Бизнесийн захидал харилцаа - захидлын жишээ. Бичих: бизнесийн захидал бичих болон бусад зүйлийг сурах Бизнесийн захидал бичиж сурах
Орчин үеийн ертөнцөд бизнесийн харилцаа холбоо нь ихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг. Албан тушаалтан өөрийн нэрийн өмнөөс, албан тушаалын дагуу илгээсэн аливаа төрлийн захидал харилцааг (захидал, мессеж гэх мэт) багтаасан бизнесийн харилцааны бичгийн хэлбэр.
Чухал тал бол ёс зүйн тодорхой дүрмийг дагаж мөрдөх явдал юм. Үгүй бол тогтоосон харилцаа холбоо тасарч, үйлчлүүлэгч эсвэл бизнесийн түнш алдагдах болно. Бизнесийн захидал харилцааны хэлбэр нь танд эсвэл компанид хамгийн таатай сэтгэгдэл төрүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.
Үсгийн ид шидийг эзэмших нь хүн бүрт хамаатай юм. Жишээлбэл, шинэ ажил хайж байхдаа: анкет бичих, илгээх, тестийн даалгавар, хавтасны захидал, өөрийнхөө тухай нэмэлт мэдээлэл, уулзах цагийг тохиролцох.
Сонирхолтой нь, өнөөгийн бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь ойролцоогоор 150 жилийн өмнө Англид бий болжээ.
Бизнесийн захидлын төрөл
Захидал хэрхэн бичихээ тодорхойлохын тулд та түүний төрлүүдийн ялгааг мэдэх хэрэгтэй. Энэ нь мессежийн сэдэв, түүний зөв загварыг тодорхойлоход тусална. Энэ нь чухал өрсөлдөгчийнхөө өмнө тэнэг харагдахгүй байхад тусална.
Загварын бүтцээр тэдгээрийг дараахь байдлаар ялгадаг.
- Харилцааны захидал
Үүнд татгалзсан захидал, нэхэмжлэл, шалтаг, гэм буруугаа хүлээн зөвшөөрөх зэрэг орно. Ажилтан мэргэжлийн үйл ажиллагааны явцад ашигладаг бүх зүйл.
- Гэрээний захидал
Бичгийн чухал төрөл. Түүний ачаар уулзалтын үр дүнг нэгтгэж, гэрээ байгуулж, даалгавраа биелүүлэх хугацааг зааж өгсөн бөгөөд гэрээг хоёр тал зөв ойлгосон гэдэгт тэд итгэлтэй байна.
Бизнесийн захидлын дүрэм
Блогчид хэрхэн өөрийгөө илэрхийлэхийг зөвшөөрдөг нь таны сонголт биш юм. Алдаа, алдааг зөвтгөх арга байхгүй. Бага наснаасаа эхлэн хэл сурах бэрхшээлтэй тулгараад өөрийгөө тайвшруулж чадахгүй. Та өөрөөсөө аль болох шаардах хэрэгтэй. Үгүй бол энэ нь таны хувийн зан чанар, боловсролын талаархи таагүй дүр төрхийг бий болгодог.
Бизнесийн захидал харилцааны онцлог нь мэргэжлийн хүрээнд үг үсгийн алдаа гаргах нь тухайн хүний сонгосон салбарт чадваргүй байгаагийн илрэл гэж үздэг явдал юм.
Үндсэн дүрмүүд:
- Нарийн тодорхойлолтыг мэдэхгүй үгсийг ашиглахаас зайлсхий. Хамгийн сүүлчийн арга бол толь бичгүүдийн утгыг шалгаарай.
- Тодорхой нэр томъёог ашиглахаас зайлсхий. Зарим үг нь ярилцагчдад танил бус байж магадгүй бөгөөд түүнийг буруу тайлбарласан байж магадгүй юм. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ийм тохиолдолд нэр томъёо, товчлолыг тайлбарлахыг хэлдэг.
- Богино өгүүлбэрээр бич. Загваруудын урт, цэцэглэлт нь бизнесийн хэлэлцээр хийх бус роман бичихэд тохиромжтой байдаг.
- Зурвасыг захидал дотор биш, компьютер эсвэл интернет засварлагч дээрх баримт бичигт урьдчилан бичнэ үү. Эерэг тал бол текстийг зөв бичих, цэг таслах явдал юм. Түүнчлэн захидлыг хүлээн авагчид санамсаргүйгээр хугацаанаас нь өмнө илгээх, хөтөч хаагдах эсвэл интернет алдагдсанаас болж алдагдах зэргийг оруулаагүй болно. Microsoft word дээр ажиллахдаа автоматаар хадгалах материалыг тогтмол давтамжтайгаар ашиглаарай.
- Утас эсвэл таблет дээрээ мессеж бичихээс зайлсхий. Зохисгүй авто залруулга хийх эрсдэлтэй.
- Алдаа илгээхээс өмнө текстийн бүтцэд нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Бичсэн текстээ нэг цагийн дараа дахин шалгаж, бусад зүйлд түр шилжиж, бичихээ мартахыг зөвлөж байна. Энэ нь бүх алдааг олж хараад текстийг нөгөө талаас нь харахад тусална.
Бизнесийн захидлын дизайн
Захидал харилцааны дизайн, хөтлөлтийг нарийвчлан авч үзэх шаардлагатай. Энэ нь өрсөлдөгчөө хүндэтгэх тухай ярьж, материалыг дахин боловсруулахад зарцуулах цагийг хэмнэдэг.
Эдгээр талыг үл тоомсорлож болохгүй.
- Сэдвийн мөрийг зөв бөглөх
Хэрэв энэ бол анхны мессеж бол гарчиг нь тод байж болно. Гэсэн хэдий ч хэрэв өрсөлдөгчтэйгээ харилцах харилцаа аль хэдийн бий болсон бол захидлын сэдвийг товч бөгөөд тодорхой зааж өгөх ёстой. Эдгээр нь харилцааны үндэс юм. Тэд хэсэг хугацааны дараа мессеж олоход тусалдаг бөгөөд дахин унших нь илгээгч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь хялбар байх болно.
- Ишлэл
Илгээсэн мессеж нь хариулах ёстой асуултуудыг агуулж болно. Тус бүрийг тусад нь иш татах замаар тэдэнд хариулах нь утга учиртай юм. Олон дамжуулалттай захидал илгээхдээ дугаарлах, текстийг догол мөр болгон хуваах нь зүйтэй. Тиймээс ярилцагч таны ямар асуултанд хариулж байгааг ойлгох болно.
Хэт их ишлэлийн сүлжээ нь зурвасуудад эмх замбараагүй байдал үүсгэдэг. Гэсэн хэдий ч хэрэв өмнө нь илгээсэн мессеж рүү буцах эсвэл ярилцагчдаа ямар нэг зүйлийг сануулах шаардлагатай бол үүнийг хийх нь зүйтэй юм. Ялангуяа төсөв, үйлчилгээний багц, цаг хугацааны хувьд.
- Хүлээн авсан бүх мэдээллийг анхаарч үзээрэй
Захидал бичихдээ та эсвэл ярилцагчийн хавсаргасан бүх баримт бичгийн талаар товч тайлбар өгөх ёстой. Тиймээс хүлээн авагч нь ямар файлын агуулга түүнийг хүлээж байгааг тэр даруй тодорхой болгох болно.
- Таны өөрийн гарын үсэг - нэрийн хуудасны аналоги
Бизнесийн захидал харилцаанд гарын үсэг зурна. Үүнийг автоматаар хийж болно, дараа нь илгээсэн захидал бүрт байх болно. Мэдээллийн гарын үсгийг хэрхэн яаж үүсгэх вэ? Нэр, овог нэр, одоогийн ажлын нэр, ажлын холбоо барих хаяг, компанийнхаа логог ашиглана уу.
Жишээлбэл: "Хүндэтгэсэн, таны төслийн менежер Иван Иванов, утасны дугаар эсвэл бусад элч нар." Эсвэл "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов ...".
Түүнчлэн, гарын үсэг нь сэтгэл татам, бүтээлч байж болох бөгөөд энэ нь компани эсвэл бизнестэй онцгой холбоотой болохыг илтгэнэ. Жишээлбэл, ном үйлдвэрлэлийн сүлжээний ажилтнууд хамгийн сүүлийн үеийн шинэлэг зүйлийн нэрийг оруулахдаа "Би одоо уншиж байна ..." гэсэн хэллэгийг ашиглаж болно. Гэхдээ иймэрхүү зүйлийг эрх баригчидтай тохиролцсон нь дээр.
- Шуудангийн хаяг
Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь шуудангийн хаягийг харуулахыг хэлдэг. Тэр цэвэр ажиллаж байгаа бол дээр. Энэ нь компанийн нэр, албан тушаалын нэр, овог, нэрийг харуулсан байж болох боловч төрсөн он, хөгжилтэй хоч / үгсийг харуулаагүй болно. Хэрэв та үйл ажиллагаа, байр сууриа өөрчилсөн ч хаягаа орхихоор төлөвлөж байгаа бол хаягийнхаа зөв нэрийг олон жилийн турш бодох нь дээр.
- Фонт ба интервал
Баримт бичгийн зорилгоор хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг фонт бол хүснэгтийн хувьд Times New Roman хэмжээтэй 12 эсвэл текстийн хувьд 14 юм. 1.5-2 интервал. Эдгээр нь яригдаагүй сангууд юм.
Бизнесийн харилцааны хэв маяг
Бизнес бичих нь нарийн тэнцвэржүүлэх үйлдэлтэй байдаг. Нөхөрсөг харилцаа энд тохиромжгүй, гэхдээ хатуу ширүүн байх нь тийм ч тохиромжтой биш юм.
Харилцааны онцлог:
- Загварын ноцтой байдал
Ялгаварлан бодох үг, хэл ярианы илэрхийлэл зохисгүй байх болно.
- Эмотиконуудыг ашиглах
Инээмсэглэлийг болгоомжтой ашиглах эсвэл зайлсхий. Эхний холбоо барих нь зарчмын хувьд тэдний байхыг зөвшөөрдөггүй. Ирээдүйд хаалтууд дунд зэрэг байж болох боловч маш эерэг байна. Энэхүү харилцааны хэв маягаар нигүүлсэл, хошигнолыг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй юм. Хэрэв та ярилцагчдаа захирагддаг бол энэ маягтыг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй юм.
- Нэр, овог нэрээр мэндчилж байна
Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь ярилцагчийг хүндэтгэх, түүний хувийн анхаарал, сонирхлыг илэрхийлдэг. Энэ нь өрсөлдөгчийн таныг сонирхох сонирхлыг нэмэгдүүлж, түүнийг хүлцэх магадлалыг нэмэгдүүлдэг. Таны холбоо барьж буй хүний нэр, холбоо барих хүсэлтэй байгаа зүйлийг урьдчилан мэдэхийг зөвлөж байна.
- Хоёр хоногийн дотор хариу өгнө үү
Ажлын хэдхэн хоногийн дотор зурвас руу хариулах нь зөв юм. Үгүй бол үүнийг үл хүндэтгэсэн гэж үздэг. Хэрэв захидлыг амралтын өдрүүд эсвэл амралтаас өмнө илгээсэн бол яаралтай биш бол та хариу өгөх боломжгүй. Үгүй бол та хариулагч тань түр зуур байхгүй байгаа талаар ярилцагчдаа анхааруулах эсвэл захидлын агуулгын талаар товчхон цуцлах ёстой.
- Интрузив байдал дутагдах
Аливаа зүйлийн талаар байнга асууж, баталгаажуулахыг гуйх нь таныг муугаар харуулах болно. Хэрэв ярилцагчаас баталгаажуулах шаардлагатай бол та гурав хоногийн дараа хариулах шаардлагатай байгааг түүнд сануулж болно. Хэрэв энэ асуудал яаралтай байгаа бол эхний захиандаа үүнийг дурдах нь дээр.
- Толин тусгал хийх дүрэм
Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь өрсөлдөгчөө түүнтэй яг адилхан харьцах боломжийг олгодог. Энэ нь харилцан ойлголцох, ижил түвшинд харилцах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Ярилцагч тань ямар нэр томъёо, харилцааны хэв маяг, хаяг ашиглаж байгааг хянаж байгаарай.
- Баярын мэнд хүргэе
Хэрэв харилцаа холбоо албан ёсны баярын үеэр эсвэл түүний үеэр тохиолдвол ярилцагчдаа баяр хүргэх нь зүйтэй юм. Эдгээр нь бизнесийн захидал харилцааны дүрэм юм. Өрсөлдөгчийнхөө төрсөн өдөр хэзээ болохыг мэдэх нь бас тустай.
- Талархал
Энгийн эелдэг байдал нь баяр хүргэх, урих, тайлбарлахын хариуд талархлын үгс байх болно.
Дээр дурдсан бүх онцлог шинж чанаруудыг харгалзан үзвэл ярилцагчтай холбоо тогтоож, өөрийнхөө талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэх нь тийм ч хэцүү биш болно.
Бизнес бичих дүрмийн ач холбогдол
Үндсэндээ илгээсэн аливаа захидал бол нэрийн хуудас бөгөөд бидний сонгосон бизнесийн байр суурийг харуулдаг. Үүнийг нэр төртэй харагдуулах, хүндэтгэл, итгэлийг төрүүлэх, асуудлыг шийдвэрлэхэд тав тухтай, үр дүнтэй байхын тулд хэлэлцээ нь ёс суртахууны дүрмийн мэдлэг, түүнийг байнга дагаж мөрдөх нь амжилтын бат бөх баталгаа юм.
Интернет эсвэл захидал харилцааны талаар утсаар болон биечлэн харилцахтай ижил хатуу стандарт мөрддөг. Харилцааг бий болгох зарчим:
- өөр хүний хувийн шинж чанар, бизнесийн байр суурийг өрсөлдөгчид харилцан хүндэтгэх;
- өрсөлдөгчийн бизнесийн ашиг сонирхолд анхаарал хандуулах;
- нууцлалыг дагаж мөрдөх;
- чухал ажлуудыг шийдвэрлэхэд цаг баримталдаг.
Бизнесийн захидал харилцаа зайлшгүй шаардлагатай, учир нь:
- захидал илгээхдээ далд утгатай байсан ч хариулт өгөхгүй;
- захидал шаардлагагүй мэдээллийн урсгалд төөрч, ажилтнууд байнга утасдаж, имэйлээ шалгахыг хүсдэг;
- имэйлийг уншсаны дараа танаас юу хэрэгтэй байгаа нь бүрэн тодорхойгүй байна;
- Мессеж дэх дэлгэрэнгүй мэдээлэл, эмх замбараагүй байдлаас болж бодол эргэлзэж, нарийн төвөгтэй асуудал шийдэгдээгүй байна.
Хэрэв та бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрмийг хэрэгжүүлбэл чөлөөт цагаа хэмнэх боломжтой. Энэ нь дээр дурдсан бэрхшээлээс зайлсхийхэд тусална.
Ольга Швайченко
Захидал бол бичгээр хэлсэн үг, нэг хүнээс нөгөөд илгээсэн яриа юм
Владимир Иванович Дал
Энэ хавар Про-Актив сургалтын агентлаг янз бүрийн текст бичих сэдэвт зориулагдсан гурван том сургалтын арга хэмжээг зохион байгуулж явуулсан. Борлуулалт, мэдээлэл, сөрөг мессеж эсвэл контекст агуулсан ... Эдгээр арга хэмжээнд оролцсон Хабаровск хотын иргэдийн нийт тоо 60 орчим хүн байв. Энэ нь онлайнаар сургалтанд хамрагдсан сонсогчдыг тооцохгүй юм ... Сургалтын бүлэг дунджаар 15 хүн байдгийг харгалзан үзвэл муу биш юм.
Энэ сэдэв яагаад ийм алдартай болсон бэ?
Үнэнийг хэлэхэд эдгээр сургалтын хөтөлбөрийг боловсруулж, хүргэсэн сургагчийн хувьд би ийм асуулт асуудаггүй. Хүмүүс хэрхэн бүжиглэх, зураг зурахаа мэддэг учраас захидал бичдэг. Тэд үүнийг л хийдэг. Яахав, эсвэл тэд амьдралдаа ядаж нэг удаа бүжиглэж, зурж байсан шиг ийм зүйл хийсэн.
Муу эсвэл сайн - гэхдээ энэ төрлийн үйл ажиллагаа нь ихэнх хүмүүсийн захидал харилцааны үйл явцад оролцдог гэсэн үг юм. Гэхдээ энэ үнэмлэхүй олонхи нь энэ үйл явцыг хэр сайн эсвэл муу хийж байгаагаа огт боддоггүй.
Баримт бол захидал харилцаа нь өөрөө үйлдэл бөгөөд энэ үйлдлийг харгалзан үзээд эцсийн үр дүнд анхаарлаа хандуулдаг хүмүүсийн тоо хязгаарлагдмал байдаг. Үүний зэрэгцээ, энэ тохиолдолд та тодорхой үр дүнд хүрч чадна.
Тиймээс бизнесийн бүлэг эсвэл арилжааны санал бичих ур чадварыг хөгжүүлэхийг хүсч буй шиг "булчингаа шахахыг" хүсч буй сургалтын бүлэг цугларч байна.
Эдгээр хүмүүс сургалтын арга хэмжээний үеэр гарсан хүсэлтийг судалж үзээд хэрхэн бичиж сурахыг хүсч байна зүгээр л, зөвба хүрч байнатодорхой зорилго. Энд гурван төрлийн хүсэлт байдаг - ижил төстэй бодол эсвэл хүслийг нэгтгэж болох бүлгүүд.
Эдгээр ойлголтуудыг "салгаж" өгөөч, ингэснээр бид тэдний агуулгыг шууд хүлээн зөвшөөрч, "чөмөг" хийх талаар шийдье.
Жишээлбэл, юу хийдэг вэ " энгийнээр бичээрэй"? Энэхүү үзэл баримтлалд хязгааргүй олон утгыг оруулах боломжтой бөгөөд янз бүрийн аналоги зурж болно. Гэхдээ Pro -Aktiv агентлагаас зохион байгуулсан хаврын сургалтын цуврал арга хэмжээнд бизнесийн захидал харилцаанд хамрагдсан хүмүүсийн үзэж байгаагаар бичих нь энгийн зүйл бөгөөд энэ нь үйлчлүүлэгчийг төөрөгдүүлэхгүй гэсэн үг юм.
- Захидлаар дамжуулан мэдээллийг хүлээн авагч нь анхны уншилтаас эхлэн түүний мөн чанарыг ойлгохуйц байдлаар хүргэх;
- Тиймээс текстийг бүхэлд нь хүртээмжтэй хэлээр толилуулах болно;
- Текст блокууд нь хийсвэр бялуу шиг бялуу шиг тодорхой дарааллаар овоолсон байдаг.
Дашрамд хэлэхэд, сүүлчийн тайлбарыг бизнесийн захидал харилцааны чиглэлээр мэргэжлийн сургалтанд хамрагдсан хүмүүс голчлон өгсөн болно. Тэдгээр нь. Тэд ямар нэгэн дараалал байх ёстой гэдгийг аль хэдийн мэдэж байсан боловч "Яг үүнийг яаж хэлэх вэ?" Гэж тэд нарийн ширийн зүйлийг шаардав.
Миний уламжлалт гэж нэрлэдэг хоёр дахь ангилал " зөв бичих", Мэдээллийн танилцуулгын логик, түүний тодорхой байдалтай нягт холбоотой боловч хэд хэдэн тодруулах асуултуудыг агуулдаг:" Хэрхэн чадварлаг баяртай гэж хэлэх вэ? " Сургалтанд бизнесийн захидал харилцааны чиглэлээр ирсэн мэргэжилтнүүд жижиг, гэхдээ чухал дутагдлуудаас ангижрах жорыг сурахыг хүсч байв.
Өмнөх категороос дахин нэг цуврал асуулга "ургадаг": " тодорхой зорилгод хүрэхийн тулд ингэж бичээрэй". Энд бизнесийн сонсогчид бизнесийн захидал харилцааг зөвхөн үл үзэгдэгчдэд мэдээлэл дамжуулах арга гэж ойлгодог, гэхдээ тодорхой ярилцагч юм. Эдгээр хүмүүс Рудярд Киплингийн хэлсэн үгийг сонсоод толгойгоо дохиж "Энэ үг бол хүн төрөлхтний хэрэглэдэг хамгийн хүчтэй эм юм. Тэд үргэлжлүүлэв - хэрэв "ашиглах" боломж байгаа бол түүнийг удирдах боломж байна. Энэ нь та үгийн тусламжтайгаар зорилго тавьж, түүндээ хүрч чадна гэсэн үг юм.
Мэдээжийн хэрэг, Киплинг энэ өгүүлбэрт өөрийн гэсэн утгыг оруулсан боловч энэ бодлын хажуугаар хэрэглэгддэг үгсийн метафизикийн талаархи аргументууд надад үнэхээр таалагдаж байна. Жишээлбэл, үйл үг. Зөвшөөрч байна уу, та "Би бүтээхийг хүсч байна", "Би бүтээнэ" эсвэл "Би хийх гэж байна" - "Би авлаа" гэсэн үйлдлээ хэрхэн тодорхойлох нь чухал юм.
Бизнесийн захидал харилцааны хувьд энэ үгийн семантик утга маш тодорхой ажилладаг. Хаяг хүлээн авагч - бизнесийн захидал бичсэн хүн эсвэл байгууллага зорилгодоо хүрэх олон хүчин зүйлээс гадна. Зорилго тодорхойлох үүднээс авч үзвэл хэд хэдэн төрлийн бизнесийн захидал байдаг. Гэхдээ бид тэдгээрийг авч үзэж, цаад зорилго нь юу болохыг ойлгохоосоо өмнө сонгодог зохиол руу хандъя.
Сэтгэлийн тусгал?
Оросын сэтгүүлч, филологич, багш, Пушкин Николай Иванович Гречийн орчин үеийн хүн "Оросын уран зохиолын боловсролын ном" -д бичих ойлголтыг дараах байдлаар тодорхойлжээ: "Үгийн яг утгаар нь бичсэн захидал бол яриа, ярианы мөн чанар юм. байхгүйтэй хамт. Тэд аман ярианы байрыг эзэлдэг боловч зөвхөн нэг хүний яриаг багтаасан болно<…>Захидал бичихдээ дараах дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой: энэ тохиолдолд ярьж байгаа шигээ бичээрэй, гэхдээ зөв, уялдаа холбоотой, аятайхан хэлээрэй. "
Хүмүүстэй хол зайд зөвхөн шуудангаар харилцах боломжтой байсан тэр өдрүүдэд захидал нь одоо байхгүй хүнтэй ярилцах боломж гэж ойлгогддог байв. Тухайн үед утас, бусад хөдөлгөөнт холбоо байхгүй байсныг захидал нөхөж өгчээ. Тиймээс тэдгээрийг хүлээн авагч уншигчтайгаа ярилцаж байгаа мэт бичсэн байв ... Агуу хүмүүсийн захидлыг уншаад тэдний сэтгэлийн тусгалыг олж харах болно. Эдгээр нь нарийвчилсан, зөв, тууштай, нарийвчилсан бөгөөд аман яриа нь амь мэт санагддаг. Та уншиж, урд нь зохиогчийн дүр төрхийг харж байгаа юм шиг ... Александр Сергеевич өөрөө "Евгений Онегин" -д бичжээ.
Зүрх сэтгэл ярьдаг захидал
Бүх зүйл гадаа байдаг бол бүх зүйл үнэгүй байдаг.
Өнөөдөр захидал харилцаа, ялангуяа бизнесийн захидал харилцаа нь өмнөх амьдрал, дүр төрхөө алджээ. Хүмүүс өөрийн болон ярилцагчийнхаа цагийг хэмнэж, товчхон бичихийг хичээдэг бөгөөд заримдаа өөрсдөдөө цорын ганц зорилго тавьж, тодорхой мэдээллийг хүлээн авагчид дамжуулахыг хичээдэг. Бид ийм захидлыг мэдээллийн гэж нэрлэдэг. Мэдээллийг хүлээн авагчийн хүлээн авах ойлголтыг аль болох хурдан бөгөөд энгийн байдлаар хүргэхийн тулд энд мэдээлэл өгөх нь чухал юм. Мэдээллийн хуудас нь цахилгаан гүйдэл шиг мэдээлэл дамждаг богино утас юм.
Гэхдээ бусад захидлууд байдаг бөгөөд тэдгээрт мэдээллийг өөрөө өгөх ёстой бөгөөд ингэснээр хүлээн авагчийн хариу үйлдлийг урьдчилан таамаглахаас гадна зорилгодоо хүрдэг. Үүний сайн жишээ бол сөрөг зурваст хариу өгөх захидал юм. Ялангуяа бизнесийн захидал харилцаанд ихэвчлэн татгалзах, нэхэмжлэх бичих.
Татгалзсан тохиолдолд бүх зүйл энгийн мэт санагдах болно - тэд өргөдөл гаргагчаас, жишээлбэл, зээл олгох, төслийг ивээн тэтгэхээс татгалзсан бөгөөд хүлээн авагч энэ мэдээллийг хэрхэн хүлээж авахаас үл хамааран. Гэхдээ энэ нь үнэхээр хамаагүй гэж үү? Цаашдын хамтын ажиллагаагаа үүрд мартахын тулд бид татгалзсан хариу өгсөнөөр бид хүнийг гомдоосон юм биш үү? Хувийн харилцааны нэгэн адил бичгээр хийсэн яриаг хоёр талын байр суурийг харгалзан үзэж, нэг төрлийн буулт хийх үүднээс хэрхэн бичих вэ?
Нэхэмжлэлийн захидлын хувьд үүнтэй төстэй нөхцөл байдал бий. Хүлээн авагчид бид аливаа үүргээ биелүүлээгүй, хийсэн алдаа, эсвэл ажлаа дуусаагүй гэж хэлдэг. Ийм имэйлийн үр дагаврыг бид хэр олон удаа боддог вэ? Бид уншигчдад төрж буй сэтгэл хөдлөлийн талаар боддог уу? Тийм ээ, хэрэв бид хамтын ажиллагааг цаашид хөгжүүлэхэд анхаарлаа хандуулж байгаа бол. Гэхдээ маш тодорхой хүн эсвэл бүхэл бүтэн байгууллага сайжруулах хүсэлтэй байхын тулд гомдлоо хэрхэн илэрхийлэх вэ?
Нөхцөл байдал нь хаягийн хувьд бид буруу тооцооллынхоо талаар бичдэг захидлуудаас илүү төвөгтэй байдаг ... Бид зүгээр л шалтаг гаргах ёстой. Бүтээлч сэтгэлгээний чадвар нь уур уцаар, дургүйцэл, гэм буруугийн мэдрэмж, заримдаа бусад хүмүүсийг буруутгах хүсэл эрмэлзэлтэй байдаг. манай уншигчдад үзүүлсэн үү? Тэгээд энэ нь үнэ цэнэтэй юу? Өмнө нь бид санаатайгаар эсвэл хүсээгүй гэм буруутай байсан хүний итгэл алга болохгүйн тулд зөвтгөх захидал хэрхэн бичих вэ? Тиймээс бид буруу тооцоолсон ч гэсэн харилцаа нь бүтээлч, үр өгөөжтэй байх болно.
Гэхдээ бид алдаа гаргаснаа аль хэдийн мэдэж байсан бөгөөд үйлчлүүлэгч, өөрөөр хэлбэл хүлээн авагч бидэнд ямар алдаа байгааг мэдэхгүй хэвээр байгаа нөхцөл байдлын талаар юу хэлэх вэ? Мэдээжийн хэрэг, би энэ баримтыг чимээгүй байлгаж, ямар нэгэн байдлаар "чимээгүй болгохыг" хүсч байна, гэхдээ та уутыг шуудайнд нууж чадахгүй - эрт орой хэзээ нэгэн цагт энэ нь санагдах болно ... Тэгээд бид буруутай толгойтой явах ёстой. гэм буруугаа хүлээн зөвшөөрч захидал бичээрэй. Тааламжгүй нөхцөл байдал, та юу ч хэлэхгүй! Асуулт гарч ирж байна - гэм буруутай толгойг мөрнөөс нь бүрэн салгаагүй ч гэсэн бидний чин сэтгэлээсээ харамсаж, бүх зүйлийг шийдэх хүсэлдээ итгэж байгаагаа хүлээн зөвшөөрөх боломжтой юу?
Мэдээжийн хэрэг, бусад төрлийн захидлууд байдаг - уучлалт гуйх, өргөдөл, захидал, үүнд зорилго нь уншигчийг ямар нэгэн зүйлд итгүүлэх явдал юм. Сөрөг агуулгатай захидал гэх мэт - татгалзах, нэхэмжлэх, нүглээ хүлээн зөвшөөрөх, шалтаг хэлэх зэрэг нь бүгд хүний амьд байр суурь, улмаар тодорхой сэтгэл хөдлөлөөр өдөөгддөг. Дүрмээр бол эдгээр сэтгэл хөдлөл нь сөрөг байдаг, гэхдээ энд бизнесийн захидал харилцааны ур чадвар нь эдгээр сэтгэл хөдлөлийн тодорхой боловсруулалтыг илэрхийлдэг. ямар төрөлсэтгэл хөдлөл ба дотор юуЗахидлыг текстийн бүх хэсэгт тараах ёстой. Тодорхой сэтгэл хөдлөлийг үзүүлэхгүй байх нь яагаад илүү дээр болохыг тайлбарлав.
Хүлээн авагч болон хүлээн авагчийн хооронд үүсч буй сэтгэл хөдлөлтэй уялдаагүй өөр нэг захидлын ангилал байдаг. Эдгээр нь арилжааны санал эсвэл "зарах" захидал гэж нэрлэгддэг чадварлаг хандлагатай захидал юм. Энд бүх зүйл энгийн бөгөөд ойлгомжтой байна! Ганцхан зорилго бий - бараагаа танилцуулах нь ашигтай.
Цаашид хэлэлцээ хийхгүйн тулд арилжааны санал бичиж сурахыг хүсч байна "гэж" зарах "текст бичих семинарт оролцогчдын нэг надад итгэлтэй, инээмсэглэн хэлэв.
Гайхалтай хүсэлт! Энэ бол арилжааны саналын зорилго бөгөөд цаашдын яриаг татах, борлуулалт хийхгүй байх явдал юм. Үзэсгэлэнтэй, тод танилцуулгын хувьд сайн борлуулалтын санал эсвэл "борлуулалтын захидал" нь анхаарлыг татаж, бодит ашиг тусыг үзүүлж, хүлээн авагчийг урагш нэг алхам хийхийг хүчлэх ёстой. Үүнийг хэрхэн хийх вэ? Тэгээд боломжтой юу?
Эдгээр болон бусад асуултуудад хариулт авахын тулд хүмүүс бизнесийн захидал харилцааны талаархи сургалтуудад ирдэг. Гэхдээ хэрэв та нөхцөл байдлыг бүхэлд нь үнэлж дүгнэвэл бүрэн дүр зургийг нь авч үзвэл бизнесийн захидал харилцааны ур чадварыг сурах нь огт өөр зүйл боловсруулахаас эхэлдэг.
Бизнесийн захидал харилцаанаас айдаг
Өнөөдөр Интернет дээр янз бүрийн захидал бичих зөвлөмж хэлбэрээр гаргасан олон тооны хэвлэлүүд байдаг. Та эдгээр зөвлөмжийг уншиж байхад бүх зүйл ойлгомжтой байна ... Гэхдээ та компьютер дээрээ суугаад эдгээр зөвлөгөөг амьдрал дээр хэрэгжүүлэхийг оролдмогц танд нэг асуудал тулгарах нь гарцаагүй. Таны өмнө хоосон хуудас байгаа бөгөөд үүнийг ямар нэгэн байдлаар бөглөх ёстой. Миний толгойд зөвхөн янз бүрийн бодлын сүрэг гарч ирдэг. Яаж бичиж эхлэх вэзахиа? Санаа бодлоо хэрхэн цэгцлэх вэтаны толгойд? Хоосон зайг хэрхэн бөглөх вэцэвэр хуудас?
Захидлын зохиогч толгойдоо илтгэлийн тодорхой бүтэцтэй байх тухай ойлголтгүй байхад эдгээр ухамсар нь ухамсартай эсвэл огт байдаггүй. Үүний үр дүнд бид ямар нэгэн зүйл бичиж, бичсэн текстээ тэр даруй устгадаг. Бид өөрсдийгөө ядраадаг бөгөөд энэ үйл явцаас таашаал авахгүй нь лавтай. Бичих гэдэг бол ямар нэгэн авьяас чадвартай байх ёстой гэсэн үг бидний оюун ухаанд бат бэх тогтсон байдаг.
Гэхдээ өнөөдөр бизнесийн захидал харилцааны ур чадварыг тодорхой дизайнерыг угсрах чадвар гэж үздэг бөгөөд үүнд тодорхой тооны нарийвчлал, эрэг, боолт, самар байдаг. Хэрэв дизайнерыг угсрах заавар нь гарт байгаа бол захидал бичих үйл явц нь бүтээлч байхаа больж, логик, тодорхой бүтцийг дагаж мөрдөх боломжийг олгодог. Хоосон онгон цааснаас айдас, түүний хоосон чанар арилна. Бүх ажил бол тусдаа текст блок бичих явдал юм. Тусдаа үг, хэллэгээс аалзны тор нэхэхээс өөр зүйлийг тусад нь блокоос угсрах нь хамаагүй хялбар гэдгийг та хүлээн зөвшөөрөх ёстой.
Гэхдээ хэрэв та үүнийг бодоод үзвэл бизнесийн захидал харилцаа гэдэг нь огтхон ч сэтгэлгүй үйл явц юм. Харин эзгүй байгаа хүмүүсийн яриаг яах вэ? Дотно яриа?
Хувийн харилцааны онцлог шинж чанаруудтай бизнесийн захидал харилцааны нийтлэг шинж чанаруудыг авч үзвэл татгалзах, нүглээ хүлээн зөвшөөрөх, итгэл үнэмшил, уучлалт гуйх талаар бичихдээ тавьсан зорилгоо эргэн санаж байна. Бид өөрсдийн мэдрэмжийг захидал харилцаанд харуулахыг хичээдэг бөгөөд хүлээн авагчдаа жинхэнэ хүн шиг хариу үйлдэл үзүүлэх сэтгэл хөдлөлийг өдөөдөг. Захидлын мөн чанар нь эдгээр сэтгэл хөдлөлд оршдог. Хэрэв бид зөвхөн текст блокуудыг тодорхой дарааллаар хэрхэн яаж оруулахаа мэддэг бол сэтгэл хөдлөлөө хэрхэн илэрхийлэх, ямар блокоор үйлчлүүлэгчийнхээ хариуг бүрдүүлэх нь тодорхойгүй байна.
Зорилгодоо хүрэхийн тулд механизм эсвэл бүтээгч угсрах дүрмийн талаархи мэдлэг хангалтгүй гэдгийг бид ингэж л ойлгож эхэлж байна. Өөр нэг айдас холбоотой байна - мэдрэмжээ үнэн зөв илэрхийлэх чадваргүй байх... Энэхүү айдас нь эргэлзээгээр бэхждэг. Би үүнийг огт хийх ёстой юу?
Өмнөх үеийнх шиг бид амьд хүнтэй ярилцахдаа захидал ашиглан амьд хүмүүс гэсэн ойлголт гарч ирмэгц айдас, эргэлзээ арилах болно гэдгийг хэлэх нь зүйтэй болов уу. Энэ нь хэлэлцэж буй асуудалд сэтгэл хөдлөл, бидний хандлагыг хоёуланг нь харуулах шаардлагатай гэсэн үг юм. Энэ нь давж заалдах хүсэлтийг "илүү амьд" болгож, хүлээн авагч нь хэлэлцэж буй асуудлаас захидлын зохиогчоос хөндийрөх мэдрэмжийг мэдрэхгүй болно.
Гэхдээ үүнийг хийх амаргүй. Хэрэв бид ихэнх захидлуудаа уншвал тэдгээр нь ямар нэгэн бичиг хэргийн хэлээр бичигдсэн бөгөөд яриа, аман яриатай маш бага төстэй болохыг олж мэдэх болно. Албан ёсны хэллэгээр бид илүү хатуу, албан ёсны, хатуу чанга байхыг хичээж байгаа юм шиг. Тиймээс бид "зохисгүй эмчилгээ хийлгэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд бид ийм арга хэмжээ авсан ..." гэсэн хэллэгийг сонгодог. Манай уншигч ийм үгний хэлбэрийг өргөст модоор дамжуулж байгаа юм шиг улам ууртай байна. Яагаад? Учир нь тэр оролцоо, чин сэтгэлийг мэдэрдэггүй, энэ нь итгэдэггүй гэсэн үг юм.
Николай Гречийн зөвлөснөөр "энэ тохиолдолд ярих ёстой зүйлээ бичээрэй" гэдгийг санаарай. Мэдээжийн хэрэг, өнөөдөр ярианы яриа нь Пушкины уран зохиолоос хол байгаа бөгөөд бизнесийн захидал харилцааны ганц ч мастер оюутнууддаа хэрхэн яаж ярьж байгаагаа бичихийг зөвлөдөггүй. Энд хувь хүний "алтан дундаж" -ыг ухамсарлах, хэл яриаг буруугаар ашиглахгүй байх, гэхдээ албан ёсны хэллэгээс үсгийг хатаасан жимс болгон хувиргахгүй байх нь чухал юм.
Өнөөдрийн бизнесийн захидал бол мэдээлэл өгөх албан ёсны болон хувийн хэв маягийн нэг төрөл юм. Тодорхой хэв маягийн тун нь тухайн нөхцөл байдлаас хамаарна. Жишээлбэл, хэрэв бид хүлээн авагчид магтаал илэрхийлэх юм бол албан ёсны хэллэг нь шаардлагатай сэтгэл хөдлөлийг илэрхийлэхгүй болно. Гэхдээ хэрэв бид хүнийг үйлдлээрээ шүүмжилж байгаа бол албан ёсны танилцуулга нь зохих ёсоор тавигдсан тохиолдолд "илүү зөөлөн" сонсогдох болно, учир нь энэ нь хувийн шинж чанартай биш бөгөөд тухайн хүний үйлдэлд хандах хандлагыг харуулдаг. Энгийнээр хэлэхэд, хэв маягаар "тоглож" сур, шаардлагатай сэтгэл хөдлөлөө тунгааж, хүлээн авагчаас хүссэн хариу урвалыг өдөө.
Гэхдээ энэ бүгд биш. Олон хүмүүс бизнесийн захидал харилцааны талаархи сургалтанд хамрагдахдаа энд тэднийг өргөн утгаар нь бичих, ойлгомжтой өгүүлбэр бичих, ойлголтын үүднээс өгүүлбэр бүтээх, эсвэл "хялбар" байдлыг заах болно гэж боддог. бичих.
- Гарын үсэг зурахын тулд хэрхэн бичиж эхлэх вэ? - тэд надаас асуудаг. Энэ асуултын хариулт нь өөрөө асуулт шиг нууцлаг юм. Гарын үсэг зурахын тулд та жагсаасан бүх ур чадвартай байх ёстой - захидал бүтээгчийг угсрах, танилцуулгын логикийг бий болгох, янз бүрийн хэв маягийн захидал харилцаатай ажиллах, захидлыг зөв бичих чадвартай байх ... найман цагийн сургалтаар боловсруулсан. Энд онолын талаархи ойлголт, байнгын дадлага байдаг бөгөөд мастерын санал хүсэлт заавал байх ёстой бөгөөд ингэснээр "үзэгний дээж" нь дээж хэвээр үлдэж, ноорог нь эцсийн бүтээгдэхүүн болж хувирахгүй болно. Ийм хүсэлтийн хувьд интернет сургалт нь төгс төгөлдөр юм - энэ нь мөн чанараараа үр дүнтэй бөгөөд онол, практикийг эзэмших боломжийг олгодог.
Тэгэхээр чи юу хийдэг вэ?
Энэ асуултын хариулт нь та одоо хаана байгаа, өөрийн ур чадвараа сайжруулах шаардлагатай байгаа зүйлийн талаар тодорхой ойлголт өгөх болно.
Хэрэв бид логикоор бодож үзвэл бид бүх зүйлийг бичиж чаддаг болох нь харагдаж байна. Чадварлаг янз бүрийн түвшинд. Янз бүрийн түвшинд хялбар. Бизнесийн захидал харилцааны чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтэн болохын тулд өөрийгөө зогсоох эсвэл өөрийн ур чадвараа хөгжүүлэхийн өмнө та өөрийн давуу болон сул талыг ухамсарлах хэрэгтэй.
Та захидал бичих онолыг мэдэж болно, гэхдээ бодлоо томъёолох нь муу.
Та онолыг мэдэж, мэдээллийг товчхон хүргэх боломжтой боловч зөвхөн албан ёсны эсвэл зөвхөн хувийн хэв маягийг буруугаар ашиглаж болно.
Эдгээр гурван байр суурийн хослол нь өөр байж болох ч ойролцоогоор ижил хэмжээгээр ийм зохиогчдын захидал хангалттай үр дүнтэй байх болно.
Бизнесийнхээ үсгийг саяхан зурсан өнгөт зураг гэж харахыг хичээгээрэй. Цэнхэр, бэх нь мэдээлэл өгөх албан ёсны хэв маяг гэж төсөөлөөд үз дээ. Хүчтэй улаан бол хувь хүний сэтгэл хөдлөлийн хэв маяг юм. Танилцуулгын логик нь цэвэр хар өнгөтэй байна. Мэдээллийн эерэг мессеж нь нарлаг шар өнгөтэй байна. Та эв найртай зураг сурч байна уу? Таны захидалд ямар өнгө байсаар байгаа бөгөөд ямар утгатай гэж та бодож байна вэ?
Хэрэв та бизнес бичих ур чадвараа хэрхэн дээшлүүлэх талаар нухацтай бодож байгаа бол ганц алхам хийхээс өөр аргагүй болно - бичих явцаас үр дүн, эцэст нь хүлээн авагчийн шуудангийн хайрцганд орох зураг хүртэл.
Хэрэв та ямар зураг гарч ирснийг хэлэлцэхийг хүсч байвал надад дараах хаягаар бичээрэй. [имэйлээр хамгаалагдсан]
Ольга Швайченко, "Pro-Aktiv" сургалтын агентлагийн бизнесийн дасгалжуулагч
Та ажил дээрээ байнга бичдэг байж магадгүй: үйлчлүүлэгчдэд зориулсан борлуулалтын санал, дарга нарт зориулсан санамж бичиг, хамт ажиллагсдад имэйлийн тасралтгүй урсгал. Тэгэхээр та өөрийн зурвасуудыг тодорхой, сайн бүтэцтэй болгохын тулд яаж баталгаажуулах вэ? Мэдээллийн ерөнхий урсгалаас тэднийг хэрхэн ялгах вэ?
Мэргэжилтнүүд юу гэж хэлдэг вэ
Хязгаарлагдмал хугацаатай хэт ачаалалтай менежерүүд бизнес бичих ур чадвараа хөгжүүлэх нь уйтгартай, үүнээс гадна ашиггүй дасгал гэж боддог байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч энэ нь үр дүнтэй харилцах, бизнесээ хөгжүүлэх, өөрийгөө зөв байрлуулах боломжийг олгодог сонирхолтой, сайн бичсэн саналыг бүтээх чадвар юм. MIT Sloan Business School -ийн харилцаа холбооны ахлах багш Кара Блэкберн "Марвин Свифтийн нэгэнтээ маш зөв хэлсэнчлэн бичих нь ойлгомжтой байх нь бас бодлын тодорхой байдлыг илэрхийлдэг" гэж хэлжээ. "Та дэлхийн хамгийн шилдэг санаануудтай байж магадгүй, гэхдээ хэрэв та харилцаж чадахгүй бол хэн ч тэдний талаар мэдэхгүй байх болно" гэж тэр нэмж хэлэв. HBR -ийн Бизнесийн захидал харилцааны гарын авлагын зохиогч Брайан Гарнер "Аз болоход, хүн бүр бизнесийн захидлаар өсч хөгжих боломжтой." "Захидал бичих чадвартай байх нь хүмүүсийн төрсөн бэлэг биш" гэж тэр хэлэв. "Энэ бол өөрийгөө хөгжүүлэх чадвар юм." Хэрхэн энгийн, ойлгомжтой, үнэн зөв бичих талаар эндээс үзнэ үү.
Бичиж эхлэхээсээ өмнө бодож үзээрэй
Үзэг авах эсвэл гарын товчлуур дээр хуруугаа тавихаасаа өмнө юу хэлэхийг хүсч байгаагаа бодоорой. Гарнер хэлэхдээ "Шууд бичиж эхлэх нь олон хүмүүсийн гаргадаг нийтлэг алдаа юм." "Тэд бичих явцад санаа боловсруулдаг тул ийм мессеж нь муу бүтэцтэй болж, бодол санаа сэдэвээс сэдэв рүү үсэрч, давтагддаг. Өөрөөсөө асуугаарай: Энэ имэйл, санал, тайланг уншсаны дараа миний хүлээн авагч санаж байх миний имэйлийн цаана ямар санаа байна вэ? Хэрэв та өөрөө асуултандаа хурдан бөгөөд хялбархан хариулж чадахгүй бол текст бичихдээ яарч байгаа нь илт байна. "
"Та бодлоо цэгцлэхийн тулд хэсэг хугацаа зарцуулж, хүлээх хэрэгтэй" гэж Блэкберн зөвшөөрөв.
Тодорхой бичээрэй
Шууд цэг рүүгээ ор. Сургуульд сурч байсан бүтэц, бичгийн хэв маяг нь бизнесийн ертөнц дэх харилцаанд тийм ч тохиромжтой биш гэдгийг олон хүмүүс олж хардаг. "Бизнесийн захидал харилцааны хамгийн том алдаа бол захидлын гол санааг захидлын дунд шилжүүлэх явдал юм" гэж Гарнер хэлэв. Захидлын эхэнд гол санаагаа товч бөгөөд тодорхой бичих нь хүлээн авагчийн цагийг хэмнэж, таны мессежийг уншихаасаа өмнө таны цаашдын маргаан илүү үнэмшилтэй мэт санагдах болно. Урт санамж бичиг эсвэл санал гаргахдаа Гарнер үндсэн санаа эсвэл санал болгож буй шийдлийг эхний хуудасны эхэнд “150 ба түүнээс дээш үг” гэж бичихийг зөвлөж байна. "Үзэл бодлоо нэгтгэн дүгнэх чадвараа дээшлүүл" гэж тэр хэлэв. "Хэрэв захидлын танилцуулах хэсэг амжилтгүй болбол бүхэл бүтэн захидлын талаар ижил зүйлийг хэлж болно."
"Ус асгах" хэрэггүй
Блэкберн "Хүнд хэрэгтэй 3 үг бүү ашиглаарай" гэж зөвлөж байна. Уншсаны дараа өөрийн бичсэн захидлыг шүүмжлэлтэй үнэлж, үг бүр нь тухайн үсгийн мөн чанарыг илэрхийлэхэд чиглэгдсэн эсэхийг шалгаарай. Шаардлагагүй үг, өгүүлбэр бүрийг устга. Жишээлбэл, та "санал нэгтэй байх" гэж хэлж болохгүй, учир нь "санал нэгтэй" гэж хэлэхэд л хангалттай.
Гарнер хэлэхдээ: "Уншигч энэ мессеж хэтэрхий утгагүй болж байгааг ойлгох тэр мөчид анхаарал унтарч эхэлдэг." Тэрээр хэллэгийн оронд нэг үгээр хийхийг санал болгож байна ("үзэл бодол" гэсэн хэллэгийг нэг үгээр "үзэл бодол" гэж орлуулах нь дээр), нарийн төвөгтэй бүтцийг тодорхой үйл үгээр солих (хэн нэгэнд хамгаалалт өгөх - хамгаалах), товчлолыг ашиглах (англи хэл хийхгүй, оронд нь болохгүй, бид биш харин бид байна), боломжтой бол идэвхгүй үгийн оронд идэвхтэй үйл үгсийг ашигла ("хийх" биш "хийх").
Үг хэллэг, шинжлэх ухааны хэв маягаас зайлсхий
Бизнесийн захидал харилцааны үг, товчлолыг дагалддаг. Хэдийгээр захидал харилцаанд оролцохоос зайлсхийх боломжгүй, заримдаа бүр ашигтай болж хувирах нь ихэвчлэн тохиолддог боловч тэд залхуурал, төөрөгдөлд орсоор байгааг илтгэдэг. Хэрэв хэтэрхий их хэллэг байвал түүнийг хүлээн авагч таныг энэ зурвасыг автомат нисгэгч дээр бичсэн гэж бодож эхэлдэг бөгөөд дараа нь тэр таны юу яриад байгааг ойлгохоо болино. "Жаргон утга нэмдэггүй" гэж Блэкберн хэлэхдээ "тод байдал, товч ойлголт хэзээ ч загвараас гардаггүй." Гарнер шалгах хуудас, таг, цэнэглэгч гэх мэт зайлсхийх ёстой хэллэг, хэллэгийг "хар жагсаалт" үүсгэхийг санал болгож байна. Та хэт нарийн ярьсан яриаг ашиглахаас зайлсхийх хэрэгтэй. Ихэнхдээ зохиогчид энгийн үгийн оронд нарийн төвөгтэй, гоё үг ашиглах нь оюун ухааны шинж тэмдэг гэж андуурдаг. Харамсалтай нь энэ нь хэргээс хол байна.
Бичсэн зүйлээ дахин уншаарай
Уншигчийн оронд өөрийгөө тавь. Тэр таны бодлыг ойлгож байна уу, үүнийг амархан илэрхийлж байна уу? Таны текст энгийн, ойлгомжтой өгүүлбэрүүдээс бүрдсэн үү? Блэкберн догол мөрийг чангаар уншихыг зөвлөж байна. "Энэ нь дутагдалтай талуудыг өөрсдөө ил гаргахад хүргэдэг: төвөгтэй өгүүлбэр, шаардлагагүй урт догол мөр бүхий хэсэг" гэж тэр хэлэв. Хамтран ажиллагч эсвэл найзаасаа бүтээлээ, эсвэл хэд хэдэн хамт олон, найз нөхдөө засварлахыг хүсэхээс бүү ай. Үзэл бодлоо илэрхийлэх боломжийг тэдэнд олгоорой, үүнд гомдоохгүй байх. Гарнер хэлэхдээ "Залруулга унших нь нөхөрсөг сэтгэлийн тус болно." Энэ бол түрэмгийлэл биш юм.
Өдөр бүр дасгал хий
"Бичих нь ур чадвар юм" гэж Блэкберн хэлэв. "Дадлага хийснээр ур чадвар сайжирдаг." Гарнер таныг өдөр бүр сайн бичигдсэн материалыг уншиж, үгийн сонголт, өгүүлбэрийн бүтэц, санаа бодлоо илэрхийлэхдээ болгоомжтой байхыг зөвлөж байна. "The Wall Street Journal -ийн хэв маягт анхаарлаа хандуулаарай" гэж тэр хэлэв. Загвар, дүрмийн гарын авлага аваарай: Гарнер Фоулерын орчин үеийн англи хэлний хэрэглээг санал болгож байна. Хамгийн гол нь хянан үзэх, засварлахын тулд хуваарьтаа цаг гаргаарай. "Бичих, засварлах нь таны хэв маягийг сайжруулдаг. Түргэн өөрчлөлтийг хүлээх хэрэггүй гэж Блэкберн зөвлөж байна. "Энэ цагийг зөв зүйлд зарцуулсан, учир нь өндөр чанартай текст бичдэг хүмүүс ажлаа өндөр чанартай хийдэг бөгөөд энэ нь мэдэгдэхүйц юм."
Дараахь зүйлийг санаарай.
Юу хийх вэ:
- Мессежийг аль болох тодорхой, үр дүнтэй болгохын тулд юу хэлэх ёстойгоо урьдчилан бодож үзээрэй.
- Үгийг дэмий үрэх хэрэггүй, богино өгүүлбэр ашиглаж, үргэлж цэг хүртэл бичээрэй.
- Хэл ам, үг хэллэгээс зайлсхий. Үүний оронд та танилцуулгын энгийн, ойлгомжтой байхыг хичээх хэрэгтэй.
- Текст бичих боломжгүй гэж битгий мартаарай. Байнга дасгал хий, хүн бүр бичих чадвараа хөгжүүлж чадна.
- Эхний үсэг нь хамгийн сайн, эсвэл хамгийн сайн нь гэж бүү бодоорой. Аливаа баримт бичгийг өөрчлөх боломжтой.
- Таны зурвасын гол зурвасыг бүү нуу. Зурвасын мөн чанарыг хамгийн эхэнд нь хэлэх ёстой.
Дэвид МакКомби McKinsey & Company -ийн ахлах зөвлөхөөр ажилд орохдоо Харвардын Хуулийн Сургуульд гайхалтай эзэмшсэн бичгийн хэв маяг нь компанийн удирдлагын түвшинд бизнесийн харилцаанд огт тохиромжгүй болохыг тэр даруй ойлгов. "Асуудал нь миний бодлын бүтэцтэй холбоотой байсан" гэж Дэвид дурсав. "Надад хэрэгтэй байгаа гадны үзэл бодлыг олж авах нь асуудлын голыг илүү хурдан ойлгохыг надад зааж өгсөн юм."
"Хууль эрх зүй эсвэл эрдэм шинжилгээний хэв маяг нь бүх үйл явцыг урт, уйтгартай тайлбарласан материалаас бүрддэг бөгөөд дүгнэлтийг эцэс хүртэл хойшлуулдаг" гэж тэр тайлбарлав. "Гэсэн хэдий ч бизнесийн захидал харилцааны хувьд дүгнэлтээс эхлэх нь зүйтэй бөгөөд эсрэгээр биш юм."
Дэвид энэхүү арга барилаа Майами хотод бий болгосон хувийн хөрөнгө оруулалтын компани болох МакКомби группт шилжүүлжээ. "Миний хамгийн чухал гэж үздэг захидал би хамтрагчдаа дахин уншихын тулд илгээдэг" гэж Дэвид хэлэхдээ өөрөө засварлахаас илүү үр дүнтэй гэж хэлэв. Бид одоо энэ эсвэл тэр санааг хэрхэн илүү сайн илэрхийлэх, илүү нарийвчлалтай илэрхийлэх талаар ярьж байна.
Текст дээр ажиллах нь Дэвидийн санал бодол нь түүнийг хүлээн зөвшөөрөгдсөн мэргэжилтэн болох салбарт чухал ач холбогдолтой байдагтай шууд холбоотой юм. Тэрээр одоогоор өөрийн компанийг үүсгэн байгуулсан орчинд онцгой байр суурь эзэлдэг Гэр бүлийн оффистын шууд хөрөнгө оруулалтын гарын авлага хэмээх ном бичиж байна.
"Бизнесийн захидал бичихэд бүх зүйл надад ойлгомжтой байсан ч гэсэн би энэ асуудлыг үргэлжлүүлэн сайжруулахыг хүсч байна. Илүү их дасгал хийх тусам сайн.
Кейс судалгаа No2: Хэрхэн зөв бичиж сурах
Тим Глова стратегийн маркетингийн чиглэлээр амжилттай карьераа бий болгож чадсан боловч цааш явахаар шийджээ. "Намайг зөвхөн технократ биш, харин сэтгэгч удирдагч гэж ойлгохыг хүсч байсан" гэж Тим хэлэв. "Үүнийг хийхийн тулд би олон нийтийн өмнө үг хэлж, санаа бодлоо түүнд танилцуулах хэрэгтэй байсан."
Яриа нь ойлгомжтой, ойлгомжтой, зөв бүтэцтэй байх ёстой бөгөөд дараа нь түүний нэр хүнд улам бүр нэмэгдэх болно гэдгийг тэр мэдэж байсан. Түүний захидлуудыг хамт ажиллагсад, түүнтэй ижил түвшний мэргэжилтнүүд хүлээж авсан боловч түүний туршлага шинжлэх ухааны салбарт илүү байв. Тиймээс Тим хэв маягийг мэдрэхийн тулд McKinsey Quarterly гэх мэт бизнесийн бүх төрлийн уран зохиолыг уншиж эхлэв. "Би тэдний харилцах арга хэлбэрийг судалж, бичвэрээ ойлгомжтой, үнэмшилтэй харагдуулахаар бичихийг хичээсэн" гэж Тим хэлэв.
Текст дээр ажиллахдаа тэрээр өөрчлөгдөхгүй зан үйлийг - үүрэг даалгаврыг танилцуулсан. Тайлан эсвэл санамж бичиг бичиж эхлэхээсээ өмнө тэрээр үндсэн гурван ажлыг тодорхойлж эхлэв. "Та компьютер дээр бичиж, эцсийн зорилгоо урд нь харах боломжтой" гэж тэр хэлэв. Гадуур зугаалж, үл мэдэгдэх чиглэлд явж байгаа юм шиг л байна.
Тим зөвхөн бичээд зогсохгүй имэйл, дуут мессежээ сайжруулах боломжтой болсон. "Энэ ур чадвар нь түүний харилцааны бүх хэв маягт нэвт шингэсэн" гэж хамт ажиллагсад нь хэлэв. Тимийн зохиолууд уншигчдыг олсон. Түүний зарим бүтээлийг 100,000 удаа татсан бөгөөд Fortune 50 байгууллага саяхан түүний нэг бүтээлийг боловсон хүчин бэлтгэх, хөгжүүлэх дотоод програм болгон ашиглажээ.
Тим түүний ахиц дэвшилд сэтгэл хангалуун байгаа боловч тэнд зогсох нь үнэ цэнэтэй зүйл биш гэж тэр үзэж байна. "Бид өөрсдөө ажиллахаа зогсоох ёсгүй" гэж тэр хэлэв. "Ур чадвар эзэмшсэн даруйдаа үүнийг нэгтгэх ёстой."
HBR -ийн материалд үндэслэсэн болно
Бизнесийн харилцааг захидал харилцаагүйгээр төсөөлөхийн аргагүй, учир нь хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг. Бизнесийн захидал харилцааны хамгийн тулгамдсан асуудал
Бизнесийн харилцааг захидал харилцаагүйгээр төсөөлөх боломжгүй, учир нь хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг. Бизнесийн захидал харилцаа нь тулгамдсан асуудлуудын ихэнхийг богино хугацаанд шийдвэрлэхэд тусалдаг боловч ёс зүйн дүрмийг дагаж мөрдөхгүй байх, захидал логикгүй байдлаар бүтээх нь түншлэлд хор хөнөөл учруулж эсвэл боломжит үйлчлүүлэгчийг холдуулж болзошгүй юм. Албан ёсны хэлэлцээний нэгэн адил тодорхой дүрмүүд байдаг: захидлын дизайн, харилцааны хэв маяг.
Бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрэм
1. Захидал бичихээс өмнө түүний шинж чанарыг шийдээрэй.
захидлын төрөл (бүрхэвч, баталгаа, захиалга, сануулга, мэдэгдэл гэх мэт. танилцуулах захидал эсвэл хариу өгөхийг санал болгох);
хүлээн авагчийн хүртээмжийн зэрэг (шаардлагатай бүх цэгүүдийг нэг үсгээр хэлэх боломжтой юу эсвэл танд нэг секундын дараа тодруулах шаардлагатай болно);
хүргэх яаралтай байдал (хэрэв захидал яаралтай байвал захиалсан шуудан эсвэл имэйлээр илгээх нь дээр).
2. Захиагаа одоо байгаа загваруудын дагуу хийтөрөл дээр үндэслэн ГОСТ R 6.30-2003 дээр үндэслэв. "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Байгууллагын болон захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичиг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлага ".
3. Аливаа бизнесийн захидал дараахь ерөнхий бүтэцтэй байдаг.
- илгээгч байгууллагын нэр;
- бичсэн огноо;
- хүлээн авагчийн хаяг, тодорхой сурвалжлагчийн заалт;
- танилцуулах хаяг;
- захидлын сэдэв, зорилгын талаархи заалт;
- үндсэн текст;
- дүгнэлт (эелдэг найрсаг томъёо);
- илгээгчийн гарын үсэг;
- өргөдөл, хуулбарыг тараах заалт (хэрэв байгаа бол).
4. Бизнесийн захидал бэлдэхдээ Microsoft Word текст засварлагчийг ашиглана уу:
Times New Roman үсгийн маяг, 12-14 p хэмжээтэй, мөр хоорондын зай-1-2 p;
захидлын хуудасны дугаарыг баруун доод талд байрлуулна уу;
А4 хэмжээтэй маягт дээр текст хэвлэхдээ 1.5-2 мөр хоорондын зай, А5 ба түүнээс бага - нэг мөр хоорондын зайг ашиглана. Шаардлагатай зүйлсийг үргэлж нэг мөр хоорондын зайнд бичдэг.
5. Хэрэв та байгууллагын нэрийн өмнөөс үйл ажиллагаа явуулж байгаа бөгөөд цаасан хэлбэрээр захидал илгээх гэж байгаа бол, хэвлэмэл хуудас ашиглахаа мартуузайУчир нь түүний оршихуй нь танай компанийн онцлог шинж болно. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудасны дизайныг онцгой анхааралтай авч үзвэл энэ ур чадвар нь оффисын ажилчдын хувьд заавал байх ёстой.
6. Олон улсын захидал харилцааны хувьд захидал хүлээн авагчийн хэл дээр эсвэл англи хэл дээр байх ёстой(бизнесийн харилцаанд хамгийн түгээмэл тохиолддог).
7. Зөв, ажил хэрэгч өнгө аясыг хадгал... Захидлаа давж заалдах хүсэлтээр эхлүүлээрэй, энэ нь сурвалжлагчтай ойр дотно байдлаасаа хамааран "Эрхэм хүндэт + бүтэн нэр", "Эрхэм хүндэт + бүтэн нэр" гэсэн үгээр эхэлж болно. Хаяг дахь хаяг эсвэл хүлээн авагчийн заалт дээрх үгсийг хэзээ ч товчлох ёсгүй гэдгийг санаарай. ёс зүй. Хамтран ажилласанд талархсанаа илэрхийлж захидлаа үргэлж төгсгөөрэй. Гарын үсэг зурахаас өмнө "Хүндэтгэсэн, ..." эсвэл "Хүндэтгэсэн, ..." гэсэн хэллэг байх ёстой. Та сурвалжлагчтай найрсаг харилцаатай байсан ч албан ёсны захидал харилцаанд "танд" хандах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй юм.
8. Үгийн санг анхааралтай сонгож, буруу, тодорхой бус хэллэг, мэргэжлийн ур чадварыг хэт ашиглахаас зайлсхий... Захидал тодорхой байх ёстой.
9. Захидлын агуулгыг семантик догол мөр болгон хуваа, ингэснээр хүлээн авагч ойлгоход хэцүү биш юм.... Дүрмийг дагаж мөрдөөрэй: эхний ба сүүлийн догол мөр нь хэвлэх боломжтой дөрвөн мөрөөс хэтрэхгүй, үлдсэн хэсэг нь наймаас хэтрэхгүй байх ёстой.
10. Бизнесийн захидалд хүлээн зөвшөөрөгдсөн ёс зүйн дагуу хариулна уу.бичгээр гаргасан хүсэлтээр - хүлээн авснаас хойш 10 хоногийн дотор; факс эсвэл имэйлээр илгээсэн захидалд - амралтын өдрүүдийг эс тооцвол 48 цагийн дотор.
Байгууллагын дотоод бизнесийн захидал харилцаа
Компанийн ажилчдын хоорондох бизнесийн захидал харилцаа нь гуравдагч этгээдэд илгээсэн захидал харилцаатай харьцуулахад илүү хялбар байдаг.
- лаконик байх;
- бизнесийн шинж чанартай байх;
- захидалд огноог зааж өгөх ёстой;
- захидлын төгсгөлд эелдэг томъёо, гарын үсэг байна.
Байгууллагын доторх бизнесийн захидал харилцааны жишээ бол тухайн үеийн баатар эсвэл албан тушаал ахисан ажилтанд хаягласан менежер, багийн нэрийн өмнөөс илгээсэн баярын захидал байж болно.
Төслүүдийг бичгээр хэлэлцэх үед бизнесийн захидлын заавал байх ёстой зарим элементүүдийг ихэвчлэн ашигладаг - сэдвийн заалт, давж заалдах хүсэлт, асуудлын мөн чанарыг хураангуйлах, хэвлэмэл гарын үсэг бүхий эелдэг томъёо.
Захидлын хэлбэр, шаардлагатай загварыг бизнесийн захидал харилцааны түвшин, хүлээн авагчид өгөхийг хүсч буй мэдээллийн төрлөөс хамааран сонгох ёстой гэдгийг санаарай.
Төрийн албан хаагчид өдөр бүр иргэдийн олон хүсэлтэд хариу өгдөг. Албан бичиг бичих нь амаргүй ажил бөгөөд нэмэлт мэдлэг шаардагдана. Үүнийг хүртээмжтэй, ойлгомжтой хэл ашиглан хэрхэн чадварлаг, хурдан хийж сурах вэ? Москвагийн Засгийн газрын MSUU жорыг мэддэг бөгөөд хоёр жилийн турш нийслэлийн албан тушаалтнуудад бизнесийн захидал харилцааны үндсийг заадаг. 2015 онд мэргэжил дээшлүүлэх хамгийн алдартай хөтөлбөрүүдийн нэг нь өөрчлөгдсөн. Энэ нь улам бүр сонирхолтой болж, илүү сонирхолтой болсон.
Зөөврийн компьютер, сургалтын хэрэгслээр зэвсэглэсэн төрийн албан хаагчид ажлаа хичээнгүйлэн гүйцэтгэдэг. Иргэдийн хүсэлтэд дүн шинжилгээ хийж, бичгээр хариу бичих, дүрмийн нарийн төвөгтэй бүтцийг хялбарчлах, эерэг мэдэгдлийг томъёолох, бүр үндэслэлгүй гомдлыг зөв уншиж сурах.
"Зөв хариу өгөх, гомдлыг шинжлэх, сэтгэл хөдлөлийг баримтаас салгахын тулд" Москвагийн Засгийн газрын Захиргааны Москвагийн Улсын Их Сургуулийн сургагч багш нарт заа. - Сэтгэл хөдлөл нь хүсэлтийн мөн чанарыг ойлгоход хэцүү болгодог. Тухайн хүний сэтгэл ханамжгүй байдлыг үүсгэсэн баримтууд болон түүнд тавигдах тусгай шаардлагуудыг тодруулаарай. "
Танилцуулга, богино хариулт, эерэг төгсгөл. Үндэслэлгүй гомдолд хариу өгөх бүтэц нь энгийн бөгөөд бусад албан бичгээс ялгаатай. Энэ нь давж заалдах хүсэлтэд талархал илэрхийлэхгүйгээр богино, төвийг сахисан байх ёстой. Гэсэн хэдий ч төгсгөл нь товч бөгөөд үргэлж эерэг байх ёстой. Нөхцөл байдал хуулийн дагуу эсвэл эерэг өөрчлөлтийн үр дүн гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Москвагийн засгийн газрын үйл ажиллагааны үр дүнг иш татах, хэлтэс, муж, захиргааны вэбсайт дахь дүрэм журам, эх сурвалжид лавлагаа өгөх нь зүйтэй. Та захидлын зохиогчийг төслүүдэд оролцохыг урьж, түүний аз жаргалгүй байгаа байдлыг сайжруулахад туслах болно.
"Захидалд дүн шинжилгээ хий." Юуны төлөө?
Албан тушаалтнуудад үйлдлийн ганц алгоритмыг ашиглахыг үргэлж зөвлөж байна: хүлээн авагчид дүн шинжилгээ хийж, түүний хүсэлтийн зорилгыг тодорхойлох, захидлын бүтцийг бий болгох, зохион байгуулах (хэв маяг, хэл), илгээхээс өмнө шалгах.
Тухайн хүнд ямар шаардлага тавьдаг вэ? Түүний сонирхол юу вэ? Түүний хүлээж буй хариулт ямар байх ёстой вэ? Эрх баригчдын үйлдлийг дүрсэлсэн тодорхой тоо баримт, баримтууд эсвэл өргөтгөсөн мэдээлэл түүнд юу үнэмшилтэй байх болно гэж та бодож байна вэ? Зөв дүн шинжилгээ хийсний дараа та аль хариултыг өгөхөө хурдан тодорхойлж чадна. Таны зорилгод хүрэх эсэх нь хүлээн авагчийн хүсэлтийг хангах эсэхээс хамаарна.
Дүрэм 4P
Хэрэв та 4P дүрмийг ашиглавал хариултаа хурдан бичиж сурах боломжтой: “Дүгнэлт. Шийдэл. Тодруулга. Зөвлөмж ". Захидлын бүтэц нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.
Текстийг хэрхэн хялбарчлах вэ?
"Бид хүлээн авагчийн оронд өөрийгөө тавихыг үргэлж зөвлөж байна" гэж төрийн болон хотын ажилтнуудын сургалтын хэлтсийн орлогч дарга хэлэв. Наталья Грызунова... - Дараа нь текстийг уншихад хялбар эсэх нь тодорхой болно. Хэрэв өгүүлбэрт 20-25-аас дээш үг байвал түүнийг хоёр ба түүнээс дээш энгийн өгүүлбэр болгон хуваасан нь дээр. Та нарийн төвөгтэй үг хэллэг, ойлгомжгүй товчлолоос зайлсхийх хэрэгтэй. Бид чухал мэдээллийг хүлээн авагчдад хүртээмжтэй хэлээр хүргэхийг хичээх ёстой. "
18 цагийн сургалт нь сургалтын хэлбэрээр явагддаг. Албан ёсны хариултыг бэлтгэхэд гарсан ердийн алдааны дүн шинжилгээг албан тушаалтнуудын практик туршлагаас авсан болно. Үсэг бичих, цэг таслал тавихад хүндрэлтэй тохиолдлуудыг нарийвчлан авч үзнэ.
Сонсогчид сургалтын материалыг илүү сайн шингээж авахын тулд энэ жил бүлгийнхээ тоог багасгахаар шийдсэн. Өмнө нь үүнд 40 хүн байсан бол одоо 20 хүн байгаа бөгөөд тэд дөрөв биш, хосоороо ажилладаг. Энэ нь практик дасгалуудыг илүү үр дүнтэй боловсруулахад тусалдаг. Сургалтын явцад илүү олон тохиолдол гардаг - алдаагаа засах эсвэл текстийг сайжруулах шаардлагатай албан бичгийн жишээ.