Зочдыг хүлээн авах технологи. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулахад нарийн бичгийн даргын үүрэг 8 янз бүрийн ангиллын зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах

Зочдыг хүлээн авах нь найрсаг байдал, анхаарал халамж, эелдэг байдал, эелдэг байдал нь хүлээн авах өрөөний уур амьсгалыг ихээхэн тодорхойлдог нарийн бичгийн даргын хамгийн чухал үүргүүдийн нэг юм.

Компанийн нарийн бичгийн дарга нь бүх зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах үүрэгтэй бөгөөд менежерийн нарийн бичгийн дарга нь удирдлагууд зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулдаг.

Байгууллагын ажилчдыг хүлээн авах

Нарийн бичгийн дарга нь менежерт ажлын өдрийн төлөвлөгөөгөө хэрэгжүүлэхэд нь тусалдаг тул менежер хэнтэй уулзах шаардлагатай, хэнийг бусад албан тушаалтнуудад шилжүүлэх боломжтойг тодорхойлох эрхийг түүнд ихэвчлэн олгодог; ямар асуудал яаралтай, нэн тэргүүнд шийдвэрлэх, удирдлагын анхаарал хандуулах шаардлагатай байна.

Менежерийг хүлээн авах арга хэмжээг зохион байгуулахдаа нарийн бичгийн дарга нь түүнтэй уулзах боломжтой хүмүүсийг ямар ч үед мэдэж, чөлөөтэй дамжуулах ёстой. Байгууллагын бусад ажилчдыг цаг үеийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд хүлээн авахын тулд менежерийн ажлын өдрийг оновчтой төлөвлөх үндэс болох цаг, өдрийг тогтоосон байх нь зүйтэй. Хүлээн авалтад ирсэн ажилчдыг нэр, овог нэрээр нь хэлэх ёстой бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь байгууллагын бүх ажилчдын овог нэр (эх, овог нэр) байх ёстой.

Байгууллагын ажилчдыг цаг үеийн асуудлаар хүлээн авах

Аливаа компанид өдөр бүр хурдан шийдлийг шаарддаг олон ажлын асуудал гарч ирдэг. Эдгээр асуудлыг хэдхэн минутын дотор шийдэж болох бөгөөд хэрэв захирагч нь менежертэй зохицуулах боломж байхгүй бол түүний ажил удааширч магадгүй юм. Үйл ажиллагааны товч асуултууд:

● ямар нэг зүйлд амаар зөвшөөрөл авах (жишээлбэл, ажилтан албан тушаалын машин ашиглаж болох эсэхээ мэдэхийг хүсдэг);

● аливаа үйл ажиллагааг зохицуулах (жишээлбэл, ажилтан ханган нийлүүлэгчидтэй уулзалт зохион байгуулах үүрэг хүлээсэн бөгөөд уулзалтын цаг, оролцогчдын жагсаалт, шаардлагатай баримт бичгийн жагсаалтыг тохиролцох нь чухал юм).

● товч мэдээлэл авах (жишээлбэл, даалгавраа биелүүлэхийн тулд ажилтан байгууллагын координат, менежерт байгаа товч мэдээллийг авах шаардлагатай);

● товч мэдээлэл өгөх (жишээлбэл, ажилтан чухал хэлэлцээр хийж, үр дүнгийн талаар менежерт нэн даруй мэдэгдэхийг хүсч байгаа);

● баримт бичигт гарын үсэг зурах (төлбөрийн даалгавар, захиалга, заавар, гэрээ гэх мэт). Гэхдээ баримт бичигт гарын үсэг зурах нь үргэлж хурдан биш гэдгийг мартаж болохгүй. Жишээлбэл, ажилтан "хэдэн минутын турш хийх зүйл байна, гэрээнд гарын үсэг зурахад хангалттай" гэж итгүүлж, дараа нь менежер энэ гэрээг анх удаа харж байгаа бөгөөд гарын үсэг зурахаасаа өмнө сайтар судлах шаардлагатай болдог.

Дэд албан тушаалтнуудын байр сууринаас харахад аливаа байгууллагад яаралтай шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлууд байдаг. Гэсэн хэдий ч, хэрэв ажилтан бүр ийм асуудал гарвал менежерт хандвал менежерийн бүх цагийг тэдгээрийг шийдвэрлэхэд зарцуулна. Тийм ч учраас тулгамдсан асуудалтай зочдын урсгалыг зөв зохион байгуулах нь чухал юм. Компани бүр өөрийн гэсэн оновчтой шийдлийг олох ёстой, гэхдээ нэгтгэн дүгнэхэд та дараахь зүйлийг хийж болно: бүх асуудлыг бүлэглэж, бүлэг тус бүртэй ажиллах ажлыг тодорхой байдлаар зохион байгуулдаг.

Менежер аливаа шийдвэр гаргахаасаа өмнө эхлээд судлах ёстой баримт бичгийн төсөл(тушаал, заавар, захидал, гэрээ, сурталчилгаа, мэдээллийн материал, санамж бичгийн төсөл) , Нарийн бичгийн дарга тэдгээрийг "Харгалзах" хавтсанд цуглуулдаг. Өдрийн цагаар эдгээр баримт бичиг нь нарийн бичгийн даргад хуримтлагддаг бөгөөд менежер нь ажлын өдрийн төгсгөлд эсвэл дараагийн өдрийн эхэнд бүгдийг нэг дор хардаг.

Менежер нь нарийн бичгийн даргад баримт бичгийг яаралтай авч үзэхийг хүлээж байгааг мэдэгдэж болно - гүйцэтгэгч баримт бичгийг авчрах үед нарийн бичгийн дарга тэр даруй менежерт шилжүүлнэ. Хэрэв компани мэдээлэл солилцохдоо цахим шуудан ашигладаг бол гүйцэтгэгчид баримт бичгийг нарийн бичгийн дарга руу цахим шуудангаар илгээдэг. Үүний дараа нарийн бичгийн дарга баримт бичгийг хэвлэж, "Хянах" хавтсанд хийнэ.

Заримдаа ажилчид менежер рүү шууд захидал илгээдэг - ийм мессежүүд нь менежерийн анхаарлыг зочлохтой адил сатааруулдаг. Хэрэв компани том бол энэ нь менежерийн ачаалал ихтэй, галын бригадын горимд ажиллахад хүргэдэг. Нэмж дурдахад ихэнх менежерүүд цаасан дээрх баримт бичгүүдийг судалж, асуултуудыг нэн даруй тэмдэглэж, тайлбар хийхийг илүүд үздэг.

Менежер аль хэдийн харж, зөвшөөрсөн, гарын үсэг зурахад бэлэн баримт бичиг,Нарийн бичгийн дарга үүнийг "Гарын үсэг зурах" хавтсанд байрлуулна. Менежер эдгээр баримт бичигт нэг дор гарын үсэг зурж, өдрийн дундуур (буулгахад) эсвэл өдрийн эхэн ба төгсгөлд (дасгал хийх, ядрах үед) 10-15 минут зарцуулж болно.

Үнэхээр яаралтай асуултуудутсаар шийдвэрлэх боломжтой (хэрэв та судлах, баримт бичигт гарын үсэг зурах шаардлагагүй бол). Энэ нь танд ихээхэн цаг хэмнэх боломжийг олгодог. Нарийн бичгийн дарга нь ажилтанд ямар асуулт байгаа талаар асууж, менежерт утсаар мэдээлэх ба менежер ажилтантай ярих эсэхээ шийддэг. Хэрэв менежер ярихгүй гэж шийдсэн бол асуултаа хэн нэгэнд (жишээлбэл, түүний орлогч) шилжүүлэх, эсвэл ажилтнаас асуултаа бичгээр тавьж, "Шалгах" хавтсанд оруулахыг хүсэх эсвэл ажилтнаас асууж болно. өөр цагт түүнтэй холбоо барина уу.

Дээр дурдсан бүх бүлгүүд нь яаралтай асуудлын 80 орчим хувийг бүрдүүлдэг. Яаралтай хуралдаж шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлуудын 20% нь эрэмбэлэгдсэний дараа үлддэг.

Боломжит сонголтууд

Нарийн бичгийн дарга, менежерийн хамтын хүчин чармайлтаар та ажилчдаа асуулт цуглуулахад аажмаар сургаж, менежер дээр өдөрт хамгийн ихдээ нэг удаа асуултын жагсаалттай ирж болно. Хэрэв ийм шинэлэг санааг хэрэгжүүлж чадвал менежерийн ачааллыг мэдэгдэхүйц хөнгөлөх болно. Энэ тохиолдолд та одоогийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд ажлын өдрийн төгсгөл эсвэл эхэнд харьяа ажилтан бүрт 10-15 минут хуваарилж болно. Энэ үйл явцыг оновчтой болгохын тулд та хуваарь үүсгэж болно.

Одоогийн ажлын асуудлаар хүлээн авах өөр нэг хувилбар бол аливаа ажилтан (нарийн бичгийн даргын зохицуулдаг тэргүүлэх дарааллаар) менежер дээр ирж, бүх асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой өдөр бүр тодорхой цагийг тогтоох явдал юм. Жишээлбэл, алдартай цаг бол 13.00-14.00 цаг (үдийн хоолны завсарлагааны дараа), учир нь үдийн хоолны дараа хөнгөн оюуны үйл ажиллагаа эрхлэх нь илүү дээр болох нь батлагдсан бөгөөд одоогийн богино асуултуудыг шийдвэрлэх нь тэдэнд хамаарна. Ажилчид ихэвчлэн ажлын өдрийн эхэнд яаралтай асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байдаг тул 9:00-10:00 цагийн хооронд эдгээр зорилгод тохиромжтой.

Байгууллагын ажилчдыг хүлээн авч ажлын асуудлаар дэлгэрэнгүй ярилцах

Аливаа компанийн үйл ажиллагааны явцад онцгой яаралтай биш, гэхдээ нэгэн зэрэг чухал бөгөөд нарийвчилсан хэлэлцүүлэг шаарддаг асуудлууд гарч ирдэг. Эдгээр асуудлыг зам дээр, хэдхэн минутын дотор эсвэл утсаар шийдвэрлэх боломжгүй. Эдгээр асуултуудад:

● аливаа томоохон ажлын үр дүнгийн талаар ажилтанд санал хүсэлт өгөх, жишээлбэл, төсөл дууссаны дараа эсвэл урт хугацааны хэлэлцээр хийх;

● дэлхийн хэмжээний асуудлаар шийдвэр гаргах, жишээлбэл, томоохон ханган нийлүүлэгчдээс ирсэн хэд хэдэн саналыг ажилтантай ярилцаж, оновчтойг нь сонгох;

● ажилтны төлөвлөгөө, тайланг (сар, улирал, жилийн) хэлэлцэх;

● Гүйцэтгэлийн үнэлгээний яриа, ажилтны урт хугацааны (зургаан сар, нэг жил) гүйцэтгэлийн талаар ярилцах;

● Ажлыг сайжруулах, өөрчлөн зохион байгуулах, стратегийг өөрчлөх болон дэлхийн бусад асуудлуудад чиглэсэн ажилчдын санал, санааг хэлэлцэх.

Ийм асуудлыг хэлэлцэхийн тулд менежер доод тал нь 20-30 минут харьцах шаардлагатай байдаг ч ихэнхдээ ийм яриа нэг цаг орчим үргэлжилдэг. Тиймээс ийм асуудлыг ихэвчлэн хурдан хариу өгөх горимд шийддэггүй. Бүх зүйлийг тайван ярилцахын тулд менежер түүнд нэг цаг үлдсэн гэдэгт итгэлтэй байх ёстой. Тийм ч учраас цаг үеийн асуудалтай холбоогүй асуудлаар элсэлтийн үйл явцыг тусгайлан зохион байгуулах ёстой. Хэрэв компани нь том бөгөөд менежер нь олон тооны (10-аас дээш) дэд ажилтнуудтай чухал асуудлаар байнга харилцдаг бол уулзалтын тэмдэглэл хөтлөх нь дээр.

Менежер тодорхой цагийг томилсны дараа ажилтанд мэдэгдэх шаардлагатай. Хэнд мэдэгдээгүй, хэнд мэдэгдээгүйг мартахгүйн тулд шууд тэмдэглэл хөтлөх боломжтой.

Менежер хүлээн авалтын огноог тогтоож болно, эсвэл тодорхой цагийг зааж өгч болно: энэ бүхэн нь тухайн байгууллага ажлын өдрөө хэрхэн төлөвлөхөөс хамаарна. Уулзах цагаа өөрөө сонгох боломжтой, эсвэл нарийн бичгийн дарга нь ажлын хуваарийн дагуу чөлөөт цагаараа цаг товлох боломжтой.

Уулзах товлогдсон үед ажилтан завгүй байх (жишээлбэл, үйлчлүүлэгчтэй хэлэлцээр хийж байгаа) бөгөөд менежертэй уулзах боломжгүй болно. Ийм нөхцөл байдал үүсэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд ажилчид "Тэмдэглэл" баганад хэзээ уулзахад тохиромжтой, эсвэл завгүй байхаа зааж өгч болно. Ямар ч тохиолдолд огноог тогтоосны дараа нарийн бичгийн дарга энэ цаг нь ажилтанд тохирох эсэхийг олж мэдэх шаардлагатай бөгөөд хэрэв шаардлагатай бол уулзалтыг дахин товлох хэрэгтэй.

Урьдчилан бүртгүүлэхээс гадна жижиг компаниудад ажилтан бүрийн хувьд долоо хоногт нэг удаа тодорхой цагийг тогтоож, түүнд хуримтлагдсан бүх ноцтой асуудлыг хэлэлцэх боломжтой. Энэхүү захиалгыг нэгтгэхийн тулд хүлээн авах хуваарийг боловсруулсан болно.

Байгууллагын ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авах

Эдгээр асуултуудад:

● чөлөө авах хүсэлт, түүний дотор цалингүй байх;

● жирэмсний амралтын тухай хэлэлцэх;

● ажил, суралцах хоёрыг хослуулах боломжийг хэлэлцэх;

● хувийн/гэр бүлийн нөхцөл байдлаас шалтгаалан ажлын хуваарийг өөрчлөх хүсэлт гаргасан;

● карьераа өсгөх эсвэл өөр хэлтэст шилжүүлэх боломжийг хэлэлцэх;

● цалин хөлсийг нэмэгдүүлэх боломжийг хэлэлцэх;

● огцруулах асуудлыг хэлэлцэх.

Менежер ямар ч тохиолдолд ажилтны хүсэлтийн шалтгааныг олж мэдэхийг хүсч, түүнийг хэрхэн хамгийн сайн биелүүлэхийг (боломжтой бол) шийдэхийг хүсч байгаа тул ийм асуудлыг хурдан шийдэх боломжгүй юм. Эдгээр асуудлыг тайван орчинд шийдэж чадвал ажилтан ч, менежерт ч илүү сайн байх болно. Тиймээс энэ тохиолдолд уулзалтыг урьдчилан тохиролцсон байх ёстой. Гэсэн хэдий ч хувийн асуудал нь ажилчид (заримдаа менежерүүд) харилцан ярианы агуулгыг хэн нэгэнд, тэр дундаа нарийн бичгийн даргад мэдэгдэхийг хүсдэггүй нь ажлын асуудлаас ялгаатай. Хувийн асуудлаар томилолтыг ажлынхаа нэгэн адил дэвтэрт хийж болно. Гэсэн хэдий ч, "Асуулт" баганад зөвхөн "хувийн" гэсэн зүйлийг зааж өгсөн бөгөөд дэлгэрэнгүй мэдээллийг заагаагүй болно. Менежер хурлын товыг шийдэхдээ ажилтантай холбоо барьж, асуудлын мөн чанарыг түүнээс шууд олж мэдэх боломжтой (ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга нарт ийм асуудлыг тодруулахыг даалгах нь заншилгүй байдаг).

Ажилчдын хувийн асуултад зориулсан тусгай цаг байдаг

Зарим томоохон байгууллагад менежерүүд ажилчдын хувийн асуудлыг шийдвэрлэх тусгай өдрүүдийг томилдог. Байгууллагын цар хүрээ, хүсэлтийн урсгалаас хамааран энэ нь жишээлбэл, сарын эхний Баасан гарагийн 16:00-20:00 цаг хүртэл эсвэл бүр Пүрэв гараг бүр 18:00-20:00 цаг хүртэл байж болно. Долоо хоногийн тодорхой цаг, өдрийг нөхцөл байдлын дагуу тогтоодог бөгөөд ихэнх тохиолдолд энэ нь оройн цагаар, хэсэгчлэн ажлын өдөр дууссаны дараа байдаг. Энэ нь менежерт тохиромжтой, учир нь ажлын цагаар одоогийн ажил тасалддаггүй, хувийн асуудлаа шийдвэрлэх сонирхолтой ажилчид ихэвчлэн хоцрохоос татгалздаггүй.

Бусад байгууллагын ажилчдыг хүлээн авах

Бусад байгууллагаас ирсэн зочдыг бизнесийн түнш (үйлчлүүлэгч, ханган нийлүүлэгч, гүйцэтгэгч, хэвлэл мэдээллийн төлөөлөгч болон тус компанийн хамтран ажилладаг болон бизнесийн харилцаа тогтоох гэж буй бусад байгууллага) болон “худалдагч” (сонирхсон аливаа байгууллагын төлөөлөл) гэсэн үндсэн хоёр төрөлд хувааж болно. танай компанитай бизнесийн харилцаа тогтооход). Нэг, хоёрдугаар бүлэгт хамаарагдах боломжгүй хяналтын байгууллагууд мөн байгууллагад элсэж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь тийм ч их тохиолддоггүй бөгөөд тусдаа хэлэлцүүлэг шаарддаг. Ямар ч тохиолдолд, хэрэв танд гэнэтийн зочид ирсэн бол хамгийн түрүүнд хийх ёстой зүйл бол менежерт мэдэгдэж, зохих захиалга өгөх хүртэл ямар ч мэдээлэл өгөхгүй байх явдал юм.

Дүрмээр бол компанийн бизнесийн түншүүдэд зориулсан хүлээн авалт зохион байгуулах нь тийм ч хэцүү биш юм. Ихэвчлэн менежер эсвэл түүний өмнөөс хэн нэгэн уулзалтын огноо, цагийг тохиролцож, түншүүд товлосон цагтаа ирдэг. Бизнесийн орчинд урьдчилан тохиролцоогүй байхад ирдэг заншил байдаггүй. Хэрэв ийм зүйл тохиолдвол энэ нь нарийн бичгийн дарга, менежерийн аль алинд нь сэрээх дуудлага юм. Ийм нөхцөлд та зочдод мэдэгдэх хэрэгтэй бөгөөд дараа нь юу хийхээ менежер өөрөө шийднэ.

Та зочдод байгууллагаа хэрхэн олох талаар тодорхой тайлбарлах хэрэгтэй.

Мөн зочдод тэдний нэр, компанийн нэр, албан тушаал, холбоо барих утасны дугаарыг урьдчилан асуух нь чухал юм. Энэхүү мэдээлэл нь хэлэлцээрийн өмнөхөн уулзалтыг баталгаажуулах, гэнэтийн саатал гарсан тохиолдолд тэдэнтэй холбоо барьж, өөрсдөө холбоо барихгүй байхын тулд үнэмлэх захиалах шаардлагатай.

Барилгын үүдэнд, хамгаалалтын цэг эсвэл хүлээн авалт дээр зочдыг угтаж, хүлээн авалтын хэсэгт хүргэж өгөх нь сайн хэлбэр гэж тооцогддог. Зочин үүдэнд хүлээх шаардлагагүй тул нарийн бичгийн дарга (эсвэл нарийн бичгийн даргын хүсэлтээр өөр ажилтан) товлосон цагтаа зочдыг үүдэнд нь уулзах ёстой. Та уулзахдаа энэ нь таны хүлээж буй хүн мөн эсэхийг тодруулах хэрэгтэй: "Иван Иванович? Сайн уу". Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол зочинтой уулзаж, дагалдан явуулах боловч түүнийг зугаацуулахгүй байх явдал юм. Мэндчилгээний дараа та өөрийгөө танилцуулах хэрэгтэй ("Би бол Екатерина, Иван Ивановичийн нарийн бичгийн дарга"), таныг дагахыг санал болгох хэрэгтэй ("Алив, би тантай хамт явъя"). Энэ бол уулзалтын эхний хэсэг бараг дуусч байна - зочдыг яриа, асуултаар залхаах шаардлагагүй. Хүлээн авалт руу явах замд зочинд хэлэх өөр нэг зүйл бол жорлонгийн байршил юм (“Манай тэнд бие засах газар байгаа. Одоо би чамд хүлээн авалтын замыг зааж өгье, чи тэнд хүрмээ тайлж болно”).

Зочны захиралтай хийсэн яриа дууссаны дараа нарийн бичгийн дарга зочныг дагалдан явахыг урьдаг ("Би чамайг дагалдах уу?").

Уламжлал ёсоор "худалдагч" гэж нэрлэгддэг зочдын бүлгийн хувьд бүх зүйл илүү төвөгтэй байдаг. Аюулгүй байдал, хүлээн авалтын үйлчилгээ байхгүй компаниудын нарийн бичгийн дарга нар ийм зочдын урсгалыг эрс багасгадаг, ялангуяа тэднээс болж зовж шаналж байдаг. Бид нарийн бичгийн дарга нарыг нэн даруй томилохыг хүсч байна: та "худалдааны ажилтнууд" -ыг туйлын муу гэж үзэх ёсгүй (нүүрний зөв илэрхийлэл, үг хэллэгтэй). Ямар ч тохиолдолд таны зан авир нь санамсаргүй зочдын нүдэн дээр ч гэсэн компанийн дүр төрх юм. Тиймээс юу ч болсон найрсаг, тайван бай. Нэмж дурдахад зарим "худалдааны ажилтнууд" өнөөдөр биш юмаа гэхэд ирээдүйд танай компанид үнэхээр хэрэгтэй байж болно.

Төлөвлөөгүй зочидтой харьцах хамгийн ухаалаг арга бол дараах байдалтай байна.

■ Сайн уу гэж хэлээд зочны нэр, зочлох зорилгыг тодруулаарай - энэ нь танд санаачлагыг шууд гартаа авах боломжийг олгоно ("Өдрийн мэнд, өөрийгөө танилцуулж, ямар асуудалтай байгаагаа хэлээрэй").

■ Компанийн нэр болон айлчлалын зорилгыг сонссоны дараа зочин тэр даруй бүтээгдэхүүнээ магтаж эхэлбэл эелдэгээр тасалж, яриагаа дуусгахыг хичээ (“Баярлалаа, таныг цэвэрлэгээний компани гэдгийг ойлгож байна. бидэнд оффис цэвэрлэх үйлчилгээг санал болго. Бид одоогоор таны үйлчилгээнд байна. Бидэнд хэрэггүй”).

■ Хэрэв "худалдагч" тууштай байвал тэр тайвширч, яриагаа үргэлжлүүлэхийг оролдохгүй тул та яриагаа дахин дуусгах хэрэгтэй, гэхдээ илүү хатуу ("Миний хэлсэнчлэн, бидэнд ийм үйлчилгээ хэрэггүй. , гэхдээ магадгүй ирээдүйд энэ мэдээлэл бидэнд хэрэг болох байх. Хэрэв танд сурталчилгааны материал байгаа бол үлдээгээрэй, би тэдгээрийг авч үзэх болно").

Хэрэв та эелдэг байж, санаа зовдог бол (эцсийн эцэст "худалдагч" бас ажлаа хийж байгаа) зочин хурдан явах болно. Хэрэв та түрэмгий зан гаргаж, аюулгүй байдалд заналхийлвэл та зөвхөн бухимдах болно, гэхдээ үр дүнд хүрэхгүй.

Зочин гарсны дараа сурталчилгааны материалыг хогийн сав руу шууд хаях гэж бүү яар. Тэдгээрийг хавтсанд хийх нь дээр, магадгүй хэзээ нэгэн цагт эдгээр үйлчилгээ танд хэрэгтэй байх болно. Нэмж хэлэхэд, таны найз дараагийн удаа ирэхэд та түүний компанийн талаархи мэдээлэлтэй гэдгээ ухамсартайгаар хэлж болно, шаардлагатай бол та үүнийг ашиглах болно.

Иргэдийг хувийн асуудлаар хүлээн авах

Хуулийн дагуу иргэдийг хувийн асуудлаар хүлээн авах ажлыг байгууллагын дарга, тэдгээрийн орлогч эсвэл хариуцсан ажилтнууд гүйцэтгэдэг.

Иргэдийг хүлээн авах ажлыг сайтар зохион байгуулах ёстой. Юуны өмнө хүлээн авах газар, цагийг (өдөр, цаг) тогтооно. Элсэлтийн журмын талаарх мэдээллийг харагдахуйц газар байрлуулна. Үүний зэрэгцээ оройн ажлаасаа чөлөөлөгдөх цагийг бас тогтоодог. Долоо хоног бүр зочдод зориулсан хүлээн авалт хийх нь хамгийн тохиромжтой.

Хүлээн авалт нь чөлөөтэй нэвтрэх боломжтой өрөөнд явагддаг. Шаардлагатай тохиолдолд менежерүүдийн иргэдийг хүлээн авах газарт очиж үзэх ажлыг зохион байгуулдаг.

Хүлээн авах хэсэг нь сайн тоноглогдсон, сандал, ширээтэй байх ёстой. Та цаас, үзэг бэлтгэх хэрэгтэй. Иргэдийг хамгийн ихээр илгээдэг байгууллага, байгууллагуудын өргөдлийн загвар, хаяг, утасны дугаар бүхий “чимээгүй гэрчилгээ” ашиглахыг зөвлөж байна.

Иргэдийг хувийн асуудлаар хүлээн авахдаа нарийн бичгийн дарга менежерт тусалдаг: зочдыг хүлээн авч, бүртгэлийг явуулдаг.

Иргэний хувийн хүлээн авалт хийх үед хүлээн авалтын тэмдэглэл хөтөлж, хүлээн авалт, овог, түүний нэр, түүний нэр, түүний нэр, хүлээн авагч, өргөдлийг авч үзсэн үр дүнг тэмдэглэнэ. Хэрэв ажлын хэмжээ их байвал ийм бүртгэлийг бүртгэл, хяналтын картаар хийдэг. Хүлээн авалтын үеэр менежерээс өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэх боломжгүй бол бичгээр мэдэгдэж, бичгээр шийдвэрлэнэ.

Хүлээн авалтыг зохион байгуулж буй албан тушаалтан зочин, түүний хэрэгцээ, хүсэлтэд маш анхааралтай хандаж, хүсэлтийн мөн чанар, нөхцөл байдлыг тодорхойлоход харилцан яриаг чиглүүлж, зөв шийдвэр гаргахад хувь нэмэр оруулна.

Хүлээн авалтын төгсгөлд гомдлын дагуу гаргасан шийдвэрийн талаар иргэнд мэдээлэх, хэрэв асуудлыг шийдвэрлэх нь өөр байгууллагын бүрэн эрхэд хамаарах бол энэ байгууллага, түүний байршил, холбоо барих утас гэх мэтийг тодорхойлоход туслах шаардлагатай.

Зочдод зориулсан зан үйлийн дүрэм

■ Ажил дээрээ идэж болохгүй.

■ Гадны утсаар ярих хэрэггүй ("Оффисын романс" кинонд тодорхой харуулсан шиг).

■ Үдийн цайны цагаар ч гэсэн ганцаарчилсан тоглоом тоглож, ажилтай холбоотой бус үйл ажиллагаа, тэр дундаа интернетээр бүү оролц.

■ Зочин хүссэн үедээ хүлээн авах хэсэгт орох боломжтой тул ажлын байраа үргэлж эмх цэгцтэй байлгаарай. Эмх замбараагүй ширээ, угаагаагүй аяга, тамхины иштэй үнсний сав зэрэг нь таагүй сэтгэгдэл төрүүлдэг.

■ Зочдыг хүлээж авахдаа нууцлалыг хадгалахаа мартуузай. Дэлгэцийг зочдод харан компьютераа асаалттай орхиж болохгүй. Уншигч болохуйц баримт бичгүүд нь танд нууцлагдмал биш мэт санагдаж байсан ч ширээний компьютер дээрээ бүү орхи.

Жагсаалтыг үргэлжлүүлж болно, гэхдээ бидний хувьд эдгээр нь маш ойлгомжтой зүйл юм шиг санагдаж байна, зүгээр л заримдаа жижиг зүйлүүд амьдралын салшгүй хэсэг болж, "гажиг толин тусгал" гарч ирэх хүртэл тэдгээрийг анзаардаггүй, гэхдээ дараа нь энэ нь магадгүй юм. хэтэрхий оройтоорой, учир нь компанийн дүр төрх аль хэдийн найдваргүй болсон.

Эндээс харахад зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах нарийн бичгийн даргын ажил бол зохион байгуулалт, хариуцлага, санаачлага, бүтээлч хандлага шаарддаг ажил юм. Энэ бол өөрийнхөө хамгийн сайн талыг харуулах сайхан боломж юм.

Э.А. Вершинина,
Тетра Пак ХК-ийн ерөнхий захирлын туслах

БИД ЗОЧИГЧДЫГ ХҮЛЭЭН АВАХ АЖИЛЛАГАА ЗОХИОН БАЙГУУЛНА
Скриптунова Е.А., Зельцерман К.Б.
Нарийн бичгийн дарга-лавлах № 4(40), 2006 оны 4-р сар

Бүх зочдод адилхан ашиг тустай байдаггүй

Төрөл бүрийн судалгаагаар менежерийн ажлын цагийн 22 орчим хувь нь зочдыг хүлээн авахад зарцуулагддаг. Энэ бол менежерийн цаг хугацааны чухал хэсэг юм. Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол зочдыг хүлээн авах ажлыг менежер зохион байгуулалт, бэлтгэлийн асуудалд сатааралгүйгээр цагийг үр дүнтэй өнгөрөөх байдлаар зохион байгуулах явдал юм.

Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах нь компанийн онцлог, бүтэц, хэмжээ, компанийн соёлоос ихээхэн хамаардаг чиг үүрэг юм. Компани бүр энэ ажлыг өөр өөрөөр зохион байгуулдаг. Зарим газарт нарийн бичгийн дарга менежерийн ажлын өдрийг бүрэн төлөвлөж, хүлээн авалтын зохион байгуулалтыг бие даан хянадаг бол зарим газарт нарийн бичгийн даргын үүрэг нь зочдыг угтан авах хүртэл багасдаг. Гэсэн хэдий ч зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах ерөнхий дүрмүүд байдаг бөгөөд үүнийг дагаж мөрдөх нь аливаа нарийн бичгийн дарга өөрийн компанид энэ үйл явцын үр ашгийг мэдэгдэхүйц нэмэгдүүлэх боломжтой юм. Бид энэ нийтлэлийг эдгээр дүрмүүдэд зориулав.

Нарийн бичгийн дарга ажил дээрээ тулгардаг зочдыг хүлээн авах дөрвөн үндсэн хэлбэр байдаг.

Танай компанийн ажилчдыг ажлын цаг үеийн асуудлаар товч хүлээн авах
Ажилчдыг хүлээн авч ажлын асуудлаар дэлгэрэнгүй ярилцах
Танай компанийн ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авах
Бусад байгууллагаас ирсэн зочдыг хүлээн авах

Эдгээр төрөл тус бүрийг тусад нь авч үзье.

Танай компанийн ажилчдыг ажлын цаг үеийн асуудлаар товч хүлээн авах

Аливаа компанид өдөр бүр хурдан шийдлийг шаарддаг олон ажлын асуудал гарч ирдэг. Эдгээр асуудлыг хэдхэн минутын дотор шийдэж болно, гэхдээ хэрэв дэд ажилтан менежертэй зохицуулах боломж байхгүй бол түүний ажил зүгээр л удааширч магадгүй юм.

Эдгээр богино ажлын асуултууд нь:

Аливаа зүйлд амаар зөвшөөрөл авах. Жишээлбэл, ажилтан албан тушаалын машин ашиглаж болох эсэхийг мэдэхийг хүсдэг.
Аливаа үйл ажиллагааг зохицуулах. Жишээлбэл, ажилтан ханган нийлүүлэгчидтэй уулзалт зохион байгуулах үүрэг хүлээсэн бөгөөд уулзалтын цаг, оролцогчдын бүрэлдэхүүнийг тохиролцож, уулзалтад шаардлагатай баримт бичгийн жагсаалтыг тохиролцох нь чухал юм.
Товч мэдээлэл авах. Жишээлбэл, даалгавраа биелүүлэхийн тулд ажилтан нь тухайн байгууллагын координат, түүний тухай товч мэдээллийг хүлээн авах шаардлагатай бөгөөд энэ нь менежерт байдаг.
Товч мэдээлэл өгөх. Жишээлбэл, ажилтан чухал хэлэлцээр хийж, үр дүнгийн талаар менежерт нэн даруй мэдэгдэхийг хүсч байна.
Баримт бичигт гарын үсэг зурах (төлбөрийн даалгавар, захиалга, заавар, гэрээ гэх мэт). Гэсэн хэдий ч баримт бичигт гарын үсэг зурах нь үргэлж хурдан үйл явц биш юм. Ажилтан нь "хэдхэн минутын турш хийх зүйл байна, гэрээнд гарын үсэг зураарай" гэж итгүүлдэг боловч бодит байдал дээр менежер энэ гэрээг анх удаа харж байгаа бөгөөд тэр үүнийг сайтар судлах шаардлагатай хэвээр байна. гарын үсэг зурахаас өмнө.

Аль ч байгууллагад доод албан тушаалтны үүднээс яаралтай шийдвэрлэх шаардлагатай олон асуудал байдаг. Гэсэн хэдий ч хэрэв ажилтан бүр ажилдаа яаралтай асуудал гарвал тэр даруй менежер рүү гүйж очвол менежерийн ажлын бүх цагийг эдгээр хамгийн яаралтай асуудлыг шийдвэрлэхэд зарцуулна. Ийм учраас доод албан тушаалтнуудаас яаралтай асуултуудын урсгалыг зохицуулах нь маш чухал юм. Дахин хэлэхэд, компани бүр тухайн байгууллагад оновчтой шийдэл олох болно, гэхдээ ерөнхий тохиолдолд та дараах байдлаар үргэлжлүүлж болно.

Бүх асуултуудыг бүлэглэж, бүлэг тус бүртэй хийх ажлыг тодорхой хэлбэрээр зохион байгуулдаг.

Дээр дурдсан гурван бүлгийн асуудлыг шийдвэрлэх нь менежерийн цаг хугацааны 80% -ийг яаралтай асуудлаас чөлөөлдөг. Яаралтай асуудлаа ингэж цэгцэлсний дараа яаралтай хуралдуулах шаардлагатай 20% л үлдсэн. Гэхдээ энэ нь менежерийн цаг хугацаанаас тав дахин бага - менежерийн ажлын үр ашиг нэмэгдэж байгаа бөгөөд энэ бүхэн түүний нарийн бичгийн даргын хүчин чармайлтын ачаар юм.

Нэмж дурдахад нарийн бичгийн дарга, менежерийн хамтын хүчин чармайлтаар ажилчдыг шийдвэрлэх шаардлагатай асуултуудыг цуглуулж, өдөрт нэгээс илүүгүй удаа менежер дээр бэлэн байгаа асуултын жагсаалттай ирэхийг аажмаар сургах боломжтой. Хэрэв ийм шинэлэг санааг хэрэгжүүлж чадвал менежерийн ачааллыг мэдэгдэхүйц хөнгөлөх болно. Энэ тохиолдолд та одоогийн бүх асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд ажлын өдрийн төгсгөл эсвэл эхэнд харьяа ажилтан бүрт 10-15 минут хуваарилж болно. Та үүнд зориулж хуваарь гаргаж болно. Жишээлбэл:

Ажилтан		Шийдвэр

	Төлбөрийн хуудасны гарын үсэг Сангийн тайланд гарын үсэг зурах
Федосеева	Версия ХХК-д хөнгөлөлт үзүүлэх хэлэлцээр Шинэ ажилтан авах, түүний нөхцөл
Васильев	Шинэ интернет үйлчилгээ үзүүлэгчийн сонголтыг зохицуулах	Санамж бэлтгэ
Абрашкин	Хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр зар сурталчилгааны текст


Лукьянов	Тендерт оролцогчидтой уулзах өдөр	Маргааш буцаж ирээрэй

Энэ тохиолдолд менежер гадаад орчны (хамтрагчид, үйлчлүүлэгчид гэх мэт) үйл ажиллагаа аль хэдийн бага байх үед оройн хүлээн авалтыг илүүд үздэг. Ийм богино уулзалтаар ажилчид өөр хоорондоо тохиролцож, шаардлагатай бол өөр хоорондоо солигдох боломжтой. Нарийн бичгийн дарга энэ маягтыг өдрийн турш гартаа барьдаг бөгөөд ажилтан бүр шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлаа менежертэйгээ мэдээлж болно. Өдрийн төгсгөлд нарийн бичгийн дарга жагсаалтыг менежерт дамжуулж, тэр харж, тогтоол бичиж болно, жишээлбэл, хэрэв тэр энэ асуудлыг хэлэлцэхэд хараахан бэлэн болоогүй бол "маргааш буцаж ирээрэй". Эсвэл ажилтнаа хүлээж байгаа бол "тогтоол" баганыг хоосон орхи. Ийм хуваарь гаргахад нарийн бичгийн дарга ажлын байранд байх шаардлагагүй, учир нь хүлээн авах үйл явц аль хэдийн зохион байгуулагдсан.

Одоогийн ажлын асуудлаар хүлээн авах өөр нэг арга бол ямар ч харьяа ажилтан (нарийн бичгийн даргын зохицуулдаг тэргүүлэх дарааллаар) менежер дээр ирж, түүний бүх асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой өдөр бүр тодорхой цагийг тогтоох явдал юм. Жишээлбэл, үдийн хоолны дараа хөнгөн оюуны үйл ажиллагаа эрхлэх нь илүү үр дүнтэй болох нь батлагдсан тул 13.00-14.00 цаг бол маш түгээмэл бөгөөд одоогийн богино асуултуудыг шийдвэрлэх нь тэднийх юм. Мөн сайн цаг бол 9.00-10.00 цаг. Ажилчдад тухайн өдрийн тулгамдсан асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байдаг ажлын өдрийн хамгийн эхэн үе.

Эдгээр нь ийм богино техникийг хэрхэн зохион байгуулж болох хэдхэн жишээ юм. Байгууллагын онцлог, хүлээн авалтын хугацаа, үргэлжлэх хугацаа, асуулт, шийдвэрийн бичлэг байгаа эсэх, ажилчдын бүрэлдэхүүн, хүлээн авалтын хуваарилалт, бусад үзүүлэлтээс хамаарч өөр өөр байж болно. Тодорхой тохиолдол бүрт нарийн бичгийн дарга өөрийн бүтээлч чадвараа ашиглаж, зөвхөн технологийн дэвшилтэт, цаг хугацаа хэмнэлттэй төдийгүй үйл явцын бүх гишүүдэд тохиромжтой алгоритмыг боловсруулж чаддаг.

Бас нэг зүйлийг тусад нь тэмдэглэхийг хүсч байна. Зарим байгууллагад нарийн бичгийн дарга нар менежерийн ойр дотны хүмүүсийг хүлээн авах тусгай журам тогтоодог. Менежер нь эдгээр хүмүүсийг ямар ч үед өрөөндөө чөлөөтэй оруулахыг хүсдэг гэж нарийн бичгийн дарга үзэж байна. Уг нь нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын хооронд энэ асуудал тун ховор яригддаг бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь ийм зүйл болсон учраас (түүний өмнөх бүх хүмүүс адилхан ажиллаж, түүнд гэрээсэлсэн) эсвэл энэ нь түүнд ойлгомжтой мэт санагдаж байгаа учраас ийм байдлаар ханддаг. Менежерүүд ийм дарааллыг хүлээн зөвшөөрдөг боловч үүнд үргэлж сэтгэл хангалуун байдаггүй бөгөөд зарим шалтгааны улмаас нарийн бичгийн даргад энэ талаар шууд хэлэх шаардлагагүй гэж үздэг. Тиймээс энэ асуудалд бие даан шийдэхгүй, менежертэйгээ нөхцөл байдлын талаар ярилцах нь дээр. Нэмж дурдахад, менежертэй ойр дотно байдаг хүмүүс нарийн бичгийн даргыг тойрон түүнтэй шууд холбогдох боломжтой байдаг тул тэдэнд тусгай нөхцлийг бүрдүүлэх нь ихэвчлэн утгагүй байдаг. Аливаа давуу эрх нь удирдагчийн хувьд ихэвчлэн сөрөг нөлөө үзүүлдэг. Эцсийн эцэст, хэрэв хэн нэгэн менежерийн өрөөнд чөлөөтэй орж чадах юм бол энэ нь менежерийн хувьд яг одоо юу хийх ёстойгоо шийддэг бөгөөд энэ нь зарчмын үүднээс огт үнэн биш юм. тушаалын нэгдэл.

Танай компанийн ажилчдыг хүлээн авч ажлын асуудлаар дэлгэрэнгүй ярилцах

Аливаа компанид тулгамдаж буй асуудлаас гадна яаралтай биш, гэхдээ нэгэн зэрэг чухал, нарийвчилсан хэлэлцүүлэг шаарддаг асуудлууд байдаг. Эдгээр асуудлыг зам дээр, хэдхэн минутын дотор эсвэл утсаар шийдэх боломжгүй.

Эдгээр асуултуудад:

Аливаа томоохон ажлын үр дүнгийн талаар ажилтанд санал хүсэлт өгөх, жишээлбэл, төсөл дууссаны дараа эсвэл урт хугацааны хэлэлцээр хийх.
Дэлхий нийтийн асуудлаар шийдвэр гаргах, жишээлбэл, томоохон ханган нийлүүлэгчдээс ирсэн хэд хэдэн саналыг ажилтантай ярилцаж, оновчтойг нь сонгох.
Ажилтны төлөвлөгөө, тайланг (сар, улирал, жилийн) хэлэлцэх.
Баталгаажуулалтын яриа, ажилтны ажлын үр дүнг нэлээд урт хугацаанд (зургаан сар, жил) хэлэлцэх.
Ажлыг сайжруулах, өөрчлөн зохион байгуулах, стратегийг өөрчлөх болон дэлхийн бусад асуудлуудад чиглэсэн ажилчдын санал, санааг хэлэлцэх.

Ийм асуудлыг хэлэлцэхийн тулд менежер доод тал нь 20-30 минут харьцах шаардлагатай байдаг ч ихэнхдээ ийм яриа 1 цаг орчим үргэлжилдэг. Тиймээс ийм асуудлыг ихэвчлэн хурдан хариу өгөх горимд шийддэггүй. Бүх зүйлийг тайвнаар хэлэлцэхийн тулд удирдагч чухал асуудлыг хэлэлцэхэд тайвширч чадах ганц цаг үлдсэн гэдэгт итгэлтэй байх ёстой.

Тиймээс цаг үеийн бус асуудалд элсэх үйл явцыг тусгайлан зохион байгуулах шаардлагатай байна. Хэрэв компани том бөгөөд менежер нь олон тооны (10-аас дээш) олон тооны хүмүүстэй ийм чухал асуудлаар тогтмол уулздаг бол уулзалтын бүртгэл хөтлөх нь дээр. Тэмдэглэлийг дараах хэлбэрээр хөтөлж болно.

Бүтэн нэр, ажилтны албан тушаал	Хэлэлцэх асуулт	Асуудлын яаралтай байдал (ажилтны үүднээс)	Хэлэлцэхэд шаардагдах хугацаа	Менежерийн шийдвэр (тогтоосон уулзалтын цаг эсвэл бусад шийдвэр)	Анхаарна уу
Иванов И.И., PR менежер	Олон нийттэй харилцах 2006 оны үзэл баримтлалыг батлах тухай			03/02/06 17.30
Stolin A.A., найруулагч Мэдээллийн технологийн хэлтэс	Шинэ программ хангамжид шилжих асуудлыг хэлэлцэх (санал)	Яаралтай биш, нэг сарын дотор		Санамж бэлтгэ

Менежер тодорхой цагийг томилсны дараа ажилтанд мэдэгдэх шаардлагатай. Та хэнд мэдэгдсэн, хэнд мэдэгдээгүйгээ мартахгүйн тулд сэтгүүлд шууд тэмдэглэл хийж болно, жишээлбэл, өмнө нь мэдэгдсэн хүмүүст зориулж товлосон огноог дугуйл.

Менежер зүгээр л хүлээн авах огноог зааж өгч болно, эсвэл тодорхой цагийг зааж өгч болно. Энэ бүхэн нь тухайн байгууллага менежерийн ажлын өдрийг хэрхэн төлөвлөхөөс хамаарна. Тэрээр ажлын өдрөө өөрөө төлөвлөж, завгүй цагийг сонгох боломжтой, эсвэл нарийн бичгийн дарга нь менежерийн ажлын хуваарийг шалгаж, менежер чөлөөтэй үед цаг товлох боломжтой.

Ажилтан аль хэдийн завгүй байгаа огноо, цагт (жишээ нь, тэр үйлчлүүлэгчтэй хэлэлцээр хийж байгаа) уулзалт хийхээр төлөвлөж, менежертэй уулзах цаг авах боломжгүй нөхцөл байдал байдаг. Эдгээр зорилгын үүднээс ажилтан "Тэмдэглэл" баганад хэзээ уулзахад тохиромжтой, эсвэл уулзах боломжгүй үед зааж өгч болно. Ямар ч тохиолдолд огноог тогтоосны дараа нарийн бичгийн дарга бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа эсэх, ажилтанд тохиромжтой эсэхийг олж мэдэх хэрэгтэй. Хэрэв тэр гэнэт чадахгүй нь тогтоогдвол өөр цагт тохиролцоорой.

Урьдчилсан бүртгэлээс гадна хүлээн авалтыг дараах байдлаар зохион байгуулж болно. Ажилтан бүр долоо хоногт нэг удаа түүнд хуримтлагдсан бүх том асуултуудыг хэлэлцэх боломжтой тодорхой цагийг хуваарилдаг. Энэхүү захиалгыг нэгтгэхийн тулд хүлээн авах хуваарийг боловсруулж байна.

Жишээлбэл,

Долоо хоногийн өдөр	Ажилтан	Анхаарна уу
Даваа гараг

	Гордеева
	Железнов

Эсвэл менежер доод албан тушаалтнуудтайгаа өдөр бүр биш, долоо хоногт 2-3 удаа уулзах нь тохиромжтой, жишээлбэл:

Танай компанийн ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авах

Ажилтай холбоотой асуудлаас гадна ажилчид үе үе хувийн асуултуудтай тулгардаг ч энэ нь мэдээжийн хэрэг маш ховор тохиолддог.

Эдгээр асуултуудад:

Захиргааны чөлөөг оролцуулан цалингүй чөлөө авах хүсэлт
Жирэмсний амралтын тухай хэлэлцэх
Ажил, хичээлийг хослуулах боломжийн талаар ярилцах
Хувийн / гэр бүлийн шалтгаанаар ажлын цагийг өөрчлөх хүсэлт
Ажил мэргэжлийн өсөлт эсвэл өөр хэлтэст шилжих боломжийн талаар ярилцах
Цалин нэмэх боломжийн талаар ярилцлаа
Ажлаас халах тухай хэлэлцүүлэг

Менежер ямар ч тохиолдолд ажилтны хүсэлтийн шалтгааныг олж мэдэхийг хүсч, түүнийг хэрхэн хамгийн сайн биелүүлэхийг (боломжтой бол) шийдэхийг хүсч байгаа тул ийм асуудлыг шууд шийдэх боломжгүй юм. Тиймээс ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авахад цаг хугацаа, бэлтгэл шаардлагатай. Ажилтан ч, менежер ч ийм асуудлыг тайван орчинд шийдэх нь дээр. Тиймээс энэ тохиолдолд уулзалтыг урьдчилан тохиролцсон байх ёстой. Гэсэн хэдий ч хувийн асуудал нь ажилчид (заримдаа менежерүүд) харилцан ярианы агуулгыг хэн нэгэнд, тэр дундаа нарийн бичгийн даргад мэдэгдэхийг хүсдэггүй нь ажлын асуудлаас ялгаатай. Зарчмын хувьд хувийн асуудлаарх томилгоог ажлын асуудалтай ижил сэтгүүлд хийж болно. Гэсэн хэдий ч, "Асуулт" баганад үүнийг "хувийн" гэж зааж өгсөн болно. Менежер нь хурлын товыг шийдэхдээ ажилтантай холбоо барьж, асуудлын мөн чанарыг түүнээс шууд олж мэдэх боломжтой. Ийм тодруулгыг нарийн бичгийн дарга нарт даатгах нь ихэвчлэн заншилгүй байдаг.

Зарим томоохон байгууллагад менежерүүд ажилчдын хувийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд тусгай өдрүүдийг хуваарилдаг. Байгууллагын хэмжээ, хүсэлтийн урсгалаас хамааран энэ нь жишээлбэл, сарын эхний Баасан гарагийн 16.00-20.00 цаг, эсвэл бүр Пүрэв гараг бүр 18.00-20.00 цагийн хооронд байж болно. Байгууллага бүрт тухайн нөхцөл байдлын дагуу долоо хоногийн тодорхой цаг, өдрийг тогтоодог. Гэсэн хэдий ч ихэвчлэн хувийн асуудалд тусгай цаг хуваарилдаг бол энэ нь оройн цагаар, зарим талаараа ажлын дараа тохиолддог. Энэ нь менежерт тохиромжтой, учир нь энэ нь түүнд ажлын цагаар одоогийн үйл явдлыг тасалдуулахгүй байх боломжийг олгодог бөгөөд хувийн асуудлаа шийдвэрлэх сонирхолтой ажилчид ихэвчлэн хойшлогдоход дургүй байдаг.

Аливаа хүлээн авалтыг зохион байгуулахад маш чухал асуудал бол менежерээс тогтоосон огноо, цагийн талаар ажилтанд мэдэгдэх явдал юм. Хэрэв нарийн бичгийн дарга үүнийг хийхгүй бол хүлээн авалтыг зохион байгуулах бүх хүчин чармайлт дэмий хоосон болно.

Ерөнхийдөө хуваарь, график гаргах нь ажилчид болон менежерүүдийг хоёуланг нь сайн хүмүүжүүлдэг. Ажилтнууд тодорхой өдөр бэлдэж, илүү системтэй ажилладаг. Менежер нь ажилтан түүн дээр ирнэ гэдгийг мэдээд түүнтэй уулзахаар бэлдэж, түүнээс асуух асуултын жагсаалтыг бэлтгэдэг. Үүнээс гадна, цагийг аль хэдийн нөөцөлсөн тул менежер нь ажлын өдрийг илүү сайн төлөвлөх боломжийг олгодог. Өдөр бүр доод албан тушаалтнуудтайгаа уулзах уулзалтыг нэлээд удаан хугацаагаар хойшлуулж, дахин төлөвлөж болохгүй. Гэхдээ аливаа хуваарь гаргах асуудлыг менежертэй ярилцах ёстой. Ийм асуудлыг бие даан шийдвэрлэх нь нарийн бичгийн даргын бүрэн эрхэд хамаарахгүй бөгөөд тэрээр зөвхөн саналаа илэрхийлэх боломжтой бөгөөд эцсийн шийдвэрийг ямар ч тохиолдолд менежер гаргадаг. Гэсэн хэдий ч ямар ч менежер ажлаа сайжруулах үндэслэлтэй санаачилгыг талархан хүлээж авдаг гэдгийг нарийн бичгийн дарга нарт сануулмаар байна. Тиймээс хүлээн авалтыг ямар нэг байдлаар зохион байгуулах талаар менежерээс зааварчилгаа өгөхийг хүлээгээд сууж болохгүй. Түүний хувьд энэ нь тийм ч чухал асуудал биш бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь бүх үйл явцыг өөрөө зохион байгуулна гэж найдаж байна. Тиймээс аль сонголт танай компанид тохирох талаар бодож, асуудалд бүтээлчээр хандаж, саналаа менежерт авчирч хэлэлцүүлээрэй.

Бусад байгууллагаас ирсэн зочдыг хүлээн авах.

Бусад байгууллагаас ирсэн зочдыг 2 үндсэн төрөлд хувааж болно.

бизнесийн түншүүд
"худалдагчид"

Мэдээжийн хэрэг, нэгдүгээр болон хоёрдугаар бүлэгт хамаарагдах боломжгүй хяналтын байгууллагууд ч энэ байгууллагад элсэж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь тийм ч их тохиолддоггүй бөгөөд тусдаа хэлэлцүүлэг шаарддаг. Ямар ч тохиолдолд, хэрэв танд хүсээгүй зочид байгаа бол хамгийн түрүүнд хийх ёстой зүйл бол менежерт мэдэгдэх явдал юм. Цаашилбал, гол дүрэм бол менежерээс зохих заавар өгөх хүртэл ямар ч мэдээлэл өгөхгүй байх явдал юм.

Компанийн бизнесийн түншүүдэд: үйлчлүүлэгчид, ханган нийлүүлэгчид, түншүүд, гүйцэтгэгчид, хэвлэл мэдээллийн төлөөлөгчид болон компани нь аль хэдийн харилцаа тогтоосон эсвэл тухайн компани байгуулахыг сонирхож буй бусад байгууллагууд орно.

"Борлуулагчдын" хувьд эдгээр нь танай компанитай харилцаа тогтоох сонирхолтой аливаа байгууллагын төлөөлөгчид байж болно. Тэд ямар ч бараа, үйлчилгээг санал болгож болно.

Компанийн бизнесийн түншүүдэд зориулсан хүлээн авалт зохион байгуулах нь ихэвчлэн тийм ч хэцүү биш юм. Ихэвчлэн менежер эсвэл түүний өмнөөс хэн нэгэн уулзалтын огноо, цагийг тохиролцож, түншүүд товлосон цагтаа ирдэг. Бизнесийн орчинд урьдчилан тохиролцоогүй байхад ирдэг заншил байдаггүй. Хэрэв ийм зүйл тохиолдвол энэ нь нарийн бичгийн дарга болон менежерийн хувьд муу дохио юм. Ийм нөхцөлд та зочдод мэдэгдэх хэрэгтэй бөгөөд дараа нь юу хийхээ менежер өөрөө шийднэ.

Бизнесийн түншүүдийг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах нарийн бичгийн даргын үүрэг бол хурлын огноо, цагийг тогтоох, менежерийн нэрийн өмнөөс шаардлагатай материалыг бэлтгэх, зочдыг угтаж, үдэх явдал юм. Энэ тохиолдолд маршрутыг тодорхой тайлбарлаагүйн улмаас зочид таны буруугаас болж уулзалтаас хоцрохгүйн тулд байгууллагаа хэрхэн олох талаар сайн тайлбарлах нь маш чухал юм. Түүнчлэн зочдод нэр, компани, албан тушаал, холбоо барих утасны дугаарыг урьдчилан шалгах нь чухал юм. Энэ мэдээлэл нь тасалбар захиалах, хэлэлцээрийн өмнөх өдөр уулзалтыг баталгаажуулах, зочид гэнэт саатаж, өөрсдөө холбоо бариагүй тохиолдолд нөхцөл байдлыг тодруулахад шаардлагатай.

Зочидтой уулзахдаа байшингийн үүдэнд, хамгаалалтын цэг эсвэл хүлээн авалт дээр уулзаж, хүлээн авах газар хүртэл дагуулан явах нь сайн хэлбэр гэж тооцогддог. Зочдыг үүдэнд хүлээхийг албадахгүй байхыг зөвлөж байна, нарийн бичгийн дарга (эсвэл нарийн бичгийн даргын хүсэлтээр өөр ажилтан) товлосон цагт зочдыг үүдэнд хүлээх ёстой. Уулзахдаа та уулзаж байгаа хүн мөн эсэхийг тодруулах хэрэгтэй: "Иван Иванович? Сайн уу.". Нарийн бичгийн даргын үүрэг бол зочинтой уулзаж, үдэж өгөх боловч түүнийг зугаацуулахгүй байх явдал юм. Мэндчилгээний дараа та өөрийгөө танилцуулах хэрэгтэй ("Би бол Вера, Иринагийн нарийн бичгийн дарга"), таныг дагахыг санал болгох хэрэгтэй ("Алив, би чамайг дагалдан явъя"). Энд ярианы хэсэг бараг дуусч, зочинтой яриа, асуултаар хөндлөнгөөс оролцох шаардлагагүй, энэ бол нарийн бичгийн даргын ажил биш юм. Хүлээн авалт руу явах замд зочинд хэлэх өөр нэг зүйл бол жорлонгийн байршил юм (“Бид тэнд бие засах газартай. Одоо би чамд хүлээн авалтын замыг зааж өгье, чи тэнд хүрмээ тайлж болно”).

Хэрэв зочин хүлээн авалтын хэсэгт хэсэг хугацаанд хүлээх шаардлагатай бол нарийн бичгийн дарга түүнд цай эсвэл кофе, зарим мэдээллийн материал (компанийн сурталчилгааны материал, сүүлийн үеийн сонин) санал болгодог.

Уулзалт дууссаны дараа нарийн бичгийн дарга зочноо дагуулан явахыг урьдаг ("Би чамайг дагуулах уу?").

Ховор тохиолдолд зочин ирэхэд давагдашгүй хүчин зүйлийн нөхцөл байдал үүсдэг, гэхдээ менежер нь байхгүй, уулзалт болж чадахгүй. Жишээлбэл, удирдагч Төрийн Думд байсан бөгөөд түүнийг комисс дээр үг хэлэхийг санамсаргүйгээр хүссэн тул ирж чадаагүй юм. Энэ тохиолдолд нарийн бичгийн дарга менежертэй холбоо барьж, юу хийх талаар зааварчилгаа авахыг оролддог. Хэрэв энэ нь бүтэлгүйтвэл нарийн бичгийн дарга ижил асуултыг орлогч эсвэл ахлах ажилтнуудад хандана. Тэдний нэг нь өөрсдөө хурал хийх болов уу. Хэрэв энэ боломжгүй бол нарийн бичгийн даргын даалгавар бол зочдоос уучлалт гуйж, шинэ уулзалт зохион байгуулах бүх мэдээллийг түүнээс олж мэдэх явдал юм.

зочдын овог нэр, албан тушаал,Энэ албан тушаал нь шаардлагатай бол өөрийн компанийн нарийн бичгийн даргаар дамжуулан ажилтан олох боломжийг олгодог.
түүний ажилладаг байгууллагын (компанийн) нэр.
утас, хаяг,үүгээр шаардлагатай бол олж болно.
огноо, цагөөр цагт ирэх нь түүнд илүү тохиромжтой үед.

Хурал бүтэлгүйтсэн тохиолдолд дараах зан үйл нь нарийн бичгийн даргын хувьд сайн хэлбэр бөгөөд компанийн нэр хүндэд таатай байх болно.

Зочиноос уучлалт гуй
Туслах хүслээ илэрхийл
Зочиноос өөрт нь тохиромжтой дараагийн айлчлалын цагийг олж мэдээрэй
Менежертэйгээ аль болох хурдан ярилц
48 цагийн дотор зочин руу залгаж, дахин зочилно уу.

Уламжлал ёсоор "худалдагч" гэж нэрлэгддэг зочдын бүлгийн хувьд бүх зүйл илүү төвөгтэй байдаг. Аюулгүй байдал, хүлээн авах үйлчилгээ байхгүй тохиолдолд компанийн нарийн бичгийн дарга нар ийм зочдын урсгалыг эрс багасгадаг. Бид нэн даруй нарийн бичгийн дарга нарыг томилохыг хүсч байна, бид "худалдагчид" -ыг туйлын муу гэж үзэх ёсгүй (тохирсон нүүрний хувирал, үг хэллэгтэй). Ямар ч тохиолдолд таны зан авир нь санамсаргүй зочдын нүдэн дээр ч гэсэн компанийн дүр төрх юм. Тиймээс юуны түрүүнд юу ч байсан найрсаг, тайван бай. Цаашилбал, зарим "худалдааны ажилтнууд" өнөөдөр биш юмаа гэхэд ирээдүйд танай компанид үнэхээр хэрэгтэй байж болно. Тиймээс төлөвлөөгүй зочидтой харьцах хамгийн оновчтой тактикууд нь:

Хэрэв та эелдэг байж, санаа зовдог бол (эцэст нь тэр бас энд ажлаа хийж байгаа) зочин хурдан явах болно. Та түрэмгий байж, аюулгүй байдал руу залгана гэж заналхийлж болохгүй, гэхдээ та зөвхөн бухимдах болно, гэхдээ үр дүнд хүрэхгүй.

Зочин гарсны дараа түүний материалыг шууд хогийн сав руу хаях гэж бүү яар. Тэдгээрийг хавтсанд хийх нь дээр, магадгүй хэзээ нэгэн цагт эдгээр үйлчилгээ танд хэрэгтэй байх болно. Нэмж хэлэхэд, таны найз дараагийн удаа ирэхэд та түүний мэдээллийг өгсөн гэдгээ ухамсартайгаар хэлж болно, шаардлагатай бол үүнийг ашиглах нь гарцаагүй.

Зочдод зориулсан зан үйлийн дүрэм

Ихэнхдээ компаниас ирсэн зочин, боломжит түнш, үйлчлүүлэгч гэх мэт компанийн талаархи анхны сэтгэгдэл нь нарийн бичгийн даргаас хамаардаг. Тиймээс компанийн нэр хүндийг гутааж болох ядаргаатай жижиг зүйлээс зайлсхийх нь маш чухал юм.

Ажлын байран дээр идэж болохгүй (самар савлагаа гэх мэт)
Гадны утсаар яриа бүү хий (харилцашгүй Лия Ахеджаковагийн хийсэн нарийн бичгийн даргын "Оффис романс" кинонд тодорхой харуулсан шиг)
Үдийн цайны цагаар ч гэсэн ганцаарчилсан тоглоом тоглож, бусад гадны үйл ажиллагаа, тэр дундаа интернетэд бүү оролц.

Жагсаалтыг үргэлжлүүлж болно, гэхдээ бидний хувьд эдгээр нь маш ойлгомжтой зүйл юм шиг санагдаж байна, зүгээр л заримдаа жижиг зүйлүүд амьдралын салшгүй хэсэг болж, "гажиг толин тусгал" гарч ирэх хүртэл тэдгээрийг анзаардаггүй, гэхдээ дараа нь энэ нь магадгүй юм. хэтэрхий оройтсон байх бөгөөд компанийн имиж найдваргүй сүйрэх болно.

Эндээс харахад зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах нарийн бичгийн даргын ажил нарийн бичгийн даргаас зохион байгуулалт, хариуцлага, санаачлага, бүтээлч хандлага шаарддаг ажил юм. Энэ бол өөрийнхөө хамгийн сайн талыг харуулах сайхан боломж юм. Эцэст нь бүгд танд талархах болно. Зочид хүлээн авалтаа тодорхой зохион байгуулснаар ашиг тусаа өгнө. Тэд өөрсдөдөө хүндэтгэл, сайхан сэтгэлийг мэдэрч, цагаа илүү сайн төлөвлөж, дэмий хоосон зүйлд зарцуулахгүй байх болно. Менежер нь өөрчлөлтийг талархах болно, учир нь тэр уулзалтынхаа талаар урьдчилан мэдэж, түүнд бэлдэх боломжтой тул хүн бүр түүнийг салгахгүй бөгөөд эцэст нь зөвхөн өдөр тутмын ажилдаа төдийгүй цаг завтай болно. бас стратегийн асуудлын талаар бодохтой хамт.

Беларусь дахь Францын Элчин сайдын яам шинэлэг зүйлээс айдаггүй гэдгийг та бүхэн мэдэж байгаа. Өнгөрсөн дөрөвдүгээр сард Минск хотод Францчууд биометрийн Шенгений виз олгож эхэлсэн. Беларусийн мэдээний сурвалжлагч тэр үед сэтгүүлчдийн дунд хамгийн түрүүнд элчин сайдын яамны тоног төхөөрөмж дээр өөрийн "хуруугаа" сканнердаж, энэ журамд ямар ч буруу зүйл байхгүй эсэхийг шалгасан юм.

Долоо хоногийн өмнө бид Францын консулын өөр нэг шинэлэг зүйл болох визний хэлтэст зочдыг хүлээн авах цахим удирдлагын системийг биечлэн мэдрэх азтай байлаа. Элчин сайдын яамны дэргэд арванхоёрдугаар сараас эхлэн тусгай мэдрэгчтэй терминал ажиллаж байна.

Энэхүү систем нь зочдод ажлын өдрийн аль ч цагт бичиг баримтаа өгөх цаг товлох боломжийг олгодог (өмнө нь купоныг зөвхөн 12.00-12.30 цагийн хооронд олгодог байсан). Нэмж дурдахад, онолын хувьд шинэ бүтээгдэхүүн нь купоны худалдааг ялах, виз мэдүүлэгчийг өөрт нь заасан өдөр, цагт товлох баталгаа өгөх, мөн оршин суугч бус хүмүүсийг нийслэл рүү нэмэлт аялал хийхээс зайлсхийх боломжийг олгодог.

Тэгэхээр шинэ систем хэрхэн ажилладаг вэ?

Элчин сайдын яамны дэргэд ердийн нэг километр урт дараалал байхаа больсон. Терминал руу очих үүдний танхимд очиж, паспортоо өгөгдөл уншигчийн үүрэнд хийнэ үү.

Уншигчийн хажууд мэдрэгчтэй дэлгэц байдаг. Бид дэлгэцэн дээр заасан байршилд хуруугаараа хүрч асуултуудад хариулдаг. Эхлээд харилцааны хэлийг (Беларусь, Орос, Франц, Англи хэл) сонгоно уу.

Дараа нь бид гурван энгийн асуултанд хариулна.

Та хэр удаан виз мэдүүлж байна вэ?
Та аль улс руу явахыг хүсч байна вэ?
Таны хүүхэд тантай хамт явж байна уу?

Дараа нь компьютер дараагийн хоёр сарын дотор визний үйлчилгээнд очих өдөр, цагийг сонгохыг танд сануулна. Хэрэв таны төлөвлөгөө өөрчлөгдвөл та өргөдлөө цуцалж, өөр цагт цаг товлох боломжтой.

Мэдээж эелдэг, тусархуу ЭСЯ-ны ажилтнууд танд зөвлөгөө өгөхөд үргэлж бэлэн байна.

Тасалбар дээр заасан өдөр, цагт бид ЭСЯ-ны байранд ирдэг. Орцны цахим самбарт купоны дугаарыг харуулсан бөгөөд азтай эзэд нь бүгд ижил цахим системд нэвтэрч болно. Бид паспортыг дахин сканнердаж байна - тэгээд шатаар өгсөхийг урьж байна. Гуравдугаар давхрын хүлээлгийн танхимд таны тасалбарын дугаар, бичиг баримт бүрдүүлэх визний цонх цахим дэлгэц дээр дахин гарч ирнэ. Ингээд л та цонхон дээр очоод хурууны хээгээ уншуулж, бичиг баримтаа бүрдүүлж, визний ажилтантай ярилцлага хийх боломжтой.

Үнэнийг хэлэхэд шинэ систем нь маш таатай сэтгэгдэл үлдээсэн. Наад зах нь нэг удаа Элчин сайдын яамны үүдэнд хэд хоног оочерлож байсан хүмүүс биднийг ойлгох болно.

Яг одоо Франц руу яаралтай явах шаардлагатай байгаа хүмүүсийн хувьд цорын ганц асуудал гарч ирж магадгүй юм шиг санагдаж байна. Элчин сайдын яам зочдыг хүлээн авахдаа “өнөөдөр өнөөдөр” эсвэл “маргааш” гэсэн үнэ төлбөргүй газар байх болно гэдгийг баталж чадахгүй.

Гэхдээ энд хүн бүр өөрийн аз жаргалыг бий болгох ёстой. Хэрэв та дараалал, төвөггүй виз авахыг хүсвэл Шенгений бүс рүү хийх аяллаа урьдчилан төлөвлөөрэй.

BelaPAN онлайн сонины материалд үндэслэн

Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулахдаа нарийн бичгийн дарга нь ялгаатай хандлагыг баримтлах ёстой.

Процедурын хатуу хэрэгжилтийг хангахын тулд нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хийх үүрэгтэй.

1) менежертэй хамт хүлээн авах хуваарийг боловсруулах;
2) уулзалтын дараалал, ярианы хуваарьт хяналт тавих;
3) зочдын бүртгэл хөтлөх;
4) зочдыг хүлээн авах үеэр менежерийн гаргасан шийдвэрийг баримтжуулах.

Эдгээр журмыг хатуу хэрэгжүүлэх нь менежерийн одоогийн болон ирээдүйн ажлыг төлөвлөх, хувийн хүлээн авалтын үеэр шуурхай, үндэслэлтэй шийдвэр гаргах боломжийг олгодог.

Компани бүр зочдыг хүлээн авах ажлыг өөр өөрийнхөөрөө зохицуулдаг.

Зарим газарт нарийн бичгийн дарга менежерийн цагийг бүрэн төлөвлөж, хүлээн авалтын зохион байгуулалтыг бие даан хянадаг бол зарим газарт нарийн бичгийн даргын үүрэг нь зочдыг угтан авах явдал юм.

Гэсэн хэдий ч зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах ерөнхий дүрмүүд байдаг бөгөөд үүнийг дагаж мөрдвөл ямар ч нарийн бичгийн дарга өөрийн компанид энэ үйл явцын үр ашгийг эрс нэмэгдүүлж чадна.

Зочдыг хүлээн авах үндсэн дөрвөн төрөл байдаг.

1. Компанийн ажилчдыг ажлын цаг үеийн асуудлаар товч хүлээн авах;
2. Компанийн ажилчдыг хүлээн авч ажлын асуудлаар дэлгэрэнгүй ярилцах;
3. Компанийн ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авах;
4. Бусад байгууллагаас ирсэн зочдыг хүлээн авах.

КОМПАНИЙН АЖИЛТНЫ АЖЛЫН ТОВЧООН АСУУДЛЫГ ХҮЛЭЭН АВНА.

Аливаа компанид өдөр бүр хурдан шийдлийг шаарддаг олон ажлын асуудал гарч ирдэг. Эдгээр асуудлыг хэдхэн минутын дотор шийдэж болох боловч хэрэв дэд ажилтан нь менежертэй зохицуулах боломж байхгүй бол түүний ажил зүгээр л удааширч магадгүй юм.

Эдгээр богино ажлын асуултууд нь:

1. Ямар нэгэн зүйлд амаар зөвшөөрөл авах (жишээлбэл, ажилтан албан тушаалын машин ашиглаж болох эсэхийг мэдэхийг хүсдэг).
2. Аливаа үйл ажиллагааг зохицуулах (жишээлбэл, ажилтан ханган нийлүүлэгчидтэй уулзалт зохион байгуулах үүрэг хүлээсэн бөгөөд уулзалтын цаг, оролцогчдын жагсаалт, шаардлагатай баримт бичгийн жагсаалтыг тохиролцох нь чухал юм).
3. Товч мэдээлэл авах (жишээлбэл, даалгавраа биелүүлэхийн тулд ажилтан нь байгууллагын координат, менежерт байгаа товч мэдээллийг авах шаардлагатай).
4. Товч мэдээлэл өгөх (жишээлбэл, ажилтан чухал хэлэлцээр хийж, үр дүнгийн талаар менежерт нэн даруй мэдэгдэхийг хүсч байна).
5. Гарын үсэг зурах баримт бичиг (төлбөрийн даалгавар, захиалга, заавар, гэрээ гэх мэт). Баримт бичигт гарын үсэг зурах нь үргэлж хурдан ажил биш юм. Ажилтан нь "хоёр минут хийх зүйл байна, зүгээр л гэрээнд гарын үсэг зурна уу" гэж итгүүлж, дараа нь менежер энэ гэрээг анх удаа харж байгаа тул сайтар судлах шаардлагатай болсон тохиолдол байдаг. гарын үсэг зурахаас өмнө.

Аль ч байгууллагад доод албан тушаалтны үүднээс яаралтай шийдвэрлэх шаардлагатай олон асуудал байдаг. Гэсэн хэдий ч хэрэв ажилтан бүр ажилдаа яаралтай асуудал гарвал тэр даруй менежер рүү гүйж очвол менежерийн ажлын бүх цагийг тэдгээрийг шийдвэрлэхэд зарцуулна. Ийм учраас доод албан тушаалтнуудаас яаралтай асуултуудын урсгалыг зөв зохион байгуулах нь маш чухал юм. Дахин хэлэхэд, компани бүр өөрт тохирсон оновчтой шийдлийг олох болно, гэхдээ ерөнхий тохиолдолд та дараахь зүйлийг хийж болно.

Бүх асуултуудыг бүлэглэж, бүлэг тус бүртэй хийх ажлыг тодорхой хэлбэрээр зохион байгуулдаг.

Аливаа баримт бичигтэй холбоотой асуудлууд, менежер нь шийдвэр гаргахаасаа өмнө эхлээд энэ баримт бичгийг судлах ёстой. Нарийн бичгийн дарга эдгээр баримт бичгийг "Хянах" хавтсанд цуглуулдаг. Ийм баримт бичигт тушаалын төсөл, зааварчилгаа, захиалагч, түнш, гүйцэтгэгч нарт илгээх захидлын төсөл, гэрээний төсөл, сурталчилгаа, мэдээллийн материал, санамж бичиг орно. Бараг ямар ч асуудлыг санамж бичгээр шийдэж болно. Энэ нь баримтуудыг дурдаж болно (энэ тохиолдолд мэдээлэл өгөх болно) эсвэл асуулт тавьж болно. Өдрийн цагаар эдгээр баримт бичиг нь нарийн бичгийн даргад хуримтлагддаг бөгөөд менежер нь ажлын өдрийн төгсгөлд эсвэл дараагийн өдрийн эхэнд бүгдийг нэг дор хардаг.

Үнэхээр яаралтай асуудлыг ихэвчлэн утсаар шийдэж болно (хэрэв та ямар нэгэн баримт бичиг судлах, гарын үсэг зурах шаардлагагүй бол). Энэ нь танд ихээхэн цаг хэмнэх боломжийг олгодог. Нарийн бичгийн дарга нь ажилтанд ямар асуулт байгаа талаар асууж, менежерт утсаар мэдээлэх ба менежер ажилтантай ярих эсэхээ шийддэг. Хэрэв менежер ярихгүй гэж шийдсэн бол асуултаа хэн нэгэнд (жишээлбэл, түүний орлогч) шилжүүлэх, эсвэл ажилтнаас асуултаа бичгээр тавьж, "Шалгах" хавтсанд оруулахыг хүсэх эсвэл ажилтнаас асууж болно. өөр цагт түүнтэй холбоо барина уу.

Дээр дурдсан бүх бүлгийн асуудлууд нь яаралтай асуудлуудын 80 орчим хувийг бүрдүүлдэг. Яаралтай хурал хийх шаардлагатай байгаа асуудлуудыг эрэмбэлсэний дараа зөвхөн 20% л үлддэг. Гэхдээ энэ нь менежерийн цаг хугацаанаас тав дахин бага - менежерийн ажлын үр ашиг нэмэгдэж байгаа бөгөөд энэ бүхэн түүний нарийн бичгийн даргын хүчин чармайлтын ачаар юм.

Мөн нарийн бичгийн дарга, менежерийн хамтын хүчин чармайлтаар ажилчдыг шийдвэрлэх шаардлагатай асуултуудыг хуримтлуулах, шийдвэрлэх асуултын жагсаалттай өдөрт нэгээс илүүгүй удаа менежер дээр ирэхэд аажмаар сургах боломжтой. Хэрэв ийм шинэлэг санааг хэрэгжүүлж чадвал менежерийн ачааллыг мэдэгдэхүйц хөнгөлөх болно. Энэ тохиолдолд та одоогийн бүх асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд ажлын өдрийн төгсгөл эсвэл эхэнд харьяа ажилтан бүрт 10-15 минут хуваарилж болно. Та үүнд зориулж хуваарь гаргаж болно.

Одоогийн ажлын асуудлаар хүлээн авах өөр нэг хувилбар бол аливаа ажилтан (нарийн бичгийн даргын зохицуулдаг тэргүүлэх дарааллаар) менежер дээр ирж, бүх асуудлаа шийдвэрлэх боломжтой өдөр бүр тодорхой цагийг тогтоох явдал юм. Жишээлбэл, маш алдартай цаг бол 13.00-14.00 цаг (үдийн хоолны завсарлагааны дараа), учир нь үдийн хоолны дараа хөнгөн оюуны үйл ажиллагаа эрхлэх нь илүү үр дүнтэй болох нь батлагдсан бөгөөд одоогийн богино асуултуудыг шийдвэрлэх нь тэдэнд хамаарна. Түүнчлэн 9.00-10.00 цаг нь эдгээр зорилгод тохиромжтой, учир нь өдрийн эхэн үед ажилчид яаралтай асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байдаг. Эдгээр нь ийм богино техникийг хэрхэн зохион байгуулж болох хэдхэн жишээ юм. Байгууллагын онцлог, хүлээн авалтын цаг хугацаа, үргэлжлэх хугацаа, асуулт, шийдвэрийн тэмдэглэл байгаа эсэх, ажилчдын бүрэлдэхүүн, хүлээн авалтын хуваарилалт, бусад үзүүлэлтээс хамаарч өөр өөр байж болно. Тодорхой тохиолдол бүрт нарийн бичгийн дарга өөрийн бүтээлч чадвараа ашиглаж, зөвхөн технологийн дэвшилтэт, цаг хугацаа хэмнэлттэй төдийгүй үйл явцын бүх гишүүдэд тохиромжтой алгоритмыг боловсруулж чаддаг.

Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах нь аж ахуйн нэгжийн зочидтой үр дүнтэй, ашигтай ажлыг зохион байгуулах, нууц мэдээллийн бүрэн бүтэн байдал, аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны аюулгүй байдлыг хангахуйц байдлаар гүйцэтгэх чадварыг хослуулах явдал юм. хүрч байна.

Зочин гэдэг нь нэгдүгээрт, аж ахуйн нэгжийн менежер, мэргэжилтнүүдтэй тодорхой хэмжээний бизнесийн болон хувийн асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай хүн, хоёрдугаарт, эрх бүхий хүмүүстэй хамтран ажиллах чиглэлээр тодорхой шийдвэр гаргадаг хүн гэж ойлгогддог. аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаа.

Зочдыг хүлээн авахдаа мэдээллийг хамгаалах үйл явц нь тэдгээрийн тодорхой ангиллыг шаарддаг бөгөөд үүний үндсэн дээр хязгаарлалт, аналитик арга хэмжээний тогтолцоо бүрддэг. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын түвшинд зочдыг аж ахуйн нэгжийн ажилчид болон ажилтан биш зочид гэсэн хоёр ангилалд хувааж болно.

Байгууллагын зочид, ажилчид дараахь зүйлийг багтаана.

ажлын өдрийн аль ч цагт менежерийн өрөөнд чөлөөтэй нэвтрэх эрхтэй ажилчид;
дуудлагаар менежертэй ажилладаг ажилчид;
ажлын цагаар менежертэйгээ хувийн асуудлаар уулзалт хийхээр санаачилсан ажилчид.

Хэрэв эдгээр ажилтнууд халдлага үйлдэгч эсвэл тэдний хамсаатан бол айлчилж буй ажилчдын мэдээллийн аюулгүй байдалд заналхийлж болзошгүй. Аюул заналхийллийн хүрээ нь маш олон янз байж болно: менежерийн ширээнээс бичиг баримт хулгайлахаас эхлээд хор хөнөөлгүй мэт санагдах асуултуудын сайтар бэлтгэсэн жагсаалтыг ашиглан шаардлагатай мэдээллийг олж авах хүртэл.

Байгууллагын ажилтан биш жуулчдыг компанитай харилцах харилцааны шинж чанараас хамааран дараахь байдлаар хувааж болно.

орон тоонд ороогүй, харин аж ахуйн нэгжийн хамтын удирдлагын байгууллагад багтдаг хүмүүсийн хувьд;
төрийн байгууллага, байгууллагын төлөөлөгчид;
аж ахуйн нэгжтэй хамтран ажилладаг аж ахуйн нэгж, байгууллагын хувь хүн, төлөөлөгчид;
хувийн хүмүүс.

Жагсаалтад орсон төлөөлөгчид, хүмүүс аюулгүй байдлын ажилтнуудын онцгой хяналтанд байх ёстой, учир нь хэрэв тэд халдагчдын ангилалд багтдаг бол тэдгээрээс үүсэх аюулын хүрээ маш том бөгөөд тэдний өмнө тавьсан зорилтоор тодорхойлогддог. Мэдээллийн алдагдал нь зохион байгуулалтын болон техникийн сувгаар эсвэл хоёуланг нь хослуулан байж болно.

Аж ахуйн нэгжийн захирал эдгээр ангиллын зочдыг хүлээн авахдаа хүлээн авалт зохион байгуулах дараах дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой. Тэрээр нууц баримт бичигтэй ажиллаж байхдаа зочдыг хүлээж авах ёсгүй. Ажилчдын аль нэгийг тодорхой баримт бичиг дээр ажиллахтай холбогдуулан дуудахдаа зөвхөн түүний ажиллаж байгаа баримт бичиг нь менежерийн ширээн дээр байх ёстой, бусад нь цоожтой сейфэнд хадгалагдах ёстой.

Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах, даргын ажлыг эмх цэгцтэй зохион байгуулахын тулд түүнд бичиг баримттай ажиллах, хэлэлцээр хийх, зочдыг хүлээн авах зэрэгт тодорхой цаг хуваарилах хэрэгтэй.

Юуны өмнө компанийн ажилчдыг албан ёсны асуудлаар өдөр бүр хүлээн авах цагийг хуваарилдаг. Хоёрдугаарт, тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтан биш, харин нэг буюу өөр зохион байгуулалтын бүтцийг төлөөлдөг зочдыг өдөр бүр хүлээн авах цагийг хуваарилдаг. Гуравдугаарт, менежерийн бүрэн эрхийн хүрээнд асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай хүмүүст өөр өөр өдөр хүлээн авах тусдаа цагийг хуваарилдаг. Заасан ангиллын зочдыг хүлээн авах цагаар аж ахуйн нэгжийн аль ч ажилтан менежертэй зөвхөн дуудлагаар, зөвхөн тодорхой зочны айлчлалтай холбоотой асуудлаар зочлох боломжтой. Дөрөвдүгээрт, компанийн ажилчдыг хувийн асуудлаар хүлээн авах цагийг үе үе хуваарилдаг.

Менежер оффисоос гарах үед зочдыг ганцааранг нь үлдээхийг хориглоно. Менежер байхгүй үед зочдод болон аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудын хэн нь ч түүний өрөөнд орох ёсгүй.

Өдөр тутмын зочдын тоо нь менежерээс энэ төрлийн ажилд хуваарилсан бодит цагтай тохирч байх ёстой. Хүлээн авалтыг зочдыг хүлээн авах хэсэгт удаан хугацаагаар өнгөрөөхгүй байхаар төлөвлөх хэрэгтэй, учир нь ийм хүлээлт нь хүлээн авалтын хэсэгт байгаа яриаг ухамсартайгаар эсвэл санаатайгаар сонсож, ихээхэн хэмжээний үнэ цэнэтэй мэдээллийг хүлээн авдаг.

Захирлын зочдод хийх ажлыг зохион байгуулахын тулд хүлээн авалтын хуваарь гаргахыг зөвлөж байна.

Аж ахуйн нэгжийн удирдлага, бүтцийн хэлтсийн зочдыг хамарсан нэг схемийн хэлбэрээр төвлөрсөн хуваарь гаргахыг зөвлөж байна. Хуваарийн дагуу захирлын нарийн бичгийн дарга жуулчдын тухай мэдээлэл, тэдний аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд зөвшөөрөгдсөн хандалтын шинж чанарыг аюулгүй байдлын албанд өдөр бүр үнэмлэх олгох ажлын өдрийн эхэнд мэдээлдэг.

Зочны хувийн мэдээллийг хүлээн авах хуваарь, түүний таних баримт бичигт заасан мэдээлэлтэй нийцүүлэх ажлыг дараахь байдлаар гүйцэтгэнэ.

аж ахуйн нэгжийн барилгын үүдэнд аюулгүй байдлын ажилтан, зочдод үнэмлэх олгох;
аж ахуйн нэгжийн даргын хүлээн авах хэсэгт зочин ороход нарийн бичгийн даргын хувьд.

Зочин уулзалтыг хүлээж байх үед нарийн бичгийн дарга түүний зан авирыг анхааралтай ажиглаж, хөдөлгөөнд гарч болзошгүй хачирхалтай байдал, хэт их цочрол гэх мэтийг бүртгэх ёстой. Хэрэв ямар нэгэн санаа зовоосон асуудал гарвал туслах нь менежер болон зочдын хоорондох ярианы үеэр оффист байх аюулгүй байдлын ажилтан руу залгах ёстой.

Хүлээн авалтын төгсгөлд менежер зочдын цаашдын үйл ажиллагааг зохион байгуулдаг. Хоёр сонголт байна:

аюулгүй байдлын ажилтан дагалдаж ирсэн зочдыг барилгын гарц руу чиглүүлсэн;

Нарийн бичгийн дарга нь түүнд чухал ач холбогдолтой асуудлыг шийдвэрлэхээр зочдыг илгээсэн аж ахуйн нэгжийн мэргэжилтэнг хүлээн авалтад дууддаг.

Аж ахуйн нэгжийн хэлтэсүүд зочдыг хүлээн авах, тэдэнтэй ажиллахдаа ерөнхийдөө ижил журмыг баримталдаг. Зочин зөвхөн тухайн аж ахуйн нэгжийн захирлаар ажиллах зөвшөөрөл авсан баримт бичигт хандах боломжтой. Аж ахуйн нэгжийн нутаг дэвсгэр дэх түүний бүх хөдөлгөөнийг ажилтан дагалддаг. Аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн нөөцтэй ажиллах дүрмийг зөрчиж, ажилтнуудаас зөвшөөрөлгүй мэдээлэл авахыг оролдсон жуулчид аж ахуйн нэгжид үргэлжлүүлэн үлдэх эрхийг хасдаг. Байгууллагаас гарахдаа зочин үнэмлэхийг гардуулдаг.

Тиймээс зочдыг хүлээн авах, тэдэнтэй ажиллах явцад мэдээллийн аюулгүй байдлын үр дүнтэй системийг хөгжүүлэх, ашиглах нь мэдээллийн аюулгүй байдлын тогтолцоо, аж ахуйн нэгжийн материаллаг хөрөнгийг хамгаалах чухал хэсгүүдийн нэг юм.