Conceptul de control și etapele sale principale. Conceptul și tipurile de control
Controlul este procesul de determinare, evaluare și informare despre abaterile valorilor reale față de cele specificate sau coincidența acestora și rezultatele analizei. Puteți controla obiectivele, planifica progresul, previziunile și dezvoltarea proceselor.
Subiectul controlului poate fi nu numai efectuarea de activități, ci și munca unui manager. Informațiile de control sunt utilizate în procesul de reglementare. Astfel, ei vorbesc despre oportunitatea combinării planificării și controlului într-un singur sistem de control (Control): planificare, control, raportare, gestionare (Fig. 1.).
Controlul este efectuat de persoane direct sau indirect dependente de proces. Verificare (revizuire) - control de către persoane independente de proces.
Controlul poate fi, de asemenea, clasificat:
- prin apartenența la întreprinderea subiectului controlului (intern, extern); - pe baza obligației (voluntară, conform statutului, contractuală, potrivit legii);
- pentru obiectul controlului (pentru obiect, pentru decizii, pentru rezultate);
Regular (regulat, neregulat, special).
Există 3 tipuri de control: preliminar, curent și final. În ceea ce privește implementarea, toate aceste tipuri de control sunt similare, deoarece au același obiectiv: să se asigure că rezultatele reale obținute sunt cât mai apropiate de cele solicitate. Ele diferă doar în momentul implementării. 1
Controalele preliminare sunt de obicei implementate sub formă de politici, proceduri și reguli specifice. În primul rând, se aplică în raport cu forța de muncă, resursele materiale și financiare.
Controlul preliminar se efectuează înainte de începerea efectivă a lucrărilor. Principalul mijloc de implementare a controlului preliminar este implementarea anumitor reguli, proceduri și linii de comportament. Controlul preliminar este utilizat în trei domenii - în raport cu resursele umane, materiale și financiare.
Controlul curent se efectuează atunci când lucrările sunt deja în desfășurare și se efectuează de obicei sub forma controlului lucrărilor unui subordonat de către supraveghetorul său imediat.
Controlul final se efectuează după ce lucrarea este finalizată sau timpul alocat pentru aceasta a expirat
Controlul curent și final se bazează pe feedback. Sistemele de control din organizații au o buclă de feedback deschisă, deoarece un angajat principal, care este un element extern în raport cu sistemul, poate interfera în munca sa, schimbând atât obiectivele sistemului, cât și natura muncii sale.
4. Procesul de control și etapele sale
Controlul este eficient dacă este strategic, orientat spre rezultate, în timp util, flexibil, simplu și rentabil. Controlul este un proces continuu care coincide în dezvoltarea sa cu ciclul de producție.
Caracteristici de control eficiente:
1. Concentrarea strategică a controlului, adică reflectând prioritățile generale ale organizației și menținându-le.
2. Concentrați-vă pe rezultate. Scopul final al controlului nu este să adune informații, să stabilească standarde și să identifice probleme, ci să rezolve provocările organizației. Drept urmare, controlul poate fi numit eficient numai atunci când organizația atinge efectiv obiectivele dorite și este capabilă să formuleze noi obiective care să îi asigure supraviețuirea în viitor.
3. Relevanța pentru afaceri. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să corespundă tipului de activitate controlată. El trebuie să măsoare și să evalueze obiectiv ceea ce este cu adevărat important.
4. Actualitatea controlului nu constă în viteza sau frecvența extrem de mare a implementării sale, ci în intervalul de timp dintre măsurători sau evaluări, care corespunde în mod adecvat fenomenului controlat. Valoarea celui mai adecvat interval de timp de acest gen se determină luând în considerare intervalul de timp al planului general, rata de schimbare și costul efectuării măsurătorilor și diseminării rezultatelor.
5. Flexibilitatea controlului. Controlul, ca și planurile, trebuie să fie suficient de flexibil pentru a se adapta la schimbări.
6. Simplitatea controlului. Cel mai eficient control este cel mai simplu control în ceea ce privește scopurile pentru care este destinat. Cele mai simple metode de control necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Complexitatea excesivă duce la confuzie. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să corespundă nevoilor și capacităților oamenilor care interacționează cu sistemul de control și îl implementează.
7. Control economic. Orice control care costă mai mult decât dă pentru atingerea obiectivelor nu îmbunătățește controlul asupra situației, ci direcționează munca pe o cale greșită, care este un alt sinonim pentru pierderea controlului.
8. Este necesar să se implice tot personalul în control, pentru că cel mai bun control este autocontrolul. Pentru a crește fiabilitatea controlului, este necesar să extindeți limitele puterilor personalului.
Atunci când organizațiile își desfășoară activitatea pe piețele externe, funcția de control capătă un grad suplimentar de complexitate.
Monitorizarea internațională este deosebit de dificilă din cauza numărului mare de domenii diferite de activitate și bariere de comunicare. Eficacitatea supravegherii poate fi îmbunătățită prin organizarea periodică de întâlniri ale liderilor responsabili la sediul organizației și în străinătate. Este deosebit de important să nu îi responsabilizăm pe managerii străini pentru rezolvarea problemelor care nu depind de ei.
Există trei etape distincte în procesul de monitorizare: elaborarea standardelor și criteriilor, compararea rezultatelor reale cu acestea și luarea măsurilor corective necesare. În fiecare etapă, este implementat un set de măsuri diferite.
Primul pas în procesul de control este stabilirea standardelor, adică obiective specifice, măsurabile, cu limite de timp. Pentru management, sunt necesare standarde sub formă de indicatori de performanță ai obiectului de management pentru toate domeniile sale cheie, care sunt determinați în timpul planificării.
În a doua etapă, comparând indicatorii de performanță cu standardele specificate, se determină scara abaterilor admisibile. În conformitate cu principiul excluderii, numai abaterile semnificative de la standardele specificate ar trebui să declanșeze sistemul de control, altfel va deveni neeconomic și instabil. Următorul pas, măsurarea rezultatelor, este de obicei cel mai supărător și costisitor. Prin compararea rezultatelor măsurate cu standardele specificate, managerul este capabil să determine ce acțiuni ar trebui întreprinse.
Astfel de acțiuni pot fi modificări ale unor variabile interne ale sistemului, schimbarea standardelor sau neinterferența cu funcționarea sistemului. Oamenii sunt o parte integrantă a controlului, la fel ca și toate celelalte etape ale managementului. Prin urmare, atunci când dezvoltă o procedură de control, managerul trebuie să țină cont de comportamentul oamenilor. Din păcate, deși majoritatea managerilor știu bine că procesul de control poate fi folosit pentru a influența pozitiv comportamentul angajaților, unii trec cu vederea puterea controlului de a provoca defecțiuni neintenționate în comportamentul oamenilor. Aceste fenomene negative sunt adesea efecte secundare ale vizibilității sistemului de control. Controlul are adesea un efect profund asupra comportamentului unui sistem. Sistemele de control slab concepute pot face ca comportamentul lucrătorilor să fie orientat spre ei, adică oamenii se vor strădui să îndeplinească cerințele de control, nu să atingă obiectivele stabilite. Astfel de influențe pot duce și la emiterea de informații incorecte. Problemele care decurg din efectele sistemului de control pot fi evitate prin stabilirea unor standarde de control semnificative, acceptabile, stabilirea unei comunicări bidirecționale, stabilirea unor standarde de control dure, dar realizabile, evitarea supra-controlului și recompensarea realizării standardelor de control specificate.
control organizare metodă control
Termenul „control” este ambiguu. Tradus din franceză, cuvântul „control” înseamnă un document de verificare întocmit în două exemplare.
Pentru o lungă perioadă de timp, conceptul de control a fost asociat în primul rând cu verificarea corectitudinii pregătirii documentelor, a intrărilor în reviste de masă etc. Controlul ca fenomen a fost asociat cu activitățile contabililor, casierilor, lucrătorilor financiari.
În dicționare și enciclopedii, controlul este definit ca verificarea a ceva; verificarea corectitudinii anumitor acțiuni în domeniul producției și managementului; observarea în scopul verificării; instituție sau cineva care este implicat în verificarea înregistrărilor, activitățile oricărei alte instituții sau persoane responsabile.
Așa cum se poate vedea din cele de mai sus, istoric, explicația controlului ca test al veridicității și fiabilității documentelor este istoric originală. Următoarea etapă a fost ideea controlului ca verificare a conformității acțiunilor cu obiectivele stabilite, obiectivele și legile aplicabile. A treia etapă cuprinde controlul și analiza abaterilor, dezvăluirea cauzelor acestora.
Activitatea colectivă comună a oamenilor, în special în era diviziunii muncii, obiectiv necesită management și control. Controlul în organizațiile moderne se reflectă în:
1) în activitatea de birou, raportare;
2) în verificarea implementării obiectivelor și obiectivelor;
3) în funcția de management, permițându-vă să analizați motivele succesului / eșecului activităților.
Controlul, în general, vă permite să aflați la fel de organizația se îndreaptă spre scopul propus, pentru a stabili gradul de abatere și pentru a alege acțiunea adecvată sau un curs alternativ. Sistemul de control din organizație asigură părere între așteptări, planuri inițiale și indicatori reali realizați și, de asemenea, face posibilă anticiparea situațiilor de criză.
Vom lua în considerare controlul, ca parte a managementului obiecte și procese economice, constând în observarea unui obiect cu un scop verificări de conformitate starea observată a obiectului la starea dorită și necesară prevăzută de legi, reglementări, instrucțiuni, alte reglementări, precum și programe, planuri, contracte, proiecte, acorduri.
Realizând funcția de control, subiectul managementului creează premisele necesare pentru funcționarea normală a entității economice și realizarea obiectivelor preconizate, atât într-o perspectivă strategică, cât și în rezolvarea problemelor de natură operațională.
Colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor privind starea reală a lucrurilor în unitățile structurale;
Yu comparația datelor primite cu indicatorii planificați;
Identificarea abaterilor și analiza cauzelor acestora;
Yu dezvoltarea unui sistem de măsuri pentru atingerea obiectivelor.
În practica modernă de management, diverse tipuri de control.
Prin obiecte controlate diferenta dintre:
Controlul progresului proceselor de producție,
Controlul tehnologic
· control financiar
· Controlul disciplinei muncii etc.
După frecvență controlul poate fi: sistematic, periodic și unic.
Prin amploarea acoperirii distinge: controlul general și selectiv.
Aloca trei aspecte ale controlului managementului:
· stabilirea standardelor - o formulare clară și precisă a obiectivelor care trebuie atinse în perioada de timp planificată. Standardele se bazează pe planuri elaborate de organizații. În același timp, se formează un sistem de indicatori ai performanței obiectului gestionat și a elementelor structurale ale acestuia, care face posibilă determinarea exactă a ceea ce ar trebui obținut pentru a atinge obiectivele dorite (volum, vânzare, profit, costul materiilor prime și al materialelor etc.);
· măsurarea rezultatelor reale obținute pentru o anumită perioadă și compararea lor cu așteptat.
În cadrul comparației, se evaluează cât de acceptabile sau relativ sigure sunt abaterile detectate de la standarde; pregătirea acțiunilor corective necesare pentru a ajuta la aducerea stării reale de lucruri la rezultatele planificate. În această etapă, standardele în sine pot fi revizuite.
Principalele motive pentru necesitatea controlului sunt:
Yu incertitudinea, complexitatea și dinamismul mediului;
Prevenirea apariției unor situații de criză prin detectarea inconsecvențelor și a acțiunilor eronate înainte ca acestea să producă un prejudiciu tangibil întreprinderii;
Menținerea succesului prin compararea rezultatelor și țintelor reale și evaluarea ritmului progresului întreprinderii către obiectivele stabilite.
Eficacitate și eficiență control sunt furnizate sub rezerva următoarelor cerințe:
· Utilizarea standardelor adoptate anterior;
· Respectarea funcției de măsurat;
· Disponibilitate pentru înțelegere în timp util (permițând identificarea imediată a abaterilor de la norme și standarde);
· Eficiență, capacitate de a produce acțiuni corective clare;
· Caracterul consecvent al procedurilor de control;
· Bazat pe obiective și obiective reale, axat pe fapte obiective.
Cercetarea modernă în domeniul controlului managementului în organizații se bazează pe pe o abordare sistematică. În același timp, controlul în cadrul organizației (care în acest caz este un sistem închis) și control extern, realizat în legătură cu principalele subsisteme ale organizației (organizația este considerată ca un sistem deschis). Cercetător în organizații americane R. Edwards a dezvoltat o tipologie de control al managementului, în conformitate cu care următoarele tipuri de control:
1. simplu - desfășurat la nivel personal, unde relațiile interumane joacă rolul principal;
2. structural - desfășurate la nivelul relațiilor de rol sistemice, la baza cărora se află legături instituționalizate formale bazate pe norme internalizate caracteristice unei organizații date și unei culturi corporative date;
3. tehnice - desfășurate în cursul desfășurării unui anumit tip de activitate în conformitate cu anumite tehnologii de management, informație sau socio-tehnice;
4. birocratic - bazat pe relații formale impersonale, adică cu privire la regulile, instrucțiunile și ordinele determinate de ierarhia existentă a acestei organizații.
În cursul funcționării fiecărei organizații, apare un sistem de control managerial și social aprobat cultural, care combină toate cele patru tipuri principale.
Pentru a exercita un control eficient în organizație, este folosit cateva caicu care liderii pot reuși dirijează eforturile personalului și reglementează distribuția și circulația resurselor.
Controlul managementului se referă în primul rând la comportamentul angajaților din organizație, prin urmare, ca control social.
Controlul este o activitate intenționată, a cărei sarcină este evaluarea cantitativă și calitativă și contabilitatea rezultatelor activității organizației.
Există două direcții principale:
Controlul asupra implementării lucrărilor conturate prin planuri;
Luarea de măsuri pentru corectarea oricăror abateri semnificative de la plan sau de la planul în sine.
Tipuri și forme de control
Un sens larg în conceptul de „control în management” este investit în definirea acestuia ca verificare a conformității și implementarea sarcinilor, planurilor și deciziilor legale. În acest caz, scopul funcțional al controlului se manifestă, apariția acestuia într-o anumită etapă a procesului de management.
Controlul poate fi de asemenea înțeles ca etapa finală a activităților de management, permițându-vă să comparați rezultatele obținute cu cele planificate.
De asemenea, este foarte comun să privim controlul doar ca metodă, un mecanism de comparare a rezultatelor cu sarcinile atribuite. În acest caz, controlul se reduce la compararea rezultatelor reale cu indicatorii stabiliți și la luarea de măsuri corective, dacă este necesar.
Controlul este baza și modul de formare a feedback-urilor, datorită cărora organul de conducere primește informații despre progresul implementării deciziei sale.
Astfel, conceptul de „control în management” ar trebui luat în considerare în trei aspecte principale:
Controlul ca activitate sistematică și constructivă a liderilor, organelor de conducere, una dintre principalele lor funcții de conducere, adică controlul ca activitate;
Controlul ca etapă finală a procesului de management, a cărui bază este mecanismul de feedback;
Controlul ca parte integrantă a procesului de acceptare și implementare, participând continuu la acest proces de la începutul său până la finalizarea acestuia.
Controlul asupra activităților organizației se bazează pe următoarele tehnici metodologice.
1. Metode metodologice științifice generale de control (analiză, sinteză, inducție, deducție, reducere, analogie, modelare, abstractizare, experiment etc.).
2. Metode metodologice empirice proprii de control (inventar, controlul măsurătorilor de lucru, controlul începuturilor echipamentelor, verificări formale și aritmetice, verificare contrară, metodă de numărare, metodă de comparare a faptelor omogene, anchetă oficială, diferite tipuri de expertiză, scanare, verificare logică, scrisă și orală sondaje etc.).
3. Tehnici specifice științelor economice conexe (tehnici, metode economice și matematice, metode ale teoriei probabilităților și statistici matematice).
Controlul livrat eficient trebuie să fie suficient de simplu și oportun, să aibă un accent strategic și să fie orientat spre rezultate. În condițiile moderne, organizațiile se străduiesc să își construiască munca pe principiul încrederii în oameni și acest lucru creează condiții pentru o reducere semnificativă a funcțiilor de control efectuate direct de manageri. Drept urmare, controlul devine mai puțin strict și mai economic.
Controlul este o funcție a procesului de management, cea mai importantă parte a acestuia, care oferă feedback și vă permite să repetați continuu procesul de management ciclic pe o nouă bază. Este indisolubil legat de restul funcțiilor de management și, pe de o parte, depinde de acestea, pe de altă parte, predetermină conținutul lor. Prin urmare, atunci când se organizează controlul într-o organizație, este necesar să se ia în considerare factorii care determină eficacitatea acestei funcții de management.
Vom evidenția principalele în compoziția lor:
Organizațional - obiecte de control (ceea ce ar trebui controlat), subiecți de control (cine controlează), locul funcției de control în management (cui, drepturi, responsabilitate, puteri);
Domeniul de control - numărul și precizia parametrilor controlați, frecvența și viteza controlului;
Informații de control - volumul, frecvența, acuratețea și actualitatea informațiilor necesare pentru control;
Metode de control - tehnici și metode prin care se va efectua controlul.
Dintre metodele generale de control, se disting următoarele.
1. Metoda controlului preliminar, care începe cu mult înainte de începerea oricărei acțiuni intenționate. Sarcina controlului în acest caz este de a clarifica oportunitatea acțiunii în sine pentru a preveni acțiuni incorecte sau nerezonabile.
2. Metoda de ghidare a controlului, care se aplică în mod regulat și consecvent pe parcursul operației. În timpul acțiunii, există o măsurare continuă a stării și comportamentului obiectului controlat. Caracteristicile sale se schimbă în consecință. Metoda controlului direcțional trebuie să fie suficient de flexibilă pentru a face față acestor schimbări. În cazul în care caracteristicile obiectului de control nu sunt conforme cu normele, procesele care asigură funcționarea și dezvoltarea organizației trebuie ajustate. Aceasta reflectă feedback-ul generat de controlul direcțional.
3. Metoda controlului filtrării se bazează pe controlul strict al conformității obiectului cu anumiți parametri. Se aplică în timpul procesului și este similar cu un filtru, trecând prin care acțiunea poate fi oprită sau continuată. Dacă cursul procesului nu respectă standardele de control stabilite, filtrul nu îl lasă să treacă până când caracteristicile obiectului de control nu sunt aduse în conformitate cu cerințele stabilite.
4. Metoda controlului de urmărire (metoda controlului prin rezultate) se realizează după finalizarea acțiunii pe baza comparării rezultatului cu normele existente și caracteristicile estimate preliminare.
Pentru a obține cea mai înaltă eficiență a activităților organizației, metodele de mai sus trebuie aplicate într-o manieră integrată. În prezent, procedurile de control într-o organizație sunt de obicei limitate la controlul de urmărire. Cele mai eficiente sunt procedurile de control avansat (preventiv), preliminar, de dirijare, filtrare, a căror implementare și dezvoltare ar trebui să aibă prioritate maximă de către manageri.
Cele mai frecvente controale sunt:
Semnături administrative pe documentele șefului și (sau) contabilului șef sau ale altor persoane autorizate;
Reconcilierea internă și externă a decontărilor;
Verificarea încrucișată a evidențelor contabile;
Verificarea corectitudinii implementării fluxului de documente;
Inventarierea planificată și bruscă a bunurilor și obligațiilor unei entități economice în conformitate cu procedura stabilită;
Implementarea măsurilor care vizează limitarea accesului neautorizat la activele unei entități economice. Controlul intern este unul dintre cele mai importante elemente ale managementului. Scopul său este de a identifica punctele slabe și deciziile eronate, de a le corecta în timp util și de a preveni repetarea. Toți participanții sunt supuși controlului intern - diviziuni structurale ale unei entități economice, acoperă activitățile financiare, economice și de producție ale întreprinderii în ansamblu.
O specie specifică caracteristică controlului începe cu o descriere a sarcinii de control.
În acest caz, este deosebit de important să evidențiem două caracteristici care caracterizează sarcina de control:
Natura subiectului care a stabilit sarcina controlului. Subiectul poate fi extern sau intern în raport cu obiectul controlului. Prin natura locației și relației subiectului și a obiectului de control, corpurile de control și control fac distincție între controlul intern și cel extern. Controlul se numește intern atunci când subiectul și obiectul controlului sunt incluse într-un singur sistem și extern, atunci când subiectul controlului nu este inclus în același sistem ca obiectul, lărgimea sarcinii de control. Sarcina poate fi privată, acoperind o problemă sau parte a obiectului controlului, sau generală, complexă. Subiectul controlului este starea și comportamentul obiectului controlat. Principalele caracteristici ale stării și comportamentului obiectului controlat: cantitativ, calitativ, structural, spațial, temporal.
În funcție de sarcinile stabilite, se efectuează control liniar, funcțional sau operațional.
Audit și audit în organizație
Cea mai eficientă formă de control este auditul. Poate fi realizat atât de un auditor intern, cât și de o companie externă de audit și ar trebui să contribuie la consolidarea financiară și economică a organizației, la identificarea rezervelor, la studiul celor mai bune practici ale organizației, în scopul diseminării acesteia.
Obiectul auditului este: producția și activitățile economice și financiare ale organizației și ale întreprinderilor, siguranța inventarului și starea documentației și contabilității primare.
Auditul se efectuează prin intermediul unei revizuiri continue sau selective a documentelor primare, a registrelor contabile, a formularelor de raportare, a corectitudinii înregistrărilor tranzacțiilor comerciale. Auditul diferă de alte forme de control prin regularitate și anumită frecvență. De regulă, auditul se efectuează o dată pe an; pentru societățile pe acțiuni - înainte de adunarea acționarilor. Rezultatele auditului indică fiabilitatea (sau necredibilitatea) anualei.
Auditurile documentare sunt clasificate în funcție de o serie de caracteristici:
1. În funcție de subiectele de control, adică de la cel care verifică. Acestea sunt împărțite în cele nedepartamentale, efectuate de organele de control. Ministere de finanțe, instituții bancare și alte organisme și departamentale, desfășurate de organizații-mamă.
2. Auditurile programate și neprogramate diferă în ceea ce privește timpul. Auditurile programate se efectuează pe baza planurilor anuale aprobate de audit documentar, iar auditurile neprogramate sunt efectuate la cererea autorităților judiciare și de anchetă în legătură cu primirea semnalelor de abuz.
3. Conform sferei de acoperire a obiectului verificat, auditurile sunt împărțite în total și parțial. Auditurile complete includ verificarea tuturor aspectelor activităților financiare și economice ale organizației. Într-o revizuire parțială, sunt verificate numai anumite aspecte ale acesteia.
4. Din punct de vedere al completitudinii, reviziile pot fi continue și selective. Cu solid - toate documentele primare sunt verificate
Procedura de pregătire a situațiilor financiare pentru utilizatorii externi;
Procedura pentru implementarea raportului intern și pregătirea raportării în scopuri interne;
Respectarea activității economice a entității economice în ansamblu cu cerințele legislației actuale.
Mediul de control este înțeles în același mod ca și atitudinea generală a consiliului de administrație și a conducerii față de necesitatea controlului în organizație și a acțiunilor întreprinse în acest sens. Mediul de control vă permite să furnizați structura și condițiile necesare pentru atingerea principalelor obiective ale sistemului de control intern.
Pentru funcționarea eficientă a sistemului de control intern și analiză, este necesar un nivel înalt de formalizare a activităților organizației. Semnificația influenței acestui factor asupra rezultatelor activităților sale este direct proporțională cu complexitatea structurii organizaționale. În întreprinderile mici și mijlocii, activitățile de reglementare (reglementări, instrucțiuni etc.) sunt practic absente, ceea ce nu le împiedică să funcționeze activ, să monitorizeze și să analizeze activități.
La întreprinderile mai mari cu o structură organizațională complexă, este imposibil să se creeze sisteme de control intern de înaltă calitate fără formalizarea totală a activităților. Acest lucru se datorează numărului mare de sarcini de planificare operațională, prezenței mai multor unități ale căror activități trebuie coordonate etc.
Sistemul de control intern trebuie să fie viabil din punct de vedere economic, adică costul operațiunii sale ar trebui să fie mai mic decât pierderile datorate absenței sale. Dacă funcționează eficient, va reduce costul auditului extern. În concluzie, este necesar să se acorde atenție faptului că, în prezent, problema funcționării eficiente a controlului intern, în ciuda urgenței sale, rămâne pe deplin înțeleasă din punct de vedere științific și din punct de vedere al implementării practice. Este important să rețineți că scopul unei întreprinderi nu ar trebui să fie crearea unui sistem de control intern care să garanteze pe deplin absența erorilor în muncă, ci un sistem care să contribuie la identificarea și eliminarea lor în timp util. În același timp, chiar și un sistem de control intern bine organizat trebuie să-și evalueze eficacitatea în ceea ce privește atingerea obiectivelor sale.
În cursul controlului intern, angajații efectuează următoarele proceduri analitice:
Compararea indicatorilor efectivi ai situațiilor contabile (financiare) cu indicatorii planificați care au fost planificați de conducere pentru perioada de raportare și indicați în planuri (programe de activitate, planuri de afaceri, estimări etc.);
Compararea soldurilor conturilor pentru diferite perioade de raportare;
Comparația raporturilor obținute în perioada de raportare între diferite elemente de raportare cu rapoarte similare din perioadele anterioare;
Comparația informațiilor financiare și nefinanciare, în special a informațiilor privind volumul producției în unități monetare și fizice;
Compararea raporturilor financiare cu valorile medii din industrie;
Verificarea legitimității și eficienței utilizării fondurilor bugetului federal alocate cercetării aplicate;
Verificarea fiabilității contabilității și raportării cu privire la fondurile bugetului federal alocate pentru cercetare aplicată și programe specifice;
Verificarea cheltuielilor vizate de fonduri bugetare federale, subvenții, fonduri, precum și active materiale care sunt în proprietatea federală;
Verificarea legalității și eficacității utilizării fondurilor alocate organizațiilor subordonate pentru implementarea programelor țintă federale, a programelor departamentale;
Verificarea plasării comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea muncii, furnizarea de servicii pentru.
Analiza ratelor financiare constă în compararea valorilor acestora cu valorile standard, precum și în studierea dinamicii acestora pentru perioada de raportare și pentru un număr de ani. Un loc special printre coeficienții curentului; gradul de solvabilitate pentru pasivele curente, furnizarea de fonduri proprii; restabilirea (pierderea) solvabilității. Valorile standard ale coeficienților depind de sectorul industrial al întreprinderii.
Organizarea unui sistem de control intern care funcționează eficient este un proces complex cu mai multe etape care include următoarele etape.
1. Analiza critică și compararea obiectivelor funcționării organizației, cursul de acțiune adoptat anterior, strategia și tactica cu tipurile de activități, dimensiuni, org. structură, precum și cu capacitățile sale.
2. Dezvoltarea și consolidarea documentară a unui nou concept de afaceri (corespunzător condițiilor modificate de management) al organizației (care este organizația, care sunt obiectivele sale, ce poate, în ce domeniu are avantaje competitive, care este locul dorit pe piață), precum și un set de activități capabile conduce acest concept de afaceri la dezvoltarea și îmbunătățirea organizației, implementarea cu succes a obiectivelor sale, consolidarea poziției sale pe piață. Astfel de documente ar trebui să fie dispoziții privind politicile financiare, de producție și tehnologice, de inovare, aprovizionare, marketing, investiții, contabilitate și personal. Aceste dispoziții ar trebui elaborate pe baza unei analize aprofundate a fiecărui element al politicii și a unei selecții dintre alternativele disponibile care sunt cele mai potrivite pentru organizație. Consolidarea documentară a politicii organizației în diferite domenii ale activităților sale financiare și economice va permite controlul preliminar, actual și ulterior al tuturor aspectelor funcționării sale.
3. Analiza eficacității structurii de management existente, ajustarea acesteia. Este necesar să se elaboreze dispoziții privind structura organizațională, care ar trebui să descrie toate legăturile organizaționale cu indicarea subordonării administrative, funcționale, metodologice, direcțiile activităților lor, funcțiile pe care le îndeplinesc, au stabilit regulile relației, drepturilor și responsabilităților lor, arătând distribuția tipurilor de produse, resurse, funcții de gestionare pentru aceste legături. Același lucru se aplică prevederilor privind diferitele divizii structurale (departamente, birouri, grupuri etc.), planurilor de organizare a muncii angajaților lor. Este necesar să se elaboreze (să se clarifice) un plan de documentare și flux de lucru, personal, fișe de post care să indice drepturile, îndatoririle și responsabilitățile fiecărei unități structurale. Fără o abordare atât de riguroasă, este imposibil să se realizeze o coordonare clară a funcționării tuturor legăturilor sistemului de control intern al organizației.
4. Dezvoltarea unor proceduri standard oficiale pentru controlul tranzacțiilor financiare și comerciale specifice. Acest lucru va face posibilă eficientizarea relației angajaților cu privire la controlul activităților financiare și economice, gestionarea eficientă a resurselor, evaluarea nivelului de fiabilitate (calitate) a informațiilor pentru luarea deciziilor de management.
5. Organizarea unui departament de audit intern (sau a altei unități de control specializate).
Auditul intern ca formă de control intern
Una dintre cele mai avansate forme de control intern este auditul intern.
De regulă, este inerent organizațiilor mari, care se caracterizează prin:
Structura de management organizațional complexă și ramificată;
Prezența unui număr mare de sucursale, întreprinderi și (sau) filiale;
O varietate de activități și posibilitatea cooperării lor;
Dorința organelor de conducere de a primi o evaluare destul de obiectivă și independentă a acțiunilor managerilor de la toate nivelurile.
În regulile standardului de audit, auditul intern este înțeles ca un sistem de control creat într-o entitate economică și determinat de ordinele sale privind respectarea procedurii contabile stabilite și fiabilitatea sistemului de control intern. Auditul intern are drept scop îmbunătățirea activităților și este o evaluare independentă a tuturor: aprovizionare, producție, logistică, marketing, vânzări etc.
Auditul intern ajută o corporație să își atingă obiectivele pe baza unei abordări sistematizate de evaluare a proceselor de afaceri, control și guvernanță corporativă. În același timp, auditorii interni ar trebui să fie independenți în colectarea informațiilor, adică sunt libere de instrucțiuni și interdicții ale managerilor, atât ai organizației-mamă, cât și ai filialelor.
În plus față de sarcinile de natură pur controlată, auditorii interni pot efectua diagnostice economice, pot dezvolta o strategie financiară, pot efectua, consultanță în management.
Auditul intern are o mare importanță atât pentru compania-mamă a corporației, cât și pentru filiale (sucursale). Pe baza auditului:
- companie principală:
- primește informații obiective și oportune despre activitățile sucursalelor (filialelor),
- are capacitatea de a controla, compara și coopera activitățile sucursalelor (filialelor);
- sucursale (filiale):
- să-și facă o idee despre situația lor financiară și economică în corporație,
- faceți cunoștință în întreaga companie cu cele mai bune practici în activitatea departamentelor individuale,
- o mai bună înțelegere economică, financiară, corporativă, proceduri și mecanisme pentru punerea sa în aplicare.
Auditul intern poate fi organizat sub forma:
O comisie de audit permanentă, aleasă de adunarea acționarilor și responsabilă față de aceasta;
Sub forma unei divizii de control intern și analitice speciale care raportează direct șefului corporației;
Contracte de audit intern cu o firmă de audit.
Competența auditului intern al organizației include:
Pentru munca organizației;
Verificarea funcționării sistemului de producție prin indicatori economici;
Analiza funcționării sistemului de management al producției și vânzărilor;
Evaluarea solvabilității, lichidității și activității comerciale a organizației;
Controlul este cea mai importantă funcție a managementului, fără de care este imposibil să se implementeze pe deplin toate celelalte funcții (planificare, organizare, conducere și motivație). De exemplu, funcția de planificare trebuie să ia în considerare continuu posibilitățile reale și condițiile în schimbare ale funcționării și dezvoltării întreprinderii.
Prin control, se asigură evaluarea corectă a situațiilor reale, creându-se astfel condițiile prealabile pentru a face ajustări la indicatorii de dezvoltare planificați, atât ai diviziilor individuale, cât și ai întregii întreprinderi. Din acest motiv, supravegherea poate acționa ca instrument principal de politică și de luare a deciziilor care asigură buna funcționare a întreprinderilor și realizarea obiectivelor lor pe termen lung și operaționale desemnate.
Conceptul și etapele controlului
Conceptul și etapele de control includ: colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor despre rezultatele reale ale activităților economice ale tuturor departamentelor întreprinderii, compararea acestor indicatori cu cei planificați, găsirea abaterilor și analizarea cauzelor acestora, dezvoltarea măsurilor necesare pentru atingerea obiectivului urmărit.
În acest sens, conceptul și etapele de control sunt considerate nu numai ca fixarea abaterilor, ci și ca un studiu al cauzelor abaterilor și căutarea unor posibile opțiuni de dezvoltare. Existența abaterilor într-unul dintre link-uri necesită adesea decizii urgente care se referă la activitățile operaționale ale unui anumit departament (divizie) al companiei.
Etape de control
Conceptul și etapele de control încep cu definirea standardelor, care sunt obiective specifice măsurabile. Pentru un management eficient, este necesar să se creeze standarde sub formă de indicatori de performanță a obiectelor de management pentru toate domeniile principale.
A doua etapă de control include măsurarea rezultatelor reale obținute de companie și angajații săi.
În a treia etapă, indicatorii de funcționare și standardele stabilite conduc la comparație, determină scara abaterilor admisibile de la norma stabilită. Doar abaterile semnificative de la standardul stabilit trebuie să conducă la acțiuni corective. Aceste măsuri includ:
- Procesul de schimbare a variabilelor interne ale sistemelor,
- Modificarea standardelor,
- Neinterferența în funcționarea sistemelor.
Etapa finală în control
La ultima etapă de control, rezultatele sunt evaluate, în timp ce artiștii interpreți iau măsuri corective. În această etapă, este necesar să fim ghidați de comparația făcută în etapa anterioară.
După evaluări, există trei opțiuni pentru acțiuni ulterioare:
- Mențineți situația existentă dacă indicatorii obținuți sunt în conformitate cu standardele sau dacă este permisă devierea de la aceștia.
- Corectați abaterile rezultatelor efective de la indicatorii standard.
- Modificați standardele care s-au dovedit fie prea ridicate, fie prea scăzute.
Managerii trebuie să ia în considerare comportamentul angajaților atunci când implementează proceduri de control. Controlul acțiunilor personalului poate avea efecte negative și pozitive asupra acestora. În unele situații, monitorizarea poate duce la emiterea de informații incorecte. Ca rezultat al controlului, se pot distinge trei puncte principale: formarea criteriilor și standardelor, definirea rezultatelor reale ale activităților, compararea rezultatelor reale cu cele planificate.
Tipuri de control
Conceptul și etapele de control implică mai multe dintre tipurile sale. Controlul preliminar efectuate înainte de începerea lucrului prin implementarea politicilor, procedurilor, regulilor și comportamentului specific. Cel mai important mijloc de exercitare a controlului preliminar în domeniul resurselor financiare este bugetul.
Controlul curentului efectuată în procesul de desfășurare a lucrării în sine. Acest tip de control este efectuat ca un control asupra activității subordonaților de către supraveghetorul lor imediat. Controlul nu se efectuează în același timp cu executarea lucrării în sine, se bazează pe schimbarea rezultatelor efective după implementarea lucrării.
Controlul final efectuate după finalizarea lucrărilor sau expirarea timpului alocat.
Tipuri de control:
1-preliminar - efectuate înainte de începerea lucrărilor. Principalele mijloace de exercitare a controlului sunt implementarea unor politici, proceduri, reguli și comportamente specifice. Analiza amănunțită a abilităților profesionale și de afaceri și selectarea celor mai instruiți și calificați oameni. Controlul resurselor materiale - elaborarea standardelor pentru niveluri de calitate acceptabile și inspecții ale materialelor primite. Un mijloc important de control preliminar al resurselor financiare este bugetul.
2-curent - efectuate direct în cursul muncii. Se desfășoară sub forma controlului muncii unui subaltern de către superiorul său imediat. Controlul nu se efectuează simultan cu executarea lucrării în sine, ci se bazează pe schimbarea rezultatelor efective după lucrare.
3-final - efectuate după finalizarea lucrărilor sau expirarea timpului alocat.
Funcții de control:
Controlul furnizează informațiile necesare pentru planificare în cazul în care se presupune că vor fi efectuate lucrări similare în viitor.
Promovează motivația.
Etape de control:
1... dezvoltarea de standarde și criterii - demonstrează cât de mult sunt combinate funcțiile de control și planificare.
Standarde - obiective definite care sunt măsurabile și bazate pe procesul de planificare.
2... compararea rezultatelor reale cu acestea - compararea rezultatelor obținute cu standardele stabilite.
3. luând măsurile corecte necesare - managerul trebuie să aleagă una dintre cele 3 linii de comportament: nu face nimic, elimină abaterile, revizuiește standardele.
Principalele elemente ale procesului de management. Problema ca element al procesului de control
Control este procesul de planificare, organizare, motivare și control necesar pentru a formula și atinge obiective. Esența managementului este utilizarea optimă a resurselor (teren, muncă, capital) pentru atingerea obiectivelor.
Managementul este implementarea mai multor funcții interdependente: planificare, organizare, motivația și controlul angajaților.
1. Planificarea... Cu ajutorul acestei funcții, se determină obiectivele activităților organizației, mijloacele și metodele cele mai eficiente pentru atingerea acestor obiective. Un element important al acestei funcții îl constituie prognozele posibile direcții de dezvoltare și planurile strategice. În această etapă, firma trebuie să stabilească ce rezultate reale poate obține, să-și evalueze punctele tari și punctele slabe, precum și starea mediului extern (condițiile economice dintr-o anumită țară, actele guvernamentale, pozițiile sindicatelor, acțiunile organizațiilor concurente, preferințele consumatorilor, atitudinile publice, dezvoltarea tehnologii).
2. Organizare... Această funcție de management formează structura organizației și îi furnizează tot ceea ce are nevoie (personal, mijloace de producție, bani, materiale etc.). Adică, în acest stadiu, se creează condiții pentru atingerea obiectivelor organizației. O bună organizare a muncii personalului duce la rezultate mai eficiente.
3.motivare este procesul de încurajare a altor persoane să acționeze pentru a atinge obiectivele organizației. Îndeplinind această funcție, managerul oferă stimulente materiale și morale angajaților și creează cele mai favorabile condiții pentru manifestarea abilităților și „creșterii” lor profesionale. Cu o bună motivație, personalul organizației își îndeplinește atribuțiile în conformitate cu obiectivele organizației și planurile acesteia. Procesul motivației implică crearea de oportunități pentru angajați de a-și satisface nevoile, sub rezerva îndeplinirii corespunzătoare a atribuțiilor lor. Înainte de a motiva personalul să lucreze mai eficient, managerul trebuie să afle nevoile reale ale angajaților săi.
4. Control... Această funcție de management implică evaluarea și analiza eficacității performanței organizației. Cu ajutorul controlului, se face o evaluare a gradului în care organizația și-a atins obiectivele și ajustarea necesară a acțiunilor planificate. Procesul de control include: stabilirea standardelor, măsurarea rezultatelor obținute, compararea acestor rezultate cu cele planificate și, dacă este necesar, revizuirea obiectivelor inițiale. Controlul leagă împreună toate funcțiile de management, vă permite să mențineți direcția dorită a activităților organizației și să corectați în timp util deciziile greșite.
Procesul de gestionare a problemelor implică cinci pași secvențiali, și anume:
(1) identificarea problemelor la care organizația ar trebui să acorde o atenție deosebită;
(2) analizarea și definirea limitelor fiecărei probleme în ceea ce privește impactul acesteia asupra comunităților locale;
(3) identificarea și demonstrarea opțiunilor alternative de strategie;
(4) implementarea unui program de acțiune care vizează diseminarea poziției organizației și influențarea percepției problemei;
(5) evaluarea rezultatelor programului în termeni de realizare a obiectivului organizației.
Procesul extins de gestionare a problemelor conține următoarele elemente:
* Anticiparea problemelor.
* Identificarea selectivă a problemelor. O organizație se poate ocupa doar de câteva probleme la un moment dat. Prin urmare, pentru a gestiona în mod eficient problemele, accentul trebuie menținut în permanență de la 5 la 10 probleme prioritare specifice, în special cele care sunt vitale pentru organizație.
* Atenție la punctele tari și punctele slabe. Majoritatea problemelor anticipate în avans, pe de o parte, oferă organizației șanse pentru consolidarea acesteia, utilizarea rezervelor și, pe de altă parte, conțin amenințări.
* Planificarea din exterior în interior. Mediul extern, nu strategia internă, determină selectarea problemelor prioritare.
* Orientare pentru a primi beneficii. În ciuda faptului că mulți oameni consideră gestionarea problemelor ca anticipând o criză, scopul său real ar trebui să fie protejarea organizației de factorii externi și consolidarea activității sale prin neutralizarea factorilor care reprezintă o amenințare pentru avantajele pe care le are.
* Programarea acțiunilor. Procesul general de gestionare a problemelor, care implică identificarea și secvențierea problemelor emergente, ar trebui, de asemenea, să propună o politică generală, un program și un calendar pentru rezolvarea acestor probleme. Acțiunea este cheia unui management eficient al problemelor.
* Suport din partea conducerii