Cum să scrieți corect o descriere a postului. Descrierea postului: Ce? Cum? Pentru ce

Certitudinea este o componentă importantă a ordinii. Atunci când aplică pentru un loc de muncă, o persoană trebuie să înțeleagă clar ce i se cere. Și, prin urmare, sarcinile și responsabilitățile sale trebuie repartizate undeva. Puteți instrui un recrut atât în ​​cuvinte, cât și prin exemplu, dar totuși este mai bine să fixați funcțiile pe hârtie, sub care va apărea semnătura lui. Dar nici un singur act de reglementare nu explică cum să scrieți o fișă a postului, așa cum nu este clar cine ar trebui să facă acest lucru. Dacă sarcina de a elabora instrucțiuni ține de tine, poți folosi regulile descrise mai jos.

Ce este o descriere a postului

Instrucțiunea este un document din care rezultă clar:

• ce anume trebuie să facă un angajat la locul de muncă;
• cum este obligat să lucreze;
• ce ar trebui să știi și să poți face;
• la ce are dreptul.

Instrucțiunile nu sunt denumite, fiecare tip este conceput pentru a fi utilizat în legătură cu o anumită poziție și calificare. Instrucțiunile trebuie scrise în trei exemplare:

• unul - în treburile departamentului de personal;
• al doilea - în treburile șefului unității;
• al treilea - angajatului.

Atenţie!

Important: trebuie inclusă semnătura angajatului pe instrucțiuni - aceasta este singura dovadă că știe ce ar trebui să facă și ce nu ar trebui să facă.

Dacă nu există semnătură, nimic nu dovedește că angajatul nu își îndeplinește atribuțiile.. Și, prin urmare, va fi imposibil să-l concediezi pentru muncă proastă.

Elaborarea fișei postului

Pentru a întocmi un document complet și corect, Mai întâi trebuie să vă aprovizionați cu informații:

• pentru ce post și calificări sunt elaborate instrucțiunile;
• ceea ce trebuie să știe persoana instruită;
• cu care persoana instruită trebuie să interacționeze în timpul procesului de muncă;
• tipuri de muncă incluse în atribuțiile persoanei instruite;
• conditii de lucru.

De unde să obțineți informații despre poziții

Informația despre poziții este punctul principal în scrierea instrucțiunilor, deoarece în etapa inițială este important să „separați grâul de pleavă”, adică trebuie să alegeți exact lista de lucrări care este potrivită pentru un anumit angajat, în conformitate cu poziția și calificările sale specifice pentru întreprinderea dvs. De exemplu, un strungar de clasa a doua nu trebuie să știe ce ar trebui să știe un strungăr de clasa a patra.

Chiar și legislatorii sovietici au dezvoltat în mod activ tot felul de directoare de profesii, care nu sunt folosite doar astăzi, ci sunt și actualizate.

Cerințele pentru manageri sau angajați pot fi găsite în Rezoluția Ministerului Muncii nr. 37. Și lista de posturi și lista de cerințe pentru acestea.

Dar acest ghid se aplică numai managementului și specialiștilor. Cerințe pentru profesiile active Nu o poți pune doar într-un articol, dar le puteți găsi la link-ul către ETKS: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc.

În fereastra prezentată există un tabel, în a treia coloană a căruia trebuie mai întâi să găsiți tipul de lucru(sudura, de exemplu, sau turnatorie), iar in fereastra care se deschide prin link veti gasi materialele necesare dupa profesie si categorie.

Atenţie!

Important: Cărțile de referință oferite prezintă nu numai tipurile de muncă în concordanță cu postul, ci și cantitatea de cunoștințe pe care trebuie să o aibă persoana instruită.

Nuanţă: Este posibil să nu aveți nevoie de anumite cerințe, deoarece cărțile de referință sunt standard. De aceea consultați-vă cu șeful departamentului în care va lucra persoana instruită - lăsați-l să arunce tot ce nu este necesar. De asemenea, poți să-l adaugi pe al tău!

Informații despre condițiile de muncă

Ar trebui să căutați aceste informații direct la locul de muncă unde va lucra recrutul. Deoarece, din cauza specificului muncii dvs., aveți dreptul de a solicita informații oricărui angajați ai organizației, obligați supervizorul imediat al noului angajat să furnizeze informații despre următoarele condiții de muncă:

• ce echipament va folosi persoana instruită (tip, model);
• interacțiunea cu alți membri ai echipei;
• despre instrumente;
• despre comportamentul la locul de muncă (ce este permis, ce nu).

Înregistrarea DI

Instrucțiunile în sine pot consta din mai multe secțiuni.:

1. Dispoziții generale:
   • scopul documentului (de exemplu: instrucțiunea definește drepturile, îndatoririle, responsabilitățile și condițiile de muncă în specialitate);
   • categoria de post (manager, specialist, muncitor etc.);
   • modul în care este numită postul (prin concurs, prin ordin etc.);
   • informații despre înlocuire (în absență - cine poate înlocui angajatul);
   • cerințe de calificare (educație, experiență, drepturi sau licențe etc.);
   • o listă a actelor sau documentelor juridice a căror cunoaştere este obligatorie.
2. Responsabilitatile locului de munca. În această secțiune trebuie să enumerați toate tipurile de muncă pentru post, luate din cărți de referință și completate cu propria dvs. listă.
3. Drepturile angajaților. Un angajat, de exemplu, poate avea dreptul de a lua decizii în mod independent cu privire la anumite aspecte specifice, precum și de a-și îmbunătăți abilitățile și de a face propuneri creative și inovatoare.
4. Relații. Aici, enumerați cu ce angajați sau departamente trebuie să interacționați în timpul procesului de lucru și cine raportează cui. De asemenea, puteți include aici procedura și calendarul de aprobare a documentelor.
5. Responsabilitate. Aici puteți enumera încălcările specifice de care va fi responsabil angajatul și sancțiunile corespunzătoare. De exemplu, pentru căsătorie - fără bonus.

Aprobarea DI

Așadar, de îndată ce ați elaborat o schiță de instrucțiune, trebuie să fiți de acord cu aceasta:

• cu un avocat;
• cu șeful de compartiment, în subordinea căruia funcția conform instrucțiunilor;
• cu directorul.

Atenţie!

Nuanţă: prin scrisoarea Rostrud nr. 3520-6-1, fișele postului sunt recunoscute ca documente organizatorice, prin urmare nu este nevoie să le coordonați cu comitetul sindical, decât dacă există o astfel de cerință în Regulamentul dumneavoastră privind OK sau contractul colectiv.

De asemenea, nu este necesară emiterea unui ordin de aprobare a DI; ștampila de aprobare a directorului este suficientă.

Reglementări privind fișele postului

Acesta este un act local care descrie regulile de mai sus. În conformitate cu acesta, instrucțiunile vor trebui elaborate, aprobate, aplicate și stocate.

Elaborarea Regulamentelor nu este obligatorie, dar facilitează semnificativ munca ofițerului de personal, deoarece este un fel de instrucțiune pentru redactarea instrucțiunilor, deoarece explică modul de redactare a unei fișe a postului.

Componentele Regulamentelor:

• ștampila de aprobare;
• în ce domeniu se aplică Regulamentul;
• prevederi generale privind DI;
• funcționarul responsabil de elaborarea instrucțiunilor (un funcționar este un angajat care îndeplinește funcții administrative. El poate fi șeful OK sau șeful altui departament);
• cerințe pentru proiectarea, conținutul și aprobarea DI;
• cum sunt revizuite și modificate MDI-urile;
• procedura de citire a instrucțiunilor;
• ordinea depozitării lor.

Pentru o mostră de Regulamente.

Fiecare dintre noi astăzi se confruntă în mod regulat cu nevoia de a studia diverse instrucțiuni pentru utilizarea unui anumit produs.

Ne însoțesc literalmente peste tot. Cumpărăm aparate electrocasnice și studiem manualul de instrucțiuni, cumpărăm pastile pentru dureri de cap de la farmacie și ne uităm imediat la instrucțiunile atașate pentru uz medical.

Ce zici de pastile și echipamente! Mergi la un supermarket simplu și ia un pachet de paste. Ce vei vedea pe spate? Nu este acesta un fel de manual de instrucțiuni?!

Aici începe distracția...

Natura prezentării informațiilor variază radical. Uneori pare că în mâinile noastre a căzut un mesaj secret de la serviciile speciale, care nu este posibil de descifrat, sau invers - adulților li se explică aproape pe degete cât înseamnă doi plus doi.

Comoditatea și ușurința de utilizare a unui produs au fost întotdeauna „pârghii” semnificative de influențare a deciziei publicului țintă de a cumpăra.

De exemplu, atunci când căutăm o nouă tabletă pe Internet, dacă este posibil, cu siguranță vom descărca și vizualiza instrucțiunile de operare ale acesteia.

Ai reușit să o acoperi cu termeni de neînțeles? Apoi primiți drept „recompensă” un refuz de a cumpăra și bucuria concurenților dvs., care au oferit clienților instrucțiuni adecvate, clare și ușor de înțeles, care demonstrează că este ușor să ne „împrieteniți” cu tableta noastră.

Scrierea unui manual de produs de înaltă calitate este o artă. Să ridicăm cortina și să aruncăm o privire „în culise” creării sale.

Deci, la ce ar trebui să acordați atenție atunci când creați un manual de instrucțiuni care va „funcționa” pentru vânzări?

Detalierea

Specificitatea și gradul de detaliu sunt acei parametri care sunt determinați în funcție de nivelul de pregătire al publicului țintă. Aici se selectează echilibrul optim, axat pe potențialul cumpărător.

De exemplu:

După ce faceți clic pe ____, apare o fereastră de bun venit.

După ce apăsați ____ în colțul ____ al tastaturii, pe ecran apare o fereastră de bun venit cu inscripția „____”.

Cel mai adesea există instrucțiuni care conțin informații mai detaliate. Dar fii atent! Nu ar trebui să aduci detaliul până la absurd și excesiv, altfel riști să înfurii și să pierzi clientul:

După ce apăsați tasta ____ cu degetul în colțul din dreapta sus al tastaturii, pe ecran apare o fereastră de bun venit cu un text albastru închis „____” situat în mijloc.

Structurarea

Am vorbit în repetate rânduri despre importanța structurării informațiilor în texte. Această prezentare facilitează perceperea materialului de către public. Manualul de instrucțiuni nu face excepție.

Comparaţie:

1. Introduceți discul în unitate.
2. În fereastra care apare, faceți clic pe ____.
3. Selectați elementul de meniu ____.

Introduceți discul în unitate, apoi în fereastra care apare, faceți clic pe ____ și apoi selectați elementul de meniu ____.

În prima opțiune vedem o structurare pas cu pas a informațiilor. Clar, ușor și de înțeles. A doua opțiune arată și se simte diferit - este mai „grea”.

Pozitivitate și corectitudine

Crezi că nu este important? Nu aveți dreptate! Pentru un rezultat pozitiv, trebuie să gândiți pozitiv și să vorbiți pozitiv prin text cu publicul țintă (fie ca adversarii înfocați ai tautologiei să ne ierte).

Nimănui nu-i place grosolănia și tristețea. Prin urmare, configurați delicat și foarte corect potențialii cumpărători NUMAI pentru pozitiv.

Iată cum arată în practică:

Scoateți monitorul din cutie și scoateți-l cu grijă din ambalaj. Țineți din toate părțile pentru a-și menține integritatea.

Scoateți monitorul din cutie și scoateți ambalajul. Încercați să nu o scăpați sau să nu o rupeți în acest proces.

NU celor trei C: abrevieri, sinonime și îndoieli

Când se elaborează instrucțiuni de utilizare a unui produs, este recomandabil să se evite orice „incertitudine de intonație”. Simțiți-vă liber să tăiați diferitele „poate, probabil, poate”.

Abrevierile sunt permise numai dacă formularea completă a fost dată chiar la începutul manualului, lângă care era indicată „forma sa condensată”:

Compania de transport (TC) este responsabilă ____.

Dispozitivul multifuncțional (MFP) funcționează ____.

Sistemul de operare (OS) pornește ____.

Utilizarea sinonimelor și a jargonurilor este inacceptabilă. Nu este nevoie să-ți „demonstrezi” erudiția și să încurci utilizatorii cu o terminologie diferită.

Dacă vorbim, de exemplu, despre un telefon mobil, atunci nu ar trebui să folosiți cuvinte precum „telefon mobil”, „mobil”, „dispozitiv telefonic”, „telefon mobil”, etc. în textul instrucțiunilor.

Există repetări frecvente? Dar nu creați o operă de artă, ci un manual de instrucțiuni. Clientul trebuie să-l înțeleagă, și nu să-ți evalueze stilul și vocabularul.

Trăiască starea de spirit imperativă!

Utilizați starea de spirit imperativă - încurajați utilizatorii să ia măsuri (sunați, sfătuiți, avertizați, interziceți).

Comparaţie:

Pentru a porni telefonul trebuie să apăsați ____.

Butonul ____ este responsabil pentru pornirea telefonului.

Apăsați ____ pentru a porni telefonul.

Porniți telefonul folosind butonul ____.

Atingerea finală

Cel mai rău lucru este dacă o persoană, din cauza „instrucțiunilor confuze”, nu a putut înțelege cum să folosească produsul și a refuzat să-l cumpere. De aceea…

După ce instrucțiunea finalizată a fost fixată pe „foaia de ecran” a monitorului prin apăsarea butonului „salvare”, ar fi o idee bună să verificați dacă este clar pentru publicul țintă.

Nu scriem „pânze verbale” cu o simplă descriere a unui număr de acțiuni necesare, ci dezvoltăm linii directoare clare, logice și vizuale.

Ghiduri de utilizare care încurajează utilizatorii să cumpere.

Bună din nou, dragă habralyud!

În continuarea postării mele, am decis să scriu despre cea mai bună modalitate de a crea instrucțiuni pentru utilizatori și administratori.

Pentru toți cei interesați, vă rugăm să distribuiți.

PUP

Principiul Keep It Simple Stupid este bine cunoscut în programare, dar din anumite motive este rar folosit pentru a scrie instrucțiuni și documente de îndrumare, preferând să răspândească gândurile de-a lungul copacului. În 70% din situații, această documentație este necesară doar pentru a ne îndepărta veselii autorități de reglementare, dar în același timp ei uită că această documentație va trebui să fie lucrată cu, și nu întotdeauna de oameni cunoscători din punct de vedere tehnic și cunoscători în domeniul securității informațiilor. .

Pentru început, voi scrie câteva reguli care vă vor ajuta să creați un document de lucru și convenabil:

1. Încercați să separați instrucțiunile pentru utilizatori de instrucțiunile pentru administratori și ofițerii de securitate. Mai mult, primul nu trebuie să conțină referințe la al doilea (pot conține referințe unul la celălalt).
2. Dați instrucțiuni pas cu pas, cum ar fi „ia și fă-o”. Adică, instrucțiunile trebuie să descrie algoritmul acțiunilor persoanei căreia i se adresează.
3. Descrieți fiecare element ca o acțiune separată, cu indicarea obligatorie a persoanei responsabile și a persoanelor de contact, dacă este necesar.
4. Pentru o mai mare claritate, puteți desena în plus o diagramă de acțiuni în instrucțiuni. Acest lucru va ajuta utilizatorul să înțeleagă și să evalueze clar acțiunile și, de asemenea, vă va fi ușor să explicați algoritmul în timpul antrenamentului.
5. Punctul psihologic este că instrucțiunile vor fi urmate prost și vor funcționa dacă algoritmul nu este explicat utilizatorilor într-o manieră clară și accesibilă folosind exemple și exemple. De aceea - NU UITATI DE ANTRENAMENT!

Exemple de instrucțiuni pentru utilizatori

Mai jos este un exemplu de instrucțiuni pentru crearea unui cont de utilizator într-o rețea corporativă.

Ecran clar/birou clar

Specificul organizațiilor rusești care funcționează din vremea sovietică și au angajați la fel de experimentați este de așa natură încât, de regulă, birourile lor sunt pline de hârtie. Uneori, computerul nu se oprește sau nu se blochează, chiar și atunci când merg acasă. Recent, am văzut personal, trecând pe lângă o întreprindere municipală noaptea târziu, cum în spatele jaluzelelor deschise dintr-o clădire încuiată ardea un monitor cu un document Word deschis pe el.
Uneori, utilizatorii nu sunt conștienți de posibile scurgeri de informații neintenționate. Chiar dacă nu este confidențial, poate fi doar pentru uz intern. Dar acest lucru oferă o înțelegere că acestei organizații nu îi pasă de securitatea sa și poate face acest lucru cu informații confidențiale. De asemenea, este posibil să existe informații care nu sunt încă clasificate ca închise, dar există deja în circulația internă a organizației.

Un bun exemplu de bune practici aici este politicile de birou clar și ecran clar. Ele pot fi descrise în același mod în care am dat un exemplu mai devreme, dar va părea puțin stupid, deoarece acțiunile de acolo sunt cele mai simple. Este mai bine să faceți din el doar un set de reguli:

P.S. Postarea conține capturi de ecran ale instrucțiunilor și politicilor implementate efectiv și de lucru. Toate asemănările cu organizațiile existente sunt pur coincidențe. Toate denumirile departamentelor și birourilor au fost schimbate.

Stabiliți pentru cine sunt pregătite instrucțiunile.

• Scrii pentru începători, profesioniști sau pentru cineva cu cunoștințe intermediare?
• Instruirea dumneavoastră va fi folosită în clase de grup sau pentru auto-studiu?

Stabiliți exact ce vor spune instrucțiunile.

• Exemplu: pregătiți un ghid despre „Cum să instalați uși”. O secțiune poate fi dedicată ușilor glisante, alta ușilor de intrare, alta ușilor pentru intrarea din spate.

Decideți care structură logică pentru prezentarea materialului este cea mai bună. Relația dintre secțiuni se referă la mai mult decât la succesiunea de acțiuni. Uneori este necesar să includeți mai întâi o secțiune care să descrie anumiți termeni și concepte și, de asemenea, să descrieți mai bine sarcinile care sunt repetate în diferite secțiuni. Dar dacă presupuneți că cititorul are deja anumite abilități pentru a finaliza sarcina, este mai bine să furnizați descrieri ale procedurilor generale în anexe.

Dacă instrucțiunile folosesc terminologie profesională sau jargon, trebuie să pregătiți un glosar de termeni. Dacă este puțin probabil ca cititorii să cunoască terminologia, cel mai bine este să plasați un glosar imediat după cuprins. Actualizați lista de termeni pe măsură ce scrieți instrucțiunile.

• Glosarul ar trebui să utilizeze cele mai precise descrieri ale termenilor. Dacă se folosește un acronim, explicați semnificația acestuia (de exemplu, Scuba - Self Contained Underwater Breathing Apparatus).

Decideți ce subiecte necesită cercetări suplimentare. Dacă instrucțiunile sunt pregătite prost, sunt inutile. Cercetarea preliminară ar trebui să fie finalizată înainte de a începe să scrieți instrucțiuni.

Gândiți-vă la structura organizatorică a fiecărei secțiuni.

• Exemplu: pregătiți instrucțiuni despre anumite computere. Este posibil să existe o secțiune de depanare în acest ghid. O parte din materialul din acesta poate fi dedicat problemelor legate de spațiul pe disc, altul utilizării excesive a memoriei RAM etc.

Organizați fiecare secțiune și secțiune într-o succesiune logică, restrângând domeniul de aplicare al fiecărui subiect.

Începeți să scrieți! Folosiți sistemul organizațional ca bază, dar nu ezitați să-l modificați pentru a extinde subiectul.

1. Scrieți descrieri ale diferitelor sarcini.
2. Pregătiți exemple care vor ajuta cititorul să înțeleagă mai bine instrucțiunile.
3. Pregătiți ilustrații adecvate. Nu introduceți imagini până nu sunt scrise instrucțiunile. Ilustrațiile trebuie ajustate pentru a se potrivi cu textul.

• Faceți modificări pentru ca cititorul să găsească mai ușor informațiile de care are nevoie.
  1. Exemplul 1: (Folosiți o listă numerotată) În editor, puteți lega imaginea la paragraful 13 al instrucțiunilor.
  2. Exemplul 2: (Sortare) În editor, puteți mări dimensiunea unui șir de text dacă acesta iese în evidență din ordinea generală.

Nu copiați instrucțiunile altora! Utilizați indici și bibliografie, indicând de unde provin informațiile citate (alți autori, instrucțiuni etc.).

• Nimic nu distruge mai repede credibilitatea unui autor decât plagiatul. Gândește-te cum te-ai simți când cineva „fură” o parte din munca ta pentru instrucțiuni?

Adăugați ilustrații relevante. Pune-le în text. Nu vă fie teamă să lăsați spațiu alb.

Verificați, verificați și verificați din nou. Căutarea erorilor trebuie să fie constantă. Notați despre erorile pe care le găsiți sau despre informațiile pe care le pierdeți. Corecteaza-i. Marcați paragrafele care par neclare alti oameni. Rescrie aceste pasaje pentru a fi mai ușor de înțeles. Rugați diferite persoane să vă citească instrucțiunile pentru a vă asigura că sunt scrise în cel mai bun mod posibil.

• • În opinia noastră, cea mai bună procedură pentru verificarea unei instrucțiuni terminate este:
    1. Scădeți singuri erorile.
    2. Cereți unui prieten să verifice erorile.
    3. Solicitați-vă lucrările revizuite de un expert în domeniu, astfel încât acesta să o poată revizui și el.
    4. Dacă manualul este în curs de pregătire pentru compania dvs., cereți-i șefului să îl revizuiască.
    5. Dați slujba unui începător pentru a verifica.
    • Verificarea de către un specialist fără experiență vă va ajuta să înțelegeți cât de clar este prezentat textul pentru persoanele care au cunoștințe minime în acest domeniu.

Ce este o instrucțiune?

O instrucțiune este un act juridic emis sau aprobat în scopul stabilirii regulilor care reglementează aspectele organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare și alte aspecte speciale ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (diviziunile și serviciile acestora), funcționarilor și cetățenilor. Scopul principal al documentației de instruire este de a preda o secvență de acțiuni sau de a oferi asistență ca referință de instruire.

De asemenea, sunt emise instrucțiuni în scopul explicării și stabilirii procedurii de aplicare a actelor legislative și a documentelor administrative (de exemplu, ordine). Instructiuni pentru completarea si mentinerea documentelor contabile sunt emise in mod constant.

Pentru fiecare angajat al unei instituții (organizație) se întocmește o fișă a postului. Fișa postului are o formă unificată și aceeași structură de text pentru toate posturile: prevederi generale, funcții, responsabilități postului, drepturi, responsabilități, relații oficiale.

Documentația de instrucțiuni poate fi, de asemenea, o descriere a sistemului de operare al computerului, instrucțiuni pentru efectuarea unei sarcini sau sarcini speciale sau un manual de software.

Care sunt principiile de bază pentru crearea documentației de instruire?

Instrucțiunile bune sunt formulate cu precizie, clare, complete, consecvente și eficiente. Fiecare dintre aceste caracteristici este un ghid pentru autorul instrucțiunilor.

Primul principiu: evitați incertitudinea. Cu cât instrucțiunile sunt mai precise, cu atât mai bine. Este mai bine să spuneți „faceți la stânga la stejarul mare unde este o casă cu un acoperiș de țiglă verde cu un semn „de vânzare” pe ea”, decât să spuneți doar: „Virați la stânga la copacul mare”. Când descrieți clar, evitați cuvintele care au înțelesuri multiple sau care nu au sens. Precizia este un aspect important al clarității.

Al doilea principiu: fii clar. Instrucțiunile trebuie pregătite pentru anumiți destinatari. Direcționați mesajul către publicul vizat. Dacă pregătiți documentația pentru un sistem informatic, trebuie să luați în considerare nivelul de conștientizare al publicului dumneavoastră cu privire la sistem. Utilizarea jargonului și a acronimelor poate fi acceptabilă în unele săli de clasă, dar inacceptabilă în altele. În plus, instrucțiunile pot fi clarificate folosind propoziții scurte, cuvinte uzuale și conexiuni bune.

Principiul trei: Furnizați informații complete. Instrucțiunile pot fi clare și de înțeles, dar totuși eșuează dacă sunt incomplete. Dacă ratați vreun pas important atunci când descrieți tehnica, acest lucru poate duce la imposibilitatea de a finaliza sarcina. Pe lângă definirea tuturor acțiunilor sau elementelor principale ale instrucțiunilor dvs., luați în considerare posibilitatea ca diverse probleme sau întrebări să apară. Ca un mijloc de a verifica instrucțiunile dvs. pentru a fi complete, puneți-vă următoarele întrebări: Cine? Ce? Când? Unde? Cum? De ce?

Al patrulea principiu: fii consecvent. Instrucțiunile date vor fi mai ușor de implementat dacă sunt consecvente și consecvente. Distingeți nivelurile structurale din instrucțiunile dvs. și faceți-le evidente pentru destinatar. De exemplu, în instrucțiunile scrise, tratați fiecare pas de bază la fel, fiecare pas de la nivelul următor este de asemenea consecvent etc. Este de preferat să începeți fiecare pas major pe o pagină nouă, să utilizați același font și aceleași formate și să începeți cu un scurt rezumat.

Al cincilea principiu: fii eficient. Eficiența înseamnă menținerea textului de instrucție la un nivel minim, păstrând în același timp cele patru principii precedente. Eficiența nu este ușor de obținut, deoarece instrucțiunile clare, clare, ușor de înțeles și consecvente vor fi probabil lungi. Cu toate acestea, ar trebui să căutați modalități de a minimiza instrucțiunile. De exemplu, începerea fiecăreia dintre cele șapte acțiuni cu expresia „Următorul pas în finalizarea sarcinii...” este ineficientă. În schimb, folosiți o frază ca aceasta o dată și apoi, după două puncte, enumerați toate cele șapte acțiuni.

Eficiența este adesea obținută prin utilizarea scurtelor rezumate pentru a descrie conținutul instrucțiunilor, de exemplu: „Instalarea acestui software implică trei pași principali și durează opt minute. Cu toate acestea, înainte de instalare, trebuie să aflați numărul dvs. de serie și cantitatea de RAM de pe computer." Scurtele rezumate (rezumate ale acțiunilor propuse) ajută la evitarea ineficienței de a parcurge o parte din calea descrisă în instrucțiuni până în momentul în care vă devine clar că nu aveți suficient echipament sau informații pentru a finaliza sarcina.

De unde ar trebui să încep să pregătesc instrucțiuni?

Atunci când creați documente de orientare, pe lângă aplicarea principiilor de bază, ar trebui să luați în considerare și modul în care informațiile ar putea fi utilizate de către publicul dvs. Un pilot de avion consultă o listă de acțiuni și condiții necesare de fiecare dată înainte de decolare. Un tehnician informatic apelează la instrucțiuni pentru a-și aminti combinația de taste pentru o comandă folosită rar. Noul angajat urmează instrucțiunile pregătite de predecesorul său pentru a face față unei sarcini dificile. Un solicitant pentru o poziție revizuiește fișele postului pentru a-și evalua nivelul de interes pentru poziție.

Fiecare dintre aceste documente are un scop clar și caracteristici legate de utilizarea prevăzută. Când pregătiți instrucțiuni, următoarea listă de întrebări la care ar trebui să găsiți răspunsuri înainte de a începe să scrieți documentația vă va ajuta:

Pentru ce este această documentație?

Scriu documentație pentru un utilizator individual sau pentru un grup de utilizatori?

Utilizatorul se va referi la această documentație de mai multe ori?

Cât timp va fi utilizată această versiune a documentației? (Care este durata ei de viață?)

Este necesar un glosar?

Am verificat documentația pentru a mă asigura că este înțeleasă de un utilizator neinstruit?

Este stilul de scriere potrivit pentru cel mai scăzut nivel de potențiali utilizatori?

Ar trebui inclus un index?

Ce întăriri vizuale sau ajutoare vizuale ar putea fi de ajutor?

Cum ar trebui elaborate instrucțiunile interne oficiale ale companiei?

Instrucțiunile sunt emise pe un formular general. Se aprobă printr-un act administrativ special sau direct de către conducător, fapt dovedit de ștampila de aprobare corespunzătoare. Ştampila de aprobare are două opţiuni de design:

APROBAT de Presedintele Societatii pe actiuni Olympus, semnatura V.L. Plotnikov 30.03.02

APROBAT Ordinul Ministrului Sănătății al Rusiei 15/11/99 nr. 287

Instrucțiunile pot fi marcate ca anexă la documentul administrativ. Atunci când o instrucțiune este aprobată printr-un document administrativ (de exemplu, un ordin), aceasta stabilește termenul limită pentru introducerea instrucțiunii, enumeră măsurile organizatorice necesare și indică persoanele responsabile.