ระยะเวลาการประชุมงานที่แนะนำไม่ควรเกิน การประชุมทางธุรกิจ - ขั้นตอนการเตรียมการและการถือครอง การประชุม: วัตถุประสงค์และระดับประสิทธิผล

1. ก่อนอื่น คุณต้องคิดถึงเป้าหมายที่คุณในฐานะผู้นำตั้งไว้เมื่อจัดการประชุมเฉพาะเจาะจง วัตถุประสงค์ของการประชุมคือการอธิบายผลลัพธ์ที่ต้องการ, ประเภทของการตัดสินใจที่ต้องการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการของงาน (ตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับเป้าหมาย: การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเบื้องต้น, การเตรียมข้อเสนอแนะสำหรับการตัดสินใจ, การตัดสินใจในประเด็น ฯลฯ) หัวข้อการประชุมเป็นหัวข้อสนทนา ยิ่งกำหนดหัวข้อการสนทนาได้แม่นยำและไปในทิศทางที่ถูกต้องมากเท่าใด โอกาสที่จะได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ควรกำหนดหัวข้อในลักษณะที่จะดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมทุกคนในการประชุม ทุกคนควรรู้ว่าพวกเขากำลังมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาของงานทั่วไป หัวข้อต่างๆ มีความน่าสนใจเมื่อมีการจัดทำขึ้นโดยเฉพาะ

2. เฉพาะประเด็นที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีการทำงานเท่านั้นที่ควรนำมาหารือกัน วาระการประชุมเป็นเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งมีข้อมูลดังต่อไปนี้

หัวข้อการประชุม

วัตถุประสงค์ของการประชุม

รายการประเด็นที่หารือ

เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม

สถานที่ที่จะเกิดขึ้น

ชื่อของวิทยากร ผู้รายงานร่วม และผู้รับผิดชอบในการเตรียมคำถาม

เวลาที่จัดสรรไว้สำหรับคำถามแต่ละข้อ

สถานที่และเวลาที่คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาในแต่ละประเด็นได้

วาระการประชุมที่ไตร่ตรองไว้อย่างดีที่ส่งออกไปล่วงหน้า (หรือประกาศในกรณีร้ายแรง) ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้ดีขึ้น และเพิ่มผลผลิตในการประชุม (และผู้จัดการก็สามารถเรียกร้องผลผลิตดังกล่าวได้)

3. จะดีกว่าถ้ากำหนดเวลาการประชุมตามกิจวัตรที่กำหนดไว้ในองค์กร (แผนก) การประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้จะรบกวนจังหวะ ลดวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ ทำให้ผู้จัดการไม่สามารถวางแผนและจัดการเวลาทำงาน ขัดขวางการประชุมและกิจกรรมที่วางแผนไว้

เพื่อไม่ให้พนักงานรบกวนจังหวะการทำงานแนะนำให้จัดประชุมหลังเลิกงานหรือช่วงครึ่งหลัง

ระยะเวลาของการประชุมไม่ควรเกินหนึ่งชั่วโมงครึ่งถึงสองชั่วโมง (มากกว่าสองชั่วโมงของการทำงานต่อเนื่องด้วยเหตุผลทางสรีรวิทยาล้วนๆ ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่จะไม่สนใจว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างไร)

4. จำนวนผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดในการอภิปรายร่วมกันคือ 5-7 คน การเพิ่มจำนวนผู้ได้รับเชิญจะช่วยลดอัตราการมีส่วนร่วมโดยเฉลี่ย (หรือผลลัพธ์) ของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมาก ขณะเดียวกันก็ทำให้การประชุมยาวขึ้น ดังนั้นจึงแนะนำให้ลดจำนวนผู้ได้รับเชิญให้เหลือน้อยที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดคือเมื่อมีวาระการประชุมที่แตกต่างกัน องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมจะแปรผัน: บุคคลที่พูดคุยถึงประเด็นต่างๆ จะได้รับอนุญาตให้ออกจากการประชุม และผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ไม่ได้รับการพิจารณาก่อนจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมในเวลาที่เหมาะสม

พนักงานบางคนสามารถขอให้อยู่ในที่ทำงานอย่างต่อเนื่องตามช่วงเวลาที่กำหนดแทนคำเชิญได้ เพื่อที่จะโทรหรือรับข้อมูลทางโทรศัพท์ได้หากจำเป็น

เป็นที่พึงปรารถนาที่ผู้เข้าร่วมการประชุมรวมถึงผู้ที่สามารถทำหน้าที่เป็น "ผู้เชี่ยวชาญ" "ผู้สร้างความคิด" "นักวิจารณ์" ในระหว่างกิจกรรมทางจิตโดยรวม

5. การแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า (ล่วงหน้าหลายวัน) พร้อมโอนวาระการประชุมให้ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญในการเตรียมการประชุม โดยอาจส่งร่างคำวินิจฉัย บทคัดย่อรายงาน และใบรับรองเป็นไฟล์แนบในวาระการประชุมได้ เป็นการดีมากหากก่อนที่จะเริ่มการประชุม ความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับการตัดสินใจร่างและสุนทรพจน์เหล่านี้จะถูกถ่ายทอดไปยังผู้ที่เตรียมคำถามอย่างรอบคอบ

6. สั่งสอนผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ (ผู้เข้าร่วมการประชุม) ล่วงหน้าเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ความประพฤติในการประชุม

สั้น ๆ พวกเขาสามารถลดบทบัญญัติดังต่อไปนี้

แนะนำตัวเองในแถลงการณ์ของคุณ พูดว่า "ฉัน" แทน "เรา" หรือรูปแบบไม่มีตัวตน คำพูดที่ใช้สรรพนาม "เรา" มักจะเป็นเกมซ่อนหาเสมอ ผู้พูดไม่รับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อสิ่งที่เขาพูด

หากคุณถามคำถาม ให้พูดว่าทำไมคุณถึงถามคำถามนั้น สิ่งนั้นมีความหมายต่อคุณอย่างไร คำถามไม่ควรมีข้อสงสัยว่าทำไมจึงถูกถาม คำถามกับดักวางยาพิษสถานการณ์

ในคำพูดของคุณ จงเป็นตัวของตัวเอง อย่ามีบทบาทที่ผู้อื่นเลือกหรือคาดหวังจากคุณ ถ้าคุณคิดว่าคุณต้องเงียบก็เงียบไป

งดเว้นการตีความความคิดของผู้อื่นให้มากที่สุด แสดงจุดยืนของคุณเอง พยายามอย่าสรุปอย่างไม่ยุติธรรม

อย่าพูดเกี่ยวกับการกระทำและความคิดของผู้อื่น แต่เกี่ยวกับการรับรู้ของคุณต่อการกระทำและความคิดเหล่านี้ นั่นคือ กำหนดคำตัดสินในภาษาของ "ฉันเป็นข้อความ" และไม่ใช่ "คุณคือคำพูด" แทนที่จะพูดว่า "คุณทำผิดที่นี่" เป็นการดีกว่าที่จะพูดว่า "ดูเหมือนว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นที่นี่..."

7. มีการกำหนดไว้แล้วว่า สิ่งอื่นๆ มีความเท่าเทียมกัน ผู้คนที่นั่งตรงข้ามกันจะเริ่มทะเลาะกันบ่อยขึ้น และผู้ที่นั่งติดกันน้อยลง ผู้นำที่รู้จักตัวละครของผู้ที่ได้รับเชิญสามารถนั่งผู้เข้าร่วมได้โดยไม่ต้องดึงความสนใจเพื่อที่ผู้ที่อาจแตกแยกและยุ่งเกี่ยวกับการพิจารณาประเด็นจะไม่พบว่าตัวเองขัดแย้งกัน

8. เป้าหมายและหน้าที่ของผู้นำ (ประธาน) เป้าหมายหลักของผู้นำในการประชุมคือการหาแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับทุกประเด็นในวาระการประชุมโดยใช้เวลาน้อยที่สุด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เขาจะต้องให้ข้อมูลจากผู้เข้าร่วมแต่ละคน และมีลักษณะที่สร้างสรรค์ต่อการอภิปรายโดยรวม

ผู้นำต้องควบคุมทิศทางและประสิทธิภาพของสุนทรพจน์ ในการทำเช่นนี้เราไม่ควรปล่อยให้มีการเบี่ยงเบนไปด้านข้าง การพูดยืดเยื้อ กระตุ้นความจำเพาะ การปรากฏตัวของการวิเคราะห์ที่มีความหมายและข้อเสนอที่แท้จริง หากจุดเริ่มต้นของการอภิปรายเผยให้เห็นว่ายังไม่ได้เตรียมคำถาม ก็จำเป็นต้องลบออกจากการสนทนาอย่างเด็ดขาดและตั้งข้อสังเกตต่อผู้ที่เตรียมคำถาม

คำปราศรัยของผู้เข้าร่วมบางคนอาจมีความเด็ดขาดและจำกัดสิทธิ์มากเกินไปซึ่งมาจากผู้อื่น น้ำเสียงดังกล่าวอาจก่อให้เกิดอันตรายร้ายแรงต่อการอภิปรายและกลายเป็นการต่อสู้แห่งความทะเยอทะยาน ดังนั้นผู้นำต้องแน่ใจว่าสุนทรพจน์ถูกต้อง เพื่อจุดประสงค์นี้ จึงสามารถปรับเปลี่ยนลำดับได้ ผู้นำจะติดตามความคืบหน้าของการประชุมอย่างรอบคอบ ควบคุมเนื้อหาของสุนทรพจน์ จดบันทึกที่จำเป็น และเน้นความสนใจของผู้นำเสนอในข้อเสนอที่มีค่าที่สุดของวิทยากรโดยใช้คำพูดสั้นๆ

9. หากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและกำหนดลำดับความสำคัญของงานในงานปัจจุบัน มีเพียงหัวหน้าแผนกเท่านั้นที่ควรเข้าร่วมการประชุม ในการประชุมดังกล่าว คุณควรพูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ เนื่องจากเป็นไปได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมบางคนอาจไม่คุ้นเคยกับปัญหาโดยรวม จากนั้นคุณจะต้องรายงานความคืบหน้าการตัดสินใจในการประชุมครั้งก่อน หากมีบางอย่างหยุดชะงัก ไม่จำเป็นต้องมองหาผู้ที่จะตำหนิ: จะเสียเวลาไปกับการทะเลาะวิวาทอันดุเดือด และที่สำคัญที่สุด การกล่าวหาร่วมกันอาจทำให้ทีมแตกแยก แต่จำเป็นต้องกำหนดงานสำหรับอนาคตให้ชัดเจน

10. หากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อแก้ไขปัญหาใดปัญหาหนึ่ง ก็จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับผู้ที่ไม่มีซึ่งเรื่องจะไม่เดินหน้าต่อไป และผู้ที่สามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาของตนเองสำหรับปัญหานี้ได้ ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาและต้องมีการกำหนดงานไว้อย่างชัดเจนและไม่คลุมเครือ ขอแนะนำให้ทำเช่นนี้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้คนสามารถเตรียมข้อเสนอของตนได้ พยายามกระจายบทบาทระหว่างผู้เข้าร่วมทางจิตใจ: คนแรกจะจัดทำข้อเสนอ คนที่สองจะสามารถประเมินพวกเขาจากมุมมองหนึ่ง คนที่สามจากอีกคนหนึ่ง คนที่สี่จะกำหนดการตัดสินใจในที่สุด... ตามลำดับที่ดูเหมือน ถูกต้องที่สุดสำหรับคุณ ผู้เข้าร่วมการอภิปรายควรได้รับการอภิปราย

11. ลำดับการพูดควรตรงกันข้ามกับอำนาจและตำแหน่งของผู้พูด จากนั้นผู้เข้าร่วมที่มีสถานะต่ำกว่าจะไม่ถูกครอบงำโดยการตัดสินที่แสดงออกมาแล้วของเพื่อนร่วมงานที่มีอำนาจมากกว่า

ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องเผชิญกับความจำเป็นในการพูด เป็นที่ชัดเจนว่าสิ่งนี้สามารถบรรลุผลได้ด้วยการพิจารณาจำนวนค่อนข้างน้อย แต่ถ้าคนที่อยู่ไม่เคยพูดเลย จำเป็นไหมที่จะต้องมาประชุม?

12. การปฏิบัติตามขั้นตอนจะทำให้การประชุมเป็นปกติ จะต้องเริ่มต้นและสิ้นสุดตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด เพื่อไม่ให้ทำลายความไว้วางใจในตัวผู้นำและผู้ที่เตรียมเขาไว้

งานประการหนึ่งของผู้จัดการคือการตกลงล่วงหน้าและไม่อนุญาตให้มีการละเมิดกฎข้อบังคับด้านคำพูด

13. ตามกฎแล้วการประชุมจะเริ่มต้นด้วยคำพูดเบื้องต้นของผู้จัดการซึ่งเขากำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงานที่จะเกิดขึ้น ขั้นตอนการทำงานอาจแตกต่างกันไป หากมีการนำข้อเสนอที่เตรียมไว้ล่วงหน้ามาอภิปราย ข้อเสนอเหล่านั้นจะถูกดึงความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมแล้วจึงหารือกัน หากยังไม่เสร็จสิ้นจะมีการเสนอให้จัดทำข้อเสนอแล้วจึงหารือเท่านั้น

คุณสามารถเตรียมข้อความสุนทรพจน์ไว้ล่วงหน้าได้ หรือคุณสามารถจำกัดตัวเองอยู่แต่เพียงวิทยานิพนธ์เหล่านี้ก็ได้ หากจำเป็น ขอแนะนำให้ใช้สื่อวิดีโอและเสียง เมื่ออภิปรายหัวข้อที่สำคัญที่สุด เป็นการดีมากที่จะเตรียมข้อความไว้ล่วงหน้าและแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

คุณไม่ควรพูดถึงประเด็นต่างๆ มากมายในการพูดของคุณ การจมอยู่กับแนวคิดพื้นฐานที่สำคัญก็เพียงพอแล้ว แต่ต้องนำเสนออย่างน่าเชื่อถือ สรุปได้ และชาญฉลาด ในระหว่างการพูด คุณต้องควบคุมตัวเองและผู้ฟัง เมื่อสัญญาณแรกของความสนใจที่ลดลงในส่วนของปัจจุบัน ขอแนะนำให้ใช้เทคนิคที่รู้จักกันดีในการระดมความสนใจ

14. แม้จะเตรียมการประชุมอย่างระมัดระวังที่สุด คุณจะไม่ประสบความสำเร็จถ้าคุณไม่ควบคุมการอภิปราย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้เทคนิคต่อไปนี้:

ก) เพื่อรักษาความสามัคคีของผู้เข้าร่วมประชุม:

คลี่คลายสถานการณ์ในสถานการณ์ความขัดแย้ง

อย่าเข้าข้างฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจนกว่าจะถึงข้อสรุปสุดท้าย

ปกป้องผู้ที่มีประสบการณ์น้อยและเพิ่งทำงาน

b) เพื่อระดมผู้เข้าร่วมการประชุม:

อย่าผ่อนคลายตัวเองและอย่าปล่อยให้คนอื่นปิดงาน

หลีกเลี่ยงการทำซ้ำ

อย่าเพิกเฉยแม้แต่ข้อเสนอที่ไม่มีนัยสำคัญที่สุดถ้ามันช่วยเรื่องนี้ได้

c) มุ่งความสนใจไปที่งานที่กำลังอภิปราย:

อยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริง

บันทึกข้อเสนอที่ทำ;

จัดเรียงเพื่อให้ภาพที่สมบูรณ์ปรากฏในสายตาของผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน

d) เพื่อเปิดใช้งานผู้เข้าร่วมการประชุม:

เพื่อเสริมสร้างหลักฐานของบทบัญญัติบางประการ ให้ตั้งคำถามเพิ่มเติม

แสดงความเห็นเห็นด้วยต่อผู้เข้าร่วมที่ทำข้อเสนอที่สร้างสรรค์

15. สุนทรพจน์ที่ยาวและคลุมเครือสามารถถูกขัดจังหวะได้ แน่นอนว่าควรทำอย่างมีไหวพริบโดยไม่ระบายความรำคาญ ไม่ทำลายความภาคภูมิใจของผู้ใต้บังคับบัญชา โดยไม่ผูกมัดความคิดริเริ่มของเขา

เทคนิคนี้ไม่ควรทำซ้ำ เป็นครั้งแรกที่คุณควรอดทนและฟังสิ่งที่พนักงานคนนี้จะพูดและในอนาคต (เมื่อเตรียมการประชุมครั้งต่อไป) พยายามดำเนินการสนทนาเบื้องต้นเป็นรายบุคคล คุณสามารถใช้นาทีโดยละเอียด ชวเลข หรือบันทึกเทป จากนั้นเชิญผู้ใต้บังคับบัญชารายนี้อ่านหรือฟังคำพูดของคุณในรูปแบบที่สะดวกและไม่น่ารังเกียจ

16. ในตอนท้ายของการประชุม คุณควรสรุปผลโดยสรุป ขอบคุณผู้เข้าร่วมสำหรับข้อเสนอที่สร้างสรรค์ และกำหนดงานสำหรับการดำเนินการตามการตัดสินใจ

การประชุมควรเริ่มตรงเวลาที่กำหนดไม่ว่าจะยังมาไม่ถึงกี่คนก็ตาม
กิจกรรมของผู้เข้าร่วมการประชุมขึ้นอยู่กับผู้นำที่เป็นผู้นำการประชุม และมั่นใจได้ด้วยการเตรียมการประชุมที่ดี และสร้างบรรยากาศการประชุมที่เหมือนธุรกิจ
ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของการประชุมเชิงปฏิบัติการคือ 20-30 นาที การประชุมปัญหาที่มีวาระไม่ว่าง - สูงสุด 1.5-2 ชั่วโมง เวลาในการพิจารณาประเด็นหนึ่งที่ค่อนข้างซับซ้อนคือประมาณ 40-45 นาที
ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของกิจกรรมทางจิตร่วมกันของคนจำนวนมากคือไม่เกิน 40-45 นาที สำหรับคนส่วนใหญ่ ขีดจำกัดทางสรีรวิทยาของความเมื่อยล้าเมื่อทำงานร่วมกันคือหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นหลังจากผ่านไป 40-70 นาที ผู้เข้าร่วมการประชุมจะรู้สึกเหนื่อยล้าและส่งผลให้ความสนใจของพวกเขาลดลง: เสียงรบกวน การเคลื่อนไหว และการสนทนาเกิดขึ้นในห้องโถง นี่คือการป้องกันตามธรรมชาติของร่างกายจากการโอเวอร์โหลด (รูปที่ 19)
ในระหว่างการประชุมคุณควรหยุดพักอย่างแน่นอน มีประโยชน์เพราะทำหน้าที่พักผ่อน นอกจากนี้ในช่วงพักไม่ทางใดก็ทางหนึ่งการอภิปรายประเด็นการประชุมยังคงดำเนินต่อไป หากคุณดำเนินการประชุมต่อโดยไม่หยุดพัก ผู้ป่วยก็จะประชุมต่อไป
สถานะของผู้เข้าร่วมการประชุม

15 30 45 60 75 90 105 120 135 ระยะเวลา
การประชุมขั้นต่ำ
วี

เมื่อผู้เข้าร่วมเหนื่อย ความเหนื่อยล้าก็มาเยือน สถานะของการปิดความสนใจจะใช้เวลาประมาณ 30-40 นาที หลังจากนั้นผู้ที่อยู่ในปัจจุบันจะรู้สึกดีขึ้น สภาวะปกติของพวกเขากลับคืนมา และการอภิปรายก็ลุกลามด้วยความกระฉับกระเฉงขึ้นใหม่ แต่เนื่องจากผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่สูญเสียความสนใจไปในช่วงครึ่งชั่วโมงที่ผ่านมา ผู้บรรยายจึงมักจะเริ่มพูดซ้ำผู้บรรยายคนก่อนๆ ผู้เชี่ยวชาญเรียกระยะนี้ว่า “ช่วงเวลาแห่งกิจกรรมเชิงลบ” ในช่วงเวลานี้ ความกระวนกระวายใจจะเพิ่มขึ้น และการตัดสินใจต่างๆ ที่เกิดขึ้นอาจถูกมองว่าไม่ดีและเป็นพวกหัวรุนแรง
หากการประชุมดำเนินต่อไปโดยไม่หยุดพักเป็นเวลา 2 ชั่วโมง แสดงว่าผู้เข้าร่วมมากกว่า 90% รู้สึกเหนื่อยมากจนเห็นด้วยกับการตัดสินใจใดๆ เพียงเพื่อยุติการประชุมอย่างรวดเร็ว
ดังนั้นระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุมโดยไม่หยุดพักคือไม่เกิน 1 ชั่วโมง หากสถานการณ์ดังกล่าวต้องใช้เวลานานขึ้น จะต้องจัดให้มีเวลาพัก ระยะเวลาพักควรเป็น: หลังจากทำงาน 50 นาที - 10 นาที; หลังจากทำงาน 1.5 ชั่วโมง - 15 นาที การไม่หยุดพักไม่เพียงแต่ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้ามากขึ้นเท่านั้น แต่ยังไม่ได้ช่วยประหยัดเวลาอีกด้วย
ระบบการตัดสินใจของวงแหวนของญี่ปุ่น kingesho สมควรได้รับความสนใจ ประกอบด้วยดังต่อไปนี้ หากผู้จัดการจำเป็นต้องแจ้งปัญหาใด ๆ กับผู้เชี่ยวชาญ เช่น ขั้นตอนใหม่ในการดำเนินธุรกิจ เขาไม่ควรรีบเร่งในการประชุม ขั้นแรก มีการเตรียมร่างนวัตกรรมซึ่งส่งมอบให้กับผู้เชี่ยวชาญทีละคนตามรายการที่ผู้จัดการรวบรวม ในกรณีนี้ ทุกคนจะต้องทบทวนนวัตกรรมที่นำเสนอภายในหนึ่งวันและแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้น หากมีหกคนในรายชื่อ การตัดสินใจฉบับร่างพร้อมความคิดเห็นจะถูกส่งกลับไปยังผู้จัดการภายในหกวัน หลังจากนั้นจะมีการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการประชุมและองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม ตามกฎแล้วเฉพาะผู้ที่ความคิดเห็นไม่ชัดเจนต่อผู้จัดการเท่านั้นที่จะได้รับเชิญ การประชุมดังกล่าวเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเนื่องจากมีเพียงไม่กี่คนที่เข้าร่วม พวกเขาทุกคนรู้ล่วงหน้าว่าจะหารือเกี่ยวกับอะไร เพราะพวกเขาคุ้นเคยกับการตัดสินใจร่างแล้ว ด้วยเหตุนี้รายการนี้จึงรวบรวมตามหลักการของการเพิ่มระดับความสามารถของผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ วิธีนี้ช่วยให้คุณลดจำนวนการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ได้ 20-30%
บรรยากาศทางจิตวิทยา การประชุมควรเกิดขึ้นในบรรยากาศของความจริงใจ ตรงไปตรงมา ความเคารพซึ่งกันและกัน ความซื่อสัตย์ และมีประสิทธิภาพ ภารกิจหลักคือการแสวงหาและ
ค้นหาวิธีแก้ปัญหาเชิงบวก เพื่อที่จะพัฒนาการอภิปรายไปในทิศทางที่ถูกต้องอย่างเป็นระบบ วิทยากรจำเป็นต้องอยู่ในกรอบของปัญหาที่กำลังอภิปราย แต่จำเป็นต้องดำเนินการทางการฑูต เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ คุณควรทำความคุ้นเคยกับมุมมองทั้งหมดเกี่ยวกับประเด็นที่กำลังหารือกัน
เพื่อสร้างบรรยากาศทางจิตใจตามปกติในการประชุม (การประชุม) น้ำเสียงที่ไม่เป็นมิตรโดยเฉพาะจากผู้จัดการ การตัดสินอย่างเด็ดขาดที่ไม่อนุญาตให้มีการคัดค้าน คำพูดที่เฉียบคม เช่น “นี่มันผิด!” หรือ “คุณเข้าใจผิดโดยพื้นฐาน” เช่น ทุกสิ่งที่อาจส่งผลเสียต่อความภาคภูมิใจในตนเองของผู้พูด หรือทำให้เกิดการลังเลที่จะพูดความจริง หรือเข้าสู่การอภิปรายอย่างเปิดเผย
หากจำเป็นต้องโต้เถียง ผู้พูดต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้ พยายามพูดช้าๆ และเงียบๆ ไม่ใช่ฝ่ายตรงข้ามของคุณโดยตรง แต่กับผู้ชมทั้งหมด ซึ่งจะสร้างบรรยากาศที่เหมือนธุรกิจและเงียบสงบโดยอัตโนมัติ ในช่วงเริ่มต้นของสุนทรพจน์ ให้เน้นความบังเอิญของมุมมองของคุณกับความคิดเห็นของฝ่ายตรงข้าม (ในบางประเด็น) ให้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนมุมมองเหล่านี้ และหลังจากนั้นคุณก็สามารถก้าวไปสู่การโต้แย้งโดยกำหนดไว้ใน รูปแบบของคำถามเฉพาะ คุณควรตั้งคำถามอย่างชำนาญซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนความสนใจของผู้ที่อยู่ในปัจจุบันจากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่งโดยนำไปยังประเด็นปัญหาที่ยังคงอยู่ในเงามืด
การปฏิบัติตามเงื่อนไขเหล่านี้ทำให้สามารถจัดการการอภิปราย ค้นหาข้อมูลสำคัญใหม่ๆ และบังคับให้ผู้เข้าร่วมการประชุมมีจุดยืนที่ชัดเจนยิ่งขึ้นในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง
การอภิปรายอย่างเปิดเผยและเกิดผลจะเกิดขึ้นได้เฉพาะในบรรยากาศที่ผ่อนคลายเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดในการคลี่คลายบรรยากาศที่ตึงเครียดคือการใช้เรื่องตลก ซึ่งเป็นประโยชน์ในการรักษาน้ำเสียงที่สงบและเป็นมิตรตลอดเวลา
ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับผู้นำการประชุมคือการไม่กำหนดตำแหน่งของเขากับผู้เข้าร่วมคนอื่นตั้งแต่เริ่มต้น (ภาคผนวก 10) ต้องจำไว้ว่าตำแหน่งนั้นให้น้ำหนักคำพูดของผู้นำเป็นพิเศษ และผู้ที่อยู่ในปัจจุบันซึ่งมีความคิดเห็นตรงข้ามกับปัญหาอาจไม่กล้าแสดงออก
การสรุปสุนทรพจน์โดยย่อมีประโยชน์ ไม่เพียงแต่หลังจากหารือเกี่ยวกับประเด็นปัญหาและหลังการประชุมเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์ในระหว่างการประชุมด้วยตนเองด้วย

\
การอภิปรายครั้งที่ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เข้าร่วมจะเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่กำลังหารือกันในการประชุม และพวกเขามั่นใจว่าจะมีความคืบหน้าบางประการในระหว่างการสนทนา
กฎระเบียบสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์ มีความจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การทำงานกลายเป็นกฎหมายบังคับของการประชุม
หากไม่ได้กำหนดกฎสำหรับผู้พูดและสุนทรพจน์ในการอภิปรายในการประชุมหรือการประชุม ข้อกำหนดเบื้องต้นจะถูกสร้างขึ้นสำหรับสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่ทางธุรกิจสำหรับการถือครอง
การฝ่าฝืนกฎระเบียบตลอดจนการไปประชุมสายทำให้เกิดความล่าช้าถือเป็นการประพฤติมิชอบที่ร้ายแรงกว่าการไปทำงานสาย ถ้าคนที่มาทำงานสายเพียงแต่ทำให้วันทำงานสั้นลง ที่นี่เขาจะเอาเวลาทำงานของทุกคนที่อยู่ในปัจจุบันออกไปและสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวงต่อการผลิต
สรุป. ในช่วงสุดท้ายของการประชุม ผู้นำจะต้องกำหนดการตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการอภิปรายร่วมกันอย่างชัดเจน ตั้งชื่อผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ และกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนบรรลุข้อตกลงร่วมกัน
เมื่อลงนามเพื่อดำเนินการตามการตัดสินใจในที่ประชุม (ดูรายงานการประชุม) ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องติดตามการดำเนินการ หากเป็นไปได้ควรกำหนดวาระการประชุมและกำหนดเวลาของการประชุมทางธุรกิจครั้งต่อไป
หากปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้การประชุมจะจัดขึ้นในระดับที่เหมาะสมและบรรลุผลตามที่ต้องการ แต่เพื่อที่จะเพิ่มเวลาทำงานที่เป็นประโยชน์มากขึ้นสำหรับการประชุม จำเป็นต้องใช้เครื่องมือเสริมต่างๆ

• เครสยานนิโควา เอคาเทรินา วาซิลีฟนา, ปริญญาตรี, นักศึกษา
• มหาวิทยาลัยเกษตรกรรมแห่งรัฐบัชคีร์

• ความสามารถในการสื่อสาร
• ผู้เข้าร่วมการประชุม
• การประชุม
• หัวหน้างาน
• การสนทนาทางธุรกิจ
• การอภิปราย

บทความนี้กล่าวถึงรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจ ได้แก่ การเตรียมและจัดการประชุมทางธุรกิจ โดยคำนึงถึงขั้นตอนการจัดประชุม รูปแบบของผู้เข้าร่วมประชุม และบทบาทของประธานในการประชุม

• ในประเด็นบทบาททางการศึกษาของครอบครัวในการขัดเกลาทางสังคมของแต่ละบุคคล
• การว่างงานของเยาวชน: แนวโน้มและผลที่ตามมาในปัจจุบัน

การดำเนินธุรกิจของศตวรรษที่ 21 ถือเป็นก้าวใหม่ในการพัฒนาความสัมพันธ์ทางธุรกิจเมื่อการฝึกอบรมวิชาชีพของผู้เชี่ยวชาญในอนาคตในทุกด้านของชีวิตสาธารณะได้รับความสำคัญยิ่ง ในขณะเดียวกัน เวลาที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ด้วยวิธีคิดและการกระทำแบบใหม่ ทำให้มีความต้องการนักธุรกิจที่กระตือรือร้น กล้าได้กล้าเสีย และมีความสามารถ และในทางกลับกันก็ต้องอาศัยการพัฒนาความสามารถในการสื่อสารของผู้เชี่ยวชาญสมัยใหม่

ใครก็ตามที่มุ่งมั่นที่จะบรรลุความสำเร็จในชีวิต ประสบความสำเร็จในการก้าวขึ้นสู่ระดับอาชีพ และสื่อสารกับผู้คนอย่างมีประสิทธิภาพและมีความสามารถ จะต้องได้รับความรู้และทักษะในด้านการสื่อสารระหว่างบุคคลและธุรกิจ

การประชุมมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่เพียงแต่ศักดิ์ศรีของผู้คนและบริษัทเท่านั้นที่ขึ้นอยู่กับความสำเร็จในการดำเนินการ แต่ยังรวมถึงความเป็นไปได้ในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไปด้วย

ประชุมธุรกิจ – รูปแบบของการอภิปรายร่วมกันในประเด็นต่างๆ โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลและตัดสินใจในประเด็นเหล่านั้น

เพื่อให้ประสบความสำเร็จในด้านการประชุมทางธุรกิจ คุณต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทการประชุมและกฎเกณฑ์ต่างๆ ในการดำเนินการ มีกฎง่ายๆหลายข้อ

กำหนดธีมและวัตถุประสงค์ได้อย่างแม่นยำ

หัวข้อการประชุมเป็นเรื่องของการอภิปราย ยิ่งกำหนดสูตรได้แม่นยำมากเท่าไรก็ยิ่งมีโอกาสได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการมากขึ้นเท่านั้น เป็นการดีกว่าที่จะระบุหัวข้อโดยเฉพาะและในลักษณะที่กระตือรือร้น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า "ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นในปีที่แล้ว" แนะนำให้เขียนว่า "เราจะทำอะไรเพื่อลดต้นทุนของเราได้บ้าง"

วัตถุประสงค์ของการประชุม– นี่คือคำอธิบายของผลลัพธ์ที่ต้องการ, ประเภทของการแก้ปัญหาที่ต้องการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการของงาน

โดยจะมีการส่งวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนล่วงหน้า รวมถึงหัวข้อและวัตถุประสงค์ของการประชุม รายการประเด็นที่หารือ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม สถานที่ที่มันจะเกิดขึ้น; ชื่อวิทยากร ผู้รายงานร่วมที่รับผิดชอบในการจัดเตรียมคำถาม เวลาที่กำหนดสำหรับแต่ละคำถาม

จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมไม่ควรมาก ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือ 5-7 คน การเพิ่มจำนวนผู้ได้รับเชิญจะช่วยลดอัตราการมีส่วนร่วมโดยเฉลี่ย (หรือผลลัพธ์) ของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมาก ขณะเดียวกันก็ทำให้การประชุมยาวขึ้น ดังนั้นจึงแนะนำให้ลดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมให้เหลือน้อยที่สุด

เวลาและระยะเวลาการประชุมจะต้องคิดให้ดี การประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้จะรบกวนจังหวะการทำงาน ป้องกันไม่ให้พนักงานกระจายและจัดการเวลา และขัดขวางการประชุมและกิจกรรมที่วางแผนไว้ของผู้จัดการ ทางที่ดีควรจัดการประชุมในตอนท้ายของวันทำงานหรือในช่วงครึ่งหลัง

ระยะเวลาการประชุมทั้งหมดไม่ควรเกินสองชั่วโมง อย่างไรก็ตาม หากความกดดันในการประชุมให้เสร็จตรงเวลากลายเป็นจุดจบในตัวมันเอง อาจนำไปสู่การเสียสละการอภิปรายที่สำคัญและแนวคิดอันมีค่าเพื่อประหยัดเวลาไม่กี่นาที โดยปกติแล้ว ในกรณีนี้ จะสมเหตุสมผลมากกว่าที่จะยอมให้มีข้อยกเว้น

การจัดสภาพแวดล้อมเชิงพื้นที่

ขอแนะนำให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั่งระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้คนมองเห็นกัน สิ่งนี้มีส่วนช่วยในการรับรู้ข้อมูลที่ดีที่สุด ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ ภายใต้เงื่อนไขที่เท่าเทียมกัน ผู้คนที่นั่งตรงข้ามกันมักจะเริ่มขัดแย้งกันมากขึ้น และบ่อยครั้งที่นั่งอยู่ข้างกันน้อยลง ผู้จัดประชุมที่รู้ถึงตัวละครและลักษณะทางจิตวิทยาอื่น ๆ ของผู้ได้รับเชิญสามารถนั่งผู้เข้าร่วมได้โดยไม่ต้องให้ความสนใจกับสิ่งนี้เพื่อไม่ให้คู่หูสามารถทำลายอารมณ์และแทรกแซงการพิจารณาปัญหาได้

ที่พักของผู้เข้าร่วมประชุม

ลำดับที่ 1. สถานที่ที่ผู้นำการประชุมหรือประธานการประชุมนั่ง

ลำดับที่ 2. ตำแหน่งที่ดี. โดยตั้งทำมุม 90° กับเจ้านาย จึงเหมาะสำหรับผู้ที่ยืนอยู่บนนั้น

ลำดับที่ 3. ตำแหน่งอิสระ. ผู้ที่นั่งในสถานที่นี้มีความเป็นอิสระในการประชุมซึ่งแสดงให้เห็นได้จากตำแหน่งที่เขารับ ระยะทางค่อนข้างไกลถึงอันดับ 1 แสดงให้เห็นว่าบุคคลดังกล่าวไม่จำเป็นต้องนั่งใกล้กับเจ้าหน้าที่

#4: ท่าทางการแข่งขันหรือการป้องกัน สำหรับคนที่นั่งอยู่ที่นี่ โต๊ะจะทำหน้าที่เป็นเครื่องกีดขวางกั้นเขาจากคนอื่นๆ #4 อาจเป็นได้ทั้งตำแหน่งแข่งขัน (ฉันไม่ต้องการอยู่ใกล้คุณ) หรือตำแหน่งการป้องกัน (ฉันต้องการการป้องกันด้วยสิ่งกีดขวาง)

ลำดับที่ 5. ตำแหน่งอิสระ. คล้ายกับตำแหน่งที่ 3

ลำดับที่ 6. ตำแหน่งที่ดี. คล้ายกับตำแหน่งที่ 2 บางทีอาจจะดีที่สุด

ลำดับที่ 7. ทัศนคติการทำงานร่วมกัน

บุคคลในตำแหน่งหมายเลข 7 จะอยู่ฝั่งเดียวกับโต๊ะหมายเลข 1 ตามตัวอักษรและโดยเปรียบเทียบ ตำแหน่งนี้เหมาะอย่างยิ่งในกรณีที่บุคคลในตำแหน่งหมายเลข 1 ไม่รู้สึกอึดอัดเมื่ออยู่ใกล้คุณ

หากคนในตำแหน่งที่ 1 ไม่ชอบคนที่อยู่ในตำแหน่งที่ 7 ความไม่พอใจของเขาจะปรากฏให้คนอื่นเห็นเสมอ เจ้านายในตำแหน่งที่ 1 เริ่มเอนตัวไปด้านหลังราวกับพยายามเพิ่มระยะทางหรือโน้มตัวไปข้างหน้าอย่างแรงราวกับพยายามผลักคนนั่งอยู่ในตำแหน่งที่ 7

หากคุณมีโอกาสเข้ารับตำแหน่งหมายเลข 7 ซึ่งเป็นตำแหน่งความร่วมมือในทันที เราขอแนะนำให้คุณทำเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้บุกรุกอาณาเขตของผู้ครอบครองตำแหน่งที่ 1

รูปแบบทั่วไปของผู้เข้าร่วมประชุม

ในระหว่างการประชุม ผู้จัดการจะต้องพบกับผู้เข้าร่วมการอภิปรายในรูปแบบทั่วไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพื่อให้สอดคล้องกับการดำเนินการทั่วไปของพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมจึงมีการพัฒนากลยุทธ์สำหรับการวางตัวเป็นกลาง อาการทั่วไปต่อไปนี้อาจปรากฏในการสนทนา

• “ผู้รุกราน” - วิพากษ์วิจารณ์ทุกคน ดูถูกสถานะของผู้อื่น ไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่เสนอ ขอแนะนำให้ถามคำถามเขาว่า "คุณเสนออะไร" และเตือนว่าการวิพากษ์วิจารณ์มากเกินไปจะดับความคิดสร้างสรรค์
• "บล็อคเกอร์". ดื้อรั้นไม่เห็นด้วยกับใครยกตัวอย่างจากประสบการณ์ส่วนตัวกลับไปสู่ประเด็นที่ได้รับการแก้ไขแล้ว คุณต้องเตือนเขาอย่างมีชั้นเชิงว่าเขากำลังจะจากไป เตือนเขาถึงจุดประสงค์และหัวข้อของการสนทนา และถามคำถามเช่น “สิ่งที่คุณพูดเกี่ยวข้องกับการสนทนานี้หรือไม่”
• "เกษียณแล้ว" ไม่อยากร่วมเสวนา เหม่อลอย พูดเรื่องส่วนตัว คุณควรเชิญเขาออกมาพูดและเสนอแนะ: “คุณมีข้อเสนอแนะอะไรบ้าง” หรือ “คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับ...?”
• "แสวงหาการยอมรับ" เขาคุยโว พูดมาก ยืนยันสถานะของเขา มันสมเหตุสมผลแล้วที่จะถามคำถามเขาแทน: “สิ่งที่คุณบอกเราสามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้หรือไม่”
• "กระโดดจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง" เปลี่ยนหัวข้อสนทนาอยู่เสมอ เราต้องหยุดเขาด้วยคำถามเช่น “เราพิจารณาปัญหาเสร็จแล้วหรือยัง”
• "ที่เด่น". พยายามยึดอำนาจและบงการสิ่งที่มีอยู่ เราต้องหยุดคำพูดของเขาอย่างใจเย็นและมั่นใจด้วยคำพูดโต้แย้ง: “ข้อเสนอของคุณเป็นเพียงทางเลือกหนึ่งที่เป็นไปได้ มาฟังข้อเสนออื่นกันดีกว่า”
• "คราด". เขาเสียเวลาคนมาชุมนุมกัน ขว้างฝุ่นเข้าตา เล่าเรื่องตลก ประมาท เหยียดหยาม คุณควรถามว่าคำพูดของเขาสอดคล้องกับหัวข้อการประชุมหรือไม่
• "ผู้สนับสนุนปีศาจ" ทุกอย่างเป็นที่ถกเถียงกันสำหรับพวกเขา สิ่งที่ดีคือเมื่อพวกเขากล่าวหา พวกเขามักจะรู้ความจริงอยู่ลึกที่สุด ข้อเสียคือใช้เวลามากเกินไปและทำให้เกิดบาดแผลมาก ไม่ควรเชิญเกินหนึ่งคนเข้าประชุม
• "รัฐบุรุษ" สิ่งเหล่านี้ส่งเสริมตัวเองหรือขับเคลื่อนการประชุมไปข้างหน้าผ่านการจัดการผู้คนอย่างเชี่ยวชาญ หัวหน้าที่ประชุมควรจะเป็นรัฐบุรุษเช่นนี้

ลำดับการพูดควรตรงกันข้ามกับอำนาจและตำแหน่งของผู้พูด จากนั้นผู้เข้าร่วมที่มีสถานะต่ำจะไม่ถูกครอบงำโดยการตัดสินที่แสดงออกมาแล้วของเพื่อนร่วมงานที่มีอำนาจมากกว่า

บทบาทของประธานเจ้าหน้าที่

เป้าหมายหลักของประธานในที่ประชุมคือการหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดในทุกประเด็นในวาระการประชุมโดยใช้เวลาน้อยที่สุด ในการทำเช่นนี้ เขาต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีส่วนร่วม และมีลักษณะที่สร้างสรรค์ต่อการอภิปรายโดยรวม

ประธานจะต้องควบคุมทิศทางและประสิทธิภาพของสุนทรพจน์ ในการทำเช่นนี้ เราไม่ควรปล่อยให้มีการเบี่ยงเบนไปด้านข้าง การกล่าวสุนทรพจน์ที่ยืดเยื้อ การกระตุ้นความจำเพาะ การวิเคราะห์ที่มีความหมาย และข้อเสนอที่แท้จริง หากจุดเริ่มต้นของการอภิปรายเผยให้เห็นว่ายังไม่ได้เตรียมคำถามก็จำเป็นต้องลบออกจากการสนทนาอย่างเด็ดขาดและบันทึกความคิดเห็นไปยังบุคคลที่เตรียมคำถามไว้ในรายงานการประชุม

หน้าที่หนึ่งของประธานเจ้าหน้าที่บริหารคือการตกลงก่อนแล้วจึงเรียกร้องให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ เพื่อไม่ให้ละเมิดความสนใจของผู้ฟังจึงมีการใช้เทคนิคพิเศษมานานแล้ว ตัวอย่างเช่น ในบางเผ่าผู้พูดต้องยืนด้วยขาข้างเดียวจึงพยายามพูดสั้นๆ รัฐสภาเดนมาร์กมีอุปกรณ์พิเศษที่จะยกแท่นให้สูงขึ้นเรื่อยๆ หลังจากเวลาที่ผู้บรรยายกำหนดไว้ เสียงหัวเราะและคำพูดของผู้อยู่ในปัจจุบันเป็นสิ่งที่ไม่น่าพึงพอใจจนมีเพียงไม่กี่คนที่อยากสัมผัสขั้นตอนนี้ด้วยตนเอง คุณสามารถใช้นาฬิกาทรายหรือนาฬิกาหมากรุกเพื่อช่วยผู้บรรยายได้

การบันทึกและคุณสมบัติอื่น ๆ

จะต้องบันทึกรายงานการประชุมในระหว่างการประชุม หากไม่มีเลขานุการพิเศษหรือเครื่องบันทึกเสียงผู้เข้าร่วมก็สามารถทำได้ตามลำดับ

การตัดสินใจในแต่ละประเด็นต้องได้รับการตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงเนื้อหาที่แท้จริงของการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ และกำหนดเวลาในการดำเนินการ

คุณต้องหยุดพักงานทุกๆ 40-45 นาที มีประโยชน์ในสองวิธี ประการแรก นี่เป็นการพักผ่อนที่จำเป็นทางสรีรวิทยา ประการที่สอง ระหว่างช่วงพักในบรรยากาศที่ผ่อนคลายและแตกต่าง ในการสนทนา "หลังเวที" ส่วนตัว ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง งานยังคงดำเนินต่อไปในหัวข้อการประชุมและบรรลุข้อตกลงได้ง่ายขึ้น

การตัดสินใจและการสรุปการประชุมทางธุรกิจ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรมีผลกระทบที่เป็นรูปธรรมในรูปแบบของการสรุปผล โดยปกติแล้วพวกเขาพยายามละเว้นข้อสรุปสุดท้ายนี้ - ทุกคนเหนื่อยและรีบจากไป แต่ในขั้นตอนสุดท้ายนี้เองที่ความคิดและการกระทำที่ดีอาจสูญหายได้

สิ่งสำคัญมากคือต้องบันทึกว่าใครจะทำอะไร นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมได้รับระเบียบการของผลการประชุม ตามเอกสารอย่างเป็นทางการนี้ ผู้จัดการมีสิทธิ์เรียกร้องให้พนักงานดำเนินการตัดสินใจ

โปรโตคอลที่บันทึกเนื้อหาหลักของสุนทรพจน์และการกำหนดการตัดสินใจอย่างถูกต้องอาจเป็นผู้ช่วยอันล้ำค่าในความขัดแย้งในสำนักงานที่เกิดขึ้นเนื่องจากการบิดเบือนความคิดของใครบางคนโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนาการหลงลืมหรือความเข้าใจผิดในสาระสำคัญของเรื่อง

การประชุมสิ้นสุดลงตรงเวลาที่กำหนด ดังนั้นผู้นำจะต้องมั่นใจในชื่อเสียงของเขาในฐานะผู้จัดงานที่มีทักษะและผู้นำเสนอที่มีประสบการณ์

ในตอนท้ายของการประชุมต้องขอขอบคุณผู้เข้าร่วมที่มีส่วนร่วมในการทำงานความร่วมมือในการแก้ปัญหาร่วมกันและแสดงวลีสุดท้ายในแง่บวก หากจำเป็นจำเป็นต้องชี้แจงความคลุมเครือที่เกิดขึ้นและตอบคำถามทุกข้อ

การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้จะเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมได้อย่างมาก

โดยสรุป เราสังเกตว่าสภาพเศรษฐกิจและสังคมใหม่ในปัจจุบันได้เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการปรับปรุงความสามารถด้านการสื่อสาร ดังนั้นการเรียนรู้ศิลปะการสื่อสารทางธุรกิจจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน ไม่ว่าเขาจะเข้าร่วมหรือจะทำกิจกรรมประเภทใดก็ตาม

บรรณานุกรม

1. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. ว่าด้วยการฝึกวิชาชีพของนักศึกษามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ในโครงการการศึกษาใหม่// สังคมศาสตร์-รัฐศาสตร์. วารสารนานาชาติที่มีการทบทวนโดยผู้ทรงคุณวุฒิทางวิทยาศาสตร์ระหว่างมหาวิทยาลัย มอสโก สำนักพิมพ์ “Yur-VAK”, 2014, ฉบับที่ 3 – หน้า 53 – 55
2. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. ความสามารถในการสื่อสารในฐานะคุณภาพวิชาชีพที่สำคัญที่สุดของผู้เชี่ยวชาญสมัยใหม่ // รัฐสมัยใหม่: ปัญหาของการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม นั่ง. บทความของการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัตินานาชาติครั้งที่ 2 - ซาราตอฟ. สำนักพิมพ์ของสำนักพิมพ์กลาง "Academy of Business", 2013. – หน้า 122 – 124.
3. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. การสื่อสารทางธุรกิจ: การประชุมเชิงปฏิบัติการ – อูฟา: “มหาวิทยาลัยเกษตรกรรมแห่งรัฐบาชคีร์”, 2013. – 176 หน้า
4. Seiwert L. เวลาของคุณอยู่ในมือคุณ: คำแนะนำสำหรับผู้จัดการเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ: ต่อ กับเขา. – ม.: เศรษฐศาสตร์. – 199 น.
5. เคท. – “การจัดประชุมและสัมมนา” 2549 – 54ส.
6. เชอร์นิเชวา แอล.ไอ. การสื่อสารทางธุรกิจ [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์]: หนังสือเรียน. คู่มือสำหรับนักศึกษามหาวิทยาลัย – ความสามัคคี-DANA, 2012 – 415 หน้า
7. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. รูปแบบการจัดการเป็นลักษณะสำคัญของความมีประสิทธิผลของผู้จัดการ // วิทยาศาสตร์ในปัจจุบัน: แง่มุมทางทฤษฎีและการปฏิบัติ: การรวบรวมบทความ ตร.ทางวิทยาศาสตร์ เกี่ยวกับเนื้อหาของการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติระหว่างประเทศใน 9 ส่วน ตอนที่ 8 – Tambov: สำนักพิมพ์ TROO “ธุรกิจ-วิทยาศาสตร์-สังคม”, 2011. หน้า 60 – 61.
8. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. หัวหน้ากลุ่มอุตสาหกรรมเกษตรสมัยใหม่: สิ่งที่เขาควรจะเป็น (ใช้ตัวอย่างของสาธารณรัฐบัชคอร์โตสถาน) // แถลงการณ์เกษตรกรรมแห่งเทือกเขาอูราล วารสารเกษตรกรรมวิทยาศาสตร์ All-Russian, 2014, ฉบับที่ 6 (124), หน้า 105 – 108
9. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. บทบาทของการสื่อสารในระบบการจัดการ ในคอลเลกชัน: เทคโนโลยีทางสังคมในการจัดการทรัพยากรมนุษย์: ประสบการณ์ของรัสเซียและต่างประเทศ การรวบรวมสื่อการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัตินานาชาติครั้งที่ 1 2004. หน้า 116 – 119.
10. Igebaeva F.A., Shakirov I.R. คำพูดเป็นวิธีการสื่อสารที่มุ่งเน้นอย่างมืออาชีพ ในคอลเลกชัน: แง่มุมทางเศรษฐกิจและสังคมของการพัฒนารัฐสมัยใหม่ เนื้อหาของการประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติระดับนานาชาติ 2014. หน้า 96 – 98
11. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. การเรียนรู้วัฒนธรรมการพูดเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จสำหรับนักธุรกิจ // ในคอลเลกชัน: จิตวิทยาและการสอนการศึกษาสมัยใหม่ในรัสเซีย การประชุมทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัตินานาชาติครั้งที่ 2 สรุปบทความ 2550. – หน้า 194 –196.
12. อิเกบาเอวา เอฟ.เอ. ในประเด็นการเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมการจัดการในสถานประกอบการทางการเกษตร // สังคมศาสตร์ - รัฐศาสตร์. วารสารนานาชาติที่มีการทบทวนโดยผู้ทรงคุณวุฒิทางวิทยาศาสตร์ระหว่างมหาวิทยาลัย มอสโก สำนักพิมพ์ “Yur-VAK”, 2013, ฉบับที่ 3 – หน้า 13 – 15
13. บทความธุรกิจ http://www.delo-press.ru

จากปัญญามีคุณลักษณะ 3 ประการ คือ ตัดสินใจได้ดี พูดถูกต้อง และทำสิ่งที่ควรทำ
พรรคเดโมแครต
หากไม่มีการแสดงความเห็นที่ขัดแย้งกัน ก็ไม่มีอะไรให้เลือกสิ่งที่ดีที่สุด
เฮโรโดทัส
การประชุม: วัตถุประสงค์และระดับประสิทธิผล
ความชุกของรูปแบบการค้นหาวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวในการประชุมอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าแนวคิดที่มีประสิทธิผลจำนวนมากเป็นผลมาจากการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นการอภิปรายร่วมกันในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง
ประเภทของการประชุมขึ้นอยู่กับประเด็นที่พูดคุยกัน: ปัญหา; ให้คำแนะนำ; การดำเนินงาน การประชุมเป็นกิจกรรมการจัดการประเภทหนึ่งที่มีราคาแพงที่สุด นี่เป็นเพราะเหตุผลดังต่อไปนี้: โดยปกติแล้วผู้จัดการซึ่งก็คือพนักงานที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดจะหารือกัน ในเวลาเดียวกัน มีการเสียเวลาที่เกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการรวบรวมผู้เข้าร่วม วันทำงานก็พังทลายลง ในหลายกรณี เหตุฉุกเฉินทางอุตสาหกรรมเกิดขึ้นในขณะที่ผู้จัดการไม่อยู่ในที่ทำงาน บางคน “รู้สึกไม่สบายใจ” กับการประชุมและถูกขัดจังหวะการทำงาน
ปัญหาที่สองคือการประชุมส่วนใหญ่ไม่ได้ผล ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ผู้เชี่ยวชาญประเมินว่า 90% ของการประชุมไม่บรรลุเป้าหมาย เห็นได้ชัดว่าสถานการณ์ในประเทศอื่นไม่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังมีปัญหาความรับผิดชอบในการตัดสินใจ: ผู้จัดการบางคนมองว่าการประชุมเป็นวิธีการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบส่วนบุคคลซึ่งก่อให้เกิดอันตรายอย่างมากต่อธุรกิจ
ปัญหาที่สำคัญที่สุดคือการลดเวลาทำงานที่ใช้ในการจัดประชุม
ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกาใช้วิธีการนี้: มีการติดตั้งจอแสดงผลอิเล็กทรอนิกส์ในห้องประชุม ซึ่งแสดงระยะเวลาปัจจุบันของการประชุมและค่าใช้จ่ายพร้อมยอดรวมคงค้าง (การอ่านจะเปลี่ยนทุกนาที) การแจ้งเตือนนี้ใช้ได้ดีกับนักธุรกิจที่รู้วิธีนับเวลาและเงิน
อีกวิธีหนึ่งในการใช้เวลาทำงานอย่างมีเหตุผลคือการลดจำนวนการประชุม ตัวอย่างเช่น ในญี่ปุ่น มีการใช้เทคนิคที่เรียกว่า "คิงโช" รวบรวมข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการตัดสินใจร่าง ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ต้องจัดประชุมหรือจัดการประชุมกับกลุ่มคนที่แคบมาก
เทคนิคนี้ปรากฏในประเทศของเราในช่วงปีแรกของอำนาจโซเวียต - เรียกว่า "วางเป็นวงกลม" ดังนั้น kingsho ไม่ใช่สิ่งประดิษฐ์ดั้งเดิม แต่เป็นการยืมที่มีประโยชน์จากการปฏิบัติในบ้านของเรา
เพื่อสรุปข้างต้น: เพื่อลดระยะเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมจึงต้องเตรียมการให้เหมาะสม
การเตรียมการประชุม
วัตถุประสงค์ของการประชุม มันคือ "จุดเริ่มต้นของการเริ่มต้นทั้งหมด": ยิ่งกำหนดเป้าหมายของการประชุมได้เจาะจงมากขึ้นเท่าใด โอกาสที่จะให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ข้อกำหนดที่คลุมเครือ “เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะของปัญหา” ไม่ได้มุ่งเป้าไปที่สิ่งใดโดยเฉพาะ ในการประชุมหลายครั้ง ผู้เข้าร่วมประชุมไม่สามารถตกลงกันในสิ่งใดได้ เนื่องจากจริงๆ แล้วพวกเขากำลังพูดถึงเรื่องที่แตกต่างกัน
รายงานจำเป็นเสมอหรือไม่? ไม่จำเป็นต้องรายงานปัญหาภายใต้การสนทนาเสมอไป ในหลายกรณี การทำซ้ำและแจกจ่ายเอกสารข้อมูลที่มีข้อเท็จจริงที่จำเป็นและร่างคำตัดสินให้กับผู้เข้าร่วมล่วงหน้าก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้บางครั้งรายงานก็เหมือนยานอนหลับที่ดี
หากยังจำเป็นต้องมีรายงาน เมื่อจัดเตรียมคุณควรใช้คำแนะนำที่ระบุไว้ในย่อหน้า
7.2.
กำหนดการ. ยิ่งมีการวางแผนอย่างละเอียดมากขึ้น ระยะเวลาของการประชุมก็จะสั้นลง เนื่องจากผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมและจัดทำข้อเสนอที่เฉพาะเจาะจงได้ดีขึ้น
ขอแนะนำให้ส่งวาระการประชุมครั้งต่อไปล่วงหน้า สัญญาณของรูปแบบที่ไม่ดีคือการเชิญผู้เข้าร่วมการประชุม (โดยส่วนใหญ่ทางโทรศัพท์) เมื่อผู้เชิญ (เลขานุการหรือพนักงานคนอื่น ๆ) ไม่ทราบวัตถุประสงค์หรือวาระการประชุมของการประชุมจริงๆ
บางครั้งคุณไม่จำเป็นต้องจัดการประชุมด้วยซ้ำ การทำซ้ำและส่งข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างให้กับผู้มีส่วนได้เสียก็เพียงพอแล้ว ซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อมูลด้วยวาจา
ปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ในลำดับการทำงานไม่ควรอภิปรายในที่ประชุม การประชุมเป็นงานของจิตใจส่วนรวมซึ่งไม่ควรถูกรบกวนด้วยเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ
วงกลมของผู้เข้าร่วม จำนวนผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดในการอภิปรายร่วมคือ 5-7 คน เมื่อมีผู้ได้รับเชิญมากขึ้น ระดับการมีส่วนร่วม (หรือผลกระทบ) ในการอภิปรายประเด็นนี้จะลดลงอย่างรวดเร็ว และระยะเวลาของการประชุมก็เพิ่มขึ้น
กฎข้อหนึ่งของพาร์กินสันกล่าวไว้ว่า “ยิ่งมีคนมากเท่าไร การถกเถียงก็จะนานขึ้นเท่านั้น” อย่างไรก็ตาม มักมีกรณีที่ผู้คนจำนวนมากมารวมตัวกันเพื่อแสวงหาศักดิ์ศรีที่เข้าใจผิด เจ้าหน้าที่ควบคุมบางคนรู้สึกว่าแทบจะเป็นการดูถูกเมื่อผู้นำที่ได้รับเชิญส่งผู้นำของตนเองมาแทนที่

รองหรือผู้เชี่ยวชาญในประเด็นที่กำลังหารือ เพื่อประโยชน์ของเรื่องนี้ ผู้จัดการเองก็เป็นผู้ตัดสินใจว่าใครจะไปร่วมการประชุม ซึ่งจะช่วยให้เขาจัดการเวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้ว่าการขาดการประชุมจะไม่ได้ยกเว้นให้เขาดำเนินการตัดสินใจที่นั่นก็ตาม
เป็นการดีที่สุดที่จะเปลี่ยนองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมเมื่อการประชุมมีวาระที่แตกต่างกัน: บุคคลที่ได้รับการพิจารณาแล้วสามารถออกจากการประชุมได้ ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ จะได้รับเชิญไปยังเวลาที่เหมาะสมตามลำดับการพิจารณาประเด็นต่างๆ ค่าใช้จ่ายในการประชุม. มีการคำนวณดังนี้ จะกำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม ระยะเวลา และอัตรารายชั่วโมงของผู้เข้าร่วมแต่ละคน ค่าที่พบอาจทำให้หลายคนประหลาดใจอย่างไม่เป็นที่พอใจ การคำนวณทำได้โดยใช้สูตร:
โดยที่ C คือค่าใช้จ่ายในการประชุมถู; N - จำนวนผู้เข้าร่วม T-ระยะเวลาการประชุม ชั่วโมง; 5ср - เงินเดือนเฉลี่ยของผู้เข้าร่วม TLsr - จำนวนชั่วโมงทำงานเฉลี่ยต่อเดือน
การใช้เวลา. กลายเป็นประเพณีที่ดีในการกำหนดเวลาการประชุมโดยคำนึงถึงตารางการทำงานของแผนกต่างๆ การประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้จะรบกวนจังหวะ ไม่สนับสนุนวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ และทำให้ผู้เข้าร่วมไม่ได้รับโอกาสในการปฏิบัติตามสิ่งที่พวกเขาวางแผนไว้ก่อนหน้านี้
การกระจายการประชุมตามวันในสัปดาห์ขึ้นอยู่กับประเภท: การประชุมปัญหาจะจัดขึ้นดีที่สุดในช่วงกลางสัปดาห์ เมื่อเกิดประสิทธิผลสูงสุด การประชุมเชิงให้คำแนะนำและการปฏิบัติงานจะจัดขึ้นในช่วงปลายสัปดาห์หรือวันจันทร์ (มาก สั้น).
ตามกฎแล้วการประชุมจะดีที่สุดในช่วงบ่าย จากทฤษฎี biorhythms เป็นที่ทราบกันว่าบุคคลมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นสองจุดสูงสุด: ครั้งแรก - จากประมาณ 9 ถึง 12-13 ชั่วโมง ครั้งที่สอง - ระหว่าง 16 ถึง 18 ชั่วโมง ควรกำหนดเวลาการประชุมในช่วงพีคที่สองจะดีกว่า ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้ตื่นสาย
ระยะเวลาการประชุม จะต้องมีการวางแผนล่วงหน้า จากนั้นผู้เข้าร่วมจะต้องได้รับแจ้งเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด น่าเสียดายที่สิ่งนี้ไม่ธรรมดาในประเทศของเรา แม้ว่าวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดก้าวที่จำเป็นสำหรับการประชุมสามารถลดระยะเวลาได้
เพื่อที่จะประมาณระยะเวลาของการประชุมให้แม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยสามารถแก้ไขปัญหาที่วางแผนไว้ทั้งหมดได้ (และการประชุมจะต้องสิ้นสุดตามเวลาที่กำหนด!) ขอแนะนำให้กระจายเวลาระหว่างประเด็นต่าง ๆ ตามวาระการประชุมและแต่งตั้งเหล่านั้น รับผิดชอบในการเตรียมตัวของพวกเขา หน้าที่ของผู้รับผิดชอบคือการแก้ไขปัญหาภายในเวลาที่กำหนด คุณยังสามารถแนะนำสิ่งจูงใจที่เป็นวัสดุสำหรับพวกเขาได้: โบนัสในกรณีที่ปัญหาได้รับการแก้ไขในเวลาน้อยลง และในทางกลับกัน การลิดรอนโบนัสเมื่อเกินเวลาที่กำหนด
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเวลา 30-40 นาทีก็เพียงพอแล้วที่จะแก้ไขปัญหาสำคัญในการประชุม
เมื่อพัฒนาวาระการประชุมจำเป็นต้องดำเนินการตามคำแนะนำต่อไปนี้: ระยะเวลาของการประชุมปัญหาไม่ควรเกินหนึ่งชั่วโมงครึ่งถึงสองชั่วโมง (หลังจากทำงานต่อเนื่องสองชั่วโมงผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่จะหมดความสนใจในการแก้ปัญหาที่อยู่ตรงหน้า) ) การประชุมการเรียนการสอนและการปฏิบัติงาน - 20-30 นาที โปรดทราบว่าระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของกิจกรรมทางจิตร่วมกันของคนจำนวนมากคือ 40-45 นาที ดังนั้นระบบการศึกษาจึงกำหนดระยะเวลาของชั่วโมงการศึกษาไว้ที่ 45 นาที โดยต้องหยุดพักในเวลาต่อมา สำหรับคนส่วนใหญ่ ขีดจำกัดทางสรีรวิทยาของความเมื่อยล้าเมื่อทำงานร่วมกันคือหนึ่งชั่วโมง
เมื่อทำงานโดยไม่หยุดพัก ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่จะรู้สึกเหนื่อย การดำเนินการนี้ดำเนินต่อไปประมาณ 30-40 นาที จากนั้นผู้ที่อยู่ในปัจจุบันจะรู้สึกดีขึ้น และการถกเถียงก็ปะทุขึ้นด้วยความกระตือรือร้นครั้งใหม่ แต่เนื่องจากความสนใจของคนส่วนใหญ่ถูกปิดไปในช่วงครึ่งชั่วโมงที่ผ่านมา ผู้พูดจึงมักจะเริ่มพูดซ้ำผู้พูดคนก่อนๆ ผู้เชี่ยวชาญเรียกการประชุมระยะนี้ว่า “ช่วงของกิจกรรมเชิงลบ” เป็นลักษณะความจริงที่ว่าบุคคลไม่สามารถควบคุมและไม่ไว้วางใจในทุกสิ่ง การตัดสินใจในเวลานี้มักเป็นการตัดสินใจแบบหัวรุนแรง
หากการประชุมดำเนินต่อไปเป็นเวลาสองชั่วโมงโดยไม่มีการหยุดชะงัก ผู้เข้าร่วมมากกว่า 90% จะเห็นด้วยกับการตัดสินใจใดๆ เพื่อออกจากงานอย่างรวดเร็ว
ดังนั้นระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุมคือไม่เกินหนึ่งชั่วโมง หากสถานการณ์ของกรณีต้องทำงานนานขึ้น คุณควรหยุดพัก 5-10 นาทีอย่างแน่นอน
ห้อง. สถานที่ที่ดีที่สุดในการจัดประชุมคือห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษ: มีโต๊ะกลม นาฬิกาแขวน ไม่มีโทรศัพท์และอินเตอร์คอม (ขอแนะนำให้มีโทรศัพท์และอินเตอร์คอมในห้องถัดไปเพื่อให้คุณสามารถออกไปข้างนอกได้ และรับข้อมูลหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นโดยไม่รบกวนผู้อื่น)
โต๊ะทรงกลมทำให้การอภิปรายเป็นประชาธิปไตยมากขึ้น โดยลดระดับสถานะอย่างเป็นทางการ (ตามกฎแล้วผู้เข้าร่วมที่มีสถานะเป็นทางการหรือส่วนบุคคลสูงกว่าจะนั่งที่โต๊ะสี่เหลี่ยมยาวใกล้กับประธานและตำแหน่งของผู้นำการประชุมจะเน้นไปที่ตำแหน่งที่โดดเด่นของเขาที่โต๊ะ) โต๊ะสี่เหลี่ยมคางหมูให้โอกาสที่ดีในเรื่องนี้ คำนึงถึง.
หากการประชุมเกิดขึ้นในสำนักงานของผู้จัดการ (ตามปกติ) จำเป็นต้องปิดโทรศัพท์และอินเตอร์คอม (หรืออย่างน้อยก็ลดระดับเสียงของเสียงเรียกเข้า) เพื่อไม่ให้เสียสมาธิ ไม่ต้องพูดถึง สร้างความรำคาญให้กับผู้เข้าร่วมประชุม
ห้องที่จะจัดการประชุมจะต้องมีการระบายอากาศที่ดี หากไม่มีการระบายอากาศที่เหมาะสม ประสิทธิภาพทางจิตจะลดลง (อย่างน้อย 10%) และส่งผลต่อทั้งระยะเวลาการประชุมและคุณภาพของการตัดสินใจ อุณหภูมิในห้องก็มีความสำคัญเช่นกัน ลมเย็นจะช่วยลดระยะเวลาการประชุม และในทางกลับกัน อุณหภูมิที่สูงกว่าอุณหภูมิห้องปกติก็ส่งผลให้

มันเพิ่มขึ้น
การแจ้งเตือนผู้เข้าร่วม เป็นการดีที่สุดที่จะแจ้งให้ผู้ได้รับเชิญทุกคนทราบเกี่ยวกับวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร (เราได้กล่าวไว้ข้างต้นแล้ว): มีการบิดเบือนน้อยลง ความเข้าใจผิด และความมุ่งมั่นมากขึ้น วาระการประชุมควรระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม ที่ตั้ง; การกำหนดประเด็นที่กำลังหารืออย่างชัดเจน ชื่อของผู้รายงาน ผู้รายงานร่วม และผู้รับผิดชอบในการพิจารณาประเด็นต่างๆ เวลาที่จัดสรรไว้สำหรับคำถามแต่ละข้อ โดยสามารถหาข้อมูลเบื้องต้นได้
การอภิปรายจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีการเสนอวิธีแก้ปัญหาฉบับร่างสำเร็จรูป (ทางเลือกหนึ่งหรือหลายทางเลือก) ผู้จัดทำประเด็นเฉพาะสนใจที่จะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับร่างคำวินิจฉัยล่วงหน้าและเร่งกระบวนการตัดสินใจด้วยตัวมันเอง
จัดประชุม
ภารกิจของประธานเจ้าหน้าที่. ภารกิจหลักของประธานที่ประชุมคือการตัดสินใจอย่างเหมาะสมในทุกประเด็นในวาระการประชุมโดยใช้เวลาขั้นต่ำ ในการทำเช่นนี้ เขาต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนได้รับประโยชน์สูงสุดจากเขา และการสนทนาโดยรวมนั้นสร้างสรรค์
เจ้าหน้าที่ควบคุมมีโอกาสมากในการควบคุมความก้าวหน้าของการตัดสินใจ แต่ไม่ได้ใช้อย่างเต็มที่เสมอไป การปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการประชุม จะต้องเริ่มต้นและสิ้นสุดตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด
การบริหารจัดการการประชุม ตามกฎแล้ว การประชุมเริ่มต้นด้วยเจ้าหน้าที่ประธานตามประเพณี: “ใครอยากจะพูดในประเด็นแรก” โดยปกติแล้วผู้ที่พูดเป็นคนแรกคือคนที่มีอำนาจมากกว่า มั่นใจในตัวเอง มีตำแหน่งทางการที่สูงกว่า และมีอายุมากกว่า เป็นผู้กำหนดน้ำเสียงและทิศทางของการสนทนา อย่างไรก็ตาม วิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาเสนอมักจะเป็นแบบดั้งเดิม ข้อเสนอที่ไม่คาดคิดและไม่เป็นมาตรฐานมักมาจากเพื่อนร่วมงานที่อายุน้อยกว่า แต่หลังจากการกล่าวสุนทรพจน์ของ "ปรมาจารย์" โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีน้ำเสียงเผด็จการ คนหนุ่มสาวก็หมดความปรารถนาที่จะแสดงมุมมองของตนซึ่งไม่ตรงกับที่ประกาศไว้แล้ว ดังนั้นการประชุมจึงปราศจากแนวคิดใหม่ ๆ และในขณะเดียวกันก็รับผู้สังเกตการณ์ที่ไม่โต้ตอบซึ่งเสียเวลาอันมีค่าอย่างไร้จุดหมาย (ว่ากันว่าเป็นการประชุมและเซสชันที่จัดไม่ดีซึ่งเกมเช่น "เรือรบ", "โอเอกซ์" , "เรื่องไร้สาระทางวรรณกรรม" เกิดขึ้น) และอื่น ๆ )
เจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานจะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้อย่างไร? เขาจำเป็นต้องจัดลำดับสุนทรพจน์โดยลำดับจะตรงกันข้ามกับอำนาจและตำแหน่งของผู้พูด จากนั้นจะไม่มีใครได้รับอิทธิพลจากการตัดสินที่แสดงออกมาแล้วของบุคคลที่มีอำนาจมากกว่า
อีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุมคือการให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น เป็นที่ชัดเจนว่าสิ่งนี้เป็นไปได้เมื่อมีผู้พิจารณาจำนวนค่อนข้างน้อย ผู้เข้าร่วมไม่เคยพูดออกมา - มันคุ้มค่าที่จะเชิญเขาเลยหรือเปล่า? คุณต้องรู้ว่าใครสามารถให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ได้ จำนวนการประชุมจะลดลงและมันก็ไม่เลวเลย!
เจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานมีอีกวิธีหนึ่งในการควบคุมทิศทางและประสิทธิภาพของสุนทรพจน์ เราไม่ควรปล่อยให้มีการเบี่ยงเบนไปจากสาระสำคัญของเรื่อง การกล่าวสุนทรพจน์ที่ยืดเยื้อ การกระตุ้นความจำเพาะ การวิเคราะห์ปัญหาอย่างมีความหมาย และข้อเสนอที่แท้จริง หากเริ่มอภิปรายพบว่าประเด็นยังไม่พร้อมอภิปรายชัดเจนก็จำเป็นต้องลบออกจากวาระทันทีและบันทึกความเห็นไว้ในรายงานการประชุมถึงผู้ที่เตรียมประเด็นด้วยความประมาทเลินเล่อ
น่าเสียดายที่มีเพียงไม่กี่คนที่รู้วิธีแสดงความคิดอย่างกระชับและชัดเจน สิ่งนี้ต้องมีการเตรียมการนำเสนออย่างรอบคอบ: ขึ้นอยู่กับการจัดระบบและการวิเคราะห์เนื้อหา แยกเนื้อหาหลักออกจากเนื้อหารอง ค้นหาการเชื่อมต่อ
และเสนอวิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผล
บ่อยครั้งที่สุนทรพจน์ของผู้พูดโดยไม่ได้เตรียมตัวไม่ได้ถ่ายทอดข้อมูลใหม่ใด ๆ และเมื่อไปถึงประเด็นหลักความสนใจของผู้ฟังก็หายไป ดังนั้นงานของประธานจึงไม่เพียงแต่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์เรื่องเวลาเท่านั้น แต่ยังติดตามการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลของวิทยากรแต่ละคนและไม่อนุญาตให้ละเมิดกฎเกณฑ์ที่ตั้งขึ้น
เพื่อไม่ให้ละเมิดความสนใจของผู้ฟังจึงมีการใช้เทคนิคพิเศษมานานแล้ว ตัว อย่าง เช่น ใน บาง เผ่า ผู้ พูด ต้อง ยืน ขา เดียว ดังนั้น เขา จึง พยายาม พูด สั้น ๆ. ในรัฐสภาเดนมาร์กมีอุปกรณ์พิเศษที่จะยกแท่นให้สูงขึ้นเรื่อยๆ เมื่อผู้พูดพูดต่อไปหลังจากหมดเวลาที่กำหนด เสียงหัวเราะและคำแนะนำของผู้ที่อยู่ในปัจจุบันเป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ซึ่งมีเพียงไม่กี่คนที่อยากสัมผัสขั้นตอนนี้ด้วยตัวเอง
ผู้เชี่ยวชาญบางคนเชื่อว่าเจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานต้องการผู้ช่วยที่จะคอยติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตัวอย่างเช่น เขาทำป้ายบอกผู้พูดและประธาน - "หมดเวลาแล้ว"
เพื่อช่วยวิทยากรคุณสามารถวางกระดาษทรายตามระเบียบการกล่าวสุนทรพจน์ที่ยอมรับได้
ส่วนใหญ่ในกระบวนการค้นหาร่วมกันเพื่อหาแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดนั้นขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของการสนทนาที่เกิดขึ้น บางคนมีการจัดหมวดหมู่และเด็ดขาดมากเกินไปในการตัดสิน รวมถึงข้อเสนอที่มาจากผู้อื่นด้วย การอภิปรายกลายเป็นการต่อสู้ดิ้นรนของความทะเยอทะยานที่สามารถ "ฝัง" แนวทางใหม่ที่ไม่ธรรมดาในการแก้ไขปัญหาได้ ดังนั้นหน้าที่ของประธานในพิธีคือติดตามความถูกต้องของสุนทรพจน์
อันตรายที่ยิ่งใหญ่กว่านั้นมาจากคำพูดที่รุนแรงและไม่มีไหวพริบของผู้เข้าร่วมบางคนเกี่ยวกับผู้อื่น เจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานจะต้องระงับการแสดงอารมณ์ความรู้สึกที่มากเกินไปของผู้ที่อยู่ในเหตุการณ์อย่างเด็ดเดี่ยว สนใจที่จะมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันของ “เหยื่อ” ในการอภิปรายเพิ่มเติม เขาสามารถยกระดับสถานะของเขาได้ด้วยการกล่าวอย่างเน้นย้ำด้วยความเคารพ
การโจมตีที่ไม่พึงประสงค์สามารถถูกกระตุ้นได้หากตำแหน่งของผู้เข้าร่วมการประชุมไม่ดี อย่างอื่นก็เท่าเทียมกัน

เงื่อนไข ผู้คนที่นั่งตรงข้ามกันมักจะเริ่มขัดแย้งกัน และบ่อยครั้งน้อยลง - ผู้คนที่นั่งติดกัน ประธานที่รู้จักลักษณะของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมและความสัมพันธ์ที่มีอยู่ (หรือค่อนข้างไม่ได้กำหนดไว้) จะสามารถมีอิทธิพลต่อตำแหน่งของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมีไหวพริบ โดยจัดที่นั่งไว้เพื่อไม่ให้พวกเขา "มีส่วนร่วม" ในทันทีและแทรกแซงงานสร้างสรรค์
เกี่ยวกับการหยุดพัก ตามที่ระบุไว้แล้วในระหว่างการประชุมที่กินเวลานานกว่าสองชั่วโมงจำเป็นต้องหยุดพักโดยพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกิจกรรมทางจิตร่วมกันอย่างต่อเนื่องของผู้คนคือไม่เกิน 40-45 นาที หากจำนวนผู้เข้าร่วมน้อย แนะนำให้พักระยะสั้นทุกๆ ชั่วโมงของการทำงาน และหากมีผู้เชิญจำนวนมาก ให้พักขยายเวลาทุกๆ ครึ่งถึงสองชั่วโมง (ในช่วงเวลานี้ ทุกคนสามารถออกไปได้ จากนั้นจึงเข้าไปนั่งในที่นั่งของตน) อีกครั้ง).
อย่างไรก็ตาม การหยุดพักในการประชุมไม่ได้ถูกกำหนดไว้เสมอไป: ผู้จัดงานไม่ได้ให้ความสำคัญกับความต้องการของพวกเขาอย่างจริงจังหรือพวกเขาต้องการใช้ประโยชน์จากความเหนื่อยล้าของผู้ชมที่เห็นด้วยกับวิธีแก้ไขปัญหาใด ๆ
เกี่ยวกับการสูบบุหรี่ระหว่างการประชุม ตัวอย่างเช่น เมื่อโปแลนด์ออกคำสั่งห้ามสูบบุหรี่ในระหว่างการประชุม ระยะเวลาในการสูบบุหรี่ก็ลดลง 40% มันก็คุ้มค่าที่จะคิดใช่ไหม?

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมเป็นกิจกรรมการจัดการประเภทหนึ่ง

เหตุใดการประชุมจึงจำเป็น?

เป็นที่ทราบกันดีว่า 90% ของความคิดที่เกิดผลเกิดจากการติดต่อและความคิดเห็น เห็นได้ชัดว่าสิ่งนี้อธิบายถึงความแพร่หลายของรูปแบบการค้นหาวิธีแก้ปัญหาโดยรวมในการประชุม

การประชุมมีกี่ประเภท? การประชุมแบ่งออกเป็น:

มีปัญหา;

การเรียนการสอน;

การดำเนินงาน

การประชุมมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

การประชุมเป็นกิจกรรมการจัดการประเภทหนึ่งที่มีราคาแพงที่สุด นี่เป็นเพราะสาเหตุดังต่อไปนี้:

· โดยปกติแล้วผู้จัดการ เช่น พนักงานที่ได้รับค่าตอบแทนสูงสุดจะเป็นผู้หารือ

· มีการสูญเสียที่ซ่อนอยู่ที่เกี่ยวข้องกับเวลาที่ใช้ในการรวบรวมผู้เข้าร่วมและลักษณะ "การแบ่งแยก" ของวันทำงาน

· เหตุการณ์ฉุกเฉินส่วนใหญ่เกิดขึ้นในขณะที่ผู้จัดการไม่อยู่ในที่ทำงาน

· พนักงานบางคนรู้สึกท้อแท้จากการประชุม

การประชุมมีประสิทธิภาพเพียงใด?

ปัญหาคือการประชุมส่วนใหญ่ไม่ได้ผล ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ตามที่ผู้เชี่ยวชาญระบุว่า 90% ของการประชุมไม่บรรลุเป้าหมาย เห็นได้ชัดว่าสถานการณ์ในประเทศอื่นไม่ดีขึ้น รวมถึงปัญหาความรับผิดชอบต่อการตัดสินใจด้วย ผู้จัดการบางคนมองว่าการประชุมเป็นวิธีร่วมกันในการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบส่วนบุคคล ซึ่งก่อให้เกิดความเสียหายอย่างมากต่อธุรกิจ

จะประหยัดเวลาในการประชุมได้อย่างไร?

1. ผู้จัดงานการผลิตและการจัดการในประเทศต่างๆ มีความกังวลเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา เพื่อลดระยะเวลาการประชุมจึงใช้วิธีการต่อไปนี้: ติดตั้งป้ายบอกคะแนนอิเล็กทรอนิกส์ในห้องประชุม โดยจะแสดงระยะเวลาปัจจุบันของการประชุมและค่าใช้จ่ายพร้อมยอดรวม (การอ่านเปลี่ยนแปลงทุกนาที) การแจ้งเตือนนี้ใช้ได้ผลดีกับนักธุรกิจที่รู้วิธีคำนึงถึงเวลาและเงิน และส่งผลให้การประชุมเร็วขึ้น

2. ประเด็นที่สามารถแก้ไขได้เป็นประจำไม่ควรนำมาอภิปรายในที่ประชุม การประชุมเป็นงานของจิตใจส่วนรวมและดังนั้นจึงไม่ควรถูกรบกวนด้วยเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ การส่งข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้กับพนักงานจะมีประสิทธิภาพมากกว่าและไม่รวบรวมข้อมูล ซึ่งช่วยประหยัดเวลา

3. การลดจำนวนการประชุม ตัวอย่างเช่นในญี่ปุ่นมีการใช้เทคนิคที่เรียกว่า "kingsho": รวบรวมความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการตัดสินใจฉบับร่าง ช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ต้องจัดประชุมหรือจัดประชุมกับกลุ่มคนที่แคบมากซึ่งใช้เวลาน้อยลง วิธีการประนีประนอมปัญหานี้ถูกนำมาใช้ในประเทศของเราในปีแรกของอำนาจโซเวียต อย่างนี้เรียกว่า “วางเป็นวงกลม” ดังนั้น kingsho จึงไม่ใช่สิ่งประดิษฐ์ดั้งเดิม แต่เป็นการยืมที่มีประโยชน์จากการปฏิบัติในบ้าน

4. การเตรียมการประชุมอย่างรอบคอบ การประชุมที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้ถือเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นเพื่อลดระยะเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ คุณควรใช้เวลาเตรียมตัว

เตรียมตัวประชุมอย่างไร?

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม มันเป็น “จุดเริ่มต้นของการเริ่มต้นทั้งหมด” เนื่องจากยิ่งกำหนดเป้าหมายของการประชุมให้เจาะจงมากขึ้นเท่าใด ความหวังที่จะได้รับผลลัพธ์ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ในทางกลับกัน สูตรที่คลุมเครือ “เพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะของปัญหา” ไม่ได้มุ่งเป้าไปที่สิ่งใดโดยเฉพาะ ในการประชุมหลายครั้ง ผู้เข้าร่วมประชุมไม่สามารถตกลงกันได้ในทางใดทางหนึ่ง เนื่องจากจริงๆ แล้วพวกเขากำลังพูดถึงเรื่องที่แตกต่างกัน

จัดทำวาระการประชุม วาระการประชุมโดยละเอียดจะช่วยลดระยะเวลาโดยช่วยให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวได้ดีขึ้นและเจาะจงมากขึ้นในการนำเสนอ

แนะนำให้ส่งวาระการประชุมล่วงหน้า สัญญาณของรูปแบบที่ไม่ดีคือการเชิญผู้เข้าร่วมเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ เมื่อผู้เชิญ (เลขานุการหรือพนักงานคนอื่น ๆ) ไม่ทราบจริงๆ เกี่ยวกับเป้าหมายและวาระการประชุม ซึ่งไม่ใช่เรื่องแปลกนัก

3. การกำหนดวงกลมของผู้เข้าร่วม จำนวนผู้เข้าร่วมการอภิปรายร่วมที่เหมาะสมที่สุดคือ 5-7 คน การเพิ่มจำนวนผู้ได้รับเชิญจะช่วยลดอัตราการมีส่วนร่วมโดยเฉลี่ย (หรือผลลัพธ์) ของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมาก ขณะเดียวกันก็ทำให้การประชุมยาวขึ้น ดังนั้นจึงแนะนำให้ลดจำนวนผู้ได้รับเชิญให้น้อยที่สุด หลักการประการหนึ่งของพาร์กินสันคือ "ยิ่งมีคนมากเท่าไร การอภิปรายก็จะนานขึ้นเท่านั้น"

มีหลายกรณีที่เพื่อแสวงหาศักดิ์ศรีที่เข้าใจผิด พวกเขารวบรวมผู้คนให้ได้มากที่สุด ยิ่งไปกว่านั้น ประธานบางคนยังมองว่าเป็นการดูถูกเมื่อผู้นำที่ได้รับเชิญส่งรองหรือผู้เชี่ยวชาญในประเด็นที่กำลังหารือเข้ามาแทนที่ ในขณะเดียวกันเป็นที่รู้กันว่าเพื่อประโยชน์ของเรื่องนี้ขอแนะนำให้ผู้จัดการตัดสินใจว่าใครจะไปประชุมจึงทำให้เขาสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ยิ่งกว่านั้น การขาดการประชุมไม่ได้ทำให้คุณไม่ต้องดำเนินการตัดสินใจในการประชุม

วิธีที่ดีที่สุดคือเมื่อมีวาระการประชุมที่แตกต่างกัน องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมจะแปรผัน บุคคลที่ตอบคำถามแล้วได้รับอนุญาตให้ออกจากการประชุมได้ และผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่มีคำถามที่ไม่ใช่คนแรกจะได้รับเชิญให้กลับมาในเวลาที่เหมาะสม

ค่าประชุมมีการคำนวณดังนี้ จะกำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม ระยะเวลา และอัตรารายชั่วโมงของผู้เข้าร่วมแต่ละคน การคำนวณอย่างง่ายช่วยให้คุณได้รับมูลค่าที่ต้องการซึ่งมักจะทำให้ผู้จัดการประหลาดใจด้วยมูลค่าที่มากพอสมควร

การคำนวณทำได้โดยใช้สูตร:

ค = ยังไม่มีข้อความ(T+1)ซ

C - ค่าใช้จ่ายในการประชุมเป็นรูเบิล;

N - จำนวนผู้เข้าร่วม

T - ระยะเวลาการประชุมเป็นชั่วโมง

Z - เงินเดือนเฉลี่ยของผู้เข้าร่วม

H - จำนวนชั่วโมงทำงานเฉลี่ยต่อเดือน

1 - ค่าสัมประสิทธิ์การสูญเสียที่ซ่อนอยู่ที่เกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมการประชุม

4. กำหนดเวลาในการประชุมกลายเป็นประเพณีที่ดีในการกำหนดเวลาการประชุมตามแผนของแผนก การประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้จะรบกวนจังหวะ ลดวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจ ทำให้ผู้เข้าร่วมไม่ได้รับโอกาสในการวางแผนและจัดการเวลา และขัดขวางการประชุมและกิจกรรมที่วางแผนไว้

เพื่อไม่ให้กระทบต่อจังหวะการทำงานของพนักงานแนะนำว่าอย่าจัดประชุมในช่วงครึ่งแรกของวันทำงาน การจัดประชุมตามวันในสัปดาห์ขึ้นอยู่กับประเภท:

· ปัญหา - ในช่วงกลางสัปดาห์ซึ่งผลิตภาพแรงงานสูงสุด

· ให้คำแนะนำและการปฏิบัติงาน - ในช่วงปลายสัปดาห์หรือวันจันทร์ (สั้นมาก)

โดยทั่วไปการประชุมจะจัดขึ้นในช่วงบ่ายดีที่สุด จากทฤษฎี biorhythms เป็นที่ทราบกันว่าบุคคลมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นสองจุดสูงสุด:

· ครั้งแรก - ตั้งแต่ประมาณ 9 ถึง 12-13 โมงและ

·วินาที - ระหว่าง 16 ถึง 18 ชั่วโมง

ควรกำหนดเวลาการประชุมในช่วงพีคที่สองจะดีกว่า ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นปัจจัยเพิ่มเติมที่ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้ตื่นสาย

5. ระยะเวลาการประชุมเป็นการดีกว่าที่จะวางแผนล่วงหน้าแล้วแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด น่าเสียดายที่สิ่งนี้ไม่ธรรมดาในประเทศของเรา แต่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดจังหวะที่ดีสำหรับการประชุม และช่วยให้คุณลดเวลาที่ใช้ในการจัดการประชุมได้

หากเป็นไปได้ เพื่อให้ประมาณระยะเวลาของการประชุมได้แม่นยำยิ่งขึ้นและแก้ไขปัญหาที่วางแผนไว้ทั้งหมดในวาระการประชุม ขอแนะนำให้กระจายเวลาระหว่างประเด็นต่างๆ

วาระการประชุมต้องระบุเวลาที่จัดสรรเพื่อครอบคลุมและอภิปรายประเด็นต่างๆ และผู้รับผิดชอบในการเตรียมการ หน้าที่ของผู้รับผิดชอบคือการเตรียมความพร้อมเพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ภายในเวลาที่กำหนด

ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเวลา 30-40 นาทีก็เพียงพอแล้วในการแก้ไขปัญหาร้ายแรงในการประชุม

ในการกำหนดวาระการประชุมและกำหนดจำนวนประเด็นจะต้องดำเนินการตามข้อเสนอแนะดังต่อไปนี้ ดี ระยะเวลาการประชุมหากเป็นไปได้ไม่ควรเกิน:

· การประชุมปัญหา - หนึ่งชั่วโมงครึ่งถึงสองชั่วโมง (หลังจากทำงานต่อเนื่องสองชั่วโมง ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่จะไม่สนใจว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างไร)

·การประชุมการเรียนการสอนและการปฏิบัติงาน - 20-30 นาที

ระยะเวลา เวลา และความถี่ของการประชุมเป็นตัวกำหนดประสิทธิผลของการประชุมเป็นส่วนใหญ่

โปรดทราบว่า ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดของกิจกรรมทางจิตร่วมกันคนจำนวนมากคือ 40-45 นาที ดังนั้นในระบบการศึกษา ระยะเวลาของชั่วโมงการศึกษาคือ 45 นาที โดยต้องมีการพักช่วงถัดไป สำหรับคนส่วนใหญ่ ขีดจำกัดทางสรีรวิทยาของความเมื่อยล้าเมื่อทำงานร่วมกันคือหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นหลังจากผ่านไป 40-70 นาที ความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมจึงลดลง

หากคุณประชุมต่อโดยไม่หยุดพัก ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะรู้สึกเหนื่อย สภาวะนี้จะคงอยู่ประมาณ 30-40 นาที หลังจากนั้นผู้ที่อยู่ในปัจจุบันจะรู้สึกดีขึ้น สภาวะปกติของพวกเขากลับคืนสู่สภาพปกติ และการถกเถียงก็ปะทุขึ้นด้วยความกระฉับกระเฉงขึ้นใหม่

แต่เนื่องจากผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่สูญเสียความสนใจไปในช่วงครึ่งชั่วโมงที่ผ่านมา ผู้บรรยายจึงมักจะเริ่มพูดซ้ำผู้บรรยายคนก่อนๆ ผู้เชี่ยวชาญเรียกขั้นตอนนี้ของการประชุมว่าเป็น “ช่วงเวลาของกิจกรรมเชิงลบ” เป็นลักษณะความจริงที่ว่าบุคคลไม่สามารถควบคุมได้ปฏิบัติต่อทุกสิ่งอย่างประหม่าและไม่ไว้วางใจ การตัดสินใจในเวลานี้มักเป็นการตัดสินใจแบบหัวรุนแรง

หากการประชุมดำเนินต่อไปโดยไม่หยุดพักเป็นเวลาสองชั่วโมง แสดงว่าผู้เข้าร่วมมากกว่า 90% เห็นด้วยกับการตัดสินใจใด ๆ เพียงเพื่อให้จบการประชุมเร็วขึ้น

ดังนั้นระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุมคือไม่เกินหนึ่งชั่วโมง หากสถานการณ์ของกรณีต้องทำงานนานขึ้น คุณควรหยุดพัก 5-10 นาทีอย่างแน่นอน

6. ข้อกำหนดเกี่ยวกับสถานที่

1. สถานที่ที่ดีที่สุดในการจัดประชุมคือห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษ: มีโต๊ะกลม นาฬิกาแขวน ไม่มีโทรศัพท์และอินเตอร์คอม (ขอแนะนำให้มีโทรศัพท์และอินเตอร์คอมในห้องถัดไปเพื่อให้คุณสามารถ ออกไปขอความช่วยเหลือหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นโดยไม่รบกวนผู้อื่น)

2. โต๊ะทรงกลมทำให้การอภิปรายเป็นประชาธิปไตยมากขึ้น โดยจะช่วยลดความแตกต่างในสถานะทางการ ในขณะที่โต๊ะสี่เหลี่ยมผืนผ้ายาว ผู้เข้าร่วมที่มีสถานะเป็นทางการหรือสถานะส่วนบุคคลที่สูงกว่าจะนั่งใกล้กับประธานมากขึ้น และตำแหน่งของผู้นำจะเน้นไปที่ตำแหน่งของเขาที่หัวโต๊ะ ตารางสี่เหลี่ยมคางหมูสร้างโอกาสที่ดีในเรื่องนี้

3. หากการประชุมเกิดขึ้นในสำนักงานของผู้จัดการ (ตามปกติ) จำเป็นต้องปิดโทรศัพท์และอินเตอร์คอม (หรืออย่างน้อยก็ลดระดับเสียงของเสียงเรียกเข้า) เพื่อไม่ให้เสียสมาธิ ไม่ต้องพูดถึงการทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมหงุดหงิด

4. ห้องที่จะจัดการประชุมจะต้องมีการระบายอากาศที่ดี เป็นที่ยอมรับว่าการขาดการระบายอากาศที่เหมาะสมจะลดประสิทธิภาพการทำงานของจิตลงอย่างน้อย 10% สิ่งนี้ส่งผลต่อทั้งระยะเวลาของการประชุมและคุณภาพของการตัดสินใจในระหว่างนั้น

5. อุณหภูมิในห้องก็มีความสำคัญเช่นกัน อากาศเย็นจะช่วยลดระยะเวลาการประชุม และในทางกลับกัน อุณหภูมิที่สูงกว่าอุณหภูมิห้องปกติจะช่วยเพิ่มอุณหภูมิดังกล่าว

6. ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ควรนั่งเก้าอี้ เก้าอี้จะต้องแข็ง

7. การแจ้งผู้เข้าร่วมเป็นการดีกว่าที่จะแจ้งให้ผู้ได้รับเชิญทุกคนทราบเกี่ยวกับวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพมากกว่าข้อมูลด้วยวาจา: บิดเบือนน้อยลงและมีความมุ่งมั่นมากขึ้น

วาระการประชุมควรประกอบด้วย:

· เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม

· สถานที่ที่จะเกิดขึ้น;

· มีการกำหนดประเด็นปัญหาทั้งหมดให้ได้รับการแก้ไขอย่างชัดเจน

· ชื่อวิทยากร วิทยากรร่วม และผู้รับผิดชอบในการซักถาม

· เวลาที่จัดสรรไว้สำหรับคำถามแต่ละข้อ

· สถานที่ที่คุณจะได้รับข้อมูลในทุกประเด็น

การอภิปรายจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีการเสนอวิธีแก้ปัญหาแบบร่างสำเร็จรูป (ทางเลือกหนึ่งหรือหลายทาง) ไว้ล่วงหน้า ผู้จัดทำประเด็นเฉพาะควรรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับร่างไว้ล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วยเร่งการแก้ไขปัญหาในการประชุมได้อย่างมาก

จัดประชุม.

เป้าหมายของประธานเจ้าหน้าที่. เป้าหมายหลักของประธานการประชุมคือการหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดในทุกประเด็นในวาระการประชุมโดยใช้เวลาขั้นต่ำ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เขาต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีส่วนร่วมและการอภิปรายโดยรวมนั้นสร้างสรรค์

ยูเจ้าหน้าที่ควบคุมมีโอกาสมากในการควบคุมความก้าวหน้าของการตัดสินใจ แต่ไม่ได้ใช้อย่างเต็มที่เสมอไป

ตามกฎแล้ว การประชุมเริ่มต้นด้วยเจ้าหน้าที่ประธานตามประเพณี: “ใครอยากจะพูดในประเด็นแรก”

โดยปกติแล้ว ผู้ที่มีอำนาจมากกว่า มั่นใจในตนเอง มีตำแหน่งที่เป็นทางการสูงกว่า และมีอายุมากกว่าจะเข้ารับตำแหน่งก่อนคนอื่นๆ และพวกเขาเป็นผู้กำหนดน้ำเสียงและทิศทางของการสนทนา

อย่างไรก็ตาม วิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาเสนอมักจะเป็นแบบดั้งเดิม ข้อเสนอที่เด็ดขาด ไม่คาดคิด และไม่ได้มาตรฐานมักมาจากเพื่อนร่วมงานที่อายุน้อยกว่า แต่หลังจากการกล่าวสุนทรพจน์ของ "ปรมาจารย์" โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีน้ำเสียงเผด็จการ คนหนุ่มสาวก็หมดความปรารถนาที่จะแสดงมุมมองของตนซึ่งไม่ตรงกับที่ประกาศไว้แล้ว ดังนั้นการประชุมจึงปราศจากแนวคิดใหม่ๆ และในขณะเดียวกันก็รับผู้สังเกตการณ์ที่ไม่โต้ตอบซึ่งเสียเวลาอันมีค่าไปอย่างไร้จุดหมาย

เจ้าหน้าที่ควบคุมจะหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวได้อย่างไร

เขาควรจัดลำดับสุนทรพจน์ โดยลำดับจะตรงกันข้ามกับอำนาจและตำแหน่งของผู้พูด จากนั้นผู้เข้าร่วมที่มีสถานะต่ำกว่าจะไม่ถูกครอบงำโดยการตัดสินที่แสดงออกมาแล้วของสหายที่มีอำนาจมากกว่า

2. อีกวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมคือการกำหนดให้แต่ละคนพูด เป็นที่ชัดเจนว่าสิ่งนี้สามารถบรรลุผลได้เมื่อมีผู้เข้าร่วมการประชุมจำนวนค่อนข้างน้อย หากผู้เข้าร่วมไม่เคยพูด เขาจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ ดังนั้นควรเชิญเฉพาะผู้ที่สามารถแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์เท่านั้น

3. ประธานมีอีกวิธีหนึ่งในการควบคุมทิศทางและประสิทธิภาพของสุนทรพจน์ ในการทำเช่นนี้เราไม่ควรปล่อยให้มีการเบี่ยงเบนไปจากสาระสำคัญของปัญหา การกล่าวสุนทรพจน์ที่ยืดเยื้อ การกระตุ้นความจำเพาะ การวิเคราะห์ที่มีความหมาย และข้อเสนอที่แท้จริง หากจุดเริ่มต้นของการอภิปรายเผยให้เห็นถึงความไม่เตรียมพร้อมของคำถามที่ชัดเจนก็จำเป็นต้องลบออกจากการสนทนาอย่างเด็ดขาดและบันทึกคำพูดถึงผู้เชี่ยวชาญที่เตรียมคำถามสำหรับความประมาทเลินเล่อในรายงานการประชุม

4. ส่วนใหญ่ในกระบวนการค้นหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกันนั้นขึ้นอยู่กับน้ำเสียงของการอภิปรายที่เกิดขึ้น คำปราศรัยของผู้เข้าร่วมบางคนอาจมีการจัดหมวดหมู่มากเกินไปและเกี่ยวข้องกับทั้งข้อเสนอของตนเองและข้อเสนอที่มาจากผู้อื่น น้ำเสียงดังกล่าวอาจสร้างความเสียหายร้ายแรงต่อการอภิปรายและกลายเป็นการต่อสู้แห่งความทะเยอทะยาน ในด้านหนึ่งความเป็นหมวดหมู่และความเป็นหมวดหมู่สามารถต่อต้านผู้พูดได้ และในทางกลับกัน ก็ "ฝัง" แนวทางใหม่ที่ไม่ธรรมดาในการแก้ไขปัญหาได้ ดังนั้นประธานจะต้องติดตามความถูกต้องของผู้พูดเพื่อจุดประสงค์เดียวกันจึงสามารถควบคุมลำดับการพูดได้

5. เจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานจะต้องระงับคำพูดที่รุนแรงและไม่มีไหวพริบของผู้เข้าร่วมบางคนเกี่ยวกับผู้อื่นอย่างเด็ดขาดที่สุด หากผู้พูดสามารถทำร้ายฝ่ายตรงข้ามได้ ประธานที่สนใจให้ "เหยื่อ" มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการอภิปรายครั้งต่อไป ควรยกระดับสถานะของเขาในการประชุมด้วยการกล่าวปราศรัยด้วยความเคารพ

6. มีการกำหนดไว้แล้วว่า สิ่งอื่นๆ มีความเท่าเทียมกัน ผู้คนที่นั่งตรงข้ามกันจะเริ่มทะเลาะกันบ่อยขึ้น และผู้ที่นั่งติดกันน้อยลง ประธานที่รู้จักลักษณะของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมและความสัมพันธ์ของพวกเขาสามารถมีอิทธิพลต่อที่นั่งของผู้เข้าร่วมได้โดยไม่ต้องให้ความสนใจกับสิ่งนี้เพื่อที่ผู้ที่ "ประสบปัญหา" และแทรกแซงงานสร้างสรรค์จะได้ไม่กลายเป็นตรงกันข้าม กันและกัน.

7. ระเบียบการประชุม การปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการประชุม ควรเริ่มต้นและสิ้นสุดตามเวลาที่กำหนด เพื่อไม่ให้กระทบต่อความมั่นใจในตัวผู้นำและผู้ที่กำลังเตรียมการประชุม

8. การพักเบรค หากจำนวนผู้เข้าร่วมน้อย แนะนำให้พักช่วงสั้นๆ ทุกชั่วโมงของการทำงาน หากมีผู้ได้รับเชิญจำนวนมาก ให้ทำงานทุกครึ่งถึงสองชั่วโมง (พิจารณาจากความต้องการเวลามากขึ้นเพื่อให้ทุกคนออกไปได้ จากนั้นจึงมีเวลาเข้าไปนั่งในที่ของตน)

อย่างไรก็ตาม การพักการประชุมมักไม่ได้รับการเคารพเนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้:

ผู้จัดงานไม่ได้ให้ความสำคัญกับความต้องการของตนอย่างจริงจัง

พวกเขาต้องการใช้ประโยชน์จากความเหนื่อยล้าของผู้ฟังเมื่อพวกเขาเห็นด้วยกับการตัดสินใจใดๆ เพื่อให้เรื่องจบลงเร็วขึ้น

9. ประสิทธิภาพเหมือนธุรกิจ คุณควรแสดงความคิดของคุณอย่างกระชับและชัดเจน และด้วยเหตุนี้คุณควรเตรียมคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง วิเคราะห์เนื้อหา แยกเนื้อหาหลักออกจากเนื้อหารอง หาสาเหตุ วาดผลที่ตามมา และเป็นผลให้เสนอมาตรการเฉพาะและแนวทางแก้ไขที่มีเหตุผล

ผู้พูดบางคนที่พูดโดยไม่ได้เตรียมการใช้เวลาช่วงนาทีแรกในการพูดคำที่ไม่มีข้อมูลใดๆ และเมื่อไปถึงประเด็นหลัก ความสนใจของผู้ฟังก็หายไปแล้ว ดังนั้น เจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานจึงต้องดูแลให้ผู้พูดใช้เวลาที่มอบให้อย่างมีประสิทธิผล

10. กำหนดการกล่าวสุนทรพจน์ ภารกิจประการหนึ่งของเจ้าหน้าที่ประธานคือไม่อนุญาตให้มีการละเมิดกฎการพูด เพื่อไม่ให้ละเมิดความสนใจของผู้ฟังจึงมีการใช้เทคนิคพิเศษมานานแล้ว ตัวอย่างเช่น ในบางเผ่าผู้พูดต้องยืนด้วยขาข้างเดียวจึงพยายามพูดสั้นๆ รัฐสภาเดนมาร์กมีอุปกรณ์พิเศษที่จะยกแท่นให้สูงขึ้นเรื่อยๆ เมื่อวิทยากรพูดต่อไปหลังจากหมดเวลาที่กำหนด

ผู้เชี่ยวชาญบางคนเชื่อว่าเนื่องจากเจ้าหน้าที่ที่เป็นประธานมีภาระงานหนัก เขาจึงต้องการผู้ช่วยที่จะคอยติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตัวอย่างเช่น เมื่อเหลือเวลาอีก 3 หรือ 1 นาทีและ “หมดเวลาแล้ว” เขาจะส่งสัญญาณให้ผู้บรรยายและเก้าอี้ (โดยปกติแล้วผู้เข้าร่วมคนหนึ่งซึ่งมีงานยุ่งน้อยกว่าในการประชุมจะได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้ช่วย)

เพื่อช่วยเหลือวิทยากร คุณสามารถตั้งนาฬิกาทรายเป็นเวลา 3, 5 หรือ 10 นาที ขึ้นอยู่กับขีดจำกัดเวลาที่ยอมรับสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์

การสูบบุหรี่ในระหว่างการประชุมทำให้พวกเขายาวขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อโปแลนด์ออกคำสั่งห้ามสูบบุหรี่ในระหว่างการประชุม ระยะเวลาในการสูบบุหรี่ก็ลดลง 40% มันก็คุ้มค่าที่จะคิดใช่ไหม?

จำเป็นต้องมีรายงานหรือไม่? ไม่จำเป็นต้องรายงานปัญหาภายใต้การสนทนาเสมอไป ในหลายกรณี การทำซ้ำและแจกจ่ายเอกสารข้อมูลที่มีข้อเท็จจริงที่จำเป็นและร่างการตัดสินใจให้กับผู้เข้าร่วมล่วงหน้าก็เพียงพอแล้ว ลำดับนี้เปรียบเทียบได้ดีกับรายงาน ซึ่งหลายรายการเป็นเหมือนยานอนหลับที่ดี

กฎแห่งแผ่นดินภูมิลำเนาของเขา หรือกฎแห่งแผ่นดินของเขาที่ไม่มีใครมีเช่นนั้น

และอะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดในการเลี้ยงลูกตามความเข้าใจนี้?

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งระหว่างอาร์เมเนีย-อาเซอร์ไบจานที่เกี่ยวข้องกับการอ้างสิทธิ์ของอาร์เมเนียต่อนากอร์โน-คาราบาคห์