Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт. Төрөл бүрийн ангиллын нарийн бичгийн даргад тавигдах мэргэжлийн шаардлага Төрөл бүрийн ангиллын нарийн бичгийн даргад тавигдах мэргэжлийн шаардлага


Нарийн бичгийн дарга эсвэл гүйцэтгэх туслахын ердийн үүрэг хариуцлагыг тодорхойлох нь маш хэцүү гэдгийг бид нэг бус удаа дурдсан. Компанийн үйл ажиллагааны цар хүрээ, түүний хэмжээ, менежерийн төсөөллөөс ихээхэн хамаардаг бөгөөд бараг юу ч зохицуулдаггүй. Нэмж дурдахад, мэргэжил дотроо хуваагдал байдаг бөгөөд үүнийг практикээс харахад ажилчид, ажил олгогчид өөр өөрөөр ойлгодог.

Нарийн бичгийн дарга нар өөрсдөө энэ ялгааг заримдаа зөн совингоор нь мэдэрдэг тул хэн нь "илүү чухал" вэ, энэ мэргэжлээр ямар шатлал байдаг вэ, захиргааны ажилтны карьерын хамгийн дээд шат нь юу вэ гэсэн хэлэлцүүлэг форум дээр үргэлжилсээр байдаг. Энэ талаар манай хамт олон одоохондоо зөвшилцөлд хүрээгүй байна.

Гэсэн хэдий ч хэрэв эдгээр олон нэр байгаа бол тэдгээрийн дүрсэлсэн үзэгдлүүд бас байх ёстой.

Захиргааны албан тушаалын ангиллын бүх нарийн ширийн зүйлийг ойлгоцгооё.

Үзэл баримтлалыг ойлгох

Захиргааны үндсэн албан тушаалуудыг жагсаая: "нарийн бичгийн дарга", "туслах", "нарийн бичгийн дарга-туслах", "менежерийн туслах", "хүлээн авах нарийн бичгийн дарга", "оффисын менежер". Тэдгээрийг илүү нарийвчлан авч үзэхээсээ өмнө эдгээр байр суурь тус бүрээр юу гэсэн үг болохыг олж мэдье.

Википедиа нь "нарийн бичгийн дарга" гэсэн албан тушаалыг тодорхойлдоггүй. Энэ нь зөвхөн "Шилдэг нарийн бичгийн дарга" гэсэн өгүүллийг агуулсан бөгөөд дараахь тодорхойлолтыг агуулсан болно. туслах нарийн бичгийн дарга- Утасны дуудлагад хариулах (хүлээн авагч), менежерийн туслах (хувийн нарийн бичгийн дарга) хүртэлх өргөн хүрээний үүрэг бүхий оффисын ажилтан.

Туслах нарийн бичгийн даргын гүйцэтгэх үүргүүдийн жагсаалтыг энд оруулав.

  • менежерийн хүлээн авсан утасны дуудлага хүлээн авах;
  • баримт бичигтэй ажиллах: ач холбогдлыг тодорхойлох, бэлтгэх, бүртгэх, хуваарилах, хүлээн авах, хадгалах, системчлэх;
  • зочдыг хүлээн авах ажлыг төлөвлөх, бэлтгэх;
  • даргын ажлын хуваарийг төлөвлөхөд туслах, заримдаа зочид буудал, онгоцны тийз захиалах;
  • бизнесийн хэлэлцээр бэлтгэхэд оролцох;
  • бичгийн хэрэгсэл болон оффисын ажилд шаардлагатай бусад зүйлийг захиалах, заримдаа менежерийг хоол хүнсээр хангах.

Энэ нийтлэлийг уншсаны дараа тодорхой тодорхой зүйл алга. Хариуцлагын хүрээ өргөн бөгөөд дээр дурдсан ажлыг нарийн бичгийн дарга, менежерийн туслах хоёуланг нь гүйцэтгэж болно гэдгийг бид бүгд аль хэдийн мэддэг. Түүгээр ч барахгүй энэ нь манай мэргэжлийн ердийн төлөөлөгчдийн хийх ёстой үүргүүдийн тал хувь нь биш юм. Эсвэл энэ нь бүхэл бүтэн бүлгийн мэргэжлийн ерөнхий нэр юм болов уу? Ихэнх хүмүүс "нарийн бичгийн дарга" гэж ямар ч угтваргүй сонсдог хэвээр байх магадлал багатай.

"Нарийн бичгийн дарга" гэдэг үг нь Лат хэлнээс гаралтай гэдгийг та мэднэ. нууц("нууц, нууц"). Эртний Ромд итгэмжлэгдсэн хүмүүсийг нарийн бичгийн дарга гэж нэрлэдэг байв. Дүгнэлт: Нарийн бичгийн дарга нь олон нийтэд мэдээлэх боломжгүй зарим мэдээллийг олж авах боломжтой бөгөөд үүргээ биелүүлэхийн тулд менежерийн итгэлийг хүлээх ёстой.

"Референт" гэдэг үгийн гарал үүслийн хувьд энэ нэр нь мөн латин хэлнээс гаралтай - "үржүүлэх, мэдээлэх". Тиймээс энэ хүн мэдээлэлтэй ажилладаг. Ерөнхийдөө үгийн гарал үүсэл нь орчин үеийн мэргэжилтэй холбоотой байх нь дамжиггүй боловч тухайн ажилтан тухайн байгууллагад юу хийдэг талаар бүрэн тайлбарлаж чадахгүй байна.

Дүгнэж хэлье: бидний ихэнх нь нарийн бичгийн дарга-туслах хүмүүс байдаг. Гэсэн хэдий ч энэ нь орон тооны хүснэгт, ажлын дэвтэрт маш ховор тусгагдсан байдаг: миний олон хамт ажиллагсдыг өөрөөр "дууддаг".

Төөрөгдөл гаргахгүйн тулд

нарийн бичгийн даргахүлээн авалт- олон нийтийн ухамсарт дуудлага, захидал харилцааг хүлээн авах, түгээхтэй холбоотой байр суурь. Заримдаа ийм ажилчид зочдын анхны хүлээн авалтыг хийж чаддаг. Нарийн бичгийн даргын албан тушаалуудын дотроос зөвхөн энэ л нэр нь таны юу хийх ёстойг шууд тодорхой болгодог. Хэдийгээр мэдээжийн хэрэг үл хамаарах зүйлүүд байдаг.
Оффис менежер- энэ бол англи хэлнээс авсан ул мөрний цаас юм. оффис менежер, өөрөөр хэлбэл оффис менежер. Түүний үндсэн үүрэг бол албан байгууллага болон түүний ажилтнуудын хэвийн үйл ажиллагааг хангахын тулд захиргааны, санхүүгийн болон бусад нөөцийг удирдах явдал юм. Оффисын менежер нь удирдах албан тушаалын нэг юм.
Ийм ажилтан нь жолооч, цэвэрлэгч, ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга нарт захирагддаг. Оффисын менежер нь албан байгууллага, ажилчдынхаа амьдралын баталгааг хариуцдаг учраас энэ албан тушаалыг жижүүрийн албан тушаалтай адилхан гэж үзэх хүмүүс олон байна. Тэд маш олон ижил төстэй үүрэг хариуцлага хүлээдэг ч оффисын менежерийг хангамжийн менежер гэж андуурч, төөрөгдүүлэхийг бурхан хориглоно! Сүүлд нь буруу зүйл байхгүй, гэхдээ оффисын менежерийн хариуцлагын зэрэг нь хамаагүй өндөр бөгөөд илүү өндөр ур чадвар шаарддаг.
Туслах менежер- Захиргааны ажилтны карьерын хамгийн дээд түвшин гэж олон хүн үздэг албан тушаал. Барууны компаниудад энэ албан тушаал нь ихэвчлэн "хувийн туслах" (англи хэлнээс шууд орчуулга) мэт сонсогддог. хувийн туслах). Ажлын нэр нь түүний мөн чанарыг бүхэлд нь агуулдаг тул би уламжлалт хувилбарт илүү дуртай. Туслах - "тусламж" гэсэн үгнээс. Менежерийн туслах нь даргадаа үүргээ биелүүлэхэд нь тусалдаг. Туслахын үйл ажиллагаанд яг юу багтах нь олон хүчин зүйлээс хамаарна.

Тиймээс албан ёсоор ижил албан тушаалд ажиллаж буй хоёр мэргэжилтний үүрэг хариуцлага эрс ялгаатай байж болно: тэдний нэг нь бичиг баримттай ажилладаг, утасны дуудлага тарааж, зочдыг хүлээн авдаг, нөгөө нь удирдлагын уулзалтад оролцож, чухал шийдвэр гаргах эрх мэдэлтэй байдаг. Энэ нь дашрамд хэлэхэд хоёулаа урагдсан товчлуур дээр оёж, удирдагчийнхаа хүүхдүүдэд асрагч хайж байгааг үгүйсгэхгүй. Дахин хэлэхэд ямар ч захиалга алга: энэ тохиолдолд нэр нь зөвхөн таны зорилгыг тодорхой болгодог бөгөөд та үүнийг яг яаж биелүүлэх нь тодорхойгүй байна.

Бид зохицуулалтын баримт бичгүүдийг судалдаг

Манай улсад танилцуулсан бүх албан тушаалыг тодорхойлсон баримт бичиг байдаг - "Ажилчдын мэргэжил, албан тушаал, тарифын зэрэглэлийн бүх Оросын ангилагч"(OKPDTR, OK 016-94). Хэрэв та компанид ямар нэгэн албан тушаалыг тодорхойлоход бэрхшээлтэй байгаа бол энэ баримт бичигт хандаж, хамгийн тохиромжтойг нь сонгож болно.

Энэ ангилагчийг http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ вэбсайтаас олж болно. Сүүлийнх нь ОК 016-94-ээс гадна "Тариф, мэргэшлийн нэгдсэн лавлах ном" (UTKS), "Бүх Оросын ажил мэргэжлийн ангилагч" (OKZ 010-93, OKZ) -тай. Эдгээр нь OK 016-94-ийн хоёр хэсэг юм. Эхнийх нь ажилчдын мэргэжил, хоёрдугаарт ажилчдын албан тушаал орно.

Энэ тохиолдолд ажилчдын мэргэжил (мөн ангилагчд 5491 нь байдаг) бидний сонирхлыг татахгүй байгаа тул ажилчдын албан тушаалд хандъя. Тэдгээрийн 2598 нь байдаг бөгөөд та бидэнд хэрэгтэй бүх зүйлийг эндээс олж болно.

Магадгүй нарийн бичгийн даргын албан тушаалаас эхэлье. Цагаан толгойн үсгийн эрэл хайгуулын үр дүнд бид дараах хүснэгтийг олж авна (Хүснэгт 1-ийг үзнэ үү).

Хүснэгт 1

ОК 016-94 дахь "нарийн бичгийн дарга" гэсэн нэрийг агуулсан албан тушаалууд

Албан тушаал

OKZ код

Нарийн бичгийн дарга (дипломат)

хорооны нарийн бичгийн дарга (олон нийтийн байгууллага)

Хараагүй эмчийн нарийн бичгийн дарга

Чуулганы нарийн бичгийн дарга

Удирдах зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга

Тэргүүлэгчдийн нарийн бичгийн дарга

ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн хүлээн авах газрын нарийн бичгийн дарга

Ерөнхий нарийн бичгийн дарга

Зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга (шинжлэх ухаан, техникийн, шинжлэх ухаан, урлаг, техникийн)

ОХУ-ын Аюулгүй байдлын зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга

Шүүхийн нарийн бичгийн дарга

ОХУ-ын Дээд шүүхийн тамгын газрын шүүх хуралдааны нарийн бичгийн дарга

Шүүх хуралдааны нарийн бичгийн дарга

ОХУ-ын Дээд шүүхийн тамгын газрын шүүх хуралдааны нарийн бичгийн дарга

Бүтээлч холбооны нарийн бичгийн дарга

Боловсролын албаны нарийн бичгийн дарга (диспетчер)

Холбооны комиссын нарийн бичгийн дарга

Холбооны нарийн бичгийн дарга (спортоор)

ОХУ-ын Сонгуулийн төв хорооны нарийн бичгийн дарга

Нарийн бичгийн дарга

Нарийн бичгийн дарга-стенографич

Албан тушаал бүр өөрийн гэсэн байр суурьтай байдаг код. Үүнээс гадна өөр өөр албан тушаалд нэг байдаг OKZ код, энэ нь тэдгээрийг нэг бүлэгт нэгтгэсэн гэсэн үг юм. "Менежерийн нарийн бичгийн дарга" гэсэн нэр нь 4115 ("Нарийн бичгийн дарга" бүлэг) -ийг хэлдэг. Энэ бүлэг нь дараах албан тушаалуудаас бүрдэнэ.

  • бичиг хэргийн ажилтан;
  • хараагүй мэргэжилтний нарийн бичгийн дарга;
  • ерөнхий нарийн бичгийн дарга;
  • шүүхийн нарийн бичгийн дарга;
  • боловсролын хэлтсийн нарийн бичгийн дарга;
  • нарийн бичгийн дарга;
  • нарийн бичгийн дарга-стенографич.

Дээрх бүлгийн нарийн бичгийн дарга нарын талаар юу ярьсныг хүргэе. Нарийн бичгийн дарга нар нь компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж болон бусад техникийн хэрэгслийг ашиглан байгууллага, аж ахуйн нэгжийн даргын ажлыг дэмжих, үйлчилгээ үзүүлэх техникийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг.

Тэдний үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

Энэ сайт нь албан тушаалыг бүлэгт хуваахад тохиромжтой бөгөөд үүнээс харахад 4115-р бүлэг нь 411-р ахлах бүлэгт "нарийн бичгийн дарга, тооцооны машинист болон холбогдох мэргэжлүүд" багтсан болно. Сүүлийнх нь нарийн бичгийн дарга нараас гадна компьютерийн оператор, стенографич, бичигч гэх мэт орно.

Ер нь телетайп, бичгийн машин гээд хэн нэгнийг инээлгэх (хэн нэг нь чичрэх) байдгийг эс тооцвол дээрх үүрэг хариуцлага бодит байдалтай харшлахгүй. Гэсэн хэдий ч шинэхэн нарийн бичгийн дарга ч гэсэн санал болгож буй хариуцлагын жагсаалтыг хараад: "Яаж? Тэгээд бүгд үү? Визний дэмжлэг, албан томилолт, уулзалтын бичлэг хаана байна” гэж асуув. Нарийн бичгийн дарга бол ажлын цагийнхаа тэн хагасыг менежер, ажилчдад бичиг баримтгүй үйлчлэхэд зориулахыг шаарддаг мэргэжил гэдгийг бид нэг бус удаа хэлж байсан. "Зочин хүлээн авах" гэсэн мөрөнд нарийн бичгийн даргын хийх ёстой олон төрлийн үүргийг илэрхийлдэггүй. Үлдсэн үүрэг хариуцлага нь зөвхөн техникийн шинж чанартай бөгөөд баримт бичигтэй ажиллахтай холбоотой. Одоо байгаа тайлбарыг харахад нарийн бичгийн дарга тусдаа өрөөнд суугаад зөвхөн компьютер дээр бичдэг, бүртгэлийн дэвтэрт ямар нэгэн зүйл бичдэг гэж та бодож магадгүй юм. Гэхдээ энэ нь үүнээс хол байгааг бид мэднэ. Тиймээс ийм тодорхойлолт нь мэргэжилтнүүдийн сэтгэлд нийцэхгүй байх магадлалтай.

Ангилагч руу буцъя: "оффисын менежер", түүнчлэн "оффисын менежер", "туслах менежер" гэсэн албан тушаал үүнд ороогүй болно. Гэхдээ "Захиргааны болон удирдах ажилтнууд" гэсэн 3431-р бүлэгт багтсан "референт" (код 26088) албан тушаал байдаг.

Энэ бүлэгт администратор, менежерүүдийн янз бүрийн нэрсээс гадна тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих байцаагч, туслах, үндсэн үйл ажиллагааны туслах зэрэг албан тушаалууд багтдаг.

Инээдтэй хороолол, тийм үү? Референттэй нэг бүлэгт тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих байцаагч байдаг. Олон нарийн бичгийн дарга нар энэ хяналтыг өөрсдөө хэрэгжүүлдэг тул үүнийг мэддэг.

http://www.etks.info/ вэб сайтад ингэж бичжээ Захиргааны болон удирдах ажилтны болон холбогдох мэргэжлийн боловсон хүчин нь байгууллага, түүний бүтцийн нэгжийн үйл ажиллагааны удирдлага, зохицуулалтын асуудлыг шийдвэрлэх, баримт бичиг хөтлөх, мэдээллийн дэмжлэг үзүүлэх.

Тэдний үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

  • бизнесийн захидал харилцаа, тэмдэглэл болон бусад захиргааны баримт бичгийг хөтлөх;
  • уулзалт, бизнес уулзалт, аялал төлөвлөх, зохион байгуулах;
  • янз бүрийн арга хэмжээний цаг хугацааг зохицуулах, тэдгээрийн дагаж мөрдөх байдалд хяналт тавих;
  • удирдлага, зохион байгуулалтын асуудлыг шийдвэрлэхэд менежер, ажилчдад туслах;
  • гэрээ, хэлэлцээр, хэлэлцээрийн төслийг бэлтгэх, зочин, ажилчдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах;
  • холбогдох үүргийг гүйцэтгэх;
  • бусад ажилчдын удирдлага.

Та энэ жагсаалтад багтсан хэдэн үүргийг гүйцэтгэдэг вэ? Таны албан тушаалын нэр юу вэ? "Нарийн бичиг"? "Оффис менежер"? "Туслах менежер"?

Уламжлал ёсоор нарийн бичгийн даргын ажил нь баримтат болон баримтын бус үйлчилгээ гэж хуваагддаг бөгөөд бидний ихэнх нь хоёр бүлгийн жагсаалтаас ("нарийн бичгийн дарга" ба "захиргааны болон удирдах ажилтнууд") үүрэг гүйцэтгэдэг гэдгийг санаж байвал бид дүгнэж болно. Гүйцэтгэсэн үүрэгт нь үндэслэн бидний ихэнх нь туслах нарийн бичгийн дарга байдаг.

Энэ нь юу гэсэн үг вэ? Яагаад “менежерийн туслах”, “оффисын менежер” зэрэг албан тушаалыг ангилагчд тусгадаггүй вэ? Яагаад практикт албан тушаалууд байдаг, гэхдээ ангилалд байдаггүй вэ? Магадгүй энэ нь хуучирсан эсвэл эмхэтгэгчид орчин үеийн хөдөлмөрийн зах зээл дээрх нөхцөл байдлыг ойлгоход төвөг удаагүй болов уу?

Мэдээжийн хэрэг, энэ ангилагч нь зарим талаараа консерватив шинж чанартай байдаг. Гэхдээ зөв бичгийн дүрмийн толь бичгүүд ч гэсэн консерватив байдаг. Хүмүүс янз бүрээр ярьж, бичдэг ч тодорхой дүрэм журам, мэргэжилтнүүдийн хүлээн зөвшөөрсөн хэм хэмжээ байдаг бөгөөд бичиг үсэгт тайлагдсан хүмүүс үүнийг удирддаг. Мэргэжилтнүүдийн боловсруулсан бүх заавар, ангилагч болон бусад албан ёсны баримт бичгүүд нь нарийн бичгийн дарга нь бичиг баримттай харьцдаг, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг байцаагч нар хянадаг, визний дэмжлэг үзүүлэх, төлөөлөгчидтэй ажиллах нь протоколын албаны хариуцах хамгийн тохиромжтой байгууллага байгааг харуулж байна.

Ийм зүйл болохгүй гэж битгий бодоорой. Төрийн олон том байгууллага, аж ахуйн нэгж, захиргаа, үйлдвэрүүдийн ажил яг ийм бүтэцтэй байдаг. Нэгдүгээрт, тэд хэдэн арван жил оршин тогтнож, үйл ажиллагаандаа ЗХУ-ын үед "Хэн ойд явж, хэн түлээ авдаг" нөхцөл байдлыг төсөөлөхөд хэцүү байсан үед боловсруулсан ажлын байрны тодорхойлолт, дүрэм журмаар удирддаг. Хоёрдугаарт, энэ хариуцлагын хуваарилалт нь нууцтай их холбоотой. Тухайлбал, цэргийн тушаалыг гүйцэтгэдэг үйлдвэрүүдэд хариуцлагатай нарийн бичгийн дарга нар интернетэд холбогдоогүй, гар утсаа үүдэнд нь сейфэнд хийж орхидог. Ийм нөхцөлд мэдээлэл хайх, тасалбар захиалахад хэцүү байдаг. Үүнийг интернетэд нэвтрэх боломжтой бие даасан мэргэжилтнүүд хийдэг.

Дээрээс нь зуун хүн ажилладаг компанийн нарийн бичгийн дарга нь “Швейцарь, тариачин, гаансчин” байвал нэг хэрэг, хэдэн мянган хүн ажилладаг бол өөр хэрэг. Энэ тохиолдолд ихэнх ажлын процессыг хатуу зохицуулж, төвлөрүүлдэг. Нэг мэргэжилтэн тэднийг хариуцах боломжгүй, бүхэл бүтэн хэлтэс байдаг.

Дашрамд хэлэхэд

Өнгөц харахад хуучирсан гарчиг (жишээлбэл, "нарийн бичгийн дарга" гэх мэт) байгаагийн тухайд, манай улсад өнөөдрийг хүртэл зарим баримт бичгийг зөвхөн бичгийн машин дээр (нууцын улмаас) хэвлэдэг байгууллагууд байдаг. Нэмж дурдахад, энэхүү тодорхойлолтод "бичигч" гэсэн үг байгаа нь ихэвчлэн баримт бичиг бэлтгэхтэй холбоотой асар их ажлыг илтгэдэг. ЗХУ-ын үед энэ ажлыг бичээчид гүйцэтгэдэг байсан бөгөөд төвлөрсөн оффисын ажилтай томоохон компаниудад энэ нь өнөөг хүртэл хадгалагдан үлджээ.
Энэ албан тушаалыг "PC оператор" гэж нэрлэж болох уу? Мэдээжийн хэрэг, олон компани үүнийг хийдэг. Гэхдээ яагаад, хэрэв олон нийтийн ухамсарт энэ үзэл баримтлалд тодорхой үүрэг хариуцлагын жагсаалтыг аль хэдийн өгсөн бол? Хэл ямар ч хиймэл шинэчлэлд дургүй. Энэ нэр томъёо нь хамааралгүй болоход энэ нь алга болно.

Яагаад бодит байдал дээр туслах, бичиг баримтын гүйцэтгэлд хяналт тавих байцаагч, тэр байтугай орчуулагчийн үүргийг гүйцэтгэдэг нарийн бичгийн дарга нар байдаг вэ? Учир нь онол нь практикээс үргэлж ялгаатай байдаг. Компаниуд, ялангуяа жижиг компаниуд нэг ажилтанд олон төрлийн үүрэг хариуцлага хүлээлгэж, мөнгө хэмнэхийг хичээдэг. Манай нэг мэргэжил нэгт нарийн бичгийн даргын албан тушаалд "бусад ажилчдын хийхийг хүсэхгүй байгаа зүйлийг хийдэг хүн" гэсэн тодорхойлолтыг өгсөн. За, ийм зүйл болдог. Нэмж дурдахад, бид өмнө нь хэлсэнчлэн, хариуцлагын зөрүү нь ихэвчлэн тодорхой нэгжийг орон тооны хүснэгтэд оруулах боломжгүй, мөн ажил олгогчид тухайн мэргэжлээрээ байгаа зэрэглэлийг ойлгодоггүйтэй холбоотой байдаг.

Хариуцлагыг харьцуулах

Ажил олгогч энэ эсвэл өөр нэрээр юу хэлэхийг харцгаая. Үүний тулд ажил хайх сайт руу хандъя. "нарийн бичгийн дарга", "нарийн бичгийн даргын туслах", "менежерийн туслах", "оффисын менежер" гэсэн нэртэй хэд хэдэн зарыг сонгоод, бүлэг тус бүрээс гурвыг сонгоод, гүйцэтгэсэн үүргүүдийн жагсаалтыг харьцуулж үзье (бид өөр өөр хэлбэрээр давтагдах ажлыг давхардуулахгүй) сул орон тоо).

Оффис менежер
  1. Менежерээс өгсөн зааврыг биелүүлэх.
  2. Оффисын амьдралын дэмжлэг.
  3. Менежерийн ажлын цагийг төлөвлөхөд туслах.
  4. Захидал, дотоод баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх.
  5. Менежерийн зочид, зочдыг хүлээн авах, уулзалт, хэлэлцээр зохион байгуулах.
  6. Оффис дахь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, тэдэнд найрсаг, тав тухтай уур амьсгалыг бий болгох. Зохиогчийн тэмдэглэл: Энэ ажил олгогч нь харилцагчийн үйлчилгээний менежерт мөнгө хэмнэхээр шийдсэн.
  7. Сурталчилгааны шугамаар ирсэн дуудлагыг хүлээн авч, хүссэн хэлтэст шилжүүлэх.
  8. Оффис дахь эмх цэгц, цэвэр байдалд хяналт тавих.
  9. Баримт бичиг, мэдээллийг системчлэх, ангилах, тэдгээрийг шууд гүйцэтгэгчид хүргэх. Зохиогчийн тэмдэглэл: Энэ оффисын ажил юм шиг санагдаж байна уу? Гэхдээ үгүй, энэ сул орон тоонд үүнийг тусдаа мөрөнд зааж өгсөн болно.
  10. Үйлчлүүлэгчдээс хүлээн авсан мэдээллийг менежерүүдийн анхааралд хүргэх.
  11. Оффисын ажилтнуудаас шаардлагатай заавар, мэдээллийг бөглөж, тэдэнд дамжуулах зааварчилгааг гүйцэтгэх.
  12. Шинэ ажилчдыг ажилд авахдаа тогтоосон шаардлагын дагуу бичиг баримтын үнэн зөв байдлыг шалгах. Жич: Би мэдэж байсан, компанид боловсон хүчний ажилтан байхгүй!
  13. Хуулбарлах, олшруулах ажлыг гүйцэтгэх.
  14. Итгэмжлэл олгох.
  15. Цагийн хуудас хөтлөх. Зохиогчийн тэмдэглэл: Мэдээж боловсон хүчний ажилтан байхгүй!
  16. Бизнесийн хэрэгцээнд зориулж хөрөнгийн зарцуулалтын талаархи баримт бичгийг бэлтгэх, тайлан гаргах.
Нарийн бичгийн дарга
  1. Баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, бизнесийн захидал харилцааг явуулах.
  2. Менежерээс өгсөн зааврыг биелүүлэх.
  3. Шаардлагатай баримт бичгийг бэлтгэх, тайлан гаргах.
  4. Уулзалт, хэлэлцээр, бага хурлыг зохион байгуулах, зохицуулах.
  5. Бизнес аялал зохион байгуулах (агаарын болон төмөр замын тийз захиалах, шилжүүлэх, зочид буудлын захиалга гэх мэт).
  6. Түншүүдийн ирэхийг зохион байгуулах (зочид буудлын захиалга, шилжүүлэг гэх мэт).
  7. Ирж буй дуудлагыг хүлээн авах, түгээх.
  8. Албаны үйл ажиллагааг хангах.
  9. Удирдлагын зааварчилгааг биелүүлэх (мэдээлэл хайх, тайлан гаргах, түүхий эд нийлүүлэгчидтэй харилцах, ихэвчлэн англи хэлээр).
  10. Шуудангийн болон шуудангийн үйлчилгээ үзүүлэх.
  11. Байгууллагын дотоод баримт бичгийн урсгалыг хангах.
  12. Мэйл.
  13. Менежерийн захиргааны дэмжлэг.
  14. Удирдлагын зааврын биелэлтэд хяналт тавих.
  15. Оффисын тоног төхөөрөмжтэй ажиллах.
  16. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх.
Нарийн бичгийн дарга-туслах
  1. Оффисын үйл ажиллагааны зохион байгуулалт.
  2. Дуудлага хүлээн авах, түгээх.
  3. Зочдыг хүлээн авах.
  4. Уулзалт, хэлэлцээр зохион байгуулах.
  5. Бизнес аялал зохион байгуулах (тасалбар захиалах, захиалах, зочид буудал, такси, визний дэмжлэг үзүүлэх).
  6. Бизнесийн захидал харилцаа.
  7. Захидал илгээх, хүлээн авах, итгэмжлэл олгох.
  8. Оффисын ажил.
  9. Удирдлагын зааварчилгааг биелүүлэх.
  10. Шуудангийн үйлчилгээтэй ажилладаг.
  11. Компанийн хэлтэстэй харилцах.
  12. Оффисын дэг журам сахиулах, найрсаг уур амьсгалыг бүрдүүлэх.
  13. Захирлын өдөр тутмын цагийн хуваарьт захиргааны дэмжлэг үзүүлэх.
  14. Захирлын санаачилсан заавар, бичиг баримтын биелэлтэд хяналт тавих.
  15. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх.
Туслах менежер
  1. Ирж буй / гарах дуудлагыг хүлээн авах.
  2. Захидал / захидал харилцаа, бизнесийн захидал харилцааг зохицуулах.
  3. Мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийх, мэдээлэл цуглуулах, тайлагнах.
  4. Хэлтсийн дарга нартай харилцах.
  5. Менежерээс өгсөн зааврыг заасан хугацаанд биелүүлэх.
  6. Захиалга/ажлын даалгаврыг цаг тухайд нь биелүүлэхэд хяналт тавих.
  7. Бизнес аялалд дэмжлэг үзүүлэх (виз боловсруулах, төмөр зам, онгоцны тийз захиалах, шилжүүлэг, зочид буудал, арга хэмжээ, аялал).
  8. Аж ахуйн нэгжийн удирдлагаас төлөөлөгчид, зочдыг хүлээн авах, уулзалт, хэлэлцээр, танилцуулга зохион байгуулах, дэмжлэг үзүүлэх.
  9. Бичиг хэргийн хэрэглээг хянах, шаардлагатай бол захиалах.
  10. Анхны мэдээлэл, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бүртгэх, хадгалах.
  11. Оффисын амьдралын дэмжлэг.
  12. Оффисын ажил, бичиг баримтын урсгал.
  13. Ирж буй, гарах, дотоод баримт бичгийн бүртгэл.
  14. Менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах.

Таны харж байгаагаар эдгээр албан тушаалд ажиллаж буй мэргэжилтнүүд ижил төстэй олон үүрэг хариуцлага хүлээдэг. Тэд бүгдээрээ оффисын амьдралыг дэмжих, дуудлага хүлээн авах, түгээх, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах, менежерийн зааврыг биелүүлэхэд оролцдог (эсвэл оролцдог).

Нарийн бичгийн дарга, туслах нарийн бичгийн дарга, гүйцэтгэх туслах нарын хариуцлагын жагсаалтыг харна уу. Тэд бараг л адилхан. Магадгүй аль нэгэн компанид туслах нь аналитик ажил хийхээр төлөвлөж байгаа байх. Оффисын менежерийн албан тушаал нь зарим талаараа жирийн бус бөгөөд ажил олгогчид түүнээс боловсон хүчний байцаагчийн үүргийг гүйцэтгэж, ажиллахыг хүсдэг. Магадгүй тэр л менежерт туслахыг хүсээгүй цорын ганц хүн байж магадгүй (эсвэл энэ нь сурталчилгаанд заагаагүй байна уу?). Менежерийн туслах нь менежерт туслах ёстой гэж бид итгэлтэйгээр хэлж чадна, энэ нь түүнийг оффисыг "амьдралыг дэмжих" хэрэгцээнээс чөлөөлөхгүй.

Дүгнэлт хийхээсээ өмнө өөр нэг параметрийг авч үзье: ажил олгогчид эдгээр албан тушаалын мэргэжилтнүүдэд ямар шаардлага тавьдаг вэ (Хүснэгт 2).

хүснэгт 2

Ажил олгогчоос оффисын менежер, нарийн бичгийн дарга, нарийн бичгийн дарга-туслах, менежерийн туслахад тавигдах шаардлага

Оффис менежер

Нарийн бичгийн дарга

Нарийн бичгийн дарга-туслах

Туслах менежер
  • Технологитой ажиллах чадвартай.
  • Нарийвчлал, анхаарал болгоомжтой байх. Найрсаг байдал.
  • Нарийн бичгийн дарга/администратор/оффисын менежерээр хоёр жил ажилласан туршлагатай.
  • Олон ажил хийх чадвар.
  • 1С-ийн анхан шатны мэдлэгтэй байх нь зүйтэй
  • Өндөр боловсрол.
  • Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, баримт бичгийн урсгалын дүрмийн талаархи мэдлэг.
  • Үр ашиг, цаг баримталдаг байдал, тааламжтай дүр төрх.
  • Нарийн бичгийн дарга/оффисын менежерээр хоёр жил ажилласан туршлагатай.
  • Олон ажил хийх чадвар
  • Өндөр боловсрол.
  • Англи хэлний маш сайн мэдлэгтэй.
  • Нэг жилээс доошгүй ажлын туршлагатай.
  • Компьютер болон албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн итгэлтэй хэрэглэгч.
  • Аман болон бичгийн хэлийг зөв бичих.
  • Бизнесийн ёс зүйн мэдлэг.
  • Хариуцлага, хичээл зүтгэл, идэвхи, харилцааны ур чадвар
  • Томоохон компаниудад хувийн туслахаар нэг жил ажилласан туршлагатай.
  • Өөртөө итгэлтэй PC хэрэглэгч, идэвхтэй интернет хэрэглэгч.
  • Стресс тэсвэрлэх чадвар, анхаарал халамж, бичиг үсэг, харилцааны уян хатан байдал, дипломат байдал.
  • Үзэсгэлэнт төрх.
  • Англи хэл нь суурь.
  • Өндөр боловсрол.
  • Баримт бичгийн менежментийн талаархи мэдлэг.
  • Тодорхой, ойлгомжтой яриа.
  • Багаар ажиллах чадвартай

За, манай санамсаргүй байдлаар сонгогдсон ажил олгогчид оффисын менежерээс царайлаг, дээд боловсрол шаарддаггүй. Бидний бодлоор тэд нарийн бичгийн дарга, оффисын менежер хоёрын ялгааг төдийлөн олж хардаггүй. Бусад гурван албан тушаалд тавигдах шаардлага, гүйцэтгэсэн үүрэг хариуцлага нь бараг ижил байна. Зөвхөн менежерийн туслахаас тэд хувийн туслахаар ажиллах туршлагыг хүсдэг бөгөөд багаар ажиллах чадварыг мартаж болохгүй (олон туслахууд багаас салдаг нь нууц биш - ажлын онцлог үүнийг шаарддаг).

Мэдээжийн хэрэг, ярилцлагын үеэр тэд хариуцлагын тал хувийг бичихээ зүгээр л "мартсан" бөгөөд хаа нэгтээ нэр дэвшигчид өөр хорин хэдэн шаардлага гарч ирэх болно. Гэхдээ ерөнхийдөө чиг хандлага нь тодорхой байна: ажил олгогч нь оффисын менежерийг оффис, бүх ажилчид, тэр байтугай үйлчлүүлэгчиддээ анхаарал тавих хүн гэж үздэг. Харин нарийн бичгийн дарга, туслах нарийн бичгийн дарга, туслах менежер гээд нэг их ялгаа байхгүй.

Энэ бол онол, энэ удаад практикээс салсан. Нарийн бичгийн дарга нь техникийн функцийг (баримт бичигтэй ажиллах гэх мэт) гүйцэтгэх ёстой бөгөөд менежерийн туслах эсвэл туслах нь илүү төвөгтэй функцийг (бизнесийн захидал бичих, аналитик тойм бичих гэх мэт) гүйцэтгэх ёстой нь бидэнд тодорхой байна. Хариуцлага нь ийм байдлаар хуваарилагддаг ганц л компанийг би мэднэ. Гэхдээ тэр идеалын ангилалд багтдаг. Практикт ийм хуваагдал нь дүрмээс илүү онцгой тохиолдол юм.

Ихэнх тохиолдолд ажил олгогчид хэд хэдэн функцийг хослуулсан мэргэжилтэн хөлслөх замаар мөнгө хэмнэхийг хүсдэг гэж би сэжиглэж байна. Үүнээс гадна орон тооны хүснэгтэд нэмэлт нэгж оруулах нь төвөг учруулдаг.

Энэ бүлгийн захиргааны албан тушаалын хамгийн түгээмэл нэр нь яагаад "нарийн бичгийн дарга" вэ? Нэгдүгээрт, энэ нь удаан хугацааны туршид хүн бүрийн уруул дээр байсан учраас. Хоёрдугаарт, онолын хувьд менежерийн туслах нь хэлтсийн ажилтнуудад туслахаас татгалзаж болох бөгөөд нарийн бичгийн дарга нь явах газаргүй болно. Гуравдугаарт, энэ нууцлаг "референт" гэж хэн болохыг хүн бүр мэддэггүй тул нэр томъёоны хувьд шаардлагагүй хүндрэл учруулахгүй байх нь дээр.

Туслах менежерүүдийг нарийн бичгийн дарга, туслах нарийн бичгийн дарга нараас дээгүүр тавьдаг албан бусаар хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэлтэс нь үнэн хэрэгтээ албан ёсны ажил гэдэг нь ойлгомжтой. "Захиралын туслах" гэдэг нь "захирлын нарийн бичгийн дарга" гэхээсээ илүү хүндтэй сонсогддог нь эргэлзээгүй. Энэ нь магадгүй бүх ялгаа юм. Ажил олгогч таны ажлын дэвтэрт бичсэнээс илүү таны хувийн чанар, ажлын туршлагаас илүү сонирхдог. Мэдээжийн хэрэг, бид албан тушаалын будлиантай болоогүй. Гэсэн хэдий ч олон янзын үүрэг хариуцлага хүлээдэг ч гэсэн албан тушаалыг нь "нарийн бичгийн дарга" гэж нэрлэдэг тул санаа зовж буй хүмүүсийн хувьд бид бүх цогцолборыг хаяхыг зөвлөж, хэнд ажилладаг вэ гэж асуухад "Нарийн бичгийн дарга" гэж бардам хариулна уу. ”

Нарийн бичгийн даргыг даргын үнэнч туслах, баруун гар гэж нэрлэдэг бөгөөд сайн шалтгаанаар менежерийн нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлагад үр дүнтэй удирдлага, захиргааны үйл ажиллагааг хангах явдал багтдаг. Менежерийн нарийн бичгийн дарга нь бизнесийн бичиг баримт, баримт бичгийг бэлтгэх, гүйцэтгэх ажилд оролцож, даргад бизнест тусалдаг, зохион байгуулалтын олон асуудлыг шийддэг.

Туслах нарийн бичгийн даргын албан тушаалыг төлөөлөгчийн албан тушаал гэж үзэж болно, учир нь тэр компанийн нүүр царай болдог - зочидтой уулзаж, дуудлага, захидалд хариулдаг. Энэ төрлийн ажил нь маш тайван байдал, харилцааны ур чадвар, зохион байгуулалт шаарддаг. Ийм учраас нарийн бичгийн даргын мэргэжил нь асар их ирээдүйг амлаж чадна - ирээдүйд мэргэжилтэн нь оффисын менежер, дараа нь захирал эсвэл топ менежерүүдийн нэг болж чадна.

Үйлчлүүлэгч, зочдод зориулсан оффистой бараг бүх компанид гүйцэтгэх нарийн бичгийн даргын албан тушаал шаардлагатай байдаг. Эдгээр нь томоохон аж ахуйн нэгж, жижиг бизнесийн байгууллагууд байж болно.

Мэргэжлийн түүх

Цаг хугацаа өнгөрөхөд нарийн бичгийн даргын эрх мэдэл ихээхэн өргөжиж, өнөөдөр тэд олон төрлийн чиг үүргийг гүйцэтгэж чаддаг. Ийнхүү нарийн мэргэшсэн мэргэжилтнүүдийн хэрэгцээ гарч, үүний үр дүнд нарийн бичгийн дарга-туслах, бичиг хэргийн ажилтан, нарийн бичгийн дарга-орчуулагч, оффисын менежер мэргэжил гарч ирэв.

Нарийн бичгийн даргын үүрэг хариуцлага

Туслах нарийн бичгийн даргын ажлын үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

  • зочдыг хүлээн авах;
  • утасны дуудлага хүлээн авах;
  • бүртгэл хөтлөх;
  • менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөх;
  • уулзалт зохион байгуулах;
  • бизнес аялалын үеэр менежер болон бусад ажилчдад зориулсан тасалбар, зочид буудлын захиалга;
  • оффисын бичгийн хэрэгсэл захиалах;
  • менежерийн хүсэлтийг биелүүлэх.

Заримдаа менежерийн нарийн бичгийн даргын үүрэг нь англи хэл дээрх захидал харилцааг агуулдаг.

Нарийн бичгийн даргад тавигдах шаардлага

Туслах нарийн бичгийн даргад тавигдах шаардлагад дараахь зүйлс орно.

  • дунд болон дээд боловсрол;
  • Компьютерийн эзэмшил;
  • оффисын ажлын үндсийг мэдэх;
  • англи хэлний мэдлэг (заримдаа).

Мөн нарийн бичгийн даргын албан тушаалд дараахь ур чадвар шаардагдана.

  • цаг баримтлах;
  • сайхан харагдах чадвар (үзүүлэх боломжтой);
  • байгууллага.

Нарийн бичгийн даргын анкетийн загвар

Үргэлжлүүлэх жишээ

Хэрхэн нарийн бичгийн дарга болох вэ

Хэрхэн нарийн бичгийн дарга болох вэ? Энэ нь нарийн бичгийн даргын туслах курс төгссөн эсвэл ажлын байран дээр шууд сургалтад хамрагдсан аливаа дээд боловсролтой хүн байж болно. Дүрмээр бол ажил олгогчид өргөдөл гаргагчийн эзэмшсэн мэргэжилд тусгай шаардлага тавьдаггүй, харин өргөдөл гаргагч нь шаардлагатай хувийн шинж чанартай байх, үүргээ зохих түвшинд гүйцэтгэх чадвартай байх тал дээр анхаардаг.

Нарийн бичгийн даргын цалин

Нарийн бичгийн даргын цалин өөр өөр байж болно - 15-45 мянган рубль. Орлого нь ажилтны үүрэг хариуцлага, түүний ажиллаж буй бүс нутгаас хамаарна. Нарийн бичгийн даргын туслахын дундаж цалин 30 мянган рубль байна.

Менежерийн үүрэг хариуцлага руу буцах

Нарийн бичгийн дарга дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг.

— Менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаанд зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

- Менежерээс хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авч, гаргасан шийдвэрийн дагуу бүтцийн нэгжүүд эсвэл тодорхой гүйцэтгэгчид ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу бэлтгэхэд шилжүүлэх.

- Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.

— Утасны дуудлагад хариулах, албан ёсны мэдээллийг бүртгэх, менежерт дамжуулах, менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах.

- Менежерийн нэрийн өмнөөс захидал, хүсэлт, бусад баримт бичгийг бүрдүүлдэг.

- Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийг бүртгэх талаар оролцогчдод мэдэгдэх), хурал, хурлын тэмдэглэл хөтлөх, бүрдүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.

- Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын гаргасан тушаал, зааврын биелэлт, түүнчлэн менежерийн өгсөн заавар, даалгаврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөж байгаа эсэхэд хяналт тавьдаг.

- Менежерийн ажлын байрыг шаардлагатай зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгслээр хангаж, менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ.

— Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, ажилчдын хүсэлт, санал хүсэлтийг шуурхай авч үзэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.

— Батлагдсан нэршлийн дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгнө.

— Менежерийн бизнес аялал зохион байгуулна: онгоцны болон галт тэрэгний тийз захиалах, зочид буудлыг захиалах.

— Шууд даргынхаа албан даалгаварыг бие даан гүйцэтгэдэг.

Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.

— Томилогдсон даалгаврыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай хэмжээнд мэдээлэл, түүний дотор нууц мэдээллийг хүлээн авах.

— Өөрийн болон компанийн ажлыг сайжруулах талаар удирдлагад санал хүргүүлэх.

- Албан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай мэдээлэл, баримт бичгийг өөрийн биеэр эсвэл менежерийн нэрийн өмнөөс аж ахуйн нэгжийн хэлтэс, бусад мэргэжилтнүүдээс хүсэх.

- Компанийн үйл ажиллагааны үр дүнд бий болсон бүх баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах, албан үүргээ гүйцэтгэх хэвийн нөхцлийг бүрдүүлэхийг удирдлагаас шаардах.

- Өөрийн чадамжийн хүрээнд шийдвэр гаргах.

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.

- Албан үүргээ биелүүлээгүй, цаг тухайд нь биелүүлээгүй, хайхрамжгүй хандсан.

— Худалдааны нууц, нууцыг хадгалах тухай одоогийн заавар, тушаал, журмыг биелүүлээгүй.

— Хөдөлмөрийн дотоод журам, хөдөлмөрийн сахилга, аюулгүй байдал, галын аюулгүй байдлын дүрмийг зөрчсөн.

Захирлын үүрэг хариуцлага
Хуучин захирал
Гадаад хяналт
Үйл ажиллагааны удирдлага
Удирдлагын систем

Буцах | | Дээшээ

©2009-2018 Санхүүгийн удирдлагын төв. Бүх эрх хуулиар хамгаалагдсан. Материалыг нийтлэх
сайтын холбоосыг заавал зааж өгөхийг зөвшөөрнө.

Нарийн бичгийн дарга юу мэдэж, чадвартай байх ёстойг мэргэшлийн тодорхойлолтод тусгасан болно.

Мэргэшлийн шинж чанар- энэ нь тухайн ажилтан ажил дээрээ юу хийх ёстой, үүний тулд юу мэдэж, чаддаг байх, түүний сургалтын түвшин ямар байх ёстойг тодорхойлсон норматив баримт бичиг юм.

Ажлын хариуцлага (нарийн бичгийн дарга чадвартай байх ёстой)Аж ахуйн нэгжийн (эсвэл хэлтсийн) даргын ажлыг дэмжих, хадгалах техникийн чиг үүргийг гүйцэтгэх, менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөхөд туслах. Менежерээс шаардлагатай мэдээллийг хэлтэс, ажилчдаас хүлээн авах, түүний зааврын дагуу ажилчдыг дуудах. Менежерийн утасны яриаг зохион байгуулах, утасны мессежийг хүлээн авах, дамжуулах, түүнийг эзгүйд хүлээн авсан мессежийг бүртгэх, тэдгээрийн агуулгыг менежерийн анхааралд хүргэх. Менежерийн аялал, бизнес аялалыг зохион байгуулах. Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурал, хурал болох цаг, газар, хэлэлцэх асуудлын талаар оролцогчдод мэдэгдэх, бүртгэх), тэмдэглэл хөтлөх, бүрдүүлэх ажлыг гүйцэтгэх. Менежерийн ажлын байрыг албан хэрэгслээр хангах, зохион байгуулалтын хэрэгслээр хангах, үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэх. Домофоноор дамжуулан мэдээлэл дамжуулах, хүлээн авах, менежерийн зааврын дагуу төрөл бүрийн материалыг хурдан хэвлэх. Баримт бичгийн ажлыг хийж, менежерт хаягласан захидал харилцааг хүлээн авч, аж ахуйн нэгжид баталсан журмын дагуу системчилж, хянан үзээд хэлтсийн дарга, тодорхой гүйцэтгэгчдэд ажлын явцад ашиглах, хариу өгөх зорилгоор шилжүүлэх. . Менежер, ажилчдад мэдээллийн үйлчилгээ үзүүлэх (амаар, баримтат кино, хэвлэлийн тоймыг эмхэтгэх, сонирхолтой нийтлэлийн хуулбарыг өгөх). Иргэдийн хувийн өргөдлийн талаархи менежерийн зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг хянах. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, тэдэнд эелдэг байдал, анхаарал хандуулж, ажилтнуудаас ирүүлсэн хүсэлт, саналыг шуурхай авч үзэх, батлагдсан хавтаст хэргийн нэр томъёоны дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгөх. . Мэдээллийн сан (Интернетийн мэдээллийг оруулаад) үүсгэх, ашиглах.

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой.компанийн үйл ажиллагаа, ажилчдын ажлын хариуцлага, ур чадвар; баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх журам, заавар; бичгийн үсэг; хувийн компьютер, орчин үеийн компьютерийн редакторууд (Word, Excel гэх мэт) дээр ажиллах; зөв бичгийн дүрэм, цэг таслал; төрөл бүрийн баримт бичгийг хэвлэх үед материалын зохион байгуулалтын дараалал; албан тасалгааны тоног төхөөрөмж (факс, мини-автомат телефон станц, хувилагч, дуу хураагч, дуу хураагч) ажиллуулах дүрэм; домофон ашиглах дүрэм; зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн тогтолцооны стандартууд; хөдөлмөрийн дотоод журам; нарийн бичгийн даргын ажлыг шинжлэх ухааны зохион байгуулалтын үндэс; хүний ​​сэтгэл зүй, үр дүнтэй харилцааны хууль тогтоомж; албан тасалгааны ёс зүй; хөдөлмөр хамгаалал, аюулгүй байдал, үйлдвэрлэлийн ариун цэвэр, гал түймрээс хамгаалах дүрэм, журам; үйлчлүүлэгч, түншүүдийн гадаад хэл; ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хууль.

Аж ахуйн нэгжид (фирмүүд) мэргэшлийн шинж чанарыг боловсруулж, тодорхойлохын тулд ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулдаг.

Ажлын байрны тодорхойлолт нь нарийн бичгийн даргын үйл ажиллагааг зохицуулах, түүний эрх, тухайн байгууллагад эзлэх байр суурь, ажлын мөн чанарыг тодорхойлсон зохион байгуулалт, эрх зүйн үндсэн баримт бичиг юм. Нарийн бичгийн дарга ажилчидтай харилцахдаа энэ баримт бичигт тулгуурладаг. Ажлын байрны тодорхойлолтод юу гэж бичсэн байна, тэгээд тэрэнд ямар эрх олгосон юм бэ, тэр чинь нарийн бичгийн даргад байдаг юм уу гэсэн асуулт гарч ирнэ.

Нарийн бичгийн даргын албан тушаал нь олон шат дамжлагатай байдаг тул нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт нь бие даасан баримт бичиг юм. Жижиг байгууллагад (эсвэл компанид) зөвхөн нэг нарийн бичгийн дарга (референт нарийн бичгийн дарга) байх болно. Томоохон байгууллагуудад менежер болон түүний орлогч нар бүтцийн нэгж бүрт нарийн бичгийн даргатай байж болно. Удирдах зөвлөлийн нарийн бичгийн дарга нар, шинжлэх ухааны зөвлөлийн шинжлэх ухааны нарийн бичгийн дарга нар гэх мэт. Нарийн бичгийн дарга бүр байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээ, онцлог, менежерийн шаардлага, нарийн бичгийн даргад итгэх итгэлд тулгуурлан өөрийн үүрэг, эрхээ боловсруулдаг. , бүтээлч, логик, техникийн төрлийн ажлын янз бүрийн хослолууд. Үүний зэрэгцээ бүх нарийн бичгийн дарга нарын гүйцэтгэдэг баримт бичгийн болон баримт бичгийн бус үйлчилгээний удирдлагын үйл ажиллагааны стандарт багц байдаг. Нэмж дурдахад нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолтыг боловсруулах онцлог, нарийн төвөгтэй байдал нь түүний үйл ажиллагааны олон талт байдлаас шалтгаална. Тиймээс нарийн бичгийн даргын (референт нарийн бичгийн дарга) ажлын байрны тодорхойлолтын нэг стандартын талаар ярих боломжгүй юм.

Гэсэн хэдий ч аливаа ажлын байрны нэгэн адил түүнд тавигдах ерөнхий шаардлага байдаг. Юуны өмнө энэ нь текстийн аль хэдийн тогтсон нэгдсэн бүтэцтэй, тухайлбал хэсгүүд:

1. Ерөнхий заалтууд;

2) функцууд;

3) ажлын хариуцлага;

5) хариуцлага;

6) харилцаа;

7) байрлалаар нь холбох.

"Ажлын үнэлгээ" хэсгийг нэмж болох бөгөөд сүүлийн жилүүдэд "Ажлын зохион байгуулалт (өдөр тутмын ажил)" хэсэг улам бүр гарч ирж байна.

"Ерөнхий заалт" хэсэгт орон тооны хүснэгтийн дагуу тухайн албан тушаалын нэр, удирдлагын тогтолцоонд байгаа газар, тухайлбал, бүтцийн нэгж, харьяаллын нэр, томилох, чөлөөлөх журам, солих журам зэргийг тусгасан болно. Сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эрхэлдэг томоохон байгууллагуудад нарийн бичгийн дарга нь шууд удирдагч, сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын даргад давхар захирагддаг. Нарийн бичгийн дарга нарыг даргын тушаалаар (том байгууллагад - сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээний даргын санал болгосноор) томилж, чөлөөлдөг.

Мөн энэ хэсэгт мэргэжлийн сургалт, ажлын туршлагад тавигдах шаардлагыг тусгасан болно. Өнөөдөр нарийн бичгийн даргад хандах хандлага, түүнд тавигдах шаардлага эрс өөрчлөгдсөн. Пүүсүүдэд дээд болон дунд мэргэжлийн боловсролтой, гадаад хэл мэддэг, компьютер дээр чөлөөтэй ярьдаг нарийн бичгийн дарга ажилд авна. Компаниуд гадаадын түншүүдтэй олон харилцаатай байдаг, нарийн бичгийн дарга нь тэдэнтэй харилцдаг тул нарийн бичгийн дарга, түүнчлэн гадаадад нэг биш, хоёр ба түүнээс дээш гадаад хэл мэддэг байх шаардлагатай болж байна. Мөн нарийн бичгийн даргыг ажилд нь чиглүүлэх хууль тогтоомж, зохицуулалт, хэм хэмжээ, арга зүй, зохион байгуулалт, удирдлагын үндсэн баримт бичгийн зааварчилгааг агуулсан болно.

"Чиг үүрэг" хэсэгт нарийн бичгийн даргын (нарийн бичгийн дарга-туслах) үйл ажиллагааны үндсэн чиглэлүүдийг жагсаасан болно, жишээлбэл: менежерийн мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг, менежерийн ажилд зохион байгуулалтын дэмжлэг үзүүлэх, үзэсгэлэн, танилцуулга бэлтгэхэд оролцох гэх мэт.

“Ажлын хариуцлага” хэсэгт бүх төрлийн ажил, үйл ажиллагаа, тэдгээрийг хэрэгжүүлэхэд ашигласан технологийг жагсаасан болно. Энэ нь нарийн бичгийн даргын гүйцэтгэсэн ажлыг логик дарааллаар жагсаадаг. Бүх төрлийн ажлыг гүйцэтгэх технологийг харуулсан үйл ажиллагаанд хуваана. Жишээлбэл, "мэдээлэл, баримт бичгийн дэмжлэг" функц нь баримт бичиг, баримт бичигтэй ажиллах гэсэн хоёр хэсэгт хуваагддаг. Баримт бичиг нь эргээд төслийн менежерийн зааврын дагуу захидал (урилга, сануулах захидал гэх мэт), цахилгаан утас гэх мэтийг бүрдүүлэх; компьютер дээр менежерийн баримт бичгийг бичих; менежерт гарын үсэг зурахдаа баримт бичгийн үнэн зөвийг шалгах (виз, стандартын шаардлагад нийцсэн дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаа эсэх, зөв ​​эсэх гэх мэт); Баримт бичгийн хуулбар хийх, баталгаажуулах гэх мэт Баримт бичигтэй ажиллахад ирж буй баримт бичгийг хүлээн авах (цагийг зааж өгсөн болно, жишээлбэл: 09 ба 16 цаг), факс, цахим шуудан хүлээн авах (өдрийн цагаар); оффисын удирдлагын зааврын шаардлагын дагуу хүлээн авсан баримт бичгийг анхан шатны боловсруулалт хийх; баримт бичгийг урьдчилан шалгах (хэрэв нарийн бичгийн даргад итгэмжлэгдсэн бол); байгууллагад тогтоосон журмын дагуу баримт бичгийг бүртгэх; менежерт баримт бичгийг тайлагнах гэх мэт.

"Эрх" хэсэг нь хамгийн чухал нь байж магадгүй юм. Тэрээр нарийн бичгийн даргын удирдлагын тогтолцоонд эзлэх байр суурь, түүний ач холбогдол, байгууллага дахь байр суурийг онцлон тэмдэглэв. Менежерээс нарийн бичгийн даргад өгсөн эрх мэдэл, түүний бие даасан байдлын зэрэг нь эрхээр л харагддаг. Энэ хэсэг нь нарийн бичгийн даргад стратегийн болон тактикийн үндсэн ажлуудыг шийдвэрлэх менежерийн цагийг чөлөөлөх боломжийг олгодог.

Ажлын байрны тодорхойлолтын энэ хэсэг нь нарийн бичгийн даргад (нарийн бичгийн дарга-референт) их эсвэл бага эрх мэдэл өгч, түүний чадварын түвшинг тодорхойлдог.

“Хариуцлага” гэсэн хэсгийг хуулийн дагуу хатуу боловсруулсан.

"Харилцаа (албан тушаалын холболт)" хэсэг нь удирдлагын аппаратын аль ч ажилтны ажлыг зохион байгуулахад маш чухал бөгөөд юуны түрүүнд энэ нь ямар мэдээлэл, ямар хэлбэрээр, ямар хэлбэрээр, нарийвчлан зааж өгөх шаардлагатай автоматжуулсан системийг идэвхтэй хэрэгжүүлж байгаатай холбоотой юм. хэнд дамжуулж, хэнээс хүлээн авч байна.

Сүүлийн жилүүдэд ажлын байрны тодорхойлолтод “Ажлын үнэлгээ” гэсэн хэсэг байнга гарах болсон. Энэ нь ихэвчлэн ажлын цаг хугацаа, түүний чанарын шалгуурыг тодорхойлдог, жишээлбэл: гомдол, нэхэмжлэл, шүүмжлэл байхгүй байх; баримт бичигт алдаа байхгүй; удирдлагын зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөх гэх мэт.

Дүрмээр бол ажлын байрны тодорхойлолт нь түүнийг засварлах журмын заалтаар төгсдөг. Ажлын байрны тодорхойлолтыг өөрчлөх нөхцөл нь байгууллагын бүтцэд гарсан өөрчлөлт, үүний үр дүнд ажилчдын үүрэг хариуцлагыг дахин хуваарилах, нарийн бичгийн даргын гүйцэтгэж буй ажлын төрлийг өөрчлөх, компьютерийн технологийг нэвтрүүлэх зэрэг байж болно. Гэхдээ ихэвчлэн зааврыг заавал хянан үзэх, дахин батлах хугацааг (3 жил эсвэл 5 жил) заадаг.

Нэмэлт хэсэг нь "Ажлын зохион байгуулалт" боловч сүүлийн үед маш их алдартай болж, улам бүр түгээмэл болж байна. Энэ нь нарийн бичгийн даргын ажлын өдөр тутмын ойролцоо горимыг өгдөг. Энэ нь иймэрхүү харагдаж магадгүй юм.

АЖЛЫН ӨДРИЙН ЭХНИЙ ХАГАС:

1) менежерээс 10 минутын өмнө ажилдаа ирж, ажлын байрны нөхцөл байдлыг (таны болон менежерийн) шалгаж, эмх цэгцтэй байх, ирэх өдрийн төлөвлөгөө гаргах, тодруулах;

2) төлөвлөгөөний дагуу шаардлагатай баримт бичиг, файлуудыг сонгох;

3) захидал хүлээн авах, агуулгатай танилцах, менежерээс нэн тэргүүний шийдвэр гаргах шаардлагатай бичиг баримтыг хойшлуулах;

4) цахилгаан утас, яаралтай факс, утасны мессежийг менежерт нэн даруй шилжүүлэх;

5) үлдсэн баримт бичгийн хувьд боломжит хариулт, шийдвэрийн хувилбаруудыг бэлтгэж, гүйцэтгэгчдийн дунд хуваарилах;

6) хүлээн авсан шүүмж, тайлан, урилга гэх мэтийг үзэх.

г.; бүх үйл явдлын огноо, цагийг хуанлийн өдрийн тэмдэглэлдээ бичих;

7) одоогийн мэдээлэл, лавлагааны ажилд шаардлагатай бичиг баримтыг хадгалах;

8) хүлээн авсан захидал харилцааны талаар менежерт мэдээлэх;

9) менежертэй хамтран тухайн өдрийн төлөвлөсөн үйл явдлын агуулгыг тодруулах;

10) менежерийн зааврыг холбогдох гүйцэтгэгчид утсаар болон биечлэн хүргэж, баримт бичгийг гүйцэтгэх хугацаа дууссаныг сануулах.

ӨДРИЙН ХОЁРДУГААР ХАГАС:

1) гүйцэтгэсэн баримт бичгийг цуглуулах, гарын үсэг зурахад бэлтгэх;

2) гүйцэтгэсэн баримт бичгийн талаар менежерт мэдээлэх, түүний боловсруулсан баримт бичгийг менежерээс авах;

3) гарах баримт бичгийг боловсруулах, илгээх;

4) дараагийн өдрийн үйл ажиллагааг төлөвлөх.

Ажлын өдрийн туршид дараахь ажлуудыг гүйцэтгэдэг.

а) зочдод ажиллах, утсаар ярих;

б) гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файлд оруулах;

в) компьютер дээр ажил гүйцэтгэх;

г) менежерийн зааврын дагуу баримт бичгийг хуулбарлах ажлыг зохион байгуулах.

АЖЛЫН ӨДРИЙН ДУУСАЛТ:

1) өдрийн тэмдэглэлээ хянаж, тодорхой арга хэмжээнд бэлтгэх шаардлагатай байгаа талаар холбогдох хэлтэст мэдээлэх;

2) хэрэв менежер ажлын өдөр дууссаны дараа үргэлжлүүлэн ажиллах юм бол түүнд шаардлагатай бүх мэдээлэл, материалыг өгөх шаардлагатай;

3) ажлын байраа эмх цэгцтэй болгох, бичиг баримтыг арилгах, сейф болон бүх файлын шүүгээг түгжих, цахим болон техникийн хэрэгслийг сүлжээнээс унтраах.

Ажлын байрны тодорхойлолт нь удирдлагын аппаратын ажлыг зохион байгуулахад шаардлагатай баримт бичгийн багцын салшгүй хэсэг юм.

ЗӨВЛӨГӨӨ.Бүх зүйлийг хийж, хүн бүрт хэрэгтэй байхын тулд ажлын өдрөө зохион байгуул. Ажилдаа өөрийгөө зориул, гэхдээ таны чадвараас давсан асуудлууд байдгийг бүү март. Тиймээс хийх ёстой зүйлээ л хий.

Дүгнэж хэлэхэд:Нарийн бичгийн даргын албан тушаал нь олон шат дамжлагатай байдаг тул нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт нь бие даасан баримт бичиг гэдгийг дахин тэмдэглэх нь зүйтэй. Нарийн бичгийн дарга бүр байгууллагын үйл ажиллагааны хэмжээ, онцлог, менежерийн шаардлага, нарийн бичгийн даргад итгэх итгэлд үндэслэн өөрийн үүрэг хариуцлага, эрх, бүтээлч, логик, техникийн ажлын янз бүрийн хослолыг боловсруулдаг.

Аж ахуйн нэгжийн ерөнхий инженерийг захирлын баруун гар, худалдааны асуудал эрхэлсэн орлогч нь зүүн гар гэж үздэг боловч нарийн бичгийн дарга байхгүй үед захирал нь огт гаргүй байдаг.

Нарийн бичгийн дарга ба сортуудын тухай ойлголт
"нарийн бичгийн дарга" гэсэн ойлголтнэлээд өргөн. Латин хэлнээс орчуулбал "секретариус" гэдэг нь "итгэлтэй хүн" гэсэн утгатай.

Ихэвчлэн нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын харилцаа нэлээд итгэлтэй байдаг бөгөөд ийм байх ёстой, учир нь албан ёсны эрх мэдлээр үүрэг хүлээсэн.

Өнөөдөр нарийн бичгийн дарга гэдэг ойлголт нь нэлээд төвөгтэй бөгөөд олон шатлалтай тул би тэдгээрийн заримыг жишээ болгон өгөх болно.
Техникийн нарийн бичгийн дарга- албан тасалгааны тоног төхөөрөмж (факс, олон үйлдэлт төхөөрөмж, хувийн компьютер) -тэй ажиллах, интернет ашиглах, менежер, ажилчдын зааварчилгааг биелүүлэх, менежерийн нэрийн өмнөөс компани, байгууллагууд руу залгах, харилцаа холбоогоор мессеж хүлээн авах, илгээх.
Хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга– ирж буй захидал, факс, и-мэйл хүлээн авах, утасны дуудлагад хариулах, хэлтэс эсвэл тодорхой ажилтнууд руу дамжуулах, зочдыг угтах.
Оффисын нарийн бичгийн даргаЗахидал хүлээн авах, дүн шинжилгээ хийх, менежер болон түүний орлогчоос өгсөн зааварчилгааг биелүүлэх, бичиг баримтыг хэлбэржүүлэх, баримт бичгийг хөтлөх.
Нарийн бичгийн дарга-туслах- зөвхөн нарийн бичгийн дарга төдийгүй зарим тохиолдолд бие даасан шийдвэр гаргах боломжтой компанийн үйл ажиллагааг сайн мэддэг мэргэжилтэн. Туслах нарийн бичгийн дарга нь менежерийн тайланг бэлтгэх, менежерт шаардлагатай бичиг баримтыг хайж олох, менежерийн ажлын өдрийг төлөвлөх, өөрийн эрх мэдлийн хүрээнд захиргааны асуудлыг шийдвэрлэдэг.
Оффис менежер– оффисын бүхэл бүтэн үйл ажиллагааг хангана: илтгэл тавихад материал бэлтгэх, тээврийн хэрэгслийн тасралтгүй үйлчилгээ, тодорхой харилцаа холбоо, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн ажиллагаа, бичгийн хэрэгслийн бэлэн байдлыг хангах. Оффисын менежер нь оффисын гадаад төрхийг хариуцдаг бөгөөд жижиг байгууллагад тэрээр боловсон хүчний ажилтны үүргийг нэгэн зэрэг гүйцэтгэж чаддаг.
Жижиг арилжааны байгууллагуудад нарийн бичгийн дарга нар ямар ч нэртэй байсан ч бүх нийтийн ажил хийх ёстой гэдгээрээ ялгардаг.
Нарийн бичгийн даргын мэргэжил жүжигчний мэргэжилтэй хамгийн ойр байдаг болов уу. Нарийн бичгийн даргын ажлын онцлог, нарийн төвөгтэй байдал нь удирдлага, хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчидтэйгээ харилцах харилцааны төвд байнга байдагтай холбоотой юм. Инээмсэглэл, аятайхан дуу хоолой, нямбай төрх, өөртөө итгэлтэй дохио зангаа, сайн санааны байдал нь сэтгэлийн байдлаас үл хамааран оффисын онцгой уур амьсгалыг бүрдүүлдэг.

Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт

БИ БАТЛСАН
Гүйцэтгэх захирал
Овог I.O. ________________
"________"_____________ ____ Г.

1. Ерөнхий заалт

1.1. Нарийн бичгийн дарга нь техникийн гүйцэтгэгчдийн ангилалд багтдаг.
1.2. Нарийн бичгийн даргыг компанийн ерөнхий захирлын тушаалаар уг албан тушаалд томилж, ажлаас нь чөлөөлдөг.
1.3. Нарийн бичгийн дарга нь компанийн ерөнхий захирал / бүтцийн нэгжийн даргад шууд тайлагнадаг.
1.4. Нарийн бичгийн дарга байхгүй үед түүний эрх, үүргийг байгууллагын тушаалаар зарласны дагуу өөр албан тушаалтанд шилжүүлдэг.
1.5. Дараах шаардлагыг хангасан хүнийг нарийн бичгийн даргын албан тушаалд томилно: боловсрол - дээд, бүрэн бус дээд эсвэл дунд мэргэжлийн, ижил төстэй ажилд зургаан сараас доошгүй хугацаанд ажилласан туршлагатай, албан тасалгааны тоног төхөөрөмж (факс, хувилагч, сканнер, принтер), Microsoft Оффисын програмууд (Word, Excel).
1.6. Нарийн бичгийн дарга үйл ажиллагаандаа дараахь зүйлийг удирдана.
- ОХУ-ын хууль тогтоомжийн актууд;
- компанийн дүрэм, хөдөлмөрийн дотоод журам, компанийн бусад дүрэм журам;
- удирдлагын тушаал, заавар;
- энэ ажлын байрны тодорхойлолт.

2. Нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг.
2.1. Менежерийн захиргааны болон захиргааны үйл ажиллагаанд зохион байгуулалт, техникийн дэмжлэг үзүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг.
2.2. Менежерээс хүлээн авсан захидал харилцааг хүлээн авч, гаргасан шийдвэрийн дагуу бүтцийн нэгжүүд эсвэл тодорхой гүйцэтгэгчид ажлын явцад ашиглах эсвэл хариу бэлтгэхэд шилжүүлдэг.
2.3. Менежерийн гарын үсгээр бичиг баримт, хувийн мэдэгдлийг хүлээн авна.
2.4. Утасны дуудлагад хариулах, албан ёсны мэдээллийг бүртгэх, менежерт дамжуулах, менежертэй утсаар ярих ажлыг зохион байгуулах.
2.5. Менежерийн нэрийн өмнөөс захидал, хүсэлт, бусад баримт бичгийг бүрдүүлдэг.
2.6. Менежерийн хийсэн хурал, уулзалтыг бэлтгэх ажлыг гүйцэтгэх (шаардлагатай материалыг цуглуулах, хурлын цаг, газар, хэлэлцэх асуудал, тэдгээрийн бүртгэлийн талаар оролцогчдод мэдэгдэх), хурал, хурлын тэмдэглэл хөтөлж, бүрдүүлдэг.
2.7. Аж ахуйн нэгжийн ажилтнууд гаргасан тушаал, зааврын биелэлт, түүнчлэн менежерийн өгсөн заавар, зааврыг биелүүлэх эцсийн хугацааг дагаж мөрдөж байгаа эсэхэд хяналт тавьдаг.
2.8. Менежерийн ажлын байрыг шаардлагатай зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж, албан тасалгааны хэрэгслээр хангаж, менежерийн үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ.
2.9. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, ажилчдын хүсэлт, саналыг шуурхай авч үзэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.
2.10. Батлагдсан нэршлийн дагуу хавтаст хэрэг бүрдүүлэн, аюулгүй байдлыг хангаж, тогтоосон хугацаанд архивт хүлээлгэн өгнө.
2.11. Менежерийн бизнес аялалыг зохион байгуулдаг: агаарын болон галт тэрэгний тийз захиалах, зочид буудлыг захиалах.
2.12.

Шууд даргынхаа албан даалгаварыг бие даан гүйцэтгэдэг.

3. Нарийн бичгийн даргын эрх

Нарийн бичгийн дарга дараахь эрхтэй.
3.1. Өгөгдсөн даалгаврыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай хэмжээгээр мэдээлэл, түүний дотор нууц мэдээллийг хүлээн авах.
3.2. Өөрийн болон компанийн ажлыг сайжруулах саналаа удирдлагад хүргүүлнэ.
3.3. Албан үүргээ биелүүлэхэд шаардлагатай мэдээлэл, баримт бичгийг өөрийн биеэр эсвэл менежерийн нэрийн өмнөөс аж ахуйн нэгжийн хэлтэс, бусад мэргэжилтнүүдээс хүсэх.
3.4. Албан үүргээ гүйцэтгэх хэвийн нөхцлийг бүрдүүлэх, компанийн үйл ажиллагааны үр дүнд бий болсон бүх баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангахыг удирдлагаас шаардах.
3.5. Өөрийн чадамжийн хүрээнд шийдвэр гарга.

4. Нарийн бичгийн даргын хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга дараахь зүйлийг хариуцна.
4.1. Албан үүргээ биелүүлээгүй, / эсвэл цаг тухайд нь биелүүлээгүй, хайхрамжгүй хандсан.
4.2. Худалдааны нууц, нууцыг хадгалах тухай одоо мөрдөж буй заавар, тушаал, журмыг биелүүлээгүй.
4.3. Хөдөлмөрийн дотоод журам, хөдөлмөрийн сахилга бат, аюулгүй байдал, галын аюулгүй байдлын дүрмийг зөрчсөн.

Хэрэв энэ нийтлэлийг уншсаны дараа танд тодорхой хариулт өгөхгүй бол яаралтай тусламж хүс.

Нарийн бичгийн дарга гэдэг нь утасны дуудлагад хариулах (хүлээн авагч), менежерийн туслах (хувийн нарийн бичгийн дарга) хүртэлх өргөн хүрээний үүрэг хариуцлага бүхий оффисын ажилтан юм.

Орчин үеийн нарийн бичгийн даргад ихэвчлэн хувийн компьютертэй ажиллах ур чадвар, гадаад хэлний мэдлэг, харилцааны соёл, харилцааны соёл, цаг баримталдаг, үнэн зөв байх шаардлагатай.

Нарийн бичгийн даргаар ажиллахын тулд тусгай мэдлэг, чадвартай байх шаардлагагүй, хэн ч нарийн бичгийн даргаар ажиллах боломжтой.Мэдээж тийм биш. Нарийн бичгийн даргаар ажиллахын тулд их дээд сургууль төгссөн байх шаардлагагүй, тусгайлсан сургалтанд хамрагдахад хангалттай. Нарийн бичгийн дарга нарын курс нь нэлээд олон зүйлийг хамардаг: бизнесийн харилцаа холбоо, ёс зүй, хурдан унших, практик сэтгэл зүй, оффисын менежмент, шивэх курс, товчлол, оффисын тоног төхөөрөмжтэй ажиллах чадвар, мини-PBX, 1С дээр ажиллах ур чадвар эзэмших. Нэмж дурдахад сэтгэл судлаачид хүний ​​бусдыг нарийн мэдрэх, бусдын зан үйлд зохих хариу үйлдэл үзүүлэх чадвар, стресст тэсвэртэй байх зэрэг чанаруудын ач холбогдлыг онцолж байна. Сэтгэл судлаачид энэ олон чанарыг "сэтгэл хөдлөлийн оюун ухаан" гэж нэрлэдэг. Хүн бүр үүнийг хийж чаддаггүй; тэд үүнийг коллежид заадаггүй; энэ нь хүний ​​оюун санааны оюун ухаанаас хамаардаггүй.

Нарийн бичгийн дарга нь өндөр, урт хөлтэй үзэсгэлэнтэй байх ёстой.Түүний даалгавар бол оффисыг чимэглэх явдал юм. Мэдээж тийм биш. Тааламжтай дүр төрх хангалттай. Учир нь нарийн бичгийн дарга нь тухайн компанийн ажил хэрэгч хүн. Тиймээс хүн заавал загварын мэдрэмж, сайхан амттай байх ёстой. Үзэсгэлэнтэй хувцаслах, чадварлаг ярих, нийгэмд бизнесийн ёс зүйн үндсэн дүрмийн дагуу биеэ авч явах чадвар нь үйлчлүүлэгчдийн дунд компанийн талаарх анхны сэтгэгдлийг бүрдүүлдэг. Бизнесийн түншүүд эхлээд нарийн бичгийн даргатай харилцаж, энэ компанитай бизнес хийх эсэхээ зөн совингийн түвшинд шийддэг. Компанийнхаа нэр хүндийг голчлон боддог бизнесийн бүтцийн тэргүүн царайлаг хэрнээ чадваргүй бүсгүйг хэзээ ч хүлээн авах өрөөнд оруулахгүй. Дарга, оффисын ажлыг зохион байгуулах нь зүйтэй бөгөөд энэ нь нарийн бичгийн даргын олон үүрэг хариуцлагын нэг юм.

Нарийн бичгийн даргаар ажиллах амархан.Та зүгээр л дуудлагад хариулж, кофе чанаж, гарын үсэг зурах бичиг баримтаа өгөх хэрэгтэй. Үгүй ээ, энэ үнэн биш. Энэ мэргэжлийн төлөөлөгчид илүү цагаар ажиллах, даргын хуваарийн дагуу хуваариа байнга өөрчлөн зохион байгуулах асуудалтай тулгардаг. Нарийн бичгийн даргаар ажиллах нь ихэвчлэн сэтгэл санааны хувьд шавхагддаг. Маш ховор тохиолддог зүйл байхгүй тохиолдолд тэд ихэвчлэн нэмэлт ажил, жишээлбэл, оффисын менежерийн чиг үүрэг гэх мэт ачаалал өгдөг. Тэгээд дарга нь муухай ааштай бол хамгийн түрүүнд нарийн бичгийн дарга л халуун гарт ордог. Нэмж дурдахад сайн нарийн бичгийн дарга бол компанийн энхийг сахиулагч бөгөөд болзошгүй "шуурга" -аас урьдчилан сэргийлэх чадвартай. Энэ нь мэдээжийн хэрэг үйлчилгээний зааварт байхгүй. Гэхдээ нарийн бичгийн дарга, менежер хоёрын харилцааны түвшин нь "цохих" чадвараас хамаарна. Нэмж дурдахад, нарийн бичгийн дарга нь багтайгаа нийтлэг хэл олж, хэнийг ч ялгалгүй, бүх ажилчидтай жигд, ажил хэрэгч харилцаатай байх ёстой. Энэхүү чадварлаг сэтгэлзүйн ажлаас гадна нарийн бичгийн даргын үүрэг нь бизнесийн захидал харилцааг явуулах, даргын ажлын өдрийг төлөвлөх, бүх төрлийн дуудлагад хариулах, бизнесийн түншүүдийг хүлээн авах, хүлээн авалтын хэсэг, заримдаа бүх оффисыг хянах зэрэг орно.

Нарийн бичгийн дарга бол компанийн "хүслийг" биелүүлэх "захиалагч охин" бөгөөд компанийн нарийн бичгийн даргын дүр тийм ч чухал биш юм.Мэдээж тийм биш. Багаасаа болон даргаас эрх мэдлийг олж авч чадсан нарийн бичгийн дарга нь нэг төрлийн "саарал нэр хүндтэй" болж, үл үзэгдэх боловч компанийн ажилд бүхэлд нь нөлөөлж чаддаг. Ихэнхдээ менежер нь нарийн бичгийн даргад хандаж зөвлөгөө авдаг бөгөөд даргын эцсийн шийдвэрийг туслах нь гаргадаг. Тэрээр дарга болон түүний орлогч нараас илүү компанийн үйл ажиллагааны талаар илүү их мэдээлэлтэй байдаг бөгөөд цаг тухайд нь, зөв, тэнцвэртэй зөвлөгөө өгч чаддаг. Нарийн бичгийн дарга нь ажлын өдөр бүрийн өнгө аясыг тогтоож, менежерт шууд бусаар нөлөөлдөг. Жишээлбэл, сайн зохион байгуулалттай ажлын байр, шаардлагатай мэдээллийг цаг тухайд нь хүргэх нь даргын ажлыг хөнгөвчлөх болно.

Нарийн бичгийн даргад албан тушаал ахих боломж байхгүй.Мэргэжил нь албан тушаал ахих гэсэн үг биш юм. Хэсэгчлэн тийм. Удирдагч хүн сайн нарийн бичгийн даргаа өөрт нь ойр байлгана. Дарга нь ажилтандаа итгэлтэй, ямар ч нөхцөлд түүнд найдаж болно гэдгийг мэддэг бол ахлагчийн тушаал дэвших хүсэлтийг үл тоомсорлохын тулд чадах бүхнээ хийх болно. Тиймээс мэргэжлийн ур чадвар, сэтгэл зүтгэл нь ажилтанд хэрцгий хошигнол тоглож чаддаг. Нөгөөтэйгүүр, эдгээр чанарууд нь ажил мэргэжлийн өсөлтийн үндэс болж чадна. Албан үүргээ гүйцэтгэж буй нарийн бичгийн дарга нь компанийн бүх үйл явцад оролцох ёстой бөгөөд энэ нь амьдралын маш чухал туршлага, ирээдүйн сайн эхлэл юм. Нарийн бичгийн даргаар ажиллаж байгаад бизнесмэн, өндөр албан тушаалтан, дээд менежер болсон жишээ олон бий. Нэмж дурдахад, бидний үед мэргэшсэн нарийн бичгийн дарга томоохон топ менежерийн түвшинд нэлээд сайн орлого олох боломжтой.

Нарийн бичгийн дарга бол эмэгтэй мэргэжил юм.Эрэгтэйчүүд ийм албан тушаалд ажилладаггүй. Ихэнхдээ эмэгтэйчүүд нарийн бичгийн даргаар ажилладаг. Энэ нь эмэгтэйчүүд сэтгэл хөдлөлийн хувьд илүү уян хатан байдаг тул даргын сэтгэл санаа, зуршил, зан чанарт дасан зохицоход хялбар байдаг, зөрчилдөөнийг шийдвэрлэх гэх мэтээр тайлбарладаг. Гэсэн хэдий ч эрчүүд нарийн бичгийн даргын үүргийг даван туулах чадвартай байдаг. Олон томоохон компаниуд илүү хүчтэй хүйсийн төлөөлөгчдөд давуу эрх олгож, албан тушаалыг "нарийн бичгийн дарга" -аас "менежерийн туслах" болгон өөрчилдөг.

Нарийн бичгийн даргын мэргэжил бол хөдөлмөрийн зах зээл дээр хамгийн эрэлт хэрэгцээтэй мэргэжил юм.Тийм ээ. Аливаа компанид бүх бичиг баримтыг хянаж, үйлчлүүлэгчидтэй уулзаж, кофегоор үйлчилж, даргын оффисыг хүсээгүй зочдоос хамгаалдаг хүн маш их хэрэгтэй байдаг. Нэмж дурдахад тэрээр тус компанийн "дуудлагын карт" байв.

Аливаа нарийн бичгийн дарга бол түүний ажилладаг менежерийн эзэгтэй байдаг.Энэ бол тогтсон домог юм. Дарга, нарийн бичгийн даргаас нь бусад нь түүнд итгэлтэй байдаг. Мэргэжилтнүүдээс ялгарах зүйл бол хэрэв тэр дурьдсан харилцааны төрлийг хүсэхгүй байвал тийм зүйл болохгүй. Хэдийгээр албан тасалгааны романс нь тийм ч ховор биш юм. Дарга, нарийн бичгийн дарга нар ажил дээрээ маш их цагийг хамт өнгөрөөж, бизнесийн бүх бэрхшээлийг даван туулдаг тул тэдний хооронд албан бус харилцаа үүсдэг. Гэхдээ компанийн эрх ашгийн үүднээс дарга, нарийн бичгийн дарга хоёрын хоорондох зайг багасгахгүй байх нь дээр.

Нарийн бичгийн дарга байнга инээмсэглэж байх ёстой.Тийм ээ. Эцсийн эцэст хэн ч гунигтай, түрэмгий, ичимхий ажилтныг харахыг хүсдэггүй. Нарийн бичгийн даргын албан тушаал нь даргын үүдэнд гарч ирсэн хүн бүртэй эелдэг харьцаж, инээмсэглэж, даргын хүсээгүй зочдыг эелдэгээр явуулахыг танд үүрэг болгодог. Шаардлагатай үед инээмсэглэж сургадаг тусгай сургалтууд хүртэл байдаг.

Дундаж борлуулагч өөрт нь хамгийн их мөнгө авчирдаг үйл ажиллагаанаас бусад үйл ажиллагаанд анхаарлаа төвлөрүүлдэг. Сургалтын үеэр надаас "Яриа эхлэх хамгийн сайн арга юу вэ? Би ямар үг хэлэх ёстой вэ? - гэхдээ хүйтэн дуудлагын тухай яриа гарах болгонд би: "Бидэнд "үгүй" гэж хэлвэл яах ёстой вэ?" Ярилцлагыг чадварлаг эхлүүлж, харилцаа холбоо тогтоох чадвар нь үр дүнгийн 80%, татгалзсан хариу өгөх чадвар нь ердөө 20% -ийг авчирдаг. Гол хүч чадал, анхаарлаа бүтэлгүйтэлтэй ажиллахад чиглүүлэх нь усанд сэлэхийн оронд "Намайг авраач" гэж хашгирахтай адил юм. Тиймээс бид нарийн бичгийн даргаар хэрхэн дамжих талаар нарийвчлан шинжлэх болно.

Нарийн бичгийн даргаар дамжин өнгөрөх бүх аргыг гурван төрөлд хувааж болно.

1. Шударга заль мэхЭдгээр нь бидний итгэл, хандлага, бизнесийн үйл явцын талаархи мэдлэг, нарийн бичгийн даргын өөрийн болон компанийн ажлын бусад шинж чанарууд дээр суурилдаг.

2. Хууран мэхлэх буюу залилан мэхлэх элемент бүхий арга техникнарийн бичгийн даргын тодорхой төөрөгдөл дээр үндэслэсэн. Би эдгээр аргуудын шүтэн бишрэгч биш, гэхдээ тэдгээр нь байдаг бөгөөд тэдгээр нь ажилладаг тул ярих нь зүйтэй.

3. Интриг, хэв маягийг эвдэх элементүүдтэй арга техник- Бидний үгс нарийн бичгийн даргын сэтгэлгээний загварт тохирохгүй, түүний "хөтөлбөр" бүтэлгүйтэж, тэр биднийг даван туулах арга техник.

Нарийн бичгийн даргаар дамжин өнгөрөх хамгийн эхний шударга арга бол шийдвэр гаргагчийн нэрийг урьдчилан олж мэдэх явдал юм. Энэ нь маш энгийн тул олон хүн үүнийг хийдэггүй! Нэрийг нь мэдэх нь шийдвэр гаргагчтай холбогдох гол түлхүүрүүдийн нэг юм!

Нэрийг олох хэд хэдэн энгийн арга байдаг.

Аргын дугаар 1. Бэлтгэл ажил.Дуудлага хийхээр бэлтгэж байхдаа компанийн вэбсайт, мэдээ, хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр шийдвэр гаргагчийн нэрийг олж мэдэх боломжтой.

Аргын дугаар 2. Хамтран ажиллагч руу залгах, эсвэл хоёр дуудлагын арга.Хамтран ажиллагсад тань эхлээд таны холбоо барих хаяг руу залгаж, шийдвэр гаргагчийн нэрийг олж мэдээд, танд дамжуулж, та шийдвэр гаргагчийн нэрийг ашиглан дуудлага хийх болно. Дашрамд хэлэхэд, таны хамтрагч дуудлагыг аль болох үр дүнтэй хийж, шийдвэр гаргагчтай гэнэтийн холбоотой бол дуусхад бэлэн байх ёстой ☺. Хамтран ажиллагчийн дуудлага нь стандарт харагдаж байна:

– Өдрийн мэнд Игорь Сталеваров, Юнистрим компани. Захиралтай холбогдоно уу.

-Тэгээд ямар асуудлаар?

– Хамтын ажиллагааны асуудлаар. Бид танд бүтээгдэхүүнээ нийлүүлэхийг хүсч байна.

- Мэдээллийг имэйлээр илгээх.

– Тийм ээ, би бичлэг хийхэд бэлэн байна!(Имэйл бичдэг.)

– Найруулагчийн нэр хэн бэ? Мэдээлэл түүнд зориулагдсан гэдгийг би тэмдэглэнэ. (Эсвэл "Би хэний нэр рүү захидал илгээх ёстой вэ?")

- Андрей Иванович Ипатов. (Нэрийг бичнэ).

– Маш их баярлалаа! Би хэзээ тан руу залгаж үр дүнгээ өгөх ёстой вэ?

– Баасан гаригт хоёроос хойш залга.

– Тийм ээ OK! Хамгийн сайн сайхныг хүсье!

Тиймээс, танай хамтрагч захирлын нэрийг олж мэдсэн тул одоо хэдхэн цагийн дараа та дуудлага хийх боломжтой. Мэдээжийн хэрэг, танай хамт олон компанийхаа нэрийг өөр нэрээр гаргаж ирэхийг зөвлөж байна, ингэснээр таныг залгахад нарийн бичгийн дарга эргэлзэхгүй байх болно. Заримдаа туршлагатай туслах нь "Захирлын нэр хэн бэ? Би хэний нэрээр захиа явуулах ёстой вэ?" гэж хариулах болно: "Компанийн нэр дээр бичнэ үү. Тэр одоо ч над дээр ирэх болно." Энэ тохиолдолд таны оролдлого амжилтгүй болсон.

Аргын дугаар 3. Орон нутгийн цагдаа дуудаж байна.Энэ тохиолдолд энэ нь мэдээжийн хэрэг, заль мэх юм. Та вэб сайтаас компанийн хууль ёсны хаягийг харж, энэ дүүргийн цагдаагийн ажилтны нэрийн өмнөөс дуудаж, шийдвэр гүйцэтгэгчийн нэрийг олж мэдээрэй. Манайд ихэнх хүмүүс хууль хяналтын байгууллагад ямар нэгэн айдастай хандаж, эхлээд тэдний асуултад хариулж, дараа нь яагаад гэдгийг нь боддог. Нарийн бичгийн дарга нь ихэнхдээ үл хамаарах зүйл биш юм. Гол нь шийдвэр гаргагчийн байр суурийг мэдэж, захирлын ямар ч нэр, овгийг урьдчилан гаргаж ирэх хэрэгтэй. Дуудлага нь богино, туйлын ноцтой боловч хайхрамжгүй өнгөөр ​​хийгдсэн бөгөөд энгийн хүмүүсийн хэрэглэдэг шаардлагагүй үг хэллэг, сэтгэл хөдлөл, хүндэтгэлтэй үгсгүйгээр:

– Ийм ийм дүүргийн цагдаа бол Гордеев! Захиралынхаа нэр, овог (түр завсарлага), Сергей Лещинский гэж зааж өгнө үү? (Түр зогсоох.)

- Үгүй. Ипатов Андрей Иванович. (Тайлгав.)

– Тийм ээ, Ипатов Андрей Иванович. Баярлалаа. (Утсаа тасална.)

Ихэнх тохиолдолд нарийн бичгийн дарга эргэлзэлгүйгээр шийдвэр гаргагчийн нэрийг зааж өгдөг. Түүгээр ч зогсохгүй орон нутгийн цагдаагийн албан хаагчаас тусламж “хүссэн” тул яг ийм байдлаар шууд дугаар авах боломжтой.

Аргын дугаар 4. Татварын байцаагч дуудаж байна.Техник нь өмнөхийг бүрэн давтдаг боловч татварын байцаагчийн нэрийн өмнөөс хийгддэг.

– Ийм ийм дүүргийн татварын байцаагчийн дугаар Гордеев. Энэ бол Юнистрим ХХК шүү дээ?

- Тийм ээ яагаад?..

– Дэлгэрэнгүй мэдээллийг шалгаж байна: Та Юнистрим ХХК, хууль ёсны хаяг Столбовая гудамж 5, 7, одоо компанийн захирал Сергей Иванович Лещинский мөн үү?(Бид ямар ч овог, нэрээр дууддаг.)

Үгүй үгүй. (Эсвэл тэр даруй зөв овог нэрээ хэлдэг.)

– Тиймээс бид үүнийг засах хэрэгтэй ... Хэн бэ?

- Ипатов Андрей Иванович. (Тайлгав.)

– Тэгэхээр, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Түүний утасны дугаар хэвээрээ юу?

– Заасан, би шалгая.

– Долоон зуун хорин гурав... (Нарийн бичгийн дарга тоо зааж өгнө.)

– Тиймээ. Яг зөв. Баярлалаа!

Аргын дугаар 5. Нарийн бичгийн дарга чинь залгаж байна.Түншийн тусламжтайгаар энэ техникийг хийх нь илүү тохиромжтой. Хамтран ажиллагсад тань хувийн нарийн бичгийн даргын нэрийн өмнөөс сонирхож буй компани руугаа залгах ёстой. Тиймээс таны статус түүний даргатай ижил түвшинд хүрч, "таны нарийн бичгийн дарга" хамт ажиллагсадтайгаа тохиролцоход илүү хялбар болно. Тэр шийдвэр гаргагчийн нэрийг олж мэдээд таны уулзалтыг зохион байгуулж болно, эсвэл хэрэв танд хэрэгтэй бол дарга руугаа залгах цаг, дараа нь холбоо барих нь хүлээгдэж, хүйтэн байх болно!

Энэ нь юу байж болох вэ:

– Өдрийн мэнд, Юнистрим компани, захирлын туслах Светлана Иванова. Би захиралтайгаа уулзах (холбоо барих) зохион байгуулахыг хүсч байна. Үүнийг хэзээ хийхэд тохиромжтой вэ?

– Сайн байцгаана уу!.. Та өөрийгөө хэн бэ, ямар асуудлаар тодруулна уу?

- Би Юнистрим компанийн захирал Сергей Владимирович Никифоровын туслах, бид тантай хамт тодорхой төслүүдийг төлөвлөж байгаа бөгөөд захирал маань танай захиралтай уулзахыг надад үүрэг болгосон, үүнийг хэзээ хийхэд тохиромжтой вэ? Сергей Владимирович, жишээлбэл, маргааш үдээс хойш завтай байна. Чамд юу байна?

- Яг зөв. Би нэг харцгаая. За 16:00 цагт болно. Хэрхэн бүртгүүлэх вэ?

– Юнистрим, Сергей Никифоров. Энэ дашрамд танай захирлын нэр хэн бэ?

- Ипатов Андрей Иванович.

- Тийм ээ, Ипатов Андрей Иванович. Сайн байна. Энэ нь маргааш 16:00 цагт Сергей тантай хамт байх болно гэсэн үг юм. Хамгийн сайн сайхныг хүсье.

Мэдээжийн хэрэг, та (эсвэл таны хамтрагч) үнэхээр туслах байсан бөгөөд холболтын асуудалд "санаа зовоогүй" мэт итгэлтэйгээр ярих хэрэгтэй.

"Бид тантай хамт тодорхой төслүүдийг төлөвлөж байна" гэсэн хэллэг хэрхэн ажилладагийг анхаарах нь чухал юм. Бид үнэнийг хэлэхгүй байгаа тохиолдолд яг ийм байдаг, гэхдээ нарийн бичгийн дарга өөрөө шийднэБид аль хэдийн хамтран ажиллаж байна. Наад зах нь тэр үүнийг шийдэж чадна, учир нь "төлөвлөлт" гэсэн хэллэгийг одоогийн цаг дээр, тодорхойгүй - "тодорхой төслүүд" гэж хэлдэг. Үүний зэрэгцээ энэ нь маш гайхалтай харагдаж байна.

Аргын дугаар 6. Гуравдагч этгээдтэй шууд залга.Энэ арга нь "Бэлтгэл" дээр суурилдаг. Боломжит үйлчлүүлэгчийн вэбсайтыг судлахдаа зарим ажилтны нэр, овог, утасны дугаарыг олж хардаг. Та тэдгээрийн аль нэгтэй нь залгаж, чатлаж, захирлын нэр, "гуравдагч этгээдийн" зөвлөмжийг авах эсвэл шийдвэр гаргагчтай шууд холбогдож болно.

- Сергей Иванович?

– Сергей Иванович, өдрийн мэнд, намайг Юнистрим компаний Сергей Никифоров гэдэг. Би чамаас худалдан авалт хийдэг хүнийг хайж байна, би таны вэбсайт дээрх мэдээллийг үзээд энэ нь та мөн байж магадгүй гэж шийдсэн (түр завсарлага).

- Үгүй үгүй. Ямар нэгэн алдаа гаргасан байх...

– Сергей Иванович, надад туслаач, таны худалдан авалтыг хэн хариуцаж байна? Бид тантай хамтран ажиллахаар төлөвлөж байгаа бөгөөд одоо зарим асуултыг тодруулах нь надад чухал юм.

Гуравдагч этгээдэд хариуцлагын ачаа үүрүүлээгүй, нааштай сонсогдож байвал мэдээлэл авахад юу ч саад болохгүй гэдгийг сануулъя.

– Энэ бол арилжааны захирал Андрей Николаевич, тэр шийдвэр гаргадаг, дараа нь менежерүүд техникийн асуудлыг шийддэг.

-Харламов.

- Хар-ла-мов. Би түүнтэй яаж илүү хялбар холбоо барих вэ?

- Тэгэхээр. Одоо би чамд хэлье... 975 31 10, та Андрей Николаевичийн нарийн бичгийн даргад очно уу.

- Би ойлгож байна, баярлалаа, Сергей Иванович! Түүнтэй холбоо барихыг танд зөвлөсөн гэж хэлж болох уу?

-Бурханы төлөө.

- Дашрамд хэлэхэд, нарийн бичгийн даргын нэрийг хэн гэдэг вэ?

- Альбина.

- Маш их баярлалаа, Сергей Иванович!

Тиймээс бид шийдвэр гаргагчийн нэр, нарийн бичгийн даргын нэрийг олж мэдсэн бөгөөд Альбинатай харилцахад туслах псевдо зөвлөмжийг хүлээн авлаа. Заримдаа гуравдагч этгээд өөрөө шийдвэр гаргагчтай шууд холбогдож болно. Дараа нь нэг хэллэгийг өөрөөр хэлэх нь утгагүй юм:

- Тодорхой байна: Андрей Николаевич. Түүний овог хэн бэ?

-Харламов.

- Хар-ла-мов. Сергей Иванович, та намайг Андрей Николаевичтэй холбож чадах уу?

Мэдээжийн хэрэг, гуравдагч этгээд холбогдох боломжтой гэсэн 100% баталгаа хэзээ ч байдаггүй, гэхдээ та идэвхтэй борлуулалтын нэгэн адил хүйтэн дуудлага хийх боломжтой гэдгийг санаж байна. Бүх боломжийг ашиглах нь чухал!Статистикийн дүрмийг хэн ч цуцалсангүй!

дүгнэлт

1. Нарийн бичгийн даргаар дамжин өнгөрөх бүх аргыг гурван төрөлд хувааж болно.

- Шударга.

– Хууран мэхлэлт, залилан мэхлэх элементүүдтэй.

– Интриг, хэвийг эвдэх элементүүдтэй.

2. Эхний алхам бол шийдвэр гаргагчийг дуудах явдал юм - нэрийг нь урьдчилан мэдэж аваарай. Одоо бидэнд нэрийг нь олж мэдэх дор хаяж зургаан арга бий.

Албан газар даргагүйгээр ажиллаж болох ч нарийн бичгийн даргагүй байж болохгүй.

Жэйн Фонда

Нарийн бичгийн даргын мэргэжил бол өнөөдөр хамгийн эрэлттэй байгаа мэргэжил юм. Хэдхэн жилийн өмнө нэг компанид зөвхөн нэг нарийн бичгийн дарга хэрэгтэй байсан. Нэг хүн дуудлага хүлээн авах, ажил тараах, жишээлбэл, бүхэл бүтэн тээврийн хэрэгсэл, бичиг баримт хэвлэх, зочдод зориулсан цай, кофе, даргын ажлын өдрийг зохион байгуулах зэрэг бүх зүйлийг хийсэн.

Өнөөдөр том, тэр байтугай дунд хэмжээний компаниудад ийм олон үүрэг хариуцлагыг ганцаараа даван туулах боломжгүй юм. Нэг ажилтан бүх нарийн бичгийн даргын үүргийг гүйцэтгэдэг олон компани байдаг бол бусад байгууллагад нарийн бичгийн дарга нарын бүхэл бүтэн хэлтэс байдаг бөгөөд үүнийг нарийн бичгийн дарга нар удирддаг бөгөөд энэ нь компанийн хэмжээ, онцлогоос хамаарна. үйл ажиллагааных нь талаар.

Гүйцэтгэсэн чиг үүрэг, байгууллагын бүтэц дэх ажилтны байр сууринаас хамааран одоо байгаа бүх нарийн бичгийн даргын албан тушаалыг онцолж, ангилахыг хичээсэн.

Хэрэв тус компанид хамгийн олон тооны нарийн бичгийн дарга нар ажилладаг гэж үзвэл нарийн бичгийн дарга нарын газрын ажил иймэрхүү харагдаж магадгүй юм.

Утасны операторын ажилтнууд бараа, үйлчилгээг санал болгож буй боломжит үйлчлүүлэгчид рүү залгадаг. Үүний зэрэгцээ тус компани хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр сурталчилдаг тул үйлчлүүлэгчдээс дуудлага ирдэг. Эдгээр дуудлагыг утасны нарийн бичгийн дарга хүлээн авч, дуудлага өгсөн хүмүүст цаг товлодог. Оффист ирэхэд зочдыг хүлээн авагч угтан авч, үйлчлүүлэгчдийг тусгай өрөөнд хүргэж өгдөг. Тэнд зочдыг хүлээн авахыг хүлээж байх хооронд анхааралтай оффисын администратор түүнд цай эсвэл кофе өгөх болно. Хэрэв хэзээ нэгэн цагт үйлчлүүлэгчдийн урсгал зогсвол администратор зочдод зориулсан өрөөг цэвэрлэж, сэтгүүлээ байрлуулж, цэцэг усалдаг. Үүний зэрэгцээ бизнесийн оффисын менежер байдаг бөгөөд тэрээр шуудан зөөгч, жолооч нарыг илгээж, оффисын хангамжийн бэлэн байдалд хяналт тавьж, оффисын үйл ажиллагаанд хяналт тавьдаг. Менежер бүр хувийн нарийн бичгийн даргатай бөгөөд ахлах менежерүүд туслах нарийн бичгийн дарга, хувийн туслахуудтай байдаг. Зургийг дуусгахын тулд та мэдээллийн санг бөглөж, бүх баримт бичиг, үнийн жагсаалт, товхимол, товхимолыг байнга шинэчлэгддэг мэдээлэл хэвлэдэг компьютерийн операторууд, түүнчлэн баримт бичиг хөтлөх, нягтлан бодох бүртгэл, архивын ажилд оролцдог нарийн бичгийн дарга, бичиг хэргийн ажилтнуудыг нэмж болно. Бүх нарийн бичгийн даргын ажлыг нарийн бичгийн дарга нарын газрын дарга удирддаг.

Энэ бол нарийн бичгийн даргын албан тушаалуудын бүрэн жагсаалт биш тул хамгийн ойр мэргэжлийг практикт ихэвчлэн тохиолддог тодорхой үндсэн бүлгүүдэд нэгтгэхийг хичээцгээе.

утасны оператор;
хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга/администратор/хүлээн авах албаны нарийн бичгийн дарга;
хэлтсийн нарийн бичгийн дарга;
туслах нарийн бичгийн дарга;
оффисын менежер/нарийн бичгийн дарга;
хувийн туслах/хувийн туслах.

Утасны оператор

Энэ нь магадгүй хамгийн бага цалинтай, гэхдээ бүх оффисын үйлчилгээний хамгийн эрэлттэй байр суурь юм. Энэ албан тушаалд өөр олон нэр байдаг, жишээлбэл, ажилтан, ихэвчлэн ажилтан, утсаар ажиллах, хэлэлцээр хийх менежер, утсаар диспетчер гэх мэт.

Ийм ажилтны гол үүрэг бол ирж буй эсвэл гарч буй дуудлагатай ажиллах явдал юм. Дүрмээр бол ажил нь шууд харилцагчийн үйлчилгээ эсвэл удирдлагын даалгавартай холбоотой байдаггүй.


, утсаар ярих явцад ялах чадвар
утасны борлуулалтын ур чадвар

Ердийн шинж чанарууд:

Байгууллагын үйлчлүүлэгч, үйлчлүүлэгчдийн дуудлага;
- цаашдын дамжуулалт бүхий байгууллагын ажилчдад зориулсан дуудлага;
- үйлдвэрлэлийн мөчлөгт оролцож буй байгууллагын ажилчдын дуудлага.

2. Гарч буй дуудлагаар болон үйлчлүүлэгчийн ирж буй дуудлагаар утсаар борлуулалт хийх.

3. Лавлагаа мэдээллийг утсаар дамжуулах.

4. Утасны дуудлагыг хүлээн авах үр дүнг тусгай хөтөлбөрт харуулах:

Хэрэглэгчийн мэдээллийг бүртгэх;
- Борлуулалтын үр дүн;
- Дуудлагын зар сурталчилгааны эх сурвалж;
- гэх мэт.

Үүнтэй төстэй байр суурь нь ихэвчлэн томоохон компаниуд эсвэл үйлчлүүлэгчдийн томоохон урсгалд төвлөрсөн компаниудад байдаг (үйлчилгээ, тусламжийн ширээ болон бусад үйлчилгээ). Энэ ажилтанд тавигдах шаардлагын жагсаалт нь жижиг бөгөөд ихэвчлэн тааламжтай дуу хоолой, ажиллах хүсэл эрмэлзэлтэй байхаар хязгаарлагддаг.

Хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга/администратор/хүлээн авалтын нарийн бичгийн дарга

Энэ нэр нь нарийн бичгийн даргын ажлын байр байрладаг захиргааны хүлээн авах газрын нэрнээс гаралтай. Тиймээс олон янзын үсэг, дуудлага: хүлээн авагч, хүлээн авагч, түүнчлэн мэргэжлийн нэр, хүлээн авагч. Эхэндээ ийм албан тушаалууд нь хүлээн авалтын ширээ шиг зөвхөн зочид буудал, гоо сайхны салонуудад л байсан. Одоо зочдод идэвхтэй ажилладаг олон оффисуудад ийм хүн хэрэгтэй байна. Диспетчер, жижүүрийн нарийн бичгийн дарга, утасны нарийн бичгийн дарга гэх мэт ижил төстэй үүрэг хариуцлага хүлээдэг.

Хүлээн авалтын нарийн бичгийн даргын сул орон тоог оффис нь олон тооны утасны дуудлага, олон зочин хүлээн авдаг компаниуд нээж өгдөг. Тиймээс царайлаг охидыг ихэвчлэн хүлээн авалтын нарийн бичгийн даргад урина.

Үндсэн шаардлага:

Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг итгэлтэйгээр ашиглах
гадаад хэлний мэдлэг нь сонголттой
харилцааны ур чадвар сайтай

Ердийн шинж чанарууд:

1. Орос ба/эсвэл гадаад хэлээр дуудлага хүлээн авах:

Байгууллагын үйлчлүүлэгч, үйлчлүүлэгчдээс
- цаашдын дамжуулалт бүхий байгууллагын ажилчдад зориулсан дуудлага

2. Хүлээн авалт дээр зочдыг хүлээн авч, бүртгэх

3. Захидал, факс, цахим баримт бичиг хүлээн авах
4. Удирдлагын бусад жижиг даалгавруудыг гүйцэтгэдэг. Зарим тохиолдолд тэрээр статистик мэдээлэл хөтөлж, бэлэн мөнгө хүлээн авч, баримт бичгийн маягт бөглөж, захидал хэвлэдэг (өөрийгөө боловсруулахгүйгээр).
Ихэнхдээ энэ байр суурийг гадаадын үйлчлүүлэгчдэд чиглэсэн гадаадын компаниуд, Оросын пүүсүүдэд олдог. Дүрмээр бол энэ сул орон тоонд нэр дэвшигчдэд тавигдах гол шаардлагуудын нэг бол гадаад хэлийг дор хаяж харилцан ярианы түвшинд мэддэг байх явдал юм.

Хэлтсийн нарийн бичгийн дарга

Компанийн бүтцийн нэгжид (газар, хэлтэс, салбар гэх мэт) ажилладаг нарийн бичгийн дарга нь ихэвчлэн холбогдох бүтцийн нэгжийн ажлын онцлогийн талаар тусгай мэдлэгтэй байдаг.

Үндсэн шаардлага:

Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг итгэлтэйгээр ашиглах

дээд боловсрол нь зохих бүтцийн нэгжийн ажлын онцлогтой холбоотой тусгай мэдлэгтэй байх ёстой
гадаадын компаниудад зориулсан гадаад хэлний мэдлэг
харилцааны ур чадвар сайтай

Ердийн шинж чанарууд:

1. Энэхүү бүтцийн нэгжийн ажлын хүрээнд дуудлагыг хүлээн авах, стандарт хүсэлтийг хариулах, дуудлагыг тодорхой ажилтнуудад дамжуулах.
2. Зочидтой уулзах.
3. Албан тасалгааны хэрэгсэл худалдан авах.
4. Бүтцийн нэгжийн албан тасалгааны ажил явуулах.
5. Захиа үзэх, шаардлагатай захидал харилцааг сонгох, бүтэцжүүлэх.

Энэ албан тушаал нь зөвхөн бүтцийн хэлтэс эсвэл олон хэлтэстэй томоохон компаниудад байдаг.

Нарийн бичгийн дарга-туслах

Туслах нарийн бичгийн дарга нь компаниас гадуур ажиллахад илүү анхаардаг, өөрөөр хэлбэл үйлчлүүлэгч, түншүүдтэй харилцах талаар даргынхаа тушаалыг биелүүлдэг тул гадаад хэл мэддэг байх шаардлагатай. Менежерийн нарийн бичгийн даргын ур чадвар нь компанид болж буй үйл явцтай холбоотой асуудлуудыг багтаадаг, өөрөөр хэлбэл тэрээр компани өөрөө болон түүний ажилтнуудтай холбоотой ажлыг гүйцэтгэдэг.
Энэ нарийн бичгийн дарга нь хувийн туслах шиг нэг хүнтэй ажилладаг боловч эдгээр нь ихэвчлэн компанийн хоёр дахь хүмүүс (дэд захирал, дэд ерөнхийлөгч, хэлтэс, хэлтсийн дарга гэх мэт) байдаг. Мөн туслах нарийн бичгийн дарга нь төлөөлөгч болон хувийн туслахын бусад үүргийг гүйцэтгэхгүйгээр эхний хүнтэй ажиллах боломжтой.

Үндсэн шаардлага:

өндөр боловсрол
Ижил албан тушаалд нэг жил ажилласан туршлагатай
хичээл зүтгэл, хариуцлага, суралцах чадвар
Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг итгэлтэйгээр ашиглах

Ердийн шинж чанарууд:

1. Бие даан захидал бичих.
2. Бүтцийн нэгж(үүд)-ийн шууд даргад харьяалагдах баримт бичиг, үүрэг даалгаврын гүйцэтгэлд хяналт тавих.
3. Менежерийн ажлын хуваарийг гаргах.
4. Менежерийн мэдээллийг хянаж, бэлтгэх.
5. Даргад зориулсан аналитик тэмдэглэл, гэрчилгээ гаргах.
6. Хэлэлцээрийг бэлтгэх, дэмжих.

Оффис менежер/Тамгын газрын дарга

Оффисын менежер бол нэг төрлийн оффисын администратор юм. Ердийн нарийн бичгийн даргын үүргээс гадна түүнд компанийн хэд хэдэн үйлчилгээний (жишээлбэл, автомашины) үйл ажиллагааг зохицуулах, удирдлагын болон энгийн ажилчдын өгсөн зааварчилгааг биелүүлэх даалгаврыг өгч болно. Энэ албан тушаал нь энгийн нарийн бичгийн дарга эсвэл хүлээн авагчийн албан тушаалаас илүү бие даасан байдлыг шаарддаг. Оффисын менежер нь өөрийн чадамжийн хүрээнд тодорхой төслүүдийг хэрэгжүүлэх эрхтэй (шинэ бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг судлах, компанийн ажлын системийг сайжруулах). Түүнчлэн, корпорацийн арга хэмжээ, бага хурал зохион байгуулах, үдийн хоолыг оффис руу хүргэх гэх мэт үүрэг хариуцлагыг ихэвчлэн энэ нарийн бичгийн даргад даатгадаг.

Үндсэн шаардлага:
өндөр боловсрол
Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг итгэлтэйгээр ашиглах
хариуцлага, эрч хүч

Ердийн шинж чанарууд:

1. Албан тасалгааны үйл ажиллагааг хангах (бичиг хэргийн хэрэгсэл худалдан авах, ус хүргэх ажлыг зохион байгуулах, хэвлэгч, хувилагч гэх мэт цаасны бэлэн байдалд хяналт тавих).

2. Захиргааны асуудлыг шийдвэрлэх (барилгын түрээс, цэвэрлэгч, жолооч, нарийн бичгийн дарга гэх мэт).
3. Ажлын зохион байгуулалтын шинэ хэлбэрийг нэвтрүүлэх.
4. Төлөөлөгчийн эрх мэдэл (төрийн байгууллагуудад гэх мэт).
5. Харьяалагдах боловсон хүчнийг сонгох, удирдах, сургах.
Энэ байр суурь нь том оффисын талбайтай компаниудад илүү түгээмэл байдаг.
Ажлын албаны дарга нь зөвхөн 58-аас доошгүй нарийн бичгийн даргатай томоохон компаниудад байдаг.

Хувийн туслах/хувийн туслах

Нарийн бичгийн даргын хамгийн хариуцлагатай албан тушаалуудын нэг нь нисэх онгоц, мэргэжлийн ур чадвар шаарддаг. Сайн туслах нь мэргэжлийн мэдлэг, ур чадвараас гадна аналитик чадвар маш өндөр хөгжсөн, шийдвэр гаргахдаа бие даасан байх, хамгийн гол нь маш сайн сэтгэл зүйч байх, даргынхаа зан чанарыг ойр дотны хүмүүсээс дутахгүй мэддэг байх ёстой. . Туслахаар дамжиж, менежерийн ширээ рүү очих бүх бичиг баримт нь төгс байх ёстой. Энэ албан тушаалд бизнесийн ёс зүйн мэдлэг маш их эрэлттэй байдаг. Бизнесийн уулзалт дээр хувийн туслах хэрхэн биеэ авч явах нь энэ уулзалтад оролцогчид менежерийг хэрхэн хүлээж авахыг тодорхойлдог.
Өөрөөр хэлбэл, менежерийнхээ ажлын бүхий л асуудал, бэрхшээлийг мэддэг зайлшгүй туслах хүн юм. Энэ нарийн бичгийн дарга зөвхөн эхний хүнтэй ажилладаг гэж таамаглаж байна. Ийм мэргэжилтний гол үүрэг бол даргынхаа "баруун гар" болж, маш өндөр өртөгтэй ажлын цагийг хэмнэж, түүнийг мэргэжлийн, мэргэшсэн нарийн бичгийн дарга амархан шийдэж чадах ердийн асуудал, асуудлаас аль болох чөлөөлөх явдал юм.

Үндсэн шаардлага:

удирдагчтай сэтгэл зүйн нийцтэй байдал
өндөр боловсрол
Ижил албан тушаалд хоёр жил ажилласан туршлагатай
хичээл зүтгэл, хариуцлага, суралцах чадвар, онцгой эелдэг байдал
Компьютер, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг итгэлтэйгээр ашиглах

Ердийн шинж чанарууд:

1. Менежерийн үйл ажиллагааг зохицуулдаг.
2. Баримт бичгийг бие даан бүрдүүлдэг.
3. Уулзалт, хэлэлцээрийн материалыг бэлтгэнэ.
4. Аналитик тэмдэглэл, гэрчилгээ бэлтгэнэ.
5. Хурал, хэлэлцээр, хувьцаа эзэмшигчдийн болон төлөөлөн удирдах зөвлөлийн хурлын тэмдэглэл хөтөлнө.
6. Шаардлагатай тохиолдолд гадаад хэлнээс орчуулга хийнэ.
7. Менежерийн бизнес аялал (зочид буудал сонгох, захиалах, тээврийн билет, такси гэх мэт) бэлддэг.
8. Зөвхөн шууд удирдлагадаа захирагдана. Ховор тохиолдолд түүний ажлыг оффисын менежер зохицуулж болно.

Нарийн бичгийн дарга нарын цалингийн түвшин нь нарийн бичгийн даргад тавигдах мэдлэг, туршлага, ур чадвар, мэргэшлийн шаардлагаас хамаарна. Мөн тухайн компанийн санхүүгийн байдал, ажилчдынхаа цалингийн талаар баримталж буй бодлогыг тооцохгүй байх боломжгүй.
Нарийн бичгийн дарга нарын цалингийн түвшинд ихэвчлэн дараах хүчин зүйлс нөлөөлдөг.

  • нэг буюу хэд хэдэн гадаад хэлний мэдлэг;
  • ижил төстэй албан тушаалд ажиллаж байсан туршлагатай;
  • дээд боловсролтой байх;
  • тодорхой албан тушаалд шаардагдах тусгай ур чадвар, түүнчлэн компьютерийн тусгай програмын мэдлэг;
  • нэр дэвшигчдийн гадаад төрх байдалд тавигдах шаардлага.

Доорх нь албан тушаал, цалингийн түвшинд нөлөөлж буй дээрх хүчин зүйлсээс хамааран Москва дахь нарийн бичгийн дарга нарын дундаж цалин юм.