Teknolohiya sa pagtanggap ng bisita. Ang tungkulin ng kalihim sa pag-oorganisa ng pagtanggap ng mga bisita 8 pag-aayos ng pagtanggap ng iba't ibang kategorya ng mga bisita

Ang pagtanggap ng mga bisita ay isa sa pinakamahalagang tungkulin ng isang sekretarya, na ang kabaitan, atensyon, kagandahang-loob at kagandahang-loob ay higit na tumutukoy sa kapaligiran ng silid ng pagtanggap.

Ang kalihim ng kumpanya ay may pananagutan sa pag-aayos ng pagtanggap ng lahat ng mga bisita, at ang kalihim ng tagapamahala ay nag-aayos ng pagtanggap ng mga panauhin sa pamamagitan ng pamamahala.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon

Dahil tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala sa pagpapatupad ng plano ng kanyang araw ng trabaho, madalas siyang binibigyan ng karapatang tukuyin kung kanino ang tagapamahala ay kailangang makipagkita sa kanyang sarili at kung sino ang maaaring i-refer sa ibang mga opisyal; anong mga isyu ang nangangailangan ng madalian, priority resolution at managerial attention.

Kapag nag-oorganisa ng isang pagtanggap para sa tagapamahala, ang kalihim ay dapat malaman at malayang ipaalam sa mga taong may access sa kanya anumang oras. Upang matanggap ang natitirang mga empleyado ng organisasyon upang malutas ang mga kasalukuyang isyu, kanais-nais na magtakda ng mga oras at araw, na siyang batayan para sa makatwirang pagpaplano ng araw ng pagtatrabaho ng manager. Ang mga empleyado na pumupunta sa reception ay dapat na matugunan sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, kung saan ang sekretarya ay dapat magkaroon ng apelyido (na may una at patronymic) na listahan ng lahat ng mga empleyado ng organisasyon.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa maikling kasalukuyang mga isyu sa trabaho

Araw-araw sa anumang kumpanya maraming mga isyu sa trabaho ang lumitaw na nangangailangan ng mabilis na solusyon. Ang mga isyung ito ay maaaring malutas sa loob ng ilang minuto, at kung ang subordinate ay walang pagkakataon na i-coordinate ang mga ito sa manager, kung gayon ang kanyang trabaho ay maaaring bumagal. Ang mga maikling tanong sa pagpapatakbo ay kinabibilangan ng:

● pagkuha ng pasalitang pahintulot para sa isang bagay (halimbawa, gustong malaman ng isang empleyado kung maaari siyang gumamit ng kotse ng kumpanya);

● koordinasyon ng anumang mga aksyon (halimbawa, ang isang empleyado ay may tungkulin sa pag-aayos ng isang pulong sa mga supplier, at mahalaga para sa kanya na sumang-ayon sa oras ng pulong, ang listahan ng mga kalahok at ang listahan ng mga kinakailangang dokumento).

● pagkuha ng maikling impormasyon (halimbawa, upang makumpleto ang isang takdang-aralin, kailangang matanggap ng isang empleyado ang mga coordinate ng isang organisasyon at maikling impormasyon tungkol dito, na mayroon ang manager);

● pagbibigay ng maikling impormasyon (halimbawa, ang isang empleyado ay nagsagawa ng mahahalagang negosasyon at gustong mag-ulat kaagad sa manager tungkol sa kanilang mga resulta);

● pagpirma ng mga dokumento (mga order sa pagbabayad, mga order, mga tagubilin, mga kontrata, atbp.). Ngunit hindi natin dapat kalimutan na ang pagpirma ng mga dokumento ay hindi palaging isang mabilis na proseso. Halimbawa, tinitiyak ng isang empleyado na "may gagawin siya sa loob ng ilang minuto, pumirma lang ng isang kasunduan," at pagkatapos ay lumalabas na nakita ng manager ang kasunduang ito sa unang pagkakataon at kailangan itong pag-aralan nang mabuti bago pumirma.

May mga isyu na, mula sa pananaw ng mga subordinates, ay nangangailangan ng mga kagyat na solusyon sa anumang organisasyon. Gayunpaman, kung ang bawat empleyado ay bumaling sa manager kapag lumitaw ang mga naturang isyu, ang lahat ng oras ng pagtatrabaho ng manager ay gugugol sa paglutas sa kanila. Iyon ang dahilan kung bakit mahalaga na maayos na ayusin ang daloy ng mga bisita na may mga kagyat na isyu. Ang bawat kumpanya ay dapat makahanap ng sarili nitong solusyon, pinakamainam para dito, ngunit, upang ibuod, magagawa mo ang sumusunod: lahat ng mga isyu ay pinagsama-sama, at ang pakikipagtulungan sa bawat grupo ay nakaayos sa isang tiyak na paraan.

Bumuo ng mga dokumento na dapat munang pag-aralan ng isang tagapamahala bago gumawa ng anumang desisyon(draft order, tagubilin, liham, kontrata, advertising at impormasyon na materyales, memo) , Kinokolekta sila ng kalihim sa folder na "Para sa pagsasaalang-alang". Sa araw, ang mga dokumentong ito ay naipon sa sekretarya, at ang manager ay tinitingnan silang lahat nang sabay-sabay sa pagtatapos ng araw ng trabaho o sa simula ng susunod.

Maaaring ipaalam ng tagapamahala ang kalihim na ang isang dokumento ay naghihintay para sa agarang pagsasaalang-alang - kapag dinala ng tagapagpatupad ang dokumento, agad itong ililipat ng kalihim sa tagapamahala. Kung ang kumpanya ay gumagamit ng e-mail upang makipagpalitan ng impormasyon, ang mga tagapagpatupad ay nagpapadala ng mga dokumento sa sekretarya sa pamamagitan ng e-mail. Pagkatapos nito, ipi-print ng kalihim ang mga dokumento at inilalagay sa folder na “For Review”.

Minsan ang mga empleyado ay direktang nagpapadala ng mga liham sa manager - ang mga ganitong mensahe ay nakakagambala sa manager gaya ng mga pagbisita. Kung ang kumpanya ay malaki, ito ay humahantong sa manager na overloaded at nagtatrabaho sa fire brigade mode. Bilang karagdagan, mas gusto ng karamihan sa mga tagapamahala na pag-aralan ang mga dokumento sa papel, kaagad na nagmamarka ng mga tanong at gumawa ng mga komento.

Mga dokumentong nakita at naaprubahan na ng manager, handa nang lagdaan, Inilalagay ito ng kalihim sa folder na "Para sa lagda". Maaaring pirmahan ng manager ang mga dokumentong ito nang sabay-sabay, maglaan ng 10–15 minuto para dito alinman sa kalagitnaan ng araw (para sa pagbabawas) o sa simula at pagtatapos ng araw (panahon ng pag-eehersisyo o pagkapagod).

Mga urgent na tanong maaaring malutas sa telepono (kung hindi mo kailangang mag-aral o pumirma ng mga dokumento). Pinapayagan ka nitong makatipid ng makabuluhang oras. Tinanong ng sekretarya ang empleyado kung ano ang tanong niya at iulat sa manager sa pamamagitan ng telepono, at ang manager ang nagpasiya kung kakausapin niya ang empleyado o hindi. Kung magpasya ang manager na huwag magsalita, maaari niyang ipasa ang tanong sa isang tao (halimbawa, ang kanyang kinatawan), o hilingin sa empleyado na ilagay ang tanong nang nakasulat at ilagay ito sa folder na "Para sa Pagsusuri," o hilingin sa empleyado na makipag-ugnayan sa kanya sa ibang pagkakataon.

Ang lahat ng mga grupo sa itaas ay karaniwang bumubuo ng halos 80% ng lahat ng mga kagyat na isyu. Pagkatapos pag-uri-uriin, nananatili ang 20% ng mga isyu na talagang nangangailangan ng isang agarang pagpupulong upang malutas.

Mga posibleng opsyon

Sa pamamagitan ng magkasanib na pagsisikap ng kalihim at ng tagapamahala, maaari mong unti-unting sanayin ang mga empleyado na mag-ipon ng mga tanong at pumunta sa manager nang hindi hihigit sa isang beses sa isang araw na may kasamang listahan ng mga tanong. Kung maipapatupad ang naturang inobasyon, ito ay makabuluhang magpapagaan sa workload ng manager. Sa kasong ito, maaari kang maglaan ng 10–15 minuto sa bawat subordinate sa pagtatapos o simula ng araw ng trabaho upang malutas ang mga kasalukuyang isyu. Para ma-optimize ang prosesong ito, maaari kang gumawa ng iskedyul.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho

Sa kurso ng mga aktibidad ng anumang kumpanya, lumitaw din ang mga isyu na hindi partikular na kagyat, ngunit sa parehong oras mahalaga at nangangailangan ng detalyadong talakayan. Hindi malulutas ang mga isyung ito on the go, sa loob ng ilang minuto, o sa telepono. Kasama sa mga tanong na ito ang:

● pagbibigay ng feedback sa isang empleyado sa mga resulta ng anumang malakihang trabaho, halimbawa, kapag natapos ang isang proyekto o mahabang negosasyon;

● paggawa ng desisyon sa isang pandaigdigang isyu, halimbawa, pagtalakay ng ilang alok mula sa malalaking supplier sa isang empleyado at pagpili ng pinakamainam;

● talakayan ng mga plano at ulat (buwanang, quarterly, taunang) ng empleyado;

● pag-uusap sa pagtatasa ng pagganap, pagtalakay sa pagganap ng empleyado sa mahabang panahon (anim na buwan, isang taon);

● talakayan ng mga panukala at ideya ng empleyado para sa pagpapabuti ng trabaho, muling pag-aayos, pagbabago ng diskarte at iba pang pandaigdigang isyu.

Upang talakayin ang mga naturang isyu, kailangan ng manager na makipag-usap sa subordinate nang hindi bababa sa 20–30 minuto, bagaman kadalasan ang mga ganoong pag-uusap ay tumatagal ng halos isang oras. Samakatuwid, ang mga naturang isyu ay karaniwang hindi nareresolba sa isang quick response mode. Upang talakayin ang lahat nang mahinahon, dapat tiyakin ng manager na mayroon siyang isang oras na natitira. Iyon ang dahilan kung bakit ang proseso ng pagpasok sa mga isyu na hindi nauugnay sa mga kasalukuyang isyu ay dapat na organisado sa isang espesyal na paraan. Kung ang kumpanya ay malaki at ang manager ay regular na nakikipag-usap sa mga mahahalagang isyu sa isang malaking bilang ng mga subordinates (higit sa 10), kung gayon ito ay pinakamahusay na panatilihin ang isang appointment log.

Matapos magtalaga ang tagapamahala ng isang tiyak na oras, kinakailangang ipaalam sa empleyado. Upang hindi makalimutan kung sino ang naabisuhan at kung sino ang hindi, maaari kang gumawa ng mga tala nang direkta sa journal.

Ang manager ay maaaring magtakda ng isang petsa para sa pagtanggap, o maaari niyang ipahiwatig ang isang tiyak na oras: ang lahat ay depende sa kung paano karaniwang pinaplano ng organisasyon ang kanyang araw ng trabaho. Maaari niyang piliin ang mga oras para sa kanyang appointment mismo, o ang sekretarya, batay sa kanyang iskedyul sa trabaho, ay nag-iskedyul ng appointment para sa kanyang libreng oras.

Maaaring mangyari na ang empleyado ay magiging abala sa oras kung saan naka-iskedyul ang pagpupulong (halimbawa, mayroon siyang mga negosasyon sa isang kliyente) at hindi siya makakarating sa pulong kasama ang tagapamahala. Upang maiwasang lumitaw ang mga ganitong sitwasyon, maaaring ipahiwatig ng mga empleyado sa column na "Tandaan" kung kailan maginhawa para sa kanila na magkita o kung kailan sila magiging abala. Sa anumang kaso, pagkatapos magtakda ng petsa, kailangang malaman ng kalihim kung ang oras na ito ay angkop para sa empleyado at, kung kinakailangan, muling iiskedyul ang pulong.

Bilang karagdagan sa pre-registration, sa mga maliliit na kumpanya ay maaaring magtakda ng isang tiyak na oras para sa bawat empleyado - isang beses sa isang linggo - kapag maaari niyang talakayin ang lahat ng mga seryosong isyu na naipon sa kanya. Upang pagsama-samahin ang order na ito, isang iskedyul ng pagtanggap ay binuo.

Pagtanggap ng mga empleyado ng organisasyon sa mga personal na bagay

Kasama sa mga tanong na ito ang:

● humiling ng bakasyon, kasama ang walang bayad;

● pagtalakay sa maternity leave;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagsasama-sama ng trabaho at pag-aaral;

● mga kahilingan na baguhin ang iskedyul ng trabaho dahil sa anumang personal/pampamilyang pangyayari;

● pagtalakay sa posibilidad ng paglago ng karera o paglipat sa ibang departamento;

● pagtalakay sa posibilidad ng pagtaas ng sahod;

● pagtalakay sa pagpapaalis.

Ang mga naturang isyu ay malamang na hindi malulutas sa mabilisang, dahil ang manager ay sa anumang kaso ay nais na malaman ang mga dahilan para sa kahilingan ng empleyado at magpasya kung paano pinakamahusay na matupad ito (kung posible). Magiging mas mabuti para sa empleyado at manager kung ang mga isyung ito ay malulutas sa isang kalmadong kapaligiran. Samakatuwid, sa kasong ito, ang pagpupulong ay dapat na napagkasunduan nang maaga. Gayunpaman, ang mga personal na isyu ay naiiba sa mga isyu sa trabaho na ang mga empleyado (at kung minsan ay mga tagapamahala) ay hindi nais na ang nilalaman ng pag-uusap ay malaman ng sinuman, kabilang ang kalihim. Ang mga appointment para sa mga personal na bagay ay maaaring gawin sa parehong journal tulad ng para sa mga bagay sa trabaho. Gayunpaman, sa column na "Tanong" ay "personal" lamang ang ipinahiwatig, nang hindi tinukoy ang mga detalye. Kapag nagpasya ang tagapamahala sa petsa ng pagpupulong, maaari niyang kontakin ang empleyado at direktang malaman ang kakanyahan ng isyu mula sa kanya (karaniwang hindi kaugalian na ipagkatiwala ang paglilinaw ng mga naturang isyu sa mga kalihim).

May espesyal na oras para sa mga personal na tanong ng mga empleyado

Sa ilang malalaking organisasyon, ang mga tagapamahala ay nagtatalaga ng mga espesyal na araw upang tugunan ang mga personal na isyu ng mga empleyado. Depende sa laki ng organisasyon at daloy ng mga kahilingan, ito ay maaaring, halimbawa, ang unang Biyernes ng buwan mula 16:00 hanggang 20:00 o tuwing Huwebes mula 18:00 hanggang 20:00. Ang tiyak na oras at araw ng linggo ay itinakda ayon sa sitwasyon, sa karamihan ng mga kaso ito ay sa mga oras ng gabi, bahagyang pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho. Ito ay maginhawa para sa tagapamahala, dahil ang mga kasalukuyang gawain sa oras ng trabaho ay hindi naaantala, at ang mga empleyado na interesado sa paglutas ng isang personal na isyu ay karaniwang hindi iniisip na manatili sa huli.

Pagtanggap ng mga empleyado ng ibang mga organisasyon

Ang mga bisita mula sa iba pang mga organisasyon ay maaaring nahahati sa dalawang pangunahing uri: mga kasosyo sa negosyo (mga kliyente, mga supplier, mga kontratista, mga kinatawan ng media at iba pang mga organisasyon kung saan ang kumpanya ay nakikipagtulungan o nagnanais na magtatag ng mga relasyon sa negosyo) at "mga nagbebenta" (mga kinatawan ng anumang mga organisasyon na interesado. sa pagtatatag ng relasyon sa negosyo sa iyong kumpanya). Ang mga katawan ng inspeksyon, na hindi maaaring mauri sa una o pangalawang grupo, ay maaari ding sumali sa organisasyon. Gayunpaman, hindi ito nangyayari nang madalas at nangangailangan ng hiwalay na talakayan. Sa anumang kaso, kung mayroon kang mga hindi inaasahang bisita, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay abisuhan ang manager at huwag magbigay ng ganap na anumang impormasyon hanggang sa naaangkop na mga order.

Ang pag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga kasosyo sa negosyo ng isang kumpanya, bilang panuntunan, ay hindi partikular na mahirap. Karaniwan ang tagapamahala o isang tao sa kanyang ngalan ay sumasang-ayon sa petsa at oras ng pagpupulong, at ang mga kasosyo ay dumarating sa takdang oras. Sa isang kapaligiran ng negosyo, hindi kaugalian na dumating nang walang paunang kasunduan. Kung mangyari ito, ito ay isang wake-up call para sa parehong sekretarya at manager. Sa sitwasyong ito, kailangan mong iulat ang bisita, at ang tagapamahala mismo ang magpapasya kung ano ang susunod na gagawin.

Ang mga gawain ng kalihim sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga kasosyo sa negosyo ay upang ayusin ang petsa at oras ng pagpupulong, ihanda ang mga kinakailangang materyales sa ngalan ng tagapamahala, makipagkita at makipagkita sa mga panauhin.

Kailangan mong malinaw na ipaliwanag sa mga bisita kung paano hanapin ang iyong organisasyon.

Mahalaga rin na tanungin ang mga bisita nang maaga tungkol sa kanilang mga pangalan, mga pangalan ng kanilang mga kumpanya, mga posisyon at mga numero ng contact. Ang impormasyong ito ay kinakailangan upang mag-order ng isang pass at kumpirmahin ang isang pagpupulong sa bisperas ng mga negosasyon, pati na rin upang makontak mo sila kung sakaling sila ay biglang naantala at hindi sila mismo ang nakikipag-ugnayan.

Itinuturing na magandang asal ang makipagkita sa mga bisita sa pasukan ng gusali, sa security point o sa reception at ihatid sila sa reception area. Upang ang panauhin ay hindi na kailangang maghintay sa pasukan, ang sekretarya (o ibang empleyado sa kahilingan ng kalihim) ay dapat na makipagkita sa mga bisita sa pasukan sa takdang oras. Kapag nagkita ka, kailangan mong linawin kung ito ang taong hinihintay mo: "Ivan Ivanovich? Kamusta". Ang gawain ng kalihim ay makipagkita at i-escort ang panauhin, ngunit hindi man lang siya aliwin. Pagkatapos ng pagbati, kailangan mong ipakilala ang iyong sarili ("Ako si Ekaterina, sekretarya ni Ivan Ivanovich") at mag-alok na sundan ka ("Halika, sasamahan kita"). Dito halos nagtatapos ang unang bahagi ng pulong - hindi na kailangang inisin ang panauhin sa mga pag-uusap at tanong. Ang tanging iba pang bagay na maaari mong sabihin sa bisita sa daan patungo sa reception ay ang lokasyon ng mga palikuran ("Mayroon kaming mga palikuran. Ngayon ay ituturo ko sa iyo ang daan patungo sa reception, maaari mong hubarin ang iyong amerikana doon").

Nang matapos ang pakikipag-usap ng panauhin sa direktor, iniimbitahan ng sekretarya ang panauhin na samahan siya ("Shall I escort you?").

Ang mga bagay ay mas kumplikado sa isang pangkat ng mga bisita na karaniwang tinatawag na "nagbebenta." Ang mga kalihim ng mga kumpanya kung saan walang serbisyo sa seguridad o pagtanggap, na maaaring makabuluhang bawasan ang daloy ng mga naturang bisita, lalo na nagdurusa sa kanila. Gusto naming itakda kaagad ang mga sekretarya: hindi mo dapat ituring ang "mga salespeople" bilang ganap na kasamaan (na may naaangkop na ekspresyon ng mukha at mga pangungusap). Sa anumang kaso, ang iyong pag-uugali ay ang imahe ng kumpanya, kahit na sa mga mata ng isang random na bisita. Samakatuwid, manatiling palakaibigan at kalmado anuman ang mangyari. Bilang karagdagan, ang ilang "mga salespeople" ay talagang maaaring maging kapaki-pakinabang sa iyong kumpanya, kung hindi ngayon, pagkatapos ay sa hinaharap.

Ang pinakamatalinong paraan upang makitungo sa mga hindi nakaiskedyul na bisita ay ang mga sumusunod.

■ Kamustahin at linawin ang pangalan ng bisita at ang layunin ng kanyang pagbisita - ito ay magpapahintulot sa iyo na agad na kunin ang inisyatiba sa iyong sariling mga kamay ("Magandang hapon, mangyaring ipakilala ang iyong sarili at sabihin sa akin kung anong isyu ka").

■ Matapos marinig ang pangalan ng kumpanya at ang layunin ng pagbisita, magalang na matakpan ang bisita kung agad niyang sinimulan na purihin ang kanyang produkto, at subukang tapusin ang pag-uusap ("Salamat, naiintindihan ko na ikaw ay mula sa isang kumpanya ng paglilinis at gusto mong mag-alok sa amin ng mga serbisyo sa paglilinis ng opisina Kasalukuyan kaming nasa serbisyo mo.

■ Kung ang "nagbebenta" ay nakita bilang paulit-ulit, kung gayon hindi siya huminahon at susubukan na ipagpatuloy ang pag-uusap, kaya kailangan mong tapusin muli ang pag-uusap, ngunit mas matatag ("Tulad ng sinabi ko, hindi pa namin kailangan ang mga serbisyong ito. , ngunit marahil sa hinaharap ang impormasyon na ito ay magiging kapaki-pakinabang sa amin Kung mayroon kang mga materyal na pang-promosyon sa iyo, iwanan ang mga ito, ipapasa ko ang mga ito para sa pagsasaalang-alang").

Kung ikaw ay magalang at nagpapakita ng pagmamalasakit (pagkatapos ng lahat, ang "nagbebenta" ay gumagawa din ng kanyang trabaho), ang bisita ay mabilis na umalis. Kung agresibo kang kumilos at nagbabanta sa seguridad, magagalit ka lang, ngunit hindi ka pa rin makakakuha ng mga resulta.

Pagkatapos umalis ng bisita, huwag magmadaling itapon ang mga materyal na pang-promosyon sa basurahan. Mas mainam na i-file ang mga ito sa isang folder, marahil balang araw ay talagang magiging kapaki-pakinabang sa iyo ang mga serbisyong ito. Dagdag pa rito, sa susunod na dumating ang iyong kaibigan, maaari mong sabihin sa kanya nang may malinis na budhi na mayroon kang impormasyon tungkol sa kanyang kumpanya at tiyak na gagamitin mo ito kung kinakailangan.

Pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay

Alinsunod sa batas, ang pagtanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay ay isinasagawa ng mga pinuno ng mga organisasyon, kanilang mga kinatawan o responsableng empleyado.

Ang pagtanggap ng mga mamamayan ay dapat na maingat na organisado. Una sa lahat, ang lugar at oras (araw at oras) ng pagtanggap ay itinatag. Ang impormasyon tungkol sa pamamaraan ng pagpasok ay nai-post sa isang nakikitang lugar. Kasabay nito, tinutukoy din ang oras ng gabi na walang trabaho. Ito ay pinaka-maginhawa upang magdaos ng lingguhang reception para sa mga bisita.

Nagaganap ang reception sa isang kuwartong may libreng access. Kung kinakailangan, ang mga pagbisita ng mga tagapamahala sa lugar ng pagtanggap ng mga mamamayan ay isinaayos.

Ang lugar ng pagtanggap ay dapat na may mahusay na kagamitan, na may mga upuan at isang mesa. Kailangan mong maghanda ng papel at panulat. Inirerekomenda na gumamit ng "silent certificate" na may mga sample na aplikasyon, address at numero ng telepono ng mga institusyon at organisasyong iyon kung saan madalas na ipinapadala ang mga mamamayan.

Kapag tumatanggap ng mga mamamayan sa mga personal na bagay, tinutulungan ng kalihim ang tagapamahala: nakakatugon siya sa mga bisita at nagsasagawa ng kanilang pagpaparehistro.

Sa panahon ng isang personal na pagtanggap ng mga mamamayan, isang journal (aklat) ng pagtanggap ay itinatago, kung saan ang petsa, apelyido, unang pangalan at patronymic ng taong dumating sa pagtanggap, ang kanyang address, ang kakanyahan ng isyu, ang apelyido ng receptionist at ang mga resulta ng pagsasaalang-alang ng aplikasyon ay naitala. Kung ang dami ng trabaho ay malaki, ang naturang pagpaparehistro ay isinasagawa sa pagpaparehistro at mga control card. Kung ang isang aplikasyon o reklamo ay hindi mareresolba ng manager sa panahon ng pagtanggap, ang mga ito ay isinasaad sa pamamagitan ng sulat at haharapin bilang nakasulat na mga kahilingan.

Ang opisyal na nagsasagawa ng pagtanggap ay dapat na lubos na matulungin sa bisita, sa kanyang mga pangangailangan at kahilingan, at idirekta ang pag-uusap upang matukoy ang kakanyahan ng kahilingan at ang mga pangyayari, na makakatulong sa paggawa ng tamang desisyon.

Sa pagtatapos ng pagtanggap, kinakailangang ipaalam sa mamamayan ang tungkol sa desisyon na ginawa sa apela o, kung ang paglutas ng isyu ay nasa loob ng kakayahan ng ibang katawan, tumulong na makilala ang katawan na ito, lokasyon nito, mga numero ng contact, atbp.

Mga tuntunin ng pag-uugali para sa mga bisita

■ Huwag kumain sa trabaho.

■ Huwag magkaroon ng mga extraneous na pag-uusap sa telepono (tulad ng malinaw na ipinakita sa pelikulang "Office Romance").

■ Huwag maglaro ng solitaire o makisali sa mga aktibidad na hindi nauugnay sa trabaho, kabilang ang sa Internet, kahit na sa oras ng tanghalian.

■ Maaaring pumasok ang isang bisita sa reception area anumang oras, kaya panatilihing malinis ang iyong lugar ng trabaho sa lahat ng oras. Ang isang kalat na mesa, hindi nahugasang mga tasa, at mga ashtray na may upos ng sigarilyo ay nagbibigay ng hindi kasiya-siyang impresyon.

■ Kapag tumatanggap ng mga bisita, tandaan na panatilihin ang pagiging kumpidensyal. Huwag iwanang nakabukas ang iyong computer na nakaharap ang monitor sa mga bisita. Huwag mag-iwan ng mga nababasang dokumento sa iyong desktop, kahit na ang impormasyong nakapaloob sa mga ito ay tila hindi naiuri sa iyo.

Ang listahan ay maaaring magpatuloy at magpatuloy, ngunit tila sa amin na ang mga ito ay medyo halata na mga bagay, kung minsan ang maliliit na bagay ay nagiging mahalaga sa buhay na hindi mo napapansin ang mga ito hanggang sa lumitaw ang isang "nakakasira na salamin", ngunit pagkatapos ay maaari itong maging too late, dahil hopeless spoiled na ang image ng kumpanya.

E.A. Vershinina,
Assistant General Director ng Tetra Pak JSC

NAG-ORGANISE KAMI NG RECEPTION NG MGA BISITA
Skriptunova E.A., Zeltserman K.B.
Secretary-reference No. 4(40), Abril 2006

Hindi lahat ng bisita ay pantay na kapaki-pakinabang

Ayon sa iba't ibang pag-aaral, humigit-kumulang 22% ng oras ng pagtatrabaho ng isang manager ay ginugugol sa pagtanggap ng mga bisita. Ito ay isang makabuluhang bahagi ng oras ng isang manager. Ang gawain ng kalihim ay ayusin ang gawain ng pagtanggap ng mga bisita sa paraang epektibong magagamit ng tagapamahala ang kanyang oras nang hindi ginagambala ng mga isyu sa organisasyon at paghahanda.

Ang pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ay isang function na lubos na nakasalalay sa mga detalye ng kumpanya, istraktura, laki, at kultura ng korporasyon. Ang bawat kumpanya ay nag-aayos ng gawaing ito nang iba. Sa ilang mga lugar, ganap na pinaplano ng sekretarya ang araw ng trabaho ng tagapamahala at independiyenteng pinangangasiwaan ang organisasyon ng pagtanggap, habang sa ibang mga lugar ang tungkulin ng sekretarya ay binabawasan sa pagtanggap sa bisita. Gayunpaman, may mga pangkalahatang tuntunin para sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita, na sumusunod sa kung saan ang anumang kalihim ay maaaring makabuluhang taasan ang kahusayan ng prosesong ito sa kanyang kumpanya. Inilaan namin ang artikulong ito sa mga patakarang ito.

Mayroong apat na pangunahing uri ng pagtanggap ng mga bisita na maaaring makaharap ng isang kalihim sa kanyang trabaho:

Pagtanggap ng mga empleyado ng iyong kumpanya para sa maikling kasalukuyang mga isyu sa trabaho
Pagtanggap ng mga empleyado para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho
Pagtanggap ng mga empleyado ng iyong kumpanya sa mga personal na bagay
Pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon

Tingnan natin ang bawat isa sa mga uri na ito nang hiwalay.

Pagtanggap ng mga empleyado ng iyong kumpanya para sa maikling kasalukuyang mga isyu sa trabaho

Araw-araw sa anumang kumpanya maraming mga isyu sa trabaho ang lumitaw na nangangailangan ng mabilis na solusyon. Ang mga isyung ito ay maaaring malutas sa loob ng literal ng ilang minuto, gayunpaman, kung ang subordinate ay walang pagkakataon na i-coordinate ang mga ito sa manager, kung gayon ang kanyang trabaho ay maaaring bumagal lamang.

Kasama sa mga maikling tanong na ito ang:

Pagkuha ng verbal na pahintulot para sa isang bagay. Halimbawa, gustong malaman ng isang empleyado kung maaari siyang gumamit ng kotse ng kumpanya.
Koordinasyon ng anumang mga aksyon. Halimbawa, ang isang empleyado ay may tungkulin sa pag-aayos ng isang pulong sa mga supplier, at mahalaga para sa kanya na sumang-ayon sa oras ng pulong, ang listahan ng mga kalahok at sumang-ayon sa listahan ng mga kinakailangang dokumento para sa pulong.
Tumanggap ng maikling impormasyon. Halimbawa, upang maisagawa ang isang takdang-aralin, ang isang empleyado ay kailangang makatanggap ng mga coordinate ng isang organisasyon at maikling impormasyon tungkol dito, na magagamit sa manager.
Pagbibigay ng maikling impormasyon. Halimbawa, ang isang empleyado ay nagsagawa ng mahahalagang negosasyon at gustong mag-ulat kaagad sa manager tungkol sa kanilang mga resulta.
Pagpirma ng mga dokumento (mga order sa pagbabayad, mga order, mga tagubilin, mga kontrata, atbp.). Gayunpaman, ang pagpirma ng mga dokumento ay hindi palaging isang mabilis na proseso. Nangyayari na tinitiyak ng isang empleyado na siya ay "may gagawin sa loob ng ilang minuto, pirmahan lang ang kasunduan," ngunit sa katotohanan lumalabas na nakita ng manager ang kasunduang ito sa unang pagkakataon at kailangan pa rin niyang pag-aralan itong mabuti. bago pumirma.

Mayroong maraming mga isyu na nangangailangan ng agarang solusyon mula sa punto ng view ng mga subordinates sa anumang organisasyon. Gayunpaman, kung ang bawat empleyado ay agad na tatakbo sa manager habang may mga kagyat na isyu sa kanyang trabaho, kung gayon ang lahat ng oras ng pagtatrabaho ng manager ay gugugol sa paglutas ng mga pinaka-kagyat na isyu. Iyon ang dahilan kung bakit napakahalaga na ayusin ang daloy ng mga kagyat na katanungan mula sa mga nasasakupan. Muli, ang bawat kumpanya ay makakahanap ng sarili nitong solusyon na pinakamainam para sa partikular na organisasyong ito, ngunit sa pangkalahatang kaso maaari kang magpatuloy bilang mga sumusunod.

Ang lahat ng mga tanong ay pinagsama-sama at gumagana sa bawat grupo ay nakaayos sa isang tiyak na paraan.

Ang pagresolba sa tatlong pangkat ng mga isyung nakalista sa itaas ay karaniwang tumatagal ng 80% ng kanyang oras sa manager sa lahat ng mga kagyat na isyu. Pagkatapos ayusin ang mga apurahang bagay sa ganitong paraan, 20% na lang ng mga isyu ang natitira na talagang nangangailangan ng apurahang pagpupulong. Ngunit ito ay limang beses na mas mababa kaysa sa oras ng manager - mayroong pagtaas sa kahusayan sa trabaho ng manager, at lahat ng ito ay salamat sa mga pagsisikap ng kanyang sekretarya.

Bilang karagdagan, sa pamamagitan ng magkasanib na pagsisikap ng kalihim at ng tagapamahala, ang isang tao ay maaaring unti-unting sanayin ang mga empleyado na mag-ipon ng mga tanong na lutasin at pumunta sa manager ng maximum na isang beses sa isang araw na may inihandang listahan ng mga katanungan na dapat lutasin. Kung maipapatupad ang naturang inobasyon, ito ay makabuluhang magpapagaan sa workload ng manager. Sa kasong ito, maaari kang maglaan ng 10-15 minuto para sa bawat subordinate sa pagtatapos o simula ng araw ng trabaho upang malutas ang lahat ng kasalukuyang isyu. Maaari kang gumawa ng iskedyul para dito. Halimbawa:

Empleado		Resolusyon

	Lagda ng mga slip ng pagbabayad Pagpirma ng mga ulat sa Funds
Fedoseeva	Negosasyon ng mga diskwento para sa Versiya LLC Ang pagkuha ng bagong empleyado, ang mga kondisyon nito
Vasiliev	Koordinasyon ng pagpili ng bagong Internet provider	Maghanda ng memo
Abrashkin	Teksto ng patalastas sa media


Lukyanov	Petsa ng pagpupulong sa mga malambot na kasosyo	Bumalik ka bukas

Sa kasong ito, ginusto ng manager ang isang pagtanggap sa gabi, kapag ang aktibidad mula sa panlabas na kapaligiran (mga kasosyo, kliyente, atbp.) ay mababa na. Ang mga empleyado mismo ay maaaring magkasundo sa kanilang sarili tungkol sa oras na itinalaga sa kanila sa mga ganoong maikling appointment, at kung kinakailangan, maaari silang magbago sa isa't isa. Iniingatan ng sekretarya ang form na ito sa buong araw, at ang bawat empleyado ay maaaring mag-ulat ng isang isyu na kailangan niyang lutasin sa kanyang manager. Sa pagtatapos ng araw, ipinasa ng kalihim ang listahan sa tagapamahala, tinitingnan niya ito at maaaring magsulat ng isang resolusyon, halimbawa, "bumalik bukas" kung hindi pa siya handang talakayin ang isyung ito. O iwanang walang laman ang column na "resolution" kung naghihintay siya ng empleyado. Kapag ang naturang iskedyul ay ginawa, ang sekretarya ay hindi na kailangang nasa lugar ng trabaho, dahil ang proseso ng pagtanggap ay nakaayos na.

Ang isa pang paraan ng pagtanggap sa mga kasalukuyang isyu sa trabaho ay ang magtakda ng isang tiyak na oras para sa bawat araw kung kailan ang sinumang subordinate na empleyado (sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad, na kinokontrol ng kalihim) ay maaaring pumunta sa manager at lutasin ang lahat ng kanyang mga isyu. Halimbawa, ang oras mula 13.00 hanggang 14.00 ay napaka-pangkaraniwan, dahil napatunayan na pagkatapos ng tanghalian ito ay mas epektibo upang makisali sa magaan na aktibidad sa intelektwal, at ang paglutas ng mga kasalukuyang maikling tanong ay pag-aari nila. Gayundin ang magandang oras ay mula 9.00 hanggang 10.00. Ang pinakasimula ng araw ng pagtatrabaho, kung saan ang mga empleyado ay karaniwang nangangailangan ng mga solusyon sa mga kagyat na isyu para sa araw na iyon.

Ang mga ito ay ilan lamang sa mga halimbawa kung paano maaaring ayusin ang mga maikling pamamaraan. Depende sa mga detalye ng organisasyon, ang oras at tagal ng pagtanggap, ang pagkakaroon o kawalan ng pagtatala ng mga tanong at resolusyon, ang komposisyon ng mga empleyado at ang kanilang pamamahagi sa pagtanggap, at iba pang mga parameter ay maaaring mag-iba. Sa bawat partikular na kaso, maaaring ilapat ng kalihim ang kanyang pagkamalikhain at bumuo ng isang algorithm na hindi lamang magiging advanced sa teknolohiya at mahusay sa oras, ngunit maginhawa din para sa lahat ng miyembro ng proseso.

At nais kong tandaan ang isa pang punto nang hiwalay. Sa ilang organisasyon, nagtatatag ang mga sekretarya ng mga espesyal na tuntunin sa pagtanggap para sa mga taong malapit sa manager. Naniniwala ang kalihim na gusto ng manager na malayang makapasok ang mga taong ito sa kanyang opisina anumang oras. Sa katunayan, ang isyung ito ay napakabihirang talakayin sa pagitan ng sekretarya at ng tagapamahala, at ang sekretarya ay kumikilos sa ganitong paraan dahil nangyari ito (lahat ng kanyang mga nauna ay kumilos sa parehong paraan at ipinamana sa kanya), o dahil ito ay tila sa kanyang sarili. Tinatanggap ng mga tagapamahala ang pagkakasunud-sunod na ito ng mga bagay, bagaman hindi sila palaging nasisiyahan dito, at sa ilang kadahilanan ay hindi nila itinuturing na kinakailangan na direktang sabihin sa kalihim ang tungkol dito. Samakatuwid, sa bagay na ito, pinakamahusay na huwag magpasya sa iyong sarili, ngunit talakayin ang sitwasyon sa iyong tagapamahala. Bilang karagdagan, ang mga taong lalong malapit sa tagapamahala ay palaging may pagkakataon na makipag-ugnay sa kanya nang direkta, na nilalampasan ang sekretarya, kaya ang paglikha ng mga espesyal na kondisyon para sa kanila ay madalas na walang saysay. Ang anumang mga pribilehiyo ay kadalasang may negatibong epekto sa mismong pinuno. Pagkatapos ng lahat, lumalabas na kung ang isang tao ay malayang makapasok sa opisina ng tagapamahala, kung gayon ang isang tao na ito ay nagpasiya para sa tagapamahala kung ano ang dapat niyang gawin sa sandaling ito, at ito, makikita mo, ay hindi ganap na totoo mula sa punto ng view ng prinsipyo ng pagkakaisa ng utos.

Pagtanggap ng mga empleyado ng iyong kumpanya para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho

Bilang karagdagan sa mga kasalukuyang isyu sa anumang kumpanya, may mga isyu na hindi partikular na apurahan, ngunit sa parehong oras ay mahalaga at nangangailangan ng detalyadong talakayan. Hindi malulutas ang mga isyung ito on the go, sa loob ng ilang minuto o sa telepono.

Kasama sa mga tanong na ito ang:

Pagbibigay ng feedback sa isang empleyado sa mga resulta ng anumang malakihang trabaho, halimbawa, kapag natapos ang isang proyekto o mahabang negosasyon.
Paggawa ng desisyon sa isang pandaigdigang isyu, halimbawa, pagtalakay sa isang empleyado ng ilang alok mula sa malalaking supplier at pagpili ng pinakamainam.
Pagtalakay sa mga plano at ulat (buwanang, quarterly, taunang) ng empleyado.
Pag-uusap sa sertipikasyon, pagtalakay sa mga resulta ng trabaho ng empleyado sa medyo mahabang panahon (anim na buwan, isang taon).
Pagtalakay ng mga panukala at ideya ng empleyado para sa pagpapabuti ng trabaho, muling pag-aayos, pagbabago ng diskarte at iba pang pandaigdigang isyu.

Upang talakayin ang mga naturang isyu, kailangan ng manager na makipag-usap sa subordinate nang hindi bababa sa 20-30 minuto, kahit na kadalasan ang mga naturang pag-uusap ay tumatagal ng mga 1 oras. Samakatuwid, ang mga naturang isyu ay karaniwang hindi nareresolba sa isang quick response mode. Upang mahinahong pag-usapan ang lahat, dapat tiyakin ng pinuno na mayroon siyang isang oras na natitira na maaari niyang italaga nang mahinahon sa pagtalakay ng isang mahalagang isyu.

Samakatuwid, ang proseso ng pagpasok para sa mga hindi kasalukuyang isyu ay kailangang isaayos sa isang espesyal na paraan. Kung ang kumpanya ay malaki at ang tagapamahala ay regular na nakikipagpulong sa mga naturang mahahalagang isyu sa isang malaking bilang ng mga subordinates (higit sa 10), kung gayon ito ay pinakamahusay na panatilihin ang isang appointment log. Ang journal ay maaaring itago sa sumusunod na anyo:

Buong pangalan, posisyon ng empleyado	Tanong para sa talakayan	Pagkamadalian ng isyu (mula sa pananaw ng empleyado)	Oras na kailangan para sa talakayan	Resolusyon ng manager (naka-iskedyul na oras ng pagpupulong o iba pang desisyon)	Tandaan
Ivanov I.I., tagapamahala ng PR	Pag-apruba ng Public Relations Concept para sa 2006			03/02/06 17.30
Stolin A.A., direktor departamento ng IT	Pagtalakay sa isyu ng paglipat sa bagong software (proposal)	Hindi madalian, sa loob ng isang buwan		Maghanda ng memo

Matapos magtalaga ang tagapamahala ng isang tiyak na oras, kinakailangang ipaalam sa empleyado. Upang hindi makalimutan kung sino ang iyong naabisuhan at kung sino ang hindi mo ginawa, maaari kang gumawa ng mga tala nang direkta sa Journal, halimbawa, para sa mga naabisuhan mo na, bilugan ang itinakdang petsa.

Ang manager ay maaaring magtakda lamang ng isang petsa para sa pagtanggap, o maaari niyang ipahiwatig ang isang tiyak na oras. Ang lahat ay nakasalalay sa kung paano karaniwang pinaplano ng organisasyon ang araw ng trabaho ng manager. Maaari niyang planuhin ang sarili niyang araw ng trabaho at pumili ng oras na hindi abala para sa kanya, o titingnan ng sekretarya ang iskedyul ng trabaho ng manager at mag-iskedyul ng appointment sa oras na libre ang manager.

May mga sitwasyon na ang isang pulong ay naka-iskedyul para sa isang petsa o oras kung saan ang empleyado ay abala na (halimbawa, siya ay may mga negosasyon sa isang kliyente) at hindi siya makakakuha ng appointment sa manager. Para sa mga layuning ito, maaaring ipahiwatig ng empleyado sa column na "Tandaan" kung kailan ito maginhawa para sa kanya na makipagkita o kapag tiyak na hindi niya magagawa. Sa anumang kaso, pagkatapos magtakda ng petsa, kailangang malaman ng kalihim kung maayos ang lahat at kung ito ay maginhawa para sa empleyado. At kung biglang lumabas na hindi niya magawa, sumang-ayon sa ibang pagkakataon.

Bilang karagdagan sa pre-registration, maaaring ayusin ang reception bilang mga sumusunod. Ang bawat empleyado ay nakatalaga ng isang tiyak na oras isang beses sa isang linggo kung kailan niya matalakay ang lahat ng malalaking tanong na naipon para sa kanya. Upang pagsama-samahin ang order na ito, binubuo ang isang iskedyul ng pagtanggap.

Halimbawa,

Araw	Empleado	Tandaan
Lunes

	Gordeeva
	Zheleznov

O maginhawa para sa isang manager na makipagkita sa mga subordinates hindi araw-araw, ngunit 2-3 beses sa isang linggo, halimbawa:

Pagtanggap ng mga empleyado ng iyong kumpanya sa mga personal na bagay

Bilang karagdagan sa mga isyu na may kaugnayan sa trabaho, paminsan-minsan ang mga empleyado ay may mga personal na tanong, bagaman ito ay nangyayari, siyempre, medyo bihira.

Kasama sa mga tanong na ito ang:

Humiling ng leave, kasama ang administrative leave na walang bayad
Pagtalakay sa maternity leave
Pagtalakay sa posibilidad ng pagsasama-sama ng trabaho at pag-aaral
Mga kahilingang baguhin ang oras ng trabaho para sa anumang personal/pampamilyang dahilan
Pagtalakay sa posibilidad ng paglago ng karera o paglipat sa ibang departamento
Pagtalakay sa posibilidad ng pagtaas ng sahod
Pagtalakay sa dismissal

Ang ganitong mga isyu ay malamang na hindi malutas sa mabilisang, dahil ang manager ay sa anumang kaso ay nais na malaman ang mga dahilan para sa kahilingan ng empleyado at magpasya kung paano pinakamahusay na matupad ito (kung posible). Samakatuwid, nangangailangan ng oras at paghahanda upang makatanggap ng mga empleyado sa mga personal na bagay. Pinakamainam para sa parehong empleyado at manager na lutasin ang mga naturang isyu sa isang kalmadong kapaligiran. Samakatuwid, sa kasong ito, ang pagpupulong ay dapat na napagkasunduan nang maaga. Gayunpaman, ang mga personal na isyu ay naiiba sa mga isyu sa trabaho na ang mga empleyado (at kung minsan ay mga tagapamahala) ay hindi nais na ang nilalaman ng pag-uusap ay malaman ng sinuman, kabilang ang kalihim. Sa prinsipyo, ang mga appointment para sa mga personal na bagay ay maaaring gawin sa parehong Journal tulad ng para sa mga bagay sa trabaho. Gayunpaman, sa hanay na "Tanong" ito ay ipinahiwatig lamang na "personal", nang hindi tinukoy ang mga detalye. Ang tagapamahala, kapag nagpasya sa petsa ng pagpupulong, ay maaaring makipag-ugnay sa empleyado at malaman ang kakanyahan ng isyu nang direkta mula sa kanya. Karaniwang hindi kaugalian na ipagkatiwala ang gayong mga paglilinaw sa mga kalihim.

Sa ilang malalaking organisasyon, naglalaan ang mga tagapamahala ng mga espesyal na araw para tugunan ang mga personal na isyu ng mga empleyado. Depende sa laki ng organisasyon at sa daloy ng mga kahilingan, ito ay maaaring, halimbawa, ang unang Biyernes ng buwan mula 16.00 hanggang 20.00 o tuwing Huwebes mula 18.00 hanggang 20.00. Sa bawat organisasyon, ang tiyak na oras at araw ng linggo ay itinakda ayon sa sitwasyon. Gayunpaman, kadalasan, kung ang espesyal na oras ay inilalaan para sa mga personal na isyu, pagkatapos ito ay nangyayari sa mga oras ng gabi, bahagyang pagkatapos ng mga oras ng trabaho. Ito ay maginhawa para sa tagapamahala, dahil pinapayagan siyang hindi makagambala sa mga kasalukuyang gawain sa oras ng trabaho, at ang mga empleyado na interesado sa paglutas ng isang personal na isyu ay karaniwang hindi iniisip na maantala.

Ang isang napakahalagang isyu kapag nag-aayos ng anumang pagtanggap ay nagpapaalam sa empleyado tungkol sa petsa at oras na itinakda ng manager. Kung hindi ito gagawin ng kalihim, ang lahat ng pagsisikap na ayusin ang pagtanggap ay magiging walang kabuluhan.

Sa pangkalahatan, ang pagguhit ng mga Iskedyul at Tsart ay nagdidisiplina nang maayos sa parehong mga empleyado at tagapamahala. Naghahanda ang mga empleyado para sa isang partikular na araw at nagtatrabaho nang mas sistematiko. At ang manager, na alam na ang isang empleyado ay lalapit sa kanya, naghahanda din para sa pakikipagpulong sa kanya, naghahanda ng isang listahan ng mga tanong na gusto niyang itanong sa kanya. Bilang karagdagan, dahil ang oras ay nakalaan na, pinapayagan nito ang tagapamahala na mas mahusay na planuhin ang araw ng trabaho. At huwag ipagpaliban at i-reschedule ang mga pagpupulong sa mga subordinates araw-araw sa medyo mahabang panahon. Ngunit ang isyu ng pagguhit ng anumang Iskedyul ay dapat talakayin sa tagapamahala. Wala sa kakayahan ng kalihim na independiyenteng lutasin ang mga naturang isyu, maaari lamang niyang ipahayag ang kanyang mga panukala, at ang pinal na desisyon sa anumang kaso ay ginawa ng tagapamahala. Ngunit gayon pa man, nais kong paalalahanan ang mga kalihim na tinatanggap ng sinumang tagapamahala ang isang makatwirang hakbangin upang mapabuti ang trabaho. Samakatuwid, hindi ka dapat umupo at maghintay para sa tagapamahala na magbigay ng mga tagubilin upang ayusin ang pagtanggap sa isang paraan o iba pa. Para sa kanya ay hindi ito isang high priority na isyu at inaasahan niyang ang kanyang sekretarya mismo ang mag-oorganisa ng buong proseso. Samakatuwid, isipin kung aling opsyon ang angkop para sa iyong kumpanya, lapitan ang isyu nang malikhain at huwag mag-atubiling dalhin ang iyong mga panukala sa manager para sa talakayan.

Pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon.

Ang mga bisita mula sa ibang mga organisasyon ay maaaring nahahati sa 2 pangunahing uri:

mga kasosyo sa negosyo
"nagbebenta"

Siyempre, ang mga katawan ng inspeksyon na hindi maaaring maiuri sa una o pangalawang grupo ay maaari ding sumali sa organisasyon. Gayunpaman, hindi ito nangyayari nang madalas at nangangailangan ng hiwalay na talakayan. Sa anumang kaso, kung mayroon kang mga hindi gustong bisita, ang unang bagay na kailangan mong gawin ay ipaalam sa manager. Dagdag pa, ang pangunahing tuntunin ay hindi magbigay ng ganap na anumang impormasyon hanggang sa naaangkop na mga tagubilin mula sa tagapamahala.

Kasama sa mga kasosyo sa negosyo ng kumpanya ang: mga kliyente, mga supplier, mga kasosyo, mga kontratista, mga kinatawan ng media at iba pang mga organisasyon kung saan ang kumpanya ay nakapagtatag na ng mga relasyon o kung saan ang kumpanya ay interesadong magtatag.

Tulad ng para sa "mga nagbebenta," ang mga ito ay maaaring maging mga kinatawan ng anumang mga organisasyon na mismong interesado sa pagtatatag ng mga relasyon sa iyong kumpanya. Maaari silang mag-alok ng anumang mga produkto at serbisyo.

Ang pag-aayos ng isang pagtanggap para sa mga kasosyo sa negosyo ng isang kumpanya ay karaniwang hindi partikular na mahirap. Karaniwan ang manager, o isang tao sa kanyang ngalan, ay sumasang-ayon sa petsa at oras ng pagpupulong, at ang mga kasosyo ay dumarating sa takdang oras. Sa isang kapaligiran ng negosyo, hindi kaugalian na dumating nang walang paunang kasunduan. Kung mangyari ito, kung gayon ito ay isang masamang senyales para sa kalihim at manager. Sa ganoong sitwasyon, kailangan mong iulat ang bisita at ang manager mismo ang magpapasya kung ano ang susunod na gagawin.

Ang gawain ng kalihim sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga kasosyo sa negosyo ay ayusin ang petsa at oras ng pagpupulong, ihanda ang mga kinakailangang materyales sa ngalan ng tagapamahala at aktuwal na makipagkita at makipagkita sa mga bisita. Sa kasong ito, napakahalagang ipaliwanag nang mabuti kung paano hanapin ang iyong organisasyon upang hindi mahuli ang mga bisita sa pulong dahil sa iyong kasalanan, dahil sa katotohanang hindi mo malinaw na ipinaliwanag ang ruta. Mahalaga rin na suriin nang maaga sa mga bisita ang tungkol sa kanilang mga pangalan, kumpanya, posisyon at numero ng contact. Ang impormasyong ito ay kinakailangan upang mag-order ng isang pass, upang kumpirmahin ang isang pulong sa bisperas ng mga negosasyon, at upang linawin ang sitwasyon kung ang mga bisita ay biglang naantala at hindi nakikipag-ugnayan sa kanilang sarili.

Kapag nakikipagkita sa mga bisita, itinuturing na magandang paraan upang makipagkita sa kanila sa pasukan ng gusali, sa security point o sa reception at ihatid sila sa reception area. Maipapayo na huwag pilitin ang panauhin na maghintay sa pasukan; Kapag nakikipagkita, kailangan mong linawin kung ito ang taong iyong nakikilala: "Ivan Ivanovich? Kamusta.". Ang gawain ng kalihim ay makipagkita at makipagkita sa panauhin, ngunit hindi upang aliwin siya. Pagkatapos ng pagbati, kailangan mong ipakilala ang iyong sarili ("Ako si Vera, sekretarya ni Irina") at mag-alok na sundan ka ("Halika, sasamahan kita"). Ito ay kung saan ang bahagi ng pag-uusap ay praktikal na nagtatapos, hindi na kailangang makialam sa panauhin sa mga pag-uusap at tanong, hindi ito ang negosyo ng kalihim. Ang tanging iba pang bagay na maaari mong sabihin sa bisita tungkol sa daan patungo sa reception ay ang lokasyon ng mga palikuran ("Mayroon kaming mga palikuran. Ngayon ay ituturo ko sa iyo ang daan patungo sa reception, maaari mong hubarin ang iyong amerikana doon").

Kung ang isang panauhin ay kailangang maghintay sa lugar ng pagtanggap ng ilang oras, ang sekretarya ay nag-aalok sa kanya ng tsaa o kape, at ilang mga materyales sa impormasyon (mga materyales sa advertising ng kumpanya, pinakabagong mga pahayagan).

Pagkatapos ng pagpupulong, iniimbitahan ng sekretarya ang panauhin na samahan siya ("Shall I escort you?").

Bihirang mangyari ang force majeure circumstances kapag may dumating na bisita, ngunit wala ang manager at hindi maaaring mangyari ang meeting. Halimbawa, ang pinuno ay nasa State Duma at hindi nakarating dahil sa hindi inaasahang pagkakataon ay hiniling siyang magsalita sa komisyon. Sa kasong ito, sinusubukan ng sekretarya na makipag-ugnayan sa manager at humingi sa kanya ng mga tagubilin kung ano ang gagawin. Kung ito ay nabigo, ang kalihim ay tumutugon sa parehong tanong sa kanyang mga kinatawan o matataas na empleyado. Marahil isa sa kanila ang magdaraos ng pulong. Kung hindi ito posible, kung gayon ang gawain ng kalihim ay humingi ng tawad sa bisita at alamin mula sa kanya ang lahat ng impormasyon upang ayusin ang isang bagong pagpupulong:

apelyido at posisyon ng bisita, Ang posisyon ay nagpapahintulot, kung kinakailangan, na makahanap ng isang empleyado sa pamamagitan ng kalihim ng kanyang kumpanya.
ang pangalan ng institusyon (kumpanya) kung saan siya nagtatrabaho.
telepono at address, kung saan ito mahahanap kung kinakailangan.
petsa at oras kapag mas maginhawa para sa kanya na dumating sa ibang pagkakataon.

Ang sumusunod na pag-uugali sa sitwasyon ng isang nabigong pagpupulong ay magiging magandang anyo sa bahagi ng kalihim at paborable para sa imahe ng kumpanya:

Humingi ng paumanhin sa bisita
Ipahayag ang pagnanais na tumulong
Alamin mula sa bisita ang oras ng kanyang susunod na pagbisita na maginhawa para sa kanya
Makipag-usap sa iyong manager sa lalong madaling panahon
Tawagan ang bisita pabalik sa loob ng 48 oras at ayusin ang isang pabalik na pagbisita.

Ang mga bagay ay mas kumplikado sa isang pangkat ng mga bisita na karaniwang tinatawag na "nagbebenta." Ang mga kalihim ng kumpanya ay lalo na nagdurusa sa kanila, kung saan walang serbisyo sa seguridad o pagtanggap, na makabuluhang binabawasan ang daloy ng mga naturang bisita. Nais nating agad na i-set up ang mga kalihim; Sa anumang kaso, ang iyong pag-uugali ay ang imahe ng kumpanya, kahit na sa mga mata ng isang random na bisita. Samakatuwid, higit sa lahat, manatiling palakaibigan at kalmado anuman ang mangyari. Dagdag pa, ang ilang "mga salespeople" ay talagang maaaring maging kapaki-pakinabang sa iyong kumpanya, kung hindi ngayon, pagkatapos ay sa hinaharap. Samakatuwid, ang pinaka-makatwirang mga taktika para sa pagharap sa mga hindi planadong bisita ay:

Kung ikaw ay magalang at nagpapakita ng pagmamalasakit (tutal ginagawa rin niya ang kanyang trabaho dito), ang bisita ay mabilis na umalis. Hindi ka dapat maging agresibo at nagbabanta na tatawag ng seguridad, ngunit mapapagalitan ka lang at hindi ka pa rin makakatanggap ng mga resulta.

Pagkatapos umalis ng bisita, huwag magmadaling itapon ang kanyang mga materyales sa basurahan. Mas mainam na i-file ang mga ito sa isang folder, marahil balang araw ay talagang magiging kapaki-pakinabang sa iyo ang mga serbisyong ito. Bilang karagdagan, sa susunod na pagdating ng iyong kaibigan, maaari mong sabihin sa kanya nang may malinis na budhi na inihain mo ang kanyang impormasyon at tiyak na gagamitin ito kung kinakailangan.

Mga tuntunin ng pag-uugali para sa mga bisita

Kadalasan, ang unang impression ng kumpanya na nakukuha ng isang bisita, potensyal na kasosyo, kliyente, atbp. mula sa kumpanya ay nakasalalay sa kalihim. Samakatuwid, napakahalaga na maiwasan ang nakakainis na maliliit na bagay na maaaring makasira sa imahe ng kumpanya.

Huwag kumain sa trabaho (kaluskos ng mga bag ng mani, atbp.)
Huwag magsagawa ng mga extraneous na pag-uusap sa telepono (tulad ng malinaw na ipinakita sa pelikulang "Office Romance" ng kalihim na ginanap ng walang kapantay na Liya Akhedzhakova)
Huwag maglaro ng solitaire o makisali sa iba pang mga aktibidad sa labas, kabilang ang sa Internet, kahit na sa tanghalian

Ang listahan ay maaaring magpatuloy at magpatuloy, ngunit tila sa amin na ang mga ito ay medyo halata na mga bagay, kung minsan ang maliliit na bagay ay nagiging mahalaga sa buhay na hindi mo napapansin ang mga ito hanggang sa lumitaw ang isang "nakakasira na salamin", ngunit pagkatapos ay maaari itong huli na at ang imahe ng kumpanya ay walang pag-asa na masira.

Tulad ng makikita mo, ang gawain ng isang kalihim sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ay isang bagay na nangangailangan ng organisasyon, responsibilidad, inisyatiba at isang malikhaing diskarte mula sa kalihim. Ito ay isang magandang pagkakataon upang ipakita ang iyong pinakamahusay na panig. Sa huli, lahat ay magpapasalamat sa iyo. Nakikinabang ang mga bisita sa malinaw na pagsasaayos ng kanilang pagtanggap. Madarama nila ang paggalang at mabuting kalooban sa kanilang sarili, mas mapapaplano ang kanilang oras, at hindi ito sasayangin sa mga walang kwentang inaasahan. At pahalagahan din ng tagapamahala ang mga pagbabago, dahil malalaman niya nang maaga ang tungkol sa kanyang mga pagpupulong at magkaroon ng pagkakataon na maghanda para sa kanila, hindi siya mapupuksa ng lahat, at sa wakas ay magkakaroon siya ng oras upang makitungo hindi lamang sa karaniwang gawain, ngunit pati na rin sa pag-iisip tungkol sa mga estratehikong isyu.

Tulad ng alam mo, ang French Embassy sa Belarus ay hindi natatakot sa mga pagbabago. Noong nakaraang Abril sa Minsk, nagsimula ang Pranses na mag-isyu ng biometric Schengen visa. Ang Belarusian News correspondent noon ang una sa mga kapwa mamamahayag na nag-scan ng kanyang sariling "mga daliri" sa kagamitan ng embahada at tiyaking walang mali sa pamamaraang ito.

Isang linggo ang nakalipas, kami ay sapat na mapalad na personal na makaranas ng isa pang consular novelty mula sa France: isang electronic management system para sa pagtanggap ng mga bisita sa visa department. Ang isang espesyal na touch terminal ay tumatakbo sa embahada mula noong Disyembre.

Pinapayagan ng system ang mga bisita na gumawa ng appointment upang magsumite ng mga dokumento sa anumang oras ng araw ng trabaho (dati, ang mga kupon ay inisyu lamang mula 12.00 hanggang 12.30). Bilang karagdagan, sa teorya, ang bagong produkto ay ginagawang posible upang talunin ang kalakalan sa mga kupon, ginagarantiyahan ang isang aplikante ng visa ng isang appointment sa araw at oras na itinalaga sa kanya, at, bukod dito, maiwasan ang mga karagdagang paglalakbay sa kabisera para sa mga hindi residente.

Kaya paano gumagana ang bagong sistema?

Wala na ang karaniwang kilometrong pila malapit sa embahada. Pumunta sa lobby sa terminal, ilagay ang iyong pasaporte sa slot ng data reader.

May touch screen sa tabi ng reader. Sinasagot namin ang mga tanong sa pamamagitan ng pagpindot sa isang daliri sa lokasyong nakasaad sa screen. Una, piliin ang wika ng komunikasyon (Belarusian, Russian, French o English).

Pagkatapos ay sinasagot namin ang tatlong simpleng tanong.

Gaano katagal ka nag-a-apply para sa visa?
Aling bansa ang gusto mong puntahan?
Kasama mo ba sa paglalakbay ang iyong anak?

Pagkatapos ay sinenyasan ka ng computer na piliin ang araw at oras ng iyong pagbisita sa serbisyo ng visa sa loob ng susunod na dalawang buwan. Kung magbago ang iyong mga plano, maaari mong kanselahin ang iyong aplikasyon at gumawa ng appointment sa ibang pagkakataon.

At, siyempre, ang mabait at matulunging staff ng embahada ay laging handang tumulong sa iyo sa payo.

Sa araw at oras na nakasaad sa tiket, nakarating kami sa gusali ng embahada. Ang electronic board sa pasukan ay nagpapakita ng mga numero ng kupon, ang mga masuwerteng may-ari nito ay maaaring pumasok, lahat sa parehong electronic system. Muli naming ini-scan ang pasaporte - at voila, malugod kang umakyat sa hagdan. Sa waiting room sa ikatlong palapag, ang iyong ticket number at visa window para sa pagsusumite ng mga dokumento ay muling ipinapakita sa electronic display. Iyon lang, maaari kang pumunta sa window upang i-scan ang iyong mga fingerprint, magsumite ng mga dokumento at pakikipanayam sa klerk ng serbisyo ng visa.

Sa totoo lang, nag-iwan ng napakagandang impresyon ang bagong sistema. Maiintindihan tayo ng lahat ng kahit isang beses na nakapila sa pasukan sa isang embahada.

Ang tanging problema, tila sa amin, ay maaaring lumitaw para sa mga kailangang pumunta sa France nang mapilit, ngayon. Hindi magagarantiya ng Embahada na sa mga tuntunin ng pagtanggap ng mga bisita ay magkakaroon ng mga libreng lugar "ngayon para sa araw na ito" o "ngayon para bukas".

Ngunit narito ang bawat isa ay dapat bumuo ng kanilang sariling kaligayahan. Kung gusto mong makakuha ng visa nang walang pila at abala, planuhin ang iyong mga biyahe sa Schengen zone nang maaga.

Batay sa mga materyales mula sa online na pahayagan na BelaPAN

Kapag nag-oorganisa ng pagtanggap ng mga bisita, ang sekretarya ay dapat kumuha ng iba't ibang paraan.

Upang matiyak ang mahigpit na pagpapatupad ng mga pamamaraan, ang kalihim ay dapat:

1) bumuo ng isang iskedyul ng pagtanggap kasama ang tagapamahala;
2) subaybayan ang pagkakasunud-sunod ng mga appointment at ang iskedyul ng mga pag-uusap;
3) panatilihin ang mga talaan ng mga bisita;
4) idokumento ang mga desisyon na ginawa ng manager sa panahon ng pagtanggap ng mga bisita.

Ang mahigpit na pagpapatupad ng mga pamamaraang ito ay nagpapahintulot sa iyo na planuhin ang kasalukuyan at hinaharap na gawain ng tagapamahala, kaagad at makatwirang gumawa ng mga desisyon sa panahon ng personal na pagtanggap.

Ang bawat kumpanya ay pinangangasiwaan ang gawain ng pagtanggap ng mga bisita sa sarili nitong paraan.

Sa ilang mga lugar, ganap na pinaplano ng sekretarya ang oras ng tagapamahala at independiyenteng pinangangasiwaan ang organisasyon ng pagtanggap, habang sa ibang mga lugar ang tungkulin ng sekretarya ay binabawasan sa pagtanggap ng mga bisita.

Gayunpaman, may mga pangkalahatang tuntunin para sa pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita, na sumusunod sa kung saan, ang anumang kalihim ay maaaring makabuluhang taasan ang kahusayan ng prosesong ito sa kanyang kumpanya.

Mayroong apat na pangunahing uri ng pagtanggap ng mga bisita:

1. Pagtanggap ng mga empleyado ng kumpanya para sa maikling kasalukuyang isyu sa trabaho;
2. Pagtanggap ng mga empleyado ng kumpanya para sa isang detalyadong pag-uusap sa mga isyu sa trabaho;
3. Pagtanggap ng mga empleyado ng kumpanya sa mga personal na bagay;
4. Pagtanggap ng mga bisita mula sa ibang mga organisasyon.

PAGTANGGAP NG MGA EMPLEYADO NG KOMPANYA SA MAIKLING MGA KASALUKUYANG ISYU SA TRABAHO

Araw-araw sa anumang kumpanya maraming mga isyu sa trabaho ang lumitaw na nangangailangan ng mabilis na solusyon. Ang mga isyung ito ay maaaring malutas sa loob ng literal ng ilang minuto, ngunit kung ang isang subordinate ay walang pagkakataon na i-coordinate ang mga ito sa manager, kung gayon ang kanyang trabaho ay maaaring bumagal lamang.

Kasama sa mga maikling tanong na ito ang:

1. Pagkuha ng pahintulot sa salita para sa isang bagay (halimbawa, gustong malaman ng isang empleyado kung maaari siyang gumamit ng kotse ng kumpanya).
2. Koordinasyon ng anumang mga aksyon (halimbawa, ang isang empleyado ay may tungkulin sa pag-aayos ng isang pulong sa mga supplier, at mahalaga para sa kanya na sumang-ayon sa oras ng pulong, ang listahan ng mga kalahok at ang listahan ng mga kinakailangang dokumento).
3. Pagkuha ng maikling impormasyon (halimbawa, upang makumpleto ang isang takdang-aralin, kailangang matanggap ng isang empleyado ang mga coordinate ng isang organisasyon at maikling impormasyon tungkol dito, na mayroon ang manager).
4. Pagbibigay ng maikling impormasyon (halimbawa, ang isang empleyado ay nagsagawa ng mahahalagang negosasyon at gustong mag-ulat kaagad sa manager tungkol sa kanilang mga resulta).
5. Pagpirma ng mga dokumento (mga order sa pagbabayad, mga order, mga tagubilin, mga kontrata, atbp.). Ang pagpirma ng mga dokumento ay hindi palaging isang mabilis na gawain. May mga pagkakataon na tinitiyak ng isang empleyado na siya ay may "isang bagay na gagawin sa loob ng ilang minuto, pirmahan lang ang kasunduan," at pagkatapos ay lumalabas na nakita ng manager ang kasunduang ito sa unang pagkakataon at kailangan pa niyang pag-aralan ito ng maigi. bago pumirma.

Mayroong maraming mga isyu na nangangailangan, mula sa punto ng view ng mga subordinates, isang kagyat na solusyon sa anumang organisasyon. Gayunpaman, kung ang bawat empleyado ay agad na tatakbo sa manager habang ang mga kagyat na isyu ay lumitaw sa kanyang trabaho, kung gayon ang lahat ng oras ng pagtatrabaho ng manager ay gugugol sa paglutas sa kanila. Iyon ang dahilan kung bakit napakahalaga na maayos na ayusin ang daloy ng mga kagyat na katanungan mula sa mga subordinates. At muli, ang bawat kumpanya ay makakahanap ng sarili nitong solusyon na pinakamainam para dito, ngunit sa pangkalahatang kaso maaari mong gawin ang mga sumusunod.

Ang lahat ng mga tanong ay pinagsama-sama at gumagana sa bawat grupo ay nakaayos sa isang tiyak na paraan.

Mga isyu kung saan mayroong isang dokumento, at dapat munang pag-aralan ng manager ang dokumentong ito bago gumawa ng anumang desisyon. Kinokolekta ng kalihim ang mga dokumentong ito sa folder na "Para sa Pagsusuri". Kasama sa mga naturang dokumento ang mga draft na order, mga tagubilin, mga draft na sulat sa mga kliyente, mga kasosyo, mga kontratista, mga draft na kontrata, mga materyales sa advertising at impormasyon, at mga memo. Halos anumang isyu ay maaaring matugunan ng isang memo. Maaari itong magsaad ng mga katotohanan (kung saan ito ay magiging impormasyon) o maaaring magtanong. Sa araw, ang mga dokumentong ito ay naipon sa sekretarya, at ang manager ay tinitingnan silang lahat nang sabay-sabay sa pagtatapos ng araw ng trabaho o sa simula ng susunod.

Ang mga tunay na kagyat na isyu ay kadalasang malulutas sa telepono (kung hindi mo kailangang mag-aral o pumirma ng anumang mga dokumento). Pinapayagan ka nitong makatipid ng makabuluhang oras. Tinanong ng sekretarya ang empleyado kung ano ang tanong niya at iulat sa manager sa pamamagitan ng telepono, at ang manager ang nagpasiya kung kakausapin niya ang empleyado o hindi. Kung magpasya ang manager na huwag magsalita, maaari niyang ipasa ang tanong sa isang tao (halimbawa, ang kanyang kinatawan), o hilingin sa empleyado na ilagay ang tanong nang nakasulat at ilagay ito sa folder na "Para sa Pagsusuri," o hilingin sa empleyado na makipag-ugnayan sa kanya sa ibang pagkakataon.

Ang lahat ng nasa itaas na pangkat ng mga isyu ay karaniwang bumubuo ng halos 80% ng lahat ng mga kagyat na isyu. Pagkatapos pag-uri-uriin, 20% na lang ng mga isyu ang natitira na talagang nangangailangan ng agarang pagpupulong upang malutas. Ngunit ito ay limang beses na mas mababa kaysa sa oras ng manager - mayroong pagtaas sa kahusayan sa trabaho ng manager, at lahat ng ito ay salamat sa mga pagsisikap ng kanyang sekretarya.

Bilang karagdagan, sa pamamagitan ng magkasanib na pagsisikap ng kalihim at ng tagapamahala, ang mga empleyado ay maaaring unti-unting sanayin ang mga empleyado na mag-ipon ng mga tanong na lutasin at pumunta sa tagapamahala nang hindi hihigit sa isang beses sa isang araw na may listahan ng mga tanong na dapat lutasin. Kung maipapatupad ang naturang inobasyon, ito ay makabuluhang magpapagaan sa workload ng manager. Sa kasong ito, maaari kang maglaan ng 10-15 minuto para sa bawat subordinate sa pagtatapos o simula ng araw ng trabaho upang malutas ang lahat ng kasalukuyang isyu. Maaari kang gumawa ng iskedyul para dito.

Ang isa pang pagpipilian para sa pagtanggap sa mga kasalukuyang isyu sa trabaho ay ang magtakda ng isang tiyak na oras para sa bawat araw kung kailan ang sinumang empleyado (sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad, na kinokontrol ng sekretarya) ay maaaring pumunta sa manager at lutasin ang lahat ng kanilang mga isyu. Halimbawa, ang isang napaka-tanyag na oras ay mula 13.00 hanggang 14.00 (pagkatapos ng pahinga sa tanghalian), dahil napatunayan na pagkatapos ng tanghalian ay mas epektibong makisali sa magaan na aktibidad na intelektwal, at ang paglutas ng mga kasalukuyang maiikling tanong ay pag-aari nila. Gayundin, ang oras mula 9.00 hanggang 10.00 ay mabuti para sa mga layuning ito, dahil sa pinakadulo simula ng araw ang mga empleyado ay karaniwang nangangailangan ng mga solusyon sa mga kagyat na isyu. Ang mga ito ay ilan lamang sa mga halimbawa kung paano maaaring ayusin ang mga maikling pamamaraan. Depende sa mga detalye ng organisasyon, ang oras at tagal ng pagtanggap, ang pagkakaroon ng isang talaan ng mga tanong at mga resolusyon, ang komposisyon ng mga empleyado at ang kanilang pamamahagi sa pagtanggap, at iba pang mga parameter ay maaaring mag-iba. Sa bawat partikular na kaso, maaaring ilapat ng kalihim ang kanyang pagkamalikhain at bumuo ng isang algorithm na hindi lamang magiging advanced sa teknolohiya at mahusay sa oras, ngunit maginhawa din para sa lahat ng miyembro ng proseso.

Ang pag-aayos ng pagtanggap ng mga bisita ay nagsasangkot ng isang kumbinasyon ng kakayahang mag-organisa ng epektibo at kapaki-pakinabang na trabaho sa mga bisita para sa negosyo at sa parehong oras ay isinasagawa ito sa paraang ang integridad ng kumpidensyal na impormasyon ay napanatili, at ang seguridad ng mga aktibidad ng negosyo. ay nakamit.

Ang isang bisita ay nauunawaan, una, bilang isang tao na kailangang lutasin ang isang tiyak na hanay ng negosyo o personal na mga isyu sa mga tagapamahala at mga espesyalista ng negosyo, at, pangalawa, bilang isang tao kung saan ang mga awtorisadong tao ay bumuo ng ilang mga desisyon sa mga lugar ng mga aktibidad ng negosyo.

Ang proseso ng pagprotekta sa impormasyon kapag tumatanggap ng mga bisita ay nangangailangan ng isang malinaw na pag-uuri ng mga ito, sa batayan kung saan nabuo ang isang sistema ng paghihigpit at analytical na mga hakbang. Sa antas ng pamamahala ng enterprise, ang mga bisita ay maaaring nahahati sa dalawang kategorya: mga empleyado ng enterprise at mga bisita na hindi empleyado.

Kasama sa mga bisita at empleyado ng negosyo ang:

mga empleyado na may karapatang malayang pumasok sa opisina ng manager sa anumang oras ng araw ng trabaho;
mga empleyado na nagtatrabaho sa isang manager on call;
mga empleyado na nagpasimula ng kanilang appointment sa kanilang manager sa oras ng opisina para sa mga personal na bagay.

Ang mga banta sa seguridad ng impormasyon na dulot ng mga bumibisitang empleyado ay maaaring mangyari kung ang mga empleyadong ito ay mga umaatake o kanilang mga kasabwat. Ang hanay ng mga banta ay maaaring maging lubhang magkakaibang: mula sa pagnanakaw ng mga dokumento mula sa mesa ng tagapamahala hanggang sa pagkuha ng kinakailangang impormasyon gamit ang isang mahusay na inihandang listahan ng mga tila hindi nakakapinsalang mga tanong.

Ang mga bisita na hindi empleyado ng negosyo, alinsunod sa likas na katangian ng kanilang relasyon sa kumpanya, ay maaaring nahahati sa:

para sa mga taong hindi kasama sa kawani, ngunit mga miyembro ng kolektibong katawan ng pamamahala ng negosyo;
mga kinatawan ng mga ahensya at organisasyon ng gobyerno;
mga indibidwal at kinatawan ng mga negosyo at organisasyon na nakikipagtulungan sa negosyo;
mga pribadong indibidwal.

Ang mga nakalistang kinatawan at mga tao ay dapat na nasa ilalim ng maingat na kontrol ng mga tauhan ng seguridad, dahil kung sila ay kabilang sa kategorya ng mga umaatake, ang saklaw ng panganib na nagmumula sa kanila ay napakalaki at tinutukoy ng mga layunin na itinakda para sa kanila. Maaaring mangyari ang pagkawala ng impormasyon sa pamamagitan ng organisasyonal o teknikal na mga channel o kumbinasyon ng pareho.

Kapag ang direktor ng isang negosyo ay nakatanggap ng alinman sa mga tinukoy na kategorya ng mga bisita, ang mga sumusunod na patakaran para sa pag-aayos ng pagtanggap ay dapat sundin. Hindi siya dapat tumanggap ng mga bisita habang gumagawa ng mga kumpidensyal na dokumento. Kapag tumatawag sa isa sa mga empleyado na may kaugnayan sa pagtatrabaho sa isang partikular na dokumento, ang dokumento lamang kung saan siya nagtatrabaho ay dapat na nasa mesa ng tagapamahala ang iba ay dapat na naka-imbak sa isang naka-lock na safe.

Upang matiyak ang seguridad ng impormasyon at ayusin ang maayos na gawain ng direktor, ang isang tiyak na oras ay dapat ilaan kung saan siya ay nagtatrabaho sa mga dokumento, nagsasagawa ng mga negosasyon at tumatanggap ng mga bisita.

Una sa lahat, ang oras ay inilalaan para sa araw-araw na pagtanggap ng mga empleyado ng kumpanya sa mga opisyal na bagay. Pangalawa, ang oras ay inilalaan para sa pang-araw-araw na pagtanggap ng mga bisita na hindi mga empleyado ng negosyo, ngunit kumakatawan sa isa o ibang istraktura ng organisasyon. Pangatlo, ang mga hiwalay na oras ng pagtanggap ay inilalaan sa iba't ibang araw para sa mga indibidwal na kailangang lutasin ang isang isyu sa loob ng kakayahan ng tagapamahala. Sa mga oras ng pagtanggap para sa mga tinukoy na kategorya ng mga bisita, ang sinumang empleyado ng negosyo ay maaaring bumisita sa manager kapag tumawag lamang at sa isang isyu na may kaugnayan sa pagbisita ng isang partikular na bisita. Pang-apat, may mga pana-panahong inilalaan na oras para sa pagtanggap ng mga empleyado ng kumpanya sa mga personal na bagay.

Hindi pinapayagan na iwanan ang bisita nang mag-isa kapag umalis ang manager sa opisina. Sa panahon ng kawalan ng manager, wala sa mga bisita o tauhan ng negosyo ang dapat pumasok sa kanyang opisina.

Ang pang-araw-araw na bilang ng mga bisita ay dapat tumugma sa totoong oras na inilaan ng manager para sa ganitong uri ng trabaho. Ang pagtanggap ay dapat na planuhin sa paraang ang mga bisita ay hindi gumugugol ng mahabang oras sa lugar ng pagtanggap, dahil ang gayong mga inaasahan ay palaging sinasamahan ng sinasadya o sinasadyang pakikinig sa mga pag-uusap sa lugar ng pagtanggap at pagtanggap ng isang malaking halaga ng mahalagang impormasyon.

Upang ayusin ang gawain ng direktor sa mga bisita, ipinapayong lumikha ng iskedyul ng pagtanggap.

Maipapayo na lumikha ng isang iskedyul sa gitna sa anyo ng isang solong pamamaraan, na sumasaklaw sa mga bisita sa pamamahala ng negosyo at mga dibisyon ng istruktura. Batay sa iskedyul, ang sekretarya ng direktor ay nag-uulat ng impormasyon tungkol sa mga bisita at ang likas na katangian ng kanilang pinahihintulutang pag-access sa mga gawain ng negosyo sa serbisyo ng seguridad araw-araw sa simula ng araw ng trabaho para sa pag-isyu ng mga pass.

Ang pagtatatag ng sulat ng pagkakakilanlan ng bisita kasama ang impormasyon sa iskedyul ng pagtanggap at ang kanyang dokumento ng pagkakakilanlan ay isinasagawa:

isang opisyal ng seguridad sa pasukan sa gusali ng negosyo at nag-isyu ng isang pass sa bisita;
bilang isang sekretarya kapag ang isang bisita ay pumasok sa lugar ng pagtanggap ng pinuno ng negosyo.

Habang naghihintay ng appointment ang bisita, dapat na maingat na obserbahan ng sekretarya ang kanyang pag-uugali, itala ang mga posibleng kakaiba sa paggalaw, labis na pagkabalisa, atbp. Kung may anumang alalahanin, dapat tumawag ang assistant ng security officer, na naroroon sa opisina sa panahon ng pag-uusap sa pagitan ng manager at ng bisita.

Sa pagtatapos ng pagtanggap, inaayos ng manager ang mga karagdagang aksyon ng bisita. Mayroong dalawang mga pagpipilian:

ang bisita, na sinamahan ng isang opisyal ng seguridad, ay nakadirekta sa labasan ng gusali;

Tumawag ang kalihim sa pagtanggap ng isang espesyalista mula sa negosyo kung saan ipinadala ang bisita upang malutas ang mga problema na mahalaga sa kanya.

Ang mga dibisyon ng negosyo ay karaniwang sumusunod sa parehong pamamaraan para sa pagtanggap at pakikipagtulungan sa mga bisita. Maa-access lamang ng bisita ang mga dokumentong iyon na pinahintulutan siyang magtrabaho kasama ng direktor ng enterprise. Ang lahat ng kanyang mga paggalaw sa loob ng teritoryo ng negosyo ay sinamahan ng isang empleyado. Ang mga bisitang lumabag sa mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga mapagkukunan ng impormasyon ng enterprise at napag-alamang nagtatangkang kumuha ng hindi awtorisadong impormasyon mula sa mga kawani ay inaalisan ng karapatang magpatuloy sa pananatili sa enterprise. Kapag umaalis sa negosyo, ibibigay ng bisita ang pass.

Kaya, ang pagbuo at paggamit ng isang epektibong sistema ng seguridad ng impormasyon sa proseso ng pagtanggap at pakikipagtulungan sa mga bisita ay isa sa mga mahalagang bahagi ng sistema ng seguridad ng impormasyon at ang proteksyon ng mga materyal na pag-aari ng negosyo.