Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը. Մասնագիտական ​​պահանջներ տարբեր կատեգորիաների քարտուղարների Մասնագիտական ​​պահանջներ տարբեր կատեգորիաների քարտուղարների համար

Մենք արդեն մեկ անգամ չէ, որ նշել ենք, որ շատ դժվար է որոշել քարտուղարին կամ գործադիրի օգնականին բնորոշ պարտականությունները։ Շատ բան կախված է ընկերության գործունեության շրջանակից, դրա չափից, մենեջերի երևակայությունից և գործնականում ոչնչով չի կարգավորվում: Բացի այդ, բուն մասնագիտության մեջ կա բաժանում, որը, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, տարբեր կերպ են ընկալվում աշխատողների և գործատուների կողմից:

Քարտուղարներն իրենք են զգում տարբերությունը, երբեմն ինտուիտիվ, այդ իսկ պատճառով ֆորումներում շարունակվում են բանավեճերը այն մասին, թե ով է «ավելի կարևոր», ինչ հիերարխիա կա մասնագիտության մեջ և որն է վարչական աշխատողի կարիերայի ամենաբարձր մակարդակը: Այս հարցում իմ գործընկերների միջև դեռևս կոնսենսուս չկա։

Այնուամենայնիվ, եթե կան այս բազմաթիվ անունները, ապա նրանց նկարագրած երևույթները նույնպես պետք է լինեն։

Եկեք հասկանանք վարչական պաշտոնների դասակարգման բոլոր խճճվածությունները։

Հասկանալով հասկացությունները

Թվարկենք հիմնական վարչական պաշտոնները՝ «քարտուղար», «օգնական», «քարտուղար-օգնական», «մենեջերի օգնական», «ընդունարանի քարտուղար», «գրասենյակի մենեջեր»։ Նախքան դրանց ավելի մանրամասն նայելը, եկեք հասկանանք, թե ինչ է նշանակում այս դիրքերից յուրաքանչյուրը:

Վիքիպեդիան չի սահմանում «քարտուղարի» պաշտոնը։ Այն պարունակում է միայն «Referent քարտուղար» հոդվածը, որը պարունակում է հետևյալ սահմանումը. քարտուղարի օգնական- գրասենյակի աշխատող, որն ունի բազմաթիվ պարտականություններ՝ հեռախոսազանգերին պատասխանելուց (ընդունարանի աշխատող) մինչև մենեջերի օգնական (անձնական քարտուղար):

Ահա քարտուղարի օգնականի կատարած պարտականությունների ցանկը.

• կառավարչի կողմից ստացված հեռախոսազանգերի ստացում.
• փաստաթղթերի հետ աշխատանք՝ կարևորության որոշում, պատրաստում, գրանցում, բաշխում, ստացում, պահպանում, համակարգում.
• այցելուների ընդունելության պլանավորում և նախապատրաստում.
• օգնություն ղեկավարի աշխատանքային գրաֆիկը պլանավորելու, երբեմն հյուրանոցների և ավիատոմսերի ամրագրման հարցում.
• մասնակցություն բիզնես բանակցությունների նախապատրաստմանը.
• գրասենյակի գործունեության համար անհրաժեշտ գրենական պիտույքների և այլ իրերի պատվիրում, երբեմն մենեջերին սնունդ տրամադրելով:

Այս հոդվածը կարդալուց հետո առանձնակի հստակություն չկար: Բոլորս արդեն գիտենք, որ պարտականությունների շրջանակը լայն է, և վերը նշվածը կարող է կատարել և՛ քարտուղարը, և՛ մենեջերի օգնականը։ Ավելին, սա հեռու է այն պարտականությունների կեսից, որ պետք է կատարեն մեր մասնագիտության տիպիկ ներկայացուցիչները։ Կամ գուցե սա ընդհանուր անուն է մասնագիտությունների մի ամբողջ խմբի համար: Քիչ հավանական է, որ շատերը դեռ լսում են «քարտուղար»՝ առանց որևէ նախածանցի:

«Քարտուղար» բառը, ինչպես գիտեք, գալիս է լատ. գաղտնիք(«գաղտնի, առեղծված»): Իսկ Հին Հռոմում վստահելի անձանց անվանել են քարտուղարներ։ Եզրակացություն․

Ինչ վերաբերում է «տեղեկատու» բառի ծագմանը, ապա անունը նույնպես լատիներեն է՝ «վերարտադրող, զեկուցող»։ Հետեւաբար, այս մարդը աշխատում է տեղեկատվության հետ: Ընդհանրապես, բառերի ծագումը, անկասկած, վերաբերում է ժամանակակից մասնագիտությանը, բայց ամբողջությամբ չի բացատրում, թե ինչ է անում տվյալ աշխատողը կազմակերպությունում։

Ամփոփենք՝ մեզանից շատերը, ի վերջո, քարտուղար-օգնականներ են։ Այնուամենայնիվ, սա չափազանց հազվադեպ է արտացոլվում անձնակազմի աղյուսակում և աշխատանքային գրքում. իմ գործընկերներից շատերին այլ կերպ են «կոչում»:

Շփոթմունքից խուսափելու համար

Քարտուղար ժամըընդունելություն- դիրքորոշում, որը զանգվածային գիտակցության մեջ կապված է զանգերի և նամակագրության ստացման և տարածման հետ: Երբեմն նման աշխատակիցները կարող են իրականացնել նաև այցելուների նախնական ընդունելություն։ Քարտուղարական պաշտոններից սա միակն է, որի անունից անմիջապես պարզ է դառնում, թե ինչ պետք է անեք։ Թեեւ, իհարկե, կան բացառություններ։
Գրասենյակի մենեջեր- սա անգլերենից հետագծող թուղթ է: գրասենյակ մենեջեր, այսինքն. գրասենյակի մենեջեր. Նրա հիմնական պարտականություններն են՝ կառավարել վարչական, ֆինանսական և այլ ռեսուրսներ՝ ապահովելու անհատական ​​գրասենյակի և նրա աշխատակիցների անխափան գործունեությունը: Գրասենյակի մենեջերը կրտսեր ղեկավար պաշտոններից է:
Նման աշխատողը կարող է ենթարկվել վարորդներին, հավաքարարներին, հաճախ՝ քարտուղարներին։ Հաշվի առնելով այն հանգամանքը, որ գրասենյակի ղեկավարը պատասխանատու է գրասենյակի և նրա աշխատակիցների կյանքի համար, շատերը կարծում են, որ այս պաշտոնը նման է մատակարարման մենեջերի պաշտոնին: Նրանք ունեն բավականին շատ նմանատիպ պարտականություններ, բայց Աստված մի արասցե, որ դուք շփոթեք և գրասենյակի ղեկավարին մատակարարման մենեջեր կոչեք: Վերջինում վատ բան չկա, բայց գրասենյակի ղեկավարի պատասխանատվության աստիճանը շատ ավելի բարձր է և պահանջում է ավելի բարձր որակավորում։
Մենեջերի օգնական- պաշտոն, որը շատերը համարում են վարչական աշխատողի կարիերայի ամենաբարձր մակարդակը: Արևմտյան ընկերություններում պաշտոնը հաճախ հնչում է որպես «անձնական օգնական» (բառացի թարգմանություն անգլերենից): անձնական օգնական): Ինձ ավելի շատ դուր է գալիս ավանդական տարբերակը, քանի որ աշխատանքի անվանումը պարունակում է իր ողջ էությունը։ Օգնական - «օգնություն» բառից: Մենեջերի օգնականն օգնում է իր ղեկավարին իր պարտականությունները կատարելիս: Թե կոնկրետ ինչ կներառվի օգնականի գործառույթների մեջ, կախված է բազմաթիվ գործոններից։

Այսպիսով, պաշտոնապես նույն պաշտոնը զբաղեցնող երկու մասնագետների պարտականությունները կարող են արմատապես տարբեր լինել. նրանցից մեկը աշխատում է փաստաթղթերով, բաժանում է հեռախոսազանգեր և ընդունում այցելուներ, իսկ մյուսը մասնակցում է ղեկավարության ժողովներին և իրավասու է կայացնել կարևոր որոշումներ: Սա, ի դեպ, ամենևին չի բացառում, որ երկուսն էլ պատառոտված կոճակներ են կարում և դայակ են փնտրում իրենց ղեկավարի երեխաների համար։ Կրկին ոչ մի պատվեր. անունը այս դեպքում միայն հստակեցնում է ձեր նպատակը, իսկ թե կոնկրետ ինչպես կկատարեք այն, հայտնի չէ:

Մենք ուսումնասիրում ենք կարգավորող փաստաթղթերը

Կա փաստաթուղթ, որը նկարագրում է մեր երկրում ներկայացված բոլոր դիրքորոշումները. «Աշխատողների զբաղմունքների, աշխատողների պաշտոնների և սակագների համառուսաստանյան դասակարգիչ»(OKPDTR, OK 016-94): Եթե ​​ընկերությունում որևէ պաշտոն որոշելիս դժվարություններ ունեք, կարող եք դիմել այս փաստաթղթին և ընտրել ամենահարմարը:

Այս դասակարգիչը կարելի է գտնել http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ կայքերում: Վերջինս, բացի OK 016-94-ից, ունի «Միասնական սակագնային և որակավորման տեղեկագիրք» (UTKS) և «Զբաղմունքների համառուսական դասակարգիչ» (OKZ 010-93, OKZ): Սրանք OK 016-94-ի երկու բաժիններն են: Առաջինը ներառում է աշխատողների մասնագիտությունները, երկրորդը՝ աշխատողների պաշտոնները։

Աշխատողների մասնագիտությունները (իսկ դասակարգիչում դրանք 5491-ն են) այս դեպքում մեզ չեն հետաքրքրում, անդրադառնանք աշխատողների պաշտոններին. Դրանցից 2598-ը կա, և հավանաբար այստեղ կարող եք գտնել այն ամենը, ինչ մեզ անհրաժեշտ է:

Սկսենք, թերեւս, քարտուղարի պաշտոնից։ Այբբենական որոնման արդյունքում ստանում ենք հետևյալ աղյուսակը (տե՛ս Աղյուսակ 1).

Աղյուսակ 1

Պաշտոններ OK 016-94-ում, որը պարունակում է «քարտուղար» անունը

			Աշխատանքի անվանումը		OKZ կոդը
			քարտուղար (դիվանագիտական)
			հանձնաժողովի (հասարակական կազմակերպության) քարտուղար.
			Կույր մասնագետի քարտուղար
			պլենումի քարտուղար
			Խորհրդի քարտուղար
			Նախագահության քարտուղար
			Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահի ընդունելության գրասենյակի քարտուղար
			Գլխավոր քարտուղար
			Խորհրդի քարտուղար (գիտատեխնիկական, գիտական, գեղարվեստական ​​և տեխնիկական)
			Ռուսաստանի Դաշնության Անվտանգության խորհրդի քարտուղար
			Դատարանի գործավար
			Դատարանի քարտուղար Ռուսաստանի Դաշնության Գերագույն դատարանի ապարատում
			Դատական ​​նիստի քարտուղար
			Ռուսաստանի Դաշնության Գերագույն դատարանի ապարատում դատական ​​նիստի քարտուղար
			Ստեղծագործական միության քարտուղար
			Ուսումնական միավորի քարտուղար (դիսպետչեր)
			Դաշնային հանձնաժողովի քարտուղար
			Ֆեդերացիայի քարտուղար (ըստ սպորտի)
			Ռուսաստանի Դաշնության Կենտրոնական ընտրական հանձնաժողովի քարտուղար
			Քարտուղար-մեքենագրուհի
			քարտուղար-ստենոգրաֆ

Յուրաքանչյուր դիրք ունի իր սեփականը ծածկագիրը. Բացի այդ, տարբեր պաշտոններ ունեն մեկ OKZ կոդը, ինչը նշանակում է, որ դրանք միավորված են մեկ խմբի մեջ։ «Ղեկավարի քարտուղար» անվանումը վերաբերում է 4115 խմբին (խումբ «Քարտուղարներ»): Այս խումբը բաղկացած է հետևյալ դիրքերից.

• գործավար;
• կույր մասնագետի քարտուղար;
• գլխավոր քարտուղար;
• դատական ​​գործավար;
• ուսումնական բաժնի քարտուղար;
• քարտուղար-մեքենագրող;
• քարտուղար-ստենոգրաֆ.

Ահա թե ինչ է ասվում նշված խմբի քարտուղարների մասին. Քարտուղարներն իրականացնում են կազմակերպության կամ ձեռնարկության ղեկավարի աշխատանքին աջակցելու և սպասարկելու տեխնիկական գործառույթներ՝ օգտագործելով համակարգիչ, գրասենյակային սարքավորումներ և այլ տեխնիկական միջոցներ:

Նրանց պարտականությունները ներառում են.

Այս կայքը ունի հաստիքների հարմար բաժանում խմբերի, որոնցից երևում է, որ 4115 խումբն ընդգրկված է 411 «Քարտուղարներ, հաշվարկող մեքենաների օպերատորներ և հարակից մասնագիտություններ» ավագ խմբում։ Վերջինս, բացի քարտուղարներից, ներառում է համակարգչային օպերատորներ, ստենոգրաֆիստներ, մեքենագրողներ և այլն։

Ընդհանրապես, վերը նշված պարտականությունները չեն հակասում իրականությանը, բացառությամբ, որ հեռատիպի և գրամեքենայի հիշատակումը մեկին կստիպի ժպտալ (և ինչ-որ մեկը կսարսափի): Այնուամենայնիվ, ցանկացած, նույնիսկ սկսնակ քարտուղար, նայելով առաջարկվող պարտականությունների ցանկին, կհարցնի. «Ինչպե՞ս: Եվ այս ամենը? Որտե՞ղ է վիզային աջակցությունը, գործուղումների կազմակերպումը, հանդիպումների ձայնագրումը»։ Մենք մեկ անգամ չէ, որ ասել ենք, որ քարտուղարը մասնագիտություն է, որը պահանջում է ձեր աշխատանքային ժամանակի առնվազն կեսը տրամադրել ղեկավարի և աշխատակիցների առանց փաստաթղթերի սպասարկմանը: «Այցելուներ ընդունող» տողը չի փոխանցում քարտուղարի պարտականությունների բազմազանությունը: Մնացած պարտականությունները զուտ տեխնիկական են և վերաբերում են փաստաթղթերի հետ աշխատելուն: Նայելով առկա նկարագրությանը, կարող եք մտածել, որ քարտուղարը նստած է առանձին սենյակում և միայն համակարգչով գրում և ինչ-որ բան գրում գրանցման ամսագրում։ Բայց մենք գիտենք, որ դա հեռու է դեպքից։ Ուստի նման սահմանումը դժվար թե գոհացնի մասնագետներին։

Վերադառնանք դասակարգչին՝ «գրասենյակի մենեջեր», ինչպես նաև «գրասենյակի ղեկավար» և «մենեջերի օգնական» պաշտոնը ներառված չէ։ Բայց կա «ռեֆերենտ» պաշտոն (կոդ 26088), որն ընդգրկված է 3431 խմբում՝ «Վարչական և ղեկավար անձնակազմ»:

Այս խումբը, բացի ադմինիստրատորների և ղեկավարների տարբեր կոչումներից, ներառում է պատվերների կատարման մոնիտորինգի տեսուչի, հիմնական գործունեության օգնականի և օգնականի պաշտոնները:

Զվարճալի թաղամաս է, այնպես չէ՞: Ռեֆերենտի հետ նույն խմբում կա հրամանների կատարմանը հսկող տեսուչ։ Շատ քարտուղարներ առաջին ձեռքից գիտեն այս հսկողության մասին, քանի որ դա իրենք են իրականացնում։

Այդ մասին ասվում է http://www.etks.info/ կայքում Վարչական և ղեկավար անձնակազմը և հարակից մասնագիտությունների անձնակազմը լուծում են կազմակերպությունների և դրանց կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեության վարչական և համակարգման խնդիրները, վարում են փաստաթղթային և տեղեկատվական աջակցություն..

Նրանց պարտականությունները ներառում են.

• գործարար նամակագրության, արձանագրությունների և այլ վարչական փաստաթղթերի վարում.
• հանդիպումների, գործնական հանդիպումների և ճամփորդությունների պլանավորում և կազմակերպում.
• տարբեր միջոցառումների ժամանակացույցի համակարգում, դրանց համապատասխանության մոնիտորինգ.
• աջակցություն ղեկավարներին և աշխատակիցներին վարչական և կազմակերպչական խնդիրների լուծման գործում.
• պայմանագրերի, համաձայնագրերի, բանակցությունների նախագծերի պատրաստում, այցելուների և աշխատակիցների ընդունելության կազմակերպում.
• հարակից պարտականությունների կատարում;
• այլ աշխատակիցների կառավարում:

Այս ցուցակի պարտականություններից քանի՞սն եք կատարում: Ո՞րն է ձեր պաշտոնի անունը: «Քարտուղար». «Office Manager». «Տնօրենի օգնական».

Եթե ​​հիշենք, որ քարտուղարի աշխատանքը ավանդաբար բաժանվում է վավերագրական և ոչ փաստաթղթային ծառայությունների, և մեզանից շատերը կատարում են պարտականություններ նշված երկու խմբերի համար («Քարտուղարներ» և «Վարչական և ղեկավար անձնակազմ»), ապա կարող ենք եզրակացնել. Կատարված պարտականությունների հիման վրա մեզանից շատերը քարտուղարների օգնականներ են:

Ինչ է դա նշանակում? Ինչու՞ այնպիսի պաշտոններ, ինչպիսիք են «մենեջերի օգնականը» կամ «գրասենյակի մենեջերը», չեն արտացոլվում դասակարգիչում: Ինչո՞ւ գործնականում պաշտոններ կան, դասակարգիչում՝ ոչ։ Միգուցե այն հնացել է, թե՞ կազմողները չեն նեղվել հասկանալու ժամանակակից աշխատաշուկայի իրավիճակը։

Իհարկե, այս դասակարգիչը որոշակիորեն պահպանողական է: Բայց ուղղագրական բառարանները նույնպես պահպանողական են։ Մարդիկ տարբեր կերպ են խոսում, գրում, բայց կան որոշակի կանոններ, մասնագետների կողմից ընդունված նորմ, և դրանով առաջնորդվում են գրագետ մարդիկ։ Մասնագետների կողմից մշակված բոլոր հրահանգները, դասակարգիչները և այլ պաշտոնական փաստաթղթերը ենթադրում են իդեալական կազմակերպության գոյություն, որտեղ քարտուղարը զբաղվում է փաստաթղթերով, դրանց կատարումը վերահսկվում է տեսուչների կողմից, իսկ վիզային աջակցությունը և պատվիրակությունների հետ աշխատանքը հանդիսանում է արարողակարգային ծառայության պարտականությունը:

Մի կարծեք, որ դա տեղի չի ունենում։ Հենց այսպես է կառուցված բազմաթիվ խոշոր պետական ​​կառույցների և կորպորացիաների, վարչակազմերի և գործարանների աշխատանքը: Նախ, որովհետև նրանք գոյություն ունեն տասնամյակներ շարունակ և իրենց գործունեության մեջ առաջնորդվում են աշխատանքի նկարագրություններով և կանոնակարգերով, որոնք մշակվել են դեռ ԽՍՀՄ-ում, երբ դժվար էր պատկերացնել իրավիճակը «ով անտառ է գնում, ով է ստանում վառելափայտը»: Երկրորդ՝ պարտականությունների այս բաժանումը մեծ կապ ունի գաղտնիության հետ։ Օրինակ՝ ռազմական պատվերներ կատարող գործարաններում գործադիր քարտուղարները մուտք չունեն ինտերնետ, իսկ բջջային հեռախոսները թողնում են մուտքի մոտ՝ չհրկիզվող պահարանում։ Նման իրավիճակում դժվար է տեղեկատվություն փնտրել կամ տոմսեր պատվիրել։ Դա արվում է ինտերնետ հասանելիությամբ անհատ մասնագետների կողմից:

Բացի այդ, մի բան է, եթե հարյուր մարդ աշխատող ընկերությունում քարտուղարը «շվեյցարացի է, հնձվոր և խողովակ խաղացող», և բոլորովին այլ բան, երբ ընկերությունն ունի մի քանի հազար աշխատող։ Այս դեպքում աշխատանքային գործընթացների մեծ մասը խիստ կանոնակարգված և կենտրոնացված է: Դրանց համար մեկ մասնագետ չի կարող պատասխանատու լինել.

Իմիջայլոց

Ինչ վերաբերում է առաջին հայացքից հնացած վերնագրերի առկայությանը (օրինակ՝ «քարտուղար-մեքենագրող»), ապա մեր երկրում մինչ օրս կան կազմակերպություններ, որոնցում որոշ փաստաթղթեր տպագրվում են միայն գրամեքենայով (գաղտնիության պատճառով): Բացի այդ, այս սահմանման մեջ «մեքենագրող» բառի առկայությունը ամենից հաճախ ցույց է տալիս փաստաթղթերի պատրաստման հետ կապված մեծ ծավալի աշխատանք: Խորհրդային տարիներին այս աշխատանքը կատարում էին մեքենագրուհիները, իսկ կենտրոնացված գրասենյակային աշխատանք ունեցող խոշոր ընկերություններում դա պահպանվել է մինչ օրս։
Այս պաշտոնը կարելի՞ է անվանել, ասենք, «Համակարգչի օպերատոր»: Իհարկե, շատ ընկերություններ դա անում են: Բայց ինչո՞ւ, եթե զանգվածային գիտակցության մեջ այս հայեցակարգին արդեն վերապահված է պարտականությունների որոշակի ցանկ։ Լեզուն չի սիրում ոչ մի արհեստական ​​նորամուծություն։ Երբ այս տերմինը կորցնի իր արդիականությունը, այն կվերանա։

Ինչու՞ գործնականում կան քարտուղարներ, որոնք կատարում են օգնականների, փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ վերահսկողության տեսուչների և նույնիսկ թարգմանիչների պարտականությունները։ Որովհետև տեսությունը միշտ տարբերվում է պրակտիկայից: Ընկերությունները, հատկապես փոքր ընկերությունները, հիմնականում ձգտում են խնայել գումարները՝ մեկ աշխատակցին վերագրելով բազմաթիվ տարբեր պարտականություններ: Իմ գործընկերներից մեկը տվել է քարտուղարի պաշտոնի հետևյալ սահմանումը. «մարդ, ով անում է այն, ինչ մյուս աշխատակիցները չեն ցանկանում անել»: Դե, դա տեղի է ունենում: Բացի այդ, ինչպես արդեն ասացինք, պարտականությունների անհամապատասխանությունը հաճախ կապված է անձնակազմի աղյուսակում որոշակի ստորաբաժանում մուտքագրելու անհնարինության հետ, ինչպես նաև գործատուների կողմից մասնագիտության մեջ գոյություն ունեցող աստիճանների ըմբռնման բացակայության հետ:

Համեմատելով պարտականությունները

Տեսնենք, թե ինչ է նշանակում գործատուն այս կամ այն ​​անվան տակ։ Դա անելու համար դիմենք աշխատանք փնտրող կայքերին։ Ընտրենք մի քանի գովազդ՝ «քարտուղար», «քարտուղարի օգնական», «մենեջերի օգնական», «գրասենյակի մենեջեր» անուններով, յուրաքանչյուր խմբի համար ընտրենք երեքը և համեմատենք կատարած պարտականությունների ցուցակները (մենք չենք կրկնելու տարբեր պարտականություններ. թափուր աշխատատեղեր):

Գրասենյակի մենեջեր

1. Կառավարչի կողմից հրահանգների կատարում:
2. Գրասենյակային կյանքի աջակցություն.
3. Աջակցություն մենեջերի աշխատաժամանակի պլանավորմանը:
4. Նամակագրության և ներքին փաստաթղթերի պատրաստում և կատարում.
5. Մենեջերի հյուրերի և այցելուների ընդունելություն, հանդիպումների և բանակցությունների կազմակերպում.
6. Հաճախորդների հետ շփվել գրասենյակում, ստեղծել ընկերական, հարմարավետ մթնոլորտ նրանց համար: Հեղինակի նշում. Այս գործատուն որոշել է գումար խնայել հաճախորդների սպասարկման մենեջերի վրա.
7. Գովազդային գծով ստացված զանգերի ընդունում և ցանկալի բաժին տեղափոխում։
8. Գրասենյակում կարգուկանոնի և մաքրության վերահսկում.
9. Փաստաթղթերի և տեղեկատվության համակարգում և դասակարգում, դրանք հասցնել անմիջական կատարողներին. Հեղինակի նշում. կարծես սա գրասենյակային աշխատանք է. Բայց ոչ, այս թափուր աշխատատեղում այն ​​նշված է առանձին տողում.
10. Հաճախորդներից ստացված տեղեկատվությունը ղեկավարների ուշադրությանը հասցնելը:
11. Գրասենյակի աշխատակիցներից հրահանգների կատարում՝ անհրաժեշտ ցուցումներ և տեղեկատվություն լրացնելու և նրանց փոխանցելու համար:
12. Նոր աշխատողներ ընդունելիս սահմանված պահանջներին համապատասխան փաստաթղթերի ճշգրտության ստուգում. Նշում: Ես դա գիտեի, ընկերությունում կադրերի սպա չկա:
13. Կատարել պատճենահանման և կրկնօրինակման աշխատանքներ:
14. Լիազորագրերի տրամադրում.
15. Ժամանակի թերթիկների պահպանում: Հեղինակի նշում. Հաստատ կադրերի սպա չկա!
16. Գործարար կարիքների համար միջոցների ծախսման վերաբերյալ փաստաթղթերի պատրաստում և հաշվետվությունների կազմում.

քարտուղար

1. Փաստաթղթերի հոսքի կազմակերպում, գործարար նամակագրության վարում.
2. Կառավարչի կողմից տրված հրահանգների կատարումը.
3. Անհրաժեշտ փաստաթղթերի և հաշվետվությունների պատրաստում:
4. Հանդիպումների, բանակցությունների, կոնֆերանսների կազմակերպում և համակարգում.
5. Գործուղումների կազմակերպում (ավիատոմսերի և երկաթուղային տոմսերի պատվիրում, տրանսֆերներ, հյուրանոցների ամրագրում և այլն):
6. Գործընկերների ժամանման կազմակերպում (հյուրանոցների ամրագրումներ, փոխանցումներ և այլն):
7. Մուտքային զանգերի ընդունում և բաշխում.
8. Գրասենյակի գործունեության ապահովում.
9. Ղեկավարությունից հրահանգների կատարում (տեղեկատվության որոնում, հաշվետվությունների կազմում, հումքի մատակարարների հետ շփում, հաճախ անգլերենով):
10. Փոստային և սուրհանդակային ծառայությունների մատուցում։
11. Ներքին կորպորատիվ փաստաթղթերի հոսքի ապահովում.
12. Փոստ.
13. Վարչական աջակցություն մենեջերին:
14. Կառավարման հրահանգների կատարման մոնիտորինգ:
15. Աշխատանք գրասենյակային տեխնիկայի հետ.
16. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստում.

քարտուղար-օգնական

1. Գրասենյակային գործունեության կազմակերպում.
2. Զանգերի ընդունում և բաշխում.
3. Այցելուների ընդունելություն.
4. Հանդիպումների և բանակցությունների կազմակերպում.
5. Գործուղումների կազմակերպում (տոմսերի պատվիրում և ամրագրում, հյուրանոցներ, տաքսիներ, վիզայի աջակցություն):
6. Գործարար նամակագրություն.
7. Փոստի ուղարկում և ընդունում, լիազորագրերի տրամադրում.
8. Գրասենյակային աշխատանք.
9. Ղեկավարությունից հրահանգների կատարում:
10. Աշխատում է սուրհանդակային ծառայության հետ.
11. Փոխազդեցություն ընկերության ստորաբաժանումների հետ:
12. Գրասենյակում կարգուկանոնի և ընկերական մթնոլորտի պահպանում։
13. Տնօրենի ամենօրյա գրաֆիկին ցուցաբերել վարչական աջակցություն:
14. Տնօրենի կողմից նախաձեռնված հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգ և փաստաթղթերի հաստատում:
15. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստում.

Մենեջերի օգնական

1. Ստացեք մուտքային/ելքային զանգեր:
2. Փոստի/նամակագրության, գործարար նամակագրության վարում։
3. Տեղեկատվության վերլուծություն, տվյալների հավաքագրում, հաշվետվություն:
4. Հաղորդակցություն բաժինների ղեկավարների հետ.
5. Տրված ժամկետներում ղեկավարի կողմից հրահանգների կատարում:
6. Պատվերների/աշխատանքային հանձնարարությունների ժամանակին կատարման մոնիտորինգ.
7. Աջակցություն գործուղումների (վիզաների մշակում, երկաթուղային և ավիատոմսերի ամրագրում, տրանսֆերներ, հյուրանոցներ, միջոցառումներ, էքսկուրսիաներ):
8. Ձեռնարկության ղեկավարության կողմից պատվիրակությունների և այցելուների ընդունելության կազմակերպում և աջակցություն, հանդիպումների, բանակցությունների, շնորհանդեսների կազմակերպում.
9. Գրենական պիտույքների սպառման մոնիտորինգ, անհրաժեշտության դեպքում պատվիրում:
10. Բնօրինակ տեղեկատվության և կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի գրանցում և պահպանում.
11. Գրասենյակային կյանքի աջակցություն.
12. Գրասենյակային աշխատանք, փաստաթղթաշրջանառություն։
13. Մուտքային, ելքային, ներքին փաստաթղթերի գրանցում.
14. Աջակցություն մենեջերի աշխատանքային օրվա պլանավորմանը:

Ինչպես տեսնում եք, այս պաշտոններում աշխատող մասնագետները բազմաթիվ նմանատիպ պարտականություններ ունեն: Նրանք բոլորը ներգրավված են (կամ մասնակցում են) գրասենյակի կենսապահովմանը, զանգեր են ստանում և տարածում, կազմակերպում են փաստաթղթերի հոսք և կատարում կառավարչի հրահանգները:

Նայեք քարտուղարի, քարտուղարի օգնականի և գործադիր օգնականի պարտականությունների ցուցակներին: Նրանք գրեթե նույնական են: Թերեւս ընկերություններից մեկում օգնականին սպասվում է նաեւ վերլուծական աշխատանք։ Որոշ չափով արտասովոր է գրասենյակի ղեկավարի պաշտոնը, որից գործատուները ակնկալում են կատարել կադրերի տեսուչի գործառույթներ և աշխատել։ Եվ, թերեւս, նա միակն է, ումից չեն ակնկալում օգնել մենեջերին (թե դա ուղղակի նշված չէ գովազդում)։ Վստահաբար կարող ենք ասել, որ մենեջերի օգնականը պետք է օգնի մենեջերին, ինչը նրան չի ազատում գրասենյակի «կենսապահովման» անհրաժեշտությունից։

Եզրակացություններ անելուց առաջ անդրադառնանք ևս մեկ պարամետրի. ի՞նչ պահանջներ են գործատուները դնում այս պաշտոնների մասնագետների նկատմամբ (Աղյուսակ 2):

աղյուսակ 2

Գործատուի կողմից առաջադրված պահանջները գրասենյակի ղեկավարին, քարտուղարին, քարտուղար-օգնականին, մենեջերի օգնականին.

Գրասենյակի մենեջեր	քարտուղար	քարտուղար-օգնական	Մենեջերի օգնական
Տեխնոլոգիաների հետ աշխատելու ունակություն: Ճշգրտություն, ուշադրություն։ Բարեկամություն. Երկու տարվա աշխատանքային փորձ որպես քարտուղար/ադմինիստրատոր/գրասենյակի ղեկավար: Բազմակի առաջադրանք կատարելու ունակություն: 1C-ի տարրական իմացությունը ցանկալի է	Բարձրագույն կրթություն. ԱՀ-ների, գրասենյակային սարքավորումների, փաստաթղթերի հոսքի կանոնների իմացություն: Արդյունավետություն, ճշտապահություն, հաճելի տեսք։ Երկու տարվա աշխատանքային փորձ որպես քարտուղար/գրասենյակային մենեջեր։ Բազմակի առաջադրանք կատարելու ունակություն	Բարձրագույն կրթություն. Անգլերենի գերազանց իմացություն։ Առնվազն մեկ տարվա աշխատանքային փորձ։ Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործող: Ճիշտ բանավոր և գրավոր լեզուն: Գործարար էթիկետի իմացություն: Պատասխանատվություն, աշխատասիրություն, ակտիվություն, հաղորդակցման հմտություններ	Խոշոր ընկերություններում որպես անձնական օգնական աշխատելու մեկ տարվա փորձ։ Համակարգչի ինքնավստահ օգտվող, ակտիվ ինտերնետ օգտագործող: Սթրեսի դիմադրություն, ուշադրություն, գրագիտություն, հաղորդակցության ճկունություն, դիվանագիտություն: Ներկայացվող տեսք. Անգլերենը հիմնական է: Բարձրագույն կրթություն. Փաստաթղթերի կառավարման իմացություն: Հստակ և հստակ խոսք. Թիմում աշխատելու ունակություն

Դե, պատահականության սկզբունքով ընտրված մեր գործատուները գրասենյակի ղեկավարից չեն պահանջում գեղեցիկ տեսք և բարձրագույն կրթություն: Մեր կարծիքով, նրանք առանձնապես տարբերություն չեն տեսնում քարտուղարի և գրասենյակի ղեկավարի միջև։ Մնացած երեք պաշտոններին ներկայացվող պահանջները, ինչպես նաև կատարվող պարտականությունները գրեթե նույնական են։ Միայն մենեջերի օգնականից նրանք ցանկանում են անձնական օգնական աշխատելու փորձ՝ չմոռանալով թիմում աշխատելու կարողության մասին (գաղտնիք չէ, որ շատ օգնականներ հակված են բաժանվել թիմից. աշխատանքի առանձնահատկությունները դա են պահանջում):

Իհարկե, հարցազրույցում պարզվում է, որ նրանք պարզապես «մոռացել են» գրել պարտականությունների կեսը, և ինչ-որ տեղից թեկնածուի նկատմամբ եւս երկու տասնյակ պահանջներ են առաջանալու։ Բայց ընդհանուր առմամբ միտումը պարզ է՝ գործատուն գրասենյակի մենեջերին տեսնում է որպես մարդու, ով հոգ կտանի գրասենյակի, բոլոր աշխատողների և նույնիսկ հաճախորդների մասին։ Բայց քարտուղարի, քարտուղարի օգնականի և մենեջերի օգնականի միջև մեծ տարբերություն չկա։

Այսինքն՝ տեսությունը և այս անգամ շեղվել է պրակտիկայից։ Մեզ համար պարզ է, որ քարտուղարը պետք է իրականացնի, ասենք, տեխնիկական գործառույթներ (փաստաթղթերի հետ աշխատել և այլն), իսկ մենեջերի օգնականը կամ օգնականը պետք է կատարի ավելի բարդ գործառույթներ (գործնական նամակներ գրել, վերլուծական ակնարկներ կազմել և այլն): Ես գիտեմ միայն մեկ ընկերություն, որտեղ պարտականությունները բաշխվում են այս կերպ։ Բայց նա իդեալների կատեգորիայից է։ Գործնականում նման բաժանումն ավելի շատ բացառություն է, քան կանոն:

Ես կասկածում եմ, որ շատ դեպքերում գործատուները պարզապես ցանկանում են գումար խնայել՝ աշխատանքի ընդունելով մի քանի գործառույթ համադրող մասնագետի։ Բացի այդ, անձնակազմի աղյուսակում լրացուցիչ միավորներ մտցնելը դժվարություն է:

Ինչո՞ւ է վարչական պաշտոնների այս խմբի ամենատարածված անվանումը «քարտուղար»: Նախ, քանի որ այն վաղուց բոլորի շուրթերին է: Երկրորդ, տեսականորեն, մենեջերի օգնականը կարող է հրաժարվել բաժնի աշխատակիցներին օգնելուց, իսկ քարտուղարը գնալու տեղ չունի։ Երրորդ, ոչ բոլորը գիտեն, թե ով է այս առեղծվածային «ռեֆերենտը», ուստի ավելի լավ է տերմինաբանության հետ ավելորդ բարդություններ չստեղծել։

Ակնհայտ է, որ ոչ պաշտոնապես ընդունված ստորաբաժանումը, որը ղեկավարների օգնականներին ավելի բարձր է դասում, քան քարտուղարները կամ քարտուղարների օգնականները, ըստ էության, ձեւականություն է։ Անկասկած, «ռեժիսորի օգնականն» ավելի հարգալից է հնչում, քան «տնօրենի քարտուղարը»։ Սա, թերեւս, ամբողջ տարբերությունն է։ Գործատուն ավելի շատ հետաքրքրված է ձեր անձնական որակներով և աշխատանքային փորձով, քան այն, ինչ կա ձեր աշխատանքային գրքում: Իհարկե, պաշտոնների խառնաշփոթը մեզ մոտ ավարտված չէ։ Այնուամենայնիվ, նրանց, ովքեր անհանգստացած են այն փաստով, որ չնայած իրենց կատարած պարտականությունների բազմազանությանը, իրենց պաշտոնը կոչվում է «քարտուղար», խորհուրդ ենք տալիս հրաժարվել բոլոր բարդույթներից և հարցին, թե ում համար եք աշխատում, հպարտորեն պատասխանեք. »

Քարտուղարը կոչվում է ղեկավարի հավատարիմ օգնական և աջ ձեռք, և լավ պատճառով, քանի որ մենեջերի քարտուղարի պարտականությունները ներառում են արդյունավետ կառավարման և վարչական գործունեության ապահովում: Մենեջերի քարտուղարը զբաղվում է բիզնես փաստաթղթերի և փաստաթղթերի պատրաստմամբ և կատարմամբ, օգնում է ղեկավարին բիզնեսում և լուծում բազմաթիվ կազմակերպչական հարցեր:

Քարտուղար-օգնականի պաշտոնը կարող է համարվել նաև ներկայացուցչական պաշտոն, քանի որ նա ընկերության դեմքն է՝ հանդիպում է հյուրերին, պատասխանում զանգերին և նամակներին։ Այս տեսակի աշխատանքը պահանջում է մեծ սառնասրտություն, հաղորդակցման հմտություններ և կազմակերպվածություն: Այդ իսկ պատճառով քարտուղարի մասնագիտությունը կարող է մեծ հեռանկարներ խոստանալ՝ ապագայում մասնագետը կարող է դառնալ գրասենյակի մենեջեր, իսկ հետո՝ տնօրեններից կամ թոփ մենեջերներից:

Գործադիր քարտուղարի պաշտոնը պահանջվում է գրեթե յուրաքանչյուր ընկերությունում, որն ունի գրասենյակ հաճախորդների և այցելուների համար: Դրանք կարող են լինել ինչպես խոշոր ձեռնարկություններ, այնպես էլ փոքր բիզնես կազմակերպություններ:

Մասնագիտության պատմություն

Ժամանակի ընթացքում քարտուղարի լիազորությունները զգալիորեն ընդլայնվել են, և այսօր նրանք կարող են կատարել բազմաթիվ գործառույթներ։ Այսպիսով, առաջացավ նեղ մասնագիտացում ունեցող մասնագետների կարիք, որի արդյունքում առաջացավ քարտուղար-օգնական, գործավար, քարտուղար-թարգմանիչ և գրասենյակի ղեկավար մասնագիտությունը։

Քարտուղարի պարտականությունները

Քարտուղար-օգնականի աշխատանքային պարտականությունները ներառում են.

• այցելուների ընդունելություն;
• հեռախոսազանգեր ստանալը;
• գրառումների վարում;
• կառավարչի աշխատանքային օրվա պլանավորում;
• հանդիպումների կազմակերպում;
• գործուղման ընթացքում մենեջերի և այլ աշխատակիցների համար տոմսեր և հյուրանոցների ամրագրումներ պատվիրելը.
• գրասենյակի համար գրենական պիտույքներ պատվիրելը;
• ղեկավարի պահանջների կատարումը.

Երբեմն մենեջերի քարտուղարի գործառույթները ներառում են նամակագրություն անգլերենով:

Քարտուղարին ներկայացվող պահանջները

Քարտուղարի օգնականի պահանջները ներառում են.

• միջնակարգ կամ բարձրագույն կրթություն;
• ԱՀ-ի սեփականություն;
• գրասենյակային աշխատանքի հիմունքների իմացություն;
• անգլերենի իմացություն (երբեմն):

Նաև քարտուղարի պաշտոնը պահանջում է հետևյալ հմտությունները.

• ճշտապահություն;
• լավ տեսք ունենալու ունակություն (ներկայացվող);
• կազմակերպություն.

Քարտուղարի ռեզյումեի նմուշ

Ռեզյումեի նմուշ

Ինչպես դառնալ քարտուղար

Ինչպե՞ս դառնալ քարտուղար. Սա կարող է լինել ցանկացած բարձրագույն կրթության կրողը, ով ավարտել է քարտուղարի օգնականի դասընթացները կամ վերապատրաստվել անմիջապես աշխատանքի ընթացքում: Որպես կանոն, գործատուները հատուկ պահանջներ չեն դնում դիմորդի ձեռք բերած մասնագիտության վրա, այլ կենտրոնանում են այն բանի վրա, որ դիմորդն ունենա անհրաժեշտ անհատական ​​որակներ և կարողանա պատշաճ մակարդակով կատարել պարտականությունները:

Քարտուղարի աշխատավարձը

Քարտուղարի աշխատավարձը կարող է տարբեր լինել՝ 15-ից 45 հազար ռուբլի: Եկամուտը կախված է աշխատողի պարտականություններից և տարածաշրջանից, որտեղ նա աշխատում է: Քարտուղար-օգնականի միջին աշխատավարձը 30 հազար ռուբլի է։

Վերադարձ դեպի Կառավարչի պարտականությունները

Քարտուղարը կատարում է հետևյալ պարտականությունները.

— իրականացնում է կառավարչի վարչական և վարչական գործունեության կազմակերպչական և տեխնիկական ապահովման աշխատանքներ.

— Ընդունում է կառավարչի կողմից քննարկման համար ստացված նամակագրությունը, այն փոխանցում է այն կառուցվածքային ստորաբաժանումներին կամ կոնկրետ կատարողին համաձայն որոշման՝ աշխատանքային գործընթացում կամ պատասխաններ պատրաստելու համար:

— Ընդունում է փաստաթղթեր և անձնական հայտարարություններ կառավարչի ստորագրության համար:

— Պատասխանում է հեռախոսազանգերին, ձայնագրում և պաշտոնական տեղեկատվություն փոխանցում կառավարչին, կազմակերպում է հեռախոսային խոսակցություններ ղեկավարի հետ.

— Կառավարչի անունից կազմում է նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր:

— կատարում է մենեջերի կողմից անցկացվող ժողովների և հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքներ (հավաքում է անհրաժեշտ նյութերը, մասնակիցներին ծանուցում ժողովի ժամանակի և վայրի, օրակարգի, դրանց գրանցման մասին), ժողովների և հանդիպումների արձանագրությունների վարման և կազմման վրա:

- Վերահսկում է ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից տրված հրամանների և հրահանգների կատարումը, ինչպես նաև ղեկավարի հսկողության տակ վերցված ցուցումների և ցուցումների կատարման ժամկետները.

— Ղեկավարի աշխատավայրն ապահովում է անհրաժեշտ կազմակերպչական սարքավորումներով, գրասենյակային պարագաներով և ստեղծում մենեջերի արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ:

— Կազմակերպում է այցելուների ընդունելությունը, նպաստում աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկությունների արագ քննարկմանը:

— հաստատված անվանացանկին համապատասխան ձևավորում է գործեր, ապահովում դրանց անվտանգությունը և սահմանված ժամկետում ներկայացնում արխիվ.

— Կազմակերպում է գործուղումներ մենեջերի համար՝ պատվիրում է ավիատոմսերի և գնացքի տոմսեր, ամրագրում հյուրանոցներ։

— Իր անմիջական ղեկավարից կատարում է անհատական ​​ծառայողական հանձնարարություններ.

Քարտուղարն իրավունք ունի.

— Ստացեք տեղեկատվություն, ներառյալ գաղտնի տեղեկատվությունը, այնքանով, որքանով անհրաժեշտ է հանձնարարված խնդիրները լուծելու համար:

— Առաջարկություններ ներկայացնել ղեկավարությանը` բարելավելու իրենց աշխատանքը և ընկերության աշխատանքը:

- ձեռնարկության ստորաբաժանումներից և այլ մասնագետներից անձամբ կամ ղեկավարի անունից պահանջել տեղեկատվություն և փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են իր ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար:

— Պահանջել ղեկավարությունից ստեղծել նորմալ պայմաններ ծառայողական պարտականությունների կատարման և ընկերության գործունեության արդյունքում ստեղծված բոլոր փաստաթղթերի անվտանգության համար:

- Ձեր իրավասության շրջանակներում որոշումներ կայացրեք:

Քարտուղարը պատասխանատու է.

- Պաշտոնական պարտականությունները չկատարելու և/կամ ժամանակին, անփույթ կերպով կատարելու համար:

— Առևտրային գաղտնիքների և գաղտնի տեղեկատվության պահպանման ընթացիկ հրահանգներին, կարգադրություններին և կանոնակարգերին չհամապատասխանելու համար:

- Աշխատանքի ներքին կանոնակարգի, աշխատանքային կարգապահության, անվտանգության և հրդեհային անվտանգության կանոնների խախտման համար.

Տնօրենի պարտականությունները
Նախկին տնօրեն
Արտաքին վերահսկողություն
Գործառնական կառավարում
Կառավարման համակարգ

Հետ | | Վերև

©2009-2018 Ֆինանսական կառավարման կենտրոն. Բոլոր իրավունքները պաշտպանված են. Նյութերի հրապարակում
թույլատրվում է կայքի հղումի պարտադիր նշումով:

Այն, ինչ քարտուղարը պետք է իմանա և կարողանա անել, նշված է որակավորման նկարագրության մեջ:

Որակավորման բնութագրերը- սա նորմատիվ փաստաթուղթ է, որը սահմանում է, թե կոնկրետ աշխատողն ինչ պետք է անի իր աշխատանքում, ինչ պետք է իմանա և կարողանա անել դրա համար, և ինչպիսին պետք է լինի նրա պատրաստվածության մակարդակը:

Աշխատանքային պարտականություններ (քարտուղարը պետք է կարողանա)Կատարել տեխնիկական գործառույթներ ձեռնարկության (կամ ստորաբաժանման) ղեկավարի աշխատանքին աջակցելու և պահպանելու համար, օգնել պլանավորել ղեկավարի աշխատանքային օրը: Ստացեք ղեկավարի համար անհրաժեշտ տեղեկատվություն բաժիններից կամ կատարողներից, զանգահարեք աշխատակիցներին նրա հրահանգով: Կազմակերպել կառավարչի հեռախոսային խոսակցությունները, ստանալ և փոխանցել հեռախոսային հաղորդագրությունները, ձայնագրել ստացված հաղորդագրությունները նրա բացակայությամբ և կառավարչի ուշադրությանը ներկայացնել դրանց բովանդակությունը: Կազմակերպել գործուղումներ և գործուղումներ ղեկավարի համար: Ղեկավարի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքներ (անհրաժեշտ նյութերի հավաքում, հանդիպման կամ հանդիպման ժամանակի, վայրի և օրակարգի մասին մասնակիցների ծանուցում, դրանց գրանցում), արձանագրությունների վարում և կազմում: Տրամադրել ղեկավարի աշխատավայրը գրասենյակային պարագաներով, կազմակերպչական սարքավորումներով և ստեղծել նրա արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ: Տեղեկություններ փոխանցեք և ստացեք ինտերկոմների միջոցով, արագ տպեք տարբեր նյութեր՝ մենեջերի հրահանգով: Իրականացնել փաստաթղթային աշխատանք, ընդունել կառավարչին հասցեագրված նամակագրությունը, համակարգել այն ձեռնարկությունում ընդունված կարգի համաձայն և քննարկելուց հետո փոխանցել ստորաբաժանումների ղեկավարներին կամ կոնկրետ կատարողներին՝ իրենց աշխատանքի ընթացքում օգտագործելու կամ պատասխան պատրաստելու համար: . Տրամադրել տեղեկատվական ծառայություններ ղեկավարին և աշխատակիցներին (բանավոր, վավերագրական, կազմել մամուլի ակնարկներ, տրամադրել հետաքրքիր հոդվածների պատճեններ): Դիտեք քաղաքացիների անձնական դիմումների վերաբերյալ կառավարչի ցուցումները կատարելու վերջնաժամկետները: Կազմակերպել այցելուների ընդունելությունը՝ նրանց նկատմամբ նրբանկատություն և ուշադրություն ցուցաբերելով, հեշտացնել աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկների արագ քննարկումը, ֆայլերի ձևակերպումը հաստատված անվանացանկի համաձայն, ապահովել նրանց անվտանգությունը և սահմանված ժամկետում դրանք ներկայացնել արխիվ։ . Ստեղծել և օգտագործել տվյալների շտեմարաններ (ներառյալ ինտերնետային տեղեկատվությունը):

Քարտուղարը պետք է իմանա.ընկերության գործունեությունը և աշխատողների աշխատանքային պարտականություններն ու իրավասությունները. փաստաթղթերի պահպանման կանոնակարգեր և հրահանգներ. մեքենագրագիր; աշխատել անհատական ​​համակարգչի վրա, ժամանակակից համակարգչային խմբագրիչներ (Word, Excel և այլն); ուղղագրական և կետադրական կանոններ; տարբեր փաստաթղթեր տպելիս նյութերի դասավորության կարգը. գրասենյակային սարքավորումների շահագործման կանոններ (ֆաքսեր, մինի-ավտոմատ հեռախոսակայաններ, պատճենահանող սարքեր, ձայնագրիչներ, մագնիտոֆոններ); ինտերկոմների օգտագործման կանոններ; կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգի ստանդարտներ. ներքին աշխատանքային կանոնակարգ; քարտուղարական աշխատանքի գիտական ​​կազմակերպման հիմունքները. մարդու հոգեբանությունը և արդյունավետ հաղորդակցության օրենքները. գրասենյակային էթիկետը; աշխատանքի պաշտպանության, անվտանգության, արդյունաբերական սանիտարական և հրդեհային պաշտպանության կանոններ և կանոնակարգեր. հաճախորդների և գործընկերների օտար լեզու; Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգիրք.

Ձեռնարկություններում (ֆիրմաներում) որակավորման բնութագրերը մշակելու և ճշտելու համար մշակվում են աշխատանքի նկարագրություններ:

Աշխատանքի նկարագրությունը հիմնական կազմակերպչական և իրավական փաստաթուղթն է, որը կարգավորում է քարտուղարի գործունեությունը, սահմանում է նրա իրավունքները, պաշտոնը կազմակերպությունում և աշխատանքի բնույթը: Աշխատակիցների հետ հարաբերություններում քարտուղարը հիմնվում է այս փաստաթղթի վրա: Աշխատանքի նկարագրության մեջ ինչ է գրված, հետո հարց է առաջանում՝ ի՞նչ իրավունքներ են դրանում տրված, դրանք քարտուղարն են։

Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը անհատական ​​փաստաթուղթ է, քանի որ քարտուղարի պաշտոնն ունի բազմաթիվ աստիճանավորումներ։ Փոքր կազմակերպությունում (կամ ընկերությունում) կլինի միայն մեկ քարտուղար (ռեֆերենտ քարտուղար): Ավելի մեծ կազմակերպություններում կառավարիչը և նրա տեղակալները կարող են քարտուղարներ ունենալ յուրաքանչյուր կառուցվածքային ստորաբաժանումում: Կան խորհրդի քարտուղարներ, գիտական ​​խորհուրդների գիտական ​​քարտուղարներ և այլն: Յուրաքանչյուր քարտուղար միշտ, ելնելով կազմակերպության գործունեության ծավալից և առանձնահատկություններից, ղեկավարի պահանջներից և քարտուղարի նկատմամբ ունեցած վստահությունից, մշակում է իր պարտականությունների և իրավունքների շրջանակը: , ստեղծագործական, տրամաբանական և տեխնիկական տեսակի աշխատանքի տարբեր համակցություններ։ Միևնույն ժամանակ, գոյություն ունի փաստաթղթային և ոչ փաստաթղթային ծառայությունների կառավարման գործառնությունների ստանդարտ փաթեթ, որոնք իրականացվում են բոլոր քարտուղարների կողմից: Բացի այդ, քարտուղարի աշխատանքի նկարագրության կազմման առանձնահատկությունն ու բարդությունը պայմանավորված են նրա գործունեության բազմակողմանիությամբ: Հետևաբար, անհնար է խոսել քարտուղարի (ռեֆերենտ քարտուղարի) աշխատանքի նկարագրության որևէ ստանդարտի մասին:

Այնուամենայնիվ, ինչպես ցանկացած աշխատանքի նկարագրություն, դրա համար կան ընդհանուր պահանջներ: Նախ, այն ունի տեքստի արդեն հաստատված միասնական կառուցվածք, այն է՝ բաժիններ.

1. Ընդհանուր դրույթներ;

2) գործառույթներ.

3) աշխատանքային պարտականությունները.

5) պատասխանատվություն.

6) հարաբերություններ.

7) միացումներն ըստ դիրքի.

Կարող է ավելացվել «Աշխատանքի գնահատում» բաժինը, իսկ վերջին տարիներին գնալով ավելի է հայտնվում «Աշխատանքի կազմակերպում (օրվա ռեժիմ)» բաժինը:

«Ընդհանուր դրույթներ» բաժինը պարունակում է հաստիքի ճշգրիտ անվանումը՝ ըստ հաստիքացուցակի, կառավարման համակարգում գտնվելու վայրը, այսինքն՝ կառուցվածքային ստորաբաժանման և ենթակայության անվանումը, պաշտոնի նշանակման և ազատման կարգը և փոխարինման կարգը: Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայություն ունեցող խոշոր կազմակերպություններում քարտուղարն ունի երկակի ենթակայություն՝ անմիջականորեն իր ղեկավարին և նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության ղեկավարին: Քարտուղարները նշանակվում և ազատվում են ղեկավարի հրամանով (խոշոր կազմակերպությունում՝ նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության ղեկավարի առաջարկությամբ):

Այս բաժնում նշվում են նաև մասնագիտական ​​պատրաստվածության և աշխատանքային փորձի պահանջները: Այսօր կտրուկ փոխվել է վերաբերմունքը քարտուղարի նկատմամբ, նրան ներկայացվող պահանջները։ Ընկերությունները փնտրում են բարձրագույն կամ միջնակարգ մասնագիտական ​​կրթությամբ քարտուղար, ով տիրապետում է օտար լեզվի և տիրապետում է համակարգչին։ Քարտուղարից, ինչպես նաև արտասահմանում, գնալով պահանջվում է իմանալ ոչ թե մեկ, այլ երկու կամ ավելի օտար լեզու, քանի որ ընկերությունները բազմաթիվ կապեր ունեն օտարերկրյա գործընկերների հետ, և քարտուղարը շփվում է նրանց հետ։ Այն նաև պարունակում է ցուցումներ հիմնական օրենսդրական, նորմատիվ, մեթոդական, կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի վերաբերյալ, որոնք առաջնորդում են քարտուղարին իր աշխատանքում:

«Գործառույթներ» բաժնում թվարկված են քարտուղարի (քարտուղար-օգնականի) գործունեության հիմնական ոլորտները, օրինակ՝ կառավարչի տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցություն, ղեկավարի աշխատանքի կազմակերպչական աջակցություն, ցուցահանդեսների և շնորհանդեսների պատրաստմանը մասնակցություն և այլն:

«Աշխատանքային պարտականություններ» բաժնում թվարկված են բոլոր տեսակի աշխատանքները, գործողությունները և տեխնոլոգիաները, որոնք օգտագործվում են դրանց իրականացման համար: Այն թվարկում է քարտուղարի կատարած աշխատանքը տրամաբանական հաջորդականությամբ։ Աշխատանքի բոլոր տեսակները բաժանված են գործառնությունների, որոնք ցույց են տալիս կատարման տեխնոլոգիան: Օրինակ՝ «Տեղեկատվական և փաստաթղթային աջակցություն» գործառույթը բաժանված է երկու մասի՝ փաստաթղթավորում և փաստաթղթերի հետ աշխատանք: Փաստաթղթերը, իր հերթին, ներառում են նամակների (հրավեր նամակներ, հիշեցման նամակներ և այլն), հեռագրեր և այլն կազմելը ծրագրի ղեկավարի հանձնարարությամբ. մենեջերի փաստաթղթերի մուտքագրում համակարգչում; փաստաթղթերի ճշգրտության ստուգում, երբ դրանք ներկայացվում են կառավարչին ստորագրության համար (վիզաներ, մանրամասների առկայությունը և ճշգրտությունը ստանդարտի պահանջներին համապատասխան և այլն). Փաստաթղթերի պատճենների պատրաստում և հաստատում և այլն: Փաստաթղթերի հետ աշխատելը ներառում է մուտքային փաստաթղթերի ստացում (նշված են ժամերը, օրինակ՝ ժամը 09-ին և 16-ին), ֆաքսերի և էլեկտրոնային փոստի ստացում (օրվա ընթացքում); ստացված փաստաթղթերի նախնական մշակումը գրասենյակի կառավարման հրահանգների պահանջներին համապատասխան. փաստաթղթերի նախնական ուսումնասիրություն (եթե վստահված է քարտուղարին). փաստաթղթերի գրանցում կազմակերպությունում սահմանված կանոնների համաձայն. փաստաթղթերի հաշվետվություն ղեկավարին և այլն:

«Իրավունքներ» բաժինը թերեւս ամենակարևորն է: Նա ընդգծում է քարտուղարի տեղը կառավարման համակարգում, նրա կարևորությունը և կազմակերպությունում դիրքը: Իրավունքների միջոցով է, որ տեսանելի են կառավարչի կողմից քարտուղարին պատվիրակված լիազորությունները և նրա անկախության աստիճանը։ Այս բաժինը քարտուղարին թույլ է տալիս ազատել ղեկավարի ժամանակը հիմնական ռազմավարական և մարտավարական խնդիրները լուծելու համար:

Աշխատանքի նկարագրության այս բաժինն է, որ քարտուղարին (քարտուղար-ռեֆերենտ) տալիս է մեծ կամ փոքր լիազորություններ և որոշում նրա հնարավորությունների աստիճանը։

«Պատասխանատվություն» բաժինը կազմված է օրենքով սահմանված կարգով։

«Հարաբերություններ (կապեր ըստ պաշտոնի)» բաժինը նույնպես շատ կարևոր է կառավարման ապարատի ցանկացած աշխատակցի աշխատանքը կազմակերպելու համար, և առաջին հերթին դա պայմանավորված է ավտոմատացված համակարգերի ակտիվ ներդրմամբ, որոնք պահանջում են մանրամասն նշում, թե ինչ տեղեկատվություն, ինչ ձևով, ում է այն փոխանցվում և ումից է ստացվում:

Վերջին տարիներին աշխատանքի նկարագրություններում հաճախ է հայտնվում «Աշխատանքի գնահատում» բաժինը: Այն սովորաբար սահմանում է աշխատանքի ժամանակին և որակի չափանիշներ, օրինակ՝ բողոքների, պահանջների և քննադատությունների բացակայություն; փաստաթղթերում սխալներ չկան; կառավարման հրահանգների կատարման ժամկետների պահպանում և այլն:

Որպես կանոն, աշխատանքի նկարագրությունը ավարտվում է դրա վերանայման ընթացակարգի ցուցումով: Աշխատանքի նկարագրության վերանայման պայմանները կարող են լինել կազմակերպության կառուցվածքում փոփոխություններ, որոնք կհանգեցնեն աշխատողների պարտականությունների վերաբաշխմանը, քարտուղարի կողմից կատարված աշխատանքի տեսակների փոփոխությանը կամ համակարգչային տեխնոլոգիաների ներդրմանը: Բայց շատ ավելի հաճախ նրանք նշում են հրահանգների պարտադիր վերանայման կամ վերահաստատման ժամկետը (3 տարի կամ 5 տարի):

Ընտրովի բաժին է «Աշխատանքի կազմակերպումը», սակայն վերջերս այն շատ տարածված է և ավելի տարածված է դառնում: Այն ապահովում է քարտուղարի աշխատանքի մոտավոր առօրյան: Այն կարող է նման լինել.

ԱՇԽԱՏԱՆՔԱՅԻՆ ՕՐՎԱ ԱՌԱՋԻՆ ԿԵՍ.

1) աշխատանքի գալ ղեկավարից 10 րոպե առաջ՝ աշխատավայրի (ձեր և մենեջերի) վիճակը ստուգելու, ձեզ կարգի բերելու, առաջիկա օրվա պլան կազմելու կամ հստակեցնելու համար.

2) պլանին համապատասխան ընտրել անհրաժեշտ փաստաթղթերն ու ֆայլերը.

3) ստանալ նամակագրություն, ծանոթանալ բովանդակությանը, մի կողմ դնել փաստաթղթեր, որոնք պահանջում են ղեկավարի կողմից առաջնահերթ որոշում.

4) հեռագրերը, շտապ ֆաքսերը և հեռախոսային հաղորդագրությունները անհապաղ փոխանցել կառավարչին.

5) մնացած փաստաթղթերի համար նախապատրաստում է հնարավոր պատասխանների կամ լուծումների տարբերակներ, դրանք բաշխում կատարողների միջև.

6) դիտել ստացված ակնարկները, հաշվետվությունները, հրավերները և այլն:

դ.; Գրեք բոլոր իրադարձությունների ամսաթվերը և ժամերը ձեր օրացույցի օրագրում.

7) պահպանում է ընթացիկ տեղեկատվական և տեղեկատու աշխատանքի համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը.

8) կառավարչին զեկուցել ստացված գրագրության մասին.

9) ղեկավարի հետ պարզաբանել ընթացիկ օրվա համար նախատեսված միջոցառումների բովանդակությունը.

10) հեռախոսով և անձամբ կառավարչի հանձնարարականները փոխանցել համապատասխան կատարողներին և հիշեցնել նրանց փաստաթղթերի կատարման ժամկետների մասին.

ՕՐՎԱ ԵՐԿՐՈՐԴ ԿԵՍ.

1) ստորագրման համար կազմված փաստաթղթերի հավաքագրում և պատրաստում.

2) կառավարչին զեկուցել կատարված փաստաթղթերի մասին, կառավարչից վերցնել նրա կողմից մշակված փաստաթղթերը.

3) մշակել և ուղարկել ելքային փաստաթղթեր.

4) ծրագրել հաջորդ օրվա աշխատանքները.

Ողջ աշխատանքային օրվա ընթացքում իրականացվում է հետևյալը.

ա) աշխատել այցելուների հետ, հեռախոսային խոսակցություններ.

բ) կատարված փաստաթղթերը ֆայլերում ներկայացնելը.

գ) համակարգչով աշխատանք կատարելը.

դ) կառավարչի ցուցումներին համապատասխան փաստաթղթերի պատճենահանման կազմակերպում.

ԱՇԽԱՏԱՆՔԱՅԻՆ ՕՐԻ ԱՎԱՐՏ.

1) վերանայել ձեր օրագիրը և տեղեկացնել համապատասխան գերատեսչություններին որոշակի միջոցառումներին նախապատրաստվելու անհրաժեշտության մասին.

2) եթե ղեկավարն աշխատանքային օրվա ավարտից հետո շարունակում է աշխատել, ապա անհրաժեշտ է նրան տրամադրել բոլոր անհրաժեշտ տեղեկություններն ու նյութերը.

3) կարգի բերել ձեր աշխատավայրը, հեռացնել փաստաթղթերը, կողպել պահարանը և բոլոր փաստաթղթերի պահարանները, անջատել էլեկտրոնային և տեխնիկական սարքավորումները ցանցից:

Աշխատանքի նկարագրությունը կառավարման ապարատի աշխատանքը կազմակերպելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի ամբողջ փաթեթի անբաժանելի մասն է:

ԽՈՐՀՈՒՐԴ.Կազմակերպեք ձեր աշխատանքային օրը, որպեսզի կարողանաք ամեն ինչ հասցնել և օգտակար լինել բոլորին։ Նվիրվեք ձեր աշխատանքին, բայց մի մոռացեք, որ կան հարցեր, որոնք ձեր իրավասություններից դուրս են։ Այսպիսով, արեք միայն այն, ինչ պետք է անեք:

Ամփոփելու համար.Հարկ է ևս մեկ անգամ նշել, որ քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը անհատական ​​փաստաթուղթ է, քանի որ քարտուղարի պաշտոնն ունի բազմաթիվ աստիճանավորումներ։ Յուրաքանչյուր քարտուղար, ելնելով կազմակերպության գործունեության ծավալից և առանձնահատկություններից, ղեկավարի պահանջներից և քարտուղարի նկատմամբ ունեցած վստահությունից, մշակում է իր պարտականությունների և իրավունքների շրջանակը, ստեղծագործական, տրամաբանական և տեխնիկական տեսակի աշխատանքի տարբեր համակցություններ:

Ձեռնարկության գլխավոր ինժեները սովորաբար համարվում է տնօրենի աջ ձեռքը, իսկ առևտրի գծով տեղակալը՝ ձախը, բայց երբ քարտուղարը բացակայում է, տնօրենն ընդհանրապես ձեռքեր չունի։

Քարտուղարի և սորտերի հայեցակարգը
«Քարտուղար» հասկացությունը.բավականին լայն. Լատիներենից թարգմանված «secretarius» բառը նշանակում է «վստահելի»:

Սովորաբար քարտուղարի և մենեջերի հարաբերությունները բավականին վստահելի են, և այդպես էլ պետք է լինի, քանի որ Պաշտոնական լիազորություններով պարտավորված.

Քարտուղար հասկացությունն այսօր բավականին բարդ է և ունի բազմաթիվ աստիճանավորումներ, դրանցից մի քանիսի օրինակ բերեմ.
Տեխնիկական քարտուղար– աշխատում է գրասենյակային սարքավորումների հետ (ֆաքս, բազմաֆունկցիոնալ սարք, անհատական ​​համակարգիչ), օգտվում է ինտերնետից, կատարում է ցուցումներ ղեկավարներից և աշխատակիցներից, մենեջերի անունից զանգահարում է ընկերություններին և հաստատություններին, ստանում և ուղարկում է հաղորդագրություններ հաղորդակցության միջոցով։
Ընդունարանի քարտուղար– ստանում է մուտքային նամակներ և ֆաքսեր, էլեկտրոնային նամակներ, պատասխանում է հեռախոսազանգերին, դրանք փոխանցում բաժիններին կամ կոնկրետ աշխատակիցներին և ողջունում այցելուներին
Գրասենյակի քարտուղար- ստանում և վերլուծում է նամակագրությունը, կատարում ղեկավարի և նրա տեղակալների հանձնարարականները, ձևակերպում փաստաթղթեր, վարում փաստաթղթեր.
քարտուղար-օգնական- ոչ միայն քարտուղար, այլ նաև ընկերության գործունեությանը քաջատեղյակ մասնագետ, որը որոշ դեպքերում կարող է ինքնուրույն որոշումներ կայացնել: Քարտուղարի օգնականը պատրաստում է մենեջերի հաշվետվությունները, որոնում է ղեկավարի համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը, պլանավորում է ղեկավարի աշխատանքային օրը և իր իրավասության շրջանակներում լուծում վարչական հարցերը:
Գրասենյակի մենեջեր– ապահովում է ամբողջ գրասենյակի գործունեությունը. պատրաստում է նյութեր շնորհանդեսների համար, ապահովում է անխափան տրանսպորտային ծառայություններ, հստակ հաղորդակցություն, ապահովում է գրասենյակային սարքավորումների շահագործումը և գրենական պիտույքների առկայությունը: Գրասենյակի ղեկավարը պատասխանատու է փոքր հաստատությունում գրասենյակի արտաքին տեսքի համար, նա կարող է միաժամանակ կատարել կադրային սպայի գործառույթները.
Փոքր առևտրային կազմակերպություններում քարտուղարները, ինչ անունով էլ որ կոչվեն, առանձնանում են նրանով, որ պետք է կատարեն ունիվերսալ աշխատանք։
Քարտուղարի մասնագիտությունը, թերեւս, ամենամոտն է դերասանի մասնագիտությանը։ Քարտուղարի աշխատանքի յուրահատկությունն ու բարդությունը պայմանավորված է նրանով, որ նա միշտ տեսադաշտում է, ղեկավարության, գործընկերների, հաճախորդների հետ շփման կենտրոնում: Ժպիտը, հաճելի ձայնը, կոկիկ արտաքինը, վստահ ժեստերն ու բարի կամքը, անկախ տրամադրությունից, առանձնահատուկ մթնոլորտ են ստեղծում գրասենյակում։

Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը

ՀԱՍՏԱՏՈՒՄ ԵՄ
գործադիր տնօրեն
Ազգանուն Ի.Օ. ________________
«________»____________ ____ Գ.

1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1. Քարտուղարը պատկանում է տեխնիկական կատարողների կատեգորիային։
1.2. Քարտուղարը նշանակվում և պաշտոնից ազատվում է ընկերության գլխավոր տնօրենի հրամանով։
1.3. Քարտուղարն ուղղակիորեն զեկուցում է ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանման գլխավոր տնօրենին / ղեկավարին:
1.4. Քարտուղարի բացակայության ընթացքում նրա իրավունքներն ու պարտականությունները փոխանցվում են այլ պաշտոնատար անձի, ինչպես նշված է կազմակերպության կարգով:
1.5. Քարտուղարի պաշտոնում նշանակվում է հետևյալ պահանջները բավարարող անձ՝ կրթություն՝ բարձրագույն, թերի բարձրագույն կամ միջնակարգ մասնագիտացված, նմանատիպ աշխատանքի առնվազն վեց ամսվա փորձ, գրասենյակային սարքավորումների (ֆաքս, պատճենահանող, սկաներ, տպիչ), Microsoft-ի իմացություն։ Office ծրագրեր (Word, Excel):
1.6. Քարտուղարն իր գործունեության մեջ առաջնորդվում է.
- Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրական ակտեր.
- ընկերության կանոնադրությունը, աշխատանքային ներքին կանոնակարգը և ընկերության այլ կանոնակարգերը.
- ղեկավարության հրամաններ և հրահանգներ.
- աշխատանքի այս նկարագրությունը:

2. Քարտուղարի աշխատանքային պարտականությունները

Քարտուղարը կատարում է հետևյալ պարտականությունները.
2.1. Իրականացնում է ղեկավարի վարչական և վարչական գործունեության կազմակերպչական և տեխնիկական ապահովման աշխատանքներ.
2.2. Ընդունում է մենեջերի կողմից քննարկման համար ստացված նամակագրությունը, այն փոխանցում է կառուցվածքային ստորաբաժանումներին կամ կոնկրետ կատարողին ընդունված որոշման համաձայն՝ աշխատանքային գործընթացում կամ պատասխաններ պատրաստելու համար:
2.3. Ընդունում է փաստաթղթեր և անձնական հայտարարություններ ղեկավարի ստորագրության համար:
2.4. Պատասխանում է հեռախոսազանգերին, ձայնագրում և պաշտոնական տեղեկատվություն փոխանցում կառավարչին, կազմակերպում է հեռախոսային խոսակցություններ ղեկավարի հետ.
2.5. Կառավարչի անունից կազմում է նամակներ, հարցումներ և այլ փաստաթղթեր:
2.6. Կատարում է մենեջերի կողմից անցկացվող հանդիպումների և հանդիպումների նախապատրաստման աշխատանքներ (հավաքում է անհրաժեշտ նյութեր, մասնակիցներին ծանուցում հանդիպման ժամանակի և վայրի, օրակարգի, դրանց գրանցման մասին), վարում և կազմում է ժողովների և հանդիպումների արձանագրություններ:
2.7. Վերահսկում է ձեռնարկության աշխատակիցների կողմից տրված հրամանների և հրահանգների կատարումը, ինչպես նաև ղեկավարի հսկողության տակ վերցված ցուցումների և ցուցումների կատարման ժամկետները:
2.8. Տրամադրում է ղեկավարի աշխատավայրը անհրաժեշտ կազմակերպչական սարքավորումներով, գրասենյակային պարագաներով և ստեղծում մենեջերի արդյունավետ աշխատանքի համար նպաստավոր պայմաններ:
2.9. Կազմակերպում է այցելուների ընդունելությունը, նպաստում աշխատակիցների խնդրանքների և առաջարկությունների արագ քննարկմանը:
2.10. Հաստատված անվանացանկին համապատասխան ձևավորում է գործեր, ապահովում դրանց անվտանգությունը և սահմանված ժամկետում ներկայացնում արխիվ։
2.11. Կազմակերպում է գործուղումներ մենեջերի համար՝ պատվիրում է ավիատոմսերի և գնացքի տոմսեր, ամրագրում հյուրանոցներ։
2.12.

Կատարում է անհատական ​​ծառայողական հանձնարարություններ իր անմիջական ղեկավարից.

3. Քարտուղարի իրավունքները

Քարտուղարն իրավունք ունի.
3.1. Ստացեք տեղեկատվություն, ներառյալ գաղտնի տեղեկատվություն, այնքանով, որքանով անհրաժեշտ է հանձնարարված խնդիրները լուծելու համար:
3.2. Ներկայացրեք առաջարկներ ղեկավարությանը ձեր և ընկերության աշխատանքը բարելավելու համար:
3.3. Ձեռնարկության ստորաբաժանումներից և այլ մասնագետներից անձամբ կամ ղեկավարի անունից պահանջել տեղեկատվություն և փաստաթղթեր, որոնք անհրաժեշտ են իր ծառայողական պարտականությունները կատարելու համար:
3.4. Պահանջել ղեկավարությունից ստեղծել նորմալ պայմաններ ծառայողական պարտականությունների կատարման և ընկերության գործունեության արդյունքում ստեղծված բոլոր փաստաթղթերի անվտանգության համար:
3.5. Որոշումներ կայացրեք ձեր իրավասության շրջանակներում:

4. Քարտուղարի պատասխանատվությունը

Քարտուղարը պատասխանատու է.
4.1. Պաշտոնական պարտականությունները չկատարելու և/կամ ժամանակին, անփույթ կատարման համար:
4.2. Առևտրային գաղտնիքների և գաղտնի տեղեկատվության պահպանման ընթացիկ հրահանգներին, կարգադրություններին և կանոնակարգերին չհամապատասխանելու համար:
4.3. Աշխատանքային ներքին կանոնակարգերի, աշխատանքային կարգապահության, անվտանգության և հրդեհային անվտանգության կանոնների խախտման համար.

Եթե ​​այս հոդվածը կարդալուց հետո հստակ պատասխան չստանաք, շտապ օգնություն խնդրեք։

Քարտուղարը գրասենյակի աշխատող է, ով ունի բազմաթիվ պարտականություններ՝ հեռախոսազանգերին պատասխանելուց (ընդունարանի աշխատող) մինչև մենեջերի օգնական (անձնական քարտուղար):

Ժամանակակից քարտուղարից սովորաբար պահանջվում է անհատական ​​համակարգչի հետ աշխատելու հմտություններ, օտար լեզուների իմացություն, հաղորդակցման հմտություններ, հաղորդակցման մշակույթ, ճշտապահություն և ճշգրտություն:

Քարտուղար աշխատելու համար պետք չէ ունենալ հատուկ գիտելիքներ կամ կարողություններ.Ոչ, իհարկե, այդ կերպ: Քարտուղար աշխատելու համար անհրաժեշտ չէ ավարտել բուհը, բավական է ավարտել մասնագիտացված դասընթացները. Քարտուղարական դասընթացները բավականին շատ են՝ բիզնես հաղորդակցության, էթիկայի, արագ ընթերցանության, պրակտիկ հոգեբանության, գրասենյակի կառավարում, տպագրության դասընթացներ, սղագրություն, գրասենյակային սարքավորումներով աշխատելու ունակության ձեռքբերում, մինի PBX, 1C-ում աշխատելու հմտություններ: Բացի այդ, հոգեբանները մատնանշում են այնպիսի հատկությունների կարևորությունը, ինչպիսիք են՝ ուրիշներին նրբանկատորեն զգալու և ուրիշների վարքագծին համարժեք արձագանքելու մարդու կարողությունը և սթրեսի դիմադրությունը: Հոգեբանները որակների այս խումբն անվանում են «էմոցիոնալ ինտելեկտ»: Ոչ բոլորը կարող են դա անել, նրանք դա չեն դասավանդում քոլեջում.

Քարտուղարուհին պետք է լինի բարձրահասակ, երկարոտ գեղեցկուհի։Նրա խնդիրն է զարդարել գրասենյակը: Ոչ, իհարկե, այդ կերպ: Հաճելի տեսքը բավական է։ Քանի որ քարտուղարը ընկերության գործարարն է։ Հետեւաբար, պետք է անպայման ունենալ ոճի զգացում եւ լավ ճաշակ։ Գեղեցիկ հագնվելու, գրագետ խոսելու և հասարակության մեջ վարվելակերպ վարվելու ունակությունն է բիզնեսի վարվելակարգի հիմնական կանոններին համապատասխան, որը հաճախորդների շրջանում կազմում է ընկերության առաջին տպավորությունը: Բիզնես գործընկերները, նախ շփվելով քարտուղարի հետ, ինտուիտիվ մակարդակով որոշում են՝ բիզնես վարելու են այս ընկերության հետ, թե ոչ։ Բիզնես կառույցի ղեկավարը, որն առաջին հերթին մտածում է իր ընկերության հեղինակության մասին, երբեք գեղեցիկ, բայց ոչ կոմպետենտ աղջկան ընդունելության սենյակում չի տեղավորի։ Ցանկալի է կազմակերպել շեֆի և գրասենյակի աշխատանքը՝ քարտուղարի բազմաթիվ պարտականություններից մեկը:

Քարտուղար աշխատելը հեշտ է.Պարզապես պետք է պատասխանել զանգերին, սուրճ պատրաստել, փաստաթղթեր ներկայացնել ստորագրության համար։ Ոչ, դա ճիշտ չէ: Այս մասնագիտության ներկայացուցիչները հաճախ բախվում են արտաժամյա աշխատանքի և իրենց ժամանակացույցի մշտական ​​վերակազմավորմանը՝ ղեկավարի ժամանակացույցին համապատասխան: Քարտուղար աշխատելը հաճախ էմոցիոնալ հյուծում է: Երբ անելու շատ բան չկա, ինչը տեղի է ունենում չափազանց հազվադեպ, նրանք հաճախ բեռնվում են լրացուցիչ աշխատանքով, օրինակ՝ գրասենյակի մենեջերի գործառույթներով և այլն։ Իսկ եթե շեֆը վատ տրամադրություն ունի, ապա առաջինը, ով ընկնում է տաք ձեռքի տակ, քարտուղարն է։ Բացի այդ, լավ քարտուղարուհին ընկերության խաղաղարարն է, նա կարողանում է կանխել հնարավոր «փոթորիկը»: Սա, իհարկե, ծառայության հրահանգների մեջ չկա։ Բայց քարտուղարի և ղեկավարի միջև հարաբերությունների աստիճանը կախված է «հարված տալու» կարողությունից։ Բացի այդ, քարտուղարը պետք է կարողանա ընդհանուր լեզու գտնել թիմի հետ, պահպանել հարթ, գործնական հարաբերություններ բոլոր աշխատակիցների հետ՝ առանց որևէ մեկին առանձնացնելու։ Բացի այս հմուտ հոգեբանական աշխատանքից, քարտուղարի պարտականությունները ներառում են գործնական նամակագրություն վարելը, ղեկավարի աշխատանքային օրվա պլանավորումը, բոլոր տեսակի զանգերին պատասխանելը, բիզնես գործընկերների ընդունումը, ընդունարանի, երբեմն նաև ամբողջ գրասենյակի աշխատանքի մոնիտորինգը:

Քարտուղարը ընկերության «ցանկությունները» կատարելու «պատվիրված աղջիկ» է.Ոչ, իհարկե, այդ կերպ: Քարտուղարը, ով կարողացել է հեղինակություն ձեռք բերել թիմից և ղեկավարից, դառնում է մի տեսակ «գորշ մեծություն», անտեսանելի, բայց զգալիորեն կարող է ազդել ընկերության աշխատանքի վրա որպես ամբողջություն: Հաճախ մենեջերը դիմում է քարտուղարուհուն խորհրդատվության համար, և հենց օգնականն է կայացնում ղեկավարի վերջնական որոշումը։ Նա հաճախ ավելի լավ է տեղեկացված ընկերության գործերին, քան ղեկավարն ու նրա տեղակալները, և կարող է ժամանակին, ճիշտ, հավասարակշռված խորհուրդներ տալ։ Քարտուղարը սահմանում է յուրաքանչյուր աշխատանքային օրվա տոնայնությունը և անուղղակիորեն ազդում է ղեկավարի վրա: Օրինակ, լավ կազմակերպված աշխատավայրը և անհրաժեշտ տեղեկատվության ժամանակին տրամադրումը հեշտացնում են ղեկավարի աշխատանքը:

Քարտուղարը կարիերայի առաջխաղացման հնարավորություններ չունի։Մասնագիտությունը չի ենթադրում առաջխաղացում։ Մասամբ այդպես է։ Ղեկավարը լավ քարտուղարին մոտ կպահի իրեն։ Ղեկավարը կանի ամեն ինչ՝ անտեսելու ղեկավարի խնդրանքը առաջխաղացման մասին, եթե նա վստահ է իր աշխատակցի վրա և գիտի, որ իր վրա կարելի է հույս դնել ցանկացած պարագայում: Այսպիսով, պրոֆեսիոնալիզմը և նվիրվածությունը կարող են դաժան կատակ խաղալ աշխատակցի հետ: Մյուս կողմից, այս որակները կարող են դառնալ կարիերայի աճի հիմք։ Հերթապահ քարտուղարը պետք է մասնակցի ընկերության բոլոր գործընթացներին, և սա շատ կարևոր կյանքի փորձ է և հիանալի սկիզբ ապագայում։ Օրինակները շատ են, երբ քարտուղար աշխատելուց հետո մարդիկ դարձել են գործարարներ, բարձրաստիճան պաշտոնյաներ, թոփ մենեջերներ։ Բացի այդ, մեր ժամանակներում որակավորված քարտուղարը կարող է բավականին լավ վաստակել՝ խոշոր թոփ մենեջերի մակարդակով։

Քարտուղարուհին կին մասնագիտություն է։Տղամարդիկ նման պաշտոններում չեն աշխատում։ Հիմնականում կանայք են աշխատում որպես քարտուղարուհի։ Սա բացատրվում է նրանով, որ էմոցիոնալ առումով կանայք ավելի ճկուն են, նրանց համար ավելի հեշտ է հարմարվել շեֆի տրամադրությանը, սովորություններին, բնավորությանը, լուծել կոնֆլիկտները և այլն։ Տղամարդիկ, սակայն, ընդունակ են գլուխ հանել քարտուղարուհու պարտականություններից։ Շատ խոշոր ընկերություններ նախապատվությունը տալիս են ուժեղ սեռի ներկայացուցիչներին՝ պաշտոնը «քարտուղարից» անվանելով «մենեջերի օգնական»։

Քարտուղարի մասնագիտությունն աշխատաշուկայում ամենապահանջվածներից է։Այո այդպես է. Ցանկացած ընկերության ուղղակի կենսականորեն անհրաժեշտ է մարդ, ով կվերահսկի բոլոր փաստաթղթերը, կհանդիպի հաճախորդներին, կմատուցի սուրճ և կպաշտպանի ղեկավարի գրասենյակը անցանկալի այցելուներից: Բացի այդ, նա եղել է ընկերության «այցեքարտը»։

Ցանկացած քարտուղարուհի այն մենեջերի սիրուհին է, ում մոտ աշխատում է։Սա հաստատված միֆ է։ Նրա վրա վստահ են շրջապատում բոլորը, բացի իր ղեկավարից ու քարտուղարից։ Պրոֆեսիոնալին առանձնացնում է այն, որ եթե նա չի ցանկանում նշված հարաբերությունների տեսակը, ապա դա տեղի չի ունենա: Թեեւ գրասենյակային սիրավեպերը այնքան էլ հազվադեպ չեն: Պատահում է, որ շեֆն ու քարտուղարը միասին շատ ժամանակ են անցկացնում աշխատավայրում՝ անցնելով բիզնեսի բոլոր դժվարությունների միջով, ուստի նրանց միջև հաճախ ոչ պաշտոնական հարաբերություններ են առաջանում։ Բայց ավելի լավ է չնվազեցնել շեֆի և քարտուղարի միջև եղած հեռավորությունը՝ ելնելով ընկերության շահերից։

Քարտուղարը պետք է անընդհատ ժպտա։Այո այդպես է. Ի վերջո, ոչ ոք չի ցանկանում տեսնել տխուր, ագրեսիվ կամ ամաչկոտ աշխատողի: Քարտուղարի պաշտոնը պարտավորեցնում է ձեզ վերաբերվել բոլորին, ովքեր հայտնվում են շեֆի շեմին, բոլորին վերաբերվել բարությամբ, ժպիտով և քաղաքավարի կերպով ճանապարհել այցելուներին, որոնց ղեկավարը չի ցանկանում: Կան նույնիսկ հատուկ թրեյնինգներ, որոնք սովորեցնում են անհրաժեշտության դեպքում ժպտալ:

Միջին վաճառողն իր ուշադրությունը կենտրոնացնում է յուրաքանչյուր գործունեության վրա, բացի այն գործունեության վրա, որն իրեն ամենաշատ գումար է բերում: Մարզումների ժամանակ ինձ հազվադեպ են հարցնում. «Ո՞րն է զրույց սկսելու լավագույն միջոցը: Ի՞նչ խոսքեր ասեմ: - Բայց ամեն անգամ, երբ խոսակցությունը ծագում է սառը զանգի մասին, ես լսում եմ. «Ի՞նչ պետք է անենք, եթե մեզ «ոչ» ասեն»: Խոսակցություն գրագետ սկսելու և կապ հաստատելու հմտությունն է, որ բերում է արդյունքների 80%-ին, իսկ մերժմանը արձագանքելու հմտությունը՝ միայն 20%-ը։ Ձեր հիմնական ուժն ու ուշադրությունը ձախողումների հետ աշխատելու վրա ուղղելը նույնն է, ինչ լողով զբաղվելու փոխարեն՝ «Փրկիր ինձ» բղավելով զբաղվելը: Հետեւաբար, մենք մանրամասն կվերլուծենք, թե ինչպես անցնել քարտուղարի միջով:

Քարտուղարով անցնելու բոլոր մեթոդները կարելի է բաժանել երեք տեսակի.

1. Ազնիվ հնարքներհիմնված են մեր վստահության և վերաբերմունքի, բիզնես գործընթացների իմացության և աշխատանքի այլ առանձնահատկությունների վրա, ինչպես անձամբ քարտուղարի, այնպես էլ ընկերության ընդհանուր առմամբ:

2. Խաբեության կամ մանիպուլյացիայի տարրերով տեխնիկաքարտուղարի որոշակի խեղաթյուրման հիման վրա: Ես այս տեխնիկայի երկրպագու չեմ, բայց դրանք կան և գործում են, ուստի արժե խոսել:

3. Տեխնիկա՝ ինտրիգային տարրերով և օրինաչափություն կոտրելով- Տեխնիկաներ, որոնցում մեր խոսքերը չեն տեղավորվում քարտուղարի մտածողության մոդելի մեջ, նրա «ծրագիրը» ձախողվում է, և նա թույլ է տալիս մեզ անցնել:

Քարտուղարին անցնելու առաջին ազնիվ ճանապարհը որոշում կայացնողի անունը նախօրոք պարզելն է։ Դա այնքան պարզ է, որ շատերը դա չեն անում: Անունը իմանալը որոշում կայացնողի հետ կապ հաստատելու հիմնական բանալիներից մեկն է:

Անունը պարզելու մի քանի պարզ եղանակներ կան:

Մեթոդ թիվ 1. Նախապատրաստում.Զանգին նախապատրաստվելիս դուք կարող եք իմանալ որոշում կայացնողի անունը ընկերության կայքում, նրա նորություններում կամ լրատվամիջոցներում:

Մեթոդ թիվ 2. Զանգահարել գործընկերոջը կամ երկու զանգի մեթոդը:Ձեր գործընկերը նախ զանգահարում է ձեր կոնտակտին, պարզում է որոշում կայացնողի անունը, փոխանցում այն ​​ձեզ, և դուք կատարում եք ձեր զանգը՝ օգտագործելով որոշում կայացնողի անունը: Ի դեպ, ձեր գործընկերը պետք է հնարավորինս արդյունավետ կերպով կատարի զանգը և պատրաստ լինի այն ավարտին հասցնել, եթե անսպասելիորեն կապված է որոշում կայացնողի հետ ☺։ Գործընկերոջ զանգը ստանդարտ տեսք ունի.

– Բարի օր Իգոր Ստալևարով, Յունիստրիմ ընկերություն. Խնդրում եմ կապ հաստատել տնօրենի հետ։

-Իսկ ի՞նչ հարցով։

– Համագործակցության հարցում. Մենք ցանկանում ենք ձեզ մատակարարել մեր արտադրանքը:

- Տեղեկություններ ուղարկել էլփոստով:

– Այո, լավ, ես պատրաստ եմ ձայնագրել:(գրում է էլ.փոստը):

– Ի՞նչ է ռեժիսորի անունը։ Գրություն դնեմ, որ ինֆորմացիան իրենն է։ (Կամ «Ո՞ւմ անունով պետք է ուղարկեմ նամակը»):

- Անդրեյ Իվանովիչ Իպատով. (Գրում է անունը):

– Շատ շնորհակալություն! Ե՞րբ պետք է հետ կանչեմ ձեզ արդյունքների համար:

– Զանգեք ուրբաթ օրը երկուսից հետո:

– Այո լավ! Ամենայն բարիք։

Այսպիսով, ձեր գործընկերը պարզել է տնօրենի անունը, այժմ մի քանի ժամից կարող եք զանգահարել ձեր զանգը։ Իհարկե, նպատակահարմար է, որ ձեր գործընկերը ընկերության համար այլ անուն հորինի, որպեսզի երբ զանգահարեք, քարտուղարը կասկածներ չունենա։ Երբեմն փորձառու օգնականը պատասխանում է հարցին. «Ինչ է տնօրենի անունը: Ու՞մ անունն ուղարկեմ նամակը»։ կպատասխանի. «Ընկերության անունով գրեք. Նա դեռ կգա ինձ մոտ »: Այս դեպքում ձեր փորձը ձախողվեց:

Մեթոդ թիվ 3. Տեղի ոստիկանը զանգում է.Այս դեպքում սա, իհարկե, մանիպուլյացիա է։ Նայում եք ընկերության իրավաբանական հասցեն կայքում, զանգահարում եք այս տարածքի շրջանային ոստիկանության աշխատակցի անունից և պարզում որոշում կայացնողի անունը: Պատահում է, որ մեր երկրում մարդկանց մեծ մասը որոշակի վախով է վերաբերվում իրավապահ մարմիններին ու նախ պատասխանում նրանց հարցերին, հետո նոր մտածում, թե ինչու։ Ամենից հաճախ բացառություն չէ քարտուղարը: Գլխավորն այն է, որ պետք է իմանալ որոշում կայացնողի պաշտոնը և նախապես հորինել տնօրենի ցանկացած անուն և ազգանուն։ Զանգը կարճ է, բացարձակապես լուրջ, բայց անտարբեր տոնով, առանց ավելորդ խոսքերի, հույզերի և հարգալից խոսքերի, որոնք օգտագործում են սովորական մարդիկ.

– Այսինչ թաղամասի շրջանային ոստիկանը Գորդեևն է։ Խնդրում եմ նշեք՝ Ձեր տնօրենի անունն ու ազգանունը (դադար), Սերգեյ Լեշչինսկի։ (Դադար):

- Ոչ: Իպատով Անդրեյ Իվանովիչ. (Սպասող.)

– Այո, Իպատով Անդրեյ Իվանովիչ: Շնորհակալություն. (Կախում է:)

Շատ դեպքերում քարտուղարը, առանց վարանելու, թելադրում է որոշում կայացնողի անունը։ Ավելին, նույն կերպ կարող եք նաև ուղիղ համար խնդրել, քանի որ օգնություն եք «խնդրել» տեղի ոստիկանից։

Մեթոդ թիվ 4. Զանգում է հարկային տեսուչը.Տեխնիկան ամբողջությամբ կրկնում է նախորդը, բայց արվում է հարկային տեսուչի անունից։

– Այսինչ թաղամասի հարկային տեսուչ Գորդեևի համարը. Սա Յունիստրիմ ՍՊԸ-ն է, չէ՞:

- Այո ինչու?..

– Մանրամասների ստուգում. Դուք «Յունիստրիմ» ՍՊԸ-ն եք, իրավաբանական հասցեն 5-րդ Ստոլբովայա փողոց, 7, և ներկայումս ընկերության տնօրեն Սերգեյ Իվանովիչ Լեշչինսկին:(Մենք կոչում ենք ցանկացած ազգանուն և անուն):

Ոչ ոչ. (Կամ նա անմիջապես ասում է ճիշտ անունն ու ազգանունը):

– Այսպիսով, մենք պետք է շտկենք այն ... Ո՞վ:

– Իպատով Անդրեյ Իվանովիչ. (Սպասող.)

– Այսպիսով, I-pa-tov And-rey Iva-no-vich. Նրա հեռախոսահամարը դեռ նույնն է:

– Թելադրիր, ես կստուգեմ։

– Յոթ հարյուր քսաներեք... (Քարտուղարը թելադրում է համարը):

– Այո՛։ Ճիշտ է. Շնորհակալություն!

Մեթոդ թիվ 5. Ձեր քարտուղարուհին զանգում է։Ավելի հարմար է այս տեխնիկան անել գործընկերոջ օգնությամբ։ Ձեր գործընկերը պետք է զանգահարի ձեզ հետաքրքրող ընկերություն ձեր անձնական քարտուղարի անունից: Այսպիսով, ձեր կարգավիճակը դառնում է նույն մակարդակի վրա, ինչ նրա ղեկավարը, և «ձեր քարտուղարի» համար շատ ավելի հեշտ է համաձայնության գալ իր գործընկերոջ հետ: Նա կարող է կամ պարզել որոշում կայացնողի անունը և կազմակերպել ձեր հանդիպումը, կամ, եթե ձեզ անհրաժեշտ է, ձեր շեֆին զանգահարելու ժամանակը, ապա շփումը սպասելի կլինի և սառը չի լինի:

Ինչ կարող է նման լինել.

– Բարի օր, Յունիստրիմ ընկերություն, տնօրենի օգնական Սվետլանա Իվանովա: Ես կցանկանայի հանդիպում (շփում) կազմակերպել իմ և ձեր տնօրենի միջև: Ե՞րբ է հարմար դա անել:

– Բարև ձեզ... Կպարզաբանե՞ք, թե ով եք դուք և ինչ հարցով:

– Ես «Յունիստրիմ» ընկերության տնօրեն Սերգեյ Վլադիմիրովիչ Նիկիֆորովի օգնականն եմ, մենք ձեզ հետ պլանավորում ենք որոշակի նախագծեր, և իմ տնօրենը ինձ հանձնարարեց հանդիպում կազմակերպել ձեր տնօրենի հետ, ե՞րբ հարմար կլինի դա անել: Սերգեյ Վլադիմիրովիչը ժամանակ ունի, օրինակ, վաղը կեսօրին։ Ինչ ունես?

- Ճիշտ է. Թույլ տվեք մի հայացք գցել: Դե, ժամը 16:00-ին կարող եք։ Ինչպե՞ս գրանցել ձեզ:

– Յունիստրիմ, Սերգեյ Նիկիֆորով. Ի դեպ, ո՞րն է Ձեր տնօրենի ճիշտ անունը։

– Իպատով Անդրեյ Իվանովիչ.

-Այո, Իպատով Անդրեյ Իվանովիչ։ Լավ: Սա նշանակում է, որ վաղը Սերգեյը ձեզ հետ կլինի ժամը 16:00-ին։ Ամենայն բարիք։

Իհարկե, դուք պետք է խոսեք բացարձակ վստահությամբ, կարծես դուք (կամ ձեր գործընկերը) իրականում օգնական եք և չեք «անհանգստանում» կապի որևէ խնդրի համար:

Կարևոր է նշել, թե ինչպես է գործում «մենք ձեզ հետ պլանավորում ենք որոշակի նախագծեր» արտահայտությունը: Սա հենց այն դեպքն է, երբ մենք ոչ թե ճշմարտությունն ենք ասում, այլ քարտուղարն ինքն է որոշումոր մենք արդեն համագործակցում ենք։ Համենայն դեպս, նա կարող է այդպես որոշել, քանի որ արտահայտությունն ասվում է ներկա ժամանակով՝ «պլանավորում» և անորոշ՝ «որոշ նախագծեր»: Միևնույն ժամանակ այն շատ տպավորիչ տեսք ունի։

Մեթոդ թիվ 6. Անմիջապես զանգահարեք երրորդ կողմին:Այս մեթոդը հիմնված է «Պատրաստման» վրա։ Երբ ուսումնասիրում եք պոտենցիալ հաճախորդի վեբ կայքը, երբեմն դրա վրա գտնում եք որոշ աշխատակիցների անունները, ազգանունները և հեռախոսահամարները: Դուք կարող եք զանգահարել նրանցից մեկին, զրուցել և ստանալ տնօրենի անունը, «երրորդ կողմի» առաջարկությունը կամ նույնիսկ անմիջապես կապվել որոշում կայացնողի հետ.

- Սերգեյ Իվանովի՞չ:

– Սերգեյ Իվանովիչ, բարի կեսօր, ես Սերգեյ Նիկիֆորով եմ, Յունիստրիմ ընկերություն: Ես փնտրում եմ մարդու, ով գնումներ է կատարում ձեզանից, ես նայեցի ձեր կայքի տեղեկատվությունը և որոշեցի, որ գուցե դա դուք եք (դադար):

- Ոչ ոչ. Հավանաբար ինչ-որ սխալ...

– Սերգեյ Իվանովիչ, խնդրում եմ, օգնեք ինձ, ո՞վ է ղեկավարում ձեր գնումները: Մենք նախատեսում ենք աշխատել ձեզ հետ, և ինձ համար կարևոր է հիմա պարզաբանել որոշ հարցեր։

Հիշեցնեմ, որ երրորդ կողմը չի ծանրաբեռնված պատասխանատվության բեռով, և եթե մենք բարեհաճ ենք հնչում, ապա ոչինչ չի խանգարում մեզ տեղեկատվություն ստանալ։

– Սա Անդրեյ Նիկոլաևիչն է, կոմերցիոն տնօրենը, նա է որոշում կայացնում, իսկ հետո մենեջերները զբաղվում են տեխնիկական հարցերով։

- Խարլամով.

- Խար-լա-մով. Ինչպե՞ս կարող եմ ավելի հեշտ կապ հաստատել նրա հետ:

- Ուրեմն: Հիմա ես ձեզ կասեմ... 975 31 10, դուք կհասնեք Անդրեյ Նիկոլաևիչի քարտուղարին։

– Տեսնում եմ, շնորհակալություն, Սերգեյ Իվանովիչ: Կարո՞ղ եմ ասել, որ դուք խորհուրդ տվեցիք կապվել նրա հետ:

- Ի սեր Աստծո.

-Ի դեպ, ինչպե՞ս է քարտուղարուհու անունը։

- Ալբինա:

– Շատ շնորհակալ եմ, Սերգեյ Իվանովիչ:

Այսպիսով, մենք պարզեցինք որոշում կայացնողի անունը, քարտուղարի անունը, ինչպես նաև ստացանք կեղծ հանձնարարականներ, որոնք կօգնեն մեզ շփվել Ալբինայի հետ։ Երբեմն երրորդ կողմն ինքը կարող է ուղղակիորեն կապվել որոշում կայացնողի հետ: Այնուհետև իմաստ ունի մեկ արտահայտություն այլ կերպ ասել.

– Պարզ է՝ Անդրեյ Նիկոլաևիչ։ Ինչ է նրա ազգանունը:

- Խարլամով.

- Խար-լա-մով. Սերգեյ Իվանովիչ, կարո՞ղ եք կապել ինձ Անդրեյ Նիկոլաևիչի հետ։

Իհարկե, երբեք 100% երաշխիք չկա, որ երրորդ կողմը կկարողանա միանալ, բայց դուք հիշում եք, որ սառը զանգերի դեպքում, ինչպես ակտիվ վաճառքի դեպքում, Կարևոր է պարզապես օգտագործել բոլոր հնարավորությունները:Ոչ ոք չի չեղարկել վիճակագրության կանոնը:

եզրակացություններ

1. Քարտուղարով անցնելու բոլոր մեթոդները կարելի է բաժանել երեք տեսակի.

-Ազնիվ:

– Խաբեության կամ մանիպուլյացիայի տարրերով:

– Խարդավանքի և կաղապարը կոտրելու տարրերով:

2. Առաջին քայլը որոշում կայացնողին զանգահարելն է՝ նախապես պարզել անունը: Այժմ մենք ունենք անունը պարզելու առնվազն վեց եղանակ:

Գրասենյակը կարող է աշխատել առանց ղեկավարի, բայց ոչ առանց քարտուղարի:

Ջեյն Ֆոնդա

Քարտուղարի մասնագիտությունն այսօր ամենապահանջվածներից է։ Ընդամենը մի քանի տարի առաջ ընկերությանը սովորաբար անհրաժեշտ էր միայն մեկ քարտուղար: Մեկ մարդ անում էր ամեն ինչ՝ ներառյալ զանգեր ընդունելը, աշխատանք բաշխելը, օրինակ՝ մեքենաների մի ամբողջ պարկ, տպել փաստաթղթեր, թեյ և սուրճ այցելուների համար և կազմակերպել շեֆի աշխատանքային օրը:

Այսօր ուղղակի անհնար է միայնակ գլուխ հանել մեծ և նույնիսկ միջին ընկերություններում այդքան շատ պարտականություններից։ Կան բազմաթիվ ընկերություններ, որտեղ մեկ աշխատակից կատարում է քարտուղարության բոլոր պարտականությունները, մինչդեռ այլ կազմակերպություններում կա քարտուղարների մի ամբողջ բաժին, որը ղեկավարում է քարտուղարության ղեկավարը, ամեն ինչ կախված է ընկերության չափից, ինչպես նաև առանձնահատկություններից: իր գործունեության մասին։

Մենք փորձեցինք առանձնացնել և դասակարգել բոլոր առկա քարտուղարական պաշտոնները՝ կախված կատարված գործառույթներից և կազմակերպության կառուցվածքում աշխատողի տեղից:

Եթե ​​ենթադրենք, որ ընկերությունում աշխատում են առավելագույն թվով քարտուղարներ, ապա քարտուղարության բաժնի աշխատանքը կարող է այսպիսի տեսք ունենալ.

Հեռախոսային օպերատորների անձնակազմը զանգահարում է ապրանքներ կամ ծառայություններ առաջարկող պոտենցիալ հաճախորդներին: Միևնույն ժամանակ, հաճախորդներից զանգերի հոսք կա, քանի որ ընկերությունը գովազդ է անում լրատվամիջոցներում: Այս զանգերը ստանում է հեռախոսային քարտուղարը և ժամանում է զանգահարողների համար։ Երբ այցելուները հասնում են գրասենյակ, նրանց դիմավորում է ընդունարանի աշխատակիցը, որը հաճախորդներին ուղեկցում է հատուկ սենյակ: Այնտեղ գրասենյակի ուշադիր ադմինիստրատորը նրան թեյ կամ սուրճ կառաջարկի, մինչ այցելուն սպասում է իրեն: Եվ եթե ինչ-որ պահի հաճախորդների հոսքը դադարում է, ադմինիստրատորը մաքրում է սենյակը այցելուների համար, տեղադրում ամսագրեր և ջրում ծաղիկները։ Միևնույն ժամանակ կա բիզնես գրասենյակի մենեջեր, նա ուղարկում է սուրհանդակներ և վարորդներ, վերահսկում է գրասենյակային պարագաների առկայությունը և վերահսկում գրասենյակի գործունեությունը: Յուրաքանչյուր մենեջեր ունի անձնական քարտուղար, իսկ ավագ ղեկավարներն ունեն նաև քարտուղարների օգնականներ և անձնական օգնականներ: Պատկերը լրացնելու համար կարող եք ավելացնել ԱՀ օպերատորներ, որոնք լրացնում են տվյալների բազաները, տպում են բոլոր փաստաթղթերը, գնացուցակները, բրոշյուրները, անընդհատ թարմացվող տեղեկատվությամբ բուկլետները, ինչպես նաև փաստաթղթերի պահպանման, հաշվառման և արխիվացման մեջ ներգրավված քարտուղարներ և գործավարներ: Քարտուղարության բոլոր ծառայությունները ղեկավարում է քարտուղարության բաժնի պետը:

Եվ սա քարտուղարի պաշտոնների ամբողջական ցանկը չէ, ուստի եկեք փորձենք միավորել ամենամոտ մասնագիտությունները որոշակի հիմնական խմբերի մեջ, որոնք առավել հաճախ հանդիպում են գործնականում, մասնավորապես.

հեռախոսի օպերատոր;
ընդունելության քարտուղար / ադմինիստրատոր / ընդունելության քարտուղար;
բաժնի քարտուղար;
քարտուղարի օգնական;
գրասենյակի ղեկավար/քարտուղարության ղեկավար;
անձնական օգնական/անձնական օգնական.

Հեռախոսավար

Սա, թերեւս, ամենացածր վարձատրվող, բայց ամենապահանջված պաշտոնն է բոլոր գրասենյակային ծառայությունների մեջ: Այս պաշտոնի համար կան բազմաթիվ այլ անուններ, օրինակ՝ աշխատող, հաճախ աշխատող, հեռախոսով աշխատելու համար, մենեջեր՝ բանակցելու համար, դիսպետչեր հեռախոսով և այլն։

Նման աշխատողի հիմնական պարտականությունը մուտքային կամ ելքային զանգերի հետ աշխատելն է: Որպես կանոն, աշխատանքը չի ներառում հաճախորդների անմիջական սպասարկում կամ կառավարման հանձնարարություններ:

, հեռախոսազրույցի ընթացքում հաղթելու ունակություն
հեռախոսով վաճառքի հմտություններ

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

Զանգեր կազմակերպության հաճախորդների և հաճախորդներից;
- զանգեր կազմակերպության աշխատակիցներին հետագա վերահասցեագրմամբ.
- զանգեր կազմակերպության աշխատակիցներից, որոնք ներգրավված են արտադրական ցիկլերում:

2. Հեռախոսով վաճառքի իրականացում ելքային զանգերով կամ հաճախորդների մուտքային զանգերով:

3. Տեղեկատվության փոխանցում հեռախոսով:

4. Հեռախոսազանգերի ստացման արդյունքների ցուցադրում մասնագիտացված ծրագրերում կազմակերպելու համար.

Հաճախորդի տեղեկատվության գրանցում;
- վաճառքի արդյունքներ;
- զանգերի գովազդային աղբյուրներ;
- և այլն:

Նմանատիպ դիրքորոշում սովորաբար առկա է խոշոր ընկերություններում կամ այն ​​ընկերություններում, որոնք կենտրոնացած են հաճախորդների մեծ հոսքի վրա (սպասարկում, օգնության գրասեղան և այլ ծառայություններ): Այս աշխատակցին ներկայացվող պահանջների ցանկը փոքր է և սովորաբար սահմանափակվում է հաճելի ձայնով և աշխատելու ցանկությամբ։

Ընդունարանի քարտուղար/ադմինիստրատոր/ընդունարանի քարտուղար

Այս անունը գալիս է վարչական ընդունարանի անունից, որի հետևում գտնվում է քարտուղարի աշխատավայրը։ Այստեղից էլ առաջացել է ուղղագրության և արտասանության բազմազանությունը՝ ընդունարան, ընդունարան, ինչպես նաև բուն մասնագիտության անվանումը՝ ընդունարան։ Սկզբում նման դիրքեր, ինչպես իրենք՝ ընդունելության սեղանները, գոյություն ունեին միայն հյուրանոցներում և գեղեցկության սրահներում։ Հիմա շատ գրասենյակներում, որտեղ ակտիվորեն աշխատում են այցելուների հետ, այդպիսի մարդ է պետք։ Նմանատիպ պարտականություններ ունեն դիսպետչերը, հերթապահ քարտուղարը, հեռախոսային քարտուղարը և այլն։

Ընդունարանի քարտուղարի թափուր աշխատատեղը բացում են այն ընկերությունները, որոնց գրասենյակները ստանում են մեծ թվով հեռախոսազանգեր և բազմաթիվ այցելուներ։ Ուստի ընդունարանի քարտուղարի պաշտոնին սովորաբար հրավիրում են լավ արտաքին ունեցող աղջիկներին։

Հիմնական պահանջներ.

Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործումը
օտար լեզուների իմացությունը պարտադիր չէ
հաղորդակցման լավ հմտություններ

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

1. Զանգերի ընդունում ռուսերեն և/կամ օտար լեզուներով.

Կազմակերպության հաճախորդներից և հաճախորդներից
- զանգեր կազմակերպության աշխատակիցներին հետագա վերահասցեագրմամբ

2. Ընդունելությունում այցելուների հանդիպում և գրանցում

3. Նամակների, ֆաքսերի, էլեկտրոնային փաստաթղթերի ստացում
4. Կատարում է ղեկավարության որոշ այլ փոքր հանձնարարություններ: Որոշ դեպքերում նա վիճակագրություն է վարում, կանխիկ գումար է ընդունում, փաստաթղթերի ձևաթղթեր է լրացնում, նամակներ տպում (առանց ինքնագիր կազմելու)։
Ամենից հաճախ այս դիրքը հանդիպում է արտասահմանյան ընկերություններում և արտասահմանյան հաճախորդների վրա կենտրոնացած ռուսական ընկերություններում: Որպես կանոն, այս թափուր պաշտոնի համար հավակնորդների հիմնական պահանջներից մեկն առնվազն լավ խոսակցական մակարդակով օտար լեզվի իմացությունն է։

վարչության քարտուղար

Ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանման (գերատեսչություն, բաժին, ոլորտ և այլն) կազմում աշխատող քարտուղարը, որը հաճախ տիրապետում է հատուկ գիտելիքների համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանման աշխատանքի առանձնահատկությունների վերաբերյալ:

Հիմնական պահանջներ.

Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործումը

բարձրագույն կրթությունը ցանկալի կամ հատուկ գիտելիք է համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանման աշխատանքի առանձնահատկությունների վերաբերյալ
օտար լեզուների իմացություն օտարերկրյա ընկերությունների համար
հաղորդակցման լավ հմտություններ

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

1. Սույն կառուցվածքային ստորաբաժանման աշխատանքի շրջանակներում զանգերի ընդունում, ստանդարտ հարցումների պատասխանում, կոնկրետ աշխատակիցների զանգերի վերահասցեավորում:
2. Հանդիպում այցելուների հետ:
3. Գրասենյակային ապրանքների գնում:
4. Կառուցվածքային ստորաբաժանման գրասենյակային աշխատանքների իրականացում.
5. Փոստի դիտում, անհրաժեշտ նամակագրության ընտրություն և կառուցվածքավորում:

Այս պաշտոնը հանդիպում է միայն կառուցվածքային ստորաբաժանումներով կամ բազմաթիվ գերատեսչություններով խոշոր ընկերություններում:

քարտուղար-օգնական

Քարտուղարի օգնականն ավելի շատ կենտրոնացած է ընկերությունից դուրս աշխատելու վրա, այսինքն՝ կատարում է իր ղեկավարի պատվերը՝ կապված հաճախորդների և գործընկերների հետ շփվելու հետ, ուստի նրանից պահանջվում է օտար լեզուների իմացություն։ Կառավարչի քարտուղարի իրավասությունը ներառում է ընկերությունում տեղի ունեցող գործընթացների հետ կապված հարցեր, այսինքն՝ նա կատարում է իր և նրա աշխատակիցների հետ կապված խնդիրներ:
Այս քարտուղարը, ինչպես անձնական օգնականը, աշխատում է մեկ անձի հետ, բայց դրանք ամենից հաճախ ընկերության երկրորդ անձինք են (փոխտնօրեններ, փոխնախագահներ, գերատեսչությունների և գերատեսչությունների ղեկավարներ և այլն): Նաև քարտուղարի օգնականը կարող է աշխատել առաջին անձի հետ՝ առանց անձնական օգնականի ներկայացուցչական և որոշ այլ գործառույթներ կատարելու։

Հիմնական պահանջներ.

բարձրագույն կրթություն
Մեկ տարվա փորձ նմանատիպ պաշտոնում
աշխատասիրություն, պատասխանատվություն, սովորելու ունակություն
Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործումը

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

1. Նամակների ինքնուրույն գրել.
2. Կառուցվածքային ստորաբաժանման (ստորաբաժանումների) անմիջական ղեկավարին ենթակա փաստաթղթերի և առաջադրանքների կատարման մոնիտորինգ:
3. Ղեկավարի աշխատանքային գրաֆիկի կազմում:
4. Կառավարչի համար տեղեկատվության վերանայում և պատրաստում:
5. Շեֆի համար վերլուծական նշումների և վկայականների կազմում:
6. Բանակցությունների նախապատրաստում և աջակցություն.

Գրասենյակի ղեկավար/քարտուղարության ղեկավար

Գրասենյակի մենեջերը մի տեսակ գրասենյակային ադմինիստրատոր է: Բացի քարտուղարության սովորական պարտականություններից, նրան կարող է վստահվել ընկերության մի շարք ծառայությունների (օրինակ՝ ավտոմոբիլային) գործունեությունը համակարգելը և աշխատակիցների հրահանգների կատարումը՝ ինչպես ղեկավար, այնպես էլ սովորական: Այս պաշտոնը պահանջում է ավելի շատ անկախություն, քան պարզ քարտուղարի կամ ընդունարանի պաշտոնը: Գրասենյակի ղեկավարն իրավունք ունի իր իրավասությունների շրջանակում իրականացնել որոշակի նախագծեր (նոր ապրանքների և ծառայությունների ուսումնասիրություն, ընկերության աշխատանքային համակարգերի բարելավում): Եվ նաև, հաճախ հենց այս քարտուղարին են վստահված կորպորատիվ միջոցառումների, կոնֆերանսների կազմակերպման, գրասենյակ լանչերի առաքման և այլնի պարտականությունները։

Հիմնական պահանջներ.
բարձրագույն կրթություն
Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործումը
պատասխանատվություն, էներգիա

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

1. Գրասենյակի գործունեության ապահովում (գրենական պիտույքների գնումների կազմակերպում, ջրի առաքում, տպիչների, պատճենահանման սարքերում թղթի առկայության մոնիտորինգ և այլն):

2. Վարչական հարցերի լուծում (շենքի վարձակալություն, հավաքարարներ, վարորդներ, քարտուղարներ և շատ ավելին):
3. Աշխատանքի կազմակերպման նոր ձեւերի ներդրում.
4. Ներկայացուցչական լիազորություններ (պետական ​​մարմիններում և այլն):
5. Ենթակա անձնակազմի ընտրություն, կառավարում և վերապատրաստում.
Պաշտոնն ավելի բնորոշ է մեծ գրասենյակային տարածքներ ունեցող ընկերություններին։
Քարտուղարության ղեկավարը հանդիպում է միայն խոշոր ընկերություններում, որոնց գրասենյակում կա առնվազն 58 քարտուղար։

Անձնական օգնական/անձնական օգնական

Ամենապատասխանատու քարտուղարական պաշտոններից մեկը, որը պահանջում է աերոբատիկա և պրոֆեսիոնալիզմ: Լավ օգնականը, բացի իր մասնագիտական ​​գիտելիքներից և հմտություններից, պետք է ունենա շատ զարգացած վերլուծական կարողություններ, անկախ որոշումներ կայացնելիս և ամենակարևորը լինի շատ լավ հոգեբան և իմանա իր ղեկավարի բնորոշ սովորությունները ոչ ավելի վատ, քան իր մտերիմները: . Բոլոր փաստաթղթերը, որոնք անցնում են օգնականի միջով և գնում են մենեջերի սեղան, պետք է լինեն անբասիր: Բիզնես վարվելակարգի իմացությունը մեծ պահանջարկ ունի այս պաշտոնում: Այն, թե ինչպես կվարվի անձնական օգնականը գործնական հանդիպումների ժամանակ, որոշում է, թե ինչպես այս հանդիպման մասնակիցները կընկալեն մենեջերին:
Այսինքն՝ սա անփոխարինելի օգնական է, ով տեղյակ է իր մենեջերի բոլոր աշխատանքային պահերին ու խնդիրներին։ Ենթադրվում է, որ այս քարտուղարն աշխատում է բացառապես առաջին դեմքի հետ։ Նման մասնագետի հիմնական խնդիրն է դառնալ իր ղեկավարի «աջ ձեռքը»՝ խնայելով նրա շատ թանկ աշխատաժամանակը, հնարավորինս ազատելով նրան առօրյա խնդիրներից ու խնդիրներից, որոնք հեշտությամբ կարող է լուծել պրոֆեսիոնալ, որակավորված քարտուղարը։

Հիմնական պահանջներ.

հոգեբանական համատեղելիություն առաջնորդի հետ
բարձրագույն կրթություն
Երկու տարվա աշխատանքային փորձ նմանատիպ պաշտոնում
աշխատասիրություն, պատասխանատվություն, սովորելու ունակություն, բացառիկ քաղաքավարություն
Համակարգիչների և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործումը

Բնորոշ առանձնահատկություններ.

1. Համակարգում է ղեկավարի գործողությունները.
2. Փաստաթղթերը ինքնուրույն է կազմում:
3. Պատրաստում է նյութեր հանդիպումների և բանակցությունների համար:
4. Պատրաստում է վերլուծական նշումներ և վկայականներ.
5. Պահում է նիստերի, բանակցությունների, բաժնետերերի և տնօրենների խորհրդի նիստերի արձանագրություններ:
6. Անհրաժեշտության դեպքում թարգմանում է օտար լեզվից:
7. Նախապատրաստում է կառավարչի գործուղումները (հյուրանոցների ընտրություն, ամրագրում, տրանսպորտի տոմսեր, տաքսիներ և այլն):
8. Ներկայացնում է միայն իր անմիջական ղեկավարին. Հազվագյուտ դեպքերում նրա աշխատանքը կարող է համակարգել գրասենյակի ղեկավարը:

Քարտուղարների աշխատավարձի չափը կախված է քարտուղարին ներկայացվող գիտելիքների, փորձի, հմտությունների և որակավորման պահանջներից: Անհնար է նաև հաշվի չառնել կոնկրետ ընկերության ֆինանսական վիճակը և նրա վարած քաղաքականությունը՝ կապված աշխատակիցների աշխատավարձերի հետ։
Քարտուղարների աշխատավարձի մակարդակի վրա սովորաբար ազդում են հետևյալ գործոնները.

• մեկ կամ մի քանի օտար լեզուների իմացություն;
• փորձ նմանատիպ պաշտոնում;
• բարձրագույն կրթության առկայություն;
• կոնկրետ պաշտոնի համար պահանջվող հատուկ հմտություններ, ինչպես նաև համակարգչային հատուկ ծրագրերի իմացություն.
• թեկնածուների արտաքին տեսքի պահանջները.

Ստորև ներկայացված է Մոսկվայի քարտուղարների միջին աշխատավարձը՝ կախված պաշտոնից և աշխատավարձի մակարդակի վրա ազդող վերը նշված գործոններից։