Այցելուների ընդունման տեխնոլոգիա. Քարտուղարի դերը այցելուների ընդունելության կազմակերպման գործում 8 կազմակերպում է տարբեր կատեգորիաների այցելուների ընդունելություն.

Այցելուներ ընդունելը քարտուղարի կարևորագույն գործառույթներից է, որի ընկերասիրությունը, ուշադրությունը, քաղաքավարությունը և քաղաքավարությունը մեծապես որոշում են ընդունելության սենյակի մթնոլորտը:

Ընկերության քարտուղարը պատասխանատու է բոլոր այցելուների ընդունելության կազմակերպման համար, իսկ մենեջերի քարտուղարը կազմակերպում է հյուրերի ընդունելությունը ղեկավարության կողմից:

Կազմակերպության աշխատակիցների ընդունելություն

Քանի որ քարտուղարն օգնում է մենեջերին իր աշխատանքային օրվա պլանն իրագործելիս, նրան հաճախ իրավունք է տրվում որոշել, թե ում հետ պետք է հանդիպի մենեջերը, և ովքեր կարող են ուղղորդվել այլ պաշտոնյաների. ինչ հարցեր են պահանջում հրատապ, առաջնահերթ լուծում և կառավարչական ուշադրություն:

Ղեկավարի ընդունելություն կազմակերպելիս քարտուղարը պետք է իմանա և ազատ արձակի այն անձանց, ովքեր ցանկացած պահի մուտք ունեն իրեն: Ընթացիկ հարցերը լուծելու համար կազմակերպության մնացած աշխատակիցներին ընդունելու համար ցանկալի է սահմանել ժամեր և օրեր, ինչը հիմք է հանդիսանում ղեկավարի աշխատանքային օրվա ռացիոնալ պլանավորման համար: Ընդունելություն եկող աշխատակիցներին պետք է դիմել անուն-ազգանունով և հայրանունով, ինչի համար քարտուղարը պետք է ունենա կազմակերպության բոլոր աշխատողների ազգանունը (առաջին և հայրանունով) ցուցակը:

Կազմակերպության աշխատակիցների ընդունելություն հակիրճ ընթացիկ աշխատանքային հարցերի համար

Ցանկացած ընկերությունում ամեն օր առաջ են գալիս աշխատանքային բազմաթիվ խնդիրներ, որոնք պահանջում են արագ լուծումներ։ Այս հարցերը կարող են լուծվել մի քանի րոպեի ընթացքում, իսկ եթե ենթական հնարավորություն չունենա դրանք համաձայնեցնել ղեկավարի հետ, ապա նրա աշխատանքը կարող է դանդաղել։ Գործառնական հակիրճ հարցերը ներառում են.

● ինչ-որ բանի համար բանավոր թույլտվություն ստանալը (օրինակ, աշխատողը ցանկանում է իմանալ, արդյոք նա կարող է օգտագործել ծառայողական մեքենան);

● ցանկացած գործողությունների համակարգում (օրինակ՝ աշխատողին հանձնարարված է հանդիպում կազմակերպել մատակարարների հետ, և նրա համար կարևոր է համաձայնեցնել հանդիպման ժամը, մասնակիցների ցուցակը և անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկը):

● հակիրճ տեղեկատվության ստացում (օրինակ՝ հանձնարարականը կատարելու համար աշխատողը պետք է ստանա կազմակերպության կոորդինատները և դրա մասին հակիրճ տեղեկատվություն, որն ունի ղեկավարը);

● հակիրճ տեղեկատվության տրամադրում (օրինակ, աշխատողը կարևոր բանակցություններ է վարել և ցանկանում է անմիջապես զեկուցել ղեկավարին դրանց արդյունքների մասին);

● փաստաթղթերի ստորագրում (վճարման հանձնարարականներ, պատվերներ, հրահանգներ, պայմանագրեր և այլն): Բայց չպետք է մոռանալ, որ փաստաթղթերի ստորագրումը միշտ չէ, որ արագ գործընթաց է։ Օրինակ, աշխատողը վստահեցնում է, որ ինքը «մի քանի րոպե անելու բան ունի, ուղղակի պայմանագիր ստորագրիր», և հետո պարզվում է, որ ղեկավարն առաջին անգամ է տեսնում այս պայմանագիրը և ստորագրելուց առաջ պետք է մանրակրկիտ ուսումնասիրի այն:

Կան հարցեր, որոնք ենթակաների տեսանկյունից ցանկացած կազմակերպությունում պահանջում են հրատապ լուծումներ։ Այնուամենայնիվ, եթե յուրաքանչյուր աշխատող դիմի մենեջերին, քանի որ նման խնդիրներ են առաջանում, ապա ղեկավարի ամբողջ աշխատանքային ժամանակը կծախսվի դրանց լուծման վրա: Այդ իսկ պատճառով կարևոր է հրատապ խնդիրներով այցելուների հոսքի ճիշտ կազմակերպումը։ Յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է գտնի իր լուծումը, դրա համար օպտիմալ, բայց, ամփոփելու համար, կարող եք անել հետևյալը. բոլոր հարցերը խմբավորված են, և յուրաքանչյուր խմբի հետ աշխատանքը կազմակերպվում է որոշակի ձևով:

Փաստաթղթերի նախագծեր, որոնք ղեկավարը պետք է նախ ուսումնասիրի որևէ որոշում կայացնելուց առաջ(պատվերների նախագծեր, հրահանգներ, նամակներ, պայմանագրեր, գովազդային և տեղեկատվական նյութեր, հուշագրեր) , Քարտուղարը դրանք հավաքում է «Դիտարկման համար» թղթապանակում: Օրվա ընթացքում այդ փաստաթղթերը կուտակվում են քարտուղարի մոտ, և մենեջերը դրանք դիտում է միանգամից աշխատանքային օրվա վերջում կամ հաջորդի սկզբում։

Կառավարիչը կարող է քարտուղարին տեղեկացնել, որ փաստաթուղթը հրատապ քննարկման է սպասում. երբ կատարողը բերի փաստաթուղթը, քարտուղարն այն անմիջապես կփոխանցի կառավարչին: Եթե ընկերությունն օգտագործում է էլեկտրոնային փոստը տեղեկատվության փոխանակման համար, ապա կատարողները էլեկտրոնային փոստով փաստաթղթեր են ուղարկում քարտուղարին: Դրանից հետո քարտուղարը տպում է փաստաթղթերը և դրանք դնում «Վերանայման համար» թղթապանակում:

Երբեմն աշխատակիցները նամակներ են ուղարկում ուղղակիորեն մենեջերին. նման հաղորդագրությունները շեղում են ղեկավարի ուշադրությունը նույնքան, որքան այցելությունները: Եթե ընկերությունը մեծ է, դա հանգեցնում է նրան, որ կառավարիչը ծանրաբեռնված է և աշխատում է հրշեջ բրիգադի ռեժիմում: Բացի այդ, մենեջերների մեծ մասը նախընտրում է փաստաթղթերն ուսումնասիրել թղթի վրա՝ անմիջապես նշելով հարցերը և մեկնաբանություններ անելով:

Փաստաթղթեր, որոնք կառավարիչը արդեն տեսել և հաստատել է, ստորագրման պատրաստ,Քարտուղարը այն տեղադրում է «Ստորագրության համար» թղթապանակում: Կառավարիչը կարող է ստորագրել այդ փաստաթղթերը միանգամից՝ դրա համար հատկացնելով 10-15 րոպե կամ օրվա կեսին (բեռնաթափման համար), կամ օրվա սկզբին և վերջում (մարզվելու կամ հոգնածության շրջան):

Իսկապես հրատապ հարցերկարող է լուծվել հեռախոսով (եթե ձեզ հարկավոր չէ ուսումնասիրել կամ փաստաթղթեր ստորագրել): Սա թույլ է տալիս զգալի ժամանակ խնայել: Քարտուղարը հարցնում է աշխատակցին, թե ինչ հարց ունի, և հեռախոսով զեկուցում է մենեջերին, իսկ մենեջերը որոշում է՝ կխոսի աշխատակցի հետ, թե ոչ։ Եթե ղեկավարը որոշել է չխոսել, նա կարող է կամ հարցը փոխանցել որևէ մեկին (օրինակ՝ իր տեղակալին), կամ խնդրել աշխատակցին գրել հարցը գրավոր և դնել «Վերանայելու համար» թղթապանակում, կամ խնդրել աշխատակցին. կապվեք նրա հետ մեկ այլ ժամանակ:

Վերոհիշյալ բոլոր խմբերը սովորաբար կազմում են բոլոր հրատապ խնդիրների մոտ 80%-ը: Տեսակավորելուց հետո մնում է հարցերի 20%-ը, որոնք իսկապես պահանջում են հրատապ հանդիպում լուծել։

Հնարավոր տարբերակներ

Քարտուղարի և ղեկավարի համատեղ ջանքերով դուք կարող եք աստիճանաբար վերապատրաստել աշխատակիցներին հարցեր կուտակելու համար և օրական առավելագույնը մեկ անգամ գալ մենեջերի մոտ՝ հարցերի ցանկով։ Եթե նման նորամուծությունը հնարավոր լինի իրականացնել, այն զգալիորեն կթեթևացնի ղեկավարի ծանրաբեռնվածությունը: Այս դեպքում յուրաքանչյուր ենթակայի կարող եք 10–15 րոպե հատկացնել աշխատանքային օրվա ավարտին կամ սկզբին՝ ընթացիկ հարցերը լուծելու համար։ Այս գործընթացը օպտիմալացնելու համար կարող եք ժամանակացույց ստեղծել:

Աշխատանքային հարցերի շուրջ մանրամասն զրույցի համար կազմակերպության աշխատակիցների ընդունելություն

Ցանկացած ընկերության գործունեության ընթացքում առաջանում են նաև ոչ առանձնապես հրատապ, բայց միաժամանակ կարևոր և մանրամասն քննարկում պահանջող հարցեր։ Այս խնդիրները չեն կարող լուծվել անմիջապես, մի քանի րոպեում կամ հեռախոսով: Այս հարցերը ներառում են.

● աշխատողին հետադարձ կապի տրամադրում ցանկացած լայնածավալ աշխատանքի արդյունքների վերաբերյալ, օրինակ՝ ծրագրի ավարտից հետո կամ երկարատև բանակցություններից հետո;

● գլոբալ խնդրի վերաբերյալ որոշում կայացնելը, օրինակ՝ աշխատողի հետ քննարկել խոշոր մատակարարների մի քանի առաջարկներ և ընտրել օպտիմալը.

● աշխատողի պլանների և հաշվետվությունների (ամսական, եռամսյակային, տարեկան) քննարկում;

● կատարողականի գնահատման զրույց, երկար ժամանակով (վեց ամիս, մեկ տարի) աշխատողի կատարողականի քննարկում.

● աշխատանքի բարելավման, վերակազմակերպման, ռազմավարության փոփոխության և այլ գլոբալ խնդիրների վերաբերյալ աշխատողների առաջարկների և գաղափարների քննարկում:

Նման հարցերը քննարկելու համար մենեջերին անհրաժեշտ է շփվել ենթակաների հետ առնվազն 20-30 րոպե, չնայած ամենից հաճախ նման խոսակցությունները տևում են մոտ մեկ ժամ: Հետեւաբար, նման հարցերը սովորաբար չեն լուծվում արագ արձագանքման ռեժիմում: Ամեն ինչ հանգիստ քննարկելու համար մենեջերը պետք է վստահ լինի, որ իրեն մեկ ժամ է մնացել։ Այդ իսկ պատճառով ընթացիկ խնդիրներին չվերաբերվող հարցերի ընդունելության գործընթացը պետք է կազմակերպվի հատուկ ձևով։ Եթե ընկերությունը մեծ է, և կառավարիչը կանոնավոր կերպով շփվում է կարևոր հարցերի շուրջ մեծ թվով ենթակաների հետ (ավելի քան 10), ապա լավագույնն է հանդիպումների մատյան պահել:

Կառավարիչը կոնկրետ ժամանակ նշանակելուց հետո անհրաժեշտ է տեղեկացնել աշխատակցին: Որպեսզի չմոռանաք, թե ով է ծանուցվել, ով` ոչ, կարող եք նշումներ կատարել անմիջապես ամսագրում:

Կառավարիչը կարող է ընդունելության ամսաթիվ նշանակել, կամ կարող է նշել կոնկրետ ժամ. ամեն ինչ կախված է նրանից, թե կազմակերպությունը սովորաբար ինչպես է պլանավորում իր աշխատանքային օրը: Ժամադրության ժամերը նա կարող է ընտրել ինքն իրեն, կամ քարտուղարը, ելնելով աշխատանքային գրաֆիկից, պայմանավորում է ազատ ժամանակի համար։

Կարող է պատահել, որ աշխատողը զբաղված լինի այն ժամին, որի համար նախատեսված է հանդիպումը (օրինակ, նա բանակցություններ է վարում հաճախորդի հետ), և նա չկարողանա հասնել մենեջերի հետ հանդիպմանը: Նման իրավիճակների առաջացումը կանխելու համար աշխատակիցները կարող են «Ծանոթագրություն» սյունակում նշել, թե երբ է նրանց հարմար հանդիպել կամ երբ են լինելու զբաղված: Ամեն դեպքում, օր նշանակելուց հետո քարտուղարը պետք է պարզի, թե արդյոք այս ժամանակը հարմար է աշխատակցին և, անհրաժեշտության դեպքում, վերանշանակի հանդիպումը:

Բացի նախնական գրանցումից, փոքր ընկերություններում յուրաքանչյուր աշխատակցի համար կարելի է որոշակի ժամանակ սահմանել՝ շաբաթը մեկ անգամ, երբ նա կարող է քննարկել իր մեջ կուտակված բոլոր լուրջ հարցերը։ Այս կարգը համախմբելու համար մշակվում է ընդունելության ժամանակացույց:

Կազմակերպության աշխատակիցների ընդունելություն անձնական հարցերով

Այս հարցերը ներառում են.

● արձակուրդի խնդրանք, այդ թվում՝ առանց վարձատրության.

● ծննդաբերության արձակուրդի քննարկում;

● աշխատանքի և ուսման համատեղման հնարավորության քննարկում;

● ցանկացած անձնական/ընտանեկան հանգամանքների պատճառով աշխատանքային գրաֆիկը փոխելու խնդրանք.

● կարիերայի աճի կամ այլ բաժին տեղափոխվելու հնարավորության քննարկում;

● աշխատավարձերի բարձրացման հնարավորության քննարկում;

● պաշտոնանկության քննարկում.

Նման հարցերը հազիվ թե լուծվեն անմիջապես, քանի որ ղեկավարը ցանկացած դեպքում կցանկանա պարզել աշխատողի խնդրանքի պատճառները և որոշել, թե ինչպես լավագույնս կատարել այն (եթե հնարավոր է): Թե՛ աշխատակցի, թե՛ ղեկավարի համար ավելի լավ կլինի, եթե այս հարցերը լուծվեն հանգիստ միջավայրում։ Ուստի այս դեպքում հանդիպումը պետք է նախապես համաձայնեցված լինի։ Այնուամենայնիվ, անձնական խնդիրները տարբերվում են աշխատանքային խնդիրներից նրանով, որ աշխատակիցները (և երբեմն ղեկավարները) չեն ցանկանում, որ զրույցի բովանդակությունը հայտնի լինի որևէ մեկին, ներառյալ քարտուղարին: Անձնական հարցերի համար նշանակումներ կարող են կատարվել նույն ամսագրում, ինչ աշխատանքային հարցերի դեպքում: Սակայն «Հարց» սյունակում նշվում է միայն «անձնական»՝ առանց մանրամասների նշելու։ Երբ ղեկավարը որոշում է հանդիպման օրը, նա կարող է կապ հաստատել աշխատակցի հետ և ուղղակիորեն պարզել հարցի էությունը նրանից (սովորաբար ընդունված չէ նման հարցերի պարզաբանումը վստահել քարտուղարներին):

Աշխատակիցների անձնական հարցերի համար հատուկ ժամանակ կա

Որոշ խոշոր կազմակերպություններում մենեջերները հատուկ օրեր են նշանակում աշխատակիցների անձնական խնդիրների լուծման համար: Կախված կազմակերպության չափից և հարցումների հոսքից, դա կարող է լինել, օրինակ, ամսվա առաջին ուրբաթ օրը ժամը 16:00-ից մինչև 20:00-ն կամ նույնիսկ ամեն հինգշաբթի, ժամը 18:00-ից 20:00-ն: Շաբաթվա կոնկրետ ժամը և օրը սահմանվում է ըստ իրավիճակի, շատ դեպքերում դա երեկոյան ժամերին է, մասամբ՝ աշխատանքային օրվա ավարտից հետո։ Սա հարմար է մենեջերի համար, քանի որ աշխատանքային ժամերին ընթացիկ գործերը չեն ընդհատվում, և այն աշխատակիցները, ովքեր շահագրգռված են անձնական հարցի լուծման մեջ, սովորաբար դեմ չեն ուշ մնալուն:

Այլ կազմակերպությունների աշխատակիցների ընդունելություն

Այլ կազմակերպություններից այցելուներին կարելի է բաժանել երկու հիմնական տեսակի՝ բիզնես գործընկերներ (հաճախորդներ, մատակարարներ, կապալառուներ, լրատվամիջոցների ներկայացուցիչներ և այլ կազմակերպություններ, որոնց հետ ընկերությունը համագործակցում է կամ մտադիր է գործարար հարաբերություններ հաստատել) և «վաճառողներ» (ցանկացած կազմակերպությունների ներկայացուցիչներ, որոնք հետաքրքրված են. ձեր ընկերության հետ գործարար հարաբերություններ հաստատելիս): Կազմակերպությանը կարող են միանալ նաև տեսչական մարմինները, որոնք չեն կարող դասվել ոչ առաջին, ոչ երկրորդ խմբին։ Սակայն դա այդքան էլ հաճախ չի լինում եւ առանձին քննարկում է պահանջում։ Ամեն դեպքում, եթե դուք ունեք անսպասելի հյուրեր, ապա առաջին բանը, որ դուք պետք է անեք, տեղեկացնել մենեջերին և բացարձակապես որևէ տեղեկատվություն չտրամադրել մինչև համապատասխան պատվերներ:

Ընկերության գործարար գործընկերների համար ընդունելություն կազմակերպելը, որպես կանոն, առանձնապես դժվար չէ։ Սովորաբար մենեջերը կամ նրա անունից ինչ-որ մեկը համաձայնում է հանդիպման օրը և ժամը, և գործընկերները ժամանում են նշանակված ժամին: Գործարար միջավայրում ընդունված չէ ժամանել առանց նախնական պայմանավորվածության։ Եթե դա տեղի ունենա, ապա սա ահազանգ է և՛ քարտուղարի, և՛ ղեկավարի համար: Այս իրավիճակում դուք պետք է զեկուցեք այցելուին, և մենեջերն ինքը կորոշի հետագա անելիքները:

Գործընկերների ընդունելությունը կազմակերպելիս քարտուղարի խնդիրներն են՝ ֆիքսել հանդիպման օրը և ժամը, ղեկավարի անունից պատրաստել անհրաժեշտ նյութերը, հանդիպել և ճանապարհել հյուրերին:

Դուք պետք է հստակ բացատրեք այցելուներին, թե ինչպես գտնել ձեր կազմակերպությունը:

Կարևոր է նաև հյուրերին նախապես հարցնել իրենց անունների, ընկերությունների անունների, պաշտոնների և կոնտակտային համարների մասին: Այս տեղեկատվությունը անհրաժեշտ է բանակցությունների նախօրեին անցաթուղթ պատվիրելու և հանդիպումը հաստատելու համար, ինչպես նաև, որպեսզի կարողանաք կապ հաստատել նրանց հետ այն դեպքում, երբ դրանք հանկարծակի հետաձգվեն և իրենք չշփվեն:

Լավ ձև է համարվում հյուրերին շենքի մուտքի մոտ, անվտանգության կետում կամ ընդունարանում հանդիպելը և նրանց ընդունելության տարածք ուղեկցելը: Որպեսզի հյուրը ստիպված չլինի սպասել մուտքի մոտ, քարտուղարը (կամ քարտուղարի խնդրանքով մեկ այլ աշխատակից) պետք է արդեն նշանակված ժամին հանդիպի հյուրերին մուտքի մոտ: Երբ հանդիպեք, պետք է հստակեցնեք՝ արդյոք սա այն մարդն է, որին սպասում եք. «Իվան Իվանովիչ. Բարեւ Ձեզ". Քարտուղարուհու խնդիրն է հանդիպել և ուղեկցել հյուրին, բայց ոչ բոլորովին հյուրասիրել նրան։ Ողջույնից հետո դուք պետք է ներկայանաք («Ես Եկատերինան եմ, Իվան Իվանովիչի քարտուղարուհին») և առաջարկեք հետևել ձեզ («Արի, ես կուղեկցեմ քեզ»): Հենց այստեղ էլ գործնականում ավարտվում է հանդիպման առաջին մասը՝ հյուրին պետք չէ նյարդայնացնել զրույցներով ու հարցերով։ Միակ այլ բանը, որ կարող եք հյուրին ասել ընդունելության ճանապարհին, դա զուգարանների տեղն է («Այնտեղ մենք զուգարաններ ունենք: Հիմա ես ձեզ ցույց կտամ ընդունելության ճանապարհը, դուք կարող եք այնտեղ հանել ձեր վերարկուն»):

Հյուրի զրույցը տնօրենի հետ ավարտվելուց հետո քարտուղարը հրավիրում է հյուրին ուղեկցելու իրեն («Ուղեկցե՞մ քեզ»):

Ամեն ինչ ավելի բարդ է այցելուների խմբի հետ, որը պայմանականորեն կոչվում է «վաճառող»: Նրանցից հատկապես տուժում են այն ընկերությունների քարտուղարները, որտեղ չկան անվտանգության կամ ընդունման ծառայություն, ինչը կարող է զգալիորեն նվազեցնել նման այցելուների հոսքը։ Մենք անմիջապես ուզում ենք քարտուղարներին կարգի բերել. չպետք է «վաճառողներին» համարել բացարձակ չարիք (դեմքի համապատասխան արտահայտություններով և դիտողություններով): Ամեն դեպքում, ձեր պահվածքը ընկերության կերպարն է, նույնիսկ պատահական այցելուի աչքում: Ուստի մնացեք ընկերասեր և հանգիստ, անկախ ամեն ինչից: Բացի այդ, որոշ «վաճառողներ» իսկապես կարող են օգտակար լինել ձեր ընկերությանը, եթե ոչ այսօր, ապա ապագայում:

Չպլանավորված այցելուների հետ գործ ունենալու ամենախելացի ձևը հետևյալն է.

■ Ողջույն ասեք և ճշտեք այցելուի անունը և նրա այցի նպատակը. դա ձեզ թույլ կտա անմիջապես նախաձեռնությունը վերցնել ձեր ձեռքը («Բարի կեսօր, խնդրում եմ ներկայացեք և ասեք ինձ, թե ինչ հարցով եք զբաղվում»):

■ Ընկերության անունը և այցի նպատակը լսելուց հետո քաղաքավարի կերպով ընդհատեք այցելուին, եթե նա անմիջապես սկսում է գովել իր ապրանքը և փորձեք ավարտել զրույցը («Շնորհակալություն, ես հասկանում եմ, որ դուք մաքրող ընկերությունից եք և ցանկանում եք. առաջարկեք մեզ գրասենյակների մաքրման ծառայություններ, մենք այս պահին ձեր ծառայության մեջ ենք:

■ Եթե «վաճառողը» համառ է, ապա նա չի հանգստանա և կփորձի շարունակել խոսակցությունը, այնպես որ դուք պետք է նորից ավարտեք խոսակցությունը, բայց ավելի ամուր («Ինչպես արդեն ասացի, մենք դեռ նման ծառայությունների կարիք չունենք. , բայց, հավանաբար, ապագայում այս տեղեկատվությունը օգտակար կլինի մեզ համար, եթե դուք ունեք գովազդային նյութեր, թողեք դրանք, ես դրանք կփոխանցեմ քննարկման:

Եթե քաղաքավարի լինեք և մտահոգվեք (ի վերջո, «վաճառողը» նույնպես իր գործն է անում), այցելուն արագ կհեռանա։ Եթե դուք ձեզ ագրեսիվ պահեք և սպառնաք անվտանգությանը, միայն կնեղանաք, բայց արդյունքի չեք հասնի։

Այցելուի հեռանալուց հետո մի շտապեք անմիջապես աղբարկղ նետել գովազդային նյութերը: Ավելի լավ է դրանք ուղարկել թղթապանակում, գուցե մի օր այդ ծառայություններն իսկապես օգտակար լինեն ձեզ համար: Բացի այդ, հաջորդ անգամ, երբ ընկերդ գա, կարող ես հանգիստ խղճով ասել նրան, որ դու տեղեկություններ ունես նրա ընկերության մասին և անհրաժեշտության դեպքում անպայման կօգտագործես։

Անձնական հարցերով քաղաքացիների ընդունելություն

Օրենքով սահմանված կարգով քաղաքացիների ընդունելությունն իրականացվում է կազմակերպությունների ղեկավարների, նրանց տեղակալների կամ պատասխանատու աշխատողների կողմից:

Քաղաքացիների ընդունելությունը պետք է զգույշ կազմակերպվի. Առաջին հերթին սահմանվում են ընդունելության վայրն ու ժամը (օրերն ու ժամերը): Ընդունելության կարգի մասին տեղեկատվությունը կտեղադրվի տեսանելի տեղում։ Միաժամանակ որոշվում է նաև աշխատանքից ազատ երեկոյան ժամերը։ Առավել հարմար է այցելուների համար շաբաթական ընդունելություններ անցկացնելը։

Ընդունելությունը տեղի է ունենում ազատ մուտքով սենյակում։ Անհրաժեշտության դեպքում կազմակերպվում են ղեկավարների այցելություններ քաղաքացիների ընդունելության վայր։

Ընդունելության տարածքը պետք է լավ հագեցած լինի՝ աթոռներով և սեղանով։ Պետք է թուղթ և գրիչներ պատրաստել։ Առաջարկվում է օգտագործել «լուռ վկայական»՝ հայտերի, հասցեների և հեռախոսահամարների օրինակով այն հաստատությունների և կազմակերպությունների, որտեղ քաղաքացիներն առավել հաճախ են ուղարկվում։

Անձնական հարցերով քաղաքացիներին ընդունելիս քարտուղարն օգնում է մենեջերին. նա հանդիպում է այցելուներին և կատարում նրանց գրանցումը:

Քաղաքացիների անձնական ընդունելության ժամանակ պահվում է ընդունելության մատյան (գրքույկ), որտեղ նշվում է ընդունելության եկած անձի ամսաթիվը, ազգանունը, անունը և հայրանունը, նրա հասցեն, հարցի էությունը, ազգանունը. ընդունարանի աշխատակիցը և դիմումի քննարկման արդյունքներն արձանագրվում են: Եթե աշխատանքի ծավալը մեծ է, ապա նման գրանցումն իրականացվում է գրանցման և հսկողության քարտերի վրա։ Եթե դիմումը կամ բողոքը չի կարող լուծվել մենեջերի կողմից ընդունելության ժամանակ, դրանք նշվում են գրավոր և քննարկվում են որպես գրավոր հարցումներ:

Ընդունելություն իրականացնող պաշտոնատար անձը պետք է չափազանց ուշադիր լինի այցելուի, նրա կարիքների և խնդրանքների նկատմամբ և զրույցն ուղղի խնդրանքի էությունը և հանգամանքները բացահայտելու համար, որոնք կնպաստեն ճիշտ որոշում կայացնելուն։

Ընդունելության ավարտին անհրաժեշտ է քաղաքացուն տեղեկացնել բողոքի վերաբերյալ կայացված որոշման մասին կամ, եթե հարցի լուծումը պատկանում է այլ մարմնի իրավասությանը, օգնել բացահայտելու այս մարմինը, գտնվելու վայրը, կոնտակտային համարները և այլն:

Այցելուների վարքագծի կանոններ

■ Մի կերեք աշխատավայրում.

■ Մի ունեցեք կողմնակի հեռախոսային խոսակցություններ (ինչպես պարզ երևաց «Գրասենյակային սիրավեպ» ֆիլմում):

■ Մի խաղացեք մենակատար կամ մի զբաղվեք ոչ աշխատանքային գործունեությամբ, ներառյալ ինտերնետում, նույնիսկ ճաշի ժամերին:

■ Այցելուն ցանկացած ժամանակ կարող է մուտք գործել ընդունարանի տարածք, այնպես որ ձեր աշխատանքային տարածքը միշտ կոկիկ պահեք: Տհաճ տպավորություն է թողնում խճճված սեղանը, չլվացված բաժակները, ծխախոտի մնացորդներով մոխրամանները։

■ Այցելուներ ընդունելիս հիշեք, որ պահպանեք գաղտնիությունը: Մի թողեք ձեր համակարգիչը միացված մոնիտորը դեպի այցելուները: Մի թողեք ընթեռնելի փաստաթղթեր ձեր աշխատասեղանին, նույնիսկ եթե դրանցում պարունակվող տեղեկատվությունը ձեզ համար գաղտնազերծված է թվում:

Ցանկը կարող է անվերջ շարունակվել, բայց մեզ թվում է, որ դրանք միանգամայն ակնհայտ բաներ են, պարզապես երբեմն փոքր բաներն այնքան անբաժան են դառնում կյանքին, որ չես նկատում դրանք մինչև չհայտնվի «խեղաթյուրող հայելին», բայց հետո կարող է շատ ուշացեք, քանի որ ընկերության իմիջն արդեն անհույս փչացած է։

Ինչպես տեսնում եք, քարտուղարի աշխատանքը այցելուների ընդունելության կազմակերպման հարցում կազմակերպվածություն, պատասխանատվություն, նախաձեռնողականություն և ստեղծագործ մոտեցում պահանջող գործ է։ Սա հիանալի հնարավորություն է ցույց տալու ձեր լավագույն կողմերը։

Է.Ա. Վերշինինա,
Tetra Pak ԲԲԸ գլխավոր տնօրենի օգնական

ՄԵՆՔ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒՄ ԵՆՔ ԱՅՑԵԼՈՒՆԵՐԻ ԸՆԴՈՒՆԵԼՈՒԹՅՈՒՆ
Սկրիպտունովա Է.Ա., Զելցերման Կ.Բ.
Քարտուղար-տեղեկատու թիվ 4(40), ապրիլ 2006թ

Ոչ բոլոր այցելուներն են հավասարապես օգտակար

Տարբեր ուսումնասիրությունների համաձայն՝ մենեջերի աշխատաժամանակի մոտ 22%-ը ծախսվում է այցելուներ ընդունելու վրա։ Սա մենեջերի ժամանակի զգալի մասն է: Քարտուղարի խնդիրն է կազմակերպել այցելուների ընդունման աշխատանքն այնպես, որ ղեկավարը կարողանա արդյունավետ կերպով անցկացնել իր ժամանակը՝ չշեղվելով կազմակերպչական և նախապատրաստական հարցերից:

Այցելուների ընդունելության կազմակերպումը մի գործառույթ է, որը մեծապես կախված է ընկերության առանձնահատկություններից, կառուցվածքից, չափերից և կորպորատիվ մշակույթից: Յուրաքանչյուր ընկերություն յուրովի է կազմակերպում այս աշխատանքը: Որոշ տեղերում քարտուղարն ամբողջությամբ պլանավորում է մենեջերի աշխատանքային օրը և ինքնուրույն վերահսկում ընդունելության կազմակերպումը, իսկ որոշ տեղերում քարտուղարի դերը կրճատվում է այցելուին ողջունելու վրա: Այնուամենայնիվ, կան այցելուների ընդունելության կազմակերպման ընդհանուր կանոններ, որոնց հավատարիմ մնալով ցանկացած քարտուղար կարող է զգալիորեն բարձրացնել այս գործընթացի արդյունավետությունը իր ընկերությունում։ Մենք այս հոդվածը նվիրել ենք այս կանոններին։

Այցելուների ընդունելության չորս հիմնական տեսակ կա, որոնց քարտուղարը կարող է հանդիպել իր աշխատանքում.

Ձեր ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն հակիրճ ընթացիկ աշխատանքային հարցերի վերաբերյալ
Աշխատակիցների ընդունելություն աշխատանքային հարցերի շուրջ մանրամասն զրույցի համար
Ձեր ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն անձնական հարցերով
Այլ կազմակերպություններից այցելուների ընդունելություն

Եկեք նայենք այս տեսակներից յուրաքանչյուրին առանձին:

Ձեր ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն հակիրճ ընթացիկ աշխատանքային հարցերի վերաբերյալ

Ցանկացած ընկերությունում ամեն օր առաջ են գալիս աշխատանքային շատ հարցեր, որոնք պահանջում են արագ լուծումներ։ Այս հարցերը կարող են լուծվել բառացիորեն մի քանի րոպեի ընթացքում, սակայն, եթե ենթական հնարավորություն չունենա դրանք համաձայնեցնել ղեկավարի հետ, ապա նրա աշխատանքը կարող է պարզապես դանդաղել:

Այս կարճ աշխատանքային հարցերը ներառում են.

Ինչ-որ բանի համար բանավոր թույլտվություն ստանալը. Օրինակ, աշխատողը ցանկանում է իմանալ, թե արդյոք նա կարող է օգտվել ծառայողական մեքենայից:
Ցանկացած գործողությունների համակարգում: Օրինակ, աշխատողին հանձնարարված է հանդիպում կազմակերպել մատակարարների հետ, և նրա համար կարևոր է համաձայնեցնել հանդիպման ժամը, մասնակիցների ցուցակը և համաձայնեցնել հանդիպման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկը:
Ստացեք համառոտ տեղեկատվություն: Օրինակ՝ հանձնարարականը կատարելու համար աշխատողը պետք է ստանա կազմակերպության կոորդինատները և դրա մասին համառոտ տեղեկատվություն, որը հասանելի է ղեկավարին։
Հակիրճ տեղեկատվության տրամադրում. Օրինակ, աշխատողը կարևոր բանակցություններ է վարել և ցանկանում է անմիջապես զեկուցել ղեկավարին դրանց արդյունքների մասին:
Փաստաթղթերի ստորագրում (վճարման հանձնարարականներ, պատվերներ, հրահանգներ, պայմանագրեր և այլն): Այնուամենայնիվ, փաստաթղթերի ստորագրումը միշտ չէ, որ արագ գործընթաց է: Պատահում է, որ աշխատակիցը վստահեցնում է, որ ինքը «մի քանի րոպե անելիք ունի, ուղղակի ստորագրիր պայմանագիրը», բայց իրականում պարզվում է, որ մենեջերը առաջին անգամ է տեսնում այս պայմանագիրը, և նա դեռ պետք է մանրակրկիտ ուսումնասիրի այն։ ստորագրելուց առաջ։

Շատ հարցեր կան, որոնք ցանկացած կազմակերպությունում ենթակաների տեսանկյունից հրատապ լուծումներ են պահանջում։ Այնուամենայնիվ, եթե յուրաքանչյուր աշխատող անմիջապես վազի մենեջերի մոտ, քանի որ նրա աշխատանքում հրատապ խնդիրներ են առաջանում, ապա ղեկավարի ամբողջ աշխատանքային ժամանակը կծախսվի այս ամենահրատապ խնդիրների լուծման վրա: Այդ իսկ պատճառով շատ կարևոր է կարգավորել ենթականերից հրատապ հարցերի հոսքը։ Կրկին, յուրաքանչյուր ընկերություն կգտնի իր լուծումը, որն օպտիմալ է տվյալ կազմակերպության համար, բայց ընդհանուր դեպքում կարող եք գործել հետևյալ կերպ.

Բոլոր հարցերը խմբավորված են, և յուրաքանչյուր խմբի հետ աշխատանքը կառուցված է որոշակի ձևով:

Վերը թվարկված խնդիրների երեք խմբերի լուծումը սովորաբար կառավարիչից խլում է իր ժամանակի 80%-ը բոլոր հրատապ հարցերից: Անհետաձգելի հարցերն այս կերպ դասավորելուց հետո մնում է միայն այն 20 տոկոսը, որոնք իսկապես պահանջում են հրատապ հանդիպում։ Բայց սա հինգ անգամ ավելի քիչ է, քան մենեջերի ժամանակը. կա մենեջերի աշխատանքի արդյունավետության բարձրացում, և այս ամենը նրա քարտուղարի ջանքերի շնորհիվ:

Բացի այդ, քարտուղարի և մենեջերի համատեղ ջանքերով կարելի է աստիճանաբար վերապատրաստել աշխատակիցներին, որպեսզի կուտակեն լուծվող հարցերը և օրական առավելագույնը մեկ անգամ ներկայանան ղեկավարի մոտ՝ լուծվող հարցերի պատրաստ ցանկով։ Եթե նման նորամուծությունը հնարավոր լինի իրականացնել, այն զգալիորեն կթեթևացնի ղեկավարի ծանրաբեռնվածությունը: Այս դեպքում յուրաքանչյուր ենթակայի համար կարող եք 10-15 րոպե հատկացնել աշխատանքային օրվա վերջում կամ սկզբին՝ բոլոր ընթացիկ հարցերը լուծելու համար։ Դուք կարող եք դրա համար ժամանակացույց ստեղծել: Օրինակ:

Աշխատակից		Բանաձեւ

	Վճարման կտրոնների ստորագրությունը Հիմնադրամներին հաշվետվությունների ստորագրում
Ֆեդոսեևա	«Վերսիա» ՍՊԸ-ի համար զեղչերի բանակցություններ Նոր աշխատակցի ընդունումը, դրա պայմանները
Վասիլև	Նոր ինտերնետ մատակարարի ընտրության համակարգում	Պատրաստեք հուշագիր
Աբրաշկին	Գովազդի տեքստը լրատվամիջոցներում


Լուկյանով	Մրցութային գործընկերների հետ հանդիպման ամսաթիվը	Վերադարձիր վաղը

Այս դեպքում մենեջերը նախընտրել է երեկոյան ընդունելություն, երբ արտաքին միջավայրից (գործընկերներ, հաճախորդներ և այլն) ակտիվությունն արդեն ցածր է։ Աշխատակիցներն իրենք կարող են պայմանավորվել միմյանց հետ նման կարճ հանդիպումների ժամանակ իրենց նշանակված ժամի մասին, և անհրաժեշտության դեպքում նրանք կարող են փոխվել միմյանց հետ: Քարտուղարը պահում է այս ձևաթուղթը ամբողջ օրվա ընթացքում, և յուրաքանչյուր աշխատող կարող է զեկուցել մի հարցի մասին, որը նա պետք է լուծի իր ղեկավարի հետ: Օրվա վերջում քարտուղարը ցուցակը փոխանցում է մենեջերին, նա նայում է դրան և կարող է որոշում գրել, օրինակ՝ «վերադարձիր վաղը», եթե դեռ պատրաստ չէ քննարկել այս հարցը։ Կամ դատարկ թողեք «բանաձևի» սյունակը, եթե նա սպասում է աշխատողի: Երբ նման ժամանակացույց է կազմվում, քարտուղարն այլևս կարիք չունի աշխատավայրում գտնվելու, քանի որ ընդունելության գործընթացն արդեն կազմակերպված է։

Ընթացիկ աշխատանքային հարցերի վերաբերյալ ընդունելության մեկ այլ եղանակ է յուրաքանչյուր օրվա համար որոշակի ժամանակ սահմանել, երբ ցանկացած ենթակա աշխատող (առաջնահերթության կարգով, որը կարգավորվում է քարտուղարի կողմից) կարող է գալ ղեկավարի մոտ և լուծել նրա բոլոր հարցերը: Օրինակ, ժամը 13.00-ից 14.00-ն շատ տարածված է, քանի որ ապացուցված է, որ ճաշից հետո ավելի արդյունավետ է թեթեւ ինտելեկտուալ գործունեությամբ զբաղվելը, իսկ ընթացիկ կարճ հարցերի լուծումը նրանց է պատկանում։ Նաև լավ ժամանակ է 9.00-ից 10.00-ն: Աշխատանքային օրվա հենց սկիզբը, երբ աշխատակիցները սովորաբար օրվա հրատապ հարցերի լուծումների կարիք ունեն։

Սրանք ընդամենը մի քանի օրինակ են, թե ինչպես կարելի է կազմակերպել նման կարճ տեխնիկան: Կախված կազմակերպության առանձնահատկություններից, ընդունելության ժամանակը և տևողությունը, հարցերի և լուծումների ձայնագրման առկայությունը կամ բացակայությունը, աշխատողների կազմը և ընդունարանում դրանց բաշխումը և այլ պարամետրերը կարող են տարբեր լինել: Յուրաքանչյուր կոնկրետ դեպքում քարտուղարը կարող է կիրառել իր կրեատիվությունը և մշակել ալգորիթմ, որը ոչ միայն կլինի տեխնոլոգիապես առաջադեմ և ժամանակի արդյունավետ, այլև հարմար կլինի գործընթացի բոլոր անդամների համար:

Եվ ես կցանկանայի առանձին նշել ևս մեկ կետ. Որոշ կազմակերպություններում քարտուղարները կառավարչի մերձավոր մարդկանց ընդունելության հատուկ կանոններ են սահմանում։ Քարտուղարը կարծում է, որ մենեջերը ցանկանում է, որ այդ մարդիկ ցանկացած պահի ազատորեն մուտք գործեն իր աշխատասենյակ: Փաստորեն, այս հարցը շատ հազվադեպ է քննարկվում քարտուղարի և մենեջերի միջև, և քարտուղարուհին այդպես է վարվում, քանի որ այդպես է եղել (նրա բոլոր նախորդները նույն կերպ են վարվել և կտակել են իրեն), կամ որովհետև իրեն հասկանալի է թվում: Ղեկավարներն ընդունում են իրերի այս կարգը, թեև միշտ չէ, որ գոհ են դրանով, և ինչ-ինչ պատճառներով հարկ չեն համարում ուղղակիորեն այդ մասին ասել քարտուղարին։ Հետեւաբար, այս հարցում լավագույնն է ոչ թե ինքնուրույն որոշել, այլ քննարկել իրավիճակը ձեր մենեջերի հետ: Բացի այդ, մարդիկ, ովքեր հատկապես մտերիմ են մենեջերի հետ, միշտ հնարավորություն ունեն անմիջականորեն կապ հաստատել նրա հետ՝ շրջանցելով քարտուղարին, ուստի նրանց համար հատուկ պայմաններ ստեղծելը հաճախ անիմաստ է։ Ցանկացած արտոնություն ամենից հաճախ բացասաբար է անդրադառնում հենց ղեկավարի վրա: Ի վերջո, ստացվում է, որ եթե ինչ-որ մեկը կարող է ազատորեն մտնել մենեջերի գրասենյակ, ապա այս մեկը մենեջերի փոխարեն որոշում է, թե ինչ պետք է անի տվյալ պահին, և սա, տեսեք, ամբողջովին ճիշտ չէ սկզբունքի տեսանկյունից. հրամանատարության միասնություն.

Ձեր ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն աշխատանքային հարցերի շուրջ մանրամասն զրույցի համար

Ցանկացած ընկերությունում առկա խնդիրներից բացի, կան հարցեր, որոնք առանձնապես հրատապ չեն, բայց միևնույն ժամանակ կարևոր և մանրամասն քննարկում են պահանջում։ Այս հարցերը չեն կարող լուծվել անմիջապես, մի քանի րոպեում կամ հեռախոսով:

Այս հարցերը ներառում են.

Աշխատակցին հետադարձ կապի տրամադրում ցանկացած լայնածավալ աշխատանքի արդյունքների վերաբերյալ, օրինակ՝ ծրագրի ավարտից հետո կամ երկար բանակցություններից հետո:
Համաշխարհային հարցի վերաբերյալ որոշում կայացնելը, օրինակ՝ աշխատակցի հետ քննարկել խոշոր մատակարարներից մի քանի առաջարկներ և ընտրել օպտիմալը։
Աշխատողի պլանների և հաշվետվությունների (ամսական, եռամսյակային, տարեկան) քննարկում.
Հավաստագրման զրույց, աշխատողի աշխատանքի արդյունքների քննարկում բավականին երկար ժամանակահատվածում (վեց ամիս, մեկ տարի):
Աշխատանքի բարելավման, վերակազմակերպման, ռազմավարության փոփոխման և այլ գլոբալ հարցերի վերաբերյալ աշխատողների առաջարկների և գաղափարների քննարկում:

Նման հարցերը քննարկելու համար մենեջերին անհրաժեշտ է ենթակաների հետ շփվել առնվազն 20-30 րոպե, չնայած ամենից հաճախ նման խոսակցությունները տևում են մոտ 1 ժամ։ Հետեւաբար, նման հարցերը սովորաբար չեն լուծվում արագ արձագանքման ռեժիմում: Ամեն ինչ հանգիստ քննարկելու համար ղեկավարը պետք է վստահ լինի, որ իրեն մնացել է մեկ ժամ, որը կարող է հանգիստ տրամադրել կարեւոր հարցի քննարկմանը։

Ուստի ոչ ընթացիկ հարցերի ընդունելության գործընթացը պետք է կազմակերպվի հատուկ ձևով։ Եթե ընկերությունը մեծ է, և կառավարիչը պարբերաբար հանդիպում է նման կարևոր հարցերի շուրջ մեծ թվով ենթակաների հետ (ավելի քան 10), ապա լավագույնն է հանդիպումների մատյան պահել: Ամսագիրը կարող է պահպանվել հետևյալ ձևով.

Ամբողջական անունը, աշխատողի պաշտոնը	Հարց քննարկման	Հարցի հրատապությունը (աշխատողի տեսանկյունից)	Քննարկման համար պահանջվող ժամանակը	Կառավարչի որոշումը (նախատեսված հանդիպման ժամանակ կամ այլ որոշում)	Նշում
Իվանով Ի.Ի., PR մենեջեր	Հասարակայնության հետ կապերի հայեցակարգի հաստատում 2006 թ			03/02/06 17.30
Ստոլին Ա.Ա., տնօրեն ՏՏ բաժին	Նոր ծրագրային ապահովման անցնելու հարցի քննարկում (առաջարկ)	Ոչ շտապ, մեկ ամսվա ընթացքում		Պատրաստեք հուշագիր

Կառավարիչը կոնկրետ ժամանակ նշանակելուց հետո անհրաժեշտ է տեղեկացնել աշխատակցին: Որպեսզի չմոռանաք, թե ում եք ծանուցել և ում չեք տեղեկացրել, կարող եք նշումներ կատարել անմիջապես Ամսագրում, օրինակ՝ նրանց համար, ում արդեն տեղեկացրել եք, շրջագծեք նշանակված ամսաթիվը:

Կառավարիչը կարող է պարզապես ընդունելության ամսաթիվ նշանակել, կամ կարող է նշել կոնկրետ ժամ։ Ամեն ինչ կախված է նրանից, թե կազմակերպությունը սովորաբար ինչպես է պլանավորում ղեկավարի աշխատանքային օրը: Նա կարող է պլանավորել իր աշխատանքային օրը և ընտրել այնպիսի ժամ, որը զբաղված չէ իր համար, կամ քարտուղարը ստուգում է մենեջերի աշխատանքային գրաֆիկը և նշանակում է հանդիպում այն ժամանակ, երբ ղեկավարն ազատ է:

Կան իրավիճակներ, երբ հանդիպում է նախատեսված օրվա կամ ժամի համար, երբ աշխատողն արդեն զբաղված է (օրինակ, նա բանակցություններ է վարում հաճախորդի հետ), և նա չի կարող հանդիպել մենեջերի հետ: Այդ նպատակով աշխատողը «Ծանոթագրություն» սյունակում կարող է նշել, թե երբ է իրեն հարմար հանդիպել, կամ երբ հաստատ չի կարող: Ամեն դեպքում, ամսաթիվը նշելուց հետո քարտուղարին պետք է պարզել՝ արդյոք ամեն ինչ կարգի՞ն է, և արդյոք դա հարմար է աշխատակցին։ Իսկ եթե հանկարծ պարզվի, որ չի կարող, մի ուրիշ անգամ պայմանավորվեք։

Բացի նախնական գրանցումից, ընդունելություն կարող է կազմակերպվել հետևյալ կերպ. Յուրաքանչյուր աշխատակցի շաբաթը մեկ անգամ նշանակվում է որոշակի ժամանակ, երբ նա կարող է քննարկել իր համար կուտակված բոլոր մեծ հարցերը։ Այս կարգը համախմբելու համար մշակվում է ընդունելությունների ժամանակացույց։

Օրինակ,

Շաբաթվա օր	Աշխատակից	Նշում
Երկուշաբթի

	Գորդեևա
	Ժելեզնով

Կամ մենեջերի համար հարմար է ենթակաների հետ հանդիպել ոչ թե ամեն օր, այլ շաբաթական 2-3 անգամ, օրինակ.

Ձեր ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն անձնական հարցերով

Աշխատանքի հետ կապված խնդիրներից բացի, ժամանակ առ ժամանակ աշխատակիցները անձնական հարցեր են ունենում, թեև դա տեղի է ունենում, իհարկե, բավականին հազվադեպ:

Այս հարցերը ներառում են.

Արձակուրդի խնդրանք, ներառյալ վարչական արձակուրդն առանց վարձատրության
Հղիության արձակուրդի քննարկում
Աշխատանքի և ուսման համատեղման հնարավորության քննարկում
Աշխատանքային ժամերը փոխելու խնդրանք՝ անձնական/ընտանեկան պատճառներով
Կարիերայի աճի կամ այլ բաժին տեղափոխվելու հնարավորության քննարկում
Աշխատավարձի բարձրացման հնարավորության քննարկում
Աշխատանքից ազատման քննարկում

Նման հարցերը նույնպես քիչ հավանական է, որ լուծվեն թռիչքի ժամանակ, քանի որ ղեկավարը ցանկացած դեպքում կցանկանա պարզել աշխատողի խնդրանքի պատճառները և որոշել, թե ինչպես լավագույնս կատարել այն (եթե հնարավոր է): Հետեւաբար, անձնական հարցերով աշխատակիցներին ընդունելու համար ժամանակ և նախապատրաստություն է պահանջվում: Լավագույնն այն է, որ թե՛ աշխատողը, թե՛ ղեկավարը նման հարցերը լուծեն հանգիստ միջավայրում։ Ուստի այս դեպքում հանդիպումը պետք է նախապես համաձայնեցված լինի։ Այնուամենայնիվ, անձնական խնդիրները տարբերվում են աշխատանքային խնդիրներից նրանով, որ աշխատակիցները (և երբեմն ղեկավարները) չեն ցանկանում, որ զրույցի բովանդակությունը հայտնի լինի որևէ մեկին, ներառյալ քարտուղարին: Սկզբունքորեն, անձնական հարցերի համար նշանակումներ կարող են կատարվել նույն ամսագրում, ինչ աշխատանքային հարցերի համար: Սակայն «Հարց» սյունակում այն պարզապես նշվում է «անձնական»՝ առանց մանրամասների նշելու։ Ղեկավարը հանդիպման օրը որոշելիս կարող է կապ հաստատել աշխատակցի հետ և անմիջապես նրանից պարզել հարցի էությունը։ Սովորաբար ընդունված չէ նման պարզաբանումները վստահել քարտուղարներին։

Որոշ խոշոր կազմակերպություններում մենեջերները հատուկ օրեր են հատկացնում աշխատակիցների անձնական հարցերը լուծելու համար: Կախված կազմակերպության չափից և հարցումների հոսքից, դա կարող է լինել, օրինակ, ամսվա առաջին ուրբաթ օրը ժամը 16.00-ից մինչև 20.00-ն կամ նույնիսկ ամեն հինգշաբթի՝ ժամը 18.00-20.00: Յուրաքանչյուր կազմակերպությունում շաբաթվա կոնկրետ ժամը և օրը սահմանվում է ըստ իրավիճակի։ Սակայն, սովորաբար, եթե անձնական հարցերի համար հատուկ ժամանակ է հատկացվում, ապա դա տեղի է ունենում երեկոյան ժամերին, մասամբ՝ աշխատանքային ժամերից հետո։ Սա հարմար է մենեջերին, քանի որ թույլ է տալիս աշխատանքային ժամերին չընդհատել ընթացիկ գործերը, իսկ այն աշխատակիցները, ովքեր շահագրգռված են անձնական հարցի լուծման մեջ, սովորաբար դեմ չեն, որ ուշանան:

Ցանկացած ընդունելություն կազմակերպելիս շատ կարևոր խնդիր է աշխատողին մենեջերի կողմից սահմանված օրվա և ժամի մասին տեղեկացնելը: Եթե քարտուղարը դա չանի, ապա ընդունելությունը կազմակերպելու բոլոր ջանքերն ապարդյուն կլինեն։

Ընդհանրապես, ժամանակացույցերի և գծապատկերների կազմումը լավ կարգապահում է ինչպես աշխատակիցներին, այնպես էլ ղեկավարներին: Աշխատակիցները պատրաստվում են կոնկրետ օրվան և ավելի համակարգված են աշխատում։ Իսկ մենեջերը, իմանալով, որ իր մոտ աշխատակից է գալու, նույնպես պատրաստվում է նրա հետ հանդիպմանը, պատրաստում է հարցերի ցանկ, որոնք կցանկանար տալ իրեն։ Բացի այդ, քանի որ ժամանակն արդեն վերապահված է, դա մենեջերին թույլ է տալիս ավելի լավ պլանավորել աշխատանքային օրը։ Եվ մի՛ հետաձգեք և մի՛ տեղափոխեք ենթակաների հետ հանդիպումները ամեն օր բավականին երկար ժամանակով։ Բայց ցանկացած ժամանակացույց կազմելու հարցը պետք է քննարկվի մենեջերի հետ։ Քարտուղարի իրավասության մեջ չէ ինքնուրույն լուծել նման հարցերը, նա կարող է արտահայտել միայն իր առաջարկները, և վերջնական որոշումն ամեն դեպքում կայացնում է մենեջերը. Այնուամենայնիվ, ես կցանկանայի հիշեցնել քարտուղարներին, որ ցանկացած ղեկավար ողջունում է աշխատանքը բարելավելու ողջամիտ նախաձեռնությունը: Ուստի պետք չէ նստել ու սպասել, որ մենեջերը հրահանգներ տա ընդունելությունն այս կամ այն կերպ կազմակերպելու համար։ Նրա համար դա առաջնահերթ խնդիր չէ, և նա ակնկալում է, որ քարտուղարն ինքը ինչ-որ կերպ կկազմակերպի ամբողջ գործընթացը։ Ուստի մտածեք, թե որ տարբերակն է հարմար ձեր ընկերությանը, ստեղծագործաբար մոտեցեք հարցին և ազատ զգալ ձեր առաջարկները մենեջերին բերել քննարկման։

Այլ կազմակերպություններից այցելուների ընդունելություն:

Այլ կազմակերպություններից այցելուներին կարելի է բաժանել 2 հիմնական տեսակի.

բիզնես գործընկերներ
«վաճառողներ»

Իհարկե, կազմակերպությանը կարող են միանալ նաև տեսչական մարմինները, որոնք չեն կարող դասվել ոչ առաջին, ոչ երկրորդ խմբին։ Սակայն դա այդքան էլ հաճախ չի լինում եւ առանձին քննարկում է պահանջում։ Ամեն դեպքում, եթե դուք ունեք անցանկալի հյուրեր, ապա առաջին բանը, որ դուք պետք է անեք, մենեջերին տեղեկացնեք: Ավելին, հիմնական կանոնը բացարձակապես որևէ տեղեկատվություն չտրամադրելն է մինչև ղեկավարի կողմից համապատասխան հրահանգները:

Ընկերության բիզնես գործընկերները ներառում են՝ հաճախորդներ, մատակարարներ, գործընկերներ, կապալառուներ, լրատվամիջոցների ներկայացուցիչներ և այլ կազմակերպություններ, որոնց հետ ընկերությունն արդեն կապեր է հաստատել կամ որոնց հետ ընկերությունը շահագրգռված է հաստատել:

Ինչ վերաբերում է «վաճառողներին», ապա դրանք կարող են լինել ցանկացած կազմակերպությունների ներկայացուցիչներ, որոնք իրենք են շահագրգռված ձեր ընկերության հետ հարաբերություններ հաստատելով: Նրանք կարող են առաջարկել ցանկացած ապրանք և ծառայություն:

Ընկերության գործարար գործընկերների համար ընդունելություն կազմակերպելը սովորաբար առանձնապես դժվար չէ: Սովորաբար մենեջերը կամ նրա անունից ինչ-որ մեկը համաձայնում է հանդիպման օրվա և ժամի շուրջ, և գործընկերները ժամանում են նշանակված ժամին: Գործարար միջավայրում ընդունված չէ ժամանել առանց նախնական պայմանավորվածության։ Եթե դա տեղի ունենա, ապա սա վատ ազդանշան է թե՛ քարտուղարի, թե՛ ղեկավարի համար։ Նման իրավիճակում դուք պետք է զեկուցեք այցելուին, և մենեջերն ինքը կորոշի հետագա անելիքները:

Գործընկերների ընդունելությունը կազմակերպելիս քարտուղարի խնդիրն է ֆիքսել հանդիպման ամսաթիվը և ժամը, մենեջերի անունից պատրաստել անհրաժեշտ նյութերը և իրականում հանդիպել և ճանապարհել հյուրերին: Այս դեպքում շատ կարևոր է լավ բացատրել, թե ինչպես գտնել ձեր կազմակերպությունը, որպեսզի հյուրերը չուշանան հանդիպմանը ձեր մեղքով, քանի որ դուք հստակ չեք բացատրել երթուղին: Կարևոր է նաև հյուրերի հետ նախապես ճշտել նրանց անունները, ընկերությունները, պաշտոնները և կոնտակտային համարները: Այս տեղեկատվությունը անհրաժեշտ է անցաթուղթ պատվիրելու, բանակցությունների նախօրեին հանդիպումը հաստատելու և իրավիճակը պարզելու համար, եթե հյուրերը հանկարծակի ուշանան և իրենք իրենց հետ կապ չունենան:

Հյուրերին հանդիպելիս լավ ձև է համարվում նրանց դիմավորել շենքի մուտքի մոտ, անվտանգության կետում կամ ընդունարանում և ուղեկցել ընդունելության տարածք: Նպատակահարմար է չստիպել հյուրին սպասել մուտքի մոտ, քարտուղարը (կամ քարտուղարի խնդրանքով մեկ այլ աշխատակից) պետք է սպասի հյուրերին նշանակված ժամին: Հանդիպելիս դուք պետք է հստակեցնեք՝ արդյոք սա այն մարդն է, ում հետ հանդիպում եք. «Իվան Իվանովիչ. Բարեւ Ձեզ.". Քարտուղարուհու խնդիրը հյուրին հանդիպելն ու ճանապարհելն է, բայց ընդհանրապես հյուրասիրելը։ Ողջույնից հետո դուք պետք է ներկայանաք («Ես Վերան եմ, Իրինայի քարտուղարուհին») և առաջարկեք հետևել ձեզ («Արի, ես կուղեկցեմ քեզ»): Այստեղ գործնականում ավարտվում է խոսակցական մասը, կարիք չկա հյուրին միջամտել զրույցներով և հարցերով, սա քարտուղարի գործը չէ։ Միակ այլ բանը, ինչի մասին կարող եք հյուրին ասել ընդունելության ճանապարհին, դա զուգարանների տեղն է («Այնտեղ մենք զուգարաններ ունենք: Հիմա ես ձեզ ցույց կտամ ընդունելության ճանապարհը, այնտեղ կարող եք հանել ձեր վերարկուն»):

Եթե հյուրը պետք է որոշ ժամանակ սպասի ընդունարանում, քարտուղարը նրան առաջարկում է թեյ կամ սուրճ և որոշ տեղեկատվական նյութեր (ընկերության գովազդային նյութեր, վերջին թերթեր):

Հանդիպումն ավարտվելուց հետո քարտուղարը հրավիրում է հյուրին ուղեկցելու նրան («Ես քեզ ուղեկցե՞մ»):

Հազվադեպ են լինում ֆորսմաժորային հանգամանքներ, երբ այցելու է գալիս, բայց մենեջերը այնտեղ չէ, և հանդիպումը չի կարող կայանալ: Օրինակ՝ ղեկավարը Պետդումայում էր և չկարողացավ գալ, քանի որ իրեն անսպասելիորեն խնդրել էին ելույթ ունենալ հանձնաժողովում։ Այս դեպքում քարտուղարը փորձում է կապ հաստատել մենեջերի հետ և նրանից հրահանգներ խնդրել, թե ինչ անել: Եթե դա չհաջողվի, քարտուղարը նույն հարցն է ուղղում իր տեղակալներին կամ ավագ աշխատակիցներին։ Հավանաբար նրանցից մեկն ինքը կանցկացնի հանդիպումը։ Եթե դա հնարավոր չէ, ապա քարտուղարի խնդիրն է ներողություն խնդրել այցելուից և նրանից պարզել բոլոր տեղեկությունները նոր հանդիպում կազմակերպելու համար.

այցելուի ազգանունը և պաշտոնը,Պաշտոնը թույլ է տալիս անհրաժեշտության դեպքում իր ընկերության քարտուղարի միջոցով աշխատող գտնել։
հաստատության (ընկերության) անվանումը, որտեղ նա աշխատում է.
հեռախոս և հասցե,որով անհրաժեշտության դեպքում այն կարելի է գտնել:
ամսաթիվը և ժամըերբ նրա համար ավելի հարմար է մեկ այլ անգամ գալ։

Հետևյալ պահվածքը ձախողված հանդիպման իրավիճակում լավ կլինի քարտուղարի կողմից և բարենպաստ ընկերության իմիջի համար.

Ներողություն խնդրեք այցելուից
Ցանկություն արտահայտել օգնելու
Այցելուից պարզեք նրա հաջորդ այցելության ժամանակը, որը հարմար է նրան
Խոսեք ձեր մենեջերի հետ որքան հնարավոր է շուտ
Զանգահարեք այցելուին 48 ժամվա ընթացքում և կազմակերպեք պատասխան այցելություն:

Ամեն ինչ ավելի բարդ է այցելուների խմբի հետ, որը պայմանականորեն կոչվում է «վաճառող»: Դրանցից տուժում են հատկապես ընկերությունների քարտուղարները, որտեղ չկա անվտանգության կամ ընդունման ծառայություն, ինչը զգալիորեն նվազեցնում է նման այցելուների հոսքը։ Մենք ուզում ենք անհապաղ կարգադրել քարտուղարուհիներին, մենք չպետք է «վաճառողներին» համարենք բացարձակ չարիք (դեմքի համապատասխան արտահայտություններով և դիտողություններով). Ամեն դեպքում, ձեր պահվածքը ընկերության կերպարն է, նույնիսկ պատահական այցելուի աչքում: Ուստի, ամենից առաջ, մնացեք ընկերասեր և հանգիստ, անկախ ամեն ինչից: Ավելին, որոշ «վաճառողներ» իսկապես կարող են օգտակար լինել ձեր ընկերությանը, եթե ոչ այսօր, ապա ապագայում: Հետևաբար, չպլանավորված այցելուների հետ գործ ունենալու ամենախելամիտ մարտավարությունն է.

Եթե դուք քաղաքավարի լինեք և մտահոգվեք (ի վերջո, նա նույնպես այստեղ իր գործն է անում), այցելուն արագ կհեռանա։ Դուք չպետք է ագրեսիվ լինեք և սպառնաք զանգահարել անվտանգությանը, բայց միայն կնեղանաք և արդյունքի չեք հասնի:

Այցելուի հեռանալուց հետո մի շտապեք անմիջապես աղբարկղը նետել նրա նյութերը։ Ավելի լավ է դրանք ուղարկել թղթապանակում, գուցե մի օր այդ ծառայություններն իսկապես օգտակար լինեն ձեզ համար: Բացի այդ, հաջորդ անգամ, երբ ընկերդ գա, կարող ես հանգիստ խղճով ասել նրան, որ դու ներկայացրել ես նրա տվյալները և անհրաժեշտության դեպքում անպայման կօգտագործես դրանք:

Այցելուների վարքագծի կանոններ

Հաճախ ընկերության առաջին տպավորությունը, որ ընկերությունից ստանում է այցելուն, պոտենցիալ գործընկերը, հաճախորդը և այլն, կախված է քարտուղարից: Հետևաբար, շատ կարևոր է խուսափել նյարդայնացնող մանրուքներից, որոնք կարող են փչացնել ընկերության իմիջը:

Մի կերեք աշխատավայրում (ընկույզների փաթեթներ և այլն)
Մի՛ վարեք արտառոց հեռախոսային խոսակցություններ (ինչպես պարզ երևում է քարտուղարուհու «Գրասենյակային սիրավեպ» ֆիլմում՝ անզուգական Լիյա Ախեջակովայի կատարմամբ)
Մի խաղացեք սոլիտեր կամ մի զբաղվեք այլ կողմնակի գործերով, ներառյալ ինտերնետում, նույնիսկ ճաշի ժամին

Ցանկը կարող է անվերջ շարունակվել, բայց մեզ թվում է, որ դրանք միանգամայն ակնհայտ բաներ են, պարզապես երբեմն փոքր բաներն այնքան անբաժան են դառնում կյանքին, որ չես նկատում դրանք մինչև չհայտնվի «խեղաթյուրող հայելին», բայց հետո կարող է շատ ուշ լինի, և ընկերության իմիջը անհույս կերպով կվնասի:

Ինչպես տեսնում եք, քարտուղարի աշխատանքը այցելուների ընդունելության կազմակերպման հարցում քարտուղարից կազմակերպվածություն, պատասխանատվություն, նախաձեռնություն և ստեղծագործ մոտեցում պահանջող խնդիր է։ Սա հիանալի հնարավորություն է ցույց տալու ձեր լավագույն կողմերը։ Վերջում բոլորը շնորհակալություն կհայտնեն։ Այցելուները շահում են իրենց ընդունելության հստակ կազմակերպումից: Նրանք հարգանք և բարի կամք կզգան իրենց նկատմամբ, կկարողանան ավելի լավ պլանավորել իրենց ժամանակը և չեն վատնի այն անօգուտ սպասումների մեջ։ Եվ մենեջերը նույնպես կգնահատի փոփոխությունները, քանի որ նա նախապես կիմանա իր հանդիպումների մասին և հնարավորություն կունենա պատրաստվել դրանց, նրան բոլորը չեն բաժանի, և վերջապես ժամանակ կունենա զբաղվելու ոչ միայն առօրյայով, այլև նաև ռազմավարական խնդիրների մասին մտածելով։

Ինչպես գիտեք, Բելառուսում Ֆրանսիայի դեսպանատունը չի վախենում նորարարություններից։ Անցած ապրիլին Մինսկում ֆրանսիացիները սկսեցին կենսաչափական շենգենյան վիզաներ տրամադրել: Belarusian News-ի թղթակիցն այն ժամանակ գործընկեր լրագրողներից առաջինն էր, ով սկանավորեց իր սեփական «մատները» դեսպանատան սարքավորումների վրա և համոզվեց, որ այս ընթացակարգում ոչ մի վատ բան չկա:

Մեկ շաբաթ առաջ մեզ բախտ վիճակվեց անձամբ զգալ Ֆրանսիայի մեկ այլ հյուպատոսական նորույթ՝ վիզաների վարչություն այցելուների ընդունելության էլեկտրոնային կառավարման համակարգ։ Դեկտեմբերից դեսպանությունում գործում է մասնագիտացված սենսորային տերմինալ։

Համակարգն այցելուներին հնարավորություն է տալիս աշխատանքային օրվա ցանկացած ժամի պայմանավորվել փաստաթղթեր ներկայացնելու համար (նախկինում կտրոնները տրամադրվում էին միայն ժամը 12.00-12.30): Բացի այդ, տեսականորեն, նոր արտադրանքը հնարավորություն է տալիս տապալել կտրոնների առևտուրը, երաշխավորել վիզայի դիմողին նշանակված օրը և ժամին հանդիպում և, ավելին, խուսափել ոչ ռեզիդենտների համար մայրաքաղաք լրացուցիչ ուղևորություններից:

Այսպիսով, ինչպես է աշխատում նոր համակարգը:

Դեսպանատան մոտ այլեւս սովորական կիլոմետրանոց հերթեր չկան։ Գնացեք նախասրահ դեպի տերմինալ, տեղադրեք ձեր անձնագիրը տվյալների ընթերցողի բնիկում:

Ընթերցողի կողքին կա սենսորային էկրան։ Հարցերին պատասխանում ենք՝ էկրանին նշված վայրում մատը հպելով: Նախ ընտրեք հաղորդակցման լեզուն (բելառուսերեն, ռուսերեն, ֆրանսերեն կամ անգլերեն):

Այնուհետև մենք պատասխանում ենք երեք պարզ հարցի.

Որքա՞ն ժամանակ եք դիմում վիզայի համար:
Ո՞ր երկիր եք ուզում գնալ։
Ձեր երեխան ճամփորդում է ձեզ հետ?

Այնուհետև համակարգիչը ձեզ հուշում է ընտրել վիզայի ծառայություն առաջիկա երկու ամսվա ընթացքում ձեր այցելության օրը և ժամը: Եթե ձեր ծրագրերը փոխվեն, կարող եք չեղարկել ձեր դիմումը և այլ ժամանակ նշանակել:

Եվ, իհարկե, դեսպանատան բարի և օգնող անձնակազմը միշտ պատրաստ է օգնել ձեզ խորհուրդներով։

Տոմսի վրա նշված օրը և ժամին հասնում ենք դեսպանատան շենք։ Մուտքի էլեկտրոնային գրատախտակի վրա պատկերված են կտրոնների համարներ, որոնց երջանիկ տերերը կարող են ներս մտնել՝ բոլորը նույն էլեկտրոնային համակարգով։ Մենք նորից սկանավորում ենք անձնագիրը, և վուալա, բարի գալուստ աստիճաններով: Երրորդ հարկի սպասասրահում էլեկտրոնային էկրանին կրկին ցուցադրվում են ձեր տոմսի համարը և փաստաթղթերը ներկայացնելու վիզայի պատուհանը: Վերջ, կարող եք գնալ պատուհանի մոտ՝ ձեր մատնահետքերը սկանավորելու, փաստաթղթեր ներկայացնելու և վիզաների ծառայության աշխատակցի հետ հարցազրույցի համար:

Անկեղծ ասած, նոր համակարգը շատ հաճելի տպավորություն թողեց։ Մեզ կհասկանան բոլոր նրանք, ովքեր գոնե մեկ անգամ մի քանի օր հերթ են անցկացրել դեսպանատան մուտքի մոտ։

Միակ խնդիրը, մեզ թվում է, կարող է առաջանալ նրանց համար, ովքեր պետք է շտապ մեկնեն Ֆրանսիա՝ հենց հիմա։ Դեսպանությունը չի կարող երաշխավորել, որ այցելուներ ընդունելու առումով կլինեն անվճար տեղեր «այսօր այսօրվա համար» կամ «այսօր վաղվա համար»։

Բայց այստեղ յուրաքանչյուրը պետք է դարբնի իր երջանկությունը։ Եթե ցանկանում եք վիզա ստանալ առանց հերթերի և քաշքշուկների, նախօրոք պլանավորեք ձեր ուղևորությունները Շենգենյան գոտի։

BelaPAN առցանց թերթի նյութերի հիման վրա

Այցելուների ընդունելություն կազմակերպելիս քարտուղարը պետք է տարբերակված մոտեցում ցուցաբերի.

Ընթացակարգերի խիստ կատարումն ապահովելու համար քարտուղարը պարտավոր է.

1) ղեկավարի հետ միասին մշակել ընդունելության ժամանակացույց.
2) վերահսկում է հանդիպումների կարգը և զրույցների ժամանակացույցը.
3) վարում է այցելուների հաշվառում.
4) փաստաթղթավորել այցելուների ընդունելության ժամանակ ղեկավարի կողմից ընդունված որոշումները.

Այս ընթացակարգերի խիստ իրականացումը թույլ է տալիս պլանավորել ղեկավարի ընթացիկ և ապագա աշխատանքը, արագ և ողջամիտ որոշումներ կայացնել անձնական ընդունելության ժամանակ:

Յուրաքանչյուր ընկերություն այցելուներ ընդունելու աշխատանքն իրականացնում է յուրովի:

Որոշ տեղերում քարտուղարն ամբողջությամբ պլանավորում է մենեջերի ժամանակը և ինքնուրույն վերահսկում ընդունելության կազմակերպումը, իսկ որոշ տեղերում քարտուղարի դերը կրճատվում է այցելուներին ողջունելու վրա:

Այնուամենայնիվ, կան այցելուների ընդունելության կազմակերպման ընդհանուր կանոններ, որոնց հավատարիմ մնալով ցանկացած քարտուղար կարող է զգալիորեն բարձրացնել այս գործընթացի արդյունավետությունը իր ընկերությունում։

Այցելուների ընդունելության չորս հիմնական տեսակ կա.

1. Ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն հակիրճ ընթացիկ աշխատանքային խնդիրների համար;
2. Ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն աշխատանքային հարցերի շուրջ մանրամասն զրույցի համար;
3. Ընկերության աշխատակիցների ընդունելություն անձնական հարցերով.
4. Այլ կազմակերպություններից այցելուների ընդունելություն.

ԸՆԿԵՐՈՒԹՅԱՆ ԱՇԽԱՏԱԿԻՑՆԵՐԻ ԸՆԴՈՒՆԵԼՈՒԹՅՈՒՆ ԸՆԹԱՑԻԿ ԱՇԽԱՏԱՆՔԱՅԻՆ ՀԱՄԱՌՈՏ ՀԱՐՑԵՐՈՎ.

Ցանկացած ընկերությունում ամեն օր առաջ են գալիս աշխատանքային շատ հարցեր, որոնք պահանջում են արագ լուծումներ։ Այս հարցերը կարող են լուծվել բառացիորեն մի քանի րոպեի ընթացքում, բայց եթե ենթական հնարավորություն չունի դրանք համակարգելու ղեկավարի հետ, ապա նրա աշխատանքը կարող է պարզապես դանդաղել:

Այս կարճ աշխատանքային հարցերը ներառում են.

1. Ինչ-որ բանի համար բանավոր թույլտվություն ստանալը (օրինակ՝ աշխատողը ցանկանում է իմանալ՝ կարո՞ղ է օգտվել ծառայողական մեքենայից):
2. Ցանկացած գործողությունների համակարգում (օրինակ՝ աշխատողին հանձնարարված է հանդիպում կազմակերպել մատակարարների հետ, և նրա համար կարևոր է համաձայնեցնել հանդիպման ժամը, մասնակիցների ցուցակը և անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկը):
3. Համառոտ տեղեկատվության ստացում (օրինակ՝ հանձնարարականը կատարելու համար աշխատողը պետք է ստանա կազմակերպության կոորդինատները և դրա մասին համառոտ տեղեկատվություն, որն ունի ղեկավարը):
4. Հակիրճ տեղեկատվության տրամադրում (օրինակ, աշխատողը կարևոր բանակցություններ է վարել և ցանկանում է անմիջապես զեկուցել ղեկավարին դրանց արդյունքների մասին):
5. Փաստաթղթերի ստորագրում (վճարման հանձնարարականներ, պատվերներ, հրահանգներ, պայմանագրեր և այլն): Փաստաթղթերի ստորագրումը միշտ չէ, որ արագ գործ է: Լինում են դեպքեր, երբ աշխատակիցը վստահեցնում է, որ ինքը «մի քանի րոպե անելու բան ունի, ուղղակի ստորագրիր պայմանագիրը», և հետո պարզվում է, որ մենեջերը առաջին անգամ է տեսնում այս պայմանագիրը և դեռ պետք է այն մանրակրկիտ ուսումնասիրի։ ստորագրելուց առաջ։

Շատ հարցեր կան, որոնք ենթակաների տեսակետից պահանջում են հրատապ լուծում ցանկացած կազմակերպությունում։ Այնուամենայնիվ, եթե յուրաքանչյուր աշխատող անմիջապես վազի մենեջերի մոտ, քանի որ նրա աշխատանքում հրատապ խնդիրներ են առաջանում, ապա ղեկավարի ողջ աշխատանքային ժամանակը կծախսվի դրանց լուծման վրա: Այդ իսկ պատճառով շատ կարևոր է ճիշտ կազմակերպել ենթականերից հրատապ հարցերի հոսքը։ Եվ կրկին, յուրաքանչյուր ընկերություն կգտնի իր համար օպտիմալ լուծումը, բայց ընդհանուր դեպքում կարող եք անել հետևյալը.

Բոլոր հարցերը խմբավորված են, և յուրաքանչյուր խմբի հետ աշխատանքը կառուցված է որոշակի ձևով:

Հարցեր, որոնց վերաբերյալ կա որևէ փաստաթուղթ, և կառավարիչը պետք է նախ ուսումնասիրի այս փաստաթուղթը՝ որևէ որոշում կայացնելուց առաջ։ Քարտուղարը հավաքում է այս փաստաթղթերը «Վերանայման համար» թղթապանակում: Նման փաստաթղթերը ներառում են պատվերների նախագծեր, հրահանգներ, նամակների նախագծեր հաճախորդներին, գործընկերներին, կապալառուներին, պայմանագրերի նախագծերը, գովազդային և տեղեկատվական նյութերը և հուշագրերը: Գրեթե ցանկացած հարց կարելի է լուծել հուշագրով: Այն կարող է փաստեր ներկայացնել (որ դեպքում այն տեղեկատվական կլինի) կամ կարող է հարց առաջացնել: Օրվա ընթացքում այդ փաստաթղթերը կուտակվում են քարտուղարի մոտ, և մենեջերը դրանք դիտում է միանգամից աշխատանքային օրվա վերջում կամ հաջորդի սկզբում։

Իսկապես հրատապ հարցերը ամենից հաճախ կարելի է լուծել հեռախոսով (եթե ձեզ հարկավոր չէ որևէ փաստաթուղթ ուսումնասիրել կամ ստորագրել): Սա թույլ է տալիս զգալի ժամանակ խնայել: Քարտուղարը հարցնում է աշխատակցին, թե ինչ հարց ունի, և հեռախոսով զեկուցում է մենեջերին, իսկ մենեջերը որոշում է՝ կխոսի աշխատակցի հետ, թե ոչ։ Եթե ղեկավարը որոշել է չխոսել, նա կարող է կամ հարցը փոխանցել որևէ մեկին (օրինակ՝ իր տեղակալին), կամ խնդրել աշխատակցին գրել հարցը գրավոր և դնել «Վերանայելու համար» թղթապանակում, կամ խնդրել աշխատակցին. կապվեք նրա հետ մեկ այլ ժամանակ:

Խնդիրների վերը նշված բոլոր խմբերը սովորաբար կազմում են բոլոր հրատապ խնդիրների մոտ 80%-ը: Տեսակավորելուց հետո մնում է միայն այն 20%-ը, որոնք իսկապես պահանջում են հրատապ հանդիպում լուծելու համար։ Բայց սա հինգ անգամ ավելի քիչ է, քան մենեջերի ժամանակը. կա մենեջերի աշխատանքի արդյունավետության բարձրացում, և այս ամենը նրա քարտուղարի ջանքերի շնորհիվ:

Բացի այդ, քարտուղարի և ղեկավարի համատեղ ջանքերով կարելի է աստիճանաբար վերապատրաստել աշխատակիցներին, որպեսզի կուտակեն լուծվող հարցերը և ամենաշատը օրը մեկ անգամ մենեջերի մոտ գալ լուծվող հարցերի ցանկով։ Եթե նման նորամուծությունը հնարավոր լինի իրականացնել, այն զգալիորեն կթեթևացնի ղեկավարի ծանրաբեռնվածությունը: Այս դեպքում յուրաքանչյուր ենթակայի համար կարող եք 10-15 րոպե հատկացնել աշխատանքային օրվա վերջում կամ սկզբին՝ բոլոր ընթացիկ հարցերը լուծելու համար։ Դուք կարող եք դրա համար ժամանակացույց ստեղծել:

Ընթացիկ աշխատանքային հարցերի վերաբերյալ ընդունելության մեկ այլ տարբերակ յուրաքանչյուր օրվա համար որոշակի ժամանակ սահմանելն է, երբ ցանկացած աշխատող (առաջնահերթության կարգով, որը կարգավորվում է քարտուղարի կողմից) կարող է գալ ղեկավարի մոտ և լուծել իր բոլոր հարցերը: Օրինակ, շատ սիրված ժամը 13.00-ից 14.00-ն է (ճաշի ընդմիջումից հետո), քանի որ ապացուցված է, որ ճաշից հետո ավելի արդյունավետ է թեթև ինտելեկտուալ գործունեությամբ զբաղվելը, և ընթացիկ կարճ հարցերի լուծումը պատկանում է նրանց: Նաև ժամը 9.00-ից մինչև 10.00-ը հարմար է այդ նպատակների համար, քանի որ օրվա հենց սկզբում աշխատողներին սովորաբար անհրաժեշտ են լուծումներ հրատապ խնդիրների համար: Սրանք ընդամենը մի քանի օրինակ են, թե ինչպես կարելի է կազմակերպել նման կարճ տեխնիկան: Կախված կազմակերպության առանձնահատկություններից, ընդունելության ժամանակն ու տևողությունը, հարցերի և լուծումների գրառումների առկայությունը, աշխատողների կազմը և ընդունարանում դրանց բաշխումը և այլ պարամետրերը կարող են տարբեր լինել: Յուրաքանչյուր կոնկրետ դեպքում քարտուղարը կարող է կիրառել իր կրեատիվությունը և մշակել ալգորիթմ, որը ոչ միայն կլինի տեխնոլոգիապես առաջադեմ և ժամանակի արդյունավետ, այլև հարմար կլինի գործընթացի բոլոր անդամների համար:

Այցելուների ընդունելության կազմակերպումը ներառում է ձեռնարկության համար այցելուների հետ արդյունավետ և օգտակար աշխատանք կազմակերպելու ունակության համադրություն և միևնույն ժամանակ այն իրականացնելու այնպես, որ պահպանվի գաղտնի տեղեկատվության ամբողջականությունը և ձեռնարկության գործունեության անվտանգությունը: ձեռք է բերվում։

Այցելուն առաջին հերթին հասկացվում է որպես անձ, ով պետք է ձեռնարկության ղեկավարների և մասնագետների հետ լուծի բիզնեսի կամ անձնական հարցերի որոշակի շրջանակ, և երկրորդ՝ որպես անձ, որի հետ լիազորված անձինք մշակում են որոշակի որոշումներ ձեռնարկության ոլորտների վերաբերյալ: ձեռնարկության գործունեությունը։

Այցելուներ ընդունելիս տեղեկատվության պաշտպանության գործընթացը պահանջում է նրանց հստակ դասակարգում, որի հիման վրա ձևավորվում է սահմանափակող և վերլուծական միջոցառումների համակարգ։ Ձեռնարկության կառավարման մակարդակով այցելուներին կարելի է բաժանել երկու կատեգորիայի՝ ձեռնարկության աշխատակիցներ և այցելուներ, որոնք աշխատող չեն:

Ձեռնարկության այցելուները և աշխատակիցները ներառում են.

աշխատողներ, ովքեր իրավունք ունեն ազատորեն մուտք գործել ղեկավարի գրասենյակ աշխատանքային օրվա ցանկացած ժամի.
աշխատողներ, ովքեր աշխատում են մենեջերի հետ կանչով;
աշխատակիցներ, ովքեր նախաձեռնում են իրենց հանդիպումը իրենց ղեկավարի հետ աշխատանքային ժամերին անձնական հարցերի համար:

Այցելող աշխատակիցների կողմից տեղեկատվական անվտանգության սպառնալիքները կարող են առաջանալ, եթե այդ աշխատակիցները հարձակվողներ են կամ նրանց հանցակիցները: Սպառնալիքների շրջանակը կարող է շատ բազմազան լինել՝ սկսած մենեջերի գրասեղանից փաստաթղթեր գողանալուց մինչև անհրաժեշտ տեղեկատվության կորզումը՝ օգտագործելով անվնաս թվացող հարցերի լավ պատրաստված ցուցակը:

Այցելուները, ովքեր ձեռնարկության աշխատակիցներ չեն, ընկերության հետ իրենց հարաբերությունների բնույթին համապատասխան, կարելի է բաժանել.

այն անձանց համար, ովքեր ընդգրկված չեն աշխատակազմում, բայց հանդիսանում են ձեռնարկության կոլեկտիվ կառավարման մարմնի անդամներ.
պետական մարմինների և կազմակերպությունների ներկայացուցիչներ;
ձեռնարկության հետ համագործակցող ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների անհատներ և ներկայացուցիչներ.
մասնավոր անձինք.

Թվարկված ներկայացուցիչներն ու անձինք պետք է գտնվեն անվտանգության անձնակազմի հատկապես զգույշ հսկողության ներքո, քանի որ եթե նրանք պատկանում են հարձակվողների կատեգորիային, ապա նրանցից բխող վտանգի շրջանակը չափազանց մեծ է և որոշվում է նրանց առջեւ դրված նպատակներով։ Տեղեկատվության կորուստը կարող է առաջանալ կազմակերպչական կամ տեխնիկական ուղիներով կամ երկուսի համակցությամբ:

Երբ ձեռնարկության տնօրենն ընդունում է այցելուների նշված կատեգորիաներից որևէ մեկը, ընդունելության կազմակերպման հետևյալ կանոնները պետք է պահպանվեն. Նա չպետք է այցելուներ ընդունի գաղտնի փաստաթղթերի հետ աշխատելիս։ Աշխատակիցներից մեկին կոնկրետ փաստաթղթի վրա աշխատելու ժամանակ զանգահարելիս միայն այն փաստաթուղթը, որով նա աշխատում է, պետք է պահվի մենեջերի գրասեղանի վրա.

Տնօրենի տեղեկատվական անվտանգությունն ապահովելու և կանոնակարգված աշխատանքը կազմակերպելու համար պետք է որոշակի ժամանակ հատկացնել, որի ընթացքում նա աշխատում է փաստաթղթերով, բանակցություններ վարում և այցելուներ ընդունում։

Նախևառաջ ժամանակ է հատկացվում ծառայողական հարցերով ընկերության աշխատակիցների ամենօրյա ընդունելությանը։ Երկրորդ, ժամանակ է հատկացվում այցելուների ամենօրյա ընդունելությանը, ովքեր ձեռնարկության աշխատակիցներ չեն, այլ ներկայացնում են այս կամ այն կազմակերպչական կառույցը: Երրորդ, առանձին ընդունելության ժամեր են հատկացվում տարբեր օրերին այն անձանց համար, ովքեր պետք է լուծեն մենեջերի իրավասությունների շրջանակում գտնվող խնդիրը: Այցելուների նշված կատեգորիաների ընդունելության ժամերին ձեռնարկության ցանկացած աշխատակից կարող է մենեջերին այցելել միայն կանչով և միայն կոնկրետ այցելուի այցի հետ կապված հարցով: Չորրորդ՝ գրասենյակային ժամերը պարբերաբար հատկացվում են ընկերության աշխատակիցներին՝ անձնական հարցերով ներկա գտնվելու համար:

Չի կարելի մենակ թողնել այցելուին, երբ մենեջերը հեռանում է գրասենյակից։ Կառավարչի բացակայության ընթացքում ձեռնարկության այցելուներից կամ անձնակազմից ոչ ոք չպետք է մտնի նրա աշխատասենյակ։

Այցելուների օրական թիվը պետք է համապատասխանի մենեջերի կողմից այս տեսակի աշխատանքի համար հատկացված իրական ժամանակին: Ընդունելությունը պետք է պլանավորվի այնպես, որ այցելուները երկար ժամանակ չանցկացնեն ընդունարանում, քանի որ նման սպասումները միշտ ուղեկցվում են ընդունարանում խոսակցությունների գիտակցված կամ կանխամտածված լսելով և զգալի քանակությամբ արժեքավոր տեղեկատվության ստացմամբ:

Տնօրենի աշխատանքը այցելուների հետ կազմակերպելու համար խորհուրդ է տրվում ստեղծել ընդունելության ժամանակացույց:

Ցանկալի է կենտրոնացված ժամանակացույց ստեղծել մեկ սխեմայի տեսքով, որը ներառում է ձեռնարկության ղեկավարության և կառուցվածքային ստորաբաժանումների այցելուներին: Ժամանակացույցի հիման վրա տնօրենի քարտուղարը տեղեկատվություն է հաղորդում այցելուների և ձեռնարկության գործերին նրանց թույլատրված մուտքի բնույթի մասին անվտանգության ծառայությանը ամեն օր անցագրերի տրամադրման աշխատանքային օրվա սկզբին:

Այցելուի ինքնության համապատասխանության հաստատումը ընդունելության ժամանակացույցի և նրա անձը հաստատող փաստաթղթի տեղեկատվության հետ իրականացվում է.

ձեռնարկության շենքի մուտքի անվտանգության աշխատակից և այցելուին անցագիր տրամադրելը.
որպես քարտուղար, երբ այցելուն մտնում է ձեռնարկության ղեկավարի ընդունարան:

Մինչ այցելուն սպասում է հանդիպման, քարտուղարը պետք է ուշադիր հետևի նրա վարքագծին, արձանագրի շարժումների հնարավոր տարօրինակությունները, չափից դուրս գրգռվածությունը և այլն: Եթե ինչ-որ անհանգստություն առաջանա, օգնականը պետք է զանգահարի անվտանգության աշխատակից, որը ներկա կլինի գրասենյակում մենեջերի և այցելուի միջև զրույցի ժամանակ:

Ընդունելության ավարտին մենեջերը կազմակերպում է այցելուի հետագա գործողությունները: Երկու տարբերակ կա.

այցելուն անվտանգության աշխատակցի ուղեկցությամբ ուղղորդվում է դեպի շենքի ելքը.

Քարտուղարը ընդունարան է կանչում ընկերության մասնագետին, որին ուղղորդում են այցելուն՝ իր համար կարևոր խնդիրները լուծելու համար:

Այցելուների ընդունման և հետ աշխատելու համար ձեռնարկության ստորաբաժանումները հիմնականում հետևում են նույն ընթացակարգին: Այցելուն կարող է մուտք գործել միայն այն փաստաթղթերը, որոնց հետ նա լիազորված է աշխատել ձեռնարկության տնօրենի կողմից: Ձեռնարկության տարածքում նրա բոլոր տեղաշարժերը ուղեկցվում են աշխատողի կողմից։ Այցելուները, ովքեր խախտել են ձեռնարկության տեղեկատվական ռեսուրսների հետ աշխատելու կանոնները և հայտնաբերվում են, որ փորձում են անձնակազմից չարտոնված տեղեկատվություն ստանալ, զրկվում են ձեռնարկությունում մնալու իրավունքից: Ձեռնարկությունից հեռանալիս այցելուն հանձնում է անցագիրը։

Այսպիսով, այցելուների ընդունման և հետ աշխատելու գործընթացում տեղեկատվական անվտանգության արդյունավետ համակարգի մշակումն ու օգտագործումը տեղեկատվական անվտանգության համակարգի և ձեռնարկության նյութական ակտիվների պաշտպանության կարևոր մասերից մեկն է: