Для вирішення виробничих питань прошу звертатися. Ділові листи. Лист-прохання оплатити за іншу організацію

У даній статті ви знайдете інформацію по роботі з важкими листами, які нерідко зустрічаються в діловій взаємодії, а також побачите зразки ділових листів. Це листи, необхідність в написанні яких виникає в ситуації порушення ділових інтересів: лист-прохання і лист-претензія.

Оскільки ситуація сама по собі є досить непростою, то і написання листа в такій ситуації є дуже важливим питанням, в якому автору важливо бути грамотним, ввічливим, коректним, і в той же час, він умів твердо відстояти свої ділові інтереси.

Успішно вирішити складності «важких» листів допомагають:

Грамотна установка у взаємодії: тверда, але коректна установка на партнерство
Вибір доречного стилю письма (офіційно-ділового або довірливо-ділового
Грамотне і логічне оперування фактами

Зразки ділових листів.

(Установка - партнерство, стиль - офіційно-діловий, переконливе оперування фактами)

Шановні колеги!

З метою вжиття заходів щодо забезпечення якості та надійності приладу КВП-12 в умовах експлуатації, що випускається Інститутом «Оптика» з 1992 року, звертаємося до вас з таким проханням: розглянути можливість про надання Інституту «Оптика» інформацію про параметри роботи приладу в реальних умовах експлуатації (подробиці у вкладенні). Надіслані вами дані дозволять інституту зібрати необхідну для аналітики інформацію, провести моніторинг і сприятимуть більш оперативному вирішенню питань підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12.

Прохання повідомити в листі про ваше рішення з приводу надання нам сприяння. У разі необхідності додаткової інформації, що вимагається вам для прийняття рішення, прохання також повідомити про неї в листі.

З повагою,

Колектив Технічного бюро

Інститут «Оптика»

Діловий лист. Зразок листа-прохання(Установка - партнерство, стиль - довірливо-діловий, переконливе оперування фактами)

Шановні колеги!

Ми дуже зацікавлені в питаннях підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12, який ми випускаємо з 1992 року і який з 1995 року знайшов міцне застосування в роботі вашої компанії. Тому звертаємося до вас з цим проханням.

Для підвищення якості і надійності роботи приладу КВП-12 нам необхідні докладні дані по роботі даного приладу в умовах експлуатації. В реалізації цього завдання ми дуже розраховуємо на вашу допомогу і пряма участь. З огляду на довгострокове і позитивну співпрацю наших компаній, звертаємося до вас з проханням - пропозицією: допомогти нам у зборі та наданні статистичної інформації по роботі приладу. Ми будемо вдячні, якщо ви знайдете можливість зібрати для нас статистику по заданих параметрах (подробиці в додатку). Це дозволить нам провести моніторинг ефективності роботи приладу і оперативно вжити заходів щодо підвищення якості та надійності його роботи.

Будь ласка, повідомте, чи готові ви принципово сприяти нам. Якщо для прийняття рішення вам необхідні додаткові коментарі або у вас з'явилися питання - ми готові на них відповісти.

Будемо вдячні вам за відповідь.

З повагою,

Іван Іванов

Керівник Технічного бюро

Інститут «Оптика»

Діловий лист. Зразок листа-прохання і зразок листа-претензії.

Лист - прохання

(Установка - партнерство; стиль - довірливо-діловий; переконливе оперування фактами)

Лист - претензія

(Установка - партнерство; стиль - офіційно-діловий; переконливе оперування фактами)

Шановний Андрію Івановичу!

Звертаємося до Вас з проханням вирішити ситуацію, що склалася з реалізацією проекту АБС.

До теперішнього моменту у нас не було проблем у взаємодії з вашою компанією, всі прописані в Контракті домовленості дотримувалися. Ми впевнені, що ситуацію, що виникла ще можна скорегувати.

Успішність проекту АБС вкрай важлива для нашої компанії. Тому просимо вас до 06.08.2010. повідомити інформацію по відправці контрольних зразків.

Сподіваємося, що ваша відповідь прояснить ситуацію, що виникла і зніме нашу стурбованість щодо успішності реалізації проекту.

З повагою,

Шановний Андрію Івановичу!

Від імені керівництва ВАТ «Росстанс» звертаюся до Вас у зв'язку з необхідністю вирішити ситуацію, що склалася з реалізацією проекту АБС.

Змушений повідомити, що ця ситуація викликає у нас стурбованість.

Згідно з умовами контракту № А-122 від 07.02.2010. п. 4.3. за 60 днів до початку планової поставки продукції ТОВ «Стар» має провести на адресу ВАТ «Росстанс» відправку контрольних зразків продукції, повідомивши ВАТ «Росстанс» про факт відправлення.

Згідно з графіком (Додаткова угода № 1 від 11.03. 2010. до Контракту № А-122 від 07.02.2010.), Дата початку планової поставки продукції - 01.10.2010. Термін відправки контрольних зразків - не пізніше 02.08.2010. Сьогодні - 04.08.2010. На даний момент нами не отримано інформації про відправку контрольних зразків.

У цій ситуації здатність ТОВ «Стар» виконати взяті на себе зобов'язання викликає у ВАТ «Росстанс» серйозні побоювання і змушує задуматися про застосування штрафних санкцій, передбачених п. 7.2. Контракту № А-122 від 07.08.2010.

Для запобігання цьому пропонуємо Вам в строк до 06.08.2010. проінформувати нас про ситуацію з відправкою контрольних зразків продукції.

З повагою,

Візьміть на замітку нашу інформацію і ми впевнені, що питання написання «важких листів» для вас буде значно менше трудомістким.

Тамара Воротинцева

Зверніть увагу на наші тренінгові програми по діловому листуванні:

Листи-прохання - найпоширеніший вид ділових листів. Листи-прохання складають, щоб ініціювати певні дії адресата, необхідні автору листа. Розповімо, як написати офіційного листа прохання. Зразки та приклади ви знайдете в статті.

Лист-прохання: зразки і приклади

Як і навіщо складати лист-прохання

Листи-прохання складаються, щоб ініціювати певні дії адресата, необхідні автору листа. В управлінській діяльності величезна кількість ситуацій дають привід для складання таких листів. Це може бути відносно проста ситуація, в якій не потрібно викладати складну в подієвому відношенні інформацію, подати будь-яку аргументацію, переконувати адресата. У таких випадках лист-прохання краще починати безпосередньо з викладу самого запиту.

Лист-прохання офіційній особі: приклад листа

Завантажити зразок листа

Однак далеко не всі ситуації в управлінській діяльності так прості. Велика частина ситуацій вимагає при складанні листів-прохань обґрунтування або, інакше кажучи, пояснення:

у зв'язку з чим;
чому;
з якою метою складають лист.

Як правило, обгрунтування необхідно, щоб впливати на адресата, переконати його вчинити цілком певним чином, так, як цього хотілося б або необхідно автору листа. Якщо лист-прохання містить обґрунтування, то найчастіше воно передує викладу прохання, наприклад (знаком // показана межа між частинами тексту листа).

Лист-прохання з обґрунтуванням: зразок

Завантажити зразок листа

Російська мова належить до числа мов з відносно вільним порядком слів. У будь-якому з наведених вище текстів ми можемо поміняти місцями частини пропозиції без особливого збитку для сенсу. Лист-звернення з проханням про допомогу зразок може виглядати так.

Фрази, в яких спочатку викладається основна думка листи, а потім наводиться аргументація, мають особливу стилістичне забарвлення: вони завжди сприймаються як більш експресивні, ніж фрази, побудовані за принципом "обгрунтування - висновок". Однак діловому стилю чужа яка б то не було експресія, в ньому майже завжди перевага віддається стилістично нейтральним мовним засобам. Тому в зразках ділових листів-прохань більш правильними є фрази, в яких спочатку наводиться пояснення, дається обгрунтування, а потім викладається суть справи.

Структура листи-прохання

Складаючи лист-прохання, намагайтеся, щоб обгрунтування і заключна частина (прохання) граматично були одним реченням. Навіть у випадках, коли в обгрунтуванні даються посилання на нормативні документи, викладаються факти, події, не виділяє обгрунтування в окреме пропозицію , Інакше для викладу прохання вам доведеться використовувати обороти типу: "У зв'язку з вищевикладеним просимо ...", "З огляду на вищевикладене, просимо ...", "У зв'язку з чим просимо ..." і т. П. Ці конструкції не несуть інформації і роблять текст більш складним і з точки зору структури, і з точки зору сприйняття. Листи-прохання можуть складатися і в ще більш складних управлінських ситуаціях.

Схематично таку ситуацію можна змалювати таку картину

Лист з проханням, складене в такій ситуації, буде сприйматися легше, якщо зміст викладено в послідовності, що відбиває логіку розвитку самої ситуації. У структурі листи в цьому випадку можна виділити три частини:

введення (опис подій, фактів, які безпосередньо впливають або можуть вплинути на управлінську ситуацію);
обгрунтування (пояснення причин, за якими необхідно звертатися до адресата з проханням);
висновок (прохання), наприклад (комунікативно-смислові частини листи відокремлені знаком //)

Офіційно лист з проханням: зразок структури

За наявними у нас даними, на Курськом і Білгородському цукропереробних заводах, які є основними постачальниками цукру в Москву і Московську область, протягом березня - квітня поточного року повинні проводитися планові профілактичні роботи, графіки проведення яких за термінами не узгоджені. // У зв'язку з тим що в період профілактичних робіт значно знизиться випуск цукру і його надходження до споживачів, // просимо Вас провести робочу нараду за участю представників уряду Москви з питання забезпечення поставок цукру в Московський регіон на період часткової зупинки зазначених заводів.

Незалежно від структури тексту прохання в листі формулюється за допомогою дієслова «просити». У листах, що оформляються на бланках організацій, використовується форма дієслова 1-ї особи множини:

Просимо Вас повідомити інформацію про ..., просимо Вас надати дані про ..., Звертаємося до Вас з проханням про ..., просимо Вас провести ... і ін.

У листах, що оформляються на бланках посадових осіб, використовується форма дієслова 1-го особи однини:

Прошу Вас розглянути питання про ..., прошу Вас надати інформацію про ... і ін.

В одному листі може міститися кілька прохань (бажано по одному питанню). У цьому випадку спочатку формулюється основна прохання, а потім - інші, при цьому використовуються наступні мовні звороти:

Також просимо Вас (розглянути, надати, провести ...), Одночасно просимо Вас ... і ін.

Лист-прохання: зразок, якщо в листі відразу кілька прохань

скачайте зразок

Скористайтеся спеціальним сервісом, щоб скласти шаблон листа-прохання: конструктор ділових листів

Спробувати сервіс зараз

Як будь-який діловий лист, лист-прохання складають із зазначенням всіх її реквізитів, і реєструють в журналі обліку вихідних документів. Крім того, лист-прохання повинно містити:

вихідний номер і дату (якщо це відповідь на інший лист, то номер і дату вхідного листа);
назва компанії-адресата;
по необхідності печатка організації.

Як і навіщо складати лист-запит

Лист-запит - це фактично різновид листи-прохання. Як правило, запити складаються з метою отримання будь-яких відомостей офіційного характеру або документів. У комерційній діяльності запит - це звернення покупця до продавця (імпортера до експортера) з проханням дати детальну інформацію про товар (послуги) або направити пропозицію на поставку товару (надання певних послуг). В цілому, листи-запити складаються за тими ж правилами, що і листи-прохання, наприклад:

У комерційної діяльності в тексті запиту, як правило, вказують: найменування товарів (послуг); умови, на яких автор листа хотів би їх отримати; кількість і / або якість; терміни поставки товару або надання послуг; ціну та інші відомості. У комерційному запиті використовуються такі вирази:

Просимо Вас повідомити про можливість поставки ... Просимо зробити пропозицію на поставку ... Просимо Вас повідомити докладну інформацію про ... і ін.

наприклад:

Просимо Вас повідомити про можливість поставки кондиціонерів моделі AS-200 в кількості 150 шт. протягом лютого - березня 2005 року, а також повідомити умови платежу і умови доставки.

Скачайте зразки листів-запитів:

Реакцією організації-кореспондента на лист-прохання або запит є лист-відповідь, яке може бути згодою або відмовою. У комерційній діяльності відповідь на запит оформляється як комерційне лист, в якому підтверджується отримання запиту, повідомляється інформація про товар, що цікавить покупця. Відповіддю на запит може бути і комерційну пропозицію (оферта). Листи-прохання і листи-запити оформляються відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

При складанні і оформленні прохань і запитів використовуються наступні реквізити:

адресат;
заголовок до тексту (якщо текст листа більше 4-5 рядків);
текст;
підпис;
відмітка про виконавця.

Всі ділові листи оформляються на спеціальних бланках.

Лист-прохання - один з найбільш поширених варіантів ділової кореспонденції. У середовищі підприємців такі листи використовуються тоді, коли представники однієї організації звертаються до іншої з проханням про яку-небудь послугу. Такі послання можуть застосовуватися в абсолютно різних ситуаціях, наприклад, при потребі отримати відомості про продукцію, побачити зразки товару, зустріти відрядження, узгодити якісь дії і т.п.

Правила складання листа-прохання

Пропонуємо вашій увазі для скачування загальний шаблон такого документа:

ФАЙЛИ

Лист-прохання зі зрозумілих причин не має стандартного зразка, але, незважаючи на це воно є формою офіційного документа. Саме тому при його складанні слід дотримуватися певних норм, встановлених правилами діловодства та ділової етики. Перш ніж перейти безпосередньо до основних правил його складання, слід зазначити, що воно може бути адресовано, як групі осіб (наприклад, менеджерам, співробітникам бухгалтерського відділу, юристам і т.д.), так і якогось конкретного адресата.

Як і будь-який інший документ, даний лист має містити вступну частину, а саме:

відомості про підприємство-відправника, висловлювалося прохання і компанії, до якої вона адресована;
причину звернення ( «з огляду на затримки», «в зв'язку з отриманням», «виходячи з результатів» і т.д.);
посилання на підставу ( «на підставі усної домовленості», «на підставі проведених переговорів», «на підставі телефонної розмови» і т.д.);
мета звернення ( «для вирішення питання», «щоб уникнути конфлікту», «з метою усунення порушень» і т.п.).

далі слід основна частина, Що стосується безпосередньо прохання. Вона повинна бути висловлена \u200b\u200bз використанням будь-якої похідної форми від дієслова «просити» ( «просимо вас», «звертаємося з проханням» і т.п.), а оскільки таке послання, в будь-якому випадку - клопотання про якусь послугу, воно повинно бути написано в поважній манері. Добре, якщо прохання буде випереджу висловлюванням компліменту ( «знаючи ваші великі можливості», «захоплюючись вашими організаторськими талантами» і т.п.).

Якщо в листі міститься відразу кілька прохань, то їх потрібно вказати окремими пунктами або абзацами.

Негласні правила листування між організаціями свідчать про те, що відповідь на багатоступеневу прохання може бути відправлений також одним посланням, з окремими коментарями по кожному пункту. Слід зазначити, що такий вид листування зменшує обсяги документообігу та значить, скорочує час на прочитання і обробку подібних листів.

Якщо лист має на увазі отримання відповіді у визначений термін, то це необхідно максимально коректно позначити в тексті послання.

Відправляють і отримують листи, як правило, секретарі організації (у великих компаніях цим займаються цілі відділи). Після складання або прочитання вони передають їх для ознайомлення керівнику підприємства. Винятки становлять послання, з позначкою «конфіденційно» або «особисто в руки» - такі листи передаються безпосередньо адресату.

Інструкція зі складання листа-прохання

Оскільки дане послання є частиною корпоративної кореспонденції, то спочатку нього потрібно вказати автора, а саме: найменування компанії-відправника, її фактична адреса та телефон для зв'язку. Потім потрібно внести дані про адресата: також назва підприємства і конкретного одержувача. Далі посередині рядка можна відразу позначити, що цей лист-прохання (але це необов'язково).

Наступна частина листа стосується безпосередньо прохання. Попередньо, бажано її обґрунтувати і вже потім висловлювати саму суть прохання. На завершення лист потрібно підписати (краще, якщо це зробить керівник компанії або уповноважена, довірена особа), а також поставити дату створення документа.

Як відправити лист

Лист можна отруїти електронною поштою або через факс - це швидко і зручно, проте консервативне відправка через Пошту Росії дозволить солідно і привабливо оформити лист. Наприклад, висловити прохання можна письмово від руки красивим каліграфічним почерком або ж роздрукувати текст на гарній, дорогому папері.

Увага до подібних дрібниць дасть зрозуміти адресату, наскільки шанобливо ставиться до нього опонент, а також зайвий раз підкреслить значимість прохання. Єдине, що слід пам'ятати - листи через звичайну пошту йдуть довго, тому послання потрібно відправляти заздалегідь, щоб документ вчасно був доставлений одержувачу.

Після відправлення листа

Це послання, як будь-який інший документ повинен бути зареєстрований в журналі вихідної документації. Точно також одержувач листа реєструє прихід кореспонденції. У разі непорозумінь, що трапляються в ділових відносинах, фіксація факту відправки та отримання листів допоможе швидко розібратися в ситуації.

Приклади складання листів-прохань з поясненнями

Отже, ми з'ясували, що лист-прохання є лист, в якому міститься прохання до одержувача. Мета тексту - спонукати одержувача виконати дію, вигідне відправнику. У листі повинна міститися сформульована прохання, обгрунтування її. Бажано сформулювати прохання так, щоб обгрунтувати, чому одержувачу має бути вигідно виконати прохання. Відправник повинен не просто знати правила складання тексту, а й враховувати психологічні нюанси. Далі розглянемо конкретні шаблони-приклади в залежності від ситуації.

Лист-прохання про виділення коштів

Лист складається в тому випадку, якщо потрібно домогтися виділення коштів від держави, спонсорів, фізичних осіб.

Від НКО «Допомога пенсіонерам»
Депутату Законодавчих зборів
Іванову І. І.

Привіт, Іван Іванович. Я представник некомерційної організації «Допомога пенсіонерів». Ми займаємося наданням допомоги одиноким пенсіонерам: просимо продукти, допомагаємо в прибиранні та ремонті.

Наша організація існує вже 5 років. Раніше з фінансуванням діяльності ми справлялися самі, проте, у зв'язку з розширенням НКО, засобів початок не вистачати. Гроші нам потрібні на оренду приміщення, виплату зарплат співробітникам, купівлю обладнання.

На недавніх зборах Уряду президент згадав про складне становище пенсіонерів, зауважив, що ситуацію потрібно терміново міняти. У зв'язку з цим прошу у вас 200 000 рублів на потреби НКО «Допомога пенсіонерів».

З повагою, Петрова А. А.

пояснення:

Вищенаведений текст складений за всіма правилами. В ньому є:

Найменування НКО і пояснення її діяльності.
Прохання про гроші, пояснення їх необхідності (гроші потрібні на оренду і зарплати).
Згадка про Президента. Потрібно для обгрунтування вигоди спонсорування для чиновника. У чому зацікавлений депутат? У кар'єрному зростанні. Допомога організації допоможе досягти цієї мети.

Також вказана конкретна сума коштів, яку потребує комерційна організація.

Лист-прохання про поставку товару

Лист зазвичай направляється партнерам компанії. У тексті бажано обґрунтувати обопільну вигоду для обох компаній.

Начальнику компанії «ААА»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «БББ»
Петрова Б. Б.

Привіт, Іван Іванович. Ми бажаємо замовити у вашій компанії комплект продукції (уточнити). Вашим товаром ми зацікавилися на регіональній виставці.

Якщо ви згодні, просимо повідомити умови поставки і зручні для вас терміни. Гарантуємо своєчасну оплату. Сподіваємося, це покладе початок взаємовигідному співробітництву.

Наші контакти: (уточнити).

З повагою, Борис Борисович.

Лист-прохання про надання знижки

Зазвичай такі тексти направляються постачальникам компанії. Наприклад, організація організовує виставки. У неї є постачальник - друкарня, яка поставляє брошури, стенди, буклети та інше. Вартість послуг досить висока. Настала криза, і компанії стало складно оплачувати товари друкарні. Це цілком може стати привід для того, щоб попросити знижку.

Начальнику компанії «Восток»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «Захід»
Петрова Б. Б.

Привіт, Іван Іванов. Нашій організації торкнулася фінансова криза. Кількість укладених договорів з нами скоротилося на 20%. На жаль, криза торкнулася не тільки нас, а й наших клієнтів. Люди не можуть платити за наші послуги в тому ж обсязі, що і раніше. Тому ми надали знижку на квитки в розмірі 25%.

У зв'язку зі складною фінансовою ситуацією, наша компанія просить вас про знижку в розмірі 15% на решту півроку співпраці за договором.

Ми розіслали листи з проханням про знижку всім нашим постачальникам. Якщо 20% наших партнерів надасть нам вигідні умови, наша компанія встоїть в складний час і не закриється. Нам вже надали знижку орендодавці та телефонна компанія.

З повагою, Борис Петров.

пояснення:

У листі є такі важливі пункти:

Пояснення необхідності знижки.
Вказівка \u200b\u200bточного розміру знижки, термінів.
Непряме вказівка, що якщо друкарня не надасть знижку, компанія розірве контракт.

Текст потрібно скласти так, щоб лист дочитали до кінця і погодилися на запропоновані умови.

Лист-прохання про зниження орендної плати

Орендна плата «з'їдає» бюджети більшості організації. Її зменшення дозволяє компанії протриматися на плаву в складний час. Лист слід направляти орендодавцю.

Начальнику компанії «Плюс»
Іванову П. П.
Від керівника компанії «Мінус»
Петрова І. І.

Привіт, Петро Петрович. Нашу компанію зачепила фінансова криза. Купівельна спроможність споживачів зменшилася, доходи бізнесу зменшилися. У зв'язку з цим просимо вас знизити орендну плату на 10%.

За весь час нашої співпраці ми жодного разу не затримували виплати. Сподіваємося, що ви підете нам на поступки, і ми збережемо наші ділові відносини. Ми гарантуємо своєчасну оплату оренди, незважаючи на важкі фінансові умови.

З повагою, Іван Іванович.

пояснення:

У листі важливо згадати те, що перш компанія виконувала свої зобов'язання в повній мірі. Орендодавець повинен бути впевнений в тому, що орендодавець буде і надалі здійснювати виплати. Одержувач також повинен розуміти, що якщо він не погодитися на запропоновані умови, орендар відмовиться від його послуг.

Лист-прохання про оплату заборгованості

Заборгованості вкрай часто виникають при взаємодії між компаніями. Якщо організація налаштована на подальшу співпрацю з контрагентом, у якого утворився борг, направляється лист-прохання.

Іванову І. І.

Сидорова П. П.

Шановний Іван Іванович, просимо вас погасити заборгованість перед нашою компанією в розмірі 200 000 рублів. Весь цей час ми продовжували співпрацю з вами, сподіваючись на продовження ділових відносин. Однак зараз ми змушені призупинити надання послуг в зв'язку з відсутністю виплат.

Сума вашого боргу становить 200 000 рублів. Просимо оплатити його до 1 березня 2017 року. Якщо заборгованість не буде погашена, ми будемо змушені вирішувати питання в судовому порядку.

З повагою, Петро Петрович.

пояснення:

У листі обов'язково потрібно вказати наступні пункти:

Точна сума боргу.
Дата, до якої потрібно виплатити заборгованість.
Заходи, які прийме компанія, якщо виплат не надійде.

В тексті можна згадати про тривалому успішному співробітництві з організацією. Це повинна бути саме прохання, а не вимога. Вимога складається по іншому шаблоном.

Лист-прохання про відстрочку платежу постачальнику

Організація поставила компанії партію продукції, проте не оплатила її. Утворився борг, але дебітора відсутні кошти для оплати. У цьому випадку має сенс складати лист-прохання про відстрочку.

Начальнику компанії «Де гроші»
Сидорову П. П.
Від керівника компанії «Гроші ось-ось будуть»
Іванова І. І.

Шановний Петре Петровичу, ми не сплатили борг в розмірі 200 000 рублів. Від своєї заборгованості ми не ухиляємося, однак зараз виплати в повному обсязі зробити не можемо в зв'язку з важким фінансовим станом.

Протягом 2 років ми підтримували з вами успішні ділові стосунки, не зривали термінів виплат. Сьогодні ми просимо про розстрочення платежу. Наша компанія готова сплатити заборгованість в два етапи:

100 000 рублів ми внесемо до 1 березня 2017 року.
100 000 рублів буде внесено до 1 квітня 2017 року.

Обіцяємо вам своєчасне внесення платежів. Дякую за розуміння.

З повагою, Іван Іванович.

Лист-прохання оплатити за іншу організацію

Заборгованість компанії може бути виплачена іншою організацією. Зрозуміло, юридична особа не буде оплачувати частки просто так. Зазвичай лист-прохання надсилається боржнику компанії або іншій особі, яка має зобов'язання перед компанією.

Начальнику компанії «Гроші ось-ось будуть»
Іванову І. І.
Від керівника компанії «Де гроші»
Сидорова П. П.

Шановний Іван Іванович, у вас існує борг перед нашою компанією в розмірі 300 000 рублей. У нашій організації також з'явився борг перед іншою компанією в розмірі 200 000 рублів. Просимо вас оплатити нашу заборгованість перед кредитором в розмірі 200 000 рублів. Натомість ми надамо вам розстрочку на залишок боргу, про яку ви просили раніше. Дякую за розуміння.

З повагою, Петро Петрович.

Лист-прохання про сприяння у вирішенні питання

Перед будь-якими компаніями можуть вставати складні проблеми, з якими неможливо розібратися без сторонньої допомоги. Лист-прохання про сприяння може направлятися при необхідності, наприклад, проведення заходів. Прохання відправляється в комерційні організації, державні структури.

Директору компанії «ААА»
Петрову Б. Б.
Від громадської організації
«Даруємо добро»

Шановний Борис Борисович, я є представником громадської організації «Даруємо добро». Ми займаємося організацією і проведенням свят для дітей з притулку.

Ми просимо вас про допомогу в організації поставок харчування на свято. Зрозуміло, на заході ми згадаємо вас і вашу компанію. На святі будуть присутні представники законодавчих зборів, громадськості.

Зв'язатися з нами ви можете по телефону ХХХ

З повагою, Іван Іванович.

Підводячи підсумок

Об'єднаймо все правила складання листа-прохання. Спочатку потрібно представитися, розповісти про свою діяльність. Але вступна частина не повинна бути затягнута. Наша мета - спонукати одержувача прочитати лист. Якщо текст буде занадто довгим, одержувач навряд чи дочитає його до кінця. Потім потрібно приступити до викладу свого прохання. Обов'язкова точність: вказівка \u200b\u200bтермінів, суми коштів. Важливо зрозуміти, що одержувач повинен відчути свою вигоду. А тому в листі потрібно вказати, чому організації буде вигідно виконати прохання. На завершення потрібно ввічливо і без підлещування попрощатися.

Лист-прохання - це прохання про отримання необхідної інформації, товарів, послуг, документів, про надання рекомендацій, про організацію зустрічі та ін. При його складанні потрібно обґрунтувати необхідність виконання прохання. Воно може бути адресовано якомусь конкретному фізичній особі або юридичній особі - організації. Даний може містити в собі не одну прохання.

Як скласти лист-прохання

Лист-прохання має структуру, схожу з загальної та за своєю формою практично ідентично. Його оформлення здійснюється на фірмовому бланку організації. Воно зазвичай підписується керівником організації або уповноваженою особою.

Приклади фраз ділового листа - прохання

Обгрунтування прохання:

У зв'язку з…
З огляду на ...
З огляду на ...
Виходячи з…
В цілях…
На підставі…
Згідно ...
Відповідно до…

Текст прохання:

Просимо Вас розглянути / надати / провести / повідомити / проінформувати / терміново вислати ...
Звертаємося до Вас з проханням ...
Просимо Вашого сприяння у ...
Просимо Вашої згоди на ...
Також просимо Вас ....

Лист-прохання вимагає написання листа-відповіді.

Зразок листа-прохання

Повідомляємо Вам, що пан Лєсков Н.С. прибуде до Москви 15 березня, люб'язно просимо Вас організувати зустріч і зарезервувати номер в готелі на 2 дні. Пан Лєсков Н.С. прибуде літаком рейс 1583.

Також ми були б вдячні, якби Ви організували для нього зустріч з Вашими клієнтами під час його візиту.

Невід'ємною і важливою частиною сучасного ділового листування є лист-прохання. Зразки та приклади формулювань, представлені в статті, а також позначені правила його написання допоможуть вам грамотно скласти потрібну текстовку і оформити її відповідно до звичаїв діловодства. Пропонуємо вам поетапне керівництво з написання даного виду звернень.

Загальні відомості

Лист-прохання актуально в тих випадках, коли його автору необхідно отримати від інших осіб будь-яку інформацію, документи, здійснити операцію чи інші дії ділового характеру. Воно може бути спрямоване як на ім'я конкретної особи (керівник, директор, начальник відділу та ін.), Так і на адресу всієї організації в цілому. Ваше прохання про допомогу повинна відповідати загальноприйнятим в діловому листуванні правилам.

Лист - це обличчя компанії, значення мають навіть дрібниці. Друкуйте його на фірмовому бланку за підписом уповноваженої особи та з печаткою (за наявності). Поставтеся відповідально до вибору шрифту, його розміром і розташуванням тексту на сторінці. Не нехтуйте полями, червоним рядком і абзацами. Найчастіше перше враження складається саме при одному тільки погляді на документ.

Етап 1: Вказівка \u200b\u200bадресата

Якщо ви пишете знеособлене лист на адресу конкретної компанії, то, швидше за все, воно потрапить в приймальню або канцелярію, потім до керівника і в підсумку до безпосередньому виконавцю. Вказуйте в «шапочці» тексту правильне повне найменування організації, найкраще додати ще і юридична адреса.

Як вже було сказано вище, оптимальним вважається варіант із зазначенням конкретного адресата, тобто персонально адресована прохання про допомогу. Завжди намагайтеся звертатися по імені та по батькові. Наприклад, «Шановний Олександре Вікторовичу!» або «Шановний пане Шварц!». Таким чином ви, по-перше, висловіть особі свою повагу, а по-друге, прохання, адресована конкретній людині, накладає на нього певні зобов'язання, відповідальність за її розгляд і виконання.

У деяких ситуаціях логічно буде використовувати в якості адресата групу осіб, певний колектив або його частина. Актуально це і в тих випадках, коли лист-прохання відправляється за кількома адресами. Використовуйте такі формулювання, як: «Шановні колеги!», «Шановні бухгалтера!» та ін.

Етап 2: Комплімент

Добре, якщо службовий лист-прохання буде містити комплімент по відношенню до його адресату. Роблячи його, ви як би відповідаєте на його закономірне питання: «Чому з цим питанням ви саме до мене звертаєтеся?». Можна відзначити колишні заслуги та особисті якості людини, статус компанії і т.д. Використовуйте зокрема такі формулювання: «Ваша фірма є провідним постачальником ...», «Ви допомогли багатьом в рішенні складних питання даної області ...», «Ваша організація - провідний експерт на ринку в області ...» та ін. Не забувайте про те, що доречним комплімент буде тоді, коли лист-прохання (зразки і приклади по тексту) має нестандартний характер і адресата потрібно до себе розташувати. Зверніть його увагу на якості і заслуги, які є актуальними для виконання вашого прохання. Однак не рекомендуємо переступати дуже тонку грань між хорошим і правильним компліментом і грубими лестощами.

Етап 3: Обгрунтовуємо прохання

Будь-яке прохання повинна бути аргументована, адже адресат повинен знати, чому ви звертаєтеся саме до нього. Тому має сенс ввести його в суть справи. На даному етапі рекомендуємо вам підібрати три найбільш переконливих аргументу, які слід вибудувати в тексті листа за схемою: середньої сили, слабкий, найбільш сильний.

Прохання може мати різний рівень складності, і потрібно бути готовим до того, що адресат не завжди буде зацікавлений в її виконанні. У зв'язку з цим його необхідно переконати в тому, що її реалізація несе в собі для нього потенційну вигоду. Зацікавте адресата, щоб він прийняв з повною серйозністю ваш документ.

Лист-прохання може містити в собі пропозицію про реалізацію певної привабливою для нього можливості.

приклади формулювань

«У всі часи підприємливі та ділові люди прагнули не тільки до матеріального успіху, але і для особистісного росту, щоб назавжди запам'ятатися людям своїми добрими справами, завоювати їхню повагу».
«Безумовно, ваша основна мета - це підвищення рівня життя громадян міста». Можна використовувати зокрема дане формулювання, коли складається лист-прохання депутату, наприклад, про надання приміщення для дитячого садка, облаштуванні дитячого майданчика тощо.

Також ви можете озвучити актуальну для адресата проблему, покажете йому, яким чином ваша прохання може йому допомогти в її вирішенні або в реалізації певних можливостей.

Буває так, що запропонувати іншій стороні вам нічого, або це недоречно в даному контексті. В цьому випадку найоптимальніший вихід - розповідь про значущість вашого прохання. Описувати ситуацію максимально достовірно та повно, так, щоб брало, що називається, за душу. Якщо ж жалісливі момент у вашій історії відсутній апріорі, приводите факти і робіть акцент на причинно-наслідкові зв'язки. Розкажіть, про те, що буде, якщо вам відмовлять або, навпаки, погодяться допомогти.

Етап 4: Викладаємо прохання

Коли адресат морально підготовлений до сприйняття вашого прохання, її можна викладати. Складайте короткий текст, уникаючи довгих і хитромудрих пропозицій, а також двозначності або недомовленості. Лист-прохання (зразки і приклади формулювань по тексту) має бути лаконічною і чіткою за змістом. Так, якщо ви просите придбати якесь обладнання для компанії, то вкажіть комплектність, ціну та кількість:

«Для оснащення відділення швидкої допомоги лікарні потрібен новий автомобіль, вартість якого дорівнює 3.5 млн рублів. Просимо Вас допомогти нам у його придбанні ».

Або, наприклад, прохання про зниження орендної плати повинна бути конкретизована: «Просимо Вас знизити плату за оренду приміщення до рівня 500 руб. за кв.м до стабілізації економічного становища ».

Етап 5: Резюмуємо

На завершення листа своє прохання потрібно резюмувати. Повторіть її ще раз і зробіть акцент на тому факті, яку вигоду отримує адресат в разі, якщо надасть вам запитувану допомогу. Однак при цьому слід трохи видозмінити текст прохання. Повертаючись все до того ж прикладу про зниження орендної плати, пропонуємо наступне формулювання:

«У разі вашої згоди знизити орендну плату до рівня 500 руб. за кв.м на час стабілізації сформованого економічного становища ви зможете посприяти збереженню більше 20 робочих місць, а також не понесете збитків через повної відсутності оплати ».

Пам'ятайте, важливо повторити не тільки прохання, а й вигоду, яка може бути отримана від її виконання, причому вона не обов'язково повинна бути матеріальною. Багато великих компаній охоче виступають в якості спонсорів, інвесторів і займаються благодійністю.

Думаємо, що тепер, після вивчення процесу поетапно, перед вами не виникне питання про те, як скласти-лист прохання. Достатньо лише врахувати всі правила ділового листування і деякі нюанси. Пропонуємо вам також вивчити ще один приклад.

приклад

Шановний Фелікс Петрович!

Ваше підприємство вже не перший рік організовує виробничу практику студентів на підприємстві, допомагаючи їм реалізувати отримані в університеті знання на практиці.

Ви як начальник відділу кадрів є особою, зацікавленою в залученні нових співробітників, молодих і перспективних інженерів, висококваліфікованих фахівців. На сьогоднішній день дана професія є однією з найбільш затребуваних. Багато студентів хотіли б дізнатися про її можливості, тонкощі і значущості.

У зв'язку з цим просимо вас організувати зустріч головного інженера з абітурієнтами та студентами 1-2 курсів 25 квітня в 17:00 на базі вашого підприємства.

Розповівши про переваги і секрети професії сьогодні, Ви закладаєте надійний фундамент для підготовки фахівців і професіоналів завтра. Можливо, через кілька років саме один з них виведе ваше підприємство на новий рівень розвитку.

З повагою і вдячністю,

Ректор Університету І.Ж.Бичков

Вивчивши інформацію про те, яким вимогам повинен відповідати лист-прохання, зразки і приклади формулювань, ви легко зможете впоратися з його написанням на практиці.