Довідка звіт про виконану роботу. Як написати звіт по практиці: правила і приклади

ВІДПОВІДЬ:
(Матеріал підготовлений Ведучий юрисконсультом ЗАТ "СПАР РІТЕЙЛ" І.Куролесовим)

Все частіше роботодавці вимагають у своїх співробітників звіти про виконану роботу, причому не важливо, яку саме вони виконують роботу, які посади займають, як довго працюють в компанії. І, як правило, таке право роботодавця не прописується ні в яких внутрішніх документах компанії. Незважаючи на це, працівники беззастережно складають звіти за місяць, за квартал, за рік - в залежності від мети їх підготовки (адже заперечити роботодавцю вкрай складно). У статті ми поговоримо про те, для чого потрібен звіт про виконану роботу, хто і за яких умов може вимагати його уявити, що він повинен містити, чи потрібно затверджувати
його форму і зберігати за всіма правилами.

Для чого потрібен звіт?

Відомо, що необхідність залучення персоналу повинна бути економічно обґрунтованою, адже оплата праці найманих працівників для організації є статтею витрат, причому досить суттєвою. Практично кожен керівник структурного підрозділу організації, підбираючи через кадрову службу працівників, повинен обґрунтувати перед керівництвом наступні важливі моменти:
- штатну чисельність підрозділу;
- фонд оплати праці підрозділу;
- організаційну структуру підрозділу;
- функціонал працівників підрозділу;
- вимоги до кандидатів (освіту, кваліфікацію, досвід роботи, професійні навички і т.п.).
Тільки після того як мотивовану пропозицію керівника структурного підрозділу про наймання працівників буде схвалено керівництвом, можна буде відкривати вакансії і шукати кандидатів. Однак обгрунтування необхідності "змісту" того чи іншого працівника не
закінчується після його прийому на роботу. А, навпаки, тільки починається. Так, йому потрібно буде виконувати певний безпосереднім керівником обсяг работи.Надо сказати, що в рідкісній організації розраховуються норми виробітку (здійснюється це зазвичай силами економістів і фінансистів, у яких, якщо вони і працюють в компанії, завжди є робота важливіші). На практиці завдання розподілу обсягу роботи між співробітниками структурного підрозділу, як правило, лежить на плечах керівника підрозділу, який повинен діяти за принципом "кожен працівник повинен бути при ділі". У той же час керівник підрозділу повинен планувати роботу своїх підопічних. У свою чергу, працівник, щоб працювати більш ефективно, повинен і сам планувати свій робочий час. Після того як план буде складений і затверджений керівником структурного підрозділу в установленому в організації порядку, його необхідно дотримуватися і керівнику
структурного підрозділу, і підлеглим працівникам. Безумовно, для обліку виконаної роботи як підрозділу в цілому, так і окремих його працівників, при зіставленні її з затвердженим планом виникає потреба в звіті.
Таким чином, звіт працівника необхідний для:
- обґрунтування витрат на оплату праці працівників структурного підрозділу;
- використання його в якості основи з метою представлення звітів контрагентам за цивільно-правовими договорами про надання послуг / виконання робіт силами свого персоналу (в тому числі договорів аутсорсингу і аутстаффінгу);
- створення свого роду порядку і дотримання дисципліни в підрозділі;
- швидкого встановлення зв'язку: хто з працівників, коли і яку роботу виконав (наприклад, при виникненні конфліктних ситуацій, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням працівником своїх трудових обов'язків).

Коли звіт обов'язковий?

Важливо відзначити, що питання надання працівниками звітів про виконану роботу законодавством регламентується лише в разі відправлення працівника у відрядження.

Що стосується інших випадків, то очевидно, що слід подавати звіти про виконану роботу в обов'язковому порядку лише тим співробітникам, в чиї трудові обов'язки це входить, тобто у кого це прописано в трудовому договорі та / або посадової інструкції. Наведемо як приклад витримки із зазначених документів.

Хто може вимагати звіту?

Виникає питання: перед ким саме працівник повинен відзвітувати? Для відповіді на нього важливо розуміти, кому безпосередньо працівник підпорядковується. Як правило, в трудовому договорі, а також посадової інструкції (при її наявності) ця інформація вказується. Отже, цей епосредственний керівник працівника і має право вимагати у нього звіт. Причому він має право вимагати звіт не тільки про виконання запланованої роботи, але і будь-який інший.
Зверніть увагу: звіт працівника про виконану роботу може бути покладено в основу системи преміювання, тобто заохочення працівників організації. Тоді його зміст може вказувати на такі показники для призначення і виплати премій:
- виконання нормативу;
- виконання додаткового обсягу робіт в рамках посадових обов'язків працівника;
- якісне і оперативне виконання особливо важливих завдань і особливо термінових робіт, разових завдань керівництва в рамках посадових обов'язків працівника і др.і навпаки: якщо працівнику було доручено виконати певну роботу, а він з якихось причин її не виконав, звіт допоможе керівництву підприємства виявити причини (точніше, ви самі повинні йому продемонструвати їх в звіті).

Якщо звіт відсутній

"А що, якщо працівник відмовиться надати звіт про виконану роботу, - запитують часом керівники, - чи можна його за це покарати?" Теоретично можна. Стаття 192 Трудового кодексу РФ передбачає дисциплінарну відповідальність за невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків. Відповідно, якщо подання звіту про виконану роботу є обов'язком працівника (тобто вона закріплена в трудовому договорі та / або посадової інструкції), то за невиконання або неналежне виконання цього обов'язку роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення: зауваження або догану (в залежності від серйозності дисциплінарного проступку).

Звичайно, навряд чи хтось із роботодавців на практиці буде таким чином карати працівника за те, що той не надав до потрібного часу звіт про роботу. Тим більше що роботодавцю, скоріше, потрібен не сам звіт, а виконання роботи. І зазвичай у працівника, який не надав звіт на вимогу роботодавця, є проблеми не з самим звітом, а з
виконанням дорученої роботи. Тому роботодавцю коректніше застосувати дисциплінарне стягнення саме за невиконання або неналежне виконання працівником своїх прямих трудових обов'язків, ніж за неподання звіту.

Що входить в зміст звіту?

Звіт працівника може містити:

- виконану роботу (може перераховуватися в кількісному або процентному вираженні із зазначенням часу виконання роботи і без такого і т.п.):
- планову роботу;
- позапланову роботу;
- П.І.Б. і посаду особи, яка є замовником роботи (або найменування організації-замовника);
- статус роботи (виконана повністю або тільки якась частина);
- результат виконання роботи (підготовлений документ, проведена зустріч і т.п.);
- кому був переданий результат роботи;
- з ким працівник взаємодіяв при виконанні роботи;
- чи відповідає виконана робота із затвердженим планом;
- дату складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Безумовно, це лише приблизні складові звіту. Він може не бути настільки докладним.

Спрощений варіант звіту доречний у випадках, коли в організації або конкретному структурному підрозділі встановлена \u200b\u200bсистема подання працівниками щоденних звітів. У спрощеному варіанті звіт в основному містить наступні елементи:
- П.І.Б. і посаду працівника;
- структурний підрозділ, де працює працівник;
- виконана робота (планова і позапланова);
- дата складання звіту, а також період, за підсумками якого складено звіт.
Зверніть увагу: звіт повинен бути підписаний працівником і переданий керівництву підприємства.

Чи потрібно затверджувати форму звіту?

Уніфікованої форми звіту працівника про виконану роботу, як відомо, не існує.
По-перше, тому що законодавство не зобов'язує працівників робити такі звіти.
По-друге, у кожної організації є свої специфіка діяльності і стиль керівництва. А значить, затвердити єдину для всіх форму звіту в принципі неможливо.
Однак якщо в організації налагоджений документообіг, належна увага повинна приділятися і зберігаються документи, то цілком адекватним буде і твердження форми звітів працівників про виконану роботу. Затвердити її можна одним з таких способів:
- в складі локального нормативного акту, наприклад, інструкції з діловодства або положення про персонал (якщо працівники централізовано звітують про виконану роботу);
- наказом (якщо працівники тільки окремих структурних підрозділів займаються цим).

Чи потрібно зберігати звіт?

Незалежно від того, затверджено форму звіту співробітника про виконану роботу в організації чи ні, подібні звіти підлягають зберіганню. Виникає питання, скільки часу їх потрібно зберігати? Нормативними правовими актами не передбачено правил зберігання звітів про
виконану роботу, складання яких не є обов'язковим. Проте наведемо деякі витяги з Переліку типових управлінських архівних документів 2010 р
Рекомендуємо, спираючись на наведені вище пункти Переліку, дотримуватися таких строків зберігання звітів:
- звіту працівника про виконану ним роботу (крім "відрядження") - протягом 1 року;
- зведеного звіту про роботу структурного підрозділу - протягом 5 років.

Цю та інші консультації з актуальних питань ви знайдете в інформаційному банку "Бухгалтерська преса і книги" системи "КонсультантПлюс".

Немає такого керівника, який хоч раз в рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що при рутинній зайнятості розробити такий документ видається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чомусь ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаної посади?

Кому це потрібно

Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання відзвітувати. Найчастіше співробітники фірм відчувають себе майже ображеними від таких вимог. Але у всьому є сенс.

По-перше, звіт про виконану роботу потрібен самому виконавцю. Чи не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі і слабкі місця в своїй кваліфікації. А значить, визначено напрями, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже всі ми вчимося на своїх помилках.

По-друге, в цьому має потребу керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість і швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде безліч питань - від самого примітивного «чим ви весь час займаєтеся» до складного «чому я повинен поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки в звіті буде вказано, що для збереження змін в документі витрачається багато часу. І від виконавця це не залежить - застаріла офісна техніка не може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник весь час п'є чай - він просто чекає, поки виконається операція.

А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» Сам по собі не є коректним. Тому що накопичення і заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для Їм-то якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її вирішення.

що писати

Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати потрібно дуже детально. Все, що видається дрібницею або незначним рухом тіла, може виявитися ключовим елементом у виконанні конкретних функцій. Але розуміння цього прийде тільки після вивчення кількох написаних звітів.

Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звірка документів і виявлення невідповідностей, то має сенс розробити табличну форму. При цьому, знову-таки, спочатку таблиця повинна бути дуже докладної і містити безліч граф; згодом відпаде необхідність в деяких шпальтах, і форма звіту прийме нормальний (читай - розумний) вид.

У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, крім запланованої навчально-методичної навантаження і вивчення необхідного матеріалу, школа займається і виховною діяльністю. Тут потрібен особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання ряду учнів, знайти способизаінтересовать дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про успішних (а то і обдарованих) школярах.

цілі звітів

Для правильного складання і мінімальних тимчасових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою і для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найпопулярніші:

Обгрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації;

Підтвердження кваліфікації того чи іншого працівника;

Демонстрація ефективної роботи керівництва;

Отримання фінансування на наступний звітний період;

Отримання згоди на розвиток напрямку (ідеї);

Обгрунтування витрачання виділених ресурсів і фінансів і т. П.

Відома формулювання - правильна постановка задачі забезпечує 50% рішення - працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібен звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» абсолютно не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.

структура документа

Якщо на підприємстві немає розробленої то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок про те, що слід мати чітку і проста схема.

На самому початку слід пояснити призначення і логіку подачі інформації. Роз'яснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно дати короткі пояснення, чому обрана саме така форма.

Всередині розділів і підрозділів також слід дотримуватися єдності викладу. Так документ буде більш зрозумілий, в результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий період часу цілком доречні ілюстрації в і графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правила «золотої середини»: суцільний текст, так само як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко стомлюють.

стилістика

Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим в написанні виявляється термінологія і формулювання. Пафосний звіт буде виглядати неприродно і викличе негативну реакцію керівництва. Занадто прості формулювання (відксерили 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.

Але при цьому слід уникати шаблонів. Виняток становить тільки той документ, який ніхто і ніколи не буде читати. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні (не для проформи створені) звіти.

У будь-якому випадку не варто говорити тільки про досягнення. Щоб їх підкреслити, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися в ході роботи. Крім іншого, аналіз складнощів - це з приводу оптимізації праці для керівних співробітників. Приклади звітів про виконану работеговорят про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», «труднощі, які виникли» і т. П. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік або несвоєчасне надходження інформації з сполученого відділу ». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати ситуацію, що на фірмі обстановку.

оцінка результатів

Кожен отриманий результат повинен бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку.

Крім того, необхідно задати і критерії оцінки результатів. Буде це попередній (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, процентне значення виконання поставлених цілей, вирішувати автору документа.

Взагалі, непрямі показники можуть багато розповісти про процес вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є маса інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.

Від проблеми до вирішення

Більшість звітів складається за принципом опису ходу робіт. Виграшніше виглядає документ, в якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач відразу розуміє, якими методиками і технікою (при необхідності) скористався виконавець для своєчасного і якісного виконання поставленого завдання.

Ще більш детально складена ланцюжок «конкретна проблема - причини її виникнення - постановка задач - рішення» відразу ж наводить на думку про необхідність представити щоденний звіт в табличній формі. Причому і назви граф уже відомі. Представлена \u200b\u200bтаким чином інформація легка для прочитання і аналізу.

Подання кількісних показників

У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма як раз може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально стомлює читача вже через кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми і графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочітаеми.

До кожної діаграмі необхідно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Якщо під час роботи були витрачені матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх всі. Замість цього слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплено офісна техніка» зазвучить зовсім по-іншому, якщо написати: «Створено 2 робочі місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».

Як оформити документ

Незважаючи на те що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформляти відповідно до Держстандарту, який визначає основні критерії наукової роботи. У ньому прописані вимоги, що пред'являються до форматування, типу і кеглю шрифту і т. П.

Що ж стосується читабельності документа, то тут є кілька порад:

Намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 пропозицій;

Ключові показники можна виділяти шрифтом або кольором;

Розбивайте текст так, щоб таблиця або графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них;

Складіть чіткий і лаконічне резюме звіту.

Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а значить, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви - начальник. І зробіть звіт таким, який вам було б корисно і цікаво прочитати.

Пов'язана стаття Як написати публічний звіт Єдиної суворої форми для написання звіту не існує. Кожна організація в міру накопичення досвіду виробляє внутрішні правила і вимоги до нього. Якщо ж вам вперше доведеться написати звіт, постарайтеся, щоб він був змістовним і логічним. Інструкція 1 Визначте форму звітності. Звіт може бути текстовим і статистичними. У першому інформація може надаватися у вигляді зв'язного оповідання, яке при необхідності доповнюється таблицями, графіками та іншими ілюстраціями. У статистичному звіті все навпаки: цифрові показники і схеми супроводжуються короткими текстовими поясненнями. 2 Позначте часові межі. Звіт можна написати про роботу за тиждень, місяць, квартал, рік. Але часом необхідно відзвітувати про конкретному заході, на організацію і проведення якого витрачено кілька днів.

Звіт про виконану роботу: зразок

Ви просто ризикуєте залишитися недооціненим, оскільки у начальника не вистачить сил дочитати про всіх ваших трудових подвигах, які ви ледве встигли зробити за робочий тиждень або місяць. 4 Структура представлення інформації повинна бути однорідною для всього документа. Продумайте, може бути оформляти таку звітність буде зручніше в табличній формі.

Жарт про те, що часом важче відзвітувати про виконану роботу, ніж виконати її, має під собою вагомі підстави. По тому, як написаний такий звіт, людина, яка його буде читати, може скласти собі ясніше уявлення не тільки про результати вашої праці, а й про ваших ділових якостях.

Для того, щоб він в них не розчарувався, треба грамотно і правильно написати звіт про виконану роботу, знаючи основні вимоги, які до нього пред'являються.

Приклади звітів про виконану роботу. як скласти звіт

Смирнова П.П .;

підготувати інформаційне забезпечення наради з ТОВ «HR-консалтинг», розіслати запрошення учасникам, підготувати проект програми наради;
взяти участь в конференції з проблем оптимізації використання робочого часу, підготувати питання і пропозиції.

Всі поставлені завдання були виконані, а саме:

листи в податкову і трудової інспекції підготовлені і відправлені;
інформаційні матеріали до наради з ТОВ «HR-консалтинг» підготовлені, запрошення розіслані, проект програми наради складено.
було прийнято участь в конференції, службова записка з пропозиціями додається до звіту.

Крім того, була проведена робота з вхідною документацією, а саме:

підготовлено і відправлено дві відповіді на запити трудової інспекції;
дані відповіді на письмові звернення гр.

Як скласти звіт про виконану роботу в перший раз

Кадрове діловодство
внутрішні документи

Звіт про виконану роботу дозволяє керівнику оцінити якість і швидкість виконання завдань. У статті наводяться зразки звітів про виконану роботу, і дається покрокова інструкція складання звіту про виконану роботу.

інфо

Зі статті ви дізнаєтесь:

навіщо потрібен звіт про виконану роботу;
що писати в звіті про виконану роботу;
як скласти звіт: покрокова інструкція.

Навіщо потрібен звіт про виконану роботу Керівник ставить завдання, співробітник її виконує - в цьому суть трудового процесу. Факт виконання завдання фіксується у формі звіту про виконану роботу.

Кожен співробітник періодично складає такий документ. Частота надання звітів та їх форма залежать від внутрішніх правил компанії.
Кому і навіщо потрібен звіт про виконану роботу? Він потрібен керівникові.

Звіт про виконану роботу: зразок і покрокова інструкція складання

Увага

Інструкція 1 Робоча звітність має різну періодичність і, відповідно, повинна мати і різний зміст. Якщо ви пишете щотижневий або щомісячний звіт, то в них ваша діяльність повинна бути відображена дуже докладно, оскільки вони призначені для оперативного контролю.

У звіті за квартал відображаються основні показники і проводиться аналіз діяльності із зазначенням причин, що заважають роботі, якщо вони є. У річному звіті - основні результати, оцінка їх динаміки з попереднім річним періодом і дається прогноз на наступний рік.
2 Форма звіту може бути довільною, але його інформаційна структура - однорідною. Для наочності використовуйте табличну форму викладу, оформлену, при необхідності, діаграмами і графіками.
Мова звіту повинен бути діловим, виклад - коротким і ясним.

Як правильно написати звіт про виконану роботу?

Обсяг щомісячних звітів про виконану роботу більше, але теж, в основному, виражений в цифрах. А квартальні, піврічні та річні, найчастіше, припускають текстові варіанти звітів про виконану роботу.

Текстової звіт про виконану роботу - процес творчий Скласти звіт в цифрах, завдання відповідальна, але легша, ніж скласти грамотний, кваліфікований текстової звіт про виконану роботу. Скласти звіт в текстовому варіанті, це свого роду, творчість.

У ньому повинна бути відображена діяльність якогось відділу або всієї організації в цілому, він повинен бути написаний мовою документа, але легко читатися, в ньому не повинно бути зайвої «води», текст повинен підтверджуватися цифрами, в ньому має бути відображено порівняння з показниками попереднього звітного періоду або показниками такого ж періоду минулого року, і він повинен завершуватися якимись висновками.

Головбух повинен щодня звітувати про виконану роботу

В «Основний частини» більш докладно опишіть послідовність вашої роботи:

підготовку до здійснення проекту;
етапи його реалізації (вкажіть всі використані ресурси: маркетингові дослідження, аналітичну роботу, досліди, відрядження, залучення інших співробітників);
проблеми і труднощі, якщо вони виникали;
пропозиції щодо усунення складнощів;
досягнутий результат.

Звіт у вигляді таблиці буде виглядати більш наочно, структуровано і лаконічно. Якщо вам доводиться часто складати поточні звіти про виконану роботу, зручно буде заготовити шаблон, в який регулярно потрібно вносити необхідні дані. А щоб не забути нічого важливого за минулий робочий день, виділіть зі свого графіка кілька хвилин, записавши все, чим займалися. Інакше потім обов'язково щось упустите.

Як скласти звіт про виконану роботу бухгалтера

Подання кількісних показників В тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма як раз може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально стомлює читача вже через кілька хвилин.

Інша справа - різнокольорові діаграми і графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочітаеми. До кожної діаграмі необхідно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.

Як написати звіт про виконану роботу бухгалтера

Не варто брати на роботу людей, чиї дані можуть перешкодити виконанню обов'язків. Наприклад, оператор ПК не може бути з довгими нігтями. Це буде погіршувати його показники. 5 Вивчіть основи невербального спілкування і застосовуйте їх на співбесідах. Якщо здобувач при відповідях на питання постійно стосується голови, то це вірна ознака того, що він бреше. Інформації, яку він розповідає про себе, не варто вірити. 6 Перевірте професійні навички, якщо є така можливість. У резюме можна вказати багато інформації, але не факт, що вона буде відповідати реальним навичкам кандидата. Варто довіряти тільки тому, що ви самі побачите в реальності. 7 Створіть ситуацію, яка буде схожа на робочу, щоб протестувати навички кандидата. Звичайно, здобувач не повинен знати про майбутню перевірку.

Як правильно скласти звіт про виконану роботу бухгалтера

У реальному житті начальникам досить-таки складно оцінити, наскільки добре співробітники справляються зі своєю роботою, якщо вони не бачать результатів праці. Тому майже на всіх підприємствах керівництво зобов'язує кожного співробітника регулярно складати звіт про виконану роботу. Найчастіше цей документ створюється з періодичністю в 1 тиждень. Таким чином, начальство може побачити, чим займалися працівники, а також наскільки вони були корисні підприємству. Неправильний приклад Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому і зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати про те, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою і перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу.

Як правильно скласти звіт про виконану роботу бухгалтера зразок

Складання звіту про діяльність всієї організації в цілому, роботі всіх її відділів і підрозділів зазвичай покладається на керівника організації. Загальна практика надання звітів передбачає, що вищий орган висилає в організацію, яка повинна надати звіт про виконану роботу, структуру майбутнього звіту, де вказується, що конкретно потрібно висвітлити в звіті про виконану роботу які цифри, показники і напрямки діяльності повинні бути відображені в майбутньому звіті .

Керівник організації знайомить відділи зі структурою звіту кожного відділу, і кожен відділ складає свій звіт про виконану роботу. Керівник перевіряє всі звіти, якщо це необхідно, коректує їх, і формує загальний звіт про діяльність організації.

Особиста інформація:

Консультував в області регулярного менеджменту більше 70-ти компаній: від 10 до 9.000 чоловік (включаючи: холдинги, мережі магазинів, фабрики, сервісні компанії, будівельників, державних службовців, веб-агентства, інтернет-магазини). Учень Олександра Фрідмана.

Один зі співавторів книги "Соціальні технології Талліннської школи менеджерів. Досвід успішного використання в бізнесі, менеджменті та приватного життя": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

генеральний директор

Точність - ввічливість королів, але обов'язок для їх підданих

Людовик XVIII

кому: власникам, топ-менеджерам

Як симуляція бурхливої \u200b\u200bдіяльності може бути прийнята керівником за результат роботи

"Чим сьогодні займалися мої підлеглі? Які завдання ними були виконані? Скільки часу на це пішло, і яких результатів досягнуто? "- такі хвилюючі думки часто не дають спокою керівникові. Звідки б їм узятися?

Із зовнішнього боку все чудово. Як тільки начальник входить в кабінет, все відразу при справі: світські бесіди обриваються на півслові, хтось починає гарячково друкувати на комп'ютері, інші - діловито переносити паперу з одного місця в інше, треті - негайно дзвонити всім контрагентам поспіль. Чому ж така милостива картина породжує "хвилюючі думки"?

Справа в тому, що досвідчений керівник прекрасно розуміє різницю між "фактами" і "думкою про факти". Але для того щоб зрозуміти, чим займалися ввірені йому підлеглі, необхідно влаштовувати докладний усний розпитування, "ніж", "як", "коли", з "якими результатами" і "хто" займався. На це йде багато часу як керівника, так і співробітника. Тому керівник цю задачу вирішує за залишковим принципом. А хто запитає, поки він буде у відпустці або на лікарняному?

Про інструмент, який дозволяє відокремити "факти" від "думки про факти", заміряти результативність і продуктивність підлеглих, піде мова в цій статті. Зустрічайте. Щоденні робочі звіти в формалізованому вигляді для кожного співробітника.

Робочі звіти: опис технології та вигоди

Технологія робочих звітів проста, "як двічі два". Кожен співробітник за підсумками свого робочого дня повинен надати звіт з повним списком зроблених завдань і витраченим на кожну з них часом разом з посиланням на результат роботи.

Нагадую, що робочі звіти є частиною більш масштабної технології - "Організація роботи співробітників з урахуванням робочого часу за завданнями за допомогою планів і звітів і їх аналізу з боку керівника". Загальна технологія складається з наступних елементів:

Щоденне планування для співробітників: організація і вимоги до формату. Детальніше читайте в статті "".
Аналіз, оцінка та коригування планів співробітників, обговорення планів з керівником. Див. Статтю "".
Щоденні звітність для співробітників: організація і вимоги до формату. Про це я і розповідаю в цій статті.
Аналіз, оцінка та висновки зі звітів співробітників. Детальніше в "".

Ключові принципи робочих звітів

Співробітники повинні робити звіт по своїй роботі щодня незалежно від своєї кваліфікації, посади та ще яких-небудь чинників.
Звіти повинні відправлятися строго в кінці поточного дня (якому відповідає звіт)
Звіт повинен бути наданий в електронному вигляді і збережений, щоб у керівника була можливість його детально розібрати.
Будь вищестоящий керівник повинен мати можливість переглянути звіти всіх своїх підлеглих.
Звіт повинен бути настільки докладним, наскільки це необхідно для виникнення прозорості в виконаних роботах без додаткового обговорення з співробітником.
Керівник залишає за собою право розбирати звіт, задавати питання по методам виконання завдань і оцінювати якість і ефективність виконаної роботи.

Вигоди від щоденних звітів для керівників

100% прозорість дій кожного співробітника за підсумками робочого дня, тижня, місяця і т.д. Тепер немає необхідності в усних опитуваннях: "а що ви робили?".
Можливість відкладеної перевірки діяльності співробітника. Далеко не завжди є можливість перевіряти всіх і відразу. Тепер можна відкрити робочі звіти і дізнатися, що зробив менеджер Іван Петров за минулі 2 тижні протягом кожного робочого дня.
Відчутне зростання продуктивності співробітників, бо тепер можна питати за кожну "десятихвилинку" 8-ми годинного робочого дня.
Значна економія часу як керівника, так і підлеглого за рахунок відсутності багатогодинних опитувань, "хто і що робив".
Швидка можливість відсіву слабких, які не справляються і не працьовитих співробітників серед щойно найнятих та вийшли на випробувальний термін. Тепер їх результати - "як на долоні" за підсумками кожного дня.
"Старожилам" компанії розслабитися і спочивати на лаврах теж не вдасться. Їх робочі звіти розкажуть за них все самі.
Зниження рівня стресу керівника через "неможливість провести перевірку", тому що тепер можна оцінювати результати кожного співробітника в зручний час.

Вигоди від щоденних звітів для підлеглих

Безперервний процес отримання знань і досвіду від свого керівника. Як наслідок: різке розвиток як професійних, так і особистісних навичок. Фактично керівник стає вчителем-наставником, з яким ви на регулярній основі думаєте спільно: про нових і більш ефективних способах вирішення завдань; як далі розвинути свої "точки зростання" і посилити "слабкі місця"; про допущені помилки і запобіганні появи нових.
Звичка працювати "професійно", що в усі часи дуже цінується на ринку праці: прокачиваются навички планування, тайм-менеджменту, ступінь відповідальності за свої дії.
Можливість самостійної оцінки своєї ефективності. Співробітник завжди може подивитися власний робочий звіт, проаналізувати його і намітити кроки по своєму подальшому розвитку.
Більш швидкий кар'єрний ріст тих, хто працьовитий і працює якісно. Зрозуміла і прозора демонстрація результату керівникові. Тепер з ним немає необхідності регулярно пити пиво і паритися в лазні, щоб розповісти про свої досягнення, - все наочно видно. Система звітів в організації значно знижує вплив майстрів підкилимних ігор і "улюбленців".

Вимоги до складу робочого звіту

Назва виконаної задачі. З нього повинно бути зрозуміло, яка робота була виконана. Наприклад: "Оплатити рахунок на покупку оргтехніки для бухгалтерії".
досягнутий результат. (Приклад: "Рахунок оплачений частково, тому що у продавця не було в наявності двох сканерів"). Якщо результат НЕ досягнуть, то поруч з інформацією про виникнення і реакції на виниклу проблему / завдання повинна бути інформація, яким чином і коли цю проблему планується вирішити, і як її уникнути в будущем.Также необхідно вказати, які регламенти / стандарти вимагають доповнень / змін / створення, і відразу ж поставити собі в план відповідні завдання. У нових завданнях має бути посилання на поточну в якості базової-джерела.

Основний принцип: у кожного завдання повинен бути результат. Там, де це можливо, результат повинен бути в формалізованому вигляді (наприклад: якщо співробітник проводить співбесіду, то в якості результату роботи: список відібраних кандидатів і коротка інформація про них + список тих, з ким він поговорив).
Якщо завдання на увазі роботу з документами, файлами або іншою інформацією, необхідно поставити пряме посилання на ці документи, або на папку або місце, де вони зберігаються.
Важливо для керівників! У всіх завданнях, пов'язаних з управлінням (наприклад: вивчення планів і звітів інших співробітників, контроль і т.д.), обов'язково вказувати короткі підсумки: досягнення, недоліки, тенденцію і т.д. приклад "Завдання: Проаналізувати звіти співробітника Івана Петрова за 2 тижні. Висновки: "Ні пропозицій по деяким завданням на поліпшення регламентів. Петров з висновками ознайомлений і взяв на себе зобов'язання звернути увагу і формулювати свої пропозиції більш детально ".
При вивченні будь-яких матеріалів, відвідуванні конференцій, зустрічей з партнерами і т.д. повинен бути складений короткий конспект + поставлена \u200b\u200bпосилання на нього в звіті.

Час, витрачений на виконання завдання. Поруч з кожним досягненням в дужках необхідно вказати час, витрачений на виконання завдання.

Якщо у виконавця є відчуття, що підсумкове час, витрачений на виконання завдання, може викликати питання у керівника, необхідно відразу пояснити, "чому витрачено так багато часу". (Приклад: Завдання: Виставлення і відправка рахунку Клієнту. Час: 1 година. Пояснення: На виставлення рахунку затрачено 1 годину часу через необхідність 3 рази переузгоджувати формулювання з Клієнтом за його ініціативою)

Приклад робочого звіту

На прикладі продемонстровано список завдань зі звіту, зробленого в Бітрікс24 (система дозволяє централізовано працювати в рамках компанії і враховувати час за завданнями). При належній організації планування та обліку робочого часу за завданнями, всі звіти будуть формуватися автоматично.

Приклад результату завдання

Доповнення до робочого звіту

В кінці кожного робочого звіту необхідно поставити наступну фразу (DD - дата; MM - місяць; YY - рік; HH: MM - формат годинник + хвилини).

Разом за DD.MM.YY:
   1) Відпрацьовано в офісі: HH: MM
   2) Відпрацьовано з дому: HH: MM
   3) Разом відпрацьовано: HH: MM
   4) Лікарняний: HH: MM
   5) Годинники за свій рахунок: HH: MM

Правила для доповнення до звіту (на прикладі моєї компанії)

В рамках одного робочого дня (добу) "Разом відпрацьовано" і "Лікарняний" може перевищувати 8 годин, тільки якщо лікарняний дорівнює нулю).
В рамках одного робочого дня (добу) "Разом відпрацьовано" і "Годинник за свій рахунок" в сумі повинні давати 8 годин, не більш.
Наприклад, відпросився на 1:19, обід скоротив до 00:25 замість 1:00, робочий час під кінець дня склало - 7:19. В "Годинник за свій рахунок" писати "00:41" плюс коментар: відпросився на 1:19, обід 00:25 замість 1:00 (тобто фіксувати всі відхилення від стандартів робочого часу).
Час, проведений у відрядженні, або поїздка по робочих питаннях вважається також в рядку "Відпрацьовано в офісі".
У рядку, де час дорівнює нулю, ставиться 0:00
Для швидкості додавання фрази її необхідно копі-паст з попередніх звітів, змінюючи час.

Послідовність впровадження робочих звітів

Впровадити щоденні звіти в повсякденну роботу підрозділу / компанії буває вкрай складно, а часом і неможливо без паралельного проекту по впровадженню регулярного менеджменту. Подробиці про регулярне менеджменті читайте в статті "" .Тут же я коротко позначу 2 основних етапи:

Перший етап (Тривалість: 2-3 тижні): співробітники зобов'язані фіксувати в звітах п'ять найбільших виконаних завдань із зазначенням часу на кожну з них. Реалізація: GoogleDocs або текстові редактори, можливо відразу система постановки завдань.
Другий етап (Тривалість: 3 тижні і далі): співробітники зобов'язані фіксувати в звітах всі завдання із зазначенням витраченого часу. Реалізація: Бітрікс24 або інша система постановки завдань.

Коли робочий звіт може бути зайвим

Для професій, де виконуються однотипні повторювані дії, має сенс замість звіту вводити норму на кількість виконаних завдань. Спочатку оцінюється бажане середній час на виконання одного завдання. Далі норма обчислюється шляхом нехитрого дії:<количестов рабочих часов> поділити на<норма времени на выполнение одной задачи>.

Наприклад, у оператора колл-центру може бути норма: 90 дзвінків на день, 4 продажу і т.д. У цьому випадку керівник дивиться на відхилення від норми, а не на робочий звіт. Аналогічної буде ситуації і з робочим, які випускає однотипні деталі.

Мені регулярно ставлять таке запитання: "Наскільки часто рекомендується перевіряти робочі звіти співробітника?" Відповідь банальна: "Настільки, наскільки необхідно, щоб забезпечити прийнятну для компанії і керівника ефективність роботи конкретного співробітника".

На початковому етапі (1-1,5 місяці) впровадження робочі звіти важливо перевіряти кожен день у всіх. Згодом у деяких співробітників досить їх перевіряти 1 раз в 1-2 тижні, у кого-то кожен день.

Якщо ж людина працює зі звітами вже 1 рік, а ви змушені перевіряти його звіт кожен день - ви не допрацьовуєте як керівник: чи не забезпечуєте належний вплив на підлеглого або тримайте малоефективного співробітника.

Трудовий процес складається з постановки завдань керівником і їх виконання співробітником компанії. Час від часу кожен працівник складає звіт про виконану роботу. Періодичність залежить від внутрішніх правил підприємства, також як і форма. Не варто недооцінювати значущість цього документа для керівництва.

У цій статті ми розглянемо те, як правильно оформити звіт про виконану роботу, зразок заповнення документа і деякі поради щодо його складання.

Чому потрібно вміти правильно відзвітувати про роботу

Робочий процес можна представити у вигляді складного механізму, в якому кожен співробітник компанії є шестерінки. У цьому прикладі керівник організації виступає інженером, який зобов'язаний стежити, щоб всі механізми працювали злагоджено і як можна швидше.

неправильний приклад

Складається документ у вільній формі. Можливо, саме тому і зустрічається велика кількість звітів, які ні про що не говорять керівництву або змушують думати про те, що робітник не справляється з покладеними на нього функціями. При цьому конкретний співробітник може бути реальним трудягою і перевиконувати свій план. Виною всьому - неправильно складений звіт про виконану роботу. Зразок такого документа наведемо нижче.

Вид документа: звіт про виконану роботу за період з 15.02.16 по 19.02.16 р

Було виконано наступне:

здійснені хронометражі робочого часу виробничого цеху;
внесені в робочу програму результати хронометражів;
розраховані нові норми часу;
складені відповіді на запити інспекцій з охорони праці, а також декількох клієнтів;
прийнято участь в конференції з питань підвищення ефективності праці на підприємстві.

Дата складання: 19.02.16 р

Підпис: Петров Ю. Р. "

Якщо працівник складе звіт про виконану роботу подібним чином, то керівництво вважатиме, що він недостатньо завантажений.

Які бувають помилки?

Зазначений вище приклад чітко показує стандартні помилки при складанні подібного роду документів.

Основними з них є:

Зазначені вище вимоги потрібно використовувати як при складанні тижневих форм, так і тоді, коли формується звіт про виконану роботу за рік.

Підходящий варіант

Ймовірно, що з першого разу скласти якісний звіт не вийде. Для того щоб вам було легше це зробити, наводимо приклад того, як потрібно було написати звіт керівнику про виконану роботу, вказаний в першому прикладі:

"Кому: начальнику планового відділу Іванову П. М.

Від кого: економіста 1 категорії планового відділу Петрова Ю. Р.

Звіт про результати праці за (15.02.16-19.02.16 рр.)

На звітний тиждень переді мною були поставлені такі завдання:

Всі поставлені завдання були виконані, а саме:

проведено 5 хронометражів і складено таку ж кількість нових норм по роботах виробничо цеху;
було прийнято участь в конференції, службова записка з пропозиціями додається.

Також проводилася робота з вхідною документацією, а саме:

Складено 2 відповіді на запити ІОТ.
Дано відповіді на листи гр. Юр'єва А. А., Жакова С. І., Мілеевой К. Б.

На період з 22.02.16 по 26.02.16 р запланована відрядження з метою перевірки роботи структурного підрозділу Печерської філії.

Дата складання: 19.02.16 р

Підпис: Петров Ю.Р. "

Погодьтеся, що цей варіант звіту і читається краще, і керівництву видно, наскільки ж добре працює один із співробітників.

Як писати звіти на більш тривалі періоди?

Звичайно, період в один тиждень красиво розписати на папері не важко. Складніше скласти звіт про виконану роботу за півріччя або навіть рік. Однак зробити це легше, ніж може здатися на перший погляд. Наприклад, якщо у вас за необхідний період є тижневі звіти, то можна їх благополучно використовувати.

Максимальний обсяг - 1 аркуш формату А4

При цьому варто постаратися кілька укрупнити інформацію, щоб результат помістився на 1-2 сторінки. У тому випадку, якщо тижневі підсумки в організації не проводяться, але вас зобов'язали сформувати звіт про виконану роботу за рік, не варто панікувати і битися в істериці.

Вся інформація є навколо вас: подивіться історію повідомлень в журналах реєстрації документів або в електронній пошті, відкрийте папку з вашими звітами, вивчіть відрядження листи. Все це допоможе згадати ті подвиги, які були вами здійснені протягом робочого року.

Підведемо підсумки

Вище ми привели деякі приклади того, як написати звіт про виконану роботу. Головне - це викласти виконані операції із зазначенням кількісних характеристик (стільки-то раз або таке-то число штук і т. П.). Таким чином, ви поставите керівництво до відома про те, скільки саме роботи вам вдалося виконати.

Не можна забувати на початку звіту вказати перелік конкретних завдань, які вам довели для виконання. Важливою частиною є і завершення звіту. Обов'язково напишіть те, що хочете реалізувати на роботі найближчим часом. Цим ви покажете, що дивіться ширше, ніж тільки на область своїх безпосередніх обов'язків і функцій, які необхідно виконувати згідно з посадовою інструкцією.

Можете також розглянути приклад, вказаний вище.

Для того щоб було легше складати такі звіти, можете в блокнотику або електронному документі щодня записувати виконану роботу. На цю дрібницю ви витратите всього лише 3-5 хвилин в день. Це не так вже й багато. Однак за рахунок таких записів ви в подальшому без проблем зможете створити звіт про свою роботу за будь-який період.