Pagpaparehistro ng kinakailangang "Addressee. Paano magsulat ng email na humihingi ng feedback Thrive communication copy ng sulat

Ano ang email? Sa modernong mundo ng negosyo, ang mga ito ay:

Ang mukha mo. Ito ay sa tulong ng email na maaari kang lumikha ng isang positibong imahe sa mga mata ng katapat o masira ang unang impression.
Ang iyong tool sa trabaho. Maraming komunikasyon sa labas ng mundo ang nangyayari sa pamamagitan ng email. Samakatuwid, ang pagkakaroon ng isang mahusay na utos ng tool na ito, maaari mong lubos na gawing mas madali ang iyong buhay.
Isang malakas na distraction. Ang labas ng mundo ay nagsisikap na kunin ka, gambalain at iligaw ka sa pamamagitan ng email.

Mula sa puntong ito ng view, tingnan natin ang pagtatrabaho sa e-mail. Magsimula tayo sa simple.

Disenyo ng liham

Ginagamit ko ang Mozilla Thunderbird mail client, kaya gagamitin ko ito bilang isang halimbawa. Gumawa tayo ng bagong liham at pumunta mula sa itaas hanggang sa ibaba sa listahan ng mga field.

Para kanino. Kopya. Nakatagong kopya

Maaaring hindi alam ng isang tao, ngunit ang "To" ng Mozilla ay maaaring palitan ng "Cc" o "Bcc".

Para kanino: isinusulat namin ang pangunahing addressee o ilang addressee na pinaghihiwalay ng mga semicolon.
Kopya: sumusulat kami sa isang taong dapat basahin ang liham, ngunit kung kanino hindi namin inaasahan ang isang tugon.
Nakatagong kopya: sumusulat kami sa isa na dapat maging pamilyar sa liham, ngunit dapat manatiling hindi alam ng iba pang tatanggap ng liham. Ito ay lalong angkop para sa mass mailing ng mga liham pangnegosyo, halimbawa, mga abiso.

Hindi maayos sa mass mailing, tukuyin ang mga tatanggap sa pamamagitan ng "Cc" o "To" fields. Ilang beses sa isang taon nakakatanggap ako ng mga liham kung saan nakalista ang 50–90 addressee sa field na “Cc”. May paglabag sa privacy. Hindi lahat ng iyong tatanggap ay kailangang malaman kung sino pa ang iyong katrabaho sa isang katulad na paksa. Mabuti kung ito ang mga taong kilala mo ang isa't isa. Paano kung kasama sa listahan ang mga kumpanyang nakikipagkumpitensya na hindi alam ang tungkol sa isa't isa? Hindi bababa sa, kailangan mong maging handa para sa hindi kinakailangang mga paliwanag, sa maximum, para sa pagwawakas ng pakikipagtulungan sa isa sa kanila. Wag kang ganyan.

Paksa ng liham

Ang kahalagahan ng linya ng paksa ay madalas na isinulat (minsan ay matino) sa kanilang mga corporate blog ng mga propesyonal na serbisyo sa pagpapadala ng koreo. Ngunit madalas na pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga liham ng pagbebenta, kung saan nalulutas ng linya ng paksa ang problema na "dapat buksan ang email".

Tinatalakay namin ang pang-araw-araw na sulat sa negosyo. Dito nalulutas ng tema ang problema "ang liham at ang may-akda nito ay dapat na madaling makilala at pagkatapos ay matagpuan." Bukod dito, ang iyong kasipagan ay babalik sa iyo sa anyo ng karma ng maraming mga titik ng tugon, na may mga prefix lamang. Re: o Fwd, kung saan kakailanganin mong hanapin ang nais na liham sa paksa.

Dalawampung titik ang dami ng isang araw na sulat ng isang middle manager. Hindi ko pinag-uusapan ang tungkol sa mga negosyante at may-ari ng negosyo, ang kanilang bilang ng mga titik kung minsan ay lumalabas sa sukat para sa 200 o higit pa bawat araw. Samakatuwid, muli: huwag magpadala ng mga email na may walang laman na paksa.

Kaya kung paano bumalangkas nang tama ang iyong linya ng paksa?

Pagkakamali # 1 : pangalan lamang ng kumpanya sa paksa. Halimbawa, "Sky" at iyon na. Una, tiyak na hindi ka isa sa iyong kumpanya na nakikipag-ugnayan sa katapat na ito. Pangalawa, ang ganitong paksa ay hindi nagdadala ng anumang kahulugan, dahil ang pangalan ng iyong kumpanya ay makikita na mula sa address. Pangatlo, hulaan kung ano ang magiging hitsura ng iyong sariling mailbox sa diskarteng ito sa pagsusulatan? Isang bagay na tulad nito.

Maginhawa bang maghanap sa mga paksang tulad nito?

Pagkakamali # 2 : isang marangya, nagbebenta ng headline. Napakaganda kung marunong kang magsulat ng mga headline na tulad nito. Ngunit angkop bang gamitin ang mga kasanayang ito sa pagsusulatan sa negosyo? Tandaan ang layunin ng linya ng paksa ng isang liham ng negosyo: hindi para magbenta, ngunit magbigay ng pagkakakilanlan at paghahanap.

Teksto ng liham

Maraming mga gabay sa pagsulat para sa iba't ibang okasyon. Halimbawa, si Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin at iba pang mga master ng salita ay may maraming mga kapaki-pakinabang na bagay. Pinapayuhan ko kayong basahin ang kanilang mga artikulo kahit man lang upang mapabuti ang pangkalahatang karunungang bumasa't sumulat at mapabuti ang pangkalahatang istilo ng pagsulat.

Sa proseso ng pagsulat ng isang liham, dapat tayong patuloy na gumawa ng ilang mga desisyon.

Isang tanong ng kagandahang-loob ... Sa simula ng liham, maaari kang lumabo sa kagandahang-loob o kahit na lambing sa diwa ng "Aking mahal na Rodya, sa loob ng higit sa dalawang buwan na ngayon, hindi kita nakausap nang nakasulat, kung saan ako mismo ay nagdusa at hindi man lang matulog ka sa ibang gabi, mag-isip." Ito ay napaka-magalang at napakamahal, parehong sa mga tuntunin ng oras upang bumuo ng tulad ng isang pagpapakilala, at ang oras ng kausap upang basahin ito. Ito ay isang sulat sa negosyo, tandaan? Hindi isang sanaysay ng genre ng epistolary para sa kumpetisyon at hindi isang liham sa ina ni Raskolnikov, ngunit sulat sa negosyo.

Iginagalang namin ang aming oras at ang tatanggap!

Makatuwirang ipakilala ang iyong sarili at ipaalala ang mga pangyayari ng kakilala lamang sa unang liham na ipinadala pagkatapos ng isang panandaliang pulong sa eksibisyon. Kung ito ay isang pagpapatuloy ng pakikipagtulungan o kasalukuyang sulat, sa unang liham ng araw na isinulat namin: "Kumusta, Ivan", sa pangalawa at kasunod na mga: "Ivan, ...".

apela ... Palagi akong nag-aalala tungkol sa kung sino ang kokontakin sa isang liham kung maraming tatanggap. Kamakailan ay nagsulat ako ng liham sa tatlong batang babae na nagngangalang Anna. Nang walang anumang pag-aalinlangan, nagsulat ako ng "Hello, Anna" at hindi naligo. Ngunit hindi ito palaging nangyayari.

Paano kung tatlo o kahit pito ang tatanggap at hindi sila magkapareho ng pangalan? Maaari mong ilista ang mga ito sa pamamagitan ng pangalan: "Magandang hapon, Rodion, Pulcheria, Avdotya at Pyotr Petrovich." Ngunit ito ay mahaba at nangangailangan ng oras. Maaari kang sumulat ng: "Kumusta, mga kasamahan!"

Para sa aking sarili, ginagamit ko ang panuntunan upang sumangguni sa pangalan sa isa na nasa field na "Kay". At sa mga nasa kopya, huwag nang mag-apply. Ang panuntunang ito sa parehong oras ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas tumpak na matukoy (isa!) Ang addressee ng liham at ang layunin ng liham na ito.

Sipi ... Kadalasan, ang pagsusulatan ay isang kadena ng mga titik na may mga tanong at sagot - sa isang salita, isang diyalogo. Itinuturing na magandang paraan na huwag tanggalin ang kasaysayan ng sulat at isulat ang iyong sagot sa tuktok ng sinipi na teksto, upang, pagbalik sa sulat na ito makalipas ang isang linggo, madali mong mabasa ang diyalogo mula sa itaas hanggang sa ibaba sa mga pababang petsa.

Para sa ilang kadahilanan, ang default na setting sa Mozilla ay "Ilagay ang cursor pagkatapos ng sinipi na teksto". Inirerekomenda kong baguhin ito sa menu na "Mga Tool" → "Mga setting ng account" → "Pagbubuo at pagtugon". Dapat ganito.

Layunin ng liham ... Ang mga liham pangnegosyo ay may dalawang uri:

kapag ipinaalam lang namin ang kausap (halimbawa, isang ulat sa gawaing ginawa sa loob ng isang buwan);
at kapag may gusto tayo sa kausap. Halimbawa, upang maaprubahan niya ang kalakip na invoice para sa pagbabayad.

Bilang isang tuntunin, maraming mas nakapagpapatibay na mga sulat kaysa sa pag-uulat. Kung nais nating makamit ang isang bagay mula sa kausap, napakahalagang sabihin ito sa isang liham sa simpleng teksto. Ang tawag sa pagkilos ay dapat na sinamahan ng isang tawag sa pagkilos ayon sa pangalan at sinusundan ng huling pangungusap sa liham.

Hindi maayos : "Porfiry Petrovich, alam ko kung sino ang na-hack ng matandang babae hanggang sa mamatay."

Tama : "Porfiry Petrovich, ako ang na-hack ang matandang babae, mangyaring gumawa ng mga hakbang upang maaresto ako, pagod na akong magdusa!"

Bakit dapat isipin ng correspondent kung ano ang gagawin sa liham na ito? Pagkatapos ng lahat, maaari siyang gumawa ng maling desisyon.

Lagda sa teksto ... Siya dapat. Bukod dito, pinapayagan ka ng lahat ng email client na mag-set up ng awtomatikong pagpapalit ng isang lagda, halimbawa, ang klasikong "Pagbati, ...". Sa Mozilla, ito ay ginagawa sa ilalim ng Tools → Account Options.

Ang magsulat o hindi magsulat ng mga contact sa lagda ay personal na negosyo ng lahat. Ngunit kung ikaw ay konektado sa anumang paraan sa mga benta - siguraduhing magsulat. Kahit na ang transaksyon ay hindi naganap batay sa mga resulta ng komunikasyon, sa hinaharap ay madali kang mahahanap ng mga contact mula sa lagda.

Sa wakas, isa pang tampok ng katawan ng liham para sa mga kausap na hindi gusto (hindi, ayaw, walang oras) na sagutin ang iyong mga liham. Tukuyin ang default sa teksto ng liham. Halimbawa, "Porfiry Petrovich, kung hindi ka pupunta para arestuhin ako bago mag-12:00 ng Biyernes, itinuring ko ang aking sarili na amnestiya." Siyempre, dapat totoo ang deadline (hindi mo dapat ipadala ang text mula sa halimbawa noong Biyernes nang 11:50 am). Ang tatanggap ay dapat pisikal na marunong magbasa at magpasya sa iyong sulat. Ang "katahimikan" na ito ay nagpapagaan sa iyo ng responsibilidad para sa hindi pagtugon ng kausap. Gaya ng dati, ang paggamit ng tampok na ito ay dapat na lapitan nang matalino. Kung ang isang tao ay tumugon sa iyong mga liham sa oras at regular, ang gayong ultimatum ay maaaring, kung hindi makasakit sa kanya, pagkatapos ay pilitin siya ng kaunti o humantong sa isang desisyon na huwag tumugon sa liham sa ngayon, ngunit maghintay sa iyo para sa Biyernes.

Mga kalakip

Ang mga liham ay kadalasang may kasamang mga kalakip: mga resume, komersyal na alok, mga pagtatantya, mga iskedyul, mga pag-scan ng mga dokumento - isang napaka-maginhawang tool at sa parehong oras ay isang mapagkukunan ng mga tanyag na error.

Error : malaking laki ng attachment. Madalas na natatanggap ang mga email na may mga attachment na hanggang 20 MB. Bilang isang patakaran, ito ay mga pag-scan ng ilang mga dokumento sa format na TIFF, na may resolution na 600dpi. Ang mail program ng correspondent ay halos tiyak na mag-freeze ng ilang minuto sa walang kabuluhang mga pagtatangka na mag-download ng preview ng attachment na ito. At ipinagbawal ng Diyos ang tatanggap na subukang basahin ang liham na ito sa isang smartphone ...

Sa personal, binubura ko kaagad ang mga ganoong sulat. Ayaw mo bang mapunta sa basurahan ang iyong sulat bago basahin? Suriin ang laki ng attachment. Inirerekomenda na ito ay hindi hihigit sa 3 MB.

Paano kung lumagpas?

Subukang i-configure muli ang iyong scanner sa ibang format at resolution. Halimbawa, sa PDF at 300dpi, medyo nababasa ang mga pag-scan.
Mag-isip ng mga programa tulad ng WinRar o 7zip. Ang ilang mga file ay perpektong naka-compress.
Paano kung malaki ang attachment at hindi mo ito ma-compress? Halimbawa, ang halos walang laman na database ng accounting ay tumitimbang ng 900 MB. Ang cloud storage ng impormasyon ay sasagipin: Dropbox, Google Drive at iba pa. Ang ilang mga serbisyo, tulad ng Mail.ru, ay awtomatikong nagko-convert ng malalaking attachment sa mga link sa cloud storage. Ngunit mas gusto kong pamahalaan ang aking impormasyon na nakaimbak sa cloud mismo, kaya hindi ko tinatanggap ang automation mula sa Mail.ru.

At isa pang hindi lubos na halatang rekomendasyon tungkol sa mga pamumuhunan - ang kanilang pangalan ... Dapat itong maunawaan at katanggap-tanggap sa tatanggap. Sa sandaling kami sa kumpanya ay naghahanda ng isang komersyal na alok na naka-address sa ... hayaan itong maging Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Nakatanggap ako ng sulat mula sa manager na may panukalang proyekto para sa pag-apruba, at kasama sa attachment ang isang file na pinangalanang "DlyaFedi.docx". Sa manager na nagpadala sa akin nito, may naganap na dialogue na ganito:

Mahal na manager, handa ka bang personal na lapitan ang iginagalang na taong ito at pangalanan siya sa harap ni Fedya?

Kahit papaano hindi, iginagalang na tao, lahat ay tumatawag sa kanya sa kanyang unang pangalan at patronymic.

Bakit mo tinawag ang attachment na "ForFedi"? Kung ipapadala ko siya ngayon, sa tingin mo bibili siya ng mga palakol sa amin para sa CP na ito?

Papalitan ko na sana ng pangalan mamaya...

Bakit maghanda ng isang time bomb - pagtanggi ng isang inaasam-asam - o gawin ang iyong sarili ang karagdagang gawain ng pagpapalit ng pangalan ng isang file? Bakit hindi agad pangalanan ang attachment nang tama: "Para kay Fedor Mikhailovich.docx" o mas mabuti pa - "KP_Nebo_Topory.docx".

Kaya, mas marami o hindi gaanong inayos namin ang email bilang isang "mukha". Lumipat tayo sa pagtingin sa email bilang isang tool para sa epektibong trabaho at pag-usapan ang pagkagambala nito.

Paggawa gamit ang mga titik

Ang email ay isang malakas na pagkagambala. Tulad ng anumang pagkagambala, kailangang harapin ang mail sa pamamagitan ng paghihigpit sa mga patakaran at paglalagay ng iskedyul ng trabaho.

Hindi bababa sa, kailangan mong i-off ang LAHAT ng mga notification tungkol sa pagdating ng mail. Kung ang mail client ay na-configure bilang default, aabisuhan ka ng isang sound signal, at ang icon sa tabi ng orasan ay magbi-blink, at isang preview ng sulat ay ipapakita. Sa madaling salita, gagawin nila ang lahat para maalis ka muna sa iyong masipag na trabaho, at pagkatapos ay ihulog ka sa bangin ng hindi pa nababasang mga liham at hindi nakikitang mga pagpapadala ng koreo - minus isang oras o dalawa mula sa buhay.

Ang malakas na paghahangad ng isang tao ay nagpapahintulot sa kanila na huwag magambala ng mga abiso, at para sa mga ordinaryong tao ay mas mahusay na huwag tuksuhin ang kapalaran at i-off ang mga ito. Sa Mozillla Thunderbird, ginagawa ito sa pamamagitan ng menu na "Tools" → "Options" → "General" → "Kapag lumitaw ang mga bagong mensahe."

Kung walang mga abiso, paano maiintindihan na may dumating na liham?

Napakasimple. Ikaw mismo, sinasadya, maglaan ng oras para sa pag-parse ng mail, buksan ang mail client at makita ang lahat ng hindi pa nababasang mensahe. Ito ay maaaring gawin dalawang beses sa isang araw, halimbawa, sa oras ng tanghalian at sa gabi, o sa panahon ng sapilitang downtime, halimbawa, sa mga masikip na trapiko.

Madalas itanong, paano ang mga oras ng reaksyon at mga agarang email? Ang sagot ay: wala kang mga agarang sulat sa koreo. Maliban kung nagtatrabaho ka sa departamento ng suporta sa customer (ang naturang departamento ay may sariling mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa mail).

Kung may mga kagyat na liham, aabisuhan ka ng nagpadala tungkol dito sa pamamagitan ng iba pang mga channel - telepono, SMS, Skype. Pagkatapos ay sadyang pupunta ka sa mail client at ipoproseso ang agarang mail. Ang lahat ng time management gurus (halimbawa, si Gleb Arkhangelsky kasama ang kanyang "Time Drive") ay nagdeklara ng pamantayan para sa pagtugon sa email hanggang 24 na oras. Ito ay isang normal na tuntunin ng magandang anyo - huwag asahan ang mga instant na tugon mula sa kausap sa pamamagitan ng email. Kung may apurahang sulat, ipaalam ito sa pamamagitan ng mas mabilis na mga channel ng komunikasyon.

Kaya, pinatay namin ang mga notification at ngayon ay ino-on namin ang mail client ayon sa aming iskedyul.

Ano ang dapat naming gawin kapag pumunta kami sa mail at sinimulan ang aktibidad na tinatawag na "parse email"? Nasaan ang simula at wakas ng gawaing ito?

Marami na akong narinig tungkol sa zero inbox system, ngunit, sa kasamaang-palad, wala pa akong nakilalang tao na gumagamit nito. Kinailangan kong muling likhain ang aking gulong. Mayroong mga artikulo sa paksang ito sa Lifehacker. Halimbawa, " ". Sa ibaba ay magsasalita ako tungkol sa zero inbox system sa aking interpretasyon. Magpapasalamat ako kung susuriin ng mga GTD guru ang mga komento, idagdag o pahusayin ang inilarawang sistema.

Mahalagang maunawaan at tanggapin na ang email ay hindi isang task scheduler o archive para sa iyong mga aktibidad. Samakatuwid, ang folder na "Inbox" ay dapat palaging walang laman. Kung nakuha mo na ang pag-parse ng iyong inbox, huwag huminto at huwag magambala ng anumang bagay hanggang sa mabakante mo ang folder na ito.

Ano ang gagawin sa mga email sa iyong inbox? Kailangan mong dumaan sa bawat titik nang sunud-sunod at tanggalin ito. Oo, piliin lang at pindutin ang Delete sa iyong keyboard. Kung hindi mo madala ang iyong sarili na tanggalin ang sulat, kailangan mong magpasya kung ano ang gagawin dito.

Maaari mo bang sagutin ito sa loob ng tatlong minuto? Kailangan ko bang sagutin ito? Oo, ito ay kinakailangan, at ang sagot ay tatagal ng hindi hihigit sa tatlong minuto, pagkatapos ay sagutin kaagad.
Kailangan mong sumagot, ngunit ang paghahanda ng sagot ay tatagal ng higit sa tatlong minuto. Kung gagamit ka ng task planner na nagbibigay-daan sa iyong gawing gawain ang isang email, gawing gawain ang iyong email at kalimutan ito sandali. Halimbawa, ginagamit ko ang napakagandang serbisyo ng Doit.im. Binibigyang-daan ka nitong bumuo ng isang personal na email address: nagpapasa ka ng isang sulat dito, at ito ay nagiging isang gawain. Ngunit kung wala kang scheduler ng gawain, ilipat ang titik sa subfolder na "0_Run".
Pagkatapos ng mabilis na pagtugon sa isang liham, ginagawa itong isang gawain o isang simpleng familiarization, kailangan mong magpasya kung ano ang susunod na gagawin sa mensaheng ito: tanggalin ito o ipadala ito sa isa sa mga folder para sa pangmatagalang imbakan.

Narito ang mga folder para sa pangmatagalang imbakan na mayroon ako.

0_Tumakbo. Wala akong ganoong folder, pero kung wala kang planner, inuulit ko, maaari kang maglagay ng mga sulat na nangangailangan ng detalyadong pag-aaral dito. Kailangan ding regular na linisin ang folder na ito, ngunit may maingat na diskarte sa isang espesyal na itinalagang oras.
1_Ref. Dito ko inilalagay ang mga liham na may background na impormasyon: mga sulat ng pagbati na may mga login mula sa iba't ibang serbisyo sa web, mga tiket para sa paparating na mga flight, at iba pa.
2_Mga Proyekto. Ang archive ng mga sulat sa mga kasosyo at proyekto kung saan mayroong kasalukuyang relasyon ay naka-imbak dito. Naturally, mayroong isang hiwalay na folder para sa bawat proyekto o kasosyo. Sa folder ng isang kasosyo, naglagay ako ng mga liham hindi lamang mula sa kanyang mga empleyado, kundi pati na rin mga liham mula sa mga empleyado ng "Langit" na may kaugnayan sa kasosyong ito. Tunay na maginhawa: kung kinakailangan, ang lahat ng mga sulat sa proyekto ay nasa kamay sa ilang mga pag-click.
3_Museo. Dito ko ibinabato ang mga letrang iyon na sayang tanggalin, at hindi halata ang benepisyo ng mga ito. Gayundin, ang mga folder na may mga saradong proyekto mula sa "2_Projects" ay mi-migrate dito. Sa madaling salita, ang mga unang kandidato para sa pagtanggal ay pinananatili sa "Museum".
4_Mga Dokumento. Narito ang mga liham na may mga electronic na sample ng mga dokumento na maaaring maging kapaki-pakinabang sa hinaharap para sa accounting, halimbawa, mga pahayag ng pagkakasundo mula sa mga kliyente, mga tiket para sa mga biyahe. Ang folder sa maraming aspeto ay may isang bagay na karaniwan sa mga folder na "2_Projects" at "1_Sprav", tanging impormasyon sa accounting ang nakaimbak dito, at ang impormasyon ng pamamahala ay nakaimbak sa folder na "2_Projects". Sa "4_Documents" - patay na impormasyon, at sa "2_Projects" - live na impormasyon.
5_Kaalaman. Dito lang ako nagdadagdag ng mga talagang kapaki-pakinabang na mail na gusto kong balikan pagkatapos ng ilang sandali para sa inspirasyon o paghahanap ng mga solusyon.

Mayroong iba pang mga setting ng mail client na mahalaga para sa pagpapatakbo ng system na ito. Una, bilang default, ang Thunderbird ay may napiling Markahan ang mga mensahe bilang nabasa na ang checkbox. Mas gusto kong gawin ito nang kusa, kaya nawala ang checkbox! Upang gawin ito, pumunta sa menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon" → "Advanced" → "Basahin at ipakita".

Pangalawa, ginagamit namin mga filter ... Dati, aktibong naglapat ako ng mga filter na awtomatikong nagpasa ng mga titik sa naaangkop na mga folder batay sa address ng nagpadala. Halimbawa, ang mga liham mula sa isang abogado ay inilipat sa folder na "Abogado". Tinanggihan ko ang pamamaraang ito sa maraming kadahilanan. Una: ang mga liham mula sa isang abogado sa 99% ng mga kaso ay nauugnay sa isang proyekto o kasosyo, na nangangahulugang dapat silang ilipat sa folder ng kasosyo o proyektong ito. Pangalawa, nagpasya akong magdagdag ng kamalayan. Ikaw mismo ang dapat magpasya kung saan dapat itago ang isang partikular na liham, at mas maginhawang maghanap ng mga hindi naprosesong mensahe sa isang lugar lamang - sa inbox. Ngayon ay gumagamit lang ako ng mga filter para sa pagkakategorya ng mga awtomatikong regular na titik mula sa iba't ibang mga system sa mga folder, iyon ay, mga titik na hindi nangangailangan sa akin na gumawa ng mga desisyon. Ang mga filter sa Mozilla Thunderbird ay na-configure sa Tools → Message Filters menu.

Kaya, sa tamang diskarte, ang email ay dapat tumagal mula 10 hanggang 60 minuto sa isang araw, depende sa dami ng sulat.

Oo, at isa pa. Na-off mo na ang mga notification tungkol sa pagdating ng mga bagong liham? ;)

Ang tanong ng posibilidad ng paggamit ng electronic na sulat bilang ebidensya sa isang hukuman ng arbitrasyon ay malayo sa bago, gayunpaman, hindi nito nawawala ang kaugnayan nito. Ang mga subtleties ng ugnayan sa pagitan ng mga counterparty ay hindi palaging dokumentado at selyadong may mga lagda, dahil medyo madalas ang ilang mga aksyon ay pinag-ugnay sa mode ng deadline. Sa ganitong mga kaso, ang ilan sa mga napagkasunduang aksyon ng mga partido ay pinagkasundo o binago sa pamamagitan ng telepono o email. Ituon natin ang ating pansin sa pangalawang paraan.

Ang pagiging maagap ng mga abogado ay walang mga hangganan - isang taong, at mga kinatawan ng propesyon na ito ay hindi kayang ma-late, lalo na pagdating sa isang sesyon ng korte. At sa gayon, habang ang oras ay nasa koridor ng korte ng arbitrasyon, nang muling suriin ang mga dokumento sa ikasampung beses, at ang sekretarya ay hindi pa rin nag-imbita sa pulong, siya ay naging isang hindi kusang-loob na tagapakinig, at pagkatapos ay isang kalahok sa isang kawili-wiling pag-uusap. kasama ang mga kasamahan. Ito ay tungkol sa posibilidad ng paggamit ng mga e-mail bilang ebidensya sa korte. Iba-iba ang mga opinyon, ngunit naging malinaw sa akin na karamihan sa mga legal na tagapayo at abogado ay nahaharap sa problemang ito sa isang paraan o iba pa.

Ano ang sinasabi sa amin ng APC RF

Kaya, talata 2 ng Art. 64 ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation, bilang ebidensya, ay umamin ng nakasulat at materyal na ebidensya, mga paliwanag ng mga taong kalahok sa kaso, mga opinyon ng eksperto, payo ng eksperto, testimonya ng mga saksi, pag-record ng audio at video, at iba pang mga dokumento at materyales. Batay sa hindi kumpletong listahang ito, pinakamakatuwirang isaalang-alang ang elektronikong sulat bilang nakasulat na ebidensya batay sa mga pamantayang tinalakay sa ibaba.

Aytem 1, Art. 75 ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation ay nagsasaad: "Ang nakasulat na ebidensya ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga pangyayari na may kaugnayan sa kaso, mga kontrata, mga kilos, mga sertipiko, mga sulat sa negosyo, iba pang mga dokumento na ginawa sa anyo ng isang digital, graphic record o sa anumang ibang paraan na nagbibigay-daan sa iyong itatag ang pagiging tunay ng dokumento."

Ang pinaka-kaugnay na pamantayan ng isyu na isinasaalang-alang ay ang sugnay 3 ng Art. 75 APC RF. Sa mga pagbabagong nagsimula noong Enero 1, 2017 (alinsunod sa Artikulo 3 ng Pederal na Batas "Sa Mga Pagbabago sa Ilang Mga Batas sa Pambatasan ng Russian Federation Tungkol sa Aplikasyon ng mga Elektronikong Dokumento sa Mga Aktibidad ng Hudikatura" No. 220- ФЗ na may petsang 06.23.2016. ) ang pamantayang ito ay ipinakita tulad ng sumusunod: "Mga dokumentong natanggap sa pamamagitan ng facsimile, electronic o iba pang komunikasyon, kabilang ang paggamit ng impormasyon at network ng telekomunikasyon" Internet ", pati na rin ang mga dokumentong nilagdaan ng isang elektronikong pirma sa paraang inireseta ng ang batas ng Russian Federation, ay pinapayagan bilang nakasulat na katibayan sa mga kaso at sa paraang ibinigay ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation, iba pang mga pederal na batas, iba pang mga regulasyong ligal na aksyon o isang kasunduan.

Bilang ebidensya ng hudisyal na kasanayan

Sa legal na larangan ng Russia, mayroon ding hudisyal na kasanayan, na ginagawang posible na isaalang-alang ang e-mail na sulat bilang nakasulat na ebidensya. Sa Resolusyon ng Federal Antimonopoly Service ng Far Eastern District ng 08/05/2014 No. F03-3226 / 2014 sa kaso No. А73-12821 / 2013, itinatag ng korte na "... ang pagiging maagap ng pagpapadala ng trabaho ang resulta ay nakumpirma sa pamamagitan ng e-mail na sulat sa pagitan ng mga partido, na naaayon sa mga tuntunin ng kontrata No. 110 na may petsang 24.09. 2012 ... ". Mula dito, maaaring ipagpalagay na ang kontrata ay naglalaman ng isang kondisyon na ang lahat ng elektronikong pagsusulatan sa pagitan ng mga partido sa panahon ng kontrata ay kinikilala ng mga partido bilang nakasulat na ebidensya.

Dapat tandaan na ang mga e-mail address ng mga partido ay dapat na naitala sa teksto ng mismong kasunduan (o sa seksyon kung saan ang mga detalye ng mga partido ay ipinahiwatig). Kung, kapag pumirma sa kontrata, ang sandaling ito ay napalampas, ang mga e-mail address na ipinahiwatig sa mga opisyal na website ng mga organisasyon bilang mga contact address ay maaaring "makatulong". Kaya, ang Moscow Arbitration Court sa Desisyon nito noong 11.07.2016 sa kaso No. А40-30919 / 16 ay nagpahiwatig na "... Ang mga e-mail na isinumite bilang suporta sa pahayag na ito ay hindi maaaring maging sapat na ebidensya, dahil ang panloob na sulat mula sa isang panloob iniharap ang e-mail address. sa isa pang panloob na mailing address ng isang third party na organisasyon (GE Healthcare). Ang pag-aari ng isang partikular na electronic mailbox sa organisasyong ito, lalo na sa Central Design Bureau of Civil Aviation, ay maaaring matukoy sa pamamagitan ng pag-aayos nito sa kontrata, na nagpapahiwatig sa opisyal na letterhead o opisyal na website ... ".

Binigyang-diin din ng korte na, sa esensya, ang mga elektronikong sulat (bilang isang hanay ng mga elektronikong mensahe mula sa mga may-katuturang tao) ay nauugnay sa mga probisyon ng sugnay 1 ng artikulo 75 ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation at maaaring ituring bilang nakasulat na ebidensya.

Sa kasong ito, ang pagiging maaasahan ng isang elektronikong mensahe ay binubuo ng isang kumbinasyon ng mga sumusunod na kadahilanan:

Ang pangangailangang kilalanin ang nagpadala at ang tatanggap;

Ang pangangailangang itatag ang awtoridad ng nagpadala at ang tatanggap na gumawa ng mga naaangkop na desisyon na bumubuo sa paksa ng elektronikong sulat;

Ang pangangailangang magtatag ng isang tunay na direktang email na mensahe.

Paano gawing legal ang mga e-mail

Batay sa lahat ng nasa itaas, ang isang laconic na konklusyon ay maaaring iguguhit: oo, ang hukuman ng arbitrasyon ay maaaring makilala ang mga elektronikong sulat sa pagitan ng mga katapat bilang nakasulat na ebidensya alinsunod sa Art. 75 APC RF. Gayunpaman, dapat itong isipin na dapat itong ibigay sa kontrata.

Kaya, para sa aming organisasyon, bumuo ako ng sugnay na kasama sa mga karaniwang template para sa mga kontrata:

"Ang mga Partido ay sumang-ayon na ang mga elektronikong sulat na isinagawa ng mga Partido sa loob ng balangkas ng pagpapatupad ng Kasunduang ito sa pamamagitan ng e-mail, ang mga address nito ay ipinahiwatig sa mga detalye ng Kasunduang ito, ay may legal na puwersa at nakasulat na ebidensya alinsunod sa Art. 75 ng APC RF."

Sa text ng email mismo, dapat mong ipahiwatig ang pangalan at posisyon ng nagpadala, pati na rin ang isang link sa mga detalye ng kontrata.

Kung ang kasunduan ay natapos nang walang sugnay na ito at pagkatapos ay nagkaroon ng pangangailangan para sa elektronikong sulat, itinuturing kong ipinapayong magtapos ng karagdagang kasunduan kung saan bibigyan ang elektronikong sulat ng kinakailangang legal na puwersa. Kung sakaling tumanggi ang katapat na pumirma sa naturang kasunduan, inirerekumenda ko na magsagawa ka ng elektronikong sulat sa mga address na nakasaad sa mga opisyal na website ng mga kumpanya. Ngunit dapat tandaan na ang huling opsyon ay hindi isang garantisadong paraan, dahil ang pagkilala sa naturang sulat bilang nakasulat na ebidensya ay ganap na nasa pagpapasya ng korte.

Malinaw, ang impormasyon sa itaas ay hindi nagpapanggap na katotohanan ng huling paraan, ngunit ito ay likas na pagpapayo. Gayunpaman, dapat itong maunawaan na pinapayagan ng Mambabatas at hudisyal na kasanayan ang pagbibilang sa ganitong uri ng ebidensya sa proseso ng arbitrasyon. Kung, sa loob ng balangkas ng pagsusulatan sa e-mail, kinikilala ng iyong katapat ang utang at pinangalanan ang mga posibleng petsa ng pagbabayad nito, ngunit tumanggi sa sesyon ng korte, ang naturang e-mail na sulat ay maaaring magsilbing susi o sumusuportang ebidensya. Unambiguously, kung ihahambing sa pagkilos ng pagkakasundo ng mutual settlements, ang e-mail ay tradisyonal na mas mababa, ngunit kung ito ay ang lahat na mayroon ka, "ang laro ay nagkakahalaga ng kandila."

Si Alison Garrido ay isang Professional Certified Coach (PCC) na kinikilala ng International Federation of Coaching, facilitator at speaker. Tumutulong sa mga kliyente sa paghahanap ng trabaho at pagsulong sa karera, na nagpapatibay sa kanilang mga lakas. Nagpapayo sa pag-unlad ng karera, paghahanda sa pakikipanayam, negosasyon sa suweldo at pagtatasa ng pagganap, at mga diskarte sa komunikasyon at pamumuno ng indibidwal. Siya ay isang founding partner ng New Zealand Academy para sa Systems Coaching.

Ang bilang ng mga mapagkukunang ginamit sa artikulong ito:. Makakakita ka ng isang listahan ng mga ito sa ibaba ng pahina.

Ang komunikasyon sa pamamagitan ng e-mail, tulad ng sa ibang mga lugar, ay may sariling mga tuntunin ng etiketa at panlipunang protocol. Kung kailangan mong magsulat ng isang liham na humihingi ng feedback sa trabaho o paaralan, o makakuha ng feedback sa iyong nakasulat na trabaho, dapat mong isipin ang tungkol sa mga salita, ang istraktura ng sulat, at piliin din ang tamang sandali. Papayagan ka nitong gawing epektibo ang sulat hangga't maaari. Maging magalang, maagap at sumulat sa punto upang makuha ang impormasyong kailangan mo.

Mga hakbang

Paano humingi ng feedback sa mga customer

Huwag magtanong ng maraming tanong. Ang mga kliyente ay tumatanggap ng isang malaking bilang ng mga kahilingan na kumuha ng isang survey mula sa lahat ng uri ng mga kumpanya. Kung gusto mong tanggalin ng customer ang iyong email kapag natanggap nila ito, isama ang isang toneladang tanong dito. Kung gusto mong maging interesado sa isang tao, limitahan ang iyong sarili sa ilang tanong.

Magtanong ng mga tanong na nangangailangan ng detalyadong sagot. Huwag magtanong ng mga tanong na masasagot ng oo o hindi. Sa halip na "Irerekomenda mo ba kami sa iyong mga kaibigan?", Itanong ang sumusunod na tanong: "Paano mo kami ilalarawan sa ibang tao?" Tutulungan ka ng mga tanong na ito na makakuha ng higit pang impormasyon.

Ipangako sa kliyente na tumugon sa lalong madaling panahon. Ipaparamdam nito sa kliyente na ang kanilang opinyon ay maaaring makaimpluwensya sa isang bagay. Kung alam ng isang tao na sasagutin siya, magsusulat siya ng mas taimtim na pagsusuri.

Maging tapat at propesyonal kapag tumutugon sa mga review. Sa modernong mundo, dahil sa mga posibilidad ng Internet, maaari mong mawala ang iyong reputasyon sa isang sandali kung kumilos ka nang hindi propesyonal sa mga tao.

Huwag gumamit ng flash graphics at iba pang mga bagay na magtatagal sa pag-load. Kung ang isang tao ay may mabagal na koneksyon, malamang na tatanggalin niya ang mensahe kung napagtanto niyang masyadong mahaba ang pag-load. Tandaan, kailangan mo ang iyong feedback, hindi ang customer.

Hanapin ang tamang font at format. Ang sulat ay dapat magmukhang maayos at propesyonal. Ang isang liham sa Comic Sans na may mababang kalidad na mga graphics ay malamang na hindi mapabilib ang iyong mga customer. Mas mainam na gumamit ng mga karaniwang font (Times New Roman, Arial), kung hindi ka sanay sa mga font, at tumanggi sa maraming graphics.

Tiyaking nababasa ang iyong email sa lahat ng device. Magiging mas maginhawa ang teksto ng isang hanay kaysa sa teksto ng maraming hanay. Hindi dapat masyadong maliit ang font. Ang sulat ay dapat na mababasa sa isang laptop, telepono at tablet. Dahil sa modernong mundo maraming tao ang nagbabasa ng mail mula sa telepono, ang sulat ay dapat sumunod sa format na ito.

Magiging mapagpakumbaba ang sulat. Sundin ang iyong mga tuntunin sa pagsusulatan sa lugar ng trabaho. Ang pagiging mahinhin ay makatutulong sa iyo na makakuha ng feedback, ngunit huwag mag-overboard o baka isipin ng iyong boss na wala kang alam tungkol sa iyong trabaho. Bumuo ng mga tanong upang makita ng lahat ang iyong pag-unlad sa isang proyekto o gawain. Ito ay magiging malinaw sa iyong manager na hindi ka nakikialam. Sa ibaba ay nagbibigay kami ng ilan pang mahahalagang rekomendasyon.
- Masasabi mo ito: "Gumagawa ako ng isang pagtatanghal na kailangan bukas, at mayroon akong tanong tungkol sa format. Hindi ako sigurado na naiintindihan ko nang tama ang mga pamantayang pinagtibay sa aming kumpanya. Nag-attach ako ng isang presentasyon sa liham na ito at ako Lubos akong magpapasalamat kung titingnan mo siya at magkomento kung maayos ang lahat. Salamat sa tulong."
- Huwag kalimutang pasalamatan ang tao.
Pag-usapan ang mga partikular na bagay. Maiiwasan nito ang mga karaniwang parirala na walang silbi. Huwag magtanong ng mga tanong na masasagot ng “oo” o “hindi, maliban kung talagang kinakailangan. Subukang huwag magtanong ng masyadong maraming tanong sa manager o kasamahan nang sabay-sabay.

Salamat sa tao kapag sumagot sila. Kung ikaw ay pinapayuhan na magtrabaho nang higit pa o sinabihan na ang iyong trabaho ay hindi pa umabot sa marka, ipaliwanag kung ano ang plano mong gawin upang ayusin ito. Huwag sumagot kaagad - bigyan ang iyong sarili ng pagkakataong huminahon at iproseso ang impormasyon.
- Sagutin nang hindi lalampas sa 1-2 araw.

Paano humingi ng pagsusuri sa trabaho

Ipakilala mo ang iyong sarili. Maaaring may daan-daang estudyante ang isang guro, lalo na kung ito ay unibersidad. Dapat mong isama ang iyong pangalan at apelyido, numero ng grupo at guro. Kung ikaw ay nasa mataas na paaralan at kumukuha ng mga kurso sa paghahanda, tukuyin ang grado. Sa ganitong paraan hindi na kailangang hulaan ng guro kung sino ka at mas magiging madali para sa kanya na magsulat ng review.

Huwag lumampas sa komunikasyon sa negosyo. Minsan mahirap para sa mga mag-aaral na sumulat sa mga guro dahil hindi sila makapagpasya sa istilo. Kung ang iyong instruktor ay sumulat na sa iyo mismo, manatili sa parehong istilo na gaya niya. Mas mahusay na bumalangkas ng iyong mga saloobin tulad nito: "Hindi ako sigurado na naunawaan ko nang tama ang gawain. Mayroon akong ilang mga katanungan tungkol sa trabaho."

Panatilihin itong maikli. Huwag subukang ipaliwanag ang buong konteksto ng iyong mga tanong, maliban kung kinakailangan ang konteksto upang maunawaan ang mga tanong. Halimbawa, kung gusto mong humingi ng extension ng deadline para sa isang trabaho, maaaring kailanganin ng guro ang mga detalyadong paliwanag, ngunit kung gusto mo lang magtanong tungkol sa trabaho, huwag sabihin kung bakit wala kang oras na magsulat ng mas maaga. dahil sa aso mo at kung bakit ka nagsusulat ngayon (kung hindi lang dumating ang deadline). Huwag pag-usapan ang mga bagay na hindi naman talaga mahalaga sa ngayon.

Huwag ipagpaliban ang paghingi ng feedback hanggang sa huling minuto. Ang iyong instruktor ay malamang na hindi nais na tulungan ka sa bisperas ng iyong pagsusulit at malamang na malungkot na hindi ka nag-abala na makipag-ugnayan nang mas maaga. Kung kailangan mong magtanong sa huling sandali, panatilihin itong maikli, sa punto, at humingi ng paumanhin sa pag-abala sa iyo. Dahil dito, mas malamang na sasagutin ka ng guro (sa kondisyon na nabasa niya ang liham sa oras).

Gamitin ang format na sinang-ayunan ng iyong instruktor. Kadalasan, ang mga guro ay nagtatakda ng isang tiyak na format kung saan dapat tapusin ang gawain. Halimbawa, kung hiniling ng instruktor na ipadala ang gawain sa .doc na format, huwag ipadala ang dokumento sa .pdf o .pages. Kung hindi ka sigurado kung aling format ang gagamitin, gamitin ang .rtf o .pdf, o tanungin ang iyong instruktor.

Humingi ng feedback sa isang trabaho na naisumite mo na o ang iyong pagganap sa isang pagsusulit. Sumulat ng isang magalang na liham sa iyong guro. Kung may oras ng opisina ang guro, puntahan siya nang personal. Sabihin ang isang bagay tulad ng, "Hindi ko nagawa ang pagsusulit tulad ng inaasahan ko. Maaari mo bang ituro ang aking mga pagkakamali upang mas madali para sa akin na maghanda para sa susunod na pagsusulit?" Bilang isang tuntunin, ang mga guro ay handang magbigay ng mga rekomendasyon sa mga ganitong kaso.

Paano humingi ng pagsusuri para sa isang nakasulat na gawain

Una, sumulat sa isang taong kilala mo nang personal. Kung gusto mo ng detalyadong pagsusuri, dapat kang makipag-ugnayan sa isang taong kilala mo nang husto (halimbawa, isang kaibigan o kasamahan). Isulat ang paraang karaniwan mong ginagawa. Kung karaniwan mong tatawagan ang tao, gawin ito. Huwag isumite ang iyong trabaho sa unang liham kung hindi ka sigurado na ang tao ay papayag na tulungan ka (halimbawa, kung hindi mo pa hinihiling sa tao na basahin ang gawa, o kung ang tao ay hindi pa nagmungkahi nito mismo).

Maaari kang magsama ng maikling sipi o paglalarawan sa liham. Depende ito sa kung sumusulat ka sa isang kaibigan o isang kasamahan.

Sumulat sa isang espesyalista sa larangan. Kung kailangan mo ng propesyonal na opinyon, sumulat ng liham sa isang espesyalista na kilala mo at ipaliwanag kung anong uri ng proyekto ang mayroon ka at kung bakit kailangan mo ng feedback. Huwag pilitin ang tao - magalang na hilingin sa kanila na mag-isip. Sabihin ito: "Maiintindihan ko kung wala kang oras para dito." Maaaring sulit na tanungin ang tao kung maaari silang magrekomenda ng iba pang eksperto para sa iyo.

Huwag isumite ang iyong trabaho sa unang email. Malamang, ang naturang sulat ay hindi sasagutin, maliban kung ipahiwatig mo na ang trabaho ay babayaran. Kung nakikipag-ugnayan ka sa isang sikat na tao, malamang na hindi ka niya sasagutin, dahil nakatanggap siya ng isang grupo ng mga katulad na liham. Mas mabuting magtanong muna sa mga kaibigan, kasamahan, guro. Tiyak na handa silang tulungan ka at makikilala ka.

Ipaliwanag kung anong uri ng feedback ang kailangan mo. Kung gusto mo lang makarinig ng mga positibong bagay, sabihin mo. Ipaliwanag sa tao kung kailangan mo ng detalyadong pagsusuri at kung gaano dapat maging pangkalahatan ang mga parirala. Ipahiwatig kung kailangang suriin ng tao ang istilo, gramatika at istruktura ng akda. Papayagan nito ang mambabasa na maunawaan kung ano ang kailangan mo.

Karamihan sa mga email client kasama ang Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla thunderbird, nagbibigay-daan sa iyong maglagay ng maraming tatanggap Isang kopya(sa Ingles, tinatanggap ang pagdadaglat SS), o Bcc (CCB). V Mga kopya makikita ng mga tatanggap ang mga address ng ibang tao. Sa pangalawang kaso, nakatago ang pagkakakilanlan ng mga karagdagang addressee.

Magdagdag ng address ng tatanggap

Upang tukuyin ang (mga) tatanggap ng email, ilagay ang email address sa field Para kanino (yun):

Ang ilang mga email client ay nagpapahintulot sa iyo na magpasok lamang ng isang username sa field, na pagkatapos ay awtomatikong pupunan ng programa.

Kung gagamitin mo ang field na ito upang magpadala ng email sa maraming tao, makikita ng bawat isa sa kanila ang kumpletong listahan ng iba pang mga tatanggap.

Paano gumawa ng kopya ng email

Patlang CC o Kopya ay ginagamit para sa pagpapalitan ng mga email sa isang mas hindi direktang paraan kaysa sa isang field Para kanino... Kung hindi ka direktang nakikipag-usap sa isang tao sa iyong email, ngunit nais ng taong ito na sundin ang talakayan sa thread ng mga liham o magkaroon lamang ng kamalayan sa paksang ito, ang field Kopya ay magiging isang mahusay na pagpipilian. Ang addressee na nasa Mga kopya mga titik, tumatanggap ng hindi pa nababasang liham sa kanyang mailbox, tulad ng inilagay sa field Para kanino; ang pagkakaiba lang ay kung kanino mo unang tinutugunan ang sulat sa katawan ng iyong e-mail. Sa propesyonal na mundo, pagpapadala ng koreo sa Mga kopya ay ginagamit nang napakalawak at nagsisilbing panatilihing alam ng mga kasamahan ang tungkol sa iba't ibang mga kaganapan at paksa.

Maaari mong ilista ang mga tatanggap ng email sa pamamagitan lamang ng pag-type ng listahan ng mga address sa field Kopya na karaniwang nasa ibaba lamang ng field Para kanino... Ang lahat sa hanay ng mga tatanggap na ito ay makikita ang mga pangalan at email address ng lahat ng iba pang tatanggap:

Paano gumawa ng Bcc email

Ang bawat email client (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, atbp.) ay nagbibigay-daan sa nagpadala ng sulat na makipag-ugnayan sa isang malaking bilang ng mga tao nang hindi ina-advertise ang kanilang impormasyon sa ibang mga user sa email chain. Ang tampok na ito ay tinatawag na BCC o Nakatagong kopya... Maaari mong itago ang mga tatanggap sa pamamagitan ng paglalagay ng kanilang mga address sa field Nakatagong kopya sa halip na gumamit ng mga patlang Para kanino at Kopya:

Magagamit mo ang feature na ito para sa mga indibidwal at panggrupong email. Ito ay lalong kapaki-pakinabang kung gusto mong panatilihing pribado ang iyong mga contact, protektahan sila mula sa spam at hindi hinihinging mga email, o kung ayaw mong malaman ng iyong mga tatanggap kung sino ang nakatanggap ng parehong mensahe.

Patlang Nakatagong kopya hindi palaging available bilang default para sa lahat ng email client. Halimbawa, sa Outlook Kakailanganin mong pumunta sa Mga Parameter upang ma-access ang setting; v Thunderbird kakailanganin mong piliin ang function na ito mula sa drop-down na menu; v Gmail kailangang pindutin ang isang pindutan Kopya at Nakatagong kopya; v Windows Live Mail Kakailanganin mong pindutin ang mga key sa parehong oras Alt + B.