звіт керівника підрозділу; інші форми
	Пояснення термінів, що використовуються	Наводяться у тому випадку, якщо підрозділи виконують специфічні функції та характеризуються спеціальною термінологією

Розділ 2. «Основні завдання підрозділу». Основні завдання підрозділу, зазвичай, визначаються з урахуванням матриці розподілу функцій управління. Якщо організація обходиться без неї, то за основу можна взяти положення Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців. Якщо до складу підрозділу входять структурні одиниці, то розбивку завдань рекомендується проводити у цих напрямах.

Розділ 3. "Функції підрозділу". Під час розробки цього розділу також використовується матриця розподілу функцій управління. Якщо такої немає, можна використовувати Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців - «вивести» функції з посадових обов'язків керівників відповідних підрозділів. Допоможе визначити функції структурного підрозділу та ГОСТ 24.525.5-81 «Управління виробничим об'єднанням та промисловим підприємством. Управління ресурсами. Основні положення"*.

* М.: Держстандарт СРСР, 1981.

Структура розділу "Функції підрозділу" може бути представлена у вигляді тексту або таблиць, схем. Наприклад, для положення про юридичний відділ:

ІІІ. Функції

Таблична форма зручна. Складність лише в тому, що документ є результатом не будь-якої функції, тому навпроти окремих функцій проставлятимуться прочерки.

Для того, щоб одні й ті ж функції не дублювалися в положеннях про різні підрозділи, можна використати спосіб, який застосовується при розробці посадових інструкцій (див. рекомендації з розробки розділу «Посадові обов'язки» посадової інструкції у пункті 3.1 параграфа 3 цього розділу – с. 61 ). Але, в принципі, використання матриці розподілу функцій управління має виключати дублювання.

Розділ 4. "Організаційна структура підрозділу". Найменування цього розділу може бути іншим, наприклад «Структура» або «Структура і штатна чисельність».

Пропозиції щодо структури підрозділу розробляються керівником підрозділу разом із відділом організації та оплати праці. У міру діяльності підрозділу структура може змінюватись.

Структура підрозділу може наводитися простим перерахуванням, наприклад: «До складу відділу кадрів входять: сектор прийому, сектор звільнення, сектор обліку, сектор з консультування працівників». Структуру можна подати і у вигляді схеми, наприклад:

	ВІДДІЛ КАДРІВ

Бюро (сектор, група) прийому


Бюро (сектор, група) обліку

Схема може бути і складнішою - відображати зв'язки між структурними одиницями, що входять до складу підрозділу.

У розділі "Структура" слід також визначити порядок затвердження положень про структурні одиниці підрозділу.

У невеликих організаціях підрозділи можуть і структуруватися більш дрібні одиниці. І тут вказуються групи фахівців, виконують роботи з окремих напрямах, чи взагалі окремі фахівці, і навіть визначається, у порядку затверджуються посадові інструкції фахівців підрозділи.

У цьому розділі також зазначається штатна чисельність підрозділу. Вона може наводитися в положенні або оформлятися окремим додатком.

Розділ 5. "Права підрозділу". Перед тим, як розробляти цей розділ, рекомендуємо звернути увагу на порядок розробки розділу «Права» посадових інструкцій (див. пункт 3.1 параграфа 3 цього розділу - с. 66). На відміну від посадової інструкції положення про підрозділ наділяє правами не окремого працівника, проте підрозділ. Якщо є бажання, можна розписати права працівників. Але найкраще навести загальний для керівника підрозділу та його працівників перелік прав та окремим блоком виділити права керівника. Наділяючи останнього правами, перевагу слід надавати функціональним правам, оскільки трудові в нього самі, як і в працівників підрозділи.

Наведемо загальний приклад розділу «Права» положення про відділ кадрів:

1.1. Контролювати з питань, що входять до компетенції відділу, діяльності структурних підрозділів організації та окремих спеціалістів.

1.2. Запитувати від структурних підрозділів інформацію, документацію та матеріали, необхідні для вирішення питань, пов'язаних із виконанням покладених на відділ завдань.

1.3. Запрошувати представників сторонніх організацій на вирішення питань, що входять до компетенції відділу.

1.4. Вносити через заступника генерального директора з персоналу на розгляд генерального директора пропозиції щодо питань, що входять до компетенції відділу.

3. Начальник відділу має персональне право:

3.1. Брати участь у підборі працівників відділу на вакантні посади.

3.3. Представляти за довіреністю інтереси організації з питань добору персоналу у службах зайнятості, кадрових агентствах.

3.4. Брати участь у підготовці та узгодженні планів організації, що стосуються персоналу.

3.6. За погодженням із заступником генерального директора з персоналу залучати експертів, спеціалістів у сфері управління персоналом сторонніх організацій для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій та пропозицій.

5. Працівники відділу наділені правом:

5.2. Вимагати від посадових осіб організації дотримання трудового законодавства, усунення порушень трудового законодавства.

При розробці даного розділу слід скористатися рекомендаціями, наведеними в пункті 3.1 «Посадові інструкції» цієї книги, а також проаналізувати наведені далі варіанти положень.

Розділ 6. «Взаємини (службові зв'язки) підрозділи». Усі рекомендації щодо підготовки однойменного розділу, але лише посадових інструкцій, наведено у пункті 3.1 «Посадові інструкції» цієї книги. Слід лише звернути увагу, що «розписується» взаємодія підрозділів, а чи не окремих працівників. Тому в першу чергу потрібно орієнтуватися на службові зв'язки між керівниками різних підрозділів, і в другу (якщо в цьому є необхідність) – на узгодження службових зв'язків між рядовими працівниками підрозділів (тобто визначити, чи потрібно отримувати у керівника свого підрозділу згоду, потрібно чи узгоджувати свої дії із керівником іншого підрозділу, перш ніж взаємодіяти з його працівниками).

Способи оформлення (текст, схеми, таблиці, ін.) можуть бути тими самими, що й зазначені у пункті 3.1 «Посадові інструкції» цього довідника.

Розділ 7. "Відповідальність підрозділу". Порядок розробки цього блоку положення також багато в чому аналогічний порядку складання розділу «Відповідальність» посадової інструкції (див. пункт 3.1 параграфа 3 цієї глави – с. 69). Тим часом є особливості. Так, бажано в положенні, поряд з відповідальністю всього підрозділу, виділити відповідальність його керівника, оскільки за загальним правилом він у своїй діяльності керується становищем та в більшості організацій посадові інструкції на нього не розробляються.

Можна розділити відповідальність на персональну (наприклад, начальника відділу) та колективну (працівників підрозділу).

Якщо розробнику недостатньо перерахованих вище розділів, рекомендуємо наступні структури тексту положень про підрозділи:

1. Загальні положення.

2. Основні цілі та завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Взаємодія.

6. Відповідальність.

7. Заохочення.

8. Майно та кошти.

9. Організація діяльності.

10. Трудові відносини.

11. Структура та штатна чисельність.

Положення про структурні підрозділи складаються відділом організації та оплати праці або лабораторією (бюро) з організації праці. Якщо таких підрозділів немає – можна закріпити цю функцію за юридичним відділом чи відділом кадрів. Розробку можна доручити і окремим спеціалістам, наприклад інженеру з організації управління виробництвом.

Загальний контроль та керівництво розробкою положень про структурні підрозділи здійснює заступник керівника організації з управління персоналом.

Положення про структурний підрозділ має містити такі реквізити:

1. Найменування організації.

2. Найменування документа.

3. Дату та номер.

4. Заголовок до тексту (найменування структурного підрозділу).

5. Гриф затвердження.

7. Підпис розробника.

8. Візи погодження (якщо положення підлягає зовнішньому погодженню, то гриф погодження).

Перелік осіб, які мають поставити свої візи, як правило, визначається керівником організації згідно з наказом про розподіл обов'язків, а також на основі оперограм. Щоб уникнути неточностей і дублювання окремих функцій, службових зв'язків, відповідно, і наступних розбіжностей між керівниками різних підрозділів, практикується візування становища конкретного підрозділи керівниками тих підрозділів, із якими воно взаємодіє. Якщо кількість віз понад 3, їх оформляють на окремій сторінці або у вигляді окремого «Листа погоджень».

У низці організацій передбачено візування положень про підрозділи начальником юридичного відділу чи юристом організації.

Затверджує положення про структурні підрозділи керівника організації. Правом затвердження може бути наділені та інші керівні працівники (наприклад, заступники керівника організації, які забезпечують діяльність груп підрозділів).

Зі становищем мають бути ознайомлені працівники підрозділу. Це може бути графа про ознайомлення або графа про доведення положення до працівників. При цьому підписи проставляються у порядку старшинства (спочатку керівник підрозділу, потім усі інші). Для фіксації ознайомлення з положенням може використовуватися і спосіб, вказаний для посадових інструкцій і полягає у складанні листа ознайомлення.

Підставою для внесення змін до положення структурного підрозділу є наказ керівника організації. Порядок та способи його оформлення аналогічні порядку оформлення наказу про внесення змін до посадової інструкції. Однак слід враховувати, що внесення змін до положення про структурний підрозділ може, а в окремих випадках має спричинити перегляд посадових інструкцій працівників цього підрозділу.

Щоб показати різні моделі положень, наведені нижче зразки розроблені однією відділ - відділ кадрів. Зразки положень інші підрозділи (понад 60) наводяться у практичному посібнику «Кадри підприємства. 60 зразків положень про відділи та служби»*.

* Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадри підприємства 60 зразків положень про відділи та служби: Практичний посібник. 2-ге вид. - Перероб. та дод. - М: Видавництво «Справа і Сервіс», 2002.

ЗАТ "Алкотрейд"		ЗАТВЕРДЖУЮ
(найменування організації)		Генеральний директор

ПОЛОЖЕННЯ			О. А. Онуфрієв
		(Підпис)	(розшифровка підпису)
17.06.2003	№ 2
Про відділ кадрів
(найменування підрозділу)

1. Загальні положення

1.1. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом організації, підпорядкованим безпосередньо її керівнику.

1.2. Відділ кадрів очолює начальник.

1.3. Призначення та звільнення начальника відділу кадрів провадиться наказом генерального директора.

2. Основні завдання відділу кадрів

2.1. Організація та проведення роботи з підбору, розміщення та виховання кадрів.

2.2. Вивчення якостей працівників з їхньої практичної діяльності.

2.3. Створення резерву кадрів для висування на керівні та матеріально відповідальні посади.

2.4. Організація всіх видів ведення обліку та складання звітності з кадрів.

3. Функції відділу кадрів

Відділ кадрів:

3.1. Розробляє пропозиції про номенклатуру посад працівників, які призначаються та звільняються генеральним директором.

3.2. Спільно з керівниками заінтересованих підрозділів підбирає працівників та вносить відповідні пропозиції щодо їх призначення на зазначені посади, оформляє необхідну для цього документацію.

3.3. Спільно з керівниками підрозділів вивчає ділові та моральні якості працівників у процесі їх практичної діяльності та вносить пропозиції щодо переміщення та висування працівників.

3.4. Забезпечує проведення атестації працівників, здійснює постійний контроль за перебігом виконання рекомендацій атестаційної комісії.

3.5. Відповідно до вимог трудового законодавства за участю керівників підрозділів вносить пропозиції про звільнення та переміщення працівників та здійснює необхідне оформлення.

3.6. З урахуванням розвитку організації визначає потреба у фахівцях та працівниках масових професій, визначає джерела поповнення персоналу.

3.7. Вживає заходів щодо влаштування молодих фахівців та забезпечує правильне їх використання.

3.8. Розглядає скарги та заяви працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства, вносить пропозиції щодо вирішення цих скарг.

3.9. Веде облік працівників організації, в установленому порядку оформляє та зберігає їхні особисті справи та інші документи з кадрів.

3.10. Здійснює прийом, заповнення, зберігання та видачу трудових книжок.

3.11. Здійснює контроль за своєчасним наданням чергових відпусток працівникам.

3.12. Спільно з юридичним відділом контролює правильність організації та застосування матеріальної відповідальності до працівників організації.

3.13. Спільно з іншими підрозділами вносить пропозиції та готує відповідну документацію про нагородження працівників та інші заохочення.

3.14. Складає звітність про кадри за затвердженими формами.

3.15. Від імені організації представляє з питань роботи з кадрами у державних та муніципальних органах, організаціях, підприємствах та установах.

Відділ кадрів у межах своєї компетенції має право:

4.1. Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників думку керівників відповідних структурних підрозділів.

4.2. Вимагати прийому працювати та інших встановлених випадках подання відповідних документів і матеріалів (трудових книжок, копій дипломів про освіту та інших.).

4.3. Контролювати у структурних підрозділах дотримання щодо працівників трудового законодавства, а також порядок надання встановлених пільг та переваг.

4.5. Вносити керівництву організації пропозиції з питань роботи з кадрами, у тому числі про поліпшення праці працівників.

5. Керівництво

5.1. Керує роботою відділу начальник відділу кадрів.

5.2. Начальник відділу кадрів:

Організує роботу відділу;

Вживає заходів для покращення роботи відділу;

Забезпечує взаємодію Космосу з іншими структурними підрозділами.

5.3. Начальник відділу кадрів несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

5.4. Посадові обов'язки, правничий та відповідальність працівників відділу кадрів встановлюються посадовими інструкціями.

Зі становищем ознайомлені	Начальник відділу кадрів		В.К. Смирнова
	(Посада)	(Підпис)	(розшифровка підпису)


	(Посада*)	(Підпис)	(розшифровка підпису)

ЗАТ "Алкотрейд"		ЗАТВЕРДЖУЮ
(найменування організації)		Генеральний директор
		(директор; заступник директора з персоналу; інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію)
ПОЛОЖЕННЯ			О. А. Онуфрієв
		(Підпис)	(розшифровка підпису)
17.06.2003	№ 2
Про відділ кадрів
(найменування підрозділу)

I. Загальні положення

1. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом організації.

2. Відділ створюється та ліквідується наказом генерального директора.

3. Відділ підпорядковується безпосередньо генеральному директору*.

* Може також підпорядковуватися заступнику генерального директора з управління персоналом.

4. Відділ очолює начальник*, призначений посаду наказом генерального директора.

* Керівником відділу кадрів може бути заступник директора з кадрів.

5. Начальник відділу повинен мати професійну освіту та стаж роботи з організації управління кадрами на інженерно-технічних та керівних посадах не менше 5 років.

6. У своїй діяльності відділ керується:

6.1. Конституцією РФ.

6.2. Трудовим кодексом РФ та іншими нормативними правовими актами, які містять норми трудового права.

6.3. Статутом.

6.4. Положення про персонал.

6.5. Справжнім Положенням.

7. Робота відділу ведеться за річними та квартальними планами.

8. Начальник відділу один раз на квартал* подає генеральному директору звіт про роботу відділу.

* Може бути вказана інша регулярність.

ІІ. Структура

1. Структуру та штатну чисельність відділу затверджує генеральний директор, виходячи з умов та особливостей діяльності організації, за поданням начальника відділу кадрів та за погодженням з відділом організації та оплати праці.

2. Відділ кадрів має у своєму складі структурні підрозділи (групи, сектори, бюро, дільниці та ін.) згідно з наведеною нижче схемою*.

* У складі відділу кадрів можуть утворюватися та інші структурні одиниці, наприклад, бюро (сектор) з оформлення пенсій, контролю за станом трудової дисципліни та ін.

	ВІДДІЛ КАДРІВ

Бюро (сектор, група) прийому		Бюро (сектор, група) звільнення


Бюро (сектор, група) обліку		Бюро (сектор, група) консультування працівників

3. Розподіл обов'язків між працівниками бюро (секторів, груп) провадиться начальником відділу кадрів.

4. Головні спеціалісти (керівники) бюро (секторів, груп та ін.) у складі відділу кадрів, інші працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом генерального директора за поданням начальника відділу кадрів.

5. Працівники відділу у своїй діяльності керуються посадовими інструкціями.

ІІІ. Завдання

1. Підбір, розстановка та виховання кадрів.

2. Вивчення ділових та моральних якостей працівників щодо їх практичної діяльності.

3. Облік кадрів.

4. Забезпечення прав, пільг та гарантій працівників організації.

5. Контроль за станом трудової дисципліни у створенні.

IV. Функції

1. Розробка кадрової політики та стратегії організації.

2. Розробка прогнозів, визначення поточної потреби у кадрах та джерелах її задоволення на основі вивчення ринку праці.

3. Забезпечення організації кадрами робітників, службовців та спеціалістів необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації відповідно до цілей, стратегії та профілю організації, що змінюються зовнішніми та внутрішніми умовами її діяльності.

4. Формування та ведення банку даних про кількісний та якісний склад кадрів.

5. Підбір та відбір працівників спільно з керівниками заінтересованих підрозділів та внесення відповідних пропозицій про їх призначення на зазначені посади, оформлення наказів про прийом на роботу та іншу необхідну документацію.

6. Розробка пропозицій про прийом на роботу за конкурсом відповідно до порядку, встановленого законодавством, підготовка та організація роботи конкурсної комісії.

7. Інформування працівників організації про наявні вакансії; використання засобів для найму працівників.

8. Встановлення прямих зв'язків із навчальними закладами та службами зайнятості.

9. Оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій та наказів генерального директора.

10. Облік особового складу.

11. Видача довідок про справжню та минулу трудову діяльність працівників.

12. Прийом, заповнення, зберігання та видача трудових книжок.

13. Ведення встановленої документації з кадрів.

14. Підготовка матеріалів для подання персоналу до заохочення.

15. Підготовка матеріалів щодо притягнення працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

16. Розстановка кадрів на основі оцінки їхньої кваліфікації, особистих та ділових якостей.

17. Контроль за правильністю розміщення працівників та використання їх праці в структурних підрозділах організації.

18. Вивчення професійних, ділових та моральних якостей працівників у процесі їх трудової діяльності.

19. Організація проведення атестації працівників організації, її методичне та інформаційне забезпечення, участь у аналізі результатів атестації, здійснення постійного контролю за ходом виконання рішень атестаційної комісії.

20. Підготовка відповідних документів щодо пенсійного страхування та подання їх до органів соціального забезпечення.

21. Видача довідок про роботу в організації, займаній посаді та розмір заробітної плати.

22. Забезпечення соціальних гарантій трудящих у сфері зайнятості, дотримання порядку працевлаштування та перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм встановлених пільг та компенсацій.

23. Складання графіка відпусток, облік використання працівниками відпусток, оформлення чергових відпусток відповідно до затвердженого графіка та додаткових відпусток.

24. Оформлення та облік відряджень.

25. Табельний облік.

26. Контроль за станом трудової дисципліни у підрозділах організації та за дотриманням працівниками Правил внутрішнього розпорядку.

27. Аналіз плинності кадрів.

28. Розробка заходів щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу, контроль за їх виконанням.

29. Розгляд скарг та заяв працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства.

30. Вжиття заходів до виявлення та усунення причин, що породжують скарги працівників.

1. Відділу кадрів для виконання покладених на нього функцій надано право:

1.1. Контролювати у структурних підрозділах дотримання щодо працівників трудового законодавства, встановленого порядку надання пільг та переваг.

1.2. Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників - думку керівників відповідних структурних підрозділів.

1.4. Надавати керівникам структурних підрозділів обов'язкові для виконання вказівки з питань, що належать до компетенції відділу

1.5. Вести листування з питань підбору кадрів, а також з інших питань, що входять до компетенції відділу та не потребують узгодження з генеральним директором.

2. Права, надані відділу, реалізує начальник відділу, а також працівники відділу відповідно до встановленого посадових інструкцій розподілу обов'язків.

3. Начальник відділу кадрів наділений такими правами:

3.1. Вносити на розгляд генерального директора пропозиції щодо питань, що входять до компетенції відділу.

3.2. Вносити пропозиції щодо діяльності інших підрозділів організації.

3.3. Представляти в установленому порядку від імені організації з питань, що належать до компетенції відділу у відносинах з державними та муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами, у тому числі агенціями з найму та службами зайнятості.

3.4. Брати участь у підготовці та узгодженні планів організації у частині персоналу.

3.5. Надавати підлеглим працівникам вказівки, обов'язкові до виконання.

3.6. За погодженням з генеральним директором залучати зі сторонніх організацій експертів, фахівців у сфері управління персоналом для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій та пропозицій.

3.7. Розпоряджатися виділеними трудовими, матеріальними, фінансовими та технічними ресурсами та розподіляти їх між структурними одиницями.

4. Начальник відділу кадрів підписує (візує) документи, пов'язані з підбором та рухом кадрів, облікові форми.

5. Працівники відділу кадрів наділені правом:

5.1. Відвідувати підрозділи організації контролю за станом трудової дисципліни, дотриманням трудових прав працівників.

5.2. Вимагати від посадових осіб організації дотримання трудового законодавства.

5.3. Встановлювати терміни та контролювати виконання вимог.

5.4. При виявленні порушень трудового законодавства складати акти, доповідні записки, звіти та подавати їх у юридичний відділ для правового аналізу та подальшої передачі на розгляд генеральному директору для притягнення винних до відповідальності.

5.5. Присутні на нарадах та брати участь в обговоренні питань, що входять до компетенції відділу.

VI. Взаємини (службові зв'язки)

Для виконання функцій та реалізації прав відділ кадрів взаємодіє з підрозділами організації за такою схемою:

Найменування підрозділу	Документи та інформація
	Отримує	Надає (надсилає)
Усі структурні підрозділи	Заявки на робітників та службовців	Рішення про заохочення працівників
	Подання на заохочення	Виписки з наказів (копії наказів) з особового складу (за запитами керівників підрозділів)
	Характеристики працівників	Затверджений графік відпусток
	Матеріали для притягнення працівників до дисциплінарної та матеріальної відповідальності	Копії наказів про заохочення працівників, про накладення дисциплінарних стягнень
	Пояснювальні записки від порушників трудової та виробничої дисципліни	Приписи щодо усунення порушень трудового законодавства
	Проекти графіків відпусток за підрозділами	Рішення атестаційної комісії
	Матеріали на відрядження	Копії наказів про відрядження
Головна бухгалтерія	Довідки про заробітну плату для оформлення пенсій
	Матеріали для видачі довідок працівникам про роботу в організації, займаній посаді та розмір заробітної плати	Проекти наказів про прийом, звільнення та переміщення матеріально відповідальних осіб
	Відомості про матеріально відповідальних осіб	Проекти договорів щодо матеріальної відповідальності
		Табелі обліку робочого часу
		Графік відпусток
		Листки тимчасової непрацездатності до оплати
		Довідки про зміну прізвища працівника
		Накази про відрядження, інші документи для виплати відрядження
		Виконавчі листи із судів для утримання із заробітної плати працівників
Відділ організації та оплати праці	Штатний розклад	Відомості про прийом, переміщення та звільнення працівників
	Схеми посадових окладів, доплат, надбавок до заробітної плати	Відомості про облікову чисельність працівників
	Нормативи з праці	Довідки про плинність кадрів
	Положення про персонал	Звіти, відомості про стан трудової дисципліни
	Положення про матеріальне та моральне заохочення працівників
	Положення про дисциплінарну відповідальність
	Положення про структурні підрозділи організації
	Розрахунки фондів заробітної плати та чисельності персоналу
	Розрахунки потреби у робітників та службовців
Відділ підготовки кадрів	Графіки направлення керівних працівників та службовців до навчальних закладів для підвищення кваліфікації	Розрахунки потреб у кваліфікованих кадрах
	Плани підготовки, перепідготовки кадрів, підвищення кваліфікації	Відомості про якісний склад робітників та службовців
	Відомості про успішність учнів та терміни навчання	Списки працівників
	Результати підсумкових іспитів, кваліфікаційних проб, конкурсів професійної майстерності	Проекти трудових договорів з викладачами та інструкторами
	Пропозиції щодо складу атестаційних комісій
	Інформацію про кандидатури на посади викладачів та інструкторів
Юридичний відділ	Відомості про зміни трудового законодавства, законодавства про соціальне забезпечення	Проекти трудових договорів із керівними працівниками організації
	Нормативні правові акти з праці	Заявки на пошук необхідних нормативних правових актів роз'яснення чинного законодавства
	Роз'яснення чинного трудового законодавства та порядку його застосування	Накази для візування

VII. Відповідальність

1. Відповідальність за належне та своєчасне виконання відділом функцій, передбачених цим Положенням, несе начальник відділу кадрів.

2. Начальник відділу кадрів притягується до відповідальності за:

2.1. Неналежну організацію діяльності відділу щодо виконання завдань та функцій, покладених на відділ.

2.2. Несвоєчасну та неякісну підготовку документів.

2.3. Неналежне ведення діловодства відповідно до чинних правил та інструкцій.

2.4. Надання недостовірних відомостей з питань, що належать до його компетенції.

2.5. Недотримання працівниками відділу трудової та виробничої дисципліни.

2.6. Невжиття заходів щодо усунення масштабних порушень трудової дисципліни в організації.

2.7. Незабезпечення збереження майна, що у відділі та недотримання правил пожежної безпеки.

2.8. Невідповідність чинному законодавству проектів, що візуються (підписуються), наказів, інструкцій, положень, постанов та інших документів.

2.9. Нераціональне використання трудових та матеріальних ресурсів.

3. Начальник відділу кадрів за скоєння правопорушень у процесі своєї діяльності притягується до відповідальності у порядку, встановленому трудовим, адміністративним, кримінальним законодавством.

4. Працівники відділу кадрів в оцінці ділових якостей працівників організації зобов'язані виходити лише з офіційно отриманих даних і матеріалів і немає права розголошувати наявні дані про особисте життя працівників.

5. Відповідальність працівників відділу кадрів встановлюється їх посадовими інструкціями.

* Візи керівників структурних підрозділів, з якими взаємодіє відділ, інших посадових осіб.

Зі становищем ознайомлені	Начальник відділу кадрів		В.К. Смирнова
	(Посада)	(Підпис)	(розшифровка підпису)


	(Посада*)	(Підпис)	(розшифровка підпису)

* Посади, підписи інших працівників відділу кадрів, дати ознайомлення.

ЗАТ "Алкотрейд"		ЗАТВЕРДЖУЮ
(найменування організації)		Генеральний директор
		(директор; заступник директора з персоналу; інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію)
ПОЛОЖЕННЯ			О. А. Онуфрієв
		(Підпис)	(розшифровка підпису)
17.06.2003	№ 2
Про відділ кадрів
(найменування підрозділу)

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає основні завдання, функції, права та відповідальність відділу кадрів закритого акціонерного товариства «Алкотрейд» (далі – акціонерного товариства).

1.2. Відділ кадрів у своїй діяльності керується трудовим законодавством Російської Федерації, Статутом акціонерного товариства, Положенням про персонал, правилами та стандартами документаційного забезпечення управління, іншими нормативними правовими та нормативно-методичними документами з питань кадрової роботи.

1.3. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом акціонерного товариства та підпорядковується генеральному директору.

1.4. Штатна чисельність та структура відділу визначаються генеральним директором акціонерного товариства.

1.5. Це Положення визначає порядок проведення робіт з підбору, розстановки та виховання кадрів, кадрового обліку, управління трудовою дисципліною в акціонерному товаристві.

1.6. Безпосереднє керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу кадрів, на посаду якого наказом генерального директора призначається особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи з організації управління кадрами на інженерно-технічних та керівних посадах не менше 5 років.

1.7. На період відсутності начальника відділу (відпустка, відрядження, хвороба та ін.) його обов'язки покладаються на старшого інженера з кадрів, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за невиконання обов'язків.

2. Основні цілі та завдання відділу

2.1. Основною метою створення відділу кадрів є реалізація кадрової політики в акціонерному товаристві.

2.2. Основними завданнями відділу є:

Підбір, розстановка та виховання кадрів;

Оформлення та облік кадрів;

Забезпечення прав, пільг та гарантій працівників акціонерного товариства;

Контроль за станом трудової дисципліни в акціонерному товаристві.

3. Функції відділу

Для вирішення поставлених завдань відділ кадрів здійснює такі функції:

3.1. Розробляє кадрову політику, а також комплекс заходів щодо її реалізації.

3.2. Складає розрахунки потреби у кадрах та визначає джерела її задоволення на основі вивчення ринку праці.

3.3. Забезпечує акціонерне товариство кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації відповідно до цілей, стратегії та предмету діяльності акціонерного товариства.

3.4. Формує та веде банк даних про кількісний та якісний склад кадрів.

3.5. Спільно з керівниками структурних підрозділів здійснює добір та відбір працівників та вносить пропозиції щодо їх призначення на посади.

3.6. Інформує працівників акціонерного товариства про наявні вакансії.

3.7. Встановлює зв'язки з навчальними закладами, службами зайнятості, кадровими агентствами для підбору персоналу, а також засобами масової інформації для розміщення оголошень про найм працівників.

3.8. Оформляє прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій та наказів генерального директора акціонерного товариства.

3.9. Веде облік особового складу, встановлену документацію з кадрів.

3.10. Видає довідки про трудову діяльність працівників, посаду та розмір заробітної плати.

3.11. Здійснює прийом, заповнення, зберігання та видачу трудових книжок.

3.12. Готує матеріали для подання працівників до заохочення, для притягнення працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

3.13. Спільно з керівниками структурних підрозділів здійснює розстановку кадрів на основі оцінки їхньої кваліфікації, особистих та ділових якостей.

3.14. Організовує проведення атестації працівників акціонерного товариства, її методичне та інформаційне забезпечення.

3.15. Аналізує результати атестації.

3.16. Організує відповідно до нормативних правових та методичних документів перевірки у підрозділах акціонерного товариства:

Дотримання правильності використання праці структурних підрозділах;

стани трудової дисципліни;

Виконання рішень атестаційної комісії.

3.17. Здійснює облік та аналіз результатів перевірок та за необхідності втручання генерального директора інформує його про наявні порушення та способи їх усунення.

3.18. Готує документи для оформлення пенсій та подає їх до органів соціального забезпечення.

3.19. Забезпечує соціальні гарантії працівників у сфері зайнятості, дотримання порядку працевлаштування та перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм встановлених пільг та компенсацій.

3.20. Складає графік відпусток, веде облік використання працівниками відпусток, оформляє відпустки відповідно до затвердженого графіка.

3.21. Оформляє відрядження та веде облік відряджень.

3.22. Забезпечує ведення табельного обліку.

3.23. Розробляє заходи щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу, здійснює контроль за їх виконанням.

3.24. Розглядає скарги та заяви працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства.

3.25. Вживає заходів до виявлення та усунення причин, що породжують скарги працівників.

4. Права відділу

4.1. Відділ кадрів має право:

Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників - думку керівників відповідних структурних підрозділів;

Здійснювати контроль за діяльністю будь-якого структурного підрозділу акціонерного товариства з дотримання трудового законодавства, Правил внутрішнього трудового розпорядку, а також з інших питань, що належать до його компетенції;

Брати участь у роботі комісій, на яких розглядаються кадрові питання, а також проводити наради з питань, що належать до компетенції відділу;

Вносити на розгляд керівництва акціонерного товариства пропозиції, акти, висновки щодо притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів за допущені ними порушення трудового законодавства.

4.2. Конкретні права начальника відділу та працівників відділу встановлюються посадовими інструкціями.

5. Відповідальність

5.1. Відділ кадрів несе колективну відповідальність за:

Якість та своєчасність виконання завдань та функцій, покладених на відділ, а також за повну реалізацію прав, наданих відділу;

Дотримання вимог трудового законодавства;

Правильність, повноту та якість проведення заходів щодо реалізації кадрової політики в акціонерному товаристві.

5.2. Індивідуальна (персональна) відповідальність працівників відділу встановлюється посадовими інструкціями.

6. Взаємодія

6.1. Відділ кадрів виконує свої функції у тісному контакті з усіма структурними підрозділами акціонерного товариства з питань розміщення кадрів, оформлення кадрової документації, застосування до працівників заходів заохочення та стягнення, проведення атестацій, оформлення відпусток, дотримання трудової дисципліни.

6.2. Для виконання своїх функцій та реалізації наданих прав відділ кадрів взаємодіє:

З головною бухгалтерією з питань обміну інформацією: про заробітну плату працівників; штатної чисельності; обліку робочого дня; фінансовому забезпеченні відпусток, відряджень, звільнень; інших об'єктах та предметах;

З відділом організації та оплати праці з питань обміну інформацією: структуру управління; штатному розкладі; схеми посадових окладів; розрахунках заробітної плати; нормативи праці; розрахунках потреби у кадрах; прийом, переміщення та звільнення працівників; плинності кадрів; інших об'єктах та предметах;

З відділом підготовки кадрів з питань обміну інформацією: про потреби у кваліфікованих кадрах з окремих посад, спеціальностей, професій; якісний склад працівників; порядок направлення керівних працівників та спеціалістів до навчальних закладів для підвищення кваліфікації; плани проведення занять; відомості про успішність учнів та терміни навчання; результати підсумкових іспитів, кваліфікаційних проб, конкурсів професійної майстерності; склад атестаційних комісій; інших об'єктах та предметах;

З господарським відділом з питань забезпечення оргтехнікою, канцелярським приладдям, а також щодо проведення ремонту в приміщеннях, закріплених за відділом кадрів.

6.3. Взаємодія зі структурними підрозділами акціонерного товариства має виходити межі компетенції відділу кадрів, і навіть приводити до виконання функцій відділу кадрів іншими підрозділами.

7. Матеріально-технічне забезпечення

7.1. Матеріально-технічну основу діяльності відділу складають закріплені за ним приміщення, меблі, оргтехніка, обчислювальна техніка, програмне забезпечення, документи, необхідні виконання покладених на відділ завдань.

7.2. Працівники відділу несуть індивідуальну та колективну відповідальність за збереження майна та коштів, закріплених за відділом.

8. Організація робіт

8.1. Робота відділу кадрів здійснюється відповідно до затверджених планів.

8.2. Плани відділу складаються начальником відділу.

8.3. Вказівки начальника відділу є обов'язковими для підлеглих працівників.

8.4. Працівники відділу виконують функції, покладені на відділ. Вимагати від працівників виконання обов'язків, не обумовлених у трудовому договорі та не визначених у посадових інструкціях, забороняється.

8.5. Для якісного та повного виконання функцій у відділі створюються групи працівників, які відповідають за такі напрямки:

2) звільнення;

3) переміщення, відпустки, відрядження;

4) вивчення та оцінка кадрів;

5) стан трудової дисципліни;

6) оформлення пенсій.

8.6. Штатна чисельність відділу – 12 осіб.

9. Зміни

Зміни та доповнення до цього Положення погоджуються з начальником відділу кадрів та вносяться до Положення на підставі наказу генерального директора.

* Візи керівників структурних підрозділів, з якими взаємодіє відділ, інших посадових осіб.

Зі становищем ознайомлені	Начальник відділу кадрів		В.К. Смирнова
	(Посада)	(Підпис)	(розшифровка підпису)


	(Посада*)	(Підпис)	(розшифровка підпису)

* Посади, підписи інших працівників відділу кадрів, дати ознайомлення.

Залежно від масштабів та специфіки діяльності організації, її галузевої власності та особливостей управління, вимог законодавства та інших факторів в організації можуть створюватися структурні підрозділи. Такі підрозділи можуть створюватися як усередині організації (наприклад, відділи, служби, управління тощо), і бути відокремленими підрозділами. До останніх належать зокрема філії та представництва.

А чи потрібно розробляти положення про структурні підрозділи та як їх складати, розповімо у нашій консультації.

Чи обов'язкове Положення про структурні підрозділи організації?

Обов'язкове затвердження Положення про структурний підрозділ залежить від виду такого підрозділу.

Наприклад, організація вирішила створити представництво чи філію. Нагадаємо, що представництво - це відокремлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем її знаходження, який представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист (п. 1 ст. 55 ЦК України). А філія - це відокремлений підрозділ юридичної особи, який розташований поза місцем його знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, в т.ч. функції представництва (п. 2 ст. 55 ЦК України).

Незважаючи на те, що представництва та філії не є юридичними особами, закон вказує, що діють вони на підставі затверджених ним положень (п. 3 ст. 55 ЦК України).

А якщо організація створює новий відділ чи організує департамент, чи потрібно розробляти та затверджувати положення про такий структурний підрозділ? І тут розробка положень віддається на розсуд самої організації. Однак, враховуючи, що однією з цілей створення структурних підрозділів є вдосконалення системи управління та підвищення ефективності діяльності організації в цілому, розробка таких положень вважається за доцільну. Адже саме в положенні можна розкрити завдання та функції структурного підрозділу, його підпорядкованість та порядок взаємодії з іншими підрозділами та працівниками організації, а отже, створити основу для ефективного функціонування такого підрозділу.

Положення про структурний підрозділ - зразок

Положення про структурний підрозділ організації складається у довільній формі. Структура Положення про структурний підрозділ зазвичай виглядає так:

загальні положення;
основні завдання та функції структурного підрозділу;
права та відповідальність структурного підрозділу;
взаємодія коїться з іншими структурними підрозділами організації.

Щодо Положення про філію, то воно може складатися, зокрема, з таких розділів:

загальні положення;
правовий статус філії;
майно філії;
фінансово-господарська діяльність філії;
управління філією;
контроль фінансово-господарську діяльність філії;
бухгалтерський облік та звітність;
трудові відносини у філії;
припинення діяльності філії.

Порядок розроблення Положення про структурний підрозділ встановлюється самою організацією та залежить від виду такого підрозділу. Якщо організації створюються філія чи представництво, цього потрібно рішення загальних зборів учасників, прийняте у випадку більшістю щонайменше 2/3 голосів від загальної кількості голосів учасників ТОВ (п. 1 ст. 5 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ ).

Якщо йдеться про створення внутрішнього структурного підрозділу (наприклад, відділу), цього достатньо рішення керівника організації, якщо інше не передбачено Статутом.

Наведемо для Положення про структурний підрозділ організації зразок його заповнення у разі відділу бухгалтерії.

Важливо пам'ятати, що при прийомі на роботу до філії, представництва або іншого відокремленого структурного підрозділу організації, зазначення в трудовому договорі з працівником про такий підрозділ і місце його перебування є обов'язковим (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Хоча практично у трудовому договорі з працівником вказується і внутрішній структурний підрозділ, куди його було прийнято (наприклад, менеджер у відділі продажів). Відповідна відмітка про підрозділ виробляється у трудовий книжці.

З Положенням про структурний підрозділ, у якому працює працівник, він повинен бути ознайомлений під розпис при прийнятті на роботу до такого структурного підрозділу (

Наказ ЦТУ № 475 від 26.08.2014

З метою упорядкування робіт з планування та здійснення Управлінням закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб наказую:

1. Затвердити Порядок взаємодії структурних підрозділів Управління, що додається, при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, у тому числі на етапі планування закупівель, визначення постачальників (підрядників, виконавців), укладання та виконання контрактів (далі - Порядок).

2. Начальникам структурних підрозділів Управління керуватися затвердженим Порядком під час здійснення закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення потреб Управління та підпорядкованих митних органів.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Управління від 14 березня 2014 р. N 132 "Про затвердження Порядку взаємодії структурних підрозділів Управління при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, у тому числі на етапі планування закупівель, визначення постачальників (підрядників, виконавців) ), укладання та виконання контрактів з метою забезпечення потреб митних органів".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Начальник Управління генерал-лейтенант митної служби С.М. Прусів

ПОРЯДОК ВЗАЄМОДІЯ СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ УПРАВЛІННЯ ПРИ ЗДІЙСНЕННІ ЗАКУПІВЕЛЬ ТОВАРІВ, РОБОТ, ПОСЛУГ ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЕРЖАВНИХ ПОТРІБ, У ТОМ ЧИСЛІ ЗАПІДНИКІВ НАТА В (ПІДРЯДНИКІВ, ВИКОНАВЦІВ), ВИСНОВКИ І ВИКОНАННЯ КОНТРАКТІВ

I. Загальні положення

1. Порядок взаємодії структурних підрозділів Управління при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, у тому числі на етапі планування закупівель, визначення постачальників (підрядників, виконавців), укладання та виконання контрактів (далі – Порядок), визначає процедуру взаємодії структурних підрозділів підрозділів Управління при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення потреб митних органів, використовуючи конкурентні способи (конкурси (відкритий конкурс, конкурс з обмеженою участю, двоетапний конкурс, закритий конкурс, закритий конкурс з обмеженою участю, закритий двоетапний конкурс), аукціони в електронній формі (електронний аукціон), закритий аукціон), запит котирувань, запит пропозицій) визначення постачальників (підрядників, виконавців) або під час здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця).

2. Порядок розроблений відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації, Бюджетного кодексу Російської Федерації, Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб", Федеральним законом від 26 липня 2006 р. N 135-ФЗ "Про захист конкуренції" та Федеральним законом від 13 грудня 1994 р. N 60-ФЗ "Про постачання продукції для федеральних державних потреб".

3. Управління здійснює закупівлі товарів, робіт, послуг відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, прийнятих відповідно до нього нормативними правовими актами Уряду Російської Федерації та нормативними правовими актами федерального органу виконавчої влади, що здійснює регулювання сфері закупівель, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, що регулюють відносини, пов'язані із здійсненням закупівлі.

ІІ. Планування закупівель

Порядок та функції підрозділів Управління при формуванні плану-графіка

4. При формуванні плану-графіка підрозділу Управління здійснюють такі дії:

4.1. Плани-графіки формуються замовниками та містять перелік закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб фінансового року.

4.2. План-графік розробляється щорічно на один рік з урахуванням положень статті 21 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ та рівномірного витрачання коштів федерального бюджету протягом запланованого періоду (фінансового року) та є підставою для здійснення закупівель.

4.3. Підрозділи, що ініціюють здійснення закупівлі, формують проекти планів-графіків відповідно до вимог статті 21 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ за своїми напрямами та погоджують їх із фінансово-бухгалтерською службою Управління. Плани-графіки затверджуються відповідними начальниками служб протягом п'яти робочих днів після отримання державним замовником обсягу прав у грошовому вираженні на прийняття та (або) виконання зобов'язань відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації (доведення до фінансово-бухгалтерської служби Управління видаткового розкладу) та надсилаються підрозділу , що здійснює розміщення закупівлі.

4.4. Підрозділ, що здійснює розміщення закупівлі, протягом п'яти робочих днів після отримання проектів планів-графіків від усіх підрозділів, що ініціюють здійснення закупівлі, на їх підставі складає план-графік Управління (далі - план-графік), погоджує з фінансово-бухгалтерською службою Управління, спрямовує на затвердження заступнику начальника Управління - начальнику тилової служби та протягом трьох робочих днів з дати затвердження розміщує в єдиній інформаційній системі.

4.5. Закупівлі, не передбачені планом-графіком, не можуть бути здійснені.

4.6. Внесення змін до план-графік здійснюється підрозділом, який здійснює розміщення закупівлі, у випадках, передбачених частиною 13 статті 21 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, на підставі поданих підрозділом, що ініціює здійснення закупівлі, затверджених заступником начальника Управління - начальником тилової служби змін, що вносяться в план-графік. Клопотання про внесення змін до плану-графіка та затверджені заступником начальника Управління - начальником тилової служби внесені зміни щодо кожного об'єкта закупівлі повинні надійти до підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, не пізніше ніж за 15 днів до дня розміщення в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення відповідної закупівлі або напрями запрошення взяти участь у визначенні постачальника (підрядника, виконавця) у закритий спосіб. Підрозділ, що здійснює розміщення закупівлі, вносить зміни до плану-графіка не пізніше ніж за десять днів до дня розміщення в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення відповідної закупівлі або направлення запрошення взяти участь у закритих способах визначення постачальника (підрядника, виконавця), після чого розміщує у єдиної інформаційної системи внесені зміни до план-графік протягом трьох робочих днів з дати зміни плану-графіка.

ІІІ. Здійснення закупівель

5. При здійсненні закупівлі, передбаченої планом-графіком, використовуючи конкурентні способи (конкурси (відкритий конкурс, конкурс з обмеженою участю, двоетапний конкурс, закритий конкурс, закритий конкурс з обмеженою участю, закритий двоетапний конкурс), аукціони (аукціон в електронній формі) також - електронний аукціон), закритий аукціон), запит котирувань, запит пропозицій) визначення постачальників (підрядників, виконавців), підрозділ, який ініціював здійснення закупівлі, відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ здійснює такі функції:

5.1. Формує інформацію про здійснення закупівлі відповідно до додатку до цього Порядку та надає її до підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, для формування проектів сповіщення та документації про здійснення закупівлі не пізніше тридцяти днів до дати розміщення повідомлення про здійснення закупівлі в єдиній інформаційній системі.

5.2. Організовує роботу з розгляду та оцінки отриманих від підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі, проектів сповіщення про здійснення закупівлі та документацію про здійснення закупівлі на предмет повного відображення цілей закупівлі.

5.3. Узгоджує з фінансово-бухгалтерською та правовою службами Управління, отримані від підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі, проекти сповіщень про проведення відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, аукціону в електронній формі, закритого аукціону, запиту котирувань, запиту пропозицій, конкурсну документацію, документацію про аукціон в електронній формі, документацію про закритий аукціон, документацію про проведення запиту пропозицій та проект контракту у строки, що не перевищують п'ятнадцяти днів з моменту отримання їх від підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі.

5.4. Розглядає протягом трьох робочих днів з дня надходження від фінансового та (або) правового підрозділів Управління зауваження щодо проектів сповіщень про проведення відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, аукціону електронної форми, закритого аукціону, запиту котирувань, запиту пропозицій, конкурсної документації, документації про аукціон в електронній формі, документації про закритий аукціон, документації про проведення запиту пропозицій та проекту контракту, повторно погоджує та направляє до підрозділу, що розміщує закупівлі, для розміщення в єдиній інформаційну систему.

5.5. Надсилає у письмовій формі або у формі електронного документа роз'яснення положень конкурсної документації учаснику конкурсу, який направив у письмовій формі замовнику запит про надання роз'яснень положень конкурсної документації, протягом двох робочих днів з дати надходження такого запиту та одночасно до підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі, для розміщення роз'яснень у єдиній інформаційній системі (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців)).

5.6. Направляє протягом двох днів від дати надходження від підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, роз'яснення положень документації про електронний аукціон підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, для розміщення в єдиній інформаційній системі.

5.7. Клопотає з ухвалення рішення про внесення змін.

5.7.2. До документації про електронний аукціон - не пізніше ніж за два дні до дати закінчення терміну подання заявок на участь у такому аукціоні.

5.7.3. У повідомлення про проведення запиту котирувань - не пізніше ніж за два робочі дні до дати закінчення терміну подання заявок на участь у запиті котирувань.

5.8. Направляє у день прийняття рішення, зазначеного у підпункті 5.7 Порядку, зміни до підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, для розміщення змін у єдиній інформаційній системі.

5.9. Подає у письмовій формі або у формі електронного документа роз'яснення результатів конкурсу, результатів розгляду та оцінки заявок на участь у запиті котирувань учаснику конкурсу, запиту котирувань протягом двох робочих днів з дати надходження такого запиту.

5.10. Клопотає про відміну визначення постачальника (підрядника, виконавця) не пізніше ніж за п'ять днів до дати закінчення терміну подання заявок на участь у конкурсі або аукціоні або не пізніше ніж за два дні до дати закінчення терміну подання заявок на участь у запиті котирувань.

5.11. Інформує підрозділ, який здійснює розміщення замовлення, не пізніше одного дня після дати прийняття рішення про відміну визначення постачальника (підрядника, виконавця) про необхідність внести відповідні зміни до план-графіка.

5.12. Здійснює розгляд заявок на участь у конкурсі, аукціоні протягом чотирьох днів з дня отримання заявок від підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі (термін розгляду інших частин заявок на участь в електронному аукціоні не може перевищувати двох днів), та за підсумками його проведення подає пропозиції на конкурсну , аукціонну комісію Управління

5.13. Включає після визначення переможця здійснюваної закупівлі до проекту контракту умови виконання контракту, запропоновані переможцем або учасником закупівлі, який подав єдину заявку на участь у закупівлі, погоджує його з фінансово-бухгалтерською та правовою службами Управління.

5.14. Надсилає один примірник протоколу розгляду та оцінки заявок на участь у конкурсі, протоколу розгляду єдиної заявки на участь у конкурсі протягом трьох робочих днів з дати його підписання переможцю конкурсу або учаснику конкурсу, який подав єдину заявку на участь у конкурсі, з додатком узгодженого з фінансово- бухгалтерської та правової службами Управління проекту контракту.

5.15. Передає один екземпляр протоколу розгляду та оцінки заявок на участь у запиті котирувань протягом двох робочих днів з дати його підписання переможцю запиту котирувань із додатком узгодженого з фінансово-бухгалтерською та правовою службами Управління проекту контракту.

5.16. Направляє протягом трьох днів з дня розміщення на електронному майданчику протоколу підбиття підсумків електронного аукціону підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі в електронній формі, погоджений із фінансово-бухгалтерською та правовою службами Управління проект контракту.

5.17. Розглядає банківську гарантію, що надійшла як забезпечення виконання контракту, в строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її надходження.

5.18. Інформує у разі відмови у прийнятті банківської гарантії у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її надходження, про це особа, яка надала банківську гарантію, із зазначенням причин, що стали підставою для відмови.

5.19. Надсилає запит про подання заявок на участь у запиті котирувань не менше ніж трьом його учасникам, які можуть здійснити поставку необхідного товару, виконання роботи або надання послуги, протягом одного робочого дня після дати закінчення строку подання таких заявок у разі, якщо запит котирувань визнаний не таким, що котирувальною комісією відхилено всі подані заявки на участь у запиті котирувань.

5.20. Представляє проект контракту на підписання електронним цифровим підписом особі, уповноваженій в Управлінні на підписання контракту від імені замовника протягом трьох днів з дня отримання від оператора електронного майданчика проекту контракту та документа про забезпечення виконання контракту, підписаних електронним цифровим підписом особи, яка має право діяти від імені учасника електронного аукціону

5.21. Надсилає протягом одного дня з дати укладення контракту до фінансово-бухгалтерської служби Управління копію контракту на паперовому носії.

5.22. При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) у випадках, передбачених статтею 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ:

5.22.1. Направляє не пізніше ніж за сім днів до дати укладання контракту у випадках, передбачених пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, до підрозділу , що здійснює розміщення закупівлі, звернення щодо розміщення в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення такої закупівлі. Звернення щодо здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) має містити інформацію, зазначену у пунктах 1, 2, 4, 8 статті 42 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

5.22.2. Повідомляє в строк не пізніше одного робочого дня з дати укладення контракту федеральний орган виконавчої влади, уповноважений на здійснення контролю у сфері закупівель, або контрольний орган у сфері державного оборонного замовлення у випадках, передбачених пунктами 6 та 9 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, про таку закупівлю. До цього повідомлення додається копія укладеного відповідно до цього пункту контракту з обґрунтуванням його укладання.

5.22.3. Обгрунтовує укладання договору в документально оформленому звіті неможливість чи недоцільність використання інших способів визначення постачальника (підрядника, виконавця), і навіть ціну договору та інші істотні умови договору. Положення цього пункту не поширюються на випадки здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), передбачені пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ. Контракт повинен містити розрахунок та обґрунтування ціни контракту, за винятком випадків здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), за яких документальне оформлення звіту, передбаченого цим пунктом, не вимагається.

5.22.4. Готує та направляє до контрольного органу у сфері закупівель у строк не пізніше ніж протягом десяти днів з дати розміщення в єдиній інформаційній системі відповідних протоколів, що містять інформацію про визнання визначення постачальника (підрядника, виконавця) таким, що не відбулося, звернення про погодження укладення контракту з єдиним постачальником ( підрядником, виконавцем) у порядку, встановленому федеральним органом виконавчої влади з регулювання контрактної системи у сфері закупівель.

5.23. Після укладання контракту:

5.23.1. Організовує виконання контракту, що включає наступний комплекс заходів, що реалізуються після укладення контракту та спрямованих на досягнення цілей здійснення закупівлі шляхом взаємодії замовника з постачальником (підрядником, виконавцем) відповідно до цивільного законодавства та Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44- ФЗ, у тому числі:

5.23.1.1. Приймання поставленого товару, виконаної роботи (її результатів), наданої послуги, а також окремих етапів поставки товару, виконання роботи, надання послуги (далі - окремий етап виконання контракту), передбачених контрактом:

5.23.1.1.1. Клопотує при необхідності перед заступником начальника Управління - начальником служби про прийняття рішення про створення приймальної комісії чисельністю не менше ніж п'ять осіб для приймання поставленого товару, виконаної роботи або наданої послуги, результатів окремого етапу виконання контракту в порядку та в строки, що встановлені контрактом.

5.23.1.1.2. Проводить експертизу наданих постачальником (підрядником, виконавцем) результатів, передбачених контрактом, з їхньої відповідність умовам контракта.

5.23.1.1.3. Клопотається перед заступником начальника Управління - начальником служби про залучення експертів, експертних організацій до проведення експертизи поставленого товару, виконаної роботи або наданої послуги у разі, якщо закупівля здійснюється у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), за винятком випадків:

передбачених пунктами 1-9, 14, 15, 17-26, 28-30, 32, 33, 36 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ;

здійснення закупівель послуг експертів, експертних організацій;

якщо результатом передбаченої контрактом виконаної роботи є проектна документація об'єкта капітального будівництва та (або) результати інженерних вишукувань, що пройшли державну або недержавну експертизу, проведення якої обов'язково відповідно до положень законодавства Російської Федерації.

5.23.1.1.4. Оформляє документ про приймання поставленого товару, виконаної роботи або наданої послуги, який підписується замовником (у разі створення приймальної комісії підписується всіма членами приймальної комісії та затверджується замовником), або направляє постачальнику (підряднику, виконавцю) у строки, встановлені контрактом, у письмовій формі мотивована відмова від підписання такого документа.

5.23.1.2. Оплату замовником поставленого товару, виконаної роботи (її результатів), наданої послуги, а також окремих етапів виконання контракту.

5.23.1.3. Взаємодія замовника з постачальником (підрядником, виконавцем) при зміні, розірванні контракту відповідно до статті 95 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, застосування заходів відповідальності та вчинення інших дій у разі порушення постачальником (підрядником, виконавцем) або замовником умов договору.

5.23.2. Відображає у звіті результати окремого етапу виконання контракту, інформацію про поставлений товар, виконану роботу або про надану послугу, який повинен містити таку інформацію:

5.23.2.1. Про виконання контракту (результати окремого етапу виконання контракту, здійснена поставка товару, виконана робота або надана послуга, у тому числі їх відповідність плану-графіку), про дотримання проміжних та остаточних термінів виконання контракту.

5.23.2.2. Про неналежне виконання контракту (із зазначенням допущених порушень) або про невиконання контракту та санкції, застосовані у зв'язку з порушенням умов контракту або його невиконанням.

5.23.2.3. Про зміну або розірвання контракту в ході його виконання.

5.23.3. Направляє до фінансово-бухгалтерської служби Управління для внесення до реєстру контрактів, укладених замовником, інформацію про постачання товару, виконання роботи або надання послуги, якість, технічні та функціональні характеристики (споживчі властивості) яких є покращеними порівняно з якістю та відповідними технічними та функціональними характеристиками , зазначеними у контракті.

5.23.4. Надсилає до фінансово-бухгалтерської служби Управління інформацію про зміну контракту або про розірвання контракту для розміщення в єдиній інформаційній системі в день зміни контракту або розірвання контракту.

IV. Функції підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі

6. При здійсненні закупівлі, передбаченої планом-графіком, використовуючи конкурентні способи (конкурси (відкритий конкурс, конкурс з обмеженою участю, двоетапний конкурс, закритий конкурс, закритий конкурс з обмеженою участю, закритий двоетапний конкурс), аукціони (аукціон в електронній формі) також - електронний аукціон), закритий аукціон), запит котирувань, запит пропозицій) визначення постачальників (підрядників, виконавців), підрозділ, який здійснює розміщення закупівлі, відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ та на підставі інформації , що надійшла від підрозділу, що ініціював здійснення закупівлі, здійснює такі функції:

6.1. Формує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі інформації, передбаченої в розділі III цього Порядку:

6.1.1. Проект повідомлення про проведення відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, конкурсну документацію та надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

6.1.2. Проект повідомлення про проведення аукціону в електронній формі, закритого аукціону, документацію про аукціон в електронній формі, документацію про закритий аукціон та надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

6.1.3. Проект повідомлення про проведення запиту на котирування.

6.1.4. Проект повідомлення про проведення запиту пропозицій, документацію про проведення запиту пропозицій та надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

6.2. Узгоджує умови банківської гарантії, що застосовується як спосіб забезпечення заявки під час проведення відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, закритого аукціону, запиту пропозицій, передбачених частиною 1-3 статті 44 та статтею 45 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.3. Вносить підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, пропозиції щодо встановлення розміру плати за подання конкурсної документації у формі документа на паперовому або електронному носії відповідно до частини 4 статті 50 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.4. Розміщує в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення закупівлі не пізніше 5 робочих днів з дня отримання від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, затвердженого повідомлення про здійснення закупівлі, документації та проекту державного контракту.

6.5. Розміщує в єдиній інформаційній системі одночасно з повідомленням про здійснення закупівлі конкурсну документацію, документацію про аукціон в електронній формі, документацію про закритий аукціон, документацію про проведення запиту пропозицій та проект державного контракту.

6.6. Розміщує в єдиній інформаційній системі повідомлення про відміну визначення постачальника (підрядника, виконавця) в день прийняття рішення про відміну визначення постачальника (підрядника, виконавця).

6.7. Вносить не пізніше наступного робочого дня після дати прийняття рішення про відміну визначення постачальника (підрядника, виконавця) відповідні зміни до плану-графіка.

6.8. Надає на підставі поданої у письмовій формі заяви будь-якої заінтересованої особи протягом двох робочих днів з дати отримання відповідної заяви такій особі конкурсної документації, документації про проведення запиту пропозицій у порядку, зазначеному у повідомленні про проведення конкурсу, запиту пропозицій.

6.9. Організовує на підставі запиту учасника відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, аукціону в електронній формі, закритого аукціону направлення на його адресу роз'яснень положень конкурсної документації, документації про аукціон формі, документації про закритий аукціон у строки, встановлені Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.10. Розміщує в єдиній інформаційній системі роз'яснення положень конкурсної документації (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), документації про аукціон в електронній формі із зазначенням предмета запиту, але без зазначення особи, від якої надійшов зазначений запит, у строки, встановлені Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.11. Розміщує в єдиній інформаційній системі у строки, встановлені Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, зміни повідомлення про проведення конкурсу (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), аукціону в електронній формі, проведення запиту на котирування, зміни конкурсної) документації (крім документації закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), документації про аукціон в електронній формі).

6.12. Реєструє заявки на участь у конкурсі, закритому аукціоні, проведенні запиту котирувань, проведенні запиту пропозицій, поданих у строк, зазначений у повідомленні про проведення конкурсу, закритому аукціоні, проведенні запиту котирувань, проведенні запиту пропозицій у журналі.

6.13. Видає на вимогу учасника запиту котирувань, який подав заявку на участь у запиті котирувань, розписку в отриманні заявки на участь у запиті котирувань із зазначенням дати та часу її отримання.

6.14. Повертає у порядку, встановленому конкурсною документацією, конверт із заявкою на участь у конкурсі, що надійшов після закінчення терміну подання заявок на участь у конкурсі, у разі, якщо на конверті з такою заявкою вказана інформація про особу, яка її подала, у тому числі поштову адресу.

6.15. Повертає заявки на участь у запиті котирувань, подані після закінчення строку подання таких заявок, зазначеного у повідомленні про проведення запиту котирувань, у день їх надходження особам, які подали такі заявки.

6.16. Забезпечує здійснення аудіозапису розкриття конвертів із заявками на участь у конкурсі (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), у запиті котирувань, у запиті пропозицій, конвертів із остаточними пропозиціями та (або) відкриття доступу до поданих у формі електронних документів заявок на участь у конкурсі (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), у запиті котирувань, у запиті пропозицій, остаточних пропозицій.

6.17. Організовує ведення протоколів комісій щодо здійснення закупівель:

6.17.1. Відкритий конкурс - протокол розкриття конвертів із заявками на участь у відкритому конкурсі та відкриття доступу до поданих у формі електронних документів заявок на участь у відкритому конкурсі, протокол розгляду та оцінки заявок на участь у конкурсі, протокол розгляду єдиної заявки на участь у конкурсі.

6.17.3. Двоетапний конкурс – протокол першого етапу двоетапного конкурсу, протокол розтину конвертів із остаточними заявками на участь у двоетапному конкурсі, протокол розгляду та оцінки остаточних заявок на участь у двоетапному конкурсі, протокол розгляду єдиної заявки на участь у двоетапному конкурсі.

6.17.4. Електронний аукціон – протокол розгляду заявок на участь в електронному аукціоні, протокол підбиття підсумків електронного аукціону.

6.17.5. Запит котирувань - протокол розгляду та оцінки заявок на участь у запиті котирувань, протокол розгляду заявок на участь у попередньому відборі.

6.17.10. Закритий аукціон – протокол розгляду заявок на участь у закритому аукціоні, протокол закритого аукціону.

6.18. Розміщує в єдиній інформаційній системі протоколи, зазначені у пункті 6.17 цього Порядку (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців) та протоколів електронного аукціону) у строки, встановлені Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.19. Направляє протоколи розгляду перших та других частин заявок на участь в електронному аукціоні оператору електронного торгового майданчика у строки, встановлені Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.20. Передає протоколи, зазначені у підпункті 6.17 цього Порядку, у день їх підписання підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, для організації укладання державного контракту.

6.21. Подає на запит учасника конкурсу або учасника запиту котирувань у письмовій формі або у формі електронного документа (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців)) роз'яснення результатів конкурсу або роз'яснення результатів розгляду та оцінки заявок на участь у запиті котирувань протягом двох робочих днів з дати надходження такого запиту.

6.22. Узгоджує із підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, перед розміщенням в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення закупівлі:

6.22.1. Дату та час розкриття конвертів із заявками на участь у конкурсі, у запиті котирувань, у запиті пропозицій, конвертів із остаточними пропозиціями та (або) відкриття доступу до поданих у формі електронних документів заявок на участь у конкурсі (крім закритих способів визначення постачальників (підрядників, виконавців), у запиті котирувань, у запиті пропозицій, остаточним пропозиціям.

6.22.2. Дату та час закінчення терміну подання заявок на участь в електронному аукціоні.

6.23. Забезпечує збереження конвертів із заявками на участь у відкритому конкурсі, у запиті котирувань, захищеність, недоторканність та конфіденційність поданих у формі електронних документів заявок на участь у відкритому конкурсі, запит котирувань та забезпечує розгляд змісту заявок на участь у відкритому конкурсі, запит котирувань тільки після покриття конвертів із заявками на участь у відкритому конкурсі, запит котирувань або відкриття доступу до поданих у формі електронних документів заявок на участь у відкритому конкурсі, запит котирувань відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

6.24. Розміщує в єдиній інформаційній системі протягом одного робочого дня після дати закінчення терміну подання заявок на участь у запиті котирувань повідомлення про продовження терміну подання заявок на участь у запиті котирувань на чотири робочі дні, якщо запит котирувань визнаний таким, що не відбувся на підставі, передбаченій частиною 9 статті 78 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ (котирувальною комісією відхилено всі подані заявки на участь у запиті котирувань).

6.25. Організовує направлення у випадках, передбачених частиною 2 статті 79 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, запиту про подання заявок на участь у запиті котирувань особам, які можуть здійснити постачання необхідного товару, виконання роботи або надання послуги.

7. При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, планом-графіком та на підставі звернення підрозділу, який ініціював здійснення закупівлі, розміщує не пізніше ніж за п'ять днів до дати укладання контракту в єдиній інформаційній системі повідомлення про здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця) у випадках, передбачених пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 року м. N 44-ФЗ.

V. Функції фінансово-бухгалтерської служби Управління під час здійснення закупівлі

8. Фінансово-бухгалтерська служба Управління під час здійснення закупівлі, використовуючи відкритий конкурс, конкурс з обмеженою участю, двоетапний конкурс, закритий конкурс, закритий конкурс з обмеженою участю, закритий двоетапний конкурс, здійснює такі функції:

8.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, конкурсну документацію та проект контракту, у тому числі початкову (максимальну) ціну контракту, що визначається підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, відповідно до вимог статті 22 Федерального закону від 5 квітня. 2013 р. N 44-ФЗ.

8.2. Узгоджує пропозиції щодо порядку формування ціни контракту, в тому числі з урахуванням або без урахування витрат на перевезення, страхування, сплату мит, податків та інших обов'язкових платежів, а також відомості про валюту, яка використовується для формування ціни контракту, та порядок розрахунків з постачальниками ( підрядниками, виконавцями).

8.4. Узгоджує пропозиції про форму, порядок та строки оплати товару, роботи чи послуги.

8.5. Здійснює протягом не більше п'яти робочих днів з дати настання випадків, що відповідають пунктам 1-6 частини 6 статті 44 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, повернення учаснику закупівлі коштів, внесених як забезпечення заявки.

8.6. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, що складається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих переможцем відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу у заявці на участь у відкритому конкурсі, конкурсі з обмеженою участю, двоетапному конкурсі, закритому конкурсі, закритому конкурсі з обмеженою участю, закритому двоетапному конкурсі, та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

8.7. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання контракт, який складається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих учасником закупівлі у заявці на участь у конкурсі, у разі, якщо конкурс визнаний таким, що не відбувся на підставах, викладених у статті 55 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. .N 44-ФЗ.

9. Фінансово-бухгалтерська служба Управління при здійсненні закупівлі шляхом проведення аукціону в електронній формі закритого аукціону здійснює такі функції:

9.1. Узгоджує документацію про аукціон, проект контракту щодо фінансових зобов'язань, у тому числі початкову (максимальну) ціну контракту, що визначається підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, відповідно до вимог статті 22 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

9.2. Погоджує пропозиції щодо порядку формування ціни контракту, у тому числі з урахуванням або без урахування витрат на перевезення, страхування, сплату мит, податків та інших обов'язкових платежів, а також відомості про валюту, яка використовується для формування ціни контракту та розрахунків з постачальниками (виконавцями, підрядниками).

9.4. Узгоджує пропозиції про форму, порядок та строки оплати товару, роботи чи послуги.

9.5. Направляє до підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, погоджену документацію про аукціон та проект контракту не пізніше п'яти робочих днів з дати її отримання від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

9.6. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, до якого було включено ціну контракту, визначену в результаті проведення електронного аукціону, та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, не пізніше дати погодження.

9.7. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, який укладається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих переможцем закритого аукціону у заявці на участь у закритому аукціоні, не пізніше дати погодження.

10. При здійсненні закупівлі шляхом проведення запиту на котирування фінансово-бухгалтерська служба Управління здійснює такі функції:

10.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, що ініціює здійснення закупівлі, повідомлення про проведення запиту котирувань та проект контракту, у тому числі початкову (максимальну) ціну контракту, що визначається підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі відповідно до вимог статті 22 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

10.2. Узгоджує пропозиції про форму, порядок та строки оплати товару, роботи чи послуги.

10.3. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, що складається шляхом включення до нього умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту котирувань, та ціни, запропонованої переможцем запиту котирувань у заявці на участь у запиті котирувань.

10.4. Узгоджує протягом одного дня з дня подання контракт, який складається шляхом включення умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту котирувань, та ціни, запропонованих учасником закупівлі у заявці на участь у запиті котирувань, у разі, якщо запит котирувань визнаний таким, що не відбувся на підставі, викладеним у статті 79 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

11. При здійсненні закупівлі, використовуючи запит пропозицій, фінансово-бухгалтерська служба Управління здійснює такі функції:

11.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, проект повідомлення про проведення запиту пропозицій, документацію про проведення запиту пропозицій та проект контракту, у тому числі початкову (максимальну) ціну контракту, що визначається підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, відповідно до вимог статті 22 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ та надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, не пізніше дати погодження.

11.2. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, який складається шляхом включення умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту пропозицій та остаточною пропозицією переможця запиту пропозицій у остаточній пропозиції, та надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі пізніше дати узгодження.

11.3. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, який складається у разі, якщо запит пропозицій визнається таким, що не відбувся у зв'язку з тим, що до моменту розкриття конвертів із заявками на участь у запиті пропозицій та (або) відкриття доступу до поданих у формі електронних документів заявок на участь у запиті пропозицій подано лише одну таку заявку, яка визнана відповідною до вимог Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ та задовольняє потреби замовника у товарах, роботах, послугах відповідно до повідомлення про проведення запиту пропозицій, та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, не пізніше дати погодження.

11.4. Погоджує пропозиції щодо порядку формування ціни контракту, у тому числі з урахуванням або без урахування витрат на перевезення, страхування, сплату мит, податків та інших обов'язкових платежів, а також відомості про валюту, яка використовується для формування ціни контракту та розрахунків з постачальниками (виконавцями, підрядниками).

11.6. Узгоджує пропозиції про форму, порядок та строки оплати товару, роботи чи послуги.

12. При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (виконавця, підрядника) фінансово-бухгалтерська служба Управління здійснює функцію за погодженням протягом трьох днів з моменту подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, проекту контракту, який буде укладено з єдиним постачальником (виконавцем, підрядником) передбачених статтею 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ випадках.

13. Після укладання договору:

13.1. Вносить до Реєстру контрактів, укладених замовником, інформацію про поставку товару, виконання роботи або надання послуги, якість, технічні та функціональні характеристики (споживчі властивості) яких є покращеними порівняно з якістю та відповідними технічними та функціональними характеристиками, зазначеними у контракті, у разі отримання такої інформації від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

13.2. Розміщує в єдиній інформаційній системі інформацію, одержану від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, про зміну контракту або про розірвання контракту протягом одного робочого дня, наступного за датою зміни контракту або розірвання контракту.

VI. Функції правової служби Управління під час закупівлі

14. При здійсненні закупівлі, використовуючи відкритий конкурс, конкурс з обмеженою участю, двоетапний конкурс, закритий конкурс, закритий конкурс з обмеженою участю, закритий двоетапний конкурс, правова служба Управління здійснює такі функції:

14.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, проект повідомлення про проведення відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу, конкурсну документацію та проект контракту частини відповідності вимогам законодавства Російської Федерації та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

14.2. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, що складається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих переможцем відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу у заявці на участь у відкритому конкурсі, конкурсі з обмеженою участю, двоетапному конкурсі, закритому конкурсі, закритому конкурсі з обмеженою участю, закритому двоетапному конкурсі, та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

14.3. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання контракт, який складається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих учасником закупівлі у заявці на участь у конкурсі, у разі, якщо конкурс визнаний таким, що не відбувся на підставах, викладених у статті 55 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. .N 44-ФЗ.

15. При здійсненні закупівлі, використовуючи аукціон в електронній формі, закритий аукціон, правова служба Управління здійснює такі функції:

15.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня отримання від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, документацію про аукціон в електронній формі, документацію про закритий аукціон та проект контракту; погоджену документацію про аукціон в електронній формі, документацію про закритий аукціон та проект контракту надсилає підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

15.2. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, який укладається шляхом включення умов виконання контракту, запропонованих переможцем в аукціоні в електронній формі, у закритому аукціоні у заявці на участь в аукціоні в електронній формі, закритому аукціоні.

16. При закупівлі, використовуючи запит котирувань, правова служба Управління здійснює такі функції:

16.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, проект сповіщення про проведення запиту на котирування та проект контракту.

16.2. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, що складається шляхом включення до нього умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту котирувань, та ціни, запропонованої переможцем запиту котирувань у заявці на участь у запиті котирувань.

16.3. Узгоджує протягом одного дня з дня подання контракт, який складається шляхом включення умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту котирувань, та ціни, запропонованих учасником закупівлі у заявці на участь у запиті котирувань, у разі, якщо запит котирувань визнаний таким, що не відбувся на підставі, викладеним у статті 79 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

17. При здійсненні закупівлі, використовуючи запит пропозицій, правова служба Управління здійснює такі функції:

17.1. Узгоджує протягом п'яти робочих днів з дня надходження від підрозділу, що ініціює здійснення закупівлі, проект повідомлення про проведення запиту пропозицій, документацію про проведення запиту пропозицій та проект контракту в частині відповідності вимогам законодавства Російської Федерації та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

17.2. Узгоджує протягом одного робочого дня з дня подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, контракт, який укладається шляхом включення умов виконання контракту, передбачених повідомленням про проведення запиту пропозицій та остаточною пропозицією переможця запиту пропозицій у остаточному реченні, та направляє підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі.

18. При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (виконавця, підрядника) правова служба Управління здійснює функцію за погодженням протягом трьох днів з моменту подання підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, проекту контракту, який буде укладено з єдиним постачальником (виконавцем, підрядником) у передбачені статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ випадках.

19. Правова служба Управління погоджує та візує документи, зазначені в цьому розділі, після віз підрозділу, який ініціює здійснення закупівлі, підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі, та фінансово-бухгалтерської служби Управління.

VII. Заключні положення

20. Зауваження структурних підрозділів Управління до форми та змісту повідомлення про проведення конкурсу (відкритого конкурсу, конкурсу з обмеженою участю, двоетапного конкурсу, закритого конкурсу, закритого конкурсу з обмеженою участю, закритого двоетапного конкурсу), повідомлення про проведення аукціону (аукціону в електронній формі, закритого аукціону), повідомлення про проведення запиту котирувань, повідомлення про проведення запиту пропозицій, конкурсної документації, документації про аукціон, документацію про проведення запиту пропозицій та проект державного контракту усуваються за офіційно оформленими висновками (при необхідності - у робочому порядку).

21. Погодження проектів державних контрактів, зазначених у Порядку, здійснюється підрозділом, який ініціює здійснення закупівлі, фінансовим, правовим підрозділами Управління шляхом проставлення віз відповідних посадових осіб, працівників на зворотному боці кожного аркуша проекту державного контракту з проставленням розшифрування підпису та дати.

22. Контракт за підсумками електронного аукціону укладається в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису. При цьому додаткові документи, що супроводжують контракт (рахунки, акти здачі-приймання, додаткові угоди тощо), оформлюються сторонами шляхом їх підписання на паперовому носії.

Після укладання договору кожна із сторін переносить його на паперовий носій. У разі невідповідності документа в електронному вигляді документу на паперовому носії пріоритет має контракт, підписаний електронним цифровим підписом.

23. При отриманні повідомлення про вступ до контрольного органу у сфері закупівель скарги на дію (бездіяльність) Замовника:

23.1. Підрозділ, що ініціює здійснення закупівлі:

23.1.1. Готує та направляє до контрольного органу у сфері закупівель заперечення на скаргу.

23.1.2. Представляє інтереси замовника при розгляді скарги, що надійшла в контрольному органі у сфері закупівель.

23.1.3. Клопотає (за потреби) про підготовку підрозділом, який здійснює розміщення закупівлі, копій документів про закупівлю (у тому числі копії заявок на участь у визначенні постачальника, копії протоколів), передбачених Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ для подання до контрольного орган у сфері закупівель.

23.2. Підрозділ, що здійснює розміщення закупівлі:

23.2.1. Готує за клопотанням підрозділи, що ініціює здійснення закупівлі, копії документів про закупівлю, що подаються на розгляд скарги (у тому числі копії заявок на участь у визначенні постачальника, копії протоколів), передбачені викликом контрольного органу у сфері закупівель.

23.2.2. Надає за клопотанням підрозділу, що ініціює здійснення закупівлі, сприяння при розгляді в контрольному органі у сфері закупівель скарги.

В.о. заступника начальника Управління – начальника служби А.Г. Комків

Додаток до Порядку взаємодії структурних підрозділів Управління при здійсненні закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних потреб, у тому числі на етапі планування закупівель, визначення постачальників (підрядників, виконавців), укладання та виконання контрактів

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗДІЙСНЕННЯ ЗАКУПІВНИЦТВА, ЩО НАДАЄТЬСЯ ПІДРОЗДІЛЕННЯМ, ІНІЦІЮЮЧИМ ЗДІЙСНЕННЯ ЗАКУПІВЛЯ, ПІДРОЗДІЛЕННЯ, ЗДІЙСНЕННОГО РОЗМІЩЕННЯ ЗАКУПІВЛІ

Підрозділ, що ініціює здійснення закупівлі, направляє керівнику контрактної служби Управління службову записку з клопотанням дати вказівку підрозділу, який здійснює розміщення закупівлі, розпочати формування повідомлення про розміщення замовлення, а також конкурсну документацію, документацію про аукціон, документацію про проведення запиту пропозицій. Одночасно електронною поштою надсилає підрозділу, що здійснює розміщення закупівлі, таку інформацію:

1.1. Адреса електронної пошти, номер контактного телефону, відповідальна посадова особа замовника.

1.2. Короткий виклад умов контракту, що містить найменування та опис об'єкта закупівлі з урахуванням вимог, передбачених статтею 33 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, інформацію про кількість та місце доставки товару, що є предметом контракту, місце виконання роботи або надання послуги, є предметом договору, і навіть терміни поставки товару чи завершення роботи чи графік надання послуг, початкову (максимальну) ціну договору, джерело фінансування.

1.3. Ідентифікаційний код закупівлі.

1.4. Обмеження участі у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), встановлене відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

1.5. Використовуваний спосіб визначення постачальника (підрядника, виконавця).

1.6. Розмір та порядок внесення коштів як забезпечення заявок на участь у закупівлі, умови банківської гарантії.

1.7. Розмір забезпечення виконання контракту, порядок надання такого забезпечення, вимоги до такого забезпечення, а також інформація щодо банківського супроводу контракту.

1.8.1. Відповідність вимогам, встановленим відповідно до законодавства Російської Федерації до осіб, які здійснюють постачання товару, виконання роботи, надання послуги, що є об'єктом закупівлі.

1.8.2. Вимога про відсутність у передбаченому Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ реєстрі недобросовісних постачальників (підрядників, виконавців) інформації про учасника закупівлі, у тому числі інформації про засновників, про членів колегіального виконавчого органу, особу, яка виконує функції одноосібного виконавця учасника закупівлі – юридичної особи.

1.9. Переваги, що надаються замовником:

1.9.1. Установам та підприємствам кримінально-виконавчої системи.

1.9.2. Організаціям інвалідів.

1.10. Умови, заборони, обмеження допуску товарів, що походять з іноземної держави або групи іноземних держав, робіт, послуг, що виконуються відповідно, надаються іноземними особами, у разі, якщо ці умови, заборони, обмеження встановлені замовником.

1.11. Обґрунтування початкової (максимальної) ціни договору.

1.12. Вимоги до змісту, у тому числі до опису пропозиції учасника відкритого конкурсу, до форми, складу заявки на участь у відкритому конкурсі та інструкції щодо її заповнення, при цьому не допускається встановлення вимог, що тягнуть за собою обмеження кількості учасників відкритого конкурсу або обмеження доступу до участі у відкритому конкурсі.

1.13. Інформація про можливість замовника змінити умови контракту відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

1.15. Інформація про можливість односторонньої відмови від виконання договору.

2. Під час проведення аукціону в електронній формі (електронний аукціон):

2.1. Адреса електронної пошти, номер контактного телефону, відповідальна посадова особа замовника.

2.2. Короткий виклад умов контракту, що містить найменування та опис об'єкта закупівлі з урахуванням вимог, передбачених статтею 33 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, інформацію про кількість та місце доставки товару, що є предметом контракту, місце виконання роботи або надання послуги, є предметом договору, і навіть терміни поставки товару чи завершення роботи чи графік надання послуг, початкову (максимальну) ціну договору, джерело фінансування.

У разі якщо під час укладання контракту обсяг робіт з технічного обслуговування та (або) ремонту техніки, обладнання, надання послуг зв'язку, юридичних послуг, медичних послуг, освітніх послуг, послуг громадського харчування, послуг перекладача, послуг з перевезення вантажів, пасажирів і багажу , готельних послуг, послуг з проведення оцінки неможливо визначити, у повідомленні про здійснення закупівлі та документації про закупівлю замовник зазначає ціну запасних частин або кожної запасної частини до техніки, обладнання, ціну одиниці роботи або послуги.

2.3. Ідентифікаційний код закупівлі.

2.4. Обмеження участі у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), встановлене відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

2.5. Використовуваний спосіб визначення постачальника (підрядника, виконавця).

2.6. Розмір та порядок внесення коштів як забезпечення заявок на участь у закупівлі.

2.7. Розмір забезпечення виконання контракту, порядок надання такого забезпечення, вимоги до такого забезпечення, а також інформація щодо банківського супроводу контракту.

2.8. Переваги, що надаються замовником:

2.8.1. Установам та підприємствам кримінально-виконавчої системи.

2.8.2. Організаціям інвалідів.

2.9. Вимоги, що пред'являються учасникам такого аукціону, та вичерпний перелік документів, які мають бути представлені учасниками такого аукціону:

2.9.1. Відповідність вимогам, встановленим відповідно до законодавства Російської Федерації до осіб, які здійснюють постачання товару, виконання роботи, надання послуги, що є об'єктом закупівлі.

2.9.2. Вимога про відсутність у передбаченому Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ реєстрі недобросовісних постачальників (підрядників, виконавців) інформації про учасника закупівлі, у тому числі інформації про засновників, про членів колегіального виконавчого органу, особу, яка виконує функції одноосібного виконавця учасника закупівлі – юридичної особи.

2.10. Умови, заборони та обмеження допуску товарів, що походять з іноземної держави або групи іноземних держав, робіт, послуг, що виконуються відповідно, надаються іноземними особами.

2.11. Обґрунтування початкової (максимальної) ціни договору.

2.12. Вимоги до змісту, складу заявки на участь у такому аукціоні та інструкція щодо її заповнення.

2.13. Можливість замовника змінити умови контракту відповідно до положень Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

2.14. Інформація про можливість односторонньої відмови від виконання договору.

3. Під час проведення запиту котирувань:

3.1. Адреса електронної пошти, номер контактного телефону, відповідальна посадова особа замовника.

3.2. Короткий виклад умов контракту, що містить найменування та опис об'єкта закупівлі з урахуванням вимог, передбачених статтею 33 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, у тому числі обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту, інформацію про кількість та місце доставки товару, що є предметом контракту, місце виконання роботи або надання послуги, що є предметом контракту, а також терміни поставки товару або завершення роботи або графік надання послуг, початкову (максимальну) ціну контракту, джерело фінансування.

3.9.1. Відповідність вимогам, встановленим відповідно до законодавства Російської Федерації до осіб, які здійснюють постачання товару, виконання роботи, надання послуги, що є об'єктом закупівлі.

3.9.2. Вимога про відсутність у передбаченому Федеральним законом від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ реєстрі недобросовісних постачальників (підрядників, виконавців) інформації про учасника закупівлі, у тому числі інформації про засновників, про членів колегіального виконавчого органу, особу, яка виконує функції одноосібного виконавця учасника закупівлі – юридичної особи.

4. Під час проведення запиту пропозицій:

4.1. Адреса електронної пошти, номер контактного телефону, відповідальна посадова особа замовника.

4.2. Короткий виклад умов контракту, що містить найменування та опис об'єкта закупівлі з урахуванням вимог, передбачених статтею 33 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, інформацію про кількість та місце доставки товару, що є предметом контракту, місце виконання роботи або надання послуги, є предметом договору, і навіть терміни поставки товару чи завершення роботи чи графік надання послуг, початкову (максимальну) ціну договору, джерело фінансування.

4.3. Ідентифікаційний код закупівлі.

4.4. Обмеження участі у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), встановлене відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

4.5. Використовуваний спосіб визначення постачальника (підрядника, виконавця).

4.6. Розмір та порядок внесення коштів як забезпечення заявок на участь у закупівлі, а також умови банківської гарантії.

4.7. Розмір забезпечення виконання контракту, порядок надання такого забезпечення, вимоги до такого забезпечення, а також інформація щодо банківського супроводу контракту відповідно до статті 35 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

4.8. Вимоги до учасників запиту пропозицій та вичерпний перелік документів, які мають бути подані учасниками запиту пропозицій відповідно до статті 31 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

4.9. Переваги, що надаються замовником:

4.9.1. Установам та підприємствам кримінально-виконавчої системи.

4.9.2. Організаціям інвалідів.

4.10. Найменування та опис об'єкта закупівлі, умов контракту, у тому числі обґрунтування початкової (максимальної) ціни контракту.

4.11. Вимоги до змісту, у тому числі складу, форми заявок на участь у запиті пропозицій та інструкція щодо їх заповнення.

4.12. Інформація про можливість замовника змінити передбачені контрактом кількість товару, обсяг роботи або послуги під час укладання контракту або під час його виконання відповідно до статті 95 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

4.13. Критерії оцінки заявок на участь у запиті пропозицій, величини значущості цих критеріїв відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, порядок розгляду та оцінки таких заявок.

4.14. Інформація про можливість односторонньої відмови від виконання контракту відповідно до положень частин 8-26 статті 95 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

5. При здійсненні закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця):

5.1. Адреса електронної пошти, номер контактного телефону, відповідальна посадова особа замовника.

5.2. Короткий виклад умов контракту, що містить найменування та опис об'єкта закупівлі з урахуванням вимог, передбачених статтею 33 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ, інформацію про кількість та місце доставки товару, що є предметом контракту, місце виконання роботи або надання послуги, є предметом договору, і навіть терміни поставки товару чи завершення роботи чи графік надання послуг, початкову (максимальну) ціну договору, джерело фінансування.

5.3. Обмеження участі у визначенні постачальника (підрядника, виконавця), встановлене відповідно до Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

5.4. Розмір забезпечення виконання контракту, порядок надання такого забезпечення, вимоги до такого забезпечення, а також інформація щодо банківського супроводу контракту відповідно до статті 35 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ.

5.5. Обгрунтування укладання договору в документально оформленому звіті неможливості чи недоцільності використання інших способів визначення постачальника (підрядника, виконавця), і навіть ціни договору та інших істотних умов договору. Положення цього пункту не поширюються на випадки здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), передбачені пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 частини 1 статті 93 Федерального закону від 5 квітня 2013 р. N 44-ФЗ. Контракт повинен містити розрахунок та обґрунтування ціни контракту, за винятком випадків здійснення закупівлі у єдиного постачальника (підрядника, виконавця), за яких документальне оформлення звіту, передбаченого цим пунктом, не вимагається.

Наказ Керівника Департаменту охорони здоров'я м. Москви від 11.01.2008 N 15 Про організацію роботи структурних підрозділів ГУП міста Москви "Столичні аптеки", що здійснюють лікарське забезпечення населення" та сироваток", "Перелік структурних підрозділів ГУП міста Москви "Столичні аптеки", що реалізують п'явки", "Перелік структурних підрозділів ГУП міста Москви "Столичні а...
Постанова голови міського округу Електрогорськ МО від 01.08.2014 N 607 Про Порядок взаємодії замовників та органу, уповноваженого на визначення постачальників (підрядників, виконавців) у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення муніципальних потреб міського округу Електрогірськ Московської області, та наділення повноваженнями на здійснення дій, спрямованих на забезпечення муніципальних потреб міського округу Електрогірськ області
Постанова адміністрації муніципальної освіти Люберецький муніципальний район МО від 12.02.2014 N 321-ПА Про створення комісій для визначення постачальників (підрядників, виконавців) під час здійснення закупівель товарів, робіт, послуг для муніципальних потреб замовників Люберецького муніципального району Московської області
Розпорядження Мособлконтролю від 05.02.2015 N 4-Р Про затвердження Адміністративного регламенту Головного контрольного управління Московської області щодо виконання державної функції щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб шляхом проведення позапланових перевірок щодо замовників Московської області, державних бюджетних установ Московської області, контрактних служб, контрактних керуючих, комісій зі здійснення закупівель та їх членів, уповноважених органів, уповноважених установ, спеціалізованих організацій при здійсненні закупівель для забезпечення потреб Московської області, стосовно...Про затвердження Адміністративного регламенту Головного контрольного управління Московської області виконання державної функції щодо здійснення контролю за дотриманням законодавства Російської Федерації та інших нормативних правових актів про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб шляхом проведення планових перевірок щодо замовників Московської області, контрактних служб, контрактних керуючих, комісій щодо здійснення закупівель та їх членів, уповноважених органів, уповноважених установ, спеціалізованих організацій при здійсненні закупівель для потреб Московської області
Рішення Ради депутатів міського поселення Митіщі Митищинського муніципального району МО від 27.03.2014 N 57/3 Про затвердження Положення про порядок взаємодії замовників з уповноваженим органом, який здійснює повноваження на визначення постачальників (підрядників, виконавців), з уповноваженим органом на здійснення контролю у сфері закупівель, контролю, моніторингу закупівель та аудиту у сфері закупівель

Коли "бої місцевого значення" відбуваються всередині однієї служби, питання розподілу відповідальності вирішує безпосередній керівник. Але як бути, якщо суперечки розгоряються між підрозділами? Знайти вихід із цієї ситуації може фахівець із персоналу.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

що таке регламент взаємодії структурних підрозділів
найбільш зручна форма регламенту
які нюанси слід врахувати під час підготовки регламенту взаємодії структурних підрозділів
як впровадити регламент взаємодії структурних підрозділів

Щоб визначити всі взаємодії в компанії та тим самим підвищити ефективність персоналу, HR-спеціалісти «СпецПолімер» розробили та ввели Регламент взаємодії та документообігу. Це допомогло організації позбутися багатьох проблем. Звичайно, такий документ – не панацея від усіх бід, але він вносить ясність та визначеність у діяльність підприємства, суттєво полегшує працю не лише менеджерів з персоналу, а й керівництва.

Компанія «СпецПолімер» створена в 2003 р. Розробляє та виробляє захисні полімерні покриття на основі полісечовини та поліуретанів у Росії, надає послуги з нанесення покриттів на будь-які види поверхонь. Має 6 філій. Кількість персоналу керуючої компанії – близько 50 осіб.

Регламент зазвичай створюється, якщо у компанії:
багато бізнес-процесів;
у них задіяно більше двох ланок (кілька працівників чи структурних підрозділів).

Цілі створення регламенту взаємодії структурних підрозділів

Цілі створення регламенту взаємодії та документообігу:

1. Наведення та підтримання порядку в оформленні документів, дотримання правильної взаємодії бізнес-одиниць.

2. Уникнення конфліктів у колективі: вони просто не виникнуть, якщо заздалегідь визначити відповідальних, виконавців, строки та зафіксувати їх у загальному документі.

3. Визначення трудових функцій працівників: у регламенті вказується, хто з ким контактує по роботі, яка частка участі кожного працівника в тому чи іншому процесі.

4. Полегшення входження до компанії новачків: регламент допомагає зрозуміти структуру бізнес-комунікацій, вказує, з якими документами та службами людина має працювати, які терміни виконання завдань.

5. Контроль процесів та виконавчої дисципліни.

6. Полегшення передачі справ від одного співробітника іншому, наприклад, у ситуації відпустки чи звільнення.

7. Виключення ситуацій, пов'язаних з організацією праці, здатних призвести до втрат фінансових, тимчасових та людських ресурсів.

Докладніше роз'яснення дивіться у відео:

Структура регламенту взаємодії структурних підрозділів

З регламентом найзручніше працювати, коли він виконаний у вигляді таблиці (див. таблицю). Звернімо увагу на деякі її стовпці:
«№ форми» - може бути зазначені як стандартні, і прийняті у компанії форми документів;
«Виконавець» - співробітник, який виконує дію чи готує та супроводжує документ;
«Дата/час» – точний термін підготовки документа;
«Відповідальний» - співробітник, який контролює підготовку документа, відповідальний за повноту та точність поданих у ньому відомостей, а також за дотримання термінів (зазвичай виконавець або його керівник).

Якщо якась ланка не передбачається у конкретному документі, ставиться прочерк. Наприклад, секретар-діловод щомісяця готує та віддає на погодження начальнику служби управління персоналом список днів народження співробітників у наступному місяці, проте затвердження цього документа не передбачено, і в цьому випадку у колонці «Підпис, затвердження» стоятиме прочерк. Дії з конкретних документів описуються в регламенті рядково.

Документи можна об'єднати до груп або за ознакою подібності процесів, або за службами, до яких вони належать. Тому має сенс у регламенті виділити відповідні блоки: за процесами (наприклад: надходження/відвантаження товару тощо) або за службами (комерційний відділ, виробнича служба тощо). Якщо велика компанія має складні процеси взаємодії, то, можливо, крім загального всім регламенту, доведеться розробити такі кожному з підрозділів.

Нюанси створення регламенту взаємодії структурних підрозділів

Нюанси створення регламенту залежать від особливостей компанії та типу її корпоративної культури. У будь-якому разі необхідно заручитися підтримкою керівництва та викликати інтерес у начальників структурних підрозділів. Роботу створення загальнокорпоративного документа можна розпочати зі створення Регламенту для служби управління персоналом. Для HR-а це досить просто: всі процеси йому добре відомі, і мотивувати підлеглих до виконання Регламенту не важко. Після такої апробації стає легше «на живому прикладі» показувати керівникам інших служб, як Регламент допомагає в роботі, що необхідно для його створення та ефективної дії.

Отже, отримавши схвалення та підтримку керівництва, менеджер з персоналу повинен зібрати всю інформацію про внутрішньофірмові процеси та документи. Для цього краще визначити відповідальних по кожному блоку процесів (зазвичай це начальники служб і відділів). Методи збору даних залежать від особливостей підприємства: можна зробити розсилку внутрішньої мережі з формою регламенту і прикладом заповнення або з'ясувати необхідні відомості в особистій бесіді з кожним.

Отримана інформація з усіх процесів та документів у компанії фіксується на папері.

Впровадження регламенту взаємодії структурних підрозділів

Важливо узгодити створений документ із усіма працівниками. Бажано зробити масове розсилання нового регламенту з внутрішньої інтернет-мережі із закликом вносити пропозиції та зауваження (має бути зазначений термін розгляду надісланих коментарів). Якщо електронна розсилка неможлива чи всі співробітники мають доступом до комп'ютера - необхідно забезпечити кожен структурний підрозділ паперовим екземпляром документа. Після всіх погоджень можна видавати наказ про затвердження Регламенту та його обов'язкове виконання всіма працівниками.

Щоб регламент працював, потрібно час від часу оцінювати його виконання та своєчасно вносити зміни та доповнення. Якщо у зарплаті співробітників є змінна частина, можна зробити одним із критеріїв її виплати виконання регламенту.

№ п/п	Документ/інформація	№ форми	Виконавець	Узгодження	Підпис, затвердження	Кому передається	Дата час*	Відповідальний
1.	Служба управління персоналом
1.1.	Кадровий облік
1.1.1.	Штатний розклад/зміни у штатному розкладі	Уніф. форма Т-3/Наказ щодо основної діяльності		Фінансовий директор	Твердження наказом, підписання - начальник служби управління персоналом, головний бухгалтер	Начальник служби управління персоналом	Не пізніше двох днів після затвердження орг. структури/ухвалення рішення про внесення змін	Начальник служби управління персоналом
1.1.2.	Заяви		Працівник		Генеральний директор	Інспектор з кадрів	До кадрової дії (звільнення, відпустка тощо)	Працівник
1.1.3.	Трудовий договір	УП-1	Інспектор з кадрів				До початку роботи	Начальник служби управління персоналом
1.1.4.	Угоди, доповнення до трудових договорів	УП-2	Інспектор з кадрів	Начальник служби управління персоналом, юрисконсульт	Генеральний директор, працівник	1 екз. - інспектор з кадрів, 1 екз. - працівник	За 2 місяці до змін	Начальник служби управління персоналом
1.1.5.	Трудові функції працівника	УП-3	Посередній керівник працівника	Начальник служби управління персоналом, юрисконсульт	Генеральний директор, ознайомлення - працівник	1 екз. - інспектор з кадрів, 1 екз. - працівник, 1 екз. - безпосередній керівник працівника	За 5 робочих днів до підписання трудового договору/дод. угоди з працівником	Безпосередній керівник працівника
1.1.6.	...
1.2.	Управління персоналом
1.2.1.	Орг. структура	УП-11	Начальник служби управління персоналом	Директор з корпоративної політики	Генеральний директор	Начальник служби управління персоналом, ел. віже - на корпоративний сервер	Протягом 1 дня з моменту ухвалення рішення про внесення змін	Начальник служби управління персоналом
1.2.2.	Бюджет витрат служби УП на рік (з додатками)	ОФ-7	Начальник служби управління персоналом	Директор з корпоративної політики, фінансовий директор	Генеральний директор	1 екз. - Начальник служби управління персоналом, 1 прим. - фінансовий директор	До 15 грудня попереднього календарного року	Начальник служби управління персоналом
1.2.3.	...

* Якщо термін виконання випадає на вихідний або неробочий святковий день, то переноситься на наступний за цією датою робочий день

Перелік питань та підрозділів, з якими взаємодіє це підприємство.

Визначення службових зв'язків чи схем взаємодії структурних підрозділів є досить трудомісткою справою на щойно утвореному підприємстві. Згодом зв'язки "шліфуються" і до положень про структурні підрозділи вносяться відповідні зміни та доповнення. Звичайно, можна обмежитися фразою "Підрозділ взаємодіє з іншими підрозділами підприємства". Але коли почнуть формуватися взаємовідносини, виявиться, що невідомо в якому напрямку взаємодіють підрозділи, як часто, на якому рівні (на рівні керівників чи загальному рівні). Тому і поставитися до цього розділу слід з пильною увагою.

Як правило, взаємодія між підрозділами може виражатися в наступному:

1. У скоєнні спільних действий. Наприклад, колегіальна розробка проектів документів, проведення науково-дослідних робіт. І тому кожного підрозділу виділяються працівники і вони спільно виконують певні роботи.

2. У скоєнні узгоджених действий. Наприклад, проект документа розробляється одним структурним підрозділом і передається до інших структурних підрозділів для узгодження.

3. У скоєнні зустрічних действий. Наприклад, один підрозділ (господарський відділ) представляє іншому підрозділу (канцелярію) у розпорядження та користування матеріальні цінності (канцелярське приладдя). Зустрічною дією канцелярії буде подання до господарського відділу звіту про використання матеріальних цінностей.

4. У скоєнні дій, зумовлених функціональними особливостями підрозділів. Наприклад: надання фінансовому відділу звітів про витрачання коштів, виділених на утримання підрозділу, планово-економічному відділу – відомостей, необхідних для складання виробничих планів, головної бухгалтерії – документів та матеріалів, необхідних для обліку; отримання від канцелярії вказівок про вимоги до оформлення документів, від відділу маркетингу – документів та матеріалів для участі у виставках, ярмарках.

Якщо у розділі "Взаємини (службові зв'язки)" відобразити питання "одержання" та "надання", то питання "спільної розробки (роботи, проведення)" можна оформити у вигляді окремих рішень керівників структурних підрозділів. З метою виключення дублювання та "паралелізму" функцій положення про структурний підрозділ, у якому виконання окремих функцій пов'язане з іншими підрозділами має візуватись керівниками відповідних структурних підрозділів. Причому не просто візуватися в ознайомлювальному порядку, а з повною та детальною вивіркою текстів положень. Безперечно, це певні витрати часу.

Проте цим досягається головна мета управління підприємством - чітка регламентація функцій кожного підрозділу. У наведених у виданні зразках положень, ми спробували максимально повно відобразити взаємини підрозділів лише на рівні інформаційних та документаційних потоків. Але на підприємстві може і не бути виробничих та технічних підрозділів (наприклад, підприємства з надання фінансових послуг). Тому в положеннях про підрозділи, загальні для всіх галузей (відділ кадрів, канцелярії, тощо) не "розписані" взаємини з виробничими та технічними підрозділами. У разі, якщо розробляється положення про структурної одиниці підрозділу, порядок визначення взаємовідносин складніший. Зумовлено це тим, що керівник, скажімо, відділу повинен знати, що "твориться" у бюро, що входять до відділу. Визначити взаємовідносини всередині підрозділу між лінійними одиницями легше, ніж передбачити схему взаємодії, скажімо, бюро інвестицій у складі фінансового відділу із планово-економічним відділом. Такі взаємодії визначаються положенні про бюро інвестицій, і там відбивається порядок узгодження " зовнішніх " дій із начальником фінансового відділу.

Поряд з інформаційними та документаційними потоками в цьому розділі, можна (а в деяких випадках - слід) відобразити періодичність та терміни подання інформації, документів, матеріальних цінностей. Не завадить і визначення порядку вирішення розбіжностей між підрозділами.

Наприклад:

З питань, пов'язаних з комп'ютерною технікою – з відділом ІТ
З питань доставки – з кур'єрською службою
З питань надходження оплати – з відділом надходження оплати у складі бухгалтерського управління.

ВИСНОВОК

Структурним підрозділом називається частина підприємства чи організації, співробітники якої займаються виконанням певного виду робіт. Підрозділ може бути відокремленим чи внутрішнім. Для першого типу структурних одиниць існує загальноприйнята назва – філія. Внутрішнім підрозділам найменування присвоюється з урахуванням напряму їхньої діяльності та відповідно до традицій, що склалися в тій чи іншій професійній сфері.

p align="justify"> Спеціалізація структурних підрозділів викликає необхідність координації їх дій. Що більше підприємство чи організація, то важливішою і складнішою стає дана проблема. Оскільки члени організації повинні бути пов'язані єдністю цілей, то їм необхідно мати постійну інформацію про зміст роботи та досягнення своїх колег. Здійснення цього стає дедалі важчим, оскільки зі зростанням кількості структурних підрозділів ускладнюється і мережу комунікацій з-поміж них. При цьому важливо уникати будь-якої невизначеності щодо того, яка саме робота має бути зроблена конкретним структурним підрозділом і хто має її виконувати. Рекомендується здійснювати структурування підрозділів, з кількох досить ясних критеріїв. Вважається, що при цьому невизначеності тією чи іншою мірою уникнути неможливо, але необхідно намагатися її мінімізувати.

Поняття " відокремлені підрозділи " нині розкривається як і цивільному, і у податковому законодавстві. Цивільне законодавство виділяє лише два різновиди відокремлених підрозділів: представництво та філія.

p align="justify"> При формуванні структури підприємства необхідно не тільки визначити функції кожної структурної одиниці, а й закріпити їх у відповідному документі.

Положення про структурний підрозділ якраз і є документом, що визначає:

порядок створення підрозділу;

Правове становище підрозділу в організаційній структурі підприємства;

Завдання та функції підрозділу;

Права підрозділу;

Взаємини з іншими підрозділами підприємства;

Відповідальність підрозділу.

ЛІТЕРАТУРА

1. http://www.hr-portal.ru

2. Винокуров В., Винокуров А. Якість управління як фактор зміцнення ринкових позицій підприємства // Стандарти та якість. - 2005, - №12

3. Цвєтаєв В.М. Управління персоналом. - СПб: Пітер, 2002. -С. 127.

5. Ларін М.В. Управління документацією та нові інформаційні технології. - М., 1998, с. 5-6.

6. http://www.uvolneniy.net

7. Маленков Ю.А. Сучасний менеджмент СПБ Видавництво: Економіка, 2010

Додатки А.

Приклад оформлення «Положення про структурний підрозділ»

Додаток Б.

Зразок заповнення штатного розкладу

Програми В.

Шаблон заповнення «Посадова інструкція»

"ЗАТВЕРДЖУЮ"
Генеральний директор
РотарінО.М. Ротарін
____ /_________ / 2009р.